MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE ECONOMIA

INDICE
PAG.
I.
II.
III.
IV.
V.

Introduccin
Objetivo
Alcance
Aprobacin y Actualizacin
Sistema Integrado de Administracin Econmica SINADMOL-SIAF
5.1. Finalidad
5.2. Base Legal
5.3. Requisitos
5.4. Etapas del Procedimiento
5.4.1. Unidades Operativas
5.5. Sistema de Abastecimiento
5.5.1. Recepcin
5.5.2. Cotizacin
5.5.3. Elaboracin de rdenes de Compra
5.5.3.1. Datos que debe contener la S/C.
5.5.3.2. Datos que debe contener la O/S.
5.5.3.3. Procedimientos
5.5.3.4. Datos que debe contener la Factura
5.5.3.5. Datos que debe contener la Boleta
5.5.3.6. Presentacin de los Recibos
5.5.4. Almacn
5.5.4.1. Bienes en Trnsito
5.5.4.2. Procedimientos
5.6. Sistema de Contabilidad
5.6.1. Mdulo Ejecucin Presupuestal y el Registro en el SIAF
5.6.2. Mdulo de Control Presupuestal
5.7. Sistema de Tesorera
5.7.1. Mdulo de Tesorera
5.7.2. Fondos para Pagos en Efectivo
5.7.2.1. Usuarios
5.7.2.2. Administracin
5.7.2.3. Atencin de gastos con el F.P.E.
5.7.3. Procedimiento para uso del F.PE.
5.7.3.1. Autorizacin
5.7.4. Procedimientos para la Rendicin de Cuenta

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5.7.5. Emisin de Comprobantes de Pago

12

5.7.6. Liquidacin

12

5.7.7. Ejecucin de Anticipos (Encargos)

13

5.7.8. Transferencias Internas

13

5.7.8.1.Procedimiento

13

5.7.8.2.Ingresos

14

5.7.8.3.Informacin Contable

14

VI.

Glosario de Trminos

15-19

VII.

Flujograma de Procesos

20

VIII

Formularios

21

INTRODUCCION

La Oficina Administrativa de Planificacin, rgano de Lnea del Vice-Rectorado

Administrativo, a travs de su Departamento de Racionalizacin, ha elaborado el Manual de
Procedimientos de la Oficina Administrativa de Economa, con la finalidad de establecer
procedimientos descriptivos y sistematizados de acuerdo a la normatividad vigente; tiene
carcter instructivo y sirve tambin como gua orientadora en el desarrollo de sus
actividades coordinando con las diversas dependencias de la UNALM.
La Oficina Administrativa de Economa, tiene bajo su dependencia a las Divisiones de
Contabilidad, Tesorera y Abastecimiento; es la encargada de organizar, programar, dirigir,
controlar y evaluar el Sistema de Contabilidad, as mismo registrar contablemente las
operaciones financieras y presupuestarias que se realizan en la UNALM, controlar la
ejecucin presupuestal a nivel de programas, fuentes de financiamiento y asegurar el
correcto empleo de los fondos pblicos, mediante un adecuado control de ingresos y
egresos.
El presente Manual contiene en forma detallada la ejecucin de todos los procedimientos
utilizados en el cumplimiento de las funciones asignadas, acordes con los dispositivos
legales vigentes.

II.

OBJETIVO
El objetivo principal de la Oficina Administrativa de Economa, es el de realizar una
eficiente labor en la ejecucin y funcionamiento de todas las actividades que le son
de su competencia; pues en toda organizacin moderna y gil es imprescindible la
sistematizacin de los procedimientos, para su mejor operatividad en el mbito
administrativo, traduciendo en logros sus proyecciones y expectativas, que le
permitan elevar el grado de eficiencia, eficacia y economa; es por ello que ha sido
necesario elaborar un Manual de Procedimientos.

III.

ALCANCE
El presente Manual es de aplicacin en todo el mbito estructural y organizativo,
para el cumplimiento de los objetivos de la Oficina Administrativa de Economa de
la UNALM.

IV.

APROBACION Y ACTUALIZACION
El presente Manual de Procedimientos, ser propuesto por la Oficina Administrativa
de Planificacin y con el Visto Bueno de la Oficina Administrativa de Economa
ser elevado al Rector, para su aprobacin mediante Resolucin Rectoral; mxima
norma Administrativa de la UNALM.
El Manual de Procedimientos Administrativos ser revisado perodicamente, cuando
se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o indirectamente el
desarrollo de los procedimientos contenidos en los manuales.

SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION ECONOMICA

SINADMOL

V.

PROCEDIMIENTO

5.1

Finalidad
Solicitar correctamente, la adquisicin de un bien o la contratacin de prestacin de
un servicio; en lo que respecta al proceso de adquisicin, sta debe ser planificada y
programada, de acuerdo a un presupuesto asignado; de conformidad con la
normatividad vigente para el ejercicio presupuestario.
La Ley Anual de Presupuesto Pblico, aprueba el Presupuesto de la UNALM a ser
ejecutado cada ao, el mismo que es calendarizado en compromisos mensuales,
trimestrales y programado mensualmente en las partidas de Bienes, Servicios,
Remuneraciones, Inversiones y Bienes de Capital.
Para la ejecucin del gasto de un determinado mes, se sustenta en compromisos que
planificadamente se contraigan en ese mes, la entidad sustentadamente solicita el
compromiso, devenga y recibe la autorizacin de giro, se gira el cheque y luego se
recibe la autorizacin de pago (que significa la disponibilidad de dinero).
El Sistema Integrado de Administracin Econmica de la Universidad Nacional
Agraria la Molina SINADMOL, es un sistema de registro nico de todas las
operaciones de gastos e ingresos, as como de generacin automtica de todos los
documentos consultas y reportes que respalden todas las transacciones realizadas
por las diferentes Unidades Operativas de la UNALM. Este Sistema ha sido
desarrollado para integrar las diferentes reas que conforman la Oficina de
Economa.

5.2.

Base legal
-

Ley
de Presupuesto del Sector Pblico vigente para cada Ejercicio
Presupuestario.
Ley de Gestin Presupuestaria del Estado vigente para cada Ejercicio
Presupuestario.
Resolucin Viceministerial N029-98-EF/11, Implantacin definitiva del SIAF.
R.J.N 182-79-INAP/DNR "Normas Generales del Sistema de Racionalizacin".
R.D.N 077-98-EF/77.15 , Directiva de la Direccin General de Tesoro Pblico,
para la utilizacin del SIAF-SP.

5.3

Requisitos
-

5.4

R.D.N 045-99-EF/76.01 Directiva 001-2000-EF/ 76.01. "Directiva para la

Aprobacin, Ejecucin y Control del Proceso Presupuestario del Sector Pblico
" vigente para cada ejercicio.
R.D.N 021-99-EF/76.01 , Directiva 005-99-EF/ 76.01 "Directiva para la
Programacin, Formulacin de los Presupuestos Institucionales del Sector
Pblico" vigente.
R.D.N 077-98-EF/77.15. "Directiva de Tesorera para el Ejercicio Presupuestal
vigente ".
Resolucin N. 55341/UNA, "Aprobacin del Reglamento de Organizacin y
Funciones (ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina".
Directiva N 002-77-INAP/DNR. "Norma para la Formulacin de los Manuales
de Procedimientos".

Solicitud de Proformas para la compra de un bien o servicio

Ordenes de Compra
Ordenes de Servicio
Vales Rosados
Comprobantes de Pago
Guas de Internamiento
PECOSA
Autorizaciones de Giro
Planilla Unica de Pagos de Remuneraciones y Pensiones.
Facturas, Boletas u otros documentos reconocidos por la SUNAT.
Resolucin del Fondo para Pagos en Efectivo.

Etapas del Procedimiento

El Sistema SINADMOL se ha dividido en cinco (5) mdulos :
Abastecimiento
Almacn
Tesorera
Contabilidad - Mdulo SIAF
Salida
5.4.1 Unidades Operativas
Las Unidades Operativas de acuerdo a sus necesidades solicitan Proformas
para la compra de un bien o servicio, luego preparan las Solicitudes de
Compra y Ordenes de Servicio. As mismo para gastos menores y urgentes
se utilizar el Vale Rosado.

5.5

Sistema de Abastecimiento :
Mdulo de Abastecimiento
El mdulo permite llevar un registro de los Cuadros de Necesidades generados por
cada rea, para atender oportunamente sus requerimientos.
5.5.1. Recepcin
a) Recepciona los documentos como, Ordenes de Servicio, Solicitudes de
Compra y Vales Rosados.
b) Se hace la verificacin del llenado de los documentos.
c) Se da la conformidad y luego se verifica que exista saldo.
d) Despus se selecciona e identifica otro Mnemnico, se procede a cargar
el gasto y reasignar el presupuesto, siempre y cuando se haya hecho
entrega del estado de cuenta.
e) Despus se selecciona e identifica otro Mnemnico, se procede a cargar
el gasto y reasignar el presupuesto, siempre y cuando se haya hecho
entrega del estado de cuenta.
f) Se registra el documento (Comp. como gasto).
5.5.2 Cotizacin
a) Se preparan las Solicitudes de Compra, verificacin de Proformas
seleccionando los documentos por tipo y prioridad , verificando los
precios y el registro de proveedores,
b) Revisin y control de las Proformas,
c) Se realiza la consulta de precios, que sean los ms competitivos de los
proveedores sobre montos, garanta, etc.
d) Elaboracin de los cuadros comparativos,
e) Aceptacin de la Proforma,
f) Se comunica a las Unidades Operativas, sobre las modificaciones de los
proveedores.
5.5.3

Elaboracin de las Ordenes de Compra

5.5.3.1. Datos que debe contener la S/C :
Fecha de emisin
Cdigo de la Unidad Operativa
Asignacin Especfica
Detalle del bien o bienes a adquirir (adjuntar proforma)
Cdigo del bien
Nemnico de la Unidad Operativa
Mes de afectacin Presupuestal.

5.5.3.2. Datos que debe contener las O/S :

Fecha de emisin
Cdigo de la Unidad Operativa
Asignacin Especfica
Concepto claro del servicio a contratar, adjuntando segn sea el
caso:
- Recibo : Viticos, Movilidad Local, Honorarios Profesionales.
- Factura : Por servicios varios
- Proforma : Otros servicios a realizar, en caso de que el servicio se
realiz por urgencia, adjuntar factura y carta de justificacin.
Mes de Afectacin presupuestal.
5.5.3.3. Procedimientos :
a) Elaboracin y registro de las Ordenes de Compra
b) Se comunica al Proveedor
c) Se realiza el Compromiso previo (para ser afectado
presupuestalmente)
d) Se compromete el gasto.
5.5.3.4. La Factura debe contener la siguiente informacin :

Deben emitirse a nombre de : Universidad Nacional Agraria la

Molina
RUC. N14789740
Fecha de emisin
Descripcin detallada de los Bienes o Servicios adquiridos.
Especificar el I.G.V. y exoneraciones en las facturas.
No debe tener borrones ni enmendaduras.
Vo.Bo del Jefe de Unidad.

5.5.3.5. La Boleta debe contener la siguiente informacin :

Deben emitirse a nombre de la UNALM.

Fecha de emisin
No deben presentar borrones ni enmendaduras
Visto Bueno del Jefe de la Unidad.

5.5.3.6. Presentacin de los Recibos (Viticos, Movilidad Local Y

Honorarios Profesionales)

Fecha de emisin
Concepto claro del servicio
Los recibos por honorarios profesionales, emitidas por personas
naturales, deben adjuntar el formulario correspondiente, de no ser
as se aplicar la retencin que le corresponda.
Importe a pagar
Nombre y apellido del beneficiario
Visto Bueno del Jefe de la Unidad.

5.5.4. Almacn
De los pedidos- Comprobante de Salida (PECOSA)
Datos que debe contener :
Dependencia solicitante
Cdigo de la dependencia
Fecha
Destino
Artculos solicitados especificando en cdigo del bien
Firma del solicitante.
5.5.4.1. Bienes en Trnsito (compras realizadas)

Especificar el detalle del Bien o Bienes adquiridos, segn

Orden de Compra y Factura.
Las mismas especificaciones del pedido de Stock de
almacn.
Se realiza cuando los Bienes son recepcionados por el
Almacn Central, para retirarlos por el usuario en forma
inmediata.

5.5.4.2. Procedimientos

Se recepcionan las Ordenes de Compra para su registro,

Se realiza el intercambio de las Ordenes de Compra, de
color celeste por la Orden de Compra original,
Se procede a elaborar la PECOSA,
Se archiva la PECOSA original.
El Sistema emite los correspondientes Kardex Fsico y
Valorizado y los reportes de Stock Fsico y Valorizado.

5.6.

Sistema de Contabilidad
5.6.1 Mdulo Ejecucin Presupuestal y el Registro en el SIAF

Cada mes la Unidad Ejecutora, recibe su calendario de Compromisos

elaborado por la DNPP, registrando en el Mdulo SIAF las operaciones de
ingresos y gastos, as tambin las operaciones complementarias.
-

Lo que corresponde a las operaciones de ingresos se registran en dos

fases: Lo Determinado y Recaudado.
Las operaciones de gasto se registran en cuatro fases: Comprometido,
Devengado, Girado y Pagado.

Respecto al registro del Compromiso, se utiliza el Cdigo de la operacin

(Se
incluye el Clasificador del Gasto a nivel de Especfica), la Fuente de
Financiamiento y las Metas involucradas en ese gasto. En este caso el
sistema verifica si la operacin esta acorde con el calendario de
compromisos y el techo presupuestal.
El Devengado, se realiza cuando el Area de Almacn de la Unidad
Ejecutora, da la conformidad del bien recibido o la prestacin del servicio.
Se puede devengar el total comprometido o una parte de l; si el documento
que sustenta la fase es una Factura u otro documento COA, el Mdulo
requerir informacin adicional para la SUNAT, como el monto neto de
adquisicin y el monto bruto.
Las Autorizaciones de Giro y de Pago, que emite la DGTP se basan en las
operaciones registradas en el Sistema. Esto permite contar con un manejo
actualizado del uso de los recursos.
El registro del Girado, confirma total o parcialmente la operacin
previamente devengada. Aqu se consigna el N de Comprobante de Pago
emitido por la Unidad Ejecutora.
En el registro de lo Pagado, esto es efectuado automticamente por el
Sistema, con la informacin enviada electrnicamente por el Banco de la
Nacin.
Tabla de Operaciones
Mediante la Tabla de Operaciones se realiza el procesamiento de la Contabilidad
Presupuestal y Financiera, esta Tabla contiene todas las operaciones de los
movimientos de gastos e ingresos con cargo a los recursos otorgados por el Estado,
a cada una de los cuales se le ha asignado un Cdigo de Operacin, establecindose
con ello una relacin directa con las cuentas del Nuevo Plan Contable
Gubernamental.

10

Cdigo de Operacin
Compuesto de 11 dgitos que sirve para identificar las operaciones de gasto,
ingresos y complementarias.

Cdigo de una Operacin de Gasto: Compra de Utiles de Escritorio

531130 - 211

Ciclo: Gasto (G)

Fase: Compromiso ( C )
Clasificador del Gasto: Material de Consumo
Cuenta Divisionaria: Sumin. De Funcionamiento

5.6.2 Modulo de Control Presupuestal

Este mdulo nos permitir observar el movimiento de las partidas
presupuestarias, el cual esta basado en un registro de codificacin
programtica, que incluye el presupuesto y calendario aprobado, as como
tambin las modificaciones que hubieran.
Todas las operaciones que tienen una afectacin presupuestal es controlada
mediante la generacin de reportes; los cuales van a permitir realizar un
mejor control de las contabilizaciones y generar despus los resmenes
contables a nivel patrimonial y presupuestal.
A. Despus de haber hecho el compromiso, se realiza la Afectacin y Control
Presupuestal,
B. Despus de haber comprometido el gasto en el mes autorizado, se procede
al Devengado, el total del devengado no debe exceder al total acumulado del
gasto comprometido y registrado en la misma fecha. El devengado debe
afectarse, en forma definitiva, con cargo a la correspondiente Especfica del
Gasto.
C. Revisin de los presupuestos y cdigos.
11

5.7.

Sistema de Tesorera
5.7.1 Mdulo de Tesorera
Este mdulo permite ingresar todas las facturas, boletas, recibos generados
por los ingresos de los Centros de Produccin y otras Unidades Operativas.
Con este sistema se realiza un adecuado control de las operaciones de
ingresos, se registran todos los ingresos por caja y se imprimen los recibos
correspondientes.
Se genera el Libro Caja, con toda la informacin necesaria para la
contabilizacin, as como los resmenes contables que sean necesarios.
5.7.2. Fondos para Pagos en Efectivo
5.7.2.1. Usuarios :
Las dependencias, unidades o Sub-unidades que requieran
efectuar algunos gastos en efectivo no previsibles y slo en
situaciones de emergencia comprobada.
Aquellas dependencias de la Universidad, que por la naturaleza
de sus funciones requieren gastos en efectivo con pagos
inmediatos.
5.7.2.2. Administracin :
Para el retiro de fondos, cada dependencia deber registrar a la
persona autorizada para el retiro del F.P.E. (no ms de dos
personas por Unidad Operativa, los mismos que debern tener la
condicin laboral de nombrados).
5.7.2.3. Atencin de gastos con el F.P.E.
Viticos y Asignaciones
Combustibles y Lubricantes
Alimentos para Personas
Bienes de Consumo
Otros Servicios de Terceros.

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El Fondo no se podr utilizar para lo siguiente :

Compra de Enseres, Maquinaria y Equipo
Pagos totales y parciales de haberes u otra bonificacin por
prestacin de servicios que necesariamente deben efectuarse por
planilla, as como tambin cualquier operacin que normalmente
se realiza mediante cheque.
Pasajes y Gastos de Transporte.
5.7.3. Procedimiento para uso del F.P.E.
El usuario deber llenar correctamente y por duplicado el Vale Rosado :
Especificar en forma detallada el uso que dar al dinero solicitado
Indicar el cdigo de la dependencia
Partida genrica de Bienes y Servicios del clasificador del gasto.
5.7.3.1. Autorizacin :
Las operaciones con cargo a las Cuentas de Presupuesto de la 01.100
a la 12.00, requiere de la aprobacin de :
El Decano, si stas proceden de alguna dependencia de la
Facultad respectiva.
Vicerrector Administrativo, si stas proceden de una Oficina
Administrativa o de un Centro de Produccin.
Vicerrector Acadmico, si sta procede de una Oficina
Acadmica.
Rector si stas proceden de Secretara General, Comit Electoral,
CEPDA y Oficina de RR.PP.
- Las operaciones con cargo a Cuentas de Convenios y Cuentas
Especiales, Cdigo 385, segn relacin y operaciones de encargo,
requiere la firma del
Vicerrector Administrativo.
- Todas las operaciones antes mencionadas para su efectivizacin
debern elevar la firma del Jefe de la Oficina Administrativa de
Economa.
5.7.4. Procedimientos para la Rendicin de Cuenta
Para la liquidacin del Vale Rosado se deber presentar la documentacin
sustentatoria siguiente:
- Solicitud de Compra para gastos realizados en la compra de bienes.
- Consignar los datos enunciados para la Solicitud de Compra.

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La Facturas, Boletas de Venta, deben tener el Visto Bueno del Jefe dela
Unidad Operativa.
En la PECOSA, consignar los datos de la factura o boleta de venta
Ordenes de Servicios, para gastos de prestacin de Servicios, Viticos,
Movilidad Local.
Consignar los datos enunciados para la Orden de Servicios
Las facturas, boletas de venta, recibos y declaracin Jurada, deben tener
el Visto Bueno del Jefe de Unidad
Rendicin a ms tardar al tercer da til, de haber recibido el efectivo y
gastado en Lima.
Si no fuera dentro de Lima, tres das despus de haber retornado.

5.7.5. Emisin de Comprobantes de Pago

-

Los documentos generados al efectuar el gasto como( Facturas, Recibos

por Honorarios, Boletas de Venta, Liquidaciones de Compra, Tickets o
cintas emitidas por mquinas registradoras), debern estar de acuerdo al
nuevo Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT.
Los Comprobantes de Pago debern llevar el Vo.Bo. del responsable de
la Unidad o Sub-Unidad de operacin y la firma de Recib conforme por
parte del usuario.
Si el efectivo fue empleado en la prestacin de un servicio, el usuario
deber adjuntar la Orden de Servicio y los Comprobantes de Pago
correspondiente

5.7.6. Liquidacin
a) Elaboracin de los Comprobantes de Pago,
b) Autorizaciones de Giro,
c) Giro de Cheque : el giro de cheque debe realizarse y registrarse en el
SIAF-SP dentro de los cinco (5) das tiles de haberse recepcionado la
respectiva autorizacin de giro. Los cheques girados, con cargo a
Recursos Ordinarios, slo podrn permanecer en cartera un plazo
mximo de 30 das a partir de la fecha de emisin, vencido el plazo
deber procederse a su anulacin.
d) Autorizacin de Pago : la entrega del cheque con cargo a Recursos
Ordinarios est condicionada a la recepcin de la Autorizacin de Pago
que ser aprobada y transmitida al Banco de la Nacin por la Direccin
General de Tesoro Pblico a travs del SIAF-SP sobre la base de lo
girado y registrado en dicho sistema.
e) Se da la conformidad a la mercadera.
f) Se realiza el pago al proveedor.

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5.7.7. Ejecucin de Anticipos (Encargos)

Se denomina Anticipo cuando, por su naturaleza o condiciones en que debe
desarrollarse, la ejecucin de determinadas actividades, requiere que sea
realizado en lugares apartados de la sede principal (Lima) y/o condiciones
especficas de adquisiciones. El jefe de la Unidad responsable deber emitir
el documento oficial que sustenta el desembolso indicando los conceptos,
montos mximos, las condiciones a que debe sujetares las adquisiciones y/o
contrataciones, as como el tiempo que tomar dicha actividad.
Este documento deber ser autorizado por el Vicerrector Administrativo,
designado en forma expresa al "ENCARGADO" el mismo que deber tener
la condicin de NOMBRADO.
Los jefes de las Unidades que autorizan los trmites, son el Vicerrector
Administrativo, para las Unidades de Produccin y Oficinas
Administrativas, el Vicerrector Acadmico para las Oficinas acadmicas y el
Rector para las oficinas de su dependencia y los Decanos.
Las solicitudes de Anticipos son para Bienes o Servicios, por separado(no
realizar el gasto por servicio, si el anticipo se refiere a bienes o viceversa).
Los gastos deben ser estimados tales como:
20
21
-

VIATICOS Y ASIGNACIONES
COMBUSTIBLE Y CARBURANTES, Etc.
La solicitud debe indicar la fecha de rendicin de cuentas.
Los anticipos deben estar debidamente registrados como gasto,
comprometido y devengado
respecto del correspondiente Grupo
Genrico de Gasto.

5.7.8. De las Transferencias Internas

Son aquellas transferencias realizadas entre Unidades Operativas de la
Universidad y que van a ser pagadas con recursos de su presupuesto.
5.7.8.1. Procedimiento :
De la Unidad Operativa solicitante de un Bien o Servicio, se requiere
lo siguiente:
Usar Orden de Transferencia
Indicar claramente el concepto del Bien o servicio requerido
Indicar el N de cuenta que debe cargarse dicho gasto

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Firma del Jefe de la Unidad Operativa

Remitirla a la Unidad Prestadora del Bien o Servicio.

De la Unidad Operativa Vendedora del Bien o Servicio

Emite gua de transferencia interna
Deber especificar el concepto de la transferencia
Deber indicar en el recuadro correspondiente el N de cuenta de
la Unidad solicitante.
Indica el N de su cuenta de Ingreso para el Abono
correspondiente.
Firma del despachador de la Unidad Operativa
Recib conforme del solicitante
Recepcin de la Gua de Transferencia Interna, en original y una
copia se entrega en la Divisin de Abastecimiento.
El Abono en la Unidad correspondiente se realizar en el mes
siguiente (ampliando su capacidad de compra.
5.7.8.2. Ingresos
a) Se recepcionan los ingresos provenientes de las unidades
operativas (Centros de Produccin).
b) Elaboracin de los recibos de ingresos
c) Registro de los ingresos
d) Elaboracin de los resmenes de ingresos.
5.7.8.3. Informacin Contable
a)
b)
c)
d)
e)

Revisin y control de los resmenes de ingresos

Elaborar la consistencia mensual
Elaboracin de los reportes
Liquidacin
Archivo.

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GLOSARIO DE TERMINOS

Acta de Conciliacin : Documento en que se expresa la declaracin interinstitucional final sobre la

certidumbre de los montos de ingresos y gastos registrados durante un determinado Ao Fiscal. Es de carcter
interinstitucional porque participan representantes del Pliego Presupuestario, La Direccin Nacional del
Presupuesto Pblico y la Contadura Pblica de la Nacin.
Afectacin Presupuestaria de Gastos : Consiste en la reduccin de la disponibilidad presupuestal
de los gastos previstos en el Presupuesto Institucional, por efecto de un registro de una Orden de Compra,
Orden de Servicio o cualquier otro documento que comprometa una Asignacin Presupuestaria.
Ao Fiscal : Es el perodo en el cual se produce la Ejecucin Presupuestaria de los Ingresos y Egresos.
Corresponde al Ao calendario.

Bien : Producto material de la actividad econmica, empleado para satisfacer alguna necesidad. Cosas o
derechos susceptibles de producir beneficios de carcter patrimonial.
Bienes de Capital : Denominacin que reciben los bienes que intervienen en el proceso productivo y que
generalmente no se transforman (como maquinaria y equipo).
Bienes de Consumo : Son todas aquellas mercancas producidas en el pas o importadas para satisfacer
directamente una necesidad como : alimentos, bebidas, habitacin, servicios personales, mobiliario, ornato,
etc.

Cadena Institucional: Estructura organizacional a la cual pertenece una Unidad ejecutora (UE) para
fines presupuestales. Sector/Pliego Unidad Ejecutora. El SIAF ha generado un Mnemnico interno (nmero
secuencial de 4 dgitos) que en definitiva es el que se ingresa en el Mdulo.
Cadena Funcional: Identifica las Funciones primordiales del Estado, a diferente nivel de agregacin, en
las que el gobierno aplica los recursos pblicos para lograr objetivos nacionales.
Funcin/Programa/Subprograma/Actividad-Proyecto/Componente/Meta.
El SIAF ha generado un
Mnemnico interno de (4 dgitos) asociado a cada cadena funcional hasta el nivel de la meta que en definitiva
es el que se ingresa en el Mdulo.
Caja Fiscal : Es el estado situacional de la disponibilidad financiera de la Fuente de Financiamiento
Recursos Ordinarios, para la atencin de los gastos de los Pliegos Presupuestarios contenidos en la Ley Anual
de Presupuesto del Sector Pblico.

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Calendario de Compromisos : Es la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba la
Direccin Nacional del Presupuesto Pblico, para establecer el monto mximo para comprometer
mensualmente, dentro del marco de las Asignaciones Presupuestarias aprobados en el Presupuesto
Institucional del Pliego y de acuerdo a la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal.
Cierre Presupuestario : Conjunto de acciones orientadas a conciliar y completar los registros
presupuestarios de ingresos y gastos efectuados durante el Ao Fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual de
Presupuesto fija el perodo de regularizacin.
Compromiso : Es la afectacin preventiva del Presupuesto Institucional y marca el inicio de la ejecucin
del gasto. La validez del Compromiso se sujeta a las siguientes caractersticas : (i) Es un acto emanado por
autoridad competente (ii) No implica necesariamente el surgimiento del Devengado ni obligacin de pago, y
(iii) Es aprobado en funcin a los montos autorizados por los Calendarios de Compromisos.
Los Compromisos se clasifican en :
- Compromiso Ordinario : Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe es
factible determinar, cuentan con el financiamiento correspondiente en las respectivas Especficas del
Gasto y su Pago es inmediato.
- Compromiso por Estimado : Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe no es
determinable, contndose con el financiamiento correspondiente. Afectan preventivamente la
atencin de gastos de tipo peridico no homogneo.
Los Compromisos se operativizan a travs de documentos administrativos tales como : Orden de Compra,
Orden de Servicio, Planilla Unica de Pagos de Remuneraciones y Pensiones y otros documentos que dejen
constancia expresa de la afectacin preventiva de un monto autorizado por el Calendario de Compromisos.
Crdito Presupuestario : Es el incremento de las asignaciones presupuestarias de Actividades y
Proyectos , producto de una repriorizacin de metas presupuestarias o de economas resultantes en la
ejecucin presupuestal.
Crdito Suplementario : Es una modificacin presupuestaria que se efecta en el Nivel Institucional,
por efecto de un incremento en la estimacin y/o en la ejecucin de ingresos, debiendo ser aprobado por Ley.
Cdigo de Operacin : Cdigo de la Tabla de Operaciones que incorpora el ciclo, la fase, el clasificador
de Gastos (o ingresos) y la cuenta del nuevo Plan Contable Gubernamental. El cdigo de operacin consta de
11 dgitos.
Clasificador de Gastos Pblicos : Organiza los gastos presupuestarios: Categora de Gasto (CG),
Grupo Genrico (GG), modalidad de Aplicacin (MA), Especfica de Gasto (EG).

Devengado :

El Devengado es la obligacin de pago que asume un Pliego Presupuestario como

consecuencia del respectivo Compromiso contrado. Comprende la liquidacin , la identificacin del acreedor
y la determinacin del monto , a travs del respectivo documento oficial.
En el caso de bienes y servicios, se configura, a partir de la verificacin de conformidad del bien
recepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos administrativos y legales para
los casos de gastos sin contraprestacin inmediata o directa.

19

Ejecucin del Gasto : La Ejecucin del Gasto comprende las Etapas del Compromiso, Devengado y
Pago.
Procedimiento :
a) Calendarizacin : Previsin de niveles mximos de compromisos presupuestales para un perodo dado.
b) Realizacin de Compromisos : Emisin de documentos sustentatorios de compromisos (Orden de
Compra, Orden de Servicio, etc.)
c) Determinacin de Devengados : Surgimiento de la obligacin de gastar por parte del Pliego.
d) Autorizacin de Giro : Nivel mximo de Giro que el Tesoro Pblico proporciona a cada pliego
presupuestal. Difiere de la anterior en la medida que el pliego acumule saldos en su subcuenta.
e) Autorizacin de Pago : Tope que el Tesoro Pblico autoriza al Banco de la Nacin a abonar a la
subcuenta de cada pliego presupuestal.
Ejercicio Presupuestario : El ejercicio Presupuestario comprende el Ao Fiscal (desde el 1 de Enero
al 31 de diciembre de cada ao) y el perodo de regularizacin (desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo del
siguiente ao).
Ejecucin Presupuestaria : La Ejecucin
Presupuestaria de los ingresos es el registro de la
informacin de los recursos captados, recaudados u obtenidos por parte de los Pliegos Presupuestarios. La
Ejecucin Presupuestaria de los Egresos se constituye cuando se registran los Compromisos durante el Ao
Fiscal.
Ejecucin Financiera : La Ejecucin Financiera de los Ingresos se produce cuando se recaudan, captan
u obtienen los recursos que utiliza un determinado Pliego durante el Ao Fiscal. La Ejecucin Financiera de
los Egresos comprende el registro del Devengado, girado y pago de los Compromisos realizados.

Fuente de Financiamiento (FF): Origen de los recursos pblicos que financian las acciones del
Estado.

Gastos Corrientes : Para efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a pagos no recuperables y
comprende los gastos en planilla (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios, y , otros gastos de
la misma ndole.
Gastos de Capital : Para efectos Presupuestarios, dicho concepto hace referencia a los realizados en
adquisicin, instalacin y acondicionamiento de bienes durareros que, por su naturaleza, valor unitario o
destino, incrementan el patrimonio del Estado.

20

Pago : El Pago constituye la etapa final de la ejecucin del gasto, en la cual el monto del gasto Devengado
se cancela total oparcialmente, debiendo formalizarse a travs del documento oficial correspondiente. Est
prohibido efectuar Pagos de obligaciones no devengadas.
Pliego Presupuestario : Son las Entidades del Sector Pblico a las que se le ha aprobado una
Asignacin Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto.
Presupuesto Institucional : Es la previsin de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que las
entidades aprueban para un ejercicio determinado.
Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) : Es el Presupuesto Inicial aprobado por el Titular
del Pliego de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto del Sector
Pblico.
Presupuesto Institucional Modificado (PIM) : Es el Presupuesto Actualizado del Pliego.
Comprende el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) as como las modificaciones presupuestarias
(tanto en el Nivel Institucional como Funcional Programtico) efectuadas durante el ejercicio presupuestario.

Saldo Presupuestal : Es el que resulta de deducir del Presupuesto Institucional Modificado (PIM), los
compromisos efectuados a una determinada fecha.
Saldo de Balance : Son los recursos financieros distintos a la Fuente de Financiamiento Recursos
Ordinarios, que no se ha utilizado a la culminacin del Ao Fiscal, los que deben incorporarse mediante
Crdito Suplementario, como condicin previa para su uso en los ejercicios siguientes.

21

22

DIAGRAMA DE PROCESOS - OFICINA ADMINISTRATIVA DE ECONOMIA

ABASTECIMIENTO

U. OPERATIVA

RECEPCION

INICIO

COTIZACION

No
Solicitar proformas
para compra de bien
o servicio

ELABORACION O.C.

Elaboracin y registro
de Ordenes de
Compra

S.C

Verificacin de llenado de
documentos

Seleccin de doc. Por

tipo y prioridad

Revisin y control de
Proformas

Conforme

O.C

Afectacin y
Control
Presupuestal

Recepcin
y Registro

O.C

No
Redactar documentos
O.C. / S.C.y V.R

Gasto
Comunica al
Proveedor

O.S

S.C

V.R

Compromiso

Si

Proforma

Si

No

mes
No
Antecedente

Verificacin de
Mercadera

Si
Proforma
Adicional

prximo

O.S

Girado

Registro de
Ingresos

Elaborar
Resumen de
Ingresos

Elaboracin
de Reportes

Verificacin
Almacn

No

Conf.
Mercad.

Resumen
Ingresos

Si

Gasto

Liquidacin
Comunicar Jefa de
compras para su No
solucin

Conformidad

Si
S.C

Revisin de
Presupuestos y
Cdigos

Elaborar
Consistencia
Mensual

Proveedor deja
Mercadera

Acuerdo
Modific.
Provee.

Reasignar
presupuesto

Elaborar
Recibo de
Ingreso

Revisin y
Control

Pago a Provee.

Comunicacin
U.O

Entrega de
Estado de
cuenta

Registrar documen.
(Comp. como gasto)

Elaborar
Pecosa

Archivar Pecosa
Original

No
Posible
cargar
gasto

INFORMACION CONTABLE

O.C. Celeste *
O.C. original

No
Seleccin o Identif.
de otro mnem.

Recepcin
de Ingresos

Intercambio

Elaboracin de
cuadros comparativos

Existe
Saldo

Elaboracin
Comprobante
de Pago

Autorizacin de
Pago

Consulta de Precios
Comp.Proveedores
Montos, garanta, etc.

corrige
Profor.

INGRESOS

Devengado

O.C

falla

Si

LIQUIDACION

Giro de
Cheque

banco de

precios

provee.
Proformas

ALMACEN

TESORERIA

CONTROL PRES.

Profor.

S.C

Recepcin de
documentos
O.S, S.C. y V.R.

CONTABILIDAD

Sellar Factura

Archivo

MODULO SIAF
OPERACIONES REGISTRADAS EN EL SISTEMA
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO

INICIO

UNIDAD EJECUTORA
ABASTECIMIENTO

AREA DE COMPRAS

Elaboracin de
Orden de Compra
Orden de Servicio

AREA DE ALMACEN

Recepcin y
Registro
SIAF

Aprobacin
Calendarios
Mensuales

CONTABILIDAD
CONTAB. PRESUPUESTAL

Registra las
Planillas

Registro y Control

TESORERIA

ENTES RECTORES

DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y EGRESOS

Se genera
Comprobante
de Pago

Contadura
Pblica de
la Nacin

O.C
O.S
Planillas

SIAF
Elaborar
Pecosa

O.C
O.S

Planillas:
- Activos
- Pensionistas
- Obras

Se genera el
Compromiso

CONTRALORIA

Integracin
Contable

Giro de
Cheque

Autorizacin
de Pago

Devengado

Girado

SI

SIAF
Pagado

Secuencia Contable por Fases

Registro Contable
Presupuestal

Registro Cuentas
de Orden

SUNAT

SIAF

Conformidad del
bien o servicio

SIAF

CONTAB. PATRIMONIAL

Registro Contable
Patrimonial

Registro Cuentas
de Orden

Registro Contable
Patrimonial

Registro Contable
Presupuestal

Registro Cuentas
de Orden

Registro Contable
Patrimonial

SIAF

Banco de
la Nacin

23

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA

LA MOLINA

ORDEN DE TRANSFERENCIA INTERNA

SOLICITANTE :...Programa de Inv. En Cerdos......CODIGO DE EGRESOS N

A

03.725

.........Programa de Cereales...........................

POR LO SIGUIENTE :
CANTIDAD

ARTICULOS

3000 Kilos Descarte de Cebada

La Molina,18 de Mayo de1999

...........................................................
Jefe Unidad de Operacin

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA

LA MOLINA - LIMA PERU

GUIA DE TRANSFERENCIA
Transf. A otros Dptos.

Cdigo/Partida/Cta. :

03.725

.................................................
Procedencia : Programa de Cereales
Cdigo Ingresos .........03.729
La Molina.........18 ......de
....de.....Mayo.....de....1999
A:

Programa de Cerdos..............................................................................

Direccin :
UNALM.....................................................................................
POR LO SIGUIENTE
CANTIDAD
ARTICULOS
IMPORTE
Unitario
3000 Kilos descarte de Cebada

TOTAL S/.
.........................
Recib Conforme
Solicitante

............................
Unid. Operativa

DEBE
TOTAL
50

1000
500

1500

CONFORMIDAD DE SERVICIO REALIZADO

A:

Divisin de Tesorera

Por los siguientes :

Procede el pago de la Orden de Servicio de la Referencia, por...............

...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

Ref. O/S N.

La Molina,................De........................1999

Jefe Unidad de Operacin

SOLICITUD DE ANTICIPO
La Molina,

de

1999

Sr. Vicerrector Administrativo.

Solicito se emita un ANTICIPO POR RL MONTO de :..................................

..........................
....................................................................................................

(S/........................)

con objeto.................................................................................................................
......................................................................................................................................
A NOMBRE DE......................................................................................................
...................
Con cargo a los especficos del gasto siguiente :
PARTIDA
MONTO
...........................................................................
...........................................................................
.............................................................................
.............................................................................
TOTAL: ........................
FECHA DE RENDICION: ............................................................................
..................

.......................................
JEFE UNIDAD OPERATIVA

..........................................................
VB. VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA

FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

N................ .........
S/................

La Molina........de..........................de 199...........
Recib de la Universidad Nacional Agraria La Molina, la cantidad de :........................................

..........
..........

..........
........................................

..........
.........................................................................................................................................................................................
........................................
..........
para...............................................................................................................................................
...................................................
........................................
.........................................................................................................................................................................
..........
.........................................................................................................................................................................
..........
..........
Cdigo/ Partida y nombre de la cuenta...................................................................................
.....................................................
........................................

.......................................

........................................
........................

F. Responsable de la Cuenta

Programacin del Gasto

.........................................................

.............................
Fecha.................N....................Saldo S/................................

Control Presupuestal

.........................................................

Recib el..........de..........................de.199...........

Autorizacin VB
Plazo de Rendicin..............Das........................

..............................
..................
F.Encargado de Rendir Cuenta

Residente..........................Anexo........................
NOTA: Declaramos tener conocimiento en el caso de no rendir cuenta en el plazo sealado, mis
haberes sern retenidos hasta la rendicin de la suma solicitada.

Secuencia de la Emisin y Distribucin de las Facturas, Boletas de Venta y Ordenes de Compra

de los diferentes Centros de Produccin de la UNALM

FACT.

UNIDAD
OPERATIVA

1. Adquiriente o Usuario
2. SUNAT
3. EMISOR
4. TESORERIA
5. Gestin C.Produc.
6. CONTROL 1
7. CONTROL 2

(copia para el comprador)

(Copia para el comprador)
(Copia para Of. Tesorera)
(Copia para Of. Tesorera)
(Copia para el Dpto.Gestin)
(Copia para el C. de Prod. )
(Copia para el C. de Prod. )

E
M
I
S

CONTADO

I
O

Liquid.
De
Compra

1. Comprador
2. Vendedor
3. SUNAT

(Copia para el comprador)

(Copia Of. De Tesorera)
(Copia para el comprador)

N
CORRECTO

B/V.

D
E
F

1. Adquiriente o Usuario
2. EMISOR
3. TESORERIA
4.Gestin C. Prod.
5. CONTROL 1
6. CONTROL 2

(Copia para el comprador)

(Copia para Of. Tesorera)
(Copia para Of. Tesorera)
(Copia Dpto. C. Producc.)
(Copia para el C.Produc.)
(Copia para el C. Produc.)

E
C
T
U
O

CREDITO

S
O

Toda Factura o Boleta de Venta que se emita al crdito

deber de informarse a la Oficina de Tesorera para el pago
del IGV correspondiente a dicho mes.
(Podr enviarse una carta aclaratoria, adjuntando copias
fotostticas de los comprobantes de pagos).

Se Anula
(juego completo)

FACT.

B/V

Liquid.
De
Compra

Cuando se anulan Facturas,Boletas de Ventas y Liquidaciones de Compra, debe adjuntarse todo el juego completo
y entregarlo a la Oficina de Tesorera (con excepcin de las copias control 1y 2)

Liquidacin
de Ventas
en la Oficina
de
Tesorera

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA

LA MOLINA
SOLICITUD DE COMPRA

N
CODIGO Y ASIGNACION
03.300-5.3.11.30

UNIDAD DE OPERACIN. Vice

Ofic.Rect.
Adm.Administrativo.
De Economa NOMBRE
NOMBRE: :Material
Materialde
deConsumo..
Consumo
SUB-UNIDAD DE OPERACIN ..............Jefatura.................................................................
Cantidad

DETALLE

Proveedor Valor
Unitario

Valor

1 Tinta para impresora

EPSON Stylus Color
Negro
22.02

Mes : Mayo
Mnemnico : 0002

..................................................
Jefe Sub-Unidad Operacin
FIRMA : UNIDAD EXPERIMENTAL DE ZOOTECNIA
La Molina.......18.....de.....Mayo....de.......1999
Jefe Unidad de Operacin . Firma : VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

VB

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA

LA MOLINA
SOLICITUD DE COMPRA

N
CODIGO Y ASIGNACION
03.300-5.3.11.30

UNIDAD DE OPERACIN. Vice

Ofic.Rect.
Adm.Administrativo.
De Economa NOMBRE
NOMBRE: :Material
Materialde
deConsumo..
Consumo
SUB-UNIDAD DE OPERACIN ..............Jefatura.................................................................
Cantidad

DETALLE

Proveedor Valor
Unitario

Valor

1 Tinta para impresora

EPSON Stylus Color
Negro
22.02

Mes : Mayo
Mnemnico : 0002

..................................................
Jefe Sub-Unidad Operacin
FIRMA : UNIDAD EXPERIMENTAL DE ZOOTECNIA
La Molina.......18.....de.....Mayo....de.......1999
Jefe Unidad de Operacin . Firma : VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

VB