3 Sistema de Inventario

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COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION

AGROEMPRESARIAL SENA BAJO CAUCA


CONTABILIDAD Y FINANZAS
LA APARTADA GRUPO TARDE

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COMPETENCIA No 1: CONTABILIZARLOS RECURSOS DE OPERACIN, INVERSION


Y FINANCIACION DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLITICAS
ORGANIZACIONALES.
21030101901: Identificar los tipos de entidades, segn su organizacin principios corporativos, aspectos
legales y actividades.
21030101902: Clasificar documentos comerciales y ttulos valores segn el objetivo del registro.
21030101903: Codificar y diligenciar documentos de acuerdo con el PUC del sector.
21030101904: Contabilizar los diferentes tipos de operacin en el desarrollo del objeto social de la
empresa.
21030101905: Registrar los hechos econmicos segn las normas comerciales,tributarias y laborales.

SISTEMAS DE INVENTARIOS
IMPORTANCIA
En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compra venta de mercancas, los inventarios deben ser
valorados y controlados tcnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.
Sistemas de Inventarios
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y
de existencias de mercancas los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los
sistemas ms utilizados son:

Sistema de Inventario Peridico o juego de Inventarios.

Sistema de Inventario Permanente o Contino.

Sistema de inventario Peridico:


El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, ms
el costo de las mercancas compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como
mnimo una vez al ao para efectos fiscales.
Inventario Inicial: Es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de mercancas que tiene una empresa al
iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico.
Inventario Final: Es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable.
Registro de Entradas y Salidas de Mercancas
Cuando se utiliza este sistema, la cuenta Mercancas No Fabricadas por la Empresa no se emplea durante el periodo
contable, los registros de entradas y salidas de mercancas se hacen en la cuenta Compras y Comercio al por Mayor
y Menor respectivamente. As mismo, las devoluciones, se registran en las cuentas Devoluciones en compras, o en
Ventas, de acuerdo con el catlogo de cuentas. PUC
Ejemplo prctico.
El Almacn Lucero & Ca., rgimen comn inici operaciones el 30 de Noviembre de 2004, en Diciembre compra
mercancas por valor de $8.200.000.

6205
2205

Compra de Mercancas
Proveedores Nacionales

$8.200.000
$8.200.000

En Diciembre vende mercancas a crdito por valor de $7.000.000 a Mario Rivas Persona Natural.
1305
4135

Deudores Clientes
Comercio al Por Mayor y Menor

2012 por Adriana Amador Fontalvo / SENA


Formador en Contabilidad y Finanzas.

$7.000.000
$7.000.000

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Devuelven el 5% de la mercanca comprada en el ejemplo 1.


2205
6225

Proveedores Nacionales
Devoluciones en Compras

$410.000
$410.000

Los clientes devuelven el 5% de la mercanca vendida en el ejemplo 2


4117
1305

Devoluciones en Ventas
Clientes

$350.000
$350.000

Al cierre del periodo contable anual el costo de mercancas vendidas es determinado mediante el juego de
inventarios As:
Inventario Inicial
Ms Compra de Mercancas
Menos Devoluciones en Compras
Igual Total Mercancas
Menos Inventario Final
Igual Costo De Ventas
El Almacn Lucero y CIA, presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de 2004 por valor de $3.000.000; realiz
compras durante el mes de diciembre por valor de $8.200.000, efectu devolucin del 5% de est mercancas. El 31
de diciembre del ao 2004 realiz inventario fsico y se determin por un valor de $4.000.000.
Costo de Ventas: El costo de ventas se determina mediante el juego de inventario, as:
Ms

Inventario Inicial
Compra de Mercancas

Menos Devoluciones en Compras


Igual Total Mercancas
Menos Inventario Final
Igual Costo De Ventas

$3.000.000
7.790.000
$8.200.000
410.000
$10.790.000
4.000.000
$ 6.790.000

Este proceso debe realizarse por lo menos una vez al ao.


Contabilizacin al cierre del perodo contable:
6135 COSTO DE MERCANCIAS
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
Para cancelar el inventario Inicial.
6135 COSTO DE MERCANCIAS
6205 COMPRA DE MERCANCIAS
Para trasladar las compras a costo de mercancas.
6225 DEVOLUCIONES EN COMPRAS
6135 COSTO DE MERCANCIAS
Para trasladar las Devoluciones en compras al costo de Mercancas
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
6135 COSTO DE MERCANCIAS
Para registrar el inventario Final.
El sistema de inventarios Peridico presenta desventajas, no se puede conocer el valor del inventario final ni el costo
de las mercancas vendidas hasta la finalizacin del periodo, se dificulta el control por perdidas o errores, no se
utilizan cuentas que permitan su monitoreo.
2012 por Adriana Amador Fontalvo / SENA
Formador en Contabilidad y Finanzas.

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Sistema de Inventario permanente o Perpetuo.


Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia y adems se conoce el costo de la
mercanca vendida en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario fsico, por que los movimientos de
compra venta de mercancas se registran directamente en la Cuenta de Mercancas No fabricadas por la Empresa, a
precio de costo.
La empresa que adopta este sistema requiere de un fichero o auxiliar de mercancas denominado kardex, en la cual
se registra cada artculo como subcuenta de la cuenta mercancas. La suma de los saldos de cada subcuenta da el
saldo de mercancas, por esta razn este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es
utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancas.
Cuando las empresas tienen en existencias una gran variedad de artculos con distintas referencias, para controlar
las mercancas es conveniente llevar un kardex sistematizado.
Las empresas obligadas a presentar su declaracin tributaria firmada por revisor fiscal o contador pblico, debern
utilizar el sistema de inventario permanente.
Registro de Entradas y Salidas de Mercancas
En este sistema se registran al costo, en la cuenta de mercancas No Fabricadas por la empresa, cada operacin de
compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y ventas As:
Compras.
La adquisicin de mercancas se contabiliza con un dbito en la cuenta mercancas No Fabricadas por la Empresa y
un crdito en Bancos o una cuenta de Proveedores, segn el caso.
Surtimodas Ltda., compra mercancas al contado por $670.000, paga con cheque.
1435
1110

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA


BANCOS

$ 670.000
$670.000

Compra de mercancas a crdito a Fabrilujo por valor de $850.000.


1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA $850.000
2205 PROVEEDORES NACIONALES
$850.000
Como se observa, el registro de compras por los dos sistemas de inventarios, slo se diferencia por el nombre de la
cuenta que se dbita, de acuerdo con el sistema utilizado.
Devoluciones en Compras
Estas operaciones se contabilizan as:
Devolucin de mercanca comprada al contado por valor de $750.000.
1105
1435

CAJA
$750.000
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

$750.000

Asiento de Pago con Descuento.


Se compra a crdito mercancas por valor de $840.000, se paga con cheque del Bancomercio el valor de la factura
antes de la fecha de vencimiento y se recibe un descuento del 5% sobre el valor de la mercanca.
Asiento de Compra:
1435
2205

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA


PROVEEDORES NACIONALES

Asiento del pago con Descuento.


2012 por Adriana Amador Fontalvo / SENA
Formador en Contabilidad y Finanzas.

$840.000
$840.000

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Al recibir descuento por pronto pago, la cuanta se contabiliza con un crdito en la cuenta Ingresos financieros, al
pagar con cheque se causa gravamen a los movimientos financieros 4x1000.
Descuento= $840.000x5% = $42.000
2205
5305
4210
1110

PROVEEDORES NACIONALES
GASTOS FINANCIEROS
DESCUENTOS FINANCIEROS Condicionados
BANCOS

$840.000
3.360
$ 42.000
801.360

Ventas
En este sistema, para contabilizar la venta de mercancas se requieren dos asientos:

En el primero se registra la salida de mercanca al precio de venta, tal como se hace en el inventario
peridico, tomando los valores de la factura de venta.
En el segundo se registra la venta a precio de costo, debitando la cuenta costo de ventas y acreditando la
cuenta de Mercancas No Fabricadas por la Empresa, los valores se toman de la columna salida de la tarjeta
krdex.

Venta de mercancas al contado a varios clientes por $153.276, Costo de Ventas de la mercanca $97.000.
Registro de Venta,
1105
4135

CAJA
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR

$177.800
$177.800

Registro de Costo
6135
1435

COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR (Costo)


MERCANCIAS NO FAB POR LA EMPRESA

$ 97.000
$ 97.000

Devoluciones en Ventas.
Por este sistema igual que en las ventas, se requieren dos asientos para registrar las devoluciones, as:

En el primero se registra la devolucin a precio de venta, segn nota crdito, tomando los valores de la
factura de venta.
En el segundo se registra la devolucin a precio de costo con los valores del krdex.

Alfonso Guzmn devuelve mercancas facturadas a crdito por valor de $285.000, costo de venta $171.000.
Asiento de Devolucin en Ventas a precio de venta:
4175
1305

DEVOLUCION EN VENTAS
CLIENTES

$285.000
$285.000

Asiento de Devolucin en Ventas a precio de Costo:


1435
6135

MERCANCIAS NO FAB POR LA EMPRESA


$ 171.000
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR (Costo)

$171.000

Descuentos en Ventas
En este caso, una rebaja no implica entrada de mercancas al almacn, por tanto se registra en un slo asiento, con
dbito a Gastos Financieros y un Crdito a Clientes, Caja o Bancos, segn el caso; y de igual forma como en el
sistema de inventario peridico.
Eduardo Caicedo paga la factura de mercancas vendidas a crdito por valor de $687.000, y se acoge al descuento
por pronto pago del 5% sobre el valor de la mercanca.
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1105
5305
530535
1305

CAJA
FINANCIEROS
Descuento Comerciales Condicionados
CLIENTES

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$652.650
$ 34.350
$687.000

Es importante destacar que este sistema no solamente se interesa en el valor de la venta sino que simultneamente
se ocupa del costo de ventas que mantiene actualizado el costo de las mercancas vendidas sin requerir de juego de
inventarios, el saldo de la cuenta de inventarios se mantiene igualmente actualizada, solamente se efectan conteos
fsicos de las mercancas en existencias como practica de control para hacer comparaciones con el saldo de la
cuenta inventarios de mercancas y confirmar su exactitud o detectar perdidas o errores en el manejo de las
existencias.
Las cuentas de costo de ventas e ingresos operacionales por ventas son cuentas de resultado es decir temporales,
deben ser canceladas al final del periodo, con un registro crdito y uno debito respectivamente contra las cuentas
prdidas y ganancias, para la determinacin de la utilidad bruta en ventas.
La empresa obtuvo ingresos operacionales por ventas en el periodo por valor de
$16.950.000, el costo de la mercanca es de $10.825.000. El asiento de cierre es el siguiente:
Cdigo

Cuentas

4135
Ingresos operc ventas
590505 Prdidas y ganancias

Debe

Haber

16.950.000
16.950.000

Con un costo de ventas por valor de $10.825.000, que tambin es objeto de cierre
con el siguiente asiento:
Cdigo

Cuentas

Debe

590505 Prdidas y ganancias


6135
Costo de ventas

Haber

10.825.000
10.825.000

Como consecuencia del cierre de las cuentas de ingresos operacionales por ventas y del costo de ventas, la empresa
determina que ha obtenido una utilidad bruta en ventas por valor de $6.125.000, la cual se podr ver igualmente en el
estado de prdidas y ganancias:
Almacn Variedades Ltda.
Estado de resultados
Ingreso operacional ventas
(-) Costo de ventas
Utilidad bruta en ventas
(-) Gastos
Utilidad Neta

2012 por Adriana Amador Fontalvo / SENA


Formador en Contabilidad y Finanzas.

16.950.000
10.825.000
6.125.000

6.125.000

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