Documentos de la SEQC 2010 23

Recomendaciones para la elaboracin de un manual de acogida en el Laboratorio Clnico

Recomendaciones para la elaboracin de un manual de acogida
en el Laboratorio Clnico
NDICE
0. Introduccin
1. Objeto y campo de aplicacin
2. Defniciones
3. El manual de acogida
4. Limitaciones de un manual de acogida
5. Bibliografa
0. INTRODUCCIN
Un problema que se plantea en la mayora de las empresas cuando
un trabajador se incorpora a un nuevo puesto de trabajo, es su des-
conocimiento de las caractersticas organizativas del nuevo medio
laboral. Por ello, sera conveniente disponer de una herramienta que
le guiara en su adaptacin e integracin a la nueva organizacin
y que le ofreciera la informacin precisa y relevante para ello. El
nuevo empleado debe ser considerado como un cliente interno y,
como tal, tendramos que obtener su mxima satisfaccin durante
el proceso de incorporacin a su puesto de trabajo.
El director del laboratorio clnico es el responsable de la edicin
y posterior revisin del manual de acogida, cuyo fn es informar
por escrito al nuevo empleado de los usos y costumbres de la or-
ganizacin (1). La adecuacin de la informacin vendr dada por
aquella que realmente sea imprescindible y que nos permita inte-
grar al nuevo empleado en nuestra organizacin de manera rpida,
natural y con un alto grado de satisfaccin. El manual de acogida
se complementar con los distintos manuales de procedimientos
normalizados de trabajo, tanto intralaboratorio como extralabo-
ratorio. En ellos se recoge la informacin exhaustiva y completa
de como hacer correctamente las tareas. Por lo tanto, permiten al
nuevo empleado aprender por s mismo, ser productivo y hacer las
cosas adecuadamente desde el principio.
Sociedad Espaola de Bioqumica Clnica y Patologa Molecular
Comit Cientfco
Comisin de Gestin del Laboratorio Clnico
1
Documento H. Fase 3. Versin 2
Preparado por:
A.J. Bentez Estvez, A.I. Quinteiro Garca, C. Remn Higuera, J.L. Bedini Chesa, I. Caball Martn, M. Fust
Ventosa, A. Garca Raja, A. Gimnez Marn, J.I. Monreal Marquiegui, M. Torra Puig y R. Venta Obaya.
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
El objeto de este documento es realizar una serie de recomenda-
ciones que permitan la elaboracin de un manual de acogida con
el fn de facilitar la incorporacin e integracin en el laboratorio
del nuevo personal.
El campo de aplicacin incluye todo tipo de laboratorios clnicos.
2. DEFINICIONES
Anlisis DAFO
Es una metodologa de estudio de la situacin competitiva de
una empresa en su mercado y de las caractersticas de la misma,
a efectos de determinar sus fortalezas, oportunidades, debilidades
y amenazas. El anlisis de la situacin interna que se centra en la
empresa, se compone de dos factores controlables: fortalezas y
debilidades; mientras que el anlisis de la situacin externa, que se
centra en el entorno, se compone de dos factores no controlables:
oportunidades y amenazas.
Benchmarking
Prctica de administracin de una empresa que toma como
modelo a la que considera lder en su actividad, para imitarla en lo
posible e incluso superarla. Sirve para mejorar sistemas productivos,
logsticos, comerciales, etc.
Plan de emergencias
Conjunto de acciones programadas para proteger las personas y
las instalaciones frente a situaciones de riesgo y tratar de evitar o
disminuir las consecuencias.
Composicin de la Comisin
M. Torra Puig (Presidente), J.L. Bedini Chesa, A.J. Bentez Estvez, I. Caball Martn, M. Fust Ventosa, A. Garca Raja, A. Gimnez Marn, J.I. Monreal Marquiegui,
A.I. Quinteiro Garca, C. Remn Higuera, y R. Venta Obaya.
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Relacin de agencia
Es aquella relacin en la que el demandante (principal) delega
en el mdico (agente) la solucin para una necesidad sanitaria. Esta
relacin est presidida por una asimetra de la informacin a favor
del mdico. El cliente elige y designa libremente al profesional como
su agente, confrindole la responsabilidad de tomar decisiones en
su benefcio e inters.
3. EL MANUAL DE ACOGIDA
Los objetivos estratgicos que se plantean al implementar un
manual de acogida son, entre otros, los siguientes (1):
Dar la bienvenida al nuevo empleado
Ofrecer informacin relevante relativa a las caractersticas
tanto de la empresa o institucin como del laboratorio clnico y las
responsabilidades asociadas al puesto de trabajo al que se incorpora.
Presentar la estructura organizativa y el organigrama funcio-
nal, con informacin expresa sobre sus responsables jerrquicos
superiores.
Dar a conocer las caractersticas legales y reglamentarias de su
relacin laboral con la empresa.
Reducir el tiempo de formacin y facilitar la adecuacin de la
persona al puesto de trabajo.
No sobrecargar de trabajo al personal de plantilla con los
recin incorporados, ya que tiene que realizar una doble tarea:
cumplir con su cometido habitual y ensear al nuevo empleado.
La transmisin directa de estos contenidos provocara informacin
sesgada incompleta.
Documentar y estandarizar el proceso de integracin y apren-
dizaje, lo que nos permite cumplir con los preceptos de la poltica
de calidad.
Evaluar, tras un perodo de tiempo adecuado, la asimilacin del
contenido del manual por parte del nuevo trabajador.
Antes de comenzar, deberamos refexionar sobre algunas cues-
tiones previas:
La conveniencia o no de realizar un nico manual de acogida
dirigido a las diversas categoras que desempean su trabajo
en el laboratorio clnico. El mensaje debe ser comprensible y
completo para todos los receptores del mismo. Si el hacer un
nico manual supone un problema (volumen de la informacin,
muy distintas necesidades, lenguaje muy tcnico, etc.) puede
valorarse la posibilidad de agrupar al personal y elaborar dis-
tintos manuales. Habr partes que sean comunes para todos y
otras que, quizs, haya que individualizar. Tambin se pueden
adaptar ciertas partes del manual de acogida de la empresa o
institucin si lo hubiere. E incluso, se puede valorar si hacer uno
especfco del laboratorio o insertarlo como un apartado dentro
del de la institucin.
La confeccin a travs de un equipo multidisciplinario. Esto
favorece la creatividad, el enriquecimiento de conocimientos, el
intercambio de puntos de vista, etc. Las encuestas o entrevistas
estructuradas al personal del laboratorio clnico, ayudarn a cono-
cer las necesidades de nuestros futuros clientes internos. Toda la
informacin recogida en el manual tiene que ofrecer valor aadido
para el nuevo empleado.
Qu soporte elegimos para distribuir el manual de acogida. Si
se utiliza el soporte en papel, tenemos que realizar reediciones del
manual cada vez que se produzcan cambios retirando las versiones
anteriores o puede ocurrir que estemos obligados a entregarlos ya
obsoletos. La alternativa sera emplear un documento electrnico
ya que nos permite la actualizacin de la informacin casi a tiempo
real. El archivo se puede grabar y distribuir en diversos soportes
fsicos segn las necesidades o depositarlo en una carpeta dejndolo
disponible en la intranet del laboratorio. Tambin se puede habilitar
un hipervnculo en la pgina web de la institucin o del propio
laboratorio que d acceso a dicha informacin.
Sera oportuno asesorarse legalmente, ya que el material usado
para la confeccin del manual ha de cumplir con la normativa
vigente: Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin
de datos personales (2), Ley Orgnica 1/1982, de 5 de mayo, sobre
proteccin civil al derecho al honor, a la intimidad personal y fa-
miliar y a la propia imagen (3), Ley 22/1987, de 11 de noviembre,
de propiedad intelectual (4), etc.
El manual de acogida tiene que favorecer la autosufciencia del
nuevo empleado en su incorporacin a la organizacin. Aun as,
sera adecuado designar una persona de referencia o tutor que gue y
resuelva los pequeos problemas o las dudas que le vayan surgiendo.
Las recomendaciones que aqu se recogen ofrecen unas directrices
generales de actuacin que pueden ser vlidas para la mayora de
los laboratorios clnicos. Sin embargo, cada tipo de organizacin
tiene sus propias peculiaridades, su forma de ser y de sentir. Se debe
ser juicioso y prudente a la hora de considerar qu informacin
incluir y cmo presentarla. El contenido del manual tambin deber
cumplir con los objetivos estratgicos previamente planifcados. A
continuacin, se propone una estructura de manual de acogida que
contenga los siguientes apartados:
3.1 El mensaje de bienvenida
El mensaje de bienvenida debe ser alentador, promotor del trabajo
en equipo, de la creatividad y de proactividad. Las personas son
las que realmente marcan la diferencia. Al nuevo empleado se le
anima a contribuir con sus ideas al xito empresarial. Por lo tanto,
no consiste en decirle qu es lo que se espera de l, sino en hacerle
saber qu medios se ponen a su disposicin para conseguir que
todas las partes (clientes-inversores-proveedores-personal) consigan
sus expectativas personales y profesionales. Se promueve la visin
estratgica ganas-ganas y se remarca la importancia del trabajo
en equipo para alcanzar el xito. Si se hubiese implementado un
cuadro de mando integral (5), sera oportuno hacer referencia a l
en este apartado.
3.2 La presentacin de la empresa
o de la institucin
3.2.1 Los orgenes
Se resumir brevemente la historia de la empresa o institucin a
la que pertenece el laboratorio clnico y cul es su rea sanitaria de
infuencia. Se recogern aquellos hechos de cierta relevancia y que
ayuden a comprender el porqu de la situacin actual y predecir
en cierta medida el futuro inmediato. Dentro de este contexto, se
podr hacer tambin referencia a la evolucin del propio laboratorio
dentro de la empresa.
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Recomendaciones para la elaboracin de un manual de acogida en el Laboratorio Clnico
3.2.2 Misin, visin y valores
Se describir brevemente cul es la misin, la visin y los valores
de la empresa o institucin a la cual pertenece el laboratorio clnico.
Alineada y en conjuncin con la de empresa, tambin se debera
presentar nuestra misin, visin y valores, aqu o en un punto aparte
dentro de epgrafe 3.4 La presentacin del laboratorio clnico. A
continuacin se proponen algunas ideas para explorar:
La misin (a qu nos dedicamos) El diagnstico in vitro es
nuestra razn de ser.
La visin (en qu nos queremos convertir) Con adjetivos
defniremos qu queremos ser en un futuro y tratamos de asumir
conceptos inherentes al proceso de atencin sanitaria como son:
necesidad, efcacia, efectividad, efciencia, equidad y calidad de vida.
Los valores (cmo hacer) Incluye los rasgos culturales prin-
cipales de nuestra organizacin. Hay dos valores que se erigen en
fundamentales para una organizacin: el relativo a ser persona y
la lealtad hacia la empresa.
Una discusin ms pormenorizada sobre estos conceptos se recoge
en el documento Recomendaciones para construccin de un cuadro
de mando integral (5).
3.2.3 La imagen externa y la imagen interna de la
empresa o institucin
La imagen externa y la imagen interna estn estrechamente re-
lacionadas entre s. Desde el primer momento hay que adoctrinar
al nuevo empleado en la importancia que tiene la proyeccin de la
imagen de la empresa que se ofrece, segn la forma de hacer y
de decir. La imagen a proyectar debe transmitirse repetidamente
a travs de todos los medios de comunicacin como un mensaje
singular. Este mensaje singular debe expresarse con smbolos, a
travs de medios escritos y audiovisuales, en el ambiente de trabajo,
en los acontecimientos sociales y por todo el personal. Por lo tanto,
es necesario conocer tanto el mensaje singular a transmitir como
los smbolos empleados en su consecucin. Slo as se proyectar
una imagen coherente e inequvoca a nuestros clientes.
3.2.4 Normativa general
Se abordar a tres niveles:
Marco regulatorio de aplicacin obligatoria a nuestra actividad
por imperativo legal. Se mencionarn slo aquellas que tengan un
mayor impacto. Por el ejemplo, Ley 55/2003, de 16 de diciembre,
del Estatuto del Personal Sanitario (6), La Ley 16/2003, de 28 de
mayo, de cohesin y calidad del Sistema Nacional de Salud (7),
Ley 44/2003, de 21 de noviembre, de ordenacin de las profesiones
sanitarias (8).
Convenio colectivo. El empleado debe saber a qu convenio
colectivo est sujeto como trabajador de la empresa, es decir, si se
ajusta a un convenio sectorial o no. En caso afrmativo se debera
facilitar el acceso al texto ntegro o cuando menos la manera de
localizarlo a travs de la web o en las sedes sindicales. A ttulo de
ejemplo, se han incorporado algunas citas en la bibliografa. (9-11)
Reglamento de rgimen interior de aplicacin obligatoria a
nuestra organizacin por imperativo de la direccin-gerencia. Se
har mencin al manual o documentos de referencia (12) dnde se
recoge la normativa interna de aplicacin a todos los empleados
de la organizacin.
3.2.5 Otras informaciones de inters
Se resean, entre otros, tems que puede ser necesario incluirlos
dependiendo de las necesidades concretas de cada organizacin:

Servicios, productos o procesos estrella (transplante, gestin
clnica, etc)
Lneas estratgicas de investigacin, desarrollo e innovacin
(historia clnica digital, ensayos clnicos, etc)
Organigrama empresarial o institucional (centros hospitalarios,
unidades de negocio, etc)
Plan director de obras y acondicionamiento
Programas asistenciales prioritarios formulados a travs de
los Planes de Salud, etc.
3.3 La importancia del laboratorio clnico
en el proceso asistencial
En los textos de gestin hospitalaria (13) la actividad del labo-
ratorio clnico se consideraba como un producto intermedio dentro
del proceso de la atencin sanitaria y el captulo correspondiente se
inclua, entre otros, junto al servicio de esterilizacin. Despus de
10 aos, se observa que el laboratorio clnico es la actividad que
ms ha crecido en el conjunto del sistema sanitario espaol y que
las pruebas del laboratorio desempean un papel fundamental en
la atencin sanitaria: un alto porcentaje de las decisiones clnicas
que se toman a diario estn basadas en resultados de pruebas del
laboratorio.
Por otra parte, los laboratorios clnicos han mejorado sustan-
cialmente la calidad de los resultados (nuevas tecnologas, nuevos
sistemas organizativos) y, por tanto, su relevancia en las deci-
siones clnicas.
3.4 La presentacin del laboratorio clnico
3.4.1 El cambio del entorno
La historia del laboratorio est infuida por cambios sociales,
culturales, sanitarios, tecnolgicos y econmicos. Sin llegar a hacer
un completo anlisis DAFO (debilidades-fortalezas, amenazas-
oportunidades) de nuestro entorno o un benchmarking, en este
punto se pueden presentar algunas ideas consideradas clave para
el futuro de la empresa (14):
Lo importante no es fabricar datos, si no explotarlos por el
inters clnico. Los cambios en la probabilidad del individuo de
sufrir distintas enfermedades como consecuencia de aplicar diversas
intervenciones sanitarias (cambio de estilo de vida, tratamiento
farmacolgico, etc.) adquieren cada vez mayor inters. La evo-
lucin en el tiempo de los riesgos individuales, la predisposicin
frente a enfermedades supone nuevos retos frente al enfoque del
diagnstico clsico
La adecuacin de la demanda es una obligacin moral, que tiene
su origen en la propia tica profesional (hacer correctamente las
cosas correctas)...
3.4.2 El organigrama funcional
ste representa en forma grfca las principales funciones y lneas
de autoridad de un laboratorio en un momento dado. Al disearlo, es
aconsejable no olvidar incluir los siguientes datos: ttulo descriptivo
del mismo, fecha de confeccin, personas que lo han elaborado,
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aprobado y autorizado, los puestos clave y la explicacin de lneas
y smbolos especiales. La informacin ofrecida por el organigrama
funcional se puede completar adjuntando un organigrama estruc-
tural de las secciones, unidades de negocio, puntos de extraccin
perifrica, etc., que confguran el laboratorio clnico.
3.4.3 Los planos de planta
stos representan una seccin horizontal de una planta de un
edifcio contemplada desde arriba. Se pueden confeccionar planos
de planta generales para ubicar o indicar el acceso a departamentos
o unidades de negocio, almacenes, etc. Tambin se pueden elaborar
planos de planta especfcos para sealar la disposicin de elementos
de seguridad antiincendios, instalaciones elctricas, etc.
3.4.4 Cartera de servicios
Se puede defnir (15) como el conjunto de tcnicas, tecnologas o
procedimientos mediante los que se hacen efectivas las prestaciones
sanitarias. En nuestro caso concreto, en el manual de acogida se
puede llevar a cabo un resumen de tcnicas, tecnologas o procedi-
mientos disponibles ms importantes. As mismo, se puede remitir
al nuevo empleado a la consulta tanto del manual de procedimientos
normalizados de trabajo como del catlogo de determinaciones ana-
lticas del laboratorio para obtener una informacin ms exhaustiva
y pormenorizada.
3.4.5 Presentacin del lugar de trabajo y compaeros
Tras la presentacin a los responsables jerrquicos, se tendr
prevista una visita a las instalaciones donde el nuevo trabajador
desempear su puesto de trabajo, y la presentacin personal a sus
compaeros.
3.4.6 Resumen de las memorias anuales
Se facilitar un resumen de las ltimas memorias anuales del
laboratorio clnico (3-5 aos) dnde fgurar la actividad asisten-
cial, los recursos y la gestin econmica, entre otros. Quizs, ms
importante que las cifras absolutas sobre los distintos conceptos,
es visualizar la evolucin histrica de los mismos. En este sentido,
si se dispusiera de cifras sobre los costes de la no calidad y de la
calidad tambin se podran incluir aqu.
3.5 La calidad
A travs de la poltica de calidad del laboratorio clnico, la direc-
cin o jefatura de servicio manifestar pblicamente su compromiso
con la calidad (16):
Teniendo como meta la mejora del estado de salud de los
pacientes, procurando cubrir sus necesidades y expectativas, fa-
cilitando una asistencia efectiva, segura y efciente, observando al
paciente como un todo multidimensional y en el estricto respeto
de su dignidad personal.
Implementando un sistema de la calidad que impulse la me-
jora continua, en todas las secciones o unidades y para todos los
mbitos y dirigiendo a la organizacin hacia un objetivo comn: la
excelencia. En este punto, se destacar la importancia del sistema
de medida (slo podemos gestionar aquello que medimos) y que la
fase preanaltica es dnde se acumulan ms errores y se consume
ms tiempo del proceso analtico.
Obteniendo la verifcacin externa de los niveles de calidad
alcanzados (certifcacin y/o acreditacin)
3.6 Los procesos
3.6.1 Sobre los clientes: mdicos y pacientes
Se debe movilizar el conocimiento a todos los niveles de la
organizacin con el objetivo de maximizar el valor ofrecido a los
clientes. En el laboratorio clnico existen dos tipos de clientes:
Cliente externo o paciente: es la persona que recibe en ltima
trmino nuestros servicios o productos. Debido a la asimetra de
informacin, slo valora de nuestros servicios aspectos relacionados
con la adecuacin de las instalaciones, la cortesa en el trato, la
profesionalidad en los procedimientos, la limpieza y la comodidad
del mobiliario, etc.
Cliente interno o mdico: es la persona que prescribe nuestros
servicios o productos y evala la calidad tcnica del resultado fnal.
Establece una relacin de agencia con el paciente, confrindole ste
ltimo la responsabilidad de tomar decisiones en su benefcio e inters.
La necesidad de procurar la mxima satisfaccin a dos tipos de
clientes diferentes debe constituir una prioridad desde el primer
da de trabajo.
3.6.2 Sobre las personas
En este epgrafe se abordaran aspectos relacionados con:
El horario de trabajo. El empleado debiera ser informado sobre
los diferentes horarios establecidos dentro el laboratorio (atencin
al pblico, trabajo, mantenimiento, limpieza, reduccin de jornada
en verano, etc.), la existencia de distintos turnos, la obligacin de
hacer guardias mdicas, la diferente duracin de las jornadas de
trabajo segn el puesto o la categora, etc. Tambin se puede indicar
cundo y en qu momento se puede solicitar a ttulo individual la
reduccin o adaptacin de la jornada laboral por cuidado de personas
dependientes, maternidad, paternidad, etc.
Los descansos reglamentarios. Se debe indicar el tiempo
mximo permitido durante la jornada laboral destinado a hacer una
pausa (desayuno, fumar, etc.)
Los das libres y los permisos (con o sin sueldo). Independien-
temente de cuanto se prevea al respecto en el convenio colectivo, el
empleado deber poder consultar en qu condiciones puede ejercer
su derecho a solicitar das libres o permisos (qu cantidad de das
libres en concepto de mudanza o cambio de domicilio, exmenes
en centros pblicos, paternidad o maternidad, etc.) En el supuesto
que no se permita unir el disfrute de das libres o permisos a los de
vacaciones reglamentarias habr que hacerlo constar
Las vacaciones. A parte de lo previsto en el convenio colec-
tivo, el laboratorio deber informar sobre la normativa a seguir
con respecto a los derechos y obligaciones de los empleados para
disfrutar sus vacaciones. Esto supone indicar si se dispone de un
sistema de turnos o rotaciones, si todo el personal est obligado a
disfrutarlas en una poca determinada (por el cese de la actividad),
si existe algn periodo de tiempo dnde no es posible solicitarlas
(por ejemplo, diciembre), el nombre y cargo de la persona que las
autoriza y la antelacin con que hay que solicitarlas. Tambin sera
benefcioso hacer constar aspectos tales como: nmero de veces en
que se pueden fraccionar las vacaciones, cmputo del nmero de
das segn antigedad, etc.
Plan de adiestramiento. ste se basar en favorecer la accesi-
bilidad a la documentacin de los procedimientos normalizados de
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Recomendaciones para la elaboracin de un manual de acogida en el Laboratorio Clnico
trabajo incluidos en el manual de procedimientos de cada unidad.
En estos procedimientos se recoge de forma exhaustiva todo lo
relacionado con las tareas a realizar, responsabilidades, medios, no
conformidades, indicadores de calidad, interrelaciones con otros
procedimientos, etc.
Formacin continuada de las personas (de carcter general y
especfco) Se informar al empleado sobre los derechos y obliga-
ciones en aspectos relacionados con la necesidad de su capacitacin
estratgica y de su formacin continuada. Se informar asimismo
de las fuentes de formacin interna de la empresa.
3.6.3 Sobre la seguridad
Se abordarn aspectos tanto de la seguridad del paciente como
del trabajador:
Autonoma y confdencialidad de datos de los pacientes.
Estos puntos estn regulados por la Ley 41/2002 de la autonoma
del paciente (17) y por la Ley orgnica 15/1999 de proteccin de
datos de carcter personal (2) En este epgrafe se deber establecer
claramente que existen procedimientos del laboratorio para los cu-
les es necesario obtener el consentimiento informado del paciente
mediante un modelo de solicitud autorizado y la obligatoriedad del
secreto sobre los datos clnicos del paciente por todos y cada uno
de los miembros de la organizacin.
Seguridad en la atencin sanitaria y prevencin de eventos. El
laboratorio clnico, como importante eslabn dentro de la cadena
de la atencin sanitaria, reconoce el derecho bsico del ciudadano
a tener una atencin sanitaria segura como flosofa que sustenta
nuestra Poltica de Calidad. En este aspecto contribuye de forma
decisiva la formacin y califcacin de nuestros profesionales y su
contribucin responsable al resultado fnal.
Buenas prcticas profesionales y riesgos laborales. Aunque
en todo momento deben observarse las recomendaciones sobre las
buenas prcticas profesionales, el desempeo de nuestro trabajo en
las instalaciones del laboratorio clnico no est exento a la expo-
sicin de riesgos de diversa naturaleza (ver tabla I). Los servicios
de prevencin de riesgos (18-22) son los responsables dentro de la
empresa o institucin de todo lo relacionado con la prevencin de
riesgos: inmunizacin frente a diversos agentes vricos, gestin de
incidentes o accidentes, ergonoma, etc. Es obligacin del nuevo
empleado acudir a los servicios de prevencin de riesgos para, previa
evaluacin, someterse a las intervenciones sanitarias oportunas a fn
de prevenir riesgos inherentes al desempeo de su trabajo.
Sustancias peligrosas y fchas de seguridad. Sera conveniente
resear aqu la importancia del manejo y almacenamiento de las
sustancias peligrosos y de la disposicin in situ en caso de accidentes
de las fchas de seguridad de cada una de ellas (23) y que permiten
un tratamiento precoz y adecuado a cada situacin.
Plan de emergencias. Al nuevo empleado se le har partcipe
de las normas de actuacin en caso de incendio o evacuacin
(24) Si existieran planos de planta o carteles con instrucciones
sobre salidas de emergencias, disposicin de extintores, puntos
de reunin, etc., tambin se podra incluir dicha informacin en
el manual de acogida.
3.6.4 Sobre el medio ambiente
La defnicin de la poltica medioambiental y el desarrollo de
un sistema de gestin medioambiental se pueden basar en el cum-
plimiento de las normas de la serie UNE EN ISO 14000. En este
sentido, el compromiso de la organizacin parte de la necesidad
de cumplir con la legislacin vigente y con una serie de requisitos
que se asumen con carcter voluntario. En el Reglamento (CE)
N 761/2001 se abordan una serie de aspectos medioambientales
que, por su relevancia, sera necesario referenciar en el manual de
acogida (25-26):
La prevencin, el reciclado, la reutilizacin, el transporte y la
eliminacin de residuos slidos y de otra naturaleza, en particular
los residuos peligrosos.
El uso de recursos naturales y materias primas (incluida agua
y energa)
Cuestiones locales (ruido, vertidos, emisiones, vibraciones,
olores, polvo, apariencia visual, etc.)
Normas
Real Decreto 485/1997, 23 de abril, sobre disposiciones mnimas en materia de sealizacin de seguridad y salud en el trabajo.
BOE 1997-04-23 (97): 12911-8.
Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, por el que se establecen las disposiciones mnimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo.
BOE 1997-04-23 (97): 12918-26.
Real Decreto 487/1997, de 14 de abril, sobre disposiciones mnimas de seguridad y salud relativas a la manipulacin manual de las cargas que
entrae riesgos, en particular dorsolumbares, para los tranajadores. BOE 1997-04-23 (97): 12926-28.
Real Decreto 488/1997, de 14 de abril, sobre disposiciones mnimas de seguridad y salud relativas al trabajo con equipos que incluyen pantallas
con visualizacin. BOE 1997-04-23 (97): 12928-31.
Real Decreto 664/1997, 12 de mayo, sobre la proteccin de los trabajadores contra los riesgos relacionados con el exposicin a agentes biolgicos
durante el trabajo. BOE 1997-05-24 (124): 16100-11.
Real Decreto 773/1997, de 30 de mayo, sobre las disposiciones mnimas de seguridad y salud relativas a la utilizacin por los trabajadores de
equipos de proteccin individual. BOE 1997-06-12 (140): 18000-17.
Real Decreto 1215/1997, de 18 de julio, por el que se establecen las disposiciones mnimas de seguridad y salud para la utilizacin por los
trabajadores de los equipos de trabajo. BOE 1997-08-07 (188): 24063-70.
Real Decreto 374/2001, de 6 de abril, sobre la proteccin de la salud y la seguridad de los trabajadores contra los riesgos relacionados con los
agentes qumicos durante el trabajo. BOE 2001-05-01 (104): 15893-9.
Real Decreto 614/2001, de 8 de junio, sobre disposiciones mnimas para la proteccin de la salud y seguridad de los trabajadores frente a riesgo
elctrico. BOE 2001-06-21 (148): 21970-7.
Ley 37/2003, de 17 de noviembre, del Ruido. BOE 2003-11-18 (276): 40494-505
Tabla I. Legislacin sobre riesgos laborales
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Aspectos relacionados con el transporte de bienes y servicios,
y de personas.
El riesgo de accidentes e impactos medioambientales derivados,
o que pudieran derivarse, de los incidentes, accidentes y posibles
situaciones de emergencia.
3.6.5 Sobre la relacin con los proveedores
Se informar al trabajador de la poltica de la empresa y la nor-
mativa vigente que regula la relacin con los proveedores. As, el
Real Decreto 1662/2000, de 29 de septiembre (23), que transpone la
Directiva 98/79/CE, de 27 de octubre de 1998, establece un marco
normativo para la relacin de los profesionales sanitarios con la
industria de productos sanitarios para diagnstico in vitro. Algunos
puntos de especial inters seran:
Queda expresamente prohibido otorgar, ofrecer o prometer
primas, ventajas pecuniarias o ventajas en especie a los profesionales
sanitarios o cualquier otra persona relacionada con la utilizacin,
prescripcin o dispensacin de los productos.
S se permite la fnanciacin de los premios, becas, contribu-
ciones y subvenciones a reuniones, congresos, viajes de estudio
y actos similares, que se aplicarn exclusivamente a actividades
de ndole cientfca cuando sus destinatarios sean trabajadores en
ejercicio o las entidades en que se asocian. Tambin se autorizan
los cursos de entrenamiento, necesarios para la correcta utilizacin
de los productos, que sean facilitados a los profesionales por los
fabricantes o distribuidores.
En las publicaciones de trabajos y ponencias de reuniones,
congresos y actos similares se harn constar los fondos obtenidos
para su realizacin y fuente de fnanciacin. La misma obligacin
alcanzar al medio de comunicacin por cuya va se hagan pblicos
y que obtenga fondos por o para su publicacin.
3.6.6 Sobre investigacin, desarrollo e innovacin
Se pueden exponer las lneas de investigacin o de innovacin
principales en las cuales actualmente est involucrado el laboratorio.
Tambin se puede recopilar un listado con aquellas publicaciones
(revistas, libros, etc.) con mayor ndice de impacto o de mayor
inters profesional para el nuevo empleado.
3.6.7 Sobre la docencia pre y/o postgrado
De estar acreditados para impartir docencia pre y/o postgrado,
es necesario hacer constar quin es el responsable de la docencia
(tutor) y su disponibilidad para labores de consultora sobre aspec-
tos tales como: derechos y deberes de las personas en formacin,
documentacin sobre programas, planifcacin de rotaciones sobre
las diferentes unidades, sistema de evaluacin (conocimientos,
habilidades, desempeo), etc.
3.7 Otras informaciones de inters
Se puede ofrecer informaciones complementarias tales como:

Intranet Corporativa y correo electrnico
Directorio de telfonos internos
Ideas/Sugerencias/Quejas
3.8 Despedida
El director del laboratorio clnico o el jefe de servicio deberan
despedirse del empleado dndole nuevamente la bienvenida a la
empresa y desendole buena suerte en su nueva andadura profe-
sional, no sin antes recordarle que en la cultura de la empresa no
existe el yo, sino el nosotros, para lo cual todos estamos a su
disposicin para cuanto pueda necesitar. Por lo tanto, se reitera
la importancia del trabajo en equipo para alcanzar altas cotas en el
desempao empresarial.
Un cordial saludo
(Nombre y cargo)
3.9 Anexos: Solicitudes y formularios
Se pueden ajuntar imgenes de distintos modelos de
solicitud /formularios:
Solicitud de tarjetas de identifcacin personal
Solicitud de alta de acceso a la Intranet Corporativa (claves
informticas) y aplicacin informtica del laboratorio
Solicitud de ropa de trabajo (batas, pijamas, zuecos)
Solicitud de permisos: vacaciones, das de libre disposicin y
otros.
Solicitud de actividad formativa
Comunicacin de accidentes laborales
4. LIMITACIONES DE UN MANUAL
DE ACOGIDA
A continuacin se exponen algunas de las limitaciones que hay
que contemplar a la hora de implementar un manual de acogida.
4.1 Sobre adecuacin de la informacin
En el sector pblico, que dispone muchas veces de un sistema
de contratacin mediante listas cerradas, no se puede intervenir en
la verifcacin de la cualifcacin apropiada de las personas para
el puesto de trabajo vacante. Por lo tanto, es importante disear un
manual de acogida que facilite el adiestramiento y la prevencin
de riesgos laborales.
En el sector privado, la seleccin de personal se realiza en base a
la idoneidad para el puesto de trabajo y permite dotar a la empresa
del personal ms adecuado, en funcin de sus objetivos y planes
estratgicos y operativos. Quizs, en este caso, el manual se debera
enfocar a aspectos ms relacionados con la imagen y la cultura de
la empresa.
4.2 Manual de procedimientos normalizados
de trabajo vs. manual de acogida
El manual de procedimientos normalizados de trabajo reco-
pila los documentos que describen la manera de cmo se hace
o se desarrolla una tarea, un procedimiento o una actividad de
acuerdo al grado de difcultad, tiempos, movimientos, fujos de
operacin, controles, responsables y normativa aplicable a cada
caso en particular. Se describen pormenorizadamente los proce-
dimientos a fn de que, independientemente quin lo ejecute, la
calidad del resultado fnal sea la misma. Sin embargo, la meta del
manual de acogida es distinta. Consiste en facilitar el proceso de
aprender sobre la estructura, los usos, las costumbres y las normas
que rigen a la organizacin. No se deben confundir los objetivos
de ambos manuales.
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Documentos de la SEQC 2010 29
Recomendaciones para la elaboracin de un manual de acogida en el Laboratorio Clnico
4.3 Manual de acogida institucional vs.
manual de acogida de una unidad de
negocio
El manual de acogida debe refejar la realidad de la organizacin
para la cual se ha elaborado. Para una institucin o entidad que
consta de varias unidades de negocios (departamentos, servicios),
el manual tratar:
Fomentar la identidad y la imagen corporativa.
Presentar la cultura organizativa (valores, creencias, reglas del
juego) que debe ser compartida por todas las unidades de negocio.
Mostrar la estructura corporativa y, cuando fuere pertinente,
recoger las relaciones entre las distintas unidades negocio, hacien-
do especial hincapi en las sinergias a alcanzar entre ellas (valor
agregado).
As, el manual de acogida de la institucin frente al de cualquier
unidad de negocio tiene que ser necesariamente diferente.
5. BIBLIOGRAFIA
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salvacin para jefes y empleados. Madrid: Fundacin Confemetal; 2007.
2. Jefatura del Estado. Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de
proteccin de datos de carcter personal. BOE 1999-12-14; (298);
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3. Jefatura del Estado. Ley Orgnica 1/1982, de 5 de mayo, sobre pro-
teccin civil al derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a
la propia imagen. BOE 1982-05-14 (115): 12546-48.
4. Jefatura del Estado. Ley 22/1987, de 11 de noviembre, de propiedad
intelectual. BOE 1987-11-17 (275): 34163-76
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6. Jefatura del Estado. Ley 55/2003, de 16 de diciembre, del Estatuto
Marco del personal estatutario de los servicios de salud. BOE 2003-
12-16; (301): 44742-63.
7. Jefatura del Estado. La Ley 16/2003, de 28 de mayo, de cohesin y calidad
del Sistema Nacional de Salud. BOE 2003-05-29; (128): 20567-88.
8. Jefatura del Estado. Ley 44/2003, de 21 de noviembre, de ordenacin
de las profesiones sanitarias. BOE 2003-11-22; (280): 41442-58.
9. Direccin General de Relaciones Laborales. Resolucin de 8 de abril
de 2005, de la Direccin General de Relaciones Laborales, por la que
se dispone el registro, el depsito y la publicacin, en el Diario Ofcial
de Galicia, del convenio colectivo para el personal laboral del sector
sanitario de Galicia gestionado por fundaciones pblicas sanitarias o
empresas pblicas. DOG 2005-05-10 (89): 7825-45.
10. Ministerio de Sanidad y Consumo. Resolucin de 5 de diciembre de
2008, de la Secretara General de Sanidad, por la que se publica el
Convenio de colaboracin, entre el Ministerio de Sanidad y Consumo
y la Comunidad Autnoma de Galicia, para el impulso de prcticas
seguras en los centros sanitarios. BOE 2009-01-6 (5): 1069-83.
11. Consellera de Sanidad. Orden de 1 de diciembre de 2008 por la que
se publica el acuerdo 2008-2012 para la mejora de las condiciones de
trabajo y retributivas del personal estatutario del Servicio Gallego de
Salud. DOG 2008-12-10 (239): 21943-50.
12. Consejera de Sanidad. Orden 3081/2007, de 22 de noviembre, por
la que aprueba el Reglamento de Rgimen Interior del Hospital del
Henares. BCOM 2008-1-31 (26): 10-14.
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14. Centros sanitarios sin laboratorios? [Nota de actualidad] Boletn In-
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16. Arbusa I, Alfaro L, Zamora JJ. El Sistema Nacional de Salud en el siglo
XXI. La gestin de la calidad en la provisin de Servicios Sanitarios.
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18. Jefatura del Estado. Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevencin
de riesgos laborales. BOE 1995-11-10 (269): 32590-611.
19. Ministerio de la Presidencia. Real Decreto 1488/1998, de 10 de julio,
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20. Jefatura del Estado. Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del
marco normativo de la prevencin de riesgos laborales. BOE 2003-12-
13; (298); 44408-15.
21. Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. Real Decreto 39/1997, de
17 enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de
Prevencin. BOE 1997-11-31 (27): 3031-45.
22. Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. Real Decreto 780/1998, de 30
de abril, por el que se modifca el Real Decreto 39/1997, de 17 enero,
por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevencin.
BOE 1998-5-1 (104): 14698-700.
23. Ministerio de Sanidad y Consumo. Real Decreto 1662/2000, de 29 de
septiembre, sobre productos sanitarios para diagnstico in vitro. BOE
2000-09-30; (235): 33482-508.
24. Ministerio del Interior. Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, por
el que se aprueba la Norma Bsica de Autoproteccin de los centros,
establecimientos y dependencias dedicados a actividades que puedan dar
origen a situaciones de emergencia. BOE 2007-03-24 (72): 12841-50.
25. Reglamento (CE) N 761/2001, del Parlamento Europeo y del Consejo,
de 19 de marzo de 2001, por el que se permite que las organizaciones se
adhieran con carcter voluntario a un sistema comunitario de gestin y
auditora medioambientales (EMAS). DOCE 2001-04-24 (L114): 1-29.
26. Recomendacin de la Comisin de 10 de julio de 2003, sobre las orientaciones
para la aplicacin del Reglamento (CE) N 761/2001 del Parlamento Europeo
y del Consejo en lo que respecta a la seleccin y el uso de indicadores del
comportamiento medioambiental DOCE 2003-07-23 (L184): 19-32.
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