INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

LICENCIATURA EN INGENIERIA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INVESTIGACIÓN

“Administración de Proyectos de Sistemas de Información”

REALIZADO POR:

SANDRA RODRÍGUEZ DELGADO

GRETEL FONSECA ARAYA

LUIS DIEGO SANCHO MORERA

PROFESOR:

CARLOS ARIAS

FECHA:

19 DE MAYO DEL 2009

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, el manejo de la información es parte fundamental de

cualquier empresa u organismo para la realización de sus actividades en
forma rápida y eficiente. Con los adelantos tecnológicos en el área
computacional, área de comunicaciones y tecnologías de información las
empresas, han dado suma importancia al uso de sistemas de información
basados en computadora o sistemas de información computacionales,
aprovechando los beneficios que estos les otorgan en el procesamiento de la
información en forma rápida y confiable, en la ayuda a toma de decisiones a
gerentes y ejecutivos o como sistemas expertos en la resolución de
problemas de alto grado de especialización en el área etc.
Las empresas conociendo las ventajas de estos y la necesidad de uso de
estos en la empresa han considerado a los sistemas como parte dinámica en
la estructura de la empresa. Es así como la administración de proyectos
juega un papel muy importante para el desarrollo de las compañías actuales.

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN
¿Qué es la administración de proyectos?
La administración de proyectos es la aplicación del enfoque de sistemas para
la administración de tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos
objetivos se establecen explícitamente en términos de tiempo, costos y
parámetros de realización. Es la forma de planear, organizar, dirigir y
controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que
tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar,
mejorar, analizar, etc) un problema o cosa.
Ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual
conforme se establecen las necesidades y se desarrollan las características
del trabajo, una completa implantación a medida de que se realice el trabajo
y conclusión de las fases conforme se complete el trabajo el proyecto llega a
su final. Este ciclo es constante, aunque como sucede con las personas no se
conoce o no se respeta por completo.
La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo
deseado del proyecto se debe seguir un proceso específico, no existe
ninguna excepción a esta regla. El proceso se conoce como ciclo de vida. La
mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por
diferentes razones estas pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida,
brincarse algunas etapas por creerlas no importantes y hacer modificaciones
al ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.
 Fig. 1. Ciclo de vida de un proyecto.

• Análisis de Factibilidad (Formulación)

En esta etapa se conocen los recursos financieros con los que se cuentan
para el proyecto, se establecen presupuestos totales y se hace una
organización preliminar. Se aplican estudios de factibilidad para saber si se
puede resolver el problema o no; al término de esta etapa hay una decisión
formal de continuar o no continuar con el proyecto.
 Fig. 2. Fase de Formulación del proyecto

• Diseño (Proceso de análisis o investigación y planificación del

proyecto)
Es muy parecida a la etapa de factibilidad en la que se refiere a la
organización y a la administración pero en esta se detalla mejor el
presupuesto, la calendarización y el financiamiento que le otorgan al
proyecto.
Fig. 3. Fase de análisis del proyecto

Fig. 4. Fase de Planificación del proyecto

 • Producción (Ejecución)
Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto.
Hay que decir que esta etapa se caracteriza por ser totalmente diferente a
las demás ya que las anteriores la fase de factibilidad y la fase de diseño son
orgánicas y de carácter evolutivo, mientras que la fase de producción es de
alto grado mecanicista.

Fig. 5. Fase de Ejecución del proyecto

• Culminación y puesta en marcha (Cierre del proyecto)

Culminación y puesta en marcha: En esta etapa se hacen pruebas finales al
proyecto realizado. También se da mantenimiento periódicamente
verificando que no tenga fallas lógicas.

Fig. 6. Fase de Cierre del proyecto

Sistema de información
El sistema de información es un conjunto formal de procesos que, operando
sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la
empresa, recopilan elaboran y distribuyen la información (o parte de ella)
necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de
dirección y control correspondientes (decisiones) desempeñar su actividad
de acuerdo a su estrategia de negocio.
Por lo tanto, se puede definir un sistema de información como un conjunto
de subsistemas que incluyen hardware, software, medios de
almacenamiento de datos ya sea primarios, secundarios y bases de datos
relacionadas entre si con el fin de procesar entradas para realizar
transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de información
importantes en la toma de decisiones.
El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las
actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información
adecuada, con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo
solicita, en el momento y lugar especificados con el formato más útil para el
receptor.
El sistema de información está al servicio de los objetivos de la empresa para
lograr dichos objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y
prácticas de trabajo que resultan más útiles y eficaces. Todo sistema de
información basado en computadora cuenta con estos componentes:
A. Elementos de un sistema de información.
Los procedimientos y las prácticas habituales del trabajo son aquellos que
los directivos suelen hacer para coordinar los distintos elementos de la
empresa para su buen funcionamiento.
• Información. Este es el elemento fundamental de todo sistema y su razón
de ser. Este debe adaptarse a las personas que la manejan y al equipo
disponible con el que cuenta la empresa, según los procedimientos de
trabajo para que las actividades se realicen de forma eficaz.
• Personas o usuarios. Se trata de los individuos o unidades de la
organización que introducen manejan o usan la información para realizar
sus actividades y operaciones en función de los procedimientos de trabajo
establecidos.
• Equipo de soporte. El equipo de soporte se ocupa para la comunicación, el
procesamiento y el almacenamiento de información, este constituye la
parte más visible del sistema de información, su parte tangible o física.
Este sistema tangible y físico puede incluir elementos de los más variados
niveles tecnológicos y pueden ser: papel, maquinas de escribir,
archivadores, cintas magnéticas, impresoras, computadoras, etc.
B. Tipos de sistemas de información.
Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa estos
son:
• Sistemas de procesamiento de transacciones: Son sistemas de
información encargados de procesar gran cantidad de transacciones
rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente
 en la empresa entre estas tenemos el pago de nomina, facturación,
entrega de mercancía y deposito de cheques. Estas transacciones
varían de acuerdo al tipo de empresa.

• Sistemas de información gerencial: Son sistemas que incluyen

procesamiento de transacciones computarizada que trabajan con la
interacción entre usuarios y computadoras. Requieren que los usuarios,
el software y el hardware trabajen a un mismo ritmo. Los sistemas de
información gerencial dan soporte a un espectro más amplio de tareas
organizacionales, a comparación de los sistemas de procesamiento de
transacciones, los sistemas de información gerencial incluyen el
análisis de decisiones y la toma decisiones.

• Sistemas de apoyo a decisiones: Se caracteriza de los sistemas de

información gerencial tradicional en que estos profundizan en lo que
respecta a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la
decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones
(administrador del sistema o gerente). Son hechos de acuerdo a las
características y necesidades específicas de la persona o grupo que los
usa a diferencia de los sistemas de información gerencial tradicionales.

• Sistemas expertos e inteligencia artificial: La inteligencia artificial

representa la aplicación más sofisticada de las computadoras, pues
busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano. Los sistemas
expertos usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia artificial
para resolver los problemas que les plantean los usuarios de negocios,
selecciona la mejor solución a un problema en específico y la propone
para la toma de decisiones.

• Sistemas de apoyo a decisiones de grupo: Es un sistema basado

en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una
 tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno
compartido. Se basa en que si se mejoran las comunicaciones se
pueden mejorar las decisiones. Las comunicaciones se mejoran
manteniendo la discusión enfocada en el problema, con lo que se
pierde menos tiempo. El tiempo que se ahorra puede dedicarse a un
análisis más exhaustivo del problema, lo que contribuye a una mejor
definición del problema. Ese tiempo también podría aprovecharse para
identificar más alternativas. La evaluación de más alternativas
aumenta las posibilidades de encontrar una buena solución.

• Sistemas de información a ejecutivos: Ayuda a organizar

interactividades proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones
en lugares accesibles tales como salas audiovisuales y oficinas
personales corporativas. Aunque los sistemas de información de
ejecutivos se apoyan en los sistemas de operaciones transaccionales y
sistemas de información gerencial por la información que estos le
ofrecen, los sistemas de información de ejecutivos ayudan a los
ejecutivos a solucionar problemas no estructurados creando un
ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas estratégicos de
una manera informada.

C. Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información

Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios
realizan para desarrollar e implantar un sistema de información, sus fases
son:
• Investigación preliminar.
La investigación preliminar es la primera etapa dentro del ciclo de vida para
el desarrollo de sistemas de información. Esta comienza con la formulación
de una solicitud ya sea por parte de un usuario o un gerente de un
departamento que haya detectado una necesidad de mejoramiento de un
sistema o que haya la necesidad de automatizar una serie de actividades.
La investigación preliminar consta de tres partes:
a) Aclaración de la solicitud: Muchas solicitudes que provienen de
usuarios o gerentes de departamentos (por ejemplo: ventas,
producción, contabilidad, etc.) no están formuladas de manera clara,
estas no tienen los fundamentos necesarios, como para considerarse
una solicitud de proyecto es por eso que se debe determinar con
precisión lo que realmente el usuario es lo que desea.

b) Estudio de factibilidad: Después de haber realizado la aclaración de

la solicitud es necesario saber si es factible lo que se desea realizar, el
estudio de factibilidad cuenta con tres aspectos: factibilidad técnica (el
proyecto pueda realizarse con los recursos técnicos con que cuenta la
empresa como son: el equipo que se cuenta, la tecnología existente de
software y el personal disponible), factibilidad económica (refiere a los
beneficios que traerá la realización del proyecto) y factibilidad
operacional (trata de la utilidad del sistema una vez ya desarrollado e
implantado en la empresa).

c) Aprobación de la solicitud: No todos los proyectos solicitados son

deseables o factibles de realizar. Algunas empresas reciben tantas
solicitudes de proyectos de parte de sus empleados pero solo es
posible atender unas cuantas. Sin embargo aquellos proyectos que son
factibles y deseables deben ser incorporados en los planes de
desarrollo de sistemas. Con la aprobación de solicitud de proyecto este
puede comenzar inmediatamente, aunque lo común es que los
miembros del equipo de desarrollo de sistemas se encuentren
ocupados con otros proyectos. Cuando esto ocurre, los ejecutivos
deciden qué proyectos tienen más importancia para la empresa y
deciden en qué orden se desarrollaran estos.

D. Determinación de los requerimientos del sistema

En esta etapa el analista debe comprender todas las facetas importantes de
la parte de la empresa que se está estudiando. Los analistas trabajan con los
empleados y administradores deben de estudiar los procesos de la empresa
para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
-¿Qué es lo que se hace?
-¿Cómo se hace?
-¿Con que frecuencia se presenta?
-¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
-¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
-¿Existe algún problema?
-Si existe un problema, ¿Qué tan serio es?
-Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?.
Para contestar estas preguntas el analista de sistemas conversa con varias
personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa,
sus opiniones sobre por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y
sus ideas para cambiar el proceso.
Es necesario elaborar cuestionarios para recabar esta información cuando no
es posible entrevistarse en forma personal con los miembros de grupos
grandes dentro de la empresa. Así mismo se requiere del estudio de
manuales y reportes, la observación directa de las actividades que se realiza
y en algunos casos formas y documentos para comprender mejor el proceso
en su totalidad.
Conforme se va reuniendo la información los analistas van identificando los
requerimientos y características que debe tener el nuevo sistema,
incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con
características operacionales tales como controles de procesamiento,
tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.
E. Diseño del sistema
En esta etapa el analista usa la información recolectada anteriormente para
realizar el diseño lógico de sistema de información. Los especialistas en
sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en
contraste con la de desarrollo de software, a la que denominan diseño físico.
El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos a fin de
que los datos que van a entrar al sistema sean correctos. Además el analista
también proporciona entrada efectiva para el sistema de información
mediante el uso de técnicas para el buen diseño de formas y pantallas.
Parte del diseño de sistema de información es la de diseñar la interfaz de
usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, es el puente de
comunicación y por lo tanto es extremadamente importante realizar un buen
diseño. Un ejemplo de interfaz de usuario incluye un teclado para introducir
preguntas y respuestas, menús en pantalla para elegir comandos del usuario
y un ratón para seleccionar opciones.
Dentro de la fase de diseño se incluye el diseño de base de datos las cuales
guardaran la mayor parte de datos necesarios para los tomadores de
decisiones de la empresa. Una base de datos bien diseñada da como
resultado una base de datos bien organizada que es la base para todos los
sistemas de información. En esta etapa el analista también trabaja con los
usuarios para diseñar la salida de información de las bases de datos, esta
puede ser en pantalla o impresa según como se satisfaga las necesidades de
información.
Por último el analista debe diseñar procedimientos de control y respaldo para
proteger el sistema y a los datos. Los documentos que contengan las
especificaciones de diseño se representaran por medio de diagramas de
flujo, tablas, símbolos especiales, árboles, graficas, etc.
F. Desarrollo de sistemas
En esta etapa el analista trabaja junto con el programador para desarrollar
cualquier sistema que se necesite esto se hace apoyándose en el diseño de
sistemas.
Los programadores tienen un papel principal en esta etapa ya que son los
encargados de la codificación de los módulos correspondientes, así como
también de la verificación de sintaxis en el código para encontrar errores y
ser resueltos por ellos mismos, el programador también valida cada uno de
los módulos programados, realiza pruebas integrales a cada modulo.
Los programadores también son responsables de la documentación del
sistema, ellos son encargados de elaborar el manual del usuario que sirve al
usuario para aprender a manejar el nuevo sistema y el manual del sistema
en donde viene la explicación de la forma de programar los módulos así
como también todo lo concerniente a los procedimientos empleados en la
programación de cada modulo esta documentación es de vital importancia
para probar el sistema y posteriormente para su mantenimiento una vez que
haya sido implantado el sistema.
G. Pruebas del sistema

Antes de implantar el sistema es necesario realizarle pruebas para saber si

funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los
usuarios esperan que lo haga. Estas pruebas consisten en hacer funcionar al
sistema como si estuviera realizando sus operaciones cotidianas para lo cual
fue desarrollado se introducen entradas de conjunto de datos para su
procesamiento y después se examinan sus salidas o resultados. Muchas
veces se permite a los usuarios finales (aquellos usuarios que usaran el
sistema constantemente) utilizar el sistema como ellos lo usarían sin
limitarlos, es decir, dejarlos en forma libre manejarlo a su antojo para así
poder detectar fallas o errores no encontrados en el proceso de desarrollo
del sistema.
Es conveniente que las pruebas sean realizadas por personas ajenas al
proyecto para que estas tengan validez, de lo contrario se comete el error de
realizar pruebas guiadas, es decir, hacer pruebas sabiendo de antemano los
resultados de estos y no obtener resultados favorables. Es difícil hacer
pruebas al sistema y no encontrar ningún error, ya que los errores nos
ayudan a mejorar nuestros sistemas, si no tuviéramos errores realmente no
sabríamos si todo esta bien o de lo contrario que todo este mal.
H. Implantación y evaluación
 Es el proceso de instalar y verificar un nuevo equipo, capacitar a los usuario
los cuales usaran el nuevo sistema de información, se debe de hacer una
conversión del viejo sistema al nuevo, verificando que los usuarios no
encuentren inconvenientes en el uso del nuevo sistema, esta conversión
incluye la de archivos de formatos antiguos a nuevos o simplemente la
construcción de una base de datos.
La evaluación de un sistema se lleva cabo para identificar fuerzas y
debilidades del sistema de información. La evaluación ocurre a lo largo de
cualquiera de las siguientes dimensiones:
a) Evaluación operacional: valoración de la forma en que funciona el
sistema, incluyendo su facilidad de manejo, tiempo de respuesta, lo
adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel
de utilización. Esta evaluación trata de conocer si el sistema realmente
es agradable a los usuarios, si cuenta con una adecuada respuesta
conforme al número de transacciones que este realiza.
b) Impacto organizacional: identifica y mide los beneficios para la
empresa en áreas como finanzas, ventas y nomina. También se mide el
flujo de información interno y externo. En esta evaluación se trata de
conocer los beneficios que a nivel organizacional se están obteniendo
con el nuevo sistema implantado.
c) Opinión de los administradores: evaluación de las actitudes de
directivos y administradores dentro de la organización así como de los
usuarios fínales. Se trata de conocer los puntos de vista tanto de los
directivos como de los usuarios finales no importando si estos sean
positivos o negativos.
La importancia de la administración de proyectos de sistemas de
información en la empresa
La tecnología de la información juega un papel crecientemente estratégico
en las organizaciones, las cuales fundamentan cada vez más en los sistemas
de información su competitividad y su adaptación a los cambios en el medio.
El desarrollo de sistemas de información eficaces requiere de una
administración adecuada, que garantice una orientación acorde con los
objetivos y estrategias de la empresa, dentro de las limitaciones de recursos
y de tiempo.
El desarrollo de un nuevo sistema de información es una actividad no
rutinaria en cualquier empresa. Además, un sistema de información
introduce modificaciones en la forma de operación de la empresa. Aunque es
posible pensar en desarrollar sistemas de información sin seguir
metodologías ni planificar, ello aumentaría los costos y los riesgos de
fracaso. Por ello es preferible desarrollar los sistemas mediante proyectos.
En la actualidad en las empresas es muy importante contar con una
adecuada administración de proyectos ya que esto refleja el grado de
calidad con que se hacen los proyectos, parece ilógico pensar que una
empresa con mala administración de proyectos contara con buenos sistemas
de información basados en computadoras y que en esta hubiera el buen
aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros y tecnológicos).

Fig. 7. Fase de Planificación del proyecto

 PLANIFICACION DE UN PROYECTO DE SISTEMAS DE INFORMACION.
Un proyecto de TI es el conjunto de tareas que se realizan para lograr un
objetivo, el cual implica riesgos y búsqueda recursos, a continuación se
muestra mejor esta relación:

Fig. 7. Administración de Proyectos de TI

Los proyectos de TI, están compuesto por pasos, lo cuales son los
siguientes:
1. Inicio de un proyecto.
El inicio de un proyecto de sistemas de información es principalmente
influenciado por tres objetivos generales:
1. Resolver un problema: Esto es cuando ya hay un sistema de
información y este tiene procesos que ya no satisfacen el desempeño
para lo cual fue creado y es necesario hacerles ciertas modificaciones.
2. Dar respuesta a directivos: Si se requiere un cambio este se debe
implementar en todo el departamento.
3. Aprovechar una oportunidad: Un cambio ya sea para ampliar o mejorar
el rendimiento económico de la empresa y su competitividad.
Para alcanzar estos objetivos, las empresas emprenden proyectos por una o
más de las siguientes razones:
-Capacidad: Las actividades de la empresa están influenciadas por la
capacidad de esta para procesar transacciones con rapidez y eficiencia. Los
sistemas de información mejoran esta capacidad en tres formas estas son:
• Aumento de la velocidad de procesamiento.
• Permiten el manejo de un volumen creciente de transacciones.
• Recuperan con rapidez la información.
-Control: La falta de comunicación es una fuente común de dificultades que
afectan a todos los que laboran en una empresa. Sin embargo, los sistemas
de información bien desarrollados tratan de ampliar la comunicación y
facilitan la integración de funciones individuales.
-Costo: Muchas empresas han desaparecido y muchas otras imposibilitadas
para alcanzar el éxito debido al poco control sobre los costos o por el total
desconocimiento para el control de estos. Los sistemas de información
juegan un papel importante tanto con el control como en la reducción de los
costos de operación.
-Ventaja competitiva: Los sistemas de información son un arma
estratégica que puede cambiar la forma en cómo compite la empresa en el
mercado, mejoran la organización y ayudan a la empresa a ser más
competitiva. Por lo contrario si los competidores de la empresa tienen
sistemas de información más avanzados, entonces los sistemas de
información pueden convertirse en una desventaja competitiva. Por lo tanto
las capacidades de los sistemas de información son una consideración
importante al formular la estrategia de la empresa.
Todo proyecto de sistemas de información debe ser desarrollado bajo las
actividades de un grupo de trabajo que se haga responsable del inicio y
culminación del sistema de información.
El grupo de trabajo va a depender de tamaño de acuerdo al proyecto que va
a desarrollarse.

2. Formulación del equipo de trabajo.

Todo grupo debe contar con un líder de proyecto, un analista de sistemas y
un programador o programadores.
-Líder de proyecto es la persona encargada de aprobar la propuesta o
solicitudes de proyectos a llevarse a cabo, el líder del proyecto se encarga de
entregar la propuesta una vez aprobada por el, a los directivos con el fin de
obtener los recursos ya sea económicos y materiales para el inicio del
proyecto. Se compromete a entregar el sistema de información en la fecha
pactada, administra las actividades del grupo de trabajo, verifica y controla
las actividades que han sido calendarizadas por él y el analista de sistemas
para llevar a cabo una buena administración de proyectos. El administrador
de proyectos se comunica constantemente con el equipo, cliente, superiores,
colaboradores externos y colaterales.
-Analista de sistemas es el encargado de hacer todo lo concerniente al
análisis del problema apoyándose en la aplicación de cuestionarios,
entrevistas y observación directa para determinar las causas concretas del
problema y poder proponer soluciones adecuadas a este.
El analista de sistemas realiza el bosquejo de la base de datos (estructura de
las tablas de la base de datos, diccionarios de datos) así como también se
encarga del desarrollo de procedimientos y algoritmos apoyándose en
herramientas como diagramas de flujo de datos, el analista también es el
encargado de realizar la Interfaz del usuario. Para después ofrecer toda esta
información al programador para su posterior codificación.
-Programador es la persona encargada de la codificación de
procedimientos y algoritmos que fueron entregados por el analista de
sistemas, cabe mencionar que el programador mantiene una estrecha
comunicación con el analista de sistemas, ya que el analista de sistemas
apoya y asesora al programador en la codificación de los módulos del
sistema de información.
El programador además de codificar también tiene a su cargo la prueba de
los módulos codificados con el fin de encontrar errores lógicos y físicos para
su resolución. Una vez realizada las pruebas a los módulos ya codificados y
resuelto los errores tanto lógicos como físicos y sabiendo de antemano que
todo funciona como uno quiere; el programador tiene a su cargo la
elaboración del manual del sistema con la asesoría del analista de sistemas;
el cual contendrá todos los procedimientos, diagramas de flujo de datos y
formas de codificar el sistema con la explicación detallada del por qué fue
codificado así dicho módulo o módulos.
3. Determinación de la factibilidad
Una vez ya establecido el grupo de trabajo se procede a determinar la
factibilidad del proyecto que anteriormente ha sido aprobado. Hay que
recordar que los tres estudios de factibilidad previamente mencionados,
deben ser aprobados para poder aceptar el proyecto como un proyecto
factible.
4. Planeación y control de actividades
Todas las fases de desarrollo de sistemas de información involucran muchos
tipos de actividades diferentes que juntos forman un proyecto. El líder del
proyecto debe administrar el proyecto cuidadosamente para que llegue a ser
un proyecto exitoso, involucran todas las tareas generales de planeación y
control. La planeación incluye todas las actividades requeridas para
seleccionar un equipo para análisis de sistemas, la asignación de los
miembros del equipo a los proyectos adecuados, la estimación del tiempo
requerido para completar cada tarea y la calendarización del proyecto para
que las actividades sean terminadas en forma ordenada. Se contemplan
varias técnicas que se pueden utilizar en la realización del calendario.
Algunas son muy sencillas y no muestran la interrelación entre las
actividades, como son el diagrama de hitos, los diagramas de Gantt. Para
mostrar dicha interrelación, se hace necesario el análisis de las redes de
precedencia por medio de la técnica PERT.
-Diagrama de Gantt: Técnica utilizada para la calendarización de las
actividades, se utiliza frecuentemente en proyectos pequeños (menos de 25
actividades) y supera algunos de los inconvenientes de los diagramas de
hitos. Este tipo de calendario es seguramente el más utilizado, quizás porque
muchas personas lo encuentran más comprensible que las redes de
precedencia. Aunque con estos diagramas no es posible representar las
dependencias entre las actividades, es más fácil representar sus posibles
solapamientos que en una red PERT. En muchos casos, las redes PERT se
trasladan a un diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt se puede utilizar
para estimar los recursos y el presupuesto en función del tiempo. Esto se
realiza identificando el total de recursos (el presupuesto) necesarios por
unidad de tiempo para cada actividad y calculando el total para todas las
actividades que ocurran durante un periodo de tiempo especifico. El
diagrama de Gantt es un diagrama de barras en forma de tabla donde se
hace referencia cruzada entre las tareas (filas) y los tiempos de duración de
las mismas (columnas).

Fig. 8. Ejemplo de Diagrama de Gantt

-Técnica PERT: Es conveniente usar esta técnica cuando un proyecto:
• Tiene todas sus actividades bien formadas.
• Las actividades se pueden comenzar, interrumpir y realizar de forma
separada dentro de una secuencia dada.
• Las actividades se pueden relacionar con otras.
• Las actividades están ordenadas de forma que se pueda seguir una
secuencia.
• Una vez comenzada una actividad, debe continuar sin interrupción hasta
su finalización.
La red es un modelo grafico que señala las relaciones secuenciales entre los
sucesos claves en un proyecto. PERT puede mostrar el camino crítico, que es
la secuencia más larga de actividades conectadas a través de la red y que
determina la duración total del proyecto. Este camino critico es la base para
la planificación y el control de un proyecto". Para disminuir el tiempo total,
hay que reducir los tiempos de las actividades que están dentro del camino
crítico, teniendo en cuenta esa disminución suele conllevar un aumento del
coste de la actividad.
Esta técnica también permite visualizar las tareas que no son críticas. Si
aparecen retrasos inevitables durante el proyecto, el director del proyecto
puede retrasar esas actividades, si lo desea, para reducir la demanda de
recursos.
Como los cambios en el alcance del proyecto y los requisitos de tiempo
normalmente aparecen a medida que avanza el proyecto, el camino crítico
identificado al principio del proyecto puede, al final, no determinar la
duración total del proyecto. A menudo, una actividad que originalmente no
estaba en el camino crítico se retrasa hasta el punto de que el proyecto
completo se prolonga, creando un nuevo camino crítico. El director de
proyecto debe supervisar continuamente aquellas actividades que pueden
ser muy proclives a retrasarse. Cuando más complicado sea el proyecto, mas
tareas habrá cerca del nivel crítico, así como varios caminos críticos.
El director de proyecto debe valorar el impacto de hacer cambios
significativos en estas actividades las del camino crítico para asegurar que
no se forma un nuevo camino crítico.
Parte de la descomposición de un proyecto en actividades. Para su
realización se consumen unos recursos determinados (como mano de obra,
maquina, etc.) las actividades ocurren entre dos sucesos (que llamaremos
suceso inicial y suceso final), entendiendo como suceso un acontecimiento o
punto temporal (una fecha) que no consume recursos.
Fig. 8. Representación actividad y suceso en PERT.

Éxitos o fracaso de los proyectos de TI

Uno de las tareas más relevantes en la adopción y aplicación de las
tecnologías de información es la administración del proceso, es decir,
la Administración de Proyectos de TI. En ocasiones es difícil que una
empresa tome la decisión de invertir en tecnología de información, aún
existen empresas (aunque cada vez son menos) que lo ven más como
un gasto que como una inversión, sin embargo, una vez que la
empresa ha decido invertir en TI, el papel de la administración del
proyecto juega un papel muy importante, ya que de la manera en que
se administre el proyecto depende el éxito o fracaso de la
implementación. En la siguiente figura se muestra algunos aspectos
importantes a tomar en cuenta:
Fig. 9. Éxitos o fracaso de los proyectos de TI
Un proyecto correctamente administrado alcanzará el éxito esperado y
dejará en la empresa una buena experiencia para futuros proyectos, en
cambio cuando la administración del proyecto no es la adecuada, la
empresa se quedará con la mala experiencia y lo pensará dos veces
antes de volverse a involucrar en un proyecto semejante. Algunas de
las características que marcan la diferencia entre los proyectos
exitosos y los que no lo son, son las siguientes:
*Fuerte liderazgo
*Administrables pero sujetos a la presión del tiempo
*Se basan en recursos limitados
*Delimitan el alcance adecuadamente
*Separan por etapas o fases administrables, siguiendo un camino
evolutivo
*Inventan lo menos posible, se basan en componentes probados con
pocas ideas nuevas

Los factores críticos de éxito que deben ser balanceados y tomados en

cuenta al momento de aprobar un proyecto:

*Alcance: lo que el proyecto debe lograr

*Beneficios: el valor neto que el proyecto crea
*Tiempo: el periodo entre la aprobación y la entrega de beneficios
*Impacto: el impacto negativo del cambio en la organización
*Costo: el beneficio y los impactos en efectivo
*Riesgo: la probabilidad de que las cosas no saldrán como se esperaba
*Recursos: el talento y habilidades que se necesitarán
*Calidad: la confiabilidad, disponibilidad, desempeño y satisfacción de
usuario de la solución.

Fig. 10. Factores importantes los proyectos de TI

Es de suma importancia que los proyectos de tecnología de información
aseguren las mayores probabilidades de alcanzar el éxito, ya que las
organizaciones no están en posición de perder tiempo y dinero. Si la
administración de proyectos es un proceso tan relevante, ¿por qué fallan los
proyectos? Es difícil encontrar una única respuesta, ya que cada proyecto
tiene características propias y diferentes factores de riesgo, sin embargo
algunas de las causas más comunes son:

*Exceden el presupuesto establecido

*No se cumple con el calendario.
*No se cumplen con las expectativas
*Objetivos, actividades y metodología vagas o confusos
*Falta de personas con las habilidades y conocimiento necesarios
*Falta de habilidad para obtener información vital a tiempo
*Falta de habilidad de la organización para absorber el cambio a la
velocidad requerida
*El problema cambia antes de que la solución pueda ser implementada
*Falta de habilidad para cumplir con lo planeado
*Asumir que el proyecto se desenvolverá en una ambiente estable (en
tanto más largo sea el proyecto, mayor será el grado de inestabilidad
del ambiente)
*Suponer que los problemas complejos se pueden resolver totalmente
la primera vez
*Pensar que los usuarios estarán felices de adoptar el cambio en su
ambiente de trabajo

Fig. 11. Administración del cambio de los proyectos de TI

CONCLUSIONES
En la actualidad, en esta época que estamos viviendo llegamos asegurar que
la información es igual de valiosa que los recursos financieros, recursos
humanos, recursos materiales etc. con los que cuenta una empresa para
existir en el mercado ya que la información es la base de las operaciones y
actividades de las empresas. En la actualidad quien tiene la información es
quien domina en todos los ámbitos en el que se desarrolle.
La información es fundamental para las operaciones y actividades en las
empresas, la información es necesario manejarla de una forma adecuada y a
la vez rápida así que es necesario de los sistemas de información una
empresa que quiera competir en el mercado donde se desarrolla necesita
contar con sistemas de información que le provean la información necesaria
para realizar sus operaciones en una forma rápida y eficiente, no basta con
tener la información hay que manejarla a favor de la empresa eficientemente
si es que se quiere tener competitividad, las empresas con gran cantidad de
utilidades han sido aquellas que cuentan con una adecuada organización y
que cuentan con sistemas de información de calidad, un sistema de calidad
no significa que deba ser desarrollado por grandes empresas que desarrollan
software, ya que hasta los grandes se equivocan.
• Un sistema de información con calidad es aquel que es desarrollado
con una adecuada organización; es por eso que es necesario dar
importancia a la administración de proyectos de sistemas información
como herramienta dentro de las empresas para el desarrollo de
sistemas de información.
• Las empresas con sistemas de información de calidad son aquellas que
tiene una cultura organizacional flexible y consolida, es decir, hacen
cambios en su forma de hacer las cosas, hacen uso de la tecnología
para el bien de la empresa.
Dentro de unos pocos años aquellas empresas que no cambien sus viejos
sistemas por sistemas de información computacionales, sean capaces de
desarrollar dentro de ellas sistemas de información de calidad con la ayuda
de una buena administración de proyectos de sistemas de información,
hagan uso adecuado de la información y tengan una apertura hacia nuevas
ideas y uso de nuevas tecnologías simplemente serán aplastadas por la
tecnologías y por su misma ignorancia al cambio.