PLANTEAMIENTODELPROBLEMA
Fallasenlarecepcinyalmacenamientodemedicamentos
Realizadopor:
JulianaGuisaoRuizc.c.1035229610
JohanManuelTamayoBarriosc.c.1152192077
Prcticasrealizadasen:
ClnicaLasVegas
Asesora:
AngelaMurillo
Profesora:
OlgaMolina
ProgramadeQumicaFarmacutica
FacultaddeCienciasFarmacuticasyAlimentarias
UniversidaddeAntioquia
MedellnColombia
2015
Objetivosgenerales:
Identificar falencias en la recepcin y almacenamiento de medicamentos,
proponer planes de accin en pro del mejoramiento de la recepcin y
almacenamientodemedicamentos
Objetivosespecficos:
Realizar una inspeccin en las reas de recepcin y almacenamiento de
medicamentos
Comparar segn los procedimientos documentados en la Clnica Las Vegas
posiblesfallasenlasreasderecepcinyalmacenamiento.
Mejorar la revisin de los medicamentos por parte de los auxiliares desde la
recepcin, ejercer acciones facilitadoras con el fin de mejorar procesos y
procedimientosparaevitardeficienciasensudispensacin
Alcance:
se pretende realizar planes de mejoramiento que intervengan directamente
conlas reas de recepcinyalmacenamientodemedicamentosydispositivosmdicos
que cumplan con los requisitos en la documentacin establecida por la institucin
prestadora de servicios de salud, para que por medio de laaprobacindela Jefe del
servicio farmacutico sean puestos en prctica por el personal encargado del manejo
de estas reas, en donde la labor del practicante de Qumica Farmacutica va a ser
meramenteobservativamasnoparticipativa.
Definiciones:
Medicamento de la calle: se entiende por medicamento de lacalleaquel que
noseencuentraenellistadoinstitucionalytampocoenelPOS
Cuarentena: reas requeridas para almacenamiento de medicamentos y
dispositivos mdicos que estn a la espera de rechazo o aprobacin para su
utilizacin
Listadoinstitucional: Listado demedicamentosconelquecuentalainstitucin
prestadoradeservicios
ListadodemedicamentosdelPOS:medicamentosaprobados porelministerio
3
desalud(PlanObligatoriodeSalud)
.
reas de rechazo:
reas donde se encuentran medicamentos o dispositivos
mdicos que estn en estado de vencimiento o con averasen su recipientede
almacenamiento,paraprximadevolucin
Recepcin: reas marcadas y destinadas para recibir los lotes de
medicamentosydispositivosmdicos
Rotacindemedicamentos:
medicamentosquetienenunaaltadistribucin.
FIFO:
first in, first out primero en entrar, primero en salir se refiere a que los
lotes de medicamentos que son recibidos en primera instancia, deben ser los
primerosendispensarse
Dispositivo mdico: Cualquier instrumento, aparato, artefacto, equipo
biomdico u otro artculosimilar o relacionado, utilizadoslo o encombinacin,
incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informticos que
intervengan en su correcta aplicacin, propuesta por el fabricante para su uso
sobrelossereshumanos
.
Stock de medicamentos:
Cantidad de medicamentos que son necesarios
mantener almacenadosparacompensar la diferenciaentre elflujo del consumo
ylamateriaprima.(Medicamentoy/odispositivomdico)
Buenas Prcticas de Manufactura: Son las normas, procesos y
procedimientos de carcter tcnico, que aseguran la calidad de los insumos
cuya vigilancia es responsabilidad del INVIMA. (Medicamentos, cosmticos,
preparaciones farmacuticas con base en productos naturales, dispositivos
mdicos,reactivosdelaboratorioyalimentos.)
Evento adverso: daono intencionado alpaciente,operadoro medioambiente
comoconsecuenciadelautilizacindeundispositivomdico.
Priorizacin: En una documentacin se establecen normas sobre la adecuada
recepcin y el almacenamiento de los medicamentos, si una institucin no posee
dichas normas, documentaciones o en su defecto no los ejecuten de manera
adecuada,puede haber posibleserroresen loscuales se veaafectadalacalidaddela
institucin y tambin prdidas financierasenlas quesevea perjudicado elnombrede
esta. Con el fin de evitar estos errores, la Clnica LasVegas tieneprocedimientos en
los que se promueve la adecuada recepcin y almacenamiento de medicamentos y
dispositivosmdicos,entre otrosinsumos,perocomoentodainstitucinprestadora de
servicios de salud pasan detalles desapercibidos los cuales pueden afectar el buen
desempeoycalidadinstitucional.
El rol del Practicante de Qumica Farmacutica es identificar deficiencias para as
poder pretender ypromoversolucionesporelpersonalencargadodel almacenamiento
y la dispensacindemedicamentosenlaClnica,quellevenaunamejoracontinuaen
dichas reas, para la optimizacin de procesos que estnal alcance delpersonal, es
decir, que ellos cuenten con el tiempo, la capacitacin y disponibilidad para que
puedanejercerestasactividades.
Justificacin:
Para cualquier entidad prestadora de servicios en salud, es importante considerar
ciertos puntos crticos en pro de la mejora tanto del servicio brindado a los usuarios
como la mejora en un sistema de administracin. Es de considerar que el servicio
farmacutico debe de velar para que todos los servicios que este preste sean de la
mejor calidad, pero claro, es de vital importancia que el servicio interno tenga un
sistemaorganizacionalquefuncioneadecuadamente.
Para el servicio farmacutico de la clnica las vegas es importante que todo funcione
integralmente, partiendo desdela recepcin, almacenamientohasta ladispensacinde
medicamentosy/odispositivosmdicos.
Como ya antes se ha mencionado, y siendo unos de los objetivos de la prctica
acadmica temprana, nosotros como estudiantes del programa de qumica
farmacutica debemos de analizar toda accin que se ejerza en el servicio
farmacutico, para as exponer quizs posibles errores a la hora de actuar en
cualquieradelasfuncionesendicharea.
Comoserelatanteriormente,detectamos un error visible en estarea, dichoerrores
el vencimiento de medicamentos, lo que lleva a que la clnica las vegas desperdicie
dinero mestras mes, debido a unsistemapermeable quepermiteoqueamplamsla
brechaparaquesigaocurriendoestetipodeprdidas.
Pregunta de investigacin:
sabiendoque existeunlistadoinstitucionalenelcul
se plasman los medicamentos y dispositivos mdicos basados en estudios
etiolgicos por la clnica las vegas, por qu ocurre el fenmeno de
medicamentosvencidos?
Sabiendoque existe unalistainstitucionalestablecidaporlaentidad,elcualdeberser
actualizado integralmente una vez cada dos aos, atendiendo a cambios en el perfil
epidemiolgico y carga de la enfermedad de la poblacin, disponibilidadde recursos,
equilibrio y medicamentos extraordinarios no explcitos, este listado contiene
medicamentos aprobados por el plan obligatorio de salud (POS), adems de insumos
mdicosrequeridossegnelniveldecomplejidadestablecidoenlaclnica.
Por medio de este las Entidades Promotoras de Salud debern garantizar a los
afiliados al SGSSS el acceso efectivo a las tecnologas en salud incluidas en el acto
administrativo, a travs de su red de prestadores de servicios de salud. adems de
esto,las EPS debernidentificar losriesgos ensaluddesupoblacindeafiliadospara
que de conformidad con la estrategia de Atencin Primaria en Salud APS, puedan
estableceracciones eficientesyefectivasde promocin de la saludyprevencin dela
enfermedad. Para tal fin, las EPS podrn usar la informacin generada durante la
adscripcin aunaIPS de acuerdoconloestablecidoenelartculo11delpresenteacto
administrativo, as como estrategias de tamizaje con las tecnologas de diagnstico
cubiertas en el POS o encuestas especficas por tipo de riesgo y uso de bases de
datos,atendiendolanormatividadvigenterelacionadaconelusodedatospersonales.
En el ejercicio de la prctica, nos encontramos con varios motivos por los cuales los
medicamentos en la clnica las vegas tienden a vencerse generando prdidas
mayoritariamente econmicas para la institucin, unodeesos motivos loencontramos
en un servicio que tienen los mdicos llamado los medicamentos dela calle, lo que
nosgeneraunapregunta:
Por quhay pocarotacinenlosmedicamentos,enespeciallosmedicamentos
delacallequesonlosquetiendenmsavencerse?
Con el fin de optimizar procesos y procedimientos, se validan y se establecen
metodologas de trabajo en pro de generar un desempeo integrado en donde se
mitigueen un gran porcentajeelerrorala horaderecepcionar,almacenary/ dispensar
medicamentos,peroencontramosfallasquegeneranciertasinquietudestalescomo:
porqu existiendo unPOEinstitucionalenelquesedescribebrevementecmo
deben ser los procesos relacionados conmedicamentosydispositivosmdicos,
siguenhabiendofallasenelalmacenamientoyladispensacindeestos?
Enmuchasocasioneshay medicamentos que se compran y soloseutilizan unaodos
unidades del comprimido, generando as,la prdidade lasdemstabletas,puescomo
son medicamentos que no estn en la lista institucional adems que no tienen una
adecuada rotacin, se quedan all hasta caducar, este fenmeno nos genera otra
pregunta:
porqu nose ha lanzadohasta ahora una iniciativadeproyecto paraque haya
unamejorrotacinconrespectoalosmedicamentosdelacalle?
POSIBLESSOLUCIONES:
Existen varias posibles soluciones pero muchas de estas se abarcarn en dos
principales.
En primer lugar y siendo el ms posible, es lograr que se pueda rotar el listado
institucional y los medicamentos de la calle que no estn includos o estn por
incluirsepormediodelformatodelquesehablaenlosdiariosdecampo,estosepuede
lograr mediante convenios conotras clnicas u hospitales de lamismacomplejidad de
la Clnica Las Vegas, lo cual sera de gran ayuda, disminuira la probabilidad de
vencimiento de losmedicamentosincluidos onoen ellistado y graciasaestotambin
disminuira las prdidas econmicas que tiene la institucin, esto seradegranayuda
no solo en la parte econmica/administrativa, sino que tambin sera un logro en el
serviciofarmacutico.
Ensegundo lugarymscomplejo, seracerrarel listadoinstitucional,estoquieredecir
que se utilicen los medicamentos y/o dispositivos mdicos que solo se encuentren
incluidos en este,conelfindedisminuirestaproblemtica,esmuycomplicadocomolo
mencionamos anteriormente por lo que esto implicara un cambio radical tanto en el
personal mdico que es el que se encarga de las prescripciones como en los
usuarios/pacientes de laClnica, porquepuede que muchos deestos piensen queese
medicamento o dispositivo mdico es el que va a ayudar a mejorar o curar la
enfermedad, tambin sera complicado porque elpersonalfarmacutico tiene muchas
funciones en la Clnica y tendra que sacar tiempo para saber cules sern los
medicamentos y dispositivosque se incluirn enel listado y decir elporqu ese es el
quesedeberautilizarynootro.
Estas posibles soluciones ya estn contempladas por el servicio farmacutico, pero
quiz con lo que ms se ha luchado, es con laobstinacinde los profesionales dela
salud, para aplicar el posible cierre del listado institucional, ya que muchos de estos
son socios de la clnica yhacen de lalabor un pocomsdesgastadora pero adems
deesteproblema,secuentaconquenohaydisponibilidaddetiempo,porlotantose ve
un proyecto a largo plazo, en donde adems del servicio farmacutico se vera
beneficiadoelreaadministrativadelaclnicalasvegas.
DIAGNSTICOINSTITUCIONAL:
Origene Historia:en1989unproyectodeclnicaselogrconsolidaryel25de agosto
de1992 La Clnica LasVegas se convirtienuna realidad.En laactualidadsecuenta
con instalaciones completamente dotadas y acogedoras, con un personal mdico,
asistencialyadministrativo confiable,experto y humano.LaClnicaLasVegasenpoco
cumple 22 aos de trayectoria que reafirman su compromiso con la medicina y la
ciencia.
Esta es una clnica prestadora de salud privada moderna dealtonivelde complejidad
enla que hoyendatrabajacuidandoel medioambiente y cumpliendorequisitospara
mejorarlosresultadosbrindandoexcelentecalidaddevidaalpacienteyalvisitante.
Visin:
en el ao 2015 la clnica las vegas ser reconocida nacional e
internacionalmente como una institucin de servicios de alta complejidad, estndares
superiores de calidad competitiva,segura y socialmenteresponsable. adems,el rea
deservicio farmacuticocontar consupropia central de mezclas,paraasellogro de
unntegroserviciofarmacutico.
Misin: entregamos servicio de salud de 3 y 4 nivel de complejidad enfocados en
trauma, enfermedades infecciosas y cardiovasculares, comprometidoscon laatencin
segurayhumana,cercadelpacienteysufamilia.
PolticadeCalidad:
la polticadecalidad de laClnica Las Vegasesprestarservicios
desalud dealtacomplejidadenformaintegral,eficiente,rentable y conresponsabilidad
socialatravs de unequipohumanizadoycompetente,capazdebrindaratravsdela
gestinde losprocesosuna atencin efectiva y segura, que genere satisfaccina sus
clientes y partes interesadas, disponiendo de una infraestructura y tecnologa
competitiva y cumpliendo con las disposiciones del Sistema de Seguridad Social en
Salud, que permiten el reconocimiento, el posicionamiento y la competitividad a nivel
nacionaleinternacional,buscandosiempreelmejoramientocontinuo.
Serviciosquepresta:
consultaexterna
hospitalizacin(faseiyiiipiso2,3y4)
ciruga(faseipiso5)
urgenciasyurgenciasodontolgicas(faseiii)
infectologa(piso3)
unidaddecuidados(uciuce)(faseipiso6)
serviciofarmacutico(faseistano)
laboratorioclnico(faseipisom)
imagenologa(faseiiipisom)
otros:hemodinamia(pisomfaseiii)
Adems cuenta con programas de atencin en salud en los que se atiende
prioritariamenteniosdeescasosrecursosyadultosmayoresdeedad.
Cobertura: Clnica las Vegas cuenta con una cobertura en la que abarca no solo
entidades prestadoras de salud (Nueva EPS, SURA, Coomeva), sino tambin con
aseguradorascomoSuramericanayAlianza
Personalclnico:
qumicosfarmacuticos:2
regentesdefarmacia:9
auxiliaresdefarmacia:20
auxiliaresdeenfermera:91
jefesdeenfermera:18
Comits:
c. ampliado de seguridad delpaciente: elcualplanificalas medidas a seguir
para todos loscomitsparaqueestoscumplanconlasfuncionesindicadasyas
garantizarunaaltacalidadensaludasuspacientes.
c. de farmacovigilancia: detecta y evala las reacciones adversas a los
medicamentos y todo evento adverso que afecte con la calidad en salud del
pacientesegneldecreto2200del2005pormediodelafarmacovigilancia.
c. de tecnovigilancia: informa sobre los incidentes y eventos adversos
especficamente relacionados con reacciones adversas que tengan quevercon
losdispositivosmdicossegnloestablecidoenlaresolucin4816del2008.
c. de reactivovigilancia: identifica y cualifica los efectos indeseados
ocasionados por defectos en los reactivos de diagnstico in vitro segn la
resolucindel2013038979.
c de hemovigilancia:
visualiza problemas que tengan relacin a los
componentessanguneos,talescomoreaccionesalrgicas
c. de gagas: se encarga de la poltica ambiental institucional regida por el
manual institucional PGIRHS este se encarga de Cumplir requerimientos
exigidos porla ley, establecer programas de educacin ambiental, prevencin y
mxima disminucin delimpactoambiental evaluando ladisposicinfinal delos
residuos.
c. de ortopedia: analiza todos los eventos relacionados con ortopedia en los
pacientesdelainstitucin
c. de compras: analiza las solicitudes o compras de las solicitudes que se
realicendesdelosservicios.
c.deinfecciones:
analizalosfocosdeinfeccindelaClnica
c. de historiasclnicas:determinar problemasquese presentanen elhistorial
clnicoeimplementaplanesdeaccinqueimpactenyminimicenfallas
c.cove:
analizayregistratodotipodeeventoscentinela(muertes)
Estudios epidemiolgicos:
hasta ahora Clnica Las Vegas no cuenta con estos
estudios, pero cuenta con una central de investigaciones en la que apenas se estn
documentandolosprocesos
SERVICIOFARMACUTICO:
Secuentaconreascomo:
readerecepcindemedicamentos,dispositivosmdicosyotrosinsumos
readealmacenamientodemedicamentosydispositivosmdicos
readecuarentenaparamedicamentos
rea especial para medicamentos que requieran especial temperatura de
cadenaenfrio
readedispensacindemedicamentosydispositivosmdicos
readeadministracin
rea de puestos de trabajo de administrativos: del coordinador de compras y
regentedefarmaciaentreotros
reademedicamentosdecontrolespecial
Los servicios que presta este servicio farmacutico son todos losrelacionados con la
dispensacin de insumos mdicos requeridos por algn rea de la clnicaocuando el
mdico lo prescribe, para estose realizauna prescripcinen laplataforma basadaen
el Software institucional Servinte en el que se apoya la gestin hospitalaria y
administrativa. se considera como insumo mdico todo aquel dispositivo mdico,
medicamentoomaterialdeosteosntesiseinjertosutilizadosparatalproceso
Rol del Qumico Farmacutico:
por lo que Clnica las Vegas tiene 2 Qumicas
Farmacuticas, cada una tiene funciones que son de vital importancia tanto en los
comits como en el readelserviciofarmacutico.LaJefedelserviciofarmacuticose
encarga de liderar los comits de farmacovigilancia y tecnovigilancia, adems de los
factoresdecoagulacin,la seleccinde adquisicinde medicamentos de control y las
rondas de seguridad y la Qumica clnica est encargada de liderar el comit de
reactivovigilanciaaparte de realizar lasnegociacionesconlasentidadespromotorasde
saludyreportesdelreamdica
DIARIOSDECAMPO:
Entotalfueron ocho(8)visitasalaclnicalasvegas,endondesedioaconocerdeuna
manera ms amplia el papel queejerce el quimico farmaceuticodentro deunservicio
de salud, adems de la importancia que este tiene, y la necesidad que tiene cada
institucinprestadoradeserviciosdecontarconlaasesoradelquimicofarmaceutico.
Parala finalizacin delobjetivodeprctica,unadenuestrasprimerasvisitasalservicio
farmacutico de la clnica las vegas, fue documentarnos legislativamente y
normativamenteen elserviciofarmacuticogeneralademsdelasnormativasqueeste
maneja internamente, losprocedimientosmetodologas,conlafinalidaddeladeteccin
deposiblesfallasenelserviciofarmacuticocomparndoloconlodescritoenlanorma.
Luego se procedi a la identificacin de un posible problema dentro del servicio
farmacutico, en donde adems de todos los procedimientos quedeben de cumpliry
todos las metodologasque debendeseguir,tuvimosuna visita guiada por unauxiliar
farmaceutico, en donde tambin vimos presencialmente como dispensan, como
reciben,ylasposiblesfallasqueestetiene.
Por medio de la asesora de prcticas, la Qumica Farmacutica ngela Murillo, nos
enseo un poco de los comits representados en la clnica las vegas, en donde
adems de funciones administrativas, tambin se decide la inclusin de nuevos
medicamentos y/o dispositivos mdicos, laampliacin dela listainstitucional con elfin
delaoptimizacindelserviciofarmacuticoengeneral.
Enunadelas visitashechasalainstitucinhabamoshechounrecorridoendondenos
mostraron las diferentes instalaciones desde afuera de estas, pero luego nos
introdujeron en casiuna de lasltimas prcticas,alas salasde cirugaylasurgencias
mdicas(UCIyUCE),endondeademsvimoslospuestos delserviciofarmacutico,la
importancia de este en ese lugar, y el nivel de complejidad en todos sus rasgos, en
trminos generalesfueunaprcticaenriquecedora, puesnosolonosquedamosconel
servicio farmacuticos, sino que nos introdujimos a todo lo que tiene que ver con el
cuidado de pacientes pre y postoperatorio, adems del serviciode esterilizacin, que
no era el objetivo de estaprctica, pero como estudiantes aprendices nos llendeun
conocimientoyexperienciaenriquecedora.
Parael logrodel objetivo trazadoen estaprcticaacadmica,creemos y somos unos
convencidos al decir que dicha prcticaca es crucial y de vital importancia para el
quehacer de nosotros como prontos profesionalesen elreadela salud,yaque esta
nos muestra de una manera ms amplia y real elpapel deunprofesionaldequmica
farmacutica, la importancia que este tiene, los roles que ocupa, y la direccionalidad
quesedebedeteneralahoradeejerceruncargodentrodeunserviciofarmacutico.
Bibliografa:
1. pgina del ministerio de salud de colombia,visto el15/01/2015 hora: 03:59pmlink:
http://www.minsalud.gov.co/salud/POS/mi
plan/Paginas/Mi
Plan.aspx
2. seleccionar medicamentos, dispositivos mdicos y equipos biomdicos fuera del
listadoinstitucional,edicin4,2014.
3.Resolucin5521de2013,legislacincolombiana.
