INFORME CONTROL INTERNO

De 12 de Julio a 12 Noviembre del 2014

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
De acuerdo con lo estipulado en el artculo 9 de la ley 1474 de 2011, Estatuto
Anticorrupcin a continuacin se presenta informa detallado de avances de la Alcalda
de Montera en cada uno de los subsistemas que componen el modelo Estndar de
control interno MECI, Decreto 943 del 21 de mayo del 2014
Los principales avances por subsistema se describen a continuacin:
1.Subsistema Control de Planeacin y Gestin
1.1
Componente : Talento Humano
1.1.1 Elementos : Acuerdos, compromisos o protocolos ticos
*Con base en este elemento de control que define el estndar de conducta de los
servidores de la entidad pblica, El Municipio de Montera ha realizado acciones tendientes a
la divulgacin de los principios y valores consignados en el cdigo de tica el cual se
encuentra publicado en la pgina web, boletines mensuales alusivos a los principios ticos y
fue socializado al interior de la entidad y socializado con todos los funcionarios.
1.1.2 Elementos : Desarrollo del Talento Humano:
La entidad mediante los programas de induccin y re induccin se asegura que los
servidores pblicos conozcan su Misin, Visin y objetivos institucionales, de tal manera
que se conozca adecuadamente hacia donde se dirige la entidad. Esta informacin se tiene
publicada en forma permanente en la pgina Web para consulta permanente.
Programa de Bienestar social y capacitacin: tiene como objetivo contribuir al
mejoramiento de las condiciones de vida familiar, laboral y social de los servidores con su
grupo familiar, mediante la puesta en marcha de estrategias, proyectos y programas
enfocados al desarrollo integral del servidor y su grupo familiar a partir de la aplicacin de
formulario de evaluacin de los servicios de capacitacin, bienestar y temas de inters y
expectativa de actividades en los campos de calidad de vida laboral. Actualmente nos
encontramos en la etapa de aplicacin de formatos de encuesta para elaborar el programa
a aplicar en el ao 2015
Durante el segundo semestre del 2014 se realizaron las actividades estipuladas dentro del
plan de accin del rea de Talento humano que buscan el fortalecimiento del bienestar de
los funcionarios: Se realizaron las siguientes actividades:
Septiembre compartir de amor y amistad
Seguimiento, asesora y apoyo a los empleados de carrera administrativa, libre
nombramiento y contratistas para ingresar informacin hoja de vida en el Sigep.
Capacitaciones por grupos especficos de inters.
Para los meses de noviembre y diciembre se tienen previsto varias actividades como:
Conferencia de padres y madres crianza de los hijos, paseo en el Rio Sin y la Premiacin a

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los mejores funcionarios de carreara administrativa que ocuparon los primeros lugares en la
evaluacin de desempeo.
Se realiz seguimiento y asesora y apoyo a los empleados de carrera administrativa que
tuvieron dificultades en su ingreso al aplicativo de la informacin relacionada con la
concertacin de compromisos laborales para la vigencia 2014 2015, Se realiz
seguimiento y asesora a todos los empleados y contratistas para ingresar su informacin
de hoja de vida al Sigep en los tiempos establecidos con resultados favorables.
Igualmente se inici sensibilizacin en torno a la necesidad de evaluar el rendimiento
laboral de los empleados que no son de carrera administrativa y se estn estableciendo los
parmetros para dicha evaluacin, se encuentra en proceso de desarrollo el formato para
tal fin. Se ha hecho nfasis en la importancia de concertar acuerdos de gestin por parte
del nivel gerencial y en la alineacin de compromisos laborales con las metas establecidas
en cada dependencia.
1.2
Componente: Direccionamiento Estratgico
1.2.1 Elementos: Planes, Programas y Proyectos
La entidad cuenta con su plan de desarrollo 2012 2015 el cual se encuentra alienado a
las polticas de desarrollo del gobierno Nacional y que se encuentra soportado anualmente
por sus planes de accin que definen las metas anuales a cumplir con respecto al plan de
desarrollo en cada una de las dependencias. La entidad cuenta con los siguientes elementos de
control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta la entidad
pblica hacia el cumplimiento de su misin y objetivos institucionales, en procura de
alcanzar su visin.
se cuenta con :
plan de Adquisiciones 2014 debidamente publicado,
Plan operativo Anual de inversiones,
Proyectos de Inversin,
Presupuesto del ejercicio
Calendario de Actividades.
La evaluacin de los planes de accin se realiza mediante una herramienta de evaluacin
y seguimiento a los indicadores del plan de desarrollo denominado DIMONITORING el
cual se construy con el acompaamiento del PNUD ( PROGRAMA DE LAS NACIONES
UNIDAS PARA EL DSLLO) La metodologa consisti en analizar las metas e indicadores del
plan de desarrollo 2012 2015, cuantificarlas, convertirlas en metas anuales y as poder
hacer evaluacin y seguimiento real a la ejecucin del plan semestralmente.
1.2.2 Modelo de operacin por procesos
Se cuenta con un manual de procedimiento adoptado bajo Decreto No. 0146 de 2011 y se
encuentra en proceso de adopcin la nueva actualizacin del mismo. El nuevo manual
cumple con el modelo de operacin por procesos, se realizan controles y evaluaciones a los

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procesos y procedimientos, permitiendo que se disminuyan los riesgos.

1.2.2 Elemento: Estructura organizacional
La entidad cuenta con su planta de personal y con una manual especifico de funciones y
competencias laborales, Manual de procesos y procedimientos. En el primer semestre del
2014 con el Acompaamiento de la ESAP mediante Convenio Marco de Cooperacin
Interadministrativo No 001 de 2013 se realiz estudio tcnico-soporte de renovacin, que
requiere la administracin central municipal para continuar su modernizacin institucional.
Este es un trabajo que ha sido liderado desde la Alta Direccin, cuyo fin es definir la
estructura administrativa optima y planta de personal requeridas para la prestacin de los
servicios a cargo de la administracin central. Se realiz etapa del anlisis de la situacin
actual y diagnstico, que involucro entre otras cosas la evaluacin de las cargas y de la
prestacin de los servicios. Actualmente se est analizando las propuestas de solucin y las
modificaciones a que habra lugar en los actos administrativos vigentes. Una vez finalizado
este trabajo se debe realizar la actualizacin del manual de procesos y de procedimientos,
la caracterizacin de los procesos y el mapa de procesos.

1.2.3 Elemento: indicadores de gestin

La oficina de planeacin cuenta con una herramienta de evaluacin y seguimiento a los
indicadores del plan de desarrollo denominado DIMONITORING el cual se construy con el
acompaamiento del PNUD (PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DSLLO) La
metodologa consisti en analizar las metas e indicadores del plan de desarrollo 2012 2015,
para posteriormente convertirlas en metas anuales y as poder hacer evaluacin y
seguimiento real a la ejecucin del plan semestralmente. Se debi alimentar la plataforma
con toda la informacin y estadstica desde el 2012 con el fin de mostrar la trazabilidad y
manejar datos acumulables.
Somos pioneros en la implementacin de esta herramienta en Colombia la cual fue
oficialmente lanzada el da 20 de marzo en la ciudad.
Como la alimentacin del sistema se hace semestral ya se encuentra consignada la
informacin correspondiente al primer semestre del 2014
Se han realizado revisiones al cumplimiento de metas establecidas en los indicadores de
gestin de tal forma que permiten generar acciones preventivas y/o correctivas

1.2.4 Elementos: Poltica de Operacin.

El Estilo de Direccin se caracteriza por ser eficiente, ntegro y transparente, realizando
seguimientos, se han presentado cambios favorables en nuestros procesos, cada

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dependencia cuenta con su plan de accin al cual se le hace seguimiento semestralmente y

se consolida la informacin mediante el Dmonitoring.
Se realiza seguimiento a las peticiones, quejas y reclamos, mensualmente para su
disminucin en cada una de las secretarias. Se maneja consolidado mensual para analizar
el volumen de las PQRS y conocer ms a fondo las necesidades de los ciudadanos y
mejorar los procesos de atencin e informacin. Se realiza monitoreo permanente a las
consultas que hacen los ciudadanos a travs de las redes sociales y pagina web.
1.3.Componente : Administracin del riesgo
Contamos con el MAPA DE RIESGOS Institucional, el cual se encuentra en actualizacin por
la Nueva Adopcin del manual de procesos y procedimientos. Se efectu al interior de
algunos procesos seguimiento a los controles establecidos para los riesgos, realizando las
correspondientes acciones de mejora, sin embargo en algunos procesos no se efectu
dentro del trmino establecido el seguimiento. Con respectos a los riesgos de corrupcin
indicados en el plan de Corrupcin y Atencin al ciudadano, estos deben ser revisados ya
que se encuentran indicados riesgos que son de procesos y no de corrupcin.
La revisin de los mapas de riesgo se realizara anualmente, mximo el 31 de enero para
realizar ajustes pertinentes
Una vez se terminen de levantar los procesos se deber realizar anlisis y valoracin de los
mismos.
2. Modulo Subsistema de Control de evaluacin y Seguimiento
2.1. Componente Autoevaluacin
2.1.1 Elemento de Autoevaluacin de Control y Gestin
*Este subsistema se contina fortaleciendo a travs de la toma de conciencia de la
autoevaluacin por parte de los servidores pblicos, y seguimiento a los planes de
mejoramiento como resultado de las evaluaciones independientes (auditoras internas y al
sistema de control interno) y las auditorias que se aplican a los procesos y procedimientos.
*La oficina de planeacin cuenta con una herramienta de evaluacin y seguimiento a los
indicadores del plan de desarrollo denominado DIMONITORING el cual se construy con el
acompaamiento del PNUD , se realiz lanzamiento en marzo del 2014 con la informacin
de los aos 2012 y 2013 y se procedi a realizar re induccin a todas las reas para el
ingreso de la informacin del primer semestre del 2014 y el envi de las evidencias.
Se han realizado revisiones al cumplimiento de metas establecidas en los indicadores de
gestin de tal forma que permiten generar acciones preventivas y/o correctivas.
* Se realiz de acuerdo al Plan de Auditorias,

auditoria a la Secretara General, rea

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Jurdica y Contratacin, Ciudades Amables, Secretaria de Transito, Secretaria de Educacin,

y se encuentra en marcha la de secretaria de gobierno.
Dentro del objeto de las auditorias esta la revisin y evaluacin de los procesos y los
planes de mejoramientos vigentes, cumplimiento del plan de accin y revisin de
indicadores y sus metas.
Se ha realizado por parte de la Oficina de Control Interno seguimiento, apoyo y asesora a
las dependencias que manejan TRAMITES ya que como alcalda de segunda categora se
deben tener inscritos 88 tramites antes de finalizar el ao 2014 ( sin incluir transito). A la
fecha se ha avanzado en la inscripcin de los trmites de planeacin, salud, hacienda y se
encuentran en fase de revisin los de gobierno. Estn pendientes los de educacin los
cuales ya se estn recolectando toda la informacin por parte de las dependencias
responsables y con los de transito existe una demora por parte de la dafp quien se
encuentra haciendo ultimas correcciones dentro de la plataforma.

Se presentaron avances ante la contralora Municipal de los planes de mejoramiento de los

Estados contables, Contratacin, Talento Humano. Se suscribi nuevamente plan de
mejoramiento en la secretaria de Hacienda para estados contables, vigencias futuras, y de
los Impuestos (industria y Comercio, predial, plusvala, impuesto publicidad exterior). Y en
Contratacin se suscribi nuevamente plan.
*Se promovi la cultura de autocontrol en algunas dependencias de la entidad.
Se presentaron en las fechas estipuladas los siguientes informes :

Seguimiento al Plan anticorrupcin y atencin al ciudadano 2014

Avance de tramites de Proyectos en el Ocad , gastos de funcionamiento (mensual)
Proyectos de Inversin del sistema general de Regalas (trimestral)
Reporte contratos realizados con recursos de sistema general de Regalas SGR Y del
SMSCE (trimestral)
Contratacin visible (bimensualmente)
Informe Anual de ndice de Transparencia Municipal
Informe a la Administracin de Austeridad del Gasto
Informe consolidado PQRS del 1 semestre
Informacin deuda Publica periodicidad mensual
Medicin a planes de accin a travs de la herramienta Dmonitoring

La Secretaria general se encuentra en el proceso de actualizacin y valoracin de todos los

inventarios de bienes muebles e inmuebles de la institucin y realizar la respectiva
conciliacin con el rea contabilidad ya que los estados financieros no reflejan la situacin
real de la Institucin por que se siguen manejando por su costo histrico. As mismo
realizar nuevos avalos sobre los bienes inmuebles. Y legalizar aquellos predios que son de
la administracin pero que no se han incluido dentro de los estados contables ni legalidades

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jurdicas. Esta quedo estipulado dentro del plan de mejoramiento de los estados contables
suscritos con la Contralora Municipal.
*Como se puede observar, el Sistema de Control Interno, presente un importante grado de
solidez, en cada uno de sus subsistemas, componentes y elementos, se debe reconocer que
este cambio es cultural en los Servidores pblicos y que es una labor permanente la
bsqueda de la sostenibilidad y madurez del sistema. Es importe resaltar el compromiso
permanente del nivel directivo de la entidad en el logro de estndares de calidad, del
mejoramiento continuo, del fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestin

EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACION

2.1. Componente Informacin
2.1.1 Elemento de Informacin Primaria
Uno de los mecanismos implementados para recibir informacin primaria proviene de
fuentes externas (ciudadana en general, a travs de entes de control, contratistas, pagina
web visitas a los barrios y campos) esta informacin se procesa dentro de la entidad para
darle respuesta a las inquietudes y peticiones de la ciudadana. Entre los meses de enero a
octubre se han recibido 18.000 solicitudes PQRS aproximadamente las cuales se les ha
dado trmite.
Se cuentan con varios software para trmites de solicitudes de la ciudadana dado que
existen varias secretarias que se encuentran ubicadas por fuera del edificio central de la
Alcalda.
En la actualidad se est realizando desarrollo para unificar el software a utilizar y llevar un
mayor control.
2.1.2 Elemento de Informacin secundaria
Con relacin al componente de comunicacin pblica, la administracin ha hecho nfasis en
fortalecerlo, en el segundo bimestre del ao participamos en la rendicin de ndices de
transparencia municipal,
la pgina WEB se mantiene actualizada de forma
permanentemente y actualmente
se encuentra en rediseo atendiendo las
recomendaciones dadas por transparencia por Colombia; se da cumplimiento a los
lineamientos del programa Gobierno en Lnea. De igual forma se elaboran y difunden
boletines informativos, publicaciones en la WEB y se suministra informacin a travs de
redes sociales para mantener informada a la comunidad.

2.1.3 Elementos Sistemas de Informacin

*Contamos con la oficina de Innovacin y Tecnologa, encargada del mantenimiento y

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actualizacin a nuestros Sistemas de Informacin, permitiendo que se hagan los reportes

pertinentes conforme a la ley. Para el cuarto trimestre se tiene previsto realizar renovacin
tecnolgica de la Administracin central con la adquisicin de cincuenta equipos con sus
licencias. Actualmente nos encontramos en el trmino de la recepcin e instalacin de los
equipos.
La oficina de Control Interno, de manera articulada con la Secretara de Planeacin,
realizo en el mes agosto y septiembre seguimiento al cumplimiento de metas trazadas por
las dependencias en el plan de accin 2014 a travs del observando alto cumplimiento de
metas proyectadas.

2.2.1 Elemento Comunicacin Organizacional

El proceso de gestin documental se est llevando en forma incipiente, no se han logrado
los resultados esperados y solo se est cumpliendo a cabalidad en el rea de contratacin,
se iniciaron labores de digitalizacin en la secretaria de Infraestructura y se espera que
para finales del 4 trimestre las dems secretarias tengan su documentacin 2012 y 2013
debidamente digitalizada.
La entidad se comunica a travs de correos y boletines en donde se difunde la misin y
visin y principios ticos de la entidad.

2.2.2. Elemento de comunicacin informativa

2.2.3 Elemento Medios de comunicacin
La Administracin con el fin de garantizar las condiciones de confianza entre gobernantes y
ciudadanos y garantizar el ejercicio del control social viene desarrollando dentro del
programa de Participacin ciudadana, subprograma Encuentros para la corresponsabilidad
en el manejo de lo pblico el cual busca el desarrollo de espacios de coordinacin e
interaccin de la administracin municipal con los diferentes sectores y comunidades de la
sociedad civil monteriana para la rendicin de cuentas, la transparencia, el control social y
la inversin. A travs de este subprograma el alcalde de forma peridica rinde cuentas a la
ciudadana a travs los proyectos prioritarios :
De barrio en Barrio ( 20 visitas a diferentes barrios )
Campo Amable
( 21 visitas a zonas rurales)
Rendicin de cuentas por el cambio presencial
Rendicin 1 semestral pgina web
Siguiendo las recomendaciones recibida por Transparencia por Colombia , La pgina web se encuentra
en remodelacin para ser amigable y entregar toda la informacin pertinente a la ciudadana.

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Recomendaciones
Socializar permanentemente el Cdigo de tica y sus valores institucionales de manera que
se conviertan en parmetro de comportamiento que oriente la actuacin de todos los
servidores de la entidad.
Avanzar en la definicin de controles ptimos y los indicadores de riesgo de la entidad. Dar
a conocer a todo el personal el Mapa de riesgo de la institucin.
Definir estrategias contundentes que permitan la recepcin de la informacin primaria que
proviene de la comunidad en un solo sitio y que permita mejorar el programa de atencin
al ciudadano en las instalaciones de la alcalda. Cada secretaria debe seguir consolidando
mensualmente el estado de sus PQRS y prestar mayor cuidado en el manejo de los
derechos de peticin radicados en la alcalda ya que tienen fecha de expiracin.
Con el nuevo diseo de la pgina WEB se debe publicar toda la informacin de las
actividades que se realizan al interior de la Alcalda para mantener bien informada a la
ciudadana, asi como las de obligatorio difusin. Esto permitir que las personas conozcan
de todos los servicios y tramites sin tener que trasladarse a la Alcalda.
Se deben Garantizar la ejecucin y desarrollo de las acciones correctivas que surgen de los
Planes de Mejoramiento y Planes de Accin producto de las auditoras realizadas por la
Oficina de Control Interno.

MONICA HADDAD SOFAN

Jefe de Control Interno

ALCALDA DE MONTERA