A SOFTWARE SYSTEM FOR MANAGEMENT AND PRODUCT CONDITIONING IN A PHARMACEUTICAL LABORATORY Sistema Informtico para la Gestin y Control del

Acondicionamiento de Productos Farmacuticos en el Laboratorio Vita Pharma

Jorge Sime Carcovich
e-mail: [email protected]

Escuela Profesional de Ingeniera Electrnica Universidad Ricardo Palma

ABSTRACT: This Project deals with the final
pharmaceutical products conditioning at the Conditioning area of a pharmaceutical laboratory. Planning for product conditioning requires many activities to deliver a final product. The work starts with a Conditioning form Order that was a paper form with many annotations in there with a lack of updated information and error prone. Our system automates the whole process at every stage level with efficiency and error free results. Our Client was Vita Pharma Labs. obtendr informacin exacta, confiable y oportuna durante dicho proceso, reduciendo el tiempo de gestin y aumentando la confiabilidad en la actividad la cual influir en la toma de decisiones. A su vez, permitir el almacenamiento, manipulacin y consulta de los datos, conservndolos y simplificando el tiempo de acceso a estos, haciendo que la respuesta a las solicitudes de los usuarios sea reducida.

1 INTRODUCCIN
RESUMEN: La investigacin realizada se centra en el rea de Acondicionado del Laboratorio Vita Pharma, en donde se realiza el acabado final de los productos farmacuticos. La planificacin en el rea de Acondicionado tiene el objetivo principal de coordinar con todos los involucrados en cada una de las etapas de todos los trabajos que se realicen en el rea, con el fin de llevar a cabo el empaque final de los productos. Esta coordinacin se sustenta, principalmente, en las Ordenes de Acondicionamiento, las cuales recorren cada etapa del acondicionado del producto a la que pertenecen.
Las Ordenes de Acondicionamiento son documentos fsicos manejados en el rea, por lo que, actualmente, todo el control de acondicionado es gestionado a travs de estos documentos, lo que ocasiona que la informacin manejada en el rea no se d oportunamente debido a los constantes apuntes, revisiones y correcciones los cuales demandan un tiempo que afecta tanto al comienzo como al final de la produccin. Cabe resaltar adems que la informacin descrita en estos documentos esta propensa a constantes perdidas y desgastes. Ante esta situacin, el presente trabajo de investigacin presenta una alternativa de solucin que de aplicarse facultar al rea de Acondicionado un control automatizado que se adapte a todo el proceso de acondicionado de la empresa, el cual tomar en cuenta el estndar actual de las Ordenes de Acondicionamiento, en el que se ingresar y se El presente trabajo de investigacin tiene como propsito el anlisis y desarrollo de un sistema informtico el cual se adapte y acte como soporte en el control del proceso del acondicionamiento de productos farmacuticos elaborados en el Laboratorio Vita Pharma. De implantarse esta solucin en la empresa, permitir obtener una gestin automatizada del proceso de acondicionado, basada en las Ordenes de Acondicionamiento, la cual brindar informacin exacta y oportuna a partir de los datos obtenidos para optimizar el tiempo de la gestin del rea. Asimismo, permitir centralizar toda la informacin, almacenndola y conservndola, de tal manera que esta sea consultada rpidamente en el momento que sea necesario.

Figura 1. Logotipo de VitaPharma

2 PRESENTACION DEL PROBLEMA

Para la presentacin y acabado final de los productos farmacuticos fabricados en el rea de Produccin, el rea de Acondicionado realiza el empaquetado final de estos, el cual consiste en asignar a cada producto, precisamente, su respectivo empaque diseado con la correcta impresin del lote y fecha de vencimiento, adems de que se le adicione el inserto correspondiente y todo lo relacionado de acuerdo al producto.

Todo el proceso de acondicionamiento o empaquetamiento es gestionado a travs documentos fsicos llamados Ordenes de Acondicionamiento los cuales recorren cada etapa del acondicionado del producto al que pertenecen. En ellos se indican la descripcin del producto, el tamao del lote del producto, la lista y cantidad de materiales de empaque que necesita un determinado tamao de lote de un determinado producto y los diferentes controles o revisiones que se dan durante todo el proceso del acondicionado. Las Ordenes de Acondicionamiento son llenadas y documentadas por la supervisora del rea y son verificadas por el Jefe de Produccin. Por cada tipo de producto farmacutico que se acondiciona se realiza una Orden de Acondicionamiento. Como se ha podido apreciar, toda la gestin del acondicionamiento de productos es documentada de forma manual, generando que la informacin manejada en estos documentos no est disponible a la medida en que se la necesita a efectos de ciertos errores del personal en la documentacin y, por ende, a una inversin de tiempo considerable en revisiones y correcciones lo cual trae como consecuencia un atraso en el control y gestin del rea, adems de generar una actividad, la mayora de veces, demasiado tediosa para los empleados del rea, ya que cada Orden de Acondicionamiento consta de 9 hojas, fuera de los otros documentos que son adjuntados; la legibilidad de la Orden de Acondicionamiento influye en este proceso. Otro punto importante es la gran acumulacin de estos documentos, los cuales hacen ms propensa la perdida de informacin y la complicada bsqueda de esta; informacin de gran importancia para el rea ya que en esta se detalla, por ejemplo, la cantidad total de productos farmacuticos que se acondicionaron, la cantidad de mermas que se produjeron o el rendimiento total de todo el proceso de acondicionamiento.

establecen en una Orden de Acondicionamiento, q ue se inicia desde la seleccin del producto a acondicionar, pasando por los materiales de empaque que este necesita, hasta obtener la cantidad total de productos acondicionados con el respectivo rendimiento de la actividad, los cuales podrn ser visualizados en un documento virtual que posteriormente puede ser impreso. Queda fuera del alance la inclusin de otros controles externos a la Orden de Acondicionamiento o adjuntada a esta.

5 MODELADO DEL PROYECTO

Para la presentacin y acabado final de los productos farmacuticos fabricados en el rea de Produccin, el rea de Acondicionado realiza el empaquetado final de estos, el cual consiste en asignar a cada producto, precisamente, su respectivo empaque diseado con la correcta impresin del lote y fecha de vencimiento, adems de que se le adicione el inserto correspondiente y todo lo relacionado de acuerdo al producto. El rea de Produccin elabora constantemente distintos tipos de productos que abastecen continuamente al rea de Acondicionado. Mientras que en la etapa de fabricacin la capacidad est limitada por la capacidad mxima de los equipos, en la etapa de acondicionado la capacidad est limitada por la cantidad de productos semi-elaborados que requieren de un mismo equipo de envasado. Por eso, no todos los productos que se terminan de elaborar pasan inmediatamente a ser acondicionados, sino que es necesario esperar a que se encuentren disponibles los equipos y el personal necesario, adems claro, que los productos elaborados se encuentren aprobados por el rea de Control de Calidad para su envasado o empacado y acondicionado final. El control de la calidad tiene mucha importancia por el tipo de producto con el cual se trabaja, por lo tanto, debe cumplir con normas especficas de calidad en consideracin a su uso. No existe etapa alguna en la produccin la cual no haya pasado por la inspeccin de control de calidad: desde el ingreso de las materias primas y los materiales de empaque hasta el ingreso del producto terminado al Almacn de Productos Terminados. Existen diferentes tipos de presentacin final que se le puede dar a un mismo tipo de producto. Es decir que, mientras la frmula de fabricacin es la misma para ese producto, la frmula de acondicionado vara de presentacin. De un lote semi-elaborado se pueden obtener hasta 3 tipos de presentaciones farmacuticas diferentes. Por ejemplo, de un producto llamado A se puede obtener presentaciones en cajas de 10 tabletas, 100 tabletas o 2 tabletas (muestra medica). Para iniciar el acondicionado de un producto es requisito indispensable que todos los materiales necesarios se encuentren disponibles para ser

3 OBJETIVOS DEL PROYECTO

Optimizar el tiempo de registro de datos en el flujo de trabajo del acondicionamiento de productos. Reducir el tiempo que se invierte en la bsqueda de informacin de una Orden de Acondicionamiento. Almacenar los datos de utilizados en las Ordenes de Acondicionamiento de tal manera que estos estn disponibles al momento de ser consultados.

4 ALCANCE DEL PROYECTO

El proyecto se centra en el rea de Acondicionado abarracando todos los puntos y controles que se

utilizados, por lo que stos previamente deben haber sido preparados con la debida anticipacin en las reas correspondientes, de tal forma que cuando se decida acondicionar el producto los materiales estn listos. El Jefe del rea de Acondicionado debe de estar en continua relacin con las diferentes reas involucradas:

Debe reportar al Jefe de Produccin, supervisar a las supervisoras del acondicionado y al personal de seccin, coordinar con la supervisora del loteado o imprenta al igual que con el rea de Produccin, el rea de Control de Calidad y Almacn de Productos Terminados.

Figura 2. Secuencia de Flujo de Materiales e Informacin en un Proceso Productivo de Medicamentos

6 SOLUCION DEL PROYECTO

Objetivo General El objetivo de este proyecto es realizar el anlisis, diseo y construccin de un sistema de informacin el cual permita brindar informacin oportuna en la gestin del proceso del acondicionado de productos farmacuticos tomando en cuenta el estndar de las Ordenes de Acondicionamiento.

Objetivos Especficos Optimizar el tiempo de registro de datos en el flujo de trabajo del acondicionamiento de productos. Reducir el tiempo que se invierte en la bsqueda de informacin de una Orden de Acondicionamiento. Almacenar los datos de utilizados en las Ordenes de Acondicionamiento de tal manera que estos estn disponibles al momento de ser consultados.

7 MODELAMIENTO DEL NEGOCIO

Figura 3. Modelo del Caso de uso Evaluar orden de acondicionamiento

Figura 3.a Modelo del Caso de uso Revisar orden de acondicionamiento

AN_Jefe de Produccion

AN_Representante de la DIGEMID

Figura 4. Actores del negocio

8 MODELO DE ANLISIS

AS_Usuario

AS_ Quimico Farmaceutico

AS_Supervisora del Area de Acondicionamiento

AS_Administrador del Sistema

Figura 5 Actores del sistema

CUS_Registrar Orden de Acondicionamiento

AS_ Quimico Farmaceutico

(from Actores del Sistema) ...)

CUS_Asignar Material de Empaque por Producto

AS_Supervisora del Area de Acondicionamiento

(from Actores del Sistema)

CUS_Generar Reporte

Figura 5.a Use cases Paquete de gestin

AS_Administrador del Sistema

(from Actores del Sistem ...) a)

CUS_Administrar Usuario

CUS_Administrar Producto

AS_ Quimico Farmaceutico

(from Actores del Sistem ...) a)

CUS_Administrar Material de Empaque

Figura 6 Use cases Paquete de mantenimiento

<<extend>>

AS_Usuario
(from Actores del Sistema) ...)

CUS_Iniciar Sesion

CUS_Cambiar Contrasea

Figura 6.a Use cases Paquete de seguridad

AS_ Quimico Farmaceutico

(from Actores del Sistema) ...)

CUS_Administrar Producto
(from Paquete Mantenimiento)

CUS_Administrar Material de Empaque

(from Paquete Mantenimiento)

CUS_Generar Reporte
(from Paquete Gestion)

CUS_Asignar Material de Empaque por Producto

(from Paquete Gestion)

AS_Usuario
(from Actores del Sistema) ...)

AS_Supervisora del Area de Acondicionamiento

(from Actores del Sistema)

CUS_Registrar Orden de Acondicionamiento

(from Paquete Gestion)

<<extend>>

AS_Administrador del Sistema

(from Actores del Sistema) ...)

CUS_Administrar Usuario
(from Paquete Mantenimiento)

CUS_Iniciar Sesion
(from Paquete Seguridad)

CUS_Cambiar Contrasea
(from Paquete Seguridad)

Figura 7 Diagrama de casos de uso

T_Usuario 1 1 T_Perfil_Usuario T_Devoluciom_x_Orden_Acondicionamiento

T_Devolucion

T_Adicional 1 1..n T_Adicional_x_Orden_Acondicionamiento

T_Registro_Codificacion

1..n

T_Registro_Codificacion_Despeje_Linea

T_Registro_Codificacion_Codificacion_Cajas

T_Maerial_Empaque_x_Orden_Acondicionamiento 1 1 1..n 1..n T_Material_Emapque 1..n 1..n T_Orden_Acondicionamiento 1..n 1..n 1 T_Material_Empaque_x_Producto 1..n 1..n T_Producto_x_Orden_Acondicionamiento T_Registro_Empaque_Despeje_Linea_Area 1 T_Rendimiento_Reporte_Final 1 T_Registro_Entrega T_Producto 1..n T_Registro_Empaque_Despeje_Linea T_Registro_Empaque_Procedimiento 1 1 1 1 1 T_Registro_Empaque T_Registro_Codificacion_Despeje_Linea_Area T_Registro_Codificacion_Despeje_Linea_Equipos_Instalaciones

T_Registro_Codificacion_Despeje_Linea_Documentacion

1..n

T_Registro_Empaque_Despeje_Linea_Equipos_Instalaciones

T_Registro_Empaque_Despeje_Linea_Docu

T_Registro_Entrega_Registro_Producto_Empacar 1 T_Rendimiento_Empaque

T_Registro_Entrega_Entrega_Producto_Terminado_Almacen

T_Rendimiento_Empaque_Material_Empaque

T_Rendimiento_Empaque_Merma

Figura 8 Diagrama Conceptual (parcial)

9 MODELO DE DISEO

Figura 9 Diagrama de clases 1 de 2

Figura 10 Diagrama de clases 2 de 2

: AS_ Quimico Farmaceutico 1: Ingresa y Selecciona Parametros de Busqueda

: I_Buscar Material de Empaque

: C_Material_Empaque

: E_Material_Empaque

2: Valida Datos Ingresados 3: Busca Material de Empaque 4: Muestra Material de Empaque 5: Muestra Material de Empaque

Figura 11 Diagrama de secuencia caso de uso Buscar material de empaque

: AS_ Quimico Farmaceutico

: I_Crear Producto 1: Carga Codigo del Producto

: C_Producto

: E_Producto

2: Ingresa Datos del Producto 3: Valida Datos Ingresados 4: Registra Producto 5: Muestra Datos del Producto 6: Muestra Datos del Producto

Figura 12 Diagrama de secuencia caso de uso Registrar producto

: AS_ Quimico Farmaceutico

: I_Material Empaque por Producto

: C_Producto

: E_Producto

: C_Material_Empaque_x_Producto

: I_Material de Empaque

: E_Material_Empaque_x_Producto

1: Ingresa Codigo de Producto 2: Valida Codigo de Producto 3: Busca Codigo de Producto 4: Muestra Producto 5: Muestra Producto

6: Ingresa Tamao de Lote 7: Valida Tamao de Lote 8: Selecciona Material de Empaque 9: Carga Materiales de Empaque Seleccionados

10: Ingresa Cantidad para cada Material de Empaque 11: Valida Cantidad Ingresada 12: Registra Material de Empaque por Producto

Figura 13 Diagrama de secuencia caso de uso Registrar material de empaque por producto

SQL

.Net LibreriaDatos.lib

Administrar Material de Empaque

Administrar Producto Modulo Seguridad SISACO.exe Administrar Usuario Base de Datos SISACO Generar Reporte

Modulo Gestion

Modulo Mantenimiento

Registrar Orden de Acondicionamiento

Registrar Material de Empaque por Producto

Iniciar Sesion

Cambiar Contrasea

Mantener Perfil de Usuario

Figura 14 Diagrama de componentes

Base de Datos SISACO

Router

Servidor de Base de Datos TCP/IP TCP/IP

PC Cliente

Procesador: Intel Core 2 Duo de 2.9 GHz Memoria RAM: 4 GB Disco Duro: 512 GB Red: 10/100 MB Sistema Operativo: Windows Server 2008

Procesador: Intel Core 2 Duo de 2.4 GHz Memoria RAM: 2 GB Disco Duro: 256 GB Red: 10/100 MHz Sistema Operativo: Windows XP Service Pack 2 o Superior

Figura 15 Diagrama de despliegue

10 DISEO GUI
Se presenta la pantalla de Inicio de Sesin. Para poder relacionar el producto con el material de empaque que este utiliza, dependiendo de la cantidad del producto se har a travs de la opcin Material de Empaque por Producto.

Figura 16. Inicio de Sesin Al realizar un nuevo proceso de acondicionamiento de productos se deber seleccionar el producto a acondicionar para luego seguir todo el proceso que se le asigne a dicho producto.

Figura 20. Pantalla en donde se registra la realcion del producto con el material de emapque y cantidad.

11 CONCLUSIONES
El empleo de las herramientas de modelado han sido muy eficaz para definir las pautas de la construccin del software y para modelar los principales diagramas de las fases de anlisis y diseo del sistema. Con la implementacin del sistema informtico para la gestin y control de los procesos en el rea de Acondicionado se obtendr un mejor manejo de informacin la cual se obtendr de manera exacta y oportuna, reduciendo el tiempo en el procesamiento de datos. Adems es posible obtener la trazabilidad de los productos terminados, la cual es necesario para cubrir con las exigencias del rea. Esta solucin se adapta al flujo de trabajo del rea de Acondicionamiento de la empresa permitiendo un mayor control y conocimiento sobre esta. El rpido manejo de la informacin har que las actividades que pendientes puedan ser atendidas a tiempo, mejorando los tiempos del rea y dando lugar a que se puedan cumplir con nuevas tareas de produccin. Asimismo, esta solucin implantada en la empresa elevar el nivel de mejora en el rea productiva lo que a la larga pueda repercutir en la empresa Vita Pharma.

Figura 17. Primera Pantalla del proceso de acondicionamiento. Para poder registrar el producto o material se podrn hacer desde la cuenta del administrador a travs de las opciones Crear Material de Empaque y Crear Producto Respectivamente.

Figura 18. Panalla en donde se registra el material de emapque

Figura 19. Panalla en donde se registra el producto farmaceutico

12 BIBLIOGRAFIA
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