SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

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DESCRIPCIN CREACIN DEL DOCUMENTO

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TABLA DE CONTENIDO GLOSARIO ......................................................................................................................... 4 1. OBJETO .......................................................................................................................... 7 2. ALCANCE ....................................................................................................................... 7 3 .DESCRIPCIN DE LA EMPRESA .................................................................................. 7 3.1 DATOS GENERALES ........................................................................................................ 7 3.2 RESEA HISTORICA ........................................................................................................ 8 3.3 OBJETO SOCIAL ............................................................................................................... 9 3.4 OBJETIVOS Y FINALIDADES ......................................................................................... 10 3.5 SERVICIOS PRESTADOS .............................................................................................. 11 3.6 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO ..................................................... 11 4. EXCLUSIONES ............................................................................................................. 12 5. ORGANIGRAMA ........................................................................................................... 13 6. DIRECCIN Y PLANEACIN ESTRATGICA ............................................................. 13 6.1 MISION ............................................................................................................................. 14 6.2 VISIN ............................................................................................................................... 14 6.3 POLTICA DE CALIDAD .................................................................................................. 14 6.4 OBJETIVOS DE CALIDAD .............................................................................................. 14 6.5 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN ........................................................................ 15 7. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.................................................................... 15 7.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN .................................................................. 15 Manual de la Calidad ................................................................................................... 16 Manual de Funciones .................................................................................................. 16 Procedimientos: ........................................................................................................... 17 Instructivos ................................................................................................................... 20 Documentos Externos: ................................................................................................ 21 Registros....................................................................................................................... 21

7.2 MAPA DE PROCESOS .................................................................................................... 25 2

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7.3 CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS.................................................................. 26 7.4 MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS .......................................................... 27 7.5 MEDICIN DE OBJETIVOS DE CALIDAD .................................................................... 29 8. MATRIZ DE COMUNICACIN INTERNA ..................................................................... 31

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GLOSARIO

Accin Correctiva: La accin correctiva involucra el hallazgo de la causa del problema particular y la posterior realizacin de las acciones necesarias para evitar la recurrencia del problema Accin Preventiva: La empresa debera emplear sus registros para ver si existe alguna tendencia que muestre que podra surgir un problema potencial. Cuando se identifica un problema potencial, se puede requerir desarrollar e instaurar un curso de accin para reducir, eliminar el riesgo del problema. Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestin de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirn los requisitos de la calidad. Auditora Interna: Las auditorias tienen que ver con conseguir informacin de forma planificada, de una variedad de fuentes y comparar todo a fin de confirmar que las cosas se estn llevando a cabo adecuadamente. Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas o rasgo diferenciador que pueden ser inherentes o asignadas, cualitativas o cuantitativas, cumple con los requisitos, necesidades o expectativas establecidas, generalmente implcita u obligatoria. Control de calidad: parte de la gestin de la calidad referente a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad, se orientan al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Control de Documento: El control de documentos tiene que ver bsicamente con asegurar que el documento en uso sea el documento correcto, aprobado, segn como sea necesario. Es decir, que el documento aplicable (por lo general, la ltima edicin) para el trabajo que se est realizando. Control de Producto No Conforme: Usted deber decidir qu hacer al respecto. La norma le exige tener formas de identificar el producto y/o servicio no conforme, decidir qu hacer y, siempre que sea posible, apartarlo del producto y/o servicio aceptable.

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Control de Registro: Usted debera decidir que registros se requieren en relacin con su empresa. Deber identificar por cunto tiempo debera guardarse cada tipo de registro, donde se encontraran y como se dispondr de ellos. Formato: Es un esquema en blanco donde se encuentra una serie de datos a diligenciar. Instructivo: Documentos que proporcionan informacin sobre cmo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente. Mapa de Procesos: El mapa de procesos es una representacin grfica de cmo la empresa espera alcanzar los resultados planificados para el logro de su estrategia o poltica de calidad a) Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad y su aplicacin a travs de la organizacin y b) determinar la secuencia e interaccin de estos procesos (mapa) Objetivos de Calidad: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. Poltica de calidad: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de Actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PQRS: Peticin, quejas, reclamos y satisfaccin. Registro: Documento, datos que poseen significado y su medio de soporte, que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas Requisitos del Cliente: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria, Expresin en el contenido de un documento, formulando los criterios a cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento, y de la cual no se permite ninguna desviacin. 5

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Satisfaccin del Cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan. Sistema de Gestin de la calidad: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos, para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. Significa disponer de una serie de elementos como Manual de la calidad, Herramientas de medicin, Carpetas de procedimientos, Personal capacitado, etc., todo funcionando en equipo para producir bienes y servicios de la calidad requerida por los clientes. Los elementos de un sistema de la calidad deben estar documentados por escrito. Talento Humano: Se refiere a la gestin de conocimiento y todos los procesos de nuestro personal, vistos como el actor ms importante de la organizacin y no como un recurso (humano).

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1. OBJETO Este Manual de la Calidad busca describir el Sistema de Gestin de la Calidad NTC ISO 9001:2000 implementado en la CENTRAL DE ABASTOS DE BUCARAMANGA S.A., indicando el alcance, los procedimientos establecidos y los procesos del Sistema, as como su interaccin. 2. ALCANCE Este manual describe todo el Sistema de Gestin de la Calidad implementado en LA CENTRAL DE ABASTOS DE BUCARAMANGA S.A., enfocado en los procesos misionales de la organizacin: GESTIN INMOBILIARIA, COMERCIAL Y DE NEGOCIOS Y GESTIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS (BSCULA Y EDS). Todos los requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2008 son aplicables para este sistema, excepto el numeral 7.3 Diseo y Desarrollo.

3 .DESCRIPCIN DE LA EMPRESA 3.1 DATOS GENERALES

NOMBRE O RAZON SOCIAL: S.A Centroabastos S.A. NIT: 890.208.395-8

Central de Abastos de Bucaramanga

DIRECCIN: Va palenque caf Madrid N 44-96, Bucaramanga TELEFONOS: PBX 6760173, FAX 6760519 E-MAIL: [email protected] PGINA WEB: www.centroabastos.com REPRESENTANTE LEGAL: Carlos Eduardo Quiroga lvarez TIPO DE SOCIEDAD: Sociedad Annima SECTOR: Servicios

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ACTIVIDAD ECONOMICA: Actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios o alquilados, Comercio al por menor de combustibles para automotores, Comercio al por menor de lubricantes, aditivos y productos de limpieza para vehculos automotores. 3.2 RESEA HISTORICA

Durante estos 23 aos de operaciones, ha crecido en forma gradual y acorde a las necesidades de cada sector, siendo sus principales obras la construccin de:

bodega No.7 con su va de acceso, bscula electrnica para vehculos de carga Estacin de Servicios para la venta de combustibles y productos afines, Bodega No.8 con sus vas de circulacin, Bodega No.10 con su sector de clasificadores I y II, sector de ahuyama y mazorca y del cebollin Calle 2 interna, Bodega No.9 con sus vas de circulacin Remodelacin de la bodega No.4, vas perimetrales para el sector de clasificadores fase II, Bodega No.11 - terminal pesquero, La ampliacin de la bodega No.7, Bodega No.12 y las bodegas 13, 14 y 15 con sus vas y redes de servicios pblicos que cubrieron en total 21.000 mts2

A la vez que se realiz este crecimiento, se actualizaron sus redes de servicios pblicos, se construy la PTAR1, PTAR2, PTLX y hoy da se adelanta el proyecto de mejoramiento de la PTAR2 y PTLX. En lo referente al sistema de energa, este se aument de 300 KVA a 1.942,5 KVA instalados, con conexin directa a la red de energa a 34.500 KV, soportado en caso de cortes del sistema por plantas generadoras que cubren la necesidad total del sistema. 8

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Su comercio interno genera aproximadamente 4.000 empleos directos, 1.300 indirectos y la visitan vendedores, compradores y transportadores en una cantidad de 4.500 personas en un da de mercado.

Opera 362 das del ao, las 24 horas del da, con horarios controlado de ingreso a la 1:30 a.m., hora en que se inicia formalmente el mercado.

3.3 OBJETO SOCIAL

La planeacin, promocin, desarrollo, explotacin, aprovechamiento, direccin o administracin de la central mayorista de abastos de Bucaramanga, su rea metropolitana y dems zonas de influencia del mercado agroalimentario y la de contribuir a la solucin de problemas de mercadeo, de los productos agropecuarios- agroindustriales, bienes y servicios, la organizacin de programas de mercadeo que mejoren el sistema de distribucin de las cadenas agroalimentarias, mayoristas-detallistas y la asistencia tcnica a los usuarios. Constituye adems objeto de la sociedad, propender por el mejoramiento de la seguridad alimentaria de la regin, en especial de las clases menos favorecidas a travs de ubicar al consumidor, abastecerlo de cantidades necesarias de productos alimenticios, adems proveer, facilitar y modernizar el abastecimiento continuo de productos agropecuarios a la poblacin actual y futura de Bucaramanga y su rea metropolitana, con uso de sistemas eficientes, mejora de las modalidades del mercado minorista, acercando al productor divulgacin de precios y calidades, estudio de los sistemas de distribucin, produccin y comercializacin en otras ciudades y pases, realizacin de proyecciones, estudios de los aspectos econmicos, sociales, demogrficos, financieros, legales y administrativos; capacitacin de los recursos humanos requeridos. Todo con el propsito de lograr una adecuada canalizacin en la distribucin, consumo, transporte y venta de productos alimenticios, en procura de bienestar para la ciudadana. En desarrollo de estos objetivos la sociedad podr: A- Adquirir, conservar, gravar y enajenar toda clase de bienes necesarios para el logro de los objetos. B- Dar o tomar en arrendamiento toda clase de bienes. C- Girar, aceptar, endosar, negociar, descontar y dar

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en prenda de garanta toda clase de ttulos valores e instrumentos negociables y dems documentos civiles y comerciales. D- Comprar, vender sus activos, e incluso acciones, bonos, ttulos valores, documentos de deuda pblica. E- Contratar servicios de personas naturales o jurdicas nacionales o extranjeras. F- Gestionar el funcionamiento de proyectos y obras con cualquier tipo de entidades o personas. G- Tomar y dar dinero en mutuo. HOrganizar dentro de la empresa departamentos tcnicos encargados de realizar estudios, absolver consultas y prestar servicios de asesora a terceros para el mejor logro del objeto social. I- Garantizar por medio de fianzas, prendas, hipotecas o depsitos sus propias obligaciones. J- Explotar sus activos, segn los estatutos o reglamentaciones que al efecto dictar la sociedad. K- Celebrar toda clase de negocios jurdicos compartible y tendiente al desarrollo de su objeto social. L- Recolectar, analizar y difundir, entre sus usuarios, informacin diaria sobre precios y volmenes transados en el mercado bajo su rea de influencia. M- Crear los fondos de apoyo que faciliten la implementacin y desarrollo de proyectos agroalimentarios para sus asociados, los cuales debern ser reglamentados por la junta directiva de Centroabastos S.A. N- Establecer convenios con instituciones educativas oficiales o privadas que contribuyan al mejoramiento integral de Centroabastos S.A. y sus asociados. La reglamentacin deber formularla la gerencia general de Centroabastos S.A. O- Prestar servicios complementarios a las actividades comerciales que se desarrollan dentro de la central, tales como: distribucin y venta de productos derivados del petrleo y gas vehicular, servicios complementarios de mantenimiento y atencin vehicular, servicio de hotelera y turismo, servicio de estacionamiento, servicio de recoleccin y manejo de residuos slidos, venta de servicios pblicos y los dems necesarios para apoyar el desarrollo de la operatividad de Centroabastos S.A. P- Las dems que las normas le asignen.

3.4 OBJETIVOS Y FINALIDADES

Centroabastos S.A en aras de satisfacer las necesidades y requisitos de sus clientes ha decidido implementar un Sistema de Gestin de la Calidad basndose en la Norma NTC ISO 9001:2008.

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La evidencia del cumplimiento de esta Norma Internacional se encuentra recopilada en este documento (manual de calidad) y todos aquellos que se deriven del mismo. 3.5 SERVICIOS PRESTADOS Centroabastos S.A, para dar cumplimiento a los objetivos y desarrollar el objeto social establecido en los Estatutos de la Sociedad, presta los siguientes servicios: a) Servicios de Gestin Comercial y de negocios b) Actividad inmobiliaria c) Actividades conexas a la actividad inmobiliaria tales como: 1. Servicio de aseo de reas comunes y recoleccin de basuras. 2. Servicio de seguridad de las instalaciones fsicas y de la operacin del mercado 3. Ordenamiento del trnsito y mercado d) Estacin de Servicio Mixta y servicios complementarios conexos al transporte e) Servicio de bscula

3.6 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Centroabastos S.A. posee instalaciones propias ubicadas en la Va palenque Caf Madrid N 44-96 del municipio de Bucaramanga, con un rea total de 26.6 hectreas, de las cuales 17.2 Ha. estn construidas, representadas en edificaciones, vas de circulacin y zonas verdes. As mismo la empresa cuenta con un edificio administrativo, dotado con oficinas y dems herramientas de trabajo necesarias para el desarrollo de sus funciones. 3.7 REQUISITOS DEL CLIENTE Disponer del rea arrendada para realizar la actividad comercial autorizada. Recibir una atencin amable, eficaz, rpida e idnea.

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Participar en los programas de capacitacin que CENTROABASTOS S.A, establezca para mejorar el desempeo en sus actividades comerciales, anexas o complementarias y recibir asistencia tcnica. Gozar de instalaciones fsicas (edificaciones, vas de circulacin peatonal y vehicular, zonas de estacionamiento) adecuadas para desarrollar la actividad comercial y obtener el mantenimiento preventivo y correctivo de las mismas. Recibir servicios complementarios de calidad (Estacin de Servicios y Bascula) Obtener la oportuna y correcta liquidacin de todos los conceptos derivados del contrato de arrendamiento y/o de los servicios o permisos autorizados. Disponer de mecanismos adecuados de seguridad, salubridad, higiene y aseo Participar en las giras comerciales nacionales e internacionales propuestas por la administracin. Participar en todos los programas y concursos de incentivos o motivacin realizados por la empresa.

4. EXCLUSIONES La organizacin excluye el numeral 7.3 Diseo y Desarrollo . Esta exclusin es justificada puesto que la empresa en la prestacin de sus servicios no requiere de algn tipo de actividad intelectual o creativa.

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5. ORGANIGRAMA
GERENTES DIRECTORES PROFESIONAL COORDINADOR SECRETARIA TECNICO SUPERVISOR AUXILIAR ISLEROS TOTAL 3 2 6 3 2 2 6 47 12

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FORMAL

REVISOR FISCAL

JUNTA DIRECTIVA
1
COMITS ASESORES DE JUNTA DIRECTIVA

83

GERENTE GENERAL
1

1 PROF. DE TALENTO HUMANO Y COORDINADOR S.G.C 1

DIRECTOR DE CONTROL INTERNO

GERENTE FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

DIRECTOR JURIDICO

GERENTE COMERCIAL OPERATIVO Y DE PLANEACION

PROF. DE TESORERIA
1

PROF. DE SISTEMAS

PROF. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

PROFESIONAL JURIDICO

PROF. DE PLANEACION, NEGOCIOS Y DE COMUNICACIONES

TECNICO DE TESORERIA

TECNICO DE CONTABILIDAD

COOR.DE MERCADEO Y GESTION AMBIENTAL

COOR. DE GESTION DOCUMENTAL Y LOGISTICA

COOR. ADMINISTRATIVO Y DE OPERACION EDS

SECRETARIA COMERCIAL
4 1

SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO

SUPERVISOR DE OPERACIONES

AUXILIAR DE RECEPCION

AUXIILIAR DE MENSAJERIA

AUXILIAR DE CAFERERIA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SUPERVISOR DE OPERACIN EDS

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AUXILIAR DE OFICIOS VARIOS

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6. DIRECCIN Y PLANEACIN ESTRATGICA 6.1 MISIN La Central de Abastos de Bucaramanga S.A. Centroabastos S.A", es el ms importante operador logstico del Nororiente Colombiano, encargado de brindar a sus clientes las mejores condiciones para acceder a la comercializacin de los productos en forma mayorista y detallista con el fin de ser dirigidos hacia los diferentes mercados agroalimentarios y agroindustriales del pas; ofreciendo una adecuada infraestructura fsica y tecnolgica, con los mejores niveles de calidad, sostenibilidad ambiental y responsabilidad social, comprometiendo al recurso humano a trabajar en pro de la mejora continua de la organizacin, para mantenerla como empresa lder en el sector. 6.2 VISIN Para el ao 2017, la Central de Abastos de Bucaramanga S.A CENTROABASTOS S.A., ser el ms importante operador logstico a nivel nacional, lder en la prestacin de servicios especializados para la comercializacin de los productos en forma mayorista y detallista, consolidndose como el principal integrador de la cadena agroalimentaria y agroindustrial; bajo los ms altos estndares de calidad, sostenibilidad ambiental, modernizacin tecnolgica, responsabilidad social y mejora continua. 6.3 POLTICA DE CALIDAD Centroabastos S.A. orienta sus actividades y funciones a ofrecer espacios fsicos para la adecuada comercializacin de productos agroalimentarios, agroindustriales, combustibles, lubricantes y servicio de bscula electrnica vehicular. Para ello cuenta con el soporte humano, fsico y tecnolgico, comprometido con el mejoramiento continuo de la organizacin y del sistema de gestin de la calidad. 6.4 OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Lograr altos niveles de satisfaccin en los clientes

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2. Mantener personal competente para el desarrollo de las actividades de cada proceso 3. Ofrecer infraestructura adecuada para el desarrollo de las actividades requeridas en la correcta prestacin de los servicios de la Central de Abastos de Bucaramanga S.A 4. Mejorar continuamente mediante la aplicacin de acciones preventivas, correctivas y revisin por la direccin.

6.5 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN El gerente de LA CENTRAL DE ABASTOS DE BUCARAMANGA S.A., ha delegado al Director del Sistema de Gestin de la Calidad como representante de la Direccin, quien con independencia de otras responsabilidades tiene la autoridad y la responsabilidad de cumplir con las siguientes funciones: a. Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad. b. Informar a la gerencia sobre el desempeo del sistema de gestin de la calidad y de cualquier necesidad de mejora. c. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin.

7. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

7.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN El Sistema de Gestin de la Calidad de LA CENTRAL DE ABASTOS DE BUCARAMANGA S.A da cumplimiento a los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008, por lo tanto su documentacin est fundamentada en principios de sistemas para la gestin y por el enfoque basado en procesos que maneja esta Norma.

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Esta documentacin parte de la identificacin y caracterizacin de los procesos que se manejan en la empresa y est estructurada como se muestra en el grfico.

Manual de la Calidad: Describe el Sistema de Gestin de la Calidad implementado en CENTROABASTOS S.A., incluyendo el alcance de los servicios prestados, la poltica de calidad y los objetivos de calidad.

Manual de Funciones: Describe las funciones de los integrantes del organigrama de CENTROABASTOS S.A., incluyendo la competencia, experiencia, habilidades y responsabilidades.

MANUAL Manual de la Calidad Manual de Funciones 16

RESPONSABLE Proceso Gestin Gerencial Proceso Gestin Gerencial

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Procedimientos: Se han elaborado los procedimientos exigidos por la norma NTC ISO 9001:2008 y los que la organizacin consider necesarios para el control de los procesos.

CDIGO P-GSC-001 P-GSC-002 P-GSC-003 P-GSC-004 P-GICN-001 P-GICN-002 P-GICN-003 P-GICN-004 P-GICN-005 P-GICN-006 P-GSE-001 P-GSE-002 P-GSE-003 P-GSE-004 P-GSE-005 P-GSE-006 P-GSE-007 P-GAM-001 P-GAM-002 P-GAM-003 P-GAM-004 P-GAM-005 P-GAM-007 P-GBS-001 P-GBS-002

PROCEDIMIENTO Control de documentos y registros Auditoras Internas Control de Producto No Conforme Acciones Correctivas y Preventivas Para solicitar credenciales de rodamiento Para cancelacin de credenciales de rodamiento Para el ingreso vehicular Para salida vehicular Para ingreso y salida vehicular con operacin manual Asignacin y facturacin de espacios para arriendos eventuales Para compra y recepcin de combustibles y lubricantes Para venta de combustibles y lubricantes Para control diario de existencia en tanques Para registro de movimiento diario Para cambio de precio en surtidores De cobro de cartera de la estacin de servicio De registro para pesaje y repesaje vehicular en bscula Barrido, recoleccin y disposicin de los residuos slidos Para evacuar los residuos de las rejillas de las PTAR Para retirar arena del desarenador de las PTAR Para determinar la altura del manto de lodo del reactor Para realizacin de monitoreos Para recoleccin de residuos peligrosos Para adquisicin y recepcin de bienes y suministros Para adquisicin de servicios

RESPONSABLE Proceso Gestin del Sistema de Calidad

Proceso Gestin Inmobiliaria, Comercial y de Negocios

Proceso Gestin de Servicios Complementarios

Proceso Gestin Ambiental

Proceso Gestin de Adquisiciones

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CDIGO P-GBS-003 P-GBS-004 P-GBS-005 PROCEDIMIENTO Para la salida de elementos del almacn Para dar de baja un activo Para retiro de bienes del inventario individual por prdida o hurto Para retiro de bienes del inventario individual por obsolescencia o no funcionalidad Para revisin de inventario de trabajadores Control de inventario por desvinculacin de trabajadores De entradas al almacn de activos fijos y activos de consumo controlado Traspaso de bienes y muebles entre trabajadores Para donacin de activos Proceso Gestin P-GRF-001 De ejecucin del servicio de mantenimiento de Recursos Fsicos P-GFI-001 P-GFI-002 P-GFI-003 P-GFI-004 P-GFI-005 P-GFI-006 P-GFI-007 P-GFI-008 P-GFI-010 P-GJL-001 P-GJL-002 P-GJL-003 P-GJL-004 Facturacin Entrega de viticos Trmite y legalizacin de anticipos Pago de cuentas con cheque Para realizar arqueo de caja fuerte Inversin Reporte de novedades del mdulo de credenciales a Proceso Gestin Financiera RESPONSABLE Bienes y Servicios

P-GBS-006 P-GBS-007 P-GBS-008 P-GBS-009 P-GBS-010 P-GBS-011

facturacin Elaboracin de nmina Pago de cuentas con transferencia electrnica Terminacin de un contrato de arrendamiento Registro de embargo de acciones Cesin y adjudicacin de contrato de arredramiento Trmite de procesos judiciales Proceso Gestin Jurdica y Legal

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CDIGO P-GJL-005 P-GJL-006 P-GJL-007 P-GHU-001 P-GHU-002 P-GHU-004 P-GHU-005 P-GHU-006 P-GHU-007 P-GHU-008 P-GHU-009 P-GHU-010 P-GTE-001 P-GTE-002 P-GTE-003 P-GTE-004 P-GTE-005 P-GTE-006 P-GTE-007 P-GTE-008 Traspaso de acciones Sancionatorios para usuarios arrendatarios Sancionatorio de nica instancia para usuarios arrendatarios Formacin y desarrollo de personal Liquidacin definitiva de trabajadores Autoliquidacin de aportes al sistema general de seguridad social Evaluacin de desempeo Manejo de incapacidades Retiro parcial de cesantas Para expedicin de certificados laborales Para indagacin, investigacin y formulacin de cargos Para solicitud y pago de libranzas Para comunicar y resolver anomalas del sistema estratgico Para comunicar y resolver anomalas del sistema ERP Para comunicar y resolver anomalas del sistema Libro Capital Para realizar backup a los servidores Para realizar backup a las estaciones de trabajo Solicitud y control de cambios en la plataforma tecnolgica Para tramitar indicidentes a los sistemas de informacin Solicitud de cuenta de correo y acceso a medios de comunicacin electrnica Control de acceso a la informacin de los componentes tecnolgicos Para realizar eliminacin de informacin de los equipos de cmputo y destruccin de licencias Para creacin de usuarios, grupos y mens de acceso al sistema ERP Para el registro y control de licenciamiento de la infraestructura Proceso Gestin Tecnolgica Proceso Gestin Humana PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

P-GTE-009

P-GTE-010

P-GTE-011 P-GTE-012

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CDIGO tecnolgica P-GTE-013 P-GGR-001 P-GGR-002 Para prstamo de equipos e infraestructura tecnolgica Para el envo de correspondencia Para el trmite de correspondencia recibida Proceso Gestin Gerencial PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Instructivos Se han elaborado los instructivos que la organizacin consider necesarios identificados as

CDIGO I-GSC-001

INSTRUCTIVO Elaboracin de documentos

RESPONSABLE Proceso Gestin del Sistema de Calidad Proceso Gestin Inmobiliaria, Comercial y de Negocios Proceso Gestin de Servicios Complementarios

I-GICN-001 I-GSE-001 I-GSE-002 I-GSE-003 I-GSE-004 I-GAM-001 I-GAM-002 I-GFI-001 I-GFI-002 I-GFI-003 I-GHU-001 I-GHU-002 I-GHU-003 I-GHU-004 I-GHU-005 I-GTE-001

Para el manejo del sistema de control de acceso y salida vehicular

Inventario de lubricantes Para trmite de crdito en la EDS Para digitacin del movimiento diario Para liquidacin de turno de la EDS Lineamientos ambientales para adecuaciones y construcciones en CENTROABASTOS S.A Para el lavado y limpieza de bodegas Para causacin de boletn diario Para realizar arqueos parciales Para pago de cuentas que no requieren manual de contratacin Para archivo de hojas de vida Induccin de personal Instructivo salarial Para seleccin de personal Para adquisicin y entrega de dotacin Para la administracin del sistema de informacin administrativo y financiero 20 Proceso Gestin Tecnolgica Proceso Gestin Humana Proceso Gestin Financiera Proceso Gestin Ambiental

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CDIGO I-GTE-002 I-GGR-001 I-GGR-003 INSTRUCTIVO Para el reporte de novedades y fallas del sistema gazel Para control y organizacin de archivos administrativos Manejo de la correspondencia recibida en los puestos de trabajo Proceso Gestin Gerencial RESPONSABLE

Documentos Externos: Dentro de estos se contemplan, Leyes, Normas, Cdigos. Registros En todos los procesos se han elaborado los diferentes formatos para dar cumplimiento a todos los lineamientos y requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9001:2000. CDIGO F-GSC-001 F-GSC-002 F-GSC-003 F-GSC-004 F-GSC-005 F-GSC-006 F-GSC-007 F-GICN-001 F-GICN-002 F-GICN-003 F-GICN-004 F-GICN-005 F-GICN-006 F-GICN-007 F-GICN-008 FORMATO Listado Maestro de Documentos y Registros Acciones Correctivas Control de Producto No Conforme Programa Anual de Auditoras Internas Plan de Auditoras internas de procesos Informe de auditora interna Acciones preventivas Solicitud de credenciales de rodamiento Cancelacin de credencial de rodamiento Solicitud de facturacin para alquiler de eventuales Cancelacin ingreso de rodamiento Hoja de ruta de solicitud de credenciales Liquidacin de turno Para reportar novedades de credenciales a talento humano Para registro y liquidacin de boletera vendida en operacin manual Para cambio de categoras en vehculos registrados en el SISCAB Para solicitud de carnetizacion Proceso Gestin Inmobiliaria, Comercial y de Negocios Proceso Gestin del Sistema de Calidad RESPONSABLE

F-GICN-009 F-GICN-010

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CDIGO F-GSE-001 F-GSE-002 F-GSE-003 F-GSE-004 F-GSE-005 F-GSE-006 F-GSE-007 F-GSE-008 F-GSE-009 F-GSE-010 F-GSE-011 F-GSE-012 F-GAM-002 F-GAM-004 F-GAM-005 F-GAM-006 F-GBS-001 F-GBS-002 F-GBS-003 F-GBS-004 F-GBS-005 F-GBS-006 F-GBS-007 F-GBS-008 F-GBS-009 F-GBS-010 F-GBS-011 F-GRF-001 Lectura de tanques Autorizacin para compra de combustibles Comprobante venta a crdito De consignacin de efectivo eds Recibo de combustible Control de inventario diario de lubricantes en exhibicin Salida de lubricantes del almacn Carta de instrucciones para llenado de pagar Pagar Registro de calibraciones Solicitud de crdito Control de ventas diarias de gas vehicular Parmetros IN-SITU Plan de muestreo Entrega y recibo de montacargas Bitcora de operacin de PTAR y parmetros IN-SITU Estudio previo y justificacin de la contratacin - orden de suministro Hoja de ruta Acta de inicio De verificacin de productos adquiridos Acta de cumplimiento parcial Acta de suspensin Acta de reanudacin Acta de solicitud de contrato adicional - otros Acta de cumplimiento y liquidacin Movimiento de activos fijos De solicitud de suministros De reporte y ejecucin de mantenimiento Proceso Gestin Proceso Gestin de Adquisiciones Bienes y Servicios Proceso Gestin Ambiental Gestin de Servicios Complementarios FORMATO RESPONSABLE

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CDIGO F-GRF-002 F-GRF-003 F-GFI-001 F-GFI-002 F-GFI-003 F-GFI-004 F-GHU-001 F-GHU-002 F-GHU-003 F-GHU-004 F-GHU-005 F-GHU-006 F-GHU-007 F-GHU-008 F-GHU-009 F-GHU-010 F-GHU-011 F-GHU-012 F-GHU-013 F-GHU-014 F-GHU-015 F-GHU-016 F-GHU-017 F-GHU-018 F-GHU-019 F-GHU-020 F-GTE-001 F-GTE-002 F-GTE-003 FORMATO Ficha tcnica de equipos y maquinaria De generacin residuos slidos Radicacin de cuentas para rdenes de pago de nmina Radicacin de cuentas para rdenes de pago Radicacin de cuentas para legalizacin de anticipo Para legalizacin de anticipo Evaluacin de desempeo Lista de chequeo - hoja de vida Plan de capacitacin Solicitudes de capacitacin y formacin Registro de asistencia Registro de induccin Autorizacin liquidacin parcial de cesantas Solicitud de certificados laborales Reporte de novedades de nomina Permisos laborales Elaboracin contratos laborales Paz y salvo Retiro parcial de cesantas Novedades de personal Evaluacin de capacitacin Examen mdico ocupacional Cambio de turno Trazabilidad laboral Investigacin de incidentes y accidentes laborales Prstamo de hojas de vida Hoja de vida de la infraestructura tecnolgica Comunicacin de anomalas Solicitud de acceso a la informacin Proceso Gestin Tecnolgica Proceso Gestin Humana Proceso Gestin Financiera RESPONSABLE de Recursos Fsicos

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CDIGO F-GTE-005 F-GTE-008 F-GTE-009 FORMATO Solicitud y control de cambios Registro de contraseas de equipos Compromiso de confidencialidad de la informacin RESPONSABLE

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7.2 MAPA DE PROCESOS

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7.3 CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS

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7.4 MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS G. RECURSOS FSICOS

G. ADQUISICIONES

G. TECNOLOGICA

G. SERV COMPLE

NUMERAL

G. INMOBILIARIO

G. JURIDICA

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos Generales 4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registros
4 5 5.1

X X X X

RESPONSABILIDAD DIRECCIN

DE

LA X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Compromiso de la Direccin 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Poltica de Calidad 5.4 Planificacin Responsabilidad, Autoridad y 5.5 Comunicacin 5.6 Revisin por la Direccin 6. GESTIN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisin de Recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de Trabajo 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Planificacin de la realizacin del 7.1 producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente Determinacin de los requisitos 7.2.1 relacionados con el servicio Revisin de los requisitos relacionados 7.2.2 con el servicio 7.2.3 Comunicacin con el cliente 27

X X X

X X

G. HUMANA

REQUISITO NORMA ISO 9001:2008

G. FINANCIERA

G. AMBIENTAL

G. GERENCIAL

G. SGC

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G. RECURSOS FSICOS

G. ADQUISICIONES

G. TECNOLOGICA

G. SERV COMPLE

NUMERAL

G. INMOBILIARIO

G. JURIDICA

Compras 7.5 Produccin y prestacin del servicio Control de la produccin y de 7.5.1 prestacin del servicio
7.4 7.5.2. 7.5.3 7.5.4 7.5.5 8. 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5

X X la X X X X X X X X X X X X X X X X

Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio. Identificacin y trazabilidad Propiedad del cliente Preservacin del Producto MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA Generalidades Seguimiento y Medicin Satisfaccin del Cliente Auditora Interna Seguimiento y Medicin de los procesos Seguimiento y Medicin del producto Control del producto no conforme Anlisis de datos Mejora

X X

X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X

28

G. HUMANA

REQUISITO NORMA ISO 9001:2008

G. FINANCIERA

G. AMBIENTAL

G. GERENCIAL

G. SGC

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7.5 MEDICIN DE OBJETIVOS DE CALIDAD

La Central de Abastos de Bucaramanga Centroabastos S.A", es el ms importante operador logstico del Nororiente Colombiano, encargado de brindar a sus usuarios las mejores condiciones para acceder a la comercializacin de los productos en los diferentes mercados agroalimentarios y agroindustriales del pas; ofreciendo una adecuada infraestructura fsica y una moderna plataforma tecnolgica, con los mejores niveles de calidad y sostenibilidad ambiental, permiti endo que su recurso humano trabaje en pro de la mejora continua de la organizacin, para mantenerla como empresa lder en el sector.

Para el ao 2017 La Central de Abastos de Bucaramanga CENTROABAST OS S.A., ser la ms importante empre sa moderna y competitiva a nivel nacional, lder en la comercializacin de productos y la prestacin de servicios especializados, brindando la mejor opcin de integracin de la cadena agroalimentaria y agroindustrial, con altos estndares de calidad que contribuyan a la satisfaccin y desarrollo de sus usuarios, generando crecimiento econmico y desarrollo social sostenible.

Centroabastos S.A. orienta sus actividades y funciones a ofrecer espacio s fsicos adecuados que permiten lograr la plena satisfaccin de las cadenas de comercializaci n y produccin de nuestros clientes, as como a comercializar c ombustibles y lubricantes de la Estacin de servicio y el pesaje en Bscula. Para ello cuenta con un soporte humano, fsico y tecnolgico calificado y comprometido, enfocado al mejoramiento continuo de la organizacin y del sistema de calidad.

1. Lograr altos niveles de satisfaccin en los clientes

Gestin inmobiliaria, comercial y de negocios Gestin de Servicios Complementarios

Encuesta de satisfaccin (cada proceso diferente)

Sumatoria de promedio de calificaciones / N de encuestas

>4

Mensual

Gerente Comercial y Operativo / Gerente Financiero, Administrativo y de Planeacin

Encuestas de satisfaccin

2. Mantener personal competente para el desarrollo de las actividades de cada rea

Gestin Humana

Evaluacin de desempeo

Sumatoria de evaluaciones de desempeo / 4 * Trabajadores evaluados

>80%

Semestral

Profesional Jurdica y de Talento Humano

Evaluacin de desempeo

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MISIN

VISIN

POLTICA

OBJETIVO DE CALIDAD

PROCESO

INDICADOR

FRMULA

META

PERIODICIDAD

RESPONSABLE

TOMA DE DATOS

La Central de Abastos de Bucaramanga Centroabastos S.A", es el ms importante operador logstico del Nororiente Colombiano, encargado de brindar a sus usuarios las mejores condiciones para acceder a la comercializacin de los productos en los diferentes mercados agroalimentarios y agroindustriales del pas; ofreciendo una adecuada infraestructura fsica y una moderna plataforma tecnolgica, con los mejores niveles de calidad y sostenibilidad ambiental, permiti endo que su recurso humano trabaje en pro de la mejora continua de la organizacin, para mantenerla como empresa lder en el sector.

Para el ao 2017 La Central de Abastos de Bucaramanga CENTROABAST OS S.A., ser la ms importante empre sa moderna y competitiva a nivel nacional, lder en la comercializacin de productos y la prestacin de servicios especializados, brindando la mejor opcin de integracin de la cadena agroalimentaria y agroindustrial, con altos estndares de calidad que contribuyan a la satisfaccin y desarrollo de sus usuarios, generando crecimiento econmico y desarrollo social sostenible.

Centroabastos S.A. orienta sus actividades y funciones a ofrecer espacio s fsicos adecuados que permiten lograr la plena satisfaccin de las cadenas de comercializaci n y produccin de nuestros clientes, as como a comercializar c ombustibles y lubricantes de la Estacin de servicio y el pesaje en Bscula. Para ello cuenta con un soporte humano, fsico y tecnolgico calificado y comprometido, enfocado al mejoramiento continuo de la organizacin y del sistema de calidad.

3. Ofrecer infraestructura apta para el desarrollo de las actividades requeridas para prestar los servicios en la Central de Abastos de Bucaramanga S.A

Cumplimiento de mantenimiento preventivo Gestin de Recursos Fsicos

Mantenimiento preventivo ejecutado / Mantenimiento Preventivo programado

>90%

Trimestral

Coordinador de Proyectos, Mantenimiento y Gestin Ambiental

Matriz de indicadores

Cumplimiento de actividades de mantenimiento

Actividades ejecutadas / Actividades programadas

>90%

Mensual

Coordinador de Proyectos, Mantenimiento y Gestin Ambiental

Matriz de indicadores

Eficacia de las acciones

Acciones cerradas eficazmente / Total acciones tomadas

>90%

Trimestral

4. Mejorar continuamente mediante la aplicacin de acciones preventivas y de mejora.

Todos los procesos de SGC

Atencin de quejas y reclamo

Sumatoria de N de quejas y reclamos presentadas por escrito por los clientes

<o=5

Mensual

Profesional de TH y Coordinador de SGC

Matriz de indicadores

Desempeo del SGC

N de indicadores que cumplieron con la meta / N total de indicadores

90%

Semestral

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8. MATRIZ DE COMUNICACIN INTERNA

CANAL

INFORMACIN QUE SE INTERCAMBIA

PERSONAL INVOLUCRADO

FRECUENCIA

RESPONSABLES

REGISTRO

Decisiones gerenciales, MEMORANDO administrativas y/o tcnicas. CHAT EMPRESARIAL TELEFONO CORREO ELECTRNICO EMPRESARIAL COMIT DE CALIDAD Consultas, avisos, informacin de inters diario, informes, etc. Informacin general sobre el desempeo del SGC

Todo el personal

Cada vez que Quien lo emita se requiera

Memorando

Todo el personal

Cada vez que Quien lo emita se requiera

Historial del chat o correo electrnico

Todo el personal Gerente Financiero y Administrativo, Gerente Comercial, operativo y de planeacin, Director de control interno, Director Jurdico, Profesional de Contabilidad, Profesional de planeacin, negocios y comunicacin Todo el personal Todo el personal

Trimestral

Profesional de TH y Coordinador del SGC

Actas

COMIT PRIMARIO

Asignar tareas a los grupos de trabajo

Cada vez que Gerente General se requiera

Actas

DIRECTIVAS GERENCIALES CARTELERA

Decisiones de la Gerencia General Informacin General

Cada vez que Gerente General se requiera Profesional de Cada vez que TH y se requiera Coordinador SGC

Directiva -

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