65838A478 Anexo

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
CDIGO:
CCFO07
VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010
1.
FORMATO REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
NOMENCLATURA DE CALIFICACIN PUNTAJE REGISTRO

5: CUMPLIMIENTO TOTAL, 3: CUMPLIMIENTO PARCIAL, 0: AUSENCIA TOTAL F: Fortaleza, N: Normal, O: Observacin, M: No conformidad mayor, m: No conformidad menor, NA: No aplica.
La siguiente tabla muestra claramente cada uno de los estndares que debe cumplir cualquier empresa certificada en seguridad industrial y comercial BASC
ESTADO BASC UNICARGA LTDA.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD Introduccin
Generalidades y aplicabilidad Todos los elementos de este sistema deben ser incorporados a los procesos en funcin al alcance definido para el SGCS de la organizacin; en la forma y el alcance de su aplicacin . Revisin inicial del estado de la organizacin realizar una revisin inicial de la situacin actual, para manejar la gestin en control y Seguridad. Las revisiones inciales de estado deben responder a la pregunta: Dnde estamos ahora? Poltica de Control y seguridad debe definir, documentar, comunicar y respaldar su poltica de Seguridad. Esta poltica es la manifestacin de la Organizacin en contra de una posible utilizacin para actividades ilcitas.
CAP. NUM. 4. 4. 0.0 0.1.
PUNTAJE REGISTROS
COMENTARIOS
Los estndares y el alcance se modificaron debido a la actualizacin del SGCS por lo tanto no est completo La empresa cuenta con 2 revisiones iniciales A pesar de que cuenta con una poltica de calidad no est debidamente interiorizada por todo el personal.
4.
0.2
4.
4.
Planeacin
Existe una manual de funciones procesos y procedimientos donde estn identificados todos los proceso pero muchos de los proceso y procedimientos aqu descritos no son verdaderamente los utilizados por la empresa es necesario cambiar el manual e ingresaron nuevos miembros a la empresa por lo tanto es necesario adicionarlos al manual de funciones A pesar de que existe un procedimiento y un panorama de riesgos no est avalado en la norma NTC52-54 lo cual es un requisito La empresa cuenta con todos los requisitos que le permiten operar legalmente. Existe un procedimiento de control de requisitos y un listado el cual necesita modificaciones para acomodarlo a los nuevos estndares
4.
2.1
Generalidades identificacin de los requisitos en materia de control y seguridad en sus operaciones de comercio internacional, estableciendo criterios de desempeo, definiendo lo que se debe hacer, quien es el responsable, cuando se debe hacer y el resultado esperado.
4.
2.2
2.3
Gestin del riesgo establecer y mantener un procedimiento documentado para establecer e implementar un proceso de gestin del riesgo que permita la determinacin del contexto, identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento, Monitoreo y comunicacin de los riesgos. Requisitos legales y de otra ndole establecer y mantener un procedimiento documentado para identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables a ella y tambin a cualquier otro requisito al cual este sometido y que sea aplicable a la gestin en control y seguridad.
CDIGO:
CCFO07
2.4
Previsiones debe hacer previsiones para cubrir las siguientes reas a) Planes y objetivos generales, personal y recursos b) Tener el suficiente conocimiento, habilidades y experiencia en control y seguridad o el acceso a ellos de acuerdo a los requisitos legales. c) Los planes operacionales para implementar las medidas de control de los d) Planeacin para el control operacional e) Recursos y planes para apoyar la mejora continua del SGCS
Solo existe un procedimiento de auditoras internas pero no el de revisin por parte de la gerencia adems esto no se hace en la empresa
4.
3.0
Implementacin y Operacin
Estructura, Responsabilidad y Autoridad asignar a una persona del grupo directivo, que posea un nivel de autoridad adecuada y con la responsabilidad especfica de asegurar que el sistema de gestin en Control y Seguridad ha sido implementado adecuadamente y cumple los requisitos en todos los sitios. el personal debe: a) Ser responsable del Control y Seguridad de los procesos que tiene a su cargo. b) Ser consciente de la responsabilidad por el control y Seguridad que deben observar las personas que realizan actividades bajo su control c) Ser consientes de la influencia que su accin o inaccin pueda tener sobre la efectividad del sistema de Gestin en control y Seguridad. La alta Gerencia debe demostrar con su ejemplo, su compromiso, involucrndose activamente en el mejoramiento continuo del desempeo en control y seguridad. Entrenamiento y sensibilizacin debe identificar las competencias del personal requeridas en todos los niveles de la misma y en caso de no disponer de ellas, proporcionar el entrenamiento necesario. Comunicaciones debe establecer y mantener procedimientos y condiciones, cuando sea apropiado, para: a) Mantener una comunicacin abierta y efectiva de informacin sobre Control y Seguridad en el comercio Internacional. b) Lograr la participacin y el compromiso de los empleados. Documentacin del sistema asegurarse de que la documentacin se encuentre disponible de acuerdo a sus necesidades, de manera tal que permita la implementacin de los planes de Control y Seguridad. Control de los documentos debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos garantizar que: a) Puedan ser localizados oportunamente; b) Se actualicen peridicamente, se revisen cuando sea necesario y se aprueben por el personal autorizado; c) Se encuentren disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales las versiones vigentes de los documentos pertinentes para el funcionamiento eficaz del sistema; d) Sean retirados con prontitud los documentos obsoletos de todos los sitios de archivo y de uso, o que se evite darles un uso no previsto; e) Se identifique adecuadamente cualquier documento obsoleto que sea retenido con propsitos de preservacin legal o de conocimiento. f) Se controlen los documentos de origen externo; g) Se asegure que los documentos permanezcan legibles.
4.
3.1
Cuenta con el representante de la direccin claramente nombrado mediante acta, falta documentar las responsabilidades y autoridades
4.
3.2
Existe un manual de funciones donde se describe las capacidades necesarias para el cargo debe existir un evaluacin de los cargos La empresa cuenta con documentos que describen las jerarquas de comunicacin y existen medios propios para establecer la comunicacin Debido a la actualizacin los documentos estn incompletos y algunos obsoletos
4.
3.3
4.
3.4
4.
3.5
Existe un procedimientos de control de documentos pero ser necesario modificarlo debido al cambio del SGSC sobretodo en la codificacin
CDIGO:
CCFO07
4.
3.6
3.7.
Control operacional Es importante que el Control y Seguridad, en su sentido ms amplio, se encuentre totalmente integrado en todo el mbito de la organizacin y dentro de todas sus actividades, cualquiera que sea su tamao o la naturaleza de su labor. Al organizar la implementacin de la poltica y la gestin efectiva del control y la seguridad, la organizacin debe hacer lo necesario para garantizar que las actividades se realicen de manera segura y de acuerdo con las disposiciones definidas en el numeral 4.2.4 y adicionalmente debe: a) Definir la asignacin de responsabilidades y recursos financieros en la estructura gerencia; b) Asegurar que las personas tengan la autoridad necesaria para cumplir sus responsabilidades; c) Asignar los recursos adecuados de acuerdo con su tamao y naturaleza. Preparacin y respuesta a eventos crticos debe establecer y mantener procedimientos para identificar y responder ante situaciones crticas, al igual que para prevenir el impacto y efecto que estos eventos o situaciones puedan generar sobre las operaciones o la imagen de la Organizacin. Verificacin, accin correctiva y/ o preventiva Monitoreo y medicin Se deben establecer y mantener, procedimientos documentados para monitorear y medir cualitativa y cuantitativamente, con regularidad, aquellas caractersticas clave que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se deben ajustar a las necesidades de la organizacin. Accin correctiva y/ o preventiva Cuando se encuentran no conformidades, se deben identificar las causas bsicas y emprender la accin correctiva y/o preventiva teniendo en cuenta los siguientes tems: a) Revisar los hallazgos o desviaciones del SGCS b) Identificar el origen de las no conformidades c) Identificar y aplicar las medidas pertinentes d) Registra las acciones preventivas o correctivas Registros debe llevar los registros necesarios para demostrar conformidad con los requisitos tanto legales como de otra ndole. Debe establecer y mantener procedimientos para la identificacin, mantenimiento y disposicin de los registros de control y seguridad. Estos documentos deben incluir registros de entrenamiento, los resultados de las auditorias y revisiones. Los registros en control y seguridad deben ser legibles como identificables y rastreables de acuerdo con la actividad, producto o servicio involucrado. Los registros se deben almacenar y mantener de forma que se puedan recuperar fcilmente y proteger contra daos, deterioro o prdida. Auditorias Las auditorias deben ser realizadas por personas competentes y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque pueden ser parte de la organizacin. Se debe establecer un procedimiento documentado para su realizacin. En diferentes momentos y por diferentes razones, las auditorias deben cubrir las siguientes preguntas: a) El sistema de gestin en control y seguridad de la organizacin tiene la capacidad para alcanzar los estndares de desempeo requeridos?
Todos esta descrito en el manual de procesos y procedimientos pero ser necesario modificarlo debido a cambios en la empresa
La empresa cuenta con un plan de evacuacin aunque no est debidamente sensibilizado
4.
4.0
4.
4.1
Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin
4.
4.2.
4.
4.3
4.4.
CDIGO:
CCFO07
4.
5.
b) La organizacin est cumpliendo sus obligaciones en relacin con el control y la seguridad en el comercio internacional? c) Cuales son las fortalezas y debilidades del sistema de gestin en control y seguridad? d) La organizacin ( o parte de ella) realmente est haciendo y logrando lo que dice hacer y lograr? Revisin por parte de la gerencia La alta gerencia de la organizacin debe revisar, conforme el sistema de gestin en control y seguridad para garantizar su continua aptitud, adecuacin y eficiencia. Debe considerar a) El desempeo global del sistema; b) El desempeo de los elementos individuales del sistema, c) Los resultados de las auditorias, acciones preventivas, correctivas, de mejora, y revisiones anteriores d) Factores internos y externos como cambios en la estructura organizacional, legislacin pendiente, introduccin de nueva tecnologa, etc.. e) Identificar la accin necesaria para remediar cualquier deficiencia. f) Resultados de la Evaluacin de riesgos El sistema de gestin en control y seguridad debe estar diseado para adaptarse a factores tanto internos como externos. La informacin que se presenta en los literales a) a f) anteriores, se puede utilizar para mejorar el enfoque proactivo de la organizacin. Mejora Continua Las siguientes son acciones destinadas a la mejora: a) Anlisis y evaluacin de la situacin existente para identificar reas y/o procesos para la mejora b) Establecimiento de los objetivos para la mejora c) La bsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos d) Medicin, verificacin, anlisis y evaluacin de los resultados de la implementacin para determinar que se han alcanzado los objetivos.
No existe documentos no si han realizado revisiones
4.
6.
Indicadores de medicin diseas y no se evalan
mal
CAP. NUM.
ESTNDARES INTERNACIONALES BASC VERSIN 3 Parte A Requisitos de los asociados de negocio

Procedimientos documentados exigidos para Asociados de Negocio Deben existir procedimiento escritos para evaluar a los asociados de negocios que identifique factores o practicas especificas cuya presencia activara un examen adicional por parte del transportista de carretera Verificando procedimiento de seguridad en el punto deben comunicar la importacin de la seguridad con la cadena de suministros y que mantener una cadena de custodia en un aspecto fundamental de la poltica de seguridad.
Puntaje
Registro
COMENTARIOS
Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin
1 2 2.1 2.1 2.1
Seguridad de los vehculos a b c

Seguridad de transporte en ruta los transportadores tienen que asegurar que la integridad del transporte y remolques es mantenida y remolque es mantenida Rutas predeterminadas y Revisiones de seguridad aleatoria las rutas deben ser identificadas y debe existir procedimientos para revisiones aleatorias de las rutas Revisiones documentadas y no anunciada por el gerente la gerencia debe desarrollar un proceso de verificacin no anunciado peridico y documentado para asegurar que los registros, monitoreo y seguimiento se est cumpliendo
3 3 3
M M M
No se han realizado capacitaciones pertinentes
las
Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacion
CDIGO:
CCFO07

Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacion
2.1 2.1 2.1 2.1
d e e.i e.ii
Reporte de anomalas encontradas en revisiones regulatorias de gobierno Los conductores tiene que reportar y documentar cualquier anomala o modificaciones estructurales inusuales encontradas en el transporte
Procedimientos de Inspeccin de transporte

Uso de una lista de chequeo para inspeccin de transporte los conductores deberan estar entrenados para revisar su transporte por compartimientos ocultos o naturales. Inspeccin de transporte entrando y saliendo de los patios de estacionamiento tiene que ser sistemticas y deberan ser completadas en la entrada y salida y el ltimo punto de descargue Conducir bsquedas aleatorias a aquellas desarrolladas por el conductor el gerente de seguridad debe buscar en el transporte despus de que el conductor ha conducido la bsqueda Requerimiento procedimientos escritos para identificacin de riesgos tiene que existir procedimientos escritos para identificar factores o practicas especificas que estimen los riegos de un embarque Practicas de entrenamiento sistemtico los transportadores tiene que inspeccionar visualmente todo sobre los remolques vacios
3 3
M M
No existen las capacitaciones Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin
2.1
e.iii
Se realiza
2.1 2.1 2.2 2.2 2.2 2.2 3
f g
3 3
M M
Falta en el panorama de riesgos
Se realiza pero capacitaciones
no
existen
Seguridad de los remolques a b c

Requerimiento de vigilancia el transportador tiene que estar vigilante para asegurar que la mercanca es legtima y esta no ha sido afectada por algn contrabando en el muelle o en el momento de la carga en la fabrica Requerimiento de almacenamiento seguro los remolques tiene que ser almacenados en una rea segura Requerimiento de notificacin a las autoridades de cambio de cada remolque el transportador tiene que notificar a la autoridad correspondiente cualquier cambio estructural en cualquier transporte
3 3 3
M M M
Se realiza Se realiza Se realiza
Controles de acceso fsico

Empleados tiene que existir un sistema de identificacin de empleados con el propsito de controlar el acceso e identificar positivamente, los empleados solo deberan tener acceso a aquellas reas seguras que necesitan para desempear sus funciones, se debe controlar la entrega y devolucin de carnets de identificacin de empleados visitante y proveedores y su devolucin. Visitantes/Vendedores/Proveedores los visitantes debe presentar una identificacin con foto al momento de ingresar, deben ser acompaados Monitoreo de la entregas los paquetes y el correo de llegada deberan ser examinados peridicamente antes de ser distribuidos. Enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas debe existir procedimientos establecidos para identificar, enfrentar y dirigirse a personas no autorizadas. Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin
Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Se realiza
3 3 4 4
c d
5 5
F
Se realiza
Seguridad personal
Verificacin preliminar de empleo Antes de la contratacin se tiene que verificar la informacin de la solicitud de empleo, antecedentes y referencias laborales Verificacin y anlisis de antecedentes se debe hacer revisiones peridicas de los candidatos con posibilidad de empleo
Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones
CDIGO:
CCFO07

por actualizacin
4 5
Procedimiento de terminacin de personal tiene que contar con procedimientos para retirar la identificacin y eliminar el permiso de acceso a empleados retirados de la empresa Seguridad de procesos Debe haber medidas de seguridad establecidas para garantizar la seguridad de los procesos , para impedir, detectar o disuadir que materiales no declarados y personal no autorizado ganen acceso al vehculo, que restrinjan el acceso del vehculo y que impidan el cargamento de contrabando, para registrar y denunciar de inmediato todas las anomalas y se deben realizar inspecciones al azar de equipajes y efectos personales de los choferes Procesamiento de documentacin deben existir procedimientos para garantizar que toda la informacin utilizada para despachar carga es clara y legible y este protegida contra cambio, perdidas o introduccin de forma errnea Examen de documentos el personal debe estar capacitado para examinar manifiestos y otros documentos e identificar o reconocer envi de carga sospechosa Procedimiento de conocimiento de embarque / manifiesto la informacin debe mostrar la primera ubicacin instalacin en origen, donde el transportista toma la carga. Carga debe estar correctamente marcada e indicada en el manifiesto, incluso el peso exacto y la cuenta de unidades se debe reporta a aduanas alguna anomala
Se realiza
Se realiza
F
Se realiza
5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7
c d e
5 5 5
F
Se realiza
F
Se realiza
Seguridad fsica a b c d e f g
Cercado la cerca perimtrica debe encerrar el patio o terminal de camiones completa y toda deben ser inspeccionadas regularmente para verificar su integridad Puerta y casetas de entrada las puertas de entrada y salida de todos los vehculos y o personal deben ser atendidas y/o supervisadas Estacionamiento se debe prohibir que los vehculos de pasajeros privados se estacionen en cercana proximidad a reas de estacionamiento y almacenaje de transporte. Estructura de los edificios los edificios deben construirse con material que resistan la entrada ilegal. Control de cerraduras y de llaves todas las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores deben asegurarse con cerraduras. Iluminacin debe haber iluminacin adecuada dentro y fuera de la instalacin, entrada salida reas de estacionamiento Sistemas de alarma y videocmara de vigilancia se debe utilizar estos sistemas para supervisar los locales e impedir el acceso no autorizado a embarcaciones Se realiza
5 5 5 5 5 5 5
F
Se realiza
F
Se realiza
F F F F F
Se realiza Se realiza Se realiza Se realiza
Seguridad en tecnologa de informtica a

Proteccin con contrasea se debe toar medida para proteger la informacin electrnica, incluso la necesidad de informar a los empleados la necesidad de proteger sus contraseas Responsabilidad Debe haber un sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de computacin y detectar el acceso inapropiado y la manipulacin indebida o alteracin de los datos. Se realiza
F
Se realiza
CDIGO:
CCFO07

Se realiza
Uso apropiado de los controles electrnicos todo dispositivo tiene que ser protegido contra robo, manipulacin indebida adulteracin o duplicacin
Capacitacin en seguridad y concientizacin sobre amenazas

Programa de concientizacin sobre amenazas debe hacer una concientizacin por parte de la seguridad de la empresa para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de terrorista y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministro
Existe mas no se aplica
CAP. NUM. 1
1 1
ESTNDARES INTERNACIONALES BASC VERSIN 3 Parte B Estudio legal

Se tiene que disponer de un listado de los requisitos legales que le son aplicables a la Empresa para su operacin y estos se deben encontrar actualizados y disponibles.
Puntaje
Registro
COMENTARIOS
Se tiene
2
2 1
Sistema de Gestin
Tiene que existir un diagnstico o revisin inicial al estado de la organizacin que permita medir el avance en la implementacin y en el mantenimiento del sistema de Gestin. La Empresa tiene que elaborar, publicar y difundir la poltica de Seguridad que incluya la prevencin contra actividades ilcitas (prcticas de narcotrfico, terrorismo y otros.) Tiene que determinarse los objetivos de seguridad que garanticen el cumplimiento de la poltica de seguridad. Tienen que definirse y documentarse las responsabilidades y autoridades de todo el personal que afecta la seguridad. La Alta Direccin de la Empresa tiene que realizar mnimo, una revisin anual del Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, para asegurarse de su cumplimiento. Tiene que existir un representante de la direccin claramente identificado con autoridad y responsabilidad para asegurar el cumplimiento del sistema de gestin en control y seguridad BASC. El Manual de Seguridad BASC tiene que describir el cumplimiento de los requerimientos descritos en los Estndares de Seguridad y en los elementos del sistema de gestin en control y seguridad. Tiene que realizarse cuanto menos un ciclo de auditoras internas anualmente, para establecer que las polticas, procedimientos y dems normas de control y seguridad se estn cumpliendo. Tiene que disponerse de un equipo de auditores internos, competente en el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC. Deben identificarse los procesos que realiza la organizacin, utilizando la metodologa del mapa de procesos. Deben caracterizarse los procesos, identificando entradas, salidas, indicadores de medicin, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsables del proceso. Debe documentarse y aplicarse un procedimiento de accin correctiva y preventiva.
5 0 3 5 0 5
N M M N M F
Se realizo
No Se hace Existen pero es necesario modificaciones debido al mal planteamiento Manual de funciones No se realiza
2 2 2
3 4 5
Existe el representante
No est completo debido a las modificaciones de los estndares
0 0 3 3 3
M M M M M
No se realizan
2 2 2 2
9 10 11 12
No existe solo una persona est capacitada Existe pero es necesario modificarlo Existe pero es necesario modificarlo Existe pero no se aplica
Administracin y seleccin de personal propio y-o suministrado.

Tiene que realizarse una visita domiciliaria del personal que ocupa las posiciones crticas, o que afecta la seguridad. Deben realizarse y mantenerse actualizados, registros de Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems
3 3
1 2
3 3
M M
CDIGO:
CCFO07

es necesario realizar modificaciones por actualizacin
afiliacin a instituciones de seguridad social y dems registros legales de orden laboral.
3
3 3
Mantenimiento y capacitacin
Debe realizarse pruebas al personal de reas crticas, para detectar consumo de drogas ilcitas y alcohol, antes de la contratacin, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables. Se debe contar con un programa de concientizacin sobre consumo de alcohol y drogas, que incluya avisos visibles y material de lectura. Se debe disponer de un archivo fotogrfico actualizado del personal e incluir un registro de huellas dactilares y firma, conforme a la legislacin local. Tiene que controlar el suministro (entrega y devolucin) de uniformes de trabajo de la empresa.
Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin
4
4 4 4 4 4 1 2 3 4 5
Sistema de Seguridad
La Empresa debe tener un Jefe o responsable de la seguridad, con funciones debidamente documentadas. Debe disponerse de un plano con la ubicacin de las reas sensibles de la instalacin. Las reas de lockers de empleados deben estar controladas y separadas de las reas de almacenamiento u operacin de carga. La Empresa debe tener un servicio de seguridad propio o contratado con una empresa competente. Se debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicacin con los supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras. Se debe garantizar una accin de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de Seguridad durante 24 horas al da. Se debe tener procedimientos y dispositivos de alerta para la evacuacin en caso de amenaza o falla en las medidas de proteccin. Deben documentarse y aplicarse procedimientos para la realizacin de ejercicios prcticos y simulacros de los planes de proteccin y de procedimientos de contingencia y emergencia.
5 5 0 5 5 5 3
F N M F F F m
Existe Existe No estn delimitadas La polica Mviles
Existe Plan de evacuacin pero falta de sensibilizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin
7
7 1
Control de documentos y de la informacin.

Debe disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que incluya listados maestros de documentos y de registros.
Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin
Deben existir procedimientos sobre entrega y archivo de la informacin
La Empresa debe disponer de un lugar adecuado y seguro para el archivo de los documentos.
Debe existir una poltica de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos.
CDIGO:
CCFO07
Observaciones
Existen muchas falencias debido a la actualizacin de las normas y estndares Basc adems es demasiado notorio que aunque muchos documentos estn no se aplican y eso se vuelven no conformidades mayores as que es necesario poner cuidado a esta situacin y comprometes a todo el personal
UNICARGA LTDA.
PROTOCOLO DE SEGURIDAD
CCPP06
Versin: 03
1. OBJETIVO: Generar un protocolo de seguridad para cada una de las actividades catalogadas como peligrosas dentro de los procesos y procedimientos que maneja la empresa UNICARGA LTDA.
2. ALCANCE: El protocolo de seguridad tiene como alcance cada uno de los procesos y procedimiento de la empresa, incluyendo directamente los relacionados con la calidad y la seguridad en el momento de prestar el servicio a los clientes.
3. CONTENIDO:
ACTIVIDAD DESCRIPCION La carga y descarga de las mercancas dentro de las instalaciones de la empresa estn a cargo Director Operativo y de los directamente implicados del vehculo, en este caso el conductor y Operador de servicio. La mercanca debe ser revisada, que concuerde el numero de cajas fsicas con en descrito en las remesas. Esta actividad es muy importante en el sistema de calidad y seguridad, el jefe de seguridad debe asegurarse que la carga no sea contaminada y se pueda realizar su transporte de forma segura. Las mercancas deben ser minuciosamente revisadas por parte del jefe de seguridad, para el caso de UNICARGA LTDA el director operativo, en el momento en que el vehculo llega y empieza el descargue y en todo momento durante el cargue, a su vez el director operativo debe cerciorarse que las mercancas que quedan en bodega estn bien ubicadas, embaladas y seguras. En el momento de la entrega de mercancas los directamente implicados de realizar correctamente esta actividad son el conductor y su ayudante, deben garantizar que el cliente final recibe su mercanca de forma segura, en excelentes condiciones y dentro de RESPONSABLE REGISTRO
Carga y Descarga de mercanca.
Director Operativo Conductor Operador de servicio
Revisin de mercancas.
Director operativo
Formato de acciones correctivas y No conformidade s CCFO03
Entrega de mercanca.
Conductor Operador de servicio
Remesa de entrega.
UNICARGA LTDA.
CCPP06
Versin: 03
Falla mecnica durante la entrega.
los tiempos y horarios pactados para realizar la entrega. En el caso eventual de que ocurra una falla mecnica del vehculo durante la entrega, el conductor debe seguir los siguientes parmetros de seguridad: Debe comunicarse inmediatamente con la empresa, y reportar su ubicacin y su posible dao. Conseguir alguien que pueda solucionarle el problema, pedir factura y continuar con la entrega. Informar a la empresa una vez el problema haya sido resuelto. La seguridad de las mercancas esta a cargo en todo momento durante su transporte por parte del conductor y su ayudante, estos deben garantizar que no se contaminen y son los directamente responsables si algo de esto ocurre. Mientras la mercanca se encuentre dentro de las instalaciones de la empresa, la responsabilidad sobre su seguridad reposa sobre el jefe de seguridad, que para UNICARGA LTDA es el Jefe de Bodega. En el momento de detectar algn tipo de contaminacin en la carga, debe ser informado de forma inmediata al Jefe de Seguridad de la empresa, y esperar las indicaciones que este de. Cualquier tipo de percance durante el recorrido de entrega de mercancas debe ser informado a la empresa, con el fin de que se establezca comunicacin con el cliente final y se le explique los posibles motivos de la demora en la entrega. Durante la situacin problema la comunicacin entre la empresa y el vehculo de carga ser peridica, con el fin de tomar decisiones ya sea de nuevas rutas o aplazo en la entrega. En caso de un accidente laboral o de trnsito la prioridad en todo caso debe ser la salud de los ocupantes, una vez los ocupantes se encuentren en buenas condiciones se debe comunicar a la empresa el percance, y esperar las indicaciones que se den. UNICARGA LTDA cuenta con una poltica de incentivos por la informacin de actividades
Contaminacin de mercancas.
Director Operativo Conductor Operador de servicio
Percances durante el recorrido de entrega.
Accidente laboral o de transito. Poltica de incentivos.
Conductor Operador de servicio Director Operativo
UNICARGA LTDA.
CCPP06
Versin: 03
Evacuaciones y capacitaciones sobre emergencias.
sospechosas dentro de los procesos y procedimientos de la empresa, ya sea con el manejo de la carga, o sospecha de consumo de drogas o alcohol de alguno de los trabajadores, la seguridad en los procesos es de carcter prioritario para la organizacin, y los incentivos sern evaluados por las directivas de la empresa segn la importancia de la informacin dada. UNICARGA LTDA cuenta con un mapa de evacuacin, el cual es difundido por todos los integrantes de la organizacin, all mediante una pequea capacitacin se les da a conocer los puntos de encuentro y las salidas de emergencia. En el momento de transportar cargas peligrosas, la empresa cuenta con todos los estndares de seguridad que la ley exige, a su vez con el apoyo de la ARP los empleados son capacitados sobre las vas de evacuacin y los simulacros para garantizar la seguridad de los empleados en el momento de una emergencia.
Director Operativo Director Administrativo
Formato de asistencia a capacitacion es DHFO01
4. DEFINICIONES: CONTAMINACIN DE MERCANCAS: Se dice que una mercanca fue contaminada en el momento en que se incluyen dentro de la carga que se esta transportando productos de orden ilegal, como armas o drogas. MAPA DE EVACUACIN: Plano de la empresa donde se expresa de forma clara todas las salidas y recorridos que se deben seguir en el momento de una emergencia.
5. CONDICIONES GENERALES: El protocolo de seguridad es una base que incluye algunos de los posibles aspectos que pueden llegar a afectar la seguridad de la mercanca en determinado caso, debe ser entregado a cada empleado.
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
UNICARGA LTDA CCPP05

Versin: 03
PAGINA 1 DE 6
1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para el manejo adecuado de las no conformidades generadas en los diferentes procesos de la empresa, garantizando un proceso de mejora, teniendo en cuenta el responsable de dicha mejora, las acciones que se deben realizar y las acciones preventivas para que no se vuelva a generar la misma inconformidad.
2. ALCANCE: Este procedimiento tiene como alcance todas las reas de la empresa, ya que una inconformidad se puede generar en cualquiera de los procesos de la organizacin, sean administrativos u operativos.
3. CONTENIDO: ACTIVIDAD DESCRIPCION Una no conformidad se puede generar en cualquiera de los procesos o procedimientos que maneja la empresa, es Identificar la no importante identificarla en el conformidad momento mismo en que se genera, y no esperar hasta una auditora interna o una inspeccin por parte de un superior. RESPONSABLE Todos los integrantes de la organizacin pueden detectar una no conformidad REGISTRO Formato acciones correctivas y preventivas CCFO03
Una vez identificada la no Identificar la conformidad se debe investigar Director causa de la no a fondo las posibles causas que llegaron a la no Administrativo conformidad conformidad, con el fin de eliminar el problema de raz. Dado que ya se conoce la no conformidad y sus causas, se deben asignar una serie de actividades que lleven a cumplir con la no conformidad.
Acciones Correctivas
Formato acciones correctivas y preventivas CCFO03 Los empleados Formato que sean acciones designados por el correctivas Director y Administrativo preventivas

Versin: 03
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Seguimiento
Una vez solucionada la no conformidad se debe hacer un seguimiento que garantice que no se va a repetir la no conformidad en el futuro.
CCFO03 Formato Los empleados acciones que sean correctivas designados por el y Director preventivas Administrativo CCFO03
4. DEFINICIONES: NO CONFORMIDAD: a) Falla con respecto a una clusula de la norma / sistema que este dentro de los estndares de la norma. b) Ausencia de un requisito de la norma / sistema. CAUSA: Para determinar la causa que est generando la no conformidad es necesario llegar hasta el fondo de las posibles causas, con el fin de corregir el problema de raz, por lo tanto es necesario seguir uno de los siguientes sistemas de identificacin de causas: DIAGRAMA DE PARETO: El diagrama de Pareto, tambin llamado curva 80-20 o Distribucin A-B-C, es una grfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras. Permite, pues, asignar un orden de prioridades. El diagrama permite mostrar grficamente el principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a unos pocos graves. Mediante la grfica colocamos los "pocos vitales" a la izquierda y los "muchos triviales" a la derecha. El diagrama facilita el estudio comparativo de numerosos procesos dentro de las industrias o empresas comerciales, as como fenmenos sociales o naturales, como se puede ver en el ejemplo de la grfica al principio del artculo. Hay que tener en cuenta que tanto la distribucin de los efectos como sus posibles causas no es un proceso lineal sino que el

Versin: 03
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20% de las causas totales hace que sean originados el 80% de los efectos.
DIAGRAMA ESPINA DE PESCADO (DIAGRAMA CAUSA EFECTO): El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente Diagrama de Ishikawa porque fue creado por Kaoru Ishikawa, experto en direccin de empresas interesado en mejorar el control de la calidad; tambin es llamado Diagrama Espina de Pescado por que su forma es similar al esqueleto de un pez: Est compuesto por un recuadro (cabeza), una lnea principal (columna vertebral), y 4 o ms lneas que apuntan a la lnea principal formando un ngulo aproximado de 70 (espinas principales). Estas ltimas poseen a su vez dos o tres lneas inclinadas (espinas), y as sucesivamente (espinas menores), segn sea necesario.

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DIAGRAMA PORQUE PORQUE PORQUE: Es un diagrama en el cual se empieza a preguntar el porqu de las causas, hasta llegar a la razn principal, y solucionando esta, se genera una reaccin en cadena que terminara solucionando las causas que se generaron superficialmente y generaron la inconformidad.
ACCIONES: Hace referencia a las acciones que se realizaran con el fin de eliminar o neutralizar la causa o las causas principales que ocasionaron en un principio la no conformidad.
RESPONSABLE: Las acciones que se programen para eliminar o neutralizar las causas que generan la no conformidad deben ser asignadas a un responsable directo, el cual deber realizarlas en un periodo de tiempo determinado. FECHA LMITE:

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Para la organizacin es de suma importancia resolver las no conformidades en el menor tiempo posible, por esta razn se determina un periodo de tiempo suficiente para que el responsable de realizar las acciones cumpla con ellas, esta fecha ser escogida mediante comunicacin mutua entre el responsable y el asistente administrativo. SEGUIMIENTO: No basta con neutralizar o eliminar las causas responsables de la no conformidad, es necesario realizar un seguimiento, que garantice que no se repetir en un futuro prximo, dicho seguimiento debe ser realizado por la misma persona o personas que fueron designadas como responsables para la eliminacin o neutralizacin de las causas. FECHA: Es una fecha superior a la fecha lmite de eliminacin de las causas, esta fecha hace referencia a la realizacin del seguimiento. Adicionalmente en el formato se encuentra una pequea tabla que se refiere a la eliminacin o neutralizacin de las causas de la no conformidad, adems del cumplimiento o no del plan de accin planteado.
5. CONDICIONES GENERALES: DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS: El formato de acciones correctivas y preventivas debe ser diligenciado cada que se encuentre una anomala dentro del sistema de calidad y seguridad que represente una no conformidad dentro de la normatividad BASC.
6. DOCUMENTOS REFERENCIA: Formato de acciones correctivas y preventivas CCFO03
7. ANEXOS:

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FORMATO Acciones correctivas y preventivas
CODIGO CCFO03
ATENCIN DE QUEJAS Y RECLAMOS
UNICARGA LTDA PROCEDIMIENTO CCPP03

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1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento que garantice la solucin de quejas y reclamos de los clientes de la empresa, con el fin de mejorar el servicio prestado y generar en el cliente sentido de pertenencia por la empresa.
2. ALCANCE: Este procedimiento tiene como alcance toda el rea operativa de la empresa, si bien el cliente se entiende con el rea administrativa, es la operacin la que est directamente implicada en la prestacin de servicio de manera ptima.
3. CONTENIDO:
ACTIVIDAD
Identificacin de una queja o reclamo.
DESCRIPCION
Una vez el cliente exprese algn tipo de queja o reclamo, por cualquier tipo de canal de comunicacin, se debe diligenciar el formato de quejas y reclamos. El formato de quejas y reclamos debe ser diligenciado segn los lineamientos de este procedimiento. En este punto el formato hace referencia a la persona que recibe la queja o el reclamo, es importante aclarar que la fecha es de suma importancia en este caso. Se debe diligenciar en este caso el problema mecnico que impidi la realizacin del servicio, se tuvo en cuenta ya que es la causa ms comn de la prestacin del servicio nula o deficiente. Hace referencia al cliente que presenta la queja o reclamo. Es importante tener en cuenta cual fue la remesa implicada en dicha queja o reclamo.
RESPONSABLE Quien reciba la queja o reclamo
REGISTRO
Formato quejas y reclamos CCFO02 Formato quejas y reclamos CCFO02 Formato quejas y reclamos CCFO02 Formato quejas y reclamos CCFO02
Diligenciamiento formato quejas y reclamos.
Quien reciba la queja o reclamo
Tomado por:
Avera
Conductor
Cliente
Quien reciba la queja o reclamo Quien reciba la queja o reclamo
Formato quejas y reclamos CCFO02 Formato quejas y reclamos
N de remesa

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CCFO02 Se debe diligenciar todos los detalles de la prestacin de ese servicio, incluyendo las causas y los efectos de la queja o reclamo. El seguimiento de la queja o reclamo se realiza con el fin de evitar que se presente nuevamente un inconveniente similar en el futuro, debe estar a cargo del Jefe de Operacin en caso de que la queja se presente en el rea operativa o a cargo de la Asistente Administrativa dado el caso que la queja haga referencia al rea de atencin al cliente. Es de suma importancia generar un compromiso por parte de algn empleado para que se tenga mayor atencin a las quejas y reclamos presentados por los clientes Formato quejas y reclamos CCFO02 Formato quejas y reclamos CCFO02
Observaciones
Seguimiento
Jefe de Operacin Asistente Administrativa
Compromiso por parte de
Empleados
Formato quejas y reclamos CCFO02
4. CONDICIONES GENERALES: CONTROL DE DOCUMENTOS DE QUEJAS Y RECLAMOS: En el archivo de servicio al cliente se conservaran los documentos generados por las quejas y reclamos, y se les pasar revista peridicamente con el fin de analizar el proceso en el que se encuentran, el seguimiento que se les ha realizado, una vez la queja o reclamo esta solucionada se le pasa un reporte al cliente que la denunci, con el fin de demostrarle el compromiso con la calidad continua que tiene la empresa.
5. DOCUMENTOS REFERENCIA: Formato Quejas y Reclamos CCFO20
6. ANEXOS: FORMATO CODIGO

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Formato Quejas y Reclamos
CCFO02
PARA LA AUDITORIA INTERNA

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1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para planificar, preparar y ejecutar auditoras internas de calidad y seguridad para verificar la eficacia del Sistema de Calidad y Seguridad de la empresa con respecto a los aspectos planificados.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para auditar todos los procesos y procedimientos que afectan de manera directa o indirecta la calidad y la seguridad de la empresa, en todos los aspectos que involucren la interaccin con agentes externos como clientes y proveedores.
3. CONTENIDO:
ACTIVIDAD DESCRIPCION
La auditoria debe ser preparada por el auditor a la empresa, de acuerdo a las siguientes directrices: El auditor debe elaborar el plan de auditoria de acuerdo a la siguiente metodologa:
RESPONSABLE
REGISTRO
* Definir los objetivos y el alcance de la auditoria. * Definir los procesos a auditar para cada ciclo de auditora. Para este efecto, debe tenerse en cuenta el estado y la importancia de los procesos a auditar y los resultados de auditoras previas. * Identificar las personas que tengan a su cargo las actividades relacionadas con el objetivo y el alcance. * Identificar los auditores de apoyo disponibles para la realizacin de la auditoria, seleccionarlos y asignarles los procesos del sistema de gestin de calidad a auditar; recordando que auditoras internas CCFO06
Planeacin
Auditor principal

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al nombrar el respetarse al independencia.
auditor, criterio
debe de
* Determinar fechas y lugares de realizacin de la Auditoria. * Distribuir el plan general de auditoras internas CODIGO a los auditores asignados. Una vez el auditor conozca el proceso asignado, debe elaborar la lista de chequeo de la auditora en la cual establece las preguntas, documentos, registros y personal que debe ser auditado. Esto debe realizarse siguiendo la metodologa PHVA. El auditor enva citacin a cada uno de los funcionarios a auditar, informndoles el asunto o tema sujeto de auditoria, con mnimo una (1) semana de anticipacin a la fecha. La auditoria se inicia con una reunin en la que participan el auditor y las personas que tengan a su cargo las actividades relacionadas con la auditoria, es decir, los que van a ser auditados. La reunin tiene por objeto: Hacer una presentacin de los participantes. Presentar el alcance y los objetivos de la auditoria. Indicar la forma como se va a realizar la auditoria. Confirmar da y hora de reunin de cierre. Se debe concientizar al auditado que la auditora es sobre procesos y actividades y no sobre las personas. Auditor Externo Auditados
Preparacin de la Auditora
Auditor principal
Acta de reunin
Citacin
Auditor principal
Email de citacin
Reunin de apertura.

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Es la parte fundamental de la auditoria. La informacin debe ser recolectada mediante entrevista y observacin de acuerdo a lo establecido en la Lista de Chequeo de auditora interna CODIGO. Debe tenerse en cuenta que la Lista de Chequeo es una gua y no debe utilizarse a manera de interrogatorio. Recoleccin de la Informacin Durante la recoleccin de la informacin el auditor no se debe olvidar en ningn momento que su objetivo principal es: Verificar que el Proceso a auditar cumple con los requisitos especificados y demuestra su capacidad para demostrar el cumplimiento de resultados. Auditor interno
Lista de auditoras internas CCFO06
Reporte de no conformidad y/o observacin.
Durante la auditoria se va realizando el registro de los hallazgos y evidencias encontradas. Los reportes de no conformidad y/o observaciones siempre sern realizados durante la auditoria. Queda claramente establecido que los reportes de no conformidad y/o observaciones no podrn ser levantados en fecha posterior a la ejecucin de la auditoria, es esencial que las no conformidades y/o observaciones se registren en el momento de su deteccin y que se acepten por las partes involucradas. Los reportes deben ser objetivos, nunca deben contener opiniones, instrucciones o indicaciones; deben mostrar: Descripcin del incumplimiento o deficiencia del sistema. Referenciar el procedimiento y/o requisito de la norma que se est infringiendo y la razn para la infraccin. La evidencia objetiva a partir del anlisis de la documentacin y la observacin.
Auditorprincipal
Informe de auditora internas CCFO07

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Es responsabilidad del coordinador externo, asegurarse de que los reportes de no conformidad estn basados en evidencias objetivas slidas.
Tratamiento de no conformidad.
Siempre que durante la auditoria se hallan realizado reportes de no conformidad, el Auditor debe acordar con el auditado, o el responsable de llevar a cabo el tratamiento de las causas de la no conformidad encontrada as como los plazos de ejecucin. Se debe establecer tambin la fecha de seguimiento; Estos acuerdos deben quedar registrados en el formato de Acciones Correctivas y Preventivas CODIGO
Auditado
Formato de Accin Correctiva y Preventiva CCFO03

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Despus de que ha transcurrido el plazo acordado para el tratamiento de no conformidad el auditor interno encomendado har una visita de seguimiento para verificar si el tratamiento de no conformidad ha sido implementado, que ha probado ser y continuara siendo efectivo; y que ha sido apropiadamente registrado y comunicado a las partes interesadas. Si al realizar la auditoria de seguimiento se encuentra que el tratamiento de una no conformidad no ha sido implementado, el auditor debe establecer una nueva fecha de cumplimiento, que implica una nueva visita de verificacin y seguimiento. Seguimiento. Cuando se verifica la ejecucin de la accin del tratamiento de no conformidad, el auditor marcar la no conformidad cerrada, de lo contrario marcar la no conformidad pendiente al no tener un buen anlisis de causas y abrir un nuevo reporte de no conformidad. Todo reporte de no conformidad debe ser cerrado. Cuando se observe que las acciones correctivas no se han implementado, el auditor externo debe informar este hecho al representante de la Gerencia. Auditor interno
Formato de Accin Correctiva y Preventiva CCFO03
4. DEFINICIONES: AUDITORA INTERNA: Proceso de auditora por medio del cual la empresa examina sus propios sistemas, procedimientos y actividades y determina si estos son o no adecuados y si estn siendo cumplidos.
NO CONFORMIDAD:

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a) Falla con respecto a una clusula de la norma / sistema contra l cual la auditora se est llevando a cabo. b) Ausencia de un requisito de la norma / sistema.
OBSERVACIN: Calificacin de una no conformidad para una posibilidad de mejora o falta muy pequea, que no afecta la calidad, pero que se puede tener en cuenta para un mejor control de la calidad.
5. CONDICIONES GENERALES: FRECUENCIA DE LA AUDITORA: Cada uno de los procesos del sistema de calidad deber ser auditado con una frecuencia mnimo dos veces al ao, una en cada semestre.
GRUPO DE AUDITORA: La empresa debe conformar un grupo de auditores internos de calidad y seguridad, conformado por personal perteneciente a diferentes procesos. El equipo de auditora estar liderado por un Coordinador de Auditores, en quien recaer la responsabilidad general del trabajo. Los auditores tendrn capacitacin y entrenamiento previo que contemple como mnimo los siguientes aspectos: Conocimiento y entendimiento de la normatividad BASC. Tcnicas de examen, indagacin, evaluacin y presentacin de informes, destrezas adicionales requeridas para administrar una auditoria, tales como: planificacin, organizacin, comunicacin y direccin. Habilidades y atributos personales del auditor.
6. DOCUMENTOS REFERENCIA:

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Procedimiento de Control de acciones Correctivas y/o preventivas ()
7. ANEXOS: FORMATO Auditoria Interna Informe de auditoras internas Control de Acciones Correctivas y Preventivas CODIGO CCDO06 CCFO07 CCFO03
UNICARGA LTDA
PROCEDIMIENTO PARA EL CAMBIO DE LLAVES
CCPP02
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1. OBJETIVO: Establecer un procedimiento que para el cambio de llaves, que garantice la seguridad en las diferentes reas de la empresa responsabilizando a cada individuo de la organizacin del manejo y seguridad que le da a cada una. 2. ALCANCE: Este procedimiento tiene como alcance todas las instalaciones de la empresa, ya que las cerraduras, candados, puertas, ventanas y dems accesorios o enseres que necesiten estar bajo llave.
3. CONTENIDO:
ACTIVIDAD
Documentacin
DESCRIPCION
Toda cerradura, candado o accesorio o enseres que tengan llaves deben ser codificados y documentados en el formato de control de llaves. Inicialmente se entrega copia de las llaves que cada integrante de la empresa necesita, y cada uno es responsable de dicha copia. De cada llave existen mnimo dos copias, una est en el llavero de la empresa, la otra la persona responsable de la misma. Para el cambio de llave, el responsable debe firmar el formato de control de llaves en la seccin de cambio, a su vez demostrar el dao de la otra, en caso de perdida la cerradura o candado debe ser sustituido inmediatamente.
RESPONSABLE Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo
REGISTRO
Control de llaves CCFO05 Control de llaves CCFO05 Llavero de la empresa
Responsabilidades
Copias de seguridad
Director Administrativo
Control de llaves CCFO05
Cambio de llave
4. DEFINICIONES: ENSERES: Utensilios, muebles, instrumentos, necesarios en una casa o para una profesin, ejemplo escritorios, archivadores entre otros.
UNICARGA LTDA
PROCEDIMIENTO PARA EL CAMBIO DE LLAVES
CCPP02
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CONTROL DE LLAVES: Formato que maneja la empresa donde estn documentados todas las llaves de la empresa, cada una codificada segn su ubicacin dentro de la empresa.
5. DOCUMENTOS REFERENCIA: Control de llaves CCFO18
6. ANEXOS: FORMATO CONTROL DE LLAVES CODIGO CCFO05
UNICARGA LTDA.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
SIPP01
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CONTENIDO 1. OBJETIVOS: .......................................................................................................... 2 2. ALCANCE: ............................................................................................................. 2 3. DEFINICIONES: .................................................................................................... 2 3.1. 3.2. DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO: ..................................................... 2 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: .................................................... 2
4. CONTENIDO ESPECFICO: ................................................................................. 2 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. ELABORACIN: ............................................................................................. 3 REVISIN Y ELABORACIN:....................................................................... 3 CONSERVACIN Y DISTRIBUCIN: .......................................................... 3 DIFUSIN DE DOCUMENTOS: .................................................................... 4 CONTROL DE CAMBIOS: ............................................................................. 4 DOCUMENTOS OBSOLETOS: ..................................................................... 4 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS: .............................................. 4
5. CONDICIONES GENERALES:............................................................................. 4 5.1. CODIFICACIN: ............................................................................................. 5
UNICARGA LTDA.
SIPP01
Versin: 02
Pagina 2
1. OBJETIVOS: Establecer la metodologa que se va a implementar en la organizacin para controlar, identificar, actualizar y distribuir los documentos tanto internos como externos que maneja la empresa.
2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica para todos los procedimientos y dems actividades que manejen documentos dentro de la organizacin.
3. DEFINICIONES:
3.1.
DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO:
Son los documentos que genera la empresa y estn relacionados directamente con la empresa sin intervencin alguna de agentes externos, como los manuales de calidad y seguridad, manual de funciones, manual de procesos y procedimientos, etc.
3.2.
DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:
Son documentos que no son generados por la empresa, pero necesarios para el perfecto funcionamiento de la misma, como son las ordenes de contra entrega, formatos de proveedores, documentos de mantenimiento de equipos, entre otros, estos documentos no van codificados, pero su ubicacin y archivo deben ser de forma ordenada.
4. CONTENIDO ESPECFICO:
UNICARGA LTDA.
SIPP01
Versin: 02
Pagina 3
4.1.
ELABORACIN:
La elaboracin de los documentos es responsabilidad del rea administrativa, esta elaboracin debe tener todas las caractersticas necesarias para documentar las actividades que se van a realizar.
4.2.
REVISIN Y ELABORACIN:
La revisin inicial la realiza el coordinador del rea del documento o formato que se va a cumplir, en el caso del rea operativa la revisin la realiza el Jefe de Bodega, en el rea administrativa la revisin la realiza la Asistente Administrativa, en todos los casos la aprobacin es realizada por el gerente.
AREA OPERATIVA ADMINISTRATIVA
REVISAR DIRECTOR OPERATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVA
APROBAR GERENTE GERENTE
4.3.
CONSERVACIN Y DISTRIBUCIN:
Los documentos se conservan tanto en documentos magnticos como en documentos impresos, para los documentos magnticos el acceso es denegado para las dems personas diferentes al gerente, y se debe asegurar siempre de realizar una copia de seguridad de los mismos, los documentos impresos son conservados dentro del archivo de la empresa, su distribucin se realiza de acuerdo a la necesidad que el gerente vea de hacerlo, y su reproduccin debe ser mediante copias controladas, se debe tener en cuenta que los documentos impresos son copias exactas de los documentos magnticos. Los cargos a los cuales deben ser distribuidos los documentos se establecen en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS, y es controlada por el rea Administrativa.
UNICARGA LTDA.
SIPP01
Versin: 02
Pagina 4
4.4.
DIFUSIN DE DOCUMENTOS:
Una vez el documento es aprobado se realiza una reunin con los involucrados en el manejo del mismo y se explica su funcionamiento y la forma de diligenciarlo, esta reunin queda registrada en el formato de asistencia como capacitacin.
4.5.
CONTROL DE CAMBIOS:
Cualquier solicitud de cambio de alguno de los formatos debes ser expresada al gerente o a un representante de gerencia, justificando de forma clara y concisa el motivo del cambio, este cambio debe ser sometido a anlisis y considerarse si se realiza o no tanto en los formatos fsicos como magnticos, en caso que se decida cambiar el documento, se debe seguir el procedimiento del numeral 4.3. CONSERVACIN Y DISTRIBUCIN.
4.6.
DOCUMENTOS OBSOLETOS:
Cuando se hace una modificacin de un documento, las copias obsoletas y el original se recogen y destruyen.
4.7.
CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS:
La aprobacin de los documentos externos debe ser generada por gerencia, la cual debe examinar y estudiar cada documento y garantizar su uso y su necesidad, en caso de ser necesaria su distribucin a los empleados de la empresa, esta debe ser mediante copias controladas, a su vez si es necesario realizar una capacitacin para explicar su uso, al igual que los documentos internos, se realiza dicha reunin y debe quedar constancia de la misma.
5. CONDICIONES GENERALES:
UNICARGA LTDA.
SIPP01
Versin: 02
Pagina 5
5.1.
CODIFICACIN:
Los documentos que son catalogados como documentos de origen interno, deben ir codificados y dicha codificacin se realizar de acuerdo a la siguiente estructura: XXYYZZ Las primeras letras (XX) corresponden al proceso que involucra; las segundas letras (YY) identifican si se trata de un procedimiento, formato o documento y las terceras letras ( ZZ) corresponden al consecutivo.
INICIALES DE EMPRESA:
LOS
PROCESOS
DESARROLLADOS
EN
LA
PROCESO GESTIN ESTRATGICA REEXPEDICIN Y PAQUETEO CONTROL DE CALIDAD OPERACIN LOGSTICA Y CARGA MASIVA ADMINISTRACIN FINANCIERA ALMACENAMIENTO DESARROLLO HUMANO SISTEMAS DE INFORMACIN AREA ADMINISTRATIVA AREA OPERATIVA TIPO DE DOCUMENTO: DOCUMENTO PROCESO PROCEDIMIENTO FORMATO MANUAL FUNCIONES PROCEDIMIENTO DE APOYO
INICIALES GE RP CC LM AF AM DH SI AD AO
INICIALES PC PR FO MN FN PP
UNICARGA LTDA DHPP01 PROCEDIMIENTO

GESTIN DE RIESGOS Versin: 03
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1. OBJETIVO: Establecer un procedimiento que garantice el control sobre los posibles riesgos existentes en todos los procesos y procedimientos de la organizacin, no solo ergonmicos, tambin los de seguridad en los procesos, para evitar que en algn momento dado se contamine la carga basados en la norma de gestin de riesgo NTC 5254 2. ALCANCE: Este procedimiento tiene como alcance todas las reas de la empresa, ya que tiene en cuenta todos los riesgos que los empleados corren dentro de la organizacin, tanto del rea administrativa como los del rea operativa. 3. CONTENIDO:
ACTIVIDAD
Comunicacin y consulta
DESCRIPCION
Desarrollar una comunicacin abierta con todos los integrantes de la empresa, con el fin de construir criterios para el anlisis de los riesgos a los se ven expuestos. Definir criterios para evaluar riesgos en el rea de seguridad laboral en lo que se refiere a mtodos y equipos diseados para salvaguardar al personal contra riegos que conciernen sus puestos de trabajo, enfermedades a largo plazo, prevencin del personal, clima organizacional y medio ambiente laboral Definir los riegos a la que estn expuestos los empleados por limitaciones o deficiencias en la seguridad industrial de la empresa y los riesgos a que tiene el proceso de gestin de recursos humanos en general. Determinar los controles existentes y analizar riesgos en trminos de consecuencias y probabilidades en el contexto de esos controles. El anlisis debera considerar el rango de consecuencias potenciales y cun
RESPONSABLE
Todos los empleados de la empresa, en especial jefe de seguridad y el director administrativo
REGISTRO
Reuniones, capacitaciones y entrevistas.
Establecer Contexto
Todos los empleados de la empresa, en especial el jefe de seguridad y el director administrativo
Procedimiento gestin de riegos
Identificar riesgos
Todos los empleados de la empresa, en especial el jefe de seguridad y el director administrativo
Analizar riesgos
Responsable del sistema de riesgos
Panorama de riesgos programa de salud ocupacional DHFO05 DHMN03 Panorama de riesgos programa de salud ocupacional DHFO05

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probable es que ocurran esas consecuencias. Consecuencias y probabilidades pueden ser combinadas para producir un nivel estimado de riesgo.
DHMN03
Evaluacin de los riesgos
Comparar niveles estimados de riesgos contra los criterios preestablecidos. .
Tratamiento de riesgos
Aceptar y monitorear los riesgos de baja prioridad. Para otros riesgos, desarrollar e implementar un plan de administracin especfico que incluya consideraciones de fondeo, reduciendo prdidas potenciales. Es necesario monitorear la eficacia de todas las etapas del proceso de gestin del riesgo. Esto es importante para la mejora contina.
Panorama de riesgos programa de salud ocupacional DHFO05 DHMN03 Panorama de riesgos programa de salud ocupacional DHFO05 DHMN03 Acciones Correctivas y preventivas CCFO03
Monitoreo y revisin
4. DEFINICIONES: Anlisis del riesgo. Proceso sistemtico para entender la naturaleza del riesgo y deducir el nivel del riesgo. Consecuencia. Resultado o impacto de un evento. Control. Proceso, poltica, dispositivo, prctica u otra accin existente que acta para minimizar el riesgo negativo o potenciar oportunidades positivas. Evaluacin del control. Revisin sistemtica de los riesgos para garantizar que los controles an son eficaces y adecuados. Evento. Ocurrencia de un conjunto particular de circunstancias. Frecuencia. Medicin del nmero de ocurrencias por unidad de tiempo. Posibilidad. Se usa como descripcin general de la probabilidad o la frecuencia.

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Monitorear. Verificar, supervisar o medir regularmente el progreso de una actividad, accin o sistema para identificar los cambios en el nivel de desempeo requerido. Probabilidad. Medida de la oportunidad de ocurrencia expresada como un nmero entre 0 y 1. Riesgo. La oportunidad que suceda algo que tendr impacto en los objetivos. Riesgo residual. Riesgo remanente despus de la implementacin del tratamiento del riesgo. Valoracin del riesgo. Proceso total de identificacin, anlisis y evaluacin del riesgo. Criterios del riesgo. Trminos de referencia mediante los cuales se evala la importancia del riesgo. Reduccin del riesgo. Acciones que se toman para reducir la posibilidad y consecuencias asociadas a un riesgo 5. METODOLOGIA VISION GENERAL DEL PROCESO DE GESTIN DE RIESGO

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COMUNICACIN Y CONSULTA La siguiente actividad se realizara por medio de entrevistas informales, acompaamiento a las labores diarias para analizar las actividades repetitivas o peligrosas y se realizaran encuestas para que los operarios identifiquen los riegos y como tratarlos. ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO Criterios Criterio Salud y seguridad Objetivo Minimizar riesgos para la salud seguridad Mejorar clima organizacional Reduccin de costos operativos Mejorar las habilidades esenciales y las capacidades del personal involucrado Minimizar las interrupciones de las operaciones Minimizar la rotacin, ausentismo o problemas de salud a largo plazo. Minimizar riesgos ambientales para la comunidad y la
Empleados Costos Desarrollo del personal
Integridad de las instalaciones
Personal Operativo
Medio Ambiente y Comunidad
IDENTIFICACIN DE LOS RIESGOS Los riegos se deben evaluar por medio de las auditoras internas, resultado de entrevistas, reuniones o lluvia de ideas y deben ser aadidos al panorama de riesgos en registros.

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ANLISIS DE LOS RIESGOS El anlisis se har de forma cualitativa, se realizara una descripcin en vez de un medio numrico, para definir el nivel de riesgo. Puede incluir el suministro de informacin descriptiva acerca de la naturaleza de las consecuencias. Esta informacin puede reunir y resumir como descripcin en una sola palabra, de la consecuencia y de la posibilidad de uso de una tabla de clasificacin y calificacin de riesgos. Una vez identificados los riegos se realizara una revisin analizando las causa y consecuencias de cada uno y se deben diligencias el cuadro de la descripcin y severidad de las actividades ubicado en el panorama de riesgos en descripcin de actividades. Para definir la posibilidad de las apariciones de los riegos se realiza reuniones de gerencia y para el anlisis de los riegos se clasifican en 5 niveles la posibilidad de que ocurriera un riesgo y la consecuencia que trae para la empresa y su impacto con los objetivos del criterio. Clasificacin de consecuencia Calificacin 5 Descriptivo Severa Definicin La mayora de objetivos no se puede lograr Algunos objetivos importantes no se pueden lograr Algunos objetivos afectados Efectos menores que se remedian fcilmente Impacto insignificante sobre los objetivos
Mayor
Moderada
Menor
Insignificante

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Clasificacin de posibilidad Calificacin 5 Descriptivo Casi seguro Definicin El evento ocurrir anualmente El evento se puede esperar que ocurra El evento no se espera que ocurra Imaginable pero extremadamente improbable Nunca he odo q ocurra
Probable
Posible
Improbable
Muy raro
Las persona presentes en la reunin debe dar un puntaje a cada riesgo de la tabla de registros en general realizando un consenso entre todos segn su parecer de posibilidad y ocurrencia y registrar en la calificacin de los riesgo que est en le panorama de riesgos Nivel de riesgo resultante Riesgo Alto o Muy Alto: se necesita atencin de la alta direccin, especificar planes de accin y responsabilidad de la direccin. Riesgo Medio: gestionar mediante procedimientos de monitoreo o respuesta especficos, con responsabilidad especfica de la direccin. Bajo riesgo: gestionar mediante procedimientos de rutina, es improbable que se necesite la aplicacin especifica de recursos

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Clase de posibilidad 5 4 3 2 1
Clase de consecuencia 1 Media Media Baja Baja Baja Alta Media Media Baja Baja 2 Alta Alta Alta Media Media 3 4 Muy alta Alta Alta Media Media 5 Muy alta Muy alta Alta Alta Alta
EVALUACION DE LOS RIESGOS Se comprende el riesgo obtenido en el anlisis para tomar decisiones futuras las decisiones pueden incluir Si hay un riesgo que necesita tratamiento Si se debera emprender una actividad Las prioridades del tratamiento
Los diferentes niveles de riesgo se diviran en los que necesitan tratamiento y los que no y se determinara en el panorama de riesgo si es necesario darles un tratamiento inmediato segn los siguientes criterios: Tipo de consecuencia La disposicin de recursos para tratar el riesgo El tiempo en el que puede ocurrir el riesgo El impacto en la actualidad del riesgo TRATAMIENTO DE RIESGOS MONITOREO Y REVISION Despus de evaluar se realizara acciones correctivas y preventivas para resolver los riesgos. 6. DOCUMENTOS REFERENCIA: Panorama de riesgos programa de salud ocupacional SOMN01

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7. ANEXOS: FORMATO
Panorama de riesgos Programa de salud ocupacional Acciones correctivas y preventivas CCFO03
CODIGO
DHFO05 DHMN03
INDUCCION DE NUEVO PERSONAL
UNICARGA LTDA PROCEDIMIENTO DHPP02

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1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento a seguir en el momentote incluir nuevo personal en la organizacin, con el fin de crear un ambiente propicio para el inicio de las actividades que realice y un sentido de pertenencia por la empresa.
2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los aspectos de la organizacin, tanto en el rea administrativa como en el rea operativa, ya que en cualquier momento se solicita personal nuevo en cualquiera de las reas. 3. CONTENIDO:
ACTIVIDAD
Presentacin de las instalaciones y composicin de UNICARGA LTDA
DESCRIPCION
Presentar al nuevo integrante de la compaa las instalaciones de la empresa, las reas en donde realizara su labor, las rutas de evacuacin, la ubicacin de los extintores y las reas donde el ingreso esta prohibido. Ensear la misin, la visin, las polticas empresariales y la poltica de calidad y seguridad al empleado nuevo, con el fin de generar un sentido de pertenencia en el empleado, adems de ensearle la reglamentacin interna de la empresa. Dentro de las diferentes capacitaciones se encuentra la presentacin de la norma de calidad y seguridad BASC, es importante que el empleado nuevo la conozca y se familiarice con la seguridad interna de la empresa. Durante el desarrollo de las actividades cotidianas de transporte de mercancas que realiza la empresa, incluye en ocasiones el transporte de mercancas consideradas como peligrosas, por lo tanto es importante que el empleado nuevo conozca toda la
RESPONSABLE
Directora Administrativo
REGISTRO
Presentacin poltica de seguridad, misin, visin.
Presentacin BASC
Decreto 1609 Manejo de Sustancias Qumicas Peligrosas
INDUCCION DE NUEVO PERSONAL
UNICARGA LTDA PROCEDIMIENTO DHPP02

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Presentacin manual de funciones
Entrega reglamento interno de trabajo Presentacin plan de evacuacin
reglamentacin legal sobre el transporte de dicha mercanca. De acuerdo al cargo en el que se vaya a desenvolver el nuevo empleado se le debe entregar el respectivo manual de funciones de su cargo, explicrselo y asegurarse que le quede claro todas y cada una de las funciones y actividades que vaya a realizar. Es indispensable para toda organizacin entregar el reglamento interno de trabajo a sus integrantes. Se le debe informar al nuevo integrante cuales son las salidas de emergencia y como debe ser su actitud y sus acciones en caso de una emergencia. Segn el cargo para el cual el empleado fue seleccionado.
Directora Administrativo Directora Administrativo
Entrega de dotacin
Formato entrega de dotacin DHFO10
4. CONDICIONES GENERALES: FORMATO ENTREGA DE DOTACIN: Es el formato en el que se diligencia lo que se le entrega a cada empleado y en el cual el mismo se hace responsable por lo que le entregaron. 5. DOCUMENTOS REFERENCIA: Formato entrega de dotacin DHFO07 Formato induccin de nuevos empleados DHFO03 6. ANEXOS: FORMATO Formato entrega de dotacin Formato induccin de nuevos empleados CODIGO DHFO10 DHFO11

MANEJO DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO: Establecer el manejo, la disposicin y ubicacin final de los documentos que maneja la empresa, garantizando que se manejen de forma segura, como son las remesas, las contra entregas y manifiestos. 2. ALCANCE: Este procedimiento compromete toda el rea operativa y administrativa de la empresa, ya que toda entrega, o recogida de mercanca lleva consigo un documento que la respalde, adems frente al ministerio de transporte se le debe mostrar cada movimiento de mercanca que se realice. 3. CONTENIDO:
ACTIVIDAD DESCRIPCION
Cada que un vehiculo de reexpedicin llega a la empresa trae un manifiesto de carga, el cual certifica que cantidad de mercanca transporta, se debe llenar que la mercanca fue recibida y devolverlo al conductor. El ministerio de transporte actualmente esta implementando los manifiestos electrnicos, y deben ser llenados por los empleados de la empresa. Las remesas llegan al jefe de bodega, quien debe entregarlas a los conductores que entregaran la carga a los diferentes clientes Los conductores despus de realizar la entrega de la mercanca, hacen que el cliente firme y llene la remesa, con el fin de garantizar la entrega, estos documentos son recibidos de los conductores por servicliente y coordinador logstico. Las contra entregas tienen el mismo movimiento que las remesas, solo que son cobradas inmediatamente al cliente, por lo tanto los conductores deben recibir el dinero y entregarlo en la empresa. Despus de recibir las remesas, se debe comprobar que el numero de la remesa sea el mismo que esta en el
RESPONSABLE Coordinador logstico Servicliente Coordinador logstico Servicliente
REGISTRO
Recibo llenado de manifiestos
No queda, se devuelve
Llenado de manifiestos electrnicos
Documentos electrnicos en Internet Documentos entregados a los conductores
Llegada de remesas
Jefe De Bodega
Recibo de remesas
Coordinador Logstico Servicliente
Archivo de la empresa
Recibo de contra entregas
Coordinador Logstico Servicliente Coordinador Logstico Servicliente
Verificacin remesas contra manifiesto
No queda registro

MANEJO DE DOCUMENTOS
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Verificacin contra entregas con el manifiesto
manifiesto. Al igual que la remesa comn, la contra entrega se revisa con el manifiesto, el dinero recogido por las contra entregas es entregado al Asistente Administrativo.
Coordinador Logstico Servicliente
No queda registro
4. DEFINICIONES: MANIFIESTO: Es un documento de soporte que deben llevar los transportadores, en el cual se certifica cual es la mercanca que se transporta, es exigido por el ministerio de transporte, cuando los manifiestos son generados por la empresa, en el caso del servicio puerta a puerta, deben llevar nmeros consecutivos, tal cual como una factura. REMESAS: Cada paquete que se transporta lleva una remesa, es un documento que incluye la trazabilidad del mismo, el remitente y el destinatario, sirve como prueba de que el producto fue entregado satisfactoriamente. CONTRA ENTREGA: Las contra entregas son remesas, pero son cobradas en el instante, tienen la misma funcin y son almacenadas en el archivador de la empresa.
MANEJO DE REQUISITOS LEGALES
UNICARGA LTDA PROCEDIMIENTO AFPP01

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1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para el manejo adecuado de los requisitos legales de la empresa, para garantizar su pronta ubicacin y su vigencia activa en todo momento de funcionamiento de la empresa.
2. ALCANCE: Este procedimiento tiene como alcance todas las reas de la empresa, en especial el rea administrativa, ya que es la encargada de manejar y administrar los papeles que garantizan el funcionamiento optimo de la empresa.
3. CONTENIDO: ACTIVIDAD DESCRIPCION La empresa UNICARGA LTDA cuenta en su archivo con la carpeta de Requisitos Legales en la cual se encuentra una copia actualizada de cada uno de los documentos necesarios para el funcionamiento de la organizacin. Una vez revisado el documento con los requisitos legales de la empresa, se debe garantizar que cada uno se encuentre vigente en todo momento, el formato de listado de requisitos legales cuenta con una matriz, en la cual se indica la vigencia de cada uno de los documentos, es necesario actualizar inmediatamente cualquier documento que dentro de ese listado se encuentre desactualizado. Una vez todos los documentos del listado hayan sido revisados y actualizados es necesario actualizar el listado de Requisitos Legales de la empresa y aadirlo a la carpeta RESPONSABLE Directora Administrativo REGISTRO
Revisar el listado de requisitos legales de la empresa
Listado de Requisitos Legales AFFO01
Garantizar la vigencia de los requisitos legales
Actualizacin Listado de Requisitos Legales

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de Requisitos Legales, con el fin de facilitar la labor cuando nuevamente se revise la vigencia de cada documento.
4. DEFINICIONES: REQUISITOS LEGALES: Son una serie de documentos necesarios para el funcionamiento de la organizacin, los cuales demuestran su funcionamiento legal frente a toda la sociedad. REGISTRO DE MINISTERIO DE TRANSPORTE COMO EMPRESA DE TRANSPORTE PBLICO NACIONAL: Como su nombre lo dice es un registro que expide el ministerio de transporte y que acredita a la empresa como apta para el transporte pblico de mercancas a nivel nacional, sin este registro la empresa no puede operar legalmente. CDULA DE REPRESENTANTE LEGAL: Es un documento que puede ser pedido por entidades bancarias, clientes o proveedores, no tiene vigencia, pero debe ser actualizado en el momento en que el representante legal de la empresa cambie. RUT: El Registro nico Tributario RUT constituye el mecanismo nico para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del rgimen comn, los pertenecientes al rgimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y dems usuarios aduaneros; y los dems sujetos de obligaciones administradas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN . CMARA DE COMERCIO: El Registro Mercantil le permite a todos los empresarios que ejerzan cualquier actividad comercial acreditar pblicamente su calidad de comerciante. Adems, les facilita el acceso a informacin para conocer posibles clientes. PERMISO 250 DE SUELOS: Permiso otorgado por la alcalda municipal para iniciar a construir diferentes tipos de estructuras, segn la topografa del terreno.

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ESCRITURAS DE LEGALIDAD DEL LOCAL: Es de primordial importancia que el local en el cual se est desarrollando la actividad comercial de la empresa sea legalmente constituido, y que dicha actividad comercial se pueda desarrollar en esa zona, las escrituras del local, sean propias o alquiladas no tienen fecha de vigencia. PLIZA MULTIRRIESGO: Es una pliza de seguro que cubre todos los posibles riesgos que corren los empleados al desarrollar sus labores cotidianas, a su vez, cubre a la empresa en otros tipos de riesgos como desastres naturales entre otros.
5. CONDICIONES GENERALES: ACTUALIZACIN DEL LISTADO: El listado de requisitos legales de la empresa debe estar actualizado en todo momento, por lo tanto debe ser revisado peridicamente y cada vez que sea necesario actualizar algn documento debe ser renovado inmediatamente, y seguidamente modificar el listado con los nuevos datos.
6. DOCUMENTOS REFERENCIA: Formato Listado de requisitos legales AFFO01
7. ANEXOS: FORMATO Listado de Requisitos Legales CODIGO AFFO01
SATISFACCIN DEL CLIENTE

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1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento que permita medir la satisfaccin de nuestros clientes, con el fin de garantizar la calidad en la prestacin de los diferentes servicios ofrecidos, con el fin de mejorar continuamente.
2. ALCANCE: Este procedimiento tiene como alcance todas las reas de la empresa que tienen contacto directo con el cliente, ya que son las encargadas de que el cliente quede satisfecho con el servicio prestado.
3. CONTENIDO: ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO Formato Encuesta de Satisfaccin de Clientes CCFO15 Formato Encuesta de Satisfaccin de Clientes CCFO15 Formato Encuesta de Satisfaccin de Clientes CCFO15 Formato Encuesta de Satisfaccin
Aydenos mejorar
Son una serie de preguntas bsicas que se le hacen al a cliente, con el fin de saber Servicio al cliente qu clase de servicios recibe y su antigedad con la empresa.
Satisfaccin general
Preguntas generales que buscan saber cmo se siente el cliente de manera general Servicio al cliente con la prestacin de servicios de la empresa
Preguntas que buscan conocer la intensin del Intensin de uso y cliente de seguir usando nuestros servicios, adems Servicio al cliente recomendacin de su opinin y recomendacin para nuevos clientes. Satisfaccin Atributos Preguntas que permiten calificar los atributos Servicio al cliente individuales en el momento de prestar el servicio, tienen

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como finalidad conocer en detalles lo que el cliente valora o le molestan del servicio. Preguntas que permiten realizar un anlisis del exhaustivo sobre la opinin Servicio al cliente del cliente sobre la prestacin del servicio como tal.
de Clientes CCFO15
Valoracin Servicio
Formato Encuesta de Satisfaccin de Clientes CCFO15 Formato Encuesta de Satisfaccin de Clientes CCFO15
Estas preguntas permiten que el cliente se exprese de Recomendaciones manera abierta con respecto Servicio al cliente y Sugerencias a las recomendaciones y sugerencias para la continua mejora de los servicios
4. DEFINICIONES: RECOMENDACIN: Comentario emitido por el cliente que busca mejorar o prestar un mejor servicio.
SATISFACCIN: Nivel de complacencia que tiene un determinado cliente con los servicios que se prestan y de los cuales el es beneficiario.
5. CONDICIONES GENERALES: FRECUENCIA DE LA ENCUESTA: La encuesta de Satisfaccin del cliente se realizara cada semestre, con el fin de comprometer a todos los integrantes de la empresa con la calidad de los servicios, a su vez de revisar la relacin y el nivel de satisfaccin que

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cada uno de nuestros clientes maneja con respecto a los servicios prestados.
6. ANEXOS: FORMATO Formato encuesta de satisfaccin del cliente CODIGO CCFO15
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO08
ACTA N:
ACTA DE REUNIN NOMBRE REUNIN: PRPOSITO: RESULTADOS DESEADOS:
SITIO DONDE SE REALIZA LA REUNIN: HORARIO PROGRAMADO HORARIO REAL INICIO INICIO FINALIZACIN FIANLIZACIN MODERADOR: SECRETARIO: ASISTENTES CARGO
N 1 2 3 4 5
NOMBRE
FIRMA
N 1 2 3 4 5 6
TEMAS A TRATAR TEMAS

El desempeo global del sistema de gestin de calidad y seguridad El desempeo de los elementos individuales del sistema de calidad y seguridad Los resultados de las auditorias, tanto interna como de certificacin. Factores internos y externos como cambios en la estructura organizacional, legislacin pendiente, introduccin de nueva tecnologa, etc. Identificar las acciones necesarias para remediar las no conformidades encontradas Resultados de la evaluacin de riesgos
SECUENCIA 1 2 3 4 5 6
NOTAS DE LA REUNIN:
PERSONA RESPONSABLE: TAREAS DELEGADAS 1 2 3 4 RESPONSABLE FECHA
___________________ FIRMA MODERADOR
__________________ FIRMA SECRETARIO
Nota: Se deben revisar todos los temas a tratar y es de vital importancia documentar todo el proceso de la revisin ya que permite garantizar el cumplimiento de la norma del numeral 4.5 Revisin por parte de la gerencia.
UNICARGA LTDA. LISTADO MAESTRO DE REGISTRO

CODIGO NOMBRE VERSIN N
SIFO01
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CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Y PROTECCIN
RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO
UBICACIN Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin
SIFO02 DHMN02 GEPC00 GEPR01 GEPR02 GEPR03 GEPR04 GEPR05 GEPR06 RXPC00 RXPR01 RXPR02 RXPR03
Lista Maestra de Documentos Manual de proceso y procedimientos Gestin Estratgica Diseo de Estrategias Estudio nuevos mercados Proyecciones Locales Posicionamiento Nacional Seleccin de Proveedores Seleccin de Clientes Re-expedicin Negociacin con el cliente Expedidor Formulacin de Ruteo Optimo Programacin de Vehculos
Vigente Vigente
Reposa en el archivador de la empresa. Reposa en el archivador de la empresa.
Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos
Vigente Vigente
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos

SIFO01
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RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO SERVICIO AL CLIENTE SERVICIO AL CLIENTE
UBICACIN Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Sistemas Archivador Servicio al
RXPR04 CCPC00 CCPR01 CCPR02 CCPR03 CCPR04 CCPR05 SIPP01 CCPR07 SIPP02 CCPP05 CCPP03 CCPO01
Entrega Oportuna de Mercancas Control y Calidad Diseo de Indicadores Gestin de la Calidad Control Interno Diseo puntos de Calidad Control de Seguridad Control de Documentos Protocolo de Seguridad Manejo de Documentos Acciones correctivas y preventivas Atencin de quejas y reclamos Satisfaccin del cliente
Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Reposa en el archivo de la empresa, su manejo y actualizacin estn a cargo de la Asistente Administrativa Publico para todos los empleados de la empresa Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos
Vigente Vigente Vigente
Vigente Vigente
Archivo de la empresa Carpeta Cliente Individual

SIFO01
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RESPONSABLE SERVICIO AL CLIENTE DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO
UBICACIN Cliente Archivador Sistemas Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin
DHFO06 CCFO02 CCFO03 CCFO10 CCFO12 CCFO06 CCFO09 SIFO01 DHFO14 CCFO11 SIFO04 GEFO02 GEFO06
Verificacin de Antecedentes Auditorias Internas Acciones Correctivas Inspeccin de Camiones Ingreso de Personas Ingreso de Vehculos Inspeccin de Seguridad Listado Maestro de Registro Listado Personal de reas criticas Formato Mantenimiento Preventivo Poltica de Firmas y Sellos Registro de Proveedores Inscripcin de clientes
Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente
Hoja de vida de cada individuo Archivo de la empresa, carpeta Auditorias Archivo de la empresa, anexa al manual de procesos y procedimientos Archivo de la empresa Archivo de la empresa Archivo de la empresa Archivo de la empresa Reposa en el archivador de la empresa. Archivo de la empresa Archivo de la empresa
Archivo de la empresa Archivo de la empresa Archivo de la empresa

SIFO01
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RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO SERVICIO AL CLIENTE SERVICIO AL CLIENTE DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO
UBICACIN Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Servicio al Cliente Archivador Servicio al Cliente Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin
GEFO01 CCFO13 CCFO08 CCFO05 GEFO04 CCFO02
Acta de Reunin Formato Ingreso de Personal Formato Actualizacin de datos Control de llaves Visita a Clientes Formato Quejas y reclamos Formato Encuesta Satisfaccin del Cliente Operacin Logstica Solicitud del Servicio Liquidacin de ingresos Facturacin de Ingresos Numero de Camiones Necesarios
Vigente Carpeta Individual del Cliente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Manual de Procesos y Procedimientos
CCFO21
LGPC00 LGPR01 LGPR02 LGPR03 LGPR04
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos

SIFO01
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RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR
UBICACIN Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador
PQPC00 PQPR01 PQPR02 CMPC00 AFPC00 AFPR01 AFPR02 AFPR03 AFPR04 AEPC00 AEPR01 AEPR02 AEPR03 AEPR04
Paqueteo Negociacin con el cliente Recoleccin de Mercancas Carga Masiva Administracin Financiera Manejo de Caja Menor Manejo de Cartera Facturacin Legalizacin Caja Mayor Almacenamiento Externo Solicitud del Servicio Verificacin de Espacio Disponible Ubicacin de Mercancas Pacto de Precios
Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos
Vigente Vigente
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos

SIFO01
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RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO SERVICIO AL CLIENTE SERVICIO AL CLIENTE SERVICIO AL CLIENTE DIRECTOR
UBICACIN Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Sistemas Archivador Sistemas Archivador Sistemas Archivador
DHPC00 DHPR01 DHPR02 DHPR03 DHPR04 DHPR05 DHPR06 DHPR07 DHFO01 DHFO07 DHFO11 DHFO12 DHFO05
Desarrollo Humano Pago de Nomina Capacitacin Empleados Seguridad Industrial Manejo de Personal Mejoramiento Ambiente Laboral Seleccin de Personal Induccin nuevo personal Asistencia Capacitaciones Visitas Domiciliarias Induccin Nuevos Empleados Registro Fotogrfico y Dactilar Listado de
Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Archivo de la empresa Archivo de la empresa, en cada carpeta segn sea el caso, trabajador, cliente o proveedor Copia en cada hoja de vida de los nuevos empleados Archivo carpeta hoja de vida
Vigente Vigente
Vigente

SIFO01
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RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO SERVICIO AL CLIENTE SERVICIO AL CLIENTE DIRECTOR ADMINISTRATIVO
UBICACIN Administracin Archivador Administracin Archivador Sistemas Archivador Sistemas Archivador Administracin
DHFO02 DHFO10 DHFO09
DHFO13
DHFO15 SIPC00 SIPR01 SIPR02 SIPR03 SIPR04 SIPR05 AIPC00
capacitaciones Cronograma de capacitaciones Entrega de Dotacin y Carnet Devolucin de Dotacin y Carnet Cronograma Pruebas De Alcoholismo Y Drogadiccin Devolucin de Dotacin y Carnet contratistas Sistemas de Informacin Comunicacin entre empleados Manejo cadena de Mandos Comunicacin con Carga Comunicacin con Clientes Seguridad en Sistemas de Informacin Almacenamiento
Vigente Vigente Vigente Vigente
Archivo de la empresa Archivo carpeta hoja de vida Archivo carpeta hoja de vida
Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos
DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador
Vigente
Manual de Procesos y Procedimientos

SIFO01
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Pagina 8
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO
UBICACIN Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin
AIPR01 AIPR02 AIPR03 AIPR04 ADFN01 ADFN02
ADFN03
ADFN04 AOFN01 AOFN02 AOFN03
Interno Determinacin de Espacio Preparacin Espacio Ubicacin de Mercancas Optimizacin en Tiempos de Carga Funciones Gerente Funciones Asistente Administrativa Funciones Coordinador Logstico Funciones Secretaria Servicliente Funciones Director Operativo Funciones Supernumeraria Operativa Funciones Conductor
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Procesos y Procedimientos
Vigente Vigente
Manual de Funciones Manual de Funciones
DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Archivador Administracin Archivador Administracin
Vigente Manual de Funciones Vigente Manual de Funciones Vigente Vigente Manual de funciones Vigente Manual de Funciones Manual de Funciones
DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin

SIFO01
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RESPONSABLE
UBICACIN
AOFN04 AFFO01
CCPP04
CCPP02
AFPP01
CSPR04 CCFO06 CCFO07
CSFO03 GEFO03
Operador de servicio Listado Requisitos Empresa Procedimiento para la Auditoria Interna Procedimiento para el cambio de llaves Procedimiento Manejo de Requisitos Legales Procedimiento Gestin de Riesgos Auditoras Internas Informe de Auditorias Internas Lista de chequeo Auditorias Internas Verificacin de antecedentes c-p
Vigente Vigente
Manual de Funciones Archivo de la empresa, esta a cargo de la Directora financiera Manual de Procesos y Procedimientos
DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin
Vigente
Vigente Manual de Procesos y Procedimientos Vigente Archivos de la empresa Vigente Manual de Procesos y Procedimientos Vigente Vigente Archivo de la Empresa Vigente Archivo de la Empresa Vigente Archivos de la Empresa Archivo de la Empresa
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Archivador Administracin Archivador administrativo

SIFO01
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RESPONSABLE
UBICACIN
CSFO04 GEFO05
GEFO07
DHPP01
DHPP02
DHFO03 DHFO04 DHFO05 CCFO01 CCFO04 DHFO08 SIFO03
Comit de Seguridad BASC Contrato prestacin de servicio Requisitos contratacin de vehculos Procedimientos de gestin de riegos Procedimiento induccin de nuevos empleados Accidentes laborales Ausentismo laboral Panorama de riesgos Indicadores de gestin Entrega de llaves Revisin por parte de la gerencia Registro de
Vigente Vigente
Archivo de la Empresa Archivos de la Empresa
DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR Archivador ADMINISTRATIVO Administracin DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador Administracin Archivador
Vigente Archivos de la Empresa Vigente Archivos de la Empresa Vigente Archivos de la Empresa Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente
Archivos de la Empresa Archivos de la Empresa Archivos de la Empresa Archivos de la Empresa Archivos de la Empresa Archivos de la Empresa Archivos de la Empresa
DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR

SIFO01
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RESPONSABLE DIRECTOR FINANCIERO DIRECTOR FINANCIERO DIRECTOR FINANCIERO DIRECTOR FINANCIERO
UBICACIN
CCMN01 DHMN01 DHMN03 DHMN04
llamadas Manual de calidad y seguridad Manual de funciones Programa de salud ocupacional Reglamento Interno de trabajo
ADMINISTRATIVO Administracin
Archivos de la Empresa Archivos de la empresa Archivos de la empresa Archivos de la empresa
Archivador Financiero Archivador Financiero Archivador Financiero Archivador Financiero
UNICARGA LTDA.
ACTA ENTREGA DE LLAVES
CCFO04 Versin 1
ACTA ENTREGA DE LLAVES
Yo_________________________________________ identificado con la cedula de ciudadana n__________________ de ________________ me comprometo con la seguridad de la empresa UNICARGA LTDA al hacerme responsable de las llaves y/o las contraseas que estn a mi cargo, acepto la responsabilidad que en mi estn depositando, adems reitero mi compromiso de informar al personal administrativo en caso de perdida, dao o avera en una de las llaves o chapas que a mi cargo estn. Las llaves que estn a mi cargo son:
FECHA
CODIGO LLAVE
CONTROL
__________________ FIRMA EMPLEADO
__________________________ RESPONSABLE
GEFO05
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIO DE LA EMPRESA UNICARGA LTDA

El presente contrato contiene las Condiciones Uniformes bajo las cuales UNICARGA. Empresa dedicada a paqueteo, almacenaje, carga masiva, reexpedicin y operacin logstica, con NIT No. 800253093-2, prestar sus servicios a los CLIENTES que lo soliciten.
Clausulas generales
El servicio y la empresa. 1.- Unicarga, proveer el transporte completo, manipulacin, almacenaje y entrega del envo de conformidad con las instrucciones del Cliente. 2.-El servicio comienza cuando Unicarga. por si mismo, se hace cargo fsicamente del envo y entrega un recibo firmado al cliente y termina cuando hace entrega del envo al destinatario o a su representante autorizado en el lugar de destino convenido. 3.- Unicarga se reserva la libertad de decisin en cuanto al modo y la ruta a seguir en la ejecucin del servicio. 4.- Unicarga est facultado para requerir de la persona a quien le entrega un envo, la firma de un recibo escrito. A menos que la persona que firma el recibo anote en ste antes de firmar que la mercanca no est intacto, ha sido abierto, o que muestra signos de dao o manipulacin, el recibo debe ser considerado como prueba concluyente de que el envo fue presentado para su entrega o inspeccin, intacto, sin mermas daos o prdida y por todo lo dems. Unicarga quedar con ello completa y finalmente relevada de todas sus obligaciones y responsabilidades. 5.-Unicarga se hace responsable en caso de prdida o dao de mercanca siempre y cuando se tenga el recibo de la entrega del cliente. 6.- Si alguna de la mercanca recibida no est debidamente empaquetado y precintado de acuerdo a las normas de seguridad, la Empresa no ser responsable de ninguna falta o dao en dicha unidad y su contenido. 7.- El envo es aceptado por la Empresa en trminos de dice contener y Unicarga no est obligada a asegurarse o comprobar el contenido de la mercanca. El cliente 1.- El cliente expresamente reconoce, acuerda, se compromete y garantiza que los servicios encomendados a Unicarga, no tienen por objeto mercancas ilcitas ni constituyen contrabando, que su contenido y naturaleza se corresponde con la documentacin aportada y especialmente con lo declarado en las instrucciones de envi y que su transporte ni almacenaje est prohibido por ninguna norma, ley o tratado nacional ni internacional aplicable ni es peligrosa, corrosiva ni puede causar dao de ningn tipo. 2.- El Cliente es responsable del correcto embalaje de la mercanca de acuerdo con los usos del mercado y de la manera adecuada para evitar que sta sufra daos durante su trasbordo y transporte. 4.-La mercanca deber ser empaquetada y precintada de manera que el contenido no pueda ser extrado sin violar, daar o destruir los precintos y rasgar, cortar o romper el embalaje y de tal modo que las mercancas resistan las operaciones normales de trnsito incluyendo la manipulacin por los mtodos habituales en el transporte. 5.- El cliente deber identificar cualquier producto frgil incluido en el envo cuya aceptacin ser discrecional por parte de la Empresa y eventualmente podr estar sujeta a cargos adicionales. En caso contrario la responsabilidad de Unicarga sobre cualquier producto frgil se limitar a prdida y no a dao. 6.- El cliente es responsable de asegurar que cada mercanca est debidamente marcada o etiquetada con el nombre y direccin del destinatario o suministre una referencia de dicha informacin y Unicarga no tendr obligacin de comprobarlo.
------------------------------------------------------
FIRMA Y SELLO
Cliente Razn Social
UNICARGA LTDA. CRONOGRAMA DE DHFO02 CAPACITACIONES Versin: 02
FECHA DE CAPACITACIN
CAPACITACIN
RESPONSABLE
UNICARGA LTDA.
CRONOGRAMA PRUEBAS DE ALCOHOLISMO Y DROGADICCIN
DHFO13
Versin: 03
FECHA DE LA PRUEBA
TIPO DE PRUEBA
NOMBRE EMPLEADO
FIRMA EMPLEADO
NOTA: Las pruebas de drogadiccin y alcoholemia sern realizadas peridicamente dos veces durante el ao, tambin se realizarn pruebas sorpresa en el momento en que las directivas as lo requieran. Es obligacin realizar pruebas de en el momento de un nuevo ingreso de personal, aleatorias y en caso de sospecha de personas que tiene un cargo critico.
FORMATOS
UNICARGA LTDA. DHFO03

Versin: 02
ACCIDENTES LABORALES FECHA: HORA: TIPO DE ACCIDENTE LABORAL:
CONCECUENCIAS:
POSIBLES CAUSAS DEL ACCIDENTE:
ACCIONES CORRECTIVAS:
OBSERVACIONES:
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO03
Versin: 02
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ELABORADO POR: FECHA:

NO CONFORMIDAD CAUSA METODOLOGIA USADA
ACCIONES
RESPONSABLE
FECHA LIMITE
SEGUIMIENTO
FECHA
SI
NO
Se cumpli en su totalidad el plan de accin? Se elimin la causa de la No conformidad?
Nota: es indispensable tener en cuenta la metodologa con la cual se pudo llegar a la causa desde LLUVIAS DE IDEAS, AUDITORIAS EXTERNAS hasta DIAGRAMA DE PARETO, DIAGRAMA ESPINA DE PESCADO (DIAGRAMA CAUSA EFECTO), DIAGRAMA PORQUE PORQUE PORQUE.
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
GEFO01
Versin: 02
ACTA DE REUNIN NOMBRE REUNIN: PRPOSITO: RESULTADOS DESEADOS: ACTA N:
SITIO DONDE SE REALIZA LA REUNIN: HORARIO PROGRAMADO HORARIO REAL INICIO INICIO FINALIZACIN FIANLIZACIN MODERADOR: SECRETARIO: ASISTENTES CARGO
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
NOMBRE
FIRMA
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
SECUENCIA
MATERIAL Y PREPARACIN: PERSONA RESPONSABLE: TAREAS DELEGADAS 1 2 3 4 5 NOTAS DE LA REUNIN: RESPONSABLE FECHA
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
DHFO08
Versin: 02
FORMATO ACTUALIZACIN DE DATOS 1. DATOS PERSONALES: NOMBRES: APELLIDOS: PROFESIN / OCUPACIN: CEDULA DE CIUDADANA: NUMERO DE LIBRETA MILITAR / CLASE: ESTADO CIVIL: DIRECCIN ANTERIOR: NUEVA DIRECCIN: BARRIO: TELFONOS ANTERIORES: FIJO: CELULAR:
TELFONOS ACTUALES: FIJO: CELULAR:
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
DHFO01
Versin: 03
Actividad de Formacin Facilitador______________________________________________ Fecha__________________________________________________ Tipo de actividad Firma_________________________________________________ Tema__________________________________________________ Duracin Contenido_______________________________________________ No. Citados _______________________________________________________ No. Asistentes _______________________________________________________ NOMBRE CARGO CEDULA
Capacitacin Sensibilizacin Bienestar
FIRMA
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO06
Versin: 02
AUDITORIAS INTERNAS TIPO AUDITORIA:
AUDITOR:
FECHA:
OBJETIVO AUDITORIA:
OBSERVACIONES:
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
DHFO04
Versin: 02
AUSENTISMO LABORAL
NOMBRE:
CARGO:
FECHA DE AUSENCIA:
MOTIVO AUSENCIA:
OBSERVACIONES:
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO05
Versin: 02
CONTROL DE LLAVES
FECHA
CDIGO
CONTROL
N COPIAS
RESPONSABLES
CAMBIO
__________________________________ FIRMA RESPONSABLE
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
GEFO02
Versin: 02
REGISTRO DE PROVEEDORES 1. INFORMACIN GENERAL:

FECHA VISITA A INSTALACIONES:________________ NOMBRE / RAZN SOCIAL: _______________________________ IDENTIFICACIN PERSONA NATURAL C.C.:__________________ PERSONA JURDICA NIT:____________________________ DIRECCIN PRINCIPAL:_______________________ CIUDAD:________________________ TELFONOS: FIJO:_____________ CELULAR:_____________ FAX:____________ E-MAIL:_________________________ REPRESENTANTE LEGAL:_________________________ CEDULA REPRESENTANTE LEGAL:____________DE____________ ACTIVIDAD ECONMICA CIIU____________________ CDIGO
3. TIPO PROVEEDOR:
MATERIA PRIMA:_____ SUMINISTROS:_____ INSUMOS:_____ OTROS:________________________
4. CONDICIONES DE PAGO:
CONTADO:_____ CRDITO:_____ CREDICONTADO:_____ PLAZO MXIMO _____ DAS EN EFECTIVO:_____ CON CHEQUE:_____ PAGO VIRTUAL:_____
2. INFORMACIN TRIBUTARIA:
CONTRIBUYENTE: SI___ NO___ AUTORRETENEDOR: SI___ RESOLUCIN N______ NO_____ GRANDES CONTRIBUYENTES: SI___ RESOLUCIN N______ NO___ RESPONSABLE IVA: SI___ NO___ RGIMEN: COMN____ SIMPLIFICADO____ AUTORRETENEDOR IVA: SI___ NO___ CONTRIBUYENTE DE ICA: SI___ NO___
5. RESPONSABLE DE LA INFORMACIN SUMINISTRADA

NOMBRE:_______________________ CDULA:____________DE_________ CARGO:________________________
FIRMA:_________________________ IMPORTANTE: ANEXAR CERTIFICADO DE CMARA DE COMERCIO ACTUALIZADO, FOTOCOPIA DEL RUT, FOTOCOPIA DEL NIT SI ES PERSONA JURDICA O DE LA CDULA SI ES PERSONA NATURAL.
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
DHFO09
Versin: 02
DEVOLUCIN DE DOTACIN Y CARNET
Certifico que la dotacin y el carnet entregados al seor ___________________________________ identificado con la cdula ___________________ son devueltos en buen estado, el inventario de lo entregado es el siguiente:
DESCRIPCIN CAMISETA PANTALN BOTAS CARNET
CANTIDAD
SI
NO
NOTA: Cada empleado debe presentar copia de este documento para recibir su liquidacin.
Firmado en Dosquebradas el da____ del mes ____________ del ao_______.
___________________ FIRMA EMPLEADO
_______________________________ FIRMA RESPONSABLE
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
DHFO15
Versin: 02
DEVOLUCIN DE DOTACIN Y CARNET
CONTRATISTA
Certifico que la dotacin y el carnet entregados al seor ___________________________________ identificado con la cdula ___________________ son devueltos en buen estado, el inventario de lo entregado es el siguiente:
DESCRIPCIN CAMISETA CARNET
CANTIDAD SI NO
NOTA: Cada contratista debe presentar copia de este documento en el momento de terminar su vinculacin laboral con la empresa, para la efectuar la ultima cancelacin de fletes
Firmado en Dosquebradas el da____ del mes ____________ del ao_______.
___________________ FIRMA EMPLEADO
_______________________________ FIRMA COORDINADOR LOGSTICO
UNICARGA LTDA. DHFO10 FORMATOS Versin: 02
ENTREGA DE DOTACIN
DESCRIPCIN CAMISETA PANTALN BOTAS CARNET CANTIDAD
SI
NO
Yo ________________________________identificado con cdula de ciudadana _______________________, me comprometo a hacer buen uso de la dotacin que me proporciona la empresa UNICARGA LTDA. Certifico que recibo la dotacin anteriormente descrita y me comprometo a darle buen uso y a devolverla en el estado en que se encuentre en al momento de mi retiro de la empresa, en caso de no devolverla y despus de haber conocido la norma de la empresa autorizo para que me sean descontados de mi sueldo la suma de $50.000 por cada elemento. Para constancia se firma en Dosquebradas a los ___das del mes de________ NOTA: EN CASO DE AVEIRAS POR MAL USO LA REPOSICIN DE LA MISMA SERA DESCONTADO DE SU SALARIO
Recibo a conformidad.
_________________________
Firma C.C.
INDICE DERECHO
UNICARGA LTDA. DHFO11 FORMATOS Versin: 02

INDUCCIN DE NUEVOS EMPLEADOS
FECHA: MOTIVO INDUCCIN:
QUIEN REALIZA LA INDUCCIN:
LISTADO DE EMPLEADOS NOMBRE CARGO FIRMA
_________________________________ FIRMA
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO13
Versin: 02
INGRESO DE PERSONAL
FECHA NOMBRE CEDULA HORA INGRESO HORA CONTRATISTA SALIDA SI NO
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO12
Versin: 03
INGRESO DE VISITANTES A LA EMPRESA
FECHA: FECHA NOMBRE CEDULA PLACA MOTIVO DE VISITA DESPACHO O RECIBO
HORA INGRESO
HORA SALIDA
OBSERVACIONES
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
GEFO06
Versin: 02
INSCRIPCIN DE CLIENTES INFORMACIN ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL FECHA: __________________
1.

INFORMACIN GENERAL:
2.
LISTA DE PROVEEDORES NACIONALES: DIRECCION TELEFONO CIUDAD AOS COMO PROVEEDOR
NOMBRE / RAZN SOCIAL: _________________________________________ CDULA O NIT:_________________DE_____________ TIPO DE SOCIEDAD:____________________________ DIRECCIN COMERCIAL:________________________ CIUDAD:_________________________________ DEPARTAMENTO:_________________________ A.A:_____________________________________ TELFONOS: FIJO:______________ FAX:___________ E-MAIL:__________________________________ REGISTRO CAMARA DE COMERCIO N: _________________________________________ CIUDAD:___________________FECHA:________ REPRESENTANTE LEGAL:_______________________ CEDULA REPRESENTANTE LEGAL:_______________________DE_________ TELFONO RESIDENCIA:________________________ DIRECCIN RESIDENCIA:_______________________ EDAD DEL NEGOCIO:_____________________ QUIEN HACE LA SOLICITUD: DUEO____ SOCIO:_____ ADMINISTRADOR:_____ EST FACULTADO PARA QUE MEDIANTE SU FIRMA OBLIGAR A LA SOCIEDAD O A SU PROPIETARIO? SI_____ NO_____ PRINCIPALES PRODUCTOS QUE VENDE:__________________________________ ZONAS GEOGRFICAS QUE ATIENDE:_________________________________ OTRAS ACTIVIDADES COMERCIALES:___________________________
EMPRESA
POSEE LOCAL PROPIO: SI____ NO____ NOMBRE DEL ARRENDADOR:______________________ DIRECCIN DEL ARRENDADOR:____________________
ADJUNTAR: CERTIFICADO DE CMARA ACTUALIZADO FOTOCOPIA DEL RUT REFERENCIAS BANCARIAS REFERENCIAS COMERCIALES
DE
COMERCIO
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO10
Versin: 02
INSPECCIN CAMIONES
FECHA: HORA ENTRADA: HORA SALIDA: CARACTERSTICAS DEL CAMIN: COLOR: TIPO: MODELO: PLACA:
OBSERVACIONES:
FORMATOS
UNICARGA LTDA. CCFO09

Versin: 02
INSPECCIONES DE SEGURIDAD FECHA DE REALIZACIN:
NOVEDADES SEGURIDAD PERIMETRAL:
NOVEDADES SEGURIDAD INTERNA:
NOVEDADES RUTAS DE EVACUACIN:
OBSERVACIONES:
___________________________________ FIRMA
UNICARGA LTDA. AFFO01 FORMATOS VERSIN: 02

LISTADO DE REQUISITOS LEGALES DE LA EMPRESA
REQUISITO Registro de ministerio de transporte como empresa de transporte pblico nacional Cdula de Representante Legal
VIGENCIA Indefinido
Indefinido
RUT
Indefinido Mayo de 2011 Indefinido
Cmara de Comercio
Permiso 250 de suelos
Escrituras de legalidad del local
Indefinido Diciembre 29 de 2010
Pliza Multiriesgo
UBICACIN CARPETA REQUISITOS LEGALES CARPETA REQUISITOS LEGALES CARPETA REQUISITOS LEGALES CARPETA REQUISITOS LEGALES CARPETA REQUISITOS LEGALES CARPETA REQUISITOS LEGALES CARPETA REQUISITOS LEGALES
RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO
FORMATOS

Versin: 02
FORMATO MANTENIMIENTO PREVENTIVO
TIPO DE EQUIPO:
TIPO DE MANTENIMIENTO:
PERIODICIDAD DEL MANTENIMIENTO:
OBSERVACIONES:
UNICARGA LTDA. REGISTRO LLAMADAS Fecha Hora Vehiculo Nombre de quien recibio llamada Lugar actual Destino Llamada respondida si
SIFO03 Version 1 Llamada respondida no Observacion
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
DHFO12
Versin: 02
REGISTRO FOTOGRFICO Y DACTILAR
NOMBRE: CARGO: FECHA INGRESO:
FOTO
REGISTRO DACTILAR
MANO DERECHA:
MANO IZQUIERDA:
_______________________________ FIRMA EMPLEADO
____________________________ FIRMA GERENTE
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
DHFO06
Versin: 02
VERIFICACION DE ANTECEDENTES NOMBRE COMPLETO:
CARGO:
ANTECEDENTES LABORALES:
LTIMO EMPLEO:
LTIMO JEFE:
MOTIVO DE SALIDA:
PASADO JUDICIAL:
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
GEFO03
Versin: 01
VERIFICACION DE ANTECEDENTES
Nombre de la empresa: Nit: Lista Clinton Ministerio de Transporte Procuradura Novedad ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________
X: Sin Novedades N: Novedad N/a: No aplica
Las anteriores empresas sin novedad no son registradas en el documento OFFICE OF FOREIGN ASSETS CONTROL PECIALLY DESIGNATED NATIONALS AND BLOCKED PERSONS- 2010 por lo tanto se considera que no presentan antecedentes. NO registran antecedentes en la procuradura general de la nacin ni en el ministerio de transporte
_____________________________________________________Verifico
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
GEFO04
Versin: 03
VISITA A CLIENTES-PROVEEDORES
FECHA: CIUDAD: DEPARTAMENTO: PAS: RAZN SOCIAL: IDENTIFICACIN: NIT__ CC__ CE__ NOMBRE COMERCIAL DEL ESTABLECIMIENTO: DIRECCIN OPERACIN: DIRECCIN CORRESPONDENCIA: TELFONO: FAX: CORREO ELECTRNICO: REPRESENTANTE LEGAL: VISITA ATENDIDA POR: REGISTRO FOTOGRFICO: SI__ NO__ LISTA DE VERIFICACIN
Antigedad del negocio en el sector mercantil? Coincide la direccin registrada en la documentacin con las instalaciones fsicas? Tiempo de permanencia en esta direccin Las instalaciones son propias? Tiene sucursales? (si es positivo en donde) En ste domicilio funcionan negocios alternos con diferente razn social? Si existe negocio alterno, cual es la actividad comercial desarrollada? Posee personal desarrollando las actividades propias del negocio? El medio de transporte con el que moviliza los productos es propio? (en caso negativo, quien le presta el servicio) Realiza estudios de seguridad al personal, tales como: visita domiciliaria, antecedentes judiciales, pasado judicial, verificacin de referencias personales, veracidad documentos, etc.? Las instalaciones cuentan con barreras perimetrales, controles de acceso, barreras de retardo, iluminacin perimetral, sistemas electrnicos de seguridad, vigilancia fsica, etc.?
N______________
CC_____________ CC_____________
SI
NO OBSERVACIONES
OBSERVACIONES REALIZADAS POR EL CLIENTE
________________________ REPRESENTANTE CLIENTE CC:
_______________________________ REPRESENTANTE UNICARGA LTDA CC:
ESPACIO EXCLUSIVO PARA UNICARGA LTDA FECHA: RESULTADO DE LA VISITA
Se retroalimenta el cliente
Si___
No___
____________________ Asistente Administrativo
FORMATO VISITA DOMICILIARIA
CDIGO VERSIN FECHA PGINA
DHFO07
03 1/4
FECHA
A A EMPLEADO CANDIDATO TIEMPO DE LABORES EN LA COMPAIA CARGO 1. DATOS PERSONALES

APELLIDO(S) NOMBRE(S) PROFESION/OCUPACION NUMERO CEDULA DE CIUDADANIA NUMERO LIBRETA MILITAR Y CLASE ESTADO CIVIL DIRECCIN
M M M
D D
HORA
2. DESCRIPCION DE LA VIVIENDA
BARRIO ESTRATO TIEMPO DE RESIDENCIA TIEMPO DE PERMANENCIA EN EL BARRIO O SECTOR CASA ___ APARTAMENTO ___ HABITACION ___ INQUILINATO ___ NUMERO DE HABITACIONES _________________ PISOS: ___ BALDOSA ________BALDOSIN _______CEMENTO________ BAOS _________ COCINA _________ SALA _________ TENENCIA: FAMILIAR ___ PROPIA ___ CON DEUDA ___ ALQUILADA ___ SIN DEIDA ___
VALOR ARRIENDO _____________________ BARRIO TELEFONO SEALES ESPECIFICAS PARA LLEGAR A LA VIVIENDA PERSONAS ENTREVISTADAS SERVICIOS ____________ SEGURIDAD ____________ ACCESO/TRANSPORTE _______ ORDEN/ASEO/LIMPIEZA _______ VENTILACION/ILUMINACION _______ GAS DOMICILIARIO _______ ENERGIA: ACUEDUCTO: ALCANTARILLADO: BUENO ____ REGULAR ____ MALO ____ BUENO ____ REGULAR ____ MALO ____ BUENO ____ REGULAR ____ MALO ___ DOTACION:
DHFO07
03 2/4
3. DINMICA FAMILIAR
QUIEN TOMA LAS IMPORTANTES Y COMO SOLUCIONAN LOS PROBLEMAS DEL HOGAR?
4. ESTRUCTURA FAMILIAR
VALORES QUE PREVALECEN EN LA FAMILIA:
HECHOS QUE HAN MARCADO EN MAYOR Y EN MENOR MEDIDA EL GRUPO FAMILIAR
ASPECTOS QUE CAUSAN DIFICULTAD A LA FAMILIA ACTUALMENTE
VALORES FAMILIARES, RELACIONES INTRAFAMILIARES, AMBIENTE DEL VECINDARIO, ACTITUD FRENTE A LA VISITA
QUIENES DEPENDEN ECONOMICAMENTE DEL ENTREVISTADO?
CUALES SON SUS METAS, PLANES, PROYECTOS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO?
5. INFORMACIN EMPRESARIAL
6. CONCEPTOS GENERALES
EL NIVEL DE INGRESOS PERMITE:
DHFO07
03 3/4
RECOMENDACIONES A LA EMPRESA
Cubrir necesidades bsicas, comodidades y lujos. Satisfacer necesidades bsicas y algunas comodidades Satisfacer necesidades bsicas en forma adecuada. Cubrir necesidades bsicas de manera insuficiente No permite satisfacer necesidades bsicas.
HABILIDADES QUE LE GUSTARIA DESARROLLAR Y QUE LA EMPRESA LE PATROCINARA
NOMBRE
NMERO DE PERSONAS QUE VIVEN EN EL DOMICILIO PARENTEZCO EDAD NIVEL ACADMICO
OCUPACIN
DESCRIPCIN VALOR SALARIOS VALOR ARRIENDO O CUOTA CREDITO HIPOTECARIO VALOR ARRIENDO O CUOTA CREDITO HIPOTECARIO VALOR SERVICIOS PUBLICOS VALOR ALIMENTACION VALOR EDUCACION VALOR TRANSPORTE VALOR TARJETA DE CREDITO VALOR OTROS TOTAL
INFORMACIN ECONMICA DEL GRUPO FAMILIAR INGRESOS
EGRESOS

LUGAR PARENTEZCO FAMILIARES EN EL EXTERIOR NOMBRE OCUPACIN
CDIGO VERSIN FECHA PGINA SI
DHFO07
03 4/4 NO LEGAL ILEGAL
TIEMPO PERMANENCIA
LUGAR
EL ENTREVISTADO HA VIAJADO AL EXTERIOR? CIUDADES DEL PAS QUE MOTIVO DEL VIAJE CONOCE
SI
NO MOTIVO VIAJE
INFRAESTRUCTURA DEL SECTOR (Escuelas, Supermercados, Iglesias, Parques, Canchas, Bares, etc.)
ESTADO DE LAS VIAS FACILIDAD DE ACCESO
BUENO BUENO
REGULAR REGULAR
MALO MALO
ROL DENTRO DE LA FAMILIA Cul es la percepcin que tiene la persona que recibe la visita con respecto al empleado, en sus aspectos laboral y familiar. LABORAL:
FAMILIAR:
HBITOS RECRACIN CIGARRILLO ALCOHOL DROGAS
________________________ ______________________________

VISITA REALIZADA POR ENTREVISTADA
DHFO07
03 5/4
FIRMA PERSONA
NOTA: Cada vez que ingrese un nuevo personal o se programe la actualizacin de visitas domiciliarias se tiene plazo de mximo un mes para realizar dicha gestin.
Resultados de los indicadores de Ge

# Directriz de la poltica de calidad Unicarga Ltda. Es una empresa dedicada al transporte de mercancas Brinda a sus clientes el mejor servicio de entrega de cargas de la regin, prestando servicios de paqueteo o entrega puerta a puerta, carga masiva, reexpedicin, operacin logstica de transporte y almacenamiento externo o bodegaje Indicador de cumplimiento Julio - diciembre 2009 Enero-junio 2010 Julio-Diciembre 2010 Enero-junio 2011
1.
% de rentabilidad
9,479553903
#VALOR!
#DIV/0!
% de clientes satisfechos
89,74358974
97,5308642
100
#DIV/0!
2.
N de clientes nuevos
#VALOR!
3.
Prestacin de servicios bajo los estndares de calidad y seguridad BASC
% inconformidades
17,77777778
#VALOR!
#DIV/0!
Mejoramiento continuo de los empleados
% mercancas daadas por mal manejo
100
50
50
#DIV/0!
5.
Garantizar tiempo de entrega y calidad de servicio
% quejas y reclamos solucionados % capacitaciones
100
100
100
#DIV/0!
100
#VALOR!
#DIV/0!
cadores de Gestion
Julio-Diciembre 2011 Enero-junio 2012 Julio-Diciembre 2012 Enero-junio 2013 Julio-Diciembre 2013
#VALOR!
#DIV/0!
#VALOR!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#VALOR!
#VALOR!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#VALOR!
#DIV/0!
#VALOR!
#DIV/0!
#DIV/0!
Mejoras
Periodo
Indicador Resultado indicador anterior Resultado del indicador Observacion la rentabilidad de la empresa esta en un 9,47% para su sostenimiento 97,53% de los clientes estan satisfechos por el servicio prestado 3 cliente nuevos 17,77 % de los estandares presentan fallas Certificar el buen manejo de las mercancas Atender de forma oportuna quejas y reclamos Promover la poltica de calidad y seguridad a los clientes internos y externos de la empresa Sugerencias Tratar a corto plazo de mejorar ese porcentaje trayendo a mas clientes, mejorando la calidad de las entregas, realizando convenios, evitando errores Tratar de que el porcentaje pase al 100% por medio de las sugerencias de los clientes y la calificacion de las encuestas Aumentar la cantidad de clientes por medio de las recomendaciones de otros clientes y publicidad Solucionar todas las inconformidades encontradas Seguir con el mismo proceso de capacitar para que las mercancias disminuyan su dao por mal manejo Seguir con el mismo procedimiento Realizar todas las capacitaciones programadas % de rentabilidad 9,479553903
% de clientes satisfechos
89,74358974 100 100 9,479553903 97,5308642 3 17,77777778 50
97,5308642 3 17,77777778 50 100 100 100 50
enero -julio 2010
N de clientes nuevos % inconformidades % mercancas daadas por mal manejo % quejas y reclamos solucionados % capacitaciones
Periodo
% rentabilidad % de clientes satisfechos N de clientes nuevos % inconformidades % mercancas daadas por mal manejo Respecto al periodo anterior hubo una gran Seguir con la politica de servicio al cliente y capacitar a mejora y para este periodo se llego al objetivo del los empleados en la atencion de cliente indicador Aumentar las capacitaciones de los empleados para No hubo mejora en el area del manejo de la manejar dichas cargas hacer supervisiones mas mercancia constantes para garantizar el buen estado Seguir con la politica y buscar el seguimiento de las Solucion a todas las no conformidades de los soluciones encontradas para no incurrir en los mismos inconveientes de los clientes errores -
% quejas y reclamos solucionados % capacitaciones
100 100
100 -
Periodo
% de rentabilidad % de cobertura % de clientes satisfechos % inconformidades % mercancas daadas por mal manejo % quejas y reclamos solucionados % capacitaciones
CDIGO:
CCFO07
VERSIN: 02 FECHA:
1. FORMATO REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
NOMENCLATURA DE CALIFICACIN PUNTAJE REGISTRO

5: CUMPLIMIENTO TOTAL, 3: CUMPLIMIENTO PARCIAL, 0: AUSENCIA TOTAL F: Fortaleza, N: Normal, O: Observacin, M: No conformidad mayor, m: No conformidad menor, NA: No aplica.
La siguiente tabla muestra claramente cada uno de los estndares que debe cumplir cualquier empresa certificada en seguridad industrial y comercial BASC
ESTADO BASC UNICARGA LTDA.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD Introduccin
Generalidades y aplicabilidad Todos los elementos de este sistema deben ser incorporados a los procesos en funcin al alcance definido para el SGCS de la organizacin; en la forma y el alcance de su aplicacin . Revisin inicial del estado de la organizacin realizar una revisin inicial de la situacin actual, para manejar la gestin en control y Seguridad. Las revisiones inciales de estado deben responder a la pregunta: Dnde estamos ahora? Poltica de Control y seguridad debe definir, documentar, comunicar y respaldar su poltica de Seguridad. Esta poltica es la manifestacin de la Organizacin en contra de una posible utilizacin para actividades ilcitas.
CAP. NUM. 4. 4. 0.0 0.1.
PUNTAJE REGISTROS
COMENTARIOS
4.
0.2
4.
4.
Planeacin
Generalidades identificacin de los requisitos en materia de control y seguridad en sus operaciones de comercio internacional, estableciendo criterios de desempeo, definiendo lo que se debe hacer, quien es el responsable, cuando se debe hacer y el resultado esperado. Gestin del riesgo establecer y mantener un procedimiento documentado para establecer e implementar un proceso de gestin del riesgo que permita la determinacin del contexto, identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento, Monitoreo y comunicacin de los riesgos. Requisitos legales y de otra ndole establecer y mantener un procedimiento documentado para identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables a ella y tambin a cualquier otro requisito al cual este sometido y que sea aplicable a la gestin en control y seguridad.
4.
2.1
4.
2.2
2.3
2.4
Previsiones debe hacer previsiones para cubrir las siguientes reas a) Planes y objetivos generales, personal y recursos b) Tener el suficiente conocimiento, habilidades y experiencia en control y seguridad o el acceso a ellos de acuerdo a los requisitos legales. c) Los planes operacionales para implementar las medidas de control de los d) Planeacin para el control operacional e) Recursos y planes para apoyar la mejora continua del SGCS
4.
3.0
Implementacin y Operacin
Estructura, Responsabilidad y Autoridad asignar a una persona del grupo directivo, que posea un nivel de autoridad adecuada y con la responsabilidad especfica de asegurar que el sistema de gestin en Control y Seguridad ha sido implementado adecuadamente y cumple los requisitos en todos los sitios. el personal debe: a) Ser responsable del Control y Seguridad de los procesos que tiene a su cargo. b) Ser consciente de la responsabilidad por el control y Seguridad que deben observar las personas que realizan actividades bajo su control c) Ser consientes de la influencia que su accin o inaccin pueda tener sobre la efectividad del sistema de Gestin en control y Seguridad. La alta Gerencia debe demostrar con su ejemplo, su compromiso, involucrndose activamente en el mejoramiento continuo del desempeo en control y seguridad. Entrenamiento y sensibilizacin debe identificar las competencias del personal requeridas en todos los niveles de la misma y en caso de no disponer de ellas, proporcionar el entrenamiento necesario. Comunicaciones debe establecer y mantener procedimientos y condiciones, cuando sea apropiado, para: a) Mantener una comunicacin abierta y efectiva de informacin sobre Control y Seguridad en el comercio Internacional. b) Lograr la participacin y el compromiso de los empleados. Documentacin del sistema asegurarse de que la documentacin se encuentre disponible de acuerdo a sus necesidades, de manera tal que permita la implementacin de los planes de Control y Seguridad. Control de los documentos debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos garantizar que: a) Puedan ser localizados oportunamente; b) Se actualicen peridicamente, se revisen cuando sea necesario y se aprueben por el personal autorizado; c) Se encuentren disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales las versiones vigentes de los documentos pertinentes para el funcionamiento eficaz del sistema; d) Sean retirados con prontitud los documentos obsoletos de todos los sitios de archivo y de uso, o que se evite darles un uso no previsto; e) Se identifique adecuadamente cualquier documento obsoleto que sea retenido con propsitos de preservacin legal o de conocimiento. f) Se controlen los documentos de origen externo; g) Se asegure que los documentos permanezcan legibles.
4.
3.1
4.
3.2
4.
3.3
4.
3.4
4.
3.5
4.
3.6
3.7.
Control operacional Es importante que el Control y Seguridad, en su sentido ms amplio, se encuentre totalmente integrado en todo el mbito de la organizacin y dentro de todas sus actividades, cualquiera que sea su tamao o la naturaleza de su labor. Al organizar la implementacin de la poltica y la gestin efectiva del control y la seguridad, la organizacin debe hacer lo necesario para garantizar que las actividades se realicen de manera segura y de acuerdo con las disposiciones definidas en el numeral 4.2.4 y adicionalmente debe: a) Definir la asignacin de responsabilidades y recursos financieros en la estructura gerencia; b) Asegurar que las personas tengan la autoridad necesaria para cumplir sus responsabilidades; c) Asignar los recursos adecuados de acuerdo con su tamao y naturaleza. Preparacin y respuesta a eventos crticos debe establecer y mantener procedimientos para identificar y responder ante situaciones crticas, al igual que para prevenir el impacto y efecto que estos eventos o situaciones puedan generar sobre las operaciones o la imagen de la Organizacin. Verificacin, accin correctiva y/ o preventiva Monitoreo y medicin Se deben establecer y mantener, procedimientos documentados para monitorear y medir cualitativa y cuantitativamente, con regularidad, aquellas caractersticas clave que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se deben ajustar a las necesidades de la organizacin. Accin correctiva y/ o preventiva Cuando se encuentran no conformidades, se deben identificar las causas bsicas y emprender la accin correctiva y/o preventiva teniendo en cuenta los siguientes tems: a) Revisar los hallazgos o desviaciones del SGCS b) Identificar el origen de las no conformidades c) Identificar y aplicar las medidas pertinentes d) Registra las acciones preventivas o correctivas Registros debe llevar los registros necesarios para demostrar conformidad con los requisitos tanto legales como de otra ndole. Debe establecer y mantener procedimientos para la identificacin, mantenimiento y disposicin de los registros de control y seguridad. Estos documentos deben incluir registros de entrenamiento, los resultados de las auditorias y revisiones. Los registros en control y seguridad deben ser legibles como identificables y rastreables de acuerdo con la actividad, producto o servicio involucrado. Los registros se deben almacenar y mantener de forma que se puedan recuperar fcilmente y proteger contra daos, deterioro o prdida. Auditorias Las auditorias deben ser realizadas por personas competentes y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque pueden ser parte de la organizacin. Se debe establecer un procedimiento documentado para su realizacin. En diferentes momentos y por diferentes razones, las auditorias deben cubrir las siguientes preguntas: a) El sistema de gestin en control y seguridad de la organizacin tiene la capacidad para alcanzar los estndares de desempeo requeridos?
4.
4.0
4.
4.1
4.
4.2.
4.
4.3
4.4.
4.
5.
b) La organizacin est cumpliendo sus obligaciones en relacin con el control y la seguridad en el comercio internacional? c) Cuales son las fortalezas y debilidades del sistema de gestin en control y seguridad? d) La organizacin ( o parte de ella) realmente est haciendo y logrando lo que dice hacer y lograr? Revisin por parte de la gerencia La alta gerencia de la organizacin debe revisar, conforme el sistema de gestin en control y seguridad para garantizar su continua aptitud, adecuacin y eficiencia. Debe considerar a) El desempeo global del sistema; b) El desempeo de los elementos individuales del sistema, c) Los resultados de las auditorias, acciones preventivas, correctivas, de mejora, y revisiones anteriores d) Factores internos y externos como cambios en la estructura organizacional, legislacin pendiente, introduccin de nueva tecnologa, etc.. e) Identificar la accin necesaria para remediar cualquier deficiencia. f) Resultados de la Evaluacin de riesgos El sistema de gestin en control y seguridad debe estar diseado para adaptarse a factores tanto internos como externos. La informacin que se presenta en los literales a) a f) anteriores, se puede utilizar para mejorar el enfoque proactivo de la organizacin. Mejora Continua Las siguientes son acciones destinadas a la mejora: a) Anlisis y evaluacin de la situacin existente para identificar reas y/o procesos para la mejora b) Establecimiento de los objetivos para la mejora c) La bsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos d) Medicin, verificacin, anlisis y evaluacin de los resultados de la implementacin para determinar que se han alcanzado los objetivos.
No existe documentos no si han realizado revisiones
4.
6.
Indicadores de medicin diseas y no se evalan
mal
CAP. NUM.
ESTNDARES INTERNACIONALES BASC VERSIN 3 Parte A Requisitos de los asociados de negocio

Procedimientos documentados exigidos para Asociados de Negocio Deben existir procedimiento escritos para evaluar a los asociados de negocios que identifique factores o practicas especificas cuya presencia activara un examen adicional por parte del transportista de carretera Verificando procedimiento de seguridad en el punto deben comunicar la importacin de la seguridad con la cadena de suministros y que mantener una cadena de custodia en un aspecto fundamental de la poltica de seguridad.
Puntaje
Registro
COMENTARIOS
1 2 2.1 2.1 2.1
Seguridad de los vehculos a b c

Seguridad de transporte en ruta los transportadores tienen que asegurar que la integridad del transporte y remolques es mantenida y remolque es mantenida Rutas predeterminadas y Revisiones de seguridad aleatoria las rutas deben ser identificadas y debe existir procedimientos para revisiones aleatorias de las rutas Revisiones documentadas y no anunciada por el gerente la gerencia debe desarrollar un proceso de verificacin no anunciado peridico y documentado para asegurar que los registros, monitoreo y seguimiento se est cumpliendo
2.1 2.1 2.1 2.1
d e e.i e.ii
Reporte de anomalas encontradas en revisiones regulatorias de gobierno Los conductores tiene que reportar y documentar cualquier anomala o modificaciones estructurales inusuales encontradas en el transporte
Procedimientos de Inspeccin de transporte

Uso de una lista de chequeo para inspeccin de transporte los conductores deberan estar entrenados para revisar su transporte por compartimientos ocultos o naturales. Inspeccin de transporte entrando y saliendo de los patios de estacionamiento tiene que ser sistemticas y deberan ser completadas en la entrada y salida y el ltimo punto de descargue Conducir bsquedas aleatorias a aquellas desarrolladas por el conductor el gerente de seguridad debe buscar en el transporte despus de que el conductor ha conducido la bsqueda Requerimiento procedimientos escritos para identificacin de riesgos tiene que existir procedimientos escritos para identificar factores o practicas especificas que estimen los riegos de un embarque Practicas de entrenamiento sistemtico los transportadores tiene que inspeccionar visualmente todo sobre los remolques vacios
2.1
e.iii
2.1 2.1 2.2 2.2 2.2 2.2 3
f g
Seguridad de los remolques a b c

Requerimiento de vigilancia el transportador tiene que estar vigilante para asegurar que la mercanca es legtima y esta no ha sido afectada por algn contrabando en el muelle o en el momento de la carga en la fabrica Requerimiento de almacenamiento seguro los remolques tiene que ser almacenados en una rea segura Requerimiento de notificacin a las autoridades de cambio de cada remolque el transportador tiene que notificar a la autoridad correspondiente cualquier cambio estructural en cualquier transporte
Controles de acceso fsico

Empleados tiene que existir un sistema de identificacin de empleados con el propsito de controlar el acceso e identificar positivamente, los empleados solo deberan tener acceso a aquellas reas seguras que necesitan para desempear sus funciones, se debe controlar la entrega y devolucin de carnets de identificacin de empleados visitante y proveedores y su devolucin. Visitantes/Vendedores/Proveedores los visitantes debe presentar una identificacin con foto al momento de ingresar, deben ser acompaados Monitoreo de la entregas los paquetes y el correo de llegada deberan ser examinados peridicamente antes de ser distribuidos. Enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas debe existir procedimientos establecidos para identificar, enfrentar y dirigirse a personas no autorizadas.
3 3 3 4 4 4 4
b c d
Seguridad personal a b d
Verificacin preliminar de empleo Antes de la contratacin se tiene que verificar la informacin de la solicitud de empleo, antecedentes y referencias laborales Verificacin y anlisis de antecedentes se debe hacer revisiones peridicas de los candidatos con posibilidad de empleo Procedimiento de terminacin de personal tiene que contar con procedimientos para retirar la identificacin y eliminar el permiso de acceso a empleados retirados de la
empresa
Seguridad de procesos Debe haber medidas de seguridad establecidas para garantizar la seguridad de los procesos , para impedir, detectar o disuadir que materiales no declarados y personal no autorizado ganen acceso al vehculo, que restrinjan el acceso del vehculo y que impidan el cargamento de contrabando, para registrar y denunciar de inmediato todas las anomalas y se deben realizar inspecciones al azar de equipajes y efectos personales de los choferes Procesamiento de documentacin deben existir procedimientos para garantizar que toda la informacin utilizada para despachar carga es clara y legible y este protegida contra cambio, perdidas o introduccin de forma errnea Examen de documentos el personal debe estar capacitado para examinar manifiestos y otros documentos e identificar o reconocer envi de carga sospechosa Procedimiento de conocimiento de embarque / manifiesto la informacin debe mostrar la primera ubicacin instalacin en origen, donde el transportista toma la carga. Carga debe estar correctamente marcada e indicada en el manifiesto, incluso el peso exacto y la cuenta de unidades se debe reporta a aduanas alguna anomala
5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7
c d e
Seguridad fsica a b c d e f g
Cercado la cerca perimtrica debe encerrar el patio o terminal de camiones completa y toda deben ser inspeccionadas regularmente para verificar su integridad Puerta y casetas de entrada las puertas de entrada y salida de todos los vehculos y o personal deben ser atendidas y/o supervisadas Estacionamiento se debe prohibir que los vehculos de pasajeros privados se estacionen en cercana proximidad a reas de estacionamiento y almacenaje de transporte. Estructura de los edificios los edificios deben construirse con material que resistan la entrada ilegal. Control de cerraduras y de llaves todas las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores deben asegurarse con cerraduras. Iluminacin debe haber iluminacin adecuada dentro y fuera de la instalacin, entrada salida reas de estacionamiento Sistemas de alarma y videocmara de vigilancia se debe utilizar estos sistemas para supervisar los locales e impedir el acceso no autorizado a embarcaciones
Seguridad en tecnologa de informtica a

Proteccin con contrasea se debe toar medida para proteger la informacin electrnica, incluso la necesidad de informar a los empleados la necesidad de proteger sus contraseas Responsabilidad Debe haber un sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de computacin y detectar el acceso inapropiado y la manipulacin indebida o alteracin de los datos. Uso apropiado de los controles electrnicos todo dispositivo tiene que ser protegido contra robo, manipulacin indebida adulteracin o duplicacin
Capacitacin en seguridad y concientizacin sobre amenazas

Programa de concientizacin sobre amenazas debe hacer una concientizacin por parte de la seguridad de la empresa para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de terrorista y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministro
CAP. NUM. 1
1 1
ESTNDARES INTERNACIONALES BASC VERSIN 3 Parte B Estudio legal

Se tiene que disponer de un listado de los requisitos legales que le son aplicables a la Empresa para su operacin y estos se deben encontrar actualizados y disponibles.
Puntaje
Registro
COMENTARIOS
2
2 1
Sistema de Gestin
Tiene que existir un diagnstico o revisin inicial al estado de la organizacin que permita medir el avance en la implementacin y en el mantenimiento del sistema de Gestin. La Empresa tiene que elaborar, publicar y difundir la poltica de Seguridad que incluya la prevencin contra actividades ilcitas (prcticas de narcotrfico, terrorismo y otros.) Tiene que determinarse los objetivos de seguridad que garanticen el cumplimiento de la poltica de seguridad. Tienen que definirse y documentarse las responsabilidades y autoridades de todo el personal que afecta la seguridad. La Alta Direccin de la Empresa tiene que realizar mnimo, una revisin anual del Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, para asegurarse de su cumplimiento. Tiene que existir un representante de la direccin claramente identificado con autoridad y responsabilidad para asegurar el cumplimiento del sistema de gestin en control y seguridad BASC. El Manual de Seguridad BASC tiene que describir el cumplimiento de los requerimientos descritos en los Estndares de Seguridad y en los elementos del sistema de gestin en control y seguridad. Tiene que realizarse cuanto menos un ciclo de auditoras internas anualmente, para establecer que las polticas, procedimientos y dems normas de control y seguridad se estn cumpliendo. Tiene que disponerse de un equipo de auditores internos, competente en el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC. Deben identificarse los procesos que realiza la organizacin, utilizando la metodologa del mapa de procesos. Deben caracterizarse los procesos, identificando entradas, salidas, indicadores de medicin, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsables del proceso. Debe documentarse y aplicarse un procedimiento de accin correctiva y preventiva.
2 2 2 2
2 3 4 5
2 2 2 2
9 10 11 12
3
3 1
Administracin y seleccin de personal propio y-o suministrado.

Tiene que realizarse una visita domiciliaria del personal que ocupa las posiciones crticas, o que afecta la seguridad. Deben realizarse y mantenerse actualizados, registros de afiliacin a instituciones de seguridad social y dems registros legales de orden laboral.
3
3 3
Mantenimiento y capacitacin
Debe realizarse pruebas al personal de reas crticas, para
detectar consumo de drogas ilcitas y alcohol, antes de la contratacin, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables. Se debe contar con un programa de concientizacin sobre consumo de alcohol y drogas, que incluya avisos visibles y material de lectura. Se debe disponer de un archivo fotogrfico actualizado del personal e incluir un registro de huellas dactilares y firma, conforme a la legislacin local. Tiene que controlar el suministro (entrega y devolucin) de uniformes de trabajo de la empresa.
4
4 4 4 4 4 1 2 3 4 5
Sistema de Seguridad
La Empresa debe tener un Jefe o responsable de la seguridad, con funciones debidamente documentadas. Debe disponerse de un plano con la ubicacin de las reas sensibles de la instalacin. Las reas de lockers de empleados deben estar controladas y separadas de las reas de almacenamiento u operacin de carga. La Empresa debe tener un servicio de seguridad propio o contratado con una empresa competente. Se debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicacin con los supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras. Se debe garantizar una accin de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de Seguridad durante 24 horas al da. Se debe tener procedimientos y dispositivos de alerta para la evacuacin en caso de amenaza o falla en las medidas de proteccin. Deben documentarse y aplicarse procedimientos para la realizacin de ejercicios prcticos y simulacros de los planes de proteccin y de procedimientos de contingencia y emergencia.
7
7 7 7 7 1 2 3 5
Control de documentos y de la informacin.

Debe disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que incluya listados maestros de documentos y de registros. Deben existir procedimientos sobre entrega y archivo de la informacin La Empresa debe disponer de un lugar adecuado y seguro para el archivo de los documentos. Debe existir una poltica de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos. 7
7 Observaciones
Mediante esta tabla notamos cuales son los puntos que la empresa Unicarga Ltda. Cumple para lograr la Re-certificacin en seguridad industrial y comercial BASC, a su vez observamos cuales son las no conformidades que debe. Adems es un mtodo de control de todos los procesos de la empresa. Nota: cada vez que se genere un registro de no conformidad en un estndar o una norma se debe diligenciar inmediatamente un formato de accin correctiva y preventiva de dicha no conformidad.
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO: VERSION:
NOMBRE DEL DOCUMENTO
SIFO02
03
FECHA DE ACTUALIZACION E IMPLEMENTACION OBSERVACION
CODIGO
EDICION VIGENTE
VERSION
ESTADO
SIFO02
Lista Maestra de Documentos Manual de proceso y procedimientos Gestin Estratgica Diseo de Estrategias Estudio nuevos mercados Proyecciones Locales Posicionamiento Nacional Seleccin de
Tercera
Activo
30-11-2010
Actualizacin Actualizacin
DHMN02
segunda
Activo
11-11-2010 Nueva informacin Nueva Informacin Nueva Informacin Procedimiento Redundante Nueva Informacin Nueva Informacin
GEPC00
Segunda
Activo
22-09-2010 22-09-2010
GEPR01
Segunda
Activo 22-09-2010
GEPR02
Segunda
Activo 22-09-2010
GEPR03
Primera
Inactivo 22-09-2010
GEPR04 GEPR05
Segunda Segunda
2 2
Activo Activo 22-09-2010
Proveedores GEPR06 Seleccin de Clientes Re-expedicin Negociacin con el cliente Expedidor Formulacin de Ruteo Optimo Programacin de Vehculos Entrega Oportuna de Mercancas Control y Calidad Diseo de Indicadores Gestin de la Calidad Control Interno Segunda 2 Segunda 2 Segunda 2 Segunda Segunda 2 Segunda 2 Segunda 2 Activo Activo 22-09-2010 Activo 22-09-2010 2 Activo Activo 22-09-2010 22-09-2010 Activo 22-09-2010 Activo 22-09-2010 22-09-2010 Segunda 2 Activo 22-09-2010 Segunda 2 Activo 22-09-2010 Segunda 2 Activo 22-09-2010 Nueva Informacin Asociacin con el proceso de paqueteo Nueva informacin Nueva informacin Nueva informacin Nueva informacin Nueva informacin Nueva informacin Nueva informacin Nueva informacin
RXPC00
RXPR01
RXPR02
RXPR03
RXPR04 CCPC00 CCPR01
CCPR02 CCPR03
CCPR04
Diseo puntos de Calidad Control de Seguridad Control de Documentos Protocolo de Seguridad Manejo de Documentos Acciones correctivas y preventivas Atencin de quejas y reclamos Satisfaccin del cliente Verificacin de Antecedentes Auditorias Internas
Segunda 2 Segunda 2 Activo Activo
22-09-2010
Nueva informacin Nueva informacin Actualizacin
CCPR05
22-09-2010
SIPP01
Tercera
Activo
29-10-2010 29-10-2010
CCPR07
Tercera
Activo 29-10-2010
Actualizacin
SIPP02
Tercera
Activo 29-10-2010
Actualizacin
CCPP05
Tercera
Activo 29-10-2010
Actualizacin
CCPP03
segunda
Activo 29-10-2010
Actualizacin
CCPO01
Tercera
Activo 29-10-2010
Actualizacin
DHFO06 CCFO02
Segunda Tercera
2 3
Activo Activo 29-10-2010
Actualizacin
Actualizacin
CCFO03
Acciones Correctivas Inspeccin de Camiones Ingreso de Personas Ingreso de Vehculos Inspeccin de Seguridad Listado Maestro de Registro Listado Personal de reas criticas Formato Mantenimiento Preventivo Poltica de Firmas y Sellos Registro de Proveedores
Segunda
Activo
13 Agosto 2010 28-01-2011
Nueva informacin Actualizacin
CCFO10
Segunda
Activo
CCFO12
Tercera
Activo
28-01-2011 12 julio 2010
Actualizacin Unificacin con el formato CCFO05 Actualizacin
CCFO06
Primera
Inactivo 28-01-2011
CCFO09
segunda
Activo
SIFO01
Segunda
Activo
28-01-2011
Actualizacin
DHFO14
Tercera
Activo
28-01-2011
Actualizacin
CCFO11
Segunda
Activo
27-01-2011
Actualizacin
SIFO04
Segunda
Activo
27-01-2011
Actualizacin
GEFO02
Segunda
Activo
27-01-2011
Actualizacin
GEFO06
Inscripcin de clientes Acta de Reunin Formato Ingreso de Personal Formato Actualizacin de datos Control de llaves Visita a Clientes Formato Quejas y reclamos Formato Encuesta Satisfaccin del Cliente Operacin Logstica Solicitud del
Segunda Segunda
2 2
Activo Activo
27-01-2011
Actualizacin
GEFO01 CCFO13
2-2-2011 27-01-2011
Actualizacin Actualizacin
Segunda
Activo
CCFO08
Segunda
Activo
27-01-2011
Actualizacin
CCFO05 GEFO04 CCFO02
Segunda Tercera Tercera
2 3 3
Activo Activo Activo
27-01-2011 27-01-2011 26-01-2011
Actualizacin Actualizacin Actualizacin
CCFO21
Segunda
Activo
27-01-2011
Actualizacin
LGPC00 LGPR01
Segunda Segunda
2 2
Activo Activo
27-01-2011 16 Agosto 2010
Actualizacin Unificacin Carga masiva
Servicio LGPR02 Liquidacin de ingresos Facturacin de Ingresos Numero de Camiones Necesarios Paqueteo Negociacin con el cliente Recoleccin de Mercancas Carga Masiva Administracin Financiera Manejo de Caja Menor Manejo de Cartera 16 Agosto 2010 Segunda 2 Activo 16 Agosto 2010 Primera 1 Activo 16 Agosto 2010 Primera 1 Inactivo Unificacin Carga masiva Unificacin Carga masiva
LGPR03
LGPR04
PQPC00 PQPR01
Primera Primera
1 1
Activo 23-09-2010 Inactivo 23-09-2010 Unificacin Reexpedicin Unificacin Reexpedicin Unificacin Reexpedicin Unificacin Carga masiva
PQPR02 CMPC00 AFPC00
Primera Primera Primera
1 1 1
Inactivo Inactivo Inactivo 23-09-2010 16 Agosto 2010
AFPR01 AFPR02
Primera Primera
1 1
Activo Activo
AFPR03 AFPR04
Facturacin Legalizacin Caja Mayor Almacenamiento Externo Solicitud del Servicio Verificacin de Espacio Disponible Ubicacin de Mercancas Pacto de Precios Desarrollo Humano Pago de Nomina Capacitacin Empleados Seguridad Industrial
Primera Primera
1 1
Activo Activo
AEPC00
Primera
Activo 23 Agosto 2010 Unificacin externo e interno
AEPR01
Segunda
Activo
AEPR02
Primera
Activo
AEPR03 AEPR04 DHPC00 DHPR01 DHPR02
Primera Primera Primera Primera Primera
1 1 1 1 1
Activo Activo Activo Activo Activo 16 Agosto 2010 Nueva informacin
DHPR03
Primera
Activo
DHPR04
Manejo de Personal Mejoramiento Ambiente Laboral Seleccin de Personal Induccin nuevo personal Asistencia Capacitaciones Visitas Domiciliarias Induccin Nuevos Empleados Registro Fotogrfico y Dactilar Listado de capacitaciones Cronograma de capacitaciones
Primera
Activo
DHPR05
Primera
Activo
DHPR06
Primera
Activo
DHPR07
Primera
Activo 30 01-2011 Actualizacin
DHFO01
Tercero
DHFO07
Tercera
DHFO11
Tercera
Activo 27-1-2011 Actualizacin
DHFO12
Segunda
DHFO05
Segunda
DHFO02
Segunda
Activo
DHFO10
Entrega de Dotacin y Carnet Devolucin de Dotacin y Carnet Cronograma Pruebas De Alcoholismo Y Drogadiccin Devolucin de Dotacin y Carnet contratistas Sistemas de Informacin Comunicacin entre empleados Manejo cadena de Mandos Comunicacin con Carga Comunicacin con Clientes
27-1-2011 Segunda 2 Activo 27-1-2011 Segunda 2 Activo 27-1-2011 Tercera 3 Activo
Actualizacin
DHFO09
Actualizacin
Actualizacin
DHFO13
16 Agosto 2010 Primera 1 Activo
DHFO15
Nueva informacin
SIPC00
Primera
Activo
SIPR01
Primera
Activo
SIPR02
Primera
Activo
SIPR03
Primera
Activo
SIPR04
Primera
Activo
SIPR05
Seguridad en Sistemas de Informacin Almacenamiento Interno Determinacin de Espacio Preparacin Espacio Ubicacin de Mercancas Optimizacin en Tiempos de Carga Funciones Gerente Funciones Directora Administrativa Funciones Coordinador Logstico Funciones
27-10-2010 Segunda 2 inactivo 27-10-2010 Primera 1 inactivo 27-10-2010 Primera 1 inactivo 27-10-2010 Primera 1 inactivo 27-10-2010 Primera 1 inactivo
Unificacin con almacenamiento externo Unificacin con almacenamiento externo Unificacin con almacenamiento externo Unificacin con almacenamiento externo Unificacin con almacenamiento externo
AIPC00
AIPR01
AIPR02
AIPR03
AIPR04 ADFN01
Primera Primera
1 1
Activo Activo
ADFN02
Primera
Activo
ADFN03
Primera
Activo
ADFN04
Primera
Activo
Secretaria Servicliente AOFN01 Funciones Director Operativo Funciones Supernumeraria Operativa Funciones Conductor Operado de servicio Listado Requisitos Empresa Procedimiento para la Auditora Interna Procedimiento para el cambio de llaves Procedimiento Manejo de 14 Julio 2010 Segunda 2 Activo 11-11-2010 Primera 1 Activo 27-10-2010 Primera 1 Activo 27-10-2010 Segunda 2 Activo 27-10-2010 Segunda 2 Activo 27-10-2010 Segunda 2 Activo 27-10-2010 Segunda 2 Activo 27-10-2010 Actualizacin Actualizacin Actualizacin Actualizacin Actualizacin Actualizacin Nuevo cargo Nuevas funciones
AOFN02
AOFN02
AOFN03
AFFO01
CCPP04
CCPP02
AFPP01
Tercera
Activo
Requisitos Legales Procedimiento Gestin de Riesgos Auditoras Internas Informe de Auditorias Internas Lista de chequeo Auditorias Internas Verificacin de antecedentes c-p Comit de Seguridad BASC Contrato prestacin de servicio Requisitos contratacin de vehculos Procedimientos de gestin de riegos 20 Julio 2010 Primera 1 Inactivo 20 Julio 2010 20 Julio 2010 Primera 1 Inactivo 27-09/2010 Segunda 2 Activo 29-10-2010 29-10-2010 Tercera 3 Activo 29-10-2010 Primera 1 Activo 29-10-2010 Primera 1 Activo 29-10-2010 Tercera 3 Activo Actualizacin Actualizacin Unificacin formato CSFO02
CSPR04
CCFO06 CCFO07
Segunda
Activo
Modificacin Unificacin formato CSFO02 Actualizacin
CSFO03
GEFO03
Primera
Activo
CSFO04
GEFO05
GEFO07
DHPP01
DHPP02
Procedimiento induccin de nuevos empleados Accidentes laborales Ausentismo laboral Panorama de riesgos Indicadores de gestin Entrega de llaves Revisin por parte de la gerencia Registro de llamadas Manual de calidad y seguridad Manual de funciones Programa de salud
29-10-2010 Seguda 2 Activo 27-10-2010 Primera Segunda tercera 2 3 1 Activo Activo Activo 27-10-2010 Segunda Segunda Tercera 2 2 3 Activo Activo Activo 27-10-2010 Tercera 3 Activo 14-11-2010 Cuarta 4 Activo 14-11-2010 Segunda Segunda 2 2 Activo Activo 14-11-2010 Actualizacin Actualizacin Actualizacin Actualizacin 27-10-2010 27-10-2010 Actualizacin Actualizacin Actualizacin 27-10-2010 27-10-2010 Actualizacin Actualizacin Actualizacin
DHFO03 DHFO04 DHFO05
Actualizacin
CCFO01 CCFO04 DHFO08
SIFO03
CCMN01
DHMN01 DHMN03
Ocupacional DHMN04 Reglamento interno de trabajo 14-11-2010 Segunda 2 Activo Actualizacin
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
DHF14
Versin: 03
LISTADO PERSONAL DE REAS CRITICAS UNICARGA LTDA
FECHA: Personal: Cargo Nombre
PANORAMA FACTORES DE RIESGO
DHFO05
EMPRESA: UNION INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE CARGA UNICARGA LTDA NIT 800.253.093-2 Carrera 16 79-34 Bodega 7 La Romelia Dosquebradas Tels 3289999- 3289998- 3289997 REGISTRO DE RIEGOS Proceso Clasificacion Riesgo Que puede ocurrir? Como puede ocurrir?
Fecha Agosto 2010
Donde puede ocurrir
Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Locativo Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Mecanico Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva
Zona de carga y almacenamiento Caidas desde la altura o por desplome de arrume de materiales Personal Lesionado
Zona de carga y almacenamiento Atrapamiento Personal Lesionado Empresa en general Mecanico Golpes o choques Con Objetos Personal Lesionado Empresa en general Mecanico Cortes con objetos Personal Lesionado Zona de carga y almacenamiento Incendio Incendios de solidos Personal Lesionado Zona de carga y almacenamiento Incendio Incendios de gases Personal Lesionado Zona de carga y almacenamiento Incendio Incendios de liquidos Personal Lesionado Todos los empleados estan expuestos a diario a cualquiera de Zona de carga y almacenamiento estos riegos, y pueden ocurrir en sus labores diarias la manipular mercancas inflamables o cortopulsantes . Zona de carga y almacenamiento
Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Incendio Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Incendio Control y calidad Social Exposiciones Riesgo contra las intalaciones Personal Lesionado Daos materiales Incendios elcetricos Personal Lesionado
Empresa en general
mercancas inflamables o cortopulsantes .
Control y calidad Todos los procesos Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Todos los procesos Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva
Social Natural
Riesgos contra las personal Terremoto, vendabla o inundacion
Personal Lesionado Daos Materiales
Comunidad Comunidad
Natural
Ingecion sustancias toxicas
Personal Lesionado
Zona de carga y almacenamiento
Fisico Fisico
Ruido inadecuado Iluminacion inadecuada
Personal Lesionado Baja productividad
Zona de carga y almacenamiento Empresa en general
Quimico
Absorcion de polvos
Ausentismo
Zona de carga y descarga
Quimico
Exposicion a vapores y/o gases
Personal Lesionado
Zona de carga y descarga
Biologico
Exposicion a virus
Ausentismo
Empresa en general
Biologico
Exposicion a bacterias y hongos
Ausentismo
Empresa en general
Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Ergonomico
Carga postural estatica
Baja productividad
Empresa en general
Almacenamiento interno externo Paqueteo Carga Masiva Ergonomico Desarrollo Humano Todos los procesos Desarrollo Humano Todos los procesos Desarrollo Humano Desarrollo Humano Desarrollo Humano Desarrollo Humano Ergonomico Ergonomico Psicologico Psicologico Psicologico Gestion Gestion Gestion
Craga de trabajo dinamico Diseo del puesto de trabajo carga de los sentidos Contenido de la tarea Organizacin del tiempo de trabajo relaciones humanas competencia personal Demanda de personal ambiente de trabajo
Baja productividad Baja productividad Baja productividad Baja productividad Baja productividad Estres laboral Sobrecostos Capacitaciones Carga laboral Estres laboral
Sobrecarga laboral, mal diseo de Empresa en general puesto de trabajo Empresa en general Empresa en general Empresa en general Empresa en general Empresa en general Zona de carga y almacenamiento Zona de carga y almacenamiento Empresa en general
Alta rotacion de personal por inconformidad del empleado
Alta rotacion de personal por inconformidad del empleado Todos los procesos Todos los procesos Gestion Gestion Ausentismo Remuneracion competencias Baja productividad Renuncias Empresa en general Zona de carga y almacenamiento
Gestion estrategica Administracion financiera
Gestion
Reduccion en las ventas
Reduccion de ingresos
Por Decisiones de administrativos
Gestion estrategica Reexpedicion
Gestion
Mala seleccin de proveedores y clientes
daos fisicos y economicos al personal y las instalaciones Perdida de clientes Reduccion de ingresos Perdida de clientes Reduccion de ingresos Reduccion de ingresos Perdida de clientes Reduccion de ingresos Perdida de clientes Reduccion de ingresos Perdida de mercancia Perdida de confiabilidad perdida de clientes perdida de dinero Personal lesionado Transporte de mercancia desplazamientos al trabajo, Dilgencia. Jornada normal de trabajo Mala realizacion de algunos procedimientos
Por Decisiones de administrativos
Gestion Reexpedicion Gestion Gestion Gestion Gestion
Fomulacion de ruteo no optmimo Retraso en las entegas de mercancia No prestar el servicio Fallas en la logistica Fallas en la comunicacin
Por Decisiones de administrativos Por Decisiones de administrativos Por Decisiones de administrativos Por Decisiones de administrativos Por Decisiones de administrativos
Todos los procesos Operacin logistica Sistemas de informacion
Todos los procesos
Publico
Robo
En el exterior de la empresa o interior
Todos los procesos
Publico
Extorsion y secuestro
Transporte de mercancia Personal lesionado, perdida de desplazamientos al trabajo, confiabilidad perdida de ingresos Dilgencia. Jornada normal de trabajo Atraso en entregas perdida de credibilidad Mercancia retenida perdida de credibilidad, problemas legales, perdida de dinero, perdida de clietnes Derrumbres, Accidentes, arreglo de carrteras entre otros
En el exterior de la empresa o interior
Carga Masiva, Reexpedicion, Operacin logistica
Publico
Condiciones de transito
Exterior de la empresa
Gestion
Material ilicto en la mercancia
Inspeccion de camiones, verificacion de mercancia no diligenciar el contrato de servicio
Interior y exterior de la empresa
Gestion
Perdida de contacto en la trazabilidad
Estres laboral inconformidad en los clientes perdida de clientes perdida de mercancia Persona muerto o lesionado perdida de mercancia perdida de dinero perdida de clietnes Perdida de clientes Reduccion de ingresos Problemas legales extorsiones o robos Problemas con clientes problemas legales
Mala seal, Daos de dispositivos de comunicacin y rastreo o por roobos atracos entrte otros Transporte de mercancia desplazamientos al trabajo, Dilgencia.
Publico
Accidentes de transito
Carga Masiva, Reexpedicion, Operacin logistica Todos los procesos Todos los procesos
Gestion
Perdida de mercancia
Transporte de mercancia
Exterior o interior de la empresa
Gestion Gestion
Robo de informacion confidencial Perdida informacion
Cualquier momento Cualquier momento
Interior de la empresa interior o exterior de la empresa
EMPRESA: UNION INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE CARGA UNICARGA LTDA NIT 800.253.093-2 Carrera 16 79-34 Bodega 7 La Romelia Dosquebradas Tels 3289999- 3289998- 3289997 FACTOR DE RIESGO Grupo Ergonomico Ergonomico Tipo Diseo del puesto de Ausencia de higiene postural trabajo Carga de trabajo Dinamico Adopcion de posturas y estatico inadecuadas translado de mercancias sobreesfuerzo Caida de objetos Lesiones Musculares Lesiones Musculares X 15 x FUENTE EFECTOS ACTIVIDAD Rutina X No rutina EMPLEADOS EXPUESTOS 15
Fecha Agosto 2010
CONTROL Fuerte Medio x Personal
GRADO DE PELIGROSIDAD Medio Medio
Mecanica
Almacenamiento inadecuado de Lesiones Musculares y la mercancia muertes por atratapamiento Almacenamiento inadecuado de Lesiones Musculares y la mercancia muertes por atratapamiento Lesiones, cortes y heridas Manejo de herramientas multiples convencionales Ausencia de cultura de Quemaduras y muertes seguridad industrial y extintores obstruidos
Medio X 9 X Medio X X 9 15 X X Bajo Alto X 15 X
Natural
Movimientos Teluricos
Mecanicos Incendio
Corte con Objetos Equipos de control de incendios obstruidos
Mecanico Quimicos Incendio Fisico
Caida desde las alturas combustible Uso de materiales toxicos e inflamable Exposicion de ruido
Escaleras si pasamanos y arns en Lesiones, Fracturas y malas condiciones muerte Gasolina Mercancia Ruido continuo que genera el proceso de cargue y descargue de mercancia Circulacion del montacarga sin mecanismos de seguridad operente y ausencia de matriculas y seguros Incendio lesiones quemaduras Lesiones y muerte Lesiones en el sistema auditivo, perdida de la audicion Lesiones fracturas y muerte
X X X X
9 9 9 15
x X X X
Bajo alto Alto Alto
Mecanico
Montacargas
bajo X 2 X
Gestion
Demanda de personal
Poco personal capacitado
Dificultad en la contratacion sobrecostos en capacitacion Disminucion de productividad Sobrecarga laboral disminucion de la capacidad de pago Inseguridad para la empresa y el personal Posibles perdidas de la mercancia Alteracion a nivel ocular Stress, Alteraciones conductuales, iiritabilidad X X X x X X X
X 15 X X X 15 X X X X
Alto
Gestion Gestion Gestion
Ambiente de trabajo Ausentismo
Inconfromidad en el trabajo Renunicas Mala realizacion de los procedimeintos en el area administrativa No seguir los requerimientos estipulados Seal, descargue de celulares, perdida Iluminarias Carcateristica de la labor
15 15
X X
Alto Alto Alto
Reduccion en las ventas Gestion Gestion Fallas en la comunicacin Fisico Gestion Iluminacion Alta responsabilidad Mala seleccin de proveedores y clientes
15 15 15 2 15 9 10 15 9
X X X X X x x X X
Alto Alto Alto Alto
Fisico Biologico Ergonomicos Publico Locativo
Calor Parasitos y virus Posturas prolongadas Robo atraco Sealizacion
Temperatura ambiente y alteraciones vehicular cardiovasculares Ingesta de comida en sitios poco enfermedades parasitarias higienicos Alteraciones Vehiculo osteomusculares Muertes y lesiones Transporte de mercancia multiples dao en la mercancia Escasa sealizacion y Accidentes de trabajo demarcacion Transporte de mercancia desplazamientos al trabajo, Dilgencia. Jornada normal de trabajo Transporte de mercancia desplazamientos al trabajo, Dilgencia. Jornada normal de trabajo Perdida de mercancia Perdida de confiabilidad perdida de clientes perdida de dinero Personal lesionado Personal lesionado, perdida de confiabilidad perdida de ingresos
medio Medio Alto Alto medio Medio
Publico
Robo
15
Medio X 15 X alto X 9 X
Publico
Extorsion y secuestro
Publico
Condiciones de transito
Derrumbres, Accidentes, arreglo Atraso en entregas de carrteras entre otros perdida de credibilidad
Gestion
Material ilicto en la mercancia
Inspeccion de camiones, verificacion de mercancia no diligenciar el contrato de servicio
Mercancia retenida perdida de credibilidad, problemas legales, perdida de dinero, perdida de clietnes Estres laboral inconformidad en los clientes perdida de clientes perdida de mercancia Persona muerto o lesionado perdida de mercancia perdida de dinero perdida de clietnes Perdida de clientes Reduccion de ingresos Problemas legales extorsiones o robos Problemas con clientes problemas legales
Medio X X
Gestion
Perdida de contacto en la trazabilidad
Mala seal, Daos de dispositivos de comunicacin y rastreo o por roobos atracos entrte otros
Bajo X X
Alto X 15 X
Publico
Gestion
Transporte de mercancia desplazamientos al trabajo, Dilgencia.
Gestion Gestion Gestion
Perdida de mercancia Robo de informacion confidencial Perdida informacion
Transporte de mercancia Cualquier momento Cualquier momento
X X X
x x X
Bajo Bajo Bajo
EMPRESA: UNION INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE CARGA UNICARGA LTDA NIT 800.253.093-2
Fecha Agosto 2010
Carrera 16 79-34 Bodega 7 La Romelia Dosquebradas Tels 3289999- 3289998- 3289997
Analisis de riesgo Riesgo Caidas desde la altura Atrapamiento Golpes o choques Con Objetos Cortes con objetos Incendios de solidos Incendios de gases Incendios de liquidos Exposiciones Riesgo contra las intalaciones Riesgos contra las personal Terremoto, vendabla o inundacion Ingecion sustancias toxicas Ruido inadecuado Iluminacion inadecuada Absorcion de polvos Exposicion a vapores y/o gases Exposicion a virus Exposicion a bacterias y hongos Carga postural estatica Craga de trabajo dinamico Diseo del puesto de trabajo carga de los sentidos Contenido de la tarea Organizacin del tiempo de trabajo relaciones humanas competencia personal Demanda de personal ambiente de trabajo Ausentismo Remuneracion competencias Reduccion en las ventas Mala seleccin de proveedores y clientes Fomulacion de ruteo no optmimo Retraso en las entegas de mercancia posibilidad 2 3 3 3 4 3 4 1 1 1 2 1 2 2 2 1 2 2 5 5 1 1 1 1 4 1 1 1 2 3 1 1 1 1 consecuencia 3 4 1 1 4 1 3 2 2 2 3 2 2 3 1 2 1 1 2 4 2 2 2 2 2 3 4 4 4 2 5 5 5 5 Nivel de riesgo Media Alta Baja Baja Alta Baja Alta Baja Baja Baja Media Baja Baja Media Baja Baja Baja Baja Alta Muy alta Baja Baja Baja Baja Media Media Media Media Media Media Media Media Media Media X X X si
Tratar riesgo inmediatamente no
No prestar el servicio Fallas en la logistica Fallas en la comunicacin Robo Extorsion y secuestro Condiciones de transito Material ilicto en la mercancia Perdida de contacto en la trazabilidad Accidentes de transito Perdida de mercancia Robo de informacion confidencial Perdida informacion
1 1 1 2 2 4 3 3 3 2 2 2
5 5 5 5 2 1 5 3 4 2 4 4
Media Media Media Alta baja Media Alta media Media baja Media Media X X
UNICARGA LTDA.
POLTICA DE FIRMAS Y SELLOS
SIFO04
Versin: 02
NOMBRE
CARGO
TIPO DE SELLO
HUMEDO/SECO
DOCUMENTOS
FIRMA
SELLO
WILLIAM GUZMN LPEZ
GERENTE
Documentos legales, impuestos, cheques.
JORGE WILSON GUZMN LPEZ
SUB-GERENTE
HUMEDO
Cheques, documentos varios.
FRANCIA LORENA ARIAS HERNANDEZ
HUMEDO
Cheques, documentos varios.
VANESSA RAMOS
SERVICLIENTE
HUMEDO
Vales para combustible, documentos varios Vales para combustible, documentos varios
ROSA NIDIA ARANGO
COORDINACION LOGISTICA
HUMEDO
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
GEFO07
Versin: 01
REQUISITOS PARA CONTRATACION DE VEHCULOS DE TRANSPORTE
1. Contrato firmado y autenticado solamente por el propietario del vehculo o se quien figure en la Tarjeta de Propiedad ( Para casos especiales ser consultado con la Abogada de Unicarga). 2. Fotocopias de los siguientes documentos por el frente y el reverso en la misma hoja ampliados al 150% en papel tamao carta en dos juegos ( O sea 2 fotocopias de cada uno): *Tarjeta de Propiedad *Cdula del Propietario *Revisin Tcnico mecnica *Seguro Obligatorio *Pase y cdula de quien conduce el vehculo 3. Foto del vehculo de frente, de lado y por detrs ( Opcin de ser tomadas en la oficina de Unicarga) 4. Debe Cancelar la suma de $20.000 para el Estudio de Seguridad. 5. Rut, 6. hoja de vida de el vehiculo con referencias para confirmar preferiblemente de empresas. 7. copia de eps 8. mensualmente debe presentar copia de pago a la eps.
Los anteriores documentos se deben presentar en una carpeta
REQUISITOS PARA CONTRATACION DE VEHCULOS DE TRANSPORTE 1. Contrato firmado y autenticado solamente por el propietario del vehculo o se quien figure en la Tarjeta de Propiedad ( Para casos especiales ser consultado con la Abogada de Unicarga). 2. Fotocopias de los siguientes documentos por el frente y el reverso en la misma hoja ampliados al 150% en papel tamao carta en dos juegos ( O sea 2 fotocopias de cada uno): *Tarjeta de Propiedad *Cdula del Propietario *Revisin Tecnicomecnica *Seguro Obligatorio *Pase y cdula de quien conduce el vehculo 3. Foto del vehculo de frente, de lado y por detrs ( Opcin de ser tomadas en la oficina de Unicarga) 4. Debe Cancelar la suma de $20.000 para el Estudio de Seguridad. 5. Rut, hoja de vida y referencias 6. hoja de vida de el vehiculo con referencias para confirmar preferiblemente de empresas. Los anteriores documentos se deben presentar en una carpeta
REQUISITOS PARA CONTRATACION DE VEHCULOS DE TRANSPORTE 1. Contrato firmado y autenticado solamente por el propietario del vehculo o se quien figure en la Tarjeta de Propiedad ( Para casos especiales ser consultado con la Abogada de Unicarga). 2. Fotocopias de los siguientes documentos por el frente y el reverso en la misma hoja ampliados al 150% en papel tamao carta en dos juegos ( O sea 2 fotocopias de cada uno): *Tarjeta de Propiedad *Revisin Tecnicomecnica *Pase y cdula de quien conduce el vehculo *Cdula del Propietario *Seguro Obligatorio
3. Foto del vehculo de frente, de lado y por detrs ( Opcin de ser tomadas en la oficina de Unicarga) 4. Debe Cancelar la suma de $20.000 para el Estudio de Seguridad.
Los anteriores documentos se deben presentar en una carpeta El estudio de seguridad es realizado por Bacs Capitulo Centro Occidente por medio del programa que ellos manejan de la Central de Riego, que revisa: Lista Clinton, Alqaida, Procuradura General de la Nacin, Contadura General de la Nacin, The Denied persons list, SIMIT, Ministerio de Transporte
UNICARGA LTDA.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DHMN02
Versin: 02
CONTENIDO
JUSTIFICACIN .......................................................................................................................... 3 GESTIN ESTRATGICA ........................................................................................................... 5 Diseo de estrategias............................................................................................................. 10 Estudio de nuevos mercados. ................................................................................................ 12 Posicionamiento Nacional. ..................................................................................................... 14 Seleccin de Proveedores ..................................................................................................... 16 Seleccin de Clientes ............................................................................................................. 18 REEXPEDICIN Y PAQUETEO ................................................................................................ 20 Negociacin con el cliente Directo e Indirecto. ....................................................................... 26 Formulacin de ruteo optimo.................................................................................................. 28 Programacin de vehculos. ................................................................................................... 30 Entrega oportuna de mercancas. .......................................................................................... 32 CONTROL Y CALIDAD .............................................................................................................. 35 Diseo de indicadores ............................................................................................................ 42 Gestin de la Calidad. ............................................................................................................ 44 Control Interno........................................................................................................................ 46 Control y revisin del sistema de gestin de seguridad y calidad .......................................... 48 Control de la Seguridad.......................................................................................................... 50 OPERACIN LOGSTICA Y CARGA MASIVA .......................................................................... 52 Negociacin con el cliente...................................................................................................... 58 Liquidacin de Ingresos ......................................................................................................... 60 Numero de camiones necesarios. .......................................................................................... 62 ADMINISTRACIN FINANCIERA.............................................................................................. 64 Manejo de caja menor ............................................................................................................ 70 Manejo de Cartera.................................................................................................................. 72 Facturacin ............................................................................................................................ 74 Legalizacin de ingresos y egresos de caja mayor ................................................................ 76 1
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
ALMACENAMIENTO.................................................................................................................. 78 Solicitud del servicio por parte del cliente .............................................................................. 84 Verificacin de espacio disponible ......................................................................................... 86 Ubicacin de mercancas en la zona de bodega .................................................................... 88 Pacto de precios y tiempo de bodegaje ................................................................................. 91 DESARROLLO HUMANO .......................................................................................................... 94 Pago de Nmina................................................................................................................... 101 Capacitacin de empleados ................................................................................................. 103 Seguridad industrial.............................................................................................................. 105 Manejo de Personal ............................................................................................................. 107 Mejoramiento ambiente laboral ............................................................................................ 109 Seleccin de Personal.......................................................................................................... 111 SISTEMAS DE INFORMACIN ............................................................................................... 114 Comunicacin entre empleados ........................................................................................... 120 Manejo de la cadena de mandos ......................................................................................... 122 Comunicacin con la carga en tiempo real. ........................................................................ 124 Comunicacin con clientes y proveedores ........................................................................... 126 Seguridad en Sistemas de Informacin................................................................................ 128
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS UNICARGA LTDA.
JUSTIFICACIN El diseo y la implementacin de los sistemas de control interno de las empresas inician con la normalizacin de sus procesos y procedimientos, generando los manuales respectivos. A partir de aqu se pueden hacer mejoras en los requerimientos de los perfiles de los funcionarios, se identifican los aspectos que deben ser medidos a travs de indicadores de gestin comparados con niveles de referencia, se identifican y priorizan riesgos, se determinan factores claves de resultado, y se establecen puntos de control. Sin embargo, la normatividad legal y los requerimientos tcnicos cambian constantemente en nuestro medio, por lo que se hace necesario realizar peridicamente una revisin de los procedimientos teniendo en cuenta la normatividad tcnica y legal vigente, suprimir aquellos que se han vuelto obsoletos y construir los nuevos procedimientos que la institucin deba implantar.
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
MAPA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ESTRATGICOS
DISEO DE ESTRATGIAS. ESTUDIO NUEVOS MERCADOS. POSICIONAMIENTO NACIONAL. SELECCIN DE PROVEEDORES MAYORISTAS SELECCIN DE CLIENTES MAYORISTAS
NEGOCIACIN CON EL CLIENTE DIRECTO E INDIRECTO FORMULACIN DE RUTEO PTIMO. PROGRAMACIN DE VEHICULOS. ENTREGA OPORTUNA DE MERCANCAS.
DISEO DE INDICADORES. GESTIN DE LA CALIDAD. CONTROL INTERNO.
CONTROL Y REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y SEGURIDAD. CONTOL DE LA SEGURIDAD
MISIONALES
NEGOCIOACION CON EL CLIENTE. LIQUIDACION DE INGRESOS. FACTURACION DE INGRESOS NMERO DE CAMIONES NECESARIOS PARA CUMPLIR CON LO PACTADO.
MANEJO DE CAJA MENOR MANEJO DE CARTERA FACTURACIN LEGALIZACIN DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA MAYOR
SOLICITUD DEL SERVICIO POR PARTE DEL CLIENTE. VERIFICACION DE ESPACIO DISPONIBLE. UBICACIN DE MERCANCAS EN LA ZONA DE BODEGA. PACTO DE PRECIOS Y TIEMPO DE BODEGAJE.
PAGO DE NMINA. CAPACITACIN DE EMPLEADOS. SEGURIDAD INDUSTRIAL. MANEJO DE PERSONAL. MEJORAMIENTO AMBIENTE LABORAL. SELECCIN DE PERSONAL
COMUNICACIN ENTRE EMPLEADOS. MANEJO DE LA CADENA DE MANDOS. COMUNICACIN CON LA CARGA EN TIEMPO REAL. COMUNICACIN CON CLIENTES Y PROVEEDORES. SEGURIDAD EN SISTEMAS DE INFORMACION
APOYO
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA.
GEPC00
Versin: 02
GESTIN ESTRATGICA 1. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.1. NOMBRE DEL PROCESO: Gestin estratgica 1.2. REA TITULAR: Gerencia 1.3. OBJETIVOS: Direccionar la empresa para las diferentes actividades que realiza. Encaminar la empresa al cumplimiento de metas y objetivos. Garantizar mediante estrategias la continuidad de la empresa.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Cumplir con los objetivos y las metas planteadas en el direccionamiento estratgico de la empresa, garantizar el funcionamiento de la empresa por el mediano plazo o hasta que el proceso sea reestructurado. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Diseo de las estrategias a seguir para el cumplimiento de los objetivos planteados tanto en el proceso como en el direccionamiento estratgico. PUNTO FINAL: Cumplimiento de metas y objetivos planteados, crecimiento de la empresa. 1.6. VALOR AGREGADO: Es uno de los procesos ms importantes de la empresa, necesario y vital para la continuidad de la misma, este proceso, paso a paso, es el que le da futuro a la empresa. 1.7. RIESGOS: Los riesgos en este proceso son mnimos, ya que su elaboracin y desarrollo implican trabajo de oficina. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Para garantizar el cumplimiento de este proceso es necesario realizar reuniones peridicas, en las que se propongan metas de corto plazo, y se evale las gestiones realizadas hasta el momento. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este proceso toma los primeros 6 meses del periodo, pero algunos procedimientos se siguen efectuando todo el tiempo. 1.10 REQUISITOS A CUMPLIR Este proceso permite el cumplimiento de la norma 4.1 Generalidades, 4.2.3 Requerimientos legales y de otra ndole y la norma 4.6 mejora continua y cumplimiento del el estndar 1. Requisitos de los asociados de negocio, numeral a. Procedimientos documentados exigidos para Asociados de negocio; estndar 3. Control acceso fsico, numeral 3.c. Monitoreo las entregas de la parte A de los estndares. Con respecto a la parte B permite el cumplimiento del estndar 1.Estudio Legal. 1.11 DOCUMENTOS A UTILIZAR Acta Reunin Inscripcin de Proveedores Formato verificacin Antecedentes Empresas Formato Visitas Clientes-Proveedores Requisito contrato para Vehculos Contrato prestacin de servicio Formato Inscripcin de clientes
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
2. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
GEPC00
OBJETIVOS PLANTEADOS EN LA PLANEACION ESTRATEGICA. METAS A CUMPLIR EN DETERMINADO PERIODO, SEA CORTO, MEDIANO O LARGO PLAZO. INFORMACION ACTUAL DE LOS RENDIMIENTOS DE LA EMPRESA. INFORME CON LOS ASPECTOS DE LA EMPRESA QUE PRESENTAN FALENCIAS O FORTALEZAS. ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN QUE CORRESPONDE A LAS AMENAZAS DE LA EMPRESA.
PLANEACIN DE ESTRATEGIAS. PLANEACIN DE TAREAS Y ASIGNACIN DE LABORES. RESTAURACION DE METAS A CORTO PLAZO, CON EL FIN DE IR MEJORANDO PASO A PASO. ANLISIS EXHAUSTIVO DE LAS FALENCIAS QUE PRESENTA LA EMPRESA. MEJORAMIENTO DE FORTALEZAS DE LA EMPRESA. ANLISIS PROFUNDO DE LAS POSIBLES AMENAZAS SOBRE LA EMPRESA.
CUMPLIMIENTO DE METAS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO. MEJORAMIENTO EN EL DESARROLLO DE LOS DIFERENTES PROCESOS DE LA EMPRESA. OPTIMIZACIN DE RECURSOS. PROGRESO EN LOS PROCESOS QUE PRESENTAN FALENCIAS. NUEVAS METAS PARA QUE LA EMPRESA CREZCA CADA DIA MAS. ELIMINACIN DE AMENAZAS QUE PUEDAN ENTORPECER LA LABOR DE LA EMPRESA.
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
3. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. GESTIN ESTRATGICA N 1 PROCEDIMIENTO DISEO DE ESTRATGAS ESTUDIO NUEVOS MERCADOS POSICIONAMIENTO NACIONAL SELECCIN DE PROVEEDORES SELECCIN DE CLIENTES REA RESPONSABLE GERENCIA RESPONSABLE GERENTE DIRECTOR ADMINISTRATIVO TIEMPO ESTIMADO 2 SEMANAS 6 MESES
GEPC00
USUARIOS Los usuarios de este procedimiento son todos los clientes de la empresa, tanto internos como externos. Todos los nuevos o posibles beneficiarios de los servicios que presta la empresa. La empresa, todos los que con ella trabajan y los que se podran beneficiar al generar nuevos empleos. Los usuarios de este procedimiento son tanto la empresa como los proveedores de la misma. Los usuarios de este procedimiento son los clientes y la empresa como tal.
GERENCIA
GERENCIA
GERENTE
2-3 AOS
GERENCIA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO
2 SEMANAS TODO EL TIEMPO
GERENCIA
4. DIAGRAMA DE FLUJO.
8
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
GESTIN ESTRATGICA PRCEDIMIENTO DISEO DE ESTRATEGIAS
GEPC00
REA RESPONSABLE GERENCIA
ESTUDIO DE NUEVOS MERCADOS
GERENCIA
POSICIONAMIENTO NACIONAL
GERENCIA
SELECCIN DE PROVEEDORES
GERENCIA
SELECCIN DE CLIENTES
GERENCIA
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMEINTOS
UNICARGA LTDA GEPR01

Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diseo de estrategias. 1.2. RESPONSABLE: Gerente 1.3. OBJETIVOS: Direccionar la empresa para las diferentes actividades que realiza. Encaminar la empresa al cumplimiento de metas y objetivos. Garantizar la continuidad de la empresa.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Cumplir con los objetivos y las metas planteadas en el direccionamiento estratgico de la empresa, garantizar el funcionamiento de la empresa por el mediano plazo o hasta que el proceso sea reestructurado. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Diseo de las estrategias a seguir para el cumplimiento de los objetivos planteados tanto en el proceso como en el direccionamiento estratgico. PUNTO FINAL: Cumplimiento de metas y objetivos planteados, crecimiento de la empresa.
1.6. VALOR AGREGADO: Este procedimiento garantiza la continuidad de la empresa, mediante el diseo de estrategias se busca como y con que cumplir con las metas pactadas y con los objetivos planteados. 1.7. RIESGOS: Los riesgos en este proceso son mnimos, ya que su elaboracin y desarrollo implican trabajo de oficina. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
10
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Para garantizar el cumplimiento de este procedimiento es necesario realizar reuniones peridicas, en las que se propongan metas de corto plazo, y se evale las gestiones realizadas hasta el momento. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento es el primero en realizarse, tomas las primeras semanas del periodo.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DISEO DE ESTRATEGIAS N 1 2 3 4 5 6 ACTIVIDAD Reunin de directivas Estudio de periodos anteriores Replanteamiento de estrategias anteriores Anlisis de resultados Planteamiento de nuevas estrategias Registro de reunin RESPONSABLE Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente Servicliente
GEPR01
REA Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Administracin
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X X X X X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02

Versin: 01
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de nuevos mercados. 1.2. RESPONSABLE: Gerente 1.3. OBJETIVOS: Ampliar el rea de cobertura del servicio prestado por la empresa. Crecer como empresa Garantizar la continuidad de la empresa.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Encontrar nuevos nichos de mercado que permitan el crecimiento de la empresa, aumentando as el servicio y las personas beneficiadas con el mismo. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Estudio de nuevas oportunidades de mercado, mediante encuestas o estudio de solicitudes del servicio. PUNTO FINAL: Mayor abarcamiento de mercado, nuevos clientes y nuevas oportunidades de crecimiento.
1.6. VALOR AGREGADO: Este procedimiento puede ser catalogado incluso como estrategia de crecimiento, tiene como finalidad aumentar el nmero de clientes de la empresa, y generar una mayor rentabilidad. 1.7. RIESGOS: Los riesgos en este proceso se encuentran en el momento de realizar los trabajos de campo, como son las encuestas y dems estudios que sean necesarios realizar. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento se ven en el momento de la captacin de nuevos clientes.
12
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento debe tomarse el tiempo necesario, ya que de darse un resultado positivo seria muy beneficioso para la empresa. 2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE NUEVOS MERCADOS N 1 2 3 4 5 ACTIVIDAD Estudio de macro zonas Estudio individual de micro zonas Anlisis de nichos de mercado Captacin de nuevos clientes Diseo de estrategias para desarrollo de nuevos mercados RESPONSABLE Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente
GEPR02
REA Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X X X X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02

Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Posicionamiento Nacional. 1.2. RESPONSABLE: Gerente 1.3. OBJETIVOS: Mayor reconocimiento a nivel nacional de la prestacin de servicios logsticos y de transportes en la zona de influencia Potencializar los servicios a otras zonas fuera del eje cafetero, norte del valle y proximidades con Choco. Crecer a nivel empresarial y estar al nivel de las transportadoras ms grandes del pas.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Ser la empresa transportadora ms grande y conocida dentro del eje cafetero, norte del valle y proximidades con choco, y de esta manera crear un nombre y una recordacin de marca a nivel nacional. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Fortalecimiento de estrategias dentro del rea de influencia. PUNTO FINAL: Reconocimiento nacional por la labor realizada, mayor nmero de contratos y expansin de cobertura de servicios.
1.6. VALOR AGREGADO: Este procedimiento asegura el posicionamiento de la empresa a nivel nacional, garantizando un mayor numero de contratos, fortaleciendo as a la empresa como tal. 1.7. RIESGOS:
14
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los riesgos en este proceso se encuentran en el momento de realizar los trabajos de campo, como son las encuestas y dems estudios que sean necesarios realizar. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento, se realizan cada que hay nueva captacin de clientes. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento debe tomarse el tiempo necesario, ya que de darse un resultado positivo seria muy beneficioso para la empresa.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO POSICIONAMIENTO NACIONAL N 1 ACTIVIDAD Realizar publicidad entre las organizaciones locales Incentivar el uso de la pgina Web de la empresa. Aumentar la cantidad de clientes dentro de las reas ya destinadas Demostrar las fortalezas de la empresa y el compromiso de servir con calidad. RESPONSABLE Gerente
GEPR03
REA Gerencia
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X
Gerente
Gerencia
Gerente
Gerencia
Gerente
Gerencia
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02

Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin de Proveedores 1.2. RESPONSABLE: Gerente, Servicliente, Supernumeraria OBJETIVOS: Seleccionar de forma adecuada los proveedores de la empresa Garantizar buenos productos de los proveedores Generar un vinculo mas estrecho entre los proveedores y la empresa
1.3. RESULTADOS ESPERADOS: Garantizar que los productos trados por los proveedores son de alta calidad, necesarios para la prestacin del servicio por parte de la empresa. 1.4. LMITES: PUNTO INICIAL: Preseleccin de los posibles proveedores PUNTO FINAL: Visita a las instalaciones del proveedor o proveedores seleccionados
1.5. VALOR AGREGADO: Al seleccionar los proveedores adecuados permite a la empresa aumentar la calidad en su servicio, lo que a largo plazo se vera reflejado en una mayor cantidad de clientes satisfechos con el servicio prestado. 1.6. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn en la mala seleccin de un proveedor, lo cual puede afectar sensiblemente la calidad del servicio prestado. 1.7. CONTROLES EJERCIDOS:
16
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos a este procedimiento estn reflejados en el momento de renovar los contratos con los proveedores 1.8. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento toma entre 2 y 4 semanas. 2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO SELECCIN DE PROVEEDORES N 1 ACTIVIDAD Preseleccin de proveedores Corroboracin de la informacin de legalidad de los proveedores Seleccin de proveedores Visita a las instalaciones de los proveedores locales En caso de Vehculos Recoleccin de documentos de contratacin RESPONSABLE Gerente Supernumeraria Operativa Gerente Supernumeraria Operativa
GEPR04
REA Gerencia
Administrativa
Gerencia
Administrativa
Logstica
Administrativa
17
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02

Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin de Clientes 1.2. RESPONSABLE: Gerente, Servicliente, Supernumeraria OBJETIVOS: Seleccionar los clientes que pueden ser potencialmente clientes propios. Asegurarse que los clientes que solicitan el servicio van a cumplir con su parte del trato. Crear un vinculo estrecho entre la empresa y el cliente, con el fin de prestar un mejor servicio
1.3. RESULTADOS ESPERADOS: Seleccionar los clientes que necesitan el servicio, que no afectaran la seguridad ni la calidad de los servicios prestados por la empresa y que pueden llegar a convertirse en clientes propios. 1.4. LMITES: PUNTO INICIAL: Entrevista inicial con el cliente PUNTO FINAL: Seleccin de clientes y visita a sus instalaciones.
1.5. VALOR AGREGADO: La buena seleccin de clientes genera un mejor nombre a la empresa, adems que garantiza su funcionamiento y su razn de ser. 1.6. RIESGOS: Los riesgos de la mala seleccin de un cliente pueden traer problemas para la empresa, ya sean legales o funcionales que sacrifiquen la calidad del servicio. 1.7. CONTROLES EJERCIDOS:
18
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos a este procedimiento se realizan en el momento de la renovacin del contrato de prestacin de servicios con el cliente seleccionado. 1.8. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento toma entre 2 y 4 semanas y se realiza constantemente. 2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO SELECCIN DE CLIENTES N 1 ACTIVIDAD Preseleccin de clientes Corroboracin de la informacin de legalidad de los clientes Seleccin de clientes Visita a las instalaciones de los clientes locales RESPONSABLE Gerente Directora Administrativa Supernumeraria operativa Gerente Supernumeraria Operativa
GEPR05
REA Gerencia
2 3 4
Administrativa Gerencia Administrativa
X X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA.
RPPC00
Versin: 02
REEXPEDICIN Y PAQUETEO 1. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.1. NOMBRE DEL PROCESO: Reexpedicin y Paqueteo 1.2. REA TITULAR: Operativa. 1.3. OBJETIVOS: Entregar las diferentes mercancas dentro del plazo establecido. Cumplir los pactos establecidos con el cliente. Realizar un servicio excelente con agilidad y calidad en el proceso. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Entregar las mercancas de reexpedicin y paqueteo otorgadas por otras empresas dentro del plazo establecido, realizando un servicio de buena calidad, garantizando la satisfaccin del cliente y la agilidad en el proceso. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Entrega de mercancas por parte de la empresa que requiere el servicio de reexpedicin o paqueteo en el eje cafetero y norte del valle. PUNTO FINAL: Entrega de la carga a los clientes en las diferentes zonas dentro del rea demarcada.
1.6. VALOR AGREGADO: Unicarga es la empresa de reexpedicin y paqueteo ms grande del pas, con mayor presencia dentro del eje cafetero, con mas de 13 aos de experiencia en el mercado, garantiza un buen servicio y excelente manejo a cualquier tipo de carga. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este proceso se encuentran en el momento de transporte de la carga, derrumbes, atracos, zonas de alta
20
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
influencia guerrillera, accidentes de trnsito y dems problemas que se pueden generar en carretera.
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este proceso se realizan en la parte operativa del mismo, desde la acomodacin de la mercanca en los camiones hasta la entrega oportuna de la carga al beneficiario del servicio, se realiza mediante comprobantes de entrega. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: En menos de una semana la mercanca ha sido entregada con xito. 1.10 REQUISITOS A CUMPLIR Este proceso permite el cumplimiento de la norma 4.3.6 Control operativo y la norma 4.6 mejora continua y cumplimiento con el estndar 2. Seguridad de los vehculos, numeral 2.1.a. Seguridad de transporte de ruta, numeral 2.1.b. Rutas predeterminadas y revisiones de seguridad aleatoria, numeral 2.1. e.ii Conducir bsquedas aleatorias adicionales a aquellas desarrolladas por el conductor parte A de los estndares. 1.11 DOCUMENTOS A UTILIZAR Registro de envos servicliente Remesas Registro de llamadas Formato inspeccin de camiones
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
RPPC00
MERCANCIAS TRAIDAS POR LOS CLIENTES QUE SOLICITAN ESTE SERVICIO. CARGA QUE NECESITA SER DISTRIBUIDA POR LOS DIFERENTES MUNICIPIOS DEL EJE CAFETERO Y NORTE DEL VALLE. PLAN DE ACCIN SOBRE LOS LUGARES Y FECHAS DE ENTREGA DE LA MERCANCA. COMPROBANTES DE ENTREGA QUE DEBEN SER FIRMADOS POR EL CLIENTE FINAL AL MOMENTO DE RECIBIR LA CARGA.
ESTUDIO DE RUTEO PARA LA PTIMA DISTRIBUCION DE LAS MERCANCIAS. ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE ESPACIOS DENTRO DE LOS VEHICULOS. LOCALIZACIN DE LOS VEHCULOS NECESARIOS. INSPECCIN GENERAL DE VEHCULOS PARA LA REALIZACIN DE ENTREGAS. INVENTARIO DE CARGA A DISTRUBUIR. REVISIN DE COMPROBANTES DE ENTREGA.
ENTREGA DE MERCANCAS DENTRO DEL TIEMPO PACTADO. SATISFACCIN DEL CLIENTE FINAL POR EL SERVICIO PRESTADO COMPROBANTES DE ENTREGA FIRMADOS COMO GARANTA DE QUE EL SERVICIO SE REALIZ. GANANCIAS GENERADAS POR EL SERVICIO. CUMPLIMIENTO DE LOS DIFERENTES TRMINOS CON LA EMPRESA QUE SOLICIT EL SERVICIO DE REEXPEDICIN O PAQUETEO
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
3. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. REEXPEDICIN Y PAQUETEO N PROCEDIMIENTO NEGOCIACION CON EL CLIENTE DIRECTO E INDIRECTO FORMULACIN DE RUTEO PTIMO REA RESPONSABLE RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO 1-3 HORAS
RPPC00
USUARIOS En este procedimiento, los usuarios son las dos partes negociadoras, tanto la empresa que solicita el servicio como la empresa que lo va a prestar. Los usuarios en este procedimiento son los empleados mismos de la empresa, especialmente los conductores y sus ayudantes. Los usuarios de este procedimiento son los conductores, ya que son ellos los implicados en el momento de la seleccin de los vehculos necesarios. Este es el procedimiento final, los usuarios son los consumidores finales, ya que son ellos los que reciben el servicio.
REA DIRECTOR ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVO
REA OPERATIVA
DIRECTOR OPERATIVO
1 HORA
PROGRAMACIN DE VEHCULOS
REA OPERATIVA
DIRECTOR OPERATIVO
1 HORA.
ENTREGA OPORTUNA DE MECANCAS
REA OPERATIVA
DIRECTOR OPERATIVO
1 SEMANA
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
REEXPEDICIN Y PAQUETEO PRCEDIMIENTO
RPPC00
REA RESPONSABLE
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
NEGOCIACIN CON EL CLIENTE DIRECTO E INDIRECTO
ADMINISTRATIVA
FORMULACIN DE RUTEO PTIMO
OPERATIVA
PROGRAMACIN DE VEHICULOS
OPERATIVA
ENTREGA OPORTUNA DE MERCANCAS
OPERATIVA
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA RPPR01

Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Negociacin con el cliente Directo e Indirecto. 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo 1.3. OBJETIVOS: Identificar las necesidades del cliente. Acordar los trminos de negociacin, recogida de mercancas, precios y horarios. Crear contactos para prximas negociaciones. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Llegar a un acuerdo comn entre las dos partes, que garantice que se prestar un servicio con calidad, y con a remuneracin adecuada por el mismo, cumpliendo siempre con los horarios establecidos. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Reunin inicial con el cliente en las instalaciones de la empresa, entrega de las mercancas. PUNTO FINAL: Prestacin del servicio por parte de la empresa.
1.6. VALOR AGREGADO: Unicarga se ha destacado por ser el mayor reexpedidor de la zona, garantizando con su experiencia la prestacin de un excelente servicio. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn dados en el no acuerdo de una de las partes, que pueden impedir la prestacin del servicio. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos sobre este procedimiento estn dados por el nmero de reexpediciones realizadas en un determinado periodo de tiempo, se debe tener en cuenta las negociaciones que no llegaron a una buena finalizacin y sus diferentes causas.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se realiza cada vez que sea necesario, con los clientes propios de la empresa, ocurre una sola vez.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NEGOCIACION CON EL CLIENTE DIRECTO O INDIRECTO N 1 2 ACTIVIDAD Reunin con cliente Negociacin de cantidad, precios y horarios Identificacin del punto de origen de la mercanca RESPONSABLE Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo
RPPR01
REA Administrativa Administrativa
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X X
Administrativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA RPPR02

Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Formulacin de ruteo optimo. 1.2. RESPONSABLE: Director Operativo 1.3. OBJETIVOS: Identificar las mejores rutas dentro de las zonas de influencia. Organizar las diferentes rutas que el vehiculo debe tomar para minimizar gastos y tiempo. Calcular y estimar los costos y los tiempos de entrega de las mercancas.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Disminuir los costos y los tiempos de entrega de las mercancas, a su vez garantizar que las rutas usadas por los vehculos son aptas para su uso para de este modo disminuir los daos en los carros. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Diseo de ruteo por parte del jefe de bodega, teniendo en cuenta las cargas que son de carcter urgente o que tienen alguna prioridad. PUNTO FINAL: Entrega del programa de ruteo al conductor, con su debido horario.
1.6. VALOR AGREGADO: Garantiza la ubicacin de la mercanca dentro de un trayecto conocido, reduce costos y ayuda al cumplimiento de los horarios pactados. 1.7. RIESGOS: Este procedimiento como tal no tiene riesgos, ya que es un trabajo de oficina, pero se debe estar informado sobre el estado de las vas en todo momento. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Este procedimiento esta controlado por los costos que generan los viajes que se realizan para la entrega de las mercancas, 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento por lo general no toma ms de una hora para realizarse. 2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO FORMULACION DE RUTEO OPTIMO N 1 ACTIVIDAD Anlisis de la mercanca que tiene que ser entregada. Estudio de las rutas y su estado actual Diseo de horario de entrega en cada uno de los puntos designados. Diseo de la ruta optima segn los datos analizados anteriormente. Entrega de ruta optima al conductor del vehiculo. RESPONSABLE Director Operativo Director Operativo Director Operativo
RPPR02
REA Operativa
Operativa
Operativa
Director Operativo
Operativa
Director Operativo
Operativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
RPPR03
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin de vehculos. 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo 1.3. OBJETIVOS: Asignar el vehiculo optimo para el tipo de carga que se va a entregar. Minimizar gastos de peajes y combustible. Garantizar que el tiempo de entrega sea el acordado.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Disminuir los gastos generados por los vehculos en los viajes, asegurar la mercanca bajo las condiciones ptimas para su transporte. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Estudio del tipo de mercancas a entregar, y su cantidad. PUNTO FINAL: Escogencia del vehiculo apto para realizar el servicio y su disponibilidad.
1.6. VALOR AGREGADO: Reduce los costos generados por el viaje, garantiza que la mercanca este bien ubicada y bajo las condiciones necesarias para su transporte. 1.7. RIESGOS: Este procedimiento no tiene mayores riesgos, puede ser que el vehiculo escogido no este disponible en determinado tiempo, pero esa variable debe estar considerada desde un principio.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Este procedimiento esta controlado por los costos que generan los viajes que se realizan para la entrega de las mercancas y por el manejo que se le da a las mercancas al momento del cargue y descargue. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento por lo general no toma ms de una hora para realizarse. 2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PROGRAMACION DE VEHICULOS N ACTIVIDAD Estudio de la cantidad de mercanca y el manejo que se le debe dar. Anlisis de los vehculos disponibles en el momento. Anlisis de capacidad de cada carro, tanto en volumen como en peso. Estudio de manejo de mercanca en el momento de cargue y descargue. RESPONSABLE Director Operativo
RPPR03
REA
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O
Operativa
Director Operativo
Operativa
Director Operativo
Operativa
Director Operativo
Operativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
PROCESOS Y PROCEDIMEINTOS
UNICARGA LTDA MANUAL DE RPPR04

Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega oportuna de mercancas. 1.2. RESPONSABLE: Conductor y Operador de servicio 1.3. OBJETIVOS: Entregar de forma oportuna la carga. Generar satisfaccin en el cliente por el servicio prestado. Ser reconocidos por la puntualidad y el cumplimiento de horarios de entrega de las diferentes mercancas.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Entregar de forma oportuna y en las mejores condiciones la mercanca. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Carga del vehiculo y despacho del mismo. PUNTO FINAL: Entrega oportuna de la mercanca dentro del horario establecido.
1.6. VALOR AGREGADO: Cumplimiento del servicio de forma eficiente, dentro de los parmetros y los horarios establecidos. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento se encuentran en el momento del transporte de la carga, fenmenos naturales, taponamientos en las
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
vas y dems percances pueden estar presentes en cualquiera de las rutas que normalmente usa la empresa. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos sobre este procedimiento estn dados despus de realizada la entrega, en un anlisis posterior. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento tiene como tiempo total empleado lo que el transporte se demore, y depende del lugar de la entrega.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA OPORTUNA DE MERCANCIAS N 1 2 3 4 ACTIVIDAD Carga del vehiculo Transporte de la mercanca a travs de la ruta establecida Entrega en el lugar pactado Descargue del vehiculo RESPONSABLE Operador de servicio Conductor Conductor Operador de servicio
RPPR04
REA Operativa Operativa Operativa Operativa
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X X X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA.
CCPC00
Versin: 02
CONTROL Y CALIDAD 1. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.1. NOMBRE DEL PROCESO: Control y Calidad. 1.2. REA TITULAR: Operativa. 1.3. OBJETIVOS: Verificar que las mercancas sean manejadas de la manera correcta. Garantizar un buen servicio a los diferentes clientes de la empresa. Controlar los movimientos dentro de la empresa para que el servicio sea efectuado dentro de los parmetros normales del mismo.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Garantas tanto internas como externas de que el proceso esta controlado, con el fin de realizar un buen servicio, manteniendo al margen los posibles problemas que se puedan generar, este proceso nos permite tambin tener un mejor sistema de costos dentro de la empresa. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Diseo de indicadores que permitan controlar las variables que maneja el proceso. PUNTO FINAL: Proceso controlado, ubicacin estratgica de puntos de control de calidad.
1.6. VALOR AGREGADO: El proceso de control de calidad da como valor agregado tener bajo control las variables que pueden llegar a entorpecer el
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
servicio, adems de generar garantas que permitan a la empresa asegurar que el servicio ser bueno, seguro y de alta calidad
1.7. RIESGOS: Los riesgos de este proceso son mnimos, ya que no se tiene que salir de las instalaciones de la empresa para realizarlo. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles de este proceso deben ser cuidadosamente realizados, se debe hacer un anlisis profundo de las caractersticas del servicio para controlarlo y garantizar una buena calidad en el mismo. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: De uno a dos meses para la realizacin de un buen sistema de control y calidad. 1.10 REQUISITOS A CUMPLIR Este proceso permite el cumplimiento de la norma 4.4 Poltica de control y seguridad, 4.2.1 Generalidades, 4.2.4 Previsiones, la norma 4.3.1 Estructura, responsabilidad y autoridad, la norma 4.3.2 Entrenamiento y sensibilizacin, la norma 4.3.6 Control Operativo, la norma 4.4.1. Monitoreo y medicin, la norma 4.4.2 Accin correctiva y preventiva, la norma 4.4. Auditoria la norma 4.5 revisin por parte de la gerencia y la norma 4.6 mejora continua y el cumplimiento con el estndar 2. Seguridad de los vehculos, numeral 2.1. c Revisiones documentadas y no anunciadas por la gerencia del transportador, numeral 2.1. e.ii Inspeccin del transporte entrando y saliendo de los patios de estacionamiento, numeral 2.1. g Prcticas de entrenamiento sistemtico, numeral 2.2. b Requerimiento de almacenamiento seguro de remolques, numeral 2.2. c Requerimiento de notificacin a las auditorias, de cambios estructurales de cada remolque; estndar 3. Control acceso fsico, numeral 3.b Visitantes/vendedores/proveedores de servicio, numeral 3. d Enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas; el estndar 5. Seguridad de procesos de la parte A de los estndares. En cuanto a la parte B permite el cumplimiento del estndar 2. Sistemas de gestin, el estndar 4. Sistema de seguridad
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.11 DOCUMENTOS A UTILIZAR Formato entrega de llaves Formato control de llaves Formato inspeccin de camiones Formato inspeccin de seguridad Formato mantenimiento preventivo Formato quejas y reclamos Formato ingreso de visitantes Formato ingreso de personal Formatos indicadores de gestin de calidad Diagnostico inicial Manual de calidad y seguridad Manual de funciones Formato de revisin Formato auditoria interna Formato accin correctiva y preventiva
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
CCPC00
ERRORES Y FALENCIAS EN LA EJECUCIN DE LOS PROCESOS OPERATIVOS DE LA EMPRESA. DEVOLUCIONES EN ENTREGAS DE MERCANCAS POR MAL USO DE LAS MISMAS. MALA CALIDAD DE SERVICIO O FALENCIAS EN LA MISMA. ALTOS NDICES DE ACCIDENTALIDAD O DE PROBLEMAS CON LA CARGA.
DISEO DE INDICADORES QUE SEALEN EL DESEMPEO DE LA EMPRESA. DISEO DE PUNTOS DE CONTROL DE PROCESOS. UBICACIN ESTRATEGICA DE PUNTOS DE CONTROL, DEPENDIENDO DEL PROCESO Y SUS ACTIVIDADES. ACCIONES DE CONTROL INTERNO DE MANEJO.
INDICADORES QUE SEALAN LAS FALENCIAS O LOS ACIERTOS DE LA EMPRESA. GARANTIA DE UN SERVICIO DE ALTA CALIDAD. CONTROL TOTAL DE LAS VARIANTES PERIFERICAS QUE AFECTAN EL SERVICIO. ELIMINACIN DE FALLAS. REDUCCIN DE COSTOS MEDIANTE DETECCIN DE POSIBLES FUGAS DE CAPITAL.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
3. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. CONTROL Y CALIDAD N PROCEDIMIENTO DISEO DE INDICADORES REA RESPONSABLE REA ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DIRECTOR FINANCIERO TIEMPO ESTIMADO 1-3 HORAS
CCPC00
USUARIOS Este procedimiento tiene como usuario principal la misma empresa, ya que mejora la gama de servicios que esta tiene. Los usuarios directos de este procedimiento son los consumidores finales del servicio, ya que gozan de un servicio de mejor calidad. Los usuarios de este procedimiento son los clientes internos de la empresa y la empresa en general, ya que permite un anlisis profundo de las acciones de la misma. Este procedimiento, despus de analizar el flujo del servicio tiene como usuario principal los clientes finales de la empresa, ya que mediante este procedimiento, se puede asegurar la calidad final del servicio. Los usuarios de este procedimiento son tanto la empresa como los clientes en
GESTIN DE LA CALIDAD
REA ADMINISTRATIVA
DIRECTOR FINANCIERO
1-2 SEMANAS
CONTROL INTERNO CONTROL Y REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y CALIDAD CONTROL DE LA SEGURIDAD
2-3 HORAS
REA GERENCIA
GERENTE
1 SEMANA
REA OPERATIVA
DIRECTOR OPERATIVO
TODO EL TIEMPO
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02 general, ya que de este control depende la seguridad dentro de todos los procesos y procedimientos que maneja la empresa.
CONTROL Y CALIDAD PRCEDIMIENTO
CCPC00
REA RESPONSABLE
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
DISEO DE INDICADORES
ADMINISTRATIVA
GESTIN DE LA CALIDAD
ADMINISTRATIVA
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVA
CONTROL Y REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y CALIDAD
GERENCIA
CONTROL DE LA SEGURIDAD
OPERATIVA
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA CCPR01

Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diseo de indicadores 1.2. RESPONSABLE: Director Financiero 1.3. OBJETIVOS: Manejar las variables que afectan los procesos y entorpecen el servicio. Llevar un control sobre las cosas que se estn haciendo bien y en las que hay que mejorar. Generar propuestas que tengan como resultado una mejora en la prestacin del servicio.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Controlar las variables que interactan en los procesos, identificar las falencias de la organizacin, a su vez, identificar las fortalezas. Entregar un mejor servicio tanto a los clientes internos de la empresa como a los externos. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Identificacin de las variables que necesitan ser estudiadas y analizadas PUNTO FINAL: Diseo de indicadores que muestren en porcentaje el desempeo de los procesos de la empresa.
1.6. VALOR AGREGADO: Al tener el proceso controlado, se puede garantizar un nivel de servicio en cualquiera de los procesos que la organizacin maneje. 1.7. RIESGOS: El riesgo en este procedimiento esta dado por el mal diseo de los indicadores, lo cual se debera a un error humano, en cuanto a riesgos laborales, son mnimos, ya que es trabajo de oficina.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento son planteados en el momento de disear los indicadores de calidad, se estipula un rango de aceptacin de cada indicador. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento puede tomar entre 2 y 3 semanas.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DISEO DE INDICADORES N 1 ACTIVIDAD Anlisis de procesos Identificacin de variables Anlisis de sensibilidad en los procesos Diseo de indicadores Categorizacin de indicadores Documentar y evaluar resultados RESPONSABLE Director Financiero Director Financiero Director Financiero Director Financiero Director Financiero Director Financiero
CCPR01
REA Administrativa
Administrativa
Administrativa
Administrativa
Administrativa
Administrativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
CCPR02
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin de la Calidad. 1.2. RESPONSABLE: Director Financiero 1.3. OBJETIVOS: Garantizar que todos los procesos y procedimientos de la empresa se realicen de forma adecuada. Controlar y manejar las variables tanto internas como externas que afectan la prestacin de los servicios. Reducir el nmero de inconformidades por parte de los clientes internos y externos.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Clientes satisfechos con la prestacin del servicio, mejora en los procesos y reduccin de costos y de inconformidades, control de las variables que afectan los procesos. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Identificacin de falencias y de inconformidades dentro de los procesos. PUNTO FINAL: Diseo de un sistema de gestin de calidad, que garantice la conformidad del cliente.
1.6. VALOR AGREGADO: El desarrollo de un sistema de gestin de calidad permite a la empresa manejar de una forma ordenada los procesos, reduciendo los sobre costos, y garantizando un porcentaje mayor en las conformidades con el cliente, tanto interno como externo. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn dados en el momento de la implementacin del sistema de gestin de calidad, ya que implica trabajo de campo e interaccin con los procesos de la empresa.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento deben ser peridicos y rigurosos, ya que la calidad del servicio prestado debe ser ptima en todo momento. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento debe ser empleado en todo momento, para continuar con la poltica de mejora continua.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GESTION DE CALIDAD N ACTIVIDAD Documentacin de quejas y reclamos Procedimientos Atencin Quejas y reclamos Identificacin de falencias en los procesos. Identificacin de devoluciones e inconformidades Procedimiento satisfaccin del cliente Implementacin de indicadores y mediciones de calidad Reduccin de sobre costos e inconformidades Realizacin de encuestas RESPONSABLE Servicliente Administrativa X
CCPR02
REA
Director Financiero
Administrativa
Director Financiero Director Financiero Director Financiero Servicliente
Administrativa
Administrativa
5 6
Administrativa Administrativa
X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
CCPR03
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control Interno. 1.2. RESPONSABLE: Gerente y Director Administrativo 1.3. OBJETIVOS: Asegurar un orden en todos los procesos de la empresa. Controlar y manejar los horarios de los empleados as como el ambiente laboral en el que se desempean Promover el orden en los puestos de trabajo.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Orden dentro de la organizacin, generando as menos tiempo ocioso y mejora en los tiempos productivos de la empresa, agilidad y rapidez en los trabajos de oficina. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Promover e incentivar las polticas de orden y control dentro de la organizacin. PUNTO FINAL: Agilidad y rapidez en los procesos de oficina, sentido de pertenencia dentro de los empleados.
1.6. VALOR AGREGADO: El aseo y el orden dentro de la organizacin garantizan un mejor desempeo en las diferentes labores de los trabajadores, ya sean administrativos u operativos, adems de generar un mejor ambiente laboral crea tambin un sentido de pertenencia por parte de los empleados. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn dados por las actividades que se realizan dentro de una oficina. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos dentro de este procedimiento se dan continuamente, ya que en todo momento es necesario tener un orden y un aseo dentro del puesto de trabajo, y la agilidad en los procesos se debe notar. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento debe ser empleado en todo momento, para continuar con la poltica de mejora continua.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL INTERNO N 1 2 ACTIVIDAD Plantear polticas de calidad Incentivar el aseo y el orden dentro de los puestos de trabajo Mostrar a los empleados los lugares indicados para la ubicacin de papeles y dems objetos dentro de las reas de trabajo Registro de entrega de llaves RESPONSABLE Gerente Director Administrativo
CCPR03
Administrativa
Administrativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
CCPR04
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control y revisin del sistema de gestin de seguridad y calidad 1.2. RESPONSABLE: Gerente 1.3. OBJETIVOS: Identificar y mejorar los puntos crticos de los procesos que maneja la empresa. Garantizar un servicio de calidad a los diferentes clientes de la organizacin. Reducir la cantidad de devoluciones y fallas en los procesos.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Clientes satisfechos con la prestacin del servicio, mejora en los procesos y reduccin de costos y de inconformidades, control de las variables que afectan los procesos. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Identificacin de falencias y de inconformidades dentro de los procesos. PUNTO FINAL: Diseo de un sistema de gestin de calidad, que garantice la conformidad del cliente.
1.6. VALOR AGREGADO: El desarrollo de un sistema de gestin de calidad permite a la empresa manejar de una forma ordenada los procesos, reduciendo los sobre costos, y garantizando un porcentaje mayor en las conformidades con el cliente, tanto interno como externo. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn dados en el momento de la implementacin del sistema de gestin de calidad, ya que implica trabajo de campo e interaccin con los procesos de la empresa.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento deben ser peridicos y rigurosos, ya que la calidad del servicio prestado debe ser ptima en todo momento. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento debe ser empleado en todo momento, para continuar con la poltica de mejora continua.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD N 1 ACTIVIDAD Reunin de representantes de rea Evaluacin de los documento y actividades del sistema Procedimiento Evaluacin Gerencia Identificacin de no conformidades Planteamiento de soluciones Realizacin de registros y documentos Procedimiento Acciones correctivas y preventivas RESPONSABLE Gerente
CCPR04
REA Gerencia Gerencia
Gerente
3 4
Gerente Gerente
Gerencia Gerencia Administrativa
X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
CCPR05
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de la Seguridad 1.2. RESPONSABLE: Director Operativo 1.3. OBJETIVOS: Identificar posibles agentes que afecten la seguridad de la empresa y de la mercanca. Garantizar la seguridad en todos los procesos y procedimientos de la empresa. Certificar la seguridad de los vehculos y su carga en el momento de carga y descarga dentro y fuera de la empresa. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Garantizar la seguridad en todos los procesos y procedimientos que maneja la empresa, dentro de las instalaciones y en sus permetros, haciendo nfasis en el momento de cargue y descargue de mercancas. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Estudio de puntos crticos de seguridad PUNTO FINAL: Diseo de un sistema de seguridad que garantice el anlisis de todos los procesos y procedimientos. 1.6. VALOR AGREGADO: Desarrollar un sistema de control de seguridad garantiza que todos los procesos y procedimientos estarn fuera de cualquier tipo de riesgo causado por terceros, adems de avalar por la seguridad de la carga durante su transporte y entrega a los clientes. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn dados en el momento de la implementacin del sistema de control de la seguridad, ya que implica trabajo de campo e interaccin con los procesos de la empresa.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento deben ser peridicos y rigurosos, ya que la seguridad debe ser ptima en todo momento. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento debe ser empleado en todo momento, para continuar con la poltica de mejora continua.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA SEGURIDAD N 1 2 3 ACTIVIDAD Anlisis de seguridad de la empresa Estudio de puntos crticos de seguridad Implementacin de sistemas de seguridad Desarrollo de sistema de seguridad, tanto interno como perimetral Protocolo de seguridad Registro de los formatos de seguridad RESPONSABLE Director operativo Director operativo Director operativo Director operativo Director operativo
CCPR05
REA Operativa Operativa Operativa
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X X X
Operativa
Operativo
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA.
LMPC00
Versin: 02
OPERACIN LOGSTICA Y CARGA MASIVA 1. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.1. NOMBRE DEL PROCESO: Operacin Logstica y Carga Masiva 1.2. REA TITULAR: Operativa. 1.3. OBJETIVOS: Realizar los ajustes logsticos en transporte para la mercanca que as lo requiera. Distribuir de manera eficiente por el eje cafetero y norte del valle productos de la empresa contratante. Cumplir con los objetivos de entrega de la empresa contratante. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Distribuir la mercanca de la empresa contratante en el tiempo y el horario pactado inicialmente, entregando su producto por toda el rea de influencia que corresponde al eje cafetero, norte del valle. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Entrega de mercancas por parte de la empresa contratante y horarios de entrega. PUNTO FINAL: Entrega a los distribuidores en los diferentes puntos del eje cafetero, norte del valle.
1.6. VALOR AGREGADO: El proceso de operacin logstica y Carga Masiva, es uno de los mas importantes para la empresa, ya que tiene carcter misional, este proceso requiere mucha responsabilidad ya que maneja cargas muy grandes, demuestra a los clientes el potencial de la empresa. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este proceso se encuentran en el momento de transporte de la carga, derrumbes, atracos, zonas de alta influencia guerrillera, accidentes de trnsito y dems problemas que se pueden generar en carretera.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este proceso deben ser estrictos, ya que esta en juego el nombre de ambas empresas, tanto la prestante del servicio como la beneficiaria del mismo. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Depende del tamao de la carga y los horarios establecidos para su entrega. 1.10 REQUISITOS A CUMPLIR Este proceso permite el cumplimiento de la norma 4.6 mejora continua y cumplimiento con el estndar 5. Seguridad en los procesos, numeral 5. e Carga 1.11 DOCUMENTOS A UTILIZAR Manifiestos y Recibos de carga. Registro de llamadas Formato Requisitos para contratacin de vehculos
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
LMPC00
MERCANCA DE EMPRESA CONTRATANTE DEL SERVICIO DE OPERACIN LOGSTICA Y CARGA MASIVA. BASE DE DATOS DE LOS CONSUMIDORES FINALES DE LA MERCANCA QUE SE VA A REPARTIR. FACTURAS O COMPROBANTES DE PAGO NECESARIAS AL MOMENTO DE ENTREGAR LA MERCANCA. HORARIOS Y FECHAS PACTADAS DE ENTREGA EN LAS REAS DE INFLUENCIA DE LA EMPRESA, EJE CAFETERO, NORTE DEL VALLE
ESTUDIO DE REQUERIMIENTO DE VEHICULOS SEGN EL TIPO DE CARGA Y LA CANTIDAD. ESTUDIO DE RUTEO PTIMO. ESTUDIO DE DISTRIBUCIN PTIMA DENTRO DE LOS CAMIONES, TENIENDO PRESENTE LA SEGURIDAD DE LA MERCANCA. DISTRIBUCIN Y ENTREGA DE LA CARGA A LOS CLIENTES SEGN EL HORARIO Y LAS FECHAS PACTADAS.
INGRESOS MONETARIOS POR PRESTACION DEL SERVICIO. CONTACTOS PARA FUTURAS NEGOCIACIONES CON LOS CLIENTES. COMPROBANTES O FACTURAS QUE GARANTIZAN QUE EL PRODUCTO FUE ENTREGADO. SATISFACCIN DEL CLIENTE POR EL SERVICIO PRESTADO. SATISFACCIN PROPIA POR EL SERVICIO RALIZADO.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
3. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. OPERACIN LOGSTICA Y CARGA MASIVA N PROCEDIMIENTO REA RESPONSABLE RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO 1-3 HORAS
LMPC00
USUARIOS El usuario principal de este procedimiento es la misma empresa, ya que entra en un proceso de negociacin de prestacin de servicio, la cual es la razn de ser de la misma. El usuario principal de este procedimiento es la empresa, ya que se genera ingresos por el servicio prestado. El usuario principal de este procedimiento es la empresa como tal, ya que tener el dato de ventas actualizado permite un mejor control sobre el proceso en general. Los usuarios de este procedimiento son los dueos de los camiones que prestan el servicio de transporte, e indirectamente la misma empresa, ya que puede cumplir con el servicio. Los usuarios de este procedimiento son los mismos transportistas, ya que se les asigna una ruta ptima con horarios de entrega para
NEGOCIACION CON EL CLIENTE
REA COORDINADOR ADMINISTRATIVA LOGISTICO
LIQUIDACION DE INGRESOS FACTURACIN DE INGRESOS NMERO DE CAMIONES NECESARIOS PARA CUMPLIR CON LO PACTADO. DISTRIBUCION DE LA CARGA MEDIANTE
REA COORDINADOR ADMINISTRATIVA LOGISTICO REA COORDINADOR ADMINISTRATIVA LOGSTICO
1-3 HORAS 1-3 HORAS
REA OPERATIVA
DIRECTOR OPERATIVO
2-6 HORAS
REA OPERATIVA
DIRECTOR OPERATIVO
2-3 HORAS
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02 cumplir, adems de la misma empresa ya que mediante el estudio de distribucin de carga y estudio de ruteo evita entrar en sobrecostos.
ESTUDIO DE RUTEO. 4. DIAGRAMA DE FLUJO. OPERACIN LOGSTICA Y CARGA MASIVA PRCEDIMIENTO
LMPC00
REA RESPONSABLE
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
NEGOCIACION CON EL CLIENTE ADMINISTRATIVA
LIQUIDACIN DE INGRESOS
ADMINISTRATIVA
FACTURACIN DE INGRESOS
ADMINISTRATIVA
NMERO DE CAMIONES NECESARIOS
OPERATIVA
DISTRIBUCIN DE LA CARGA MEDIANTE ESTUDIO DE RUTEO
OPERATIVA
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
LMPR01
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Negociacin con el cliente 1.2. RESPONSABLE: Coordinador Logstico 1.3. OBJETIVOS: Conocer las necesidades de la empresa contratante del servicio. Proponer las posibles soluciones que la empresa puede darle a la empresa contratante. Garantizar la calidad en el servicio y la agilidad en el desarrollo de los procesos.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Prestar el servicio de operacin logstica a la empresa contratante, distribuir los productos de la misma dentro de los horarios pactados. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Identificacin de las necesidades de la empresa solicitante del servicio. PUNTO FINAL: Distribucin por parte de la empresa de las mercancas encomendadas dentro de los trminos de la negociacin.
1.6. VALOR AGREGADO: Al conocer las necesidades de la empresa contratante y los requerimientos de la mercanca, permite a la empresa elaborar un plan de trabajo que garantice la satisfaccin del cliente con el servicio prestado. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos ya que se realiza dentro de una oficina, ya sea va telefnica o personalmente. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos en este procedimiento estn generados por la cantidad de negocios cerrados con xito. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento puede tomar entre 1y 3 horas.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NEGOCIACION CON EL CLIENTE N 1 3 4 5 ACTIVIDAD Reunin con el cliente Mostrar portafolio de servicios Entrar en proceso de negociacin Prestar el servicio de operacin logstica. RESPONSABLE Coordinador Logstico Coordinador Logstico Coordinador Logstico Coordinador Logstico
LMPR01
REA Administrativa Administrativa Administrativa Operativa
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X X X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
LMPR02
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de Ingresos 1.2. RESPONSABLE: Coordinador logstico 1.3. OBJETIVOS: Recibir el comprobante de consignacin por la prestacin del servicio de operacin logstica. Llevar y mantener un registro de las utilidades generadas en la prestacin del servicio de operacin logstica. Garantizar que el comprobante de consignacin coincide con el pactado inicialmente.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin de los pagos por parte de la empresa que solicita el servicio de operacin logstica en transporte. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Revisin de recibos para saber el total de dinero que se va a recibir. PUNTO FINAL: Reporte final del total de dinero ingresado por la prestacin del servicio.
1.6. VALOR AGREGADO: Realizar la liquidacin de los dineros generados por la prestacin del servicio de operacin logstica garantiza un control sobre los mismos, permitiendo as un mejor servicio al cliente y una mejora en el orden interno de la empresa. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn generados por errores en el momento de realizar el papeleo, y los diferentes descuadres que se pueden ocasionar.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento deben ser peridicos, las cuentas en papel deben coincidir con el total consignado 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento puede tomar entre 1y 3 horas.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO LIQUIDACION DE INGRESOS N 1 ACTIVIDAD Recepcin de facturacin Recepcin de comprobantes del pago de la prestacin del servicio Reporte final del total de dinero ingresado RESPONSABLE Coordinador Logstico Coordinador Logstico Coordinador Logstico
LMPR02
REA Administrativa
Administrativa
Administrativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
LMPR04
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Numero de camiones necesarios. 1.2. RESPONSABLE: Director Operativo Coordinador Logstico 1.3. OBJETIVOS: Utilizar de forma eficiente los camiones disponibles por la empresa, ya sean propios o subcontratados. Garantizar el transporte ptimo para la mercanca encargada. Realizar la prestacin del servicio de forma eficiente y eficaz.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Garantizar la buena ubicacin de la mercanca para la prestacin del servicio, teniendo en cuenta sus caractersticas fsicas y qumicas, permitiendo as la entrega de la carga en ptimas condiciones. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Conocer las caractersticas de la mercanca y la cantidad de la misma. PUNTO FINAL: Distribucin de la carga en ptimas condiciones a los destinatarios.
1.6. VALOR AGREGADO: Conociendo las caractersticas de la carga, se puede asignar los vehculos ptimos para el transporte de la misma, de esta manera se garantiza una entrega segura de las mercancas y en perfectas condiciones. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, y que implica trabajo de oficina. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos en este procedimiento deben ser estrictos, ya que la calidad del servicio debe ser alta y la carga debe ser transportada de la mejor forma y llegar en buenas condiciones al cliente final. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento puede tomar entre 1y 3 horas.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NUMERO DE CAMIONES NECESARIOS N 1 ACTIVIDAD Conocer las caractersticas de la carga. Cantidad de mercancas a transportar Disposicin de vehculos Asignacin de vehculos Prestacin del servicio RESPONSABLE Coordinador Logstico Coordinador Logstico Director Operativo Director Operativo Director Operativo
LMPR04
REA Administrativo
2 3 4
Administrativo Operativa Operativa
X X X
Operativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA.
AFPC00
Versin: 02
ADMINISTRACIN FINANCIERA 1. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.1. NOMBRE DEL PROCESO: Administracin Financiera 1.2. REA TITULAR: Administrativa 1.3. OBJETIVOS: Manejar los ingresos y gastos de la empresa Llevar un registro contable de todos los movimientos financieros de la empresa Registrar y legalizar los ingresos generados por la empresa
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Administrar los ingresos y gastos generados por la empresa, de tal forma que se cumplan las metas propuestas financieramente, garantizando la continuidad de la empresa. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Ingreso de dinero producto de la prestacin de servicios PUNTO FINAL: Asentamiento contable de los ingresos y gastos generados durante el periodo 1.6. VALOR AGREGADO: La organizacin en toda empresa es importante, sobre todo cuando financieramente se habla, ya que se debe estar al da con todos los proveedores, impuestos y dems cuentas por pagar que se manejan, garantizando as el buen nombre tanto financiero como comercial de la empresa 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este proceso estn en el momento de manejar el dinero fsicamente, cualquier descuadre puede ser extremadamente delicado
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este proceso deben ser estrictos, ya que implica manejo de dinero en todo momento, es necesario que se revise cada movimiento que se realice. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este proceso de realiza en todo momento dentro de la empresa.
1.10 REQUISITOS A CUMPLIR Este proceso permite el cumplimiento de la norma 4.2.3 Requerimientos legales y de otra ndole y la norma 4.6 mejora continua 1.11 DOCUMENTOS A UTILIZAR Listado de requisitos legales ADFO01 Documentos relacionados con la legalidad en la parte contable
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
AFPC00
DINERO EN EFECTIVO PRODUCTO DE LOS SERVICIOS PRESTADOS CUENTAS POR COBRAR (MANEJO DE CARTERA) CUENTAS POR PAGAR, IMPUESTOS, CONSIGNACIONES, NOMINA, ENTRE OTRAS CAJA MENOR, CAJA MAYOR Y LIBROS CONTABLES. RECIBOS DE CAJA Y COMPROBANTES DE EGRESOS
REALIZACIN DE FACTURAS Y LEGALIZACIN DE INGRESOS MANEJO DE ROTACIN DE CARTERA MANEJO DE ROTACIN DE PAGODE PROVEEDORES REALIZACION DE PAGOS PERIDICOS (SERVICIOS PBLICOS, CONSIGNACIONES, NOMINA, ETC.) MANEJO DE LIBROS CONTABLES
CUMPLIMIENTO DE METAS DE UTILIDAD OPERATIVA DE LA EMPRESA MANEJO ADECUADO DE CAJA MENOR Y CAJA MAYOR DE LA EMPRESA ACTUALIDAD Y LEGALIDAD EN EL PAGO DE IMPUESTOS, SERVICIOS PBLICOS Y DEMS DEUDAS LEGALES DE LA ORGANIZACIN. LIBROS CONTABLES MANEJADOS CORRECTAMENTE, LISTOS PARA REVISIN EN CUALQUIER MOMENTO DADO.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
3. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. ADMINISTRACIN FINANCIERA N PROCEDIMIENTO REA RESPONSABLE RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO
AFPC00
USUARIOS
MANEJO DE CAJA MENOR
MANEJO DE CARTERA
FACTURACION
LEGALIZACION DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA MAYOR
El cliente principal de este procedimiento es la empresa misma, COORDINADOR ADMINISTRATIVA CONTINUO ya que con el manejo de caja menor LOGISTICO cubre las necesidades menores de la empresa Los usuarios de este procedimiento son los clientes que tienen cuentas DIRECTOR ADMINISTRATIVA CONTINUO por pagar con la empresa, adems ADMINISTRATIVO la empresa misma, ya que maneja la recaudacin de cuentas El usuario principal de este procedimiento son los clientes SERVICLIENTE 2-3 ADMINISTRATIVA propios de la empresa, ya que SUPERNUMERARIA HORAS pueden llevar un registro de los servicios que han pagado El usuario principal de este DIRECTOR 2-3 procedimiento es la empresa, ya que ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVO HORAS lleva un registro de los ingresos y egresos de la caja mayor
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
ADMINISTRACION FINANCIERA PRCEDIMIENTO
AFPC00
REA RESPONSABLE
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
MANEJO DE CAJA MENOR
ADMINISTRATIVA
MANEJO DE CARTERA
ADMINISTRATIVA
FACTURACION
ADMINISTRATIVA
LEGALIZACION DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA MAYOR
ADMINISTRATIVA
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
AFPR01
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de caja menor 1.2. RESPONSABLE: Coordinador Logstico 1.3. OBJETIVOS: Mantener un stock determinado en la caja menor. Garantizar los fondos necesarios para los pequeos gastos de la empresa. Administrar los fondos designados a la caja menor.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Darle un buen manejo al dinero designado como caja menor, garantizando que los pequeos gastos de la empresa queden cubiertos por este dinero, llevando un registro de cada uno de los movimientos financieros que se realicen. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Identificacin de las pequeas necesidades de la empresa, las cuales deben ser cubiertas por la caja menor PUNTO FINAL: Manejo del stock de la caja menor, sus gastos y sus movimientos financieros.
1.6. VALOR AGREGADO: Manejar correctamente el dinero designado a la caja menor garantiza que a la empresa cubrir los pequeos gastos necesarios para el funcionamiento normal y diario de la organizacin. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn en el momento de manejar el dinero, ya que los gastos que son designados a la caja menor deben estar claros para no incurrir en sobre costos. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos a este procedimiento deben ser peridicos, revisando los extractos y recibos que respaldan los gastos realizados de la caja menor. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se realiza en todo momento dentro de la organizacin. 2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
MANEJO DE CAJA MENOR N ACTIVIDAD Identificacin de los pequeos gastos que necesitan de la caja menor Manejo de caja menor, gastos diarios y justificacin de los mismos Balance de ingresos y gastos de caja menor RESPONSABLE Coordinador Logstico Coordinador Logstico
AFPR01
REA
Administrativa
Administrativa
Coordinador Logstico
Administrativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
AFPR02
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de Cartera 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo Coordinador Logstico 1.3. OBJETIVOS: Llevar un registro de los clientes que tienen cuentas por pagar con la empresa. Garantizar una rotacin de cartera dentro de un tiempo determinado. Recaudar peridicamente los pagos por los servicios prestados a crdito.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Generar una rotacin de cartera optima para la empresa, en la que no se incurra en sobre costos ni en problemas con los clientes. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Prestacin de servicio a crdito a los clientes. PUNTO FINAL: Recaudacin del dinero generado por la prestacin del servicio a crdito dentro del tiempo acordado.
1.6. VALOR AGREGADO: Presentar al cliente posibilidades de pago a crdito genera mejor aceptacin, adems de una fidelidad por parte del mismo, este procedimiento funciona siempre y cuando los puntos estn claros entre las dos partes. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento se dan cuando una de las partes, por lo general el cliente incumple los trminos de pago acordados inicialmente. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos a este procedimiento estn dados por la buena rotacin de cartera que tenga la empresa, y la buena comunicacin que se tenga con el cliente. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se realiza en todo momento dentro de la organizacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO MANEJO DE CARTERA N 1 2 3 ACTIVIDAD Negociacin del tiempo en que se va a realizar el pago Manejo de las deudas en los libros contables Recordar con cierto tiempo de anticipacin la deuda al cliente Recaudar dineros de prestacin de servicios (rotacin de cartera) RESPONSABLE Director Administrativa Coordinacin Logstica Coordinacin Logstica Coordinacin Logstica
AFPR02
REA Administrativa Administrativa Administrativa
Administrativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
AFPR03
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin 1.2. RESPONSABLE: Supernumeraria Servicliente 1.3. OBJETIVOS: Realizar las facturas y el soporte fsico de cada movimiento financiero. Llevar un registro de todos los ingresos y egresos de la empresa. Respaldar de forma fsica los movimientos financieros.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Orden y claridad al momento de revisar los movimientos financieros de la empresa, adems de llevar un registro de movimientos financieros para cumplir con la ley y el pago de impuestos. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Movimiento financiero efectuado PUNTO FINAL: Registro de factura en los libros contables de la empresa
1.6. VALOR AGREGADO: Los movimientos financieros de la empresa deben ser manejados de forma ordenada, los diferentes registros deben realizarse adecuadamente, no solo por orden general sino tambin para evitar consecuencias legales. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn en el momento de realizar los registros en los libros contables, ya que cualquier error puede generar problemas con los recaudadores de impuestos, adems de inconsistencias en los procesos de la empresa. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos a este procedimiento deben ser peridicos, revisando cada uno de los registros realizados, esta revisin debe ser hecha por una persona especializada en el tema 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se realiza en todo momento dentro de la organizacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO FACTURACION N 1 ACTIVIDAD Realizacin de la factura necesaria Firma y sello a la factura RESPONSABLE Servicliente supernumeraria Administrativa Servicliente supernumeraria Administrativa Servicliente supernumeraria Administrativa
AFPR03
REA Administrativa
Administrativa
Registro del movimiento en libros
Administrativa
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
AFPR04
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Legalizacin de ingresos y egresos de caja mayor 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo 1.3. OBJETIVOS: Autorizar la salida o el ingreso de grandes sumas de dinero. Registrar los pagos que le hacen a la empresa. Asegurar que los ingresos de la empresa se encuentren bien ubicados.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Realizar el asiento contable de las grandes sumas de dinero que implican el uso de la caja mayor de la empresa. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Movimiento financiero que implica grandes sumas de dinero PUNTO FINAL: Asiento en libros contables de los movimientos en la caja mayor
1.6. VALOR AGREGADO: La realizacin de movimientos financieros que involucran grandes sumas de dinero en efectivo de forma adecuada garantiza orden dentro de la organizacin, adems de asegurar un mejor manejo de las finanzas internas. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn en el momento de manipular el dinero, en este caso son sumas altas de dinero, que deben ser manejadas dentro de los ms altos parmetros de seguridad. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este procedimiento se encuentran al momento de revisar el dinero dentro de la caja mayor y los diferentes
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
movimientos financieros que se han realizado durante determinado periodo de tiempo. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se realiza en momentos ocasionales dentro de la organizacin 2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO LEGALIZACION DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA MAYOR N 1 2 3 4 ACTIVIDAD Movimiento financiero necesario Autorizacin de cheque de retiro de dinero Manipulacin de dinero Realizacin de registro de ingresos y gastos RESPONSABLE Director Administrativo Gerente Director Administrativo Director Administrativo
AFPR04
REA Administrativa Gerencia Administrativa Administrativa
PAGIAN 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X X X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA.
AMPC00
Versin: 02
ALMACENAMIENTO 1. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.1. NOMBRE DEL PROCESO: Almacenamiento 1.2. REA TITULAR: Operativa. 1.3. OBJETIVOS: Servir a clientes externos como bodega de mercancas. Garantizar la seguridad de las mercancas que han sido entregadas por el cliente con el fin de ser almacenadas. Optimizar el espacio propio en bodega prestando el servicio de almacenamiento a empresas externas. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Entrega en ptimas condiciones de la mercanca que fue dejada en bodega por la empresa contratante del servicio. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Recepcin de mercancas destinadas a ser almacenadas. PUNTO FINAL: Entrega de la mercanca al cliente, en ptimas condiciones y dentro del tiempo pactado.
1.6. VALOR AGREGADO: La empresa cuenta con un rea de almacenamiento apropiada, garanta de seguridad y de manejo de la misma, en el momento de cargue y descargue. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este proceso estn dados por errores humanos en el momento de cargue o descargue de la mercanca, aunque es un rea considerada segura, uno de los riesgos es el robo, a su vez el deterioro de la mercanca dentro de las instalaciones de la empresa, ya sea por mal manejo u ocasionada por fenmenos naturales. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
78
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Los controles de este proceso deben ser realizados en los momentos crticos del mismo, como son el cargue y descargue, y controles peridicos de la mercanca durante su estada en las instalaciones de la empresa, para garantizar el buen estado de la misma. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Depende estrictamente del tiempo de almacenamiento contratado por la empresa cliente. 1.10 REQUISITOS A CUMPLIR Este proceso permite el cumplimiento de la norma 4.3.6 Control operativo y la norma 4.6 mejora continua 1.11 DOCUMENTOS A UTILIZAR Formato inspeccin de camiones Formato Inspeccin de seguridad
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
AMPC00
RECEPCIN DE MERCANCIAS PARA ALMACENAMIENTO. INSTRUCCIONES DE MANEJO DE LA CARGA. CONTRATO DE SERVICIO. RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO CON EL CLIENTE.
ESTUDIO DE UBICACIN PTIMA DE MERCANCIAS. DESCARGUE DE MERCANCIAS Y UBICACIN EN LOS ESPACIOS ASIGNADOS. UBICACIN DE LAS MERCANCIAS TENIENDO EN CUENTA LOS REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD. CARGUE DE LA MERCANCIA EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA.
INGRESOS MONETARIOS POR PRESTACION DEL SERVICIO. CONTACTOS PARA FUTURAS NEGOCIACIONES CON LOS CLIENTES. ENTREGA EN PTIMAS CONDICIONES DEL PRODUCTO ALMACENADO. SATISFACCIN DEL CLIENTE POR EL SERVICIO PRESTADO. SATISFACCIN PROPIA POR EL SERVICIO RALIZADO.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
3. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO.
ALMACENAMIENTO N PROCEDIMIENTO SOLICITUD DEL SERVICIO POR PARTE DEL CLIENTE. REA RESPONSABLE RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO
AMPC00
USUARIOS
El usuario principal de este procedimiento es la misma empresa, REA DIRECTOR ya que entra en un proceso de 1-3 HORAS ADMINISTRATIVA ADMNISTRATIVO negociacin de prestacin de servicio, la cual es la razn de ser de la misma. El usuario de este procedimiento es VERIFICACIN la misma empresa, ya que podr REA DIRECTOR DE ESPACIO 1-3 HORAS garantizar si se puede o no realizar OPERATIVA OPERATIVO DISPONIBLE. el servicio de almacenamiento externo. UBICACIN DE El usuario principal de este MERCANCAS EN REA DIRECTOR procedimiento es el cliente final de la 2-3 HORAS LA ZONA DE OPERATIVA OPERATIVO empresa, ya que podr ver como su BODEGA. mercanca es almacenada. Los usuarios de este procedimiento PACTO DE son el cliente y la empresa, ya que DEPENDE PRECIOS Y REA mediante la negociacin se llega a GERENTE DEL TIEMPO TIEMPO DE ADMINISTRATIVA los acuerdos de tiempo de NEGOCIADO BODEGAJE. almacenaje y de precio por el servicio.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
ALMACENAMIENTO PRCEDIMIENTO
AMPC00
REA RESPONSABLE
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
SOLICITUD DEL SERVICIO POR PARTE DEL CLIENTE
ADMINISTRATIVA
VERIFICACION DE ESPACIO DISPONIBLE
OPERATIVA
UBICACIN DE MERCANCAS EN LA ZONA DE BODEGA
OPERATIVA
PACTO DE PRECIOS Y TIEMPO DE BODEGAJE
ADMINISTRATIVA
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
AMPR01
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud del servicio por parte del cliente 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo Director Operativo 1.3. OBJETIVOS: Conocer e identificar las necesidades del cliente. Proponer diferentes soluciones dependiendo del espacio necesario para la ubicacin de la carga y el espacio con el que se cuenta. Acordar el tiempo de almacenamiento y el precio del mismo.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Aprovechando la buena localizacin de las instalaciones de la empresa y sus espacios, se puede prestar de manera eficiente y segura el servicio de almacenamiento externo. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Identificacin de las necesidades del cliente solicitante del servicio. PUNTO FINAL: Acuerdo entre las dos partes sobre tiempo de almacenamiento y valor del servicio.
1.6. VALOR AGREGADO: El constante manejo con la gente permite que las personas encargadas de la negociacin con el cliente manejen a la perfeccin las diferentes situaciones que se pueden presentar, adems el reconocimiento que tiene la empresa en el desarrollo de otros servicios genera en el cliente un aire de seguridad y confianza. 1.7. RIESGOS: Este procedimiento no maneja grandes riesgos, ya que su desarrollo implica trabajo de oficina.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento estn generados por la cantidad de negocios cerrados con xito. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento puede tomar entre 1y 3 horas.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DEL SERVICIO POR PARTE DEL CLIENTE N 1 2 3 4 5 ACTIVIDAD Contacto con el cliente. Encontrarse con el cliente Conocer las necesidades de almacenamiento. Comparar con el espacio disponible Cerrar la negociacin con xito. RESPONSABLE Director Administrativa Director Administrativa Director Administrativa Director Operativo Director Administrativa
AMPR01
REA Administrativa Administrativa Administrativa Operativa Administrativa
PAGINA 2 DE 2 FRECUENCIA D S M O X X X X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
AMPR02
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin de espacio disponible 1.2. RESPONSABLE: Director Operativo Director Administrativo 1.3. OBJETIVOS: Garantizar que el servicio solicitado se puede realizar. Asegurar que realizar este servicio de apoyo no afectar los dems procesos ni procedimientos de la empresa. Garantizar que la carga a almacenar permanecer en ptimas condiciones durante el tiempo solicitado de almacenamiento.
1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Al realizar este procedimiento se espera que el espacio disponible concuerde con el espacio necesario para la correcta ubicacin de la carga dentro de las instalaciones de la empresa. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Medicin de la carga que va a ser almacenada, tanto en volumen como en peso. PUNTO FINAL: Medicin del espacio disponible dentro de las instalaciones para la realizacin del servicio de almacenamiento externo.
1.6. VALOR AGREGADO: Aunque el espacio designado dentro de las instalaciones de la empresa para el almacenamiento externo no es muy amplio, el manejo especializado de la carga, permite que este espacio se utilizado en su mxima expresin, sin arriesgar la seguridad de la mercanca. 1.7. RIESGOS: Este procedimiento no maneja grandes riesgos, ya que su desarrollo implica trabajo de oficina.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento se dan en el momento de la ubicacin de la carga dentro de los espacios designados para el almacenamiento externo. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento puede tomar entre 1y 3 horas.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO VERIFICACION DE ESPACIO DISPONIBLE N ACTIVIDAD Conocer el rea y el volumen que la carga necesita para ser almacenada Medir el rea y el volumen disponible dentro de las instalaciones de la empresa Cerrar la negociacin para la prestacin del servicio. RESPONSABLE Director Operativo
AMPR02
REA
Operativa
Director Operativo
Operativa
Asistente Administrativa
Administrativa
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DHMN02
Versin: 02
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AMPR03
Versin: 02
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ubicacin de mercancas en la zona de bodega 1.2. RESPONSABLE: Director Operativo 1.3. OBJETIVOS: Ubicar de forma eficiente la mercanca encargada para el almacenamiento dentro de las instalaciones de la empresa. Conocer la ubicacin exacta de cada uno de los elementos que son almacenados. Garantizar la seguridad y el buen manejo de la mercanca encargada para el almacenamiento dentro de la bodega. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Almacenamiento de forma segura y garantizando el optimo estado de toda la carga durante el tiempo solicitado por el cliente. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Distribucin especfica de cada uno de los elementos del cargamento dentro del rea delimitada para el almacenamiento externo PUNTO FINAL: Recogida de la mercanca por parte del cliente, con todas las garantas de que su carga fue manejada de la mejor manera por manos expertas.
1.6. VALOR AGREGADO: El manejo de diferentes tipos de mercancas mediante la realizacin de los dems procesos y procedimientos que maneja la empresa garantiza que el personal es altamente capacitado para manipular cualquier tipo de carga, adems la ubicacin de las instalaciones y la seguridad que maneja la hacen idnea para la realizacin de este servicio. 1.7. RIESGOS:
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DHMN02
Versin: 02
Este procedimiento presenta riesgos moderados, ya que en el momento de la manipulacin de la cualquier tipo de carga se pueden presentar diferentes tipos de accidentes laborales. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos en este procedimiento estn dados por el estado inicial y final de la carga. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento puede tomar entre 3 y 6 horas, dependiendo del tipo de carga.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO UBICACIN DE MERCANCIAS EN ZONA DE BODEGA N ACTIVIDAD Llegada de mercancas a la bodega Inventariado del material Observacin del estado actual de la carga Diseo de la ubicacin y demarcacin de la zona Ubicacin de la carga dentro del rea delimitada para almacenamiento e implementacin de dispositivo que garanticen el buen estado de la carga RESPONSABLE Director Operativo Director Operativo Director Operativo Director Operativo
AMPR03
REA
Operativa
Operativa
Operativa
Operativa
Director Operativo Operativa X
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DHMN02
Versin: 02
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DHMN02
Versin: 02
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AMPR04
Versin: 02
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pacto de precios y tiempo de bodegaje 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo 1.3. OBJETIVOS: Garantizar que la mercanca estar segura y en una buena ubicacin durante el tiempo de bodegaje. Realizar el estudio de precios y costos para cobrar un precio justo al cliente. Generar en el cliente confianza y seguridad por la empresa. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Almacenamiento de forma segura y garantizando el optimo estado de toda la carga durante el tiempo solicitado por el cliente. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Conocer la cantidad de tiempo que va a ser almacenada la mercanca. PUNTO FINAL: Garantizar que el precio cobrado es el justo para las dos partes.
1.6. VALOR AGREGADO: El trato personalizado con el cliente genera una mayor confianza entre las dos partes, garantizando un mejor ambiente para la negociacin. 1.7. RIESGOS: Este procedimiento no tiene grandes riesgos, ya que su implementacin se realiza dentro de una oficina. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles para este procedimiento estn dados por la cantidad de negociaciones cerradas con xito. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO:
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DHMN02
Versin: 02
Este procedimiento puede tomar entre 1 y 3 horas.
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DHMN02
Versin: 02
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PACTO DE PRECIOS Y TIEMPO DE BODEGAJE N 1 ACTIVIDAD Conocer el tipo de carga Conocer el tiempo solicitado para la realizacin del servicio Realizar el estudio de costos y gastos del servicio Proceso de negociacin de precios Inicio de la prestacin del servicio RESPONSABLE Director Administrativo Director Administrativo
AMPR04
REA Administrativa
Administrativa
Director Administrativo Director Administrativo Director Operativo
Administrativa
4 5
Administrativa Operativa
X X
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DHMN02
Versin: 02
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DHPC00
Versin: 02
DESARROLLO HUMANO 1. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.1. NOMBRE DEL PROCESO: Desarrollo Humano 1.2. REA TITULAR: Administrativa. 1.3. OBJETIVOS: Garantizar en la empresa un ambiente laboral aceptable para el ptimo desarrollo de las actividades. Potencializar las habilidades de los empleados mediante la implementacin de capacitaciones y conferencias con especialistas. Disminuir los riesgos laborales mediante la implementacin de un sistema de seguridad industrial que garantice la integridad de los empleados. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Sentido de pertenencia por cada uno de los empleados de la empresa, disminucin en los accidentes laborales y ambiente laboral ptimo. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Diseo de estrategias de desarrollo humano. PUNTO FINAL: Resultados esperados por la implementacin de las estrategias de desarrollo humano. 1.6. VALOR AGREGADO: El diseo apropiado de un sistema de desarrollo humano sostenible y escalonado genera empleados motivados, no solo por la parte de su remuneracin sino tambin en su parte emocional, creando as mejores empleados y mejor capacitados para el desarrollo de sus acciones. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este proceso estn dados tanto en la parte operativa de la empresa como en la parte administrativa, en este
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Versin: 02
caso se debe tener en cuenta los riesgos laborales que existen en todos los campos, tanto externos como internos.
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles de este proceso estn dados por reuniones peridicas para revisin de estrategias y cumplimiento de metas, a su vez debe existir una retroalimentacin con los empleados, para conocer sus diferentes puntos de vista. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este proceso emplea todo el tiempo de operacin de la empresa durante un periodo determinado. 1.10 REQUISITOS A CUMPLIR Este proceso permite el cumplimiento de la norma 4.2.2 Gestin de riego, 4.2.4 Previsiones, la norma 4.3.6 Control operativo, la norma 4.3.7 Preparacin y respuesta a eventos crticos y la norma 4.6 mejora continua y cumplimiento con el estndar 2. Seguridad de los vehculos, numeral 2.1. f Requiriendo procedimientos escritos para la identificacin de riesgos, numeral 2.1. e.i Uso de una lista de chequeo para inspeccin de transporte; el estndar 3. Control acceso fsico, numeral 3. a Empleados; estndar 4 Seguridad personal, numeral 4. a Verificacin preliminar del empleo, numeral 4.b. Verificacin y anlisis de antecedentes, numeral 4. c Procedimiento de terminacin de personal; estndar 5. Seguridad en los procesos, numeral 5. c Examen de documentos de la parte A de los estndares. Respecto a la parte B permite el cumplimiento del estndar 3. Administracin y seleccin del personal propio, subcontratado y-o suministrado 1.11 DOCUMENTOS A UTILIZAR Cronograma de capacitaciones Formato Accidentes laborales Formato asistencia a reuniones y capacitaciones Formato ausentismo laboral Formato induccin de nuevos empleados Formato verificacin de antecedentes Programa de salud ocupacional Panorama de riesgos Formato entrega de dotacin Formato devolucin de dotacin
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Versin: 02
Formato actualizacin de datos. Formato visita domiciliaria Cronograma pruebas de alcoholismo y drogadiccin . Formato registro fotogrfico y dactilar
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Versin: 02
DHPC00
RIESGOS LABORALES. ACCIDENTES LABORALES. EMPLEADOS DESMOTIVADOS E INEXPERTOS. NECESIDAD DE REALIZAR LOS PAGOS DE NMINA. ERRORES EN EL PROCESO POR FALTA DE MOTIVACIN O DE CAPACITACIN POR PARTE DE ALGN EMPLEADO.
DISEO DE ESTRATEGIAS DE DESARROLLO HUMANO. ESTUDIO DE CAUSAS Y EFECTOS DE LOS RIESGOS LABORALES. DISEO DE SISTEMA DE ESCALA SALARIAL DE LA EMPRESA. PROGRAMACIN DE CAPACITACIONES Y CONFERENCIAS. ESTUDIO MEDIANTE ENCUESTAS DEL ESTADO ACTUAL DEL AMBIENTE LABORAL.
MEJORAMIENTO DE PROCESOS. EMPLEADOS CAPACITADOS Y CON SENTIDO DE PERTENENCIA POR LA EMPRESA. DISMINUCIN DEL TIEMPO OCIOSO. PAGOS DE NMINA OPORTUNOS Y CONFORMES PARA EL EMPLEADO. ALTOS INDICES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL. REDUCCIN DE RIESGOS Y DE ACCIDENTALIDAD LABORAL.
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Versin: 02
3. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO.

DESARROLLO HUMANO N 1 PROCEDIMIENTO PAGO DE NMINA CAPACITACIN DE EMPLEADOS. REA RESPONSABLE RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO 3-6 HORAS
DHPC00
USUARIOS El usuario principal de este procedimiento son los empleados directos de la empresa, ya que hace referencia al pago por el trabajo realizado. El usuario principal de este procedimiento es la misma empresa, ya que tendr empleados capacitados para el ptimo desempeo de las actividades de la empresa. El usuario principal de este procedimiento es la empresa como tal, ya que garantiza que sus empleados van a estar ms seguros con respecto a las enfermedades y a los riesgos laborales. Los usuarios de este procedimiento son la empresa como tal y todos los empleados o personas que con ella trabajan, se disminuye la rotacin de personal y se garantiza un mejor servicio. Los usuarios de este procedimiento son todos los empleados de la empresa y por ende la empresa como tal, ya que mediante la implementacin de esta actividad se garantiza un mejor servicio y un desarrollo de actividades laborales mucho mejor. Los usuarios principales de este procedimiento son la empresa y los empleados tanto directos como indirectos de la misma.
GERENCIA
GERENTE
6-8 HORAS
SEGURIDAD INDUSTRIAL
GERENCIA
GERENTE
TODO EL TIEMPO
MANEJO DE PERSONAL
REA ADMINISTRATIVA
ASISTENTE ADMINITRATIVA
TODO EL TIEMPO
MEJORAMIENTO AMBIENTE LABORAL SELECCIN DE PERSONAL
GERENCIA
GERENTE
TODO EL TIEMPO
REA ASISTENTE ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA
TODO EL TIEMPO
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Versin: 02
4. DIAGRAMA DE FLUJO. DESARROLLO HUMANO PRCEDIMIENTO
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REA RESPONSABLE
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Versin: 02 ADMINISTRATIVA
PAGO DE NMINA
CAPACITACIN DE EMPLEADOS
GERENCIA
SEGURIDAD INDUSTRIAL
GERENCIA
MANEJO DE PERSONAL
ADMINISTRATIVA
MEJORAMIENTO AMBIENTE LABORAL
GERENCIA
SELECCIN DE PERSONAL
ADMINISTRATIVA
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Versin: 02
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DHPR01
Versin: 02
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Nmina 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo 1.3. OBJETIVOS: Reconocer el trabajo realizado por los diferentes empleados de la empresa. Generar en los trabajadores la satisfaccin necesaria para que sientan sentido de pertenencia por la empresa. Cumplir con las expectativas de los trabajadores y llenar sus necesidades bsicas. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Tener a los empleados de la empresa contentos con su salario, para generar as un sentido de pertenencia por la institucin, garantizando un mejor desempeo en todas las actividades que realizan. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Reconocimiento de las horas trabajadas por cada empleado, calculando el valor total a pagar y el valor total a deducir. PUNTO FINAL: Pago de la nmina de los empleados en el momento adecuado y por el valor adecuado.
1.6. VALOR AGREGADO: El pago oportuno y bien hecho de la nmina de la empresa, garantiza un mejor ambiente laboral, no se pude dejar de lado que el pago es la principal motivacin del empleado para realizar su trabajo. 1.7. RIESGOS: Este procedimiento no presenta mayores riesgos, ya que su realizacin implica trabajo de oficina. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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Versin: 02
Los controles ejercidos a este procedimiento deben ser muy estrictos, ya que la mala realizacin del pago de nmina puede traer consecuencias legales e inestabilidad en el ambiente laboral. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento puede tomar entre 3 y 6 horas.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE NOMINA N 1 ACTIVIDAD Reconocimiento del trabajo realizado por cada empleado Calculo del total devengado Calculo del total deducido Pago de nomina a cada empleado Firma de comprobantes. RESPONSABLE Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo
DHPR01
REA Administrativa
Administrativa
Administrativa
Administrativa
Administrativa
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DHMN02
Versin: 02
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DHPR02
Versin: 02
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitacin de empleados 1.2. RESPONSABLE: Servicliente 1.3. OBJETIVOS: Garantizar a los clientes un mejor trato con sus mercancas. Reducir los accidentes laborales. Minimizar los tiempos en los procesos, a su vez reducir la cantidad de inconformidades. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Tener una nmina de empleados con unas mejores caractersticas, mas optimas para el desempeo de las actividades dentro de la organizacin, reducir la rotacin de personal y garantizar un mejor servicio a los clientes de la empresa. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Reconocimiento de falencias dentro de los procesos de la empresa. PUNTO FINAL: Empleados con mejores desempeos, reduccin de errores en los procesos, personal capacitado.
1.6. VALOR AGREGADO: Tener empleados mejor capacitados para el desarrollo de cualquier actividad, aparte de generar una satisfaccin extra en el empleado, garantiza un mejor desempeo del mismo, adems nos certifica un mejor servicio a los clientes. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento estn dados por el tipo de capacitacin al que estn sometidos los empleados, en algunos casos puede incluir trabajos de campo. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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DHMN02
Versin: 02
Los controles ejercidos a este procedimiento deben estar dados antes de la realizacin de la capacitacin y despus de la misma, para verificar los resultados positivos de la misma. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: El tiempo empleado por este procedimiento esta dado por el tiempo necesario para la realizacin de la capacitacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO CAPACITACION DE EMPLEADOS N 1 2 3 4 ACTIVIDAD Anlisis de los empleados y sus falencias. Desarrollo de capacitaciones Programacin de capacitaciones Registro de asistencia RESPONSABLE Director Administrativo Servicliente Supernumeraria administrativa Directora administrativa
DHPR02
Administrativa
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Versin: 02
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DHPR03
Versin: 02
PAGINA 1 DE 2
1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguridad industrial 1.2. RESPONSABLE: Director Financiero 1.3. OBJETIVOS: Garantizar a los empleados y a los clientes la seguridad de la empresa. Reducir los accidentes laborales. Cumplir con las diferentes normas de seguridad industrial nacionales. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Garantizar un ambiente laboral seguro, en el que los accidentes laborales sean mnimos y los empleados no tengan ningn tipo de problemas con los procesos de la organizacin. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Reconocimiento de los posibles peligros dentro y fuera de las instalaciones de la empresa en el desarrollo de las actividades de la empresa. PUNTO FINAL: Empleados ms seguros, con implementacin especializada para el desempeo de sus actividades.
1.6. VALOR AGREGADO: El buen manejo de la seguridad industrial de la empresa, genera confianza en los empleados al momento de realizar sus labores cotidianas, generando as un ambiente laboral ms ptimo y eficiente. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, ya que su estudio y aplicacin implica trabajo de oficina. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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Versin: 02
Los controles ejercidos en este procedimiento deben ser estrictos, no solo por las consecuencias legales que puede tener, tambin se debe tener en cuenta que es la vida humana con la que se esta trabajando, y una buena implementacin de la seguridad industrial puede llegar a salvar vidas. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: El tiempo empleado por este procedimiento esta dado por el tiempo necesario para la implementacin del sistema de seguridad industrial.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO SEGURIDAD INDUSTRIAL N 1 2 ACTIVIDAD Estudio de accidentes laborales Anlisis de implementacin de seguridad necesaria Estudio de procesos y procedimientos y posibles factores de riesgo Implementacin de anuncios de prevencin y evacuacin Estudio de posibles enfermedades laborales Actualizacin de el panorama de riegos y programa de salud ocupacional Control de accidentes laborales RESPONSABLE Director Financiero Director Financiero Director Financiero
DHPR03
Administrativa
Director Financiero
Administrativa
Director Financiero Director financiero
Administrativa
Administrativo
Supernumeraria Operativa
Administrativo
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Versin: 02
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DHPR04
Versin: 02
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de Personal 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativa 1.3. OBJETIVOS: Generar un ambiente laboral adecuado para el desarrollo de las actividades diarias de la empresa. Crear entre los empleados de la empresa un ambiente familiar, que se identifiquen con las polticas de calidad. Llevar un control de las personas que trabajan en la empresa, sus labores, derechos y deberes. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Generar un compromiso y un sentido de pertenencia entre los empleados de la empresa, tanto los administrativos como los operativos, con el fin de crear y sostener un ambiente laboral estable y sano. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Reconocimiento de normas laborales, asignacin de derechos y deberes. PUNTO FINAL: Empleados motivados, en un ambiente socialmente aceptado por todos, respeto de normas y aceptacin de deberes.
1.6. VALOR AGREGADO: El buen manejo del personal dentro de toda organizacin garantiza una mejora en el desempeo de cada uno de sus miembros, al crear un sentido de pertenencia por la empresa, todo empleado se sentir orgulloso de pertenecer a esa familia laboral, y desarrollar de una manera ms eficiente sus capacidades laborales. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, ya que su estudio y aplicacin implica trabajo de oficina.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este procedimiento son efectuados en el momento de evaluar el desempeo laboral de cada individuo y de la organizacin como tal. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: El tiempo empleado por este procedimiento esta dado por el tiempo necesario para la implementacin del sistema de manejo de personal optimo.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO MANEJO DE PERSONAL N 1 2 ACTIVIDAD Difusin de informacin Sistema de contratacin laboral de servicios Entrevistas con los empleados Diseo de polticas de motivacin Realizar una evaluacin del desempeo de los trabajadores RESPONSABLE Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo
DHPR04
Administrativa
Administrativa
Administrativa
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Versin: 02
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DHPR05
Versin: 02
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mejoramiento ambiente laboral 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo, financiero y coordinador logstico 1.3. OBJETIVOS: Generar un ambiente laboral adecuado para el desarrollo de las actividades diarias de la empresa. Crear entre los miembros de la organizacin la impresin de trabajar en familia, que el empleado realice sus labores con gusto. Garantizar el buen trato entre los trabajadores de la empresa, limando asperezas y fortaleciendo vnculos entre todos. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Garanta de un ambiente laboral estable y un buen trato de los empleados, entre ellos mismos como con los clientes externos de la empresa, reduccin de rotacin de personal, mejora en la productividad de la empresa. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Estudio de falencias y fallas en el ambiente laboral actual. PUNTO FINAL: Mejora de falencias y fallas del ambiente laboral, reconocimiento general de las polticas empresariales, de derechos y deberes.
1.6. VALOR AGREGADO: Mejorar el ambiente laboral de la empresa no solo crea un contexto en el que se siente mejor el trabajador, tambin garantiza una mejora general de los procesos, un mejor trato entre los empleados y un mejor trato con los clientes, adems de mejorar la imagen de la empresa. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, ya que su estudio y aplicacin implica trabajo de oficina.
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DHMN02
Versin: 02
1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este procedimiento son efectuados en el momento de evaluar el desempeo laboral de cada individuo y de la organizacin como tal. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se debe estar efectuando en todo momento dentro de la organizacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO MEJORAMIENTO AMBIENTE LABORAL N 1 2 3 ACTIVIDAD Estudio de ambiente laboral Charla general con los empleados Anlisis de falencias dentro del ambiente laboral Diseo de estrategias de mejoramiento Aplicacin de estrategias de mejoramiento Realizacin de encuestas Ambiente Laboral RESPONSABLE Directora administrativo Director Administrativo Director Financiero Director Financiero Director Financiero Director administrativo
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Administrativa
Administrativa
Operativa
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DHMN02
Versin: 02
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DHPR06
Versin: 02
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin de Personal 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativo 1.3. OBJETIVOS: Garantizar que las personas que trabajan en la empresa cuentan con las actitudes y aptitudes para desempear las funciones del cargo. Seleccionar las personas aptas tanto para contratacin directa como para subcontratacin Realizar un proceso de contratacin adecuado 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Garantizar que las personas contratadas por la empresa cuentan con las capacidades necesarias para el cumplimiento de las labores y las funciones que el cargo demanda. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Identificacin de la necesidad de un empleado en determinada rea. PUNTO FINAL: Contratacin de la persona seleccionada apta para la realizacin de las funciones y actividades que el cargo demanda.
1.6. VALOR AGREGADO: Manejar de forma adecuada el proceso de seleccin de personal, asegura que los empleados que ingresan a la empresa se van a compaginar de buena forma con sus colegas y superiores, garantizando as un buen ambiente laboral, reduciendo la rotacin de personal y los sobre costos por contratacin y despidos. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, ya que su estudio y aplicacin implica trabajo de oficina, aunque la mala seleccin de un
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
empleado puede perjudicar la imagen de la empresa y su desempeo en general. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este procedimiento se deben dar en el momento de evaluar la rotacin del personal y el desempeo de cada uno de los empleados. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: El tiempo empleado por este procedimiento esta dado por el tiempo necesario para la contratacin de un individuo como empleado de la organizacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO SELECCIN DE PERSONAL N ACTIVIDAD Identificacin de la necesidad de contratar a una persona para un cargo determinado Citacin de personas con las caractersticas bsicas para desempear el cargo Comprobacin de antecedentes y referencias de las personas Visitas domiciliarias a las personas seleccionadas Contratacin del nuevo empleado Realizacin de Pruebas de Consumo Entrega o devolucin de dotacin y carnet RESPONSABLE
DHPR06
REA
Administrativa
Administrativa
Director Administrativo Supernumeraria Operativa Director Administrativo Director Administrativo Supernumeraria administrativa
Administrativa
4 5 6 7
Administrativa Administrativa Administrativa Administrativa
X X X X
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
Nota: Cada empleado cuenta con un carn de identificacin, y dicho carn debe ser entregado a cada nuevo empleado en el momento de iniciar sus labores, a su vez a los empleados que dejan de trabajar con la empresa su carn debe ser recogido y destruido de forma inmediata.
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DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA.
SIPC00
Versin: 02
SISTEMAS DE INFORMACIN 1. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1.1. NOMBRE DEL PROCESO: Sistemas de Informacin. 1.2. REA TITULAR: Administrativa. 1.3. OBJETIVOS: Optimizar las formas de comunicacin existentes en la empresa. Garantizar el buen estado de la carga durante el transporte de la misma. Solucin de problemas en tiempo real mediante el uso de la cadena de mandos. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Comunicacin eficiente entre los cargos de la empresa, desde el conductor y su ayudante hasta el gerente, mediante el diseo de la cadena de mandos. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Estrategias de comunicacin y diseo de cadena de mandos. PUNTO FINAL: Comunicacin eficiente por parte de los integrantes de los diferentes procesos de la empresa, comunicacin en tiempo real de la ubicacin exacta de la mercanca.
1.6. VALOR AGREGADO: El diseo correcto de un sistema de comunicacin, garantiza a los clientes un mejor servicio, ms eficiente y con mejores resultados, adems altos ndices de seguridad de la carga al tener contacto con ella en el momento en que se requiera. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este proceso estn dados de acuerdo al sistema de comunicacin utilizado, en este momento el sistema utilizado es mediante el uso de telefona celular, y se sabe que en carretera existen lugares en la que la cobertura de seal es
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DHMN02
Versin: 02
deficiente, por la tanto en esos momentos no se puede establecer comunicacin con la mercanca. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este proceso deben ser peridicos, mediante reuniones con los diferentes jefes de rea o dado el caso con todos los empleados de la empresa, analizando los problemas generados y las causas de los mismos. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este proceso emplea todo el tiempo de operacin de la empresa durante un periodo determinado. 1.10 REQUISITOS A CUMPLIR Este proceso permite el cumplimiento de la norma 4.3.3 Comunicaciones, 4.3.4 Documentacin del sistema, la norma 4.3.5. Control de los documentos la norma 4.4.3 Registros y la norma 4.6 mejora continua y cumplimiento con el estndar 1. Requisitos de los asociados de negocio numeral d. Verificacin procedimientos de seguridad en el punto de origen; estndar 5. Seguridad en los procesos, numeral 5. b Procesamiento de documentos, numeral 5. d Procedimiento de conocimientos de embarque /manifiesto de la parte A de los estndares. Con respecto a la parte B permite el cumplimiento de Control de documentos y de informacin. 1.11 DOCUMENTOS A UTILIZAR Listado maestro de registros Listado maestro de documentos Registro de llamadas Manual de funciones
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
SIPC00
NECESIDAD DE COMUNICACIN, TANTO INTERNA COMO EXTERNA. PROBLEMAS ENTRE EMPLEADOS DE LA EMPRESA. FALTA DE CONOCIMIENTO DE LA UBICACIN DE LA MERCANCA EN MOMENTOS DETERMINADOS. NECESIDAD INHERENTE DE DESARROLLAR UNA CADENA DE MANDOS.
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE COMUNICACIN INTERNA. DESARROLLO DE CADENA DE MANDOS. USO DE TECNOLOGIAS EXISTENTES COMO LA TELFONIA CELULAR PARA LA COMUNICACIN EXTERNA. HABILITACION DE VARIAS LINEAS DE TELEFONIA FIJA PARA LA COMUNICACIN CON LOS CLIENTES. DISEO DE BASE DE DATOS DE CLIENTES PROPIOS PARA LA COMUNICACIN CON ELLOS.
MEJORAMIENTO DE PROCESOS GRACIAS A LA COMUNICACIN EXISTENTE. MEJORES VINCULOS CON LOS CLIENTES. SEGURIDAD DE UBICACIN EN TIEMPO REAL DE LA CARGA. MANEJO DE LA CADENA DE MANDOS Y DEL CONDUCTO REGULAR. SOLUCION PTIMA DE PROBLEMAS EN TIEMPO REAL, DISMINUYENDO TIEMPO PERDIDO.
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
3. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. SISTEMAS DE INFORMACIN N PROCEDIMIENTO COMUNICACIN ENTRE EMPLEADOS MANEJO DE LA CADENA DE MANDOS COMUNICACIN CON LA CARGA EN TIEMPO REAL COMUNICACIN CON CLIENTES Y PROVEEDORES SEGURIDAD EN SISTEMAS DE INFORMACIN REA RESPONSABLE RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO
SIPC00
USUARIOS El usuario principal de este procedimiento son los empleados directos de la empresa, ya que hace referencia a la comunicacin que deben tener entre si. El usuario principal de este procedimiento es la empresa como tal, ya que el uso de la cadena de mandos le garantiza un mejor trato entre los empleados de la misma. El usuario de este procedimiento es tanto la empresa como tal como los clientes, ya que a los dos le conviene saber dnde y en qu circunstancias se encuentra la mercanca. Los usuarios de este procedimiento son los clientes, los proveedores y la empresa como tal, ya que con una buena comunicacin se puede garantizar un mejor servicio. El usuario de este procedimiento es la empresa como tal, ya que la seguridad en la informacin sensible y confidencial de la organizacin se debe garantizar en
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GERENCIA
GERENTE
3-6 HORAS
ADMINISTRATIVO
DIRECTOR FINANCIERO
3-6 HORAS
OPERATIVA
DIRECTOR OPERATIVO
TODO EL TIEMPO
GERENCIA
GERENTE
TODO EL TIEMPO
ADMINISTRATIVA
TODO EL TIEMPO
UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02 todo momento.
SISTEMAS DE INFORMACIN PRCEDIMIENTO
SIPC00
REA RESPONSABLE
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02 GERENCIA
COMUNICACIN ENTRE EMPLEADOS
MANEJO DE LA CADENA DE MANDOS
ADMINISTRATIVA
COMUNICACIN CON LA CARGA EN TIEMPO REAL
OPERATIVO
COMUNICACIN CON CLIENTES Y PROVEEDORES
GERENCIA
SEGURIDAD EN SISTEMAS DE INFORMACIN
ADMINISTRATIVA
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UNICARGA LTDA.
DHMN02
Versin: 02
UNICARGA LTDA
SIPR01
Versin: 02
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicacin entre empleados 1.2. RESPONSABLE: Gerente 1.3. OBJETIVOS: Garantizar que la comunicacin entre los empleados sea de forma clara y cordial. Formar canales de distribucin de informacin claros entre los cargos de la empresa. Optimizar el servicio al cliente. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Generar un mejor servicio al cliente, con mayor agilidad y seguridad, evitar contratiempos por errores en la informacin entregada, conocimiento en tiempo real de los problemas que se presentan dentro de las instalaciones de la empresa. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Anlisis de la comunicacin entre los empleados y los canales usados para tal fin. PUNTO FINAL: Optimizacin de procesos, respuesta ms eficiente y gil al cliente.
1.6. VALOR AGREGADO: La comunicacin entre los empleados de la empresa es un aspecto al cual se le debe poner cuidado especial, ya que de l depende el buen desempeo de todos los procesos de la empresa, el buen manejo de este garantiza una respuesta oportuna al cliente, y una mejora significativa en el desarrollo de los procesos de la organizacin. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, ya que su estudio y aplicacin implica trabajo de oficina.
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1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este procedimiento esta dado por la agilidad y la eficiencia en la respuesta al cliente, adems de la velocidad en el flujo de informacin. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se debe estar efectuando en todo momento dentro de la organizacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO COMUNICACIN ENTRE EMPLEADOS N 1 2 3 ACTIVIDAD Anlisis de canales de informacin actuales Anlisis de respuesta la cliente Diseo de estrategias de mejoramiento de canales de informacin Estrategias de mejoramiento de respuesta al cliente Aplicacin de estrategias de mejoramiento RESPONSABLE Gerente Gerente Gerente Gerencia Gerente Gerencia Gerente X X
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REA Gerencia Gerencia Gerencia
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de la cadena de mandos 1.2. RESPONSABLE: Gerente, Director Financiero 1.3. OBJETIVOS: Organizar de forma eficiente la distribucin de la informacin segn la cadena de mandos. Dar a conocer a los dems integrantes de la empresa sus diferentes jefes inmediatos y su ubicacin en la escala de cargos Dar claridad sobre las responsabilidades de cada empleado. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: El manejo de una cadena de mandos garantiza claridad en el momento de la toma de decisiones adems de presentar el conducto regular a seguir frente a cualquier anomala que se presente, la cadena de mandos facilita el flujo de informacin formal e informal dentro de la organizacin. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Diseo de la cadena de mandos. PUNTO FINAL: Uso de la cadena de mandos por parte de todos los empleados de la organizacin, flujo de informacin formal e informal dentro de la misma.
1.6. VALOR AGREGADO: El uso adecuado de la cadena de mandos evita que se presenten contratiempos en el flujo de la informacin formal dentro de la organizacin, permitiendo de esa manera que los procesos sean manejados de una forma ms eficiente y gil. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, ya que su estudio y aplicacin implica trabajo de oficina.
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1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este procedimiento estn dados por el flujo de la informacin formal dentro de la empresa. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se debe estar efectuando en todo momento dentro de la organizacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO MANEJO DE LA CADENA DE MANDOS N 1 2 4 ACTIVIDAD Diseo de cadena de mandos Flujo de informacin formal Solucin de problemas Explicacin de la cadena a todos los miembros de la organizacin RESPONSABLE Gerente Director Financiera Director Financiera Director Financiera
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REA Gerencia Administrativa Administrativa
Administrativa
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicacin con la carga en tiempo real. 1.2. RESPONSABLE: Director Operativo Servicliente 1.3. OBJETIVOS: Notificar de forma oportuna los imprevistos y novedades en el momento de transportar la carga. Conocer en todo momento la ubicacin de la mercanca. Garantizar a los clientes la seguridad de la mercanca y su ubicacin en todo momento. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la ubicacin de la mercanca en tiempo real permite estimar el tiempo de entrega, notificar cualquier anomala o novedad durante el transporte de la misma, adems de garantizar en todo momento la seguridad de la carga al cliente, informndole de su ubicacin en un momento dado. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Implementacin de sistema de comunicacin con los vehculos. PUNTO FINAL: Uso del sistema de comunicacin instalado con los vehculos en un viaje determinado.
1.6. VALOR AGREGADO: Conocer la ubicacin exacta de la mercanca en todo momento, permite tener un mejor control sobre la misma, adems de darle mas confianza al cliente de que su carga esta segura, y que puede conocer su ubicacin en todo momento. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento pueden surgir en el momento del transporte de la carga, momentos en que la comunicacin no pueda ser realizada.
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1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este procedimiento se dan en el momento en que sea necesaria la comunicacin con la carga, si el sistema funciona y de que forma lo hace. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se debe estar efectuando en todo momento dentro de la organizacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO COMUNICACIN CON LA CARGA EN TIEMPO REAL N 1 ACTIVIDAD Establecer un sistema de comunicacin con los transportadores Realizar pruebas al sistema de comunicacin implementado Analizar fallas y falencias del sistema de informacin Informar a los clientes del servicio de comunicacin con la carga Realizar comunicaciones peridicas con la carga durante los viajes que se realicen. RESPONSABLE Director Operativo Director Operativo Director Operativo
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REA Operativa
Operativa
Operativa
Servicliente
Administrativa
Director Operativo
Operativa
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicacin con clientes y proveedores 1.2. RESPONSABLE: Gerente, Director Administrativo y Operativo 1.3. OBJETIVOS: Establecer los contactos necesarios para la realizacin del servicio. Garantizar la prestacin del servicio dentro de los parmetros establecidos. Crear en los clientes confianza y fidelidad por la empresa. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: La buena comunicacin con los clientes garantiza un mejor servicio con los mismos, dejando por alto la imagen de la empresa, la comunicacin eficiente con los proveedores garantiza que el servicio se va a realizar dentro de los parmetros establecidos con el cliente. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Crear y aplicar polticas de comunicacin con clientes y proveedores. PUNTO FINAL: Determinar un sistema de comunicacin con los clientes y con los proveedores.
1.6. VALOR AGREGADO: Un buen sistema de comunicacin con los proveedores y con los clientes garantiza una mejora en la prestacin del servicio, ya que permite conocer en determinados momentos las necesidades inmediatas del cliente. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, ya que su estudio y aplicacin se hace desde el trabajo de una oficina. 1.8. CONTROLES EJERCIDOS:
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Los controles ejercidos sobre este procedimiento deben ser realizados peridicamente y mediante la entrevista a diferentes clientes y proveedores. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se debe estar efectuando en todo momento dentro de la organizacin.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO COMUNICACIN CON CLIENTES Y PROVEEDORES N ACTIVIDAD Desarrollar polticas de comunicacin con los proveedores y clientes de la empresa Difundir dichas polticas entre los empleados e integrantes de la organizacin. Analizar los sistemas de comunicacin existentes Corregir y mejorar las falencias o los errores encontrados en los sistemas de comunicacin. RESPONSABLE
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REA
Gerente
Gerencia
Director Administrativa
Administrativa
Director Operativo
Operativa
Director Operativo
Operativa
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1. IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO 1.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguridad en Sistemas de Informacin 1.2. RESPONSABLE: Director Administrativa 1.3. OBJETIVOS: Controlar los dispositivos electrnicos dentro de la organizacin. Mantener de forma controlada la informacin dentro de los equipos de la empresa. Garantizar el acceso de solo el personal autorizado a la informacin en los sistemas de informacin. 1.4. RESULTADOS ESPERADOS: Garantizar la seguridad de la informacin dentro de los equipos de la empresa, asegurarse de que solo el personal autorizado sea quien tenga acceso a dicha informacin. 1.5. LMITES: PUNTO INICIAL: Creacin de claves de acceso en los computadores. PUNTO FINAL: Copias de seguridad de la informacin vital de la empresa.
1.6. VALOR AGREGADO: La seguridad es primordial dentro de todos los procesos de la empresa, sobre todo en los sistemas de informacin, ya que manejan informacin sensible de la organizacin que puede ser utilizada de forma incorrecta o con fines malignos. 1.7. RIESGOS: Los riesgos de este procedimiento son mnimos, ya que su implementacin implica trabajo de oficina, aunque los riesgos se pueden ver en el manejo de la informacin, ya que en medio magntico se presta para malos manejos.
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1.8. CONTROLES EJERCIDOS: Los controles ejercidos a este procedimiento se realizan peridicamente, ya que las claves son actualizadas y se realizan copias de seguridad de la informacin sensible de la organizacin. 1.9. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: Este procedimiento se realiza una vez al ao, y su tiempo total empleado no supera las 4 horas.
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO COMUNICACIN CON CLIENTES Y PROVEEDORES N 1 ACTIVIDAD Claves de acceso Manejo de informacin sensible o confidencial dentro de la organizacin. Copias de seguridad de la informacin sensible dentro de cada equipo. Control en los documentos y registros 4 Anexo Procedimiento Control y Manejo de Documentos Director Financiero Administrativo X RESPONSABLE Director Administrativo Director Administrativo
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REA Administrativa
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UNICARGA LTDA. MANUAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD
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CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD . 2 PERFIL DE LA ORGANIZACIN .3
MISIN, VISIN Y POLTICAS DE CALIDAD .4 OBJETIVOS DE CALIDAD Y SEGURIDAD .. 6 MAPA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.. 7 ALCANCES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y SEGURIDAD Y ENTANDARES BASC..8
UNICARGA LTDA. MANUAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD MANUAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD
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GENERALIDADES DEL MANUAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD
1.1. OBJETIVO Documentar y definir todos los procesos que maneja la empresa, con el fin de brindar una mejor calidad en los servicios prestados a los clientes y garantizar la seguridad en los procedimientos realizados dentro de las instalaciones. 1.2. ALCANCE Este documento se aplica para todas las actividades y servicios que afecten la calidad y la seguridad de los servicios prestados por la empresa UNICARGA LTDA entendindose calidad en los procesos tanto internos como externos. 1.3. DEFINICIONES 1.3.1. MANUAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD Es un documento en el cual se especifica cada uno de los elementos comprendidos en el Sistema de Gestin de Calidad y Seguridad siguiendo la normatividad para certificacin BASC. 1.3.2. SGCS Para la empresa UNICARGA LTDA se establecer las siglas SGCS como Sistema de Gestin de Calidad y Seguridad. 1.3.3. CARGO CRTICO Cargo que genera un riesgo al momento de prestar el servicio, siendo para UNICARGA LTDA todos los conductores y ayudantes, ya que de estos depende el buen servicio prestado a los clientes, cumpliendo con el transporte de la mercanca en el horario indicado y con el cuidado y la seguridad de la misma. 1.4. GENERALIDADES 1.4.1. El manual de calidad y seguridad puede ser usado en los procesos y procedimientos de la empresa tanto internos como externos. 1.4.2. El manual de calidad y seguridad demuestra de forma clara y tangible el compromiso de la empresa UNICARGA LTDA con la calidad y la seguridad en sus procesos, expresando de forma clara y concisa sus polticas, estrategias y objetivos para cumplir con las metas pactadas. 1.4.3. El documento expresa de forma sencilla y concisa los procesos de la empresa, y sus vnculos continuos con la seguridad y calidad 1.4.4. El manual de calidad y seguridad esta orientado bajo los parmetros de la norma BASC, con el fin de lograr su certificacin. 1.4.5. Este documento es esencial para las auditorias de certificacin del sistema de gestin de la calidad y seguridad. 1.4.6. El manual de calidad y seguridad ser revisado peridicamente con el fin de generar un autocontrol y realizar las modificaciones necesarias que en su determinado momento as lo ameriten.
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1.5. PROCEDIMIENTO El manual de calidad y seguridad se aplica a cada una de las actividades que afectan el desarrollo de los procesos y procedimientos que presta la empresa UNICARGA LTDA a todos sus clientes, presentando de forma clara los objetivos, polticas y estrategias de control de la calidad y seguridad en las actividades directas e indirectas de la organizacin, con el nico objetivo de garantizar un servicio eficiente, eficaz y con calidez humana a cada uno de los clientes. Este manual de calidad y seguridad se encuentra enfocado para la prestacin de servicios de transporte de mercancas. 1.6. RESPONSABLES CARGO GERENTE JEFE BODEGA DE FUNCIN Modificar y aprobar el manual de calidad y seguridad de la empresa Realizar y aplicar el manual de calidad y seguridad a los procesos de la empresa
PERFIL DE LA ORGANIZACIN NIT: NOMBRE: UBICACIN: TELFONOS: TELEFAX: E-MAIL: OBJETO SOCIAL: SECTOR ECONMICO: 800253093-2 UNICARGA LTDA Cra 16 79-34 bodega 7 La Romelia - Dosquebradas 3289999 3289998 - 3289997 3285799 [email protected] LIMITADA Transporte de mercancas
RESEA HISTRICA Somos UNICARGA LTDA, una empresa que naci en enero de 1995 y cuyos objetivos principales son la operacin logstica, almacenaje, reexpedicin, intermediacin de transporte, carga y distribucin para todo el eje cafetero, norte del valle y a nivel nacional con carga masiva utilizando una tecnologa de punta, sirviendo de apoyadores y operadores logsticos a otras empresas que no tienen sede en esta zona y a la vez siendo reexpedidores de las principales empresas a nivel nacional y adems prestando nuestro servicio a empresas e industrias de todo el eje cafetero, garantizando incluso entregas en menos de 12 horas. Estamos debidamente habilitados por el ministerio de transporte como empresa de transporte publico nacional y vigilados por la superintendencia de puertos y transporte. Pertenecemos a la asociacin BASC y estamos actualmente en proceso de certificacin. Somos una empresa debidamente constituida y aprobada legalmente en cmara de comercio, industria y comercio y DIAN.
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Pliza de carga, de almacenaje y multirriesgo, todas para la seguridad de la carga y la tranquilidad de los clientes. Tenemos una experiencia de 15 aos en el mercado de apoyo logstico a empresas de gran tamao y categora. Contamos con un personal especializado, debidamente capacitado y entrenado para el manejo de la carga; al igual que nuestra parte administrativa y de servicio al cliente. Contamos con vehculos propios y bajo administracin. Contamos con turno nocturno, para recibir mercancas en cualquier momento del da o de la noche, la planta fsica es propia, bodega amplia y segura ubicada estratgicamente. Contamos con un montacargas propio de 2 toneladas de capacidad, para el manejo de tambores, huacales, entre otros, adems de un circuito cerrado de televisin, con ocho cmaras y dos monitores con grabacin permanente. Nuestros puestos de trabajo estn sistematizados adecuadamente, con equipo propio, scanner e impresora adems de contar con conexin propia a Internet. Nuestra planta telefnica cuenta con cuatro lneas para la oportuna respuesta a las llamadas. Todo el personal esta capacitado en el decreto 1609 para el transporte de sustancias qumicas peligrosas, los vehculos cuentan con Kit. Para emergencias. Entre nuestros principales clientes se encuentran: BIG COLA. SUMATEC S.A. CAMINANDO. UNICARGA LTDA. A la fecha no presenta sanciones ni investigaciones en su contra de ningn tipo, y presenta todos los papeles legales en regla, lo cual presenta mayor credibilidad y muestra una mejor imagen frente a los clientes. MISIN, VISIN Y POLTICAS DE CALIDAD MISIN Somos una empresa dedicada a la operacin e intermediacin logstica, a travs de los servicios de transporte de mercancas puerta a puerta en el eje cafetero y norte del valle, reexpedicin, manejo de carga masiva a diferentes zonas del pas, contamos con amplia y segura zona de almacenaje, tenemos a disposicin diferentes modelos de vehculos aptos para el transporte de mercancas, nuestro objetivo es la satisfaccin total del cliente basados siempre en las normas del buen trato, calidad en el servicio y confianza de entrega en los horarios pactados, garantizando un servicio gil, seguro y efectivo. Versin 2009 - 2015
VISIN Ser la mejor empresa de transporte de la zona, caracterizada como empresa modelo en seguridad y organizacin, ofreciendo siempre un mejor servicio, diferenciado en la mejora contina. Versin 2009 - 2015
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POLTICA DE CALIDAD Y SEGURIDAD UNICARGA LTDA. Es una empresa dedicada al transporte de mercancas en todo el eje cafetero y norte del valle, la cual brinda a sus clientes el mejor servicio de entrega de cargas de la regin, prestando servicios de paqueteo o entrega puerta a puerta, carga masiva nacional, reexpedicin, operacin logstica de transporte y almacenamiento externo o bodegaje, prestando todos estos servicios con al mejor calidad y seguridad, sustentados bajo los estndares BASC. Los servicios prestados por UNICARGA LTDA. Estn respaldados por el mejoramiento continuo de sus empleados, capacitndolos adecuadamente en el manejo de diferentes tipos de mercancas, adems de garantizar el tiempo de entrega y la calidad del servicio. Versin 2009 - 2015
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OBJETIVOS DE CALIDAD Y SEGURIDAD # Directriz de la poltica de calidad Unicarga Ltda. Es una empresa dedicada al transporte de mercancas Brinda a sus clientes el mejor servicio de entrega de cargas de la regin, prestando servicios de paqueteo o entrega puerta a puerta, carga masiva, reexpedicin, operacin logstica de transporte y almacenamiento externo o bodegaje Prestacin de servicios bajo los Objetivo de calidad asociado Indicador de cumplimiento Frmula Frecuencia de medicin Procesos del SGCS que apoyan el cumplimiento del objetivo Gestin estratgica y administracion financiera Meta Indicador del
1.
Garantizar la rentabilidad de la empresa para su sostenimiento Generar en el cliente totalmente satisfaccin por el servicio prestado
% de rentabilidad
(total egresos / total ingresos)*100 (clientes totalmente satisfechos / total clientes)*100
Anual
% de clientes totalmente satisfechos
Semestral Paqueteo Reexpedicin Operacin logstica Carga masiva Almacenamiento externo
2.
Aumentar la cantidad de clientes
N de clientes nuevos
(N de clientes periodo actual N de clientes periodo anterior)
Anual
Lograr el aumentar el procentaje del indicador cada vez que se realice la evaluacin . Llegar al 100% de clientes totalmente satisfechos Aumentar cada evaluacin de indicadores el nmero de clientes nuevos
3.
Implementar adecuadamente la
% inconformidades
(N de inconformidades /
Anual
Todos los procesos
Reducir numero
el de
UNICARGA LTDA. MANUAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD estndares de calidad y seguridad BASC 4. Mejora continua de los empleados normatividad BASC dentro de la organizacin Certificar el buen manejo de las mercancas Atender de forma oportuna quejas y reclamos 5. Garantizar tiempo de entrega y calidad de servicio Promover la poltica de calidad y seguridad a los clientes internos y externos de la empresa
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Pagina 7 total estndares) de inconformidades a cero Disminuir el % de las mercancas por mal manejo Llegar al 100% de quejas solucionadas Que el total de capacitaciones hechas y programadas sea del 100%
% mercancas daadas por mal manejo % quejas y reclamos solucionados
(mercancas daadas por mal manejo / mercancas daadas) * 100 (N de quejas solucionadas satisfactoriamente / N de quejas) * 100 (N capacitaciones hechas / Total capacitaciones programadas)
Semestral
Todos los procesos
Semestral
% capacitaciones
Anual
Paqueteo Reexpedicin Operacin logstica Carga masiva Almacenamiento externo
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Pagina 8 MAPA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ESTRATGICOS
DISEO DE ESTRATGIAS. ESTUDIO NUEVOS MERCADOS. POSICIONAMIENTO NACIONAL. SELECCIN DE PROVEEDORES MAYORISTAS SELECCIN DE CLIENTES MAYORISTAS
NEGOCIACIN CON EL CLIENTE DIRECTO E INDIRECTO FORMULACIN DE RUTEO PTIMO. PROGRAMACIN DE VEHICULOS. ENTREGA OPORTUNA DE MERCANCAS.
DISEO DE INDICADORES. GESTIN DE LA CALIDAD. CONTROL INTERNO. CONTROL Y REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y SEGURIDAD. CONTOL DE LA SEGURIDAD
MISIONALES
NEGOCIOACION CON EL CLIENTE. LIQUIDACION DE INGRESOS. FACTURACION DE INGRESOS NMERO DE CAMIONES NECESARIOS PARA CUMPLIR CON LO PACTADO.
MANEJO DE CAJA MENOR MANEJO DE CARTERA FACTURACIN LEGALIZACIN DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA MAYOR
APOYO
SOLICITUD DEL SERVICIO POR PARTE DEL CLIENTE. VERIFICACION DE ESPACIO DISPONIBLE. UBICACIN DE MERCANCAS EN LA ZONA DE BODEGA. PACTO DE PRECIOS Y TIEMPO DE BODEGAJE.
PAGO DE NMINA. CAPACITACIN DE EMPLEADOS. SEGURIDAD INDUSTRIAL. MANEJO DE PERSONAL. MEJORAMIENTO AMBIENTE LABORAL. SELECCIN DE PERSONAL
COMUNICACIN ENTRE EMPLEADOS. MANEJO DE LA CADENA DE MANDOS. COMUNICACIN CON LA CARGA EN TIEMPO REAL. COMUNICACIN CON CLIENTES Y PROVEEDORES. SEGURIDAD EN SISTEMAS DE INFORMACION
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ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Y SEGURIDAD ALCANCE El alcance del sistema de gestin de calidad y seguridad en la empresa UNICARGA LTDA es la prestacin de servicios de transporte de mercancas dentro de los procesos de paqueteo, reexpedicin, operacin logstica, carga masiva y almacenamiento externo. Seguridad ESTNDARES INTERNACIONALES BASC. PARTE A 1. Requisitos de los asociados de negocios 1. a Procedimientos documentados exigidos para Asociados de negocio Dentro del manual de procesos y procedimientos se encuentra documentada la negociacin con el cliente, durante la cual el encargado de realizar esta negociacin est en la capacidad de decidir si el cliente es potencial o no; el procedimiento que documenta la seleccin de clientes (GEPR05.) La empresa UNICARGA LTDA cuenta con diferentes formatos de sus clientes propios, en la cual esta diligenciada toda la informacin necesaria de los mismos. (GEFO03-04-06). Dentro del contrato de prestacin de servicios por parte del cliente se estipulan los estndares de seguridad que debe cumplir. GEFO05 1. b Para asociados de negocio no BASC, requisito escrito de criterios de seguridad equivalentes al BASC N/A La empresa solo transporta en territorio nacional 1. c Documentacin exigida para los asociados de negocio de participacin en programas extranjeros de SCS N/A La empresa solo transporta en territorio nacional 1. d Verificacin procedimientos de seguridad en el punto de origen Procedimiento SIPR03 el cual tiene por objetivo notificar de forma oportuna los imprevistos y novedades en el momento de transportar la carga, Conocer en todo momento la ubicacin de la mercanca, Garantizar a los clientes la seguridad de la mercanca y su ubicacin en todo momento. Tambin existe un proceso en el cual son identificados los puntos de origen de la mercanca RPPR01 2. Seguridad de los vehculos 2.1. a Seguridad de transporte de ruta La empresa cuenta con un sistema de trazabilidad que permite observar los movimientos de la mercanca durante la entrega. Adems de esto cuenta con un procedimiento dedicado a la
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asignacin de un vehculo optimo para cada carga procedimiento RPPR03 y otro que garantiza que el vehculo siempre va a estar vigilado procedimiento SIPR03 2.1. b Rutas predeterminadas y revisiones de seguridad aleatoria La empresa cuenta con un procedimiento contenido en el manual de funciones cuyo objetivo es identificar las mejores rutas dentro de las zonas de influencia organizar las diferentes rutas que el vehculo debe tomar para minimizar gastos y tiempo, calcular y estimar los costos y los tiempos de entrega de las mercancas este procedimiento se encuentra en el manual de procesos y procedimientos RPPR02. La empresa realiza revisiones de sus vehculos con regularidad.(CCFO12-13) 2.1. c Revisiones documentadas y no anunciadas por la gerencia del transportador Las inspecciones aleatorias de seguridad son realizadas por el encargado de la seguridad Jefe de Bodega, y los registros son guardados en el archivo de la empresa, las inspecciones no anunciadas de seguridad culminan con la documentacin de novedades en el formato (CCFO09). 2.1. d Reporte de anomalas encontradas en revisiones regulatorias de gobierno Es deber de el transportista anunciar cualquier anomala que se haya encontrado con la mercanca o vehculo en el proceso de transporte esto est contemplado en el manual de funciones del conductor. AOFN02 2.1. e Procedimiento de inspeccin de transporte 2.1. e.i Uso de una lista de chequeo para inspeccin de transporte Dentro del manual de funciones de el conductor est estipulado un chequeo de la mercanca y la empresa cuenta con un programa de capacitacin donde se manejan todo lo relacionado con el mantenimiento de la integridad de la carga, los fraudes y todo lo referente con la seguridad de la carga y la importancia de entregarla en buen estado, UNICARGA LTDA cuenta con un listado de capacitaciones, en la cual se encuentran las capacitaciones referentes a la carga DHFO02. 2.1. e.ii Inspeccin del transporte entrando y saliendo de los patios de estacionamiento La empresa cuenta con un registro de trazabilidad, adems lleva un registro de los vehculos que entran y salen de la empresa. CCFO10 Y posee un control flmico durante el proceso de carga y descarga es realizado por el CCTV, el cual conserva copias de dichos videos, los cuales son guardados durante 20 das antes de ser eliminados para su reutilizacin. 2.1. e.ii Conducir bsquedas aleatorias adicionales a aquellas desarrolladas por el conductor La empresa realiza controles de seguridad por parte del jefe de seguridad adems de esto los antecedentes de cada persona que trabaja en la empresa es estudiada para tener mayor confiabilidad AOFN01 Las rutas son diseadas por el jefe de bodega y depende del recorrido que en esos momentos se requiere que no siempre son los mismos. Procedimiento RPPR02 2.1. f Requiriendo procedimientos escritos para la identificacin de riesgos Cada reparacin o mantenimiento preventivo que se realiza a cualquiera de los vehculos de carga es registrada y conservada en los archivos de la empresa (CCFO11). Adems hace una contante actualizacin del Panorama de riesgos. DHFO05 Y el personal tiene un programa de capacitacin en donde se habla de factores o prcticas de riesgo. 2.1. g Practicas de entrenamiento sistemtico La empresa cuenta con una lista de chequeo de inspeccin de camiones. CCFO10
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2.2 Seguridad en los remolques 2.2. a Requerimiento de vigilancia en el cargue y descargue La empresa cuenta con un procedimiento encargado de garantizar que la mercanca all ubicada estar y permanecer en perfectas condiciones, impedir que agentes externos afecten la carga que se va a ubicar all y manejar y mantener un orden dentro de las instalaciones de la empresa procedimiento AMPR02 2.2. b Requerimiento de almacenamiento seguro de remolques La empresa cuenta con un horario de tiempo completo por lo tanto siempre estn en funcionamiento en consecuencia no es necesario el almacenamiento adems de esto son subcontratados. 2.2. c Requerimiento de notificacin a las auditorias, de cambios estructurales de cada remolque Dentro de las funciones de los transportadores esta dar informacin acerca de anomalas y cambios en la estructura de los vehculos esto est contenida en el manual de funciones del conductor AOFN02 2.2. d Sellos requeridos en los remolques N/A por la razn que la modalidad de la empresa (paqueteo) no permite utilizar sellos de seguridad. 2.2. e Requerimiento de sellos de alta seguridad para contenedores N/A por la razn que la modalidad de la empresa (paqueteo) no permite utilizar sellos de seguridad. 2.3 Carga consolidada (LTL-Less-than Truck Load) N/A por la razn que la empresa no realiza exportaciones por lo tanto tampoco candados de alta seguridad. Ni dichos sellos de seguridad. 3. Control acceso fsico 3. a Empleados La empresa cuenta con un carn de identificacin de cada empleado, el cual cumple con los estndares de seguridad industrial, dicho carn cuenta con fecha de vigencia y dado el caso de desvinculacin de la empresa el carn es destruido, procedimiento DHPR06. Dentro del manual de procesos y procedimientos se encuentra documentado la recuperacin, reposicin y anulacin del carnet de identificacin, el cual es entregado al empleado en el momento de ingresar a la empresa y anulado y eliminado al momento de su desvinculacin con la misma, formato DHFO10, a su vez tambin se encuentra el formato devolucin de carnet DHFO09. 3. b Visitantes/vendedores/proveedores de servicio El personal de la empresa por orden de gerencia debe portar el carn, y todo visitante debe identificarse mediante algn documento con foto antes de ingresar a las instalaciones de la empresa, adems se le asignar un carn que lo identifica como visitante durante su estada dentro de las instalaciones de la empresa, todas las personas que ingresan a la empresa diferentes de los trabajadores de la misma quedan registrados en el formato CCFO12. 3. c Monitoreo las entregas La empresa cuenta con un contrato de servicio para clientes en el cual estos se comprometen con el cumplimiento de los estndares de seguridad y con la legalidad del contenido de la mercanca a distribuir.
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3. d Enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas Existe solo una va de acceso a la empresa que est debidamente controlada y vigilada por cmaras, adems toda persona debe reportar si es personal o si es visitante. Siempre contamos con el respaldo de jefe de bodega y autoridades locales para cualquier eventualidad. 4. Seguridad personal 4. a Verificacin preliminar del empleo Dentro del proceso de seleccin de personal se verifican y se acreditan las referencias personales y laborales de cada uno de los empleados, mediante comprobantes como certificados laborales, procedimiento DHPR06. 4. b Verificacin y anlisis de antecedentes Dentro del proceso de seleccin de personal se realiza un estudio de verificacin de antecedentes, de todos los empleados, procedimiento DHPR06. Durante el proceso de carnetizacin se corroboran los datos de cada uno de los empleados, dicho proceso se realiza anualmente, a su vez cada que se efecte un cambio en los datos personales del empleado, este tiene el deber de avisar para realizar los cambios pertinentes, anualmente cada empleado debe llenar el formato actualizacin de datos CCFO08. 4. c Procedimiento de terminacin de personal Todo empleado al ser desvinculado de la organizacin, debe devolver el carn que lo identifica como empleado de UNICARGA LTDA, dicho carn es retirado del sistema y destruido inmediatamente. Cada empleado firma un recibido al momento de la entrega de la dotacin, y de esta misma forma cuando la dotacin es recogida o entregada, formatos DHFO10 (entrega de dotacin) y DHFO09 (devolucin de dotacin y carn). 5. Seguridad de procesos Los vehculos que ingresan a la empresa son revisados antes de abrir las puertas por el jefe de bodega o alguno de sus colaboradores, este procedimiento se realiza tambin a la salida del mismo para la realizacin de esta actividad UNICARGA LTDA cuenta con los formatos CCFO09 y CCFO10. UNICARGA LTDA cuenta con un libro de visitas, en el cual se diligencia la entrada y salida de personas, su hora de ingreso, su hora de salida y el motivo de la visita para cumplir este objetivo UNICARGA LTDA cuenta con el formato CCFO12. Los lockers de los empleados son controlados y revisados por el encargado de la seguridad de la empresa, en este caso el Jefe de Bodega, el cual le asignara a cada empleado su respectivo locker. La empresa evala los antecedentes de cada persona que labora en la empresa adems cuenta con un procedimiento cuyo objetivo es identificar posible agente que atente con la seguridad de la mercanca y de la empresa CCPR05 A los empleados de UNICARGA LTDA se les realiza pruebas tanto fsicas como mentales al momento de la contratacin, para de este modo identificar algn tipo de alcoholismo o farmacodependencia, a su vez dentro del reglamento interno del trabajo se incluye un artculo en la cual el empleado autoriza la realizacin de pruebas de alcoholemia y farmacodependencia en cualquier momento, la empresa cuenta con un cronograma para realizar las pruebas de alcoholismo y drogadiccin, con el fin de enviar a sus empleados DHFO13. 5. b Procesamiento de documentos
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La empresa asegura la correcta informacin en el manifiesto de carga, que incluye una descripcin exacta y completa de la carga, ella realiza todos estos procedimientos de forma correcta y a tiempo. Adems la empresa mantiene de forma controlada la informacin dentro de los equipos de la empresa. SIPR05 y Procedimiento de control de documentos 5. c Examen de documentos Dentro de las capacitaciones que la empresa realiza peridicamente a sus empleados, se instruyen en el mantenimiento de la integridad de la carga, los fraudes y todo lo referente con la seguridad de la carga y la importancia de entregarla en buen estado, UNICARGA LTDA cuenta con un listado de capacitaciones, en la cual se encuentran las capacitaciones referentes a la carga DHFO14. El personal dedicado al proceso de despacho y recibo de carga recibe dentro de la induccin a sus actividades laborales la capacitacin en tcnicas de inspeccin y verificacin de contenedores y los diferentes camiones de carga DHFO05. 5. d Procedimiento de conocimientos de embarque /manifiesto La empresa cuenta con un registro de trazabilidad adems de esto tiene un procedimiento cuyo objetivo es la documentacin desde el punto de origen de la mercanca Adems realiza toda la documentacin de la carga antes de enviarla. 5. e Carga La empresa asegura la correcta informacin en el manifiesto de carga, que incluye una descripcin exacta y completa de la carga, ella realiza todos estos procedimientos de forma correcta y a tiempo. 6. Seguridad Fsica 6. a Cercado UNICARGA LTDA cuenta con seguridad perimetral, de acuerdo con la gua de seguridad perimtrica DI-009-WBO de la norma BASC y se inspecciona una vez al mes, de cada revisin de la seguridad se genera un formato, en el cual se consigna las novedades encontradas, CCFO09. 6. b Puertas y casetas de entrada La empresa solo cuenta con una va de acceso la cual est debidamente vigilada por cmaras de seguridad y controlada. 6. c Estacionamiento N/A 6. d Estructura de los edificios La evaluacin de riesgos dentro de la organizacin se realizo mediante el panorama de riesgos dentro del programa de salud ocupacional, a su vez la empresa utiliza el procedimiento gestin de riesgos DHPP01, el cual indica como ingresar un riesgo al panorama de riesgos de la empresa. All se evala la parte fsica de las instalaciones. 6. e Control de cerraduras y llaves Todas las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores deben asegurarse con cerraduras. Las llaves de las oficinas, puertas, ventanas y candados son manejadas por el gerente y la asistente administrativa, se cuenta con copia de cada llave, debidamente marcada, las cuales estn ubicadas en el llavn, y son revisadas anualmente, asignadas a determinados empleados mediante el formato control de llaves CCFO08. las llaves de cada puerta y ventana estn identificadas mediante cdigo y manejadas segn el procedimiento cambio de llaves CCPP02 y el formato control de llaves.
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6. f Iluminacin UNICARGA LTDA cuenta con iluminacin exterior, la cual permite la visibilidad del equipo de seguridad y de todas las reas en general, esta iluminacin es revisada mensualmente, de cada revisin se deja un registro de novedades en el formato CCFO09. Se cuenta con un sistema de linternas de emergencia, las cuales iluminan las reas crticas y las vas de evacuacin. 6. g Sistemas de alarmas y videocmaras de vigilancia La empresa dispone de sistema de alarma, la cual es monitoreada permanentemente, igualmente cuenta con censores de movimiento y Circuito Cerrado de Televisin. UNICARGA LTDA cuenta con seguridad perimetral, de acuerdo con la gua de seguridad perimtrica DI-009-WBO de la norma BASC y se inspecciona una vez al mes, de cada revisin de la seguridad se genera un formato, en el cual se consigna las novedades encontradas, CCFO09. Todas las puertas y ventanas dentro de las reas crticas son controladas por el sistema de alarma y el CCTV La empresa cuenta con un sistema de CCTV conformado por 8 cmaras. 7. Seguridad de la tecnologa de informtica 7. a Proteccin de contraseas Dentro del sistema de capacitaciones de la empresa UNICARGA LTDA est establecida la capacitacin y el entrenamiento con respecto a la seguridad para preservar los sistemas de informacin DHFO14, tambin cuenta con un procedimiento llamado seguridad en sistemas de informacin SIPR05. 7. b Responsabilidad UNICARGA LTDA tiene como responsable de seguridad al Jefe de Bodega, ya que es la persona que est ms relacionada con los procesos y procedimientos crticos en seguridad, las actividades de seguridad estn diligenciados dentro del manual de funciones de la empresa AOFN01. En el manual de procesos y procedimientos se encuentra diligenciado el manejo de los diferentes archivos que maneja la empresa, y se adjudica esta responsabilidad a la secretaria servicio al cliente cuyas actividades se encuentran diligenciadas en el manual de funciones de la empresa ADFN04. La responsabilidad y seguridad de la informacin esta designada dentro del manual de procesos y procedimientos, y remitida al manual de funciones segn el tipo de documentos que se maneje en determinado caso, adems se cuenta con un procedimiento de seguridad en documentos y en sistemas de informacin. 7. c Uso apropiado de los controles electrnicos Tiene un procedimiento encargado de controlar los dispositivos electrnicos dentro de la organizacin, mantener de forma controlada la informacin dentro de los equipos de la empresa, garantizar el acceso de solo el personal autorizado a la informacin en los sistemas de informacin. Procedimiento SIPR05 UNICARGA LTDA tiene como responsable de seguridad al Jefe de Bodega, ya que es la persona que est ms relacionada con los procesos y procedimientos crticos en seguridad, las actividades de seguridad estn diligenciados dentro del manual de funciones de la empresa AOFN01.
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Todos los equipos dentro de la empresa cuentan con un programa de mantenimiento preventivo, el cual se realiza dependiendo del tipo de equipo que sea, formato mantenimiento preventivo CCFO13. 8. a Programa de concientizacin sobre amenazas Dentro de las capacitaciones que la empresa realiza peridicamente a sus empleados, se instruyen en el mantenimiento de la integridad de la carga, los fraudes y todo lo referente con la seguridad de la carga y la importancia de entregarla en buen estado, UNICARGA LTDA cuenta con un listado de capacitaciones, en la cual se encuentran las capacitaciones referentes a la carga DHFO11. La poltica de calidad y seguridad fue elaborada como requisito de la norma, y fue difundida entre los integrantes de la organizacin mediante una reunin con los mismos, dicha poltica se encuentra diligenciada en el manual de calidad y seguridad CCMN01, y en ella se incluye la prevencin contra actividades ilcitas (prcticas de narcotrfico, terrorismo y otros.) La empresa cuenta con una lista de nmeros de emergencia, entre los cuales se encuentran los referentes a la seguridad de la carga y de la empresa en general.El manual de procesos y procedimientos es de conocimiento de todos los empleados, a su vez en la introduccin se les muestra todos los procesos que maneja la empresa, de este mismo modo es de conocimiento pblico el manual de funciones de todos los cargos.
1. ESTNDARES INTERNACIONALES BASC. PARTE B ESTANDARES ADICIONALES A LOS REQUISITOS MINIMOS C-TPAT 1. Estudio Legal 1.1 Se tiene que disponer de un listado de los requisitos legales que le son aplicables a la Empresa para su operacin y estos deben encontrar actualizados y disponibles. UNICARGA LTDA para su funcionamiento legal, requiere de los siguientes documentos: Registro de ministerio de transporte como empresa de transporte pblico nacional Documento de vigilancia por la superintendencia de puertos y transporte Cedula de Representante Legal RUT NIT Cmara de Comercio
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Estos documentos se encuentran actualizados y son responsabilidad del representante legal de la empresa, dichos documentos se encuentran en las instalaciones de la empresa mediante el formato AFFO01 y manejados mediante el procedimiento AFPP01 2. Sistemas de gestin 2.1 Tiene que existir un diagnostico o revisin inicial al estado de la organizacin que permita medir el avance en la implementacin y en el mantenimiento del sistema de Gestin. El da 30 de septiembre de 2008 se realiza la auditoria de diagnostico para medir el avance en la implementacin, que permite iniciar un cronograma de actividades para cumplir con cada uno de los requerimientos de la normatividad. 2.2 La Empresa tiene que elaborar, publicar y difundir la poltica de Seguridad que incluya la prevencin contra actividades ilcitas (prcticas de narcotrfico, terrorismo y otros.) La poltica de calidad y seguridad fue elaborada como requisito de la norma, y fue difundida entre los integrantes de la organizacin mediante una reunin con los mismos, dicha poltica se encuentra diligenciada en el manual de calidad y seguridad CCMN01 2.3 Tiene que determinarse los objetivos de seguridad que garanticen el cumplimiento de la poltica de seguridad. UNICARGA LTDA cuenta con objetivos de calidad y seguridad que apoyan y garantizan el cumplimiento de la poltica de seguridad de la organizacin, dichos objetivos se encuentran diligenciados dentro del manual de calidad y seguridad de la empresa CCMN01. 2.4 Tiene que definirse y documentarse las responsabilidades y autoridades de todo el personal que afecta la seguridad. Las responsabilidades y autoridades de todo el personal de la empresa se encuentran diligenciadas en el manual de funciones CCMN01, el cual fue creado para el cumplimiento de la normatividad BASC. 2.5 La Alta Direccin de la Empresa debe realizar mnimo, una revisin semestral del sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC, para asegurarse de su cumplimiento. UNICARGA LTDA incluye dentro del comit de gerencia realizado semestralmente los temas relacionados con el SGCS, BASC.
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2.6 Tiene que existir un representante de la direccin claramente identificado con autoridad y responsabilidad para asegurar el cumplimiento del sistema de gestin en control y seguridad BASC UNICARGA LTDA cuenta con el representante de la direccin claramente nombrado mediante acta, con sus responsabilidades y autoridades debidamente diligenciadas, para este cargo fue designado el Asistente Administrativo, y sus responsabilidades estn documentadas en el manual de funciones DHMN01. 2.7 El manual de seguridad BASC tiene que describir el cumplimiento de los requerimientos descritos en los Estndares de Seguridad y en los elementos del sistema de gestin en control y seguridad. UNICARGA LTDA cuenta con un CCMN01, donde se encuentran estipulados todos los estndares de seguridad de la norma y su debida aplicacin dentro de la organizacin 2.8 Tiene que realizar cuando menos un ciclo de auditoras internas anualmente, para establecer que las polticas, procedimientos y dems normas de control y seguridad se estn cumpliendo. UNICARGA LTDA realiza auditoras internas peridicamente como mnimo semestralmente, con el fin de garantizar que los diferentes estndares de seguridad se estn cumpliendo de la manera correcta, cuenta a su vez con un procedimiento dedicado a las auditorias CCPP05. 2.9 Tiene que disponerse de un equipo de auditores internos, competente en el Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC. UNICARGA LTDA cuenta con un equipo de auditores competente y perfectamente capacitado bajo los lineamientos de la norma BASC, los cuales realizan seguimiento, control y cumplimiento de los diferentes estndares de la norma, dentro del equipo de auditores, se selecciona un auditor lder, el cual ser encargado de la planeacin de las auditorias, el equipo auditor est conformado por personal tanto administrativo como operativo, con el fin de no dejar ningn proceso por fuera de revisin. 2.10 Deben identificarse los procesos que realiza la organizacin, utilizando la metodologa del mapa de procesos. En el mapa de procesos se han definido todos los procesos de apoyo, misionales y estratgicos que maneja la empresa, requeridos para la implementacin del sistema de calidad y seguridad, el mapa de procesos se encuentra en el manual de procesos y procedimientos de la empresa DHMN02. 2.11 Tienen que caracterizarse los procesos, identificando entradas, salidas, indicadores de medicin, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsables del proceso.
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Cada proceso ha sido identificado con sus entradas y salidas, con los diferentes indicadores de medicin, requisitos a cumplir y los responsables de los mismos, dentro del manual de procesos y procedimientos DHMN02. 2.12 Tiene que documentarse y aplicarse un procedimiento de accin correctiva y preventiva. El procedimiento de acciones correctivas y preventivas de la empresa se encuentra documentado (CCPR09) anexo a este est el formato de acciones correctivas y preventivas CCFO03. 3. Administracin y seleccin del personal propio, subcontratado y-o suministrado 3.1 Tiene que realizarse una visita domiciliaria del personal que ocupa las posiciones crticas, o que afecta la seguridad. Las visitas domiciliarias se realizan peridicamente, aproximadamente cada 2 aos, para asegurarse que todo est bien dentro del ambiente familiar de cada uno de los empleados del personal destinado a las reas crticas, a su vez dentro del proceso de seleccin de personal est establecida una visita domiciliaria en el momento de la contratacin, procedimiento DHPR06 y formato DHFO07. 3.2 Deben realizarse y mantenerse actualizados, registros de afiliacin a instituciones de seguridad social y dems registros legales de orden laboral. UNICARGA LTDA cuenta con los registros actualizados de las afiliaciones a la seguridad social y dems entidades de orden laboral. Mantenimiento y Capacitacin 3.3 Tiene realizarse pruebas al personal de reas crticas, para detectar consumo de drogas ilcitas y alcohol, antes de la contratacin, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables. A los empleados de UNICARGA LTDA se les realiza pruebas tanto fsicas como mentales al momento de la contratacin, para de este modo identificar algn tipo de alcoholismo o farmacodependencia, a su vez dentro del reglamento interno del trabajo se incluye un artculo en el cual el empleado es informado la realizacin de pruebas de alcoholemia y farmacodependencia en cualquier momento, la empresa cuenta con un cronograma para realizar las pruebas de alcoholismo y drogadiccin, con el fin de enviar a sus empleados DHFO13. 3.4 Tiene que contar con un programa de concientizacin sobre consumo de alcohol y drogas, que incluya avisos visibles y material de lectura.
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UNICARGA LTDA cuenta dentro del programa de capacitaciones con charlas a los empleados, donde se maneja el tema del consumo de alcohol y sustancias alucingenas, sus efectos y los problemas que traen, a su vez cuenta con carteles informativos y pancartas que advierten sobre este tema DHFO02. 3.5 Tiene que disponer de un archivo fotogrfico actualizado del personal e incluir un registro de huellas dactilares y firma, conforme a la legislacin local. Durante el proceso de contratacin se solicita archivo fotogrfico, registro de huellas dactilares y firma, este documento esta anexado a la hoja de vida de cada empleado, para esta actividad se usa el formato DHFO12. 3.6 Tiene que controlar el suministro (entrega y devolucin) de uniformes de trabajo de la empresa. Cada empleado firma un recibido al momento de la entrega de la dotacin, y de esta misma forma cuando la dotacin es recogida o entregada, formatos DHFO10 (entrega de dotacin) y DHFO09 (devolucin de dotacin y carn). 4. Sistema de seguridad 4.1 La Empresa debe tener un Jefe o responsable de la seguridad, con funciones debidamente documentadas. UNICARGA LTDA tiene como responsable de seguridad al Jefe de Bodega, ya que es la persona que est ms relacionada con los procesos y procedimientos crticos en seguridad, las actividades de seguridad estn diligenciados dentro del manual de funciones de la empresa AOFN01. 4.2 Debe disponerse de un plano con la ubicacin de las reas sensibles de la instalacin UNICARGA LTDA cuenta con un plano donde se identifican las reas sensibles de la instalacin. 4.3 Las reas de lockers de empleados deben estar controladas y separadas de las reas de almacenamiento u operacin de carga. Los lockers de los empleados son controlados y revisados por el encargado de la seguridad de la empresa, en este caso el Jefe de Bodega, el cual le asignara a cada empleado su respectivo locker. 4.4 La Empresa debe tener un servicio de seguridad propio o contratado con una empresa competente. La empresa cuenta con servicio de monitoreo de alarma.
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4.5 Tiene que disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicacin con los supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras. UNICARGA LTDA dispone de listado de nmeros de emergencias, y sistemas de comunicacin adecuados. 4.6 Tiene que garantizar una accin de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de Seguridad durante 24 horas al da. La empresa garantiza una accin de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de seguridad durante todo el da. 4.7 Tiene que tener procedimientos y dispositivos de alerta para la evacuacin en caso de amenaza o falla en las medidas de proteccin. La empresa cuenta con un plan de evacuacin adecuado para cualquier tipo de catstrofe que pueda ocurrir dentro de las instalaciones de la empresa. 4.8 Deben documentarse y aplicarse procedimientos para la realizacin de ejercicios prcticos y simulacros de los planes de proteccin y de procedimientos de contingencia y emergencia. Los procedimientos de ejercicios prcticos y simulacros de los planes de proteccin y de procedimientos de contingencia y emergencia son documentados y aplicados dentro de la organizacin. 5. Logstica de Recibo y despacho de carga 5.1 N/A 5.2 N/A 6. Control de materias primas y material de empaque 7. Dado que la empresa UNICARGA LTDA se dedica al transporte de mercancas y la prestacin de servicios este punto no aplica para su proceso de certificacin.
8. Control de documentos y de informacin 8.1 Tiene que disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que incluyan listados maestros de documentos y de registros. La empresa cuenta con un control de documentos y un listado de cada uno de los registros SIPP01 y SIFO01.
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8.2 Tiene que existir procedimientos sobre entrega y archivo de la informacin. En el manual de procesos y procedimientos se encuentra diligenciado el manejo de los diferentes archivos que maneja la empresa, y se adjudica esta responsabilidad a la secretaria - servicio al cliente cuyas actividades se encuentran diligenciadas en el manual de funciones de la empresa ADFN04. 8.3 La Empresa tiene que disponer de un lugar adecuado y seguro para el archivo de los documentos. Los archivos de la empresa son conservados en archivadores aptos para la conservacin de los mismos, los cuales estn ubicados dentro de las oficinas de la empresa. 8.4 Debe existir una poltica de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos. Para la autorizacin de algn proceso o procedimiento la empresa cuenta con diferentes sellos y jefes acreditados para firmar las autorizaciones necesarias para desarrollar los procesos o procedimientos necesarios. SIPR02 8.5 Tiene que observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual. La empresa observa el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual. 8.6 Tiene que disponer de copias de respaldo con la informacin sensible de la organizacin. Una copias tiene que estar fuera de las instalaciones La informacin sensitiva de la organizacin es organizada y guardada peridicamente por el empleado responsable de la misma, archivada correctamente en los archivadores de la empresa o guardados en CDS si se trata de informacin magntica. USB COPIAS DE SEGURIDAD CON GRABACIN DIARIA La encargada de servicio al cliente es la responsable de mantener las copias de seguridad fuera de las instalaciones.
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CONTENIDO
JUSTIFICACIN ........................................................................................................... 2
ENTREVISTA DE ANLISIS DE PUESTOS ................................................................. 3
GERENTE ...................................................................................................................... 9
DIRECTOR ADMINISTRATIVO ................................................................................. 13
DIRECTORA FINANCIERA ........................................................................................ 18
COORDINADOR LOGSTICO..................................................................................... 22
SERVICLIENTE .......................................................................................................... 25
SUPERNUMERARIA ADMINISTRATIVA ................................................................. 28
DIRECTOR OPERATIVO ............................................................................................ 31
SUPERNUMERARIO OPERATIVO ............................................................................ 36
CONDUCTOR.............................................................................................................. 39
OPERADOR DE SERVICIO......................................................................................... 41
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JUSTIFICACIN El diseo y la implementacin de un manual de funciones permite asignar todas las tareas, responsabilidades y deberes existentes dentro de la organizacin, evitando que algunas tareas sean realizadas en varias ocasiones y por diferentes personas, adems mediante la implementacin de un manual de funciones adecuado se puede designar responsabilidades sobre diferentes procesos o procedimientos, la distribucin de las responsabilidades hace mas ordenada a una organizacin determinada, a su vez la distribucin de tareas y funciones permite un mejor desempeo de cada una de las personas en sus diferentes cargos, ya que nos muestra las competencias que dicho empleado debe tener para la realizacin de las tareas de determinado cargo, facilitando as el proceso de seleccin de personal mediante la clasificacin de competencias necesarias para el correcto desempeo en un cargo determinado.
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ENTREVISTA DE ANLISIS DE PUESTOS

1. DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PUESTO DE TRABAJO DEPARTAMENTO: NOMBRE DEL PUESTO: PERSONA ENTREVISTADA: ANTIGEDAD EN EL PUESTO: 2. DATOS SOBRE LA ENTREVISTA: FECHA DE REALIZACIN: 3. ORGANIGRAMA DEL PUESTO: NOMBRE DEL PUESTO DEL QUE DEPENDE O SUPERIOR JERRQUICO: NOMBRE DE PUESTOS QUE DEPENDEN DE L O SUBORDINADOS: JUNTA DIRECTIVA
4. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Sintetice en pocas palabras la finalidad u objetivo del puesto de trabajo (PARA QU SE REALIZAN LAS FUNCIONES y/o TAREAS) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5. FUNCIONES BSICAS INCLUIDAS EN EL PUESTODE TRABAJO: Describir las funciones bsicas incluidas en el puesto de trabajo (dirigir, controlar, gestionar, etc.) N 1 2 3 FUNCIONES BSICAS OBJETIVO
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4 N 5 6 7 8 9 10 6. CONOCIMIENTOS QUE EXIGE EL PUESTO DE TRABAJO: a. FORMACIN ACADMICA: Especificar el nivel de estudios y la especialidad que se precisa para poder desempear correctamente las funciones / tareas incluidas en el puesto. a) b) c) d) e) ___ No requiere educacin formal. ___ Aos de educacin media. ___ Diploma de educacin media. Titulo Universitario en: ________________________ Postgrado en: _______________________________ FUNCIONES BSICAS OBJETIVO
b. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS: Indicar que conocimientos terico - prcticos (cursos, seminarios, etc.), no adquiridos en la formacin reglada, son necesarios para poder desempear correctamente las funciones y/o tareas incluidas en el puesto. Seale en cada caso, el nivel preciso siguiendo la escala: (1) conocimiento bsico, (2) medio y (3) avanzado. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS NIVEL
7. EXPERIENCIA PREVIA:
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Indicar la experiencia laboral previa necesaria para poder desempear adecuadamente las funciones y tareas incluidas en el puesto. Adems, en que rea se debe haber adquirido dicha experiencia.
Tiempo: Ninguna Menos de tres meses Tres meses a un ao ___ ___ ___ Uno a tres aos Tres a cinco aos Ms de cinco aos ___ ___ ___
rea: ________________________________________________________________________ 8. HABILIDADES: Indique las habilidades que considere necesarias para la ejecucin de las funciones enumeradas exitosamente. (Actitud de servicio, trabajo en equipo, capacidad de gestin, etc.) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________ 9. TIEMPO NECESARIO PARA PODER DESEMPEAR ADECUADAMENTE EL PUESTO DE TRABAJO: Especificar el tiempo que necesitara una persona que llega nueva al puesto de trabajo (con la formacin y la experiencia citadas anteriormente) para que pueda desempear correctamente las funciones y/o tareas incluidas en el mismo. ________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 10. NIVEL DE AUTONOMA: Indicar para cada una de las funciones que se ha descrito anteriormente el grado de autonoma de que dispone el ocupante del puesto siguiendo la siguiente escala: (1) Ninguna autonoma; (2) Autonoma para determinar los mtodos de trabajo; (3) Autonoma para determinar los mtodos de trabajo y participar en la fijacin de los objetivos; (4) Autonoma para determinar los objetivos del puesto. _____________________________________________________________________________ 11. DECISIONES: Indicar las decisiones ms representativas que puede tomar el ocupante del puesto, sealando en cada caso si es aprobada y por quien: (1) a los miembros del equipo de trabajo; (2) a un superior; (3) a un rgano colegiado; (4) la toma l mismo. DECISIN APROBACIN Es aprobada? Quin aprueba?
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12. RESPONSABILIDAD: a. SOBRE PERSONAS: Indicar las personas que estn bajo su supervisin, sealando el puesto que desempean y el tipo de supervisin que usted ejerce sobre cada una (general por resultados, instruccin, revisin del trabajo, planeacin del trabajo, coordinacin de actividades, etc.)
b. RESPONSABILIDAD ECONMICA: Indicar si la persona que ocupa el puesto es responsable de algn presupuesto econmico (no se incluye el capitulo referido a gastos de personal). En caso afirmativo, seale la cuanta y tipo del mismo, indicando si es responsable de su gestin, supervisin o control.
c. SOBRE BIENES: Indicar los bienes materiales de los que es responsable la persona que ocupa el Puesto de trabajo.
d. SOBRE LA SEGURIDAD DE OTROS: Indicar si la persona que ocupa el puesto es responsable de la seguridad de otras personas. Pueden ser compaeros, usuarios, etc. y, en caso afirmativo, explique las posibles consecuencias de su actuacin sobre la salud o seguridad de estas y el grado de probabilidad de que ocurra la accin.
13. CONSECUENCIAS DE LOS ERRORES: Indicar las consecuencias (econmicas, de imagen, etc.) que se pueden derivar de un error del ocupante del puesto. Especificar el tipo de error, la forma de evitar dicho error, o, una vez cometido, quien lo detectara. Indicar la probabilidad (baja, media, alta) de que se produzca el error y la importancia (baja, media, alta) del mismo. N TIPO DE ERROR CONCECUENCIA QUIEN LO DETECTA
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14. RELACIONES HUMANAS Sealar los puestos con que se relaciona ms habitualmente el ocupante del puesto especificando los motivos de dicha relacin y la frecuencia de los contactos. 14.1. RELACIONES INTERNAS: CARGO O DEPENDENCIA MOTIVO FRECUENCIA
14.2. RELACIONES EXTERNAS: CON QUIN? MOTIVO FRECUENCIA
15. ESFUERZO MENTAL: GRADO DE CONCENTRACIN PEQUEA CONCENTRACIN MEDIANA CONCENTRACIN ALTA CONCENTRACIN 16. ESFUERZO FSICO: TIEMPO DE APLICACIN DEL ESFUERZO ESPORDICO INTERMITENTE CONSTANTE
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Describa cualquier accin muscular, movimiento corporal cambios de postura o posiciones que suceden en el desempeo de su trabajo y que le provoquen una fatiga poco usual estime el porcentaje de tiempo diario de cada una: ESFUERZO ESFUERZO VISUAL ESFUERZO OLFATIVO ESFUERZO AUDITIVO 17. CONDICIONES AMBIENTALES: Marque si considera que las siguientes condiciones fsicas de su trabajo son malas, regulares, buenas o excelentes. BAJO NIVEL MEDIO ALTO
MALA ILUMINACIN VENTILACIN TEMPERATURA MOBILIARIO
REGULAR
BUENA
EXCELENTE
Marque las condiciones objetables en las que debe realizar su trabajo e indique si la condicin se presenta pocas veces, en ocasiones o con frecuencia. NUNCA POLVO SUCIEDAD CALOR FRIO HUMO OLORES RUIDO HUMEDAD EXCESO DE AGUA OTROS Exigencias emocionales: marque exigencias emocionales de su trabajo que le produzcan excesiva tensin o fatiga y si se presenta pocas veces, en ocasiones o con frecuencia. FECHAS DE ENTREGA BAJO PRESIN VIAJES EXCESIVOS ESTILO DE LIDERAZGO DEL JEFE HORARIOS PROLONGADOS POCAS VECES EN OCASIONES CON FRECUENCIA POCAS VECES EN OCACIONES CON FRECUENCIA
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RELACIN CON COMPAEROS DE TRABAJO 18. OBSERVACIONES:
CARGOS ADMINISTRATIVOS
GERENTE
UNICARGA LTDA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS REA ADMINISTRATIVA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo 2. rea 3. Cargo al cual reporta 4. Cargo de las personas que le reportan ADFN01 PAGINA 9 Versin: 02
5. Nmero de cargos con la misma denominacin II. OBJETIVO Guiar, dirigir, planear y vigilar la ejecucin de los procesos y procedimientos. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades
GERENTE GERENCIA JUNTA DIRECTIVA DIRECTOR ADMINISTRATIVO COORDINADOR LOGISTICO DIRECTOR OPERATIVO DIRECTOR FINANCIERO SERVICLIENTE 1
Resultado
Proceso que involucra
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Versin: 02 Gestin estratgica Administracin Financiera Control y Calidad Sistemas de informacin
Reunin de directivas Estudio de periodos anteriores Anlisis de resultados Planteamiento e implementacin de estrategias Presentacin de portafolio de servicios Inversiones en publicidad Incentivar el uso de la pagina Web de la empresa Anlisis de procesos Anlisis de sensibilidad en los procesos Diseo de indicadores Reduccin de sobre costos e inconformidades Plantear polticas de calidad Identificacin de inconformidades Autorizacin de cheque de retiro de dinero Estudio de fallas dentro de los procesos Estudio de macro zonas Estudio individual de micro zonas Anlisis de nichos de mercado Captacin de nuevos clientes Diseo de estrategias para desarrollo de nuevos mercados Anlisis de los empleados y sus falencias Charla general con los empleados Anlisis de canales de distribucin actuales Mejoramiento respuesta al cliente Solucin de problemas
Asegurar la continuidad de la empresa. Garantizar que las actividades se estn realizando correctamente. Realizar trabajo de gestin para el crecimiento de la organizacin. Adecuar la empresa para las diferentes tareas que se van a desarrollar Potencializar las aptitudes de los empleados mediante el continuo mejoramiento del ambiente laboral
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Anlisis de canales de informacin actuales Anlisis de respuesta al cliente Diseo de estrategias de mejoramiento de canales de informacin Estrategias de mejoramiento de respuesta al cliente Aplicacin de estrategias de mejoramiento Difundir polticas de comunicacin con los empleados Distribucin de planta Capacitacin a empleados con el buen servicio Pre seleccin y seleccin de de proveedores Preseleccin y seleccin de clientes Realizar la revisin por parte de la gerencia Diseo de cadena de mandos Desarrollar polticas de comunicacin con los proveedores y clientes de la empresa Aumentar la cantidad de clientes dentro de las reas ya destinadas Demostrar las fortalezas de la empresa y el compromiso de servir con calidad. IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN Ttulo universitario en economa o ciencias afines, postgrados EXPERIENCIA 1 - 3 aos 2. Competencias HABILIDAD Fluidez verbal NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x
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Versin: 02 x x x x x x x NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x x x x
Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
NIVEL REQUERIDO Alto Medio Bajo
Activos fijos 50000.000
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Clientes PARA QUE Post venta FRECUENCIA 2 veces/mes
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Director Administrativo PARA QUE Supervisin FRECUENCIA diaria
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Versin: 02 diaria
Servicliente VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS
Informacin
Alta Medio Medio Medio Bajo
UNICARGA LTDA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS REA ADMINISTRATIVA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo 2. rea 3. Cargo al cual reporta 4. Cargo de las personas que le reportan ADFN02 PAGINA 13 Versin: 02
5. Nmero de cargos con la misma denominacin II. OBJETIVO Administracin, coordinacin, supervisin de las diferentes labores que se realizan en la empresa III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Manejo de cartera, cobros y seguimientos Manejo de bancos, consignaciones, consulta de saldos, y reportes de Gerencia Manejo de personal Inducciones y capacitaciones Manejo de dineros con
DIRECTOR ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVA GERENCIA COORDINADOR LOGISTICO SERVICLIENTE 1
Resultado Ampliacin del rea de cobertura Calidad en los servicios prestados, clientes satisfechos Manejo del personal de la empresa, contrataciones y despidos Administracin en general de la empresa
Proceso que involucra Sistemas de informacin Reexpedicin y paqueteo Control y calidad Administracin financiera Almacenamiento Desarrollo Humano Gestin estratgica Operacin logstica y carga masiva
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Versin: 02
proceso contable, ahorro empleados Unicarga, ahorro conductores, dineros relacionados con Bogot, Cali y Medelln, fondo pronto pago. Manejo de otros dineros de seguros, contadura y revisor fiscal, conductores varios y descuentos Elaboracin y Pago de nomina Elaboracin y Pago de Parafiscales Programacin y seguimientos del pago facturas Coordinacin y Diligencias del mensajero Revisin, control y auditoria de los pagos de la operacin aje Colombia y paqueteo Control descuadre y descuentos de Cali, Medelln, Bogot y operacin aje Colombia Representante seguridad BASC Difundir polticas de comunicacin entre los empleados e integrantes de la organizacin. Claves de acceso Manejo de informacin sensible o confidencial dentro de la organizacin. Copias de seguridad de la informacin sensible dentro de cada equipo. Corroboracin de la informacin de legalidad de los clientes Reunin con cliente Negociacin de cantidad,
Apoyo en todas las reas de la zona administrativa de la empresa
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Versin: 02
precios y horarios para reexpedicin y paqueteo Identificacin del punto de origen de la mercanca para reexpedicin y paqueteo Incentivar el aseo y el orden dentro de los puestos de trabajo Mostrar a los empleados los lugares indicados para la ubicacin de papeles y dems objetos dentro de las reas de trabajo Registro de entrega de llaves Auditoras internas Realizar acciones correctivas y preventivas Movimiento financiero necesario Manipulacin de dinero Realizacin de registro de ingresos y gastos Conocer el tipo de carga para bodegaje Conocer el tiempo solicitado para la realizacin del servicio de bodegaje Realizar el estudio de costos y gastos del servicio de bodegaje Proceso de negociacin de precios para bodegaje Reconocimiento del trabajo realizado por cada empleado Calculo del total devengado Calculo del total deducido Pago de nomina a cada empleado Firma de comprobantes. Anlisis de los empleados y sus falencias. Difusin de informacin Sistema de contratacin
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Versin: 02
laboral de servicios Entrevistas con los empleados Diseo de polticas de motivacin Realizar una evaluacin del desempeo de los trabajadores Charla general con los empleados Realizacin de encuestas Ambiente Laboral Identificacin de la necesidad de contratar a una persona para un cargo determinado Citacin de personas con las caractersticas bsicas para desempear el cargo Comprobacin de antecedentes y referencias de las personas Contratacin del nuevo empleado Realizacin de Pruebas de Consumo Registro de los Formatos Encuesta desempeo laboral Acta entrega de llaves Formato control de llaves Formato listado de Requisitos legales Poltica de firmas y sellos Formato acciones correctivas y preventivas Formato asistencias a reuniones y capacitaciones Cronograma pruebas de alcoholemia y drogadiccin Formato Auditora interna Formato reunin auditora interna Formato Revisin por parte de la gerencia Formato induccin de nuevos
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Versin: 02
empleados Formato verficacion de antecedentes Formato verificacin de antecedentes clientes y proveedores Listado personal de reas criticas Matriz definicin de cargos crticos Documento asignacin de lockers IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN Diplomado en educacin media EXPERIENCIA 1 - 3 aos 2. Competencias HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x x NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x x x x
NIVEL REQUERIDO
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Versin: 02
MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
Alto Medio Bajo Bases de datos clientes Facturacin y comprobantes de ingresos Bienes muebles de la oficina Caja menor e ingresos en efectivo
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Clientes Proveedores PARA QUE Prestacin de servicio Compras en general FRECUENCIA Alta Alta
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Servicliente Coordinador Logstico Director operativo Gerente VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS Alta Medio Medio Medio Bajo PARA QUE Prestacin de servicios Supervisin y prestacin de servicios Apoyo en funciones Asistencia en funciones FRECUENCIA Diaria Diaria Ocasional Diaria
DIRECTORA FINANCIERA
UNICARGA LTDA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS REA ADMINISTRATIVA ADFN03 PAGINA 18 Versin: 02
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Versin: 02
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo Directora Financiera 2. rea ADMINISTRATIVA 3. Cargo al cual reporta Gerencia 4. Cargo de las personas que le reportan 0 5. Nmero de cargos con la misma denominacin 1 II. OBJETIVO Organizar los documentos relacionados con el transporte y el sistemas de gestin de calidad y seguridad, mantenerlos controlados, analizados y mejorarlos continuamente III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Transferencia de informacin por internet a proveedores Aprobacin y organizacin de las contra entregas recibidas Realizar las remesas Apoyo a las dems reas Anlisis de procesos Identificacin de variables Anlisis de sensibilidad en los procesos Diseo de indicadores Categorizacin de indicadores Documentar y evaluar resultados de indicadores Identificacin de falencias en los procesos. Identificacin de devoluciones e inconformidades Implementacin de indicadores y mediciones de calidad Reduccin de sobre costos e inconformidades Estudio de accidentes laborales Anlisis de implementacin de seguridad necesaria Estudio de procesos y procedimientos y posibles factores de riesgo Implementacin de anuncios de prevencin y evacuacin Resultado Buen sistema de gestin de control y seguridad Organizacin en los documentos Control de los documentos Procedimiento que involucra Control y calidad Desarrollo humano
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Versin: 02
Estudio de posibles enfermedades laborales Actualizacin del panorama de riegos y programa de salud ocupacional Anlisis de falencias dentro del ambiente laboral Diseo de estrategias de mejoramiento Aplicacin de estrategias de mejoramiento Control en los documentos y registros del sistema de gestin Registro de formatos Diseo de indicadores Anlisis de resultados de encuestas Panorama de riesgos Acciones correctivas del panorama de riesgos Lista maestra de registros Lista maestra de documentos IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN Administradora de empresas EXPERIENCIA un ao 2. Competencias HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x x NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02 x x x x x x x x
Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
NIVEL REQUERIDO Alto Medio Bajo Reportes de accidentes Libros contables Muebles y equipos del puesto de trabajo Caja menor y dineros recibidos
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Clientes Proveedores PARA QUE Prestacin de servicios Pagos FRECUENCIA Alta Alta
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN PARA QUE Servicliente Para documentos guas Director Administrativo Dudas Gerente Consignaciones VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS FRECUENCIA Diaria diaria 2 3 veces por semana Alta Medio Medio Medio Bajo
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Versin: 02
COORDINADOR LOGSTICO
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo Coordinador Logstica 2. rea ADMINISTRATIVA 3. Cargo al cual reporta Director Administrativo 4. Cargo de las personas que le reportan 0 5. Nmero de cargos con la misma denominacin 1 II. OBJETIVO Coordinar la operacin logstica de transporte que Unicarga realiza para la empresa BIG COLA, adems de carga masiva y permite garantizar que se entregue la mercanca, que cobren y que se entregue la facturacin. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Resultado Procedimiento que involucra Reunin con el cliente Garantizar que todo el Administracin proceso de operacin financiera Mostrar portafolio de servicios logstica se lleve a cabo de Operacin logstica y Entrar en proceso de la mejor manera, dejando carga masiva negociacin satisfechas las dos partes, Prestar el servicio de operacin tanto el cliente como la logstica. empresa Recepcin de facturacin Recepcin de comprobantes del pago de la prestacin del servicio Conocer las caractersticas de la carga. Cantidad de mercancas a transportar Identificacin de los pequeos gastos que necesitan de la caja menor Manejo de caja menor, gastos diarios y justificacin de los mismos Balance de ingresos y gastos de caja menor Reporte final del total de dinero ingresado
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02
Consecucin de vehculos Revisar buenas condiciones de vehculos Corroboracin de la documentacin de los vehculos Recepcin de los recibos de pago Revisin de los recibos de pago Sumatoria del total del dinero consignado que se recibi Recepcin de comprobantes del pago de la prestacin del servicio Reporte final del total de dinero ingresado Manifiestos Comprobantes de egresos Liquidacin de pago de conductores Garantizar que el dinero ingresado concuerda con las cuentas Preparacin de la papelera necesaria para facturar Facturacin de ingresos Coordinacin del servicio de vehculos Facturacin clientes masivos Registro en los libros contables Manejo de cartera Big Cola Registro de los formatos Requisitos de la contratacin de vehculos terceros Registro de llamadas Inspeccin de camiones IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN Titulo en secretaria auxiliar contable EXPERIENCIA Tres meses a un ao
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02
2. Competencias HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x x NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x x x x
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
NIVEL REQUERIDO Alto Medio Bajo Reportes de accidentes Libros contables Muebles y equipos del puesto de trabajo Caja menor y dineros recibidos
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Clientes Proveedores PARA QUE Prestacin de servicios Pagos FRECUENCIA Alta Alta
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN PARA QUE Servicliente Para documentos guas Director Administrativo Dudas Gerente Consignaciones VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS FRECUENCIA Diaria diaria 2 3 veces por semana Alta Medio Medio Medio Bajo
SERVICLIENTE
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo SERVICLIENTE 2. rea ADMINISTRATIVA 3. Cargo al cual reporta Director Administrativo 4. Cargo de las personas que le reportan 0 5. Nmero de cargos con la misma denominacin 1 II. OBJETIVO Prestar un servicio apropiado a los clientes, recibir llamadas y realizar las labores de apoyo a gerencia y a la Asistente Administrativa III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Resultado Proceso que involucra
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Versin: 02 Administracin financiera Desarrollo humano Sistemas de informacin
Recepcin de documentos Recepcin de llamadas Entregar a los conductores los manifiestos Relacionar y entregar el dinero entregado por los conductores Programar las recogidas con los clientes Organizar la correspondencia y archivar los documentos Mostrar el portafolio de servicios Realizar y enviar el comportamiento mensual del servicio para cada cliente que manejamos. Planilla vehculos Atencin de quejas y reclamos Facturacin Digitar cumplidos Programacin de reuniones Informes dos veces por semana de los producido Realizacin de la factura necesaria Firma y sello a la factura Registro del movimiento en libros Desarrollo de capacitaciones Informar a los clientes del servicio de comunicacin con la carga Registro de los formatos Encuesta de servicio al cliente 1 Encuesta de servicio Quejas y reclamos Acta de reunin IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias
Atencin al cliente Orden en la papelera de la empresa Garantizar que la mercanca de los clientes ser recogida a tiempo Garantizar al cliente que el servicio ser prestado a tiempo
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02
EDUCACIN EXPERIENCIA 2. Competencias
Tcnico en contabilidad y finanzas Tres meses a un ao NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO X X x x x x X X NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x X X X X X X X
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
NIVEL REQUERIDO Alto Medio Bajo Recados y mensajes Archivar y registrar no Dinero recibido por parte de los conductores
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN PARA QUE FRECUENCIA
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02 Alta
Clientes
Prestacin de servicios
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Gerente Director Administrativo Coordinador Logstico PARA QUE Informe de novedades Recados y entrega de dineros Entrega de documentos guas FRECUENCIA Alta Alta Alta
VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS Alta Medio Medio Medio Bajo
SUPERNUMERARIA ADMINISTRATIVA
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo SERVICLIENTE 2. rea ADMINISTRATIVA 3. Cargo al cual reporta Director Administrativo 4. Cargo de las personas que le reportan 0 5. Nmero de cargos con la misma denominacin 1 II. OBJETIVO Asegurar el control y la legalidad en los documento relacionados con el transporte de la mercanca III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades
Resultado
Procedimiento que involucra
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Versin: 02 Administracin financiera Desarrollo humano
Realizacin de la factura Atencin al cliente necesaria Orden en la papelera de la Firma y sello a la factura empresa Registro del movimiento en Garantizar que la libros mercanca de los clientes ser recogida a tiempo Revisar cumplidos Corroboracin de los Garantizar al cliente que el servicio ser prestado a cumplidos en planilla tiempo Planillar los vehculos Realizar manifiestos de carga va electrnica Asentar libro de contabilidad Facturar clientes Recepcin de llamadas Reportar novedades Hacer memorandos Ingresar manifiestos Verificar documentacin de la mercanca Archivar Recibir mercanca Registro de los formatos Atencin de quejas y reclamos Entrega de dotacin y carnet Devolucin de dotacin y carnet para contratitas y para empleados Cronograma de capacitaciones Registro de llamadas IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN Bachiller EXPERIENCIA Tres meses a un ao 2. Competencias HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal
NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO X X x x
UNICARGA LTDA.
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DHMN01
Versin: 02 x x X X NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x X X X X X X X
Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
NIVEL REQUERIDO Alto Medio Bajo Recados y mensajes Archivar y registrar no Dinero recibido por parte de los conductores
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Clientes PARA QUE Prestacin de servicios FRECUENCIA Alta
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Gerente Director Administrativo Coordinador Logstico PARA QUE Informe de novedades Recados y entrega de dineros Entrega de documentos guas FRECUENCIA Alta Alta Alta
UNICARGA LTDA.
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DHMN01
Versin: 02
VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS Alta Medio Medio Medio Bajo
CARGOS OPERATIVOS
DIRECTOR OPERATIVO
UNICARGA LTDA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS REA OPERATIVA AOFN01 PAGINA 31 Versin: 02
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo DIRECTOR OPERATIVO 2. rea OPERATIVA 3. Cargo al cual reporta Gerente 4. Cargo de las personas que le Conductores reportan Operador de servicio 5. Nmero de cargos con la misma 1 denominacin II. OBJETIVO Cumplir con la entrega oportuna de las mercancas a cada uno de los clientes segn los das pactados inicialmente. III. FUNCIONES DEL CARGO Procedimiento que Actividades Resultado involucra
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02
Anlisis de la mercanca que tiene que ser entregada Estudio de las rutas y su estado actual Diseo del horario de entrega de la mercanca Diseo de la ruta optima Entrega de horario y ruta optima a los conductores y ayudantes Estudio de la cantidad de mercanca y su manejo Anlisis de los vehculos disponibles Anlisis de la capacidad de los vehculos Estudio del manejo de la mercanca para su cargue y descargue Identificacin de cuellos de botella Estudio de puntos crticos Ubicacin de puntos de control de calidad Anlisis de seguridad de la empresa Estudio de puntos crticos de seguridad Implementacin de sistemas de seguridad Desarrollo de sistema de seguridad, tanto interno como perimetral Prestar el servicio de operacin logstica Conocer las caractersticas de la carga Cantidad de mercancas a transportar Disposicin de vehculos Asignacin de vehculos Prestacin de servicio Programacin de recogidas y distribucin de la carga Identificacin de los lugares de recogida
Diseo e implementacin de la Reexpedicin y ruta optima para el reparto de paqueteo mercancas Control y calidad Seleccin de los diferentes Desarrollo vehculos que realizaran las humano entregas Garantizar que los empleados a su cargo realicen bien su trabajo. Aumento en la calidad del servicio prestado Garantizar la seguridad en todos los procesos y procedimientos de la empresa Buena distribucin de mercancas al interior del vehiculo Ubicar en su respectivo lugar las mercancas que se van a almacenar Disminuir el tiempo en cargue y descargue de mercancas
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Versin: 02
Diseo del ruteo urbano para recoger la carga Designacin de vehculos para recoger la mercanca Comparar espacio de bodega disponible con el espacio necesario Conocer el rea y el volumen necesario para el almacenamiento Medir el rea y el volumen disponible dentro de la bodega Llegada de mercancas a la bodega Inventariado del material Observaciones del estado actual de la carga Diseo de la ubicacin Ubicacin de la carga en el espacio designado Analizar fallas y falencias dentro del sistema de comunicacin Comunicarse peridicamente con la carga Estudio del espacio necesario para el almacenamiento interno Macro ubicacin de las zonas de almacenamiento Ubicacin y demarcacin de la zona de bodega Utilizacin de la zona de almacenamiento interno Anlisis de utilizacin de espacios Estudio de la carga que se va a almacenar Implementacin de dispositivos que garanticen el buen estado de la carga Estudio de caractersticas de la mercanca Anlisis de ordenes de despacho Anlisis de tiempos de cargue y descargue Capacitacin de empleados Diseo de indicadores de mejoramiento
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DHMN01
Versin: 02
Nuevo anlisis de tiempos Jefe de seguridad y logstica. Realizar mensualmente revisin de seguridad interna. Inspeccin de camiones Mantenimiento preventivo Inspeccin de seguridad
IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN EXPERIENCIA
Diplomado en educacin media Tres meses a un ao
2. Competencias HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO x x x x x x x NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO x x BAJO X
BAJO
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02
Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
x x x x x x x x NIVEL REQUERIDO Medio Medio Medio No Facturacin y ordenes de entrega Mercancas de los clientes No
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Clientes PARA QUE Despachos y recogidas FRECUENCIA Alta
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Conductores Operador de servicio Gerente VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS Alta Alto Medio Medio Medio PARA QUE Designacin de tareas Designacin de tareas Informe de novedades FRECUENCIA Alta Alta Media
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Versin: 02
SUPERNUMERARIO OPERATIVO
UNICARGA LTDA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS REA OPERATIVA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo 2. rea 3. Cargo al cual reporta 4. Cargo de las personas que le reportan AOFN02 PAGINA 36 Versin: 02
5. Nmero de cargos con la misma denominacin II. OBJETIVO Apoyar en la documentacin de despachos de mercanca y manifiestos de carga y coordinar la salida de la mercancas III. FUNCIONES DEL CARGO Procedimiento que Actividades Resultado involucra Registras lo cumplidos Control de los Programacin de documentos vehculos Cumplir con los manifiestos Legalizacin de salidas de Facturacin Realizar los memorandos camiones proceso de Digitalizar remesas y facturas almacenamiento Archivar documentos Proceso de Control y Pegar comprobantes Calidad Recibos y despachos de mercanca Mensajera en general Formato de sistemas de gestin de calidad y seguridad - Contrato prestacin del servicio - Formato actualizacin de datos - Formato ausentismo laboral - Registro de proveedores - Inscripcin de cliente - Formato visita a clientes - Formato ingreso de personas a la empresa
SUPERNUMERARIO OPERATIVO OPERATIVA DIRECTOR OPERATIVO DIRECTOR ADIMINISTRATIVO Conductores Operador de servicio 1
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Versin: 02
Formato registro fotogrfico y dactilar Formato visita domiciliaria Formato acciones correctivas y preventivas
IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN EXPERIENCIA
Educacin media Tres meses a un ao
2. Competencias HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO X BAJO X X X X X X X NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO X
BAJO
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02
Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
X X X X X X X X X NIVEL REQUERIDO Bajo Medio Medio Si Facturacin y ordenes de entrega Mercancas de los clientes No
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Clientes PARA QUE Documentos FRECUENCIA Alta
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Conductores Servicliente Supernumeraria Administrativa VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA Alta Alto Medio Medio PARA QUE Informe de documentos Informe de documentos Informe de documentos s FRECUENCIA Alta Alta Alta
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02 Medio
RIESGOS
CONDUCTOR
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo Conductor 2. rea OPERATIVA 3. Cargo al cual reporta Director Operativo 4. Cargo de las personas que le reportan 0 5. Nmero de cargos con la misma denominacin II. OBJETIVO Recoger y entregar la mercanca encargada a los clientes dentro de los horarios previstos III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Recoger las mercancas de los clientes Repartir la carga en los diferentes lugares designados Entregas oportunas en los horarios establecidos. Amabilidad, eficiencia y cordialidad en la recoleccin y entrega de mercancas. Excelente presentacin personal, portar su uniforme y carnet de identificacin en un lugar visible. Arrume y desarrume de la mercanca transportada. Manejo de las remesas, carta portes y contra entregas. Devolucin correcta y oportuna de las remesas, carta portes y contra entregas, adjunto el manifiesto de la carga
Resultado Procedimiento que involucra Realizar la entrega de la Entrega oportuna de mercanca en optimas mercancas condiciones a los clientes
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Versin: 02
entregado. Conocimiento total del manejo de sustancias qumicas peligrosas del decreto 1609. Portar e instalar los rombos de seguridad para la mercanca que transporta bajo su responsabilidad Garantizar la seguridad de la mercanca durante su trayecto hasta el destino final. Debe realizar un chequeo de la mercanca. Debe reportar cualquier anomala. IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN Aos de educacin media EXPERIENCIA 3 meses 2. Competencias HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO X X x x x x x x
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo
NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x
UNICARGA LTDA.
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Versin: 02 x x x
Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
NIVEL REQUERIDO Bajo Alto Alto No Ordenes de entrega Mercanca transportada Contra entregas
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Operador de servicio Director operativo Servicliente VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS Alta Alta Medio Alta Alta PARA QUE Cargue y descargue Designacin de labores Entrega de dinero FRECUENCIA Alta Alta Baja
OPERADOR DE SERVICIO
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Versin: 02
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO 1. Denominacin del cargo OPERADOR DE SERVICIO 2. rea OPERATIVA 3. Cargo al cual reporta Director Operativo 4. Cargo de las personas que le reportan 0 5. Nmero de cargos con la misma denominacin 3 II. OBJETIVO Realizar el cargue y el descargue del vehiculo, colaborar con la seguridad de la mercanca dentro del vehiculo III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Resultado Procedimiento que involucra Cargue del vehiculo Optimizacin en tiempos Recoleccin de mercancas de cargue y descargue Descargue del vehiculo Acompaamiento al conductor Colaborar durante el viaje con la seguridad Manejo de las remesas, carta portes y contra entregas. Devolucin correcta y oportuna de las remesas, carta portes y contra entregas, adjunto el manifiesto de la carga entregado. Conocimiento total del manejo de sustancias qumicas peligrosas del decreto 1609. Portar e instalar los rombos de seguridad para la mercanca que transporta bajo su responsabilidad Garantizar la seguridad de la mercanca durante su trayecto hasta el destino final. IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. Conocimientos y experiencias EDUCACIN Aos de educacin media EXPERIENCIA Tres meses 2. Competencias
UNICARGA LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES
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Versin: 02 NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x x NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO x x x x x x x x x x
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin ESFUERZO MENTAL VISUAL FISICO V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO
NIVEL REQUERIDO Bajo Alto Alto No No Mercanca dentro del vehiculo No
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MANUAL DE FUNCIONES
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2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA CON QUIEN Conductor Jefe de Bodega VII. CONDICIONES DEL TRABAJO ILUMINACION RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS Alta Alta Medio Alta Alta PARA QUE Realizacin de labores Realizacin de labores FRECUENCIA Alta Alta
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PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
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CONTENIDO CONTENIDO ........................................................................................................... 1 JUSTIFICACIN Y BASES LEGALES .................................................................. 2 INFORMACIN GENERAL DE LA EMRESA........................................................ 2 ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA .................................................................... 4 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Y DEL PROCESO DE TRABAJO ................ 5 1. ESTRUCTURA BSICA PARA LA EJECUCIN DEL PROGRAMA: .......... 6 1.1. Poltica de Salud Ocupacional: .................................................................... 6 1.2. Recursos: ...................................................................................................... 6 1.3. Estructura Orgnica y Ubicacin de Salud Ocupacional: .......................... 6 1.4. Viga Ocupacional: ....................................................................................... 7 1.5. Asignacin de Responsabilidades:.............................................................. 7 2. PROCESO: ACTIVIDADES DEL PROGRAMA ............................................. 8 2.1. Diagnstico integral de las condiciones de trabajo y salud: ...................... 8 2.2. Planeacin: ................................................................................................... 9 2.3. Intervencin de las condiciones de trabajo y salud: ................................. 10 Subprograma de Higiene Ocupacional: ................................................ 10 Subprograma de Seguridad Industrial:.................................................. 11 PANORAMA FACTORES DE RIESGO Fecha mayo de 2009 ............. Error! Marcador no definido. Normas de Seguridad: ........................................................................... 13 Plan de Saneamiento: ............................................................................ 13 Plan de Evacuacin: ............................................................................... 13 Investigacin de accidentes de trabajo: ............................................... 14 Sistema de registro de accidentes e incidentes de trabajo: ................. 15 Visitas de inspeccin: ............................................................................. 15 Plan de Mantenimiento Preventivo: ....................................................... 15 Demarcacin y Sealizacin:................................................................. 16 Subprograma de Medicina Preventiva y de Trabajo:....................................... 16 Historias Ocupacionales: ....................................................................... 16 Sistemas de Vigilancia Epidemiolgica: ............................................... 17 Estudio de Puestos de Trabajo:............................................................. 17 Actividades de Recreacin y Deporte: .................................................. 17 Servicio de Primeros Auxilios: ............................................................... 17 Otras Actividades de Medicina Preventiva*: ......................................... 18 Subprograma de Capacitacin: ........................................................................ 18 Plan de induccin y entrenamiento: ...................................................... 18 Plan de Capacitacin Peridica: ............................................................ 18 2.4. Sistemas de Evaluacin de Resultados: ................................................... 19 Ausentismo Laboral: ............................................................................... 19
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JUSTIFICACIN Y BASES LEGALES De acuerdo con las polticas de salud ocupacional de la empresa UNICARGA LTDA, al considerar que el centro de nuestra organizacin es el hombre y como tal amerita la dedicacin de todos los esfuerzos posibles para su bienestar, entre ellos el desarrollo de actividades permanentes para preservar la salud, se hace evidente la necesidad de ejecutar un programa de salud ocupacional que tenga por finalidad brindar a los trabajadores informacin sobre la localizacin y evaluacin de los agentes de riesgo ocupacionales y sus posibles efectos nocivos, para adoptar las medidas preventivas y de control necesarias mediante actividades que mejoren las condiciones de trabajo y salud. El programa se sustenta en las disposiciones vigentes de legislacin colombiana, entre ellas las siguientes: Ley 9 de 1979, Resolucin 2400 de 1979, decreto 614 de 1984, Resolucin 2013 de 1986, Resolucin 1016 de 1989, Resolucin 6398 de 1991, Decreto 1295 de 1994.
INFORMACIN GENERAL DE LA EMRESA Razn social o Nombre del establecimiento: UNIN INDUSTRIAL COMERCIAL DE CARGA UNICARGA LTDA. NIT: 800.253.093-2 Tipo de Organizacin: SOCIEDAD LIMITADA. Representante Legal: WILLIAN GUZMN LPEZ Actividad Econmica Principal: TRANSPORTE DE MERCANCA Direccin Completa: Carrera 16 79-34 Bodega N 7 La Romelia. Telfonos: 3289999 - 3289998 - 3299997 FAX: 3285799 Municipio: DOSQUEBRADAS Departamento: RISARALDA Y
CENTROS DE TRABAJO: NOMBRE UNICARGA LTDA DIRECCIN Carrera 16 79-34 Bodega N 7 La Romelia ACTIVIDAD ECONMICA TRANSPORTE DE MERCANCA
RESEA HISTRICA: Somos UNICARGA LTDA, una empresa que naci en enero de 1995 y cuyos objetivos principales son la operacin logstica, almacenaje, reexpedicin, intermediacin de transporte, carga y distribucin para todo el eje cafetero, norte del valle y a nivel nacional con carga masiva utilizando una tecnologa de punta, sirviendo de apoyadores y operadores logsticos a otras empresas que no tienen sede en esta zona y a la vez siendo reexpedidores de las principales
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empresas a nivel nacional y adems prestando nuestro servicio a empresas e industrias de todo el eje cafetero, garantizando incluso entregas en menos de 12 horas. Estamos debidamente habilitados por el ministerio de transporte como empresa de transporte publico nacional y vigilados por la superintendencia de puertos y transporte. Pertenecemos a la asociacin BASC y estamos actualmente en proceso de certificacin. Somos una empresa debidamente constituida y aprobada legalmente en cmara de comercio, industria y comercio y DIAN. Pliza de carga, de almacenaje y multirriesgo, todas para la seguridad de la carga y la tranquilidad de los clientes. Tenemos una experiencia de 14 aos en el mercado de apoyo logstico a empresas de gran tamao y categora. Contamos con un personal especializado, debidamente capacitado y entrenado para el manejo de la carga; al igual que nuestra parte administrativa y de servicio al cliente. Contamos con vehculos propios y bajo administracin. Contamos con turno nocturno, para recibir mercancas en cualquier momento del da o de la noche, la planta fsica es propia, bodega amplia y segura ubicada estratgicamente. Contamos con un montacargas propio de 2 toneladas de capacidad, para el manejo de tambores, huacales, entre otros, adems de un circuito cerrado de televisin, con ocho cmaras y dos monitores con grabacin permanente. Nuestros puestos de trabajo estn sistematizados adecuadamente, con equipo propio, scanner e impresora adems de contar con conexin propia a Internet. Nuestra planta telefnica cuenta con cuatro lneas para la oportuna respuesta a las llamadas. Todo el personal esta capacitado en el decreto 1609 para el transporte de sustancias qumicas peligrosas, los vehculos cuentan con Kit. Para emergencias. Entre nuestros principales clientes se encuentran: BIG COLA. SUMATEC S.A. INTEGRANDO. UNICARGA LTDA. A la fecha no presenta sanciones ni investigaciones en su contra de ningn tipo, y presenta todos los papeles legales en regla, lo cual presenta mayor credibilidad y muestra una mejor imagen frente a los clientes.
MISIN Somos una empresa dedicada a la operacin e intermediacin logstica, a travs de los servicios de transporte de mercancas puerta a puerta en el eje cafetero y norte del valle, reexpedicin, manejo de carga masiva a diferentes zonas del pas, contamos con amplia y segura zona de almacenaje, tenemos a disposicin diferentes modelos de vehculos aptos para el transporte de
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mercancas, nuestro objetivo es la satisfaccin total del cliente basados siempre en las normas del buen trato, calidad en el servicio y confianza de entrega en los horarios pactados, garantizando un servicio gil, seguro y efectivo.
VISIN Ser la mejor empresa de transporte de la zona, caracterizada como empresa modelo en seguridad y organizacin, ofreciendo siempre un mejor servicio, diferenciado en la mejora continua.
VALORES VALORES HUMANOS: Contamos con personal calificado para realizar las actividades para las cuales fueron contratados, con gran calidad humana, honestos, respetuosos y cumplidores de sus deberes. VALORES FSICOS: la empresa cuenta con 8 vehculos propios de las siguientes caractersticas: camionetas furgonadas y de carrocera para el desarrollo de las actividades propias de la empresa como el transporte de mercanca. Equipo de oficina: cada trabajador del rea administrativa cuenta con su equipo de cmputo para desarrollar su trabajo oportunamente con eficiencia y rapidez, as mismo en nuestra bodega contamos con el servicio de montacargas, porta estibas, carretas y dems implementos para el buen desarrollo y desempeo de las labores de nuestro personal. En cuanto a instalaciones la empresa esta ubicada en una zona industrial con una bodega de 700 m2, totalmente terminada con excelentes servicios (Energa, agua y telfono).
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA FORMAS DE CONTRATACIN: Indefinido Temporal (3 meses, 6 meses, 1 ao)
PRESTACIONES, BENEFICIOS ECONMICOS Y SOCIALES PARA LOS TRABAJADORES: Todos los de Ley, Fondo de Ahorro Individual, Viticos. HORARIOS DE TRABAJO, HORAS SEMANALES, HORAS EXTRAS: Oficina de lunes a viernes de 8am a 12m y de 2pm a 6pm, sbados de 8am a 1pm, Conductores de lunes a viernes de 7am a 12m y de 2pm a 6pm, sbados de 8am a 1pm.
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DISTRIBUCIN DEL PERSONAL: 4 Administrativos (Gerente, Asistente Administrativo, Coordinador Logstico, Secretaria - Servicio al Cliente) 4 Operativos (Jefe de bodega, Conductores, Ayudantes) Horario Lunes a Viernes 8am - 12m, 2pm - 6pm Sbados 8am - 1pm Hombres Mujeres Total Temporales
Centro De Trabajo Principal Cra. 16 79-34 Bodega 7 La Romelia Dosquebradas
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DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Y DEL PROCESO DE TRABAJO El principal proceso productivo de la empresa se desarrolla en los siguientes pasos. PROCESO PRINCIPAL Transporte de Mercanca (Paqueteo, Re expedicin, Carga Masiva, Operacin Logstica) REAS Y SECCIONES Administrativa (Gerencia, Asistencia Administrativa, Operador Logstico, Servicio al Cliente) Operativa (Jefe de Bodega, Conductores, Ayudantes) PROCEDIMIENTOS Facturacin, atencin al cliente, manejo de capital, direccionamiento. Envo de mercanca, transporte, cargue y descargue
_______________________ WILLIAN GUZMN LPEZ Representante Legal
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Versin: 02 PARA LA
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1. ESTRUCTURA PROGRAMA:
BSICA
EJECUCIN
1.1. Poltica de Salud Ocupacional: Velar por la vida y salud de todos los trabajadores as como conservar en ptimas condiciones las instalaciones, equipos y materiales, para obtener una mayor productividad con un esfuerzo razonable, es una obligacin de todo el personal que labora en la empresa, adquirida en el momento en que se entra a formar parte del equipo de la misma. Las normas de seguridad son una orientacin clara y precisa para que cada uno de los empleados, contratistas y operarios cumplan las actividades asignadas con el mnimo riesgo para su salud y su vida. En concordancia con lo anterior la gerencia manifiesta su decisin de apoyar permanentemente todas las actividades de previsin y prevencin de riesgos dentro del Programa de Salud Ocupacional, para lo cual se asignar los recursos necesarios.
1.2. Recursos: Humanos: Viga Ocupacional. Fsicos: sala de juntas (Gerencia) y de capacitacin, materiales de oficina. Financieros: la empresa estudiar las necesidades en salud ocupacional y las apoyar teniendo en cuenta el anlisis de stas. Tecnolgicos: se cuenta con el apoyo de la Administradora de Riesgos Proteccin Laboral Seguro en la realizacin de m ediciones ambientales y biolgicas.
1.3. Estructura Orgnica y Ubicacin de Salud Ocupacional: Salud Ocupacional se encuentra ubicada en el organigrama de la empresa, dependiendo exclusivamente del rea administrativa.
GERENCIA
AREA OPERATIVA INVENTARIOS AREA DE CARGUE Y DESCARGUE MANTENIMIENTO Y REPARACION DE VEHICULOS ALMACENAMIENTO Y BODEGA CONTABILIDAD
AREA ADMINISTRATIVA ADMINISTRACION DE PERSONAL AREA COMERCIAL AREA FINANCIERA SERVICIO AL CLIENTE SALUD OCUPACIONAL
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1.4. Viga Ocupacional: La direccin de la empresa se compromete a mantener vigente el Comit Paritario de Salud Ocupacional de acuerdo en lo estipulado en la resolucin 2013 de 1986 y el decreto 1295 de 1994. Especficamente para la empresa est conformado as: Representantes: Principal: Francia Lorena Arias Hernndez Suplente: Jorge Wilson Guzmn Lpez
c.c. 42.130.259 c.c. 18.614.110
La vigencia es de 2 aos contados a partir del 05 del mes de Junio del ao 2009
1.5. Asignacin de Responsabilidades: Representante Legal: 1. Asumir la seguridad como una de las necesidades bsicas. 2. Participar en el desarrollo del programa segn lo recomienda el rea coordinadora. 3. Autorizar los presupuestos y gastos para lograr los objetivos del programa de salud ocupacional. 4. Aprobar las disposiciones de seguridad que se formulen.
Trabajadores: 1. Observar las normas y reglamentos de salud ocupacional. 2. Adoptar procedimientos seguros para su proteccin, la de sus compaeros y de la empresa en general. 3. Informar toda condicin peligrosa o prcticas inseguras y hacer sugerencias para prevenir o controlar riesgos. 4. tomar parte activa en las actividades del Viga Ocupacional, grupos facilitadores, comisiones y programas de inspeccin que se asignen.
Viga Ocupacional: 1. Proponer actividades de salud ocupacional dirigidas a trabajadores y directivos, participando activamente en ellas. 2. Vigilar el desarrollo de las actividades que debe realizar la empresa en materia del mejoramiento de las condiciones de trabajo y salud, de acuerdo con las normas vigentes y con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
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3. Visitar peridicamente los sitios de trabajo e inspeccionar ambientes, mquinas, aparatos, equipos y las operaciones realizadas por el personal en cada rea o seccin e informar al empleador sobre la existencia de de factores de riesgo y sugerir medidas correctivas y de control. 4. Servir como organismo coordinador entre el empleador y los trabajadores en la solucin de problemas relativos a salud ocupacional. 5. Colaborar en el anlisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer al empleador medidas correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia. 6. Reunirse por lo menos una vez al mes o en forma extraordinaria e caso de accidente grave o riesgo inminente, mantener un archivo de las actas de cada reunin y de las actividades que se desarrollen.
2. PROCESO: ACTIVIDADES DEL PROGRAMA 2.1. Diagnstico integral de las condiciones de trabajo y salud: Se realizar peridicamente a partir de los auto-reportes de condiciones de trabajo y salud adems de los estudios especficos realizados en la Empresa, tales como Panoramas de Factores de Riesgo y Exmenes mdicos y para clnicos a los trabajadores. Diagnstico de las condiciones de trabajo: Se ha hecho mediante la elaboracin del panorama de factores de riesgo, con base en l se han identificado los principales riesgos, cuya vigilancia y correccin sern objeto del presente programa. Ver Anexo 1. (Panorama de Factores de Riesgo) Perfil Sociodemogrfico: Se identificar a partir de la aplicacin de una encuesta al total de la poblacin trabajadora, que incluye: Anlisis Demogrfico: Edad, sexo, estado civil. Anlisis Sociodemogrfico: Escolaridad, procedencia, composicin familiar, vivienda, ingresos. Cultural: Aficiones, uso del tiempo libre. Perfil Morbi - Mortalidad: Comprende el anlisis del comportamiento de la morbi - mortalidad por causa comn y profesional, el ausentismo laboral; para cada uno de ellos se deben identificar las cinco primeras causas. En nuestra empresa el diagnostico es el siguiente:
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Morbi - mortalidad origen comn
Morbi - mortalidad de origen profesional
Ausentismo laboral Enfermedades comunes
Definicin de prioridades de intervencin: Es la jerarquizacin de las necesidades de intervencin a partir del anlisis integral de las condiciones de trabajo y salud, permite orientar la planeacin, ejecucin y evaluacin de las actividades. Para la empresa son: Capacitar a todo el personal en: Higiene Postural (Cronograma ARP) Manejo del estrs. Seguridad vial y manejo defensivo Sealizacin de reas. Elaboracin del plan de emergencias. Capacitacin en planes de emergencia. Capacitacin en normas en salud ocupacional
2.2. Planeacin: OBJETIVO GENERAL: Establecer el programa de salud ocupacional en la empresa, desarrollando actividades que intervengan las condiciones de trabajo y salud, por medio de acciones multi disciplinarias y participativas, con el fin de preservar la salud de los trabajadores evitando o minimizando a corto, mediano o largo plazo cualquier tipo de dao fsico, sicolgico o social, lo cual necesariamente llevar a elevar la calidad de vida.
OBJETIVOS ESPECFICOS: Identificar, clasificar y evaluar los factores de riesgo ocupacionales que se presentan en el desarrollo de las actividades realizadas en las diferentes reas, secciones o procesos de la empresa. Aplicar las actividades para mejorar las condiciones de trabajo y salud de los trabajadores de la empresa transportadora UNICARGA LTDA. Establecer programas de vigilancia epidemiolgica para los trabajadores expuestos a determinados factores de riesgo con el fin de evitar enfermedades ocupacionales. Definir los sistemas de informacin necesarios para el registro de actividades.
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Apoyar las actividades y programas dirigidos a mejorar la calidad de vida de los trabajadores.
METAS : Corto Plazo Mediano Plazo Metas a Corto Plazo Ampliacin oficinas Restructuracin bodega (0 - 6 meses) (6 - 12 meses) Metas a Mediano Plazo
CRONOGRAMA: En la empresa se realizar anualmente y contempla los siguientes aspectos: Fecha programada Anual Anual Semestral Actividad Audiometra Visiometras Simulacros Responsable Salud total Coomeva Lorena Arias Fecha de ejecucin Enero 2010 Enero 2010 Septiembre 2009 Observaciones
2.3. Intervencin de las condiciones de trabajo y salud: Subprograma de Higiene Ocupacional: La higiene del trabajo se define como el conjunto de acciones orientadas a la prevencin de Enfermedades Profesionales. Es una ciencia dedicada al reconocimiento, evaluacin y control de aquellos factores ambientales presentes en el lugar de trabajo y que pueden generar enfermedad. En la empresa se desarrollar el subprograma teniendo en cuenta los siguientes aspectos: a. Reconocimiento de los factores de riesgo (productos, procesos e instalaciones) presentes en el ambiente laboral. b. Evaluacin de los riesgos existentes y su comparacin con estndares mximos o promedios permisibles, para ello se aplicaran tcnicas de muestreo o medicin directa. c. Establecimiento de mtodos de control: de acuerdo con los datos obtenidos en las fases anteriores se establecern medidas correctivas segn sea el caso, sustitucin de productos y procesos, medidas de ingeniera, reduccin del tiempo de exposicin, utilizacin de elementos de proteccin personal. d. Programa de capacitacin al personal expuesto.
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Se solicitarn Tarjetas de Emergencia de las sustancias qumicas a transportar: 1. Pinturas 2. Varsol 3. Qumicos Subprograma de Seguridad Industrial: El principal objetivo es prevenir accidentes de trabajo mediante el establecimiento de mecanismos de control, aplicacin de normas de seguridad, dotacin de elementos de proteccin personal, vigilancia permanente de riesgos a partir de visitas de inspeccin. Es compromiso de la gerencia y de los niveles directivos facilitar la realizacin de estos, as como promover la participacin activa de los trabajadores en el reconocimiento de las condiciones inseguras para el establecimiento de medidas de control. Elementos de Proteccin Personal: la gerencia suministrara los elementos de proteccin personal necesarios para los riesgos prioritarios en los puestos de trabajo. Dicho suministro debe contemplar adems del costo la facilidad de uso y mantenimiento, la duracin, el grado de proteccin que ofrece; ste programa exige capacitacin y verificacin de uso. Los elementos de proteccin personal necesarios en la empresa UNICARGA LTDA son: PANORAMA DE RIEGOS Formato DHFO05
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PROGRAMA DE SALUD Versin: 02 OCUPACIONAL
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REA O SECCIN Bodega
OFICIO Ayudantes
ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL Caretas, guantes, delantal, gafas, botas con platina.
Normas de Seguridad: El anlisis de las condiciones peligrosas y de los actos inseguros nos permite establecer normas de seguridad que reduzcan la ocurrencia de accidentes de trabajo. La empresa cuenta con un manual de seguridad donde se especifican las indicaciones para realizar la labor. El manual de seguridad debe ser revisado por la persona encargada del programa de salud ocupacional y entregado a cada uno de los empleados en el momento de la induccin.
Plan de Saneamiento: Se refiere al mejoramiento de las condiciones higinicas de la empresa en relacin con las instalaciones locativas, manejo de desechos y aguas residuales. El saneamiento bsico incluye la distribucin de zonas adecuadas para las diferentes actividades, los pisos, paredes estn en buenas condiciones de mantenimiento y aseo, los desperdicios y basuras se recolectan en recipientes de acuerdo con el tipo de material para facilitar el reciclaje, estos permanecen tapados y con bolsa plstica. La empresa cuenta con 3 Sanitarios, dotadas con los elementos necesarios y en buenas condiciones de aseo, 3 Lavamanos, 2 Duchas. Existe suministro de agua potable para el consumo humano. Los vestieres estn separados por sexo y los casilleros son individuales. El control de plagas y roedores se realiza cada 12 meses. Se controla adems la emisin ambiental de humos, gases y otros productos nocivos.
Plan de Evacuacin: El plan de evacuacin en caso de emergencias se inicia con un anlisis de las posibles amenazas, con el fin de definir procedimientos para cada riesgo y de esta manera minimizar las consecuencias. En la empresa los principales eventos que pueden ocasionar una emergencia son: Ataque externo Explosin (vehculos) Incendio Catstrofes naturales (terremoto, inundacin)
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La empresa cuenta con un plan de evacuacin en caso de emergencias y capacita al personal de acuerdo al nmero de trabajadores, riesgos prioritarios y promueve la conformacin de brigadas segn las necesidades detectadas. Este plan tiene en cuenta los siguientes aspectos: Anlisis de vulnerabilidad: Se basa en un inventario de recursos fsicos, tcnicos y humanos con el objeto de poder determinar los posibles efectos y elaborar una estrategia para responder ante una amenaza. Procedimientos de emergencia: Antes, durante y despus de la emergencia. Conformacin y Entrenamiento de Brigadas: Las brigadas que se conforman en la empresa son: Primeros Auxilios, Extincin de Incendios y Manejo de Sustancias Qumicas Peligrosas Decreto 1609. Inventario de equipos contra Incendio: 15 Extintores, 6 estn ubicados cerca de las fuentes potenciales de riesgo de incendio y explosin, libres de obstculos de fcil acceso a una altura aproximada de 1,5 metros de la base del piso, debidamente sealizados. El seguimiento en cuanto a la conservacin y funcionamiento est a cargo de la empresa. Realizacin de Simulacros: Se elabora un cronograma para la realizacin de estos. Capacitacin al personal sobre su comportamiento para enfrentar una emergencia: Uso de los equipos contra incendio, rutas de evacuacin, sistemas de alarma, participacin de simulacros.
Investigacin de accidentes de trabajo:
La investigacin de accidentes de trabajo es una tcnica utilizada para el anlisis profundo de los mismos, con el fin de identificar los factores que ocasionaron el suceso y promover la toma de medidas preventivas tendientes a evitar su repeticin. Los factores causales de accidentes pueden ser tcnicos, humanos u organizacionales. En la empresa es obligatorio reportar e investigar todos los accidentes de trabajo; la prioridad de investigacin estar orientada a la prevencin. Se debe tener en cuenta aquellos accidentes que generan incapacidad y aquellos que son repetitivos.
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El Viga Ocupacional participa en la investigacin de ellos, promueve y vigila que se registren y notifiquen Se utiliza una metodologa que permite realizar una anlisis integral de las causas directas e indirectas, contiene: Datos de la empresa Datos del trabajador Datos sobre el accidente Descripcin del accidente Anlisis de causas Codificacin de elementos y factores relacionados con el accidente. Das perdidos. Recomendaciones y medidas de control Los incidentes de trabajo se registran, notifican e investigan. Sistema de registro de accidentes e incidentes de trabajo: La empresa lleva un formato donde se registra todo accidente e incidente de trabajo, con el fin de tener un control del nmero de trabajadores comprometidos, causas, consecuencias, medidas preventivas y correctivas. Ver anexo 2
Visitas de inspeccin: Sern desarrolladas por el Viga de Salud Ocupacional en coordinacin con los trabajadores del rea visitada con acompaamiento de la ARP quienes conjuntamente realizaremos las acciones para el mejoramiento de las condiciones de trabajo mediante inspecciones de Higiene y Seguridad. El propsito de estas visitas ser verificar la adopcin y la prctica de hbitos seguros en el trabajo, adems de proponer medidas correctivas. Para que se mejoren las condiciones de trabajo se requiere la participacin de todos los trabajadores en el diseo de sus normas de seguridad y en el diseo de las listas de chequeo que han de ser revisadas durante las visitas de inspeccin.
Plan de Mantenimiento Preventivo: El mantenimiento incluir, adems del ptimo funcionamiento del equipo, la instalacin y supervisin del buen funcionamiento de guardas y elementos de seguridad. Nuestra empresa cuenta con un software diseado especialmente para controlar y supervisar los mantenimientos realizados a las siguientes mquinas, equipos y herramientas: 1. Vehculos 2. Computadores 3. Montacargas
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4. Mquina de escribir 5. Fotocopiadora Demarcacin y Sealizacin: En la empresa se verificar permanentemente la correcta sealizacin y demarcacin de: reas de Trabajo Circulacin de Materiales Conduccin de Fluidos Almacenamiento Vas de evacuacin Equipos de Control de Incendios
Subprograma de Medicina Preventiva y de Trabajo: Comprende el conjunto de actividades encaminadas a la promocin de la salud de los trabajadores y proteccin de los mismos frente a los factores de riesgo, de tal forma que se mantengan o se ubiquen en un puesto de trabajo acorde a sus capacidades psicofisiolgicas.
Historias Ocupacionales: Son los documentos que registran de manera sistemtica y organizada las condiciones de salud de cada trabajador. Se inicia con el examen de pre-empleo, se le agregan todos los exmenes peridicos, registro de vacunacin, registro de asistencia a capacitacin, incapacidades, reporte de accidentes de trabajo, entrega y utilizacin de los elementos de proteccin personal. Termina con el examen de egreso al retirarse el trabajador de la empresa, la historia ocupacional se conserva en un archivo, el cual tiene acceso nicamente el personal de salud ocupacional y sometida a las normas vigentes de reserva profesional y tica medica. Exmenes de Ingreso: Analiza el estado de salud del trabajador en el momento de ingreso, con el fin de orientar su ubicacin frente a los factores de riesgo existentes en el puesto de trabajo. Exmenes Peridicos: De acuerdo con los factores de riesgo existentes en los puestos de trabajo, se requieren los siguientes exmenes peridicos con el fin de vigilar el estado de salud de los trabajadores para establecer las medidas preventivas necesarias. De acuerdo con lo anterior, los siguientes son los exmenes mdicos a practicar a los trabajadores de la empresa.
CARGO - OFICIO
EXMEN REQUERIDO
PERIODICIDAD
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Exmenes de Egreso: Dentro de los cinco das siguientes al retiro del trabajador, cualquiera que sea la causa del mismo, se le practicar un examen de egreso similar al de ingreso, con nfasis en los sistemas orgnicos susceptibles de dao por los factores de riesgo a los que estuvo expuesto y en las lesiones que pudiese haber sufrido por accidentes de trabajo. Sistemas de Vigilancia Epidemiolgica: Son programas que evalan de manera integral todos los aspectos referentes al factor de riesgo desde su generacin hasta sus efectos en la salud, haciendo nfasis en los mtodos de control y evitar accidentes de trabajo, enfermedades profesionales. De acuerdo con los factores de riesgo existentes en la empresa se adoptaran los siguientes: 1. Conservacin Visual. 2. Riesgo Cardiovascular. 3. Conservacin Auditiva (Conductores)
Estudio de Puestos de Trabajo: Exige consideraciones relativas de higiene, seguridad y medicina, teniendo por objeto la adaptacin o la ubicacin del trabajador al puesto de trabajo. Se realizar cuando se perciba una dificultad del trabajador para desarrollar su labor o cuando se presenten problemas de salud.
Actividades de Recreacin y Deporte: La empresa promover la integracin de los trabajadores en programas recreativos de las cajas de compensacin familiar, con el criterio de fomentar el esparcimiento y el desarrollo de las habilidades del trabajador de tal forma que se logre un crecimiento individual paralelo a su crecimiento en experiencia laboral.
Servicio de Primeros Auxilios: La empresa organizara un servicio bsico de primeros auxilios para lo cual facilitar la capacitacin de brigadistas, dotar los botiquines y los ubicar en un rea de fcil acceso para todo el personal.
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Otras Actividades de Medicina Preventiva*: Se disearn programas con actividades de seguimiento mdico y capacitacin para la prevencin de las siguientes enfermedades generales de alta prevalencia en la comunidad: TEMAS DE CAPACITACIN EXMENES
ENFERMEDADES
Subprograma de Capacitacin: Debe hacerse de manera sistemtica permanente a todos los niveles de la empresa, de acuerdo a las necesidades, incluir temas de inters general y fomentos de estilos de vida y trabajo saludables adems de los necesarios segn los sistemas de vigilancia epidemiolgica desarrollados en la empresa. Plan de induccin y entrenamiento: La empresa desarrollara este plan dirigido al personal que ingresa por primera vez a un puesto de trabajo o que experimenta una tecnologa nueva cuyos contenidos sern de los aspectos generales del proceso, la identificacin de factores de riesgo, medidas de prevencin y control. Esta actividad debe estar a cargo del Jefe de Personal o quien haga sus funciones y en compaa del Viga. Las normas de seguridad que el trabajador ha de poner en practica se le entregarn por escrito; ste proceso de induccin debe extenderse por varios das con el fin de supervisar el cumplimiento de stas y establecer correctivos en el entrenamiento para el correcto desarrollo de la tarea. Plan de Capacitacin Peridica: La empresa desarrollar un plan de capacitacin peridica que incluya temas de autocuidado de la salud, revisin de procedimientos tcnicos en los procesos incluida la seguridad de los mismos, divulgacin de los resultados de sistemas de vigilancia epidemiolgica, investigacin de accidentes de trabajo, visitas de inspeccin e ndices de ausentismo y accidentalidad. Los contenidos mnimos por puesto de trabajo son: SECCIN - OFICIO TEMA Trabajo en Equipo Manejo de Extintores Vacunacin Ttano Implementacin y sealizacin RESPONSABLE Viga Ocupacional y empleados Extintores Almar ARP Seguro Social Viga Ocupacional y empleados
TODAS LAS REAS
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2.4. Sistemas de Evaluacin de Resultados: Ausentismo Laboral: Con el fin de establecer posibles relaciones de causalidad entre el puesto de trabajo y las enfermedades del trabajador, la empresa registrar sistemticamente las incapacidades por enfermedad comn, por accidente de trabajo y por enfermedad profesional. La clasificacin de las incapacidades y su consolidacin permitirn establecer medidas preventivas, adems del seguimiento del ausentismo mediante el clculo de los ndices de evaluacin. El ausentismo de causa no mdica tambin ser evaluado, teniendo en cuenta que puede ser una manifestacin de insatisfaccin laboral. El formato que se utilizara es el siguiente. Ver Anexo 3
ndice de Prevalencia: Indica la proporcin de trabajadores que se ausentan al menos una vez en el periodo.
IP= Numero de trabajadores que se ausentaron x 100 Numero de trabajadores vinculados en el periodo ndice de Frecuencia: Representa el numero de episodios de ausencia por trabajador.
IF= Numero de episodios de ausencia_______________ Promedio diario de personas vinculadas en el periodo ndice de Duracin: Indica el promedio de das de ausencia por episodio.
ID= Numero de das de ausencia_____ Numero de episodios de ausencia Porcentaje de Tiempo Perdido: Representa la proporcin de tiempo no trabajado respecto al tiempo contratado.
PTP= Numero de das de ausencia x 100____ Total de das contratados en el periodo Accidentalidad : los indicadores de accidentalidad (tambin aplicables para enfermedades profesionales) son: ndice de Frecuencia: Representa el nmero de eventos en relacin con las horas trabajadas.
IF= Numero de accidentes de trabajo x 220000____ Total de horas - hombre trabajadas en el periodo
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ndice de Severidad: Estima la magnitud de las lesiones sufridas en relacin con las horas trabajadas.
IS= (Das incapacidad + das cargados ANSI) x 220000 Total horas - hombre trabajadas en el periodo ndice de lesiones incapacitantes (ILI): Estima la magnitud de la accidentalidad al conjugar la frecuencia de eventos con la severidad de las lesiones.
ILI= ndice de frecuencia x ndice de severidad 1000
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Registros y Evaluacin de Eventos y Ausentismo

Instructivo para el reporte mensual de accidentalidad o enfermedades profesionales: Debe diligenciarse un formato para AT o incidentes y otro para EP por mes En las columnas AT o EP, e incidente, sealar con una X segn corresponda En los das cargados ANSI, escribir el nmero que corresponda a la lesin, conforme a la tabla adjunta. Los indicadores se calculan con base en los totales de las columnas como se explica a continuacin. Instructivo para el reporte mensual de Ausentismo: Debe diligenciar un formato por mes Si la empresa tiene varias secciones, es conveniente un formato para cada seccin. En la columna EPISODIO NUEVO sealar con una X cuando se trate de una ausencia nueva, es decir, que no sea una prrroga de otra interrupcin. En las columnas EC (Enfermedad Comn), EP (Enfermedad Profesional), AT (Accidentes de Trabajo), Otras causas, registrar el nmero de das de ausencia por dichos motivos. En la columna CODIGO DIAGNOSTICO, registrar el cdigo del diagnostico medico cuando se trate de enfermedad comn, enfermedad profesional o accidente de trabajo. Ese cdigo se encuentra en los certificados de incapacidad. En la columna CUALES CAUSAS registre la causa bsica correspondiente a OTRAS CAUSAS as: permiso personal, capacitacin, licencia de maternidad, permiso sindical, sanciones, ausencias injustificadas, licencias no remunerada. Los indicadores se calculan con base en los totales de las columnas como se explica mas adelante. Los das cargados ANSI se presentan en la siguiente tabla. Otro procedimiento es aplicar a 6000 el % de perdida de capacidad laboral.
DAS CARGADOS ANSI POR MUERTE MANO PULGAR INDICE Amputacin a nivel de la falange distal 300 100 Amputacin a nivel de la falange media 200 Amputacin a nivel de la falange proximal 600 400 Amputacin a nivel del metacarpo 900 600 Amputacin a nivel de la mueca PIE Amputacin a nivel de la falange distal Amputacin a nivel de la falange media Amputacin a nivel de la falange proximal Amputacin a nivel del metatarso Amputacin a nivel del tobillo BRAZO Y ANTEBRAZO Amputacin arriba del codo hasta el hombro Amputacin arriba de la mueca hasta el codo MUSLO Y PIERNA Amputacin arriba de la rodilla Amputacin arriba del tobillo hasta la rodilla PERDIDA DE FUNCION OJOS OIDOS HERNIA NO CURADA Primer artejo 150 300 600
6000 MEDIO ANULAR MEIQUE 75 60 50 150 120 100 300 240 200 500 450 400 3000 Cualquiera de los otros artejos 35 75 150 350 2400 4500 3600 4500 3000
UNILATERAL 1800 690 50
BILATERAL 6000 3000
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Instructivo para los ndices de accidentalidad, enfermedades profesionales y ausentismo: Se calculan con base en los totales de los registros mensuales. En las siguientes plantillas coloque los datos que corresponden segn la letra indicada. En los das cargado ANSI, escribir el numero que corresponda a la lesin, conforme a la tabla. NDICES DE ACCIDENTALIDAD Totales mes: No Trabajadores(F) Das trabajados (G) Horas trabajadas (H) (Promedio diario) IF= Frecuencia= N de Eventos X 220000 = (A) X 220000 N horas hombre trabajadas (H)
IS= Severidad= (N de das perdidos + N de das cargados ANSI) X 220000 N horas hombre trabajadas ILI= Lesiones Incapacitantes= (ndice de frecuencia) X (ndice de severidad) = ((C)+(D))X220000 (H) (IF) X (IS)
1000
1000
Notas: 1. Para incidentes puede calcularse un IF En tal caso se sustituye en la formula (A) por (B) 2. Se debe vigilar que los das cargados y los das de incapacidad sean registrados en el mismo formato del mes en el que ocurri el accidente de trabajo, as sean otorgados en un mes posterior. En tal caso deben volver a calcularse los ndices de ese mes. NDICES DE AUSENTISMO Totales mes: No Trabajadores al principio del periodo + trabajadores que ingresaron (O) N Trabajadores promedio diario (F) Das contados (P) Horas trabajadas (H) IP= Prevalencia = N de personas que se ausentaron X 100 = (I) X 100 N trabajadores en el periodo (O)
IF= Frecuencia = (N de episodios de ausencia X 100 N promedio diario de trabajadores en el periodo ID= Duracin = N de das de ausencia N de episodios de ausencia = = (J) X 100 (F)
( (K) + (L) + (M) + (N)) (J) ( (K) + (L) + (M) + (N)) X 100 (P)
PTP= % tiempo perdido= N de das de ausencia X 100 = Total das hombre contratados en el periodo
Notas: Para calcular ndices especficos por causa, deben seleccionarse solamente los episodios que corresponden a la causa evaluada. Igualmente se pueden calcular por cada una de las causas mdicas. Con el total de das perdidos por cada causa X el salario diario se puede calcular el costo de los mismos.
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
DOSQUEBRADAS 2010
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO CONTENIDO CAPTULO I.................................................................................................................................. 3 CAPTULO II................................................................................................................................. 3 Condiciones de admisin .............................................................................................................. 3 CAPTULO III................................................................................................................................ 4 Trabajadores accidentales o transitorios ....................................................................................... 4 CAPTULO IV ............................................................................................................................... 4 Horario de trabajo ......................................................................................................................... 4 CAPTULO V ................................................................................................................................ 5 Las horas extras y trabajo nocturno .............................................................................................. 5 CAPTULO VI ............................................................................................................................... 6 Das de descanso legalmente obligatorios .................................................................................... 6 CAPTULO VII .............................................................................................................................. 9 Salario mnimo, convencional, lugar, das, horas de pagos y perodos que lo regulan .................. 9 CAPTULO VIII ........................................................................................................................... 10 Servicio mdico, medidas de seguridad, riesgos profesionales, primeros auxilios en caso de accidentes de trabajo, normas sobre labores en orden a la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo ............................................................................................................... 10 CAPTULO IX ............................................................................................................................. 11 Prescripciones de orden ............................................................................................................. 11 CAPTULO X .............................................................................................................................. 12 Orden jerrquico ......................................................................................................................... 12 CAPTULO XI ............................................................................................................................. 12 Labores prohibidas para mujeres y menores .............................................................................. 12 CAPTULO XII ............................................................................................................................ 14 Obligaciones especiales para la empresa y los trabajadores ...................................................... 14 CAPTULO XIII ........................................................................................................................... 16 Escala de faltas y sanciones disciplinarias .................................................................................. 16 CAPTULO XIV ........................................................................................................................... 17 Reclamos: personas ante quienes deben presentarse y su tramitacin ...................................... 17 CAPTULO XV ............................................................................................................................ 18 Publicaciones ............................................................................................................................. 18 CAPTULO XVI ........................................................................................................................... 18 Vigencia ...................................................................................................................................... 18 CAPTULO XVII .......................................................................................................................... 18 Disposiciones finales .................................................................................................................. 18 CAPTULO XVIII ......................................................................................................................... 18 Clusulas ineficaces ................................................................................................................... 18 CAPTULO XIX ........................................................................................................................... 18 Mecanismos de prevencin del abuso laboral y procedimiento interno de solucin .................... 18
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CAPTULO I ART. 1El presente reglamento interno de trabajo prescrito por la empresa UNICARGA LTDA domiciliada Cra 16 79-34 bodega 7 en La Romelia, de la ciudad de Dosquebradas y a sus disposiciones quedan sometidas tanto la empresa como todos sus trabajadores. Este reglamento hace parte de los contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren con todos los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, que sin embargo slo pueden ser favorables al trabajador. CAPTULO II Condiciones de admisin ART. 2Quien aspire a desempear un cargo en la empresa UNICARGA LTDA debe hacer la solicitud por escrito para su registro como aspirante y acompaar los siguientes documentos: a) Cdula de ciudadana o tarjeta de identidad segn sea el caso. b) Autorizacin escrita del Ministerio de la Proteccin Social o en su defecto la primera autoridad local, a solicitud de los padres y, a falta de estos, el defensor de familia, cuando el aspirante sea menor de dieciocho (18) aos. c) Certificado del ltimo empleador con quien haya trabajado en que conste el tiempo de servicio, la ndole de la labor ejecutada y el salario devengado. d) Certificado de personas honorables sobre su conducta y capacidad y en su caso del plantel de educacin donde hubiere estudiado. PAR.El empleador podr establecer en el reglamento, adems de los documentos mencionados, todos aquellos que considere necesarios para admitir o no admitir al aspirante sin embargo, tales exigencias no deben incluir documentos, certificaciones o datos prohibidos expresamente por las normas jurdicas para tal efecto as, es prohibida la exigencia de la inclusin en formatos o cartas de solicitud de empleo datos acerca del estado civil de las personas, nmero de hijos que tenga, la religin que profesan o el partido poltico al cual pertenezca (L. 13/72, art. 1); lo mismo que la exigencia de la prueba de gravidez para las mujeres, solo que se trate de actividades catalogadas como de alto riesgo (art. 43, C.N., arts. 1 y 2, Convenio N 111 de la OIT, Res. 3941/94 del Mintrabajo), el examen de sida (D.R. 559/91, art. 22), ni la libreta militar (D. 2150/95, art. 111). Perodo de prueba ART. 3La empresa una vez admitido el aspirante podr estipular con l un perodo inicial de prueba que tendr por objeto apreciar por parte de la empresa, las aptitudes del trabajador y por parte de este, las conveniencias de las condiciones de trabajo (CST, art. 76). ART. 4El perodo de prueba debe ser estipulado por escrito y en caso contrario los servicios se entienden regulados por las normas generales del contrato de trabajo (CST, art. 77, num. 1). ART. 5El perodo de prueba no puede exceder de dos (2) meses. En los contratos de trabajo a trmino fijo, cuya duracin sea inferior a 1 ao, el perodo de prueba no podr ser superior a la
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quinta parte del trmino inicialmente pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos meses. Cuando entre un mismo empleador y trabajador se celebren contratos de trabajo sucesivos, no es vlida la estipulacin del perodo de prueba, salvo para el primer contrato (L. 50/90, art. 7). ART. 6Durante el perodo de prueba, el contrato puede darse por terminado unilateralmente en cualquier momento y sin previo aviso, pero si expirado el perodo de prueba y el trabajador continuare al servicio del empleador, con consentimiento expreso o tcito, por ese solo hecho, los servicios prestados por aquel a este, se considerarn regulados por las normas del contrato de trabajo desde la iniciacin de dicho perodo de prueba. Los trabajadores en perodo de prueba gozan de todas las prestaciones (CST, art. 80). CAPTULO III Trabajadores accidentales o transitorios ART. 7Son meros trabajadores accidentales o transitorios, los que se ocupen en labores de corta duracin no mayor de un mes y de ndole distinta a las actividades normales de la empresa. Estos trabajadores tienen derecho, adems del salario, al descanso remunerado en dominicales y festivos (CST, art. 6). CAPTULO IV Horario de trabajo ART. 8Las horas de entrada y salida de los trabajadores son las que a continuacin se expresan as: Das laborables. Los das laborables para el personal administrativo y operativo son de lunes a sbado medio da. Personal administrativo 8:00 a.m. 12:00 m ; 2:00 p.m. 6:00 p.m. Sbados 7:30 a.m. 1:00 p.m. Hora de almuerzo: 12:00 m. a 2:00 p.m. Con perodos de descanso de diez minutos. PAR.Para las empresas que laboran el da domingo. Por cada domingo o festivo trabajado se reconocer un da compensatorio remunerado a la semana siguiente. PAR. 1Cuando la empresa tenga ms de cincuenta (50) trabajadores que laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana, estos tendrn derecho a que dos (2) horas de dicha jornada, por cuenta del empleador, se dediquen exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitacin (L. 50/90, art. 21). PAR. 2Jornada laboral flexible. (L. 789/2002, art. 51) Modific el inciso primero del literal C), incluy el d) artculo 161 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. Personal operativo 8:00 a.m. 12:00 m ; 2:00 p.m. 6:00 p.m. Sbados 7:30 a.m. 1:00 p.m.
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c) El empleador y el trabajador pueden acordar temporal o indefinidamente la organizacin de turnos de trabajo sucesivos, que permitan operar a la empresa o secciones de la misma sin solucin de continuidad durante todos los das de la semana, siempre y cuando el respectivo turno no exceda de seis (6) horas al da y treinta y seis (36) a la semana. d) El empleador y el trabajador podrn acordar que la jornada semanal de cuarenta y ocho (48) horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de trabajo, distribuidas en mximo seis das a la semana con un da de descanso obligatorio, que podr coincidir con el domingo. En este, el nmero de horas de trabajo diario podr repartirse de manera variable durante la respectiva semana y podr ser de mnimo cuatro (4) horas continuas y hasta diez (10) horas diarias sin lugar a ningn recargo por trabajo suplementario, cuando el nmero de horas de trabajo no exceda el promedio de cuarenta y ocho (48) horas semanales dentro de la jornada ordinaria de 6 a.m. a 10 p.m. (L. 789/2002, art. 51). CAPTULO V Las horas extras y trabajo nocturno ART. 9Trabajo ordinario y nocturno. Artculo 25 Ley 789 de 2002 que modific el artculo 160 del Cdigo Sustantivo del Trabajo quedar as: 1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintids horas (10:00 p.m.). 2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintids horas (10:00 p.m.). y las seis horas (6:00 a.m.). ART. 10.Trabajo suplementario o de horas extras es el que se excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede la mxima legal (CST, art. 159). ART. 11.El trabajo suplementario o de horas extras, a excepcin de los casos sealados en el artculo 163 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, slo podr efectuarse en dos (2) horas diarias y mediante autorizacin expresa del Ministerio de la Proteccin Social o de una autoridad delegada por este (D. 13/67, art. 1). ART. 12.Tasas y liquidacin de recargos. 1. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno se remunera con un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno, con excepcin del caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales prevista en el artculo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990. 2. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno. 3. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno. 4. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es decir, sin acumularlo con alguno otro (L. 50/90, art. 24).
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PAR.La empresa podr implantar turnos especiales de trabajo nocturno, de acuerdo con lo previsto por el Decreto 2352 de 1965. ART. 13.La empresa no reconocer trabajo suplementario o de horas extras sino cuando expresamente lo autorice a sus trabajadores de acuerdo con lo establecido para tal efecto en el artculo 11 de este reglamento. PAR. 1En ningn caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrn exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales. PAR. 2Descanso en da sbado. Pueden repartirse las cuarenta y ocho (48) horas semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por dos horas, por acuerdo entre las partes, pero con el fin exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sbado. Esta ampliacin no constituye trabajo suplementario o de horas extras. CAPTULO VI Das de descanso legalmente obligatorios ART. 14.Sern de descanso obligatorio remunerado, los domingos y das de fiesta que sean reconocidos como tales en nuestra legislacin laboral. 1. Todo trabajador, tiene derecho al descanso remunerado en los siguientes das de fiesta de carcter civil o religioso: 1 de enero, 6 de enero, 19 de marzo, 1 de mayo, 29 de junio, 20 de julio, 7 de agosto, 15 de agosto, 12 de octubre, 1 de noviembre, 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre, adems de los das jueves y viernes santos, Ascensin del Seor, Corpus Christi y Sagrado Corazn de Jess. 2. Pero el descanso remunerado del seis de enero, diecinueve de marzo, veintinueve de junio, quince de agosto, doce de octubre, primero de noviembre, once de noviembre, Ascensin del Seor, Corpus Christi y Sagrado Corazn de Jess, cuando no caigan en da lunes se trasladarn al lunes siguiente a dicho da. Cuando las mencionadas festividades caigan en domingo, el descanso remunerado, igualmente se trasladar al lunes. 3. Las prestaciones y derechos que para el trabajador originen el trabajo en los das festivos, se reconocer en relacin al da de descanso remunerado establecido en el inciso anterior (L. 51, art. 1, dic. 22/83). PAR. 1Cuando la jornada de trabajo convenida por las partes, en das u horas, no implique la prestacin de servicios en todos los das laborables de la semana, el trabajador tendr derecho a la remuneracin del descanso dominical en proporcin al tiempo laborado (L. 50/90, art. 26, num. 5). PAR. 2Labores agropecuarias. Los trabajadores de empresas agrcolas, forestales y ganaderas que ejecuten actividades no susceptibles de interrupcin, deben trabajar los domingos y das de fiesta remunerndose su trabajo en la forma prevista en el artculo 25 de la Ley 789 de 2002 y con derecho al descanso compensatorio (L. 50/90, art. 28).
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PAR. 3Trabajo dominical y festivo. (L. 789/2002, art. 26) modific artculo 179 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. 1. El trabajo en domingo y festivos se remunerar con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario en proporcin a las horas laboradas. 2. Si con el domingo coincide otro da de descanso remunerado slo tendr derecho el trabajador, si trabaja, al recargo establecido en el numeral anterior. 3. Se excepta el caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales previstas en el artculo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990 (L. 789/2002, art. 26). PAR. 3.1.El trabajador podr convenir con el empleador su da de descanso obligatorio el da sbado o domingo, que ser reconocido en todos sus aspectos como descanso dominical obligatorio institucionalizado. Interprtese la expresin dominical contenida en el rgimen laboral en este sentido exclusivamente para el efecto del descanso obligatorio. Las disposiciones contenidas en los artculos 25 y 26 de la Ley 789 del 2002 se aplazarn en su aplicacin frente a los contratos celebrados antes de la vigencia de la presente ley hasta el 1 de abril del ao 2003. Aviso sobre trabajo dominical. Cuando se tratare de trabajos habituales o permanentes en domingo, el empleador debe fijar en lugar pblico del establecimiento, con anticipacin de 12 horas lo menos, la relacin del personal de trabajadores que por razones del servicio no pueden disponer el descanso dominical. En esta relacin se incluirn tambin el da y las horas de descanso compensatorio (CST, art. 185). ART. 15.El descanso en los das domingos y los dems das expresados en el artculo 21 de este reglamento, tiene una duracin mnima de 24 horas, salvo la excepcin consagrada en el literal c) del artculo 20 de la Ley 50 de 1990 (L. 50/90, art. 25). ART. 16.Cuando por motivo de fiesta no determinada en la Ley 51 del 22 de diciembre de 1983, la empresa suspendiere el trabajo, est obligada a pagarlo como si se hubiere realizado. No est obligada a pagarlo cuando hubiere mediado convenio expreso para la suspensin o compensacin o estuviere prevista en el reglamento, pacto, convencin colectiva o fallo arbitral. Este trabajo compensatorio se remunerar sin que se entienda como trabajo suplementario o de horas extras (CST, art. 178). Vacaciones remuneradas ART. 17.Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1) ao tienen derecho a quince (15) das hbiles consecutivos de vacaciones remuneradas (CST, art. 186, num. 1). ART. 18.La poca de vacaciones debe ser sealada por la empresa a ms tardar dentro del ao subsiguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a peticin del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.
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El empleador tiene que dar a conocer al trabajador con 15 das de anticipacin la fecha en que le concedern las vacaciones (CST, art. 187). ART. 19.Si se presenta interrupcin justificada en el disfrute de las vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas (CST, art. 188). ART. 20.Se prohbe compensar las vacaciones en dinero, pero el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social puede autorizar que se pague en dinero hasta la mitad de ellas en casos especiales de perjuicio para la economa nacional o la industria; cuando el contrato termina sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la compensacin de estas en dinero proceder por un ao cumplido de servicios y proporcionalmente por fraccin de ao. En todo caso para la compensacin de vacaciones, se tendr como base el ltimo salario devengado por el trabajador (CST, art. 189). ART. 21.En todo caso, el trabajador gozar anualmente, por lo menos de seis (6) das hbiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables. Las partes pueden convenir en acumular los das restantes de vacaciones hasta por 2 aos. La acumulacin puede ser hasta por 4 aos, cuando se trate de trabajadores tcnicos, especializados, y de confianza (CST, art. 190). ART. 22.Durante el perodo de vacaciones el trabajador recibir el salario ordinario que est devengando el da que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, slo se excluirn para la liquidacin de las vacaciones el valor del trabajo en das de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario o de horas extras. Cuando el salario sea variable, las vacaciones se liquidarn con el promedio de lo devengado por el trabajador en el ao inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan. ART. 23.Todo empleador llevar un registro de vacaciones en el que se anotar la fecha de ingreso de cada trabajador, fecha en que toma sus vacaciones, en que las termina y la remuneracin de las mismas (D. 13/67, art. 5). PAR.En los contratos a trmino fijo inferior a un (1) ao, los trabajadores tendrn derecho al pago de vacaciones en proporcin al tiempo laborado cualquiera que este sea (L. 50/90, art. 3, par.). Permisos ART. 24.La empresa conceder a sus trabajadores los permisos necesarios para el ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeo de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptacin, en caso de grave calamidad domstica debidamente comprobada, para concurrir en su caso al servicio mdico correspondiente, para desempear comisiones sindicales inherentes a la organizacin y para asistir al entierro de sus compaeros, siempre que avisen con la debida oportunidad a la empresa y a sus representantes y que en los dos ltimos casos, el nmero de los que se ausenten no sea tal, que perjudiquen el funcionamiento del establecimiento. La concesin de los permisos antes dichos estar sujeta a las siguientes condiciones:
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En caso de grave calamidad domstica, la oportunidad del aviso puede ser anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir este, segn lo permitan las circunstancias. En caso de entierro de compaeros de trabajo, el aviso puede ser hasta con un da de anticipacin y el permiso se conceder hasta el 10% de los trabajadores. En los dems casos (sufragio, desempeo de cargos transitorios de forzosa aceptacin y concurrencia al servicio mdico correspondiente) el aviso se har con la anticipacin que las circunstancias lo permitan. Salvo convencin en contrario y a excepcin del caso de concurrencia al servicio mdico correspondiente, el tiempo empleado en estos permisos puede descontarse al trabajador o compensarse con tiempo igual de trabajo efectivo en horas distintas a su jornada ordinaria, a opcin de la empresa (CST, art. 57, num. 6).
CAPTULO VII Salario mnimo, convencional, lugar, das, horas de pagos y perodos que lo regulan ART. 25.Formas y libertad de estipulacin: 1. El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus diversas modalidades como por unidad de tiempo, por obra, o a destajo y por tarea, etc., pero siempre respetando el salario mnimo legal o el fijado en los pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales. 2. No obstante lo dispuesto en los artculos 13, 14, 16, 21 y 340 del Cdigo Sustantivo del Trabajo y las normas concordantes con estas, cuando el trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mnimos legales mensuales, valdr la estipulacin escrita de un salario que adems de retribuir el trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantas y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y, en general, las que se incluyan en dicha estipulacin, excepto las vacaciones. En ningn caso el salario integral podr ser inferior al monto de 10 salarios mnimos legales mensuales, ms el factor prestacional correspondiente a la empresa que no podr ser inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuanta. 3. Este salario no estar exento de las cotizaciones a la seguridad social, ni de los aportes al SENA, ICBF, y cajas de compensacin familiar, pero la base para efectuar los aportes parafiscales es el setenta por ciento (70%). 4. El trabajador que desee acogerse a esta estipulacin, recibir la liquidacin definitiva de su auxilio de cesanta y dems prestaciones sociales causadas hasta esa fecha, sin que por ello se entienda terminado su contrato de trabajo (L. 50/90, art. 18). ART. 26.Se denomina jornal el salario estipulado por das y sueldo, el estipulado con perodos mayores (CST, art. 133).
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ART. 27.Salvo convenio por escrito, el pago de los salarios se efectuar en el lugar en donde el trabajador presta sus servicios durante el trabajo, o inmediatamente despus del cese (CST, art. 138, num. 1). Perodos de pago: Quincenales ART. 28.El salario se pagar al trabajador directamente o a la persona que l autorice por escrito as: 1. El salario en dinero debe pagarse por perodos iguales y vencidos. El perodo de pago para los jornales no puede ser mayores de una semana, y para sueldos no mayor de un mes. 2. El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el recargo por trabajo nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario del perodo en que se han causado o a ms tardar con el salario del perodo siguiente (CST, art. 134). CAPTULO VIII Servicio mdico, medidas de seguridad, riesgos profesionales, primeros auxilios en caso de accidentes de trabajo, normas sobre labores en orden a la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo ART. 29.Es obligacin del empleador velar por la salud, seguridad e higiene de los trabajadores a su cargo. Igualmente, es su obligacin garantizar los recursos necesarios para implementar y ejecutar actividades permanentes en medicina preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial, de conformidad al programa de salud ocupacional, y con el objeto de velar por la proteccin integral del trabajador. ART. 30.Los servicios mdicos que requieran los trabajadores se prestarn por el Instituto de Seguros Sociales o EPS, ARP, a travs de la IPS a la cual se encuentren asignados. En caso de no afiliacin estar a cargo del empleador sin perjuicio de las acciones legales pertinentes. ART. 31.Todo trabajador dentro del mismo da en que se sienta enfermo deber comunicarlo al empleador por escrito, a su representante o a quien haga sus veces el cual har lo conducente para que sea examinado por el mdico correspondiente a fin de que certifique si puede continuar o no en el trabajo y en su caso determine la incapacidad y el tratamiento a que el trabajador debe someterse. Si este no diere aviso dentro del trmino indicado o no se sometiere al examen mdico que se haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendr como injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo en absoluta imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en la oportunidad debida. ART. 32.Los trabajadores deben someterse a las instrucciones y tratamiento que ordena el mdico que los haya examinado, as como a los exmenes y tratamientos preventivos que para todos o algunos de ellos ordena la empresa en determinados casos. El trabajador que sin justa causa se negare a someterse a los exmenes, instrucciones o tratamientos antes indicados, perder el derecho a la prestacin en dinero por la incapacidad que sobrevenga a consecuencia de esa negativa.
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ART. 33.Los trabajadores debern someterse a todas las medidas de higiene y seguridad que prescriban las autoridades del ramo en general, y en particular a las que ordene la empresa para prevencin de las enfermedades y de los riesgos en el manejo de las mquinas y dems elementos de trabajo especialmente para evitar los accidentes de trabajo. PAR.El grave incumplimiento por parte del trabajador de las instrucciones, reglamentos y determinaciones de prevencin de riesgos, adoptados en forma general o especfica, y que se encuentren dentro del programa de salud ocupacional de la respectiva empresa, que la hayan comunicado por escrito, facultan al empleador para la terminacin del vnculo o relacin laboral por justa causa, tanto para los trabajadores privados como los servidores pblicos, previa autorizacin del Ministerio de la Proteccin Social, respetando el derecho de defensa (D. 1295/94, art. 91). ART. 34.En caso de accidente de trabajo, el jefe de la respectiva dependencia, o su representante, ordenar inmediatamente la prestacin de los primeros auxilios, la remisin al mdico y tomar todas las medidas que se consideren necesarias y suficientes para reducir al mnimo, las consecuencias del accidente, denunciando el mismo en los trminos establecidos en el Decreto 1295 de 1994 ante la EPS y la ARP. ART. 35.En caso de accidente no mortal, aun el ms leve o de apariencia insignificante, el trabajador lo comunicar inmediatamente al empleador, a su representante o a quien haga sus veces, para que se provea la asistencia mdica y tratamiento oportuno segn las disposiciones legales vigentes, indicar, las consecuencias del accidente y la fecha en que cese la incapacidad. ART. 36.Todas las empresas y las entidades administradoras de riesgos profesionales debern llevar estadsticas de los accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales para lo cual debern en cada caso determinar la gravedad y la frecuencia de los accidentes de trabajo o de las enfermedades profesionales de conformidad con el reglamento que se expida. Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en una empresa o actividad econmica, deber ser informado por el empleador a la entidad administradora de riesgos profesionales y a la entidad promotora de salud, en forma simultnea, dentro de los dos das hbiles siguientes de ocurrido el accidente o diagnosticada la enfermedad. ART. 37.En todo caso, en lo referente a los puntos de que trata este captulo, tanto la empresa como los trabajadores, se sometern a las normas de riesgos profesionales del Cdigo Sustantivo del Trabajo, a la Resolucin 1016 de 1989 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y las dems que con tal fin se establezcan. De la misma manera ambas partes estn obligadas a sujetarse al Decreto-Ley 1295 de 1994, y la Ley 776 del 17 de diciembre de 2002, del sistema general de riesgos profesionales, de conformidad con los trminos estipulados en los preceptos legales pertinentes y dems normas concordantes y reglamentarias antes mencionadas. CAPTULO IX Prescripciones de orden ART. 38.Los trabajadores tienen como deberes los siguientes:
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a) Respeto y subordinacin a los superiores. b) Respeto a sus compaeros de trabajo. c) Procurar completa armona con sus superiores y compaeros de trabajo en las relaciones personales y en la ejecucin de labores. d) Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espritu de leal colaboracin en el orden moral y disciplina general de la empresa. e) Ejecutar los trabajos que le confen con honradez, buena voluntad y de la mejor manera posible. f) Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto del respectivo superior y de manera fundada, comedida y respetuosa. g) Recibir y aceptar las rdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el trabajo, con su verdadera intencin que es en todo caso la de encaminar y perfeccionar los esfuerzos en provecho propio y de la empresa en general. h) Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su respectivo jefe para el manejo de las mquinas o instrumentos de trabajo. i) Permanecer durante la jornada de trabajo en el sitio o lugar en donde debe desempear las labores siendo prohibido salvo orden superior, pasar al puesto de trabajo de otros compaeros. CAPTULO X Orden jerrquico ART. 39.El orden jerrquico de acuerdo con los cargos existentes en la empresa, es el siguiente: Gerente, Subgerente, Asistente Administrativa, Operador Logstico, Servicio al cliente, Jefe de Bodega, Conductores y Operadores de Servicio. PAR.De los cargos mencionados, tienen facultades para imponer sanciones disciplinarias a los trabajadores de la empresa: Gerente, Subgerente, Asistente Administrativa. CAPTULO XI Labores prohibidas para mujeres y menores ART. 40.Queda prohibido emplear a los menores de dieciocho (18) aos y a las mujeres en trabajo de pintura industrial, que entraen el empleo de la cerusa, del sulfato de plomo o de cualquier otro producto que contenga dichos pigmentos. Las mujeres sin distincin de edad y los menores de dieciocho (18) aos no pueden ser empleados en trabajos subterrneos de las minas ni en general trabajar en labores peligrosas, insalubres o que requieran grandes esfuerzos (CST, art. 242, ords. 2 y 3). ART. 41.Los menores no podrn ser empleados en los trabajos que a continuacin se enumeran, por cuanto suponen exposicin severa a riesgos para su salud o integridad fsica: 1. Trabajos que tengan que ver con sustancias txicas o nocivas para la salud. 2. Trabajos a temperaturas anormales o en ambientes contaminados o con insuficiente ventilacin. 3. Trabajos subterrneos de minera de toda ndole y en los que confluyen agentes nocivos, tales como contaminantes, desequilibrios trmicos, deficiencia de oxgeno a consecuencia de la oxidacin o la gasificacin. 4. Trabajos donde el menor de edad est expuesto a ruidos que sobrepasen ochenta (80) decibeles.
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5. Trabajos donde se tenga que manipular con sustancias radiactivas, pinturas luminiscentes, rayos X, o que impliquen exposicin a radiaciones ultravioletas, infrarrojas y emisiones de radiofrecuencia. 6. Todo tipo de labores que impliquen exposicin a corrientes elctricas de alto voltaje. 7. Trabajos submarinos. 8. Trabajo en basurero o en cualquier otro tipo de actividades donde se generen agentes biolgicos patgenos. 9. Actividades que impliquen el manejo de sustancias explosivas, inflamables o custicas. 10. Trabajos en paoleros o fogoneros, en los buques de transporte martimo. 11. Trabajos en pintura industrial que entraen el empleo de la cerusa, del sulfato de plomo o de cualquier otro producto que contenga dichos elementos. 12. Trabajos en mquinas esmeriladoras, afilado de herramientas, en muelas abrasivas de alta velocidad y en ocupaciones similares. 13. Trabajos en altos hornos, horno de fundicin de metales, fbrica de acero, talleres de laminacin, trabajos de forja, y en prensa pesada de metales. 14. Trabajos y operaciones que involucren la manipulacin de cargas pesadas. 15. Trabajos relacionados con cambios de correas de transmisin, aceite, engrasado y otros trabajos prximos a transmisiones pesadas o de alta velocidad. 16. Trabajos en cizalladoras, cortadoras, laminadoras, tornos, fresadoras, troqueladoras, otras mquinas particularmente peligrosas. 17. Trabajos de vidrio y alfarera, trituracin y mezclado de materia prima, trabajo de hornos, pulido y esmerilado en seco de vidriera, operaciones de limpieza por chorro de arena, trabajo en locales de vidriado y grabado, trabajos en la industria cermica. 18. Trabajo de soldadura de gas y arco, corte con oxgeno en tanques o lugares confinados, en andamios o en molduras precalentadas. 19. Trabajos en fbricas de ladrillos, tubos y similares, moldeado de ladrillos a mano, trabajo en las prensas y hornos de ladrillos. 20. Trabajo en aquellas operaciones y/o procesos en donde se presenten altas temperaturas y humedad. 21. Trabajo en la industria metalrgica de hierro y dems metales, en las operaciones y/o procesos donde se desprenden vapores o polvos txicos y en plantas de cemento. 22. Actividades agrcolas o agroindustriales que impliquen alto riesgo para la salud. 23. Las dems que sealen en forma especfica los reglamentos del Ministerio de la Proteccin Social. PAR.Los trabajadores menores de 18 aos y mayores de catorce 14, que cursen estudios tcnicos en el Servicio Nacional de Aprendizaje o en un instituto tcnico especializado reconocido por el Ministerio de Educacin Nacional o en una institucin del sistema nacional de bienestar familiar autorizada para el efecto por el Ministerio de la Proteccin Social, o que obtenga el certificado de aptitud profesional expedido por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, podrn ser empleados en aquellas operaciones, ocupaciones o procedimientos sealados en este artculo, que a juicio del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, pueden ser desempeados sin grave riesgo para la salud o la integridad fsica del menor mediante un adecuado entrenamiento y la aplicacin de medidas de seguridad que garanticen plenamente la prevencin de los riesgos anotados. Quedan prohibidos a los trabajadores menores de 18 aos todo trabajo que afecte su moralidad. En especial le est prohibido el trabajo en casas de lenocinio y dems lugares de diversin donde se consuman bebidas alcohlicas. De igual modo
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se prohbe su contratacin para la reproduccin de escenas pornogrficas, muertes violentas, apologa del delito u otros semejantes (D. 2737/89, arts. 245 y 246). Queda prohibido el trabajo nocturno para los trabajadores menores, no obstante los mayores de diecisis (16) aos y menores de dieciocho (18) aos podrn ser autorizados para trabajar hasta las ocho (8) de la noche siempre que no se afecte su asistencia regular en un centro docente, ni implique perjuicio para su salud fsica o moral (D. 2737/89, art. 243) . CAPTULO XII Obligaciones especiales para la empresa y los trabajadores ART. 42.Son obligaciones especiales del empleador: 1. Poner a disposicin de los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realizacin de las labores. 2. Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de proteccin contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que se garanticen razonablemente la seguridad y la salud. 3. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad. Para este efecto, el establecimiento mantendr lo necesario segn reglamentacin de las autoridades sanitarias. 4. Pagar la remuneracin pactada en las condiciones, perodos y lugares convenidos. 5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador y sus creencias y sentimientos. 6. Conceder al trabajador las licencias necesarias para los fines y en los trminos indicados en el artculo 24 de este reglamento. 7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiracin del contrato, una certificacin en que conste el tiempo de servicio, ndole de la labor y salario devengado, e igualmente si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle certificacin sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen mdico. Se considerar que el trabajador por su culpa elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurridos 5 das a partir de su retiro no se presenta donde el mdico respectivo para las prcticas del examen, a pesar de haber recibido la orden correspondiente. 8. Pagar al trabajador los gastos razonables de venida y regreso, si para prestar su servicio lo hizo cambiar de residencia, salvo si la terminacin del contrato se origina por culpa o voluntad del trabajador. Si el trabajador prefiere radicarse en otro lugar, el empleador le debe costear su traslado hasta concurrencia de los gastos que demandara su regreso al lugar donde resida anteriormente. En los gastos de traslado del trabajador se entienden comprendidos los familiares que con l convivieren. 9. Abrir y llevar al da los registros de horas extras. 10. Conceder a las trabajadoras que estn en perodo de lactancia los descansos ordenados por el artculo 238 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. 11. Conservar el puesto a los trabajadores que estn disfrutando de los descansos remunerados, a que se refiere el numeral anterior, o de licencia de enfermedad motivada por el embarazo o parto. No producir efecto alguno el despido que el empleador comunique a la trabajadora en tales perodos o que si acude a un preaviso, este expire durante los descansos o licencias mencionadas. 12. Llevar un registro de inscripcin de todas las personas menores de edad que emplee, con indicacin de la fecha de nacimiento de las mismas.
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13. Cumplir este reglamento y mantener el orden, la moralidad y el respeto a las leyes. 14. Adems de las obligaciones especiales a cargo del empleador, este garantizar el acceso del trabajador menor de edad a la capacitacin laboral y conceder licencia no remunerada cuando la actividad escolar as lo requiera. Ser tambin obligacin de su parte, afiliarlo al Sistema de Seguridad Social Integral, suministrarles cada 4 meses en forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor, teniendo en cuenta que la remuneracin mensual sea hasta dos veces el salario mnimo vigente en la empresa (CST, art. 57). ART. 43.Son obligaciones especiales del trabajador: 1. Realizar personalmente la labor en los trminos estipulados; observar los preceptos de este reglamento, acatar y cumplir las rdenes e instrucciones que de manera particular le imparta la empresa o sus representantes segn el orden jerrquico establecido. 2. No comunicar a terceros salvo autorizacin expresa las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgacin pueda ocasionar perjuicios a la empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes. 3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y tiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes. 4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compaeros. 5. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estimen conducentes a evitarle dao y perjuicios. 6. Prestar la colaboracin posible en caso de siniestro o riesgo inminentes que afecten o amenacen las personas o las cosas de la empresa. 7. Observar las medidas preventivas higinicas prescritas por el mdico de la empresa o por las autoridades del ramo y observar con suma diligencia y cuidados las instrucciones y rdenes preventivas de accidentes o de enfermedades profesionales. 8. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y direccin y dar aviso oportuno de cualquier cambio que ocurra (CST, art. 58). 9. Sujetarse a los reconocimientos mdicos previstos por la empresa y los exmenes tanto fsicos como mentales de alcoholemia, de farmacodependencia y otros que se requieran. ART. 44.Se prohbe a la empresa: 1. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores sin autorizacin previa escrita de estos, para cada caso y sin mandamiento judicial, con excepcin de los siguientes: a) Respecto de salarios pueden hacerse deducciones, retenciones o compensaciones en los casos autorizados por los artculos 113, 150, 151, 152 y 400 del Cdigo Sustantivo de Trabajo. b) Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta del cincuenta por ciento (50%) de salarios y prestaciones, para cubrir sus crditos, en la forma y en los casos en que la ley los autorice. c) El Banco Popular, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 24 de 1952, puede igualmente ordenar retenciones hasta de un cincuenta por ciento (50%) de salario y prestaciones, para cubrir sus crditos en la forma y en los casos en que la ley lo autoriza, y d) En cuanto a la cesanta y las pensiones de jubilacin, la empresa puede retener el valor respectivo en los casos del artculo 250 del Cdigo Sustantivo de Trabajo. 2. Obligar en cualquier forma a los trabajadores a comprar mercancas o vveres en almacenes que establezca la empresa.
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3. Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificacin para que se admita en el trabajo o por motivo cualquiera que se refiera a las condiciones de este. 4. Limitar o presionar en cualquier forma a los trabajadores el ejercicio de su derecho de asociacin. 5. Imponer a los trabajadores obligaciones de carcter religioso o poltico o dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho al sufragio. 6. Hacer o autorizar propaganda poltica en los sitios de trabajo. 7. Hacer o permitir todo gnero de rifas, colectas o suscripciones en los mismos sitios. 8. Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7 del artculo 57 del Cdigo Sustantivo del Trabajo signos convencionales que tiendan a perjudicar a los interesados o adoptar el sistema de lista negra, cualquiera que sea la modalidad que se utilice para que no se ocupe en otras empresas a los trabajadores que se separen o sean separados del servicio. 9. Cerrar intempestivamente la empresa. Si lo hiciera adems de incurrir en sanciones legales deber pagar a los trabajadores los salarios, prestaciones, o indemnizaciones por el lapso que dure cerrada la empresa. As mismo cuando se compruebe que el empleador en forma ilegal ha retenido o disminuido colectivamente los salarios a los trabajadores, la cesacin de actividades de estos, ser imputable a aqul y les dar derecho a reclamar los salarios correspondientes al tiempo de suspensin de labores. 10. Despedir sin justa causa comprobada a los trabajadores que les hubieren presentado pliego de peticiones desde la fecha de presentacin del pliego y durante los trminos legales de las etapas establecidas para el arreglo del conflicto. 11. Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los trabajadores o que ofenda su dignidad (CST, art. 59). ART. 45.Se prohbe a los trabajadores: 1. Sustraer de la fbrica, taller o establecimiento los tiles de trabajo, las materias primas o productos elaborados sin permiso de la empresa. 2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narctico o de drogas enervantes. 3. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo a excepcin de las que con autorizacin legal puedan llevar los celadores. 4. Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso de la empresa, excepto en los casos de huelga, en los cuales deben abandonar el lugar de trabajo. 5. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecucin del trabajo, suspender labores, promover suspensiones intempestivas del trabajo e incitar a su declaracin o mantenimiento, sea que se participe o no en ellas. 6. Hacer colectas, rifas o suscripciones o cualquier otra clase de propaganda en los lugares de trabajo. 7. Coartar la libertad para trabajar o no trabajar o para afiliarse o no a un sindicato o permanecer en l o retirarse. 8. Usar los tiles o herramientas suministradas por la empresa en objetivos distintos del trabajo contratado (CST, art. 60). CAPTULO XIII Escala de faltas y sanciones disciplinarias
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ART. 46.La empresa no puede imponer a sus trabajadores sanciones no previstas en este reglamento, en pactos, convenciones colectivas, fallos arbitrales o en el contrato de trabajo (CST, art. 114). ART. 47Se establecen las siguientes clases de faltas leves, y sus sanciones disciplinarias, as: a) El retardo hasta de quince (15) minutos en la hora de entrada sin excusa suficiente, cuando no cause perjuicio de consideracin a la empresa, implica por primera vez, multa de la dcima parte del salario de un da; por la segunda vez, multa de la quinta parte del salario de un da; por tercera vez suspensin en el trabajo en la maana o en la tarde segn el turno en que ocurra, y por cuarta vez suspensin en el trabajo por tres das. b) La falta en el trabajo en la maana, en la tarde o en el turno correspondiente, sin excusa suficiente cuando no causa perjuicio de consideracin a la empresa, implica por primera vez suspensin en el trabajo hasta por tres das y por segunda vez suspensin en el trabajo hasta por ocho das. c) La falta total al trabajo durante el da sin excusa suficiente, cuando no cause perjuicio de consideracin a la empresa, implica, por primera vez, suspensin en el trabajo hasta por ocho das y por segunda vez, suspensin en el trabajo hasta por dos meses. d) La violacin leve por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o reglamentarias implica por primera vez, suspensin en el trabajo hasta por ocho das y por segunda vez suspensin en el trabajo hasta por 2 meses. La imposicin de multas no impide que la empresa prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar. El valor de las multas se consignar en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento que ms puntual y eficientemente, cumplan sus obligaciones. ART. 48.Constituyen faltas graves: a) El retardo hasta de 15 minutos en la hora de entrada al trabajo sin excusa suficiente, por quinta vez. b) La falta total del trabajador en la maana o en el turno correspondiente, sin excusa suficiente, por tercera vez. c) La falta total del trabajador a sus labores durante el da sin excusa suficiente, por tercera vez. d) Violacin grave por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o reglamentarias. Procedimientos para comprobacin de faltas y formas de aplicacin de las sanciones disciplinarias ART. 49.Antes de aplicarse una sancin disciplinaria, el empleador deber or al trabajador inculpado directamente y si este es sindicalizado deber estar asistido por dos representantes de la organizacin sindical a que pertenezca. En todo caso se dejar constancia escrita de los hechos y de la decisin de la empresa de imponer o no, la sancin definitiva (CST, art. 115). ART. 50.No producir efecto alguno la sancin disciplinaria impuesta con violacin del trmite sealado en el anterior artculo (CST, art. 115). CAPTULO XIV Reclamos: personas ante quienes deben presentarse y su tramitacin
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ART. 51.Los reclamos de los trabajadores se harn ante la persona que ocupe en la empresa el cargo de Asistente Administrativa, quien los oir y resolver en justicia y equidad. ART. 52.Se deja claramente establecido que para efectos de los reclamos a que se refieren los artculos anteriores. PAR.En la empresa UNICARGA LTDA no existen prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias. CAPTULO XV Publicaciones ART. 53.Dentro de los quince (15) das siguientes al de la notificacin de la resolucin aprobatoria del presente reglamento, el empleador debe publicarlo en el lugar de trabajo, mediante la fijacin de dos (2) copias de caracteres legibles, en dos (2) sitios distintos. Si hubiere varios lugares de trabajo separados, la fijacin debe hacerse en cada uno de ellos. Con el reglamento debe fijarse la resolucin aprobatoria (CST, art. 120). CAPTULO XVI Vigencia ART. 54.El presente reglamento entrar a regir 8 das despus de su publicacin hecha en la forma prescrita en el artculo anterior de este reglamento (CST, art. 121). CAPTULO XVII Disposiciones finales ART. 55.Desde la fecha que entra en vigencia este reglamento, quedan sin efecto las disposiciones del reglamento que antes de esta fecha haya tenido la empresa. CAPTULO XVIII Clusulas ineficaces ART. 56.No producirn ningn efecto las clusulas del reglamento que desmejoren las condiciones del trabajador en relacin con lo establecido en las leyes, contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales los cuales sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren ms favorables al trabajador (CST, art. 109). CAPTULO XIX Mecanismos de prevencin del abuso laboral y procedimiento interno de solucin ART. 57.Los mecanismos de prevencin de las conductas de acoso laboral previstos por la empresa constituyen actividades tendientes a generar una conciencia colectiva convivente, que promueva el trabajo en condiciones dignas y justas, la armona entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen ambiente en la empresa y proteja la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo.
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ART. 58.En desarrollo del propsito a que se refiere el artculo anterior, la empresa ha previsto los siguientes mecanismos: 1. Informacin a los trabajadores sobre la Ley 1010 de 2006, que incluya campaas de divulgacin preventiva, conversatorios y capacitaciones sobre el contenido de dicha ley, particularmente en relacin con las conductas que constituyen acoso laboral, las que no, las circunstancias agravantes, las conductas atenuantes y el tratamiento sancionatorio. 2. Espacios para el dilogo, crculos de participacin o grupos de similar naturaleza para la evaluacin peridica de vida laboral, con el fin de promover coherencia operativa y armona funcional que faciliten y fomenten el buen trato al interior de la empresa. 3. Diseo y aplicacin de actividades con la participacin de los trabajadores, a fin de: a) Establecer, mediante la construccin conjunta, valores y hbitos que promuevan vida laboral convivente; b) Formular las recomendaciones constructivas a que hubiere lugar en relacin con situaciones empresariales que pudieren afectar el cumplimiento de tales valores y hbitos. c) Examinar conductas especficas que pudieren configurar acoso laboral u otros hostigamientos en la empresa, que afecten la dignidad de las personas, sealando las recomendaciones correspondientes. 4. Las dems actividades que en cualquier tiempo estableciere la empresa para desarrollar el propsito previsto en el artculo anterior. ART. 59.Para los efectos relacionados con la bsqueda de solucin de las conductas de acoso laboral, se establece el siguiente procedimiento interno con el cual se pretende desarrollar las caractersticas de confidencialidad, efectividad y naturaleza conciliatoria sealadas por la ley para este procedimiento: 1. La empresa tendr un comit, integrado en forma bipartita, por un representante de los trabajadores y un representante del empleador o su delegado. Este comit se denominar "comit de convivencia laboral". 2. El comit de convivencia laboral realizar las siguientes actividades: a) Evaluar en cualquier tiempo la vida laboral de la empresa en relacin con el buen ambiente y la armona en las relaciones de trabajo, formulando a las reas responsables o involucradas, las sugerencias y consideraciones que estimare necesarias. b) Promover el desarrollo efectivo de los mecanismos de prevencin a que se refieren los artculos anteriores. c) Examinar de manera confidencial, cuando a ello hubiere lugar, los casos especficos o puntuales en los que se planteen situaciones que pudieren tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral. d) Formular las recomendaciones que se estimaren pertinentes para reconstruir, renovar y mantener vida laboral convivente en las situaciones presentadas, manteniendo el principio de la confidencialidad en los casos que as lo ameritaren. e) Hacer las sugerencias que considerare necesarias para la realizacin y desarrollo de los mecanismos de prevencin, con nfasis en aquellas actividades que promuevan de manera ms efectiva la eliminacin de situaciones de acoso laboral, especialmente aquellas que tuvieren mayor ocurrencia al interior de la vida laboral de la empresa. f) Atender las conminaciones preventivas que formularen los inspectores de trabajo en desarrollo de lo previsto en el numeral 2 del artculo 9 de la Ley 1010 de 2006 y disponer las medidas que se estimaren pertinentes. g) Las dems actividades inherentes o conexas con las funciones anteriores. 3. Este comit se reunir por lo menos, 2 veces al ao, designar de su seno un coordinador ante quien podrn presentarse las solicitudes de evaluacin de situaciones eventualmente
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configurantes de acoso laboral con destino al anlisis que debe hacer el comit, as como las sugerencias que a travs del comit realizaren los miembros de la comunidad empresarial para el mejoramiento de la vida laboral. 4. Recibidas las solicitudes para evaluar posibles situaciones de acoso laboral, el comit en la sesin respectiva las examinar, escuchando, si a ello hubiere lugar, a las personas involucradas; construir con tales personas la recuperacin de tejido convivente, si fuere necesario; formular las recomendaciones que estime indispensables y, en casos especiales, promover entre los involucrados compromisos de convivencia. 5. Si como resultado de la actuacin del comit, este considerare prudente adoptar medidas disciplinarias, dar traslado de las recomendaciones y sugerencias a los funcionarios o trabajadores competentes de la empresa, para que adelanten los procedimientos que correspondan de acuerdo con lo establecido para estos casos en la ley y en el presente reglamento. 6. En todo caso, el procedimiento preventivo interno consagrado en este artculo, no impide o afecta el derecho de quien se considere vctima de acoso laboral para adelantar las acciones administrativas y judiciales establecidas para el efecto en la Ley 1010 de 2006. Fecha: Julio 27 de 2009 Direccin: Cra 16 79-34 bodega 7 La Romelia. Ciudad: Dosquebradas Departamento: Risaralda
________________________ WILLIAM GUZMN LPEZ Representante legal
NOVIEMBRE 2010
DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
1 Cumpleaos Comit cumpleaos 3 4 Encuesta Cliente destinatario 5 Cronograma mensual capacitacin 6 Inspeccin camiones 7 Capacitacin manejos de diferentes tipos de carga Formato reuniones capacitaciones Director Administrativo Anlisis de encuestas 8 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores 9
SABADO
2
Servicliente Actualizacin personal de reas criticas
Supernumeraria Reunin: Revisin por parte de la gerencia Administracin
Subgerente Registro de llamadas Logstica Supernumeraria Servicliente 13 Inspeccin de seguridad
Director Administrativo Actualizacin de documentos en general Financiera 15 Quejas y reclamos Servicliente Supernumeraria 22 *Contrato prestacin del servicio *clientes Inscripcin clientes Visita clientes 23 16
10
11 Mantenimiento preventivo
12 Encuesta clima organizacional Administracin
Director Financiera 14 *Ingreso de personas y personal Supernumeraria 21 Actualizacin de datos Supernumeraria Ausentismo laboral Supernumeraria Actualizacin lista maestra de documentos y registro, requisitos legales
subgerente 17 18 Capacitacin Plan de evacuacin 19 Encuesta desempeo laboral Administracin Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria
Subgerente 20 Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria
Formato capacitaciones Administracion Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica 24 25 Entrega de llaves Control llaves
Supernumeraria
26 *Registro fotogrfico y dactilar *Visita domiciliaria Supernumeraria Reunin Revisin por parte de la gerencia Comit de seguridad
27 Accidentes laborales
Administracin 28 Acciones correctivas y preventivas
29 Celebracin cumpleaos
30
Directora Administrativa
Supernumeraria Todos Comit cumpleaos Evaluacin de formatos Administrativo
31
DICIEMBRE 2010
DOMINGO LUNES
1 Cumpleaos
MARTES
2 Control de plagas
MIERCOLES JUEVES
3 Cronograma mensual capacitacin 4 Inspeccin camiones
VIERNES
5 Encuesta satisfaccin del cliente Servicliente
SABADO 6
Comit cumpleaos Supernumeraria
8 Actualizacin ndices de gestin Director Administrativo Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica
9 Inspeccin de seguridad
10 *Ingreso de personas y personal Supernumeraria
Subgerente 11 Mantenimiento preventivo
12 Encuesta clima organizacional Administracin
13
Subgerente Actualizacin de documentos en general Financiera
Subgerente Registro de llamadas Logstica Supernumeraria Servicliente Ausentismo laboral Supernumeraria
14
15 Quejas y reclamos Servicliente Supernumeraria
Supernumeraria
17 Registro fotogrfico y dactilar *Visita domiciliaria
18 Induccin nuevos empleados Director administrativo
19 Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria
20
21
22 *Contrato prestacin del servicio *clientes Inscripcin clientes
23 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores
Supernumeraria 24 Encuesta desempeo laboral
25 Acciones correctivas y preventivas
26 Capacitacin Manual de procesos y Procedimientos Formato reuniones capacitaciones Director Administrativa
27
Supernumeraria Director Administrativo 30 Celebracin cumpleaos
Todos Evaluacin de formatos
28
29 Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria
Comit de cumpleaos
FEBRERO 2011 MARZO 2011

DOMINGO LUNES DOMINGO LUNES MARTES MARTES
1 Cumpleaos
MIERCOLES MIERCOLES
2 Cronograma mensual capacitacin
JUEVES
VIERNES VIERNES
4 Encuesta Cliente destinatario Servicliente Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica 11 Encuesta desempeo laboral Administracin Ingreso de personas y personal Supernumeraria 12 5
SABADO SABADO
JUEVES
3 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores Induccin nuevos empleados
Comit cumpleaos
Supernumeraria
7 Actualizacin lista maestra de documentos y registro, requisitos legales
8 Quejas y reclamos Servicliente Supernumeraria Induccin nuevos empleados Director administrativo 15 Registro de llamadas Logstica Supernumeraria Servicliente
9 *Ingreso de personas Supernumeraria
Director Administrativo 10 Actualizacin * firmas y sellos Director Administrativo
Administracin
13
17 Actualizacin ndices de gestin Director financiero
19
Supernumeraria
subgerente
Subgerente
20
21 Entrega de llaves Control llaves
23 Inspeccin camiones
26
Directora Administrativa Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria
Subgerente Supernumeraria Actualizacin de documentos en general Financiera Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria
Supernumeraria Ausentismo laboral Supernumeraria
Todos Evaluacin de formatos Administracin
27
28 Celebracin de cumpleaos
1 Cumpleaos Comit cumpleaos 6 7 Acta entrega de llaves Administracin Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria Actualizacin de documentos en general Financiera 13 14 Encuesta clima organizacional Administracin Reunin Actualizacin panorama de riesgos Subgerente 8 Control de plagas Encuesta clima organizacional Administracin
3 Encuesta satisfaccin del cliente Servicliente 10 Ausentismo laboral Supernumeraria Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria
4 Control de llaves Administracin
Supernumeraria 9 *Ingreso de personas y personal Supernumeraria
Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica
Registro de llamadas Logstica Supernumeraria Servicliente 16 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores 17 Pruebas de alcoholismo y drogadiccin
11 Tcnicas de inspeccin, verificacin de mercanca identificacin de camiones Formato reuniones capacitaciones Director Administrativo
12
18 Actualizacin personal de reas criticas Director Administrativo
19
20
Comit seguridad 21 Actualizacin de datos Supernumeraria
25 Fondo de empleados Inspeccin de seguridad
26
Supernumeraria Supernumeraria 29 Quejas y reclamos Servicliente supernumeraria
subgerente Subgerente
27
31 Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria
Supernumeraria
Todos Evaluacin de formatos Administrativo
ABRIL 2011
DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
1 Cumpleaos
SABADO
2
Comit cumpleaos 3 4 Encuesta Cliente destinatario Servicliente 5 Cronograma mensual capacitacin 6 Inspeccin camiones 7 Capacitacin manejos de diferentes tipos de carga Formato reuniones capacitaciones Director Administrativo 14 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores 8 Mantenimiento preventivo 9
Supernumeraria 10 11 Registro fotogrfico y dactilar *Visita domiciliaria 12 Induccin nuevos empleados Director administrativo Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria Anlisis de encuestas
Subgerente
subgerente
15 Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica
16
Director operativo Actualizacin lista maestra de documentos y registro requisitos legales Director Administrativo Entrega de llaves Control llaves
Supernumeraria Registro de llamadas Logstica Supernumeraria Servicliente Actualizacin de documentos en general Financiera 18 Capacitacin Plan de evacuacin
Director Financiera 19 Ausentismo laboral Supernumeraria Reunin: Auditora interna Comit de seguridad
Administracin
Directora Administrativa 21 Inspeccin de seguridad 22 *Contrato prestacin del servicio *clientes Inscripcin clientes 23
17
20 Quejas y reclamos Servicliente supernumeraria
Subgerente Supernumeraria
24
25
26 Ingreso de personas y personal Supernumeraria
30
Supernumeraria Todos Evaluacin de formatos
MAYO 2011
DOMINGO LUNES
1 2 Cumpleaos
MARTES
MIERCOLES
4 Encuesta satisfaccin del cliente Servicliente 11 Actualizacin personal de reas criticas Administracin Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica 18 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores
JUEVES
5 Reunin: Revisin por parte de la gerencia Comit de seguridad 12 Encuesta clima organizacional Administracin Actualizacin de documentos en general Financiera 19 Actualizacin ndices de gestin Director financiero
VIERNES
SABADO 7
Comit cumpleaos 8 9 Encuesta desempeo laboral Administracin Registro de llamadas Logstica Supernumeraria Servicliente 15 Supernumeraria 10 Capacitacin mercanca ilcita, robos y fraudes Formato reuniones capacitaciones Director Administrativo
Supernumeraria 13 Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria
14
21
Subgerente
Subgerente Director Administrativo 25 *Ingreso de personas y personal Supernumeraria
subgerente
22
24 Actualizacin de datos Supernumeraria Ausentismo laboral Supernumeraria 31 Quejas y reclamos Servicliente Supernumeraria
26 Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria
28
Supernumeraria 29 30 Acciones correctivas y preventivas
Supernumeraria
Todos Evaluacin de formatos
JUNIO 2011
DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES
1 Cumpleaos
JUEVES
VIERNES
3 Encuesta Cliente destinatario Servicliente
SABADO
4
6 Capacitacin BASC Formato reuniones capacitaciones Director Administrativo Registro de llamadas Logstica Supernumeraria Servicliente
8 Ausentismo laboral Supernumeraria Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica Actualizacin de documentos en general Financiera
Supernumeraria 9 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores
11
Subgerente Entrega de llaves Control llaves
Subgerente Director Administrativo Actualizacin lista maestra de documentos y registro requisitos legales
Directora Administrativa
12
15 Control de llaves Administracin
16 *Ingreso de personas y personal Supernumeraria 23 Quejas y reclamos Servicliente supernumeraria
Administracin 17 Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria 24 Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria
18
Supernumeraria 19 20 Capacitacin poltica de calidad y seguridad
subgerente 21 Induccin nuevos empleados Director administrativo 22 *Contrato prestacin del servicio *clientes Inscripcin clientes Supernumeraria 29 Acciones correctivas y preventivas Todos Evaluacin de formatos Administracin
25
26
28 Entrega de llaves
31
Director Administrativo Supernumeraria
Comit
JULIO 2011 AGOSTO 2011

DOMINGO LUNES DOMINGO LUNES
1 Cumpleaos
MARTES MARTES
2 Control de plagas
MIERCOLES JUEVES MIERCOLES JUEVES

4 Encuesta Cliente destinatario Servicliente
VIERNES VIERNES
5 1 Registro Cumpleaos proveedores Visita proveedores Supernumeraria
SABADO SABADO
6 2
Comit cumpleaos 8 4 Inspeccin de Anlisis de encuestas seguridad Director Financiera Subgerente
5 9 Inspeccin Cronograma camiones mensual capacitacin
Supernumeraria Subgerente 14 10 15 11 Desayuno Verificacin Mantenimiento antecedentes preventivo Personal. Clientes y proveedores 16 12 Registro fotogrfico y Encuesta clima dactilar organizacional *Visita domiciliaria Administracin
17
Director Operativo Director Supernumeraria Registro de Administrativo llamadas 18 19 Actualizacin Logstica Capacitacin poltica Asignacion de de documentos Supernumeraria de calidad y seguridad lockers en general Servicliente Financiera Lorena arias Formato Fondo capacitaciones 22 23 de empleados Administracin *Contrato Fondo de prestacin del empleados Registro servicio *clientes Dotacin Carnet y proveedores Inscripcin clientesEntrega Dotacin devolucin Visita proveedores Carnet Supernumeraria Supernumeraria Entrega y devolucin Supernumeraria 25 26 Supernumeraria Capacitacin *Ingreso 29 30 de alcoholismo y personas y Acciones Celebracin drogadiccin personal correctivas y cumpleaos preventivas Formato de Supernumeraria capacitaciones administracin Todos Evaluacin de
21
24 28
Comit cumpleaos Supernumeraria 10 11 7 12 8 13 6 Quejas y camiones Mantenimiento Ausentismo laboral Inspeccin Capacitacin Acta entrega de reclamos preventivo Accidentes manejos de llaves diferentes tipos de laborales Administracin carga Servicliente Subgerente Registro de Supernumeraria Subgerente Actualizacin de Supernumeraria llamadas Capacitacin Riegos documentos en Logstica ergonmicos general Supernumeraria 17 18 Financiera 19 Servicliente 20 Induccin Verificacin Fondo 13 14 15 de nuevos antecedentes empleados Mantenimiento Encuesta Registro empleados Personal. Clientes y Director preventivo satisfaccin del fotogrfico y Director proveedores Administrativo cliente dactilar administrativo *Visita domiciliaria Actualizacin lista subgerente Servicliente Documentos maestra de Director contratacin de Administrativo documentos y Supernumeraria vehculos de registro requisitos transporte legales Entrega de llaves 20 21 22 Logstica llaves Quejas y reclamos Control Actualizacin de *Contrato datos prestacin del Supernumeraria Administracin servicio *clientes Servicliente Inscripcin clientes Supernumeraria Directora Inspeccin de Administrativa seguridad Ausentismo laboral 25 24 26 Supernumeraria 27 Supernumeraria Actualizacin *Ingreso de Capacitacin ndices de personas y personal Manual de Subgerente Documentos gestin procesos y contratacin de Procedimientos Supernumeraria vehculos de transporte Directora Logstica administrativa 27 28 29 Accidentes laborales Acciones correctivas Celebracin y preventivas cumpleaos Supernumeraria Todos Actualizacin personal de reas criticas Evaluacin de formatos Administracin
16
23
30
formatos Administracin
SEPTIEMBRE 2011
DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES
1 Cumpleaos
VIERNES
SABADO
3
Comit cumpleaos 4 5 Encuesta Cliente destinatario Servicliente 6 Encuesta desempeo laboral Administracin 7 Encuesta satisfaccin del cliente Servicliente 11 12 Actualizacin personal de reas criticas Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria 18 19 Quejas y reclamos Servicliente Supernumeraria Actualizacin de documentos en general Financiera 26 Mantenimiento preventivo 13 Inspeccin de seguridad 14 Encuesta clima organizacional Administracin Subgerente Director Administrativo 22 *Contrato prestacin del servicio *clientes Inscripcin clientes Subgerente 23 *Ingreso de personas y personal Supernumeraria 24 15 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores 8 Ausentismo laboral Supernumeraria Supernumeraria 9 Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria 16 Inspeccin camiones 10
17
20 Pruebas de alcoholismo y drogadiccin
21 Actualizacin de datos Supernumeraria
Director Administrativo 27 Registro fotogrfico y dactilar *Visita domiciliaria 28 Accidentes laborales
Supernumeraria 29 Acciones correctivas y preventivas 30 Registro de llamadas Logstica Supernumeraria Servicliente
25
Subgerente Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica
Supernumeraria
Todos Evaluacin de formatos Administracin
Supernumeraria
OCTUBRE 2011
DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO
1 2 3 Cumpleaos 4 Control de plagas Actualizacin lista maestra de documentos y registro requisitos legales Administracin 11 Reunin: Auditora interna Comit de seguridad Control de llaves Administracin 18 Inspeccin camiones 5 Cronograma mensual capacitacin 6 Quejas y reclamos Servicliente supernumeraria 7 Fondo de empleados Dotacin Carnet Entrega y devolucin Supernumeraria 8
Comit cumpleaos
Supernumeraria
10 Verificacin antecedentes Personal. Clientes y proveedores
12 Ausentismo laboral Supernumeraria Registro proveedores Visita proveedores Supernumeraria 19 Actualizacin panorama de riesgos
13 Induccin nuevos empleados Director administrativo Documentos contratacin de vehculos de transporte Logstica 20 Mantenimiento preventivo
14 *Ingreso de personas y personal Supernumeraria Actualizacin de documentos en general Financiera 21 Fondo de empleados Inspeccin de seguridad
15
16
17 Registro fotogrfico y dactilar *Visita domiciliaria Supernumeraria 24 Entrega de llaves
22
subgerente Subgerente 25 *Contrato prestacin del servicio *clientes Inscripcin clientes Comit seguridad 26 Acciones correctivas y preventivas 27 Accidentes laborales 23 Subgerente 28 Celebracin cumpleaos
29
Lorena Arias Director Administrativo
Supernumeraria Todos Anlisis de encuestas Comit de cumpleaos
supernumeraria
Evaluacin de formatos Administracin
Director Financiera
30
31 Entrega de llaves Control llaves
Administrativa
UNICARGA LTDA. LISTADO DE DHFO14 CAPACITACIONES
LISTADO DE CAPACITACIONES UNICARGA LTDA. 1 Tcnicas de inspeccin, verificacin de mercanca identificacin de camiones. 2 Mercancas Peligrosas Emergencias 3 Riegos Ergonmicos 4 Fraudes, Robos Y mercanca ilcita 5 Sistemas de informacin 6 Poltica de calidad y seguridad de la empresa 7 Manual de funciones 8 Alcoholismo y drogadiccin 9 Plan de evacuacin AUDITORES INTERNOS INDUCCION SEGURIDAD ACTIVIDADES DE SENSIBILIDAD SOBRE CONTROL DE CALIDAD Y SEGURIDAD PRESENTACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROGRAMA INCENTIVOS
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO03
Versin: 02
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ELABORADO POR: Diana Marcela Alzate FECHA:30/07/2010

NO CONFORMIDAD Los documentos del SGCS BASC no tienen la fecha de elaboracin o actualizacin lo cual dificulta conocer su vigencia. CAUSA Porque no se haba tenido en cuenta esta caracterstica de la lista maestra de documentos METODOLOGIA USADA Auditora interna
ACCIONES * Anexar una nueva casilla al formato de lista maestro de documentos donde se registre la fecha del cambio
RESPONSABLE Diana Marcela Alzate
FECHA LIMITE 31-01-2011
SEGUIMIENTO * Cada vez que se haga un cambio o actualizacin de documentos se debe registrar cada una de las casillas incluyendo la fecha en la lista maestra de documentos Todo cambio debe tener la fecha
FECHA *Prxima actualizacin de documentos
SI
NO
X X
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO03
Versin: 02
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ELABORADO POR: Diana Marcela Alzate FECHA: 1/08/2010
NO CONFORMIDAD El listado de requisitos para los conductores terceros no es un documento controlado por el SGCS BASC. CAUSA Porque no se haba tenido en cuenta. Porque se utiliza solo ocasionalmente METODOLOGIA USADA Auditoria externa
ACCIONES *Registrar el formato a la lista maestra de documentos. *Capacitar a logstica para garantizar el cumplimiento de dicho formato
SEGUIMIENTO * En cada auditoria y revisin por parte de la gerencia se evaluara que la encargada de evaluar dicho formato lo haga correctamente
FECHA Prxima auditoria interna
SI
NO
X X
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO03
Versin: 02
NO CONFORMIDAD CAUSA Porque Los indicadores de medicin no tenan indicado el porcentaje al cual se quera llegar. Porque pareca una medida obvia Porque en la medida de indicadores estn comparados los ndices METODOLOGIA USADA Auditoria interna
Los indicadores de medicin no tienen la meta visible en el manual de seguridad BASC
ACCIONES * Actualizar el manual de calidad y seguridad de la empresa. En los objetivos de calidad detallar el nivel al que se quiere llegar en las metas
SEGUIMIENTO Registrado en el manual de calidad y seguridad El nivel de metas deber estar presente en la evaluacin de los indicadores para hacer un anlisis correcto
FECHA
Prxima actualizacin de los indicadores de gestin
SI
NO
X X
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
CCFO15
ACTA DE REUNIN NOMBRE REUNIN: Revisin Gerencial SGCS ACTA N: 05 PRPOSITO: Revisar el sistema de gestin de calidad implementado en la empresa RESULTADOS DESEADOS: Aceptacin por parte de gerencia de los cambios realizados dentro de la organizacin, aprobacin de nuevas tecnologas y nuevos cambios para la certificacin BASC SITIO DONDE SE REALIZA LA REUNIN: Oficinas UNICARGA LTDA HORARIO PROGRAMADO HORARIO REAL Mar 11 de agosto 10:00 a.m. INICIO Mar 11 de agosto 10:00 a.m. INICIO FINALIZACIN Mar 11 de agosto 12:00 m. FIANLIZACIN Mar 11 de agosto 11:30 a.m. MODERADOR: LORENA ARIAS SECRETARIO: YUDY MARTNEZ ASISTENTES CARGO
GERENTE A. ADMINISTRATIVO OP. LOGISTICA JEFE DE BODEGA PRACTICANTE
N 1 2 3 4 5
NOMBRE
WILLIAM GUZMN LPEZ FRANCIA LORENA ARIAS YUDY MARTINEZ OSPINA
FIRMA
JORGE WILSON GUZMN LPEZ DIANA ALZATE
N 1 2 3 4 5

El desempeo global del sistema de gestin de calidad y seguridad El desempeo de los elementos individuales del sistema de calidad y seguridad Los resultados de las auditorias, tanto interna como de certificacin. Factores internos y externos como cambios en la estructura organizacional, legislacin pendiente, introduccin de nueva tecnologa, etc. Identificar las acciones necesarias para remediar las no conformidades encontradas
SECUENCIA 1 2 3 4 5
MATERIAL Y PREPARACIN: PERSONA RESPONSABLE: TAREAS DELEGADAS 1 2 3

Solucin de no conformidades Asignacin de tareas Implementacin del sistema de gestin de calidad y seguridad
RESPONSABLE Practicante Director Administrativo UNICARGA LTDA
FECHA Agosto 15 de 2009 Agosto 12 de 2009 Agosto 11 de 2009
NOTAS DE LA REUNIN: Durante la reunin se decidi implementar de forma inmediata los puntos que no se haban puesto en practica del sistema de gestin de calidad y seguridad (SGCS), adems de empezar a trabajar en las no conformidades detectadas para las cuales la empresa tiene hasta Agosto 30 de 2009 para remediar, a su vez se asignaron las tareas correspondientes a cada cargo sobre el sistema de gestin de calidad y seguridad. La gerencia quedo muy conforme con el trabajo realizado sobre el sistema de gestin de calidad y seguridad en la empresa, y corroboro su apoyo total y compromiso con la certificacin BASC.
ASIGNACION DE LOCKERS
La empresa UNICARGA LTDA a raz de las inconformidades encontradas en la auditoria de certificacin, decidi tomar acciones correctivas para cumplir con dichos estndares. Por lo tanto se asignaron 2 lockers, los cuales fueron entregados a los trabajadores de la siguiente manera: LOCKER 1 2 EMPLEADO ALEXIS CABRERA CESAR ALBERTO RAVE
Como se observa claramente, cada locker fue asignado y asegurado con el candado de cada empleado, cada uno tiene la llave y en la empresa no se encuentran copias de las mismas.
SEGURIDAD ZONA DE LOCKERS
El rea de los lockers se encuentra ubicada dentro del cuarto denominado dormitorio, dentro de una de las reas criticas de la empresa, el rea de bodega, por lo tanto para asegurar que no se contamine la carga de ninguna manera, los lockers son controlados por una puerta con candado, cuya llave es manejada nica y exclusivamente por el jefe de seguridad de la empresa, en este caso el jefe de bodega, quien una vez le soliciten abrir dicha puerta acompaara al empleado mientras realiza sus actividades en el locker, garantizando as la seguridad de la mercanca en el rea de lockers.
CANDADO QUE CONTROLA LA PUERTA DEL DORMITORIO
Como se observa en la imagen, el rea del dormitorio se encuentra sellada, dentro de dicho cuarto se ubican los lockers, la llave del cuarto del dormitorio la maneja el Jefe de Seguridad de la empresa, y la abrir una vez as lo soliciten los empleados, y no se retirara de all hasta volverla a cerrar.
UNICARGA LTDA.
COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL El Comit de Convivencia Laboral tiene por objeto contribuir con mecanismos alternativos a los establecidos en los dems reglamentos de UNICARGA LTDA a la prevencin y solucin de las situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los trabajadores al interior de la Empresa. Dicho Comit procurar generar una conciencia colectiva convivente entre la Comunidad Laboral, con el fin de promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armona y el buen ambiente ocupacional para todos los trabajadores de la Empresa, protegiendo la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de stos.
UNICARGA LTDA. Esta compuesta por 9 trabajadores de planta, de los cuales 4 son trabajadores de la parte Administrativa y los dems pertenecen a la parte Operativa, el comit de convivencia laboral ser conformado entonces por un elemento de cada parte, en representacin de la parte operativa se design al seor CSAR ALBERTO RAVE TOBN quien por su experiencia laboral con la empresa y la buena relacin que lleva con sus compaeros es apto para la delegacin de dichas funciones, como representante del empleador se design a la seora YUDY YAMILETH MARTNEZ OSPINA, quien por su espritu de liderazgo y buena conducta con sus compaeros es considerada apta para la realizacin de dichas funciones.
____________________________ CSAR ALBERTO RAVE TOBN
_______________________________ YUDY YAMILETH MARTNEZ OSPINA
SERVICLIENTE
Actividad Realizacin encuestas Cliente destinatario Cliente Unicarga Procedimiento Proceso Gestin de Control y calidad Calidad Frecuencia Bimensual Semestral Formato Lugar Cliente Formato fsico destinatario C:\Documentoscompa Encuesta rtidos\Bascversion3\N satisfaccin ormas\Elementos del del cliente sistema de gestin de control y seguridad\4.4 Vericacion y accin correctiva\4.4.3 Registros\Formatos Formato accidentes laborales Formato quejas y reclamos C:\Documentoscompartid os\Bascversion3\Normas\ Formato devolucin Elementos del sistema de gestin de control y y entrega seguridad\4.4 Vericacion de carnet y accin correctiva\4.4.3 Formato entrega de Registros\Formatos dotacin Formato acciones correctivas y preventivas
Control accidentes laborales Documentacin de quejas y reclamos Entrega o devolucin de dotacin y carnet
Seguridad Industrial Gestin de calidad Seleccin de personal
Desarrollo Humanos Control y Calidad Desarrollo Humano
Trimestral Mensual Cada ingreso o retiro de personal
Acciones correctivas y preventivas
Control y revisin del SGCS
Control y calidad
Mensual
Comits a los que pertenece Comit de seguridad: Responsabilidad de llevar la documentacin (accidentes laborales, Quejas y reclamos, acciones correctivas y preventivas) a la revisin por parte de la gerencia y realizar aportes respecto a su rea. Estar presente en la reunin para actualizaciones del panorama de riesgos y realizar aportes respecto a su rea. Comit de convivencia laboral: Mantener la buena armona entre los miembros de la empresa.
DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Actividad Realizar evaluacin del desempeo de los trabajadores Registro entrega de llaves Procedimiento Manejo de personal Control interno Proceso Desarrollo Humano Control y calidad Frecuencia Anual Formato Encuesta desempeo laboral Acta entrega de llaves Formato control de llaves Lista maestra de documentos Listado maestro de registros Formato listado de Requisitos legales Poltica de firmas y sellos Formato acciones correctivas y preventivas Formato asistencias a reuniones y capacitaciones Cronograma pruebas de alcoholemia y drogadiccin Formato Auditora interna Formato reunin auditora interna Formato Revisin por parte de la gerencia Formato induccin de nuevos empleados Formato verficacion de
Lugar
Cuatrimestral
Actualizacin de registros y documentos
Control y revisin del sistema de gestin de calidad y seguridad
Control y calidad
Semestral
C:\Documentoscompartidos\ Bascversion3\Normas\Elem entos del sistema de gestin de control y seguridad\4.4 Vericacion y accin correctiva\4.4.3 Registros\Formatos
Acciones correctivas y preventivas Registro asistencia a capacitaciones Realizacin de pruebas de consumo Auditora interna
Control y revisin del SGCS Capacitacin de empleados Seleccin de personal Control y revisin del SGCS
Control y calidad Desarrollo Humano Desarrollo Humano Control y calidad
Mensual
Cada capacitacin Semestral
Trimestral
Revisin por parte de la gerencia Induccin de nuevos empleados Verificacin de antecedentes
Control y revisin del SGCS Seleccin de personal Seleccin de clientes
Control y calidad Desarrollo Humano
Trimestral Cada ingreso de personal
Cada ingreso Gestin estratgica de proveedor,
Actualizacin de cargos crticos
Mayoristas Seleccin de clientes minoristas Seleccin de personal Seguridad industrial
cliente y/o Gestin estratgica personal Desarrollo Humano Desarrollo Humano Anual
Asignacin de lockers
Seguridad industrial
Desarrollo humano
Semestral
antecedentes Formato verificacin de antecedentes clientes y proveedores Listado personal de reas criticas Matriz definicin de cargos crticos Documento asignacin de lockers
C:\Documentos compartidos\Basc version 3\Normas\Elementos del sistema de gestion de control y seguridad\4.2 Planeacion\4.2.2 Gestion de riesgo C:\Documentoscompartidos\ Bascversion3\Normas\Elem entos del sistema de gestin de control y seguridad\4.4 Vericacion y accin correctiva\4.4.3 Registros\Formatos
Comits a los que pertenece Comit de seguridad: Responsabilidad de llevar la documentacin (acciones correctivas y preventivas, auditora interna, revisin por parte de la gerencia, verificacin de antecedentes , actualizacin cargos crticos) a la revisin por parte de la gerencia y realizar aportes respecto a su rea. Estar presente en la reunin para actualizaciones del panorama de riesgos y realizar aportes respecto a su rea.
SUPERNUMERARIA OPERATIVA
Actividad Contrato de prestacin de servicio Actualizacin de registros y documentos
Registro ausentismo laboral Corroboracin de la informacin de legalidad de los proveedores Corroboracin de la informacin de legalidad de los clientes Registro de los formatos de seguridad Comprobacin de documentos y antecedentes Visita domiciliaria Acciones correctivas y preventivas
Procedimiento Seleccin de cliente mayorista Control y revisin del sistema de gestin de calidad y seguridad Seguridad industrial Seleccin de proveedores mayoristas Seleccin de proveedores mayoristas Control de la seguridad Seleccin de personal
Proceso Gestin estratgica Control y calidad
Frecuencia Cada que ingrese un nuevo cliente Mensual
Formato Contrato prestacin del servicio Formato actualizacin de datos
Lugar
Desarrollo Humano Gestin estratgica
Mensual Cada que ingrese un nuevo proveedor Cada que ingrese un nuevo cliente Mensual
Formato ausentismo laboral Registro de proveedores
C:\Documentoscompartid os\Bascversion3\Normas\ Elementos del sistema de gestin de control y seguridad\4.4 Vericacion y accin correctiva\4.4.3 Registros\Formatos
Gestin estratgica
Control y calidad Desarrollo Humano
Cada ingreso de personal
Inscripcin de cliente Formato visita a clientes Formato ingreso de personas a la empresa Formato registro fotogrfico y dactilar Formato visita domiciliaria Formato acciones correctivas y preventivas
Seleccin de personal Control y revisin del SGCS
Desarrollo Humano Control y calidad
Cada ingreso de personal Mensual
COORDINADORA LOGISTICA
Actividad Programa de Procedimiento Proceso Capacitacin Desarrollo Frecuencia Mensual Formato Cronograma de Lugar C:\Documentoscompartid
capacitaciones Cronograma mensual Acciones correctivas y preventivas Registro de llamadas
de empleados Humano Control y revisin del SGCS Trazabilidad Control y calidad Operacin Logistica
Mensual Mensual
Diario
capacitaciones os\Bascversion3\Normas\ Cronogramas Elementos del sistema de gestin de control y seguridad\4.4 Vericacion Formato y accin correctiva\4.4.3 acciones Registros\Formatos correctivas y preventivas C:\Documentoscompartid Registro de os\Bascversion3\Normas\ llamadas Elementos del sistema de gestin de control y seguridad\4.5 Registro de llamadas
Comits a los que pertenece
Comit de seguridad: Responsabilidad de llevar la documentacin (acciones correctivas y preventivas) a la revisin por parte de la gerencia y realizar aportes respecto a su rea. Estar presente en la reunin para actualizaciones del panorama de riesgos y realizar aportes respecto a su rea.
DIRECTOR OPERATIVO
Actividad Documentacin Procedimiento Proceso Gestin de Control y Frecuencia Mensual Formato Formato quejas Lugar C:\Documentoscompartid
de quejas y reclamos Capacitaciones
calidad
Calidad Mensual
y reclamos Cronograma de actividades
Capacitacin Desarrollo de empleados Humano
os\Bascversion3\Normas\ Elementos del sistema de gestin de control y seguridad\4.4 Vericacion y accin correctiva\4.4.3 Registros\Formatos
Realizacin de encuestas de ambiente laboral Registro de los formatos de seguridad
Mejoramiento del ambiente laboral Control de la seguridad
Desarrollo Humano Control y calidad
Anual Mensual
Encuesta clima organizacional Formato inspeccin de camiones Formato Mantenimie nto preventivo
Comit de seguridad: Estar presente en la reunin para actualizaciones del panorama de riesgos y revisin por parte de la gerencia y realizar aportes respecto a su rea.
SUPERNUMERARIA ADMISNITRATIVA
Actividad Registro de los formatos de seguridad Acciones Procedimiento Proceso Control de la Control y seguridad calidad Control y Control y Frecuencia Mensual Mensual Formato Formato inspeccin de seguridad Formato Lugar C:\Documentoscompartid os\Bascversion3\Normas\ Elementos del sistema de gestin de control y
correctivas y preventivas Registro de llamadas
revisin del SGCS Trazabilidad
calidad Operacin Logistica Diario
acciones correctivas y preventivas Registro de llamadas
seguridad\4.4 Vericacion y accin correctiva\4.4.3 Registros\Formatos
GERENTE
Actividad Diseo de indicadores Anlisis de resultados de Procedimiento Proceso Diseo de Control y indicadores calidad Frecuencia Trimestral Cada que se realice una Formato Indicadores de gestin de calidad Documento Word Lugar C:\Documentoscompartid os\Bascversion3\Normas\ Elementos del sistema de gestin de control y seguridad\4.4 Vericacion
encuestas Acciones correctivas y preventivas Control y revisin del SGCS Control y calidad
muestra de encuestas Mensual
y accin correctiva\4.4.3 Registros\Formatos Formato acciones correctivas y preventivas
Comit de seguridad: Responsabilidad de llevar la documentacin (acciones correctivas y preventivas, resultado de las encuestas e ndices de gestin) a la revisin por parte de la gerencia y realizar aportes respecto a su rea. Estar presente en la reunin para actualizaciones del panorama de riesgos y realizar aportes respecto a su rea.
ENCUESTA DE CLIMA ORGANIZACIONAL
FORMATOS

Versin: 01
I.
AYDANOS A MEJORAR
Por favor, dedique unos minutos a completar esta encuesta, la informacin que nos proporcione ser utilizada para evaluar el nivel de satisfaccin general de nuestros empleados con la empresa. Sus respuestas sern tratadas de forma CONFIDENCIAL Y ANNIMA y no sern utilizadas para ningn propsito distinto al de ayudarnos a mejorar. Esta encuesta dura aproximadamente 10 minutos. 1. LA EMPRESA:
No Est usted satisfecho con su trayectoria en la empresa? Le gusta su empresa? Se siente orgulloso de pertenecer a su empresa? De haber sabido cmo iban a ser las cosas en su empresa, hubiera entrado en ella? Se siente integrado en su empresa? Conoce bien que aporta usted con su trabajo al conjunto de la empresa? Si pudiera dejar la empresa por otro trabajo, a igualdad de sueldo y condiciones, se quedara en la empresa? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
O O O O O O O
O O O O O O O
O O O O O O O
O O O O O O O
O O O O O O O
II. CONDICIONES AMBIENTALES 2. Sobre las condiciones ambientales de su puesto de trabajo.

No Su puesto de trabajo le resulta cmodo? Tiene suficiente luz en su lugar de trabajo? La temperatura es la adecuada en su lugar de trabajo? El nivel de ruido es soportable? Los aseos estn limpios? Su ordenador funciona a una velocidad adecuada? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
O O O O O O
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O O O O O O
O O O O O O
III. ERGONOMA 3. Sobre la Ergonoma.

No Tiene espacio suficiente en su puesto de trabajo? Su puesto de trabajo es lo suficientemente cmodo? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
O O
O O
O O
O O
O O
Tiene algn filtro de proteccin su pantalla de ordenador? Cree usted que su silla es adecuada? Su pantalla est a la altura adecuada para usted?
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O O O
O O O O IV. POSIBILIDADES DE CREATIVIDAD E INICIATIVA 4. Considera usted que

No No pero con algn matiz
Si/No Depende
S, pero con algn matiz
... tiene la suficiente autonoma en su trabajo? ... tiene la suficiente capacidad de iniciativa en su trabajo? ...sus ideas son escuchadas por su jefe o superiores? Se siente realizado en su trabajo? ...su trabajo es lo suficientemente variado?
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O O O O O
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O O O O O
V. COMPAEROS DE TRABAJO 5. Acerca de sus compaeros de trabajo.

No Se lleva Usted bien con sus compaeros? Le ayudaron y apoyaron los primeros das cuando usted entr en la empresa? Si dejase la empresa, lo sentira por ellos? Cree que Usted y sus compaeros estn unidos y se llevan bien? Considera que sus compaeros son adems sus amigos? Existe mucha movilidad y cambio de puestos de trabajo entre sus compaeros en la empresa? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
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VI. JEFE Y SUPERIORES 6. Sobre su jefe y superiores.

No Su jefe o superiores le tratan bien, con amabilidad? Considera adecuado el nivel de exigencia por parte de u jefe? Considera que su jefe es participativo? Considera usted que trabaja en equipo con su jefe y compaeros? Tiene usted comunicacin con su jefe? Considera que tiene Usted un jefe justo? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
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VII. PUESTO DE TRABAJO 7. Sobre su puesto de Trabajo.

No El puesto que ocupa en la empresa est en relacin con la experiencia que usted posee? Su puesto est en relacin con su titulacin acadmica? Se considera usted valorado por el puesto de trabajo que ocupa? Considera que su trabajo est suficientemente reconocido y considerado por su jefe o superiores? Le gustara permanecer en su puesto de trabajo dentro de su empresa? Existen posibilidades reales de movilidad en su empresa? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
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VIII. REMUNERACIN 8. Sobre su sueldo.

No Considera que su trabajo est bien remunerado? Cree que su sueldo est en consonancia con los sueldos que hay en su empresa? Considera que su remuneracin est por encima de la media en su entorno social, fuera de la empresa? Cree que su sueldo y el de sus compaeros est en consonancia con la situacin y marcha econmica de la empresa? Considera que existe igualdad entre hombres y mujeres en cuanto a la remuneracin percibida dentro de su empresa? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
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IX. RECONOCIMIENTO 9. Considera usted que en su empresa

No ... existe igualdad entre hombres y mujeres, a la hora de ocupar puestos de trabajo? .. realiza un trabajo til? ... tiene un cierto nivel de seguridad en su puesto de trabajo, de cara al futuro? ... es posible la promocin laboral por un buen rendimiento laboral? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
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X. COMUNICACIN 10. Considera usted que en su empresa

No ... existe buena comunicacin de arriba a abajo entre jefes y subordinados? ... existe buena comunicacin de abajo a arriba entre subordinados y jefes? ... su jefe o jefes escuchan las opiniones y sugerencias de los empleados? No pero con algn matiz Si/No Depende S, pero con algn matiz S
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La encuesta ha concluido, muchas gracias por la colaboracin.
ENCUESTA DE DESEMPEO LABORAL
FORMATOS

Versin: 01
I. DATOS DEL EMPLEADO 1. INTRODUZCA LOS DATOS DEL EMPLEADO NOMBRE: ___________________________________________________________________ APELLIDOS: _________________________________________________________________ CARGO: _____________________________________________________________________ REA: _______________________________________________________________________ 2. LA PERSONA QUE EVALUA NOMBRE: ___________________________________________________________________ APELLIDOS: _________________________________________________________________ CARGO: _____________________________________________________________________ REA: _______________________________________________________________________ II. HABILIDADES Y PRODUCTIVIDAD DEL EMPLEADO Punte al evaluado segn la siguiente escala: 5 4 3 2 1 EXCELENTE MUY BUENO BUENO MEDIO POBRE El empleado cumple de forma excelente el aspecto a evaluar El empleado cumple sobradamente el aspecto a evaluar El empleado cumple bien el aspecto a evaluar El empleado cumple de forma suficiente el aspecto a evaluar El empleado no cumple suficientemente con el aspecto a evaluar
3. CONOCIMIENTO DEL PUESTO

POBRE Entiende las funciones y responsabilidades del puesto Posee los conocimientos y habilidades necesarios para el puesto MEDIO BUENO MUY BUENO EXCELENTE
4. PLANIFICACIN Y RESOLUCIN
POBRE Trabaja de forma organizada Requiere una supervisin mnima Es capaz de identificar problemas Reacciona rpidamente ante las dificultades MEDIO BUENO MUY BUENO EXCELENTE
5. PRODUCTIVIDAD
POBRE Consigue los objetivos Puede manejar varios proyectos a la vez Consigue los estndares de productividad MEDIO BUENO MUY BUENO EXCELENTE
6. HABILIDADES DE COMUNICACIN
POBRE Articula ideas de forma eficaz Participa en las reuniones Sabe escuchar MEDIO BUENO MUY BUENO EXCELENTE
7. TRABAJO EN EQUIPO
POBRE Sabe trabajar en equipo Ayuda a su equipo Trabaja bien con distintos tipos de persona Participa en conversaciones de grupo MEDIO BUENO MUY BUENO EXCELENTE
8. HABILIDADES DE DIRECCIN
POBRE Transmite bien los objetivos a los integrantes de su rea Comunica a todos en su rea el xito en el cumplimiento de objetivos Demuestra dotes de liderazgo Motiva a su equipo para conseguir los objetivos MEDIO BUENO MUY BUENO EXCELENTE
III. PREGUNTAS ABIERTAS 9. En su opinin, en qu reas debe concentrar el empleado sus esfuerzos de mejora?
10. Cree que el empleado est mejor preparado para otro puesto dentro de la compaa? SI NO Y si es as, para qu tipo de puesto? Por favor, concrete el nombre del puesto y el rea al que pertenece. NOMBRE DEL PUESTO AREA 11. Por favor, aada cualquier comentario que desee sobre sus respuestas a las dos preguntas anteriores
12. Evaluacin general; A continuacin, resuma su evaluacin precedente del empleado

POBRE MEDIO BUENO MUY BUENO EXCELENTE
13. Por favor, introduzca comentarios adicionales sobre el empleado
La evaluacin del empleado ha concluido. Muchas gracias por su colaboracin.
FORMATOS

Versin: 01
I.
AYDENOS A MEJORAR
Por favor, dedique un momento a completar esta pequea encuesta, la informacin que nos proporcione ser utilizada para mejorar nuestro servicio. Sus respuestas sern tratadas de forma confidencial y no sern utilizadas para ningn propsito distinto a la investigacin llevada a cabo por UNICARGA LTDA. Esta encuesta dura aproximadamente 7 minutos. Fecha:____________________________ 1. Cunto tiempo lleva utilizando nuestro servicio de transporte de mercancas? MENOS DE UN MES ENTRE UNO Y SEIS MESES ENTRE SEIS MESES Y UN AO ENTRE UNO Y TRES AOS MAS DE TRES AOS O O O O O
2. Con qu frecuencia utiliza nuestro servicio de transporte de mercancas? UNA O MAS VECES A LA SEMANA DOS O TRES VECES AL MES UNA VEZ AL MES MENOS DE UNA VEZ AL MES O O O O
II. SATISFACCIN GENERAL 3. Cul es su grado de satisfaccin general con nuestro servicio de transporte de mercancas? COMPLETAMENTE SATISFECHO SATISFECHO INSATISFECHO COMPLETAMENTE INSATISFECHO O O O O
4. En comparacin con otras alternativas de transporte, nuestro servicio de transporte de mercancas es ... MUCHO MEJOR ALGO MEJOR MAS O MENOS IGUAL ALGO PEOR MUCHO PEOR NO LO SE O O O O O O
FORMATOS

Versin: 01
III. INTENSIN DE USO Y RECOMENDACIN 5. Utilizar usted de nuevo nuestro servicio de transporte de mercancas? SEGURO QUE SI PROBABLEMENTE SI PUEDE QUE SI, PUEDE QUE NO PROBABLEMENTE NO SEGURO QUE NO O O O O O
6. Ha recomendado usted nuestro servicio de transporte de mercancas a otras personas? SI O NO O
IV. SATISFACCIN ATRIBUTOS 7. Qu grado de importancia le da usted a los siguientes aspectos a la hora de usar nuestro servicio de transporte de mercancas ?... Y cul es su grado de satisfaccin en esos mismos aspectos con nuestro servicio?
IMPORTANCIA AL COMPRAR Muy No tan No importante importante importante importa Calidad del servicio Relacin calidad precio Proceso de compra del servicio Experiencia de uso Servicio post-venta Otros O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O SATISFACCIN CON NUESTRO SERVICIO Completamente Completamente satisfecho insatisfecho satisfecho insatisfecho O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O No aplica O O O O O O
Cules? V. VALORACIN DEL SERVICIO Teniendo en cuenta su experiencia ms reciente con nuestro servicio de transporte de mercancas, por favor, valore su grado de acuerdo o descuerdo con las siguientes afirmaciones: 8. UNICARGA LTDA me prest el servicio de transporte de mercancas, el cual vala lo que pague por l. TOTALMENTE DE ACUERDO DE ACUERDO EN DESACUERDO TOTALMENTE EN DESACUERDO NO APLICABLE O O O O O
FORMATOS

Versin: 01
9. El transporte de mercancas prestado por UNICARGA LTDA cubre mis necesidades. TOTALMENTE DE ACUERDO DE ACUERDO EN DESACUERDO TOTALMENTE EN DESACUERDO NO APLICABLE O O O O O
10. El transporte de mercancas prestado por UNICARGA LTDA es fcil de usar. TOTALMENTE DE ACUERDO DE ACUERDO EN DESACUERDO TOTALMENTE EN DESACUERDO NO APLICABLE 11. UNICARGA LTDA ofrece servicios competitivos. TOTALMENTE DE ACUERDO DE ACUERDO EN DESACUERDO TOTALMENTE EN DESACUERDO NO APLICABLE O O O O O O O O O O
12. El servicio al cliente de UNICARGA LTDA conoce y maneja a la perfeccin el tema de transporte de mercancas. TOTALMENTE DE ACUERDO DE ACUERDO EN DESACUERDO TOTALMENTE EN DESACUERDO NO APLICABLE O O O O O
13. El servicio al cliente UNICARGA LTDA atiende bien y con precisin todas mis dudas, quejas y reclamos. TOTALMENTE DE ACUERDO DE ACUERDO EN DESACUERDO TOTALMENTE EN DESACUERDO NO APLICABLE O O O O O
FORMATOS

Versin: 01
VI. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS 14. Basndose en su propia experiencia con el transporte de mercancas, buscara usted a UNICARGA LTDA para comprar servicios similares? ES MUY PROBABLE ES PROBABLE NO ES PROBABLE ES MUY IMPROBABLE O O O O
15. Ha tenido usted algn problema a la hora de usar nuestro servicio de transporte de mercancas? SI O NO O Se resolvieron estos problemas de forma satisfactoria para usted? SI, FUERON RESUELTOS POR LA EMPRESA O UNO DE SUS REPRESENTANTES SI, FUERON RESUELTOS POR ALGUIEN DE FUERA DE LA EMPRESA NO NO HUBO NINGUN PROBLEMA O O O O
16. Hay alguna cosa que le gustara decirle a UNICARGA LTDA sobre su transporte de mercancas que no le hayamos preguntado en esta encuesta? Si es as, por favor, dganos de que se trata :
GRACIAS POR LA ATENCIN PRESTADA SU AYUDA ES MUY IMPORTANTE PARA NOSOTROS
ENTREVISTA MANUAL DE FUNCIONES
ENTREVISTA DE ANLISIS DE PUESTOS 1. DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PUESTO DE TRABAJO DEPARTAMENTO: NOMBRE DEL PUESTO: PERSONA ENTREVISTADA: ANTIGEDAD EN EL PUESTO: 2. DATOS SOBRE LA ENTREVISTA: FECHA DE REALIZACIN: 3. ORGANIGRAMA DEL PUESTO: NOMBRE DEL PUESTO DEL QUE DEPENDE O SUPERIOR JERRQUICO: 1. 2. NOMBRE DE PUESTOS QUE DEPENDEN DE L 3. O SUBORDINADOS: 4. 5. 4. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Sintetice en pocas palabras la finalidad u objetivo del puesto de trabajo (PARA QU SE REALIZAN LAS FUNCIONES y/o TAREAS) _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 5. FUNCIONES BSICAS INCLUIDAS EN EL PUESTODE TRABAJO: Describir las funciones bsicas incluidas en el puesto de trabajo (dirigir, controlar, gestionar, etc.) N 1 FUNCIONES BSICAS OBJETIVO
N 5
FUNCIONES BSICAS
OBJETIVO
10
6. CONOCIMIENTOS QUE EXIGE EL PUESTO DE TRABAJO: a. FORMACIN ACADMICA: Especificar el nivel de estudios y la especialidad que se precisa para poder desempear correctamente las funciones / tareas incluidas en el puesto. a) b) c) d) e) ___ No requiere educacin formal. ___ Aos de educacin media. ___ Diploma de educacin media. Titulo Universitario en: ________________________ Postgrado en: _______________________________
b. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS: Indicar que conocimientos terico - prcticos (cursos, seminarios, etc.), no adquiridos en la formacin reglada, son necesarios para poder desempear correctamente las funciones y/o tareas incluidas en el puesto. Seale en cada caso, el nivel preciso siguiendo la escala: (1) conocimiento bsico, (2) medio y (3) avanzado. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS NIVEL
7. EXPERIENCIA PREVIA: Indicar la experiencia laboral previa necesaria para poder desempear adecuadamente las funciones y tareas incluidas en el puesto. Adems, en que rea se debe haber adquirido dicha experiencia. Tiempo: Ninguna Menos de tres meses Tres meses a un ao ___ ___ ___ Uno a tres aos Tres a cinco aos Ms de cinco aos ___ ___ ___
rea: ________________________________________________________________________ 8. HABILIDADES: Indique las habilidades que considere necesarias para la ejecucin de las funciones enumeradas exitosamente. (Actitud de servicio, trabajo en equipo, capacidad de gestin, etc.) _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 9. TIEMPO NECESARIO PARA PODER DESEMPEAR ADECUADAMENTE EL PUESTO DE TRABAJO: Especificar el tiempo que necesitara una persona que llega nueva al puesto de trabajo (con la formacin y la experiencia citadas anteriormente) para que pueda desempear correctamente las funciones y/o tareas incluidas en el mismo. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 10. NIVEL DE AUTONOMA: Indicar para cada una de las funciones que se ha descrito anteriormente el grado de autonoma de que dispone el ocupante del puesto siguiendo la siguiente escala: (1) Ninguna autonoma; (2) Autonoma para determinar los mtodos de trabajo; (3) Autonoma para determinar los mtodos de trabajo y participar en la fijacin de los objetivos; (4) Autonoma para determinar los objetivos del puesto. _____________________________________________________________________________ 11. DECISIONES: Indicar las decisiones ms representativas que puede tomar el ocupante del puesto, sealando en cada caso si es aprobada y por quien: (1) a los miembros del equipo de trabajo; (2) a un superior; (3) a un rgano colegiado; (4) la toma l mismo. DECISIN APROBACIN Es aprobada? Quin aprueba?
12. RESPONSABILIDAD: a. SOBRE PERSONAS: Indicar las personas que estn bajo su supervisin, sealando el puesto que desempean y el tipo de supervisin que usted ejerce sobre cada una (general por resultados, instruccin, revisin del trabajo, planeacin del trabajo, coordinacin de actividades, etc.)
b. RESPONSABILIDAD ECONMICA: Indicar si la persona que ocupa el puesto es responsable de algn presupuesto econmico (no se incluye el capitulo referido a gastos de personal). En caso afirmativo, seale la cuanta y tipo del mismo, indicando si es responsable de su gestin, supervisin o control.
c. SOBRE BIENES: Indicar los bienes materiales de los que es responsable la persona que ocupa el Puesto de trabajo.
d. SOBRE LA SEGURIDAD DE OTROS: Indicar si la persona que ocupa el puesto es responsable de la seguridad de otras personas. Pueden ser compaeros, usuarios, etc. y, en caso afirmativo, explique las posibles consecuencias de su actuacin sobre la salud o seguridad de estas y el grado de probabilidad de que ocurra la accin.
13. CONSECUENCIAS DE LOS ERRORES: Indicar las consecuencias (econmicas, de imagen, etc.) que se pueden derivar de un error del ocupante del puesto. Especificar el tipo de error, la forma de evitar dicho error, o, una vez cometido, quien lo detectara. Indicar la probabilidad (baja, media, alta) de que se produzca el error y la importancia (baja, media, alta) del mismo. N TIPO DE ERROR CONCECUENCIA QUIEN LO DETECTA
14. RELACIONES HUMANAS Sealar los puestos con que se relaciona ms habitualmente el ocupante del puesto especificando los motivos de dicha relacin y la frecuencia de los contactos. 14.1. RELACIONES INTERNAS: CARGO O DEPENDENCIA MOTIVO FRECUENCIA
14.2. RELACIONES EXTERNAS: CON QUIN? MOTIVO FRECUENCIA
15. ESFUERZO MENTAL: GRADO DE CONCENTRACIN PEQUEA CONCENTRACIN MEDIANA CONCENTRACIN ALTA CONCENTRACIN 16. ESFUERZO FSICO: Describa cualquier accin muscular, movimiento corporal cambios de postura o posiciones que suceden en el desempeo de su trabajo y que le provoquen una fatiga poco usual estime el porcentaje de tiempo diario de cada una: ESFUERZO ESFUERZO VISUAL ESFUERZO OLFATIVO ESFUERZO AUDITIVO 17. CONDICIONES AMBIENTALES: Marque si considera que las siguientes condiciones fsicas de su trabajo son malas, regulares, buenas o excelentes. BAJO NIVEL MEDIO ALTO TIEMPO DE APLICACIN DEL ESFUERZO ESPORDICO INTERMITENTE CONSTANTE
MALA ILUMINACIN VENTILACIN TEMPERATURA MOBILIARIO
REGULAR
BUENA
EXCELENTE
Marque las condiciones objetables en las que debe realizar su trabajo e indique si la condicin se presenta pocas veces, en ocasiones o con frecuencia. NUNCA POLVO SUCIEDAD CALOR FRIO HUMO OLORES RUIDO HUMEDAD EXCESO DE AGUA OTROS Exigencias emocionales: marque exigencias emocionales de su trabajo que le produzcan excesiva tensin o fatiga y si se presenta pocas veces, en ocasiones o con frecuencia. POCAS VECES FECHAS DE ENTREGA BAJO PRESIN VIAJES EXCESIVOS ESTILO DE LIDERAZGO DEL JEFE HORARIOS PROLONGADOS RELACIN CON COMPAEROS DE TRABAJO 18. OBSERVACIONES: EN OCASIONES CON FRECUENCIA POCAS VECES EN OCACIONES CON FRECUENCIA
FORMATOS

Versin: 01
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ELABORADO POR: Diana Marcela Alzate FECHA: 4 julio del 2010
NO CONFORMIDAD Ubicacin de mercancas peligrosas No tienen un sitio debidamente marcado dentro de la organizacin CAUSA
ACCIONES Demarcacin de las zonas seguras de ubicacin. Capacitacin a los empleados sobre la ubicacin y manejo de materiales nocivos.
RESPONSABLE
FECHA LIMITE
5/07/2010
SEGUIMIENTO
FECHA
Cargue y descargue de materiales peligrosos 1/08/2010
SI x x
NO
FORMATOS

Versin: 01
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ELABORADO POR: Diana Marcela lzate FECHA: 30/07/2010
NO CONFORMIDAD Las reas de los lockers de los empleados no estn controladas, como lo requiere el estndar 4.17 de los estndares BASC, lo cual pone en riesgo la seguridad de la empresa. CAUSA POR QU: porque los empleados son de confianza y usan pocas veces el locker. POR QU: porque de igual manera se les revisa los maletines al salir de la empresa.
ACCIONES
RESPONSABLE
FECHA LIMITE
Los lockers sern asignados a los empleados que lo requieran. El empleado que solicite el uso de su propio locker deber hacerse cargo de su candado propio. El acceso al rea de los lockers esta denegado para todo el personal, solo podr acceder a el en compaa del Jefe de Seguridad de la empresa. Se asignar una llave de acceso al rea de los lockers, la cual solamente tendr acceso el Jefe de Seguridad
15/08/2010
SEGUIMIENTO
FECHA
Ser realizado por el jefe de seguridad en su inspeccin de seguridad quincenal
15/08/2010
SI X
NO
Se cumpli en su totalidad el plan de accin?
Se elimin la causa de la No conformidad?
FORMATOS

Versin: 01
NO CONFORMIDAD No se evidencia el registro de la revisin por la direccin en el cual se evalan los requisitos determinados por el numeral 4.5 de la norma BASC, si no se realiza la revisin no es posible conocer la continua aptitud, adecuacin y eficiencia del Sistema de Gestin en Control y Seguridad BASC CAUSA POR QU: porque de dicha reunin no se documento el acta que consta que se realiz. POR QU: porque en el momento de realizar la reunin no se contaba con el formato adecuado para evidenciarla. POR QU: porque el sistema utilizado anteriormente de registro eran apuntes a mano en una libreta.
ACCIONES
RESPONSABLE
FECHA LIMITE
Recordar que la revisin por parte de la direccin de la organizacin sobre la adecuacin y eficiencia del Sistema de Control de Calidad y Seguridad
Coordinador sistemas de gestin
25/08/2010
SEGUIMIENTO
FECHA
Prxima reunin de revisin del SGC 19 de febrero
SI
NO
UNICARGA LTDA.
FORMATOS
GEFO01
Versin: 02
ACTA DE REUNIN NOMBRE REUNIN: Formacin Comit de seguridad industrial BASC ACTA N:03 PRPOSITO: Formacin comit encargado de la normatividad BASC RESULTADOS DESEADOS: Crear un comit dentro de la empresa UNICARGA LTDA
encargado de sostener y garantizar que los estndares de la norma de seguridad industrial BASC se cumplan a cabalidad.
SITIO DONDE SE REALIZA LA REUNIN: HORARIO PROGRAMADO INICIO FINALIZACIN

Vie 10 de agosto 8:00 a.m. Vie 10 de agosto 9:00 a.m.
HORARIO REAL
Vie 10 agosto 8:00 a.m. Vie 10 Agosto 8:45 a.m.
INICIO FIANLIZACIN
MODERADOR: WILLIAM GUZMN
SECRETARIO: LORENA ARIAS ASISTENTES CARGO

GERENTE A. ADMINISTRATIVO OP. LOGISTICA JEFE DE BODEGA SERV. AL CLIENTE COORDINADORA
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
NOMBRE
FIRMA
WILLIAM GUZMN LPEZ FRANCIA LORENA ARIAS YUDY MARTINEZ OSPINA JORGE WILSON GUZMN LPEZ MARTA LILIANA MONTOYA DIANA MARCELA ALZATE
N 1 2 3 4 5 6

Formacin del comit encargado de la normatividad en seguridad industrial BASC Avances en el cumplimiento de los estndares para la auditora interna
SECUENCIA
1 2
7 8 9 10 MATERIAL Y PREPARACIN: PERSONA RESPONSABLE: TAREAS DELEGADAS

Encargarse de las diferentes responsabilidades adquiridas para el cumplimiento de la norma en seguridad industrial BASC
RESPONSABLE
FECHA
COMIT
14 de Agosto 2010
2 3 4 5 NOTAS DE LA REUNIN:
Durante la reunin fueron seleccionadas las siguientes personas para conformar el comit de seguridad y calidad encargado de mantener, mejorar y garantizar el Sistema de Gestin de Calidad y Seguridad (SGCS) en la empresa UNICARGA LTDA, con el fin de cumplir todos los estndares planteados por la norma. Yudy Martnez Jorge Wilson Guzmn Marta Liliana Montoya
Diana Marcela lzate
COMIT DE SEGURIDAD BASC NOMBRE Francia Lorena Arias Jorge Wilson Guzmn Yudy Yamileth Martnez Marta Liliana Montoya Diana Alzate CARGO Asistente Administrativo Jefe de Bodega Coordinador Logstico Servicio al Cliente Practicante FIRMA
FRANCIA LORENA ARIAS: Es la representante ante alta gerencia de UNICARGA LTDA frente a la organizacin BASC, esta encargada del cumplimiento y actualizacin de los estndares de los captulos 1, 2, 3, 7, 8 y 10 de la norma de seguridad industrial BASC. JORGE WILSON GUZMN: Es el Jefe de bodega de la empresa, por lo tanto es el encargado directo de la seguridad en la zona de bodega y en los procedimientos de carga y descarga de vehculos, esta encargado del cumplimiento y actualizacin de los captulos 4, 5 y 9 de la norma de seguridad industrial BASC. YUDY YAMILETH MARTNEZ: Se desempea dentro de la empresa como Coordinadora Logstica, su servicio en el comit de seguridad BASC es de apoyo. MARTA LILIANA MONTOYA: Sus labores dentro de la empresa corresponden a Servicio al Cliente, sus funciones dentro del comit de seguridad BASC es de apoyo.
SISTEMAS DE SEGURIDAD UNICARGA LTDA
1a. PUESTOS DE CONTROL, nos apoyamos con una alianza estratgica con la empresa Expreso de Carga S.A, a la cual representamos en el Eje Cafetero y a su vez por esta alianza nos apoyamos para las Rutas Nacionales. 1b. Monitoreamos los vehculos a travs del sistema satelital de GPS. 1c. Todos los vehculos tienen la obligacin de reportarse 4 veces por ruta va celular. 1d. De igual manera nosotros reportamos va celular o avantel como mnimo 3 o 4 veces por ruta. 1e. Todos estos reportes los trasladamos a nuestra pgina web en Reportes On Line, los cuales se pueden observar en tiempo real por medio de un cdigo privado que se le asigna a cada cliente. 2a. Nos apoyamos en empresas de servicio de escoltas debidamente autorizadas y con resolucin del Ministerio de Defensa, adems de la Certificacin BASC 2b. Debido a la excelente relacin que manejamos con la Polica Nacional en nuestro crculo BASC por medio del Plan Padrino, acudimos a los Policas Activos de permiso o en vacaciones para que realicen el respectivo acompaamiento. 3. SISTEMAS DE COMUNICACIN, por medio de avantel o celulares 4. Estamos en red con la Polica Nacional para que una llamada sea atendida de inmediato, manejamos GPS, adems del apagado remoto automtico de los vehculos, tambin tenemos como plan de accin el despliegue de una de nuestras unidades de seguridad interna. Todo lo anterior para garantizar que su mercanca llegue en perfectas condiciones a su destino final.

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UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

FORMATO REVISION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

NOMENCLATURA DE CALIFICACIN PUNTAJE REGISTRO

ESTADO BASC UNICARGA LTDA.

CAP. NUM. 4. 4. 0.0 0.1.

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

La empresa cuenta con un plan de evacuacin aunque no est debidamente sensibilizado

Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin

Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin

Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin

Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

No existe documentos no si han realizado revisiones

Indicadores de medicin diseas y no se evalan

ESTNDARES INTERNACIONALES BASC VERSIN 3 Parte A Requisitos de los asociados de negocio

1 2 2.1 2.1 2.1

Seguridad de los vehculos a b c

No se han realizado capacitaciones pertinentes

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

2.1 2.1 2.1 2.1

Procedimientos de Inspeccin de transporte

2.1 2.1 2.2 2.2 2.2 2.2 3

Falta en el panorama de riesgos

Se realiza pero capacitaciones

Seguridad de los remolques a b c

Se realiza Se realiza Se realiza

Controles de acceso fsico

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

Existen mas no se aplican adems es necesario realizar modificaciones por actualizacin

Seguridad en tecnologa de informtica a

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

Capacitacin en seguridad y concientizacin sobre amenazas

Existe mas no se aplica

ESTNDARES INTERNACIONALES BASC VERSIN 3 Parte B Estudio legal

No est completo debido a las modificaciones de los estndares

Administracin y seleccin de personal propio y-o suministrado.

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

afiliacin a instituciones de seguridad social y dems registros legales de orden laboral.

Existe Existe No estn delimitadas La polica Mviles

Control de documentos y de la informacin.

Deben existir procedimientos sobre entrega y archivo de la informacin

UNICARGA LTDA INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

VERSIN: 02 FECHA: 15/Julio/2010

Carga y Descarga de mercanca.

Director Operativo Conductor Operador de servicio

Formato de acciones correctivas y No conformidade s CCFO03

Conductor Operador de servicio

Falla mecnica durante la entrega.

Conductor Operador de servicio

Director Operativo Conductor Operador de servicio