FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

APLICACIN DE CONTABILIDAD EN SOCIEDADES II

Dr. Mauricio Arias

TEMA: NOTAS DE DBITO

INTEGRANTES
:

GONZALEZ ANDRES MOLINA SUSANA ORTEGA JESSICA RODRIGUEZ DANIELA

QUINTO B 2013

INDICE
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................... 1 OBJETIVOS ESPECFICOS ................................................................................................................ 1 DOCUMENTOS AUTORIZADOS POR EL SRI .................................................................................... 2 NOTA DE DBITO ........................................................................................................................... 2 DEFINICIN DE NOTA DE DBITO.............................................................................................. 2 FUNCIN DE LA NOTA DE DBITO............................................................................................. 2 EN QU CASOS SE USA LA NOTA DE DBITO............................................................................. 3 AUTORIZACIN DE IMPRESIN ................................................................................................. 3 PERODO DE VIGENCIA .............................................................................................................. 4 SUSPENSIN .............................................................................................................................. 4 EMISIN .................................................................................................................................... 5 OPORTUNIDAD DE ENTREGA .................................................................................................... 5 REQUISITOS PRE IMPRESOS ...................................................................................................... 6 REQUISITOS DE LLENADO.......................................................................................................... 8 DAR DE BAJA Y ANULACION .................................................................................................... 10 CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 12 RECOMENDACIONES: .................................................................................................................. 12 BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 12

OBJETIVO GENERAL

Explicar el procedimiento de autorizacin y obligacin para emitir Notas de Dbito

OBJETIVOS ESPECFICOS

Identificar las caractersticas de las Notas de Dbito Reconocer la oportunidad de entrega de Notas de Dbito Identificar los motivos para dar de baja de Notas de Dbito o requerir autorizaciones temporales.

DOCUMENTOS AUTORIZADOS POR EL SRI

El Servicio de Rentas Internas autoriza tres tipos de documentos. Estos son: a) Comprobantes de Venta. b) Comprobantes de Retencin. c) Documentos Complementarios. Son documentos complementarios a los comprobantes de venta cuya finalidad es la siguiente:

Notas de crdito: se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. Notas de dbito: se emiten para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisin del comprobante. Guas de remisin: sustenta el traslado de mercaderas dentro del territorio nacional.

NOTA DE DBITO
DEFINICIN DE NOTA DE DBITO Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

FUNCIN DE LA NOTA DE DBITO

Es el documento que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el

concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.

EN QU CASOS SE USA LA NOTA DE DBITO

a) En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. b) En los comercios: Cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc. c) Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Dbito. Las causas que generan su emisin pueden ser: Error en menos en la facturacin. Intereses. Gastos por fletes. Gastos bancarios, etc.

Segn el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retencin y Documentos Complementarios:

AUTORIZACIN DE IMPRESIN
Art. 5.- Autorizacin de impresin de los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin.- Los sujetos pasivos solicitarn al Servicio de Rentas Internas la autorizacin para la impresin y emisin de los comprobantes de venta y sus documentos complementarios, as como de los comprobantes de retencin, a travs de los establecimientos grficos autorizados, en los trminos y condiciones del presente reglamento. Los sujetos pasivos tambin podrn solicitar al Servicio de Rentas Internas la autorizacin para que dichos documentos puedan emitirse mediante sistemas computarizados, en los trminos y condiciones que establezca dicha entidad.

Los sujetos pasivos que tengan autorizacin para emitir comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin, mediante sistemas computarizados, podrn solicitar autorizacin para la emisin y entrega de comprobantes impresos por establecimientos grficos autorizados, para cuando se requiera la emisin de estos, por cualquier circunstancia.

PERODO DE VIGENCIA
Art. 6.- Perodo de vigencia de la autorizacin para imprimir y emitir comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin.- El perodo de vigencia de los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin, ser de un ao para los sujetos pasivos, cuando cumplan las condiciones siguientes: Haber presentado sus declaraciones tributarias y sus anexos cuando corresponda, y realizado el pago de las obligaciones declaradas, no estar en mora de las correspondientes cuotas.
1.

No tener pendiente de pago, deuda firme alguna, por tributos administrados por el Servicio de Rentas Internas.
2.

Que la informacin proporcionada por el sujeto pasivo en el Registro Unico de Contribuyentes, sea correcta.
3.

Cuando el sujeto pasivo no hubiere presentado y pagado cuando corresponda, durante el ltimo semestre alguna declaracin, autorizar la impresin de los documentos con un plazo de vigencia improrrogable de tres meses, y no podr otorgarse de forma consecutiva. Excepcionalmente, se podr conceder autorizacin con perodo de vigencia de hasta 2 aos, cuando el sujeto pasivo cumpla, a ms de las condiciones antes sealadas, las que mediante resolucin establezca el Servicio de Rentas Internas.

SUSPENSIN
Art. 7.- De la suspensin de los comprobantes de venta, retencin y documentos complementarios.- La Administracin Tributaria podr suspender la vigencia de la autorizacin para emitir comprobantes de venta, retencin y documentos complementarios previa notificacin al contribuyente, cuando

este no haya cumplido con la obligacin de presentacin de sus declaraciones tributarias, sus anexos cuando corresponda, realizado el pago de las obligaciones declaradas o cuando la informacin proporcionada por el sujeto pasivo en el Registro nico de Contribuyentes, no pueda ser verificada por la Administracin Tributaria. No sustentarn crdito tributario, ni costos o gastos, los comprobantes de venta, de retencin y documentos complementarios que hayan sido emitidos mientras dure la suspensin de la autorizacin.

EMISIN
Art. 16.- Notas de dbito.- Las notas de dbito se emitirn para el cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisin del comprobante de venta. Las notas de dbito debern consignar la denominacin, serie y nmero de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. Las facturas que tengan el carcter de comercial negociables, a las que se refiere el Cdigo de Comercio y en efecto sean negociadas no podrn ser modificadas con notas de dbito.

OPORTUNIDAD DE ENTREGA
Art. 17.- Oportunidad de entrega de los comprobantes de venta y documentos autorizados.- Los comprobantes de venta y los documentos autorizados, referidos en este reglamento, debern ser entregados en las siguientes oportunidades: De manera general, en el momento en el que se efecte el acto o se celebre el contrato que tenga por objeto la transferencia de dominio de los bienes o la prestacin de los servicios;
a)

b) En

el caso de transferencia de bienes pactada por medios electrnicos, el comprobante de venta ser entregado conjuntamente con el bien o a travs de mensajes de datos, segn corresponda; En el caso de pago de servicios a travs de convenios de dbito, los comprobantes de venta emitidos por el prestador del servicio debern ser obligatoriamente entregados al cliente por cualquier medio;
c) d) Cuando

el giro del negocio sea la transferencia de bienes inmuebles, el comprobante de venta se entregar en la fecha en que se perciba el ingreso o en la que se celebre la escritura pblica, lo que ocurra primero; En el caso de los contratos de acuerdo con los cuales se d forma de tracto sucesivo, el comprobante de venta se entregar al cumplirse las condiciones para cada perodo, fase o etapa; y,
e)

En el caso de servicios prestados de manera continua, de telecomunicaciones, agua potable, alcantarillado, aseo de calles, recoleccin de basura, energa elctrica, financieros y otros de naturaleza semejante, el comprobante de venta deber ser generado por el prestador del servicio en sus sistemas computarizados, emitido y entregado al adquirente o usuario cuando este lo requiera.
f)

Aquellos sujetos pasivos autorizados para emitir comprobantes de venta en los que no se requiera identificar al adquirente, debern contar con comprobantes de venta en los que se lo pueda identificar, para el caso en el que este lo solicite con su identificacin.

REQUISITOS PRE IMPRESOS

Art. 18.- Requisitos pre impresos para las facturas, notas de venta, liquidaciones de compras de bienes y prestacin de servicios, notas de crdito y notas de dbito.- Estos documentos debern contener los siguientes requisitos pre impresos:
1. Nmero,

da, mes y ao de la autorizacin de impresin del documento, otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
2. Nmero del registro nico de contribuyentes del emisor.

3. Apellidos

y nombres, denominacin o razn social del emisor, en forma completa o abreviada conforme conste en el RUC.
4. Denominacin del documento. 5. Numeracin de quince dgitos, que se distribuir de la siguiente manera: a)

Los tres primeros dgitos corresponden al nmero del establecimiento conforme consta en el registro nico de contribuyentes;
b)

Separados por un guin (-), los siguientes tres dgitos corresponden al cdigo asignado por el contribuyente a cada punto de emisin dentro de un mismo establecimiento; y,
c)Separado

tambin por un guin (-), constar el nmero secuencial de nueve

dgitos. Podrn omitirse la impresin de los ceros a la izquierda del nmero secuencial, pero debern completarse los nueve dgitos antes de iniciar la nueva numeracin.
6. Direccin de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda. 7. Fecha de caducidad del documento. 8. Nmero

del registro nico de contribuyentes, nombres y apellidos, denominacin o razn social y nmero de autorizacin otorgado por el Servicio de Rentas Internas, del establecimiento grfico que realiz la impresin.
9. Los

destinatarios de los ejemplares. Se permitir consignar en todos los ejemplares de los comprobantes de venta la leyenda: originaladquirente/copia-emisor, siempre y cuando el original se diferencie claramente de la copia.
10.

Los contribuyentes designados por el SRI como especiales debern imprimir en los comprobantes de venta las palabras: Contribuyente Especial y el nmero de la resolucin con la que fueron calificados.
11.

Los contribuyentes que se inscriban en el Rgimen Simplificado debern imprimir en los comprobantes de venta autorizados para este rgimen la leyenda: Contribuyente RISE o Contribuyente Rgimen Simplificado.

12.

Las personas naturales y las sucesiones indivisas, que de conformidad con la Ley de Rgimen Tributario Interno y su reglamento de aplicacin, estn obligadas a llevar contabilidad debern imprimir en los comprobantes de venta la frase: Obligado a Llevar Contabilidad.

REQUISITOS DE LLENADO
Art. 25.- Requisitos de llenado para notas de crdito y notas de dbito.- Las notas de crdito y de dbito contendrn la siguiente informacin:

1. Apellidos y nombres, denominacin o razn social del adquirente. 2. Nmero del RUC o cdula de identidad o pasaporte del adquirente. 3. Denominacin y nmero del comprobante de venta que se modifica. 4. La razn por la que se efecta la modificacin. 5. Valor por el que se modifica la transaccin. 6. Monto del impuesto a los consumos especiales correspondiente. 7. Monto del impuesto al valor agregado respectivo. 8. Valor total de la modificacin incluido impuestos. 9. Fecha de emisin.

Las notas de crdito y dbito se emitirn en original y copia, debiendo emitirse conjuntamente el original y sus copias o, en el caso de utilizacin de sistemas computarizados autorizados, de manera consecutiva.

En caso de ser designado como Especial incluir: CONTRIBUYENTE ESPECIAL No. Resolucin: 1234 En caso de estar obligado a llevar contabilidad incluir: OBLIGADO A LLEVAR CONTABILIDAD En caso de ser Contribuyentes RISE incluir: REQUISITOS REQUISITOS DE LLENADO PREIMPRESOS RISE o RGIMEN SIMPLIFICADO

Incluir en caso de encontrarse designado como tal

DAR DE BAJA Y ANULACION

Art. 49.- Motivos para dar de baja Los contribuyentes debern dar de baja comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin que no vayan a ser utilizados, para lo cual presentarn la correspondiente declaracin de baja ante el Servicio de Rentas Internas en el plazo mximo de quince das hbiles, cuando se produzcan los siguientes hechos:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Vencimiento del plazo de vigencia de los documentos. Cierre del establecimiento. Cierre del punto de emisin. Deterioro de los documentos. Robo, hurto o extravo de los documentos. Cese de operaciones. Existencia de fallas tcnicas generalizadas en los documentos.

Prdida de la calidad de contribuyente especial o ser obligado a llevar contabilidad del emisor. Cambio de nombres, apellidos, razn social, denominacin, direccin u otras condiciones del emisor que hayan sido registradas en el RUC.
10.

Suspensin por parte del Servicio de Rentas Internas de la autorizacin para emitir los documentos a los que se refiere este reglamento.
11.

Falta de retiro, por parte del contribuyente, luego del plazo de tres meses, de los trabajos de impresin solicitados. En este caso ser el mismo establecimiento grfico autorizado, el que solicite la baja.
12. 13.

Cambio del rgimen impositivo del contribuyente.

Impresin de documentos sin solicitud del contribuyente. En este caso, el contribuyente deber presentar la respectiva denuncia y reportar el hecho a la Administracin Tributaria.

10

14.

No utilizacin de boletos o entradas en el espectculo pblico para el que fueron autorizados. Cuando se trate de robo o hurto de los documentos a los que se refiere este reglamento se deber presentar la denuncia correspondiente. La denuncia, adems de cumplir con los requisitos legales, deber hacer referencia a los documentos robados o hurtados, especificando el tipo de documento y su numeracin. En el caso de extravo de los documentos el contribuyente deber dar aviso escrito, a la autoridad detallndolos en su totalidad. El sujeto pasivo destruir los documentos que estando en su poder hayan sido dados de baja y su numeracin, en consecuencia, no podr volver a utilizarse. La declaracin de baja de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin no eximen al contribuyente de la responsabilidad por la circulacin posterior de los mismos, en el caso de no acatar la disposicin de destruccin de los mismos. En caso de que la Administracin detectare que los comprobantes no fueron dados de baja de acuerdo con lo dispuesto en este artculo, el contribuyente ser sancionado de conformidad con el Cdigo Tributario, la Ley de Rgimen Tributario Interno y dems normas correspondientes. Art. 50.- Anulacin.- Los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retencin emitidos con errores y que hayan sido anulados, debern ser conservados por siete aos en los archivos del contribuyente en original, junto con todas las copias, y ordenados cronolgicamente.

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CONCLUSIONES
El presente trabajo nos ayuda a fortalecer los conocimientos sobre los documentos complementarios es decir entender con mayor facilidad los requisitos y las caractersticas de las Notas de Dbito y su oportunidad de entrega autorizados por el SRI, que debe cumplir con todas las reglas estipuladas en el REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS.

RECOMENDACIONES:
Analizar detenidamente los requisitos y caractersticas de llenado de las Notas de Dbito que debe cumplir con todas las reglas estipuladas en el REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS, para su mejor manejo.

BIBLIOGRAFA
http://www.sri.gob.ec/web/10138/147

Reglamento de Comprobantes de Venta, Retencin y Documentos Complementarios http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/trabajos/5/grupo1/dignory/pag inas/notad.htmREGL http://www.gerencie.com/notas-debito-y-credito.html

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