rea: SECTOR PBLICO

Contenido:
INFORME ESPECIAL

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Fondo Fijo para Caja Chica para los Gobiernos Locales .............................................................................

Fondo Fijo para Caja Chica para los Gobiernos Locales

C.P .C. Mara Luisa Silva Peredo Miembro del staff interno de la revista Actualidad Empresarial

1. Introduccin Uso del Fondo Fijo para Caja Chica El Fondo Fijo para Caja Chica es utilizado para atender gastos menudos que se ocasionen de forma urgente. Es de carcter nico, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo con las necesidades de la entidad. Para ello, se establece una directiva que busca normar el procedimiento a seguir para el trmite, registro y utilizacin del Fondo para Pagos en Efectivo de las dependencias de la entidad, constituido con cargo a la Fuente de Financiamiento disponible por la entidad, destinado a solventar las necesidades urgentes no programables. Se podr utilizar el Fondo Fijo para Caja Chica constituido por dinero en efectivo proveniente de fuentes de financiamiento distintas de Recursos Ordinarios. Su administracin se sujeta a las disposiciones que regulan el Fondo para Pagos en Efectivo en la Directiva de Tesorera para Gobiernos Locales. Se prohbe el manejo de fondos en efectivo no constituidos de acuerdo a Ley, como la constitucin de fondos especiales o de naturaleza o caractersticas similares al del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, cualquiera sea su denominacin, finalidad o fuente de financiamiento, con excepcin de aqullos que estn expresamente autorizados de acuerdo a Ley, bajo responsabilidad del Director de Administracin. 2. Base Legal Resolucin Directoral N. 026-80-EF/ 77.15, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Tesorera - NGT06: Uso del Fondo para Caja Chica y NGT- 07: Reposicin Oportuna del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica.

Directiva de Tesorera para Gobiernos Locales correspondiente al ao fiscal 2006 resolucin directoral N. 0072006-EF/77.15 Resolucin de Contralora N. 072-98CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico - NTC 230.10: Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo. Resolucin N. 067-97-EF/93.0, que aprueba el Compendio de Normatividad Contable - Instructivo N. 1, Rubro 5, Numeral 2.2. Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector Pblico 2.2 AUXILIARES , Registro de Fondos para Pagos en Efectivo. Ley General del Sistema Nacional de Tesorera LEY N. 28693, Artculo 49. Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica LEY N. 27785 Decreto de Urgencia N. 020-2006 del 12-08-06. Decreto de Urgencia N. 021-2006 del 20-08-06. 3. Consideraciones para el manejo de Caja Chica a. En el manejo del Fondo Fijo para Caja Chica, se deber observar lo siguiente: Su manejo ser centralizado a una persona encargada del rea de Tesorera, a quien se le girara el cheque para la constitucin o reposicin del fondo. Su monto ser establecido mediante resolucin del Gerente de Administracin, o quien haga sus veces. La resolucin del Fondo Fijo para Caja Chica debe contener necesariamente lo siguiente: - Nombre del funcionario encargado nico de su manejo. - Monto mximo del fondo. - Monto mximo de cada pago en efectivo. - Tipo de gastos a ser atendidos por el fondo.

- La exigencia de rendir cuenta documentada por lo menos de la penltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo. Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos, as como el pago de viticos urgentes no programables, debidamente autorizados. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados por la SUNAT, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo, se rendir cuenta documentada de la utilizacin, por lo menos de la penltima entrega, a la Oficina Central de Economa y Finanzas, en el respectivo formato. La reposicin a los gastos efectuados se tramitar previa verificacin de la documentacin sustentatoria, de acuerdo a lo determinado por las Normas Generales de Tesorera.

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b. Liquidacin del Fondo Fijo para Caja Chica entregado a personal de la institucin en el 2005 a) El saldo del Fondo Fijo para Caja Chica 2005 que se deposita en la cuenta de la fuente de financiamiento correspondiente, procedindose a su registro en el SIAF-GL se devuelve hasta el 7 de febrero del 2006 mediante Papeleta de Depsitos (T-6), bajo responsabilidad del Director General de Administracin, o quien haga sus veces y el Tesorero. b) El plazo indicado en el punto a) tambin se aplica para la devolucin del saldo no utilizados al 31 de diciembre de 2005, segn la correspondiente fuente de financiamiento. c) El registro en el SIAF-GL de la liquidacin de los fondos a que se refiere se efecta hasta el 7 de febrero del 2006.

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4. Control Interno para el uso del Fondo Fijo para Caja Chica Los procedimientos para su manejo y control: a) El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y est destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques especficos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, tambin denominado caja chica. b) El uso de fondos en efectivo slo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerita la emisin de un cheque especfico, se justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones. c) Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes: - Justificacin y autorizacin correspondiente del nivel superior de la entidad para su apertura. - Indicacin del tipo de gastos a cubrir, el monto mximo de cada pago y los niveles de autorizacin que comprenda como mnimo, al jefe responsable de la ejecucin del gasto y al jefe responsable de la administracin financiera, o quien haga sus veces, para autorizar la entrega de fondos. - Designacin para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el libro de bancos. - Establecimiento de procedimientos y plazos de rendicin y reposicin del fondo. - Elaboracin de reportes peridicos de rendicin de fondos, indicando los montos, funcin, programa, actividad o proyecto, a la que est afectada presupuestamente. d) Corresponde al rgano de administracin establecer los procedimientos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

C. Formalizacin del Gasto Devengado El Gasto Devengado se formaliza cuando el rea responsable en la Municipalidad otorga su conformidad, en alguno de los documentos establecidos en la directiva de los gobiernos locales. La expedicin de la disposicin legal en que se basa la conformacin o reposicin del Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica o encargos, de reconocimiento de derechos laborales, o documento que autorice comisiones de servicios. d. Documentacin para la fase del Gasto Devengado El devengado se sustenta en Resolucin para Encargos a personal de la institucin, Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica o, en su caso, el documento que acredita la rendicin de cuentas de dichos fondos para efectos de su reposicin. El cdigo del documento y su numeracin, entre otros datos necesarios, debe registrarse en los campos correspondientes a la fase del Gasto Devengado en el Mdulo SIAF-GL de la Municipalidad. Caso Prctico

Se apertura el Fondo Fijo de Caja Chica para gastos urgentes y necesarios segn resolucin N.. con F.F. 09 recursos directamente recaudados. Ingresamos al Men REGISTRO SIAF

Clic en el mouse derecho (Men contextual) e insertamos la fase presionando ENTER

Recordemos que recurrir a llamar las tablas de ayuda siempre debemos presionar F1.

Esta apertura de caja chica es una operacin de desembolso de dinero que atribuye gasto, por lo tanto, el sistema genera automticamente el ciclo del gasto en la Fase de Compromiso el cual tambin podemos acceder al presionar F1 donde seleccionaremos de acuerdo a nuestro tipo de operacin.

De acuerdo al tipo de operacin, recurriremos a esta tabla de ayuda, es muy importante seleccionar adecuadamente, ya que el tipo de operacin genera los asientos contables adecuados.

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Seleccionar el mes en el que vamos a trabajar

F1

A. Fase de Compromiso. Insertamos la fase de compromiso una vez que ya hemos seleccionado el tipo de operacin que vamos a realizar.
INSTITUTO PACFICO

Una vez que hemos insertado la Fase de Compromiso, el cdigo de la fase de compromisos ser 102 ya que la aprobacin de la apertura de Caja Chica se da mediante resolucin de Alcalda y se debe tener en cuenta con que fuente de financiamiento se la est habilitando, usualmente es habilitada con la fuente de financiamiento R.D.R., pero para nuestro caso prctico la afectaremos con la fuente 08.

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Una vez que hemos terminado de registrar la Fase de Compromiso procedemos a grabar en la barra de herramientas
GRABAR

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Al concluir la generacin de la operacin, el sistema nos retornara a la ventana principal en que cual tenemos que terminar de registrar la Fase de Devengado.

Esta ventana se activa cuando se registra la Fase de Compromiso al afectar con la fuente de financiamiento.

Registramos la fuente con la que vamos afectar esta operacin de acuerdo al calendario

Debemos concluir la fase, terminando de registrar estos campos solicitados, y luego procedemos a grabar y habilitar para transferir y recibir la aprobacin para insertar la Fase de Girado.

Clic derecho e insertamos el clasificador de gasto de acuerdo a nuestra operacin

Automticamente activada la Meta a la cual afectaremos la operacin, nos colocarnos en meta presionando F1 y nos saldr las metas con la que cuenta el calendario de este clasificador de acuerdo a la fuente de financiamiento. Notemos que en el momento en que seleccionamos la meta de acuerdo a nuestro calendario de compromisos, en este cuadro va acumulando de acuerdo a la genrica del gasto y Fte. De Fto. Cuanto hemos afectado a esa meta y cuanto nos queda de saldo para afectar posteriormente

Antes de pasar a la fase de Girado procedemos a solicitar autorizacin al MEF, y una vez que el MEF nos autoriza la fase, recin podemos insertar la Fase de Girado. C . Fase del Girado. Insertamos la Fase de Girado en el cual determinaremos a quien se le va a girar el cheque de acuerdo a la aprobacin del MEF.

Una vez que hemos terminado de grabar la Fase de Compromiso se encuentra en estado P (Pendiente), para pasar al siguiente registro debe ser habilitada, al habilitarla se pondr en estado N, y al transmitirla en el submen Comunicaciones - Transferencia de Datos el estado de todas las operaciones que estuvieron en estado N de habilitado pasa al estado T (Transferido) y al ser aprobado por el MEF oportunamente se pondr en estado A.

Al seleccionar esta fase, inmediatamente saldr esta ventana Devengados por Girar

En esta Fase de Girado saldr registrado la operacin que se ha devengado oportunamente aprobado para poder proceder al pago del mismo

B. Fase de Devengado. Procedemos a insertar la fase de devengado

Una vez que tenemos aprobada la Fase de Compromiso Insertamos la siguiente Fase de Devengado.

Al seleccionar la Fase de Devengado e inmediatamente saldr la ventana de Compromisos de Devengado, con la operacin comprometida en la primera fase

Se selecciona la operacin y se ACEPTA para que se genere la operacin.

Una vez que se ha aceptado el punto anterior, inmediatamente saldr esta ventana y se (rellenar con origen) y se procede a ACEPTAR

Se registra el N. del comprobante y la fecha de la emisin del mismo as como la fecha de posible pago. El cdigo corresponde al Comprobante de Pago.

Se rellena de acuerdo al importe que tiene el monto origen

Con el mouse, clic derecho, insertar el documento B, que se activara y se registra el cdigo 065 CHEQUE GIRADO , N. de cheque, fecha de giro del cheque, nombre a quien se le gira y el importe por el cual ha sido aprobado la operacin.

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Al terminar de registrar en la ventana de generacin de operaciones, aceptamos y nos devolver a la ventana principal en la que concluiremos los campos que aun faltan registrar.

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Cuando se active la divisionaria y seleccionemos la cuenta, llenamos el importe al dar Enter se activar la contabilizacin: En este caso y se activarn los asientos presupuestales de la fase de compromiso y se genera el asiento por la asignacin del calendario de compromisos, una vez que el asiento est bien, presionamos el botn OK, y luego procedemos a Grabar.

Cuando terminamos de registrar esta fase procedemos a grabar en la barra de herramientas del REGISTRO SIAF.

Cuando grabamos, observamos que recin en la Fase del Girado se da la apertura y ampliacin del Fondo Fijo de Caja Chica por S/. 10 000.00. Luego, nos colocamos en la Operacin de Girado y se activarn las ventanas de la parte inferior. Para esta Fase se activan los asientos patrimoniales, presupustales y de cuentas de orden:
CONTABILIZACIN DE LA FASE DE GIRADO
Nos ubicamos en el primer registro por orden para contabilizar y presionamos Enter activando as las ventanas de la parte inferior.

Cuando culminamos la Fase de Girado se aperturar a la caja chica y se aparece tambin en esta ventana.

D. Contabilizacin. Nos vamos a la barra de mens de Aplicaciones y en la opcin Contabiliza procedemos a contabilizar nuestros registros del Fondo de Caja Chica:

Insertamos los asientos adecuados para nuestra operacin.

Al seleccionar Contabiliza inmediatamente se mostrar esta ventana, luego seleccionamos los tems a contabilizar de nuestra operacin:
Seleccionamos el mes en el que hemos realizado la operacin, y de acuerdo al tipo de operacin seleccionamos si es gasto o es ingreso.

Luego, procedemos a contabilizar los asientos contables patrimoniales.

Seleccionamos el mes en el que hemos realizado la operacin y de acuerdo al tipo de operacin seleccionamos si es gasto o es Ingreso

Cuando el asiento est correcto, presionamos OK y luego procedemos a GRABAR.

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Presionamos Enter en la lnea a contabilizar y aparecer el siguiente cuadro:

CONTABILIZACIN DE LA FASE DE COMPROMISO
Nos ubicamos en el primer registro por orden para contabilizar y presionamos Enter para activar las ventanas de la parte inferior.

Asientos contables presupuestales.

En esta ventanita puede haber varios clasificadores, en este caso seleccionamos este clasificador y le damos Enter y se activarn las Divisionarias.

Ubicarse en este tem con el mouse, para poder contabilizar los asientos presupuestales de esta fase.

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