Practicas Pre Profesionales Final

Informe Final de Practicas Pre Profesionales II
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DEDICATORIA
Dedicamos el presente trabajo a nuestros queridos padres por apoyarnos constantemente a cumplir nuestros sueos y desarrollo profesional.
Asimismo dedico este trabajo a todas las personas que nos brindaron informacin necesaria para completar este trabajo.
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote
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AGRADECIMIENTOS En primer lugar agradecemos a Dios por brindarnos la fuerza y sabidura suficiente para poder realizar y culminar este trabajo.
Tambin agradecemos con mucho respeto a nuestro docente Chero Fernandez por el apoyo que nos brind para poder culminar este trabajo.
As mismo agradecemos a mis padres y hermanos por su nimo constante.
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INDICE INTRODUCCIN. 5 CAPITULO I : 1.1. a) b) c) d) IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA
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ANALISIS FODA 7 Misin 7 Visin. 8 Valores 8 Organigrama y estructura de la empresa. .8
1.2. Definir el proceso de toma de decisiones para resolver problemas.. ..9 a) Identificar los problemas rutinarios y no rutinarios, internos y externos.....................................................................................9 b) Alternativas de solucin 9 c) Evaluar las alternativas. .10 d) Elegir una alternativa o alternativas..11 e) Formular y poner en marcha el plan de accin.11
CAPITULO II
Evaluacin de Riesgos
2.1. Identificacin y estimacin de Riesgos internos.14 2.1.1. Capital Humano ..14 2.1.2. Operacionales, tecnolgicos y/o Fsicos . 14 2.1.3. Organizacin 14 2.1.4. Estrategia15 2.1.5. Clima laboral. 15 2.2. Identificacin y estimacin de Riesgos externos. 15 2.2.1. Naturales .15 2.2.2. Polticos.16 2.2.3. Mercado 16 2.2.4. Macro econmico.16 2.2.5. Medio ambientales. .16 2.3. Tabla de probabilidad y vulnerabilidad 17
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CAPITULO III : ANALISIS DE RIESGO POR CADA RIESGO O EVENTO DE PRDIDA Anlisis de riesgo 19 Matriz de anlisis de riesgo . 20
Falta de motivacin a sus trabajadores 21 Conflicto entre el personal 22 Atraso del pago a los proveedores. 22 Impuntualidad en la llegada de los trabajadores.. 22 Deterioro de mercaderas 23 Poca iluminacin en el almacn. 23 Espacio reducido para el almacenamiento de la mercanca. 23 Robo de existencias de la empresa.. 23 Incremento de IGV.... 23 Local alquilado24 Incendio de local.24 Sismos. 25 No cuenta con seales de evacuacin y emergencia. 25 No cuenta con botiqun 25 Control de acceso del personal..25
CAPITULO IV: PLAN DE MANEJO DE CRISIS 4.1 Objetivos 27 4.2 mbito de aplicacin. ... 27 4.3 Actualizacin y consultas. 27 4.4 Disposiciones generales.. 27 4.5 Objetivos del manejo de crisis. 28 4.6 Tipo de crisis28 4.7 Gua de respuesta a una emergencia..29 4.8 Estructura del manejo de crisis .31 4.9 Normas sobre comunicaciones internas y externas...3 3
CAPITULO V
PLANES DE CONTINGENCIA
5.1. Especificar plan de contingencia por cada riesgo o evento de perdida 36 5.2. Roles y Responsabilidades.. 37 5.3. Mantenimiento del plan: Pruebas, capacitacin, auditora.. 39 5.4. Comunicacin de crisis y coordinacin con autoridades pblicas.. 41 CONCLUSION DE EXPERIENCIA.. 41 RECOMENDACIONES...41 ANEXOS42
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INTRODUCCIN
El siguiente trabajo de la asignatura de Practicas Pre profesionales II ser realizado en la empresa XIOMI WONG E.I.R.L, la duea de dicha empresa es el Sra. XIOMARA WONG VALDIVIA donde la empresa tiene como nmero de R.U.C N25329820136, esta empresa se dedica a la comercializacin de ropa de mujer, ofertando solo las marcas de mayor prestigio con ms de 6 aos en el mercado ofreciendo productos de marca reconocidas y que son aceptadas por las compradoras. Este trabajo se realizara conforme a lo solicitado en la asignatura y el informe tendr como contenido informacin sobre esta empresa, la cual involucrara el identificar los riesgos y/o problemas que ocurren dndole alternativas de solucin; pero lo nico que esperamos es que este trabajo cumpla con las expectativas que se requieren por parte del profesor y a su vez que beneficie a la empresa.
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CAPITULO I IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
RAZON SOCIAL: XIOMI WONG EIRL. RUC: N25329820136
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DOMICILIO FISCAL: Av.Jos Glvez n 577 - Stand 34 (C.C. Las Flores), Chimbote GERENTE GENERAL: XIOMARA WONG VALDIVIA ACTIVIDAD COMERCIAL: COMPRA Y VENTA
1.1 Anlisis FODA
ANALISIS FODA: FORTALEZAS DEBILIDADES (PUNTOS FUERTES) DEBILES) 1. Cuenta con estantes propios. 2. Ubicacin estratgica (Lugar cntrico) 3. Concepto novedoso de la tienda. 4. Conocimiento en el negocio. 5. Modelos exclusivos a buen precio. 6. Variedad de tallas y colores.
(PUNTOS
1. No tener local propio. 2. El negocio estar en un local donde habr muchos negocios del mismo rubro. 3. Adquisicin de mercadera en otra ciudad. (Lima) 4. No tiene ropa adecuada para personas mayores.
OPORTUNIDADES (VENTAJAS COMPETITIVAS) 1. Ofrecer los productos a todo el pblico femenino de diferentes edades. 2. creacin de una pgina web del negocio. 3. Abrir nuevas sucursales. 4. Abrir nuevas tiendas para caballeros. 4. Tener una atencin personalizada y promociones.
AMENAZAS (DEL ENTORNO) 1. Competidores relacionados dentro de la galera. 2. Amenazas de que copien los modelos y los venda ms baratos. 3. Ingreso de nueva competencia.
a) Misin
Consolidarnos como una empresa, estable, competente, reconocida a nivel nacional liderando el mercado satisfaciendo las exigencias del cliente y brindando un servicio de calidad.
b) Visin
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Ser una empresa lder en la comercializacin de prendas de vestir, satisfaciendo las ms exigentes necesidades de cada cliente buscando ser reconocida como la empresa ms prestigiosa y competitiva en el mercado.
c) Valores
Innovacin: Aplica la recursividad al cumplimiento de nuestros objetivos, buscando nuevas y mejores formas de hacer las cosas. Lealtad: estn comprometidos con los clientes, colaboradores. Honestidad: son ntegros, coherentes y justos entre lo que piensan, hacen, dicen y sienten, enmarcados en las leyes de la sociedad. Responsabilidad: cumplir las obligaciones con excelencia desde el principio y hace uso correcto de los recursos. Humildad: respetuosos, amables, cordiales y colaboradores. Constancia: firmes, perseverantes
d) Organigrama y estructura de la empresa
Gerente general
Contador
Compras
Ventas
1.2 Definir el proceso de toma de decisiones para resolver problemas
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a) Identificar los problemas rutinarios y no rutinarios internos y externos.
PROBLEMAS RUTINARIOS INTERNOS 1. Impuntualidad en la llegada de los trabajadores. 2. Deterioro de mercaderas. 3. Poca iluminacin en almacn. 4. Espacio reducido para el Almacenamiento de la Mercadera. 5. Control de acceso del personal. PROBLEMAS RUTINARIOS EXTERNOS 1. 2. 3. 4.
PROBLEMAS NO RUTINARIOS INTERNOS Robo de mercadera de la empresa. Local alquilado. Incendio de local. Accidente de un trabajador.
PROBLEMAS NO RUTINARIOS EXTERNOS 1. Sismos. 2. Incremento de IGV.
1. Competidores. 2. Falta de proveedores.
b) Alternativas de solucin
SOLUCIONES PROBABLES RUTINARIOS INTERNOS 1. Aplicar una sancin por tardanza. 2. Almacenar las mercaderas en sitios adecuados para que no sufran daos y evitar las perdidas. 3. Contratar a un personal que realice servicios elctricos, para la instalacin de ms focos, aumentando de esta la iluminacin en el almacn. 4. Elaborar un plan de negocios, el cual le indique las proyecciones de ventas que tendr cada ao, y de acuerdo a ello reservar parte de sus ganancias para ampliar su almacn en el futuro
SOLUCIONES PROBABLES NO RUTINARIOS INTERNOS 1. Tener asegurado el negocio ya sea contra robos o incendios. 2. Financiamiento por parte de una entidad bancaria. 3. Adquirir un sensor contra incendios. 4. Brindar charlas de seguridad laboral, para que lo trabajadores tengas ms cuidado, brindarles tambin el material de seguridad reglamentario en caso sea necesario.
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dado; por lo tanto al contar con dicho almacn remodelado se mantendr la mercanca en buen estado y otorgue mayor desplazamiento 5. Realizar un inventario de la mercadera.
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SOLUCIONES PROBABLES RUTINARIOS EXTERNOS
SOLUCIONES PROBABLES NO RUTINARIOS EXTERNOS 1. Charlas preventivas y de primeros auxilios para los trabajadores, tener siempre disponible un botiqun bien implementado. 2. Aumentar los precios en regular medida, Asesorarse financieramente con respecto a los cambios econmicos que puedan suceder mensualmente.
1. Realizar ofertas, promociones, etc. 2. Adquirir mercadera y tenerla en almacn.
c) Evaluar alternativas PROBLEMAS DE LA EMPRESA EVALUACIN B (Bajo) Falta de motivacin a sus trabajadores Conflicto entre el personal Atraso del pago a los proveedores Impuntualidad en la llegada de los trabajadores Deterioro de mercaderas Poca iluminacin en el almacn Espacio reducido para el almacenamiento de la mercanca Robo de existencias de la empresa Incremento de IGV M (Medio ) A (Alto)
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Local alquilado Incendio de local Sismos No cuenta con seales de evacuacin y emergencia No cuenta con botiqun Control de acceso del personal
d) Elegir una alternativa o alternativas 1. Almacenar las mercaderas en sitios adecuados para que no sufran daos y prdidas. 2. Motivar al personal con incentivos y reconocimiento. 3. Realizar un inventario de la mercadera. 4. Sealizar el almacn y el local, para casos de evacuacin, asi mismo se debe comprar un botiqun de primeros auxilios 5. Adquirir sensores contra incendios. 6. Plantear como objetivo la compra del local y de ser necesario solicitar financiamiento bancario. 7. Amonestar a los trabajadores que lleguen tarde y si es constante, descontarle de su salario.
e) Formular y poner en marcha el plan de accin. Almacenar las mercaderas en sitios adecuados para que no sufran daos y prdidas Buscar un local ms amplio. Buscar financiamiento y hacer la adquisicin.
Se debe elaborar un plan de negocios Buscar informacin Contratar a un profesional
Impuntualidad de los trabajadores
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Realizar un control de la hora de llegada de cada trabajador. Sancionar con el descuento en su salario a aquellos trabajadores que incurren constantemente en tardanzas.
Compra del local de ventas Realizar un anlisis del estado financiero de la empresa, para saber si cuenta con el capital necesario para adquirir el local. Solicitar financiamiento bancario.
Atraso en el pago de los proveedores Crear un cronograma de pagos.
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CAPITULO II EVALUACION DE RIESGOS
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Identificacin y evaluacin de riesgos internos
2.1.1 Capital humano
En la empresa Xiomi Wong se identific problemas entre el personal tanto entre el personal permanente y el personal rotativo, falta de comunicacin, llamada de atencin de forma inadecuada, por lo tanto el riesgo que
ocasionara con el personal son los conflictos fsicos, otro de los problemas tambin es que las jornadas laborales son excesivas y no se les reconoce el tiempo extra en la cual el riesgo que obtendra la empresa es la renuncia a su trabajo (Empresa). 2.1.2 Operacionales, tecnolgicos y/o Fsicos: En la empresa Xiomi Wong se identific problemas que ponen en riesgo la mercadera ya que la ropa no se encuentra asegurado ya sea contra robo, incendio u otros daos que pueda sufrir.
2.1.3 Organizacin:
En la empresa Xiomi Wong se identific la falta de servicios higinicos dentro de la organizacin ya que el personal tiene que desplazarse a otro lugar, siendo una distancia larga donde el personal se demorara mucho, en la cual puede haber prdida de ventas, al no encontrar un cliente al vendedor de turno.
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2.1.4 Estrategia RIESGOS INTERNOS CAPITAL HUMANO Conflictos Fsicos y ESTRATEGIA Dinmicas para la inclusin de los colaboradores con el fin de obtener el mejor trato y confianza entre ellos. Reuniones para absolver dudas entre el entre el personal y conjuntamente con el Gerente General. OPERACIONALES, La mercadera no est TECNOLOGICOS Y/O FISICOS ORGANIZACION asegurada ya que est expuesto a robo. Disminuye las ventas por ausencia de los Coordinar la hora de ingreso y salida del personal para ocupar la ausencia y as no disminuir las ventas de la empresa, as mismo ms adelante la empresa tiene como estrategia de construir servicios higinicos y remodelacin de la Contratar personal para la vigilancia de la empresa.
morales entre el personal. Jornadas laborales
excesivas (Renuncia en el trabajo)
vendedores al no tener la empresa higinicos. servicios
estructura de la empresa. 2.1.5 Clima Laboral Tienen un clima laboral bajo presin, la duea de la empresa, hace que sus trabajadores se sientan presionados, no les incentiva, no existe buena comunicacin entre los empleados y su empleador, es un clima no apropiado para el crecimiento de la empresa. 2.2 Identificacin y estimacin de riesgos externos:
2.2.1 Naturales:
La empresa Xiomi Wong puede tener riesgo de una inundacin, incendio o algn otro desastre natural perjudicara a la empresa en su totalidad ya que estamos expuestos a estos daos ms an por la ubicacin, Tambin el
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cambio de clima afecta a la compra de mercadera porque se quedara estoqueado y bajara la rentabilidad de la empresa.
2.2.2 Polticos:
La empresa Xiomi Wong puede sufrir un riesgo al haber un cambio de la normatividad impositiva tributaria afectara a la empresa ya que si en este caso los impuestos suben la empresa con lo poco que produce no le convendra, tendra que subir sus precios de lo contrario absolverse, nuevas leyes de proteccin ambiental, nuevas leyes laborales. 2.1.3 Mercado:
En la empresa Xiomi Wong se identific el incremento del precio de las prendas donde el riesgo seria que se quedara estoqueado la mercadera porque el cliente optara por comprar prendas en otras empresas (Competencias) a menor precio, tambin el alza de los precios o escases de materia prima es un riesgo inestable como la subida de los combustibles que generara un alto costo el adquirir los productos para la venta. 2.1.4 Macro Econmico: En la empresa Xiomi Wong puede obtener de riesgos de la inflacin y la crisis mundial donde ocasionara prdidas para la empresa.
2.1.5 Medio Ambientales: En la empresa Xiomi Wong puede obtener de riesgo de malos olores de desage de lugares cercanos a la empresa.
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2.2 Tabla de probabilidad de vulnerabilidad:
POSIBLES AMENAZAS Disminuyen las ventas de la empresa Jornadas laborales excesivas Deficiente clima organizacional
PROBABILIDAD NA B M A x
VULNERABILIDAD NA B M A x
RIESGOS DETECTADOS x Baja utilidades sus
x Renuncia trabajo empleador
del del
x Conflicto
fsicos
y morales entre el personal
Cambio de Clima Incremento de IGV x
x Mercadera estoqueado
Disminuira ventas empresa disminuye de
las la y las
ganancias de la empresa Inflacin x x Incremento de
los precios del producto y bajan las ventas.
Leyenda: NA = No Aplica B = Bajo
M = Medio A = Alta
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CAPITULO III
ANALISIS DE RIESGOS
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Anlisis de riesgo Al identificar los riesgos de la empresa Xiomi., construimos el Uso de la Matriz en la cual contiene una coleccin de diferentes Amenazas (campos verdes) y Elementos de informacin (campos rojos). Para llenar la Matriz, tenemos que estimar los valores de la Probabilidad de Amenaza (campos azules) por cada Amenaza y la Magnitud de Dao (campos amarillas) por cada Elemento de Informacin. Pero al considerar la probabilidad de Amenazas y Magnitud de Dao pueden tomar los valores y condiciones siguientes: 1. Insignificante 2. Medio riesgo 3. Alto riesgo Para usar la frmula de Anlisis de Riesgo se agrupa en 3 rangos en la cual de esa manera mejora la visualizacin del uso de la matriz, por lo tanto se aplica en diferentes colores:
Bajo riesgo = 1 - 6 (verde) Medio Riesgo = 8 9 (amarillo)
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MATRIZ DE ANALILIS DE RIESGO
PROBABILIDAD DE AMENAZA
Criminalidad
Sucesos fsicos No cuenta con seales de evacua cin y emerge ncia 3
Renuncia del empleador en la empresa
Omisin de materias primas Espacio reducido para el almacena miento de las mercanc as 4
Desastre s Naturale s
Falta de Financiamiento
Proble mas externo s
Elementos de informacin
Magni tud de Dao
Robo de existencias en la empresa
Poca ilumina cin en almac n
Incen dio en el local
No cuent a con botiq un
Falta de motivaci n de los trabajad ores
Confli cto entre el perso nal
Impuntualidad en la llegada de los trabajadores
Contro l de acces o del person al
Deterio ro de mercad eras
Sismos
Atras o de pago a los prove edore s 4
Local Alquil ado
Increme nto de IGV
3 Datos e Informacin RR.HH Contabilida d Personal Vendedoras Cajera Sistemas Computado ras Mercancas Almacn 4 12 2 6 3 4 9 9 3 4 9 12
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A continuacin se har un anlisis de cada uno de los riesgos identificados: 1. FALTA DE MOTIVACION A SUS TRABAJADORES: Establecer buenas relaciones con el jefe o superior, en la cual se puede convertir en la persona de confianza con la que se relaciona, as mismo expone puntos de vista, solicita ayuda, corrige los desaciertos y resalta los logros, generando una mayor motivacin al trabajador. La organizacin debe de comprometerse con sus colaboradores al ofrecer medios de crecimiento en distintas reas. La organizacin debe de invertir en las personas que la conforman, ya que se encuentran valorando tanto su capacidad humana como productiva. Todos los trabajadores desean ser parte de la empresa modelo, una empresa de la cual sentirse orgullosos. Los trabajadores adquieren una alta motivacin al tener buenas referencias y comentarios de la empresa donde laboran. Un factor importante y gran motivador para los trabajadores son los sueldos y las prestaciones que la organizacin les ofrece. Es de gran importancia ofrecer sueldos atractivos, y prestaciones adicionales a las
correspondientes, hacer parte a los trabajadores de la reparticin de utilidades anuales, pero que no afecten las capacidades administrativas y financieras de la empresa. A continuacin se describir las principales necesidades de la Motivacin para el trabajador:
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2. CONFLICTO ENTRE EL PERSONAL:
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Reunin en conjunto de los trabajadores para crear un ambiente de interaccin entre ellos. Realizar mensualmente cumpleaos a los trabajadores conforme a los meses del ao. Intercambio de regalos en fechas celebres. Realizar fiesta de integracin para los nuevos colaboradores.
3. ATRASO DEL PAGO A LOS PROVEEDORES: Llegar en un acuerdo o mediante un convenio con los proveedores
establecer las fechas de pago para organizar los pagos atrasados.
4. IMPUNTUALIDAD EN LA LLEGADA DE LOS TRABAJADORES: En la teora econmica que nos ensea que lo ms conveniente es, que el trabajador que llega tarde obtiene un beneficio implcito por ello, como puede ser dormir ms, pasar un tiempo extra con su familia, compartir momentos con sus hijos, etc., y mientras el empleador slo le adiciona costos al descontarle o despedirlo, logrando como resultado el efecto inverso, ya que el trabajador podr llegar ms temprano por miedo a la sancin, pero su desempeo laboral disminuir porque se encuentra desmotivado.
Po lo tanto lo mejor sera, equiparar los beneficios en la cual significa igualar la satisfaccin obtenida sino crear alternativas atractivas que impulsen a sacrificar esa utilidad para logra un beneficio mayor a futuro, pero como se sabe que la impuntualidad genera costos y esos costos son asumidos ntegramente por el empresario o titular de la empresa, a su vez, el trabajador que no asume riesgos en la actividad, no tiene incentivos para llegar temprano ms que conservar su trabajo, por lo que; la mejor forma para combatir la impuntualidad es crear mecanismos de incentivo que logren ese esfuerzo adicional para cumplir con el horario y desempear sus funciones plenamente motivados.
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5. DETERIORO DE MERCADERIAS:
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Realizar un convenio con los proveedores para que con los productos que no lleguen a venderse en un tiempo determinado nuevamente a los almacenes de los proveedores. puedan ser retornados
6. POCA ILUMINACION EN EL ALMACEN: Adquisicin de un foco ahorrador y realizar mantenimiento
constantemente.
7. ESPACIO
REDUCIDO
PARA
EL
ALMACENAMIENTO
DE
LA
MERCANCIA: Crear estrategias de venta para que no se estoque la mercanca La adquisicin de estantes para la organizacin de mercanca.
8. ROBO DE EXISTENCIAS DE LA EMPRESA: Tener capacitacin sobre cmo actuar en caso de este tipo de atentado. Tener al alcance nmeros telefnicos de emergencias. Situar alarmas en lugares estratgicos y que solo el personal conozca su ubicacin. Contar con el suficiente personal de vigilancia apto para responder ante este suceso.
9. INCREMENTO DE IGV: Contactarse con un asesor para que realice un anlisis del incremento y disminucin del IGV. Usar estrategias para contrarrestar el incremento del IGV. Capacitarse en temas de IGV, para poder prevenir un riesgo de prdida dentro de la empresa.
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10. LOCAL ALQUILADO: Llegar a un acuerdo con el dueo actual para la compra del local. Si el acuerdo se llega a realizar deber realizarse un prstamo bancario en caso de no contar con el capital. Buscar otro local preguntar los beneficios con los que cuenta y comparar con el local actual donde est el negocio.
11. INCENDIO DE LOCAL: Contar con extintores en buenas condiciones y en lugares estratgicos Contar con salidas de emergencias. Contar con nmero telefnicos donde se pueda reportar cualquier emergencia. Evitar sobrecargar las lneas elctricas, no conectando ms de un aparato en cada toma de corriente. Desconecte los aparatos y equipos electrnicos al trmino de su jornada. No utilice para limpieza productos inflamables como gasolina, reporte a quienes usen. Reporte cualquier olor a quemado, gas, gasolina o productos aromticos inflamables. No arroje cerillos ni cigarros encendidos a los cestos de basura. No fume en reas restringidas. Identificar las posibles fuentes de incendio de su centro de trabajo. Familiarcese con la ubicacin y el uso de los extinguidores de su rea de trabajo. Reporte las obstrucciones a los accesos de extinguidores y de gabinetes de concentracin al encargado de piso.
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12. SISMOS: Ubique su sitio de trabajo a distancia de archivos, libreros, mobiliario y objetos que pudieran caerse. No apile en exceso papelera, ni mobiliario que pueda causar fallas en las losas o pisos de su rea Mantenga los pasillos y reas de circulacin limpios y libres de obstculos. Identifique en su piso en donde estn las rutas de evacuacin, las salidas normales y de emergencias, as como escaleras de servicios y de emergencia. Estar capacitado para responder a este tipo de siniestros.
13. NO CUENTA CON SEALES DE EVACUACION Y EMERGENCIA: Tener contacto con defensa civil para una inspeccin de seguridad. Comprar los implementos necesarios para las evacuaciones. Realizar un control mensual de los implementos de seguridad para evitar accidentes fatales.
14. NO CUENTA CON BOTIQUIN: Hacer adquisicin de botiqun. Una vez adquirida, hacerle mantenimiento.
15. CONTROL DE ACCESO DEL PERSONAL: El personal debe cumplir con el horario de trabajo que se le ha indicado y no se le permitir el acceso fuera de las horas que labora, los empleados debern llegar a tiempo al iniciar su turno. El empleado checar en su tarjeta de registro la hora de entrada, as como la de salida. Con este procedimiento se llevara un mejor control de los empleados que se encuentran en la organizacin.
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CAPITULO IV:
PLAN DE MANEJO DE RIESGOS
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4.1 OBJETIVOS:
El Plan de Manejo de Crisis (PMC) contiene el marco para la administracin y solucin de crisis serias que podran afectar las operaciones de la empresa Poniendo en control en manos del administrador, ya que es el dueo o responsable legal de la empresa y as actuara eficazmente para el mejor funcionamiento de la empresa.
4.2 AMBITO DE APLICACION:
El presente Plan se aplica a todo los trabajadores la empresa Xiomy Wong.
4.3 ACTUALIZACION Y CONSULTAS:
Las Actualizaciones de este documento sern trimestralmente y cuando se dan cambios significativos en la operatividad de la empresa. Las consultas sobre la aplicacin de la presente norma general, sern dirigidas directamente al Administrador de la empresa quien coordinara el Manejo de Crisis y la Divisin de Riesgos operacionales.
4.4 DISPOSICION GENERAL:
Xiomy Wong puede verse afectado en cualquier momento por crisis que amenacen la seguridad del trabajador, la seguridad de los activos, la continuidad de operaciones y la confianza en su reputacin. La gerencia debe estar lista a responder rpidamente con eficacia ante tales situaciones, pues la accin tomada en los primeros momentos de una crisis ser crucial para alcanzar un resultado acertado.
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4.5 OBJETIVOS DEL MANEJO DE CRISIS:
Asegurar la salud, seguridad y bienestar de los trabajadores y, donde sea apropiado, de los clientes. Controlar en forma inmediata y manejar la situacin mientras se contina operando en condiciones mnimas que nos permita una interrupcin. Restaurar el negocio a la normatividad lo ms rpido posible. Reducir al mnimo las prdidas o daos para mantener la confianza/reputacin de la empresa. Mantener comunicaciones eficaces internas y con nuestros clientes.
4.6 TIPO DE CRISIS:
Esta lista no es exhaustiva, pero las siguientes son algunas de las contingencias que usualmente se constituyen en crisis: Daos a Recursos de la empresa. Conflictos y renuncias del personal. Disminucin de las ventas de la empresa. Incremento de los precios del producto.
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4.7 GUIA DE RESPUESTA A UNA EMERGENCIA: Esta lista no es exhaustiva, pero las siguientes son algunas de las contingencias que usualmente se constituyen en crisis:
Durante una Crisis: DEBEN:
El asumir estos consejos nos permitir evitar cometer los errores ms habituales en la atencin de accidentados y, con ello, conseguir no agravar las lesiones de los mismos. 1. Conservar la calma y evacuar del lugar hacia el exterior. Acciones 01 inciales de todo colaborador Es preciso hacerse cargo de la situacin y dirigir la organizacin de recursos y la posterior evacuacin del herido. 2. Evitar aglomeraciones que puedan entorpecer la actuacin del socorrista. 3. Saber imponerse. No perder los nervios es bsico para poder actuar de forma correcta, evitando errores irremediables.
4. Examinar al herido. Se debe efectuar una evaluacin primaria, que consistir en determinar aquellas situaciones en que exista la posibilidad de la prdida de la vida de forma inmediata. Posteriormente, se proceder a realizar la evaluacin secundaria o, lo que es lo mismo, controlar aquellas lesiones que pueden esperar la llegada de los servicios profesionalizados.
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NO DEBEN: 1. No mover. Como norma bsica y elemental no se debe mover a nadie que haya sufrido un accidente hasta estar seguro de que se pueden realizar movimientos sin riesgo de empeorar las lesiones ya existentes. No obstante, existen situaciones en las que la movilizacin debe ser inmediata: cuando las condiciones ambientales as lo exijan o bien cuando se debe realizar la maniobra de reanimacin cardiopulmonar. 2. Hablar con la prensa. Acciones del 02 Miembro del Comit de M.C. 03 Acciones del El miembro del comit de M.C contactado deber decidir sin el mecanismo de M.C deber ser involucrado o si la crisis lo puede manejar dentro de su funcin. (Si existe duda, deber consultar al Administrador) Si el plan de M.C. es invocado, el coordinador del cmitre de M.C. debe reunir al comit en el centro primario o en
Comit de M.C. el centro alterno si fuese necesario. Comunicacion es Distribucin del plan Consultas y actualizacin Las comunicaciones internas y/o externas deben manejarse El personal que reciba copias de este plan debe asegurarse de distribuir a todos los colaboradores relevantes, quienes dependiendo de la naturaleza de su trabajo deben considerar mantener una copia en su casa. Este plan es administrado por el coordinador del comit de M.C. y cualquier consulta y actualizacin deber ser referida al coordinador y/o divisin de riesgo operacional.
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4.8 ESTRUCTURA DEL MANEJO DE CRISIS:
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La siguiente es la composicin y responsabilidades de cada nivel de la estructura del manejo de crisis. Cada posicin debe estar compuesta por un titular y un suplente con el fin de cubrir su periodo de ausencias debidos a viajes, vacaciones, etc.
Comit de manejo de crisis (CMC).
Composicin: Gerente general. Contador Jefe de RRHH
Responsabilidades: Implementar las polticas. Evaluar el nivel de contingencia. Declarar el inicio y fin de la emergencia. Asistir a las reuniones convocados por el coordinado C.M.C. Transmitir los acuerdos de los Miembros del CMC al colaborador responsable y asegurarse que las acciones hayan sido completas en las fechas acordadas. Advertir a los colaboradores que no deben hablar con los medios de prensa sin autorizacin. Finalizada la contingencia, seguir el Plan de Retorno a la operatividad normal.
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Responsabilidad individual del Comit de M.C.:
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a. Del Gerente General: Antes de que ocurra la crisis:
a. Asegurar que el Plan de Manejo de Crisis est disponible, actualizado y haya sido debidamente probado brindado su apoyo para la adecuada implementacin y ejecucin de pruebas. b. Asegurar que los miembros del CMC estn conscientes de sus responsabilidades y resaltando la importancia en el Comit de Gerencia. c. Mantener una lista actualizada de los principales contactos externos. d. Obtener toda la informacin relevante.
Cuando ocurra la crisis:
a. Tomar acciones necesarias inmediatas para controlar la crisis. b. Asegurar que se viene ejecutando ala actividades que contingencia de acuerdo a las responsabilidades asignadas. c. Controlar las comunicaciones internas y externas, incluyendo las decisiones a la prensa (Si hubiese).
b. Del Contador:
a. Si la emergencia requiere uso de fondos el contador debe trabajar en coordinacin con el comit de Manejo de Crisis. b. Asegurar que Xiomy Wong, sus empleados acten de acuerdo a sus funciones asignadas, que dispongan de fondos y otros activos para responder a la emergencia. Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote Pgina 32
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c. Obtener la aprobacin del Gerente General para acordar pago de cantidades excepcionalmente grandes.
c. Jefe de Recursos Humanos:
a. Obtener datos acerca de los colaboradores involucrados en la crisis. b. Conjuntamente con el Gerente General se controlara y se realizara las comunicaciones a los familiares afectados. c. Brindar el apoyo necesario al colaborador afectado. d. Mantener una lista actualizada de contactos internos de los colaboradores de Xiomy Wong para comunicaciones a los familiares, en caso de emergencia.
4.9 NORMAS SOBRE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
CONTACTOS INTERNOS:
El Gerente General es el responsable de mantener una lista de nmeros telefnicos de emergencia de su colaborador clave. Los miembros de Comit de M.C. deben mantener listas accesibles de determinadas personas y autoridades que, de acuerdo con sus funciones puedan ser contactadas en una emergencia. El Jefe de Recursos Humanos debe mantener una lista de contactos internos de los colaboradores de Xiomy Wong para comunicaciones a los familiares en caso de emergencia.
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CONTACTOS EXTERNOS:
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Trate de evitar causar pnico, si hay una amenaza seria (Ej. Incendio) entonces obviamente usted debe alertar a las personas, comunica a serenazgo, bomberos, etc., y a los miembros del Comit de M.C. que tienen un resumen de cmo proceder.
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CAPITULO V
PLANES DE CONTINGENCIA
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5.1 ESPECIFICAR PLAN DE CONTINGENCIA: 5.1.1 Objetivo:
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Establecer los lineamientos generales para la adecuada y diligente Gestin de Continuidad del Negocio Xiomy Wong, en; que permita:
Reducir las interrupciones de las actividades y proteger los procesos crticos del negocio ante efectos de fallas significativas o desastres. Implementar procesos de administracin de la Continuidad del Negocio que permitan reducir la discontinuidad de operaciones ocasionada por desastres.
Implementar planes de Manejo de crisis, de continuidad y de recuperacin; para garantizar que los procesos del negocio puedan restablecerse dentro de los plazos requeridos.
5.1.2 Aprobacin y Supervisin: La Gerencia de Riesgos aprueba el documento de POLITICA DE GESTION DE CONTINUIDAD, estando la supervisin y control de su cumplimiento a cargo de los Jefes. 5.1.3 Instancias Involucradas Trabajadores en general; dentro del mbito de sus funciones. 5.1.4 Actualizacin Divisin de Riesgo Operacional actualiza el presente documento de POLITICA DE GESTION DE CONTINUIDAD mediante el sistema de hojas
intercambiables. 5.1.5 Consultas Las consultas referidas a la aplicacin indicada del documento ya mencionado anteriormente, se servirn dirigirlas directamente a la Divisin de Riesgos Operacional designadas por el dueo.
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5.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES: 5.2.1 Alcance: La implementacin de la Gestin de Continuidad de Negocio alcanza a todas las reas de Xiomy Wong,, siendo responsabilidad de la Divisin de Riesgo Operacional en coordinacin de las Unidades de Soporte y Negocio a travs de los Oficiales y Coordinadores de Gestin Integral de Riesgos; el realizar las pruebas y la actualizacin del mismo respectivamente. Se ha previsto para la implementacin de la Gestin de Continuidad de Negocio realiza un anlisis de Impacto en el Negocio inicial a nivel de funciones crticas y posteriormente una actualizacin ms detallada a nivel de procesos crticos. 5.2.2 Definicin De Trminos: Evento: Un suceso o serie de sucesos que pueden ser internos o externos a la empresa, originados por la misma causa, que ocurren durante el mismo periodo de tiempo. Grupos de inters (Stakeholders): Personas u organizaciones que se ven impactadas por las operaciones de una empresa. Ejemplos: clientes, accionistas, empleados, proveedores, SBS, Banco Central de Reserva, entidades gubernamentales, entre otros. Informacin: Cualquier forma de registro electrnico, ptico, magntico o en otros medios similares, susceptible de ser procesada, distribuida y almacenada. Proceso: Conjunto de actividades, tareas y procedimientos organizados y repetibles que producen un resultado esperado.
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Riesgo:
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La condicin en que existe la posibilidad de que un evento ocurra e impacte negativamente sobre los objetivos de la empresa.
Riesgo operacional: La posibilidad de prdidas debido a procesos inadecuados, fallas del personal, de la tecnologa de informacin, o eventos externos. Esta definicin incluye el riesgo legal, pero excluye el riesgo estratgico y de reputacin. Gestin de la continuidad de negocio: Proceso de gestin holstico que identifica las amenazas potenciales para una organizacin y el impacto en las operaciones de negocio que esas amenazas podran causar si se materializasen, y que proporciona un escenario para la incorporacin con la capacidad de respuesta efectiva para proteger los intereses de los accionistas, partes interesadas, la imagen, marca o actividades de valor. Incidente: Peligro latente asociado con un fenmeno fsico de origen natural o tecnolgico que puede presentarse en un sitio especfico y en un tiempo determinado produciendo efectos adversos en las personas, los bienes y/o el medio ambiente. Contingencia: Es un incidente posible, no altamente probable, y que an no se ha manifestado, y que pueden ocasionar fallas que a su vez originen prdidas o daos que puedan afectar el patrimonio de una empresa.
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5.3 MANTENIMIENTO AUDITORIA: DEL PLAN: PRUEBAS,
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CAPACITACION,
5.3.1 Organizacin Responsabilidades Y Funciones
rganos de Direccin: Gerencia General La Gerencia General es responsable de la implementacin de las polticas y procedimientos generales establecidos por el Directorio evaluando y
supervisando la ejecucin de la Gestin de la Continuidad del Negocio desarrolladas en el Plan de Continuidad de Negocios de acuerdo a los alcances, plazos y metas fijadas.
La Gerencia General deber absolver las consultas y/o solicitudes presentadas por el Jefe de Tecnologa de la Informacin y Procesos Y la Divisin de Riesgo Operacional referidas a mejoras en la Gestin de Continuidad de Negocio, que comprometan la estructura organizacional y/o la incorporacin de recursos adicionales. rganos de Control: Auditora Interna: Auditora interna debe incorporarse en el Plan Anual de Auditoria, la evaluacin peridica y cumplimiento de la Gestin de Continuidad de Negocio. Auditora Externa: Auditora externa debe incorporarse en el Plan Anual de Auditoria, la evaluacin peridica y cumplimiento de la Gestin de Continuidad de Negocio. rganos de Apoyo: Gerencia de Administracin y Finanzas La Divisin de Riesgo Operacional designada por el gerente general y Jefe de Informtica, debern coordinar con la Gerencia de Administracin y Finanzas el
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presupuesto que se requiere para el desarrollo de un proyecto, el mismo que debe ser presentado a la Gerencia General para su aprobacin. reas funcionales comprometidas: Son todas las reas Organizativas.
Cada rea funcional deber designar un representante para que ejerza las funciones de Coordinador de rea: Apoyar a las unidades de Riesgo Operacional, y Unidad de Tecnologa de Informacin y Procesos en el proceso de adecuacin, implementacin y post-implementacin de la Gestin de Continuidad de Negocio. Coordinar,
administrar
implementar
los
cambios
organizacionales de procedimientos y de polticas que demanden las actividades consignadas para Gestin de Continuidad de Negocio. Elaborar y ejecutar las actividades establecidas en el Planes de Continuidad Especifico de su rea. rganos de Recuperacin: Comit de Manejo de Crisis (CMC) Equipo de Manejo de Crisis.
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5.4 COMUNICACIN DE CRISIS Y COORDINACION CON AUTORIDADES PUBLICAS:
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Con el propsito de mantener un documento que contenga todo lo que constituya el Sistema de Gestin de Continuidad de Negocio (SGCN) se desarrollara los documentos siguientes: Anlisis de Riesgos y de Impacto al Negocio. Plan de Emergencia por Agencia. Plan de Manejo de Crisis.
Plan de Recuperacin de Desastres.
CONCLUSION DE LA EXPERIENCIA: En conclusin, este informe sirvi de mucha importancia, tanto para los integrantes del grupo y para la de la empresa Xiomy Wong, en la cual un plan de continuidad de negocio permitir garantizar la rpida recuperacin de aquellos procesos crticos de la empresa. Por otra parte todas las amenazas encontradas en esta empresa se podr prevenir los riesgos de la empresa mediante las posibles soluciones analizados y planificados por los integrantes del grupo. Y por ltimo podemos rescatar la el apoyo de la empresa para poder realizar este trabajo y no tener ningn inconveniente ms que datos financieros.
RECOMENDACIONES Mantener actualizado el plan, revisar peridicamente el plan para contemplar los cambios que se hayan producido en la empresa y probar eficacia del plan diseado. Se sugiere al administrador poner fechas para la revisin. Definir un equipo con el compromiso de la direccin para que el plan se mantenga actualizado y pueda cubrir las necesidades que se vayan incorporando. Slo as podrn confiar en su eficacia.
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1.1 Anlisis FODA

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d) Organigrama y estructura de la empresa

1.2 Definir el proceso de toma de decisiones para resolver problemas

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a) Identificar los problemas rutinarios y no rutinarios internos y externos.

PROBLEMAS NO RUTINARIOS EXTERNOS 1. Sismos. 2. Incremento de IGV.

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CAPITULO II EVALUACION DE RIESGOS

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Identificacin y evaluacin de riesgos internos

2.1.1 Capital humano

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morales entre el personal. Jornadas laborales

excesivas (Renuncia en el trabajo)

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2.2 Tabla de probabilidad de vulnerabilidad:

RIESGOS DETECTADOS x Baja utilidades sus

x Renuncia trabajo empleador

y morales entre el personal

Cambio de Clima Incremento de IGV x