5.1. Control de costos.

Es el establecimiento de sistemas que permiten comparar lo ejecutado con lo planeado, detectar

errores y desviaciones, as como encontrar causas y proponer soluciones, de una manera expedita
y econmica.
Es el proceso de monitorear las actividades con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo
a lo planificado y corregir todas las desviaciones significativas.
La planeacin, una vez realizada, proporciona una base para ejecutar el trabajo. Las diferentes
actividades identificadas bajo la organizacin y la direccin, proporcionan los medios con los cuales el
trabajo se puede llevar a cabo. El control comprende las actividades que realiza el administrador para
asegurar que el trabajo ejecutado est de acuerdo con lo que fue planeado.
El control es un costo en s mismo, es decir, no es productivo en trminos de unidades finales. Por
tanto, el control efectivo ser el que menos nos cueste en tiempo, dinero y esfuerzo, pero que sin
embargo, proporcione una panormica adecuada de la situacin del proyecto en forma peridica.
Porque se controla.
El objetivo del control es el de revisar los procedimientos que se usaron durante la parte ya ejecutada
del proyecto y de esta manera emitir los pronsticos de las necesidades futuras del mismo, para que
sea terminado dentro de los objetivos de costo, tiempo y calidad establecidos durante la planeacin.
Si se observa de esta manera el control tiene dos funciones: vigilancia y actualizacin...
Proceso del control.
El proceso general del control de proyectos tiene los pasos que a continuacin se describen:
Establecimiento de planes de operacin. Esto es la confirmacin de los planes finales para
facilitar su monitoreo.
Obtencin de datos.- es el proceso de recabar la informacin de campo mediante reportes
escritos.
Revisin.- Es el proceso de comparar los datos recabados con los planes de operacin y as
determinar si el proyecto est procediendo conforme a ellos.
Actualizacin.- Es el proceso de registrar el estado del proyecto de acuerdo a lo demostrado
por las revisiones, y en su caso, hacer enmienda a los planes originales. Se llama tambin
dar mantenimiento a los planes.
Acciones.- En caso de que las desviaciones de los planes sean considerables y por lo tanto
no se acepten enmiendas de esa magnitud, se requerir tomar acciones correctivas que
restauren la operacin a las caractersticas planeadas. Esto se puede hacer mediante la
inversin de recursos adicionales.
Niveles de control.
Existen tantos niveles de control como niveles de planeacin, pues a determinado plan o programa
que haya sido elaborado le corresponde ser controlado. Estos niveles se basan en el tamao y
estructura organizativa de la empresa constructora, los requerimientos del propietario, la magnitud del
proyecto y la experiencia en proyectos anteriores.
Los controles de nivel intermedio son por lo general la principal preocupacin de los administradores
de proyectos. Sin embargo, para situaciones de especial inters podrn interesarse en controles muy
detallados y, el mismo tiempo, sern capaces de proporcionar toda la informacin necesaria para los
controles generales de la empresa, principalmente a travs de informes tcnico administrativos del
proyecto que estn administrando.
Herramientas del control.
Para lograr los objetivos del control se tendr que aplicar el proceso del control a los recursos que
intervienen en los proyectos a travs de:
1. Un sistema de control el cual deber disearse y adecuarse a las polticas de cada empresa,
al tamao y tipo de proyecto y a os requerimientos del cliente. Los sistemas de control estarn
formados por subsistemas para: recolectar informacin, para analizar e interpretar la
informacin y ara realizar pronsticos.
2. Una organizacin, es decir, un equipo de personas encargadas de llevar el control a cabo.
Para empresas grandes se halla este equipo en el departamento de planeacin y control, y
para empresas ms complejas que utilizan el concepto de gerencia de proyectos, el equipo
generalmente se halla en el departamento de Ingeniera de Costos.
3. Recursos fsicos, como una oficina y un equipo de cmputo completo. Con respecto a esto
ltimo, se refiere tanto a hardware como a software. Debido a la gran cantidad de
informacin que se maneja tanto en los proyectos complejos, como en los medianos, y a la
demanda de retroalimentacin de la informacin de manera casi inmediata, no se puede
concebir el proceso del control sin el apoyo de las computadoras.
4. Apoyo de la alta administracin, ya que el control se convierte en muchos casos en un
ejercicio de la autoridad, y por lo tanto, no es totalmente aceptado por un nmero de
personas, que o no lo entienden o consideran que estn muy vigilados, y por lo tanto, pueden
intentar boicotearlo.












Los principales aspectos que se deben controlar en obra en cuanto a costos son bsicamente:
a) Control de materiales.
b) Control de mano de obra.
c) Control de equipo y maquinaria.
d) Control de avances y estimaciones.
METAS Y OBJETIVOS
Organizacionales
Divisionales
Departamentales
Individuales
Medicin del
rendimiento real
Comparacin del
rendimiento real
con el estndar
Aplicacin de la
accin administrativa
a) Control de materiales.
Hay dos aspectos importantes en el control de materiales que son: volumen y costo. Partiendo de los
programas vistos en la unidad anterior se pueden obtener sistemas de control sencillos y prcticos
que nos permiten controlar estos dos aspectos prcticamente al detalle. Por lo anterior proponemos
una forma como la que se expone a continuacin:



materiales

volumen
tope


unidad

p.u.
mximo


importe


suministros
importe
esta
semana

suministrado
anterior

suministrado
anterior

por
suministrar

importe
pagado

p.u.
promedio














A partir de esta forma obtenemos datos que nos reflejan inmediatamente si los suministros de
materiales son acordes con lo programado originalmente, y si existe alguna anomala nos permite
detectar en donde se est produciendo.
As mismo nos permite comparar los precios unitarios considerados para cada material en el
momento de programar con los pagados realmente para tomar las decisiones correspondientes.
Usando la hoja de clculo electrnica los nicos datos que es necesario introducir son los que
corresponden a la semana actual y todo lo dems se ajusta automticamente.
Este tipo de control se puede llevar tan detalladamente cmo se requiera, incluso reflejando los
suministros semana por semana y comparndolos con los programados.
Si este tipo de control se lleva directamente en la obra no sera necesario nada ms, pero si estos se
llevan a cabo en oficinas centrales es necesario que de la obra se remita la informacin
correspondiente semana con semana mediante un formato de este tipo:


MATERIALES
SUMINISTROS ESTA
SEMANA

UNIDAD
P.U.
COMPRA

IMPORTE

FACTURA

PROVEEDOR







Es importante que el flujo de informacin en este caso sea recproco y gil, es decir, que el
encargado de la obra remita su informacin a tiempo y adecuadamente a oficina central y que esta
emita su reporte a obra de la misma manera.
Adems de esto, lgicamente se deben llevar en el almacn de cada obra los kardex
correspondientes a cada uno de los materiales, adems del control de entradas y salidas de almacn.
b) Control de mano de obra.
La forma de llevar este control es similar a lo descrito en materiales. As pues una forma de llevarlo a
cabo sera como se muestra en la siguiente tabla, haciendo hincapi en que podemos observar en
forma clara la diferencia que hay entre nuestros importes mximos y el total que se ha pagado.

MANO DE
OBRA
VOLUMEN
TOPE
UNIDAD P.U.
MXIMO
IMPORTE LISTA DE
RAYA
IMPORTE ACUMULADO
ANTERIOR
ACUMULADO
TOTAL
M. DE O.
FALTANTE
PAGADO
TOTAL





En ocasiones es conveniente manejar la mano de obra por destajos con lo cual lo primero que habra
que definir son estos destajos. Suponiendo estos fijados, la forma de control podra ser de la siguiente
manera.

DESTAJOS VOLUMEN
TOPE
UNIDAD P.U.
MXIMO
IMPORTE EJECUTADO
SEMANA
IMPORTE
SEMANA
EJECUTADO
ANTERIOR
EJECUTADO
TOTAL
POR
EJECUTAR
IMPORTE
PAGADO






En este punto es necesario hacer una reflexin, el pago de mano de obra incluye adems de los
pagos lquidos a los trabajadores el factor de salario real correspondiente, hasta este punto el FSR se
ha considerado dentro de los sueldos de los trabajadores ya que estamos suponiendo pagos por
administracin. Esto se puede desglosar hasta el extremo que consideremos ms conveniente en
cada caso.
Sin embargo al fijar destajos si es importante separarlos ya que al acuerdo que se llega con el
destajista generalmente es por montos netos sin incluir ni impuestos ni aguinaldos, es por esto que si
ponemos atencin los montos totales a pagar en las dos formas de control no coinciden.
Igual que en el caso de control de materiales si estos no se llevan directamente en la obra ser
necesaria una forma de apoyo enviada por obra parecida a la siguiente:



DESTAJOS

VOLUMEN
TOPE


UNIDAD

P.U.
MXIMO


IMPORTE
EJECUTADO ESTA
SEMANA
IMPORTE ESTA
SEMANA






Todas las indicaciones y consejos dados en control de materiales son vlidos para este caso tambin.
c) Control de maquinaria y equipo.
Este tipo de control es muy importante, principalmente en obras de urbanizacin o construccin
pesada debido a la gran cantidad de equipo que se utiliza en este tipo de obras. El tradicional sistema
de control que se lleva a cabo se enfoca principalmente a una tomadura del tiempo que trabajan
estas mquinas, lo cual es importante; sin embargo, se debe reforzar este sistema llevando a cabo un
anlisis de los rendimientos que se esperaban de las mquinas y los rendimientos reales que se
obtienen, para lo cual proponemos la siguiente forma como complemento de las ya existentes para el
control de maquinaria y equipo:

DESCRIPCIN DEL EQUIPO LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES SBADO PRODUCCIN
SEMANAL
P
R
P
R
P
R
P
R

d) Control del programa general.
A partir del programa general obtenido, podemos obtener un sistema de control de gran utilidad como
el que exponemos a continuacin:












PARTIDA

1

2

3

4

5
TOTALES ACUMULADOS TOTALES PROGRAMADOS
MATERIALES P
R
EQUIPO P
R
MANO DE OBRA P
R
ASESORA TCNICA P
R
CAJA CHICA P
R
IMPUESTOS POR MANO DE OBRA P
R
OTROS P
R
TOTAL EGRESOS P
R
COBROS NETOS P
R
FLUJO SEMANAL P
R
FLUJO ACUMULADO P
R
PRODUCTOS FINANCIEROS P
R

Como podemos observar es exactamente el mismo formato obtenido anteriormente; solo que en ste,
cada apartado tiene dos renglones marcados con P que es el obtenido de acuerdo a la programacin
efectuada y R en donde introduciremos semanalmente los datos reales erogados por cada concepto y
los cobros reales correspondientes.
Aprovechando nuestra hoja de clculo electrnica los nicos datos que hay que suministrar al sistema
son estas erogaciones reales semanales y los cobros correspondientes a partir de estos datos la
mquina calcular:
a) Totales acumulados que son las sumas tanto de lo programado como de lo real, lo que nos
permite una comparacin eficiente para cada caso.
b) Total de egresos que son las sumas de todos los egresos efectuados con su correspondiente
total acumulado.
c) Flujo semanal y flujo acumulado que nos da una visin rpida y efectiva de nuestro estado
financiero y su comparacin con lo programado.
d) Productos financieros semanales programados contra reales.
e) Porcentajes de avances programados contra avances reales que estn separando en egreso e
ingreso para poder detectar ms rpidamente si en determinado momento el problema es de
cobros o de gastos.
Con una forma de este tipo y con la ayuda de las expuestas anteriormente y en el caso de que se
presentara alguna anomala se simplifica la deteccin de la misma y se agiliza la toma de decisiones
para corregirla.



5.2. Elaboracin de estimaciones.