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Estrategias para dirigir reuniones de trabajo

Rosanna Silva Fernndez [email protected] 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Resumen Direccin de Reuniones Modalidades de Reunin con Control del Director y con Participacin del Grupo Cmo Planear una Reunin Cmo Dirigir una Reunin El Director de reuniones Usos Principales de las Preguntas en una Reunin Lista de Referencias

Resumen
Direccin De Reuniones. Concepto: Importancia: Tipos: Cmo Planear Una Reunin Cmo Dirigir Una Reunin. Cualidades Que Debe Poseer El Director De Reuniones. Lo Que Hace Un Buen Director Durante Una Discusin. Tipos De Directores. Como Prepararse Para Dirigir Una Reunin. Cuestionario De Verificacin. El Participante. Usos Principales De Las Preguntas En Una Reunin. Recomendaciones Para El Uso De Las Preguntas. Tipos De Preguntas. Lista De Referencias. Resea Biogrfica De La Autora.

Direccin de Reuniones
CONCEPTO: Es un mtodo que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director. IMPORTANCIA: Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha avanzado tanto social como econmicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e intercambiar experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarse a principios tcnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. Este hecho ha trado como consecuencia la necesidad de elaborar un mtodo que proporcione a las personas encargadas de la conduccin de reuniones, aquellas herramientas necesarias para obtener un resultado satisfactorio. El administrador de empresas debe dominar la tcnica de conduccin de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue. TIPOS: En toda reunin interviene tres elementos bsicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participacin del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones: 1. Con Control del Director y Sin Participacin del Grupo: El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusin ni aporta ideas. La decisin la toma el director. Hay muy poca aceptacin de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como reunin dictatorial. 2. Sin Control del Director y Con Participacin del Grupo: No existe tema especfico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientacin en la reunin. En este tipo de reunin el Director deja que los participantes discutan entre s, formndose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavlicos utilizan este sistema para, en la confusin, imponer sus ideas. 3. Con Control del Director y Con Participacin del Grupo: Este es el tipo de reunin ms importante, ya que permite al grupo una mejor comprensin de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptacin de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunin es el ms adecuado y a continuacin se presentan sus caractersticas ms resaltantes de sus tres modalidades:

Modalidades de Reunin con Control del Director y con Participacin del Grupo
Instructiva Investigacin de Opinin Resolucin de Problemas

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El Director desea informar al grupo. El control remarcado. del

instruir

Director

es El Director presenta el tema y define los lmites de la discusin. El grupo ofrece sugerencias crticas. Se permiten discusiones participantes. y

El Director tiene menos control del grupo, sirviendo como moderador o coordinador de la reunin. El problema es resuelto por el grupo. No se prepara un plan rgido para la reunin. El mayor problema del director es el controlar y dirigir la reunin. La aceptacin por parte del grupo es mayor.

El Director permite que el grupo discuta y critique el material presentado. El Director conduce la reunin conforme al lineamiento preestablecido. El Director procura conseguir la aceptacin del grupo, haciendo que los participantes desarrollen el tema objeto de estudio. Las conclusiones a pesar de ser predeterminadas, no son impuestas al grupo.

entre

La decisin final queda en el Director.

Fuente: Curso de Direccin de Reuniones, (INCE, 2000). Estos tres tipos de reuniones no son rgidas y a menudo se combinan segn los diferentes temas a tratar, el director de Reuniones debe tenerlos siempre en mente a fin de poder hacer una correcta planificacin y lograr sus objetivos. Cabe agregar que quien participe activamente en la discusin, ms fcilmente incorpora las conclusiones y decisiones a sus propias ideas.

Cmo Planear una Reunin

1. Haga una descripcin general. - Determine el tema y objetivos de la sesin. - Prepare la Sesin. - Prepare su gua de la sesin a dictar. - Determine los puntos claves a destacar en su sesin. 2. Planee la Direccin de Reunin. - Estudie el grupo que asistir a la sesin. - Informe sobre el contenido de la sesin. - Prevea situaciones problemticas que puedan surgir en la sesin. 3. Tenga Listo TODO el material - Material a distribuir durante la sesin. - Pizarrn a utilizar en la sesin. - Tiza y borrador. - Ayudas audiovisuales. - Equipo necesario para las demostraciones. 4. Prepare convenientemente el lugar de la reunin. - Cercirese que todos puedan ver y or bien. - Asegrese que el local de la reunin presente las condiciones adecuadas (iluminacin, ventilacin, salidas, mobiliario).

Cmo Dirigir una Reunin

1. Inicie la Reunin. - Presentacin (Si es necesario). - Procure que el grupo se sienta cmodo.

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- Indique el procedimiento o rgimen usado. - Destaque cul es el problema o asunto a ser tratado y cules objetivos se desean alcanzar. - Haga introduccin.
2. Dirija y Controle. - Estimule la participacin. - Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio visuales. - Mantenga la reunin dentro del asunto o tpico en desarrollo. - Resuma con frecuencia. - No permita que un participante monopolice un tema. - Controle la reunin sin provocar resentimientos. 3. Consiga la Aceptacin de los Resultados. - Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente. - Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayora del grupo las acepte. - Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayora. 4. Resuma la Reunin. - Indique lo que se ha conseguido con la reunin. - Muestre los aspectos sobresalientes. - Haga una evaluacin de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas. - Determine el plan de accin a seguir. - Haga una clausura adecuada.

El Director de reuniones

Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones Inteligencia. Energa. Integridad Moral. Equidad. Capacidad Tcnica. Cultura General. Cordialidad. Entusiasmo. Auto confianza. Buen Humor. Conocimiento de la Naturaleza Humana. Buen Humor. Habilidad Educativa. Auto dominio. Modestia. Optimismo. Iniciativa. Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusin Motiva y dirige al grupo. Adapta su presentacin al tipo de participante. Usa trminos al alcance de todos. Piensa antes de hablar. Habla viendo a todos los participantes. Hace nfasis en los puntos importantes. Habla claro y con voz modulada. Usa la mmica apropiada. Usa buenos modales. Acepta sugerencias mejores que las de l. Capta las respuestas del grupo rpidamente y acta de conformidad. Resume con precisin las ideas del grupo. Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportacin de los participantes. Ausente del complejo de jefatura o autoridad.

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Controla la direccin en forma imperceptible. Evita la postura de catedrtico. Tipos de Directores Tipos Caractersticas Comentarios Tiemblan sus manos y El nerviosismo desconcierta al grupo y puede perderse la voz, deja frases sin confianza en el Director. Se recomienda realizar ejercicios Nervioso terminar, no ve de frente de respiracin, relajacin y vocalizacin, para disminuir la al grupo. tensin y recobrar nimos. Humilla al participante o le llama la atencin Regan delante del grupo o en privado. Frecuentemente se deba a falta de preparacin del tema Busca en el cielo la frase que necesita para Astrnomo completar una idea. Acta en forma visiblemente forzada. Es conveniente cuidar y mejorar la presentacin, pero sin Presumido Pretende mostrar una perder la naturalidad en la exposicin. gran seguridad en s mismo. Trata a los participantes Normalmente se presenta en las personas con experiencia como si fueran alumnos. docente. La educacin de los adultos es distinta a la del Catedrtico Se expresa en forma estudiante, en consecuencia, es necesario hacer sentir al acadmica. participante que no est asistiendo a una escuela. Todo el tiempo Causa la impresin de estar cansado o de no tener inters Cansado permanece sentado y en en el tema y ambas cosas pueden ser transmitidas al grupo la misma posicin Permanece con los El grupo siente que cualquier objecin sobre lo expuesto Desafiante brazos cruzados como provocar una situacin difcil por lo que es molesto en actitud de reto. provocar la discusin. Despeinado, sucio, Hace que el Director pierda el respeto y aprecio del grupo. Desarreglado corbata de lado, El participante no se esfuerza en la realizacin de sus desaliado. trabajos. Demuestran mala educacin, causa mala impresin y Arregla su ropa, se distrae la atencin del grupo. Hay que ajustar todos los Maniqu peina, arregla sus manos detalles que tengan que ver con la presentacin personal delante del grupo. ANTES de iniciar la reunin. Se mueve Se debe normalmente a un estado nervioso que provoca Balancn balancendose sobre los movimientos inconscientes, los cuales deben ser pies. identificados y corregidos. Exagerado en su mmica El exceso de mmica distrae la atencin del grupo, hay que Mimo y particularmente en el dosificarla y utilizarla con propiedad. uso de los brazos. Permanece apoyando Refleja inseguridad en el tema y distrae la atencin del Apoyado sus manos en una mesa grupo que espera suceda algn accidente. o silla. Juega con un lpiz Cuando se est al frente de un auditorio, cualquier cosa Apuntador mientras hace su puede distraer la atencin del grupo, por lo que se exposicin. recomienda cuidar la presentacin personal y los modales. Se mete las manos al Distrae al grupo. Se recomienda tomar conciencia de este bolsillo y hace sonar los Monedero defecto y evitarlo. objetos que tenga dentro. (monedas, llavero) Fuente: Curso de Direccin de Reuniones, (INCE, 2000).

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COMO PREPARARSE PARA DIRIGIR UNA REUNION Cuestionario de Verificacin ITEMS 1. Tiene en mente los objetivos a ser alcanzados? 2. Se ha documentado adecuadamente? 3. Ha preparado su introduccin? Es Motivante? Es clara y concreta? Es apropiada al grupo y tema a desarrollar? Determin puntos clave donde debe enfatizarse? 4. Ha estudiado al grupo? Ha considerado de antemano las respuestas que dar el grupo? Ha determinado medios y maneras para conseguir la participacin, estimular el pensamiento y despertar inters? Ha anticipado las situaciones problemticas que puedan surgir? Ha considerado cul puede ser el pensamiento del grupo? Ha pensado la posible colocacin de los participantes de acuerdo a sus caractersticas individuales? Todos han sido avisados del lugar y hora de la reunin con la debida anticipacin? 5. Ha estudiado cuidadosamente el esbozo de la reunin? Ha especificado los puntos importantes a ser resaltados? Ha determinado los puntos donde deben hacerse breves resmenes? Ha considerado experiencias e historias que deben ser contadas para mayor nfasis? 6. Ha planeado cuidadosamente el tiempo necesario? Para toda la reunin. Para cada tpico o punto importante. Si la reunin es muy larga, ha previsto un receso? 7. Ha verificado los requisitos indispensables para la reunin? 8. Ha preparado y est familiarizado con el material necesario? Los grficos, rotafolios, franelgrafos, proyectores, estn listos? El material a distribuir est preparado y en cantidad suficiente? Cuenta con el equipo necesario? Ha revisado las pelculas a ser presentadas y planeado su uso? Ha preparado los estudios de caso? Estn predeterminadas las presentaciones? 9. El local de la reunin: Tiene pizarrn y otras facilidades? Las sillas y mesas estn arregladas de acuerdo con el tipo de reunin y son las adecuadas? Si fuere permitido fumar, se ha aprovisionado de ceniceros? Cuenta con tiza, cinta pegante, tachuelas, borradores, papel, lpices? Ha verificado que no hay ruidos que pueden causar interrupciones en la reunin? La ventilacin, iluminacin, temperatura, son las adecuadas? Fuente: Curso de Direccin de Reuniones, (INCE, 2000).

SI

NO

Tipo Inteligenci a Superior Sabelotod

EL PARTICIPANTE Caractersticas Cmo Debe el Director Tratarlo Entiende rpidamente. Darle ms trabajo que al trmino medio. Hace ms que el participante trmino Asignarle las tareas ms difciles. medio. Utilizarlo como asistente. Aprende sin mucha supervisin. Hacerlo competir con compaeros del mismo nivel. Obtiene las mejores calificaciones. Desarrollar al mximo su capacidad. Es exhibicionista por naturaleza. Mantenerlo bajo control.

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Su actitud Irrita al grupo. Usa el grupo para lucirse.

Charlatn

Fuera del Tema

Monopoliza la reunin. Es extrovertido. Trata de exhibir sus conocimientos. Se sale del tema. Demuestra poco inters y energa. Sus realizaciones son casi nulas. Llega siempre tarde. Entrega las actividades asignadas despus que la mayora del grupo lo ha hecho. Lento para entender. Demuestra poca habilidad para realizar las actividades. Cara de sueo. No Atiende. Siempre est distrado.

Impuntual

Retrasado

Soador o Ausente

Pendencie ro

Intransige nte Murmurad or

Actitud agresiva. Testarudo. Muestra poca habilidad para relacionarse socialmente. No le gusta asistir a ninguna actividad extra. Demuestra escepticismo. Se resiste a los cambios tenazmente. Habla en voz baja con otro compaero mientras el Director est explicando.

Aprovechar sus conocimientos y experiencias para apoyar el asunto de la reunin para beneficio del grupo. Mantenerlo ocupado durante la reunin. Cortar su intervencin sutilmente, hacindole una pregunta concreta o resumiendo su intervencin. Insistir en que el tiempo es limitado. Preguntarle regularmente para que est preparado. No dedicar tiempo a temas que no estn relacionados con lo que se est tratando. No alterar el horario porque relaja la disciplina del grupo. Informarle con tacto que su impuntualidad interrumpe el trabajo de los dems. Hacer nfasis en el valor del tiempo y la responsabilidad. Analizar sus deficiencias. Asignarle tareas extras. Ofrecerle entrenamiento individual Mantngalo ocupado. Dirjase a l frecuentemente. Supervselo de cerca. El director debe analizar su estilo de dirigir reuniones, si ste es el tipo de participante que ms se manifiesta en el grupo. Evitar que se propicien discusiones o enfrentamientos. Observar su comportamiento de manera ms de cerca. Reforzarlo positivamente si modera su actitud. Observar si presenta las condiciones necesarias para asimilar el programa, antes de involucrarlo. Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros. Sorprenderlo con una pregunta. Pedirle amablemente que haga en voz alta sus comentarios.. Explicarle que los aspectos que sern tomados en cuenta para su evaluacin son el trabajo, la honestidad y la aplicacin que demuestre en conseguir el objetivo planteado. No pedirle que d su opinin antes que la del grupo. Gane su confianza asignndole tareas sobre temas que l domina y haga que los presente al grupo. Haga que supere su timidez Por medio de preguntas sencillas, y logre su mayor participacin en el grupo. Hacerlo hablar antes que el grupo y controlarlo despus que ha expuesto sus ideas. Mantenerlo ocupado durante la reunin. Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros

Adulador

Usa toda su inteligencia para no trabajar. Trata de ganar la simpata del Director con obsequios, alabanzas o favores personales.

Tmido

Teme expresar pblicamente.

sus

ideas

Criticn

Est en contra de todos y de todo. Busca constantemente errores que criticar.

Usos Principales de las Preguntas en una Reunin

Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas 1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.

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- Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular

preguntas para destacar la ignorancia del participante en la reunin.

- El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee

una experiencia previa que le permitir contestarla. - Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar. - Deben formularse teniendo un propsito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar informacin, poner de relieve algn punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusin o interaccin grupal, atraer la atencin de los participantes, encauzar la reunin cuando se desva del objetivo o tema en discusin, entre otros aspectos. 2. Formularlas considerando las caractersticas individuales. 3. Deben ser: - Amistosas: No agresivas. - Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere. - Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difcil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar. Tipos de Preguntas Usos

Tipo

Caracte rsticas Es la que formula el Director a todo el grupo

Recomendaciones

General

Dirigida

La que hace el Director a un determinado participante.

Redistri buda

La formula un participante al Director y luego ste la dirige al grupo. Es la que le hace un partici-

Iniciar una reunin. Cambiar el tpico u orientacin de la reunin. Conseguir diferentes opiniones. Estimular la participacin Reanimar la reunin. Clausurar la reunin. Identificar a los participantes. Orientar a la persona en cierta direccin. Estimular a los tmidos o perezosos. Iniciar una discusin. Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento. Para aclarar conceptos, ideas, opiniones. Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante. Cuando no hay respuesta a una pregunta general. Propiciar la interaccin entre los participantes. Controlar a los participantes. Estimular una discusin. Cuando toman al Director por sorpresa. Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada. Reanimar la reunin. Conseguir distintos puntos de vista en relacin a la pregunta. Cuando no se sabe la respuesta. Conseguir interaccin. Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema.

El Director corre el peligro que la reunin sea monopolizada por los charlatanes o los que dominan el tema, razn por la cual los tmidos o no conocedores, tienden a evitar participar.

Llamar a la persona primero por su nombre, Considerar las caractersticas individuales de los participantes tmidos. Si se abusa de este tipo de preguntas, la reunin se convertira en un duelo de preguntas y respuestas. No hacerlas al inicio de la reunin si se no conoce a los participantes.

Rediri gida

No abusar de ella, pues de hacerlo, se genera una impresin de inseguridad en el auditorio. Prdida de autoridad Si varias personas pueden contestar la pregunta posiblemente querrn intervenir y se puede perder tiempo. Se sugiere un uso limitado de esta estrategia. Si se usa en demasa, genera sensacin de falta de preparacin del director.

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Reverti da

pante al director y ste luego le refiere a otra persona del grupo. Es la dirigida por un participante al Director y ste se la refiere al mismo individuo que la hizo.

Lograr intervencin del tmido si la pregunta es fcil y el Director est seguro de que el participante puede responderla. Controlar a los participantes. Propiciar la interaccin.

Se deben considerar las caractersticas individuales del participante, se recomienda llamarlo por su nombre y luego formular la pregunta.

Cuando es hecha con el propsito de colocar al Director en una situacin difcil de manejar. Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razn no la ha expuesto. Para que el participante tmido exteriorice su opinin.

Usarla slo cuando se est completamente seguro del motivo de la pregunta. Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.

Lista de Referencias
Instituto Nacional de Cooperacin Educativa (INCE, 2000). Curso de Direccin de Reuniones. Venezuela Resea Biogrfica de la Autora: ROSANNA DEL VALLE SILVA FERNANDEZ, [email protected], venezolana, nacida en San Felipe Estado Yaracuy. Maestrante en Educacin Abierta y a Distancia (UNA), Especialista en Gerencia Educacional (UPEL IMPM), Practitioner en Programacin Neurolingustica (Instituto Espaol de Programacin Neurolingustica), con Diplomados en Gerencia Social, Gerencia Pblica, Tecnologa de la Informacin y Comunicacin (ANUV UNITEC), Capacitacin Docente (UNEFA - UNA), Licenciada en Administracin de Empresas Mencin: Gerencia (UFT) y Tcnico Superior Universitario en Administracin Mencin: Gerencia de Empresas (IUTY). Desde el ao 2005, labora en la UNEFA Ncleo Yaracuy como Profesor Instructor a Dedicacin Exclusiva. Es investigadora de las lneas: Gerencia Educacional Tecnologa de la informacin y Comunicacin, adscritas al Ncleo de Investigacin Educativa Orangel Loyo Colmenarez de la UPEL IMPM, Ncleo Yaracuy. Tutora de Trabajos de Grado. Ponente y asistente permanente a eventos nacionales e internacionales en el rea educativa y gerencial. Facilitadora de cursos de extensin universitaria en el rea de evaluacin, planificacin educativa, metodologa de la investigacin, estrategias de aprendizaje; as como tambin en el mbito gerencial y organizacional (Coaching, PNL, Inteligencia emocional, cooperativismo, liderazgo, formulacin de proyectos, entre otros). Es integrante de la Red Docente Kipus para Amrica Latina y el Caribe (UNESCO), la Red Nacional Docente de Informtica y Telemtica (RENADIT).

Rosanna Silva Fernndez [email protected] 2009

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