Manual de Administracion Del Sistema
Manual de Administracion Del Sistema
Manual de Administracion Del Sistema
Cuando el sistema detecta que la informacin es la correcta entonces puede ingresar al sistema de lo contrario le mostrar el siguiente mensaje.
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ERROR DE INICIO DE SESION DE USUARIO Nota: Cada vez que se acceda al sistema ste verificar si existen cambios con respecto a la ltima vez que se acceso. Los cambios que el sistema verifica y actualiza se refieren a archivos ejecutables (exes), reportes (rpt) o archivos de librera (dll). El sistema mostrar una ventana en donde se indica los nuevos cambios. Esta ventana es de carcter informativa.
Para ingresar a la empresa deber ingresar el cdigo de la compaa (tal como se muestra en la figura).
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Indicar la fecha en la que vamos a registrar las operaciones. El sistema predetermina la fecha en base a la fecha de la PC terminal, Esta fecha puede ser modificada segn necesidad del usuario.
Nota: o o Al acceder por primera vez elegiremos la empresa demostracin. El cdigo de esta empresa es DEM. La fecha es importante para determinar a que mes corresponden las operaciones que vamos a registrar.
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Cuando accedamos por primera vez al sistema ste obligar a que en primer lugar se configuren el periodo fiscal y sus correspondientes periodos mensuales.( Mdulo de Contabilidad)
Esta conformada por el siguiente men de opciones: 2.1 Tablas o o Empresas Usuarios
2.2 Propiedades o o o Configuraciones Globales Configuracin de atributos de usuario Definicin de parmetros de entorno
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Seguidamente se mostrar la ventana de empresas. Por defecto se ubicar en la pestaa de lista, en donde se muestra la relacin de empresas creadas.
Para crear una nueva empresa se debe dar clic en el botn Nuevo de la barra de Herramientas o hacer CTRL + N
Datos generales
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Campo
Descripcin
Cdigo
Cdigo que sirve para identificar a una empresa dentro del sistema Datcorp. Con este cdigo se accesar posteriormente cada vez que se requiera trabajar.
Nombre o razn social de la empresa. Este dato se mostrar en los reportes. Descripcin configurado como membrete, en la parte superior izquierda Registro Tributario Cdigo de identificacin tributaria de la empresa. En algunos pases se le conoce como RUC. Cuando se requiera consolidar balances de varias empresas, tenemos que indicar dos tipos de empresa: Individual: Si la empresa es parte del grupo Consolidadora: Si la empresa consolidar los balances de todas las empresas del tipo individual Cada vez que se crea una empresa el sistema le asigna el tipo individual. Asignarle Consolidadora si estamos frente a una empresa que se cree con fines de consolidar balances de otras empresas del tipo individual Direccin o domicilio fiscal de la empresa.
Tipo de empresa
Direccin
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Una vez completada esta informacin se procede a pulsar el Icono guardar de la barra de herramientas.
Recuerde que este proceso se debe repetir para cada empresa que se desee crear. Una vez que se crearon todas las empresas con las que se trabajar, se debe dar clic sobre la pestaa lista y aparecern todas las empresas que han adicionado. o Para ver los datos ingresados en cada empresa ubquese sobre la lnea de la empresa y de click sobre la pestaa Datos Generales. puede cambiar cualquier dato, excepto el cdigo de la empresa.
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Objetivo: En esta opcin se crean y se configuran los perfiles de los usuarios tendrn acceso al sistema Datcorp.
El ingreso a esta opcin tambin se realiza haciendo click en la opcin tablas / Datos de los usuarios; aparecer la ventana Usuarios:
Esta opcin cuenta con las siguientes sub ventanas o pestaas: Datos Generales Niveles de Acceso Aprobaciones Atributos del usuario Lista
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Ventana del Administrador del Sistema - Tablas Cuando se ingresa a esta opcin por defecto se ubica en la pestaa Lista en donde le muestran todos los usuarios al sistema. Se elige cada pestaa de acuerdo a lo que necesitemos configurar a cada usuario.
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Campo
Descripcin Cdigo de hasta 5 campos alfanumricos. Sirve para identificar a un usuario dentro del sistema DatCorp. Con este cdigo se accesar posteriormente cada vez que se requiera trabajar. Los reportes estndar siempre muestran este cdigo para hacer referencia al usuario Nombre del usuario Clave alfanumrica de hasta 8 campos Direccin electrnica del usuario Indicar si el usuario es de tipo Administrador del sistema Existe un botn de imagen que permite insertar la foto del usuario, se tiene que dar click sobre este botn y seleccionar la imagen y dar click en aceptar Las imgenes a insertar tienen que estar en formato de mapa de bits (BMP)
Cdigo
Una vez completada esta informacin necesariamente tiene que grabarse los datos. No se puede ir a las otras pestaas mientras no se haya guardado esta informacin. Una vez grabado los datos generales del usuario pueden ser modificados, a excepcin del cdigo. Se puede eliminar un usuario siempre y cuando no se haya registrado movimientos con el mismo
o o
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Paso 2: Configuracin de acceso a las opciones del sistema o o o Ubicamos al usuario que deseamos configurar Hacemos un click sobre la pestaa Niveles de Acceso Si es la primera vez que estamos creando los accesos nos saldr la siguiente pantalla
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Debemos seleccionar la empresa a la cual tendr acceso el usuario. Para ello desplegamos la lista de empresas creadas.
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Una vez elegido la empresa seleccionamos el mdulo al cual tendr acceso. Para ello hacemos click sobre la lista de mdulos del sistema.
Los mdulos tienen los siguientes cdigos: 001 Contabilidad 002 Inventarios 003 Facturacin 004 Compras 005 Tesorera 006 Cuentas por Cobrar 007 Cuentas por Pagar 008 Importaciones 009 Presupuesto 010 Activos Fijos 011 Nominas 020 Administracin del sistema o Para agregar esta configuracin hacemos clic sobre el botn Adicionar. Debe salir el mensaje Registro agregado con xito y de la misma forma agregamos las empresas y los mdulos al cual acceder el usuario.
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Una vez concluido con los accesos a los mdulos se procede a cerrar la pantalla de adicionar empresas. En este caso no se requiere GUARDAR. Ahora la pantalla debe aparecer de la siguiente forma:
o o
Para el ejemplo se le brind acceso al usuario Bill Gates a la empresa Demostracin y dentro de esta a los mdulos de Contabilidad, Inventarios y Facturacin.
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En este caso hemos seleccionado el mdulo de Contabilidad. En la ventana derecha nos muestra las opciones de ese mdulo. Para seleccionar se debe hacer un clic sobre el cuadro de la opcin, esta se mostrar seleccionada con un check (Palomita). Si deseamos marcar a todas las opciones a la vez hacemos clic sobre el botn .
Una vez seleccionada las opciones procedemos a guardar los cambios para el mdulo haciendo click en el botn
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o o
Hacemos doble click sobre el mdulo que contiene la aprobacin que se requiere. Por ejemplo: Nos ubicamos sobre el mdulo almacn. Hacemos doble click sobre la opcin AP01 Requerimiento de materiales.
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Sale una ventana en donde se indica que el usuario podr aprobar a las organizaciones o a grupos que se requiera. Entindase organizacin como un conjunto de usuarios y a un Grupo como un conjunto de organizaciones.
Si se elige ORGANIZACIN se muestran todas las organizaciones creadas, si se elige GRUPOS se muestran todos los GRUPOS Para el ejemplo: Estamos indicando que el usuario puede aprobar los movimientos de requisiciones del grupo TESORERIA
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o o
El procedimiento es seleccionar el Cdigo y luego hacer click sobre el botn aceptar. As continuamos con todos los grupos u organizaciones que se requieran configurar al usuario aprobador
Si necesitamos eliminar la opcin elegida nos ubicamos en el grupo seleccionado y hacemos click con el botn derecho del Mouse de la forma como se muestra en la figura
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El sistema cuenta con atributos especiales por cada usuario. o Se puede indicar atributos por cada mdulo. Con hacer doble clic sobre el mdulo se muestran los atributos disponibles y que se puede configurar al usuario que estamos editando
Para ello seleccionamos el nombre del atributo y hacemos clic con el botn derecho.
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Al elegir la opcin modificar se muestra una ventana donde se muestra el nombre del atributo y el valor del mismo. Si deseamos que se active este atributo al usuario elegimos el valor SI
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2.2 PROPIEDADES
2.2.1 CONFIGURACIONES GLOBALES
Bajo esta opcin se configura parmetros generales de funcionamiento de toda la empresa:
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EXES
FCHR
H001
LPRO
RETE
Indicar la ruta donde estn ubicados los archivos propios del sistema, tales como archivos ejecutables (exes), libreras (dll), reportes (rpt). Cada vez que la empresa Technotel enve nuevos ejecutables para actualizar la versin estos deben ser copiados en la raz de este directorio. Los archivos con extensin rpt deben ser copiados en el subdirectorio REPORTES Es importante resaltar que cada terminal cuenta con una copia de estos archivos y que cada vez que se ingresa al sistema Datcorp ste verifica si existen actualizaciones en la ruta predeterminada para actualizarlas en el terminal. Fecha de Inicio para aplicar retencin Tal como se explica en el manual de tesorera el sistema es configurable para trabajar con retenciones al Impuesto general a las ventas. Lo que indica este parmetro es la fecha a partir del cual empez a regir la retencin del IGV. En este Caso Julio del 2002 (07/02) Ocultar las opciones de Men: En la tabla usuarios del mdulo de administracin se establecen los niveles de acceso al sistema. Cuando un usuario no tiene acceso a alguna opcin del mdulo asignado ste se muestra, pero desactivado. Si deseamos que el usuario no pueda ver las opciones a las cuales no tiene acceso entonces en este campo le asignamos el valor S, caso contrario se le asigna con el valor N Activar manejo de lotes y series. El sistema de almacenes es configurable para llevar el control del kardex a nivel de lotes o series. Cuando se requiera trabajar a ese nivel es necesario indicar en esta variable el valor S, caso contrario indicar el valor N Actualizar Manualmente el indicado Si en la tabla de entorno de Tesorera se activ para que se trabaje con retenciones del igv, entonces el sistema calcular la retencin en forma automtica.
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S002
Esta variable se le asigna el valor S cuando necesitemos tener las posibilidad de modificar los valores calculados por el sistema, caso contrario digitar el valor N. Usa sistema de Almacenes Indicamos el valor S cuando el mdulo de almacenes haya sido adquirido por la empresa. Saldos Negativos en saldos Indicar S si el sistema de almacenes permitir trabajar con saldos negativos en el mdulo de almacn.
SNSA
Objetivo: Matricular las variables de los atributos cuyos valores se asignarn en la tabla de usuarios, en la pestaa atributos de usuarios EL sistema viene predefinido con unos cdigos para atributos del usuario. Esta tabla debe ser alterada bajo indicaciones expresas del personal tcnico de Microsig.
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La lista de atributos de usuarios son las siguientes: Cdigo ACC Descripcin Ingresos de Comprobantes en Moneda Nacional Esta variable esta deshabilitada. Usuario puede Anular Ing/Egr Tesorera Esta variable permite al usuario anular movimientos de tesorera. Modificar columnas MN y ME en contabilidad Esta variable permite al usuario editar los valores en moneda nacional y en moneda extranjera en el comprobante de diario. Editar comprobante de otros usuarios Esta variable permite controlar que un usuario pueda editar comprobantes de diario de otros usuarios. Coa asignado al Usuario Esta variable permite asignar a un usuario del sistema un cdigo auxiliar predefinido para que cuando registre una orden de compra se muestre predefinido el cdigo asignado Usuario puede cambiar solicitante Esta variable permite que un usuario pueda modificar el cdigo que se muestra predefinido en la opcin SOLICITUDES DE ORDEN DE COMPRA Modifica importes Aplic. Avanzadas CXP Sirve para permitir al usuario modificar el importe en la moneda de conversin. Recuerde que el sistema valida que el comprobante cuadre en moneda nacional y en moneda Mdulo Contabilidad
ATES
Tesorera
C001
Contabilidad
C002
Contabilidad
CM01
Compras
CM02
Compras
ECOL
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F001
F002
F003
MCOL
extranjera. Algunas veces los comprobantes no cuadran en la moneda de conversin en un 0.01. Esta variable permite al usuario cuadrar este comprobante, permitiendo editar el valor en la moneda de conversin. Eliminar facturas anuladas Variable que permite al usuario Facturacin eliminar fsicamente del sistema los documentos de facturacin Modificar Precio(s) al Facturar El sistema cuenta con una tabla de lista de precios con los cuales se factura. Sin embargo el sistema Facturacin permite con esta variable indicar la posibilidad que los precios sean editables al momento de facturar Modificar Descuento(s) al Facturar El sistema cuenta con una tabla de lista de descuentos con los cuales se factura. Sin embargo el sistema Facturacin permite con esta variable indicar la posibilidad que los descuentos sean editables al momento de facturar Modifica importes Aplic. Avanzadas CxC Sirve para permitir al usuario modificar el importe en la moneda de conversin. Recuerde que el sistema valida que el comprobante cuadre en moneda nacional y en moneda Cuentas por extranjera. Algunas veces los cobrar comprobantes no cuadran en la moneda de conversin en un 0.01. Esta variable permite al usuario cuadrar este comprobante, permitiendo editar el valor en la moneda de conversin.
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OALM
RQA1
RT01
Usuario puede Modificar Ordenamiento Kardex al Actualizar El orden del kardex se basa en el orden de grabacin, sin embargo esta variable permite a un usuario altera ese orden y reordenar el kardex de acuerdo a sus necesidades. Slo se puede realizar este procedimiento en el proceso de actualizacin del kardex Solo aparecen mis requerimientos en las listas Esta variable controla que un usuario slo pueda ver sus requerimientos al almacn o la posibilidad los requerimientos de todos los usuarios. Esta configuracin se refiere especficamente a la opcin: Requerimientos al almacn. Maneja Autorizacin de Retencin a Documentos Esta variable permite configurar a un usuario de tal manera que pueda autorizar las retenciones del Impuesto general a las ventas al momento de realizar el pago en tesorera.
Almacn
Almacn
Tesorera
LISTA:
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En esta tabla se guardan los parmetros que se usarn en los entornos de cada mdulo. Esta tabla debe ser alterada bajo indicaciones expresas del personal tcnico de Microsig. En los manuales de cada mdulo se explica el objetivo de cada variable indicada en el entorno de cada uno de los mdulos descritos.
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Como indicamos lneas arriba el sistema cuenta con niveles de aprobacin en determinados procesos. Por tal fin se requiere identificar los usuarios que tendrn la caracterstica de aprobar determinados registros realizados por los usuarios a los cuales esta autorizado. Esta configuracin se realiza en la tabla de usuarios. Pero requisito para ello es haber establecido las Organizaciones y Grupos. Con tal fin dividimos a la empresa bajo una estructura que la organizamos bajo los siguientes trminos: Organizacin: Conjunto de usuarios Grupo : Conjunto de Organizaciones
Por lo tanto podemos configurar a un usuario para que apruebe movimientos de una organizacin (Es decir los movimientos de los usuarios que la conforman) o a un grupo (Es decir al conjunto de organizaciones que la conforman, esto significa aprobar los movimientos de todos los usuarios de esas organizaciones y que conforman el grupo) Consideraciones: o o o o o Un usuario no puede formar parte a mas de una Organizacin Una organizacin no puede formar parte a mas de un Grupo En una organizacin puede estar asignado un solo usuario En un Grupo puede existir una sola organizacin. En cada movimiento que se registra en el sistema se graba el cdigo de usuario original.
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En esta tabla creamos a todas las organizaciones. Al ingresar se muestra la lista de todas las organizaciones creadas hasta el momento. Se asigna un cdigo de hasta 5 campos alfanumricos.
Por ejemplo: 3010 3020 3030 3040 3050 3060 CONTABILIDAD LOGISTICA RECURSOS HUMANOS MARKETING VENTAS LINEA HUMANA VENTAS LINEA VETERINARIA
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El objetivo de esta tabla es asignar los usuarios a cada organizacin. o En el campo cdigo de Organizacin seleccionamos las organizaciones creadas
Luego seleccionamos el usuario que forma parte de la organizacin elegida. Si hacemos click sobre la ayuda nos mostrar la lista de usuarios creada previamente en la tabla de Usuarios Una vez seleccionado el usuario hacemos un click sobre el comando seleccin. para que acepte la
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Cuando necesitemos asignar un nuevo usuario a la organizacin hacemos click sobre el comando Nuevo
En esta tabla creamos a todos los grupos. Al ingresar a esta opcin se muestra la lista de todos los grupos creados a la fecha.
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Al crear un nuevo grupo se asigna un cdigo de hasta 5 campos alfanumricos. Por ejemplo: ADM ADMINISTRACION VTA VENTAS
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El procedimiento de asignacin es similar a como se realiza para asignar usuarios a las organizaciones.
2.2.5 UTILITARIOS.
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Acepta el proceso y el sistema reprocesar todos los saldos de los bancos para el mes con el cual se ingres al sistema. Verifique nuevamente sus reportes en el mdulo de tesorera. Estos ya deben mostrar los mismos saldos finales.
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Mdulo Opcin
Descripcin
Tipo
Indicar el mdulo al cual pertenece la opcin a matricular. Indicar el nmero de opcin a ser matriculada. El orden es proporcionado por la empresa Microsig. Descripcin de la opcin. Con ese valor se muestra en la pestaa de niveles de acceso de la tabla de usuarios. Indique el tipo de opcin: Tabla bsica Reporte Movimiento Consulta En base a esto el sistema muestra la descripcin de la opcin en un color de letra diferente en la pestaa de niveles de acceso de la tabla usuarios.
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2.3. GENERADORES:
2.3.1. GENERADOR DE OPCIONES DE MODULOS:
En esta opcin el usuario puede matricular las opciones del sistema de acuerdo al modulo que corresponda, se
Modulo: o Se pondr el cdigo del modulo que se matriculara la opcin, pueden ser: Tesorera Contabilidad Cuentas Por Pagar Cuentas Por Cobrar. Compras. Inventarios. Facturacin. Nominas, etc.
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Opcin: En esta opcin se pondr un cdigo especial (las personas de sistemas o MICROSIG se las informara respectivamente) Descripcin: Se ingresa el nombre de la opcin que se esta matriculando o activando. Tipo: Se selecciona en que tipo de opcin del modulo se ingresara: tabla, movimiento, proceso, consultas, etc.
2.4 VENTANAS
Muestra en una lista todas las opciones activadas del mdulo.
En este ejemplo nos muestra todas las opciones que han sido activadas pero que se encuentran ocultas. En este caso la marca del check nos indica que la opcin de usuarios es la que se encuentra activada y superpuesta. Mientras que las otras opciones estn activadas pero estn ocultas. Para activar una de ellas basta con hacer clic sobre cualquiera de ellas y sta se mostrar superpuesta.
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INDICE: 1.1 INGRESO AL SISTEMA ...............................................2 1.2 ACCESO A LA EMPRESA............................................3 CAPITULO 2: MDULO ADMINISTRACIN DEL SISTEMA ......................................................................5 2.1.1 DATOS DE LAS EMPRESAS: ..................................6 2.1.2 DATOS DE LOS USUARIOS ...................................10 2.1.2.1 Acceso a Empresas y Mdulos................................15 2.2 PROPIEDADES ............................................................24 2.2.1 CONFIGURACIONES GLOBALES.........................24 2.2.2 CONFIGURACION DE ATRIBUTOS DE USUARIOS ..........................................................................26 2.2.3 DEFINICION DE PARMETROS DE ENTORNO ...........................................................................30 2.2.4 DEFINICION DE ORGANIZACIONES Y GRUPOS ..............................................................................30 2.2.4.1 DEFINICIN DE ORGANIZACIONES.................32 2.2.4.2 ASIGNACIN DE USUARIOS A LA ORGANIZACIN ...............................................................33 2.2.4.3 DEFINICIN DE GRUPOS ...................................34 2.2.4.4 ASIGNACION DE ORGANIZACIONES A GRUPOS ..........................................................................35 2.2.5 UTILITARIOS. ..........................................................36 2.2.5.1 AUDITOR DE MODIFICACIONES......................36 2.2.6 LOG DE USUARIO..............................................38 2.2.6.1 GENERADOR DE OPCIONES DEL MENU ..................................................................................38 2.3. GENERADORES:........................................................39 2.4 VENTANAS..................................................................40 INDICE: ...............................................................................41
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