LECCION 14 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Unidad 14. Combinar correspondencia (I)

Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que
se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada
carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión

de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el

documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su
valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos.
Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una
tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por
ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta
potente utilidad de Word.

Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto
fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz

clic en la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.

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Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer

paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va
preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción
deseada.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que

queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres,
etc..)

Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo

paso del asistente.

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En el paso 2 definimos el documento inicial, es el

documento que contiene la parte fija a partir de la cual
crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada
en este momento.

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en

Siguiente para continuar con el asistente.

Unidad 14. Combinar correspondencia (II)

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya
hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de
Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word,
etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva.

Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente

aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar
el archivo que contiene el origen de datos.

Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos

de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir
la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en

lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en
ella para introducir los valores en la lista.

Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...

Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de
datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

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En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se
admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si
tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los
datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el
origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se
encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de
datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el
botón Abrir.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más
adelante.

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Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

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En este paso redactamos en el documento abierto el texto

fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los
campos de combinación. Para ello debemos posicionar el
cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo
de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea

de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad
instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos...
aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y
podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en

Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con

los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario

anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un
destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún
error detectado.

Para terminar hacer clic en Siguiente.

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Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción

Imprimir....

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por

ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar
luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los
registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento
creado será un documento normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores

cerramos el panel de tareas.

La pestaña Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de
tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la
pestaña Correspondencia.

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Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.

. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar

correspondencia para realizar los cambios convenientes.

. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como

vimos con el asistente.

. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el
asistente.

. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro
del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.

Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está disponible con un documento de
tipo etiquetas.

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En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios.
También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.

Insertar campos de combinación

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la pestaña

Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos
del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos
insertar así todos los campos que queramos.

El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que
será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.

A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.

Ver datos combinados

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Si queremos ver el
aspecto que tendrá el
documento combinado,
hacer clic en el botón

Este botón permite

ver el documento
principal con los
nombres de los campos
o bien con los datos.

La imagen de la
derecha muestra el
documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.

Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos
de son del origen de datos, una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono

, los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarán
tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por
las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Permite ver los datos del primer registro del origen.

Permite visualizar el registro anterior.

Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también permite ir directamente a
un registro determinado escribiendo el nº del registro.

Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el
documento con los datos del cuarto cliente.

Permite visualizar el registro siguiente.

Permite visualizar el último registro.

Buscar un registro

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Cuando el origen de datos tiene muchos registros

puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto
pasando de un registro a otro con los botones de
desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón

. Permite ir a un registro
concreto indicando el valor que buscamos y en qué
campo lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botón

aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que
vemos a la derecha.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.

Hacer clic en el botón Buscar siguiente.

Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese
registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado,
nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un cuadro de

diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas características.

Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos
almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por
algún campo de combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen
ciertos registros del origen de datos en vez de todos.

Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de

combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

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En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se
combinarán con el documento principal).

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de
correo electrónico, o etiqueta, etc...).

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar los
destinatarios que se combinarán, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic
sobre ella.

Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la
parte inferior y pulsamos Edición.

Se abrirá este cuadro de diálogo:

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Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.

Si la lista es muy extensa con el botón Buscando se abrirá el cuadro de diálogo Buscar entrada donde
podemos introducir un valor y un campo y se posicionará en el primer destinatario que tenga el valor en ese
campo.

Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos
interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo que te
explicamos en la página siguiente...

Filtrar destinatarios

Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por
ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo

Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono , a

continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Provincia y se despliega una
lista con varias opciones:

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(Todos) se seleccionan todos los valores de población.

(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.

(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en

el campo población.

Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que
aparecen en la población del origen de datos (en este caso tenemos clientes de
Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores,
seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la
población y los demás no se combinarán.

(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a

continuación:

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen
de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En la primera línea
se va formando la primera condición.

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.

En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones
son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).

Vacío indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes
que no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No vacío, en Comparado
con: no pondremos nada.

En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparación es
Vacío o No vacío.

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Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a Juan, de esta forma
sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan.

Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones
compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre
Juan que tuviesen algo en el campo dirección.

Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

Ordenar destinatarios

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que las
cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos
clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por
ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse
en orden inverso.

También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y
dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso
tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar
de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, a
continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si
queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).

Para ordenar por más campos rellenar Luego por.

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En el ejemplo de la derecha saldrían las cartas ordenadas por provincia del cliente y dentro de una
misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

Asignar campos

Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una línea de saludo,
etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estándares para referirse al nombre del
destinatario, su dirección, población, etc.... Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que
tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos,
esta utilidad me permite decirle a Word cómo se llama el campo estándar en mi origen de datos para que
Word pueda luego realizar la asociación necesaria.

El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este
cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar campos....

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estándares que utilizar Word en
combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que
corresponde al campo estándar.

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 LECCION 14 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estándar, Word hace
automáticamente la asociación. En el ejemplo anterior, en el origen de datos hay un campo que se llama
apellidos, otro que se llama nombre y otro que se llama provincia, como también son nombres de campos
estándares, Word sin preguntar ha definido la asociación. Para el resto de los campos estándares
tendríamos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.

Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opción Bloque de
direcciones, ni la línea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una
asociación no definida nos lo preguntará o veremos que falta algo.

Combinar al imprimir

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.

Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha.

Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).

En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde
el primero.

En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el
último.

Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en
blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).

Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

Combinar en correo electrónico

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La opción Enviar mensajes de correo

electrónico permite enviar cada carta del
resultado de la combinación en un correo
electrónico. Con la creciente y casi inevitable
utilización del correo electrónico es evidente
que esta utilidad nos va a ahorrar mucho
trabajo.

Al hacer clic en él aparece el cuadro de

diálogo de la derecha, en este, además de
indicar qué grupo de registros queremos
enviar (como con la opción Combinar al
imprimir) debemos completar los parámetros
del mensaje a enviar.

En Para: seleccionamos de la lista

despegable el campo que contiene la
dirección de e-mail del destinatario.

En Asunto: escribimos el texto que figurará

en el asunto del mensaje.

En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser
Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.

Para poder disfrutar de esta utilidad debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible
con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.

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