Inventario Digital en Excel

INSTITUTO VALLADOLID
Inventario Digital
Con Buscador En Excel

Meta
Aprender a realizar un inventario digital de material didctico con el uso de la aplicacin
Excel. Aunado a ello realizar un buscador por columnas, para la eficacia y eficiencia de bsqueda
de material.
Objetivos
Organizar el material didctico en una tabla.
Realizar un buscador por medio de frmulas en Excel.
Duracin
2 Horas presenciales, una hora por da.
Propsito
Crear un registro ordenado, completo y actualizado de los materiales didcticos de
profesores. Logrando as la oportuna recuperacin y actualizacin de materiales.
Descripcin
Esta actividad se divide en 2 tareas. La primera es realizar en una hoja de clculo un
inventario de los materiales didcticos, con los siguientes datos para la recuperacin fcil de cada
material, (los datos de esta hoja de clculo pueden variar dependiendo de la organizacin de cada
profesor):
No. Material
Nombre del Material.
Descripcin
Tipo
Nivel
Grado
Fecha de creacin
Ubicacin
Archivo
Para el llenado de la columna de Archivo se puede realizar de dos maneras diferentes, una
conociendo solo la carpeta y exportando su contenido a la columna o escribiendo en la celda el
nombre del archivo.
Para la segunda tarea se realizar un buscador por descripcin, el profesor usar frmulas
de Excel.

Inventario
Para realizar un inventario de los materiales didcticos con los que cuentas, se sugiere
realizar esta tarea con la aplicacin Excel, a continuacin se explica cmo se realiza
esta accin. Recuerda que se puede utilizar diferentes encabezados para la
administracin de tus archivos.
Instrucciones:
Requisitos previos: Busca en internet 3 videos, copia la URL en un documento de
texto, realiza lo mismo con 2 audios y 3 pginas web. Descarga 1 imgenes y 1
documentos pdf, para finalizar crea 2 documentos en Word con la informacin que
usted prefiera.
1. Inicia Microsoft Excel. Se abrir una hoja de clculo en blanco lista para la
forma del inventario.
2. Para los encabezados del inventario escribe
En la celda A1 No. Material
En la celda B1 Nombre del Material.
En la celda C1 Descripcin
En la celda D1 Tipo
En la celda E1 Nivel
En la celda F1 Grado
En la celda G1 Fecha de creacin
En la celda H1 Ubicacin
En la celda I1 Archivo

3. En la celda A2 escribe 1. En la celda A3 escribe 2. Selecciona el rango de celdas
A1:A2, a continuacin posicionamos el cursor del ratn en la parte inferior
derecha de la seleccin, da clic y sin soltar arrastra el ratn hasta la celda A21.

4. En la parte inferior da doble clic en el nombre de la hoja y cmbialo por
Inventario.
5. Con los materiales previos a la prctica vamos a llenar la informacin del
inventario.
a. Nombre del Material es el nombre de la actividad, o recurso
b. Descripcin, como su nombre lo indica es una breve descripcin del
material
c. Tipo, especfica si el material, es un video, audio, texto, pagina web,
listas, etc.
d. Nivel, especfica el nivel educativo pertenece, por ejemplo, preescolar,
primaria, secundaria, preparatoria, universidad, posgrado, etc.
e. El grado, especifica el grado en el cual se imparti.
f. Fecha de creacin. La fecha que fue creada la actividad, o tomada la
informacin de una pgina web.
g. Ubicacin es la direccin de la carpeta del archivo, la URL de la pgina si
est se encuentra en la web o si est impreso donde se encuentra en
fsico el documento.
h. Archivo, el nombre con el cual se guard el documento.
6. Para los materiales del 13 al 20 tendrs que insertarlos de la siguiente manera:
a. Escribe la siguiente direccin en la celda H13 C:\Users\Instituto
Valladolid\Documents\*.*
b. En el men Formulas da clic en Asignar nombre

c. En nombre escriba Archivos, a continuacin escriba en Hace referencia
a: =Archivos(Inventario!$H$13)

d. En la celda I13 escribe la siguiente formula
=INDICE(Archivos,FILA()-12), copia la formula hasta que en la celda
aparezca #REF! o cuando llegues a la celda I21
e. Llena los datos de los materiales insertados
7. Una vez terminado guarda el archivo con el nombre de Inventario.xlsx

Buscador
Instrucciones: En el archivo Inventario.xlsx realiza las siguientes actividades
1. En la hoja Inventario inserta una columna antes de No. Material, escribe en A1
Concurrencia, esta celda indicara cuantas veces se encuentra la palabra a
buscar en la tabla
2. Cambia el nombre de la Hoja2 por Buscador por descripcion
3. En la celda A2 de la hoja Inventario escribe
=CONTAR.SI(Inventario!D2:D21,"*"&'Buscador por
descripcion'!$B$9"*"). Esta frmula contara cuantas veces se encuentra la
palabra de la celda B9 en la columna D ( Descripcin)
4. En A3 escribe la siguiente formula =SI(CONTAR.SI(D3,"*"&'Buscador por
descripcion'!$B$9&"*")=1,1,0). Esta frmula contara cuantas veces se
encuentra la palabra de la celda B9, en la celda D3.
5. En A4 escribe la siguiente formula =SI(CONTAR.SI(D3,"*"&'Buscador por
descripcion'!$B$9&"*")=1,1+A3,A3). Esta frmula contara cuantas veces
se encuentra la palabra de la celda B9, en la celda D4, si el resultado es igual a
1, sumara la celda anterior mas uno, sino escribir el valor de la celda Anterior.
6. Copia la formula hasta A22. Al copiar la formula esta hara lo mismo para cada
fila.
7. En la celda A12 de la hoja Buscador por descripcin escribe la siguiente formula
=SI(Y(Inventario!$A$2>0,Y('Buscador por
descripcion'!$B$9>0,Inventario!$A$2>'Buscador por
descripcion'!A11)),'Buscador por descripcion'!A11+1,""). Esta frmula
compara los valores de B9, A2 que sean mayor a cero a dems compara que la
celda A2 sea mayor al valor de la celda anterior. Si esta condicin se cumple
suma uno al valor de la celda anterior, sino deja en blanco la celda.
8. Copia la formula hasta A31
9. De B11 a J11 copia el encabezado del Inventario
10. En B12 escribe la siguiente formula
=SI($A12="","",BUSCARV($A12,Inventario!$A$3:$J$22,COLUMNA(),FA
LSO)). La frmula compara si el valor de A12 es vaco deje en blanco la celda,
si no que busque el valor que se encuentra en la celda A12 en la hoja de
Inventario, y que imprima en la celda el valor del nmero de columna
correspondiente.
11. Copia la frmula de A12 hasta J31
12. Modifica el formato de las 2 hojas, para darle la apariencia que desee.

Para finalizar el ejercicio realiza el buscador por nombre de archivo, por tipo y
por nivel. Cada uno en una hoja diferente.
Bibliografa
Dunkelman, J. (2006). Importar lista de archivos a Excel. Recuperado el 2014 de 05 de 25, de JLD
Excel en Castellano - Usar Microsoft Excel eficientemente:
http://jldexcelsp.blogspot.mx/2006/08/importar-lista-de-archivos-excel.html
excelminiapps (Direccin). (2011). mini Motor de bsqueda en Excel (Search Engine in Excel)
[Pelcula].
Mini Motor de Bsqueda en Excel sin Macros. (2012). Recuperado el 2014 de 25 de 25, de Excel
miniApps: http://excelminiapps.blogspot.mx/2013/05/mini-motor-de-busqueda-en-excel-
sin.html

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