NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO

Acuerdo de la Contralora General del Estado 39

Registro Oficial Suplemento 87 de 14-dic-2009
Ultima modificacin: 06-feb-2014
Estado: Vigente

NOTA GENERAL:
Sustityase la denominacin del Instituto Nacional de Contratacin Pblica por la de
Servicio Nacional de Contratacin Pblica que se contengan en la Ley Orgnica del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica, otras leyes, reglamentos, normas o
regulaciones; cualquier referencia al Servicio Nacional de Contratacin Pblica como
"instituto", "INCP" o "INCOP", deber ser sustituida por la nueva denominacin y las
siglas "SERCOP", respectivamente.
Dado por Disposicin transitoria tercera de Ley No. 0, publicada en Registro Oficial
Suplemento 100 de 14 de Octubre del 2013 .
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL
SECTOR PUBLICO Y PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
DISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS
Oficio No. 22784 SGEN
Quito, 2 de diciembre del 2009.
Licenciado
Luis Fernando Badillo Guerrero
DIRECTOR DEL REGISTRO OFICIAL (E)
Ciudad
Seor Director:
Como alcance a mi oficio 21745 SGEN de 17 de noviembre del 2009, solicit a usted se
sirva disponer la publicacin en el Registro Oficial, del Acuerdo 039-CG de 16 de
noviembre del 2009, suscrito por el doctor Carlos Plit Faggioni, Contralor General del
Estado, mediante el cual expide las "Normas de Control Interno para las entidades,
organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos".
En razn de que en el Registro Oficial 078 de 1 de diciembre del 2009 se public

nicamente el Acuerdo antes indicado y no las Normas de Control Interno, en esta

oportunidad le pido que se sirva disponer la publicacin de las "Normas de Control
Interno para las entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos", para cuyo fin, acompao la versin en
medio magntico e impreso del documento en referencia.
Le expreso el sentimiento de mi distinguida consideracin.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad
PRESENTACION
La Contralora General del Estado, frente a los cambios en la legislacin ecuatoriana que
se han producido a partir de la emisin de la nueva Constitucin de la Repblica del
Ecuador, reformas a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y otras
disposiciones legales y normativas para los sectores ambiental, elctrico, administrativo,
talento humano, informacin pblica, finanzas pblicas, contratacin pblica, entre otras;
y, los avances y mejores prcticas en la administracin pblica moderna emitidos por las
organizaciones internacionales encargadas de su investigacin y divulgacin, consider
necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las entidades,
organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, de un importante marco normativo a travs del cual puedan
desarrollarse para alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios pblicos que deben
proporcionar a la comunidad.
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dispone a este organismo, la
regulacin del funcionamiento del sistema de control, con la adaptacin, expedicin,
aprobacin y actualizacin de las Normas de Control Interno. A partir de este marco
regulador, cada institucin del Estado dictar las normas, polticas y manuales especficos
que consideren necesarios para su gestin.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras
especficas relacionadas con la administracin financiera gubernamental, talento humano,
tecnologa de la informacin y administracin de proyectos y recogen la utilizacin del
marco integrado de control interno emitido por el Comit de Organizaciones que
patrocina la Comisin Treadway (COSO), que plantea cinco componentes
interrelacionados e integrados al proceso de administracin, con la finalidad de ayudar a
las entidades a lograr sus objetivos.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y estn
diseadas bajo principios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica
pertinente.
La actualizacin de las normas fue realizada con la participacin, aporte y coordinacin

de usuarios internos y externos quienes proporcionaron informacin importante sobre

reas especficas de gestin, por tanto, es el resultado de un esfuerzo comn. Es un
documento que promueve el diseo, implantacin y evaluacin del sistema de control
interno, que debe ser perfeccionado continuamente para incorporar el impacto de los
nuevos avances y tendencias actuales en la administracin, en beneficio de las
instituciones del sector pblico, de las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y
servicios que stas proveen.
INTRODUCCION
Antecedentes
En el ao 1977, se expidi la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control,
reemplaz a la Ley Orgnica de Hacienda y fue concebida bajo un enfoque sistemtico de
los diferentes componentes de la Administracin Financiera. En el Captulo 3 del Ttulo
VII, se sealaron los parmetros fundamentales sobre los que la Contralora General del
Estado deba formular las Normas Tcnicas de Control Interno, como parte de las normas
secundarias de los sistemas de contabilidad y de control que le corresponda emitir al
organismo de control.
En noviembre del mismo ao, con Acuerdo 000971, la Contralora General del Estado
expidi las primeras Normas Tcnicas de Control Interno conjuntamente con las Polticas
de Contabilidad, Normas Tcnicas de Contabilidad y Polticas de Auditora del Sector
Pblico. Esta normatividad fue actualizada en abril de 1994, con la expedicin del
Acuerdo 017-CG.
En el mbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante en el
desarrollo del control interno; en el ao 1990 se public el documento "Control Interno Marco Integrado" (Internal Control - Integrated Framework, 1990), elaborado por la
Comisin Nacional sobre Informacin Financiera Fraudulenta conocida como la
Comisin Treadway, quienes adoptaron el nombre de COSO.
El informe COSO concentr los distintos enfoques existentes en el mbito mundial, en
uno solo, definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestin de las
organizaciones, ejecutado por el personal de las entidades en sus distintos niveles
jerrquicos; que promueve la honestidad y la responsabilidad y suministra seguridad
razonable en el uso de los recursos para conseguir los objetivos de: impulsar el uso
racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones, cumplir con las
normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errores e
irregularidades.
En el ao 1992, la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores,
INTOSAI, aprob la gua para las Normas de Control Interno del Sector Pblico,
concebida para visualizar el diseo, implantacin y evaluacin del control interno en las
entidades fiscalizadoras superiores. Esta gua fue actualizada en distintos eventos

internacionales, siendo la ltima reforma en el ao 2004, luego del XVII Congreso

Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, INCOSAI, realizado en
Budapest.
Con el propsito de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y
bienes de las entidades y organismos del sector pblico ecuatoriano, en el ao 2002, la
Contralora General del Estado emiti las Normas de Control Interno, que constituyen
lineamientos orientados al cumplimiento de dichos objetivos.
Los cambios en el ordenamiento jurdico del pas, a partir de ese mismo ao, los avances
y mejores prcticas en la gestin pblica, exigen la actualizacin de las normas de control
interno, cuya aplicacin propiciar el mejoramiento de los sistemas de control interno y la
administracin pblica en relacin a la utilizacin de los recursos estatales y la
consecucin de los objetivos institucionales.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL
SECTOR PUBLICO Y DE LAS PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO
QUE DISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS
ESTRUCTURA DEL CODIGO
El cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco caracteres numricos:
Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, as
"200 AMBIENTE DE CONTROL"
Los dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y sealan el ttulo de la norma:
"200-01 Integridad y valores ticos.
100 NORMAS GENERALES
100-01 Control Interno
El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las personas
jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad
crear las condiciones para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y
el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los
objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos. Constituyen
componentes del control interno el ambiente de control, la evaluacin de riesgos, las
actividades de control, los sistemas de informacin y comunicacin y el seguimiento.
El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y

administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y

garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como la adopcin de
medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.
100-02 Objetivos del control interno
El control interno de las entidades, organismo del sector pblico y personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos para alcanzar la misin institucional,
deber contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:
- Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y
de transparencia.
- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.
- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y
servicios pblicos de calidad.
- Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal.
100-03 Responsables del control interno
El diseo, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y
evaluacin del control interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los
directivos y dems servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus
competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial cuidado en
reas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la
consecucin de los fines institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y
atender los requerimientos para el diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento de
los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa
legal y tcnica vigente y con el apoyo de la auditora interna como ente asesor y de
consulta.
100-04 Rendicin de cuentas
La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores, segn sus
competencias, dispondrn y ejecutarn un proceso peridico, formal y oportuno de
rendicin de cuentas sobre el cumplimiento de la misin y de los objetivos institucionales
y de los resultados esperados.
La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y servidores de
responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadana,
por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones
asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificacin, la asignacin de recursos,

el establecimiento de responsabilidades y un sistema de informacin y comunicacin

adecuado.
Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin ante la alta
direccin para la toma de decisiones, en los que se harn constar la relacin entre lo
planificado y lo ejecutado, la explicacin de las variaciones significativas, sus causas y
las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones.
La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al ordenamiento jurdico vigente.
200 AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que
enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es
fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin y por el
resto de las servidoras y servidores, con relacin a la importancia del control interno y su
incidencia sobre las actividades y resultados.
El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable
al ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los
miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.
Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con
respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de
cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores
ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que
soporta el sistema.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las
operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de
ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los
sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo.
La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno,
deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas
en la institucin, mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas
en el desarrollo de las labores habituales.
La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las lneas
de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin de
acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems organismos, para
lo cual mantendr un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y
competencia de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno; as
como, garantizar el uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente.
200-01 Integridad y valores ticos

La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, la
administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno.
La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como
parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas
de libre remocin; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su
integridad y compromiso hacia la organizacin.
La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo
de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin.
Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los
valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y
establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los
procesos de reclutamiento y seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos
rasgos y cualidades.
200-02 Administracin estratgica
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn
el sistema de planificacin, as como el establecimiento de indicadores de gestin que
permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin
institucional.
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema
de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin
de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que considerarn como
base la funcin, misin y visin institucionales y que tendrn consistencia con los planes
de gobierno y los lineamientos del organismo tcnico de planificacin.
Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn:
objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el
perodo anual, documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de
concretar lo planificado en funcin de las capacidades y la disponibilidad real de los
recursos.
La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y polticas
establecidos por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema
Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as
como el anlisis pormenorizado de la situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones
se disearn para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la administracin
estratgica antes mencionada. Como toda actividad de planificacin requiere seguimiento
y evaluacin permanente.

El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados

logrados, los hechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes,
identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras
de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de calidad.
Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento,
seguimiento y evaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre
todos los niveles de la organizacin y a la comunidad en general.
200-03 Polticas y prcticas de talento humano
El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada
planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se
garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de
servicio.
El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser
tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es
responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que
realiza, procurando su enriquecimiento humano y tcnico.
La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de
control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el
profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace
visible en la ejecucin de los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y
seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin y en la
aplicacin de principios de justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco
legal que regulan las relaciones laborales.
200-04 Estructura organizativa
La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento
de su misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la
realizacin de los procesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes.
La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las
actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar
adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo
necesario de informacin. Los directivos comprendern cules son sus responsabilidades
de control y poseern experiencia y conocimientos requeridos en funcin de sus cargos.
Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organizacin
actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que
debe establecer los niveles jerrquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y
servidores.

200-05 Delegacin de autoridad

La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de
polticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos,
funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los
sistemas de informacin y autorizaciones para efectuar cambios.
La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo la exigencia de la
responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino
tambin la asignacin de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan
emprender las acciones ms oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y
eficaz.
Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern consideradas como
dictadas por la autoridad delegante. El delegado ser personalmente responsable de las
decisiones y omisiones con relacin al cumplimiento de la delegacin.
200-06 Competencia profesional
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica reconocern como
elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes
con las funciones y responsabilidades asignadas.
La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar
una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de
las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.
Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector pblico
y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, mantendrn
un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo,
implantacin y mantenimiento de un buen control interno y realizar sus funciones para
poder alcanzar los objetivos y la misin de la entidad.
Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de personal, el nivel de
competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las reas
correspondientes. As mismo, los programas de capacitacin estarn dirigidos a mantener
los niveles de competencia requeridos.
200-07 Coordinacin de acciones organizacionales
La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos, establecer las
medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la
responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno.
Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el mejoramiento

de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de controles efectivos para las reas
de la organizacin donde desempean sus labores, de acuerdo con sus competencias y
responsabilidades.
La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias, son
responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as como
establecer los mecanismos de relacin entre la administracin principal y las que operen
en localizaciones geogrficamente apartadas.
El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto
que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecucin de los
procesos, actividades y transacciones de la institucin, desarrollen sus acciones de
manera coordinada y coherente, con miras a la implantacin efectiva de la estrategia
organizacional para el logro de los objetivos.
200-08 Adhesin a las polticas institucionales
Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las
especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo.
En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarn
las polticas generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que
hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad,
quienes adems instaurarn medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a
las polticas por ellos emitidas.
Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas
institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores
adecuados.
200-09 Unidad de Auditora Interna
La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
asesora, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin;
evala el sistema de control interno, los procesos administrativos, tcnicos, ambientales,
financieros, legales, operativos, estratgicos y gestin de riesgos.
Cada institucin, cuando se justifique, contar con una Unidad de Auditora Interna
organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesora
oportuna y profesional en el mbito de su competencia, agregando valor a la gestin
institucional y garanta razonable de que la gestin de la mxima autoridad y dems
servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes.
La Unidad de Auditora Interna estar integrada por personal multidisciplinario.
Mediante tcnicas y procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del sistema de
control interno, la administracin de riesgos institucionales, la efectividad de las

operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro

de los objetivos institucionales. Proporcionar asesora en materia de control a las
autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar la
mejora de sus procesos y operaciones.
Los auditores de la Unidad de Auditora Interna actuarn con criterio independiente
respecto a las operaciones o actividades auditadas y no intervendrn en la autorizacin o
aprobacin de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales.
300 EVALUACION DEL RIESGO
La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y
tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar
o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo
y todo el personal de la entidad sern responsables de efectuar el proceso de
administracin de riesgos, que implica la metodologa, estrategias, tcnicas y
procedimientos, a travs de los cuales las unidades administrativas identificarn,
analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecucin de sus
procesos y el logro de sus objetivos.
300-01 Identificacin de riesgos
Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los
objetivos institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las
medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.
Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y
ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los
procesos.
Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la
bsqueda de sus objetivos.
La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la
estrategia y planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores
internos y externos y con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las
interacciones con terceros, la identificacin de objetivos generales y particulares y las
amenazas que se puedan afrontar.
Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso
permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas,
industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.
Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para

asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son
apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan
siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo.
300-02 Plan de mitigacin de riesgos
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos
desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para
identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de
sus objetivos.
En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya
su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando
responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos tcnicos,
describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando
indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo,
estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las
comunicaciones necesarias.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y
monitoreo de cambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para
definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin
de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos
(impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptacin frente a los cambios.
300-03 Valoracin de los riesgos
La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir
a las servidoras y servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de
sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se
hayan decidido evaluar.
La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e
impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto
representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando
tcnicas de valoracin y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer
una base objetiva en comparacin con los estimados.
La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de
cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico.
Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el
manejo de dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el

establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin rediseados, crecimientos

rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La valoracin del riesgo se realiza usando el juicio
profesional y la experiencia.
300-04 Respuesta al riesgo
Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo,
considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su
relacin costo/beneficio.
La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta
son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo
pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye
los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos y proveyendo
acciones para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la
probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte
del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad o el
impacto.
Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para cada riesgo
significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la
seleccin de una respuesta, se volver a medir el riesgo sobre su base residual,
reconociendo que siempre existir algn nivel de riesgo residual por causa de la
incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.
400 ACTIVIDADES DE CONTROL
La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control
interno de acuerdo a sus competencias, establecern polticas y procedimientos para
manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos institucionales, proteger y
conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de informacin.
Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas
las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de deteccin y prevencin,
tales como: separacin de funciones incompatibles, procedimientos de aprobacin y
autorizacin, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisin del
desempeo de operaciones, segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin,
registro y comprobacin de transacciones, revisin de procesos y acciones correctivas
cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas
directamente con los objetivos de la entidad.

La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por

un anlisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin
en relacin con el logro de los objetivos, es decir, se deber considerar como premisa
bsica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener.
401 Generales
401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las
funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de manera
que exista independencia, separacin de funciones incompatibles y reduccin del riesgo
de errores o acciones irregulares.
Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de
no detectar tales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que controle
o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operacin.
La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en
la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.
Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar
sistemticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y
cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.
La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un
mecanismo eficaz para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u
organismo.
401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones
La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas electrnicos,
procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de
las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que slo se efecten
operaciones y actos administrativos vlidos.
La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las
tareas que desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus
respectivas competencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la direccin, en
concordancia con el marco legal.
Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la
responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les
corresponda.
401-03 Supervisin

Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos

y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la
eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento
posterior del control interno.
La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para
asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulaciones y
procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de
sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institucin.
Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o
no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las
operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.
402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control
La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los
responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se
aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de
las disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e
institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados
previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno
presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin,
clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales y
especficos en la programacin de ingresos y gastos para su consecucin en la ejecucin
presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones
aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamente presupuestados; de existir
valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria
correspondiente.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los
principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y
estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y
especificacin, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos
del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las
metas fiscales.
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y
ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y
actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los
recursos disponibles.

Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto,
Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes,
Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control
interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a
las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan
efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas.
402-02 Control previo al compromiso
Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los
niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta
administracin del talento humano, financieros y materiales.
En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas
designadas verificarn previamente que:
1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y
con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y
presupuestos.
2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para
llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma.
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
402-03 Control previo al devengado
Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como
resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u
otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control
verificarn:
1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera que
haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado
contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad
y exactitud aritmtica.
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y
cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en
el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda
correspondiente.
3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con
el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado.
4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los
presupuestos de ingresos.
5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los
ingresos.

6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del

ingreso.
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su
proceso.
402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultados
La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las
entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y
medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos.
La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los
ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas
programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.
Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la
programacin financiera y las causas de las variaciones registradas.
La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los
agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la
programacin inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas
esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del financiamiento, lo
cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con relacin al presupuesto
codificado vigente.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles
responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y
actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe
identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna.
La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin
presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los
objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva
de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance
de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas
de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos
convenidos contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo
presupuestario, tales como:
- Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional, formulacin
y aprobacin.
- Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.

- Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o devengado.

- Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y seguimiento.
403 Administracin financiera - TESORERIA
403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos
La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los recursos
establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las
entidades y organismos del sector pblico, sern los responsables de la determinacin y
recaudacin de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurdico vigente.
Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de
autogestin, de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica
en: corrientes, de capital y financiamiento.
Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del sector
pblico obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos,
arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las
cuentas rotativas de ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del depositario
oficial de los fondos pblicos o en las cuentas institucionales disponibles en el
depositario oficial.
La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de
la red bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de
ingresos abiertas en los bancos corresponsales.
Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado
o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en forma completa
e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso
del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente.
403-02 Constancia documental de la recaudacin
El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica
de derecho privado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba recursos
financieros, en concepto de ingresos, consignaciones, depsitos y otros conceptos por los
que el Estado sea responsable, otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y
prenumerado.
Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por
cualquier concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso
preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirn con los
requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarn las
transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro
Nacional. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de los valores

recaudados.
Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta
de bienes y servicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas, factura,
nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia
tributaria.
Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y
destino de los formularios para recaudacin de recursos.
En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn
documentadamente mediante controles administrativos.
403-03 Especies valoradas
Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del
Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los
organismos del rgimen seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas
pblicas, se entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte
de un rgano del sector pblico.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn
obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa
de ingresos en los bancos corresponsales.
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin
pblica que manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja
de estos documentos y su existencia ser controlada mediante cuentas de orden.
El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las
especies valoradas para todo el sector pblico del Ecuador.
403-04 Verificacin de los ingresos
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria,
con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean
iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario
oficial.
La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las
recaudaciones y su registro contable.
El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar permanentemente la
eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que
correspondan.

403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones

La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la
administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se
recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para
depsito en los bancos corresponsales.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una
garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al
recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con
mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin de personal de
seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en bancos que
ofrezcan este servicio.
403-06 Cuentas corrientes bancarias
A la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos
provenientes de cualquier fuente que alimenta el Presupuesto General del Estado y de los
gobiernos seccionales, a travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas
cuentas que deban mantenerse en funcin de los convenios internacionales que el pas
mantiene con otros pases y las que correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial
ser autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna
institucin pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos
pblicos.
Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el
sistema financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del
informe tcnico emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la
denominacin de la entidad u organismo pblico y su nmero ser el estrictamente
necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno.
Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y servidores
autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas
bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos financieros, de recepcin de
recursos materiales, de registro contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y
servidores responsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados.
Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde
provienen los recursos, la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividir en
cuentas auxiliares: entre otras la denominada cuentas para la provisin del pago de la
deuda pblica.

Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos para la

provisin de pagos de amortizacin e intereses de la deuda pblica interna y externa,
recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente Unica.
403-07 Conciliaciones bancarias
La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo segn
los registros contables como el saldo segn el banco sean los correctos. Se la realiza en
forma regular y peridicamente por lo menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de
la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno
u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las
operaciones efectuadas por la Unidad Administrativa de Tesorera han sido oportunas y
adecuadamente registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por
uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o
transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas.
Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en
tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de
carga y validacin de la informacin, el registro manual o automtico de operaciones que
permitan ajustar las diferencias y estn respaldados por los respectivos manuales de
operacin, instructivos y ayudas en lnea.
403-08 Control previo al pago
Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para
ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos
va electrnica, entre otros, previamente observarn las siguientes disposiciones:
a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con
excepcin de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos
debidamente suscritos;
b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja
autorizada;
c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos
autnticos respectivos;
d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al
reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar; y,
e) Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad
con el presupuesto.

Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un
compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren
entrega de las obras, bienes o servicios contratados.
403-09 Pagos a beneficiarios
El sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y
organismos del sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes
institucionales y los respectivos presupuestos aprobados.
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad responsable
del Tesoro Nacional al Depositario Oficial de los fondos pblicos; dichas obligaciones se
registrarn apropiadamente por las instituciones y se solicitarn de acuerdo al programa
mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pblica.
Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de la cuenta
correspondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales los valores
pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de
los fondos pblicos, siendo sta la nica forma de pago prevista para el mencionado
sector.
En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser posterior a
los pagos efectuados.
Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas mediante
transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios,
aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de
datos del sistema previsto para la administracin de los servicios pblicos.
Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los
beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta
virtual es un proceso de pagos va electrnica que define en un solo dbito la salida de
recursos a travs de la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las
finanzas pblicas.
Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn
exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones
del sector pblico, el cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una
obligacin legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante.
Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin de los
gastos que se realizan a travs de la caja chica.
403-10 Cumplimiento de obligaciones
Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las

polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las

mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas
oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.
Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que
ser controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan
su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora
injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal
y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.
403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera
Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de los recursos
financieros, elaborarn la programacin de caja, en la que se establecer la previsin
calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilizacin,
permitiendo compatibilizar la ejecucin presupuestaria anual en funcin de las
disponibilidades.
La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin,
gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es
optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los
requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y
priorizar su atencin.
La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos
efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas
aprobadas; esta modificacin ser aprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas del
Ministerio de Finanzas.
Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.
Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratgicos
institucionales.
Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las
proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de
financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio
presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de
acuerdo con las necesidades.
403-12 Control y custodia de garantas
En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el

cumplimiento de los mismos, se exigir a los oferentes o contratistas la presentacin de

las garantas en las condiciones y montos sealados en la ley.
Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de:
adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios,
incluidos los de consultora, cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de
anticipos, previo a la entrega de una garanta, en las condiciones y montos sealados en la
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos
a entrega posterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas de
conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la Tesorera
efectuar ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito.
La Tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de las
garantas con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:
- Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantas
contempladas en las disposiciones legales vigentes.
- La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se
verificar que cumplan con los requisitos sealados en la ley.
- Custodia adecuada y organizada de las garantas.
- Control de vencimientos de las garantas recibidas.
La Tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las
garantas a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su
renovacin o ejecucin, segn sea el caso.
403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos
Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos
que aseguren su validez y confiabilidad.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades
agilita la gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos
dinamizan la administracin de las transacciones financieras por la velocidad que
imprimen, no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y
correccin de cada operacin; aspectos que limitan la aplicacin de controles internos
convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los
mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido
solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves
utilizadas en una entidad.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el

sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el

signatario de las claves respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos
diarios, que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin,
que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio
que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de
las operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos
originales.
Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.
403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta
Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales
de caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor
opcin para el Estado y las indicadas entidades.
La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las
autorizaciones de la unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las
disponibilidades de caja que mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo
establecido en las disposiciones legales y normativa vigentes, de manera que se resguarde
y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y que garantice el menor
riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la
respectiva ley.
De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles
emitidos por el Estado.
Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin
financiera.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en
papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.
Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico
a excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad
social sern redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.
Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector
pblico no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del
capital pero s para los gastos de comisiones y rendimientos.
403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsica

Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin

corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que
devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que
asegure que han sido registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se
recibieron y contabilizaron de manera oportuna.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor
auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la
informacin, estos registros sern constantemente actualizados a fin de que los directivos
cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de
la custodia y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores
fiduciarios existentes.
Esta accin ser efectuada por la Unidad de Auditora Interna y/o por una comisin
nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular
financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o
semestral.
404 Administracin Financiera - DEUDA PUBLICA
404-01 Gestin de la deuda
Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica debern establecer
y mantener un ambiente de control que fomente: los valores ticos, las polticas de talento
humano que apoyen los objetivos de gestin de la deuda pblica, una estructura
organizacional con claras lneas de responsabilidad y comunicacin y sistemas de
informacin computarizados que incluyan controles de seguridad adecuados.
Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal que
interviene en la administracin de la deuda pblica, que identifique los principios y
valores en los que se fundamentarn sus actuaciones, las actitudes de los administradores
respecto de los controles internos, polticas de administracin del recurso humano que
interviene en este proceso, respecto de su idoneidad e independencia en sus relaciones
con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores u otros para evitar conflictos de
intereses en las operaciones de la deuda pblica.
404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con unidades
operacionales encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la poltica fiscal
del gobierno y de gestionar las transacciones especficas de deuda.
La estructura organizacional de la Unidad de Administracin de la Deuda, estar

conformada por tres dependencias identificadas como: front office, middle office y back
office, con funciones y responsabilidades distintas.
Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin con el
poder Ejecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en los mercados
financieros, en representacin del gobierno.
Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la informacin,
as como de las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias
de riesgo donde deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar
la evaluacin del riesgo pas.
Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del
registro, control, gestin y utilizacin de la deuda, as como de la generacin de
estadsticas y reportes.
Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal del gobierno
y a las disposiciones legales, normas y reglamentacin vigente.
04-03 Polticas y manuales de procedimientos
El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de deuda y
financiamiento, definir las polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que exista
consistencia en las estrategias y en el proceso de endeudamiento pblico de conformidad
con lo dispuesto en la Constitucin de la Repblica del Ecuador y las disposiciones
legales relacionadas con esta materia.
Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los aspectos
de poltica fiscal, econmica y de desarrollo del pas. Para este efecto, las entidades que
intervienen en esta materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la
interdependencia de sus diversos instrumentos para el desarrollo de estas polticas.
El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo y la
composicin de la informacin en el ciclo operacional de la unidad que administra la
deuda, esto incluye una descripcin de la informacin relacionada con el financiamiento
externo e interno, la forma de registrar esa informacin en la base de datos y los pasos a
seguir para el registro de los desembolsos y el servicio de la deuda. Tambin describir
los flujos de informacin desde la unidad que administra la deuda a otros organismos del
gobierno, entidades relacionadas y organizaciones internacionales, incluida su
periodicidad y una descripcin de su contenido, entre otros aspectos.
Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse
permanentemente, a fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que
debe seguirse en este tipo de operaciones sea aplicado en cumplimiento de las
disposiciones legales vigentes.

404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamiento

Las entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de crditos o la
concesin de garantas de crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador,
observarn las disposiciones, restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el
ordenamiento jurdico vigente.
Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn superar el lmite
de endeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el trmite para contraer
endeudamiento sin cumplir con el plan de reduccin de la deuda, cuando corresponda; o
si ha excedido los lmites de endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el
trmite si no ha cumplido con la obligacin de registrar los contratos de crditos vigentes
y si tiene obligaciones vencidas de amortizaciones o intereses de la deuda pblica.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas
de desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as como las del servicio de
la deuda, no podrn contratar prstamos.
Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin tener
las autorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las disposiciones
legales y reglamentarias pertinentes.
La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como
contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros no
han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el
proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado
sin justificacin alguna.
404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pblica
La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un plan de riesgos
para la identificacin de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se
alcancen los objetivos de gestin de la deuda pblica y la medicin del grado de
probabilidad de que ocurran.
En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir riesgos
operacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del servicio de la
misma, que pueden impedir que las autoridades a cargo de su administracin cumplan los
objetivos de la gestin de la deuda, por lo que ser necesario: evaluar los controles
internos y revisar los niveles de autorizacin de las transacciones, la segregacin de
funciones del personal que interviene en el proceso, los accesos y seguridades del sistema
de informacin, la integridad de la informacin, la aplicacin de los procedimientos
establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar regularmente los instrumentos
crediticios y documentacin completa de las transacciones de la deuda, el reperfilamiento

de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los riesgos en las
operaciones de la deuda pblica.
404-06 Contabilidad de la deuda pblica
Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione
informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones de
endeudamiento, asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable
y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con
informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las
operaciones de endeudamiento pblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y
necesidades de estas operaciones, que permitir el registro actualizado de la deuda,
asegurando que la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros del sistema
de contabilidad gubernamental.
Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando
conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos
fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de
consolidacin, renegociacin y otros. As mismo, tales estados reflejarn la deuda
asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras
de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos o convenios internos
respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros
contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los
conceptos relacionados con los reportes generados.
Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica,
e incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la
Cuenta Unica del Tesorero Nacional.
Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el
endeudamiento pblico a nivel nacional.
404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades
Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las
transacciones relacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas
tcnicas para el sistema de administracin financiera, emitidas por el Ministerio de
Finanzas.
El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones
contradas por el pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto
original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre
otros.

Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el

mantener controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir
informar oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los
vencimientos para el pago respectivo.
Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en
forma adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento
del pas.
404-08 Conciliacin de informacin de desembolsos de prstamos y de operaciones por
servicio de la deuda
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las
operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y
entidades involucradas en su procesamiento.
El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los
desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de
agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y
confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el
Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los
prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos
efectivamente recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de
contrapartidas utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los
montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de
amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
404-09 Pasivos contingentes
Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados
con organismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica
interna o externa, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos
reales como consecuencia de eventos futuros.
Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas
tcnicas del sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control
del monto y las posibles eventualidades que podran originar que obligaciones
potenciales se conviertan en pasivos reales, adems de la importancia que podran tener

en la situacin financiera de la entidad.

Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en
consideracin los efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del
gobierno, incluyendo su liquidez global.
404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblica
Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un
sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus
recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los
aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica,
posibilita el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos con los
proyectos financiados por ellos, actualizar los desembolsos en forma automtica,
identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de
amortizacin y preparar los reportes para la Gerencia y Auditora.
El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir
reportes sobre el servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones,
moras, gastos derivados de la contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector
pblico, para ser conciliados con el presupuesto, entre otros.
El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin
til que las mximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica,
requieren para cumplir con la responsabilidad de su gestin, como por ejemplo:
previsiones confiables sobre el servicio de la deuda, el estado de flujo de efectivo con el
objeto de contratar financiamientos necesarios para garantizar la liquidez a costos
razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda, financiamientos ms recientes,
reestructuraciones de la deuda, etc.
El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos
documentados, controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de
funciones entre las reas de gestin de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad,
confiabilidad, integridad y conservacin de los datos.
El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la
deuda pblica, incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de
las tasas de inters. Esta informacin deber ser actualizada peridicamente y publicada
por el organismo responsable de administrar la deuda pblica.
404-11 Control y seguimiento
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles
peridicos de las operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de

supervisin y monitoreo realizadas por personal de la entidad, las auditoras internas o

externas o consultores externos contratados.
El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno externo
as como de los controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus administradores
a responder a los cambios de forma rpida y eficaz.
Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al
seguimiento de las recomendaciones de los informes de las auditoras de las transacciones
de gestin de la deuda pblica, de los informes de avances peridicos de los acreedores,
de los informes peridicos de la administracin sobre la contratacin de la deuda, de las
variaciones significativas por pago de desembolsos (capital e intereses), de transacciones
por montos muy elevados, de los cambios de los sistemas de contabilidad e informacin,
de reclamos de inversionistas, etc.
A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo
responsable de administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a
los proyectos que se financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta
ejecucin de los proyectos y el buen uso de los recursos.
La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el
seguimiento a la valoracin de los bonos emitidos por el Estado Ecuatoriano en el
mercado internacional.
405 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicacin de los principios y Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental
La Contabilidad Gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre
la materia, para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de
informacin financiera, para la toma de decisiones.
La Contabilidad Gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos
que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a
entregar recursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable
mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios
tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales
contables.
405-02 Organizacin del Sistema de Contabilidad Gubernamental
El Sistema de Contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa
vigente para la Contabilidad Gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y
organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros
y dems informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan las
operaciones.

El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son
responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los
parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse
para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de
administracin, as como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados
financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de
sus operaciones.
La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno,
orientado a que:
- Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad.
- Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en
el perodo correspondiente.
- Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos sujetos a control
administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.
- Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.
- La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables
determinadas por la profesin.
- Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales
y por las necesidades gerenciales.
405-03 Integracin contable de las operaciones financieras
La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para
mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera
vlida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que
administran fondos pblicos.
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina
las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administracin
Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de
Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Nmina, Control Fsico de Bienes,
Deuda Pblica y Convenios, los clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios
y normas tcnicas que posibilitan el registro y control de los recursos pblicos,
permitiendo la produccin de informacin financiera actualizada y confiable, para uso
interno y externo.
En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de
sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
405-04 Documentacin de respaldo y su archivo
La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo
para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en las

disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes.

Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de
sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones
de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en
ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte
suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la
identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y
anlisis.
La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe
ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes,
durante o despus de su realizacin.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos
que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la
documentacin sustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y secuencial y se
mantendr durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al
sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las
necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de
los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha
perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica
o de otra ndole.
La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se
har de conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que
se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los
procedimientos a seguir, los perodos de conservacin de la documentacin, los datos
relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas
explicativas del documento.
405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de
informacin financiera
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la
informacin contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el
control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la informacin
en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor
esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin.
Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos econmicos,

ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el catlogo general.

La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la
direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica
organizar y procesar la informacin, a partir de la cual ser elaborada la informacin
financiera de la entidad.
Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn
oportunamente la informacin financiera, de conformidad con las disposiciones
establecidas en la normativa vigente.
405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una
situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de
dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan
confiabilidad sobre la informacin financiera registrada. Permite detectar diferencias y
explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la respectiva
cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para
efectuar los ajustes correspondientes.
Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern
independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por
escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a
fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de las
finanzas pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio,
sern de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas
para el efecto.
405-07 Formularios y documentos
Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y actos
administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los
respalde, para su verificacin posterior.
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el
nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las
firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.

Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que
respalden otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern
preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente a travs del
computador, siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo nmero en ms de
un formulario. Los documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo y
cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la
secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de
los documentos faltantes.
En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno
nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las
copias respetando su secuencia numrica.
405-08 Anticipos de fondos
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos
especficos, garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamo y
egresos realizados por recuperar, sern adecuadamente controlados y debidamente
comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una
apropiada y documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no
utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos sern liquidados y su
diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el
28 de diciembre de cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores pblicos.
La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas
para el efecto por las entidades competentes.
Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos,
presentarn los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la
documentacin de soporte o fuente debidamente legalizada.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin
sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o
devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio
que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades
sobre este tipo de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas
auxiliares que para el efecto constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por el
Ministerio de Finanzas, as:
a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos

Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn

conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios sealados en
el presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la
institucin hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as
concedido ser recaudado por la Unidad de Administracin Financiera institucional al
momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones.
Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la Unidad de
Administracin de Talento Humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo de
hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su
capacidad de pago le permita cubrir la obligacin contrada; el anticipo ser descontado
de sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento.
Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de la
capacidad de pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente.
b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura
Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias,
entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo
establecido en las clusulas contractuales relacionadas con la forma de pago de los
contratos.
Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, stos
sern registrados en el sistema.
Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la
entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato.
c) Fondos de reposicin
Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin
parcial y mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente
legalizada y sern liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:
d) Caja chica institucional y proyectos programados
El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando
la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda
afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se
justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente
para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica.
Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes

prenumerados, debidamente preparados y autorizados.

Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin emitida
por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y sern manejados por personas
independientes de quienes administran dinero o efectan labores contables.
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las
operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.
e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas
Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se mantendrn
depositados en una cuenta bancaria.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la
cuenta bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a base de la
documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro.
La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia, constituyen
los nicos documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo.
f) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en
efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad
especfica, sern asignados al servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden
atender normalmente y estn sujetos a liquidacin dentro del mismo mes en que fueron
entregados, previa presentacin de la documentacin debidamente legalizada que
respalden los egresos realizados.
Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del
sector pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y alimentacin, en el interior o en
el exterior del pas, se contabilizarn en la cuenta "Anticipo de viticos y subsistencias".
El correspondiente descargo se registrar con la liquidacin definitiva, acompaando
obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes
emitidos por las empresas de transportacin area o terrestre y el informe de comisin;
debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos anticipos sern contabilizados
directamente como gastos de gestin.
405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores
de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos
con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos

contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable
de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su
presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la Unidad de Auditora Interna o por personas
delegadas por la Unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de las
funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicar
inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora
Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada por
las personas que intervinieron en el arqueo.
405-10 Anlisis y confirmacin de saldos
El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn debidamente
registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas.
Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de cada
ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de la
Unidad de Administracin Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de
cobro realizadas, los derechos y la antigedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata, para
impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores.
El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas
vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado
para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
El responsable de la Unidad de Administracin Financiera, por lo menos una vez al ao,
enviar a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de
confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.
405-11 Conciliacin y constatacin
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de
anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre

estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la
cuenta del mayor general, para identificar si los saldos responden a operaciones
realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad.
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos
trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes
del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos
de respaldo, que garanticen la integridad y existencia fsica.
406 Administracin financiera - ADMINISTRACION DE BIENES
406-01 Unidad de Administracin de Bienes
Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite, estructurar una
unidad encargada de la administracin de bienes.
La mxima autoridad a travs de la Unidad de Administracin de Bienes, instrumentar
los procesos a seguir en la planificacin, provisin, custodia, utilizacin, traspaso,
prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento, medidas de proteccin y
seguridad, as como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad
de cada entidad u organismo del sector pblico y de implantar un adecuado sistema de
control interno para su correcta administracin.
406-02 Planificacin
Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de los objetivos y
necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto
correspondiente.
El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los bienes y los servicios
incluidos los de consultora a contratarse durante el ao fiscal, en concordancia con la
planificacin de la institucin asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan
constarn las adquisiciones a realizarse tanto por el rgimen general como por el rgimen
especial, establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima autoridad de cada entidad
y publicado en el portal de compras pblicas www.compraspblicas.gov.ec; incluir al
menos la siguiente informacin: los procesos de contratacin a realizarse, la descripcin
del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementacin
del plan.
La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma que las
compras se realicen nicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.
a) Registro de proveedores y entidades

Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica, nacional o extranjera que
desee participar en los procesos de contratacin, deber estar inscrita y habilitada en el
Registro Unico de Proveedores, RUP, cuya informacin ser publicada en el portal de
compras pblicas. De igual modo, las entidades contratantes se registrarn en el portal
para acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
406-03 Contratacin
Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para
adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios
incluidos los de consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que las adquisiciones se
ajusten a lo planificado, a la vez que determinar los lineamientos que servirn de base
para una adecuada administracin de las compras de bienes, considerando, entre otras, las
siguientes medidas:
- Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipacin
suficiente y en las cantidades apropiadas.
- La ejecucin de las compras programadas para el ao se realizar tomando en
consideracin el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia
financiera y el tiempo que regularmente toma el trmite.
- La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la
efectuar en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del
principio activo.
- Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una
adecuada y oportuna provisin.
- El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio institucional frente a la
alternativa de adquisicin.
- La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la existencia presente o
futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin.
a) Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los de
consultora, las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de
conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones
establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su
reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de Contratacin Pblica,
INCOP, respecto de cada procedimiento de contratacin. En el caso de compras de bienes
y servicios normalizados se observarn los procedimientos dinmicos, es decir: compras
por catlogo y compras por subasta inversa.
Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para la ejecucin de obras,
sern aplicables los procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor cuanta, ferias
inclusivas, nfima cuanta, a ms de los procedimientos especiales del rgimen especial.

Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratacin de

servicios de consultora son: contratacin directa, contratacin mediante lista corta y
mediante concurso pblico.
b) Pliegos
Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborar los
pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica que apliquen segn el procedimiento de contratacin a
utilizar. La entidad contratante podr modificar o completar los modelos obligatorios,
bajo su responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso
de contratacin, siempre que se cumpla con la ley.
Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms
ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio
por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o su
delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad,
economa y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y
servicios nacionales.
c) Comisin Tcnica
La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de
lista corta, concurso pblico, subasta inversa, licitacin o cotizacin de conformidad con
lo dispuesto por la ley, conformar y nombrar para cada procedimiento la pertinente
Comisin Tcnica que estar integrada de la siguiente manera:
1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir.
2. El titular del rea que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la mxima autoridad o
su delegado.
Los miembros de la Comisin Tcnica sern servidoras o servidores de la entidad
contratante y no podrn tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, ser
causa de excusa.
406-04 Almacenamiento y distribucin
Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega,
antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su
ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudar a mantener un
control eficiente de los bienes adquiridos.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn

adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio fsico
necesario.
El Guardalmacn o Bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su
conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la
institucin, as como de los bienes que egresan.
Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se comunicar
inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos
bienes no sern recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales.
Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo
y control de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente,
debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales
caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn o bodega tendrn acceso a las
instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos,
el encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la
documentacin correspondiente.
406-05 Sistema de registro
El Catlogo General de Cuentas del Sector Pblico, contendr los conceptos contables
que permitan el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los bienes
de larga duracin.
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como
de los bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan
controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se
encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de
las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad
de su registro y control oportuno y servir para la toma de decisiones adecuadas.
Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se
registrarn directamente en las cuentas de gastos o costos segn corresponda y
simultneamente se registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la
normativa de contabilidad gubernamental, vigente.

406-06 Identificacin y proteccin

Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin,
organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una
parte visible, permitiendo su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros
actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para
que sirvan de base para el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de
responsabilidad de cada servidor pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para
protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente,
a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos
de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta rea; tambin facilita detectar si
son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no
se encuentran en riesgo de deterioro.
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser
responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos
que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de
larga duracin.
Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia
reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los
bienes del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duracin
En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las
labores institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos, electorales,
religiosos u otras actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institucin,
debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservacin.
Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes
de larga duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones,

dejando constancia escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern utilizados para
otros fines que no sean los institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es
responsabilidad del Jefe de la Unidad Administrativa, definir los aspectos relativos a su
uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente.
El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso, no
imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo
tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern
reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia
de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.
406-09 Control de vehculos oficiales
Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen de
recursos pblicos, estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el
desempeo de funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser
utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades
electorales y polticas.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal
de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin
constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos
que garanticen el buen uso de tales unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los vehculos,
llevarn un registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la
fecha, motivo de la movilizacin, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que
lo conduce y actividad cumplida.
Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos, (buses,
busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos,
veleros, aviones, avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser
utilizados durante o fuera de los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa
del nivel superior.
Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en
actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la
respectiva orden de movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de cinco
das laborables. Por ningn concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que
tengan el carcter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus

funciones o preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da
laborable de cada semana, fuera del horario que comprende la jornada normal de trabajo,
exceptundose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica,
as como otras servidoras y servidores con rango a nivel de ministros de Estado.
Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las
siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los
vehculos que pertenecen a los cuerpos de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas,
Polica Nacional, sistemas de redes elctricas, telefnicas, agua potable, alcantarillado y
obras pblicas, que sean indispensables para atender casos de emergencias concretas.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la obligacin
del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios
destinados por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la
institucin a la que pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que constan
en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del
Sector Pblico y dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora
General del Estado.
Nota: Inciso sexto reformado por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 41,
publicado en Registro Oficial 306 de 22 de Octubre del 2010 .
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin
La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin.
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo
menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de
aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para
efectos de identificacin.
Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern
formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el
personal que participa en este proceso.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el
proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern
investigadas y luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del
servidor responsable; tambin se identificarn los bienes en mal estado o fuera de uso,

para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las

disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de
las existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de
datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos
servicios.
La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo
exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente
para efectuar dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada
aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con
auditora interna, el titular designar a un servidor que cumpla esta funcin.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido
motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna.
Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos
que sealen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las
justificaciones, autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia,
prdida, robo o hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo
para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico, del Manual General de
Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Pblico, la normativa de
contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y dems reglamentacin interna
emitida por la entidad.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez
competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja
correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo del
inventario respectivo.
Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del
responsable de la Unidad de Administracin Financiera.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se
le aplicar la sancin administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le
exigir adems la restitucin del bien con otro de igual naturaleza o la reposicin de su
valor a precio de mercado.

406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos fijados
en las leyes y reglamentos sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y dems
procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y
adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones resguardando los intereses institucionales y
en concordancia con las disposiciones reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios, emitirn
su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus costos
actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderas despachadas o
servicios prestados, la documentacin de los movimientos y la facturacin segn los
precios y modalidades de ventas.
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin
El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que permitan
implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duracin.
La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los
bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y
prolongar su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no
afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los
controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as
como que se cumplan sus objetivos.
La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento,
estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que
solicita el servicio.
407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
407-01 Plan de talento humano
Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de
las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en las
necesidades de operacin institucionales.
La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal, efectuado con
la informacin estadstica que mantendr la unidad responsable de la administracin del
talento humano; considerando adems, la normativa vigente relacionada con esta rea, el
plan estratgico institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos.

El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de

planificacin anual.
407-02 Manual de clasificacin de puestos
Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento
jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y revisarn
peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los requisitos para su desempeo y
los niveles de remuneracin.
La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas,
responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su
estructura y organizativa. El documento ser revisado y actualizado peridicamente y
servir de base para la aplicacin de los procesos de reclutamiento, seleccin y
evaluacin del personal.
La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer tomando en consideracin la
misin, objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las
unidades y procesos organizacionales.
407-03 Incorporacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al personal, tomando en
cuenta los requisitos exigidos en el Manual de Clasificacin de Puestos y considerando
los impedimentos legales y ticos para su desempeo.
El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la convocatoria, evaluacin y
seleccin que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia
garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestin
institucional.
El proceso tcnico realizado por la Unidad de Administracin de Talento Humano
seleccionar al aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades
sea el ms idneo y cumpla con los requisitos establecidos para el desempeo de un
puesto, a travs de concurso de mritos y oposicin.
En el proceso de seleccin, se aplicarn las disposiciones legales, reglamentos y otras
normas que existan sobre la materia.
En la Unidad de Administracin de Talento Humano, para efectos de revisin y control
posterior, se conservar la informacin del proceso de seleccin realizado, as como de
los documentos exigidos al aspirante, en funcin de los requisitos legales establecidos.
407-04 Evaluacin del desempeo

La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con la Unidad de Administracin de

Talento Humano, emitirn y difundirn las polticas y procedimientos para la evaluacin
del desempeo, en funcin de los cuales se evaluar peridicamente al personal de la
institucin.
Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de evaluacin de
desempeo, se formularn tomando en consideracin la normativa emitida por el rgano
rector del sistema.
El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado permanentemente, su rendimiento
y productividad sern iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente
establecidos para cada funcin, actividad o tarea.
La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios tcnicos (cantidad, calidad,
complejidad y herramientas de trabajo) en funcin de las actividades establecidas para
cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos de la entidad.
Los resultados de la evaluacin de desempeo servirn de base para la identificacin de
las necesidades de capacitacin o entrenamiento del personal o de promocin y
reubicacin, para mejorar su rendimiento y productividad.
407-05 Promociones y ascensos
Las unidades de administracin de talento humano propondrn un plan de promociones y
ascensos para las servidoras y servidores de la entidad, observando el ordenamiento
jurdico vigente.
El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante promocin al
nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de
mritos y oposicin.
El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen
puestos vacantes o de reciente creacin, considerando la experiencia, el grado acadmico,
la eficiencia y el rendimiento en su desempeo, observando lo previsto en la
reglamentacin interna y externa vigente.
407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo
Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva la capacitacin,
entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles
de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y
elevar la calidad de su trabajo.
Los directivos de la entidad en coordinacin con la Unidad de Administracin de Talento
Humano y el rea encargada de la capacitacin (en caso de existir stas), determinarn de
manera tcnica y objetiva las necesidades de capacitacin del personal, las que estarn

relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los

conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores, as como al desarrollo de la
entidad.
El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de talento humano y aprobado
por la mxima autoridad de la entidad. La capacitacin responder a las necesidades de
las servidoras y servidores y estar directamente relacionada con el puesto que
desempean.
Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea
en el pas o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras
y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, suscribirn un contrato-compromiso,
mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas
legales pertinentes. Los conocimientos adquiridos tendrn un efecto multiplicador en el
resto del personal y sern utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin
institucional.
407-07 Rotacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la entidad,
establecern acciones orientadas a la rotacin de las servidoras y servidores, para ampliar
sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin institucional, disminuir errores y
evitar la existencia de personal indispensable.
La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos preestablecidos, en
base a criterios tcnicos y en reas similares para no afectar la operatividad interna de la
entidad.
Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de
administracin, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar
capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal
indispensable.
La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores, deficiencias
administrativas y utilizacin indebida de recursos.
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores
La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad, cumplirn y harn
cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los
cdigos de tica, normas y procedimientos relacionados con su profesin y puesto de
trabajo.
Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos principios y del
ordenamiento jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino
que estn en la obligacin de dar muestras de la observancia de stos en el desempeo de

sus funciones.
Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institucin, estn
obligados a actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y
ampliar la confianza de la ciudadana en los servicios prestados, observando las
disposiciones legales que rijan su actuacin tcnica. No podrn recibir ningn beneficio
directo o indirecto y se excusarn de intervenir en asuntos en los que tengan conflictos de
inters personal o de su cnyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo grado
de afinidad o cuarto de consanguinidad.
407-09 Asistencia y permanencia del personal
La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y mecanismos
apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y
servidores en el lugar de trabajo.
El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en funcin de las
necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la
implementacin de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan.
El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los jefes
inmediatos, quienes deben cautelar la presencia fsica del personal de su unidad, durante
la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto asignado.
407-10 Informacin actualizada del personal
La Unidad de Administracin de Talento Humano ser responsable del control de los
expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificacin y
actualizacin.
Los expedientes del personal deben contener la documentacin general, laboral y
profesional de cada una de las servidoras y servidores; la informacin relacionada con su
ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro.
Solo el personal encargado de la administracin de talento humano y las servidoras y
servidores que por la naturaleza de sus funciones obtengan autorizacin expresa, tendrn
acceso a los expedientes de las servidoras y servidores, los cuales sern protegidos
apropiadamente.
Los expedientes donde se consigne la informacin del personal con nombramiento o
contrato, permitirn a la administracin de la entidad, contar con informacin veraz y
oportuna para la toma de decisiones.
408 ADMINISTRACION DE PROYECTOS
408-01 Proyecto

Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones financieras

y socioeconmicas que permiten tomar la decisin de realizar o no una inversin para la
produccin de obras, bienes o servicios destinados a satisfacer una determinada necesidad
colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar
parte de la economa del pas.
El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversin e inversin, es
decir, estudios y ejecucin.
En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para determinar la
factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin de una necesidad e
ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente
los estudios se profundizarn, lo cual mejora la calidad de la informacin, disminuye la
incertidumbre y proporciona mayores elementos para decidir si se contina con la etapa
siguiente o si se debe abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores.
En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el estudio de
prefactibilidad, de factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas, comprendern
los clculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluir la
correspondiente evaluacin financiera o social del proyecto.
En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el
presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecucin y
operacin.
Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluacin econmica o
financiera avala su continuacin se pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del
proyecto ya sea por contrato o por administracin directa.
En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y
programado previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y
el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuar, adems, una
evaluacin que compare las previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos
en la realidad, para contar con la informacin necesaria que permita mejorar los estudios
de nuevos proyectos.
408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos
Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los estudios de
preinversin, el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y
los criterios de evaluacin que se utilizarn para seleccionar los ms ventajosos,
dependern de la naturaleza, complejidad y monto de la inversin.
Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn determinar su
viabilidad y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos en orden a los

mayores beneficios financieros o sociales.

Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn bien
fundamentados y permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar mejor los
recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se profundizan los estudios
para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo, o si por el contrario, es mejor
abandonarlo.
En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn en guas o
manuales las metodologas y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los
proyectos, as como el grado de profundidad, el alcance de cada una de las fases de
estudio y los criterios a emplear para seleccionar aquellos en los que se va a invertir.
En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la preparacin, la
especializacin o los conocimientos suficientes para definir las variables ms
significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar, de la forma ms cercana
posible a la realidad, los costos y beneficios asociados a ste, as como su impacto sobre
el medio ambiente.
408-03 Diagnstico e idea de un proyecto
Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnstico, donde
se defina claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y
servicios a ofrecer, quines se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las
alternativas de solucin que se vislumbran.
La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser
satisfecha, ligada a los objetivos de la institucin, como consecuencia de planes de
desarrollo, de polticas generales o para complementar otros proyectos.
Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el anlisis se
pueda determinar si desde el punto de vista tcnico, la idea inicial a de continuarse y en
consecuencia, profundizar los estudios, o si a de modificarse, postergarse o abandonarse.
408-04 Perfil del proyecto
Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararn un perfil, identificando
los beneficios y costos, as como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra
ndole que lo puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal.
El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes, las condiciones
econmicas, polticas, geogrficas y sociales de la zona de influencia en la cual se
enmarca; adems, las polticas y objetivos de la institucin, los aspectos legales y las
polticas gubernamentales que afectan el sector al que pertenece el proyecto, todo con el
fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.

El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos de las distintas
opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean factibles;
tambin incluir un anlisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, as como
una evaluacin de los beneficios y costos asociados, para lo cual se tratar de prever qu
sucedera en el perodo considerado para hacer la evaluacin, si el proyecto no se
ejecutara.
En los casos de proyectos que requieren pequeas inversiones o al tratarse de necesidades
colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de
certidumbre, la conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de inmediato al diseo
del anteproyecto sin pasar por las otras fases de estudio.
408-05 Estudio de prefactibilidad
Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar
en los aspectos crticos y as obtener, con mayor precisin, los beneficios y costos
identificados en el perfil.
En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la
tecnologa por emplear y sus implicaciones, el estudio tcnico y las normas tcnicas; su
impacto socio-econmico; finalmente, tendr que efectuarse un estudio del impacto del
proyecto sobre el ambiente.
En esta etapa se examinarn en forma ms detallada los aspectos sealados como crticos,
con el fin de determinar con mayor precisin los beneficios y costos de las mejores
alternativas viables identificadas en la fase anterior.
Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera
instancia, se efectuar el anlisis tcnico de cada una de las opciones y luego un anlisis o
evaluacin econmica-financiera.
La estimacin de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuar mediante un estudio
de mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto podra
satisfacer. En el estudio se determinarn la demanda y la oferta, actual y futura, del bien o
servicio que se satisfara con el proyecto.
En la determinacin de los costos se considerarn los aspectos tcnicos como son el
tamao del proyecto, su naturaleza, su localizacin, los equipos, maquinaria e
instalaciones requeridos, los insumos necesarios para su operacin o funcionamiento,
personal, materia prima, servicios, los efectos del proyecto sobre el medio ambiente.
Este anlisis permitir estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por
determinado tipo de tecnologa condiciona los costos de inversin y de capital de trabajo.
Adicionalmente se considerarn los aspectos administrativo-legales del proyecto: la
estructura organizacional que se definir para administrar el proyecto y las caractersticas

jurdicas de la unidad de gestin que lo manejar.

Una vez efectuados los anlisis citados, se estimarn los montos de inversin, los costos
de operacin y los ingresos que generara el proyecto durante su vida til, para cada una
de las alternativas seleccionadas en la fase de determinacin del perfil de ste, pues los
factores analizados se interrelacionan. Con esta informacin se realizar la evaluacin exante del proyecto, tanto de la rentabilidad social y econmica, y de la viabilidad
financiera y tcnica de cada alternativa, la cual servir de base para decidir cules
merecen un estudio ms profundo y cules se descartan.
Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede referirse a la variacin de
las condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron
ms favorables al hacer la evaluacin, para de esta manera determinar cul es la mejor y
decidir si el proyecto se ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la
calidad de los estudios realizados, en cuyo caso se sealarn los aspectos por considerar
en la siguiente fase.
El estudio comprender una descripcin e identificacin de los beneficios no
cuantificables o no medibles, denominados intangibles, para que tambin sean tomados
en cuenta en el momento de decidir si se llevar a cabo el proyecto.
Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por polticas
gubernamentales, como proyectos de salud, educacin, justicia, etc., pero cuyos
beneficios son difciles de medir y valorar, se emplear el criterio costo-efectividad para
establecer cul es la mejor alternativa o solucin. Para ello se supondr que todas las
alternativas proporcionan beneficios similares y se escoger aquella que satisfaga la
necesidad al mnimo costo anual, es decir, costos en que se incurre en un ao, o utilice la
menor cantidad de recursos.
Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin
de que se tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones
ambientales cuando stas puedan deteriorarse. Este estudio deber ser sometido a las
instancias competentes en la materia.
408-06 Estudio de factibilidad
Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han demostrado que su rentabilidad es
positiva, se har un examen detallado de la alternativa considerada como la ms viable o
ms rentable, con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y
profundizar el anlisis de las variables que la afectan.
En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo preliminar, as como la ingeniera
preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseo definitivo; tambin se definirn,
para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la programacin de las actividades
por ejecutar; adems, se optimizarn sus etapas, puesta en marcha y operacin.

El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms precisa posible los beneficios y

costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la ms viable. Slo aquellos
proyectos que han demostrado tener una rentabilidad positiva, debern llegar a esta fase.
Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables ms crticas, afinando los
datos empleados para calcularlas. Tambin se elaborar el diseo preliminar del proyecto
conocido como anteproyecto, el que servir de base para la elaboracin del diseo
definitivo.
Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al considerar todos los factores
como tamao, localizacin, etc.; lo mismo se har con el programa de desembolsos, para
el cual se tendrn que considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras
auxiliares y complementarias, el efecto de las dificultades tcnicas, la capacitacin del
personal de operacin y de mantenimiento. Tambin se optimizar la organizacin: qu
se va a hacer, quines lo harn y cmo, para llevar a cabo la construccin o ejecucin y la
puesta en marcha y operacin del proyecto, de conformidad con el tamao de la obra y la
capacidad administrativa, tcnica y financiera que se requiere.
408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica
Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseo, se debe realizar la
evaluacin financiera y socio-econmica ex-ante, que se utilizar como un elemento
esencial para tomar la decisin de seguir adelante con las siguientes etapas o de
suspender el estudio o rechazar un proyecto individual, as como para establecer el orden
de prelacin cuando se dispone de una cartera o grupo de proyectos.
Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el
VAN o Valor Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razn Beneficio/Costo
(B/C), el Perodo de Retorno de la Inversin.
La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un
elemento fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un
proyecto. Sobre la base del clculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, ms
los criterios de evaluacin de proyectos, la institucin decidir si le conviene invertir en
el proyecto. La evaluacin determinar la rentabilidad como si la institucin fuese una
empresa privada interesada en obtener los mayores beneficios con el menor costo posible.
La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para decidir si se invierte en
determinado proyecto, pero su enfoque est dirigido a determinar los beneficios que
genera para la sociedad. En este tipo de anlisis interesa la contribucin del proyecto a la
economa o desarrollo del pas, pues se trata de invertir en las opciones ms rentables
desde el punto de vista econmico-social, que al mismo tiempo estn acordes con las
polticas gubernamentales.
En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso
nacional provocado por el proyecto, mediante la cuantificacin monetaria de la

contratacin de los bienes, obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso
sacrificado por ejecutar ese proyecto en lugar de otro; aunque se utilizan las mismas
herramientas de clculo que en la evaluacin financiera como los indicadores, los costos
y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es decir, excluyendo las
distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas sociales, los
impuestos y las tasas de inters de los crditos.
Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems un criterio para ordenar o
establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de
proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de
los bienes o servicios que se producirn.
La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas instituciones cuya razn de
ser es de carcter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales
resultan poco atractivos para los inversionistas privados y tambin, para aquellos que
proporcionan bienes o servicios por los cuales nadie est dispuesto a pagar, como es el
caso de un proyecto para disminuir la contaminacin ambiental, la instalacin subterrnea
de las lneas elctricas o la evacuacin de las aguas pluviales.
408-08 Diseo definitivo
En esta etapa se elaborarn en detalle todos los documentos y planos constructivos
necesarios para llevar a cabo la construccin o ejecucin y puesta en operacin del
proyecto, de conformidad con lo establecido en el anlisis tcnico de la opcin
seleccionada en el estudio de factibilidad.
Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participacin de
aquellos profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera ptima.
Una vez terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad
ejecutora que posteriormente los utilizarn, pues de este modo pueden considerarse a
tiempo sus observaciones y hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se
ejecute y opere sin inconvenientes.
Para efectuar los diseos, cada profesional observar las regulaciones y normas tcnicas
aplicables al rea que le corresponde. En esta fase se define la ubicacin de los distintos
componentes de la obra en el sitio donde se llevarn a cabo; se efectan todos los
clculos necesarios para determinar sus dimensiones y dems caractersticas fsicas; se
indican los requerimientos de las instalaciones elctricas, mecnicas o de cualquier otra
ndole, necesarias para el funcionamiento de la obra o proyecto.
Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser realizado por profesionales en el
rea correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma ms completa posible, en
una memoria de clculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el
seguimiento de los criterios de diseo utilizados y de las decisiones tomadas por el
diseador respecto al objeto de su trabajo.

Esta prctica permite que otro profesional, distinto del diseador, pueda revisar los
clculos y las decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda
corregirse oportunamente para no afectar las etapas posteriores.
408-09 Planos constructivos
Los planos de construccin deben contener la informacin grfica y escrita necesaria para
la correcta ejecucin de la obra. Los planos se elaborarn de conformidad con las
disposiciones reglamentarias y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por
ejecutar.
Para evitar problemas tcnicos o econmicos en la construccin de la obra, los planos
constructivos debern tener toda la informacin necesaria para poder llevarla a cabo. Los
planos constituyen la base para planificar la construccin de la obra y para determinar su
costo, por lo tanto no podrn existir descripciones insuficientes o confusas, que
provoquen problemas tcnicos y econmicos, como atrasos en la ejecucin de la obra;
incorporacin de elementos no contemplados que encarecen el proyecto; demolicin de
partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc.
El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las
caractersticas fsicas de los elementos por construir, las propiedades mecnicas de los
materiales considerados, as como los parmetros utilizados en el diseo.
408-10 Condiciones generales y especificaciones tcnicas
Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se
proporciona informacin indispensable para la correcta ejecucin de la obra, por tanto, su
grado de detalle deber permitir el clculo de costos del proyecto por ejecutar.
En las condiciones generales se definirn conceptos, se fijarn atribuciones y
procedimientos para la administracin o fiscalizacin del contrato y se delimitarn
responsabilidades. En las especificaciones tcnicas se tratarn todos los aspectos tcnicos
de la obra.
La elaboracin de las condiciones generales y especificaciones tcnicas es bsica para
ejecutar un proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos
constituyen la base para que la administracin y el contratista, definan el mtodo de
trabajo para cumplir con las condiciones estipuladas.
Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes
con las condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboracin se pueden
basar en especificaciones de obras similares, siempre y cuando stas se adapten a las
condiciones de la que se va a construir.
Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarn
especificaciones generales aplicables a todas ellas y cada obra tendr sus especificaciones

especiales de acuerdo a sus particulares condiciones y requerimientos.

Las especificaciones han de ser claras, completas e inequvocas, lo cual significa que no
deben presentar ambigedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien
diferentes interpretaciones de una misma disposicin, ni indicaciones parciales sobre
determinado tpico, as como tampoco errores, ya que estos factores complicarn el
desarrollo del proceso de ejecucin generalmente aumentando plazo y costo.
Las especificaciones sern inequvocas, es decir, que no den margen a equivocaciones,
para lo cual las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e
inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren en
la mejor forma las caractersticas de la prestacin.
Bsicamente cada especificacin debe contar con las siguientes secciones:
- Descripcin del rubro anotando sus caractersticas relevantes.
- Los materiales necesarios para la ejecucin de la prestacin (podrn mencionarse las
cantidades aproximadas, as como los requisitos mnimos de calidad que deben cumplir).
- El equipo mnimo para su ejecucin, con sus caractersticas.
- Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboracin y su secuencia.
- Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarn, dentro de
mrgenes fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio.
- La medicin o cuantificacin del rubro.
- La forma de pago.
Para adquisicin de equipos, se elaborarn especificaciones basadas en rendimientos y no
tanto en caractersticas descriptivas, adicionalmente, sern lo ms generales, es decir,
definir valores mnimos, rangos o mrgenes dentro de los cuales se aceptarn las ofertas.
Es normativo excluir las caractersticas propias de determinados fabricantes, sealando
las tolerancias que se admitirn.
En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que
precisar el pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa,
cursos de adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc.
Las condiciones generales incluirn aspectos de la obra como su descripcin; los
procedimientos administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por
incumplimiento, daos y perjuicios o demora; la formulacin, presentacin y tramitacin
de planillas, los plazos para su aprobacin y las retenciones, el pago de los reajustes de
precios, la responsabilidad por la obtencin de los permisos o licencias para efectuar el
trabajo, las garantas, las modificaciones del programa de trabajo, de los planos, de la
cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la recepcin de obras y las liquidaciones;
los derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prrrogas de
plazo y cualquier tipo de instruccin sobre aspectos no tcnicos de la obra, que faciliten
la administracin contractual.

408-11 Presupuesto de la obra

Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones tcnicas, la Administracin
calcular el presupuesto detallado de la obra. Se elaborar por unidad de obra o rubro de
trabajo, es decir, para cada una de las partes que componen el proceso de construccin,
bajo la siguiente estructura: cada precio unitario se subdividir en costos directos, costos
indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos mencionados se desglosarn en sus
componentes, se indicarn los porcentajes de la utilidad y de los imprevistos
considerados con respecto al monto total del presupuesto de la obra.
El presupuesto detallado de la obra es un clculo de su costo, a partir de los componentes
del precio de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso
de construccin.
El precio de cada unidad de obra est compuesto por:
Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los
puede imputar a un rubro determinado y slo existen si la unidad de obra se ejecuta, estos
son: materiales, mano de obra y maquinaria.
Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus
oficinas como en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero
necesarios para efectuar los trabajos en general, por su naturaleza no se los puede imputar
directamente a un rubro determinado y deben prorratearse. Dentro de stos se tiene:
salarios y prestaciones legales del personal directivo, tcnico y administrativo de la
empresa, depreciacin, mantenimiento, alquileres y seguros de edificios, bodegas,
predios, etc.; alquiler u operacin y depreciacin de vehculos o equipos de apoyo, de
laboratorio, de topografa, de oficina, gastos de oficina, garantas y financiamiento;
trabajos previos y auxiliares como la construccin y mantenimiento de caminos de
acceso, instalacin y desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra.
Para calcular estos costos, la administracin debe suponer la organizacin que una
empresa constructora requerir para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base
en esa condicin, determinar los posibles costos indirectos asociados.
Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecucin de una obra.
Para efectos del clculo del presupuesto de la Administracin, debe determinarse un
porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los
contratistas en la actividad de la construccin.
Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en la
estimacin del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad
y pueda afectar al proceso constructivo, tales como atrasos en el suministro de materiales,
mano de obra y equipos, accidentes, extravos y robos, escasez de materiales, mano de
obra o equipos.

El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y caractersticas de los materiales,

mano de obra, maquinaria y herramientas por utilizar, as como su precio de mercado, de
manera que, en forma bastante aproximada, se pueden prever los fondos necesarios para
llevar a cabo la obra.
Si la obra va a ejecutarse por administracin directa, el presupuesto, junto con el
programa de trabajo, se utilizarn para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso
de construccin. Si por el contrario, sta va a realizarse por contrato, el presupuesto
detallado de la obra permitir a la administracin, investigar y conocer los diversos
parmetros de comparacin para determinar lo adecuado de las propuestas presentadas.
408-12 Programacin de la obra
La Administracin preparar un programa del avance fsico de la obra, desglosndola en
las actividades por realizar e indicando su respectiva duracin y requerimiento de
insumos: materiales, mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomar
en cuenta las caractersticas ambientales, climticas y geogrficas de la zona donde va a
realizarse.
Para definir el plazo de ejecucin emplear un mtodo de programacin por redes de
actividades, que seale la ruta crtica y sirva como base para elaborar un diagrama de
barras y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duracin, los tiempos tempranos y
tardos (de inicio y trmino) y las holguras de cada actividad.
Si la obra se efecta por administracin directa, el programa de avance fsico elaborado
por la Administracin constituye una gua para programar el abastecimiento oportuno y
suficiente de los materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por utilizar, adems de
proporcionar el plazo de construccin; esta informacin resultar til para verificar la
propiedad del presupuesto elaborado, as como para prever los fondos necesarios para la
ejecucin de la obra.
Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administracin servir
como parmetro de comparacin para examinar lo adecuado del programa de trabajo
propuesto por el adjudicatario.
El mtodo de programacin por emplear en esta tarea ser cualquier sistema de redes:
CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades crticas. Adems,
con base en la red establecida, se elaborar el diagrama de barras correspondiente,
diagrama de Gantt, indicando para cada actividad, su duracin, los tiempos tempranos y
tardos de inicio y trmino, las holguras y el requerimiento de insumos: materiales, mano
de obra, maquinaria y equipos.
408-13 Modalidad de ejecucin
Una vez finalizada la fase de diseo definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad
de ejecucin de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de recursos para la

ejecucin de la obra con los que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de
ejecucin son: por administracin directa, por contrato y por concesin. Cualquiera que
sea la modalidad de ejecucin escogida, deber actuarse conforme con las disposiciones
legales y reglamentarias que las rigen.
Cuando haya finalizado la fase de diseo definitivo, la entidad efectuar una comparacin
entre los recursos requeridos para la ejecucin de la obra y los recursos que tiene
disponibles.
Dependiendo de los resultados de esta comparacin, la entidad podr optar por alguna de
las siguientes modalidades para ejecutarla: por administracin, alternativa en la que la
misma institucin construye la obra con su propio talento humano y materiales
independientemente del origen del financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad,
por un precio y plazo de entrega determinados y de conformidad con las especificaciones
preparadas, delega en un contratista su administracin y construccin; y, finalmente, por
concesin, opcin en la que la Administracin delega a una empresa privada la ejecucin
o rehabilitacin del proyecto y le permite explotarlo por un perodo determinado, durante
el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones ptimas.
Todas estas modalidades estn regidas por leyes y reglamentos que explican el
procedimiento para llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades
de las partes involucradas, etc.
408-14 Ejecucin de la obra por administracin directa
Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendr
que hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el
presupuesto y flujo de caja, preparados en la fase anterior.
Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin directa, tendr que revisar los
documentos elaborados en la fase de diseo definitivo, con el fin de verificar si cuenta
con la capacidad tcnica necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para
llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo con la disponibilidad real, habra que modificar los
planes y programas originales.
La administracin directa opera si la administracin tiene la suficiente capacidad tcnica
en conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, as como la maquinaria
y equipos que sean necesarios.
La ejecucin de una obra por administracin directa no podr ser dividida en mltiples
contratos incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratacin es admitida,
exclusivamente, para aquellos trabajos especializados tal como ocurre en el sector
privado. Como ninguna entidad dispone de todo el personal de obreros necesario para una
obra, los mismos sern contratados en forma individual.
408-15 Contratacin

Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de contar con toda
la documentacin requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto
de la contratacin y puedan participar sobre las mismas bases.
El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo con el presupuesto referencial
elaborado por la institucin promotora y segn lo estipulado al respecto en la normativa
vigente.
El concurso se difundir para propiciar una amplia participacin, adicionalmente, habr
de seguirse rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificar que el proyecto haya
concluido su etapa de diseo y que cuenta con todos los documentos requeridos para que
el objeto de la contratacin resulte claro y los interesados puedan utilizar esa informacin
para preparar sus ofertas, garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los
participantes. Bajo ningn concepto se iniciarn los procesos de contratacin si la entidad
no cuenta con planos constructivos de detalle o si las especificaciones estn incompletas.
Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms documentos necesarios pues las
condiciones supuestas al efectuar un diseo pueden cambiar radicalmente, sobre todo si
la construccin de la obra se lleva a cabo algunos aos despus de la concepcin del
proyecto.
408-16 Administracin del contrato y administracin de la obra
Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la importancia del mismo, se organizar
la administracin del contrato o administracin de la obra segn se trate de la ejecucin
mediante contrato o una ejecucin directa de la entidad.
Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa
consultora que se encargar de administrar por delegacin. A pesar de delegar estas
labores, la entidad mantendr una supervisin rigurosa y estricta sobre la obra con el
propsito de vigilar las tareas de fiscalizacin.
En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y equipamiento o la ejecucin
de varias obras de la misma naturaleza se designar un administrador del contrato cuyas
funciones, en trminos generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el
plazo.
La ejecucin de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales,
reglamentarias y tcnicas dictadas por los rganos rectores en el campo de la
preservacin ambiental, la construccin, la salud, las relaciones laborales, el
ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos naturales y energticos,
la normativa tributaria y el ejercicio profesional.

Toda persona que tenga a su cargo la ejecucin o administracin de una obra tiene el
deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los
requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a
las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se
ejecuta, proteccin de los trabajadores contra riesgos profesionales. Asimismo sern
obligatorias todas aquellas normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya
sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos, siempre que entren en
vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo.
En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Pblicas o un Jefe de la
unidad, ste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o
administrador de la obra. En otras entidades, con muchos proyectos, el administrador del
contrato puede asumir la supervisin o manejo de varias obras.
408-17 Administrador del contrato
El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado
y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las tareas
que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegacin y
supervisin de esas tareas, la comunicacin constante con el personal encargado de
llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema
que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que
brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto.
Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el logro de los
objetivos, mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su estado. Esto con el fin
de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la
entidad sobre el desarrollo del proyecto.
Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional
necesaria para que el proyecto se ejecute en forma ptima, dependiendo de la magnitud
del proyecto, se organizar una estructura de varios niveles, con un Jefe de Fiscalizacin
y fiscalizadores en un rea especfica: calidad, avance fsico y avance financiero de la
obra, cada uno de los cuales tendra su propio personal de apoyo y la formacin necesaria
para atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien requiere de profesionales con
formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad,
mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance fsico y
financiero de las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalizacin del proyecto. Adems,
para la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad
de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de
medicin, requeridos para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.
Son funciones del administrador del contrato, entre otras:
a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a lo

programado;
b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus programas o
campos de accin, tengan inters en participar en la etapa de construccin del proyecto;
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que
oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los
resultados a las autoridades institucionales competentes;
d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto;
e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos
originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;
f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la
administracin cotidiana del proyecto;
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra,
considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de
suministros, etc. aunque stos no sean constructivos y definir las funciones,
responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo
logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el Administrador
del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las labores; y,
h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva.
408-18 Jefe de Fiscalizacin
El Jefe de Fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la
obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra.
Dichos controles conllevan una evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la
comunicacin de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos,
especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto
y calidad de la obra.
Corresponde al Jefe de Fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los
rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como llevar un
recuento de la incidencia de la lluvia en la paralizacin de labores en la obra. La
informacin resultante es muy til para preparar futuros proyectos, pues permite prever
los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin sobre stos, la cantidad de
materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo una obra,
as como los posibles problemas que se podran suscitar.
El Jefe de Fiscalizacin, se asegurar de que la obra se ejecute de conformidad con las
bases establecidas en los estudios de preinversin, es decir, de acuerdo con el diseo
definitivo, las especificaciones y dems normas tcnicas aplicables, para lograr obtener
del proyecto los beneficios esperados. No obstante, antes de iniciar la construccin, debe
revisar los pliegos con el fin de detectar oportunamente cualquier error u omisin, as
como cualquier imprevisin tcnica que luego pueda afectar en forma negativa el
desarrollo del proceso constructivo.
Adicionalmente, es competencia del Jefe de Fiscalizacin resolver en forma oportuna los
problemas tcnicos que se presenten durante el proceso constructivo, as como asegurar

que el contratista disponga del personal tcnico con la suficiente preparacin, el empleo
de materiales, equipos y maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y
especificaciones.
Son funciones del Jefe de Fiscalizacin, entre otras:
a) Proponer al administrador del contrato la organizacin e infraestructura necesaria, para
administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde ste se construir; definir las
funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de modo que las
labores de construccin o de inspeccin se realicen dentro del marco legal y
reglamentario vigente;
b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance fsico,
que aseguren la correcta ejecucin de la obra;
c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo con los
diseos definitivos, las especificaciones tcnicas, programas de trabajo, recomendaciones
de los diseadores y normas tcnicas aplicables;
d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna,
que puedan presentarse en los planos constructivos o especificaciones, as como
imprevisiones tcnicas, de modo que de inmediato se corrija la situacin;
e) Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se presenten durante la ejecucin
de las obras;
f) Justificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan
que realizar durante la ejecucin de las obras e informar al administrador del contrato
para adoptar las decisiones que correspondan;
g) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal,
materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el
tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros
proyectos;
h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la
ejecucin de la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y
correspondan a lo estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista;
i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado,
documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores,
sobre el avance de la obra, los problemas surgidos durante su ejecucin y las medidas
aplicadas;
j) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones
pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del
contrato para que resuelva;
k) Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las comunidades donde se ejecuten
los proyectos, en los asuntos inherentes a stos; y,
l) Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega de las obras para su entrada en
operacin.
408-19 Fiscalizadores
En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el

Jefe de Fiscalizacin podr designar a uno o ms fiscalizadores con la formacin

profesional necesaria, para que se encarguen de inspeccionar la obra o un rea especfica
de sta.
La designacin de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad del
proyecto; as, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance fsico de la obra y
otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada rea
especializada, como por ejemplo, para el sistema elctrico, el sistema mecnico, la parte
estructural y otro para acabados, cada uno de los cuales debe controlar los tres aspectos
mencionados, calidad, avance fsico, flujo de caja, correspondientes a las obras a su
cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podra contar con
el personal que sea menester para el desempeo de su cargo.
Cuando los documentos de licitacin especifiquen determinados requisitos para el
profesional responsable de la obra por parte del contratista, el Fiscalizador deber reunir
al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda desempear una adecuada labor
de control. La paridad de conocimientos tcnicos entre el fiscalizador y el profesional
responsable de la obra por parte del contratista, es muy importante, pues de ello depende,
en gran medida, que el primero pueda ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y
efecte una correcta evaluacin de los trabajos realizados.
Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia, son las
siguientes:
a) Revisar en conjunto con el Jefe de Fiscalizacin, los documentos contractuales con el
fin de verificar la existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica, que pueda
afectar la construccin de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopcin de
medidas correctivas o soluciones tcnicas, oportunamente;
b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el rea
bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer
soluciones para corregir la situacin;
c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin de la obra;
d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el
contratista; adems, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando
la obra realizada, con la que deba ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo
autorizado;
e) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal,
materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el
tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros
proyectos;
f) Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos construidos,
mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisin y siguiendo
rigurosamente las especificaciones tcnicas;
g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos, especificaciones,
detalles constructivos y cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra;
h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de construccin de

las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio

deben ser considerados por el contratista para el mejor desarrollo de la obra;
i) Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos
extraordinarios en las obras bajo su supervisin;
j) Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones
de los planos originales o haya que realizar obras adicionales;
k) Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u
obras extraordinarias por realizar;
l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el
proceso de construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada;
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando
como gua las especificaciones;
n) Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul que no
satisfaga los requisitos necesarios;
o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones
y en el caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados;
p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones, programas
de trabajo, licencias, permisos y dems documentos contractuales;
q) Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso constructivo;
r) Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en caso
necesario, sugerir las modificaciones que estime pertinentes;
s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental, laborales, se
seguridad social y de seguridad industrial;
t) En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los procedimientos y
mtodos empleados en la construccin de las obras, para que sean utilizados como
fuentes de informacin en proyectos futuros;
u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mnimo la
siguiente informacin:
- Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista econmico y del avance
fsico, respaldado por los clculos correspondientes.
- Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto.
- Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con
recomendaciones al respecto, si es necesario.
- Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se ejecuta el proyecto
(especialmente de la precipitacin pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos.
- Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista.
- Anlisis del personal tcnico del contratista;
v) Entregar la informacin producida para las recepciones; y,
w) Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo.
408-20 Documentos que deben permanecer en obra
En todos los proyectos u obras que se efecten con fondos pblicos, deben permanecer en
el sitio de la construccin los siguientes documentos:

- Copia del contrato de construccin.

- Los planos constructivos.
- Las especificaciones tcnicas, generales y especficas.
- El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los recursos requeridos por
actividad.
- El libro de obra.
- Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista.
- Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra,
reajustes, obras extraordinarias, etc.
- Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.
Los documentos citados permanecern en el lugar de ejecucin del proyecto, dado que
contienen informacin sin la cual no sera posible ejecutar la obra, realizar las labores de
control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atae a la
Contralora General del Estado.
408-21 Libro de obra
El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener una resea
cronolgica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construccin y sus
pormenores: sirve para controlar la ejecucin de la obra y para facilitar la supervisin de
sta.
Al iniciar la construccin el Jefe de Fiscalizacin o fiscalizador encargado de tal
responsabilidad, escribir la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los
profesionales que participarn en la obra. Si durante el proceso hay algn cambio de
profesionales, del contratante o contratista, ello deber constar en el libro.
Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotacin en el libro de obra,
deber iniciarla con la fecha y terminarla con su firma.
De presentarse algn problema con la calidad de los materiales suministrados, los
trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los mtodos
constructivos, o con cualquier otro aspecto, deber constar tambin en el libro de obra las
acciones tomadas para corregirlo y los resultados de dichas acciones.
Al concluir el proyecto, el Fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de finalizacin
e indicar las caractersticas principales de la construccin; adems, har constar que los
equipos y sistemas electromecnicos incorporados a la obra funcionan correctamente.
El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra y
facilitar su supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la
gestin de la unidad de fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos
profesionales que estn vinculados con ella en razn de su funcin o en cumplimiento de
leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se utilizar como respaldo de la

actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos constructivos, los resultados

de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la construccin, las
soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc.
408-22 Control del avance fsico
El Jefe de Fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de ejecucin
establecido. De presentarse atrasos con respecto al programa, tomar las acciones
necesarias para ajustar las actividades, de manera que, tan pronto como sea posible,
vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo programado. Sin embargo, cuando los atrasos
afecten la ruta crtica del proyecto, informar de inmediato al administrador del contrato,
para que ste resuelva el problema oportunamente.
El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecucin
definitivo, aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por razones imputables a
l, alguna actividad que no sea crtica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el
fiscalizador anotar el hecho en el libro de obra e instar al contratista a presentarle, en
un lapso determinado o plazo definido en las condiciones generales, un nuevo programa
de asignacin de recursos, que asegure la finalizacin de la obra en el plazo convenido.
Si el contratista no cumple su propuesta, el Fiscalizador aplicar las sanciones
respectivas, las cuales estarn estipuladas en el contrato.
El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del Jefe de Fiscalizacin como
representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y
evaluar peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo programado. Deber
tomar previsiones para poder evaluar ese avance en cualquier instante.
El Jefe de Fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues de esta
manera, al efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar los datos
obtenidos, que servirn para la revisin de las planillas de avance de obra y de los
documentos de respaldo.
El Jefe de Fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos con
respecto al programa, pues de su oportuna aplicacin depende la ejecucin del proyecto
en el plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el lmite
establecido, holgura total, deber advertirle mediante el libro de obra y comunicacin
escrita para que dentro de un plazo determinado, presente las medidas correctivas que
aseguren la finalizacin del proyecto en el plazo convenido. Si el atraso incide en la ruta
crtica, el Jefe de Fiscalizacin aplicar las sanciones del caso, de acuerdo con lo
estipulado en el contrato.
408-23 Control de calidad
El Jefe de Fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en estas labores
velarn por el estricto cumplimiento de las especificaciones tcnicas respectivas. De

presentarse desviaciones que sobrepasen los lmites de variacin establecidos, tomar las
acciones necesarias para corregirlas de manera inmediata.
El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo, deber
sealarlo en el libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en
forma inmediata y si no lo es, para que ste someta a su consideracin la solucin
propuesta.
El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad con las
especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De ninguna manera
aceptarn rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad
definida en la etapa de diseo. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra
es la misin ms importante de fiscalizacin, especialmente en aquellas partes de la obra
conocidas como esenciales, que tienen que ver con la seguridad posterior de la obra.
De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones necesarias
para corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea
posible corregir el trabajo, la nica opcin es el derrocamiento de la parte mal realizada y
su reconstruccin a costa del contratista. Si la obra se ejecuta por administracin directa,
personal de la entidad a cargo de estas labores, tomar las acciones pertinentes para
resolver la situacin, actuando dentro de sus potestades y guindose por los principios de
eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se ejecuta por contrato, deber advertirlo
inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicacin escrita, lo cual
bastar para que ste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las instrucciones,
el Fiscalizador aplicar las sanciones indicadas en el contrato.
408-24 Control financiero de la obra
El Jefe de Fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de la obra en
relacin con lo programado. De existir discrepancias, analizar su origen y tomar las
acciones necesarias para corregir la situacin. Asimismo, llevar el control del
presupuesto asignado a la obra, de manera que en cualquier momento, pueda conocer con
certeza el saldo de la asignacin presupuestaria disponible.
El Jefe de Fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo una
evaluacin mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes
para determinar el avance fsico se efectan tambin mensualmente y dado que el avance
financiero debe corresponder a un determinado avance fsico, se har coincidir las fechas
de corte.
El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de los
gastos, corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no ser
as, se estudiarn las causas y se tomarn las acciones correctivas necesarias.
En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el Jefe de Fiscalizacin deber
conocer el monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contradas,

pues del saldo dependen las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo
de trabajo, sobre todo si no existe la posibilidad de disponer de ms recursos financieros.
An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la asignacin
presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites requeridos para obtenerlos, lo
cual asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero.
El Jefe de Fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos de
planillas, de encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los niveles
jerrquicos superiores.
408-25 Incidencia de la lluvia
Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la cual se efecte la
construccin y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la
entidad ejecutora de la obra deber tomar las previsiones del caso para llevar un registro
detallado de la incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme
se presente esa situacin.
Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de obra o en un
registro la fecha en la cual se present esa condicin, cules trabajos se suspendieron, a
qu hora y por cunto tiempo, en qu medida fueron afectados y se expondrn las razones
por las cuales no se pudo continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del
Fiscalizador encargado de llevar este control, as como por la del profesional
representante del contratista. Los datos as recabados se emplearn, en conjunto con el
programa de ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que se autorizar por este
concepto.
La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin pluvial de
estaciones meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas de prensa no podr
ser considerada como respaldo para solicitar prrrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya
que no constituyen un criterio suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisin de
otorgar o no la prrroga solicitada, pues no necesariamente reflejan la situacin del sitio
de la obra y no brindan informacin sobre el tiempo de paralizacin de los trabajos por
ese motivo, ni en qu medida stos se vieron afectados.
El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues conjuga
los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisin de prorrogar o no el plazo. De
este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la
lluvia en s, ubica los sucesos en el tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se
concilia a las partes que eventualmente podran tener desavenencias, hacindolos ratificar
lo acontecido, mediante la suscripcin de la informacin consignada en el registro de
control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una suspensin forzosa de
los trabajos de construccin por la marcada estacin invernal, en tales casos, no cabe la
ampliacin del plazo por la incidencia de la lluvia.

408-26 Medicin de la obra ejecutada

La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar desembolsos, slo
si cuenta con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y
servidores autorizados. Para tal efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las
mediciones y clculos de la obra ejecutada durante ese perodo.
El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la
administracin en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones
o bien en la reunin de preconstruccin, en conjunto con el contratista o el fiscalizador,
segn sea el caso; como mnimo deber incluirse en esa documentacin, un listado de los
captulos, rubros o actividades y sub actividades del programa de ejecucin, donde se
especifique la cantidad de obra ejecutada durante el mes en revisin y la obra por
ejecutar, adems de las mediciones y clculos que dieron origen a los datos
suministrados.
Tanto el contratista como el Fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos
resultados se cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El
contratista deber entregar su estimacin al Fiscalizador hasta la fecha de corte, en el
plazo indicado en las condiciones generales o en el contrato o lo convenido en la reunin
de preconstruccin y adjuntar los documentos de respaldo correspondientes; el
Fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo convenido o estipulado.
Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a la
citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las
solicitudes de desembolso y su revisin.
El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de que se
est pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin de la cantidad
de obra ejecutada.
Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por
avance de obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos efectuados
para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medicin.
Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o externos,
pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.
Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para
construir las obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para ambas
partes y llevar el control del avance de los mismos.
408-27 Prrrogas de plazo
Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se
produzcan atrasos en actividades crticas o en actividades cuya holgura total sea
sobrepasada, tornndolas crticas.

El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las

disposiciones contractuales despus de conocer el hecho que demorar la ejecucin y en
cuanto tenga la informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria necesaria
para que la administracin pueda resolver el reclamo.
La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que cuenta con
las atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el
servidor responsable de la administracin, tendr el plazo previsto contractualmente o
reglamentariamente para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevar a cabo los
estudios o investigaciones necesarios.
El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos por caso
fortuito o fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso
puede ser causado en situaciones, como: robos del equipo utilizado, destruccin
vandlica de las obras, cierres de carreteras o cualquier acto realizado por personas o
animales que causen daos a la obra o afecten su desarrollo normal. En el caso de fuerza
mayor, el atraso puede darse por inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir por
fenmenos naturales.
Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:
- Falta de materiales de construccin o equipos a incorporar en el mercado nacional o
internacional.
- Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo sealado en la
Norma de Control Interno 600-25.
- Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran aumento de
plazo.
Incumplimiento de la administracin en suministrar:
- Los planos de diseo indispensables para iniciar o continuar la construccin.
- Los terrenos necesarios para ejecutar las obras.
- Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que dificulten la realizacin de los
trabajos.
- Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el ritmo de avance de la obra.
- Incumplimiento de la administracin en el pago de acuerdo con las clusulas del
contrato.
Para determinar los das de prrroga que se concedern por las causas mencionadas
anteriormente, el Jefe de Fiscalizacin o Fiscalizador examinar la incidencia de los
atrasos en la ruta crtica; as, nicamente se otorgar prrroga por el nmero de das que
aumente el plazo original, a raz del atraso. Tambin puede prorrogarse el plazo cuando
se agota la holgura total de una actividad que, por su posicin dentro del programa, se
torna crtica e incrementa consecuentemente el plazo original; en este caso, se conceden
tantos das como haya sido afectado el plazo.

El contratista comunicar oportunamente al Jefe de Fiscalizacin, los hechos que van a

provocar demoras en la construccin, as como sus causas, pues esto permite a ambas
partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades
afectadas. Tal comunicacin ser fundamentada, de conformidad con las disposiciones
reglamentarias al respecto.
La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las siguientes
caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestin; ser
confiable, lo cual implica estar exenta de errores y adems, que los datos suministrados
correspondan a la realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la
posibilidad de interpretar de diferente manera una misma informacin y facilitar la
revisin de los documentos, gracias a la brevedad y precisin de su contenido.
408-28 Planos de registro
Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos
finales de construccin, con el fin de reflejar fielmente cmo se construy y su
localizacin exacta.
Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los planos de
registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la construccin, con el fin
de que reflejen las caractersticas de las obras realmente construidas, as como su
localizacin exacta. Esta prctica redundar en beneficios para la administracin o
entidad, pues facilitar las tareas de mantenimiento y reparaciones, as como el diseo de
posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones, reconstrucciones, etc.
Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear remodelaciones o
ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o
stos deben readecuarse para soportar las cargas adicionales.
408-29 Recepcin de las obras
Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15 das
despus de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las
obras de construccin y otra definitiva que no podr realizarse en un plazo menor a seis
meses despus de la fecha de la recepcin provisional.
En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll
el proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin
provisional se indicar al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en
cuyo caso se sealarn las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los
problemas. Las actas sealarn como mnimo lo siguiente:
- Los antecedentes contractuales de la obra.
- Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas.

- La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.

- Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por
concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro
rubro contemplado, si la recepcin es provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben
estar finiquitadas y no se admite reclamos pendientes de las partes.
- Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo
prrrogas. Se establecern las sanciones a las que hubiere lugar.
- Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las
razones para que sea as.
Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y
definitiva sern realizadas por una comisin de representantes de los futuros usuarios, en
presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato,
actuarn en la recepcin el contratista y los integrantes de la comisin designada por la
mxima autoridad de la entidad contratista, integrada por el administrador del contrato y
un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin del mismo.
El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin oficial, no
exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante los
diez aos posteriores a la fecha de la recepcin definitiva.
El constructor o contratista deber comunicar por escrito, al Jefe de Fiscalizacin, la
finalizacin de las obras a su cargo, para que proceda a su recepcin. Esta comunicacin
formaliza la fecha de trmino de las obras y constituye una constancia de que este hecho
fue oportuna y debidamente comunicado a la administracin. En forma previa a la
recepcin del proyecto se efectuar una revisin de las obras a fin de consignar sus
resultados en el acta de recepcin, especialmente si se detecta algn problema, en cuyo
caso, ste deber sealarse al constructor para su correccin inmediata, o para que asuma
las responsabilidades correspondientes.
Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y hasta la
suscripcin del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el
proceso. Si la ejecucin se realiz por administracin directa, los representantes de los
futuros usuarios recibirn la obra de parte del administrador de la obra previa revisin de
sta, y al finalizar, los participantes suscribirn el acta elaborada, con las salvedades que
consideren pertinentes. Si la obra se ejecut por contrato, el Jefe de Fiscalizacin y
fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin necesaria a la comisin de
recepcin integrada por profesionales designados por la mxima autoridad. Los
resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las salvedades que
estimen pertinentes.
La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de servicio de
manera que la entidad verifique su adecuada operacin o funcionamiento y, a la vez, dar
oportunidad al constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepcin
provisional y la definitiva, los defectos detectados durante la revisin; dicho plazo se
considera suficiente, pues si el constructor comunic formalmente la finalizacin de las

obras fue porque consider que haba cumplido con lo especificado y con la totalidad de
los trabajos. La recepcin definitiva por su parte, constituye el cierre oficial de la etapa de
construccin y la terminacin del contrato, de manera que no deben quedar reclamos
pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho constar en el acta de recepcin
provisional, en ese momento debe estar terminada.
Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento que deber
efectuar el constructor durante el perodo comprendido entre la recepcin provisional y la
definitiva, tema que, deber constar en las especificaciones tcnicas, considerando el
mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Adems, deber definirse la
forma en la cual ser pagado el servicio.
No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin, si durante
los diez primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no
pudieron detectarse durante o inmediatamente despus de la construccin, el Constructor
debe responder por ello, segn las leyes vigentes en relacin con la responsabilidad por
vicios ocultos.
408-30 Documentos para operacin y mantenimiento
El diseo definitivo ser remitido a las unidades de operacin y mantenimiento para que
conozcan el proyecto y efecten las recomendaciones que estimen del caso. Cuando
finalice la construccin de la obra, se enviar a las mismas unidades que operarn o
brindarn servicio de mantenimiento, los planos finales con todas las modificaciones
efectuadas al diseo original para que planifiquen y programen su trabajo y preparen el
presupuesto requerido para llevarlo a cabo.
Ser tarea de los departamentos de operacin y mantenimiento adems, elaborar los
respectivos manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitacin
para elaborar tales manuales, los encargados del diseo sern los responsables de
producirlos.
Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el mantenimiento de las obras
construidas, deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo,
de modo que aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de
preinversin. Para que esto sea posible, se considerarn los estudios del diseo definitivo
que les permitan disponer de la necesaria informacin para que la operacin de las obras
se efecte en el nivel previsto para producir los beneficios esperados.
Tambin se requerirn los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a
la obra, pues stas debern considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos
elaborados.
408-31 Operacin
Los planes y programas de operacin deben elaborarse para que la obra funcione de

manera ptima, partiendo de la certificacin de que se tienen todos los recursos e

insumos necesarios para ello. La administracin debe asegurar al menos un
funcionamiento adecuado o aceptable de la obra.
Para efectuar la programacin de la operacin de una obra deben considerarse:
- El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.
- El comportamiento del mercado en que se colocar el bien o servicio.
- Las caractersticas de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el
bien.
- La experiencia de la institucin o de otras instituciones en obras similares: este aspecto
ayudar mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante,
porque proporciona informacin prctica sobre el funcionamiento real de una obra afn a
la que se va a poner en operacin.
- Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definir la cantidad de
equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la operacin de la obra, as
como las caractersticas que stos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se
capacitar a los futuros operarios, antes de que la obra o proyecto comience a funcionar,
de manera que no se afecte el rendimiento.
- Los factores externos que inciden en la operacin de la obra, como: las labores de
mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del trfico, el presupuesto
dispuesto por la entidad para la operacin de la obra, etc.
408-32 Mantenimiento
Las entidades prestarn el servicio de mantenimiento a los bienes y obras pblicas a su
cargo, con el fin de que stas operen en forma ptima durante su vida til y puedan
obtenerse los beneficios esperados, de acuerdo con los estudios de preinversin. Cuando
existan restricciones presupuestarias, se efectuarn los ajustes correspondientes para que
la obra opere en un nivel aceptable y esta situacin se comunicar a las autoridades de la
entidad, para que tomen las medidas correctivas pertinentes.
Se impulsarn dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya funcin es evitar o prever
los daos que interrumpan el servicio o la produccin de bienes, disminuyan el
rendimiento esperado o su calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o dao,
cuando ya se haya presentado.
El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras pblicas es esencial
para asegurar su durabilidad y la obtencin de los beneficios esperados durante la vida
til de stas.
El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos y
aplicarse en el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez que
surja una emergencia.
Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento ptimo de la

obra, se asignar un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al

preventivo; si esto no es posible por razones presupuestarias, se informar sobre esta
situacin a las autoridades de la entidad para que tomen las medidas correctivas y se
pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan pronto como sea posible.
Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del mantenimiento
preventivo, se considerarn los siguientes aspectos:
- Caractersticas de los elementos que componen la obra.
- Experiencia con proyectos similares.
- Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la informacin recabada
en los puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los
materiales, equipos, maquinaria y herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de
personal requerido; los materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas
necesarios; el transporte para movilizarlos, etc.
- Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la
institucin; el sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de
los materiales o repuestos, la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria
y herramientas adecuados en el mercado; etc.
- Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las posibles
emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as como
asegurar el suministro de los recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad
de respuesta de la unidad de servicio de mantenimiento debe ser proporcional a la
importancia de la falla, en trminos de la incidencia que sta tenga en la prestacin del
servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo esta labor, el personal a cargo de la
planificacin deber conocer la obra y sus partes, as como la forma en que opera,
adems de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.
El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos imprevisibles o
emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de posibles
fallas.
408-33 Evaluacin ex-post
Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del funcionamiento
de la obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos
previstos en los estudios de preinversin. Para ello los perodos comprendidos entre una
evaluacin y otra, debern coincidir con los perodos escogidos en los estudios para
medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del
proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la informacin necesaria
para nuevos proyectos.
La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo
de vida del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues permite saber
si se estn obteniendo los beneficios esperados y cules factores han influido en el xito
alcanzado o en caso de no ser as, analizar la causa de las desviaciones presentadas y

tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado.

Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en los
estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y
fundamentalmente, ayudar a no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye
una verdadera fuente de retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se
identificarn los diversos factores de xito y se explicar su influencia en los resultados.
Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas
suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms eficiente
el servicio.
408-34 Consultora
Las empresas de consultora son empresas de servicios profesionales con experiencia o
conocimiento especfico que asesoran a instituciones del Estado o a organizaciones en
general.
En el rea de la ingeniera, las empresas de consultora son de dimensiones y
organizaciones muy variadas, desde micro-empresas de carcter personal, que se dedican
a temas muy especficos hasta empresas que cuentan con equipos multidisciplinarios
conformados por profesionales no solo en las diversas disciplinas de la ingeniera sino
que se complementan con profesionales de otras reas. Su campo de accin est en la
preparacin de proyectos de inversin en sus diversas etapas o pueden encargarse de la
administracin o fiscalizacin de los proyectos.
Los consultores o empresas de consultora son responsables de la calidad de los estudios
y diseos preparados, por lo tanto, si se comprobare su inaplicabilidad o si como
producto de la ejecucin del proyecto con los diseos a responsabilidad de los
consultores se produjeren perjuicios de cualquier orden sern responsables civil y
penalmente.
Los estudios de un proyecto, materia de un contrato de consultora, deben observar, de
acuerdo a las caractersticas del mismo y su importancia, las Normas Tcnicas de Control
Interno previstas en la seccin 408, en especial, lo concerniente a las etapas de: 408-05
Estudio de prefactibilidad; 408-06 Estudio de factibilidad; 408-08 Diseo definitivo; 40807 Evaluacin financiera y socioeconmica; 408-09 Planos constructivos; 408-10
Condiciones generales y especificaciones tcnicas; 408-11 Presupuesto de la obra; y 40812 Programacin de la obra.
En los concursos de consultora que tengan como objeto la elaboracin de los estudios de
un proyecto o su ltima etapa relativa a los diseos, debern incorporarse las siguientes
actividades:
1.- La obligatoriedad del diseador, sea un consultor individual, firmas consultoras u
organismos que realicen estas labores, de brindar asesora durante todo el tiempo que

demande la ejecucin del proyecto, hasta la recepcin provisional y definitiva.

2.- La asesora incluir inspecciones peridicas al lugar de construccin.
3.- Elaboracin de planos aclaratorios si fuere del caso
4.- Comprobacin que los planos de taller elaborados por el contratista concuerdan con el
diseo.
En las etapas del concurso y contratacin, ests actividades debern ser presupuestadas y
su valor ser pagado si se ejecuta la obra y conforme el avance de la misma.
Si el consultor responsable del diseo resulta adjudicatario del contrato de fiscalizacin
las labores de asesora citadas sern parte de las actividades del nuevo contrato con los
costos ya acordados.
Los tcnicos propuestos para la asesora debern ser preferentemente parte del personal
tcnico que elabor el diseo y su tiempo y costo sern parte de la propuesta econmica y
negociacin.
Para el caso de la asesora, las visitas al lugar de construccin sern programadas y
coordinadas con el Administrador del contrato quien recibir los informes y planos
aclaratorios que sean del caso.
De producirse diferencias de opinin entre el consultor autor de los diseos, la
fiscalizacin o el contratista ejecutor del proyecto, el administrador del contrato ser el
responsable de arbitrar la decisin final.
Nota: Norma agregada por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 6,
publicado en Registro Oficial 178 de 6 de febrero del 2014 .
409 GESTION AMBIENTAL
409-01 Medio Ambiente
Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, fsicos, qumicos o
biolgicos, socioculturales y sus interacciones, en permanente modificacin por la
naturaleza o la accin humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus
diversas manifestaciones.
Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos
sociales, recursos humanos) y la naturaleza (elementos o recursos naturales).
A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente fsico o natural y el ambiente
humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo,
agua, flora (vegetacin forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna
(marina y continental, invertebrados y especies silvestres en general), minerales
(metlicos y no metlicos), energa (renovable y no renovable) y residuos.

El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen
como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se
consideran a la ejecucin de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de
diversa ndole, maquinaria y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera
de la humanidad (ciencia y tecnologa). Comprende tambin el comportamiento de los
seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos
(creatividad, preservacin del ambiente) y negativos (destruccin contaminacin
ambiental).
409-02 Organizacin de la Unidad Ambiental
Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de inversin deben
contar con una Unidad de Gestin Ambiental conformada con especialistas en varias
disciplinas, con conocimientos ambientales en el rea de su respectiva competencia, que
aseguren la prevencin de daos, afectaciones y riesgos ambientales y el control
ambiental en todas las fases de los proyectos, programas y actividades. Debiendo
encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a nivel institucional; as como
la debida coordinacin en los procesos de participacin ciudadana en proyectos y/o
programas que planee ejecutar la entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de la entidad
en un nivel de direccin, con vnculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos,
debiendo apoyar a la alta direccin en la toma de decisiones, relativas a gestin ambiental
de la entidad, planeacin y ejecucin de proyectos y obras que necesariamente ocasionan
impactos ambientales en la construccin. Asesorar en la formulacin de polticas y
programas internos y la observancia del marco jurdico ambiental vigente.
La mxima autoridad de la entidad aprobar los procedimientos que permita organizar la
Unidad de Gestin Ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios.
Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental cumplirn las funciones, deberes y
obligaciones especficas, propias de su jerarqua y de acuerdo con lo que disponga el
orgnico funcional de la entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental manejar los estudios ambientales que se realizarn
previas a la ejecucin, durante la ejecucin y en el abandono de un proyecto.
De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un
proyecto son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio
de un proyecto; la Auditora Ambiental, AA, que se realiza durante la construccin de un
proyecto y el Plan de Manejo Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del
proyecto.
409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica
Los responsables de la Unidad de Gestin Ambiental debern aplicar las normas

contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Ambiental Secundaria, al amparo de la

Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la
Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La unidad llevar adelante la gestin
ambiental en todas las fases de un proyecto.
El Director de la unidad participar en las reuniones tcnicas y legales, a fin de emitir sus
puntos de vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos,
cuyas opiniones sern determinantes para la toma de decisiones.
Participar en forma paralela en los estudios y diseos definitivos del proyecto, para
definir variantes en proyectos lineales cuando stas sean necesarias para evitar
afectaciones a ecosistemas o zonas frgiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de
emplazamiento si se trata de una obra de edificacin o de otra naturaleza; para la
elaboracin de especificaciones tcnicas ambientales de prevencin y mitigacin de
impactos ambientales que debern formar parte del contrato.
Ser el interlocutor en los mecanismos de participacin ciudadana, esto es, en las
consultas y audiencias pblicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generar el
proyecto en su ejecucin y cuando entre en operacin.
Tambin participar en los procesos de contratacin de consultora, para la realizacin de
los trminos de referencia para la ejecucin de los estudios de impacto ambiental y planes
de manejo ambiental, los cuales despus de su revisin y no objecin, sern puestos en
conocimiento de la autoridad ambiental responsable, para su aprobacin. Se
responsabilizar del proceso de licenciamiento ambiental, cuyo trmite, obligatoriamente
ser previo al inicio de construccin del proyecto. Si fuere del caso y de contar con el
personal adecuado, podr la misma unidad preparar los trminos de referencia, previo el
trmite correspondiente.
En el proceso constructivo realizar el monitoreo ambiental mediante la medicin de las
emisiones, el control de los efluentes; identificacin de sustancias contaminantes en
concentraciones y permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la legislacin
vigente; reconocimiento de daos ambientales, considerados como la prdida,
disminucin, detrimento o menoscabo significativo de las condiciones preexistentes en el
medio ambiente o uno de sus componentes; admisin de daos sociales ocasionados a la
salud humana, al paisaje y a los bienes pblicos o privados; as como, controlar el
cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las especificaciones tcnicas
ambientales. Debiendo presentar informes peridicos a la mxima autoridad, para de ser
el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos.
409-04 Gestin ambiental en proyectos de saneamiento ambiental
Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollar la entidad, debern ser
vigilados y tomar partida la Unidad de Gestin en todo el proceso, esto es, en las fases
de planeacin, factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobacin, contratacin,
ejecucin, operacin y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y prohibiciones

de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposicin Final de

Desechos Slidos no Peligrosos, tambin la Norma Tcnica para Desechos Peligrosos, y
las Normas Tcnicas de Calidad Ambiental, aplicables dependiendo del proyecto,
comprendidas en el Libro VI del Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al
amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las
condiciones de vida de los habitantes y evitar la contaminacin del medio ambiente,
comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua potable; recoleccin,
transporte, disposicin y manejo de desechos slidos; recoleccin, transporte y operacin
de desechos peligrosos.
Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos slidos producidos por sus
habitantes.
Desechos slidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles,
desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de
mercado, ferias populares, playas, escombros, entre otros.
Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus caractersticas corrosivas, txicas,
venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biolgicas, infecciosas, irritantes, de
patogenicidad, carcinognicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio
ecolgico o el ambiente.
409-05 Gestin ambiental en la preservacin del patrimonio natural
En el mbito de competencia de la entidad pblica, la Unidad de Gestin Ambiental,
velar por prevenir daos ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el
patrimonio natural, comprendido en: ecosistemas frgiles, parques nacionales, reservas
ecolgicas, refugios de vida silvestre, reservas biolgicas, reservas de produccin y
fauna, reas nacionales de recreacin, turismo de reas naturales, a fin de preservar los
recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las normas comprendidas en el Texto
Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental
y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.
La Unidad de Gestin Ambiental en el mbito de las facultades de la entidad, dentro de
su alcance deber propender al mantenimiento de la diversidad biolgica mediante un
desarrollo y una gestin sostenibles de hbitats naturales y sus zonas circundantes de
valor y el control del consumo y comercio de especies silvestres.
Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres
grupos que signifiquen valores universales en cuanto a la proteccin y conservacin de
especies animales y vegetales en peligro de desaparicin o paisajes integrales en peligro
de destruccin o transformacin.

Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas, biolgicas y geolgicas

excepcionales, hbitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor
cientfico, de conservacin o esttico.
409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar
el medio ambiente
En el mbito de competencia, las entidades pblicas responsables, a travs de las
unidades de gestin, emprendern las acciones que sean necesarias a fin de dar
cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los tratados
internacionales.
La gestin debe contribuir a la conservacin y uso sostenible de los recursos naturales y
culturales del pas; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo
pertinente, las normas tcnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de
Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del
Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.
Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o ms
pases, a fin de conservar el medio ambiente.
409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, agua
La Unidad de Gestin deber precautelar, prevenir, proteger la contaminacin del recurso
agua, controlando los lmites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones
y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al
amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
La polucin del agua se produce por la construccin de obras inconsultas, inapropiadas,
por efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con
plantas de tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre,
animales y plantas e implica un grave problema ambiental.
La Unidad de Gestin Ambiental en su mbito de accin, deber impedir la
sobreexplotacin permanente de los recursos hdricos para mantener un equilibrio entre la
demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de conservacin de recursos y
uso sostenible en lo agrario, en la ordenacin de los usos del suelo y en la industria;
mantener una alta calidad ecolgica del agua, en la que la diversidad biolgica
corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua determinada; reducir los
vertidos de todas las substancias que por su persistencia txica o bioacumulacin puedan
tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o subterrneas.
Agua, es la fuente misma de la vida.

Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme.

Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad.
Aguas residuales, son las de composicin variada provenientes de las descargas de usos
municipales, industriales, comerciales, servicios agrcolas, pecuarios, domsticos y de
cualquier otro uso que hayan sufrido degradacin en su calidad original.
Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo.
Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ros que se hallan bajo la
influencia de las mareas.
Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturacin (Se
sita debajo del nivel fretico).
Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno.
409-08 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, aire
La Unidad de Gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a
preservar la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los
ecosistemas y del ambiente en general, controlando los lmites mximos permisibles de
contaminantes en el aire, como las emisiones al aire de fuentes fijas de combustin,
exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad del Aire
Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes Fijas de Combustin, al
amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Las entidades y organismos del sector pblico, de acuerdo a sus facultades, por medio de
las unidades de gestin, en relacin al clima, debern propender a que los seres humanos
no contaminen el aire con gases txicos, pues la contaminacin atmosfrica es uno de los
problemas ambientales y de salud humana ms tpicos de las ciudades, a fin de evitar el
incremento del agujero de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del
calentamiento de la tierra y de la modificacin del clima. La actividad industrial genera la
lluvia cida, y se engloba dentro de las amenazas del medio areo.
Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no confinada de la atmsfera y se
define como mezcla gaseosa, cuya composicin normal es de por lo menos 20% de
oxgeno, 77% de nitrgeno y proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en
relacin volumtrica.
409-09 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, suelo
La Unidad de Gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a

controlar las prcticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo,
la eliminacin o tala de rboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes
pronunciadas o en los taludes de los ros.
La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que
complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertizacin o
desertificacin; controlar los lmites mximos permisibles de contaminantes en el suelo,
previniendo y reduciendo la generacin de residuos slidos municipales, industriales,
comerciales y de servicios, incorporando tcnicas apropiadas y procedimientos para su
minimizacin reuso y reciclaje; exigir la utilizacin de sistemas de agricultura que no
degraden ni generen contaminacin o desequilibrio del rea geogrfica con el uso
racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias txicas; exigir el cumplimiento de las
disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al
amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas.
409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, flora y fauna
La Unidad de Gestin deber evitar la tala de bosques, proceso de deforestacin que
ocasiona: degradacin, prdida de biodiversidad y los cambios climticos, aplicando las
Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS,
al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin
Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera.
409-11 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, minerales
La Unidad de Gestin en el mbito de su competencia, controlar el manejo, la
explotacin, el uso irracional y la eliminacin de los residuos de las minas, al amparo de
las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria,
TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de
Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y constituyen los cuerpos
inorgnicos naturales de composicin qumica y estructura cristalina definidas.
409-12 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, energa
En cuanto a los residuos, la Unidad de Gestin analizar las dificultades que genera su
eliminacin que necesariamente produce contaminacin; controlar, entre otros, la
disposicin final de los residuos txicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que
afectan las aguas, el suelo, la vegetacin y al hombre; aplicando las Normas Tcnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la

Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la

Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Energa, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la
materia, forma el cosmos.
La Unidad de Gestin Ambiental, evaluar las manifestaciones de la energa, pues se la
define nicamente en funcin de sus efectos, como la capacidad de efectuar un trabajo.
En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cmo la luz se relaciona con el
conjunto de seres vivos y de cmo la energa es transformada dentro de esos seres.
410 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
410-01 Organizacin informtica
Las entidades y organismos del sector pblico deben estar acopladas en un marco de
trabajo para procesos de tecnologa de informacin que aseguren la transparencia y el
control, as como el involucramiento de la alta direccin, por lo que las actividades y
procesos de tecnologa de informacin de la organizacin deben estar bajo la
responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas
tecnolgicos a nivel institucional.
La Unidad de Tecnologa de Informacin, estar posicionada dentro de la estructura
organizacional de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de
asesora y apoyo a la alta direccin y unidades usuarias; as como participar en la toma de
decisiones de la organizacin y generar cambios de mejora tecnolgica. Adems debe
garantizar su independencia respecto de las reas usuarias y asegurar la cobertura de
servicios a todas las unidades de la entidad u organismo.
Las entidades u organismos del sector pblico, establecern una estructura organizacional
de tecnologa de informacin que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser
revisada de forma peridica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer
los objetivos planteados y soporten los avances tecnolgicos. Bajo este esquema se
dispondr como mnimo de reas que cubran proyectos tecnolgicos, infraestructura
tecnolgica y soporte interno y externo de ser el caso, considerando el tamao de la
entidad y de la unidad de tecnologa.
410-02 Segregacin de funciones
Las funciones y responsabilidades del personal de tecnologa de informacin y de los
usuarios de los sistemas de informacin sern claramente definidas y formalmente
comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con
suficiente autoridad y respaldo.
La asignacin de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarn una

adecuada segregacin, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la

Unidad de Tecnologa de Informacin la supervisin de roles y funciones del personal
dentro de cada unas de las reas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las
posibilidades de reubicacin e incorporacin de nuevo personal.
La descripcin documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la
Unidad de Tecnologa de Informacin, contemplar los deberes y responsabilidades, as
como las habilidades y experiencia necesarias en cada posicin, a base de las cuales se
realizar la evaluacin del desempeo. Dicha descripcin considerar procedimientos que
eliminen la dependencia de personal clave.
410-03 Plan informtico estratgico de tecnologa
La Unidad de Tecnologa de la Informacin elaborar e implementar un plan
informtico estratgico para administrar y dirigir todos los recursos tecnolgicos, el
mismo que estar alineado con el plan estratgico institucional y ste con el Plan
Nacional de Desarrollo y las polticas pblicas de gobierno.
El plan informtico estratgico tendr un nivel de detalle suficiente para permitir la
definicin de planes operativos de tecnologa de Informacin y especificar como sta
contribuir a los objetivos estratgicos de la organizacin; incluir un anlisis de la
situacin actual y las propuestas de mejora con la participacin de todas las unidades de
la organizacin, se considerar la estructura interna, procesos, infraestructura,
comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, as como la definicin de estrategias,
riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversin y operativo, fuentes de financiamiento
y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario.
La Unidad de Tecnologa de Informacin elaborar planes operativos de tecnologa de la
informacin alineados con el plan estratgico informtico y los objetivos estratgicos de
la institucin, estos planes incluirn los portafolios de proyectos y de servicios, la
arquitectura y direccin tecnolgicas, las estrategias de migracin, los aspectos de
contingencia de los componentes de la infraestructura y consideraciones relacionadas con
la incorporacin de nuevas tecnologas de informacin vigentes a fin de evitar la
obsolescencia. Dichos planes asegurarn que se asignen los recursos apropiados de la
funcin de servicios de tecnologa de informacin a base de lo establecido en su plan
estratgico.
El plan estratgico y los planes operativos de tecnologa de informacin, as como el
presupuesto asociado a stos sern analizados y aprobados por la mxima autoridad de la
organizacin e incorporados al presupuesto anual de la organizacin; se actualizarn de
manera permanente, adems de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para
determinar su grado de ejecucin y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones.
410-04 Polticas y procedimientos
La mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas y procedimientos que permitan

organizar apropiadamente el rea de tecnologa de informacin y asignar el talento

humano calificado e infraestructura tecnolgica necesaria.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir, documentar y difundir las polticas,
estndares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnologa de
informacin y comunicaciones en la organizacin, estos se actualizarn permanentemente
e incluirn las tareas, los responsables de su ejecucin, los procesos de excepcin, el
enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que estn normando, as como, las
sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran.
Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad
intelectual, firmas electrnicas y mensajera de datos, legalidad del software, entre otros,
sern considerados dentro de las polticas y procedimientos a definir, los cuales adems,
estarn alineados con las leyes conexas emitidas por los organismos competentes y
estndares de tecnologa de informacin.
Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin, difusin y coordinacin entre
las funciones de tecnologa de informacin y las funciones propias de la organizacin.
Se incorporarn controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestin de
riesgos, al igual que directrices y estndares tecnolgicos.
Se implantarn procedimientos de supervisin de las funciones de tecnologa de
informacin, ayudados de la revisin de indicadores de desempeo y se medir el
cumplimiento de las regulaciones y estndares definidos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin deber promover y establecer convenios con
otras organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de
informacin interinstitucional, as como de programas de aplicacin desarrollados al
interior de las instituciones o prestacin de servicios relacionados con la tecnologa de
informacin.
410-05 Modelo de informacin organizacional
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir el modelo de informacin de la
organizacin a fin de que se facilite la creacin, uso y comparticin de la misma; y se
garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la
definicin e implantacin de los procesos y procedimientos correspondientes.
El diseo del modelo de informacin que se defina deber constar en un diccionario de
datos corporativo que ser actualizado y documentado de forma permanente, incluir las
reglas de validacin y los controles de integridad y consistencia, con la identificacin de
los sistemas o mdulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratgicos a los
que apoyan a fin de facilitar la incorporacin de las aplicaciones y procesos
institucionales de manera transparente.

Se deber generar un proceso de clasificacin de los datos para especificar y aplicar

niveles de seguridad y propiedad.
410-06 Administracin de proyectos tecnolgicos
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir mecanismos que faciliten la
administracin de todos los proyectos informticos que ejecuten las diferentes reas que
conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar son:
1. Descripcin de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relacin con otros
proyectos institucionales, sobre la base del compromiso, participacin y aceptacin de los
usuarios interesados.
2. Cronograma de actividades que facilite la ejecucin y monitoreo del proyecto que
incluir el talento humano (responsables), tecnolgicos y financieros adems de los
planes de pruebas y de capacitacin correspondientes.
3. La formulacin de los proyectos considerar el Costo Total de Propiedad CTP; que
incluya no slo el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los beneficios
relacionados con la compra de equipos o programas informticos, aspectos del uso y
mantenimiento, formacin para el personal de soporte y usuarios, as como el costo de
operacin y de los equipos o trabajos de consultora necesarios.
4. Para asegurar la ejecucin del proyecto se definir una estructura en la que se nombre
un servidor responsable con capacidad de decisin y autoridad y administradores o
lderes funcionales y tecnolgicos con la descripcin de sus funciones y
responsabilidades.
5. Se cubrir, como mnimo las etapas de: inicio, planeacin, ejecucin, control,
monitoreo y cierre de proyectos, as como los entregables, aprobaciones y compromisos
formales mediante el uso de actas o documentos electrnicos legalizados.
6. El inicio de las etapas importantes del proyecto ser aprobado de manera formal y
comunicado a todos los interesados.
7. Se incorporar el anlisis de riesgos. Los riesgos identificados sern permanentemente
evaluados para retroalimentar el desarrollo del proyecto, adems de ser registrados y
considerados para la planificacin de proyectos futuros.
8. Se deber monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto.
9. Se establecer un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad
que ser aprobado por las partes interesadas.
10. El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y pruebas que certifiquen la calidad
y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.
410-07 Desarrollo y adquisicin de software aplicativo
La Unidad de Tecnologa de Informacin regular los procesos de desarrollo y
adquisicin de software aplicativo con lineamientos, metodologas y procedimientos. Los
aspectos a considerar son:
1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn sobre la base del
portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes estratgico y operativo

previamente aprobados considerando las polticas pblicas establecidas por el Estado,

caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad previa justificacin tcnica
documentada.
2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas pblicas y estndares
internacionales para: codificacin de software, nomenclaturas, interfaz de usuario,
interoperabilidad, eficiencia de desempeo de sistemas, escalabilidad, validacin contra
requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integracin.
3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los requerimientos
funcionales y tcnicos institucionales con la participacin y aprobacin formal de las
unidades usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definicin
de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan de pruebas y
trazabilidad o pistas de auditora de las transacciones en donde aplique.
4. Especificacin de criterios de aceptacin de los requerimientos que cubrirn la
definicin de las necesidades, su factibilidad tecnolgica y econmica, el anlisis de
riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del software de
aplicacin, as como el tratamiento que se dar a aquellos procesos de emergencia que
pudieran presentarse.
5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisicin de software aplicativo se
considerarn: estndares de desarrollo, de documentacin y de calidad, el diseo lgico y
fsico de las aplicaciones, la inclusin apropiada de controles de aplicacin diseados
para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo
que ste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable. Se considerarn
mecanismos de autorizacin, integridad de la informacin, control de acceso, respaldos,
diseo e implementacin de pistas de auditora y requerimientos de seguridad. La
especificacin del diseo considerar las arquitecturas tecnolgicas y de informacin
definidas dentro de la organizacin.
6. En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se
prevern tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos
que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los
contratos tendrn el suficiente nivel de detalle en los aspectos tcnicos relacionados,
garantizar la obtencin de las licencias de uso y/o servicios, definir los procedimientos
para la recepcin de productos y documentacin en general, adems de puntualizar la
garanta formal de soporte, mantenimiento y actualizacin ofrecida por el proveedor.
7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deber constar que
los derechos de autor ser de la entidad contratante y el contratista entregar el cdigo
fuente. En la definicin de los derechos de autor se aplicarn las disposiciones de la Ley
de Propiedad Intelectual. Las excepciones sern tcnicamente documentadas y aprobadas
por la mxima autoridad o su delegado.
8. La implementacin de software aplicativo adquirido incluir los procedimientos de
configuracin, aceptacin y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a
considerar incluyen la validacin contra los trminos contractuales, la arquitectura de
informacin de la organizacin, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las
aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el desempeo del
sistema, la documentacin y los manuales de usuario, integracin y planes de prueba del
sistema.
9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecern a la entidad y

sern registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se

obtendr las respectivas licencias de uso.
10. Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los usuarios, del paso de los
sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de produccin y
su revisin en la post-implantacin.
11. Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y configuracin; as como de
usuario, los cuales sern difundidos, publicados y actualizados de forma permanente.
410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de informacin definir, justificar, implantar y actualizar la
infraestructura tecnolgica de la organizacin para lo cual se considerarn los siguientes
aspectos:
1. Las adquisiciones tecnolgicas estarn alineadas a los objetivos de la organizacin,
principios de calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios, y constarn en el
plan anual de contrataciones aprobado de la institucin, caso contrario sern autorizadas
por la mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada.
2. La Unidad de Tecnologa de Informacin planificar el incremento de capacidades,
evaluar los riesgos tecnolgicos, los costos y la vida til de la inversin para futuras
actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento,
contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnolgicos. Un anlisis de costo beneficio
para el uso compartido de Data Center con otras entidades del sector pblico, podr ser
considerado para optimizar los recursos invertidos.
3. En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el detalle suficiente
que permita establecer las caractersticas tcnicas de los principales componentes tales
como: marca, modelo, nmero de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre
otros, y las garantas ofrecidas por el proveedor, a fin de determinar la correspondencia
entre los equipos adquiridos y las especificaciones tcnicas y requerimientos establecidos
en las fases precontractual y contractual, lo que ser confirmado en las respectivas actas
de entrega/recepcin.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirn las especificaciones formales sobre
acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explcitamente los aspectos relacionados con
la seguridad y confidencialidad de la informacin, adems de los requisitos legales que
sean aplicables. Se aclarar expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la
organizacin contratante.
410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de Informacin de cada organizacin definir y regular los
procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura
tecnolgica de las entidades. Los temas a considerar son:
1. Definicin de procedimientos para mantenimiento y liberacin de software de
aplicacin por planeacin, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por
correccin y mejoramiento de los mismos o por requerimientos de los usuarios.

2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de

servicios sern registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantacin a
fin de disminuir los riesgos de integridad del ambiente de produccin. El detalle e
informacin de estas modificaciones sern registrados en su correspondiente bitcora e
informados a todos los actores y usuarios finales relacionados, adjuntando las respectivas
evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a produccin.
4. Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento
que se realice, los mismos que estarn en constante difusin y publicacin.
5. Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de produccin independientes; se
implementarn medidas y mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para proteger los
recursos y garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una
infraestructura de tecnologa de informacin confiable y segura.
6. Se elaborar un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura
tecnolgica sustentado en revisiones peridicas y monitoreo en funcin de las
necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones crticas de la
organizacin), estrategias de actualizacin de hardware y software, riesgos, evaluacin de
vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.
7. Se mantendr el control de los bienes informticos a travs de un inventario
actualizado con el detalle de las caractersticas y responsables a cargo, conciliado con los
registros contables.
8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garanta ser proporcionado por
el proveedor, sin costo adicional para la entidad.
410-10 Seguridad de tecnologa de informacin
La Unidad de Tecnologa de Informacin, establecer mecanismos que protejan y
salvaguarden contra prdidas y fugas los medios fsicos y la informacin que se procesa
mediante sistemas informticos, para ello se aplicarn al menos las siguientes medidas:
1. Ubicacin adecuada y control de acceso fsico a la Unidad de Tecnologa de
Informacin y en especial a las reas de: servidores, desarrollo y bibliotecas.
2. Definicin de procedimientos de obtencin peridica de respaldos en funcin a un
cronograma definido y aprobado.
3. En los casos de actualizacin de tecnologas de soporte se migrar la informacin a los
medios fsicos adecuados y con estndares abiertos para garantizar la perpetuidad de los
datos y su recuperacin.
4. Almacenamiento de respaldos con informacin crtica y/o sensible en lugares externos
a la organizacin.
5. Implementacin y administracin de seguridades a nivel de software y hardware, que
se realizar con monitoreo de seguridad, pruebas peridicas y acciones correctivas sobre
las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados.
6. Instalaciones fsicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo
especializado para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y
humedad relativa del aire controlado, disponer de energa acondicionada, esto es
estabilizada y polarizada, entre otros;

7. Consideracin y disposicin de sitios de procesamiento alternativos.

8. Definicin de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que
trabaja en turnos por la noche o en fin de semana.
410-11 Plan de contingencias
Corresponde a la Unidad de Tecnologa de Informacin la definicin, aprobacin e
implementacin de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de
una emergencia o suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas en los
equipos, programas o personal relacionado.
Los aspectos a considerar son:
1. Plan de respuesta a los riesgos que incluir la definicin y asignacin de roles crticos
para administrar los riesgos de tecnologa de informacin, escenarios de contingencias, la
responsabilidad especfica de la seguridad de la informacin, la seguridad fsica y su
cumplimiento.
2. Definicin y ejecucin de procedimientos de control de cambios, para asegurar que el
plan de continuidad de tecnologa de informacin se mantenga actualizado y refleje de
manera permanente los requerimientos actuales de la organizacin.
3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplar la puesta en marcha de un
centro de cmputo alterno propio o de uso compartido en un Data Center Estatal,
mientras dure la contingencia con el restablecimiento de las comunicaciones y
recuperacin de la informacin de los respaldos.
4. Plan de recuperacin de desastres que comprender:
- Actividades previas al desastre (bitcora de operaciones).
- Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento).
- Actividades despus del desastre.
5. Es indispensable designar un comit con roles especficos y nombre de los encargados
de ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una emergencia.
6. El plan de contingencias ser un documento de carcter confidencial que describa los
procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa
la operatividad de los sistemas de informacin. La aplicacin del plan permitir recuperar
la operacin de los sistemas en un nivel aceptable, adems de salvaguardar la integridad y
seguridad de la informacin.
7. El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre el personal responsable de su
ejecucin y deber ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones peridicas, o
cuando se haya efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos o el esquema
de procesamiento.
410-12 Administracin de soporte de tecnologa de informacin
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir, aprobar y difundir procedimientos
de operacin que faciliten una adecuada administracin del soporte tecnolgico y

garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos,

tanto como la oportunidad de los servicios tecnolgicos que se ofrecen.
Los aspectos a considerar son:
1. Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y desempeo actual y futuro de
los recursos tecnolgicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con
los usuarios.
2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificacin nica a todos los
usuarios internos, externos y temporales que interacten con los sistemas y servicios de
tecnologa de informacin de la entidad.
3. Estandarizacin de la identificacin, autenticacin y autorizacin de los usuarios, as
como la administracin de sus cuentas.
4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a
cargo de los dueos de los procesos y administradores de los sistemas de tecnologa de
informacin.
5. Medidas de prevencin, deteccin y correccin que protejan a los sistemas de
informacin y a la tecnologa de la organizacin de software malicioso y virus
informticos.
6. Definicin y manejo de niveles de servicio y de operacin para todos los procesos
crticos de tecnologa de informacin sobre la base de los requerimientos de los usuarios
o clientes internos y externos de la entidad y a las capacidades tecnolgicas.
7. Alineacin de los servicios claves de tecnologa de informacin con los requerimientos
y las prioridades de la organizacin sustentados en la revisin, monitoreo y notificacin
de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos.
8. Administracin de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes
de informacin y de cambios que demandan los usuarios, a travs de mecanismos
efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros.
9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y
software actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rpida
resolucin de los problemas de produccin.
10. Administracin adecuada de la informacin, libreras de software, respaldos y
recuperacin de datos.
11. Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a la recepcin, procesamiento,
almacenamiento fsico y entrega de informacin y de mensajes sensitivos, as como la
proteccin y conservacin de informacin utilizada para encriptacin y autenticacin.
410-13 Monitoreo y evaluacin de los procesos y servicios
Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la
metodologa y el proceso a seguir para monitorear la contribucin y el impacto de
tecnologa de informacin en la entidad.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir sobre la base de las operaciones de la
entidad, indicadores de desempeo y mtricas del proceso para monitorear la gestin y
tomar los correctivos que se requieran.

La Unidad de Tecnologa de Informacin definir y ejecutar procedimientos,

mecanismos y la periodicidad para la medicin, anlisis y mejora del nivel de satisfaccin
de los clientes internos y externos por los servicios recibidos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin presentar informes peridicos de gestin a la
alta direccin, para que sta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se
identifiquen e implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeo.
410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet
Es responsabilidad de la Unidad de Tecnologa de Informacin elaborar las normas,
procedimientos e instructivos de instalacin, configuracin y utilizacin de los servicios
de internet, intranet, correo electrnico y sitio web de la entidad, a base de las
disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e
internos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin considerar el desarrollo de aplicaciones web
y/o mviles que automaticen los procesos o trmites orientados al uso de instituciones y
ciudadanos en general.
410-15 Capacitacin informtica
Las necesidades de capacitacin sern identificadas tanto para el personal de tecnologa
de informacin como para los usuarios que utilizan los servicios de informacin, las
cuales constarn en un plan de capacitacin informtico, formulado conjuntamente con la
Unidad de Talento Humano. El plan estar orientado a los puestos de trabajo y a las
necesidades de conocimiento especficas determinadas en la evaluacin de desempeo e
institucionales.
410-16 Comit informtico
Para la creacin de un comit informtico institucional, se considerarn los siguientes
aspectos:
- El tamao y complejidad de la entidad y su interrelacin con entidades adscritas.
- La definicin clara de los objetivos que persigue la creacin de un Comit de
Informtica, como un rgano de decisin, consultivo y de gestin que tiene como
propsito fundamental definir, conducir y evaluar las polticas internas para el
crecimiento ordenado y progresivo de la tecnologa de la informacin y la calidad de los
servicios informticos, as como apoyar en esta materia a las unidades administrativas
que conforman la entidad.
- La conformacin y funciones del comit, su reglamentacin, la creacin de grupos de
trabajo, la definicin de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comit,
entre otros aspectos.

410-17 Firmas electrnicas

Las entidades, organismos y dependencias del sector pblico, as como las personas
jurdicas que acten en virtud de una potestad estatal, ajustarn sus procedimientos y
operaciones e incorporarn los medios tcnicos necesarios, para permitir el uso de la
firma electrnica de conformidad con la Ley de Comercio Electrnico, Firmas y
Mensajes de Datos y su reglamento.
El uso de la firma electrnica en la administracin pblica se sujetar a las garantas,
reconocimiento, efectos y validez sealados en estas disposiciones legales y su normativa
secundaria de aplicacin.
Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector pblico podrn
utilizar la firma electrnica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y
cumplimiento de las funciones inherentes al cargo pblico que ocupan.
Los aplicativos que incluyan firma electrnica dispondrn de mecanismos y reportes que
faciliten una auditora de los mensajes de datos firmados electrnicamente.
a) Verificacin de autenticidad de la firma electrnica
Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del
sector pblico verificar mediante procesos automatizados de validacin, que el
certificado de la firma electrnica recibida sea emitido por una entidad de certificacin de
informacin acreditada y que el mismo se encuentre vigente.
b) Coordinacin interinstitucional de formatos para uso de la firma electrnica
Con el propsito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma
electrnica, las entidades del sector pblico sujetos a este ordenamiento coordinarn y
definirn los formatos y tipos de archivo digitales que sern aplicables para facilitar su
utilizacin.
Las instituciones pblicas adoptarn y aplicar los estndares tecnolgicos para firmas
electrnicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y
mbitos de accin.
c) Conservacin de archivos electrnicos
Los archivos electrnicos o mensajes de datos firmados electrnicamente se conservarn
en su estado original en medios electrnicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario
y de la entidad que los gener. Para ello se establecern polticas internas de manejo y
archivo de informacin digital.
d) Actualizacin de datos de los certificados de firmas electrnicas

Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector

pblico titulares de un certificado notificarn a la entidad de certificacin de informacin
sobre cualquier cambio, modificacin o variacin de los datos que constan en la
informacin proporcionada para la emisin del certificado.
Cuando un servidor pblico deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y
cuente con un certificado de firma electrnica en virtud de sus funciones, solicitar a la
entidad de certificacin de informacin, la revocacin del mismo, adems, el superior
jerrquico ordenar su cancelacin inmediata.
El dispositivo portable seguro ser considerado un bien de la entidad o dependencia
pblica y por tanto, a la cesacin del servidor, ser devuelto con la correspondiente acta
de entrega recepcin.
e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros
Los titulares de certificados de firma electrnica y dispositivos portables seguros sern
responsables de su buen uso y proteccin. Las respectivas claves de acceso no sern
divulgadas ni compartidas en ningn momento. El servidor solicitar la revocacin de su
certificado de firma electrnica cuando se presentare cualquier circunstancia que pueda
comprometer su utilizacin.
f) Renovacin del certificado de firma electrnica
El usuario solicitar la renovacin del certificado de firma electrnica con la debida
anticipacin, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones
relacionadas con su uso.
g) Capacitacin en el uso de las firmas electrnicas
La entidad de certificacin capacitar, advertir e informar a los solicitantes y usuarios
de los servicios de certificacin de informacin y servicios relacionados con la firma
electrnica, respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones y
responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios contratados. Esta
capacitacin facilitar la comprensin y utilizacin de las firmas electrnicas, en los
trminos que establecen las disposiciones legales vigentes.
500 INFORMACION Y COMUNICACION
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y
comunicar informacin pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y
servidores cumplir sus responsabilidades.
El sistema de informacin y comunicacin, est constituido por los mtodos establecidos
para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones tcnicas,
administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la informacin que brinda el

sistema facilita a la mxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan

controlar las actividades de la entidad y preparar informacin confiable.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su
gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener
informacin sobre su nivel de desempeo.
La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras y
servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y
de cumplimiento.
Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten debern
concordar con los planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse a sus
caractersticas y necesidades y al ordenamiento jurdico vigente.
La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin preparar los
informes necesarios en relacin con los objetivos establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento
preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
500-01 Controles sobre sistemas de informacin
Los sistemas de informacin contarn con controles adecuados para garantizar
confiabilidad, seguridad y una clara administracin de los niveles de acceso a la
informacin y datos sensibles.
En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los sistemas de informacin sern
manuales o automatizados, estarn constituidos por los mtodos establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras
de una entidad y mantendrn controles apropiados que garanticen la integridad y
confiabilidad de la informacin.
La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la informacin implica varios
riesgos que necesitan ser considerados por la administracin de la entidad. Estos riesgos
estn asociados especialmente con los cambios tecnolgicos por lo que se deben
establecer controles generales, de aplicacin y de operacin que garanticen la proteccin
de la informacin segn su grado de sensibilidad y confidencialidad, as como su
disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.
Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administracin de los sistemas
de informacin, establecern los controles pertinentes para que garanticen
razonablemente la calidad de la informacin y de la comunicacin.
500-02 Canales de comunicacin abiertos

Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan trasladar la informacin

de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institucin.
Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones entre las
servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre las distintas
unidades administrativas de la institucin.
La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los usuarios
aportar informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos y servicios
brindados, para que responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los
usuarios, proyectando una imagen positiva.
600 SEGUIMIENTO
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern procedimientos de
seguimiento continuo, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas para
asegurar la eficacia del sistema de control interno.
Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en
el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Se orientar a la identificacin de controles dbiles o
insuficientes para promover su reforzamiento, as como asegurar que las medidas
producto de los hallazgos de auditora y los resultados de otras revisiones, se atiendan de
manera efectiva y con prontitud.
El seguimiento se efecta en forma continua durante la realizacin de las actividades
diarias en los distintos niveles de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas para
enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado, tambin
puede efectuarse mediante la combinacin de las dos modalidades.
600-01 Seguimiento continuo o en operacin
La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarn un
seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar
medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las
actividades institucionales, la ejecucin de los planes y el cumplimiento de los objetivos
previstos.
El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, en las
actividades habituales de gestin y supervisin, as como en otras acciones que efecta el
personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control
interno.
Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales,
obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente.

Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de

determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones
que sean pertinentes para mantener su efectividad.
El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias para el manejo de riesgos,
actualizar las existentes, asegurar y facilitar el cumplimiento de la normativa aplicable
a las operaciones propias de la entidad.
600-02 Evaluaciones peridicas
La mxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conduccin de las
labores de la institucin, promovern y establecern una autoevaluacin peridica de la
gestin y el control interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y
las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual
desviacin que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y
debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor
eficacia de sus componentes, asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las
dependencias de la organizacin, establecer el grado de cumplimiento de los objetivos
institucionales y evala la manera de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos.
Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser ejecutadas por la Unidad de
Auditora Interna de la entidad, la Contralora General del Estado y las firmas privadas de
auditora.
En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los
rganos de control, la unidad a la cual stas son dirigidas emprender de manera efectiva
las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que stas son de
cumplimiento obligatorio.
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarn las acciones preventivas
o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e implantarn las
recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer el
sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales.