Manual

INTRODUCCION
El Programa de Contabilidad, tiene como objetivo principal

reemplazar el proceso manual de los registros contables y la
tenedura de libros por un proceso sistematizado, mediante el cual
se asientan y se procesan los movimientos contables permitiendo de
una forma rpida y oportuna conocer los estados financieros de la
empresa, balances, libros auxiliares e informes tributarios.
Caractersticas del Equipo.
El programa est diseado para trabajar en un computador IBM o
compatible, que posea un disco duro, 640 K de memoria RAM, monitor
monocromtico o a color. Una impresora que tenga mnimo 132
columnas.
Capacidad
El programa de Contabilidad puede manejar cualquier nmero de
cuentas, Nits y de registros de Movimiento contable. El nmero
mximo de registros que pueda tener una contabilidad la da el
espacio disponible en el Disco Duro.
Caractersticas del Programa
- La estructura del Balance y del cdigo contable, la define el
usuario, cada contabilidad puede tener estructuras diferentes o
manejar la estructura del PUC
- El cdigo de las cuentas puede tener hasta 14 dgitos y once
niveles de subcuentas.
- Produce todos los libros oficiales exigidos por la Cmara de
Comercio.
- Permite crear cuentas y Nits, a medida que se est digitando el
movimiento contable.
- Imprime los certificados de retencin en la fuente.
- Calcula los ajustes por Inflacin.
Manual de Contabilidad
Pgina 1
- Los informes se pueden ver por pantalla o por impresora.

- Imprime los certificados de Salarios
Informes que produce el programa

- Catlogo de Cuentas (Alfabtico o por cdigo)
- Balance de Prueba (A diferentes niveles)
- Mayor y Balances
- Comprobante de Diario
- Auxiliares de Contabilidad
- Libro de Movimiento
- Extracto de Cuentas (Por Cdigo o por Nit)
- Catlogo de Terceros (Ordenado por Nit o alfabtico)
- Reporte de Acumulados de los terceros por concepto
- Certificados de retencin en la fuente
- Anexos de contabilidad
- Informe de Retencin en la fuente
- Libro Inventario y Balances
Catlogo de Cuentas
Permite imprimir las cuentas que conforman la contabilidad con sus
datos bsicos.
Se puede imprimir cada vez que el usuario lo solicite.
Se debe imprimir cuando haya creacin o retiro de cuentas.
Opciones
- Se puede imprimir todo el plan de cuentas, o en forma parcial
dando el cdigo inicial y el cdigo final de las cuentas.
- Se puede imprimir por orden de cdigo (Opcin 1) o por orden
alfabtico (Opcin 2)
- Si se elige la opcin de imprimir los saldos de las cuentas, se
imprimen los saldos
que posea cada cuenta en dos columnas
(Saldo dbito, Saldo crdito). Es necesario hacer la actualiza-
Pgina 2
cin de saldos antes de imprimir este reporte con saldos.
Campos que tiene el informe

-------------- ---- ------------- ------------------------------ ---- ------- ---- ---- ---C d i g o
CAV
N I T
Nombre de la cuenta
Afec Terc
Base Cerr Clas Tipo Nivel

-------------- ---- ------------- ------------------------------ ---- ------- ---- ---- ---1
DB
110505
NO
NO
110510
NO
NO
DISPONIBLE
NO
CAJA
NO
1105
DB
NO
11
DB
ACTIVO
DB
CAJA GENERAL
SI
NO
CAJA MENOR
SI
NO
DB
1110
BANCOS
DB
111005
DB
CUENTAS DE AHORRO
NO
BANCOS
NO
CORPORACIONES DE AHORRO Y VIVI
NO
112010
DB
NO
112005
DB
MONEDA NACIONAL
4
1120
DB
NO
Pgina 3
- Cdigo de la cuenta
- Nit de la Cuenta
- CAV (Cdigo alfabtico de Verificacin)
- Nombre de la cuenta
- Afectable
(NO: Cuando es una cuenta mayor o subcuenta

SI: Cuando es una cuenta auxiliar)
- Terceros (SI: Se pide en nit cuando se entra movimiento

NO: No requiere NIT)
- Base
(SI: Cuando es una cuenta de Retencin

NO: No es una cuenta de retencin)
- Cerrar
(SI: Al final del ao todos los acumulados de

la cuenta se llevan a cero.
NO: los acumulados no se cancelan
DB: Cuenta tipo dbito
- Tipo
CR: Cuenta tipo crdito

- Saldo Dbito
- Saldo Crdito
Cuando el reporte de solicita por pantalla (Opcin 2), no se
muestra toda la informacin.
Si se desea ver todo el informe como se muestra en papel, elija
la opcin de imprimir en archivo, espere hasta que se genere el
reporte y valo movindose con las flechas del cursor.
Balance de Prueba
Imprime las cuentas con el saldo anterior, el movimiento dbito
y crdito y el saldo actual.
Opciones
Se puede imprimir al nivel que se desee, informando el
-
nivel inicial (1) hasta el ltimo nivel (11)

Se puede suprimir las cuentas que no poseen saldos,
contestando N a las pregunta : Cuentas que estn en cero.
Pgina 4
El informe se puede imprimir a seis columnas (opcin 1),

con la siguiente informacin:
------------------------------ --------------- --------------- --------------- --------------- --------------- ---------------Nombre de la Cuenta

S. Anterior DB S. Anterior CR
Movim. Debito Movim. Credito S. Actual DB
S. Actual CR
1105
------------------------------ --------------- --------------- --------------- --------------- --------------- ---------------CAJA

0.00
0.00
0.00
0.00
1110
1120
BANCOS
CUENTAS DE AHORRO
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1305
1325
CLIENTES
CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1355
1435
ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB.

MCIAS NO FABR. POR LA EMPRESA
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1524
1592
EQUIPO DE OFICINA
DEPRECIACION ACUMULADA
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
2205
2305
NACIONALES
CUENTAS COMERCIALES
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
2408
3105
IMPTO SOBRE LAS VTAS POR PAGAR

CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
3305
3405
RESERVAS OBLIGATORIAS
AJUSTES POR INFLACION
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
4135
4150
COMERCIO POR MAYOR Y POR MENOR

ACTIVIDAD FINANCIERA
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
4705
51
AJUSTES CORRECION MONETARIA

OPERACIONALES DE ADMON
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
52
53
OPERACIONALES DE VENTAS
NO OPERACIONALES
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
54
6205
IMPUESTOS DE RENTA Y COMPLEMEN

DE MERCANCIAS
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
6225
DEVOLS. Y DCTOS EN COMPRAS

T O T A L E S
0.00
0.00
0.00
0.00
----------------------------------------------------------------------------------------------0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
===============================================================================================
Tambin se puede imprimir a cuatro columnas (Opcin 2) con la

siguiente informacin:
-------------- ------------------------------ -------------------- ----------------- ----------------- -------------------C d i g o
Nombre de la Cuenta
Saldo Anterior
Movimien. Dbito Movimien Crdito
Saldo Actual
-------------- ---------------------- -------- -------------------- ----------------- ----------------- -------------------1105
1110
CAJA
BANCOS
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1120
1524
CUENTAS DE AHORRO
EQUIPO DE OFICINA
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1528
1592
EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUN

DEPRECIACION ACUMULADA
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
2205
NACIONALES
0.00
0.00
0.00
0.00
Pgina 5
2305
2365
CUENTAS COMERCIALES
RETENCION EN LA FUENTE
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
2404
2408
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
IMPTO SOBRE LAS VTAS POR PAGAR
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
2510
3105
CESANTIAS CONSOLIDADAS
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
3305
3405
RESERVAS OBLIGATORIAS
AJUSTES POR INFLACION
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
3605
4135
UTILIDAD DEL EJERCICIO

COMERCIO POR MAYOR Y POR MENOR
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
4150
4175
ACTIVIDAD FINANCIERA
DEVOLUCIONES Y DCTOS EN VENTAS
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
4295
4705
DIVERSOS
AJUSTES CORRECION MONETARIA
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
51
52
OPERACIONALES DE ADMON
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
53
54
NO OPERACIONALES
IMPUESTOS DE RENTA Y COMPLEMEN
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
59
6205
GANANCIAS Y PERDIDAS
DE MERCANCIAS
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
6225
DEVOLS. Y DCTOS EN COMPRAS

D E B I T O S
C R E D I T O S
0.00
0.00
0.00
0.00
Saldo Anterior
----------------- ----------------0.00
0.00
Movimiento Mes
Saldo Actual
0.00
0.00
0.00
0.00
Saldo Anterior (DB : dbito,

Saldo Actual (DB : dbito,
CR: crdito)
CR: crdito)
Antes de elaborar este reporte es necesario elegir la opcin de

actualizar saldos, para que los valores de las cuentas principales
y subcuentas queden actualizadas.
Para imprimir
el Balance de Prueba con todas las cuentas y
subcuentas, se le puede decir que imprima desde el nivel=1 hasta el

nivel=11.
Para imprimir un Mayor y Balances, se le dice desde el nivel=3
hasta el nivel=3 (con el PUC donde las cuentas mayores son de
nivel=3) y cambiar el nombre del reporte por "Mayor y Balances".
Pgina 6
Cuando se imprime el balance de prueba a cualquier nivel, al final

se suman los dbitos y los crditos. Si por algn motivo no dan
sumas iguales, revise en su contabilidad los saldos iniciales o si
hubo una interrupcin de la energa en el momento de procesar el
movimiento.
Si el balance de prueba se imprime parcialmente, el mensaje "Saldos
no cuadraron" siempre se mostrar por pantalla.
Cuando el reporte de solicita por pantalla (Opcin 2), no se
muestra toda la informacin.
Si se desea ver todo el informe como se muestra en papel, elija la
opcin de imprimir en archivo, espere hasta que se genere el
reporte y valo movindose con las flechas del cursor.
Comprobante Diario
Permite imprimir de una forma detallada o resumida los movimientos
registrados durante el perodo contable. Es decir se elabora el
informe en base a los movimientos registrados en el mes.
Opciones
- Se puede imprimir por nmero de comprobante interno. (Asignado
por el programa cada vez que se procesa movimiento)
- Se puede elegir la forma de impresin de 4 formas:
a. Por nmero de Comprobante. Se elabora un resumen de los

movimientos dbitos y crditos de las cuentas mayores por cada
nmero de comprobante interno.
Pgina 7
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Cdigo

Nombre de la Cuenta
Dbitos
Crditos
---------- ------------------------------ ----------------- -----------------
100
Comprobante : 001
CAJA
200
400
CUENTAS POR PAGAR

INGRESOS
50
GASTOS GENERALES
T O T A L E S
2,025,126.00
313,000.00
300,000.00
0.00
557,508.00
2,025,126.00
570,508.00
0.00
================= =================
2,895,634.00
2,895,634.00
0.00
13,167.00
13,167.00
0.00
Comprobante : 002
200
50
CUENTAS POR PAGAR

GASTOS GENERALES
T O T A L E S
================= =================
13,167.00
13,167.00
b. Por tipo de comprobante. Se elabora un resumen de los movimientos

dbitos y crditos de las cuentas mayores por cada tipo de comprobante que
se haya definido en el programa.
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Cdigo
Nombre de la Cuenta
Dbitos
Crditos
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Comprobante : 001 INGRESOS
1115
1310
CAJA
CUENTAS POR PAGAR
4105
5110
INGRESOS
GASTOS GENERALES
T O T A L E S
2,025,126.00
300,000.00
313,000.00
557,508.00
0.00
570,508.00
2,025,126.00
0.00
================= =================
2,895,634.00
2,895,634.00
Comprobante : 002 EGRESOS

2205
CUENTAS POR PAGAR
5110
GASTOS GENERALES
T O T A L E S
0.00
13,167.00
13,167.00
0.00
================= =================
13,167.00
13,167.00
Pgina 8
c. Por cuenta. Se elabora un resumen de los movimientos dbitos y crditos

de las cuentas mayores de todos los movimientos que estn procesados.
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Cdigo
Nombre de la Cuenta
Dbitos
Crditos
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------1105
2110
CAJA
CUENTAS POR PAGAR
4110
5105
INGRESOS
GASTOS GENERALES
T O T A L E S
2,025,126.00
300,000.00
313,000.00
557,508.00
0.00
570,508.00
2,025,126.00
0.00
================= =================
2,895,634.00
2,895,634.00
d. Detallado. Imprime todos los movimientos ordenados por cuentas mayores

con el cdigo de la cuenta, el documento y nmero, nombre de la cuenta,
el valor del asiento. Al final se elabora un resumen del movimiento con
las cuentas mayores.
Libros Auxiliares
Permite imprimir todos los asientos contables realizados durante el
perodo, el saldo anterior y el saldo actual de las cuentas que son
afectables.
Opciones
-
Se puede imprimir el rango de cuentas deseado, dando el cdigo inicial

y el cdigo final.
Se puede imprimir las cuentas que no han tenido movimiento durante el

perodo, contestando S a la pregunta "Desea las cuentas que no tienen
movimiento S/N".
Si desea que cada cuenta imprima el movimiento en hojas independientes, se contesta 'S' a la pregunta "cada cuenta en pgina independiente S/N".
Campos que tiene el informe:

----------------------------------------------------------------------------- -------------- -------------Documento
Nombre
Fecha
Dbitos
Detalle y/o Beneficiario

Crditos
------------NIT/Cheque
Pgina 9
--- ------ -------- -------------------------------------------------------------- -------------- --------------
-------------
Impresin del movimiento

Este informe permite imprimir los movimientos, con toda la
informacin que se digit en la captura y que ya se procesaron.
Este reporte se puede sacar por impresora o en archivo.
El informe se puede imprimir de forma parcial, dando el nmero del
registro inicial y el del final.
Adems se puede elegir el tipo de comprobante o de documento que se
desea imprimir o dejar en blanco para todos los movimientos
Se puede ordenar por :
Registro: Se imprime en el mismo orden que se entro la informacin
inicialmente.
Documento : Se imprime ordenando por tipo de documento y por
nmero.
Totalizado : Se imprime por orden de documento, y en cada nmero se
imprime el valor dbito y crdito.
Se puede Imprimir :
Resumido : Se imprime el documento, la cuenta y el valor
Detallado : Se imprime toda la informacin del Movimiento
---- --- ------ -------- ------------ ----------------------------------------- --------------- --------------Reg.
Documento
Beneficiario
Fecha
Dbitos
C o d i g o Nombre de la Cuenta
Crditos
------------Nit/Cheque
---- --- ------ -------- ------------ ----------------------------------------- --------------- ---------------
-------------
Los campos que constituyen el reporte son:

Registro : Nmero del registro del base de datos
Documento
Pgina 10
Fecha
Cdigo y nombre de la cuenta
Nit .
Valor del movimiento
Al final del reporte se elabora un resumen de los movimientos con
las cuentas mayores.
Extracto de Cuenta
Permite consultar el movimiento de una cuenta, dando el cdigo. El
extracto se puede ver por pantalla, por impresora o por archivo. El
ltimo nmero que aparece en el informe es el nmero del registro
donde est ubicado el movimiento, este nmero se emplea cuando se
desea modificar el registro sin necesidad de buscarlo.
Campos del reporte:
--- ------ -------- ------------------------------------ -------------------------- -------------- -------------Documento
Nombre
Fecha
Dbitos

Crditos
--- ------ -------- ------------------------------ -------------------------------- -------------- --------------
-------------
Reporte de Acumulados
Este informe permite imprimir los valores acumulados por nit para
las cuentas que requieren terceros.
Opciones
- Se puede imprimir por rango de cdigo, dando el cdigo inicial
y el final.
- Cuando el reporte se elabora ordenado por cdigo (opcin 1), se
imprimen todos los terceros de la cuenta.
- Cuando el reporte de elabora ordenado por nit (Opcin 2), se
imprimen por cada nit, las cuentas donde tienen acumulados.
Campos del Reporte
Pgina 11
------------- ----------------------- ------- ----------------- --------------------------------Cdigo/NIT

Saldo Actual
Concepto/Beneficiario
Saldo Anterior
Movimiento
------------- ----------------------- ------- ----------------- ---------------------------------
Catlogo de Terceros
Permite imprimir la informacin bsica de todos los terceros (Nits)
creados.
Opciones
El reporte puede ser ordenado por Nit (opcin 1) o por orden
alfabtico (opcin 2)
Campos del reporte
-----------N I T
------------
-----------------------------N o m b r e
------------------------------
--------------Ciudad
---------------
Pgina 12
OPCIONES DEL PROGRAMA

6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes : 8 Ao : 88
5
OPCIONES DE CONTABILIDAD
K)))))))))))))))))))))))))))))))))))))0)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))M
* 16. Crear Tipos de Documentos.
5 1. Crear, Modificar Cuentas.
5 2. Eliminar Cuentas.
* 17. Crear Tipos de Comprobantes.
5 3. Reporte del Plan de Cuentas.
* 18. Reporte de Acumulados.
5 4. Reporte del Balance de Prueba.
* 19. Catlogo de Terceros.
5 5. Actualizacin de Cuentas Mayores * 20. Modificar, Eliminar Terceros.
5 6. Reporte del Libro Diario.
* 21. Modificar Saldos de Terceros.
5 7. Reporte de los Auxiliares.
* 22. Clasificar Cuentas
5 8. Extracto de Terceros
* 23. Certificados de Retencion
* 24. Nmero de Registros
5 9. Adicin de Movimiento.
5 10. Reporte de Movimiento.
* 25. Anexos
5 11. Extracto de Cuenta.
* 26. Traslado de Saldos
5 12. Generar Reportes
* 27. Procesar de Nuevo el Movimiento.
5 13. Impresin de Reportes
* 28. Cierre de Mes.
5 14. Numerar Hojas Registradas
* 29. Manejador de Archivos.
5 15. Ajustes por inflacin
* 30. Abandonar
5
* 35. Otros Informes
K)))))))))))))))))))))))))))))))))))))2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))M
5
5
Opcin Elegida
0
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
1. Crear, Modificar Cuentas

La base mas importante para poder manejar la contabilidad por
computador el plan de cuentas.
El plan de cuentas, es el conjunto de cuentas que maneja una
contabilidad y se deben codificar para que el sistema las pueda
manejar, identificar y controlar los procesos relacionados con la
contabilidad. Por lo tanto, cada vez que se haga referencia a una
cuenta, se identificar por su cdigo.
A continuacin, definiremos algunos trminos que se emplean durante
el proceso de la contabilidad.
- Catlogo de cuentas . Es una lista de todas las cuentas de la
contabilidad. El catlogo incluye para cada cuenta el cdigo y el
nombre.
- Cdigo. Es un conjunto de dgitos que permiten identificar una
cuenta.
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5
5
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5
5
5
5
5
- Nivel. Para explicar este trmino, veamos el siguiente ejemplo:

Codigo
Nombre de la Cuenta
1
Activo
11
Disponible
1105
Caja
110505
Caja General
110510
Cajas Menores
1110
Bancos
111005
Moneda Nacional
111005001
Banco de Colombia
2
Pasivo
21
Obligaciones Financieras
2105
Bancos Nacionales
210505
Sobregiros
Nivel
1
2
3
4
4
3
4
5
1
2
3
4
- Rango. Es un conjunto de cuentas consecutivas

Estructura del cdigo
La estructura del cdigo es definida por el PLAN UNICO DE CUENTAS
reglamentado por el gobierno Decreto 2650 de Diciembre 29 de 1993
Nivel
1
Digitos 1
Codigo
1
11
1105
110505
110510
1110
111005
111005001
111005002
2
21
2105
2
1
3
2
4
2
5
3
x x xx xx xxx
Cuenta
Activo
Disponible
Caja
Caja General
Cajas Menores
Bancos
Moneda Nacional
Banco A
Banco B
Pasivo
Obligaciones Financieras
Bancos Nacionales
Nivel
1
2
3
4
4
3
4
5
5
1
2
3
No puede dejar niveles sin crear, Ejemplo

110 Bancos
110001001 Banco A
Falta la cuenta 110001. Por lo tanto, al tratar de crear la cuenta
Pgina 14
110001001, se mandar un mensaje "Nivel anterior no existe"

Cuando se esta creando las cuentas, cada cuenta mayor debe tener
por lo menos una subcuenta, es decir, ninguna cuenta mayor puede
ser afectable.
El nivel ms bajo, a travs del cual se introducen los valores de
las transacciones corresponde a las cuentas auxiliares o cuentas de
ltimo nivel (Cuentas de detalle), es decir son cuentas afectables.
Las cuentas que tienen subdivisiones, se denominan subcuentas y no
son afectables, por estar conformadas por otras cuentas.
Es importante destacar que entre ms niveles de control defina,
mayor anlisis se podr efectuar sobre la informacin contable de
la empresa, pero a su vez requiere de mayor digitacin en los
procesos de captura.
Nota: Usted puede definir el cdigo contable de acuerdo a sus
necesidades. Sin embargo una vez definido, se debe respetar la
cantidad de dgitos por nivel y ser siempre consistentes usando la
misma cantidad de dgitos para las cuentas del mismo nivel.
La estructura del PUC y que trae el programa es:
Clase : El primer Digito
Nivel 1
Grupo : Los dos primeros dgitos
Nivel 2
Cuenta: Los cuatro primeros dgitos
Nivel 3
Subcuenta: Los seis primeros digitos Nivel 4
Auxiliar : del sptimo dgito en adelante Nivel 5-6-7
La estructura cuando se va a crear una contabilidad con el PUC es:
Nivel
1
Digitos 1
2 3 4 5 6 7
1 2 2 2 2 2
x x xx xx xx xx xx
Cuentas del mayor = 3
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6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes :
5
Creacin / Modificacin Datos de las cuentas
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5Cdigo
230001
(Esc Terminar)
Modificando Datos
COMP
5CAV
5Tipo D/C
C Credito
5Nombre
RETENCION POR COMPRAS
5Cd./NIT
.
.
5
5Afectable S
5Saldo Anterior
9,000.00 CR
D/C C
5Dbitos
0.00
0.00
5Crditos
5Saldo Actual
9,000.00 CR
5
5Requiere Terceros S
S
5Requiere Base
5Cerrar Terceros
S
5
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
Correcto S/N
5
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
Ao : 88 5
Los campos en la creacin de cuentas son:

Cdigo : Emplee el nmero de dgitos por nivel de acuerdo a la
estructura definida en la contabilidad. Se deben crear las cuentas
de nivel superior al nivel inferior.
CAV : (Cdigo alfabtico de Verificacin) como complemento al
cdigo que identifica a cada cuenta, se puede emplear un cdigo
alfabtico de 3 letras, que sirve para verificar la informacin
cuando se est capturado el movimiento.
Tipo D/C : Se emplea para identificar el tipo de cuenta.
D:Dbito
C:Crdito
Nombre : Corresponde al nombre de la cuenta. Se puede emplear hasta
30 caracteres para identificarla.
Ced Nit : Nit de la cuenta, cuando es una persona o entidad
Afectable : Se responde N cuando es una cuenta mayor o una cuenta
que necesita dividirse en otras cuentas. Se responde S, cuando es
una cuenta auxiliar o cuenta de ltimo nivel.
Saldo Anterior : Es el saldo inicial con que empieza la cuenta en
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5
5
5
5
5
5
5
5
5
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5
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5
5
5
5
5
5
el perodo. D: Saldo dbito,

C: Saldo Crdito
Requiere Terceros : Se responde S, cuando se van a llevar acumulados por nit de la cuenta, adems se debe dar el nit de la persona
cada vez que se entre movimiento para la cuenta.
Requiere Base : Para las cuentas de retencin en la fuente, se debe
contestar S.
Cerrar Terceros. Se responde S para las cuentas que llevan
acumulados y al final de ao se necesitan cancelar y dejarlos en
cero. (Por ejemplo las cuentas de resultado, los acumulados de
Retencin, de Iva en compras, etc.)
2. Eliminar Cuentas
Para eliminar un cuenta del catlogo, es necesario que no tenga
movimiento, ni saldo alguno.
Cuando se elimina una cuenta de nivel superior, el programa elimina
las cuentas que dependan de la cuenta eliminada. Por ejemplo , si
se elimina la cuenta 100001, el programa automticamente elimina
las cuentas 100001001 y 100001002.
3. Reporte del Plan de Cuentas
Permite imprimir el plan de cuentas de la contabilidad
Si se va imprimir con saldos, es necesario dar la opcin de
actualizar saldos antes de elaborar el reporte.
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes :
5
Impresin del Plan de Cuentas
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
PLAN DE CUENTAS
5Nombre del Reporte
5Fecha del Reporte
AGOSTO 30 /88
5
5Desde el Cdigo
100
Hasta el Cdigo 700019
5Desea el Reporte con Saldos S/N S
2. Alfabeto 1
5Ordenado: 1. Cdigo
51. Impresora
2. Pantalla
3. Archivo 1
51. Normal
2. Elite
3. Comprimido 1
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
Correcto S/N
Ao : 88 5
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5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
El nombre del reporte se puede cambiar, y nombrarlo como lo quiera

el usuario.
Se debe escribir la fecha que debe tener el reporte
Se debe dar el primer y el ltimo cdigo de las cuentas que
constituyen el reporte.
Si no desean los saldos conteste N
Si se desean las cuentas ordenados por cdigo elija opcin 1, para
un listado alfabtico opcin 2.
La informacin que tiene el reporte es:
- Sin saldos
-------------- ---- ------------- ------------------------------ ---- ---- ---- ---- ---- ---C d i g o
CAV
N I T
Nombre de la cuenta
Afec Terc Base Cerr Clas Tipo
-------------- ---- ------------- ------------------------------ ---- ---- ---- ---- ---- ---1
ACTIVO
NO
DB
11
1105
DISPONIBLE
CAJA
NO
NO
DB
DB
- Con saldos
----------------------------
-------------
------------------------------
----------------
C d i g o
N I T
Nombre de la cuenta
Saldo Debito
Saldo Credito
------------------------------------------------------------------------------------
Cuando el informe se pide con saldos, es necesario antes actualizar

las cuentas mayores, con la opcin de actualizar Cuentas Mayores.
En esta opcin solo se imprimen las cuentas que tengan un saldo
diferente de cero .
El Informe se puede observar por 1. Impresora,
2. Pantalla
3.
Archivo. Si va a observar el informe por pantalla, se recomienda

enviarlo a archivo y luego con las flechas desplazarse para
observar el informe.
4. Reporte del Balance de Prueba
Permite imprimir un balance de prueba a diferentes niveles. Es
Pgina 18
necesario dar la opcin de actualizar saldos antes de elaborar el

reporte. Tambin se puede imprimir el MAYOR Y BALANCES, cambiando
el ttulo del reporte y desde el
nivel 3 hasta el nivel 3. El
balance de prueba se recomienda imprimirlo a cuatro columnas para
que los cdigos salgan en el informe.
EL MAYOR Y BALANCES se puede imprimir a seis columnas y los cdigos
de las cuentas se imprimirn.
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes :
5
Impresin del Balance de Prueba
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
BALANCE DE PRUEBA
5Nombre del Reporte
5Fecha del Reporte
AGOSTO 30 DE 1988
5Nmero de Copias
1
5Desea las cuentas que estn en cero S/N S
5
5Desde el Cdigo
100
5
5Desde el Nivel
1
Hasta el Nivel
11
5
51. Seis Columnas
2. Cuatro Columnas 1
5
51. Impresora
2. Pantalla
3. Archivo 1
5
51. Normal
2. Elite
3. Comprimido 3
5
5
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
5
Correcto S/N
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
Ao : 88 5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
El nombre del reporte de puede cambiar. Escriba el que desee que

salga impreso en el reporte.
Entre la fecha que debe tener el reporte.
Si no desea las cuentas
movimiento) conteste N
que
estn
en
cero
(sin
saldos
ni
Elija los niveles a los cuales desea el informe.

Cuando necesite un MAYOR Y BALANCES, entre el nivel al que estn
las cuentas del mayor, en el PUC es imprimir un balance del nivel
3 al nivel 3
Pgina 19
Cuando se elige a seis columnas el informe muestra la siguiente

informacin:
---------------------------
---------------
---------------
--------------- --------------- ---------------Nombre de la Cuenta

S. Anterior DB S. Anterior CR
Credito S. Actual DB
S. Actual CR
-----------------------------------------
---------------
Movim. Debito
---------------
Movim.
---------------
--------------- --------------- ----------------
Cuando se elige a cuatro columnas el informe muestra la siguiente

informacin:
-------------------------------------------------------- -------------------C d i g o
Nombre de la Cuenta
Crdito
Saldo Actual
-------------------Saldo
-------------------------------------------------------- --------------------
Anterior
-----------------
Movimien. Dbito
--------------------
Movimien
-----------------
Para el mayor y balances, la presentacin del informe es:

-----------------------------
---------------
--------------- --------------- ---------------Nombre de la Cuenta

S. Anterior DB
--------------S. Anterior CR
Credito S. Actual DB
S. Actual CR
--------------------------------------------
---------------
Movim. Debito
---------------
---------------
--------------- --------------- ----------------
5. Actualizacin de Cuentas Mayores .

Este proceso traslada los saldos de las cuentas auxiliares a las
cuentas mayores (Mayoriza). Se puede hacer las veces que se desee.
Se debe elaborar antes de imprimir un balance de prueba. un mayor
y balances, o un plan de cuentas con saldos.
6. Reporte del Libro Diario
Movim.
Pgina 20
Permite imprimir el libro diario de 4 formas diferentes.

6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes : 8 Ao :
5
Impresin del Libro Diario
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
COMPROBANTE DIARIO
5Nombre del Reporte
5
5Fecha del Reporte
AGOSTO 30 DE 1988
5
1
Hasta el Comprobante
6
5Desde el Comprobante
5
5
5Por: 1. Nro. Comprobante
2. Tipo Comprobante
3. Cuenta
4. Detallado
5
5
1. Impresora
2. Pantalla
3. Archivo 2
5
5
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
5
Correcto S/N
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
1. Por nmero de Comprobante. Se elabora un resumen de los

movimientos dbitos y crditos de las cuentas mayores por cada
nmero de comprobante interno.
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Cdigo
Nombre de la Cuenta
Dbitos
Crditos
---------- ------------------------------ ----------------- -----------------
100
200
50
Comprobante : 001
CAJA
CUENTAS POR PAGAR
GASTOS GENERALES
2,025,126.00
313,000.00
300,000.00
570,508.00
557,508.00
0.00
================= =================
2,895,634.00
2,895,634.00
T O T A L E S
Comprobante : 002
200
CUENTAS POR PAGAR
50
GASTOS GENERALES
0.00
T O T A L E S
2.
Por
tipo
de
13,167.00
13,167.00
0.00
================= =================
13,167.00
comprobante.
Se
elabora
13,167.00
un
resumen
de
los
movimientos dbitos y crditos de las cuentas mayores por cada tipo

Pgina 21
88 5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
de comprobante que se haya definido en el programa.

---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Cdigo
Nombre de la Cuenta
Dbitos
Crditos
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Comprobante : 001 INGRESOS
1115
1310
CAJA
CUENTAS POR PAGAR
4105
5110
INGRESOS
GASTOS GENERALES
T O T A L E S
2,025,126.00
300,000.00
313,000.00
557,508.00
0.00
570,508.00
2,025,126.00
0.00
================= =================
2,895,634.00
2,895,634.00
Comprobante : 002 EGRESOS

2205
CUENTAS POR PAGAR
5110
GASTOS GENERALES
T O T A L E S
0.00
13,167.00
13,167.00
0.00
================= =================
13,167.00
13,167.00
3. Por cuenta. Se elabora un resumen de los movimientos dbitos y

crditos de las cuentas mayores de todos los movimientos que estn
procesados.
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Cdigo
Nombre de la Cuenta
Dbitos
Crditos
---------- ------------------------------ ----------------- ----------------1105
CAJA
2110
4110
CUENTAS POR PAGAR

INGRESOS
5105
GASTOS GENERALES
T O T A L E S
2,025,126.00
313,000.00
300,000.00
0.00
557,508.00
2,025,126.00
570,508.00
0.00
================= =================
2,895,634.00
2,895,634.00
4. Detallado. Imprime todos los movimientos ordenados por cuentas

mayores con el cdigo de la cuenta, el documento y nmero, nombre
de la cuenta, el valor del asiento. Al final se elabora un resumen
del movimiento con las cuentas mayores.
--------------
-------------------------
----------
----------
--------------
Pgina 22
-------------- ---------------- ---------------Cdigo

Nombre de la Cuenta
Documento
Credi.
D E B I T O
C R E D I T O
--------------------------------------
----------
Parcial Debito Parcial

----------
--------------
-------------- ---------------- ----------------
7. Reporte de Auxiliares
Permite imprimir los auxiliares de las cuentas.
Si no desea las cuentas que no han tenido movimiento, salgan en los
auxiliares conteste N a cuentas sin movimiento.
Si desea que cada cuenta salga en hoja independiente conteste S a
la pregunta Cada cuenta en hoja independiente.
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes :
5
Impresin de los Libros Auxiliares
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5Nombre del Reporte LIBROS AUXILIARES
5Fecha del Reporte
AGOSTO 30 DE 1988
5
5Desde el Cdigo 100
5
5Desea las Cuentas sin Movimiento S/N S
5
2. Pantalla
3. Archivo 1
51. Impresora
5
51. Normal
2. Elite
3. Comprimido 1
5
5Cada cuenta en pgina Independiente S/N N
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
Correcto S/N
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
Ao : 88 5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
La informacin por cada cuenta es:

---
------
--------
-----------------------------------------------
---------------- -------------- -------------Documento

Fecha
Nombre
Dbitos
--- ------ --------
Crditos
-----------------------------------------------
-------------
---------------- -------------- --------------
Pgina 23
La informacin que se imprime, se basa en el movimiento procesado

que tenga la cuenta en el mes, y se clasifica por fecha.
8. Extracto de Terceros .
Cuando una cuenta se maneja por terceros, se puede consultar el
movimiento de un solo nit (Tercero) y de una cuenta. Se debe dar el
nit y la cuenta que se va a consultar. Es necesario que la cuenta
diga terceros S. La informacin que se da es:
--- ------ -------- -------------------------------------------------------------- -------------- -------------Documento

Nombre
Fecha
Dbitos

Crditos
--- ------ -------- ---------------------------------------------- ---------------- -------------- --------------
-------------
Si desea buscar un nit, presione F8, entre el nombre y el programa

le mostrar el nmero del Nit.
9. Adicin de Movimiento
Nos permite entrar los movimientos de la contabilidad.
El proceso para entrar los movimientos contables se puede dividir
en cuatro pasos:
1. Entrar movimiento a un archivo de captura
2. Imprimir el movimiento (Opcional) para verificar los datos
3. Modificar los registros que se encuentren con errores
4. Procesar los movimientos.
Pgina 24
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes : 8 Ao : 88 5
5
Adicin de Movimiento Contable
5
K))))))0))))))))))))))0)))))))))))))))))))))0))))))))))))))))0))))))))))))))))M
5Regis. *Cdigo Cuenta * Nombre de la Cuenta * D b i t o s
* C r d i t o s5
K))))))3))))))))))))))3)))))))))))))))))))))3))))))))))))))))3))))))))))))))))M
5
*
*
*
*
5
5
*
*
*
*
5
K))))))2))))))))))))))3)))))))))))))))))))))3))))))))))))))))3))))))))))))))))M
*
T O T A L E S
*
*
5
5
K)))))))))))))))))))))2)))))))))))))))))))))2))))))))))))))))2))))))))))))))))M
5
Nmero del archivo que desea emplear 1-2-3 1
5
5 A-dicionar,
I-mprimir, M-odificar, P-rocesar, R-eg en Blanco, B-orrar
5
K)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))M
5
5
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
Para entrar movimiento, se debe elegir un archivo de captura donde

se guardar los movimientos hasta que se procesen.
Cuando se ha escogido el archivo, se elige el proceso a seguir:
A : Para adicionar movimiento al archivo elegido.
I : Imprimir registros del archivo elegido.
M : Modificar Registros en el archivo
P : Procesar los registros del archivo elegido.
R : Adicionar registros en blanco dado el nmero del registro.
B : Permite borrar un rango de registros en el archivo elegido.
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes : 8 Ao : 88 5
5
Adicin de Movimiento Contable
5
K))))))0))))))))))))))0)))))))))))))))))))))0))))))))))))))))0))))))))))))))))M
5Regis. *Cdigo Cuenta * Nombre de la Cuenta * D b i t o s
* C r d i t o s5
K))))))3))))))))))))))3)))))))))))))))))))))3))))))))))))))))3))))))))))))))))M
5
1 *500001
*COMPRAS DE CONTADO
*
3,664.00 *
5
5
2 *500001
*COMPRAS DE CONTADO
*
3,664.00 *
5
3 *100001
*CAJA MAYOR
*
123,000.00 *
5
5
K))))))2))))))))))))))3)))))))))))))))))))))3))))))))))))))))3))))))))))))))))M
5
253,328.00 *
T O T A L E S
*
253,328.00 *
0.00 5
K)))))))))))))))))))))2)))))))))))))))))))))2))))))))))))))))2))))))))))))))))M
Documento: CHE 9191
CHEQUES
Fecha 23/12/90 5
5Compro.: CD DIARIO
5Detalle: PAGO FACTURA No 3490 A COLPAPEL
5
COMP COMPRAS DE CONTADO
200,000.00 DB 5
5Cdigo : 500001
5Valor :
123,000.00 D-C D Dbito
5
5NIT
: 111.111.111COLPAPEL
5
K)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))M
5
Correcto S/N
5
Pgina 25
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
En la adicin de Movimiento (A) los campos solicitados son:

Compro : Tipo de Comprobante (Debe estar previamente definido por
la opcin crear tipos de comprobantes)
Documento: Tipo de documento y nmero (debe estar previamente
definido por la opcin crear tipos de documentos
Detalle: Es la descripcin del movimiento
Cdigo: Cdigo de la cuenta y el CAV (si lo hay)
Valor: Valor del movimiento
D/C: tipo de movimiento
D: dbito,, C: crdito
Nit: Nit de la entidad (Cuando requiere terceros)
Cuando se estn entrando movimiento y la cuenta no est creada, se
pueden crear al momento de entrar el movimiento, contestando que si
(S) la va a crear.
Si un nit no existe, conteste S para crearlo y al frente escriba el
nombre de la persona o de la empresa. Si lo desea buscar por el
nombre, presione la tecla F8 y de el nombre a buscar, luego de
encontrado seleccionelo presionando la tecla ENTER o ubiquelo con
las teclas del movimiento del cursor Flecha arriba, Flecha abajo,
Pagina Arriba o Pagina Abajo.
Cuando se digita el cdigo de la cuenta, al frente sale el nombre
y el saldo que tiene la cuenta.
Cuando la cuenta es de retencin, donde pide la base, escriba el
valor sobre el cual se calcul la base de la retencin.
En la pantalla donde aparece el letrero de TOTALES, se muestran la
suma de los dbitos y los crditos que se han entrado hasta el
momento y en la parte izquierda aparecen la diferencia entre
dbitos y crditos.
Para modificar un registro (M), elija el archivo deseado y la
opcin M para modificar. Se debe dar el nmero del registro a
modificar, aparece en la pantalla en la parte superior.
Luego aparece la opcin
Pgina 26
C : Continuar con otro registro

E : Eliminar el registro
M : Modificar el registro
Cuando termine de modificar los registros, presione la tecla Esc
donde pide el nmero de registro a modificar.
Para imprimir (I) los movimientos que se entraron y estn sin
procesar, elija la opcin I de Imprimir. Este informe solo se puede
sacar por impresora o por archivo en disco. Existen diferentes
formas de elaborar el reporte. usted puede seleccionar la forma en
que necesita el informe:
1. Por documento: Clasifica todos los registros por documento y
nmero y se imprimen sin interesar en la forma que se entraron.
2. Por Registro : Los registros se imprimen en el mismo orden que
se entraron al archivo.
3. Totalizado : Los registros se clasifican por orden de nmero, y
cada documento se totaliza el dbito y el crdito. No se respeta el
orden en que se entraron los registros.
La forma de presentar el informe es:
------------------ ------------ ----------------------------------------- --------------- --------------Reg.
Documento
Dbitos
Fecha
Crditos
Nit/Cheque
--------------------------------------------------------------------- --------------- ---------------
------------Beneficiario
-------------
Cuando los registros de movimientos estn listos y los valores

dbitos y crditos dan sumas iguales, y desea que ya queden
asentados en las cuentas, elija la opcin P de procesar. Despus de
procesado, los registros no se pueden modificar. Antes de procesar
los registros el programa verifica que los dbitos y los crditos
den sumas iguales, que las cuentas a afectar existan.
Para Adicionar registros en blancos (R), se elige el nmero del
registro donde se desea adicionar y el nmero de registros en
blanco que se agregarn al archivo.
Pgina 27
Para Borrar registros (B), se elige el nmero del registro donde se

empieza a borrar y el nmero de registros a eliminar. Se debe
confirmar dos veces la eliminacin. Despus de eliminados los
registros no hay forma de recuperarlos.
Nota: Para consultar el movimiento de una cuenta o elaborar un
balance de prueba, es necesario que los registros de los archivos
estn procesados.
10. Reporte de Movimiento
Permite imprimir los movimientos que ya fueron procesados.
Este
informe es idntico a la opcin 9 donde se imprime el movimiento

sin procesar.
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes : 8 Ao :
5
Impresin de Movimiento
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
5
Nombre del Reporte LISTADO DE MOVIMIENTO
5
5 Desde el Reg.
1
Hasta el Reg.
108
Compro.(ENTER=Todos)
5
5 Fecha
AGOSTO 30 DE 1.995
1-Detallado 2-Resumido
5
2. Registro
3. Totalizado 2
5 Ordenado por 1. Documento
5
5
1. Impresora
3. Archivo 1
5
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
88 5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
Se debe dar el rango de registros a imprimir y el tipo de comprobante o ENTER para todos los comprobantes que estn procesados. La
forma en que se desea imprimirlo: Resumido (No se imprime el
concepto) o en forma detallada (Se imprime toda la informacin).
---- --- ------ -------- ------------ ----------------------------------------- --------------- --------------Reg.
Documento
Dbitos
----
---
Fecha
Crditos
------
--------
------------
Nit/Cheque
-------------------------
------------Beneficiario
-------------
Pgina 28
----------------- --------------- ---------------
11. Extracto de Cuentas

Permite consultar el movimiento de una cuenta, dando el cdigo, el
mes y el ao desde que se desea consultar.
La muestra del informe es:
---
------
--------
-----------------------------------------------
---------------- -------------- -------------Documento

Fecha
Nombre
Dbitos
--- ------ --------
Crditos
-----------------------------------------------
-------------
---------------- -------------- --------------
12. Generar Reportes

Permite crear una serie de reportes que no estn dentro del
programa. Cada reporte debe tener un nombre nico de 5 caracteres
mximo.
Se le da el nombre del reporte, y se elige la forma como el reporte
tomar los saldos de la contabilidad.
La opcin: 1 Acumulado: traer los saldos que tenga a la fecha de
imprimir el reporte. La opcin: 2 Del mes : traer solo los
movimientos que se registraron en el perodo.
Para la generacin de reportes, se tienen las siguientes opciones
para cada registro.
I : Insertar un registro
M : Modificar un registro
E : Eliminar un registro
F : Fin de la seccin
Cada registro posee la siguiente informacin:
Registro : Nmero del registro
Cuenta : Cdigo de la cuenta en la contabilidad
Detalle : Descripcin del registro. (Puede ser el nombre de la
cuenta o de un ttulo), adems sirve para elaborar algunas opciones
Pgina 29
adicionales
(-,-) Imprime lneas en las dos columnas
----------- ---------
(-, )
( ,-)
Imprime lneas en la izquierda

Imprime lneas en la derecha
---------------------
(=)
::
Imprime doble lnea

Pasa a pgina Nueva
===========
Tipo : Hay tres tipos de registros

0 : es un registro que no necesita cdigo de la cuenta, es decir no
se busca en el plan de cuentas
1 : es un registro que se busca el cdigo en los datos de la
contabilidad.
2 : es un registro cuyo valor se pide por pantalla antes de
imprimir el reporte.
Total : Hay 4 tipos de totales
0 : No se elaboran totales
1 : Se elaboran totales de un grupo
y se imprime a la derecha
2 : Se elaboran totales de un grupo y se imprime en la columna

4 : Se elabora gran total y se imprime a la derecha
5 : Se muestra el total hasta el registro indicado.
Encabeza : Se escribe E si es un registro de encabezamiento, o un
espacio en blanco en cualquier otro caso.
Ejemplo de un PYG
Existen unas palabras claves en el detalle cuando Encabeza tiene la
letra E:
Detalle: EMPRESA : Trae el nombre de la empresa
FECHA
: Trae la fecha de la contabilidad
Record#
CUENTA
DETALLE
TIPO TOTAL ENCABEZA
EMPRESA
0 E
2
3
ESTADO DE RESULTADOS
0
0
0 E
0 E
4
5
FECHA
0
0
0 E
0 E
VENTAS
0
1
0 E
0
6
7
4135
Pgina 30
8
9
4175
- DEVOLUCIONES EN VENTAS
(-, )
1
0
0
0
10
11
VENTAS NETAS
0
0
1
0
12
13
COSTO DE VENTAS
0
0
0
0
14
15
1435
6205
INVENTARIO INICIAL
+ COMPRAS DE MERCANCIAS
1
1
0
0
16
17
6225
- DEVOLUCIONES EN COMPRAS
- INVENTARIO FINAL
1
2
0
1
18
19
(-,-)
UTILIDAD BRUTA
0
0
0
5
20
21
GASTOS GENERALES
0
0
0
0
51
OPERACIONALES DE ADMON.
0
1
0
0
52
(-,-)
1
0
1
0
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

(=)
0
0
5
0
22
23
24
25
26
27
EMPRESA DE PRUEBA
ESTADO DE RESULTADOS
ABRIL 30 DE 1995
4135
4175
VENTAS
- DEVOLUCIONES EN VENTAS
12,000,000.00
1,000,000.00
------------------
VENTAS NETAS
11,000,000.00
COSTO DE VENTAS
1435
INVENTARIO INICIAL
6205
6225
+ COMPRAS DE MERCANCIAS
- DEVOLUCIONES EN COMPRAS
- INVENTARIO FINAL
8,000,000.00
12,000,000.00
2,000,000.00
12,000,000.00
------------------
UTILIDAD BRUTA
6,000,000.00
-------------5,000,000.00
GASTOS GENERALES
51
52
OPERACIONALES DE ADMON.
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
500,000.00
1,500,000.00
2,000,000.00
------------------ --------------3,000,000.00
Pgina 31
==================
Pgina 32
13. Impresin de Reportes

Permite imprimir los reportes que se generaron el la opcin generar
reportes.
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes :
5
Impresin del Balances, PyG
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5Cdigo Reporte GEN01
5Nombre del reporte : AGOSTO 30 DE 1988
5
5
1
5Nro. de Copias
51. Impresora
2. Pantalla
3. Archivo 1
5
51. Normal
2. Elite
3. Comprimido 1
5
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
Ao : 88 5
En esta opcin se pide los datos de las cuentas que se entraron

como tipo 2 (Pida datos por pantalla), las dems cuentas trae el
valor que tenga la cuenta en el balance de prueba del mes en que se
est elaborando el informe.
14. Numerar Hojas Registradas
Permite numerar las hojas en las cuales se van ha imprimir los
libros registrados.
En esta opcin se pide el nmero de la pgina inicial y el nmero
de Hojas. Adems un prefijo que lleva cada hoja para identificar si
es de mayor y balances o caja Diario. El Prefijo se selecciona de
acuerdo a la ciudad y los requisitos de la cmara de Comercio.
15.
Ajustes por inflacin
Permite calcular los ajustes integrales por inflacin.
Para calcular los ajustes integrales por inflacin, es necesario
Pgina 33
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
elaborar una tabla donde estn las cuentas que se les debe aplicar
los ajustes por inflacin:
Donde la primera columna es la cuenta mayor (4 Dgitos) que se le
debe aplicar el ajuste.
La segunda columna es la cuenta auxiliar (6 Digitos) donde se debe
llevar el valor debitos del ajuste.
La Tercera columna es la cuenta auxiliar (6 Digitos) donde se debe
llevar el valor crdito del ajuste.
+))))))))))))))))))))))))))))0))))))))))))))))))))))0)))))))))))))))))))))))))),
*Cuenta
a Ajustar
*Cta.
Ajuste Debito
*Cta.
Ajuste Crdito
/))))))))))))))))))))))))))))3))))))))))))))))))))))3))))))))))))))))))))))))))1
*1405
Inventarios
*140599
Ajustes x I.
*470510
Inventarios CR
*1435
Mcia. no fabrica
Equipo Oficina
*143599
Ajustes x I.
Ajustes x I.
*470510
Inventarios CR
Propiedad Pla.
Depreacion Acumulada
Aportes Sociales
*470515
Depreci. DB
Patrimonio
*159299
Ajustes x Inf.
De Capital Soc
Comercio al Por Mayor *470565

Devolucion en Ventas *417599
Ingresos DB
Ajustes x I.
*413599
Ajustes x Inf.
Dev. en Ventas
Gastos de Personales
Honorarios
*510599
Ajustes x I.
Ajustes x I.
*470575
Gastos Ope. CR
Gastos Ope. CR
*520599
Ajustes x I.
Ajustes x I.
*470580
*470590
Gastos Vent.CR
Compras (CR)
*6205
Compras Mercancia
*6225
Devolucion en Compras *470591
Dev. Compra
*622599
Ajustes x Inf.
*1524
*1592
*3115
*4135
*4175
*5105
*5110
*5205
*152499
*470540
*511099
*620599
*470515
*340505
*470570
*470575
.))))))))))))))))))))))))))))2))))))))))))))))))))))2))))))))))))))))))))))))))-
Si no se tiene esta tabla, el programa no calcula los ajustes por

inflacin.
Despues de tener la tabla, procedemos a llenar una informacin para
el clculo de los ajustes.
- Al entrar a la opcin, se piden los ndices que se deben aplicar
a cada mes. Recuerde que los ajustes de Enero se calculan con el
ndice de Diciembre y los saldos finales de diciembre. Los ajustes
de Febrero se calculan con el ndice de enero y los saldos finales
de Enero.
Pgina 34
Diciembre
Enero
Enero
Febrero
Febrero
Marzo
Marzo
Abril
Abril
Mayo
Mayo
Junio
Junio
Julio
............
Los ndices no deben ser transformados.
Tener mucho cuidado con los ndices: El ndice de Diciembre es el
ndice del ao anterior que se aplica al mes de Enero. El ndice de
Enero se aplica al mes de Febrero y as sucesivamente.
Despues de entrar los ndices, se debe elegir el mtodo a aplicar
los ajustes:
1. Anual : Los ndices se calculan el mes de diciembre mes por mes
hasta diciembre y solo se da el valor de todo el ao.
2. Mensual : Los ndices se calculan en el mes de trabajo, y cada
mes de deben de calcular.
Se debe dar un archivo de captura que no tenga registros de
movimiento donde se elabora el comprobante de los ajustes por
inflacin.
Despues de estos datos, aparecen las opciones de los ajustes:
M: Modificar : Permite Entrar las cuentas (Tabla Anterior) donde se
le dice al programa las cuentas que se van a ajustar. Esta opcin
permite entrar las cuentas nuevas o corregir las ya existentes.
I: Imprimir : Imprime la tabla de las cuentas que se van a ajustar.
Se debe imprimir antes de calcular los ajustes para revisarla que
Pgina 35
este completa y con las cuentas correctas.

C: Calculos :Elabora los calculos de los ajustes por inflacin.
Despues de elaborados los calculos, se debe entrar a la opcin 9
elegir el archivo donde se enviaron los ajustes, imprimirlos,
revisarlos y si se esta de acuerdo procesarlos para que ingresen al
movimiento del mes
Si por algn motivo, los ajustes no estn correctos, estos se deben
eliminar como cualquier movimiento, y volverlos a calcular de
nuevo.
Notas:
- Recuerde que las cuentas que empiezan con saldo cero y tienen
movimiento, los ajustes se calcularn en el mes siguiente.
- En Enero las cuentas de resultado no tienen ajustes por inflacin, ya que los saldos iniciales es cero.
- El programa no esta en capacidad de sacar un balance de prueba
antes de ajustes y despues de ajustes.
- Para cada contabilidad es necesario crear la tabla de las cuentas
que se van a ajustar.
Si se desea calcular los ajustes individuales por cada cuenta,
elabore una tabla de la siguiente forma:
+))))))))))))))))))))))))))))0))))))))))))))))))))))0)))))))))))))))))))))))))),
*Cuenta
a Ajustar
*Cta.
Ajuste Debito
*Cta.
Ajuste Crdito
/))))))))))))))))))))))))))))3))))))))))))))))))))))3))))))))))))))))))))))))))1
*1405
Inventarios
*1435
Mcia. no fabrica
*150405 Terrenos Urbanos
*150410
*140599
Ajustes x I.
*470510
*143599
Ajustes x I. *470510
*15049901 Ajustes x I. *470515
Terrenos Rurales
*15049902 Ajustes x I. *470515
Ajustes Terr. Urban. *15049901 Ajustes x I. *470515
*15049901
Inventarios CR
Inventarios CR
*
Propiedad Planta. *
Propiedad Planta
Propiedad Planta
*
*
Pgina 36
*15049902
*5110
*5205
Ajustes Terr. Rural *15049902 Ajustes x I. *450515 Propiedad Planta

Honorarios
*511099 Ajustes x I.
*470575 Gastos Ope. CR
*520599
*6205
Compras Mercancia
*6225
Devolucion en Compras *470591
*620599
Ajustes x I.
Ajustes x I.
*470580
*470590
Gastos Vent.CR
Compras (CR)
Dev. Compra
*622599
Ajustes x Inf.
*
*
*
*
*
*
.))))))))))))))))))))))))))))2))))))))))))))))))))))2))))))))))))))))))))))))))-
16. Creacin Tipos de Documentos

Permite Crear los diferentes cdigos de los documentos que se
manejarn en la contabilidad. Se pueden crear hasta 30 cdigos de
documentos y cada uno debe tener una identificacin nica. Un
documento que siempre debe crearse el documento AJU que se emplea
para los ajustes por inflacin.
644444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes :
5
Crear Tipos de Documentos
K))))))))))))))))))))))))))))))))))))))0)))))))))))))))))))))))))))))))))))))M
5Reg. Cdigo
Nombre
*Reg. Cdigo
Nombre
5
*
5 1.
CHE
CHEQUES
*16.
5 2.
FAC
FACTURA
*17.
CON
CONSIGNACIONES
*18.
5 3.
5 4.
*19.
*20.
5 5.
5 6.
*21.
*22.
5 7.
5 8.
*23.
5 9.
*24.
510.
*25.
511.
*26.
512.
*27.
513.
*28.
514.
*29.
515.
*30.
K))))))))))))))))))))))))))))))))))))))2)))))))))))))))))))))))))))))))))))))M
5
Registro Nmero (F7 Terminar)
1
944444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
Ao : 88 5
Para la creacin, se elige el nmero del registro que desea crear

o modificar, luego se da el cdigo del documento y el nombre del
mismo. Para terminar presione F7 donde pide el nmero del registro.
Pgina 37
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
17. Creacin tipos de Comprobantes

Permite crear los tipos de comprobantes que se manejan en la
empresa. Si se desea puede crear el comprobante CD de comprobante
diario. El proceso es idntico al de crear documentos.
18. Reporte de Acumulados
Permite imprimir los acumulados, de las cuentas que tienen terceros
y tengan algn movimiento.
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes : 8 Ao
5
Reporte de Acumulados
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
5Fecha del Reporte
AGOSTO 30 DE 1988
5
5Desde el Cdigo
220004
5
10.111.111Hasta el NIT
67.7733335Desde el NIT
5
5Ordenado: 1. Cdigo
2. NIT
1
5
2. Pantalla
3. Archivo 2
51. Impresora
5
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
El listado de los acumulados se puede presentar de dos formas:

1. Por cdigo: Por cada cuenta que requiera terceros, se imprimen
los valores acumulados de cada nit. Por Ejemplo
Codigo/NIT
Saldo Anterior
Movimiento
Saldo Actual
------------- ------------------------------ ----------------- ----------------- ----------------510521

Viaticos
10.639.140-
416,666.00 DB
0.00
416,666.00 DB
88.888.888- UNIVERSIDAD DEL VALLE

860.075.558-1 UNIVERSIDAD DE LA SABANA
JUAN CARLOS POSADA
400,000.00 DB
269,480.00 DB
0.00
0.00
400,000.00 DB
269,480.00 DB
890.000.062-6 COMFAMLIAR QUINDIO

890.003.047-9 BNC COLOMBO AMERICANO
166,000.00 DB
22,000.00 DB
0.00
0.00
166,000.00 DB
22,000.00 DB
241,400.00 DB
4,798,200.00 DB
0.00
0.00
241,400.00 DB
4,798,200.00 DB
890.307.400-1 UNIVERSIDAD D SAN BUENAVENTURA

99 .
.
- VARIOS
-------------------------------------------------------------------------------------
Pgina 38
: 88 5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
TOTAL Viaticos
519520
6,313,746.00 DB
0.00
6,313,746.00 DB
Gastos de Representacin
10.508.18013.839.741-
AURELIO PUYO R.
GRABAMOS-ORLANDO FIALLO DUARTE
30,500.00 DB
129,000.00 DB
0.00
0.00
30,500.00 DB
129,000.00 DB
19.300.39024.604.049-
GRAB-ARTE-HERNAN RODRIGUEZ N..

MYRIAM ARISTIZABAL D.
209,105.00 DB
20,000.00 DB
0.00
0.00
209,105.00 DB
20,000.00 DB
5,000.00 DB
61,000.00 DB
0.00
0.00
5,000.00 DB
61,000.00 DB
890.000.381-0 DROGUERIA COMFENALCO

890.800.234-9 EDITORIAL LA PATRIA S.A.
99 .
VARIOS
1,178,000.00 DB
0.00
1,178,000.00 DB
-------------------------------------------------------------------------------------
TOTAL Gastos de Representacin
1,632,605.00 DB
0.00
1,632,605.00 DB
2. Por Nit: Por cada tercero, se imprimen los valores acumulados en cada
cuenta. Por ejemplo:
Codigo/NIT
Saldo Anterior
Movimiento
Saldo Actual
------------- ------------------------------ ----------------- ----------------- ----------------1.247.712-
RIGOBERTO VALENCIA
5101-40301
5102-20306
Gastos Personales
Utiles y Papelera
215,620.00 DB
15,039.00 DB
0.00
0.00
215,620.00 DB
15,039.00 DB
5103-20325
5103-20331
Materiales y Suministros
Utiles y Papelera
40,920.00 DB
21,030.00 DB
0.00
0.00
40,920.00 DB
21,030.00 DB
TOTAL
1.247.720-
------------------------------------------------------------------------------------RIGOBERTO VALENCIA
292,609.00 DB
0.00
292,609.00 DB
EDUARDO ARIAS
2113-50304
Retefuente por Servicios 4%
5103-20321
Mant/Repar. Inmuebles
54,000.00 DB
0.00
54,000.00 DB
-------------------------------------------------------------------------------------
TOTAL
EDUARDO ARIAS
2,160.00 CR
51,840.00 DB
0.00
0.00
2,160.00 CR
51,840.00 DB
19. Catlogo de Terceros

Permite listar los terceros que se han creado, ordenados por nmero
de nit o por alfabeto
6444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5EMPRESA DE PRUEBA
Mes :
5
Catlogo de Terceros
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
Ao : 88 5
Pgina 39
5
5
5Fecha del Reporte

AGOSTO 30 DE 1988
5
5Ordenado: 1. NIT
2. Alfabeto 1
5
51. Impresora
2. Pantalla
3. Archivo 2
5
5
5)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5
Correcto S/N N
5
9444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
La presentacin del informe es:

N I T
1
N o m b r e
Ciudad
----------------------------------------7.521.107-0 ACEITES Y ALGO MAS-ALFONSO G.
2
3
14.209.593890.910.430-8
ACERO USCECHE HECTOR

ACES S.A.
4
5
4.370.644800.161.057-1
ADOLFO TORRES
ADORNOS LA CARRETA
6
7
899.999.486-5
860.508.075-4
ADPOSTAL
AEROMENSAJERIA
8
9
890.003.596-0
1.243.052-
AG. WARNER'S-DUQUE LONDOO LTD

AGEN MAD LAURELES-J.ROBERTO G.
---------------
20. Modificar Eliminar terceros:

Esta opcin permite cambiar, crear, modificar, eliminar los nits
(terceros), cuando al crearlos se cometio un error en el nombre
o en el nmero del nit, o cuando a una misma persona se le crear
dos o mas nits.
Para crear un nit, se da el nit y se le dice A para adicionar.
Para cambiar el nombre de un nit, se escribe el nit y se le da la
opcin de C para cambiar el nombre.
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Para Eliminar un nit, se da el nit y se le da la opcin de E

eliminar .
Para cambiar un nit por otro, se digita el nit que esta malo, se
le da la opcin de M modificar el nit y el programa luego pide en
el nuevo NIT.
21. Modificar saldos de Terceros.
Esta opcin permite cambiar los saldos o la base de la retencin
en un tercero, cuando hay un error en los acumulados. Esta opcin
se debe emplear con mucho cuidado, ya que el programa lleva los
acumulados de cada tercero de acuerdo al movimiento registrado y
si se cambia un saldo sin elaborar ningn movimiento, el saldo
del tercero no cuadrar con el movimiento contable.
22. Clasificar Cuentas
Esta opcin se emplea para clasificar las cuentas de acuerdo a
una nomenclatura establecida:
AC
PA
PT
RE
:
:
:
:
Activo
Pasivo
Patrimonio
Resultado
Desde
Desde
Desde
Desde
el
el
el
el
codigo
codigo
codigo
codigo
1
2
3
4
al
al
al
al
codigo
codigo
codigo
codigo
199999
299999
399999
799999
23. Certificados de Retencin en la Fuente

Esta opcin permite imprimir los certificados de retencion en la
fuente.
Para imprimir los certificados, es necesario que las cuentas de
retencin requieran terceros y base.
El formato empleado para los certificados es :
644444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444447
5PRUEBA
Mes :
Certificado de Retencion en la Fuente
5
5))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))5
5M1:CASA DE LOS TORNILLO
5M2:NIT:XXX.XXX.XXX-X
5M3:DIRECCION DE LA EMPRESA
Ao : 95 5
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5
5
5
5
5M4:CIUDAD Y TELEFONO
5
5E1:QUE DURANTE EL PERIODO GRAVABLE DE 199X , SE RETUVO Y SE CONSIGNO
5E2:OPORTUNAMENTE EL LA ADMINISTRACION DE IMPUESTOS DE :
5
5P1: PARA CONSTANCIA SE FIRMA A LOS TREINTA DIAS DEL MES DE MARZO EN LA
5P2: CIUDAD DE PEREIRA
5
5Firmante: CARLOS PEREZ
Cargo : GERENTE
5
5Desde el Cdigo 236505
5Desde el NIT
111.111.111-1
Hasta el NIT
111.111.111-1
51. Impresora
2. Pantalla
3. Archivo 2
5Nro de Copias 1
944444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444448
Se debe dar el cdigo inicial de la Retencin por ejemplo 236505 y

el cdigo final de retencin : 236575
Si se quiere sacar el certificado de un solo nit, se el mismo
nmero de nit inicial y nit final
24. Nmero de Registros
Esta opcin es de tipo informativo, el cual nos dice el nmero de
cuentas creadas, el nmero de registros de movimiento procesado, el
nmero de terceros (nits) creados. y los registros en cada archivo
de captura.
25. Anexos
Esta opcin permite elaborar los anexos de una cuenta. Si la cuenta
no maneja terceros, se detalle las subcuentas que conforman la
cuenta principal. Si la cuenta maneja terceros, se imprime el saldo
de cada tercero para a cuenta pedida. Tambien se puede elegir las
valores mayores a un valor determinado (acumulado en el ao)
26. Traslado de Saldos
Cuando un mes ya se cerro, y es necesario adicionar movimiento
contable en el mes anterior, se requiere que los saldos del mes
modificado (Anterior) se trasladen al mes siguiente. Esto se hace
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con la opcin de traslado de saldos (26).

27. Procesar de Nuevo el Movimiento
Esta opcin se emplea para :
a. Cuando se esta procesando la informacin y se fue la energa y
el proceso de actualizacin no queda completo
b. Para revisar si hay algn movimiento que no esta debidamente
digitado o el tercero no existe,
o algn movimiento no esta
debidamente registrado.
c. Para llevar el movimiento procesado a un archivo de captura y
poder modificar un registro en el cual hay un error.
Cuando se va a emplear esta opcin para revisar la contabilidad
(pasos a-b) , no es necesario enviar el movimiento a un archivo de
captura, y las inconsistencias se imprimen en el papel. Si el
programa encuentra alguna inconsistencia, se imprime el registro y
la causa del error. Este registro no se lleva al balance de prueba,
por lo tanto el balance queda descuadrado hasta que se corrija el
error. Es necesario elaborar este proceso todas las veces hasta que
en el papel no salgan inconsistencias.
Cuando se
emplea esta opcin para llevar el movimiento a un
archivo de captura, es necesario que se elija un archivo que este
sin movimiento (vacio = 0 registros). El movimiento en las cuentas
del balance de prueba se dejan en cero (Movimiento del Mes). Para
luego ir por la opcin donde de digita el movimiento (Opcin 9),
arreglar los registros que se necesitan ,luego procesar el
movimiento y actualizar los saldos.
28. Cierre de Mes
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Esta opcin permite cerrar el mes y pasar al siguiente. Es

necesario cerrar el mes para poder ingresar movimiento de los meses
posteriores. Por ejemplo: si la contabilidad esta en el mes 6
(Junio) y se desea entrar movimiento de Julio, es necesario cerrar
el mes de Junio para que el programa cree los archivos del Julio.
Si por algn motivo, se necesita ingresar movimiento del mes
anterior, se registra y luego se trasladan los saldos (Opcin 26).
No se deben cerrar el mes mas de una vez.
29. Manejador de Archivos
Esta opcin permite ver un listado de los meses que estan en el
disco duro.
Y permite ver los codigos asignados a las contabilidades que estan
en el disco duro.
35. Otros Informes
35.1. Estado de Ingresos y Egresos
Para las empresas de servicios o empresas que trabajen con el
sistemas de inventario permanente, permite sacar un estado de
ingresos y egresos de acuerdo al plan unico de cuentas, donde las
cuentas tipo 4 son de Ingreso, y las tipo 5 son de Egresos las tipo
6 y 7 son de costos. El Deficit (Prdida) o el superavit (Utilidad)
se calcula restando los ingresos - Costos - Egresos.
Las cuentas mayores son los parciales (cuentas de 4 dgitos) y los
grupos (cuentas de 2 dgitos) son los totales.
Este informe se puede elaborar acumulado o el del mes o comparando
dos periodos de defirente ao.
Si se desea, se puede imprimir con las cuentas auxiliares ( Cuentas
de seis digitos)
35.2.
Balance General
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Para las empresas de servicios, o empresas que trabajen con costo

de ventas, permite sacar el balance general de acuerdo al plan
nico de cuentas, donde las cuentas del activo son tipo 1. El
pasivo es tipo 2, las de patrimonio son tipo 3.
Este informe, se puede elaborar con solo las cuentas mayores
(Cuentas de 4 digitos).
Este informe se puede elaborar acumulado o comprando dos periodos
de diferente ao.
Si se desea, se puede imprimir con las cuentas auxiliares (Cuentas
de seis digitos).
35.3.
Informe de Retencin
Permite elaborar un informe de las personas que se les practic la

retencin en el mes. El informe se separa por cada cuenta de
retencin que se haya definido en el plan de cuentas.
El informe consta de los siguientes campos
NIT
BENEFICIARIO
CONCEPTO
VALOR
BASE
----------- -------------------- ---------- ---------- ---------24.935.650 CARLOS GOMEZ
SERVICIOS
4,000.00 100,000.00
12.976.650 FERNANDO GONZALEZ
COMPRAS
3,000.00 100,000.00
35.4. Reindexar Archivos
Este proceso permite crear de nuevos los indices de los archivos.
Esta opcin, se debe emplear cuando se esta adicionando informacin
y se presenta una falla de energia.
Cuando el programa encuentra un error en los indices, se presenta
el siguiente mensaje "INDEX CORRUPTE". En este momento, se deben
reindexar todos los archivos de la contabilidad. o si por algn
motivo aparecen nits dobles (con el mismo nmero)
35.5. Certificados de Retencin de Iva
Esta opcin permite expedir los certificados de retencin de Iva
Bimestral. y se calculan de acuerdo al movimiento que haya tenido
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la cuenta el los bimestres: (Enero-Febrero) (Marzo-Abril) (MayoJunio) (Julio-Agosto) Septiembre-Octubre) (Noviembre-Diciembre).

Estos certificados no son acumulativos en el ao.
35.6. Certificados de salarios
Esta opcin permite elaborar los certificados de salarios de los
empleados, siempre y cuando las cuentas de salarios se lleven por
teceros.
35.7. Auxiliares por terceros
Esta opcin permite elaborar los auxiliares de cada tercero
independiente. El informe se presenta de la misma forma que los
auxiliares tradicionales, separando cada tercero.
35.8. Auxiliares Acumulados
Esta opcin permite elaborar los axiliares de varios meses e
imprimirlos en uno solo. Se debe decir desde que mes se van a
elaborar.
35.9. Conciliacin Bancaria
Esta opcin permite elaborar la conciliacin bancaria.
Para elaborar esta opcin , se pide el cdigo de la cuenta.
Luego aparecen las opciones :
1. Entrada de Datos
: Permite entrar las novedades
para la
conciliacion.
Los Datos son :
Fecha : Fecha de la Novedad
Tipo
0: Ayuda en los tipos de Novedades
1: Consignaciones en Libros y no estan en extractos
2: Cheques en Libros y no estan en el extracto
3: Consignaciones en Extracto y no en Libros
4: Cheques en extractos y no en libros
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Detalle : Descripcin de la novedad

Valor
: Valor de la Novedad
2. Impresin
Luego de entrar los datos, se le da la orden
de imprimir la
conciliacion. El programa agrupa los movimientos de acuerdo al tipo
de movimiento, los imprime
e elabora el siguiente paso:
Saldo en Libros
- Consignaciones en Libros
$$$,$$$,00
$$$,$$$.00
+ Cheques en Libros
- Consignaciones en Extracto
$$$,$$$.00
$$$,$$$.00
+ Cheques en extracto
$$$,$$$.00
-----------
Saldo en Extracto
$$$,$$$.00
===========
35.A.
Cierre de Cuentas de Resultado
Esta opcin permite elaborar el cierre de las cuentas de resultado

una por una. Este proceso se debe elaborar en el mes de Cierres
(Mes 13). El programa genera un comprobante el cual debe ser
procesado por la opcin 9 (Adicin de Movimiento).
35.B. Extracto x Fecha
Esta opcion permite consultar una cuenta desde una fecha dada del
mes hasta otra fecha determinada.
35.C. Libro Inventario y Balances
Esta opcin permite imprimir el libro inventario y balances con
todos los terceros de las cuentas que dicen Terceros S
35.C. Balance en Excell(Exportar)
Esta opcin permite exportar el balance de prueba a Formato Excell,
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con la informacin de Codigo, nombre de la cuenta, saldo anterior

del mes, movimiento dbito, movimiento crdito y saldo firnal del
mes.
Anexos:
1. Si desea puede presionar la tecla F10 y aparecera una calculadora, la cual la puede invocar en cualquier parte del programa. Para
su manejo presione F1 cuando este en la calculadora.
2. Si desea ver el calendario tributario, presione la tecla F5 y
aparecer el calendario de pago de retefuente, iva, renta.
3. Si dese buscar un nit por el nombre, presione F8 y el programa
le pedira el nombre, para luego mostrarle el nit.
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INTRODUCCION

El Programa de Contabilidad, tiene como objetivo principal

- Los informes se pueden ver por pantalla o por impresora.

Informes que produce el programa

cin de saldos antes de imprimir este reporte con saldos.

Campos que tiene el informe

Base Cerr Clas Tipo Nivel

CORPORACIONES DE AHORRO Y VIVI

(NO: Cuando es una cuenta mayor o subcuenta

- Terceros (SI: Se pide en nit cuando se entra movimiento

(SI: Cuando es una cuenta de Retencin

(SI: Al final del ao todos los acumulados de

CR: Cuenta tipo crdito

nivel inicial (1) hasta el ltimo nivel (11)

El informe se puede imprimir a seis columnas (opcin 1),

------------------------------ --------------- --------------- --------------- --------------- --------------- ---------------Nombre de la Cuenta

------------------------------ --------------- --------------- --------------- --------------- --------------- ---------------CAJA

ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB.

IMPTO SOBRE LAS VTAS POR PAGAR

COMERCIO POR MAYOR Y POR MENOR

AJUSTES CORRECION MONETARIA

IMPUESTOS DE RENTA Y COMPLEMEN

DEVOLS. Y DCTOS EN COMPRAS

Tambin se puede imprimir a cuatro columnas (Opcin 2) con la

EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUN

UTILIDAD DEL EJERCICIO

DEVOLS. Y DCTOS EN COMPRAS

Saldo Anterior (DB : dbito,

Antes de elaborar este reporte es necesario elegir la opcin de

el Balance de Prueba con todas las cuentas y

subcuentas, se le puede decir que imprima desde el nivel=1 hasta el

Cuando se imprime el balance de prueba a cualquier nivel, al final

a. Por nmero de Comprobante. Se elabora un resumen de los

---------- ------------------------------ ----------------- ----------------Cdigo

CUENTAS POR PAGAR

CUENTAS POR PAGAR

b. Por tipo de comprobante. Se elabora un resumen de los movimientos

Comprobante : 002 EGRESOS

CUENTAS POR PAGAR

c. Por cuenta. Se elabora un resumen de los movimientos dbitos y crditos

d. Detallado. Imprime todos los movimientos ordenados por cuentas mayores

Se puede imprimir el rango de cuentas deseado, dando el cdigo inicial

Se puede imprimir las cuentas que no han tenido movimiento durante el

Campos que tiene el informe:

Detalle y/o Beneficiario

--- ------ -------- -------------------------------------------------------------- -------------- --------------

Impresin del movimiento

---- --- ------ -------- ------------ ----------------------------------------- --------------- ---------------

Los campos que constituyen el reporte son:

Detalle y/o Beneficiario

--- ------ -------- ------------------------------ -------------------------------- -------------- --------------

------------- ----------------------- ------- ----------------- --------------------------------Cdigo/NIT

------------- ----------------------- ------- ----------------- ---------------------------------

OPCIONES DEL PROGRAMA

1. Crear, Modificar Cuentas

- Nivel. Para explicar este trmino, veamos el siguiente ejemplo:

- Rango. Es un conjunto de cuentas consecutivas

No puede dejar niveles sin crear, Ejemplo

110001001, se mandar un mensaje "Nivel anterior no existe"

Ajustes Terr. Rural 15049902 Ajustes x I. 450515 Propiedad Planta