TIPOS DE COMPRA Y MODALIDADES CONTRACTALES DE ADQUISICION

CONCEPTO DE COMPRAS

Es la accin de adquirir un producto ofrecido por un vendedor, a travs de un contrato de
compra-venta, a cambio de un precio en dinero, cierto y no simulado.
En las empresas, es necesario adquirir ciertos insumos o materias primas, para poder
funcionar. Para ello existe generalmente un rea, llamada gestin o departamento de
compras, que detecta las necesidades, y planifica mediante un plan de compras, qu
comprar, cunto, cundo donde, y a qu precio.
Para ello, solicita presupuestos, los examina, comparando la calidad de los productos y su
precio, para lo cual se requerir contar con conocimientos tcnicos. Evala el plazo y las
condiciones de entrega, la forma de pago, las garantas; negocia con los proveedores,
emite las rdenes de compra una vez decidida la operacin, recibe los productos
comprados, los registra y almacena, y finalmente, los entrega al sector que los necesita.
Una vez recibida la mercadera o servicio adquirido, en la forma convenida, se emite la
factura de pago.
En el sector compras se originan los egresos de la empresa, por eso es prioritario
comprar a bajo precio y a la ms alta calidad posible. Estas decisiones estratgicas de
cmo comprar, se conocen con el nombre de polticas de compras.

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Comprar los materiales para los propsitos buscados
Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que
impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones
monetarias, inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

FACTORES EN LA DECISIN DE UNA COMPRA

Los tres principales factores en la decisin de una compra son:
1. La calidad - 2. La funcionalidad - 3. El precio

1. La calidad
No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si
mismo no denota mayor calidad en el producto.

2. El precio
Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que
ya no es una gua confiable para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se
vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de compras no puede
basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar directamente el impacto
total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que ms bien est
movindose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseo para
lograr la calidad que el cliente est solicitando.
El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden a
abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a las
necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de
produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que
es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.

3. Funcionalidad
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es:
analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a desarrollar en beneficio del
producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus
caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin van a
tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin debe ser
descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad
de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

POLTICAS DE COMPRAS

Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas
deben estar acordes con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos
que deben considerarse para integrar las polticas de compras son:
1. Deben estar claramente expuestas.
2. Ser razonables y fciles de llevar a la prctica.
3. Indicar los factores limitativos y determinantes.
4. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas.

FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Adquisiciones
Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro
de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos:
precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez
recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes
mencionados, y por ltimo aceptarlas.
Guarda y Almacenaje
Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de
acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas)
Proveer a las dems reas
Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales
necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase.
Cantidad y dimensiones de las mismas.

LA RELACIN DE LAS FUNCIONES DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIN

En la poca moderna, debe existir una clara comprensin de los objetivos y principios
bsicos de la funcin de compras, por parte de todas las reas que integran la
organizacin, esto debido a que, los esfuerzos coordinados dentro de la organizacin son
la mejor manera de lograr los objetivos planeados.
La funcin de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organizacin y
para ello debe trabajar en conjunto con todas las reas.
Las reas con las que compras debe tener una estrecha relacin son:
Direccin:
La relacin que debe existir con la Direccin general es mediante reportes de las
actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de
sus funciones en un determinado perodo de tiempo, adems de hacer mencin especial
a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso
importante para la organizacin.
Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de insumos y la
posicin de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de una mejor manera y
tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organizacin.

Produccin:
En esta rea recae la funcin de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en
productos de calidad.
La relacin entre los departamentos de compras y produccin es; que compras procure
los materiales necesarios para la produccin a satisfaccin de los requerimientos
establecidos para tal efecto.
Ambos departamentos comparten una obligacin igual con respecto a la administracin;
ambos son responsables de mantener los costos en un nivel ptimo. Produccin producir
a costos bajos siempre y cuando la actuacin de compras se enfoque a la obtencin del
mximo valor por unidad monetaria gastada.
Es responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las necesidades
de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad, tiempo y cantidades
suficientes de acuerdo a los planes de produccin, evitando con ello paros innecesarios
en produccin y prdidas cuantiosas a la organizacin.

Ventas:
La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la funcin
de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; El xito de
dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del
producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de
compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras
cosas.

Programacin y planeacin:
Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada dentro de la
organizacin; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los
objetivos a largo plazo. Cuando en una organizacin estas funciones se desarrollan, la
relacin de compras con este departamento es la siguiente:
1. Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice
un cambio en el programa.
2. Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles
cambios que puedan influir en los programas y planes.
3. Desarrollar informacin basndose en presupuestos de los abastecimientos de
materiales, mercados, y programar las entregas.
Almacenes:
Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema
de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales
especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de
entregas; con el propsito de que el departamento compras haga su labor con efectividad,
buscando siempre abatir costos.
En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento
mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en cuanto a la
flexibilidad y efectividad de las compras.

Ingeniera:
La relacin entre el departamento de compras y el de ingeniera, es de servicio mutuo. El
departamento de compras sirve a ingeniera procurando los materiales, refacciones y
equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia tcnica de los proveedores, as
como en la preparacin y evaluacin de alternativas e investigacin de mercado en
bsqueda de nuevos materiales y equipos.
Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de parte de los
ingenieros expertos, en relacin con las especificaciones necesarias para la comprensin
de los requerimientos de materiales y equipos, que por la funcin que realicen sean de
carcter especial.
Contabilidad:
La relacin de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podra decirse que
ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre s, ya que parte de la
funcin de compras es gastar el dinero de la organizacin con la finalidad de mantener los
materiales y abastecimientos necesarios para el perfecto funcionamiento de la
organizacin, y la de contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y
cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las polticas
de la organizacin y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre
existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la funcin de compras no
se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las dems reas que
requieren de los servicios de compras.
Entre compras y contabilidad, se establecen los plazos de crdito que podrn ser
negociados con los proveedores, se elaboran presupuestos y pronsticos basndose en
las fluctuaciones de las monedas que se manejen en las compras, as como los ndices
de inflacin proyectados por el gobierno para determinado perodo de tiempo, y muchos
otros factores que pudiesen influir en el futuro de cualquier organizacin.

Relaciones pblicas:
La funcin de compras con el departamento de relaciones pblicas debe de ser de una
alianza comn, debido a que el personal que labora en le departamento de compras
mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es de una influencia importante
en las relaciones pblicas, para la organizacin.

TIPOS DE COMPRA

Existen diversos tipos de compras que se practican, entre los cuales se distinguen cinco,
que son los siguientes:

1. Compras a precio alzado (fondo fijo): Son las que se refieren a compras de cosas
pequeas que son comunes en el mercado y se compran por kilos, metros, piezas, etc.
Tales como: Tornillos, clavos, madera, granos, legumbres, etc. Y que son de fcil
adquisicin, por lo cual el comprador no puede poner pretexto para comprar las
cantidades requeridas en el tiempo establecido. No justifican el costo y el tiempo ni la
intervencin del rea de Compra

2. Compras sobre muestra: Son aquellas en las que es necesario proporcionar al
proveedor una muestra fsica del material que se desea comprar, con el objeto de que sea
elaborado o fabricado exactamente igual a la muestra, con lo cual, se supone, no habr
problemas al momento de ser utilizado dicho material en la produccin.

Tambin se lleva a cabo este tipo de compra cuando lo que se desea comprar es por
ejemplo: una refaccin algn equipo muy viejo o nico, y para el cual no existen
refacciones en el mercado o tal vez es un equipo importado y traer la refaccin pudiera
ser muy costoso, por tal motivo, si es posible la fabricacin de dicha refaccin localmente
a un costo razonable, se puede intentar por medio de una muestra fsica, a la cual se le
podrn sacar las medidas exactas necesarias para su fabricacin.

3. Compras sobre contrato: Son aquellas compras que se hacen por un determinado
perodo de tiempo, el cual generalmente se programa en por trimestre, semestre o anual,
y para las cuales se firma un contrato especial que contiene clusulas donde se
establecen las condiciones de pago, penalizaciones en caso de incumplimiento del
proveedor, etc. Como parte de las responsabilidades de ambas partes. (Cliente y
Proveedor), con la finalidad de evitar problemas en el abasto de los materiales
comprados.

4. Compra de bienes de uso: Se refiere a la adquisicin de aquellos bienes que
aumentan el activo fsico de la empresa. Este tipo de bienes no son de renovacin
frecuente y se les asigna un valor de vida til en funcin del desgaste y las innovaciones
permanentes, que le van restando valor hasta hacerlo poco significativo.

5. Compras por licitaciones: Este tipo de compras puede realizarse en un mbito
pblico (empresa, institucin pblica) o privado (empresas u organizaciones no
gubernamentales) a travs de un concurso competitivo abierto.



Existe otra forma de clasificar las compras, y es de acuerdo al mbito en que se realizan,
pudiendo ser nacionales o internacionales.

Las compras nacionales
Son las que se llevan a cabo dentro de un pas determinado y que estn sujetas a cumplir
con las leyes establecidas para tal efecto, en dicho pas.
Estas compras se subdividen a su vez en:

a) Locales: Que son aquellas que se realizan dentro de la misma plaza donde est
situada la empresa.
b) Forneas: Son las que se realizan dentro del pas de que se trate, pero fuera de la
plaza donde est situada la empresa.

Una fuente local puede ofrecer un servicio ms confiable que otra que se encuentre
localizada a grandes distancias, debido a que la distancia sea ms corta, como porque se
reduce el riesgo de interrupcin en el servicio de transporte; el conocimiento de los
requerimientos especficos del comprador, podr tenerse ganancias a la cercana de las
partes, adems, posiblemente exista una mayor flexibilidad para satisfacer los
requerimientos del comprador y los proveedores locales quizs tengan los equipos e
instalaciones ms apropiadas, los conocimientos y la solvencia econmica como cualquier
otro proveedor localiza en lugares distantes. Una segunda base para preferir fuentes
locales de abastecimiento, descansa sobre aspectos bastante razonables, ya que la
empresa le debe mucho a la comunidad donde viven la mayor parte de sus empleos y
donde desarrolla sus actividades.

Las compras internacionales
Son las que se efectan entre dos o ms pases y se rigen con las leyes de los pases
que las realizan, y se clasifican en importaciones y exportaciones.

Compras de Importacin:
Son las que se realizan directamente a un proveedor extranjero o tambin a travs de un
distribuidor autorizado, establecido en el pas que realiza la compra.
Aqu es importante resaltar un aspecto muy importante, que puede favorecer a la
empresa, es el aspecto de los tratados de libre comercio que sostiene nuestro pas con
otras naciones como por ejemplo Chile, Estados Unidos, Canad, Japn, Unin europea,
entre otros pases, de los cuales se logra la compra de las importaciones con la reduccin
o en algunos casos la anulacin de tarifas aduanales en diversos productos, siempre
cuidando que lo que compremos sea de la calidad requerida, que tenga tiempo de entrega
relativamente cortos y las entregas sean realizadas en el tiempo establecido, esto puede
ser posible, solo debemos de dominar bien el idioma ingls, adems de manejar toda
transaccin en dlares.
La diversidad de materiales en el extranjero, hace necesario la inclusin de proveedores
extranjeros, en el campo competitivo de las compras, lo que requiere la comprensin de
muchas circunstancias y problemas no esperados relacionados con las compras de
importacin.
Los problemas de las compras de importacin, se relacionan, en mucho mayor grado, que
en el caso de las compras nacionales, con la naturaleza y las costumbres del extranjero
pues la moneda, la documentacin, condiciones de pago, calidad, seguros, controles,
restricciones oficiales, impuestos y transportacin, son elementos vitales.

Tambin es importante considerar la naturaleza y las costumbres de la gente, porque
debe crearse un ambiente mutuo de intereses y comprensin como el que existe en el
comercio nacional, que proviene del lenguaje comn de los ciudadanos, las leyes y las
costumbres.
El comprador debe saber las tarifas aduanales, contingencias de importancia,
fluctuaciones de las monedas, as como de los detalles que se requieran, para la fcil
ejecucin y entrega de acuerdos con sus contratos. En caso de no contar dentro del rea
de compras, con personal especializado en importaciones y exportaciones.
El gobierno impone ciertos controles a la importacin de mercancas, tanto para hacer
cumplir las restricciones aplicadas, como para cobrar derechos de importacin que se
exigen por todas las mercancas que no estn especficamente exentas, segn las leyes
aduanales vigentes y las rdenes del ejecutivo (relativos a acuerdos de comercio
recprocos).
Es natural que se requieran documentos no usuales en las transacciones nacionales,
respecto a las compras directas de importacin.
El certificado de origen, es una declaracin para fines de entrada en las aduanas del pas
importador, siendo este emitido por el pas donde se han originado la mercanca. En
algunos casos, se requiere certificado de origen para cumplir con restricciones o controles
especiales y en algunos otros, porque los transbordos en camino, pueden confundir la
identidad del verdadero pas de origen.
Cuando el peso de las mercancas a importar, ha sido efectuado por un pesador
independiente y autorizado, una oficina de gobierno o por un particular, es necesario
presentar el certificado de peso, como control de la cantidad embarcada.
Para algunos artculos, es necesario realizar su compra basndose en anlisis qumicos o
de otra naturaleza, mismos que son utilizados como base para determinar la calidad que
ser aceptada, segn lo acordado, por lo cual se deber contar con el certificado de
anlisis correspondiente.
Un certificado de inspeccin, identificara la exactitud del material embarcado, en contraste
con lo estipulado en la documentacin que ampara la compra.

Un documento importante dentro de todos los requisitos de embarques de importacin es:
La pliza de seguro, especificando el tipo y el importe del mismo, la cual cubrir los
riesgos en la transaccin.
Los importadores debern marcar los empaques, tanto internos como externos, del
material que se trate, de acuerdo a las exigencias de las autoridades portuarias y
aduaneras, ya que la informacin debe ser transmitida claramente al embarcador, quien la
utilizara como gua y la incluir en las facturas.
Es importante que el comprador conozca las monedas extranjeras y los procedimientos
de pago de las mercancas importadas, ya que muchos pases cambian de vez en cuando
sus restricciones y controles en el uso de su moneda.

Compras de exportacin:
Son todas aquellas que se llevan a cabo con el fin de exportar los materiales, los cuales
pueden ser comprados de importacin o nacionales.
En algunas ocasiones, las compras deben ser realizadas basndose en diseos o
modelos especficos, que deben cumplir con ciertos requisitos tales como:
1. Deben definir de una manera clara y sencilla la forma de la pieza.
2. Los materiales necesarios deben de ser de fcil montaje.
3. Se debe establecer la existencia mxima con relacin a piezas de uso constante.

En caso de ser necesario efectuar compras de este tipo, el departamento de compras
debe recurrir a los departamentos especializados en diseo e ingeniera, con el propsito
de recibir apoyo en la interpretacin o elaboracin de diseos, necesarios para la
realizacin de la compra.

COMPRAS DEL SECTOR PBLICO

Sistema de compras
Implantar sistemas de calidad sobre productos y servicios, ha sido una necesidad para las
grandes industrias que se desarrollen en el mbito de los mercados globalizados, con el
propsito de garantizar precisamente, la calidad de dichos productos y servicios de una
manera permanente.
Estas normas han sido creadas gracias a las necesidades de la unificacin de criterios
con relacin a estndares de calidad, con la finalidad de evaluar fcilmente a los
proveedores y minimizar el trabajo a las grandes empresas que se rijan bajo estas
normas.
Esto traer beneficios a corto plazo y reforzara la competitividad a dichas empresas, con
la completa satisfaccin de sus necesidades de calidad y aun costo ptimo.
El organismo internacional de normalizacin (Internacional Standard Organizacin ISO)
aprob desde 1987 las normas ISO-9000. Las cuales rigen las relaciones cliente-
proveedor derivadas de las negociaciones de compraventa de materiales y servicios que
se realicen nacionalmente o internacionales, las normas ISO-9000 incluyendo la norma
ISO-8402, la cual contiene un vocabulario que se encarga de definir lo que es la calidad y
como debe de entenderse dentro de las normas ISO.
Las normas ISO-9000 son las siguientes:
ISO-9000: Es la norma base para el aseguramiento de la calidad y sus caractersticas
son:
1. Mantener la calidad real alcanzada de un producto o servicio en especfico.
2. Garantizar la confiaba a la direccin de la empresa de que la calidad ser siempre
cumplida.
3. Otorgar al cliente la confianza de que los productos adquiridos por l son de la calidad y
costo requerido.

ISO-9001: En esta norma ya se incluye proyecto o diseo de fabricacin e instalacin y
servicio, los cuales debern ser realizados cumpliendo con la misma calidad que rige las
normas.
ISO-9002: En ella solo se incluye adicionalmente la fabricacin e instalacin de los
productos comprados bajo esta norma.
ISO-9003: Esta norma entra en funcin despus de que se ha cumplido con las
anteriores, y en ella se incluye la inspeccin y pruebas finales.
ISO-9004: Esta norma se encarga de proporcional las directrices necesarias para evaluar
los factores tcnicos, administrativos y humanos que de una forma u otra afecten a la
calidad y la deteccin de necesidades para garantizar la satisfaccin de los clientes.
Debindose evaluar sus necesidades, el comportamiento del mercado, los procesos de
produccin y la naturaleza del producto.


Caractersticas de las compras pblicas
El comprador pblico tiene una autoridad diferente a la del comprador privado, y es que,
el comprador privado tiene la responsabilidad de reportar el resultado de sus actividades
ante un superior y una empresa.
El comprador pblico, est condicionado por las leyes, regulaciones o estatutos, tales
como constituciones y leyes municipales, por lo cual debe de tener cuidado de no salirse
de los lineamientos legales dentro de los cuales deben operar, ya que su responsabilidad
fue basada en una legislacin y en los sectores que lo eligieron para tales funciones.
El comprador pblico no puede tomar ventaja si en algn momento se le presenta la
oportunidad de comprar grandes cantidades de materiales, para lograr descuentos que
ayuden a la optimizacin de los gastos pblicos, debido a que si el recurso necesario para
ello no est en el presupuesto, difcilmente se lo autorizaran
Las licitaciones deben ser abiertas a inspeccin pblica, con lo cual se procura que
ningn comprador del sector pblico puede tener favoritismo hacia algn proveedor en
especial.























MODALIDADES CONTRACTALES DE ADQUISICION

Hay tres categoras principales de tipos de contrato, como se muestra en la siguiente lista:

- Precio Fijo (FP).
- Tiempo y Materiales (T&M).
- Costos Reembolsables (CR).


1.-PRECIO FIJO (FP, SUMA GLOBAL, PRECIO FIJO CERRADO)
Se utiliza un contrato de Precio Fijo (FP) para adquirir bienes y servicios con
especificaciones o requerimientos bien definidos, y cuando hay suficiente competencia
para determinar un precio fijo justo y razonable antes de que comience el trabajo. Este es
el tipo de contrato ms comn. Si los costos son ms que la cantidad acordada, el
proveedor debe correr con los costos adicionales. Por lo tanto, el comprador tiene el
menor riesgo de costo en este tipo de contrato, ya que tiene un alcance completamente
definido. En este tipo de contratos, se podra decir que el proveedor es el ms
preocupado con el Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones.

Los proveedores en algunas industrias podran no tener los registros de contabilidad
detallados de actividades de proyectos anteriores requeridos para estimar con precisin
los proyectos futuros. Los compradores podran no tener la experiencia para preparar un
completo Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones. Estos son ejemplos de
casos en que es inapropiado crear un contrato de Precio Fijo.

Debido a que muchas empresas no estn informadas sobre los contratos, frecuentemente
piden a los proveedores que les proporcionen un precio fijo, aun cuando el alcance del
trabajo est incompleto. Piense por un minuto sobre las consecuencias de hacer esto:


- El proveedor es forzado a aceptar un alto nivel de riesgo.
- El proveedor necesitara agregar una enorme cantidad de reservas a sus precios para
cubrir sus riesgos; y el comprador, por lo tanto, pagara ms de lo que debera.
- El proveedor puede fcilmente intentar aumentar sus beneficios reduciendo el alcance o
alegando que el trabajo que el comprador quiere est fuera del contrato y, por lo tanto, se
requiere un cambio. Si no hay un completo Enunciado del Trabajo Relativo a las
Adquisiciones, el comprador no podr declarar con certeza si algo est dentro del alcance
del trabajo como se especifica en el Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones o
si est fuera de ello (y, por lo tanto, necesitar una orden de cambio y realizar un pago
adicional al proveedor).

- Si se utiliza un contrato de Precio Fijo cuando ste no debera ser utilizado, y el
proveedor se da cuenta que no podr obtener ningn beneficio del proyecto, existe el
riesgo de que el proveedor intente retirar del proyecto a su mejor gente, intente recortar el
trabajo que est mencionado especficamente en el contrato, no haga el trabajo que no
est mencionado en el contrato pero que se necesita, disminuya la calidad, o tome
cualquier otra accin para salvarse a s mismo, todo porque se us el tipo de contrato
equivocado.

PRECIO FIJO MS HONORARIOS CON INCENTIVOS (FPIF)
En un contrato de Precio Fijo ms Honorarios con Incentivos (FPIF), los beneficios (o
incentivos financieros) pueden estar ajustados en base al cumplimiento del proveedor de
los criterios de rendimiento especificados, tales como realizar el trabajo con mayor
rapidez, ms barato, o mucho mejor. El precio final es calculado mediante una frmula en
base a la relacin de los costos negociados finales con el objetivo de costo total. Una
variacin en un contrato FPIF es un contrato FPIF de objetivos sucesivos, en el cual el
objetivo del incentivo se cambia despus de lograr el primer objetivo.

PRECIO FIJO MS HONORARIOS POR CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS (FPAF)
En un contrato de Precio Fijo ms Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (FPAF), el
comprador paga un precio fijo (que incluye honorarios) ms una cantidad de incentivo
(una bonificacin) en base al rendimiento. Esto es muy similar al contrato FPIF, a
excepcin de que la cantidad total de un posible incentivo se determina por adelantado y
se reparte en base al rendimiento. Por ejemplo, el comprador podra decir que hay un
mximo de $50,000 de honorarios con incentivos disponibles. ste ser repartido en un
monto de $5,000 por cada mes que la produccin supere una cierta cantidad. ste es un
tipo de contrato con incentivo. En muchos casos, el incentivo pagado es considerado
subjetivamente. Por lo tanto, se debe tener procedimientos con anticipacin para dar el
premio, y se debe establecer un comit para ayudar a tomar la decisin justa.
El costo de administrar un programa de honorarios con incentivos frente a los beneficios
potenciales debe ser sopesado en la decisin para utilizar este tipo de contrato.


PRECIO FIJO CON AJUSTE ECONMICO DE PRECIO (FP-EPA)
Si hay incertidumbre sobre las condiciones econmicas futuras (precios futuros) para
contratos que existen por un periodo de muchos aos, un comprador podra elegir un
contrato de Precio Fijo con ajuste econmico de precio. Los costos futuros de los
suministros y equipos que el proveedor podra requerir para proveer bajo el contrato
podran no ser previsibles

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es el tipo de contrato de Precio Fijo (FP) ms simple. Este tipo de
contrato es normalmente unilateral (firmado por una de las partes) en lugar de ser bilateral
(firmado por ambas partes). Usualmente se utiliza para adquisiciones simples. Las
rdenes de compra se convierten en contratos cuando stos son aceptados (por
ejemplo, la mercanca es enviada por el proveedor una orden de compra unilateral).
Aunque las rdenes de compra unilaterales son las ms comunes, muchas empresas
requieren la firma del proveedor en una compra antes de que el comprador considere
oficial la orden de compra. En ese caso, es necesaria la firma que da la aceptacin para
hacer un contrato.


2.-TIEMPO Y MATERIALES (T&M) O PRECIO UNITARIO
En este tipo de contrato, el comprador paga por hora o por artculo. Se utiliza
frecuentemente para servicios en que el nivel de esfuerzo no puede ser definido hasta el
momento en que el contrato se adjudica. Tiene elementos de un contrato de Precio Fijo
(FP) (en el precio fijo por hora) y de un contrato de costos reembolsables (en los costos
de materiales y en el hecho de que el costo total es desconocido).

Si ustedes tuvieran que pagar a alguien en base al contrato por cada hora que ellos
trabajen, sin importar cun productivo fueron ni qu estuvieron haciendo, Deseara
tenerlos haciendo esto por un largo periodo de tiempo? Recuerde, el beneficio del
proveedor est considerado dentro del precio, de modo que ellos no tienen incentivos
para hacer el trabajo de manera rpida o eficiente. Por estas razones, este tipo de
contrato se utiliza mejor para trabajos valorados en pequeas cantidades de dlares y que
tienen una duracin corta de tiempo. Para asegurarse que los costos no se vuelvan ms
altos que lo presupuestado, el comprador podra poner una clusula en el contrato que
diga No superior a y, por lo tanto, limitar el costo total que deben pagar. Con el
contrato de Tiempo y Materiales (T & M), el comprador tiene una cantidad mediana de
riesgos de costos comparados con los contratos de Costos Reembolsables (CR) y precio
fijo (FP).


3.-COSTOS REEMBOLSABLES (CR)
Un contrato de Costos Reembolsables se utiliza cuando el alcance exacto de un trabajo
es incierto y, por lo tanto, los costos no pueden ser estimados con suficiente precisin
para usar efectivamente un contrato de Precio Fijo (FP). Este tipo de contrato asegura
que el comprador pague al proveedor los costos incurridos permitidos en el contrato.
Este tipo de contrato requiere que el proveedor tenga un sistema de contabilidad que
pueda rastrear los costos por proyecto. Aqu, el comprador tiene el mayor riesgo de costo
porque los costos totales son desconocidos. Los proyectos de tecnologa de informacin o
proyectos de investigacin y desarrollo, donde el alcance es desconocido, son ejemplos
tpicos de contratos de Costos Reembolsables (CR).

Las siguientes son formas comunes de Contratos de Costos Reembolsables:

CONTRATO DEL COSTO
Un contrato del costo es aquel donde el proveedor no recibe honorarios (beneficios). Esto
es apropiado para trabajos realizados por organizaciones sin fines de lucro.


COSTO MS HONORARIOS (CPF) O COSTO MS PORCENTAJE DEL COSTO
(CPPC)
Un contrato CPF o CPPC requiere que el comprador pague todos los costos ms un
porcentaje de los costos como honorarios. Con este tipo de contrato, los proveedores no
estn motivados a controlar los costos porque obtendrn ganancias sin lmites, por cada
costo que se genere.


CONTRATO DE COSTO MS HONORARIOS FIJOS (CPFF)
Un Contrato de Costo ms Honorarios Fijos (CPFF) asegura el pago al proveedor de los
costos reales ms un honorario negociado que se fija antes de que el trabajo empiece. El
honorario no vara con los costos reales, lo que da cierto incentivo para que el proveedor
controle los costos. El honorario podra ser ajustado como resultado de los cambios en el
Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones.


COSTO MS HONORARIOS CON INCENTIVOS (CPIF)
Un contrato de Costo ms Honorarios con incentivos (CPIF) asegura que el proveedor
sea pagado por los costos reales ms un honorario que se ajustar en base a si se logran
los objetivos de rendimiento especficos expresados en el contrato. En este tipo de
contrato, se hace una estimacin original del costo total (el costo objetivo) y se determina
un honorario por el trabajo (un honorario objetivo). Entonces, el proveedor obtiene un
porcentaje de los ahorros si los costos reales son menores que los costos objetivos, o si
se comparte los sobrecostos con el proveedor. En un contrato de Costo ms Honorarios
por Cumplimiento de Objetivos (CPAF), el comprador paga todos los costos y un
honorario base ms una cantidad como premio (una bonificacin) en base al rendimiento.
Esto es similar al contrato de Costo ms Honorarios con Incentivos (CPIF), excepto que el
incentivo es un premio potencial, en lugar de un premio o penalidad potencial. La cantidad
del incentivo en un contrato CPAF se determina con anticipacin y se reparte
dependiendo del rendimiento. Este es un tipo de contrato con incentivo. En algunos
casos, el incentivo dado es considerado de manera subjetiva. Por lo tanto, se debe tener
procedimientos con anticipacin para dar el premio, y establecer un comit que ayude a
tomar la decisin ms justa.

Al igual que un contrato de Precio Fijo ms Honorarios por Cumplimiento de Objetivos
(FPAF), el costo de administrar un programa de honorarios con premios frente a los
beneficios potenciales debe ser sopesado en la decisin para utilizar este tipo de contrato.
Aunque el comprador inicialmente propone el tipo de contrato, el tipo de contrato final es
sujeto de negociacin con el proveedor. El mejor tipo de contrato debe cumplir con las
necesidades de una adquisicin en particular, dando como resultado riesgos razonables
para el proveedor, y proporcionando al proveedor los mayores incentivos por su
rendimiento eficiente.






TIPO DE CONTRATO - PRIORIDADES (de menor a mayor importancia)
CPFF - Costo, Tiempo, Rendimiento.
CPAF - Costo, Tiempo, Rendimiento.
CPIF - Tiempo, Rendimiento, Costo.
T&M - Rendimiento, Tiempo, Costo.
FPIF - Tiempo, Rendimiento, Costo.
FP - Costo, Tiempo, Rendimiento.




























BIBLIOGRAFIA





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