UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

DEPARTAMENTO DE PRCTICA ESTUDIANTILES
EN LA COMUNIDAD PROPEC-
PRACTICA PROFESIONAL DE AUDITORIA











INFORME FINAL

TEMA

AUDITORA CON UN ENFOQUE BASADO EN RIEGOS, EN LA DIRECCIN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN GUATEMALA OCCIDENTE DEL
MINISTERIO DE EDUCACIN, UBICADA EN EL MUNICIPIO DE MIXCO
DEPARTAMENTO DE GUATEMALA




Guatemala, Noviembre 2,014









REVISADO Y APROBADO POR:







Lic. Ral Aroche Rizo
ASESOR DE PRCTICA





















REVISADO POR:







Licda. Mablita Migdalia Perdomo Lpez
ASESORA DE PRCTICA


















COORDINADOR GENERAL CARN

Fredi Otoniel Fuentes Alvarado 200213099


COORDINADORES CARN

Edwin Ral Santos Garca 200513548
Luis Alfonso Villagrn Rodrguez 200418485
Mnica Marisol Lpez Cua 200414340
Alfredo Julin Coyoy Paz 200315306
Wilfredy Ochoa Morales 199715200
Steve Alexander Cano Ortiz 200512813
Edwin Ricardo Montufar Tun 200116216

















NOMPRES Y APELLIDOS CARN

Byron Rubn Hernndez Gudiel 200213637
Jaquelinne Babeth Ramrez Ruano 200315541
Gimmy Jos Luis Estrada Azurdia 200512842
Osman Edilson Monroy Espaa 200513931
Erick Michael Prez Jurez 200513995
Nancy Lisbeth Hernndez Paredes 200013716
Anner Arcngel Lpez Prez 200415287
Axel Josu Lpez Lpez 200414695
Benedicto Lpez De La Cruz 200315810
Jos Tzic Par 200013432
Jos Antonio Sipac Tubac 200314884
Juan Gabriel Ixvalan Pacheco 199913535
Laureano Ley Archila 200314914
Carlos Humberto Sinay Chojon 200513322
Juan Luis Suchil Rodrguez 200315186
Noem Sandoval Hernndez 200014378
Miriam Susana Camposeco Carrera 199715785
Felipe Rolando Cambrn Garca 200414994
Duglas Estuardo Ramrez Chvez 200316716
Damaris Lisseth Barrios Gutirrez 200414626
Dayrin Mireya Garca Godnez 200513038
Fulvio Mariano Culajay Vsquez 200513664
Ervin Nicols Escobar Morales 200513698
Marco Vinicio Yoc Chacn 200116131
Silvia Patricia Marroqun Chvez 200415669
Lorena Magaly Rivera Ortiz 200115249
Walfre Enmanuel Ambrocio Jimnez 200513207



NOMPRES Y APELLIDOS CARN

Spencer Manuel Urrutia Oseida 200512468
Edson A. Estuardo Quibaj Lpez 200513452
Melvin Orlando Lpez Martin 199914463
Germn David Navarro Fuentes 200114987
Luis Angel Herrarte Silva 200415044
Luis Antonio Mancilla Ramrez 200316648
























NDICE
CONTENIDO
PGINA

Introduccin i

CAPITULO I
1. EL MINISTRERIO DE EDUCACIN 1
1.1 DEFINICIN 1
1.2 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIN
1.2.1 Organizacin 1
1.2.2 Polticas 3
1.2.3 Autoridades 7
1.3 OBJETIVOS 7
1.4 CARACTERSTICAS 9
1.5 FUNCIONES 10
1.5.1 Misin 12
1.5.2 Visin 12
1.5.3 Red de Servicios 12

CAPITULO II
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN
2.1 ASPECTOS GENERALES 14
2.2 LEYES QUE REGULAN SUS ACTIVIDADES 14
2.2.1 Constitucin Poltica de la Republica 14
2.2.2 Reglamento Interno de Trabajo 15
2.2.3 Ley Orgnica del Presupuesto 15




PGINA

2.2.4 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas 15
2.2.5 Otras Leyes y Reglamentos que rigen
El funcionamiento de la DIDEDUC 15
2.3 DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION 16
2.4 ESTRUCTURA ORGANICA 16
2.5 ASPECTOS FINANCIEROS Y DE GESTION 17
2.5.1 Aspectos Financieros 17
2.5.2 Aspectos de Gestin 19

CARTA A LA GERENCIA 22

CAPITULO III
EVALUACIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA DIRECCIN
DEPARTAMENTALDE EDUCACIN INVESTIGADA A
TRAVS DE LA AUDITORA EXTERNA CON UN ENFOQUE
BASADO EN RIESGOS
3.1 ACTIVIDADES FINANCIERAS
3.1.1 Presupuestos 24
3.1.2 Tesorera 27
3.1.3 Contabilidad 31
3.2 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
3.2.1 Activos Fijos 34
3.2.2 Almacn y Suministros 36
3.2.3 Combustibles 38
3.2.4 Recursos Humanos 41
3.2.5 Adquisiciones 43
3.2.6 Informtica 46
BIBLIOGRAFA 50


INTRODUCCIN



La universidad de San Carlos de Guatemala, a travs de la Facultad de Ciencias
Econmicas, por medio del departamento de prcticas estudiantiles en la Comunidad
(PROPEC) y los estudiantes de la Escuela de Auditoria, en la Facultad de Ciencias
Econmicas. El tema investigado y desarrollado en este informe se le denomina
Evaluacin del Control interno desde el punto de Vista Externa con un enfoque basado
en riesgos de las unidades del Ministerio de Educacin en la Departamental de
Occidente Guatemala. El informe est estructurado en tres captulos que se describen
a continuacin:

Captulo I Ministerio de Educacin, describe las entidades que dirigen y ejecutan en la
Direccin Departamental de Educacin Guatemala-Occidente (DIDEDUC) en donde se
enumeran las caractersticas y funciones que estas pueden tener en el marco legal
vigente que se est ejecutando.

Capitulo II Estructura Organizacional de la Direccin Departamental de la Educacin de
Guatemala-Occidente, describe los antecedentes histricos de la evolucin de la
Educacin en Guatemala.

Capitulo III Evaluacin de las actividades de la Direccin Departamental de Educacin
de Guatemala-Occidente investigada a travs de la Auditoria Externa con un Enfoque
Basado en Riesgos, reflejados mediante cuestionarios aplicados en la entrevista de la
entidad objeto de evaluacin. Para finalizar se presenta los hallazgos y
recomendaciones elaboradas segn el estudio realizado, con anexos y citas
bibliogrficas utilizadas en la investigacin.


CAPTULO I

1. EL MINISTERIO DE EDUCACIN


1.1 DEFINICIN

El Ministerio de Educacin (MINEDUC), es la institucin del Gobierno de
Guatemala responsable de la educacin en el pas, a quien corresponde velar
por la aplicacin del rgimen jurdico relacionado con los servicios escolares y
extraescolares, para la educacin de los guatemaltecos.

El artculo nmero 8 de La Ley de Educacin Nacional, del Decreto No. 12-91,
establece que: El Ministerio de Educacin, es la institucin del Estado
responsable de coordinar y ejecutar las polticas educativas, determinadas por el
sistema educativo del pas. (1)


1.2.1 Organizacin
El Ministerio de Educacin de Guatemala se organiza as:

- Despacho Ministerial
- Ministro de Educacin
- Viceministerio Tcnico de Educacin
- Viceministerio Administrativo de Educacin
- Viceministerio de Educacin Bilinge e Intercultural
- Viceministerio de Diseo y Verificacin de la Calidad




2

Organigrama 1
Ministerio de Educacin
Ao 2014

Fuente: www.mineduc.gob.gt


3
4
1.2.2 Polticas
Cobertura: garantizar el acceso, permanencia y egreso efectivo de la niez y la
juventud sin discriminacin, a todos los niveles educativos y subsistemas
escolares y extraescolares. (1)

Objetivos Estratgicos
Incrementar la cobertura en todos los niveles educativos.
Garantizar las condiciones que permitan la permanencia y egreso de los
estudiantes en los diferentes niveles educativos.
Ampliar programas extraescolares para quienes no han tenido acceso al
sistema escolarizado y puedan completar el nivel primario y medio.

Calidad: mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar que
todas las personas sean sujetos de una educacin pertinente y relevante.

Objetivos Estratgicos:
Contar con diseos e instrumentos curriculares que respondan a las
caractersticas, necesidades de la poblacin, los avances de la ciencia y
la tecnologa.
Proveer instrumentos de desarrollo y ejecucin curricular.
Fortalecer el sistema de evaluacin para garantizar la calidad educativa.

Modelo de Gestin: fortalecimiento sistemtico de los mecanismos de efectividad
y transparencia en el Sistema Educativo Nacional.

Objetivos Estratgicos
Sistematizar el proceso de informacin educativa.
Fortalecer el modelo de gestin para alcanzar la efectividad del proceso
educativo.
Garantizar la transparencia en el proceso de gestin.


Fortalecer criterios de calidad en la administracin de las instituciones
educativas.
Establecer un sistema de remozamiento, mantenimiento y construccin de
la planta fsica de los centros educativos.

Recurso Humano: fortalecimiento de la formacin, evaluacin y gestin del
recurso humano del Sistema Educativo Nacional.

Objetivos Estratgicos
Garantizar la formacin y actualizacin idnea del recurso humano para
alcanzar un desempeo efectivo.
Evaluar el desempeo del recurso humano para fines de mejorar la
calidad.
Implementar un sistema de incentivos y prestaciones, para el recurso
humano, vinculados al desempeo, la formacin y las condiciones.

Educacin Bilinge Multicultural e Intercultural: Fortalecimiento de la Educacin
Bilinge Multicultural e Intercultural.

Objetivos Estratgicos
Fortalecer programas bilinges, multiculturales e interculturales, para la
convivencia armnica entre los pueblos y sus culturas.
Implementar diseos curriculares, conforme a las caractersticas
socioculturales de cada pueblo.
Garantizar la generalizacin de la Educacin Bilinge Multicultural e
Intercultural.
Establecer el sistema de acompaamiento tcnico de aula especfico de la
Educacin Bilinge Multicultural e Intercultural.


5
Aumento de la Inversin Educativa: incremento de la asignacin presupuestaria
a la educacin, hasta alcanzar lo que establece el artculo nmero 102 de la Ley
de Educacin Nacional, (7% del PIB).

Objetivos Estratgicos
Garantizar el crecimiento sostenido del presupuesto de educacin en
correspondencia al aumento de la poblacin escolar y al mejoramiento
permanente del sistema educativo.
Promover criterios de equidad en la asignacin de los recursos con el fin
de reducir las brechas.
Asignar recursos para implementar de manera regular la dotacin de
material y equipo.

Equidad: garantizar la educacin con calidad que demandan las personas que
conforman los cuatro pueblos, especialmente los grupos ms vulnerables,
reconociendo su contexto y el mundo actual.

Objetivos Estratgicos
Asegurar que el Sistema Nacional de Educacin permita el acceso a la
educacin integral con equidad y en igualdad de oportunidades.
Asegurar las condiciones esenciales que garanticen la equidad e igualdad
de oportunidades.
Reducir el fracaso escolar en los grupos ms vulnerables.
Implementar programas educativos que favorezcan la calidad educativa
para grupos vulnerables.
Fortalecimiento Institucional y Descentralizacin: fortalecer la institucionalidad
del Sistema Educativo Nacional y la participacin desde el mbito local, para
garantizar la calidad, cobertura, pertenencia social, cultural y lingstica en todos
los niveles con equidad, transparencia y visin de largo plazo.
Objetivos Estratgicos


6
Fortalecer a las instancias locales, para que desarrollen el proceso de
descentralizacin y participacin en las decisiones administrativas y
tcnicas.
Promover y fortalecer la participacin de diferentes sectores sociales a
nivel comunitario, municipal y regional en la educacin.
Fortalecer programas de investigacin y evaluacin del Sistema Educativo
Nacional.

























7
1.2.3 Autoridades Ministeriales



Fuente: www.mineduc.gob.gt


1.3 OBJETIVOS

Mejorar la gestin empoderando a las autoridades.
Apoyar a los directores de escuela.
Motivar y fortalecer la participacin de padres de familia.
Contar con una administracin descentralizada de programas de apoyo.
Implementar el sistema nacional de atencin a la infraestructura escolar.



8
Fortalecer las capacidades de los maestros.
Renovar la formacin inicial.
Garantizar la profesionalizacin y actualizacin del docente en servicio.
Acompaar a los maestros y profesores en la implementacin dela
Currcula Nacional Base.

Responder a las necesidades de cobertura y calidad.
Garantizar la profesionalizacin y actualizacin del docente en servicio.
Acompaar a los maestros y profesores en la implementacin de la
Currcula Nacional Base.
Ampliar la cobertura, especialmente preprimaria bilinge y nivel medio.
Concentrar esfuerzos en los primeros grados de primaria especialmente
rural.
Convertir la lectoescritura en una prioridad nacional.
Implementar la educacin bilinge intercultural como un modelo integral.
Atender a estudiantes con capacidades diferentes.
Explorar nuevas modalidades educativas e incorporar el uso de las
tecnologas de informacin en el aula.
Fortalecer el enfoque de destrezas, para el trabajo y la educacin de
jvenes, iniciando en el ciclo bsico.
Fortalecer el desarrollo de destrezas en reas especficas: arte y deporte.
Desarrollar competencias bsicas para la vida.

Rendir cuentas para un cambio de cultura.
Renovar la formacin inicial.
Garantizar la profesionalizacin y actualizacin del docente en servicio.
Acompaar a los maestros y profesores en la implementacin de la
Currcula Nacional Base.


9
Ejecutar el presupuesto con transparencia, probidad, racionalidad y
calidad.
Evaluar y monitorear las actividades para una mejora continua en los
resultados.
Involucrar a la comunidad educativa en la rendicin de cuentas.
Asegurar la participacin de la comunidad educativa en la verificacin de
los compromisos de la escuela a travs de la auditora social.

1.4 CARACTERSTICAS

El Sistema Educativo Nacional es el conjunto ordenado e interrelacionado de
elementos, procesos y sujetos a travs de los cuales se desarrolla la accin
educativa, de acuerdo con las caractersticas, necesidades e intereses de la
realidad histrica, econmica y cultural guatemalteca. (1)

Las caractersticas que posee este sistema deben ser:
Participativo
Regionalizado
Descentralizado
Desconcentrado

Es participativo, porque implica la participacin directa de la sociedad en
la gestin educativa por intermedio de los Consejos Educativos como
rganos de participacin, concertacin y vigilancia educativa. Se organiza
cmo rganos de participacin, concertacin y vigilancia educativa y el
Consejo Nacional de Educacin como rgano especializado, consultivo y
autnomo del Ministerio de Educacin.


10
Es regionalizado, se refiere a que la educacin se adapte a cada zona o
regin. Debido a que Guatemala es un pas pluricultural, multilinge y
multitnico.

Es descentralizado, porque el proceso de gestin en la educacin se
desarrolla de manera progresiva y ordenada, para viabilizar la asignacin
de competencias y transferencia de recursos a travs de acciones
articuladas del Ministerio de Educacin, Direcciones Regionales de
Educacin, Unidades de Gestin Educativa Local e Instituciones
Educativas, como instancias de gestin educativa descentralizada,
respetando sus autonomas en su mbito jurisdiccional.

Es desconcentrado, porque anteriormente la educacin se administraba
desde la capital, en virtud que desde all, se hacan los programas y
calendarios escolares. Debido a que desde el centro del pas se dictaban
reglas y normas en relacin con la educacin. Actualmente, la educacin
desconcentrada consiste en la autonoma para educar.

1.5 FUNCIONES

El Ministerio de Educacin de Guatemala, de acuerdo con el artculo 33 de la
Ley del Organismo Ejecutivo le corresponde las siguientes funciones:

Formular y administrar la poltica educativa, velando por la calidad y la
cobertura de la prestacin de los servicios educativos pblicos y privados,
todo ello de conformidad con la ley.

Coordinar con el Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda
las propuestas para formular y poner en vigor las normas tcnicas, para la
infraestructura del sector.


11
Velar porque el sistema educativo del Estado contribuya al desarrollo
integral de la persona, con base en los principios constitucionales de
respeto a la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y al carcter
multitnico, pluricultural y multilinge de Guatemala.

Coordinar esfuerzos con las universidades y otras entidades educativas
del pas, para lograr el mejoramiento cualitativo del Sistema Educativo
Nacional.

Coordinar y velar por el adecuado funcionamiento de los sistemas
nacionales de alfabetizacin, planificacin educativa, investigacin,
evaluacin, capacitacin de docentes, personal magisterial, y educacin
intercultural ajustndolos a las diferentes realidades regionales tnicas del
pas.

Promover la autogestin educativa y la descentralizacin de los recursos
econmicos, para los servicios de apoyo educativo mediante la
organizacin de comits educativos, juntas escolares y otras modalidades
en todas las escuelas oficiales pblicas; as como aprobados sus
estatutos y reconocer su personalidad jurdica.

Administrar en forma descentralizada y subsidiaria los servicios de
elaboracin, produccin e impresin de textos, materiales educativos y
servicios de apoyo a la prestacin de los servicios educativos.

Formular la poltica de becas y administrar descentralizadamente el
sistema de becas y bolsas de estudio que otorga el Estado.




12
1.5.1 Misin
Somos una institucin evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de
oportunidades de enseanza-aprendizaje orientada a resultados, que aprovecha
dirigentemente oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una
Guatemala mejor.(1)

1.5.2 Visin
Formar ciudadanos con carcter, capaces de aprender por s mismos,
orgullosos de ser guatemaltecos, empeados en conseguir su desarrollo integral,
con principios, valores y convicciones que fundamentan su conducta. (1)

1.5.3 Red de servicios
Es la creacin de una red de trabajo en un ordenador, generalmente los servicios
de red son instalados en uno o ms servidores, para compartir recursos a
computadoras de los usuarios interesados.

Como una iniciativa de modelo de gestin para implementar cambios en las
organizaciones a travs de la tecnologa el Ministerio de Educacin se ha
enfocado en la creacin de un Directorio de Servicios Electrnicos, el cual
permite acercar los diferentes servicios a la comunidad educativa, conformada
por docentes, padres de familia, estudiantes y ciudadanos en general.











13
Cuadro 1
Red de Servicios MINEDUC
Servicio Descripcin

Es un servicio que permite, cumplir con las
polticas de calidad, de educacin bilinge e
intercultural y de equidad, promover el
desarrollo de competencias de lectura.

Es un servicio que permite realizar bsqueda y
consulta de cdigos de centros educativos
autorizados a nivel nacional por el Ministerio de
Educacin.

Es un servicio que permite consultar el cdigo
asignado y los datos generales de las
academias a nivel nacional por el Ministerio de
Educacin.

Es un servicio donde puede consultar el estado
en que se encuentra la impresin de Ttulos o
Diplomas de nivel Diversificado a partir del ao
2007.


Es un servicio que proporciona informacin de
las personas que han sido favorecidas con
Acuerdo Ministerial de Nombramiento para los
niveles de Pre-Primaria, Primaria, Nivel Medio y
Administrativo.

Es un servicio que brinda la posibilidad a
usuarios de registrar inconformidades,
comentarios y/o sugerencias hacia el
MINEDUC y permitir darle el seguimiento
adecuado a cada caso.

Fuente:www.mineduc.gob.gt



CAPTULO II

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIN -DIDEDUC- GUATEMALA OCCIDENTE

2.1 ASPECTOS GENERALES

La Direccin Departamental de Educacin Guatemala Occidente, est ubicada
en la 4. Avenida 0-69 Zona 2 de Mixco Colonia Coti, esta direccin
departamental est catalogada como tipo C debido a que cubre gran extensin
territorial y adicional requiere de brindar educacin bilinge (castellano -
kaqchikel), con el objetivo de atender las zonas 7, 19 y parte de la zona 8 de la
ciudad Capital, el municipio de Mixco con todas sus zonas y los municipios de
San Pedro Sacatepquez, San Juan Sacatepquez y San Raymundo.

El objetivo de esta Direccin es viabilizar la adecuada prestacin de los servicios
educativos as como capacitar a los alumnos y docentes a partir de los procesos
de planificacin, ejecucin y administracin, con base en una educacin bilinge
(castellano - kaqchikel).

2.2 LEYES QUE REGULAN SUS ACTIVIDADES

Las leyes y reglamentos que regulan el funcionamiento de la Direccin
Departamental de Educacin Guatemala Occidente son:

2.2.1 Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala
Se garantiza la libertad de enseanza y de criterio docente. Es obligacin del
Estado proporcionar y facilitar educacin a sus habitantes sin discriminacin
alguna. Se declara de utilidad y necesidad pblicas la fundacin y mantenimiento


15
de centros educativos culturales y museos, segn artculos del 71 al 81 de la
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.(2)
Se declaran de inters nacional la educacin, la instruccin, formacin social y la
enseanza sistemtica de la Constitucin de la Repblica y de los derechos
humanos.

2.2.2 Reglamento Interno de Trabajo
Establece las relaciones laborales del personal del Ministerio de Educacin,
que incluye a las Direcciones Departamentales de Educacin.

2.2.3 Ley Orgnica del Presupuesto
Esta Ley rige a todas las instituciones que dependen financieramente del
Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, como es el caso de la
Direccin Departamental de Educacin Guatemala Occidente, quienes perciben
aportes del Gobierno Central para su funcionamiento a travs del Ministerio de
Educacin.(9:25)

2.2.4 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas (CGC)
Esta Ley establece que corresponde a la Contralora General de Cuentas la
funcin fiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos,
ingresos y egresos y, en general, todo inters hacendario de los Organismos del
Estado, entidades autnomas y descentralizadas, las municipalidades y sus
empresas, y dems instituciones que conforman el sector pblico no financiero;
de toda persona, entidad o institucin que reciba fondos del Estado. (2:3)

2.2.5 Otras Leyes y Reglamentos que rigen el funcionamiento de la
Direccin Departamental de Educacin.
Ley de Servicio Civil Decreto No. 1748 y su reglamento Decreto No. 18-
98.
Manual de Funciones, Organizacin y Puestos.


16
Ley de Contrataciones del Estado Decreto Legislativo 57-92 y su
Reglamento Acuerdo Gubernativo 1056-92.
Calendario escolar anual 2014, Acuerdo Ministerial 2775-2013.
Ley de la Contralora General de Cuentas.
Ley del Presupuesto, Decreto 101-97.

2.3 DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN GUATEMALA
OCCIDENTE

2.3.1 FUNCIN PRINCIPAL
Viabilizar la adecuada prestacin de los servicios educativos a partir de los
procesos de planificacin, ejecucin y administracin de las acciones educativas
basadas en las necesidades reales e intereses de la poblacin. Fue creada
como rgano encargado de planificar, dirigir, coordinar y ejecutar las acciones
educativas en el rea de Guatemala Occidente, con tendencia multilinge. (1)

2.4 ESTRUCTURA ORGNICA
La administracin de la Direccin Departamental de Educacin, est a cargo del
Director Departamental de Educacin, y su organizacin es la siguiente:
















17
Organigrama 2
Direccin Departamental de Educacin Guatemala Occidente Ao 2014

















Fuente:www.mineduc.gob.gt



2.5 ASPECTOS FINANCIEROS Y DE GESTIN

2.5.1 Aspectos Financieros
El Departamento Administrativo Financiero y Subdireccin Administrativo
Financiero de la Direccin Departamental de Educacin Guatemala Occidente,
es el responsable de implementar y hacer cumplir las polticas, normas y
procedimientos financieros de conformidad con la Ley, sobre las operaciones
que tienen a su cargo; as como supervisar, evaluar y controlar el uso adecuado
de los ingresos y egresos que genera sta dependencia de acuerdo con la
asignacin presupuestaria, con la finalidad de garantizar un eficiente y
transparente manejo de los recursos asignados a esta Direccin.


18
La Direccin Departamental de Educacin Guatemala Occidente, es responsable
de las siguientes gestiones en materia financiera:

Supervisar que las operaciones presupuestarias y financieras se ejecuten
de acuerdo a los procesos y normas legalmente establecidas.

Autorizar en el SICOIN Y SIGES las operaciones presupuestarias,
financieras y de compras aprobadas por las autoridades superiores de la
Direccin Departamental de Educacin.

Analizar el presupuesto de la Direccin Departamental de Educacin y
sugerir transferencias presupuestarias, que coadyuven con la gestin de
los procesos de las diferentes unidades administrativas.

Controlar diariamente en el SICOIN las diferentes fases por las que se
encuentran las solicitudes de ampliacin y transferencias presupuestarias.

Presentar a la Subdireccin Administrativo Financiera o Departamento
Administrativo Financiero los proyectos de solicitudes de cuotas
financieras.

Elaborar y presentar el anteproyecto de presupuesto de la Direccin, con
base en los lineamientos emanados de oficinas centrales del Ministerio de
Educacin y lineamientos del Ministerio de Finanzas Publicas.

Elaborar conjuntamente con el jefe de la seccin de presupuesto, la
ejecucin presupuestaria fsica, anual y cuatrimestral, para su
presentacin ante la Subdireccin Administrativo Financiero o
Departamento Administrativo Financiero.


19
Supervisar que la documentacin de soporte que sustenta la adquisicin
de bienes y/o servicios, sea la indicada en las normas internas de
Ministerio de Educacin y las normas de control interno generalmente
establecidas.

Supervisar las nminas de pago del personal por contrato que elabora el
Departamento de Recursos Humanos.

Supervisar la elaboracin de las conciliaciones de las cuentas bancarias
que se administran en la Direccin Departamental de Educacin.

Supervisar el control y liquidaciones de cajas chicas autorizadas para
funcionar en la Direccin Departamental de Educacin.

2.5.2 Aspectos de Gestin
Corresponde tambin al Departamento Administrativo Financiero y a la
Subdireccin Administrativo Financiero la planificacin, organizacin, direccin y
control de las funciones asignadas a dicho Departamento o Subdireccin.

La Direccin Departamental de Educacin Guatemala Occidente, es responsable
de las siguientes actividades en materia de Gestin Administrativa:

Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones asignadas al
Departamento bajo su responsabilidad, as como, la distribucin del
trabajo al personal que se encuentra bajo su responsabilidad.

Establecer controles tcnicos y legales para que los procesos de compras
sean efectivos y transparentes.



20
Elaborar el anteproyecto del plan anual de compras, conjuntamente con
otras unidades administrativas (presupuesto, tesorera y otras) para su
presentacin ante la Subdireccin Administrativo Financiera; quien luego
lo presentar ante el Ministerio de Finanzas Pblicas, SEGLEPLAN y La
Contralora General de Cuentas.

Supervisar que el Plan Anual de Compras se ejecute de acuerdo a lo
planificado.

Velar porque los insumos almacenados se mantengan dentro de los
rangos mximos y mnimos, de acuerdo con las necesidades de cada una
de las unidades administrativas que conforman la Direccin
Departamental de Educacin.

Ordenar e integrar los expedientes de compras, para su presentacin y
autorizacin ante la Direccin Departamental de Educacin.

Ingresar en el Sistema de Gestin aprobado por el gobierno, las rdenes
de compra en la etapa que le corresponde.

Supervisar que la atencin a las personas que visitan las instalaciones de
la Direccin Departamental de Educacin sea la adecuada.

Organizar y supervisar las actividades relacionadas con intendencia,
mantenimiento, seguridad, transporte y otras relacionadas con el rea de
servicios generales.

Verificar que los vehculos y combustibles propiedad de la Direccin
Departamental de Educacin se utilicen de manera ptima.


21
Supervisar que el equipo e infraestructura de la Direccin Departamental
de Educacin se encuentren en ptimas condiciones.(1)





























Guatemala, noviembre de 2014.

Licenciada
Marda Oliva
Directora Departamental de Educacin
Guatemala Occidente.
Su despacho,

Estimada Licenciada:

Hemos concluido la evaluacin del Control Interno desde el punto de vista de la
Auditora Externa con un Enfoque Basado en Riesgos, de las diferentes reas
Administrativas y Financieras de esa Institucin, por el perodo comprendido del
01 de enero al 31 de agosto del 2014.

Como resultado de nuestra revisin, notamos ciertos aspectos relacionados con
la estructura de Control Interno, Procedimientos Administrativos y Financieros,
que puede afectar la salvaguarda de los activos y la capacidad de la Institucin,
de obtener informacin oportuna y confiable.

Asimismo, se hace de su conocimiento que se tuvo limitaciones en el alcance, en
virtud que durante la entrevista efectuada no se obtuvo colaboracin del personal
que trabaja en esa Direccin Departamental, pues se nos neg informacin de
varias reas Administrativas y Financieras, demostrando falta de respeto al
convenio suscrito entre el Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas y la
Ministra de Educacin.

Nuestros comentarios y recomendaciones, no van dirigidos a ningn funcionario
o empleado en particular y solo tienen el propsito de ayudar a mejorar la actual
estructura operacional de la Institucin.



Adjunto srvase encontrar los hallazgos y recomendaciones, para su
conocimiento, estudio y aplicacin,

Esperando la atencin debida a la presente, nos suscribimos de usted.

Atentamente,



Grupo 2
Prctica Profesional de Contadura Pblica y Auditora
Departamento de Prcticas Estudiantiles en la Comunidad -PROPEC-
Facultad de Ciencias Econmicas
Universidad de San Carlos de Guatemala


















CAPTULO III

3. EVALUACIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA DIRECCIN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DE GUATEMALA OCCIDENTE,
INVESTIGADA A TRAVS DE LA AUDITORA EXTERNA CON UN
ENFOQUE BASADO EN RIESGOS.

3.1 ACTIVIDADES FINANCIERAS

3.1.1 Presupuestos
Es el rea encargada de normar, coordinar y orientar el proceso presupuestario
de la direccin; as como, supervisar y efectuar el seguimiento de la ejecucin
presupuestaria de las reas administrativas y financieras en concordancia al
Plan Operativo Anual.


Hallazgo 1
Atraso en la entrega del Anteproyecto del Presupuesto
Condicin:
Existe atraso en la presentacin del anteproyecto del Presupuesto al Ministerio
de Finanzas Pblicas, a la Secretaria General de Planificacin y a la Contralora
General de Cuentas.
Criterio:
De conformidad con el artculo 16 de la Ley del Presupuesto Decreto 101-97; en
el cual se establece que los anteproyectos de presupuesto a que se refiere el
Artculo 21 de la misma ley, debe presentarse al Ministerio de Finanzas Pblicas,


25
a ms tardar el da 15 de julio de cada ao, y se estructurarn conforme a las
categoras programticas y clasificaciones sealadas en el Artculo 11 del
Reglamento de la Ley del Presupuesto, segn los formularios e instructivos que
proporcione la Direccin Tcnica del Presupuesto.

Recomendacin:
Que el encargado del rea Financiera realice un cronograma de actividades en
el cual planifique el cumplimiento de los programas que realizaran en el prximo
ejercicio fiscal de acuerdo al presupuesto.


Hallazgo 2
Ejecucin de gastos en exceso.
Condicin:
Al 31 de agosto del 2014, se observ, que existen renglones presupuestarios
que se encuentran ejecutados en exceso (mayores al 100% asignado) en
relacin a lo presupuestado, los cuales se detallan en el cuadro 2.















26
Cuadro 2
Ejecucin Presupuestaria
Direccin Departamental de Educacin Guatemala Occidente Ejecucin
Cifras Expresadas en Quetzales
Datos del 01 de Enero al 31 de Agosto de 2,014
RENGLN ASIGNADO
EJECUTADO
A AGOSTO
%
171- MANT. Y REP. DE EDIFICIOS
232,580 260,602 112%
241- PAPEL DE ESCRITORIO
378,396 391,277 103%
261- ELEMENTOS Y COMPUESTOS
40,817 48,426 118%
267- TINTES, PINTURAS y
COLORANTES
706,137 747,698 106%
281- PRODUCTOS SIDERURGICOS
204,009 247,672 121%
283- PRODUCTOS DE METAL
62,512 95,345 153%
293- UTILES EDUCACIONALES Y
CULTURALES
4,160,193 6,331,318 152%
419- TRANSFERENCIA A
INSTITUCIONES DE ENSEANZA
3,642,664 4,972,387 136%

Fuente: SICOIN, Informe de Presupuesto Ejecutado

En el cuadro anterior se hace un comparativo de la asignacin presupuestaria
por rengln contra lo ejecutado al 31 de agosto, los porcentajes indican los
renglones que exceden el 100% de lo ejecutado a la fecha indicada.





27
Criterio:
De acuerdo al Artculo 26 de la Ley Orgnica del Presupuesto Decreto 101-97,
indica que los crditos contenidos en el presupuesto general de ingresos y
egresos del Estado, aprobados por el Congreso de la Repblica, constituyen el
lmite mximo de las asignaciones presupuestarias. No se podrn adquirir
compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos disponibles
de crditos presupuestarios, ni disponer de estos crditos para una finalidad
distinta a la prevista.

Recomendacin:
Que el coordinador de registro y seguimiento presupuestario, analice y verifique
la asignacin presupuestaria de los diferentes programas y renglones, con el
objetivo que los gastos ejecutados no excedan de lo presupuestado.


3.1.2 Tesorera
Es el rea responsable de la constitucin, operacin y administracin del Fondo
Rotativo, tramita todas las compras y pagos, relacionados con el mantenimiento
de establecimientos estudiantiles, mantenimiento de la Direccin y la ejecucin
de programas a su cargo.

Hallazgo 3
Falta de nombramiento para desempear el cargo de Jefe del
Departamento de Tesorera
Condicin
La actual Jefa del Departamento de Tesorera, no posee nombramiento oficial
por escrito, en el cual haga constar que ha sido asignada, para desempear
esas funciones y responsabilidades que ese cargo amerita.



28
Criterio
El numeral 2.2 de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en
su prrafo asignacin de funciones y responsabilidades indica que, para cada
puesto de trabajo deben establecerse en forma clara y por escrito, las funciones
y responsabilidades.
En el artculo 39 numeral 7, de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas y sus reformas, establece una sancin del 25% del 100% del salario
mensual para aquellos funcionarios y empleados pblicos que, incumplan con
las normas establecidas para la creacin y manejo de fondos fijos rotativos y de
caja chica
Recomendacin
Que el Jefe Financiero solicite a la Jefa del Departamento de Recursos
Humanos, el nombramiento oficial, para la persona que actualmente se
encuentra desempeando el cargo de Jefa de Tesorera.


Hallazgo 4
Falta de segregacin de funciones

Condicin
La encargada del fondo rotativo tiene funciones incompatibles, porque efecta el
arqueo de dicho fondo.

Criterio
El numeral 4.12 de las Normas Generales de Control Interno de la Contralora
General de Cuentas establece que: La existencia de fondos y valores de las
entidades, cualquiera sea su origen, deber estar sujeta a comprobaciones
fsicas mediante arqueos sorpresivos peridicos, practicados por personas
independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro.


29
En el Artculo 39 numeral 14, de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas y sus reformas, establece una sancin del 100% del salario mensual
para aquellos funcionarios y empleados pblicos que, cometan falta en la
separacin de funciones incompatibles.

Recomendacin
Que el Jefe de Administracin Financiera nombre a un supervisor que sea
independiente de quien tiene la atribucin, del programa de fondo rotativo, para
avalar el proceso con transparencia y evitar que los fondos sean controlados por
un solo empleado.


Hallazgo 5
Falta de archivo adecuado, para el resguardo de documentos liquidados

Condicin
Se comprob que los cheques emitidos para los gastos del Fondo Rotativo se
encuentran archivados en cajas plsticas, de fcil acceso en el rea, sin el
resguardo adecuado.

Criterio
El numeral 1.11 de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en
su tercer prrafo establece que para su adecuada conservacin deben adoptarse
medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, mantenindolos
por el tiempo establecido en las leyes especficas.






30
Recomendacin
Que el Jefe Financiero gestione un lugar fsico adecuado de los cheques
emitidos, para los gastos del ao fiscal, con el propsito de adoptar medidas de
salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos.

Caja Chica
Es una cantidad asignada de fondos en efectivo que se emplea para gastos
menores, exclusivamente para fines de la institucin.

Hallazgo 6
Falta fianza de fidelidad

Condicin
La encargada del manejo de caja chica no posee fianza de Fidelidad, la cual le
otorga la aprobacin legal, para manejar fondos del Estado.

Criterio
El numeral 2.6 de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en
su segundo prrafo establece que la documentacin de respaldo promueve la
transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales,
administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendr la
informacin adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la
naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis.

Recomendacin
Que el Jefe Financiero de la Direccin, d la orden, para que la Encargada de
Caja Chica, tramite la adquisicin de la Fianza de Fidelidad, con el propsito de
dar cumplimiento a lo que la ley establece.



31
Hallazgo 7
Deficiencia en la emisin de vales de caja chica

Condicin
Se detect falta de control en la emisin de vales de caja chica, debido a que
solamente son elaborados a travs de un formato establecido en Excel y no
tienen correlativo que permita identificarlos adecuadamente.
Criterio
Artculo 51. Vales para desembolsos provisionales. Reglamento del fondo de
caja chica de la Contralora General de Cuentas. Captulo I, Disposiciones
Generales. Todo desembolso provisional que se realice con fondos de la Sub
Caja Chica Auxiliar de la Unidad de Gestin Administrativa, deber ser
respaldado por el vale correspondiente formulado con tinta, nmero consecutivo,
nmero y nombre de la cuenta presupuestaria que se ver afectada, firma de la
persona a quien se entreg el dinero, y deber ser liquidado a ms tardar al da
siguiente de recibido el dinero.

Recomendacin
Que el Jefe Financiero conjuntamente con la Encargada de Caja Chica,
implementen un control adecuado que permita la identificacin de cada vale al
momento de ser emitido.

3.1.3 Contabilidad (Anlisis Documental)
La funcin principal es la correcta recopilacin y documentacin de la ejecucin
presupuestaria, para la liquidacin de los desembolsos realizados por el
despacho central del Ministerio de Educacin. La herramienta que utilizan para el
registro de la documentacin es el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN),
el departamento pertenece a la Subdireccin Administrativa Financiera.



32
Hallazgo 8
Inadecuada realizacin arqueo de caja chica

Condicin
Se observ que no se cumple con lo estipulado en el Manual de Funciones,
Organizacin y Puestos en el siguiente caso: el arqueo de caja chica lo realiza la
misma persona encargada del manejo de los fondos.

Criterio
En la pgina 43, el ID 7, del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos,
establece que es funcin del Auditor Interno practicar arqueos sorpresivos de
fondos, caja, bancos y valores.

En la pgina 75, el ID 5 del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos,
establece que es funcin del Subdirector Financiero Administrativo supervisar,
evaluar y controlar el uso adecuado de la caja chica.
En la pgina 82, el ID 10 establece que es funcin del Jefe del Departamento
Financiero la supervisin del control y liquidacin de caja chica autorizada para
funcionar en la Direccin Departamental de Educacin, realizando arqueos.
En el artculo 39 en lo numeral 1 y 4, de la Ley Orgnica de la Contralora
General de Cuentas y sus reformas, establece una sancin equivalente al 25%
del salario en ambos numerales, para aquellos funcionarios y empleados
pblicos que, no realicen arqueos sorpresivos de fondos rotativos y valores, as
como el incumplimiento a normas de control interno y de administracin de
personal respectivamente.





33
Recomendacin
Que el Auditor Interno realice los arqueos de caja chica, como lo indica el
Manual de Funciones, Organizacin y Puestos, para evitar usos inadecuados de
la caja chica; adicionalmente, esta operacin debe realizarla el asistente de
operaciones y ser supervisada y auditada como lo indica el Manual de
Funciones, Organizacin y Puestos.

Hallazgo 9
Falta de actualizacin del manual de funciones, organizacin y puestos
Condicin
Se identific que el Manual de Funciones, Organizacin y Puestos no se
encuentran actualizados, tomando como base la ltima fecha de aprobacin de
dicho manual realizado en Mayo 2011. Derivado a que no hay una poltica
establecida para su actualizacin.
Criterio
En la pgina 82, el ID 16, del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos,
indica que el Jefe de Departamento Financiero tiene entre sus funciones, el
asesorar, coordinar y supervisar la elaboracin de: a) Memoria Anual de
Labores; b) Actualizacin de Manual de Funciones, Organizacin y Puestos (en
materia contable), para remitirlas a donde corresponde y c) Plan Operativo Anual
(POA).
En el artculo 39 numeral 3, de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas y sus reformas, establece una sancin al 25% del 100% del salario
mensual para aquellos funcionarios y empleados pblicos que, incumplan con el
manual de funciones y responsabilidades, de clases de puestos y de normas y
procedimientos.




34
Recomendacin
En cada cambio y/o proceso nuevo que se de en el rea, el Jefe de
Departamento Financiero, realice las gestiones necesarias para la actualizacin
del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos. Para minimizar errores en la
realizacin de las actividades.

3.2 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
3.1.2 ACTIVOS FIJOS
Esta rea tiene a su cargo la verificacin fsica, actualizacin, etiquetado de los
activos de todas las escuelas e institutos pblicos del municipio de Mixco, San
Pedro Sacatepquez, San Juan Sacatepquez, San Raymundo, Zona 7 y parte
de Zona 8 de Guatemala, los activos fijos con que cuenta la direccin son
registrados electrnicamente en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN),
el cual les asigna un correlativo de identificacin especfica para cada uno.

Hallazgo 10
Falta de Identificacin de activos fijos
Condicin
Se observ que el mobiliario y equipo estaba rotulado de forma manual, razn
por la cual el control de activos fijos es deficiente para la correcta identificacin
de los mismos.

Criterio
En la pgina 102 el ID 4,5 y 8 del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos,
indica que, el Coordinador de Inventarios es el encargado de Ingresar y registrar
informacin relacionada con los activos fijos, supervisar y velar porque se


35
cumplan las disposiciones legales en materia de inventarios de activos fijos, y
asignar cdigos a los bienes inventariados.

En el Artculo 39 numeral 21, de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas y sus reformas, establece una sancin equivalente al 200% del 100%
del salario mensual para aquellos funcionarios y empleados pblicos que,
incumplan con la falta de registro o atraso en los registros para el control de
inventarios y almacn.

Recomendacin
Que el coordinador de inventario, implemente un control utilizando una
rotuladora, respetando la codificacin utilizada por el Sistema de Contabilidad
Integral (SICOIN). Que sea de material vinylo especial, para rotulacin, que no
puede ser alterado o quitado en su tiempo de vida til.


Hallazgo 11
Falta de realizacin de inventario fsico

Condicin
El inventario de activos fijos no se realiza de manera recurrente, lo cual genera la
existencia de activos fijos obsoletos.

Criterio
En la pgina 124, el ID 5 del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos
establece que el Asistente de Inventarios es la persona encargada de Integrar el
informe anual de Activos fijos.



36
En el Artculo 39 numeral 21, de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas y sus reformas, establece una sancin equivalente al 200% del 100%
del salario mensual para aquellos funcionarios y empleados pblicos que,
incumplan con la falta de registro o atraso en los registros para el control de
inventarios y almacn.

Recomendacin
Que el encargado de inventarios programe un inventario anual, con el objeto de
verificar la existencia fsica e integridad de los activos fijos, as como para rendir
cuentas de las responsabilidades de su cargo para evitar posibles sanciones
econmicas.

3.2.2 Almacn y suministros
Es el lugar donde se resguardan todo el material didctico, enseres y tiles de
oficina. Esto para el uso exclusivo de la institucin.

Hallazgo 12
Falta de identificacin y ubicacin de los suministros

Condicin
Se comprob que los artculos que integran el inventario no estn debidamente
identificados, carecen de cdigo, descripcin e infraestructura, para el resguardo
de los mismos, lo que dificultan su ubicacin en la bodega.

Criterio
En la pgina 121, el ID 5 del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos de
las Direcciones Departamentales de Educacin establece que dentro de las
funciones principales del Coordinador de Almacn est la de Recibir, clasificar,
estibar, ordenar y resguardar las existencias fsicas (insumos, equipos,
perecederos, etc.) dentro del rea del almacn.


37
Recomendacin
Que el Coordinador de Almacn, ordene y resguarde los insumos y equipos
adecuadamente dentro del almacn, y con ello exista un mejor control de
existencias y que estas se encuentren disponibles y aptas para su uso tal y como
lo establece el manual de procedimientos.

Hallazgo 13
No se realiza una verificacin de existencias fsicas de suministros

Condicin
Se verific que no se cuenta con un libro auxiliar donde se determinen las
existencias fsicas de materiales o suministros en bodega.


Criterio
En la pgina 122, el ID 8 del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos de la
Direccin Departamental de Educacin, indica que el coordinador de almacn
debe establecer el control y verificacin de existencias fsicas de materiales o
suministros que regularmente son utilizados por las unidades administrativas de
la direccin.

Recomendacin
Que el coordinador del almacn utilice un libro auxiliar donde se realice un
control de existencias fsicas y materiales, con el objetivo de cumplir con lo
establecido en el Manual de Funciones, Organizacin y Puestos de la Direccin
Departamental de Educacin.
Hallazgo 14
Requisiciones sin Forma-1H.




38
Condicin
Se verific que las requisiciones no son documentadas con la Forma-1H que
establece el Manual de Funciones, Organizacin y Puestos de las Direcciones
Departamentales de Educacin.

Criterio
En la pgina 122, el ID 9 del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos de
las Direcciones Departamentales de Educacin, indica que el coordinador de
almacn debe elaborar el documento de constancia de ingreso de materiales
y/o suministros - Forma -1H.

Recomendacin
Que la Jefatura del Departamento Administrativo, utilice las formas especficas
enumeradas y legibles (Forma-1H), para poder tener un mejor control en las
adquisiciones mensuales.

3.2.3 Combustibles
Es la encargada de velar por el funcionamiento, el resguardo de los vehculos en
las instalaciones, mantenimiento, control de entradas y salidas de vehculos,
llevar a cabo las acciones que correspondan a la adquisicin, resguardo y
entrega de vales que sern utilizados para cumplir con comisiones designadas
por el personal autorizado en vehculos propios de la Direccin Departamental
de Educacin Guatemala Occidente. Cumpliendo a cabalidad con lo establecido
en el manual de Servicios Generales el cual es aplicable para las diferentes sub
divisiones que le corresponde atender.




39
Hallazgo 15
Falta de control del kilometraje contra entrega de vales

Condicin
Se determin que en el libro de control de combustibles, cuando se entregan los
vales, no se verifica el kilometraje inicial y final del vehculo utilizado para la
comisin asignada.

Criterio
Conforme al Artculo 18 del reglamento de viticos que rige para el Organismo
Ejecutivo y las entidades descentralizadas y autnomas del Estado de
Guatemala, establece que para autorizar la entrega de vales de combustible
debe anotarse la cantidad de kilmetros a recorrer y el combustible a consumir.

Recomendacin
Que la encargada del libro de control de combustible registre el kilometraje inicial
y final en cada comisin realizada y as poder establecer si efectivamente se
recorrieron los kilmetros autorizados, considerando una base estndar, y evitar
consumos excesivos.

Hallazgo 16
No se cuenta con la copia del contrato con Puma Energy

Condicin
Inexistencia de copia de contrato de la compaa Puma Energy encargada de
proveer combustible a los vehculos asignados a las comisiones.





40
Criterio
El Acuerdo No. 09-03 de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales
de Control Interno, norma 2.6, Documentos de Respaldo, establece: Toda
operacin que realicen las entidades pblicas, cualquiera sea su naturaleza,
debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde. La
documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se
ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y de control
de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier medio
que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada
operacin para facilitar sus anlisis

Recomendacin
Que el Jefe del Departamento Administrativo realice solicitud, para obtener
copia del expediente donde se evidencia el contrato celebrado entre el
MINEDUC y la compaa Puma Energy, donde est establecido el procedimiento
a seguir al momento de surtir el combustible a los vehculos de cada comisin.


Hallazgo 17
Falta de control en Correlativo de Vales

Condicin
Se determin que las denominaciones de los vales existentes (Q.50.00 y
Q.100.00) no se estn registrando en forma separada.

Criterio
Las Normas Generales de Control Interno, norma 1.6 Tipos de Controles
establecen: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica,
establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se
relacionan con los sistemas administrativos y financieros.


41
Recomendacin
Que el Jefe del departamento Administrativo solicite a la Contralora General de
Cuentas, nuevos libros autorizados para llevar de forma separada el registro de
vales de las denominaciones antes mencionadas.

3.2.4 Recursos Humanos
Las funciones del rea son: Coordinar, evaluar y proponer los procesos y
procedimientos de dotacin y clasificacin de puestos, as como la asignacin de
compensaciones, reclutamiento, seleccin, nombramiento y contratacin del
personal docente administrativo.

Hallazgo 18
Falta de manual de atribuciones y procesos

Condicin
Se detect que en el rea evaluada, carece de los Manuales de Atribuciones y
Procesos.

Criterio
La Ley de la Contralora General de Cuentas establece en el artculo 38.
Infraccin. Infraccin es toda accin u omisin que implique violacin de normas
jurdicas o procedimientos establecidos de ndole sustancial o formal, por parte
de servidores pblicos u otras personas individuales o jurdicas sujetas a
verificacin por parte de la Contralora General de Cuentas sancionable por la
misma, en la medida y alcances establecidos en la presente Ley u otras normas
jurdicas, con independencia de las sanciones y responsabilidades penales,


42
civiles o de cualquier otro orden que puedan imponerse o en que hubiere
incurrido la persona responsable.
En el Artculo 39 numeral 3, de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas y sus reformas, establece una sancin equivalente al 25% del salario
mensual para aquellos funcionarios y empleados pblicos que, incumplan con la
falta de elaboracin de manuales de funciones y responsabilidades, de clases de
puestos y de normas y procedimientos.

Recomendacin
Que la Jefa del Departamento de Recursos Humanos, capacite y asesore al
personal bajo su responsabilidad, con el objetivo de procurar la mejora contina
de los procesos que la unidad realice, implementando manuales de procesos.

Hallazgo 19
Panillas de sueldos

Condicin
El registro del rengln 031, (personal de cocina y conserjera) se lleva en
archivos de Excel y no se tiene un software especfico, donde este la
informacin bsica del personal.
Criterio
El Cdigo de Trabajo en sus artculos del 88 al 115 establece (salarios, jornadas
y descansos).
El Manual de Clasificaciones Presupuestarias para El Sector Pblico de
Guatemala, en el Acuerdo Ministerial nmero 291-2012 en el rengln 031
establece que los jornales. Comprende los egresos por concepto de salario
diario que se paga a los obreros, operarios y peones, que presten sus servicios


43
con carcter temporal en talleres, principalmente en mantenimiento y similares;
as como en la ejecucin de proyectos y obras pblicas, que no requieren
nombramiento por medio de acuerdo y cuyo pago se hace por medio de planilla
y la suscripcin del contrato que establece la ley.
Recomendacin
Qu el Director de la Direccin Departamental adquiera un software para la
elaboracin de las planillas y la informacin bsica del personal, esto reducira el
tiempo que se invierte para la elaboracin de dichas planillas.

3.2.5 Adquisiciones
Es la encargada de las compras de bienes y servicios que requieran todos los
departamentos de la direccin, derivadas del Plan Anual de compras (PAC) y el
Plan Operativo Anual (POA) y aplicando la debida observancia de las leyes,
normas y reglamentos de su competencia.

Hallazgo 20
Deficiencias en documentacin de respaldo.
Condicin
En las adquisiciones del mes de marzo, se detect en un expediente de compras
deficiencias en la documentacin de respaldo, como lo son, falta de firmas,
sellos del jefe de la unidad solicitante, encargado de almacn y analista de
presupuesto.
Criterio
En el numeral 2.6, documentos de respaldo de las Normas Generales de Control
Interno Gubernamental Contralora General de Cuentas, establece: Toda


44
operacin que realicen las entidades pblicas, cualquiera sea su naturaleza,
debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde. La
documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se
ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la
entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier medio que
se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada
operacin para facilitar su anlisis.
En el Artculo 39 numeral 16, de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas y sus reformas, establece una sancin del 200% del salario mensual
para aquellos funcionarios y empleados pblicos que, no cuenten con
documentos que respalden cualquier operacin.

Recomendacin
Que el Jefe Administrativo y el personal del rea de compras adopten medidas
oportunas para la subsanar y corregir las deficiencias detectadas y as evitar
sanciones legales y monetarias por parte de la Contralora General de Cuentas.

Hallazgo 21
Falta de segregacin de funciones en adquisiciones
Condicin
El tcnico de compras realiza funciones en los procesos de compras de manera
incompatible, restando as independencia en los registros y autorizacin de las
operaciones.
Criterio
En el numeral 1.5 Separacin de Funciones, de las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental de la Contralora General de Cuentas. Establece
que es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica,


45
delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus
servidores; una adecuada separacin de funciones garantiza independencia
entre los procesos de: autorizacin, ejecucin, registro, recepcin, custodia de
valores y bienes y el control de las operaciones. La separacin de funciones
tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el
control total de una operacin.
En el numeral 2.5 Separacin de funciones incompatibles, de las Normas
Generales de Control Interno Gubernamental de la Contralora General de
Cuentas. Establece que cada entidad pblica debe velar porque se limiten
cuidadosamente las funciones de las unidades y de sus servidores, de modo que
exista independencia y separacin entre funciones incompatibles.
En el Artculo 39 numeral 14, de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas y sus reformas, establece una sancin del equivalente al 100% del
salario mensual para aquellos funcionarios y empleados pblicos que, incumplan
con la falta de separacin de funciones incompatibles.

Recomendacin
Que el Jefe del Departamento Administrativo designe los usuarios acordes a la
intervencin y funciones de los colaboradores dentro de los sistemas utilizados,
para aportar eficacia y transparencia a los procesos de compras.

Hallazgo 22
Falta de capacitacin al personal.

Condicin
El tcnico de compras desarrolla sus funciones empricamente, con base a la
apreciacin, lo que evidencia que la administracin no implementa procesos de
capacitacin al personal.


46
Criterio
El numeral 1.2 Estructura de Control interno, de las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental de Contralora General de Cuentas, establece:
Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, disear e
implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente
ptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales.

Recomendacin
Que el Jefe Administrativo conjuntamente con el jefe del departamento de
Recursos Humanos, implementen cursos de capacitacin y/o actualizacin a
todo el personal del proceso de compras que contengan tcnicas y aplicacin de
procedimientos establecidos en los manuales vigentes en el rea de
adquisiciones, para elevar capacidad tcnica, experiencia y competencias
profesionales necesarias para la ejecucin del trabajo.

3.2.6 Informtica
La unidad de informtica tiene por objetivo mantener los sistemas de
informacin de la direccin, del equipo de cmputo y colaborar con la
optimizacin de los procedimientos administrativos con el hardware y/o software
que sean necesarios.

Hallazgo 23
El equipo de cmputo no cuenta con un seguro
Condicin
Se comprob que el total del equipo que se encuentra en la direccin
departamental no se encuentra asegurado.


47
Criterio
Es importante poner especial inters en la obtencin de un seguro, para proteger
los equipos y salvaguardar todo el equipo fsico y la informacin de la entidad

Recomendacin
Que el Jefe del departamento de informtica solicite la utilizacin de seguros que
cubran todo el equipo de cmputo y sistemas de informacin de toda la Direccin
Departamental.

Hallazgo 24
Seguridad y custodia de la informacin

Condicin
Los Back Ups de los equipos los realiza el personal de informtica, y se les
entrega en custodia a cada persona en su puesto como parte de su
responsabilidad y el rea de informtica no se queda con ninguna copia, esto
puede ocasionar prdida de informacin importante, o que no se almacene toda
la informacin.

Criterio
El Numeral 4.8 inciso m del manual de funciones, organizacin y puestos de la
Direccin Departamental establece en el rea de informtica que dentro de sus
funciones principales estn: Coordinar y monitorear que los sistemas de
computacin y red de datos, estn funcionando para todas las estaciones de
trabajo de la Direccin Departamental.




48
Recomendacin
Que el Jefe del departamento de Informtica se encargue de la elaboracin y
custodia de todo backup realizado al equipo de cmputo de la sede
departamental para asegurar que la informacin sea resguardada correctamente
y no exista prdida de la misma.

Hallazgo 25
Carencia de extintores

Condicin
El departamento de Informtica carece de extintores.

Criterio
Es importante que el departamento de informtica cuente con extintores de
fuego para evitar cualquier siniestro ocasionado por la falta de ventilacin en el
rea.

Recomendacin
Que el Jefe de Informtica en conjunto con el Jefe Administrativo, habiliten el
uso de extintores y as poder crear un plan de proteccin contra incendios, que
ayudara a extinguir cualquier principio de fuego en forma breve y as poder evitar
siniestros.






49
Hallazgo 26
Uso inadecuado de equipos

Condicin
Existe una poltica en la direccin, de no utilizar dispositivos para instalar
programas ajenos a los instalados por la Direccin, lo cual es vulnerable por el
fcil acceso de virus a los sistemas de la institucin.

Criterio
El inciso c, Ttulo V tipos de auditora del sector Gubernamental, del marco
conceptual de auditora gubernamental.
Auditora Informtica, evala los sistemas de informacin, para medir la
conveniencia y capacidad de los recursos tecnolgicos asignados, para la
optimizacin de los procesos de informacin y toma de decisiones de los entes
pblicos y la sostenibilidad de los mismos.

Recomendacin
Que el Jefe y Tcnicos del departamento de informtica, realicen monitoreo
preventivos de los equipos, para verificar el buen estado de los mismos, y as
asegurarse que no se instalen programas ajenos a la institucin que puedan
causar daos a los equipos.





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BIBLIOGRAFA
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2. Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala Artculo 63,
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7. Reglamento del Fondo de Caja Chica de la Contralora General de
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