Etapas Del Proceso Administrativo Clase 1

Etapas del Proceso Administrativo
octubre de 2012
Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Proceso Administrativo
Definicin
Es una consecucin de fases o etapas a travs de las cuales se lleva a cabo la prctica administrativa.
Caractersticas
Esta formado por un conjunto de fases o etapas que se utilizan de manera cclica. Su principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de eficiencia. Estimula la innovacin y el progreso. Fomenta el desarrollo de una filosofa y cultura gerencial y empresarial.

Cada autor divide segn su criterio el proceso en diferentes partes, pero esto solo se refiere al grado de anlisis del proceso, ya que el contenido es el mismo para todos.
AUTOR ETAPAS DEL PROCESO ADMINSITRATIVO
Henry Fayol
Koontz & ODonell George R. Terry Agustn Reyes Ponce Burt K. Scanlan
Previsin, Organizacin, Comando, Coordinacin y Control

Planeacin, Organizacin, Integracin, Direccin y Control Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control Previsin, Planeacin, Organizacin, Integracin, Direccin y Control Planeacin, Organizacin, Direccin y Control
En la actualidad la divisin de Burt K. Scanlan es la mas aceptada y utilizada.


Fase de Mecnica. Planificacin. Organizacin.
Fase Dinmica. Direccin. Control.

PRIMERA ETAPA
Planeacin
Planeacin
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES: KOONTZ O DONNELL.- Es la funcin administrativa que
consiste en seleccionar entre diversas alternativas, los objetivos, las polticas, los procedimientos y los programas de una empresa.
TERRY.- Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como

la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.
Planeacin
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES: BURT K. SCANLAN.- Sistema que comienza con los objetivos,
desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
REYES PONCE.- La planeacin consiste en fijar el curso concreto

de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.
Planeacin
Fases
Determinacin de Objetivos a alcanzar Los objetivos son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro. Deben ser: -especfico - realista - verificable - tener un plazo - incluir metas intermedias - plantear un desafo - plantear un compromiso.
Planeacin
Fases
Toma de decisiones: Para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms adecuadas.
Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin de alternativas Seleccin Ejecucin (Resultados)
Planeacin
Fases
Elaboracin de planes. Consideramos dos o ms tipos, de acuerdo a una jerarqua de la planeacin: Planificacin estratgica es la planeacin ms amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia. Planificacin tctica realizada a nivel departamental. Planificacin operativa realizada para cada actividad, ms detallada y de corto plazo.
Planeacin
Principales caractersticas
Es un proceso permanente y continuo Est siempre orientado hacia el futuro Busca la racionalidad en la toma de decisiones Busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas La planeacin es sistmica considera sistemas y subsistemas que la conforman
Planeacin
Principales caractersticas
La planeacin es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor Es una tcnica de asignacin de recursos Es cclica, permite evaluacin y medicin para establecer nueva planeacin Es una funcin del proceso que interacta con las dems Es una tcnica de coordinacin e integracin Es una tcnica de cambio e innovacin
SEGUNDA ETAPA
Organizacin
Organizacin
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
FAYOL.- La organizacin abarca solamente el establecimiento de

la estructura y de la forma, siendo as, esttica y limitada.
TERRY.- Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias

para lograr un objetivo y una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignados a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas.
Organizacin
SHELDON.- El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar con los elementos necesarios para su ejecucin, de tal manera que las labores que as se ejecuten sean los mejores medios para la aplicacin eficiente sistemtica, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles.
KOONTZ Y O DONNEL.- Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos... Y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa.
Organizacin
REYES PONCE: Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.
Formas de Organizacin
Formal. Es una estructura planeada que intenta de manera
deliberada establecer un patrn de relaciones entre sus componentes, el que conducir al logro eficaz del objetivo. Es resultado de una decisin explcita.
Informal. Comprende aquellos aspectos del sistema que

no han sido formalmente planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades e integraciones de los
participantes,en la organizacin.
Tipos de Organizacin
Autoridad nica basada en la jerarqua con centralizacin de una autoridad. La estructura es piramidal (La cabeza siempre arriba).
Lineal:
Funcional: Es la basada en las funciones, establece canales

directos de comunicacin, descentraliza decisiones...
Staff: Combina las dos anteriores, maximiza las ventajas y

minimiza las debilidades.. Especializacin tcnica.
Principios de Organizacin
* Especializacin.
Dividir el trabajo, cada empleado a una actividad ms limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisin y destreza.
* Unidad de mando.
Para cada funcin debe existir un solo mando.
* Equilibrio de autoridad responsabilidad.

Precisar el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerrquico, estableciendo la autoridad correspondiente a aquella.
Principios de Organizacin
* Equilibrio de direccin control.
A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando. * Definicin de puestos. Definir por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal especfico.
Organizacin
Se concepta como una estructura y como un proceso. Segn la divisin cuatripartita del proceso administrativo. La organizacin comprende determinar la estructura de funciones, niveles jerrquicos y obligaciones, as como la seleccin, introduccin y articulacin de los elementos humanos y materiales, (lo que en otras divisiones se llama Integracin).
Organizacin
Humanos - Reclutamiento Materiales - Finanzas
- Seleccin y contratacin - Induccin - Capacitacin - Desarrollo

- Carrera Institucional
- Compras - Produccin - Mantenimiento - Comercializacin o prestacin de servicios
Organizacin
En Resumen es:
Determinar que tareas sern llevadas a cabo. Como se realizarn. Quin las ejecutara. Como estarn agrupadas. Quin depende de quin. Dnde se tomaran las decisiones.
TERCERA ETAPA
Direccin
Direccin
Direccin
FAYOL: la direccin es dirigir, guiar y orientar el personal. Conduce la organizacin a funcionar. GULIK: es la tarea continua de tomar decisiones e incorporar en rdenes e instrucciones especficas y generales, adems de asumir el liderazgo de la empresa.
Direccin
La direccin esta directamente relacionada con la accin y actuacin sobre los recursos humanos de la empresa.
Las personas necesitan aplicarse en sus cargos y funciones, entrenarse, guiarse y motivarse para alcanzar los resultados que se esperan de ellas.
Direccin
Funciones Conducir, Guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados ejecutar planes Lograr objetivos de un organismo social.
Direccin
Funciones *Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
*Motivacin.
Direccin
Funciones
*Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados. *Comunicacin.
*Supervisin. *Alcanzar las metas de la organizacin.
Direccin
Principios
* Coordinacin de intereses. * Impersonalidad del mando. * La va jerrgica. * Resolucin de conflictos.
* Aprovechamiento de conflictos.
CUARTA ETAPA
Control
Control
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Control
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Control
Requisitos de un buen control
Correccin de fallas y errores Previsin de fallas o errores futuros
Control
Importancia
Crear mejor calidad Enfrentar el cambio Producir ciclos ms rpidos Agregar valor Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo
Control
Elementos
El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estndares Evaluacin del desempeo Comparacin del desempeo con el estndar establecido Accin correctiva
Control
reas
rea de produccin rea comercial rea financiera rea de recursos humanos
Control
Pasos del proceso
Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento Medir los resultados Tomar medidas correctivas Retroalimentacin
Control
Principios
Equilibrio Objetivos:
De la oportunidad De los objetivos De las desviaciones De la costeabilidad De excepcin De la funcin controladora
Control
Reglas
Hay que distinguir los pasos o etapas de todo control Deben reflejar la estructura de la organizacin Hay que tener en cuenta la naturaleza de la funcin controladora Deben ser flexibles Deben reportar rpidamente las desviaciones Deben ser claros para todos cuantos han de usarlos Deben llegar lo ms concentrados posibles a los altos niveles administrativos Deben conducir por s mismos de alguna a la accin correctiva
Control
Tolerancias
El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estndares o planes
Una cierta cantidad de variacin ocurrir normalmente como resultado de la casualidad
Tipos de control segn su periodicidad
Preliminar Concurrente De retroalimentacin
Tcnicas para el control

Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc. Mtodos cuantitativos Redes Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica Clculos probabilsticas
Fallas en el proceso de control

Cacera de brujas Esparcimiento de la responsabilidad Obsesin Nostalgia
Cuadro de mando o de control

FACTORES DE XITO EFICACIA DEFINICIN Cumplimiento de metas. Mide el grado porcentual de cumplimiento con respecto a una meta Congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos en el tiempo. ASPECTOS CLAVES Adecuacin de recursos Costo-Efectividad Costo-Beneficio
EFECTIVIDAD
Metas formuladas Cumplimiento de metas Logros Gestin

Pertinencia Impacto Oportunidad Cobertura Costos Calidad Humanos Materiales Financieros
RESULTADO/RELEVANCIA
Para qu se investiga. Mide el total alcanzado. Capacidad transformadora del conocimiento producido. Mide la relacin costo-producto Con qu se dispone y cunto se requiere?
PRODUCTIVIDAD
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
Bibliografa
1.- Chiavenato, I. Administracin, Teora, Proceso y Practica. Bogota, Colombia. Ed. Mac Graw Hill, 2001. 2.- http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/658.848A639p/658.848-A639p-Capitulo%20II.pdf 3.- Robles Valds, G. Alcrreca Joaqun, C. ADMINISTRACIN: Un enfoque interdisciplinario, Pearson Educacin, Mxico, 2000. http://books.google.com/books?id=DWOvfppvWn4C&printsec=frontcover&h l=es&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false 4.- Hernndez Y Rodrguez, S. INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN: Un enfoque terico prctico, Mxico, DF, Mc Graw Hill Interamericana, 1994. 5.- Robbins, S. Decenzo, D. Fundamentos de administracin: conceptos esenciales y aplicaciones 3. Ed. Pearson Educacin, Mxico, 2002. http://books.google.com.mx/books?id=yly3Ak0GLykC&printsec=frontcover& dq=fundamentos+de+administracion&hl=es&ei=TRuFTpiXNsqtgQfwyqQk& sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=3&ved=0CDQQ6AEwAg#v=onep age&q&f=false
Bibliografa
6.- Reyes Ponce, A. Administracin por objetivos 10 ed. Limusa Noriega, Mxico, 1985. 7.- DE CASTRO Emilio; GARCA DEL JUNCO Julio. Administracin y Direccin. 2001. Espaa: McGraw - Hill Interamericana de Espaa, S.A. 8.- CHIAVENATTO Adalberto. Administracin: Proceso Administrativo. Tercera Edicin. Colombia: Makron Books Do Brasil Editora, LTDA. 9.- IVANCEVICH John M; LORENZI Peter; SKINNER J. Steven. Gestin: Calidad y Competitividad. 1997. Espaa: McGraw - Hill Interamericana de Espaa, S.A. 10.- STONER James A. F. Stoner; FREEMAN Edward R. Administracin, 1996, Sexta Edicin, Mxico: Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. 11.- CALLEJAS GONZLEZ Aquilino. Los Alcances del Control de Gestin. 2002. Director de la especializacin de finanzas y Administracin Pblica.
Bibliografa
12.- ROYERO Jaime. Modelo de control de gestin para sistemas de investigacin universitarios. 2002. Instituto Universitario de Tecnologa Jos Antonio Anzotegui. 13.- KOONTZ, Harold y ODONELL CIRIL, Welhrich. Administracin. Mxico: Editorial Mc Graw and Hill. 1985.

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