30 Reglas De La

Productividad Total
Muchas veces carecemos de herramientas para mejorar nuestra
productividad, para dejar de perder el tiempo y para simplemente enfocarnos
en nuestras tareas de manera eciente, ecaz y efectiva.
Pues bien, no es un secreto que la mayora de nosotros tendemos a
desmotivarnos pronto y por tanto a procrastinar. Afortunadamente, existe una
serie de lineamientos que podemos aplicar para maximizar nuestra
productividad.
Esto tiene que ver mucho con el tipo de solucin Heurstica al problema.
Normalmente los problemas ms complejos cuya solucin directa no es muy
clara, se solucionan mediante la Heurstica.
Usualmente, el encontrar una buena y ptima solucin depender de qu
tanto conocemos el problema. Conforme se adquiera ms conocimiento sobre
el problema, se podrn ir realizando ajustes a la solucin en el camino, y de
esta manera mejorar la efectividad.
As que usando un poco de heurstica esta vez aplicada a la productividad
personal, he aqu 30 recomendaciones poderosas para llevar a cabo las cosas:

1. Elimina las actividades innecesarias

Una de las causas principales de la baja productividad en las personas, es que
tienen muchas cosas por hacer. Es probable que hayas escuchado decir y que
incluso hayas dicho t mismo: Es que el tiempo no me alcanza!.
La realidad, no es que el tiempo no te alcance, sino que ests llevando a cabo
muchas actividades. Probablemente algunas de ellas no sean tan importantes
como pudiera parecer. Hay cosas como pasar mucho tiempo en redes sociales,
estar atento a llamadas telefnicas triviales, ver televisin y dems que ocupan

nuestro tiempo y cuando queremos abrir espacio a lo importante, nos

encontramos con que estamos copados. Eliminar estas actividades te
permitir ser ms productivo teniendo ms tiempo para dedicarle a lo
verdaderamente importante.

2. Establece Objetivos Diarios

En ocasiones es fcil sucumbir ante el da a da, y perder enfoque y
concentracin con el paso del tiempo. Cuando se tiene una meta muy grande
en mente, es fcil llegar a procrastinar ya que no se tiene claro lo que se debe
hacer.
Las metas grandes que se componen de muchas actividades nos llenan de
estrs principalmente porque tenemos en mente montones de actividades
pendientes. Si jas metas diarias y te propones llegar a ciertos logros al nal
del da, ser mucho ms fcil permanecer enfocado. Adems, liberars a tu
mente de la tensin de pensar en muchas cosas y estars nicamente
pendiente de unas pocas para el da.
Eso si, esto requiere el hbito de planear todas las noches lo que se har al da
siguiente. Sin embargo, luego de hacerlo todos los das durante una o dos
semanas es bastante simple mantenerlo.

3. Realizar Primero Las Tareas Difciles

Aprende a enfrentarte a las tareas menos placenteras, ms difciles o ms
complejas bien temprano en la maana, en vez de dejarlas para el nal del da.
O al menos haz que stas queden agendadas para el inicio de tu ciclo
productivo.
Con esto logrars distribuir tu energa vital de manera que el mayor esfuerzo
se produzca cuando tienes mayor nimo, y las tareas ms fciles, mecnicas o
repetitivas quedan para despus.
Se trata de administrar tus niveles de energa fsica y tu motivacin.

4. Identica Tus Horas Pico

En qu horas del da sientes ms motivacin? Identica esos momentos y
agenda las tareas de mayor apalancamiento para dichas horas. Algunas
personas funcionan mejor si madrugan (como yo). Otros son bhos nocturnos,
que preeren la calma y la frescura de la noche para ser altamente
productivos.
Encontrar tus horas pico te permitir aprovechar la manera como funciona tu
mente y lo adaptado que ests a ciertos horarios. En vez de tratar de forzarte a
cambiar tus horas pico, simplemente aprovchalas. Si no te sientes bien al
madrugar, no lo hagas. Si no te gusta quedarte hasta tarde en la noche,
tampoco. V acorde a la naturaleza de tu cuerpo.

5. Distribuye Tu Tiempo En Segmentos

Una de las principales causas de desmotivacin, falta de productividad, pereza
y cansancio en general es trabajar mucho tiempo seguido. Este es un error
grave que cometen muchos jefes en las empresas ya que las personas no
funcionamos de forma ptima durante mucho tiempo en la misma actividad.
Nuestra fuerza de voluntad es un combustible que se quema rpido y para
recuperarlo es necesario descansar o cambiar de ambiente. Si debes pasar
muchas horas en el computador, trata de parar al menos cada hora o cada dos
horas y salir a recibir aire. Es fundamental que tu mente sienta el cambio total
de entorno para volver enfocado.
As las cosas, tus actividades diarias estaran distribuidas en segmentos y tu
productividad sera mxima.

6. Dene Mini-Objetivos
Una de las cosas que me facilita el poder llevar a cabo las cosas, es jarme
mini-objetivos que debo cumplir antes de descansar o pasar a la siguiente
actividad.

Por ejemplo, si eres un periodista, podras establecer la meta de tener listo el

borrador de una columna de peridico antes de levantarte de la silla. La idea
es que el mini-objetivo se pueda lograr en un tiempo limitado (nuevamente,
teniendo en cuenta el punto anterior sobre distribucin en segmentos).
Esto te permitir concluir las cosas con mayor enfoque y motivacin, aparte de
que estars gestionando tu habilidad para persistir poco a poco. Este simple
hbito transformar por completo tu productividad y tu vida.

7. Usa Lotes De Actividades

Similar a lo anterior, a m me gusta dividir el da y la semana en lotes de
actividades. Si por ejemplo tengo un proyecto que consta de 5 actividades
diferentes, puedo dejar una por da de lunes a viernes. Si aplicsemos esta
estrategia a la creacin del documento que ests leyendo ahora, podramos
hacer algo como lo siguiente:
Lunes: Escribir los ttulos de las 30 reglas de la productividad.
Martes: Escribir las explicaciones detalladas para cada uno.
Mircoles: Disear una portada para el documento.
Jueves: Darle formato al documento y producirlo en PDF descargable.
Viernes: Subirlo a la plataforma de miembros.
De esta manera todos los das hago algo diferente y todo el tiempo tengo a mi
mente descansando de lo anterior. Incluso podra combinar las actividades de
este documento con la creacin de vdeos, diligencias personales, estudio y
mucho ms. Siempre mi mente estar pensando en hacer cosas nuevas y esto
me har ms productivo.

8. Adptate A Levantarte A La Misma Hora

Levantarse a horas diferentes todos los das produce varios efectos negativos
en el cuerpo y en la mente (es decir, a nivel fsico y psicolgico). Algunos

estudios dicen que levantarse a la misma hora todos los das (incluyendo
sbados y domingos) aumenta la autoestima, mejora la sensacin de autoconanza y brinda una mayor percepcin de autocontrol.
Adicionalmente, esto te condiciona a controlar mucho ms tu tiempo y a que
tu da a da se vuelva ms predecible. Evitando sorpresas controlas tu tiempo y
las actividades que llevas a cabo.

9. Elimina Las Posibles Distracciones

Gran parte de la productividad que podemos tener es simplemente evitar
distraernos con cosas irrelevantes o que no contribuyan al logro de las metas.
En el mundo de hoy es muchsimo ms fcil que nunca distraerse. Hay
montones de redes sociales, sistemas de mensajera, correo electrnico,
llamadas y dems buscando tu atencin. Sin contar con trabajos cada vez ms
retadores y oportunidades que requieren mayor creatividad o pericia.
Permitirle al mundo que te distraiga constantemente es una receta para el
fracaso y la procrastinacin. Y lo mejor, es que eliminar estas distracciones es
muy sencillo en la mayora de las ocasiones.

10. Aumenta Tu Potencia

Durante tus segmentos de tiempo, escribe ms rpido, lee ms rpido e
incluso habla ms rpido. Trata de pensar ms rpido y de llevar a cabo las
tareas de manera ms eciente.
No slo ahorrars tiempo y logrars ms en menos tiempo sino que te
condicionars para ser eciente y efectivo. Si todos aumentramos en un 10%
nuestra eciencia podramos ganar ms dinero, tener ms tiempo libre,
descansar ms etc.
Vale la pena intentarlo y adems convierte al trabajo en un juego.

11. Adecua Tu Entorno

Si tienes el control sobre tu entorno de trabajo lo ideal es que lo adaptes para

que seas productivo. Esto implica limpiar y ordenar, deshacerte de cosas
innecesarias, quitar todas las distracciones, y en general adaptar el lugar para
que se vuelva un santuario de la eciencia.
Puede parecer algo exagerado, pero muchas personas viven en un desorden
que hace imposible la concentracin.

12. Lleva Una Agenda

Quizs suene obvio, pero llevar una agenda puede maximizar tu productividad
increblemente. Yo personalmente no confo en mi memoria, por lo que
preero que mi agenda digital haga el trabajo de acordarse por m de las cosas
que debo hacer.
Y hablando de esto, no tiene que ser una agenda en papel, puedes utilizar un
dispositivo mvil, tableta o computador para tal n, e incluso podra bastar la
aplicacin bsica de recordatorios. En ocasiones simples alarmas a horas
especcas podran servir. Por supuesto, si lo preeres en papel, mejor que sea
en papel.
El caso es contar con un respaldo de productividad diferente a tu memoria.

13. Ten En Cuenta La Ley De Pareto

La ley de Pareto es el principio del 80-20.
Esta ley, en una de sus formas, indica que el 80% del valor de una tarea
proviene del 20% del esfuerzo. Enfoca tus esfuerzos en ese 20% y no te
obsesiones con el 80% restante. Los perfeccionistas lo hacen, y obtienen
grandes resultados, pero usualmente no lo hacen a tiempo.
En otras palabras, aprovecha tus recursos al mximo para que el 20% de tus
actividades de apalancamiento se lleven a cabo de manera ptima. El resto lo
puedes hacer de forma normal o promedio y los resultados sern excelentes.

14. Preparen, Disparen, Apunten

Elimina la procrastinacin tomando accin inmediatamente luego de jar una
tarea, y posteriormente podrs empezar realizar los ajustes necesarios. Es
decir Preparas, Disparas y luego apuntas si es necesario. Posteriormente
disparas y luego vuelves y apuntas etc.
No importa que la accin realmente no est muy bien planeada, vers el nivel
de productividad que podrs alcanzar cuando utilizas esta aproximacin. Y en
todo caso, siempre podrs mejorar en el camino. Los mejores planes son los
que se adaptan a los cambios sobre la marcha.

15. Usa La Regla De Los 60 Segundos

La regla de los 60 segundos dice que cuando hayas reunido la cantidad de
informacin suciente para tomar una decisin, inicia un cronmetro y toma
dicha decisin en menos de 60 segundos.
No vale la pena postergar una decisin ms de 1 minuto si ya tienes la
informacin necesaria para hacerlo. Ya sea cambiar de casa, comprar un
automvil o llevar a cabo cierto proyecto. Cualquier decisin que vayas a
tomar simplemente necesita informacin. Si tienes la informacin, la decisin
podr ser tomada. No dudes, no procrastines, decdete en menos de 1 minuto.
Siempre.

16. Dene Plazos Especcos

Establece plazos especcos para tus tareas y cete a ellos. Utilzalos como
puntos focales para permanecer en el camino correcto y llegar a tiempo a los
destinos indicados.
Conforme vayas logrando metas te volvers experto en calibrar los plazos
lmites. Recuerda que mientras ms cortos sean esos plazos mejor. Esto,
obviamente implicar que tus metas no sean relativamente grandes. Y

tambin puedes usar la estrategia de denir Sub-Metas y Metas Prximas para

tus objetivos personales.

17. Cuntale A Los Dems

Cuando le cuentas a los dems sobre tus tareas y actividades pendientes, en
realidad ests adquiriendo un compromiso social inconscientemente.
Llevars la carga de tener que responder por este compromiso y eso te
motivar a cumplir haciendo lo que sea necesario. (Eso si, en cuidado con la
informacin que revelas y a quin se la revelas).

18. S Robticamente Puntual

Sin importar cul sea la ocasin, siempre, SIEMPRE s puntual. Llega a tiempo
a las reuniones, as sean familiares. Si dices que vas a llamar a las 4:00 p.m.,
que no sea a las 4:01 p.m.
Si puedes llegar 10 minutos ms temprano, hazlo. Si puedes prepararte desde
el da anterior para cierto evento, hazlo. La puntualidad es una de las claves de
las personas exitosas, y se adquiere mediante la repeticin. Empieza hoy.

19. Aprovecha Tu Tiempo Libre Leyendo

Lleva siempre un libro, un celular o un computador donde puedas leer, para
aquellos momentos en los que tengas que esperar. Por ejemplo en el
aeropuerto, o en la sala de espera de una ocina. Incluso en la la de un banco
(en este caso tendra que ser un libro en papel).
Lo importante es que la lectura sea algo que te guste y que te sirva de alguna
manera. De esta forma estars nutriendo tus conocimientos o simplemente
entretenindote, mientras que otros estaran perdiendo su tiempo.

20. Aplica La Tcnica Del Contraste Mental

El contraste mental es la estrategia en la que visualizamos en nuestra mente la

meta ya hecha realidad y luego analizamos nuestra vida en la actualidad. Es
decir, Cmo ser cuando logres el xito y cmo son las cosas ahora?
Esto cumple varios objetivos.
Por un lado, tendrs claro que de alguna manera u otra no ests conforme con
tu vida actual y te sentirs motivado a cambiar la situacin.
Por otro lado, sabrs exactamente qu has hecho y qu te falta. Llevar un
diario de metas es fundamental en esta parte.
Y nalmente, sabrs si vas por buen camino en caso de que ests enfocando
tu atencin fuertemente en ciertas actividades.

21. Usa Las Recompensas A Tu Favor

La ciencia ha comprobado una y otra vez que las recompensas motivan la
productividad. Sin embargo, es ideal que stas sean recompensas de progreso
y no de resultados.
Sin importar cules sean las recompensas (stas no deberan ser exageradas),
es bueno que te premies por haber logrado culminar una etapa de tus
actividades o por simplemente haber hecho todo lo que tenas planeado para
el da.
Tambin puedes llevar un registro diario de lo que has logrado y cada n de
semana darte una recompensa si lo mereces. (Algunos preeren hacerlo cada
quincena o cada mes).

22. Diere Lo Urgente De Lo Importante

En ocasiones nos pasamos la vida atendiendo cosas urgentes (es decir, que
requieren nuestra atencin ya), y lo importante nunca llega a ser atendido.
Analiza verdaderamente qu actividades son importantes para tu vida y tu
futuro, y cules de ellas simplemente requieren ser atendidas ya mismo, pero
que en el futuro simplemente no importarn.

Analiza tambin cules actividades no tienen que hacerse ya, pero te

producirn los mejores resultados. Esto te permitir ver objetivamente si
cuentas o no con las herramientas para triunfar. Las personas que se
mantienen en la mediocridad tienen en su da a da muchas actividades
urgentes y casi ninguna importante.

23. Planea Tus Das, Semanas, Meses Y

Aos
Esto es sentido comn, pero seguramente no se lo vers a muchas personas
llevar a cabo. Es ms, quizs ni siquiera t lo hagas.
La idea es simple: planear tu vida. Esto incluye planear cada noche lo del da
siguiente. Cada domingo, lo de la semana siguiente. Cada n de mes, lo del
mes siguiente y cada n de ao lo del ao siguiente.
De hecho, si te es posible escribir un plan general en un cuaderno en donde
especiques todo, mejor.
Obviamente, ser muy difcil planear qu hars en el da 246 del ao sin saber
siquiera cmo resultarn las cosas para entonces, pero para ello simplemente
puedes tener claro qu tipo de resultados deseas obtener y qu cosas debes
llevar a cabo para lograrlos.
Con ello en mente, planear realizar ciertas cosas y tomar en consideracin el
tiempo que podran tomarte.

24. Divide Y Conquista

Divide tus grandes proyectos en pequeas partes y trabaja en cada una de
ellas por separado, de esta manera no sentirs la presin de un gran proyecto,
sino que por el contrario tendrs tareas realizables todo el tiempo.
Asegrate de mantener el enfoque en el resultado nal (no en el trabajo total
que hay que hacer).

Esta es la misma respuesta a la pregunta: Cmo te comeras un elefante?

25. Lleva A Cabo Una Tarea A La Vez

Te sientes orgulloso de ser multitarea? Te tengo malas noticias. Los cientcos
han descubierto que enfocarse en dos o ms tareas simultneas hace que
seamos ms inecientes en ambas que si las llevsemos a cabo por separado.
Es decir, supongamos que tienes dos actividades. Actividad X y Actividad Z.
Imaginemos que la Actividad X te toma 1 hora y que la Actividad Z te toma 2
horas.
Pues tratar de llevarlas a cabo de manera simultnea produce que no las
termines ni siquiera en las 3 horas que tardaras en llevarlas a cabo una a la
vez. Sino que los resultados de las investigaciones son claros en que ese
tiempo se dilatara an ms.
Esto nos hace sper inecientes al querer llevar a cabo la multitarea, por lo
que enfocarse en una sola cosa a la vez es lo ideal, sin importar qu tanto
nuestra mente quiera creer lo contrario.

26. Crea Nuevos Hbitos

Se dice que el ser humano es un ser de hbitos. Y si es as Qu mejor que
crear nuevos hbitos conscientemente?, me reero obviamente a buenos
hbitos de vida.
En promedio, un hbito (malo o bueno) se establece luego de 30 das de
repeticin constante. Los astronautas de la NASA en la estacin espacial, en
cierta ocasin llevaron a cabo un experimento en donde a uno de los
tripulantes le colocaron unas gafas jas que le hacan ver el mundo al revs.
Estas gafas no se las poda quitar (para l era literalmente imposible
quitrselas).

El experimento dur poco ms de un mes. Alrededor del da 30, la persona ya

estaba totalmente adaptada a esta nueva forma de visin y prcticamente
senta que era algo natural. Convirti en un hbito algo que a simple vista
parecera anti-natural.
Lo mismo puedes hacer t con hbitos positivos y productivos.

27. Delega Y Terceriza

Siempre que puedas, convence a otro para que lo haga por ti. Recuerda que se
delega el trabajo, no la responsabilidad.
Trata de organizar tus actividades de manera tal que casi todo se pueda
tercerizar. Mientras ms potencial de tercerizacin haya en tus actividades
mejores probabilidades tendrs de delegar y apalancar tu tiempo.
Los empresarios exitosos son aquellos que saben qu se debe hacer y cmo
debe hacerse, pero no lo hacen ellos mismos sino que contratan a personas
excelentes en hacerlo.
Probablemente por ahora no puedas contratar a alguien para cada cosa
tercerizable en tu vida, pero si empiezas pronto en algn momento tendrs la
capacidad de hacerlo y tu xito ser escalable.

28. Usa Tu Intuicin

Sigue tu sentido comn y tus corazonadas, est demostrado que tiene un gran
poder y efectividad hacerlo. Principalmente porque la mente subconsciente
almacena y registra todo lo que percibe, por lo que cuenta con incluso ms
recursos que la mente consciente para tomar decisiones.
Obviamente, no dejes decisiones importantes al azar, y trata siempre de ser
objetivo y racional, pero no desconfes de ti mismo y date cuenta de que tienes
un gran potencial cerebral.

29. Optimiza Tus Actividades

Identica los procesos a los que mejor te adaptas y que te generan mejores
resultados y antalos, identica qu es eso que haces de forma ms
productiva y haz ms de lo mismo.
Asimismo, ten en cuenta lo que no te sirve y trata de deshacerte de ello o de
delegarlo. Luego de anotar lo que si sirve, mira la manera como puede mejorar
y busca posibles mejoras a los cuellos de botella o puntos de quiebre en tu
ujo de actividades.
En ocasiones no vemos claramente las cosas que tenemos ante nuestros ojos,
hasta que utilizamos un microscopio.

30. Contina Tu Aprendizaje

Aunque ya te he dado 30 recomendaciones, seguramente habr muchas ms
ideas y estrategias de productividad. Sigue experimentando, probando cosas
nuevas, indagando con personas altamente efectivas y estudiando al respecto.
Siempre tendrs la posibilidad de aprender cosas que no sabas. A veces una
simple gema de conocimiento puede cambiar para siempre la forma en que
haces las cosas.
Personalmente esto me ha pasado tanto que prcticamente mi xito ahora
puede ser denido como el aprovechamiento de muchas de estas
oportunidades aprendidas en el camino.
Espero que te haya gustado esta gua y te garantizo que si pones en prctica al
menos unas cuantas recomendaciones tu productividad se disparar al
mximo.
Obviamente, si puedes llevar a cabo la mayor cantidad posible, tus resultados
sern absolutamente impactantes.