Manual de Los Bienes Nacionales

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
BIENES NACIONALES MUEBLES
Direccin de Administracin y Finanzas

Fecha de Emisin:
Cdigo:MNPBNM002
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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LOS
BIENES NACIONALES DE
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA
CASA, S.A
Elaborado por:
Carlos Yaez
Coordinador de Bienes
Nacionales.
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administracin.
Autorizado por:
Aprobado por:
Lic. Ricardo Villamizar.
Director de Administracin
y Finanzas.
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PROCEDIMIENTOS DE

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INDICE
Pg.
GENERALIDADES
INTRODUCCION
ASPECTOS GENERALES
OBJETIVO Y ALCANCE
BASE LEGAL
UNIDADES INVOLUCRADAS
NORMAS GENERALES
TOMA DEL INVENTARIO FSICO
13
NORMAS ESPECFICAS
16
EN CUANTO A LOS REGISTROS
18
19
DE LA EMPRESA VENALCASA, S.A
21
DE LAS DEPENDENCIAS DE VENALCASA, S.A

SUMINISTROS DE LA INFORMACION
DE LAS DEPENDENCIAS DE LA EMPRESA VENALCASA, S.A., A LA UNIDAD DE BIENES
22
DE LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A

LA UNIDAD DE CONTABILIDA Y AUDITORIA INTERNA
23
DE LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A CONSULTORIA JURIDICA Y AUDITORIA

INTERNA
24
TIPOS DE BIENES
25
VIDA UTIL DE LOS ACTIVOS FIJOS
47
CODIGOS Y DENOMINACIONES
49
PROCEDIMIENTOS
DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES
TRASPASO DE BIENES MUEBLES
TOMA FSICA DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
FLUJOGRAMAS
FORMATOS Y FORMULARIOS
GLOSARIO
Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administracin.
53
54
55
53
56
65
Autorizado por:
Aprobado por:
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GENERALIDADES
Este Manual ser publicado y distribuido a todas las Unidades Organizativas de la
Empresa Venezolana de Alimentos La Casa, S.A., ubicados en todo el mbito nacional de
la Repblica Bolivariana de Venezuela, para el control del ingreso, traspaso y
desincorporacin de los bienes muebles e inmuebles de la empresa,
los cuales
constituyen un elemento formal de obligatorio cumplimiento, para la ejecucin de las

actividades diarias de los mismos, cumpliendo as tanto con lo establecido en la ley
orgnica de bienes pblicos como con las normativas y procedimientos que dicta la
Superintendencia de Bienes Pblicos (SUDEBIP) de la Repblica Bolivariana de
Venezuela .
La persona que reciba el manual, ser responsable del mismo ante la empresa y
garante de su debida utilizacin.
Es una herramienta perfectible, susceptible a correcciones, por lo que se agradece
hacer llegar ante la Unidad de Organizacin y Sistemas adscrita a la Gerencia de
Tecnologa de la Informacin y Comunicaciones, cualquier recomendacin que contribuya
a su enriquecimiento.
Este manual deja sin validez cualquier documento, norma o procedimiento
establecido antes de su publicacin.
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INTRODUCCION
Dentro de todo organismo pblico el rea de Bienes Nacionales es una de las
dependencias Con gran importancia y relevancia dentro de la estructura organizativa, ya
que es la Responsable de registrar, controlar y supervisar todos los bienes adscritos al
organismo.
A fin de mantener una efectiva y eficiente administracin de los bienes y
semovientes y de aplicar de manera uniforme las tcnicas que permitan la administracin,
guarda y custodia de los Bienes Nacionales asignados a la Empresa de acuerdo a la
normativa legal vigente.
El sistema de contabilidad de la Unidad de Bienes conocido en este manual,
examina el registro del inventario de los bienes muebles y de los inmuebles, realizado
mediante verificacin fsica del 31 de Diciembre de 2010, con la finalidad de permitir la
apertura de los registros contables.
Distingue
igualmente
el
registro
de
las
incorporaciones,
traspasos
desincorporaciones de bienes de la empresa en todas las Gerencias, Agro Tiendas,

Abastos, Areperas Venezuela de administracin directa, Plantas y Empaquetadoras y
todas aquellas dependencias de la empresa, as como de los faltantes de bienes muebles
y del establecimiento de las responsabilidades a que estos dieren lugar.
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ASPECTOS GENERALES
1.
El presente manual ha sido elaborado basado en la informacin suministrada por la

Unidad de Bienes y el aporte de la Gerencia de Organizacin y Mtodos.
2.
Este Manual pertenece a la Gerencia de Administracin / rea de Bienes, y forma

parte de un archivo disponible en la Unidad de Organizacin y Sistemas, para la
distribucin de copias a las unidades organizativas internas que as lo requieran.
3.
El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin por la

Junta Directiva de Venalcasa, S.A.
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OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer las normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento para el control de
las incorporaciones, traspasos y desincorporaciones de los bienes muebles e inmuebles de
la empresa Venalcasa, S.A. ejerciendo la rectora del Sistema de Bienes Pblicos, como
mecanismo que permite regular de manera integral y coherente la adquisicin, uso,
administracin, mantenimiento, registro, supervisin y disposicin de los bienes pblicos,
mediante la emisin y aplicacin de normas reglamentarias en el mbito, organizacin,
atribuciones y funcionamiento del sistema, bajo una organizacin orientada al logro, con un
talento humano motivado y comprometido en la construccin del socialismo y la refundacin
de la Repblica.
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ALCANCE
Por medio del presente manual se permitir la apertura de los registros contables,
igualmente el registro de las incorporaciones, traspasos, Donaciones, Salida (Calidad de
Prstamo) y desincorporaciones de bienes muebles e inmuebles de la empresa en todas
las Gerencias, Agro Tiendas, Abastos, Areperas Venezuela de administracin directa,
Plantas y Empaquetadoras, y todas aquellas dependencias de la empresa Venezolana de
Alimento La Casa, S.A. de esta manera poder Consolidar el Sistema de Bienes Pblicos,
como instrumento de organizacin que garantice el uso racional, ptimo y oportuno de los
bienes, con sentido de responsabilidad social y calidad de gestin pblica.
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BASE LEGAL
Mediante Decreto N 2.359 del 09-04-2003, publicado en la Gaceta Oficial N 37.672
del 15-04-2003, se autoriza a la Corporacin Venezolana Agraria para que proceda a la
creacin de una Empresa bajo la forma de Sociedad Mercantil denominada VENEZOLANA
DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.. (Venalcasa, S.A.), cuyo Documento Constitutivo
Estatutario fue inscrito en el Registro Mercantil Cuarto de la Circunscripcin Judicial del
Distrito Federal y Estado Miranda el 27 de junio de 2008, bajo el N 71, Tomo 65 A Cto.
El registro de Bienes Muebles tiene su fundamento legal en una serie de instrumentos

que deben cumplirse al momento
de efectuarse adquisiciones, incorporaciones,
reasignaciones y desincorporaciones de Bienes Muebles presentados a continuacin:

Ley orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema de Control
Fiscal. Gaceta 37.347 del 14/12/2001.
Ley Contra la Corrupcin, Gaceta Oficial 5.637 del 07/04/2003.
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta oficial 5453 del
24/03/2002.
Publicacin N 9-actualizada emanada de la Contralora General de la Repblica y su
separata.
Ley Orgnica de Procedimientos administrativos, Gaceta oficial N 2818 de
01/07/1981
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta
N 37.606 del 09/01/2003.
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, Gaceta
oficial 3.169.
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UNIDADES INVOLUCRADAS
Direccin de Gestin Econmica: Ser de velar por el cumplimiento la guardia y custodia
de los bienes de Venezolana de Alimentos la CASA, S.A.
Gerencia de Administracin: ser la responsable de la guardia y custodia de los
bienes de Venezolana de Alimentos la CASA, S.A.
Unidad de Compras: Es responsable de registrar las adquisiciones de bienes
muebles e inmuebles, que se efecten de acuerdo a las normas legales y
administrativas.
Gerencia de Contabilidad: Es responsable de realizar los asientos contables de los
bienes adquiridos de Venezolana de Alimentos la CASA, S.A.
Coordinacin de Bienes Nacionales:
Es responsable de la recepcin, codificacin
de los bienes, de igual forma darle ingreso en el sistema de inventario fsico, as

como tambin del traslado, desincorporacin, control y seguimiento de las
existencias de estos. La seccin de bienes nacionales est facultada para
efectuar revisiones peridicas de los bienes registrados en el inventario.
Gerencia de Planificacin y Presupuesto: Deber mantener actualizado el presente
manual a travs de la seccin de organizacin y sistema o auditora interna
cuando as lo amerite.
Auditora Interna: Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos en este manual.
Consultora Jurdica: Es el Asesor de la Institucin en los Asuntos Legales
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NORMAS GENERALES
1. La adquisicin de bienes se har conforme a lo dispuesto en la presente Ley,
salvo lo previsto en las disposiciones legales especiales sobre la materia, bajo los criterios de
racionalidad, economa y proporcionalidad del gasto.
2. Los Bienes Pblicos sern conservados, mantenidos y protegidos de acuerdo
con las normas establecidas en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, su
Reglamento y en las normas e instrucciones que dicte la Superintendencia de Bienes
Pblicos, sin perjuicio de lo establecido en otras leyes.
3. Las concesiones sobre Bienes Pblicos cuyo otorgamiento autoriza la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, se regirn por lo dispuesto en las
leyes especiales que regulen La materia de concesiones.
4. La actualizacin del presente manual ser responsabilidad de la Gerencia de
Administracin, para lo cual debern efectuar revisiones peridicas.
5. Las modificaciones sobre el contenido del manual deben ser propuestas por los
diferentes usuarios y aprobadas por los niveles jerrquicos superiores.
6. Es responsabilidad de la Gerencia de Organizacin y Mtodos, la
comunicacin
inmediata a los usuarios involucrados, de los cambios que puedan generarse en las normas
y procedimientos descritos en el Manual.
7. El original de este Manual estar bajo guarda y custodia de la Gerencia de
Organizacin y Sistemas.
8. Es obligatorio para el personal de todas las dependencias de Venalcasa. S.A,
la aplicacin de estos procedimientos y no podrn ser modificados sin la aprobacin de la
Junta Directiva.
9. Queda terminantemente prohibida la reproduccin y difusin del contenido de
ste manual sin previa autorizacin de la Junta Directiva.
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PROCEDIMIENTOS DE

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PROCEDIMIENTOS
1. Corresponde a la Gerencia de Administracin, el control sobre el registro, custodia
conservacin de los bienes nacionales adscritos a las distintas unidades
administrativas y operativas de Venalcasa S.A, a travs de la Unidad de Bienes

Nacionales.
2. La seccin de Bienes Nacionales ser la encargada de vigilar que se d cumplimiento y
se apliquen las disposiciones contenidas en el presente Manual.

3. La unidad de compras o unidad administrativa remitir copia de la factura, nota de
entrega y orden de compra que respalde la adquisicin del bien mueble.

4. Cada
funcionario (Director, Gerente, Jefe, Coordinador, Supervisores o Analista),
deber velar por la
custodia y el mantenimiento de los bienes nacionales a su cargo,
tomando las medidas pertinentes para evitar que sufran deterioro.

5.
La informacin necesaria para administrar los bienes muebles ser la siguiente:

Existencia y valor.
Distribucin fsica.
Asignaciones a los responsables mediante acta.
Incorporaciones, reasignaciones (Internas y Externas) o
desincorporaciones producidas en un periodo.
Garantas vigentes.
Bienes en contrato de mantenimiento.
Bienes en contratos de seguro.
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Bienes en Comodatos.
Donaciones.
Salida (Calidad de Prstamo).
6. Cada vez que se adquiera un bien mueble en la institucin, se debe proceder a colocar el
nmero de identificacin que le corresponde, antes de ser entregado a la unidad que lo

solicit.
7. Los bienes deben estar debidamente codificados y enumerados,
a los fines
de
facilitar la su identificacin y localizacin.

8. Peridicamente deber verificarse que todos los bienes estn clasificados en su respectiva
agrupacin y debidamente identificados.

9. Se debe hacer control perceptivo al momento de recepcin de los bienes adquiridos, para
asegurarse que el precio, calidad y cantidad correspondan con las especificaciones

aprobadas en la orden de compra.
10. Los bienes muebles deben ser registrados de acuerdo al cdigo de cuenta y con el valor
original al momento de su adquisicin, naturaleza, descripcin, fecha de adquisicin,

nmero de facturas, proveedor.
11. Cualquier movimiento de bienes nacionales en la empresa se deber, participar a la
seccin de bienes, para que proceda a los trmites utilizando formularios

correspondientes.
12. Los bienes nacionales cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse la mayor
recuperacin econmica posible mediante el aprovechamiento de sus partes por
venta de las mismas.
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13. El inventario fsico de todas y cada una de las dependencias de Venezolana de

Alimentos La Casa S.A se tomaran por lo menos tres (3) veces al ao y el mismo se
practicar de acuerdo a procedimientos generales.
14. Se deber tener actualizado el total de inventario en el mes de diciembre de cada
ao y se har el ajuste de precio de los bienes muebles propiedad de la empresa.
15. Se
levantarn
oportunamente
inventarios
fsicos
en
aquellas
gerencias
departamentos donde se efecten en actas de entregas y/o recepciones de

cargos de empleados responsables de la administracin y custodia de los bienes
nacionales asignados.
16. La Gerencia de Administracin remitir anualmente a las distintas gerencias y unidades,
el inventario de sus bienes, estas gerencias y unidades harn la verificacin,
respectiva y le enviarn las observaciones a que hubiere lugar.
17. Corresponde a la Gerencia de Administracin Llevar los registros contables relativos a

los bienes nacionales adscritos a las distintas gerencias y
unidades y las
modificaciones que se originan por causas de reparacin deterioro o prdida.
18. Los diferentes departamentos administrativos debern hacer del conocimiento a la

Gerencia de Administracin, cualquier sustraccin o prdida d e b ien es na ciona le s,
a los f ine s de p ro ced er con e l t rm ite administ rat ivo correspondiente.
19. Cada una de las gerencias, departamentos, secciones, plantas debern

conciliar trimestralmente el monto de los bienes existentes en inventarios fsico. con
los bienes asignados segn inventario, notificando por escrito al departamento de
compra a travs de la Gerencia de Administracin cualquier variacin que se
presentare.
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20. El departamento de compras enviar al departamento de contabilidad todos los soportes

necesarios para efectuar el asiento contable, paralelamente a la entrega del
bien a su destinatario.
21. Auditora Interna, verifica conjuntamente con la Unidad de Compras y Servicios

Generales correspondiente a las existencias de los bienes, su legalidad, bajo un
muestreo aleatorio y exhaustivo por lo menos anualmente.
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TOMA DEL INVENTARIO FISICO

1.- La toma del inventario fsico deber realizarse dentro del trmino comprendido entre el
01/12 hasta el 31/12 del ao que est en curso, es decir; en el ltimo mes de cierre de
cada ejercicio econmico. Por lo tanto los bienes muebles que se incorporen o
desincorporen despus de esta fecha, no se incluirn o excluirn de dicho inventario,
sino en sus formatos respectivos.
2.- Despus de elaborado el inventario fsico, se debe comprobar la correcta denominacin y
clasificacin de los bienes muebles, as como las marcas, modelos, seriales, etc., de
acuerdo con la codificacin de los bienes y con el catlogo para la formacin de
inventario de bienes muebles seguido de incorporarlo en el Registro General de Bienes
Pblicos (SIRGEBIP)
3.- Si al elaborarse el inventario se observa que algn bien, no posee el nmero de
inventario, deber explicarse si ste no fue incorporado o si se extravi su nmero de
inventario. El primer paso es proceder a incorporarlo para asignarle el nmero de
inventario y colocarle la etiqueta. El segundo paso se ubicar el nmero correspondiente
al bien en notas de entrega, planillas de incorporacin, etc.
4.- El valor de los bienes muebles deben ser registrados al costo, como lo establece los
principios de contabilidad generalmente aceptados, y permanecern en los libros de la
empresa (costo histrico) hasta su desincorporacin. La Unidad de Bienes de la Empresa
y la Unidad de Contabilidad tienen la obligacin de llevar registros auxiliares de los
bienes adquiridos.
5.- Al culminar las actividades descritas anteriormente, se sugiere una revisin general de las
dependencias, a fin de constatar que los bienes estn incluidos en el inventario. El
inventario de las dependencias debern ser en original y copia, utilizando el formato
UDBI.FOR.001, inventario anual, cada unidad lo enviar a la Unidad de Bienes de la
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Empresa, para que esta corteje y utilice la informacin para apertura de cuentas
correspondientes y posteriormente lo enve a Auditora Interna para que compruebe en
cada unidad la sinceridad de los inventarios fsicos.
12. Todos los bienes muebles propiedad de la empresa son susceptibles de inventariarse y
debern estar registrados y contar con un nmero de inventario.

13. El custodio de bienes estadales, est comprometido con la formacin y rendicin de la
cuenta correspondiente a su estado a la Unidad de Bienes de la Sede Central.

14. A Partir de la entrada en vigencia de este manual para toda las Gerencias, Agro Tiendas,
Abastos, Areperas Venezuela de administracin directa o Indirectas, Planta y

Empaquetadoras y todas aquellas dependencias de la empresa Venalcasa, S.A., tendrn
la obligacin de guiarse por el mismo, a fin de llevar un control estricto de los bienes
muebles e inmuebles que posee.
15. Mensualmente el custodio de bienes en las coordinaciones estadales, deber conciliar el
monto de los bienes muebles incorporados, desincorporados y traspasados, a travs de

la entrega de un movimiento mensual a la Unidad de Bienes Sede Central.
16. Todos los jefes de las dependencias de Venalcasa, S.A son garantes de la guarda y
custodia de los bienes de la empresa que poseen.

La Unidad de Bienes de la Empresa, deber elaborar un movimiento mensual, una
actualizacin de saldo y un balance de comprobacin actualizados a cada final de mes, el
cual deber remitir a Contabilidad y Auditora Interna para los fines consiguientes.
12. Todos los registros de los bienes muebles asignados a las diferentes dependencias de
Venalcasa, S.A., debern estar verificados con el fsico, es decir, In Situ para llevar un
control preciso y exacto de los bienes que posee la empresa.
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13. El custodio de bienes de las coordinaciones estadales, deber mantener organizados los
documentos y comprobantes que certifiquen e identifiquen a cada bien en particular.
14. Las incorporaciones, traspasos y desincorporaciones, debern ser remitidas por la Unidad
de Bienes de la Empresa Sede Central, a la Unidad de Contabilidad para la revisin y
conformacin de las mismas.
15. La Unidad de Bienes de la Empresa elaborar la Tarjeta de Bienes Muebles donde
especifique: quien lo solicita, que caractersticas presenta, el rea de destino, estado del
bien, el costo unitario, la moneda en que se realizar la transaccin y las cuentas
contables a afectar.
16. La Unidad de Compras debe remitir a la Unidad de Bienes de la Empresa, copias
certificadas de las Facturas, copias de las rdenes de compra, Punto de cuenta,
memorndum del solicitante y notas de entrega de los bienes muebles.
17. Queda estrictamente prohibido que los bienes muebles adquiridos por la empresa, sean
entregados directamente por el proveedor al usuario, salvo en los casos excepcionales
en donde la Direccin de Gestin Econmica o la Gerencia de Administracin, autoricen
la compra o entrega directa en las Coordinaciones Estadales. Una vez que hayan sido
recibidos los bienes y se haya remitido la documentacin correspondiente a la Gerencia
de Administracin de la Sede Central, se proceder a realizar la aplicacin contable y su
registro en el sistema de inventarios de la empresa.
18. Por ningn motivo se deber permitir la salida de un bien mueble del almacn si no tiene
adherida la etiqueta de cdigo del inventario, as como la nota de entrega
correspondiente.
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NORMAS ESPECIFICAS
1. La Seccin de Bienes Muebles, mantendr actualizado el registro y control de los
activos fijos, el cual estar conformado por la informacin legal que demuestre su
valor nominal, fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento, cdigo de
identificacin, etc.
2. La Seccin de Bienes Nacionales es la Responsable de la incorporacin y
codificacin de los bienes por donacin, recuperacin, los mismos debern de
recibirse mediante un Acta de entrega del bien a incorporar y a su vez decidir su uso
y ubicacin. En los casos de los bienes adquiridos por la institucin estos debern
registrarse mediante la Orden de Compra y la factura
3. Cuando un bien donado no posea factura original que seala el precio de adquisicin,
se deber contratar los servicios de un evaluador o autoridad correspondiente a los
fines de determinar su precio mediante un avalu para luego ser incorporado al
inventario de bienes.
4. La Gerencia de Administracin mediante comunicacin remitir al departamento de
contabilidad el avalo del bien donado para su registro contable.
5. La unidad de contabilidad deber registrar contablemente las desincorporaciones,
utilizando como soporte contable el acta de desincorporacin debidamente suscrita
por los responsables primarios de uso y el registrador de bienes responsable.
6. Sera responsabilidad del registrador de bienes realizar supervisiones peridicas
para evaluar el estado y localizacin actual de los bienes, a fin de Ilevar el
control del inventario de estos, as mismo deber notificar al departamento de
adscripcin mediante un informe los resultados encontrados, anexando una
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relacin del inventario de bienes.

7. Las etiquetas utilizadas para la codificacin de bien deben mantener un orden
numrico y correlativo con las siguientes descripcin (Logo de la empresa, Rif de
la empresa), con la finalidad de llevar el control de la cantidad de bienes que
posee la empresa.
8. La unidad de contabilidad y de bienes muebles debern efectuar la conciliacin
de los activos fijos mediante la documentacin de su adquisicin.
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EN CUANTO A LOS REGISTROS

1.
El registro contable de las operaciones se debe realizar por partida doble (contabilidad)
mensualmente en el Registro de Bien para que la misma sea verificada In Situ. Estos
registros se deben respaldar con documentos justificativos de los mismos y sobre la
base de dicha informacin deben prepararse los distintos formularios.
2.
El registro contable de las operaciones relacionadas a los bienes de la empresa, se

efectuar en el Registro de Bien los cules deben ser utilizados para asentar
mensualmente la informacin referente a tales operaciones. Los asientos han de
efectuarse en los registro de adquisicin de bien en base al contenido en los
correspondientes documentos y comprobantes respectivos. El registro de bien deben
ser previamente habilitados por la Unidad de Contabilidad, dichos libros deben ser
utilizados hasta la finalizacin de todos los folios.
3. El registro de bienes muebles debe especificar los bienes que son destinados a cada
una de las dependencias de la empresa y el registro de los bienes inmuebles debe
especificar los bienes que son propiedad de Venalcasa, S.A.
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DE LA EMPRESA VENALCASA, S.A.

1.- Los Registro de Bien, deben ser habilitados por la Gerencia de Administracin, dichos
libros se aperturan los primeros de Enero de cada ao para registrar los asientos
ocurridos en cada mes.
2.- Se debern mantener los comprobantes de las operaciones registrados en los libros
principales, permanentemente archivados de la manera siguiente:
Una copia de la relacin de las Gerencias
y todas las dependencias de
Venalcasa, S.A que deben rendir cuenta al rea de control de activos fijos adscrita a
la Gerencia de Administracin.
Un listado de los bienes inmuebles que posee Venalcasa, S.A., ubicados por
dependencia.
El original del inventario actualizado al 31 de Diciembre de cada ao, preparados

sobre la base de la informacin contenida en sus respectivos archivos cotejados con
la contenida en cada una de las dependencias.
Debern elaborarse tarjetas identificadas con un nmero de inventario para cada

bien mueble en particular, con la finalidad de diferenciar a un bien de otro, esta
deber contener:
Nmero de inventario del bien.
Nmero de cuenta de la dependencia
Concepto por el cual se incorpora
Nombre y direccin de la dependencia.
Nmero y fecha de la planilla.
Fecha de elaboracin de la tarjeta.
Descripcin fsica del bien.
Grupo y sub-grupo al cual pertenece el bien.
Valor monetario del bien.
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Debern procesarse expedientes individuales para los inmuebles, identificados.
3.- Los expedientes individuales para los inmuebles debern incluir:
Ttulo de propiedad protocolizado.

Documentos explicativos que contengan la descripcin, linderos,
avalos, estudio legal de la propiedad del inmueble.
Planos.
Fotografas.
Pagos registro del pasivo.
Documento de condominio.
Solvencias.
4.- Por cada dependencia de Venalcasa. S.A, debern abrirse dos expedientes en sentidos
cronolgicos que contengan la siguiente informacin:
Originales del inventario inicial de los bienes muebles y los

inventarios anuales entregados por las dependencias.
Originales del movimiento mensual de bienes de la empresa, las

planillas de incorporacin, traspaso y desincorporacin, relaciones de
los bienes muebles faltantes con sus respectivos documentos anexos.
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DE LAS DEPENDENCIAS DE VENALCASA, S.A.

1.- La Unidad de Bienes de la Empresa y el custodio de bienes en las coordinaciones
estadales, estn obligados a llevar y rendir cuentas de bienes y debern abrir
expedientes para:
Inventario inicial y los inventarios anuales actualizados.
Movimientos mensuales.
Relaciones de bienes muebles faltantes.
Copia de planillas de incorporacin, desincorporacin, y traspaso.
Copia de los expedientes sobre bienes inmuebles.
Toda dependencia de Venalcasa, S.A. deber mantener visible el Mural de

Bienes Muebles, que identifique a cada bien en particular, la cual es emitida por
la Unidad de Bienes.
2.- El Mural de Bienes Muebles de cada Dependencia debe contener:

Nombre de la dependencia.
Ubicacin: Gerencia, Unidades, etc.
Cantidad de bienes en uso, con sus respectivos nmeros de inventario,
descripcin y el valor monetario.
Dicho mural debe estar revisado y confirmado por la Direccin Gestin Econmica, la
Gerencia de Administracin y la Unidad de Bienes de la Empresa.
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SUMINISTRO DE LA INFORMACION DE LAS

DEPENDENCIAS DE LA EMPRESA VENALCASA,S.A,
A LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA
1.- Dentro de los cinco primeros das de cada mes, las dependencias de la empresa
debern remitir el movimiento mensual de bienes muebles y relacin de bienes
muebles faltantes, con sus respectivos documentos justificativos.
2.- En el primer mes del ao, las dependencias de la empresa debern entregar el
inventario anual de bienes, ya verificados con el fsico, la Unidad de Bienes despus
de recibir el inventario proceder a verificar y despus de verificado se entregar a la
dependencia copia del mismo debidamente conformado.
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SUMINISTRO DE LA INFORMACION DE LA UNIDAD DE

BIENES DE LA EMPRESA A LA UNIDAD DE
CONTABILIDAD Y AUDITORIA INTERNA
1.- Movimiento Mensual de Bienes de la Empresa: Que contengan la informacin de los
bienes incorporados, desincorporados y traspasados, con sus respectivas copias de
los movimientos anteriormente mencionados.
2.- Registro de Bien: Donde se coloca el saldo de todas las cuentas de las dependencias
de Venalcasa, S.A., con la finalidad de obtener un saldo total que equivalga al monto
que posee la empresa Venalcasa, SA., en activos muebles e inmuebles.
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SUMINISTRO DE LA INFORMACION DE LA UNIDAD DE

BIENES DE LA EMPRESA A CONSULTORIA JURIDICA
Y AUDITORIA INTERNA
REGISTRO DE BIENES POR DONACION:
1. El ente donante notifica por escrito al presidente de la empresa, la intencin de
donar un bien.
2. Presidencia recibe el oficio de donacin del bien mueble y enva a consultora
jurdica para su opinin.
3. Consultora jurdica emite opinin por escrito y si es favorable se encarga de
realizar los trmites para formalizar la donacin a presidencia para la firma y sello.
4. Presidencia luego de firmar y sellar dicha donacin enva a la seccin de Bienes
para que coordine con el ente donante la forma de entrega del bien.
5. La seccin de Bienes Nacionales entrega copia de acta de donacin firmada y
sellada al donador y otra a contabilidad para que realice asiento contable.
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TIPOS DE BIENES
Cuentas:
Cuentas para el Registro Contable son:
1.- CUENTAS DE ACTIVO
1.1-
Bienes Inmuebles.
1.2-
Bienes Muebles.
1.3-
Responsabilidades.
1.4-
Otros Activos.
2.- CUENTAS DE PATRIMONIO

2.1- Capital Social.
Empleo de las cuentas:
ACTIVOS
BIENES INMUEBLES
Esta cuenta representa el valor de los terrenos, edificios, estructuras, instalaciones
propiedad de la empresa.
Se debita con cargo a la cuenta por:
El monto del inventario inicial de los inmuebles.
El monto de las incorporaciones de inmuebles.
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BIENES MUEBLES
Esta cuenta representa el valor de los muebles, equipos y objetos de carcter
permanente, no adheridos fsicamente a los terrenos o edificaciones, es decir, se pueden
mover de un lado a otro.

El monto del inventario inicial de bienes muebles.
El monto de las incorporaciones de bienes muebles.
Se acredita con cargo a la cuenta por:

El pago de las cantidades adeudadas que efecten los responsables, sus fiadores,
herederos, etc.
OTROS ACTIVOS
El monto de los faltantes establecidos, en proceso de investigacin.
Se acredita con cargo a las cuentas por:

El monto de los faltantes en virtud de haberse determinado, por la Junta Directiva,
despus de comprobada la responsabilidad del empleado, ex-empleado o ciudadano.
Por el monto de dichos faltantes cuando la Junta Directiva, resuelva que la empresa
debe asumir las prdidas.
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PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
Esta cuenta representa el patrimonio de la empresa en bienes muebles e inmuebles.

La desincorporacin de bienes inmuebles.
La desincorporacin de bienes muebles.
El pago de las cantidades adeudadas que efecten los responsables, sus fiadores o
heredados.
El monto declarado sin valor cuando, en virtud de sentencias, se levanten cargos
respectivos.
Se acredita con cargo a las cuentas por:

El monto del inventario inicial de bienes muebles e inmuebles.
El monto de las incorporaciones de bienes muebles e inmuebles.
Codificacin de los bienes:

Los bienes de la empresa tendrn la siguiente codificacin; por grupos y sub-grupos
para los fines de la formacin de inventario y registro de la contabilidad.
CODIFICACION:
GRUPOS:
N 1: Bienes Muebles.
N 2: Bienes Inmuebles.
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Los grupos indicados anteriormente, comprendern los siguientes sub-grupos:

GRUPO N 1: BIENES MUEBLES:
1.01: Equipos de Oficina.
1.02: Mquinas, Muebles, Mobiliario y Enseres de Alojamiento.
1.03: Equipos de Computacin (procesamiento de datos).
1.04: Equipos de Transporte.
1.05: Artefactos Elctricos.
1.06: Equipos de Seguridad. (Equipos de defensa)
1.07: Equipos de Telecomunicaciones.
1.08: Otros Activos.
GRUPO N 2: BIENES INMUEBLES:

2.01: Edificios para Oficina.
2.02: Terrenos.
2.03: Edificios y Terrenos para Agro Tiendas.
2.04: Edificios y Terrenos para Abasto.
2.05: Edificios y Terrenos para UPS.
2.06: Edificios y Terrenos para Areperas.
2.07: Edificios y Terrenos para Planta Empaquetadora.
2.08: Construcciones en Proceso.
2.09: Otras Construcciones y Estructuras No Especificadas.
Explicacin de los grupos y sub-grupos de la codificacin.
GRUPOS:
1. BIENES MUEBLES:
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Son todos aquellos bienes en uso, de carcter permanente propiedad de Venalcasa,

S.A., destinados al servicio de alguna dependencia y que no estn fijados o incluidos a
los terrenos o edificaciones.
SUB-GRUPOS:
1.01: Equipos de Oficina: Incluyen los enseres de oficina, equipos mecnicos para la
contabilidad y excluye los enseres de escaso valor y rpido consumo.
1.02: Mquinas, Muebles, Mobiliario y Enseres de Alojamiento: Incluyen los muebles,

maquinaria y mobiliario propios de uso domstico y de oficina de las dependencias de
Venalcasa, S.A., y excluye los elementos fijados a las edificaciones o terrenos, tales como
lmparas y persianas, etc.
1.03: Equipos de Computacin (procesamiento de datos): Incluye todas las unidades y

equipos de computacin, utilizados para el procesamiento de la informacin administrativa,
financiera y contable.
1.04: Equipos de Transporte: Incluyen todo tipo de equipos automotores, equipos de
transporte terrestre, equipos de material rodantes, unidades a flote, equipos de transporte
areos.
1.05: Artefactos Elctricos: Incluye cualquier artefacto o aparato que para poder ejercer su
funcin necesite de corriente elctrica (acumulacin o desplazamiento de electrones a travs
de un material).
1.06: Equipo de Seguridad (equipos de defensa): Incluyen aquellos equipos que
contribuyan a la proteccin y custodia del personal adscrito a la empresa.
1.07: Equipos de Telecomunicaciones: Incluyen todos aquellos equipos, aparatos mviles
o desmontables de comunicacin.
1.08: Otros Activos: Incluye todos aquellos bienes muebles no especificados en el presente
manual.
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GRUPOS:
2. BIENES INMUEBLES:
Comprenden los terrenos y edificaciones de carcter fijo (inmovilidad) y permanente
propiedad de Venalcasa, S.A., destinados al servicio de alguna dependencia. Se entiende
por edificio toda clase de construcciones cubiertas, independientemente de su uso o
destino, tamao o materiales con que est elaborado. Cada edificio comprender:
Los Terrenos en que est Construido.
Sus Instalaciones de Agua.
Electricidad.
Ascensores.
De Carcter Fijo
Aire Acondicionado.
Cocina.
Lavanderos.
SUB-GRUPOS:
2.01: Edificios para Oficina: Incluyen los edificios de la empresa destinados al servicio de la
administracin, con sus terrenos e instalaciones anexas.
2.02: Terrenos: Incluyen los predios demarcados propiedad de la empresa.
2.03: Edificios y Terrenos para Agro Tienda: Incluyen las edificaciones, estructuras y
predios al servicio de los Agro Tiendas.
2.04: Edificios y Terrenos para Abasto: Incluyen las edificaciones, estructuras y predios al
servicio de los Abastos.
2.05: Edificios y Terrenos para Areperas: Incluyen las edificaciones, estructuras y predios
al servicio de las Arepera.
2.06: Edificios y Terrenos para UPS: Incluyen las edificaciones, estructuras y predios al
servicio de los UPS.
2.07: Edificios y Terrenos para Planta Empaquetadoras: Incluyen las edificaciones,
estructuras y predios al servicio de las Planta Empaquetadoras.
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2.08: Construcciones en Proceso: Incluyen las edificaciones, estructuras en construccin y

sus correspondientes terrenos, que una vez terminados se registraran en el sub-grupo
correspondiente.
2.09: Otras Construcciones y Estructuras No Especificadas: Incluyen los edificios y
estructuras en construccin y sus correspondientes terrenos que no hayan quedados
contenidos en sub-grupos determinados.
Catalogo para la formacin de inventarios de Bienes Muebles

En el catlogo que se presenta a continuacin se especifican algunos bienes muebles
de uso comn en las dependencias de Venalcasa, S.A es decir, se especifica una relacin
uniforme para los bienes de la empresa y se indican los bienes pertenecientes a cada subgrupo en especfico, para permitir una correcta identificacin para la toma de inventarios.
El catlogo persigue las siguientes finalidades:

Servir de instrumento de consulta para los empleados
que tienen a su cargo el
levantamiento de los inventarios.

Servir como catlogo de codificacin y facilitar la clasificacin, y el registro del
movimiento de incorporaciones y desincorporaciones de bienes muebles en todas las
dependencias.
Es importante enfatizar que como en el catlogo solo aparecen algunos bienes muebles,
se deben adicionar aquellos que no figuren, registrndolos
bajo las calificaciones
apropiadas y ubicndolos en el sub-grupo correspondiente.

BIENES MUEBLES:
1.01: Equipos de Oficina:
Calculadoras.
Carteleras.
Destructoras de papel.
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Detectores de billetes falsos.

Encuadernadoras.
Engrapadoras industriales.
Fax.
Fotocopiadoras.
Guillotinas para papel manual.
Maquinas de escribir.
Maquinas foliadora.
Pizarras acrlicas.
Pizarras de corcho.
Porta copias.
Sacapuntas elctrico.
Tableros.
Telfonos.
Los bienes mencionados anteriormente debern incluir la marca, el modelo, el color, el
tamao, el serial, etc.
1.02: Mquinas, Muebles, Mobiliario y Enseres de Alojamiento:
Alfombras.
Anaqueles.
Archivos y Archivadores.
Archivadores de gaveta.
Archivadores de puertas.
Armarios.
Bancas y Banquetas.
Bancos (asientos).
Bancos (mesas).
Bibliotecas.
Botiquines.
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Butacas.
Carros para transportar comida.
Ceniceros de pie.
Cesta para botar papeles.
Cesta para escritorios.
Cocinas mviles.
Cortinas y Cortineros.
Cuadros.
Deslizadores.
Escaparates.
Escritorios.
Escudos nacionales montados.
Espejos.
Estantes.
Gabinetes.
Gaveteros.
Jarrones.
Juegos de muebles, Comedor y Recibo.
Lockers.
Mquinas para cortar carne.
Mquinas para cortar jamn, queso, etc.
Mquinas ralladoras.
Mesas y Mesones.
Mostradores.
Muebles.
Percheros.
Persianas mviles.
Poltronas.
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Relojes.
Repisas.
Revisteros.
Sillas y Sillones.
Sillas para escritorios.
Sofs.
Taburetes.
Tapetes.
Tarimas.
1.03: Equipos de Computacin (procesamiento de datos):

Se inventariaran individualmente todas las unidades que integran los equipos de
computacin.
Cmara Web.
Concentradores o Switche.
Conexiones.
Cornetas.
CPU.
Equipo de transmisin de datos y comunicaciones.
Escner.
Floppy.
Gaveta electrnica.
Impresoras
Laptop.
Lente ptico.
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Micro-telfonos para utilidades de redes.

MODEM.
Monitor.
Mouse.
Pantalla de display.
Path panel.
Plotter digital.
Racks.
Radio MODEM.
Regulador de voltaje.
Servidores.
Teclado.
Unidad de CD-ROM.
Unidad de diskette.
UPS.
Video beam.
1.04: Equipos de Transporte:

Autobuses.
Automviles.
Camiones.
Camionetas de carga Pick-Up.
Camionetas de pasajeros.
Carretillas.
Carros.
Microbuses.
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Montacargas.
Motocicletas.
Motos.
Remolques.
Transpaletas.
Vehculos rsticos.
Zorras.
tamao, el serial de chasis y del motor.
1.05: Artefactos Elctricos:
Balanzas.
Cafeteras.
Congeladores.
Enfriadores de agua.
Horno microondas.
Molinos industriales.
Neveras industriales.
Planchas elctricas.
Televisores.
Ventiladores.
VHS.
Lmparas mviles.
Equipos de sonido.
Aire acondicionado.
Pulidora.
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de 69

1.06: Equipos de Seguridad (equipos de defensa):

Cajas fuertes.
Extintores.
Chalecos antibalas.
1.07: Equipos de Telecomunicaciones:
Amplificadores.
Antenas fcilmente desmontables.
Centrales telefnicas manuales.
Equipos de control remoto.
Equipos de radiocomunicaciones porttiles.
Intercomunicadores.
Micrfonos.
Radio receptores.
Radio transmisores.
Telfonos celulares.
Los bienes mencionados anteriormente debern incluir los accesorios, la marca, el

modelo, el color, el tamao, el serial, etc.
Conceptos de incorporaciones y desincorporaciones
En este captulo se muestran los diversos conceptos para registrar las incorporaciones
y desincorporaciones de bienes muebles e inmuebles:
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INCORPORACIONES: Es cuando la empresa realiza una adquisicin de una activo fijo.

CDIGO:
CONCEPTO:
01.
Inventario Inicial.
02.
Incorporacin por Traspaso.
03.
Compras.
04.
Adiciones y Mejoras.
05.
Suministro de Bienes y de Otras Entidades.
06.
Suministro de Bienes de Mdulos Tipo II de administracin directa.
07.
Incorporacin por Donacin.
08.
Incorporacin por Permuta.
09.
Omisin en Inventario.
10.
Correccin de Desincorporaciones.
11.
Incorporacin por Otros Conceptos.
12.
Incorporacin de Muebles Procedentes de Almacn.
DESINCORPORACIONES: Es cuando a un activo fijo se le da de baja.

CDIGO:
CONCEPTO:
13.
Desincorporacin por Traspaso.
14.
Venta.
15.
Suministro de Bienes a Otras Entidades.
16.
Suministro de Bienes a Mdulos Tipo II de administracin directa.
17.
Desarme.
18.
Inservible.
19.
Deterioro.
20.
Demolicin.
21.
Desincorporacin por Permuta.
22.
Desincorporacin por Donacin.
23.
Correccin de Incorporaciones.
25.
Desincorporacin por Otros Conceptos.
Elaborado por:
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Revisado por:
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Fecha de Emisin:
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INCORPORACIONES (documentos anexos): Copias de facturas y rdenes de compra

debidamente certificadas, actas, solicitudes de bienes:
01. Inventario Inicial: Es el primero que se realiza en la ocasin de incorporar una nueva
dependencia al rgimen de contabilidad prescrito en este manual.
02. Incorporacin por Traspaso: Se utiliza para registrar los bienes muebles recibidos por
otras dependencias de Venalcasa, S.A.
03. Compras: Se utilizar para registrar las adquisiciones de bienes muebles e inmuebles
(unidad de compras), que se efecten de acuerdo a las normas legales y administrativas. Sus
comprobantes sern las copias de facturas y ttulos de propiedad, debidamente certificadas.
Solo se incorporaran por este concepto las compras generadas por las diversas dependencias
propiamente autorizadas.
04. Adiciones y Mejoras: Son las construcciones adicionales o las nuevas instalaciones
que se efectan a los bienes muebles e inmuebles ya registrados.
05. Suministro de Bienes de Otras Entidades: Se utilizar para registrar las entradas de
bienes muebles e inmuebles provenientes de la Repblica, Municipios, Institutos Autnomos,
Empresas, Fundaciones y Asociaciones Civiles Pblicas, entre otras.
06. Suministro de Bienes de Mdulos Tipo II de Administracin Directa: Se utilizar para
registrar las entradas de bienes muebles e inmuebles provenientes de Mdulos Tipo II de
administracin directa.
07. Incorporacin por Donacin: Se emplea para registrar las entradas de bienes
provenientes de donaciones (obsequios), hechas por personas o entidades nacionales o
extranjeras. Sus comprobantes sern sus respectivos documentos (Actas de donacin
firmada por la unidad receptora y la emisora con la presencia de Auditora Interna, factura y
certificado de origen segn sea el caso. En los casos de bienes inmuebles, el respectivo
documento de donacin debidamente registrado).
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08. Incorporacin por Permuta: Se emplea para registrar las incorporaciones de bienes
que ocurran por permuta. Su comprobante ser la autorizacin de la Junta Directiva, con sus
respectivas facturas.
09. Omisin en Inventario: Se utilizar cuando aparezcan bienes que no se registraron en
el inventario inicial o no se registraron como compra en el ejercicio fiscal correspondiente.
Sus comprobantes sern sus actas de incorporacin y copias de facturas debidamente
certificadas.
10. Correccin de Desincorporaciones: Se emplea cuando por error se desincorpora dos

veces un mismo bien (duplicidad). Sus comprobantes sern las copias certificadas de las
planillas de incorporacin.
11. Incorporacin por Otros Conceptos: Se utiliza cuando se presente una incorporacin y
el concepto de esta, no est presente en este manual.
12. Incorporacin de Muebles Procedentes de Almacn: Se utilizar para
registrar
aquellos bienes que sean entregados por el almacn de la empresa.
DESINCORPORACIONES: (Documentos anexos copia de la planilla de incorporacin de los

bienes, acta de desincorporacin levantada por Auditora Interna).
13. Desincorporacin por Traspaso: Se emplea para registrar la entrega de un bien a una
dependencia de la misma empresa (Venalcasa, S.A.).
14. Venta: Se utilizar para registrar las desincorporaciones por ventas de bienes que se
efecten, previamente autorizados por la Junta Directiva de la empresa.
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15. Suministro de Bienes a Otras Entidades: Se utilizar para registrar las entregas de
bienes muebles e inmuebles a otros Institutos Autnomos, Empresas, Municipios,
Fundaciones y Asociaciones Civiles Pblicas, entre otras.
16. Suministro de Bienes a Mdulos Tipo II de Administracin Directa: Se utilizar para
registrar las entregas de bienes muebles e inmuebles a Mdulos Tipo II de administracin
directa.
16. Desarme: Se emplea para registrar las desincorporaciones por desmantelamiento de sus
bienes muebles deteriorados previamente autorizado por la Junta Directiva de la empresa
y se realizan con el objetivo de aprovechar las partes en buen estado para la reparacin
de otros bienes muebles en uso. Sus documentos anexos sern las actas de
desincorporacin y los oficios de autorizacin de la Junta Directiva de la empresa para
constatar dicho movimiento. Las partes resultantes de los desarmes se deben incorporar
por el concepto N 04 Adiciones y Mejoras.
18. Inservible: Se utiliza previamente autorizado por la Junta Directiva de la empresa, para
desincorporar aquellos bienes muebles que presentan prdida total, es decir, no tiene un
valor de salvamento, este concepto excluye los bienes que contengan elementos metlicos
debido a que estos siempre tendrn un valor de rescate, sus documentos anexos sern las
actas de desincorporacin y los oficios de autorizacin de la Junta Directiva de la empresa,
que servirn de soporte para que se ejecute este movimiento.
19. Deterioro: Se emplea previamente autorizado por la Junta Directiva de la empresa, para
desincorporar aquellos bienes muebles que presentan prdida, pero presentan un valor de
salvamento.
20. Demolicin: Se utiliza para desincorporar edificios o dems instalaciones fijas que sean
demolidos, previamente autorizados por la Junta Directiva de la empresa. Sus documentos
de respaldo sern los oficios donde se especifiquen la decisin de la autoridad administrativa
a demoler dicho bien inmueble.
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21. Faltantes por Investigar: Deber utilizarse cuando se originen discrepancias entre las
existencias fsicas y los inventarios anuales, dichas discrepancias pueden ser por prdida o
sustraccin (hurto) de bienes en las dependencias. Sus documentos anexos sern el acta de
levantamiento por los empleados cuando no se evidencie un bien en especfico, copia
certificada de la denuncia (segn el caso) y el formato de bienes muebles faltantes.
22. Desincorporacin por Permuta: Se emplea para registrar las desincorporaciones de
bienes que ocurran por permuta y automticamente se deber incorporar el bien que se
reciba a cambio, por el concepto N 08 Incorporacin por Permuta. Este movimiento va a
estar respaldado por el acta de desincorporacin, (las facturas).
23. Desincorporacin por Donacin: Se emplea para registrar las entregas de bienes por
concepto de donaciones a entidades con fines educativos, culturales o benficos, esta
operacin tiene que estar respaldada por la Junta Directiva de la empresa.
24. Correccin de Incorporaciones: Se emplea cuando por error se incorpora dos veces un
mismo bien (duplicidad). Sus comprobantes sern las copias certificadas de las planillas de
Desincorporacin.
25. Desincorporacin por otros Conceptos: Se utiliza cuando se presente una
Desincorporacin y el concepto de esta, no est presente en este manual.
Depreciacin contable.
Con excepcin de los terrenos y construcciones en proceso, los dems bienes muebles e
inmuebles poseen una vida til limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro
fsico causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la prdida de utilidad comparativa
respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su contenido. La disminucin de
su valor, causada por los factores antes mencionados, se le restara a su valor de adquisicin
o a su valor revaluado.
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La depreciacin indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada periodo fiscal. Se
distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida til al asignar una parte del costo del
activo a cada perodo fiscal.
El clculo de la depreciacin de un perodo debe ser coherente con el criterio utilizado para el
bien depreciado, es decir, si este se incorpora al costo y nunca es revaluado, la depreciacin
se calcula sobre el costo original de adquisicin, mientras que si existieron revalo, debe
calcularse sobre los valores revaluados. Este clculo deber realizarse cada ve Por otro lado,
debe considerarse el valor residual final valor recuperable que ser el que tendr el bien
cuando se descontine su empleo, se calculara deduciendo del Error! No se encuentra el
origen de la referencia. de venta los gastos necesarios para su Error! No se encuentra el
origen de la referencia., incluyendo los costos de desinstalacin y desmantelamiento, si estos
fueran necesarios.
Importe Original
Revalo Efectuado
Valor Recuperable
Importe a Depreciar
Para calcular la depreciacin imputable a cada perodo, debe conocerse:

Costo del bien, incluyendo los costos necesarios para su adquisicin.
Vida til del activo que deber ser estimada tcnicamente en funcin de las
caractersticas del bien, el uso que le dar, la poltica de mantenimiento del ente, la
existencia de mercados tecnolgicos que provoquen que sea obsoleto.
Valor residual final.
Mtodo de depreciacin a utilizar para distribuir su costo a travs de los perodos
contables.
Mtodo de Depreciacin a Utilizar:
METODO
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CARGO DE DEPRECIACION
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Lnea Recta

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Igual todos los aos de vida til
z que se incorpore un bien mejora con el fin de establecer el nuevo importe a

depreciar.
Mtodo de Lnea Recta.
En el mtodo de depreciacin en lnea recta se presume que el activo se desgasta por
igual durante cada periodo contable. Este mtodo se usa con frecuencia por ser sencillo y
fcil de calcular. EL mtodo de la lnea recta se basa en el nmero de aos de vida til del
activo, de acuerdo con la frmula:
Costo Valor de Desecho

=
Aos de Vida til
Monto de la depreciacin para cada

ao de vida del bien.
Ejemplo:
Bs. 33.000.000
Bs. 3.000.000
Gasto de depreciacin anual de Bs. 6.000.000
5 aos
La depreciacin anual para un camin al costo de Bs. 33.000.000 con una vida til
estimada de cinco aos y un valor de recuperacin de Bs. 3.000.000 usando el mtodo de la
lnea recta.
El mtodo de lnea recta es:
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100 %
=
20% x (Bs. 33.000.000 - Bs. 3.000.000) = Bs. 6.000.000
5 aos
Clasificacin Contable:
Para efectos contables los bienes, tanto muebles como inmuebles, se clasifican
particularmente en dos grupos: Activos No Depreciables y Activos Depreciables.
Activos No Depreciables:
Los activos no depreciables son aquellos que no sufren desgaste o demrito por el uso a
que son sometidos y que por tanto no pierde un precio, al menos contablemente. Entre los
activos no depreciables tenemos:
Terrenos:
Se estima que los terrenos no sufren desgaste por el uso a que son sometidos, ni por el
transcurso del tiempo y por esta razn se consideran no depreciables.
Construcciones en Proceso:
Todo activo comienza su proceso de desgaste, de prdida de valor contable, a partir de la
fecha en que la empresa Venalcasa, S.A, comienza a usarlo para los fines del negocio y no
desde la fecha de la compra, fabricacin o construccin como a veces se cree.
Activos Depreciables:
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La inmensa mayora de los bienes de la empresa Venalcasa, S.A., son depreciables. Los
bienes de la empresa que sufren desgasto o deterioro por el uso a que son sometidos o por
el simple transcurso del tiempo, hacen parte de los activos depreciables.
Clasificacin Especial:
Edificios:
Los edificios fsicamente conforman una sola unidad con el terreno sobre el cual estn
construidos. Sin embargo para efectos contables es necesario separar el uno del otro, al mes
dentro de la contabilidad de la empresa tanto el terreno como el edificio deben llevarse en
cuentas separadas.
El porcentaje normal de depreciacin para los edificios (no incluido su terreno) es del
4% anual, ya que los edificios se deprecian totalmente en 20 aos, es decir, que en 20 aos
pierde el 80% de su valor total (salvo su valor de desecho) por el uso a que es sometido.
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VIDA TIL DE LOS ACTIVOS FIJOS

En relacin a la depreciacin de activos fijos de la empresa, se debe aplicar el mtodo
de lnea recta bajo la siguiente vida til, segn el activo a que se refiere a saber:
ACTIVO FIJO
VIDA UTIL
LECTORA DE CINTA DE PAPEL
3 aos
LECTORA PTICA
3 aos
TERMINAL CON TECLADO
3 aos
UNIDAD CENTRAL DE PROCESO (CPU)
3 aos
UNIDAD DE DISKETTE
UNIDAD IMPRESORAS
BALANZAS
CALCULADORAS
CAMIONES CHASIS
CAMIONETAS DE CARGA PICK-UP
FOTOCOPIADORES
GRABADORES DE SONIDO
MQUINAS DE ESCRIBIR
MQUINAS ENCUADERNADORAS
MICROFILMADORAS
MOTOCICLETAS
MOTOCICLETAS DE REPARTO
PULIDORAS DE PISOS
SUMADORAS
TELEVISORES
VEHCULOS RSTICOS
VIDEO GRABADORAS
ACONDICIONADORES DE AIRE
ANAQUELES
ARCHIVADORES DE GAVETAS
ARCHIVADORES DE PUERTAS
ASPIRADORAS
BANCAS (ASIENTOS)
BANCOS (MESAS)
BIBLIOTECAS
CAJAS REGISTRADORAS
CAMIONES MEZCLADORAS DE CONCRETO
CARTELERAS
3 aos
3 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
5 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
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ENFRIADORES DE AGUA
EQUIPOS DE CONTROL REMOTO
ESCAPARATES
ESCRITORIOS
ESTANTES
FILTROS DE AGUA
GABINETES
GAVETEROS
GRAS MVILES
HERRAMIENTAS DE CONSTRUCCIN
HORNOS INDUSTRIALES
JUEGOS DE MUEBLES PARA RECIBO
LMPARAS MOVILES
LITOGRAFAS MONTADAS EN MARCOS (VER CUADROS)
LOCKERS (VER ESCAPARATES)
MQUINAS ETIQUETADORAS
MQUINAS LAMINADORES PARA CARNETS
MQUINAS PARA CORTAR CARNE
MESAS
MESONES
MICRFONOS
NEVERAS
PIZARRONES
POLEAS
POLTRONAS
SILLAS
SILLAS PARA ESCRITORIOS
SOFS
TELFONOS
TORNIQUETES ELCTRICOS
TROQUELADORAS
VENTILADORES
VITRINAS
ZORRAS O TRASPALETAS
CAJAS FUERTES
EDIFICIOS E INSTALACIONES
MONTACARGAS AUTOMOTORES
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10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
10 aos
20 aos
20 aos
20 aos
* Tomado como referencia del Manual para el Registro de los Bienes Muebles y
Semovientes, del Superintendencia de Bienes Pblicos (SUDEBIP).
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CODIGOS Y DENOMINACIONES
UNIDAD DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA EMPRESA:
CODIGO
DENOMINACION
UDBI.FOR.001 Planilla de Incorporacin de Bienes

UDBI.FOR.002 Planilla de Desincorporacin de Bienes
UDBI.FOR.003 Planilla Toma de Inventario de Bienes
UDBI.FOR.004 Movimiento Mensual de Bienes
UDBI.FOR.005 Movimiento Anual de Bienes
UDBI.FOR.006 Planilla de Traslado de Bienes Muebles
UDBI.FOR.007 Acta de cambio de ubicacin
UDBI.FOR.008 Acta de entrega de activo
UDBI.FOR.009 Tarjeta de Bien Mueble
UDBI.FOR.010
Acta de calidad de Prstamo (Salida de

Bien.
UDBI.FOR.011 Bienes Muebles Faltantes

UDBI.FOR.012 Comodato
UDBI.FOR.013 Mural de Bienes Muebles de la Empresa
UDBI.FOR.014 Registro de Adquisicin de Activos
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PROCEDIMIENTOS
1.1 Procedimiento para la Desincorporacin de un bien muebles.
1.2 Procedimiento para el traslado de bienes muebles.

1.3 Procedimiento para toma fsica del inventario de bienes muebles.
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PROCESO: UNIDAD DE BIENES

PROCEDIMIENTO: DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES
DEPENDENCIA DE LA EMPRESA QUE SOLICITA

LA DESINCORPORACIN DE UN BIEN MUEBLE
Solicita la desincorporacin de
un bien mueble mediante
comunicacin escrita a la
Unidad de Bienes y en el caso
de
las
coordinaciones
estadales
la
solicita
al
encargado de bienes de cada
estado.
5
UNIDAD DE BIENES
Enva a Junta Directiva para
su aprobacin. Una vez que la
Junta Directiva apruebe la
solicitud,
procede
a
desincorporar el bien mueble
del sistema.
Elaborado por:
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Nacionales.
REGISTRADOR O CUSTODIO DE
BIENES
Notifica y enva oficio a
Auditora Interna para que
certifique y levante un acta
de desincorporacin del
bien, donde firman las
partes
involucradas,
y
enva copia de la misma a
la Unidad de Bienes Sede
Principal.
Procede a enviar el bien

mueble al depsito de
bienes
desincorporados
para su respectiva guarda
y custodia.
Revisado por:
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Dependencia
1 copia
que recibe el
1 copia
para
bien mueble
1 copia
para
la
para
Auditora
Unidad
la Unidad
de
Interna
Bienes
de de la
Empresa
Contabili
dadCentral
Sede
Sede
Central
UNIDAD DE BIENES
REGISTRADOR O
CUSTODIO DE BIENES
Procede a llenar la planilla de
desincorporacin, en la Sede Central la
llena la Unidad de Bienes y en las
coordinaciones estadales la llena el
custodio de bienes. Debe tener 4 copias
que van distribuidas as: 1 copia para la
Unidad de Bienes, 1 copia para la
Unidad de Contabilidad, 1 para Auditora
Interna y 1 para la dependencia donde
se desincorporo el bien mueble.
UNIDAD DE BIENES
Elabora un movimiento mensual
de bienes muebles y remite una
copia
a
la
Unidad
de
Contabilidad y otra a Auditora
Interna con sus respectivas
copias de las planillas de
desincorporacin.
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PROCEDIMIENTO: TRASPASOS DE BIENES MUEBLES
1
REGISTRADORO CUSTODIO DE BIENES
Enva una copia del formato de

traspaso a Auditora Interna
para que la misma certifique
dicho movimiento.
Procede a llenar el formato de

traspaso de bienes muebles (5
copias), donde firman tanto la
unidad emisora como la receptora.
Dependencia que
recibe el bien
1 copia
para
mueble
Auditora
1 copia
Interna
para la
Unidad
1 copia
paradela
Contabilida
Unidad
de Bienes
d Empresa
Sede
de la
Central
Sede
Central
UNIDAD DE BIENES
UNIDAD DE BIENES
Posterior al proceso de certificacin Auditora Interna,
registra el movimiento en el sistema y distribuye el
formato de traspaso de la siguiente manera: 1 para
la Unidad de Bienes Sede Central, 1 para la Unidad
de Contabilidad Sede Central, 1 para dependencia
emisora del bien mueble y la otra para la
dependencia receptora del bien mueble.

PROCEDIMIENTO: TOMA FSICA DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
1
REGISTRADOR O CUSTODIO DE BIENES
El responsable de bienes sede

central o custodio a nivel estadal,
procede a verificar cada bien en
particular
(caractersticas,
descripcin, serial, modelo, etc.),
en cada dependencia de la
empresa.
Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
UNIDAD DE BIENES
Procede
a
vaciar
la
informacin del inventario en
el sistema y luego emite el
reporte
del
inventario
efectuado
en
cada
dependencia (2 ejemplares).
UNIDAD DE BIENES
Posterior a la realizacin del inventario

fsico en todas las dependencias, elabora
un Mural de Bienes Muebles donde
especifica: nombre de la dependencia,
ubicacin, cantidad en uso con sus
respectivos
nmeros
de
inventario,
descripcin y valor monetario. El mural
debe estar firmado por el jefe de la Unidad
de Bienes y el Auditor Interno.
UNIDAD DE BIENES
Enva a la dependencia donde fue

tomado el inventario el reporte
donde est la informacin de los
bienes muebles que posee, para
que el gerente o jefe de dicha
dependencia lo verifique, lo firme
y se quede con una copia del
inventario realizado.
DEPENDENCIAS DE LA EMPRESA
Coloca detrs de la puerta el
Mural de Bienes Muebles, para
as evitar los movimientos de
bienes sin previa notificacin.
8.
Revisado por:
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PROCEDIMIENTOS DE

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FLUJOGRAMAS
Flujograma de procedimiento para la desincorporacin de bienes muebles
Unidad de bienes
Dependencia
Registrador o
Unidad de
custodio
contabilidad
Inicio
Solicita la
desincorporacin de
un bien mueble
mediante documento
Recibe, notifica y enva el

oficio a auditoria interna para
que certifique y levante acta
de desincorporacin de
bienes
Llenar la planilla de
desincorporacin de
bienes (4 copias del
ejemplar para distribuir)
Copia a la unidad de
bienes
Copia a la
dependencia
Copia auditoria
interna
Copia unidad
contabilidad
Recibe copia de
planillas
Recibe copia de
planillas
Recibe y verifica
Aprobacin
NO
Es devuelto a la
dependencia
solicitante
SI
Aprobado se procede
a desincorporar el
bien mueble
Enviar el bien mueble
al deposito de bienes
desincorporados
Elabora movimiento mensual
de bienes muebles remite
copias de planillas a la unidad
de contabilidad y auditoria
interna
Fin
Elaborado por:
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Flujograma de procedimiento para traspaso de bienes muebles

Unidad de Dependencia Registrador
Unidad de Dependencia Unidad de
bienes sede
emisora de
custodio de
bienes
receptora de contabilidad
central
bien mueble
bienes
bien mueble sede central
Inicio
Procede a llenar el formato de

traspaso de bienes muebles (5
copias), donde firman tanto la
unidad emisora como la
receptora.
Enva Copia del Formato

de Traspaso a Auditoria
Interna
Recibe copia del

formato de traspaso
del Bien Mueble
Certifica y enva
Recibe y registra movimiento
en el sistema
distribuye formato de
traspaso
Recibe copia de formato la

Unidad de Contabilidad de
Sede Central
Recibe Copia de
formato Unidad de
Bienes de la Empresa
Sede Central
Fin
Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
Dependencia
emisora del bien
mueble
Fin
Revisado por:
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Administracin.
Dependencia
receptora del bien
mueble
Fin
Fin
Autorizado por:
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PROCEDIMIENTOS DE

Fecha de Emisin:
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de 69
Flujograma de procedimiento para la toma fsica del inventario bienes

muebles
Registrador custodio de bienes
Unidad de bienes
Inicio
Procede a verificar cada bien

(caractersticas, serial,
descripcin, modelo etc.)
Procede a vaciar la
informacin del inventario
en el sistema
Emite reporte (original y
copia) a la dependencia que
posee informacin del
inventario
Recibe el jefe o gerente de la
dependencia lo Verifica firma y
se quede con copia de reporte
Recibe original y elabora un

mural de Bienes Muebles
Especificar nombre de la
dependencia, ubicacin, cantidad
uso y N de inventario
descripcin y valor.
Firmar mural jefe de

la Unidad de Bienes
y Auditor interno
FIN
Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
Coloca detrs de la
puerta el Mural de
Bienes Muebles para
as evitar los
movimientos de bienes
sin previa notificacin
Revisado por:
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Administracin.
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PROCEDIMIENTOS DE

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FORMATOS Y FORMULARIOS
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
ALIMENTACIN
VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA S.A
COORDINACION DE BIENES
NACIONALES MUEBLES
1. PAGINA: 1
TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES NACIONALES
2. FECHA:
3. DEPENDENCIA:
4. UBICACIN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS.
GRUPO
SUBGRUPO
SECCION
CODIGO DE
BIENES
NACIONALES
GEOGRAFICA
CENTRO ACOPIO CATIA
VALOR
UNITARIO
DESCRIPCION
CUSTODIO DIRECTO DEL BIEN
DEPENDENCIA DE ADSCRIPCION DEL BIEN
RESPONSABLE PATRIMONIAL PRIMARIO
RESPONSABLE SECUNDARIO
OBSERVACIONES Y ESTADO DEL

BIEN
COORDINACION DE BIENES NACIONALES
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
ANALISTA DE BIENES NACIONALES
GERENTE DE ADMINISTRACION
Formato BN-001. Inventarios de Bienes.

Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administracin.
Autorizado por:
Aprobado por:
y Finanzas.
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PROCEDIMIENTOS DE

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ACTA DE DESINCOPORACION DE BIENES NACIONALES

En Caracas a los _____ de ______, se levanta la presente Acta de desincorporacin de Bienes Nacionales para dejar constancia que
el ciudadano (a)
______________ C.I: ________________ responsable de los siguientes Bienes los cuales sern desincorporados:
__________________________
CODIGO DESCRIPCION
MODELO
SERIAL
MOTIVO
VALOR UNITARIO
MARCA
ESTANDO CONFOME FIRME

Responsable del Bien
C.I
Coordinacin de
Bienes Nacionales.
Responsable Patrimonial.
Tcnel. Johan Hernndez
Gerente de Administracin
Formato BN-002. Acta de Desincorporacin de Bienes Nacionales.
Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administracin.
Autorizado por:
Aprobado por:
y Finanzas.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE

Fecha de Emisin:
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Formato BN-003. Acta de Desincorporacin de un Bien Nacional.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA ALIMENTACION
GERENCIA DE ADMINISTRACION
ACTA DE DESINCORPORACION DE UN BIEN

NACIONAL
REQUISITOS PARA ELABORAR UN EXPEDIENTE DE DESINCORPORACION.
INDICE.
1. ANEXO A (FORMA 14-040) INFORME DE RECONOCIMIENTO SOBRE BIENES NACIONALES.
2. ANEXO B (FORMA 14-041) SOLICITUD DE DESINCORPORACION Y AUTORIZACION DEL

DESTINO FINAL DE BIENES NACIONALES.
3. ANEXO C (FORMA 14-042) FORMATO BNM-3 RELACION DEL BIEN NACIONAL MUEBLE POR
DESINCORPORAR.
4. INFORME TECNICO.
5. RESOLUCION DE SEPARACION DEL SERVICIO.
6. ACTA DE SOLICITUD DE DESINCORPORACION.
7. INFORME FOTOGRAFICO CON LA LEYENDA DE CADA BIEN.
Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administracin.
Autorizado por:
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PROCEDIMIENTOS DE

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Formato BN-004. Informe de Reconocimiento sobre Bienes Nacionales.

ANEXO A
INFORME DE RECONOCIMIENTO SOBRE BIENES NACIONALES
UNIDAD O DEPENDENCIA: _______________________________________________________
_______________________________________________ CODIGO:
SOLICITUD N. __________________
DE FECHA: _____/_____/________
DESCRIPCION DEL BIEN (igual que en el inventario):

VALOR DEL INVENTARIO:
UBICACIN DEL BIEN:
____________________
______________________________
____________________________________________________
NOMBRE DEL CUSTODIO O USUARIO PARA ESTA FECHA:

CONCEPTO DE DESINCORPORACION:
________________________
__________________________________
CONDICION:
CAUSA:
RESPONSABILIDAD:
RECOMENDACIN:
FIRMA DE LOS INTEGRANTES DE JUNTA DE RECONOCIMIENTO:
Grado y Nombre
C.I N
Firma
OPINION: ______________________________________________________________________
Grado y Nombre
DECISIN:
C.I N
Firma
___________________________________________________________________
Grado y Nombre
Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
C.I N
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administracin.
Firma
Autorizado por:
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Formato BN-005. Solicitud de Desincorporacin y Autorizacin del Destino Final de

Bienes Muebles y Semovientes.
ANEXO B
SOLICITUD DE DESINCORPORACION Y AUTORIZACION DEL DESTINO FINAL DE
BIENES MUEBLES Y SEMOVIENTES.
SOLICITUD N.002
CODIGO: 4.04.05.02.00
FECHA:
________/______/________
GERENCIA O PROGRAMA PRESUPUESTARIO DE VENALCASA. S.A:

___________________________________________________________________________________________________UNIDAD O
DEPENDENCIA ADSCRITA:
_____________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________ DESCRIPCION
DEL BIEN (Igual que en el Inventario)
___________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
NUMERO DE IDENTIFICACION DE INVENTARIO:
VALOR EN INVENTARIO:
___________________________________
_________________________________________________________________________
RESOLUCION DE SEPARACION DEL SERVICIO: (Anexar Copia):
_______ DE FECHA:
______/_____/__________
CONCEPTO DE LA DESINCORPORACION: (Anexo C y Anexar Forma 11-040)

________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
OPINION RAZONADA DE LA DESINCORPORACION Y DESTINO FINAL SOLICITADO SOBRE
EL TIPO DE OPERACIN PROPUESTA:
________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
AVALUO: (Anexar Acta)
_________
__________________________________
TIEMPO PARA LA TRAMITACION: NO ESTABLECIDO.
________________________________
GRADO, APELLIDOS Y NOMBRES
C.I N
OPINION DEL GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS:
_______________________
FIRMA
____________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
__________________________________
________________________________
C.I N
DECISION DEL AUDITOR INTERNO VENALCASA S.A:
_______________________
FIRMA
____________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________
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Carlos Yaez
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________________________________
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_______________________
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FIRMA
Formato BN-006. Informe Tcnico.

INFORME TECNICO
1. Caractersticas del Bien Mueble:

a. Descripcin:
_______________________________________________
__________________________________________________________________________
______________________________________________________
b. Nmero de Identificacin ______________________________________
c. Asignado a: _____________________________________________________
d. Valor en Inventario:
2.
____________________________________________
Situacin:
El Bien que se relaciona en la forma ______________ se encuentra ________________.
3.
Conclusiones:
El bien mueble _____________ fue reportado antes la autoridades competentes para tomar las medidas necesarias, por lo que bien en
cuestin era utilizado en la institucin para dictar cursos y otras actividades institucionales.
4.
Recomendaciones:
Se recomienda muy respetuosamente, iniciar los trmites ante el Departamento de Contabilidad segn los especifica la Contralora General
de la Repblica, para solicitarles la desincorporacin por el concepto ________________ y como destino final el concepto ___________,
como lo establece la Directiva de la CONTRALORIA GENERAL DE REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
__________________________________
ANALISTA DE BIENES NACIONALES.
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Carlos Yaez
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Formato BN-007. Informe Tcnico.

INFORME TCNICO
N:_______
FECHA: ___/____/_____
RESOLUCION
Por disposicin del ciudadano ____________________________________________ y de

conformidad con lo establecido por la CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA, se procede a separar del servicio por el concepto N
_____________, de los bienes Nacionales Muebles que se relacionan en el Anexo
__________________.
________________________________________________________
PRESIDENTE DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA SA
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Formato BN-008. Acta.

ACTA DE ENTREGA Y/O RECEPCION.

En la cuidad de Caracas, Distrito Capital a los ___ das del mes _________ de _________, en la gerencia
ADMINISTRACION, nos constituimos las siguientes personas: ___________________________________ ,
PRESIDENTE DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA SA, ___________________________________,
GERENTE DE ADMINISTRACION y ____________________________________, Custodio de los Bienes
Nacionales Muebles de Venalcasa SA, con el objeto de solicitar ante la Contralora General de Repblica
Bolivariana de Venezuela, la desincorporacin y autorizacin del destino final, de los bienes nacionales muebles
que se relacionan en la forma ____________, por el concepto _____________ y como destino final el concepto
____________________.
Se procede a levantar la presente acta, en virtud de las condiciones de desarme que presentan los bienes
nacionales muebles y posteriormente desincorporarlos del inventario general, una vez recibida la autorizacin
correspondiente.
Se ley y conformes firman:
__________________________
CUSTODIA DE B.N.M
______________________________
GERENTE DE ADM. Y FINANZAS
_______________________________________________________
PRESIDENTE DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA SA
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Formato BN-0014. Registro Adquisicin de Activos.
REGISTRO ADQUISICIN
DE ACTIVOS
FECHA
RIF
PROVEEDOR
DESCRIPCION
N
FACTURA
UNIDAD O
UBICACIN
PARTIDA
PRESUPUESTARIA
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
MONTO
TOTAL
DEL
BIEN
MONTO
TOTAL
FACTURA
MES
TOTAL DEL MES
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GLOSARIO
-AACTUALIZACIN DE SALDO:
Es donde se coloca el saldo de todas las cuentas de las dependencias de la

empresa, con la finalidad de obtener un saldo total que equivalga al monto que posee
Venalcasa. S.A., en activos (muebles e inmuebles).
APERTURA DE CUENTA CONTABLE:
Es el saldo que presenta cada una de las cuentas incluidas en el movimiento de la

cuenta de bienes de la empresa y balance de comprobacin, correspondiente al mes de
Diciembre del ao anterior, se utilizar para registrar en los formatos de adquisicin de bien
del ejercicio siguiente (asiento de apertura de cuentas).
-BBALANCE DE COMPROBACION:
Donde se especifica el saldo actualizado de cada dependencia
que tuvo
movimiento en el mes.
BIENES INMUEBLES:
Representa el valor de los terrenos y edificaciones de carcter fijo (inmovilidad) y

permanente propiedad de Venalcasa, S.A., destinados al servicio de alguna dependencia.
BIENES MUEBLES:
En todos aquellos bienes en uso, de carcter permanente propiedad de Venalcasa,

S.A., destinados al servicio de alguna dependencia y que no estn fijados o incluidos a los
terrenos o edificaciones.
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-CCAPITAL SOCIAL:
Esta cuenta representa el patrimonio de la empresa en bienes muebles e

inmuebles.
COMODATO:
Es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente un activo fijo,
mueble, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie despus de
terminado el uso.
-DDESINCORPORACIONES:
Estos asientos representa el monto de las desincorporaciones de bienes de la

empresa muebles e inmuebles, el mismo se efectuar sobre la base de la informacin
contenida en las planillas de Desincorporacin y documentos anexos.
DEPRECIACIN:
La depreciacin es un reconocimiento racional y sistemtico del costo de los bienes,

distribuido durante su vida til estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la
reposicin de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del
mismo, su distribucin debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad.
DONACION:
Es la accin de dar fondos de un bien material, por voluntad propia.
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Gerente de
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-EEL VALOR DE DESECHO:

Este valor tambin se conoce con los nombres de valor residual, el valor de
salvamento, valor recuperable y valor de rescate. Representa el valor que se estima que
puede obtenerse de la venta de un bien mueble inmueble. En otras palabras puede decirse
que, valor de desecho, es el valor que se estima que va a tener un bien al estar totalmente
depreciables.
-IINCORPORACIONES:
Estos asientos representan el monto de las incorporaciones de bienes de la

empresa muebles e inmuebles, el mismo se efectuar sobre la base de la informacin
contenida en las planillas de incorporacin y documentos anexos.
-RRESPONSABILIDADES:
Esta cuenta contable representa la cantidad de bienes muebles a cargo de los

empleados, en razn de los faltantes de los bienes en las dependencias de la empresa, de
cuyo valor hayan sido responsabilizados en virtud de decisiones tomadas por la Junta
Directiva.
-VVIDA UTIL Y VALOR DE DESECHO:
La vida til y el valor de desecho o de recuperacin de un activo fijo, es necesario

determinarlo antes de poder calcular el gasto de depreciacin para un perodo. Por lo
general, la empresa Venalcasa, S. A., calcular la vida til de acuerdo con la experiencia
previa obtenida con activos similares propiedad de la empresa.
Elaborado por:
Carlos Yaez
Nacionales.
Revisado por:
Lic. Jhonder Rojas
Gerente de
Administracin.
Autorizado por:
Aprobado por:
y Finanzas.

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MANUAL DE NORMAS Y

Direccin de Administracin y Finanzas

Direccin de Administracin y Finanzas

TOMA DEL INVENTARIO FSICO

EN CUANTO A LOS REGISTROS

DE LA EMPRESA VENALCASA, S.A

DE LAS DEPENDENCIAS DE VENALCASA, S.A

DE LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A

DE LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A CONSULTORIA JURIDICA Y AUDITORIA

VIDA UTIL DE LOS ACTIVOS FIJOS

Direccin de Administracin y Finanzas

constituyen un elemento formal de obligatorio cumplimiento, para la ejecucin de las

Direccin de Administracin y Finanzas

desincorporaciones de bienes de la empresa en todas las Gerencias, Agro Tiendas,

Direccin de Administracin y Finanzas

El presente manual ha sido elaborado basado en la informacin suministrada por la

Este Manual pertenece a la Gerencia de Administracin / rea de Bienes, y forma

El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin por la

Direccin de Administracin y Finanzas

Direccin de Administracin y Finanzas

Direccin de Administracin y Finanzas

El registro de Bienes Muebles tiene su fundamento legal en una serie de instrumentos

de efectuarse adquisiciones, incorporaciones,

reasignaciones y desincorporaciones de Bienes Muebles presentados a continuacin:

Direccin de Administracin y Finanzas

Es responsable de la recepcin, codificacin

de los bienes, de igual forma darle ingreso en el sistema de inventario fsico, as

Direccin de Administracin y Finanzas

Direccin de Administracin y Finanzas

conservacin de los bienes nacionales adscritos a las distintas unidades

administrativas y operativas de Venalcasa S.A, a travs de la Unidad de Bienes

se apliquen las disposiciones contenidas en el presente Manual.

entrega y orden de compra que respalde la adquisicin del bien mueble.

funcionario (Director, Gerente, Jefe, Coordinador, Supervisores o Analista),

deber velar por la

custodia y el mantenimiento de los bienes nacionales a su cargo,

tomando las medidas pertinentes para evitar que sufran deterioro.

La informacin necesaria para administrar los bienes muebles ser la siguiente:

Direccin de Administracin y Finanzas

nmero de identificacin que le corresponde, antes de ser entregado a la unidad que lo

facilitar la su identificacin y localizacin.

agrupacin y debidamente identificados.

asegurarse que el precio, calidad y cantidad correspondan con las especificaciones

original al momento de su adquisicin, naturaleza, descripcin, fecha de adquisicin,

seccin de bienes, para que proceda a los trmites utilizando formularios

Direccin de Administracin y Finanzas

13. El inventario fsico de todas y cada una de las dependencias de Venezolana de

departamentos donde se efecten en actas de entregas y/o recepciones de

17. Corresponde a la Gerencia de Administracin Llevar los registros contables relativos a

modificaciones que se originan por causas de reparacin deterioro o prdida.

18. Los diferentes departamentos administrativos debern hacer del conocimiento a la

19. Cada una de las gerencias, departamentos, secciones, plantas debern

Direccin de Administracin y Finanzas

20. El departamento de compras enviar al departamento de contabilidad todos los soportes

21. Auditora Interna, verifica conjuntamente con la Unidad de Compras y Servicios

Direccin de Administracin y Finanzas

TOMA DEL INVENTARIO FISICO

Direccin de Administracin y Finanzas

debern estar registrados y contar con un nmero de inventario.