Cuentas De Orden

CUENTAS DE ORDEN
Las cuentas de orden registran valores reales de la empresa, pero no afectan de manera directa ni modifican
las cuentas de Balance General y del Estado de Resultados, o sea todo el grupo de cuentas que conforman los
Estados Financieros (Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos y Gastos), lo que significa que son la
representacin de valores contingentes (Derechos y obligaciones contingentes) que nos sirven para efectos de
controles administrativos o recordatorias, lo que significa que de conformidad con la partida doble debemos
abrir dos cuentas de mayor una de naturaleza deudora y otra de naturaleza acreedora que especifiquen
claramente el registro que representan.
Pero Qu son los valores contingentes? Son derechos y obligaciones probables o que estn sujetos a una
contingencia, al suceder esta se convierten en valores reales.
Las cuentas de orden se clasifican en:[1]
a) Contingentes:
Avales (Firmas que garantizan Obligaciones)
Litigios (Juicios pendientes de resolucin)
Fianzas
Derivados Financieros
b) Recordatorias y de controles administrativos
Mercancas en consignacin
Emisin de Obligaciones burstiles
c) Fiscales
Depreciacin y amortizacin
Gastos no deducibles
Activos totalmente depreciados
Prdidas Fiscales
La apertura de las cuentas de orden est determinada por
las operaciones siguientes:
1. A efecto de registrar valores ajenos que se reciban:
A. En guarda
B. En prenda o garanta
C. Para la ejecucin de un mandato (compra venta )
2. Para registrar derechos u obligaciones contingentes.
A. Otorgamiento de fianzas
B. Contratos de seguros
C. Reclamaciones
3. Obligaciones contingentes por descuento de documentos de
crdito.
A. Contratos de compra venta
4. Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio.
A. Contratos que impliquen un compromiso critico
5. Registro duplicado de operaciones, con distintos fines.
A. Depreciacin, con enfoque contable y con enfoque fiscal
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Cmo establecemos las cuentas de orden?
Recordemos que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre
en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente
movimientos y saldos compensados en todo momento.
En las cuentas de orden, El saldo de una ser siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual
cantidad. De hecho es una caracterstica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en grupos
de dos, por lo que siempre habr una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual tambin se le puede
llamar contra cuenta.
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Bajo los principios contables el movimiento de las cuentas de orden lo podemos realizar de dos maneras:
1. Registro de Movimiento directo.
Registramos las cuentas de orden mediante Movimiento Directo, cuando el asiento que registremos en una de
ellas, tenga el efecto o afecte a otra cuenta de orden y sin que intervengan las cuentas del Balance o de
Resultados.
Es decir, cuando al efectuarse un debito a una cuenta de orden, el crdito, necesariamente, corresponda a otra
cuenta de orden, o viceversa.
2. Registro de Movimiento cruzado.
El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un debito a una cuenta de orden, con un
crdito a una cuenta de balance o de resultados y un crdito a una cuenta de orden, con debito a una cuenta
de balance o de resultados.
Por tal razn definimos dos tipos de valores para las cuentas contables:
1. VALORES REALEAS: Son los valores que afectan a las cuentas del Balance General y del Estado de
Resultados
2. VALORES CONTINGENTES: Son los valores que afectan y representan la cuentas de Orden.
Veamos un ejemplo en el que aplicamos los dos tipos de movimientos de las cuentas de orden:
Para efectos de este ejemplo vamos a trabajar con la cuenta de Prstamos por cobrar a Corto Plazo, para una
institucin Financiera.
Al finalizar el ciclo contable tenemos el siguiente Balance General:

PRESTAMOS POR COBRAR A C/P.
Para nuestro caso La Superintendencia de Bancos mandata a provisionar los crditos (Cartera de
Microcrditos) de la siguiente manera.

Entonces para nuestro ejemplo vamos a suponer que tenemos un cliente llamado Pedro Moreno con un crdito
de U$ 10,000.00 que fue entregado en la fecha 05 de enero del 2012 debiendo pagar cuotas mensuales durante
un ao.
Supongamos que el cliente a la fecha del 31 de marzo no ha pagado ninguna cuota del Prstamo, a esa fecha
el Prstamo se considera un Credito de Categora D Dudosa Recuperacin porque est con una morosidad
de 86 das, por lo tanto tendramos que realizar el siguiente ajuste contable previo al registro de las cuentas de
orden.
PEDRO MORENO
MONTO U$ 10,000.00
Morosidad > a 86 das
% de Riesgo = 50%
Provisin para prstamos incobrables U$ 5,000.00

Entonces nuestro Balance General cortado al 31 de Marzo del 2012, quedara de la siguiente Manera:

Al corte de nuestro siguiente mes 30 de Abril del 2012, nuestro cliente todava no se ha presentado a pagar y
presenta una morosidad de 116 das, por lo tanto, estamos obligados a provisionar el 100% del prstamo.
PEDRO MORENO
MONTO U$ 10,000.00
Morosidad > a 116 das
% de Riesgo = 100%
Provisin para prstamos incobrables U$ 10,000.00
Valor provisionado al mes anterior U$ 5,000.00
Valor a provisionar mes actual U$ 5,000.00
El asiento de ajuste contable quedara de la siguiente manera:

Una vez realizado nuestro asiento de ajuste contable, lo contabilizamos de la siguiente manera en el Balance
General:

Entonces veamos lo que sucede al tener esta institucin saldos en mora que afectan su cartera de crdito, A la
fecha ya han sucedido dos cosas:
1. El valor total del crdito ya se ha provisionado en un 100%, y lo nico que presenta en nuestro balance es
un saldo negativo que de alguna manera afecta a la empresa por la disminucin de su patrimonio y a esta
fecha se considera dudosa su recuperacin.
2. El valor total del crdito ya lo hemos considerado y registrado como un gasto afectando nuestro patrimonio,
por lo tanto para limpiar nuestro balance, registramos dicha operacin en nuestras cuentas de orden, para lo
cual realizaramos el siguiente asiento de ajuste contable:

Por lo tanto nuestro Balance General quedara de la siguiente manera:

Como puedes ver al realizar los asientos de ajustes modificamos la cuenta de Prestamos por cobrar a C/P y la
de Provisiones para prstamos incobrables, y creamos las cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras
para la cuenta de Prestamos por cobrar a C/P. Y de esta forma realizamos los asientos de ajustes contables en
las cuentas de orden.
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Las Cuentas de Orden: Concepto y contenido.
Las cuentas de orden son aquellas en las que se registran movimiento de valores que
no afectan o modifican los estados financieros, pero es necesario su registro para
consignar y controlar sus derechos o responsabilidades y establecer un recordatorio en
forma contable.

Es decir, las cuentas de orden, son aquellas que en fondo y forma actan
como memorias, para registrar hechos o circunstancias que no afectan las cuentas
de balance o resultados pero que es conveniente conocer por sus posibles efectos
futuros.

A diferencia de las cuentas de balance normales donde se registran valores reales, en
la cuentas de orden lo que se registra, por lo general, son contingencias a favor o a
cargo, segn corresponda.

Entre las operaciones ms comunes que se acostumbra registrar bajo este rubro estn
las siguientes:

- Valores recibidos en guarda.

- Valores recibidos en prenda o garanta.

- Ejecucin de mandato como la comisin de compra o venta en general por cuenta
ajena.

- Avales.

- Depreciacin fiscal.

- Otorgamiento de fianzas.

- Otorgamiento de garantas.

- Obligaciones por descuento de documentos.

- Toda clase de contratos que se celebren.

En cuanto a los Principios de Contabilidad bien se podra decir que se aplica
indirectamente el criterio prudencial, ya que, generalmente, en las cuentas de orden se
registran conceptos que pueden -o no- ser gastos en el futuro.