Access

Unidad 1: Elementos Bsicos de Access
1.- La pestaa Archivo

La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado. Al contrario
que el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de opciones con
herramientas para modificar el documento, sino que despliega un men con acciones
relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir
Tambin se puede Acceder Alf + A
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por
ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la
aplicacin. Tambin puede que algunas opciones muestren un cuadro de dilogo donde
nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.
Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es mostrar ms
opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opcin Informacin que
muestra informacin de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las
ltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se colorear con
un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opcin activa.
La barra de estado
barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre
el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos
en cada momento.
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos

Conceptos bsicos.
Es un programa para la gestin de base de datos
Una base de datos
Es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de
los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de
Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la
informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que
a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de
stos.
Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto
antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente,
nombre del cliente, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as
todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro
registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla
de CLIENTES podra ser:
Campos
Cdigo
Nombre
Apellidos
Direccin
C.P.
Registro
1
Luis
Grande Lilos
C/ Germanas,
23
46723
Registro
2
Marta
Fran
Dardeno
C/ Mayor, 34
46625
Registro
3
Francisco
Juan Lpez
C/ Valle, 56
46625
Registro
4
Mara
Huesca
Buevo
C/ Franciscano,
67
46521
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en
las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en
principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo
cdigo postal sea 46625.
Formularios
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin, visualizacin y
modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de
pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la
tabla CLIENTES.
Informes
Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir
datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y
trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso
ms avanzado.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que
el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin
de un elemento de un formulario.
Mdulos
Un mdulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que se
codifican utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programacin con Access.
Practica1 : Elementos Bsicos de Access

1. Cmo se cierra Access una base de datos?
a) Desde Archivo > Cerrar base de datos.
b) Desde Archivo > Salir.
c) Desde el botn Office.
d) Todas las opciones son correctas.
2. Qu combinacin de teclas cierra Access 2010?
a) CTRL+F4.
b) ALT+F4.
c) MAYS+F4.
d) WINDOWS+F4.
3. Qu barra contiene las opciones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar?
a) La barra de estado.
b) La barra de desplazamiento.
c) La barra de ttulo.
d) La barra de acceso rpido.
4. Las opciones de la barra de acceso rpido son:
a) Guardar, deshacer y rehacer.
b) Cortar, copiar y pegar.
c) A y B son ciertas.
d) A y B son falsas.
5. La cinta de opciones...
a) Es la barra que contiene las herramientas de trabajo.
b) Est organizada en fichas (pestaas), compuestas por grupos que agrupan las herramientas segn su funcin.
6. Se puede utilizar las opciones de Access 2010 sin ratn?
a) S, pero slo si instalamos la extensin del programa que nos ofrece esta posibilidad.
b) S. Muchas de las acciones ms comunes tienen teclas rpidas asociadas y con ALT podemos ver qu tecla
ejecuta cada opcin.
c) No, aunque muchas acciones disponen de teclas rpidas, hay elementos que no estn accesibles sin ratn,
como la cinta de opciones.
d) No, es necesario disponer de ratn.
7. Se puede ocultar la cinta de opciones?
a) S, haciendo doble clic sobre una de sus pestaas.
b) S, utilizando el botn que hay a su derecha, para ocultar/mostrar la cinta.
8. Las opciones Abrir, Cerrar o Guardar la base de datos, se encuentran en la pestaa...
a) Inicio.
b) Herramientas de bases de datos.
c) Crear
d) Archivo.
9. La barra de estado...
a) Va mostrando informacin til cambiante, como la vista en que estamos visualizando una determinada tabla.
b) Est en la zona inferior del programa.
10. La documentacin de Access 2010 est disponible:
a) Pulsando F1.
b) En Archivo > Ayuda.
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En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

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