Manual de Sistemas

Profit Plus RMA Sistema de Gestin Empresarial

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Nmero de parte: PP-US-RMA-1.0rev1 Actualizado:05/2001

Sistema RMA ............................................................................................................5

Caractersticas ..................................................................................................................................................................5 Instalacin del sistema ....................................................................................................................................................5 Convenciones...................................................................................................................................................................6

Procesos del sistema.............................................................................................9 Descripcion de procesos....................................................................................10

1.- Procesar Solicitud de Cambio (RMA del Cliente): ...........................................................................................10 2.- Procesar Entrega al Cliente:...................................................................................................................................10 3.- Procesar Cambio del Producto al Proveedor (RMA del Proveedor): .............................................................11 4.- Procesar Entrega del Proveedor: ...........................................................................................................................11 5.- Asignacin de Tcnico y Status:...........................................................................................................................11 6.- Ajustes de Entrada y Salida ...................................................................................................................................12

Pantallas del sistema ...........................................................................................12

Pantallas asociadas al rma del cliente ........................................................................................................................12 Solicitud de cambio del cliente (rma del cliente) ...............................................................................................12 Lista de rmas de clientes........................................................................................................................................14 Seriales adquiridos por el cliente...........................................................................................................................15 Documentos de compra del artculo ....................................................................................................................17 Ayuda del artculo ....................................................................................................................................................18 Consulta de clientes .................................................................................................................................................19 Pantallas asociadas a la entrega al cliente .................................................................................................................20 Entrega al cliente......................................................................................................................................................20 Asignacion de serial de cambio (opcion 1)..........................................................................................................21 Asignacion de serial de cambio (opcion 2)..........................................................................................................22 Importar rmas de clientes para la entrega...........................................................................................................23 Pantallas asociadas al RMA del proveedor...............................................................................................................24 Procesar cambio de producto al proveedor rma del proveedor........................................................................24 Lista de rmas de proveedor...................................................................................................................................26 Transferencia de rmas entre sucursales...............................................................................................................27 Lista de rmas de proveedor a tranferir ...............................................................................................................28 Pantallas asociadas a la entrega de proveedor..........................................................................................................29 Entrega del proveedor.............................................................................................................................................29 Asignacion de nuevos seriales ...............................................................................................................................30 Importar rmas de proveedor para la entrega ......................................................................................................31 Pantallas asociadas a la asignacion de tecnico y status de revision......................................................................32 Asignacion de tecnico y status de revision..........................................................................................................32 Pantallas asociadas al registro de seriales .................................................................................................................33 Ajustes de entrada y salida .....................................................................................................................................33

Tablas del sistema ................................................................................................34

Fallas................................................................................................................................................................................34 Tcnicos..........................................................................................................................................................................34 Reemplazos para el cliente...........................................................................................................................................35 Reemplazos del proveedor...........................................................................................................................................35 Status de revision...........................................................................................................................................................36 Sucursales .......................................................................................................................................................................36

Opciones de mantenimiento del sistema .......................................................37

Parametros de la empresa para rma ............................................................................................................................37 Mapas de acceso para rma ...........................................................................................................................................38 Configurar procesos / documentos de rma ................................................................................................................39

Sistema RMA
RMA (Returned Merchandise Authorization) es un Sistema de control de Artculos en devolucin que audita, controla y da seguimiento a todas aquellas situaciones de productos que generan devoluciones, cambios, etc., en la empresa, ya bien pertenezcan a un stock propio o de un tercero. Para canalizar y controlar la relacin Proveedor, Empresa, Cliente, sobre un artculo en particular.

Caractersticas
Manejo de Mltiples Status por Articulo.(Recibido, En proceso, Entregado, Reemplazado, Daado, Reparado, Garanta vencida, Rechazado Proveedor). Integracin con Profit Plus Administrativo en sus mdulos de Compras y Ventas (Articulo, Serial, Proveedor, Compra, Cliente, Venta). Registro y control por Status. Manejo de diferentes situaciones por Revisin de acuerdo al tipo que posea el status de revisin seleccionado: o No generar RMA de Proveedor: Artculos recibidos pero que no generan documento en el proveedor para RMA. o Generar RMA de Proveedor: Artculo que califica para ser soportado por el Proveedor. (Garanta V lida). Diversos tipos de Reemplazo: o Reemplazo Inmediato. o Upgrade. o Nota de Crdito. o Reemplazo con Espera. Posibilidad de recibir RMA de Terceros. Procesos para la generacin y control de: o Recepcin del RMA o Gestin del RMA a Proveedor o Entrega del RMA del Proveedor o Resolucin del RMA

Instalacin del sistema

Actualmente el sistema RMA funciona para empresas que posean la versin Profesional y revisin 13 del sistema. Para realizar la instalacin del mismo realice los siguientes pasos: 1. 2. 3. Usando el CD, ejecute el archivo Setup.exe que se encuentra en la carpeta RMA. Realice la instalacin en el directorio donde se encuentra Profit Plus Administrativo (profit_a) Una vez realizada la instalacin se ha creado el archivo profit_r.exe y la empresa DEMOR en el directorio donde se hizo la instalacin. Ejecute el mismo y seleccione la empresa DEMOR, la cual posee el Demo para RMA. Si desea actualizar las empresas actuales, el procedimiento es el siguiente: 4.1. Desde el mdulo de RMA seleccione la empresa a actualizar (Archivo / Seleccionar Empresa) Ejecutar desde Mantenimiento \ Recontruir Compactar\ Actualizar Base de Datos

4.

Se recomienda actualizar todas las empresas desde el sistema RMA antes de utilizar el sistema administrativo (menos la empresa DEMOR que y a est actualizada) ya que RMA es un plug-in del administrativo y por lo tanto crea nuevas tablas en el sistema que tienen que estar incluida en todas las empresas para su uso correcto.

Convenciones
Antes de comenzar a usar el sistema es necesario conocer algunas convenciones que se crearon en nuestro sistema para poder elaborar un RMA. Se definieron 8 tipos de status para los artculos, explicados a continuacin: Recibido : Es cuando el artculo es recibido por la empresa. Este status se le asigna al artculo cuando entra al sistema desde el RMA del Cliente. En Proceso: El artculo ya fue envado al proveedor. Este status es obtenido cuando se procesa el documento desde la pantalla de RMA del Proveedor. El status se actualiza en el documento y a su vez en los documentos de RMA de Cliente por donde entr el artculo. Solo se actualiza en status en proceso aquellos artculos en el RMA del cliente que el tipo de reemplazo sea en espera por el proveedor. Entregado : Ya lleg el artculo del proveedor. Este status se obtiene cuando se elabora un documento de entrega de proveedor. El sistema actualiza todos los status de los artculos que se encuentran en proceso y que estan entrando a a la empresa a travs de este documento. Si el artculo por casualidad ya fue entregado ante sde que llegara el artculo el sistema no actualiza el status en el RMA del Cliente, pero el artculo queda disponible en el almacn. Reemplazado : El artculo obtiene este status cuando se realiza el cambio al cliente. Este status se asigna a travs del documento entrega al cliente indicando que el mismo ya ha sido reemplazado. Los prximos 4 status se obtienen desde la pantalla de RMA del Proveedor. Daado : Es cuando el artculo es devuelto por el proveedor porque presenta un dao generado por la persona que lo compr. Reparado : Cuando el artculo presentaba una falla generada por el mismo proveedor y fue reparada sin necesidad de reemplazarlo por otro. El mismo serial vuelve a entrar a la empresa. Garanta Vencida : El artculo ya posee la garanta vencida por parte del proveedor y es devuelto a la empresa. Rechazado : Este status es asignado cuando el proveedor rechaza el artculo envado. Otra convencin del sistema es la definicin de los siguientes tipos de reemplazo: Reemplazo inmediato : Este tipo de reemplazo indica que se puede realizar un cambio inmediato del artculo. Upgrade: Permite un reemplazo inmediato del producto pero indicando que se va asignar uno de mayor capacidad. Nota de crdito : Entrega inmediata pero de dinero. Espera por el Proveedor: El cliente tiene que esperar a que el artculo sea cambiado en el proveedor.

Se defini para el manejo de los artculos que entran por RMA de Cliente dos status de revisin: No generar documento en el Proveedor : Los status que sean de este tipo pueden ser aquellos que indique que el artculo aun est en revisin o que una vez revisado se detect que est bueno o que tiene que ser reparado en el taller, entre otros status que el usuario puede definir a travs de la opcin del men tablas / tipos de status de revisin. En este caso no genera documento para que el artculo vaya al proveedor a travs de un documento de RMA. Generar documento en el Proveedor : Este status permite generar un documento del proveedor del artculo en el que va a salir para RMA. Si el proveedor ya posee un documento creado para procesar artculos para RMA, el sistema incluye el renglon con la informacin del artculo en ese documento. Se permite la entrega de los artculos al cliente en los siguientes casos: Cuando el artculo est en status recibido y el tipo de reemplazo sea inmediato. Cuando el artculo est en status entregado. Cuando el artculo est en proceso. Esta opcin slo se permite si el usuario tiene permiso desde la pantalla de configurar procesos. En resumen, el ciclo de un Rma se puede visualizar a travs del siguiente cuadro Status del Producto Recibido Reemplazado Tipo de Status de Tipo de Reemplazo Revisin No generar documento en Cualquier tipo de el Proveedor reemplazo Ciclo de Procesos RMA del Cliente Asignacin de tcnico y Status de Revisin c) Entrega al Cliente RMA del Cliente Entrega al Cliente RMA del Cliente Entrega al Cliente RMA del Cliente Entrega al Cliente RMA del Cliente RMA del Proveedor Entrega del Proveedor Entrega al Cliente

Recibido Reemplazado Recibido Reemplazado Recibido Reemplazado Recibido En Proceso Entregado Reemplazado

Generar documento en el Proveedor Generar documento en el Proveedor Generar documento en el Proveedor Generar documento en el Proveedor

Reemplazo inmediato Upgrade Nota de Crdito Espera por el Proveedor

Slo puede estar un documento en status sin procesar para un proveedor por sucursal. Todos los artculos que entre a la empresa para RMA y que pertenezcan a un mismo proveedor se van registrando en un mismo documento de proveedor hasta que este cambie de status. Un documento de proveedor cambia al status Parcialmente procesado cuando el usuario ejecuta el botn para Procesar Documento. En la opcin de tablas, todos aquellos artculos, clientes, proveedores, almacenes o sucursales que se creen desde el mdulo de RMA se reflejan en el mdulo administrativo (Esta informacin es registrada en la misma tabla para ambos sistemas) Todo serial que se registre desde el mdulo de RMA no se refleja en el mdulo administrativo (aqu la informacin si se maneja en tablas diferentes). Por ejemplo, si se necesita artculos del almacn CCS1 para el almacn RMA, lo que se recomienda es realizar un ajuste de salida por el Sistema Administrativo y realizar un ajuste de entrada por el mdulo de RMA.

Adems de las convenciones establecidas en el sistema, es necesario que el usuario registre la siguiente informacin para poder crear los documentos de RMA: En la opcin de tablas: Fallas. Indicar los tipos de fallas ms comunes para los artculos, catalogadas por lneas. Tcnicos. Los tcnicos que van a revisar el artculo en RMA. Almacenes. Creacin de los almacenes en los que se encuentran los productos a revisar y otro en los que se encuentran los productos para cambio. (La creacin de los almacenes van de acuerdo a las polticas de la empresa) Tipos de Reemplazo para el Cliente. Los tipos de reemplazo del artculo que se le puede entregar al cliente. Tipos de Reemplazo del Proveedor. Reemplazo que da el proveedor a la empresa por un artculo. Tipos de Status de Revisin. Valores que permiten indicar si el producto ha sido revisado o no. Una vez creada las tablas, es necesario restringir para cada usuario las opciones a las que tiene acceso en el sistema a travs de los mapas de acceso. Luego, se debe indicar a travs de parmetros de la empresa la siguiente informacin: Si se va a manejar seriales que no pertenecen a la empresa. Si el RMA se puede crear desde un proveedor Quien es el cliente RMA de la empresa Cual es el campo adicional de artculo en el que se va a manejar la garanta Formato del serial que va a ser generado a travs del sistema Tipo de reemplazo en el proveedor que por defecto solicita la empresa. Por ltimo, para poder empezar a usar el sistema se necesita restringir en el proceso las opciones y campos a los que tiene acceso el nuevo usuario de RMA.

Procesos del sistema

El ciclo de un RMA se puede generar de la siguiente forma: Se introduce la solicitud de un RMA a travs del proceso RMA del cliente. Si el tipo del status de revisin es No generar documento del proveedor, el serial no entra en un documento del proveedor sin una revisin previa y el producto puede ser procesado a travs de 2 opciones en el sistema: A travs del mismo RMA del cliente por el que entr. Desde la pantalla de asignacin de tcnico y status modificndole la informacin del tcnico que se encarga del artculo y el resultado de la revisin. Una vez que el artculo es revisado, se puede realizar la entrega del mismo a travs de dos formas: Entrega inmediata (Proceso de Entrega al cliente) Espera por el proveedor: Procesar el documento del proveedor para que se enve los artculos a camb iar (Este proceso se realiza en el documento de RMA del Proveedor). Aqu los artculos se encuentran en status: En Proceso Procesar los artculos que llegan a la empresa (Este proceso se realiza a travs del proceso de entrega del proveedor). Aqu los artculos se encuentran en status: Entregado Realizar la entrega al cliente. Aqu los artculos pasan a status: Reemplazado

Descripcion de procesos
1.- Procesar Solicitud de Cambio (RMA del Cliente):
Se registran las solicitudes de cambio o reparacin de productos por parte de los clientes. Los pasos a seguir son los siguientes: El cliente suministra al sistema el nmero de serial. Se solicita revisin del producto a taller, l lo revisa e indica la posible falla y da respuesta del tiempo de entrega del nuevo producto segn las polticas de la empresa. Se le asigna al producto dentro de la solicitud el status recibido, el tipo de reemplazo que va a recibir: Reemplazo Inmediato, Upgrade, Nota de Crdito o Espera por el Proveedor y el status de la revisin: No generar RMA de Proveedor (Por Revisar) o Generar RMA de Proveedor (Revisado para RMA). Si el status de la revisin me permite generar RMA de Proveedor, se registra automticamente el artculo a cambiar en el RMA del Proveedor que se est preparando. Se crea la solicitud en el RMA del Cliente. Se registra el Serial Devuelto en la tabla de Seriales de RMA. Se imprime al usuario la planilla de recepcin. Dentro de las transacciones vlidas sobre un RMA de cliente se encuentran las siguientes: Modificar, Eliminar o Anular un RMA cuando no ha sido procesado en el Proveedor, cuando no ha sido entregado o cuando est por revisar.

2.- Procesar Entrega al Cliente:

Se procesan los productos que van a ser entregados al cliente. Los pasos a seguir son los siguientes: El cliente suministra la planilla de recepcin para poder retirar el producto, de dicha planilla se toma el cdigo del cliente y se importan todos los productos de todos los RMA asociados al mismo que se encuentran en status entregado o en status recibido pero con tipo de reemplazo igual a Reemplazo inmediato, Upgrade o Nota de Crdito. Bsqueda del nuevo serial que va a ser asignado al cliente. Se incluye el nuevo nmero de serial, en caso de que sea un cambio por otro producto, sino se le entrega al cliente una nota de devolucin. Se registra la informacin de la Nota de Entrega en la tabla General y de renglones de Entregas al cliente. Se modifica el status de los productos en la tabla de renglones de RMA del cliente a status reemplazado y en la tabla general de RMA de Clientes. Se imprime la nota de entrega al cliente. Se actualiza el documento de Salida del serial entregado en la tabla Seriales de RMA. Se puede anular una Nota de Entrega de un cliente.

3.- Procesar Cambio del Producto al Proveedor (RMA del Proveedor):

Se procesan todos los productos a cambiar por el proveedor. Los pasos a seguir son los siguientes: Se registra los renglones que no estn asociados a ningn cliente. Se despliega la pantalla de detalle de Factura para asociarla a un producto devuelto. Se incluye el serial devuelto en la tabla de seriales, solo en el caso que se est agregando el renglon por proveedor. Se valida el Nmero de Serial y se despliega toda la informacin asociada al mismo. No se permite modificar renglones que han sido introducidos por la opcin RMA del Cliente. Se emite la planilla de Solicitud de cambio al proveedor, en la cual se pueden incluir productos en RMA del mismo proveedor que se encuentra en otras sucursales a travs de una opcin de importar. Se procesa el cierre del documento para ser envado al proveedor en el botn Procesar Documento. Tambin se puede revertir este proceso en caso de que falte incluir alguna infomacin siempre y cuando todos los renglones esten aun en status En proceso. Se recibe respuesta del proveedor y se registra el nmero de R.M.A. y el nuevo status de los productos. El proveedor notifica si la garanta esta vencida, si le va a entregar una nota de crdito o si se realiza el cambio. Se emite la lista de los productos a cambiar con el R.M.A. para ser enviados al mismo. Se procede a enviar los productos embalados y se coloca el RMA en status En Proceso (Enviado al Proveedor). Se puede anular una solicitud de RMA de proveedor, siempre que esta no est asociada a un cliente.

4.- Procesar Entrega del Proveedor:

Se procesan los productos que van a ser entregados por el proveedor. Los pasos a seguir son los siguientes: Se introduce el cdigo del proveedor y se importan todos los productos de todos los RMA que se encuentran en status En proceso asociados al mismo. Se registra en el sistema el resultado de la revisin de los productos enviados por el proveedor, el tipo de reemplazo o sus nuevos seriales disponibles para el cliente (Registro del documento de entrada en la tabla de Seriales de RMA) y el cdigo del artculo en caso de haber sido cambiados y la fecha. Se coloca los productos en status Entregado (Recibido del Proveedor). Si el producto no pudo ser cambiado se registra si este fue por dao, garanta vencida o rechazado por el proveedor. Este nuevo status se registra en la tabla de renglones del RMA del Cliente y del Proveedor y en la tabla general del RMA del proveedor. Se guarda la informacin de la Entrega en la tabla general y de renglones de Entrega al Proveedor y se actualiza la tabla de renglones de RMA de Proveedor. Se puede anular una Nota de Entrega de un proveedor.

5.- Asignacin de Tcnico y Status:

Esta opcin del sistema muestra todos los registros en RMA que se encuentren en status recibido y que no hayan generado documento de RMA en el Proveedor. Esto facilita la asignacin del tcnico que va a revisar el producto y a su vez permite cambiar el status una vez revisado.

Al asignar el status se puede cambiar el proveedor y a su vez el documento de compra por el que entr el producto a la empresa.

6.- Ajustes de Entrada y Salida

Se registran los seriales que entran o salen del sistema. Estos seriales slo se registran en la tabla de los seriales que corresponden a RMA.

Pantallas del sistema

Pantallas asociadas al rma del cliente
Solicitud de cambio del cliente (rma del cliente)
Permite registrar el artculo devuelto por el cliente para revisin, cambio o reparacin

La informacin del encabezado es la siguiente:

Consulta de Artculos Anular el Documento Consultar Clientes

Nmero: indica el nmero del documento del RMA del cliente. Status: Status del Documento (Sin procesar / Parc. Procesado / Procesado) Fecha: fecha de realizacin del documento.

Cliente: cdigo y descripcin del cliente al cual se va a regis trar el RMA. Descripcin: descripcin general del documento. La informacin que se muestra en los renglones es la siguiente: Serial Devuelto: Corresponde al serial del artculo que trae el cliente Artculo: Cdigo del artculo Almacn: Almacn en el que va a estar el artculo devuelto Doc. Cliente: Tipo de documento con el que el cliente adquiri el artculo (VFAC: Factura, ENTC: Entrega de Cliente) Num Doc: Nmero del Documento del cliente Proveedor: Cdigo del proveedor al que se le va a asociar el artculo que va a ser devuelto Doc Prov: Tipo de documento por el que entr el artculo a la empresa (CCOM: Compra, ENTP: Entrega del Proveedor) Num Doc: Nmero del documento del Proveedor Fecha Doc Prov: Fecha del documento de compra Garanta: Tiempo de garanta restante en meses Fecha Doc Cli: Fecha del documento del cliente Fecha Venc: Fecha de vencimiento del artculo Tcnico: Cdigo del tcnico que se encarga de la revisin del artculo Status: Status del artculo Falla: Cdigo de la falla que presenta el artculo Fecha Ent:: Fecha de entrega del nuevo artculo Status Revisin: Indica si ya fue revisado o no el artculo (Si est o no registrado en el documento del Proveedor) RMA Prov: Nmero del RMA del Proveedor en el que se encuentra el artculo Reemplazo: Cdigo de reemplazo que se le dar al artculo Descripcin: Descripcin del artculo Tipos de status : Recibido (Por el cliente) En proceso (Enviado al proveedor) Entregado (Recibido del proveedor) Reemplazado (Entregado al cliente) Daado Reparado Garanta vencida Rechazado Status de Revisin: No generar RMA de Proveedor: cuando lo entrega el cliente y queda en la empresa para ser revisado por un tcnico Generar RMA de Proveedor (Revisado para RMA): cuando el producto va a ser devuelto al proveedor (en este caso se genera automticamente el RMA del Proveedor) Tipo de reemplazo: Reemplazo inmediato Upgrade (Reemplazo por uno de mayor capacidad) Nota de crdito Reemplazo con Espera Descripcin de los botones de la pantalla.

Consultar Artculos. Permite ver todos los artculos del sistema y por cada uno de ellos muestra la cantidad que existe en cada almacn de acuerdo a los siguientes stocks: stock actual, stock recibido, stock en proceso, stock entregado, stock reemp lazado. Anular. Permite anular un documento que est en status sin procesar. Cuando se anula un RMA de cliente, se elimina el artculo que est en el RMA del proveedor en el caso de que el status de revisin sea para RMA, se elimina el serial de la tabla de seriales para RMA y se cambia el status general y se coloca anulado. Consultar Clientes: Permite visualizar datos especficos de los documentos de un cliente tales como documentos pendientes, das de vencimiento de una factura de venta y saldo. Comentario: comentario general de cada rengln del documento.

El proceso para la elaboracin de un RMA del cliente es el siguiente: Se introduce el cdigo del serial del producto que se est devolviendo. El sistema trae toda la informacin del documento de venta y del documento por el que entr el serial a la empresa. Una vez cargado el serial se valida si todava posee garanta. Si se introduce un artculo que no posee serial se asigna el proveedor a quien se le va a devolver el producto. Luego se asigna el tcnico que va a revisar el artculo y la posible falla que posea. Si el producto se va a revisar, se asigna en el status de revisin un status que no genere documento en el proveedor. Por ltimo se asigna el tipo de reemplazo que va a recibir el producto, el cual es asignado de acuerdo a las polticas de la empresa.

Lista de rmas de clientes

Seriales adquiridos por el cliente

Son todos los seriales que ha adquirido el cliente en la empresa. Al presionar F2 sobre el campo Serial Devuelto se puede obtener esta informacin. Aqu se puede seleccionar el que el cliente ha devuelto.

Documentos de compra del artculo

Son todos los documentos de compra o Entrega de Proveedor por los que se adquiri el artculo. Esta informacin se obtiene al presionar F2 sobre el campo Num Doc del Proveedor, aqu se puede cambiar el documento de compra al que se le va a asociar el serial devuelto.

Visualizacin de los precios de los productos en otra moneda

Ayuda del artculo

Permite ver todos los artculos del sistema y por cada uno de ellos muestra la cantidad que existe en cada almacn de acuerdo al stock de RMA seleccionado. Esta informacin se obtiene al presionar el botn de Ayuda de Artculo.

La informacin por cada artculo y almacn que se obtiene es la siguiente: Stock para Reemplazo (Cantidad disponible para cambio en el almacn de RMA) Stock en RMA (Cantidad de artculos recibidos desde el RMA del Cliente o del Proveedor) Artculos en el Proveedor (Cantidad que ya se encuentra en proceso, enviada al proveedor)

Consulta de clientes
Permite visualizar datos especficos de los documentos de un cliente tales como documentos pendientes, das de vencimiento de una factura de venta y saldo

Pantallas asociadas a la entrega al cliente

Entrega al cliente
Permite registrar las entregas de los artculos reparados o cambiados a los clientes. Para esto es necesario importar los RMA de clientes que se encuentren en status disponible para la entrega, dichos status son: Recibido con Reemplazo Inmediato, Recibido con Nota de Crdito, Recibido con Upgrade y Entregado por el Proveedor. Al registrar una entrega se actualizan los status de los artculos del RMA del cliente a reemplazado, y el status general del RMA de cliente a parcialmente procesado o procesado si ya fueron reemplazados todos los artculos.

Consulta de Artculos

Anular el Documento

Importar Documentos

Asignar Seriales

La informacin del encabezado es la siguiente: Nmero: indica el nmero del documento de la entrega del cliente. Fecha: fecha de realizacin del documento. Cliente: cdigo y descripcin del cliente al cual se va a registrar la entrega. Descripcin: descripcin general del documento. Moneda: cambio de moneda, bolvares dlares.

La informacin que se muestra en los renglones es la siguiente: Serial Devuelto: Corresponde al serial del artculo que trae el cliente Artculo: Cdigo del artculo que se le va a entregar al cliente Almacn: Almacn del cual va a salir el nuevo artculo Serial Cambio: Corresponde al nuevo serial del artculo que se le va a entregar al cliente Documento: Tipo de documento del que se ha importado el rengln Origen: Nmero del Documento del que se ha importado el rengln Reemplazo: Tipo de reemplazo que se le dar al artculo # Nota de Crdito: Nmero de la nota de crdito entregada al cliente en administracin Monto en Bs: Monto de la nota de crdito Descripcin: Descripcin del artculo

Descripcin de los Botones de la Pantalla: Consultar Artculos: Permite ver todos los artculos del sistema y por cada uno de ellos muestra la cantidad que existe en cada almacn de acuerdo a los siguientes stocks: stock actual, stock recibido, stock en proceso, stock entregado, stock reemplazado. Anular: permite anular una Entrega de Cliente, al anular se reversan los status de los artculos, el status general del RMA de Cliente y se coloca disponible el serial asignado. Importar: permite importar los RMAs de Clientes que se encuentren en status disponible para la entrega. Asignar Seriales: permite asignar los seriales que se encuentran disponibles para entregar al cliente. Comentario: comentario general de cada rengln del documento.

Asignacion de serial de cambio (opcion 1)

Son todos los seriales de RMA disponibles en almacn. Al presionar F2 sobre el serial de cambio se despliega esta pantalla con los seriales disponibles para el artculo. Tambin permite buscar en todos los almacenes del sistema.

Asignacion de serial de cambio (opcion 2)

Esta informacin se obtiene al presionar el botn de asignar seriales (ALT+4). Aqu muestra todos los artculos que se encuentran en la entrega y desde aqu tambin se pueden asignar todos los seriales nuevos presionando F2 en el campo serial y mostrando la pantalla anterior.

Importar rmas de clientes para la entrega

Aqu se seleccionan los artculos que se le van a entregar al cliente. El sistema solo permite importar aquellos que cumplan las siguientes condiciones: Status Recibido Recibido Recibido Entregado Reemplazo Reemplazo Inmediato Upgrade Nota de Crdito Espera por el Proveedor

Pantallas asociadas al RMA del proveedor

Procesar cambio de producto al proveedor rma del proveedor

Permite crear el documento del proveedor para RMA con los artculos devueltos por el cliente.

Consulta de Artculos

Anular el Documento

Transferir RMAs

Procesar / Reversar Documento

Consultar Proveedores

La informacin del encabezado es la siguiente: Nmero: indica el nmero del documento del RMA del Proveedor. Status: Status del Documento (Sin Procesar / Parc. Procesado / Procesado) Fecha: fecha de realizacin del documento. Proveedor: cdigo y descripcin del proveedor al cual se va a registrar el RMA. RMA Prov: Nmero del documento de RMA que se genera en el Proveedor Transp: Cdigo del transporte en el que va a ser envado los artculos. Descripcin: descripcin general del documento.

La informacin que se muestra en los renglones es la siguiente: Serial Devuelto: Corresponde al serial del artculo que trae el cliente Artculo: Cdigo del artculo Almacn: Almacn en el que va a estar el artculo devuelto Doc Prov: Tipo de documento por el que entr el artculo a la empresa (CCOM: Compra, ENTP: Entrega del Proveedor)

Num Doc: Nmero del documento del Proveedor Fecha Doc Prov: Fecha del documento de compra Status: Status del artculo Falla: Cdigo de la falla que presenta el artculo Sucursal: Sucursal de la que proviene el serial devuelto Documento: Tipo de documento del que proviene el rengln Origen: Nmero del Documento del que proviene el rengln Reemplazo: Tipo de reemplazo que se le dar al artculo Descripcin: Descripcin del artculo Tipos de Status: Recibido En proceso (Enviado al proveedor) Entregado (Recibido del proveedor) Daado Reparado Garanta vencida Rechazado

Tipo de Reemplazo: Reemplazo. Upgrade (Reemplazo por uno de mayor capacidad) Nota de crdito

Descripcin de los botones de la pantalla: Consultar Artculos: Permite ver todos los artculos del sistema y por cada uno de ellos muestra la cantidad que existe en cada almacn de acuerdo a los siguientes stocks: Stock Actual, Stock Por Envar, Stock Por Llegar y Stock Entregado. Anular: Permite anular un documento que est en status sin procesar. Cuando se anula un RMA de proveedor se valida que los renglones no sean importados, se elimina el serial de la tabla de seriales para RMA y se cambia el status general y se coloca anulado. Tranferir: Permite importar de todas las sucursales otros RMAs de Proveedor que esten creados para el mismo Proveedor. Procesar y/o Reversar Documento: Se procesa el documento cuando va a ser envado al proveedor. Al procesar un documento se cambia el status de los artculos y se colocan en proceso. Este mismo botn permite reversar el documento, colocando el status Recibido. Al procesar el documento el status general del mismo cambia a Parc/Procesado Consultar Proveedores: Permite visualizar datos especficos de los documentos de un proveedor tales como documentos pendientes, das de vencimiento de una factura de compra y saldo. Comentario: comentario general de cada rengln del documento.

Lista de rmas de proveedor

Transferencia de rmas entre sucursales

Aqu se seleccionan los artculos que se encuentran en otros RMAS y que se deseen concentrar en un solo documento para despus ser procesado y luego enviado al proveedor. El sistema solo permite importar aquellos documentos que estn sin procesar.

Lista de rmas de proveedor a tranferir

Pantallas asociadas a la entrega de proveedor

Entrega del proveedor
A travs de esta pantalla se registra las entregas de los artculos reparados, cambiados o rechazados por los proveedores. Aqu se registra los nuevos seriales o la informacin de las notas de crdito emitidas por los mismos. Para esto es necesario importar los RMAs de proveedor donde los renglones se encuentren en status disponible para la entrega, dicho status es: En proceso. Al registrar una entrega se actualizan los status de los artculos tanto del RMA del Proveedor, como del Cliente a entregado, y el status general del RMA del Proveedor a procesado si ya fueron entregados todos los artculos.

Consulta de Artculos

Anular el Documento

Importar Documentos

Asignar Seriales

La informacin del encabezado es la siguiente: Nmero: indica el nmero interno del sistema para la entrega del proveedor Nro. Ent. Proveedor: indica el nmero del documento de la entrega del proveedor. Fecha: fecha de realizacin del documento. Proveedor: cdigo y descripcin del proveedor del cual se va a registrar la entrega. Descripcin: descripcin general del documento. Moneda: cambio de moneda, bolvares dlares.

La informacin que se muestra en los renglones es la siguiente: Serial Devuelto: Corresponde al serial del artculo que trae el cliente

Artculo: Cdigo del artculo devuelto por el cliente Almacn: A lmacn en el cual va a entrar el nuevo artculo Serial Cambio: Corresponde al nuevo serial del artculo que entra al sistema Documento: Tipo de documento del que se ha importado el rengln Origen: Nmero del Documento del que se ha importado el rengln Reemplazo: Tipo de reemplazo que se recibi al artculo # Nota de Crdito: Nmero de la nota de crdito entregada por el proveedor a la empresa Monto en Bs: Monto de la nota de crdito Descripcin: Descripcin del artculo Descripcin de los Botones de la Pantalla: Consultar Artculos: Permite ver todos los artculos del sistema y por cada uno de ellos muestra la cantidad que existe en cada almacn de acuerdo a los siguientes stocks: Stock Actual, Stock Por Envar, Stock Por Llegar y Stock Entregado. Anular: permite anular una Entrega de Proveedor, al anular se reversan los status de los artculos tanto en el RMA del Proveedor como en el del Cliente, se reversa el status general del RMA de Proveedor y se elimina el serial de entrada del documento. Importar: permite importar los RMAs de Proveedores que se encuentren en status disponible para la entrega. Asignar Seriales: permite registrar los seriales provenientes del proveedor. Comentario: comentario general de cada rengln del documento.

Asignacion de nuevos seriales

Son todos los artculos que se encuentran en la entrega y desde aqu se asignan todos los seriales nuevos ya sea editando el campo serial o generndolos a travs del botn generar. Esta informacin se obtiene al presionar el botn de asignar seriales (ALT+4).

Importar rmas de proveedor para la entrega

Aqu se seleccionan los artculos entregados por el proveedor. El sistema solo permite importar aquellos renglones que el status sea: en proceso, daado, reparado o rechazado.

Pantallas asociadas a la asignacion de tecnico y status de revision

Asignacion de tecnico y status de revision

Esta opcin del sistema muestra todos los registros en RMA que se encuentren en status recibido y que no hayan generado documento de RMA en el Proveedor. Esto facilita la asignacin del tcnico que va a revisar el producto y a su vez permite cambiar el status una vez revisado. Al asignar el status se puede cambiar el proveedor y a su vez el documento de compra por el que entr el producto a la empresa. La configuracin de los campos editables es la misma que se le asigna al usuario cuando se configura el proceso de RMA del Cliente.

Pantallas asociadas al registro de seriales

Ajustes de entrada y salida
Permite registrar los seriales de entrada y salida para la tabla de seriales para RMA.

Seriales de entrada

Seriales de Salida

La informacin del encabezado es la siguiente: Nmero: indica el nmero interno del sistema para el Registro del Serial. Status: Status del Documento (Sin Procesar / Parc. Procesado / Procesado) Fecha: fecha de realizacin del documento. Descripcin: descripcin general del documento. La informacin que se muestra en los renglones es la siguiente: Modelo: Corresponde al modelo del artculo Tipo: Entrada o Salida. Artculo: Cdigo del artculo que va a entrar o salir del sistema. Alm: Es el almacn en el que va a entrar o salir el artculo. Uni: Unidades del artculo Cant.: Cantidad de artculos que van a entrar o salir del sistema. Descripcin de los botones de la pantalla.: Seriales de Entrada. Permite registrar y ver todos los seriales de los artculos del documento que entran al sistema. Seriales de Salida. Permite registrar y ver todos los seriales de los artculos del documento que salen del sistema.

Tablas del sistema

Fallas
Permite registrar las posibles fallas de los artculos de acuerdo al cdigo de la lnea del mismo.

Descripcin de campos : Cdigo: cdigo de la falla del artculo. Descripcin: descripcin de la falla del artculo. Lnea: cdigo y descripcin de la lnea del artculo.

Tcnicos
Permite registrar los tcnicos que se van a encargar de la revisin y reparacin de los artculos que entren en RMA.

Reemplazos para el cliente

Permite registrar los distintos reemplazos que se le puede dar al cliente de acuerdo a los tipos definidos en el sistema.

Descripcin de los campos : Cdigo: cdigo del reemplazo para el cliente. Descripcin: descripcin del reemplazo. Tipo: cdigo y descripcin del tipo de reemplazo: Reemplazo inmediato, upgrade, nota de crdito y reemplazo con espera. Das de Espera: Nmero de das para la entrega de un producto en el caso de que el tipo de reemplazo es con espera.

Reemplazos del proveedor

Permite registrar los distintos reemplazos que se puede recibir del proveedor de acuerdo a los tipos definidos en el sistema.

Descripcin de los campos : Cdigo: cdigo del reemplazo para el cliente. Descripcin: descripcin del reemplazo. Tipo: cdigo y descripcin del tipo de reemplazo: Reemplazo, Upgrade y Nota de Crdito.

Status de revision
Permite registrar los distintos status de revisin que posee el artculo cuando se va ingresar el mismo en el sistema.

Descripcin de los campos : Cdigo: cdigo del status de revisin. Descripcin: descripcin del status de revisin. Tipo: cdigo y descripcin del tipo de que se le asigna al status de revisin: Sin documento (Cuando no genera un registro en el RMA del Proveedor asociado) y Con Documento (Cuando genera automticamente el registro en el RMA del Proveedor)

Sucursales
Muestra la informacin de las sucursales que posee cada empresa. En la carpeta Nmeros consecutivos se coloca el nmero desde el que se va a inicializar la enumeracin de cada documento por sucursal. Aqu los valores son asignados entre el rango inicial y final de cada sucursal. Descripcin de los campos:

RMA Cliente: Nmero inicial del documento RMA del Cliente RMA Prov: Nmero inicial del documento RMA del Proveedor Reg. Seriales: Nmero inicial del documento Registro de Seriales Ent. Cliente: Nmero inicial del documento Entrega al Cliente Ent. Prov: Nmero inicial del documento Entrega del Proveedor

Opciones de mantenimiento del sistema

Parametros de la empresa para rma
Inicializacin de los parmetros de RMA generales y por sucursal que va a tener la empresa.

Descripcin de los campos : Carpeta Nmeros Consecutivos. Nmero con el que se va a iniciar cada documento de RMA. Estos corresponden a las empresas sin sucursal. RMA Cliente: Nmero inicial del documento RMA del Cliente RMA Prov: Nmero inicial del documento RMA del Proveedor Reg. Seriales: Nmero inicial del documento Registro de Seriales Ent. Cliente: Nmero inicial del documento Entrega al Cliente Ent. Prov: Nmero inicial del documento Entrega del Proveedor

Carpeta RMA. Permitir ingresar RMA desde la Pantalla del Proveedor. Permite incluir seriales para cambio que no estan asociados a un cliente, desde la pantalla de RMA del Proveedor. Permitir seriales que no pertenecen a la empresa . Permite en general incluir seriales que no pertenecen a la empresa.

Cliente donde se registran los artculos para RMA que se encuentran dentro de la empresa. Este cliente se usa para los casos en que se deseen registrar seriales que estan dentro de la empresa pero en vez de hacer el proceso desde la pantalla de RMA del proveedor se quiera hacer desde la pantalla de RMA del Cliente. En ese caso se asigna un cliente especial al que se le asigna todos estos seriales que no tienen cliente asociado (los que estn dentro de la empresa). Campo adicional del artculo que indica la garanta: Campo de la carpeta adicional del artculo en el que la empresa registra la garanta del producto. Tipo de Reemplazo en el Proveedor: Tipo de reemplazo que por defecto se crea en el rengln del proveedor al momento de crear automticamente el registro. Este es el tipo de reemplazo que la empresa por lo general solicita a sus proveedores. Valor para seriales en blanco: Cdigo que por defecto se le asigna a aquellos productos que no posean serial o que no pertenezcan a la empresa.

Mapas de acceso para rma

Esta pantalla se usa para definir los permisos que poseen los usuarios en las distintas opciones del sistema

Configurar procesos / documentos de rma

Aqu se configura para cada usuario y para cada Documento de RMA los campos que el usuario puede editar y los permisos que tiene en cada pantalla.

Tipos de Documentos que se pueden configurar en el sistema : RMA del Cliente Entrega al Cliente RMA del Proveedor Entrega del Proveedor

Permitir seriales que no pertenecen a la empresa. Permite al usuario incluir seriales que no pertenecen a la empresa. Esta opcin solo est disponible cuando la pantalla que se va a configurar es la de RMA del Cliente o la de RMA del Proveedor y adems esta opcin solo aparece cuando en parmetros de la empresa est habilitada esta opcin. Asignar un documento de compra para el proveedor diferente al original . Permite al usuario cambiar el documento de compra por el que entr el producto a la empresa. Registrar RMA sin el documento de compra del Proveedor . Permite al usuario grabar un RMA en el proveedor sin necesidad de asignar un documento de compra. Esto caso ocurre para aquellas empresas que trabajen como agente autorizado de un proveedor sin tener necesariamente que adquirir productos del mismo. Aceptar productos con garanta vencida . Permite al usuario registrar productos que tengan garanta vencida. Permitir artculos sin serial . Permite al usuario grabar artculos que no posean serial. En este caso els istema les asigna un serial nulo con un cdigo asignado por la empresa a travs de la pantalla de parmetros de la empresa. Restringir RMA a cliente sobregirado. Restringe al usuario aceptar RMA a clientes que esten sobre sobre su lmite de crdito. Restringir RMA a cliente con facturas vencidas . Restringe al usuario aceptar RMA a clientes que posean facturas vencidas. Restringir RMA a cliente con cheques devueltos . Restringe al usuario aceptar RMA a clientes con cheques devueltos.

Permitir nuevo proveedor . Permite al usuario incluir artculos para cambio desde la pantalla de RMA del Proveedor. Esta opcin solo est disponible cuando la pantalla que se va a configurar es la de RMA del Proveedor y adems esta opcin solo aparece cuando en parmetros de la empresa est habilitada esta opcin.

Cambiar el cdigo del artculo a entregar . Permite al usuario entregar al cliente un artculo diferente al que el cliente entreg en RMA. Realizar entregas sin status disponible. Permite al usuario entregar un producto aun cuando el status no est disponible para entrega. Un caso muy comn es cuando el producto est por llegar del proveedor pero no lleg en el tiempo establecido. Si el cliente no puede esperar por el producto se le puede entregar otro que se encuentre en la empresa.