4.

1 funciones del almacn

Introduccin
Un almacn se caracteriza, porque hace referencia o se encarga de la guarda y
custodia de materiales y productos que representan una inversin cuantiosa no
obstante, existen depsitos muy grandes cuyo diseo y administracin resulta muy
fcil porque recogen referencias poco numerosas dimensiones homogneas
Las dificultades radican en los condicionamientos, dimensiones, estatutos, modos
de envi, lneas de pedido etc.
Constituyndola as en un de los puntos ms importantes para una correcta
poltica de distribucin de las funciones del almacn.
En el desarrollo de este tema nos damos cuenta como los avances tecnolgicos
actuales han creado un campo de cultivo suficientemente sustancioso para hacer
de los almacenes una de las reas ms productiva dentro de un almacn.
Tambin sobre el objetivo de las funciones del almacn como son el departamento
de almacn, o el departamento que asuma estas responsabilidades, debe tomar
sus decisiones en conseguir los siguientes objetivos:
a) almacenar las mercancas en buenas condiciones, tenerlas inmediatamente
disponibles cuando se precise.
b) desarrollar un sistema de recepcin y un sistema entrega adecuado.
c) conseguir un satisfactorio nivel de cumplimiento de los objetivos al mnimo coste
posible

FUNCIONES DEL ALMACEN

Conceptos de almacn
El almacn se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que
representan una inversin cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable y
conocedor de los artculos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de los
mismos que puedan perjudicar las operaciones de produccin o de ventas.
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca.Para
formular una poltica de inventario para un departamento de almacn se requiere
informacin respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales,
tendencias en los precios y materiales de compras.
Funciones del almacn
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de
organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores
tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de
descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad
relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programacin de la
produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes
funciones son comunes a todo tipo de almacenes
Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.
Las actividades principales que realiza la seccin de Almacn son las
siguientes:
1. - En primer lugar, la planificacin de los espacios necesarios y de la
organizacin interna del almacn.
Por la naturaleza inflamable de la mayora de los productos manejados por la
empresa editorial y sus diferentes exigencias de temperatura, humedad, etc., a la
hora de ser almacenados, deben separarse el material fotogrfico, las tintas y el
papel, acondicionndose convenientemente los distintos espacios destinados a
cada uno de estos materiales.
Es necesario, adems, reservar una zona de descarga aislada de la zona de
almacenamiento propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de trnsito,
permanecer el material hasta superar el proceso de control de calidad o ser
devuelto al proveedor.
2. - Recepcin de materiales: Esta operacin se realiza, como hemos dicho, en la
zona reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se exigir siempre
albarn acompaando a los materiales, el cual deber contrastarse contra el
pedido para averiguar si coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo
servido.
3. - Control de calidad: Antes del almacenamiento del material decepcionado debe
realizarse siempre el control de calidad. Ya advertimos anteriormente que esta
actividad es responsabilidad no del personal del Almacn, sino de especialistas
pertenecientes al departamento de Produccin. La naturaleza de las pruebas

depende de los productos a contrastar, y suelen ser realizadas sobre muestras

representativas.
4. - Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron
satisfactoriamente el control de calidad son identificadas, introducidas sus
referencias en el ordenador (para actualizar las existencias) y trasladadas a su
lugar de depsito.
5. - Conservacin de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben
mantener ntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer
las necesidades para las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal
de Almacn crear y mantener las condiciones necesarias para ello, evitando
deterioros en su manipulacin o conservacin, as como prdidas de cualquier
clase. Por ello, no es recomendable el trnsito por el Almacn de personal ajeno al
mismo.
6. - Salida de materiales: sta siempre debe producirse mediante peticin de
persona autorizada, normalmente el responsable de la seccin productiva que ha
de consumirlos. El requerimiento se har por escrito, en documento o vale de
salida, que servir despus de justificante para la introduccin en el ordenador de
la correspondiente baja de existencias y la imputacin del coste al departamento
solicitante.

Funciones y Tipos de Almacn

El almacn se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que

representan una inversin cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable y
conocedor de los artculos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de los
mismos que puedan perjudicar las operaciones de produccin o de ventas.

El almacn: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional

de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,

custodia,

control

abastecimiento

de

materiales

productos.

Funciones

Las funciones ms importantes y comunes a todo tipo de almacn son:

Recepcin: Recibir para su guarda y proteccin todo tipo de artculos: materias

primas, productos en proceso, productos terminados y otros materiales para la
fabricacin, el mantenimiento y la oficina.

Almacenamiento: Custodia y resguardo fielmente todos los materiales o productos

recibidos, tanto su cantidad como su buen estado.
Registro: Anotar en instrumentos de control todas las entradas y salidas de
materiales o productos, para contar con datos al da de las existencias.

Mantenimiento: Conservar el almacn limpio y en orden, de tal manera que los

materiales o productos de cierto tipo o clase estn en solo lugar, para facilitar su
localizacin y recuento.
Despacho: Abastecer de materias primas y otros materiales a los departamentos
de produccin, o en su caso, de los productos terminados al departamento de
embarques, requeridos para su venta.
Principios bsicos de almacn

Los principios bsicos que deben ser aplicados en cualquier tipo de almacn:

a) Debe existir un solo acceso para la recepcin de materiales o productos y toda

operacin de entrada al almacn requerir del documento autorizado segn el
procedimiento establecido.

b) La custodia y resguardo fiel y eficiente de los materiales o productos debe

encontrarse

siempre

bajo

la

responsabilidad

de

una

sola

persona.

c) El responsable del almacn, hasta donde sea posible, debe asignar funciones
especficas de recepcin, registro, mantenimiento y despacho, al personal bajo su
mando.

d) La disposicin del almacn deber facilitar el control de materiales o productos

y su rpida localizacin cuando sean requeridos.
e) Se debe llevar un registro diario de entradas y salidas para el control de las
existencias.

f) Es necesario informar peridicamente a contabilidad sobre las entradas y

salidas del almacn de materiales o productos, as como a produccin y ventas de
las

existencias

de

materiales

productos

terminados,

respectivamente.

g) Cada material o producto se ha de identificar por su nombre comn, debiendo

ser conocido y utilizado por compras, produccin y ventas. Dicha identificacin
ser codificada siempre que sea posible.
h) Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en estantes, anaqueles o espacios marcados con una nomenclatura
que facilite la colocacin en su lugar y la localizacin cuando se haya de buscar.

i) La identificacin y ubicacin de cada material o producto debe de anotarse en la

tarjeta

de

registro

control

de

existencias

correspondiente.

j) Debe existir una sola puerta para el despacho de materiales o productos y toda
operacin de salida del almacn requerir del documento autorizado segn el
procedimiento establecido.

Tipos de almacn
Las mercancas que custodia, resguarda, controla y abastece el almacn de una
empresa manufacturera, distribuidora o una tienda de productos de consumo,
pueden ser los siguientes:
Materias primas
Materiales auxiliares
Productos en proceso
Refacciones
Productos terminados
Herramientas

Materiales obsoletos
Materiales de desperdicio
Almacn de materias primas:

La funcin principal de este almacn es el abastecimiento oportuno de materias

primas y partes componentes a los departamentos productivos. En una empresa
de gran tamao puede existir un almacn central y uno o varios sub-almacenes,
segn la distribucin de la planta y las necesidades de los distintos departamentos
productivos.

Almacn de materiales auxiliares:

Los materiales auxiliares, tambin llamados indirectos, son todos aquellos que no
pueden ser identificados con precisin, en cuanto su cantidad y valor, en un
producto terminado, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo.

Por ejemplo, para fabricarlo se emplean: combustibles, lubricantes, estopa, etc.;

para envasarlo y empacarlo se necesitan: frascos, etiquetas, cajas de cartn, etc.

La funcin del almacn de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno a

los departamentos productivos, a la seccin de empaque, as como de informar a
departamentos administrativos para el control contable y reabastecimiento de los
materiales que maneja. Este almacn puede ser una seccin del almacn de
materias primas, cuando las necesidades de la organizacin no requieran de una
instalacin especial.

Almacn de productos en proceso:

Si los productos estn en proceso de elaboracin, son guardados bajo custodia y
control, intencionalmente previstos por la organizacin, se dice que estn en un
almacn de productos en proceso. En una empresa de gran tamao, puede existir
uno o varios almacenes de este tipo, segn las necesidades de fabricacin.

Almacn de productos terminados:

La funcin del almacn de productos terminados es dar servicio al departamento
de ventas, guardando y controlando las existencias hasta que llegue el momento
de despachar los pedidos a los clientes.

Almacn se refacciones y herramientas:

Cuando el departamento de mantenimiento mecnico o elctrico se encuentra

fuera del rea de fbrica, se considera conveniente que tenga su propio almacn
de refacciones y herramientas, bajo la custodia de un encargado especializado y
con un control tan estricto como el de los dems almacenes, especialmente sobre
esas herramientas o tiles que se prestan a distintos operarios de produccin o de

mantenimiento.

Almacn de materiales obsoletos: Los materiales o productos obsoletos son

aquellos que produccin ya no utilizan o ventas no puede distribuir, porque han
sido sustituidos por otros, o bien, porque se encuentran en mal estado y para su
control, deben separarse y ubicarse en un lugar especfico. Este almacn existir
en una empresa de gran tamao, en caso contrario, podr ocupar una seccin
determinada del almacn de materias primas.
Las reas del almacn
Generalmente una empresa industrial, comercial o de servicios, debe tener tres
reas en el almacn de que se trate: recepcin, almacenamiento y despacho. El
tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones de
cada empresa. Dichas reas pueden estar completamente separadas unas de
otras, o bien, dentro de un solo local cerrado, en donde bastar con sealar las
reas en el piso o levantar divisiones.
rea de recepcin:
En esta rea se realizan las maniobras de descarga de materiales o productos del
vehculo del proveedor, por lo que requiere del espacio optimo para la revisin de
mercancas y el cotejo de la remisin del proveedor contra la orden de compra,
para verificar que se reciben los productos solicitados y que stos cumplen con los
requisitos de calidad y cantidad acordados.

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen de las

mercancas que se manejen y del tiempo que permanezcan en ella. El objetivo
que se persigue es obtener rapidez en las maniobras y lograr que el tiempo de
permanencia de las mercancas en el rea sea el mnimo posible, pues el espacio
requerido y el costo de operacin dependen de la fluidez con que stas pasen del
vehculo del proveedor al almacn.

rea de almacenamiento:

En esta rea es donde se guardan, custodian y controlan los materiales o

productos y por lo tanto, la que ocupa ms espacio. El rea de almacenamiento
debe ser aprovechada y planeada de tal manera, que se destinen los espacios
adecuados a cada grupo de mercancas con caractersticas similares. Esto
requiere de un conocimiento pleno de los materiales o productos y de las
condiciones

que

exigen

su

resguardo,

proteccin

manejo.

Existen diversos factores que deben ser tomados en cuenta para planificar la
disposicin de las reas de almacenamiento, y pueden ser los siguientes:

1. Distancia: Debe considerarse la existente entre las tres reas del almacn.

2. Dificultad en el transporte: Los artculos que necesiten aparatos, mano de obra

o cuidados para su transporte, deben moverse lo menos posible.
3. Empleo de aparatos para la entrega: Los lquidos que hayan de medirse, los
artculos que tengan que pesarse, etc., deben ocupar los espacios de
almacenamiento cercanos a los aparatos de medicin.
4. Frecuencia de las solicitudes: Para los materiales o productos que se solicitan
con frecuencia y en cantidades pequeas, la distancia desde el rea de entrega a
la estantera donde se almacenan debe ser ms corta que para aquellos artculos
que se retiran menos a menudo o en grandes cantidades.
5. Localizacin: El empleado encargado del despacho debe poder obtener con un
mnimo de esfuerzo las mercancas que se soliciten con mucha frecuencia.

Para proteger los materiales y productos contra riesgos de incendio, corrosin o

enmohecimiento y deterioro, deben considerarse las recomendaciones siguientes:

1. Para reducir el riesgo de incendio:

Separar los productos de fcil combustin como cartn, papel, telas, tintas
pinturas, etc., con un espacio mnimo de 45 50 centmetros.
Depositar los materiales inflamables en recipientes a prueba de fuego o
destinarles un lugar donde haya una libre ventilacin, para prevenir la combustin
espontnea de los mismos.
Despejar

los

pasillos

de

acceso

los

extinguidores

revisar

stos

peridicamente.

2. Para evitar la corrosin:

Evitar derrames de agua o lquidos en el piso.

Colocar todo lo que sea de metal en lugares secos y distantes de las tuberas de
agua o vapor.
Reparar las goteras de techos y tuberas, para evitar la humedad en pisos y
paredes.

Alejar los materiales o productos de los recipientes con cidos que despidan
gases corrosivos.
Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial y
colocar productos qumicos absorbentes de humedad en los espacios del almacn
destinados a estos productos.
3. Para evitar el deterioro:

Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, o por los equipos de
manejo de materiales, sobre todo cuando se almacenan en grandes recipientes o
tambores.

Los materiales o productos frgiles como el cristal, deben colocarse en sitios

alejados de las zonas de trfico dentro del rea de almacenamiento.

Evitar que los medios de almacenamiento como estantes o anaqueles rompan o

rayen los productos.
Proteger del sol o guardar en espacios con poca iluminacin los materiales o
productos

que

puedan

daarse

por

efectos

de

una

luz

excesiva.

Evitar que se ensucien o manchen las mercancas al manejarlas o

almacenarlas.

rea de despacho:
Esta es el rea responsable de suministrar con oportunidad los materiales
requeridos por los departamentos de produccin, mantenimiento y otros de
servicio, as como los productos terminados solicitados por el departamento de
embarques para surtir los pedidos de clientes.
Para el buen funcionamiento de esta rea del almacn, los materiales o productos
solicitados que han sido tomados del rea de almacenamiento y llevados al rea
de entrega deben:

a) Ser trasladados por el medio mecnico ms adecuado.

b) Ser acompaados del documento de salida correspondiente, debidamente

autorizado, como puede ser un vale de salida, una remisin o una factura.

c) Ser revisada en cantidad y calidad, mediante el cotejo de la mercanca contra el

documento de salida.
d) Los materiales auxiliares para empaque deben haber sido solicitados y surtidos
con oportunidad y en cantidades suficientes.
e) Los aparatos de medicin, las herramientas de fleje o engomado y dems tiles
necesarios, debern tenerse en un lugar ordenado para facilitar las maniobras de
manejo de los productos y su rpida entrega.