Curso ACL

Abril, 2007 Relatores: Germn Muoz Matas Fernndez

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PLANIFICAR LA UTILIZACIN DE ACL Panorama El proceso exacto para utilizar ACL varia de acuerdo con las circunstancias pero los pasos principales son los establecidos en el siguiente cuadro:

Las tres primeras etapas son de planificacin y son clave para obtener los mejores resultados al utilizar ACL.

1 Determinar si ACL es apropiado Para decidir si se utiliza o no ACL en una auditoria, una breve evaluacin de los siguientes temas debe indicar si los beneficios superan a los costos: objetivos y problemas de auditoria clave volumen y profundidad de la informacin que se lleva en el computador facilidad para "bajar" (downloding) los datos

Objetivos y problemas ACL es ms til cuando hay un problema en una auditoria que debe ser resuelto. Puede ser evaluar la magnitud de los crditos incobrables, provisiones por incobrables o por obsolescencia de inventarios,

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examinar la efectividad del sistema de cobranzas o simplemente acelerar el tiempo de verificacin de los clculos. Cualquiera fuera la razn, debe haber un propsito central que gue y se beneficie al utilizar ACL. Generalmente se utiliza ACL para realizar pruebas sustantivas. Si existe la necesidad de determinar si los tems son incorrectos, o es necesario cuantificar un problema o identificar ciertos tems, entonces debe utilizarse ACL. Normalmente ACL no lo asiste con los procedimientos de control aunque puede inferirse que si no existen errores entonces los procedimientos deben ser operativos. ACL puede ser utilizado para pruebas de cumplimiento cuando se chequean los controles basados en el computador donde sea posible re-ejecutar los controles de edicin, apareos y otros procedimientos basados en el computador.

Volumen Tradicionalmente las tcnicas de interrogacin de bases de datos son apropiadas cuando existen grandes volmenes de transacciones de pequeo valor. Por lo general, esto tambin es aplicable a ACL y cuanto mayor sea el volumen de los datos, tanto mayor ser la utilidad de ACL para la investigacin. Si existen menos de unos pocos cientos de registros, entonces ser poco probable que ACL proporcione beneficios respecto del trabajo manual. Para grandes bases de datos, digamos ms de 100,000 registros, entonces debe calcularse el tamao del disco requerido.

Facilidades para la "bajada" de datos (Downloading) Si existen gastos significativos al utilizar ACL es probable que se incurra en ellos cuando se bajan los datos. Los datos tienen que ser transferidos desde el computador "host" a la PC que corre el programa ACL o al servidor de una red a la que se pueda acceder desde la PC del auditor. Esto puede ser bastante simple y tomar slo unos pocos minutos o ser ms complejo e implicar escribir una consulta o un informe. Una vez que se estableci y se utilice un mtodo de downloading para un sistema o computador en particular, los downloadings subsiguientes son normalmente directos y los costos (si los hubiera) sern conocidos. Sin embargo, la primera vez ser necesario realizar una estimacin de tiempos y costos. Conclusin respecto de cuando utilizar ACL Los beneficios probables que se originen al utilizar ACL pueden juzgarse a partir de los objetivos de auditoria y los problemas que se espera encontrar, as como del volumen y amplitud de los datos. Adems debe prestarse atencin a la utilidad de los anlisis adicionales, respecto de los que proporciona en la actualidad el sistema. La utilizacin de ACL puede reemplazar otras pruebas y dar origen a un ahorro global de tiempo. Tambin otra razn por la cual utilizar ACL puede ser la de ampliar el alcance, en cuyo caso deben definirse los costos extras. Claramente, los costos al utilizar ACL deben compensar los beneficios. En resumen, ACL debe ser utilizado en auditorias donde: existe un propsito o razn central hay un nmero razonable de registros existe una profundidad de informacin en los tems la transferencia de datos es tcnicamente factible a un costo razonable y los volmenes pueden ser alojados en una PC o redes. Objetivos de auditoria En auditorias de rutina puede utilizarse ACL para alcanzar los siguientes objetivos: -Exactitud matemtica -Revisin analtica -Validacin (Pruebas de excepcin, Comparaciones y Duplicados) -Completitud (Saltos en la secuencia numrica )

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-Corte -Otros Objetivos de Auditoria . Determinar los requerimientos de datos Una vez que haya decidido utilizar ACL y haya definido los objetivos, es necesario establecer cuales son los datos requeridos. Con frecuencia este es un proceso bidireccional en el que las pruebas que van a realizarse estn limitadas por los datos disponibles. Puede que sean necesarios datos de ms de una base o an de ms de un sistema computadorizado. Tomemos un ejemplo, existencias, podra solicitarse el maestro. Este podra contener cantidades, costos y detalles de cada partida. Para buscar los tems de baja rotacin puede que sea necesario una base de datos histrica con los detalles de todos los movimientos. De igual manera, para controlar si cualquiera de los costos es ms alto que el precio de venta, se requiere una base de datos separada de los precios de venta del sistema de ventas. Revisin y Mantenimiento Deben establecerse estndares para la utilizacin de ACL. Ellos pueden variar de organizacin en organizacin dependiendo del uso que quiera drsele a ACL y de los procedimientos existentes, estilo y cultura de la organizacin. Sin embargo los mismos deben incluir: establecimiento de objetivos documentacin requerida reconciliacin/controles a las bases de datos importadas revisin del trabajo realizado Normalmente es ms fcil pedir la base de datos completa ya que los departamentos de IT no necesitan realizar ningn procesamiento. Sin embargo, para los tipos de archivo de longitud fija no es necesario definir cada uno de los campos en el Data Definition Wizard (editor de definiciones de registros) de ACL. Solo aquellos campos que lo requieran necesitan ser definidos.

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COMPUTER-ASSISTED AUDIT TESTING (CAATS)

Definicin: Es un procedimiento electrnico para testear archivos de datos, orientado a detectar excepciones o realizar evaluaciones analticas.

Ventajas de pruebas CAAT Gran eficiencia, CAATs puede alcanzar todas las transacciones Ahorra tiempo de anlisis en la auditoria Brinda confianza, segn los resultados, cuando no es posible confiar en controles

Cuando aplicar pruebas CAAT? Grandes volmenes de informacin Necesidad de cubrir un amplio espectro de transacciones Mejorar la eficiencia Necesidad de informacin detallada

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UTILIZANDO ACL

Apertura de base de datos y visualizacin de datos

Cmo lee los datos ACL? ACL utiliza tablas para describir la ubicacin, el diseo y el contenido de los datos de origen. Usted crea vistas para mostrar los datos de sus tablas. Puede crear muchas vistas diferentes para cada tabla.

Para iniciar un proyecto nuevo en ACL 1. 2. Seleccione Archivo Nuevo Proyecto. Especifique la ubicacin y nombre de archivo para el archivo del proyecto.

ACL abre el nuevo proyecto en blanco. Para trabajar con un nuevo origen de datos, en primer lugar debe crear una nueva tabla. Existen dos maneras de crear una tabla: Crear tablas con el asistente Definir datos se refiere al proceso de crear una tabla. Despus de crear un proyecto y seleccionar los datos de origen se debe indicar a ACL qu tipo de datos est utilizando y cmo se estructuran los datos. ACL agrega los datos de origen al proyecto ACL en forma de tabla. El Asistente de Definicin de Datos ser la guia a travs del proceso de creacin de la tabla, de modo que pueda comenzar a analizar los datos. En muchos casos slo ser necesario especificar la ubicacin del archivo o de la base de datos y seleccionar la tabla de base de datos que se desea definir.

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Para crear una tabla con el asistente 1. Abrir el Asistente de Definicin de Datos realizando una de las siguientes acciones: En el men Archivo, seleccionar Nuevo Tabla. En el men Datos, seleccione una de las siguientes opciones : Datos externos, Definicin externa o Servidor. Cree un nuevo proyecto ACL, luego haga clic en Nuevo en el cuadro de dilogo Seleccionar tabla.

ACL mostrar la ventana Asistente de Definicin de Datos. 2. Avance por las pantallas del asistente y brinde la informacin necesaria.

El Asistente de Definicin de Datos se adapta al tipo de datos que est definiendo el usuario y omitir determinados pasos cuando sea adecuado hacerlo. Aplicacin: Crear un proyecto denominado Curso ACL, importar los datos del archivo denominado PAYMAST

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La vista de ACL es la siguiente:

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Formato de la tabla La ficha opciones de formato de tabla permiten editar la informacin acerca de los datos de origen y llevar a cabo otras tareas con el formato de la tabla. Para ver la descripcin de todos los campos del archivo ir a Edicin/Formato de tabla. La vista es la siguiente:

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Curso entrenamiento ACL Descripcin de los iconos ms utilizados

Crear un nuevo proyecto Abrir un proyecto existente Cerrar el proyecto ya existente

Editar filtros

Editar el formato de la tabla

Agregar, modificar y eliminar columnas

Totalizar

Estadsticas

Unir tablas

Antigedad Clasificar

Exportar

Resumir

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Manipular datos utilizando expresiones Las expresiones permiten hacer preguntas sobre los datos. Se utilizan principalmente para crear filtros y campos computados. Las expresiones realizan clculos, especifican condiciones lgicas para una prueba o crean valores que no existen en una tabla. En ACL, se pueden crear expresiones utilizando el Generador de expresiones. Una expresin puede ser una combinacin de campos de datos, funciones, constantes, variables y operadores. Las expresiones varan desde una construccin simple, como QUANTITY * COST hasta las ms complejas, como SUBSTRING(UPPER(Nombre);1;3) + STRING(Salario;5). Un filtro es una expresin lgica que le permite seleccionar el tipo de datos que desea ver y con los que desea trabajar. Existen cuatro tipos de expresiones: de caracteres, numricas, lgicas y de fecha. Por ejemplo, AMT+1 es una expresin numrica, mientras que AMT>1 es una expresin lgica. Slo ciertos tipos de expresiones pueden ser vlidos, dependiendo del punto donde comienza el Generador de expresiones. Por ejemplo, al generar un filtro slo las expresiones lgicas son vlidas. Expresiones de caracteres Cuando se desea especificar campos de caracteres, se puede hacer doble clic en el nombre del campo en la lista Campos disponibles, o ingresar el nombre del campo utilizando el teclado. Los nombres de los campos deben deletrearse exactamente como aparecen en la lista Campos disponibles. Las constantes de caracteres deben ir entre comillas dobles o simples. Por ejemplo, PRODCLS="05". Expresiones numricas Los valores numricos se restringen al signo menos cuando se aplica, a una coma decimal y a los dgitos que forman el nmero. Por ejemplo, -234,56. Expresiones lgicas Las constantes lgicas verdadero o falso, se ingresan en letras maysculas o minsculas. No es necesario utilizar una puntuacin especial. Expresiones de fecha Puede especificar constantes de fecha haciendo clic en Fecha en el teclado numrico de expresiones. Aqu aparecer el selector de fechas, un calendario interactivo que facilita la especificacin de fechas con la sintaxis correcta. Tambin se puede ingresar fechas usando el teclado. Las constantes de fecha deben ingresarse con el formato AAMMDD o AAAAMMDD delimitadas con comillas invertidas (el caracter ` ). Por ejemplo, `20001231`.

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Utilizar operadores en expresiones ACL ofrece un nmero de operadores que pueden ser seleccionados para generar una expresin. Los operadores de precedencias iguales se evalan de izquierda a derecha. Los operadores pueden ser cualquiera de los siguientes smbolos, en orden de precedencia decreciente: Operador () ^ */+ +> < = >= <= <> NOT AND o & OR o | Descripcin Llamadas de funcin y parntesis Menos unario (como en -14) Exponenciacin Concatenacin de caracteres de multiplicacin, divisin y suma Sumar y restar Mayor que Menor que Igual a Mayor o igual que Menor o igual que No igual NO lgico Y lgico O lgico

Utilice el Generador de expresiones para crear o editar expresiones ad hoc, filtros, variables y campos computados simples. Para colocar elementos en el cuadro de texto Expresin seleccione campos, funciones y variables de las listas, y operadores del teclado numrico de operadores. Si trabaja con tablas relacionadas, puede hacer clic en la lista desplegable De tabla para seleccionar la tabla relacionada. Despus de construir una expresin, puede comprobar su validez haciendo clic en Verificar. Puede guardar la expresin escribiendo un nombre en el cuadro de texto Guardar como y haciendo clic en Aceptar. Para crear una expresin en el Generador de expresiones 1. Abra el Generador de expresiones procediendo de la siguiente manera: En el cuadro de dilogo haga clic en Si o en Expr. Haga clic en el botn Editar el filtro de vista en la vista. Seleccione Edicin en la barra de mens, elija Variables y haga clic en Nuevo. Seleccione Edicin en la barra de mens, elija Filtros y haga clic en Nuevo. Seleccione Edicin en la barra de mens, elija Formato de tabla y haga clic en Agregar un nuevo filtro de datos.

El mtodo utilizado para mostrar el Generador de expresiones determina el tipo de expresin que puede construirse. Crear la expresin seleccionando elementos de los diferentes cuadros de listas, haciendo clic en los operadores e ingresando los valores que sean necesarios. Haga doble clic en un elemento de la lista para seleccionarlo.

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Haga clic en Verificar para comprobar la validez de la expresin que ingres. Aparecer un mensaje que le indicar si la expresin es vlida para su uso con ACL. Si se trata de una expresin que desea volver a utilizar, ingrese un nombre en el cuadro de texto Guardar como. Esto resulta de especial utilidad para evitar la reconstruccin de expresiones complejas. Las expresiones sin nombre no se guardan. Haga clic en Aceptar para crear la expresin y cerrar el Generador de expresiones. El nombre de su expresin se copia en el cuadro de texto desde donde se accedi al Generador de expresiones. Si no le asign un nombre a la expresin, se copiar la expresin completa.

La pantalla del generador de expresiones es la siguiente:

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Calcular estadsticas descriptivas en campos numricos El comando Estadsticas se utiliza para obtener un panorama de la tabla antes del procesamiento detallado. Puede resaltar rpidamente las irregularidades de la tabla, lo que puede establecer una direccin para sus enfoques o anlisis subsiguientes. El comando Estadsticas brinda la siguiente informacin para los campos numricos: Recuentos de registros, totales de campo y valor de campo promedio para valores de campo positivo (dbitos), valores de campo cero, valores de campo negativo (crditos), todos los registros en la tabla Valor absoluto Intervalo (la diferencia entre los valores mnimo y mximo) Desviacin estndar de los campos Valores ms altos de los campos Valores ms bajos de los campos

Adems de mostrar la informacin estadstica descrita anteriormente, ACL almacena una cantidad de valores en variables especiales. Para utilizar el comando Estadsticas Seleccione Analizar Estadstico Estadsticas para ver el cuadro de dilogo Estadsticas. Aplicacin: Si seleccionamos las estadsticas del campo Salary obtendremos:

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Curso entrenamiento ACL En este caso se seleccionaron los cinco ms altos y bajos, este nmero es definido de acuerdo a los requerimientos particulares de la prueba.

Uso de Filtros Para crear un filtro de datos ACL muestra una nueva condicin de filtro y ajusta la visualizacin de los datos. Puede continuar agregando condiciones de filtro hasta que en el rea de visualizacin de datos aparezan slo los datos que usted desea. Cuando termine de definir las condiciones de filtro , haga clic en Aceptar entrada para aceptar el filtro . ACL muestra el cuadro de dilogo Guardar filtro como. Ingrese un nombre para el nuevo filtro , por ejemplo, registro de detalles. Si el nombre del filtro ya existe, ACL muestra un mensaje y no le permite sobrescribirlo. Haga clic en Aceptar para guardar el filtro . ACL le pregunta "Desea mantener este filtro activo?" Puede cambiar o eliminar el filtro de datos haciendo clic en la lista desplegable Campos/ filtro y eligiendo otro filtro de datos, o eligiendo Todos los campos para mostrar todos los tipos de registro. Dado que el filtro Registros de detalles est activo, los datos filtrados son condicionales en ese filtro. Al definir campos, el nombre del filtro de datos activo aparecer en el cuadro de texto de la condicin Si en la pantalla Definicin del campo de datos. Aplicacin: Supongamos que queremos trabajar solo con los empleados contratados a partir del ao 1997, para esto es necesario que creemos un filtro para lo cual iremos al men Edicin/filtros/nuevo

seleccionaremos el botn nuevo y aparecer el creador del expresiones. Aqu ingresaremos la condiciones que deben cumplir los registros para ser incluidos en el filtro de acuerdo a lo siguiente:

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En la pantalla aparecer que el archivo total PYMAST esta filtrado, y aparecer el nombre del filtro

El icono

elimina el fltro de la vista y

es el icono con el cual puedo crear un filtro.

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Extraer datos de la tabla activa Utilice en comando extraer para extraer los registros o campos seleccionados de la tabla actual y copiarlos a una tabla diferente. Existen varias razones para utilizar el comando Extraer para crear un subconjunto de una tabla original. Por ejemplo, puede utilizar el comando Extraer antes de ordenar la tabla a fin de reducir el tamao y tiempo de procesamiento. Tambin puede utilizar Extraer con filtros para aislar elementos inusuales en una tabla separada para un anlisis posterior. Puede extraer registros completos de la tabla, incluyendo cualquier dato almacenado en ubicaciones no definidas en el formato de la tabla. Las definiciones de campo en la tabla de destino son idnticas a las de la tabla de origen, incluyendo las definiciones de campo computado. Tambin se puede extraer campos especficos de un registro. Al seleccionar esta opcin, ACL genera automticamente definiciones de campo para la tabla de destino. Los campos computados que se incluyen en la lista de campos se analizan antes de la extraccin para que formen parte del formato de tabla de la tabla de destino. El tipo de datos ser lgico, de fecha, ASCII o ACL en lugar de computado. Esta tabla tendr una longitud de registro fija.

Para utilizar el comando Extraer seleccione Datos de la barra de mens y elija Extraer datos para mostrar el cuadro de dilogo Extraer.
Si su tabla contiene una gran cantidad de registros, resulta ms rpido y til guardar los resultados del comando en un archivo en lugar de mostrarlos en pantalla. Aplicacin Supongamos que quiero una tabla solo con los trabajadores del departamento ms grande de la empresa. Para esto extraigo todos aquellos registros relacionados con el departamento A. Ir al men Datos/Extraer en el botn si se debe agregar la condicin que deben cumplir los registros para ser extrados , de acuerdo a lo siguiente:

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En el botn

damos el nombre a la tabla de salida

Con esto se crear una nueva tabla, la cual podremos visualizar en el panorama de acuerdo al siguiente detalle:

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Clasificar registros por campo de caracteres Utilice el comando Clasificar para contar el nmero de registros relacionados con cada valor nico de un campo de caracteres y para subtotalizar los campos numricos especificados para cada uno de estos valores nicos. La cantidad de registros para cada valor se muestra en un campo generado por ACL, denominado COUNT. El lmite de la cantidad de totales depende de la memoria RAM disponible en el computador, pero por lo general es de 50.000 o ms. El comando Clasificar trabaja con datos no ordenados y resulta particularmente til para realizar exploraciones rpidas de datos y resumir. Puede utilizar el comando Clasificar en una amplia gama de circunstancias. Por ejemplo, el comando Clasificar puede generar rpidamente balance de comprobacin de saldos a partir de las transacciones del libro mayor que no han sido ordenadas. Clasificar tambin evita la necesidad de realizar las operaciones ordenar y resumir por separado. Seleccione Analiza de la barra de mens y elija Clasificar para visualizar el cuadro de dilogo Clasificar. Puede utilizar el comando Clasificar para determinar qu productos se venden ms y cules son potencialmente obsoletos, para determinar el grado de concentracin de un auxiliar de deudores por

ventas, entre otros

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Aplicacin: En la tabla denominada PAYMAST. Las pruebas a realizar sern las siguientes: Cuantos empleados tiene la empresa por cada categora de cargo? podemos identificar cuanto es el salario por cada departamento y cuantas personas trabajan en cada uno?cual es el departamento con mayor costo por salario?cuantos trabajadores tiene la empresa? Si queremos responder a la primera interrogante debemos clasificar sobre el campo grado, dado que este indica el cdigo asociado a un cargo especifico, sin embargo para poder clasificar sobre este es necesario que sea un campo de carcter. He aqu un problema dado que el campo es numrico como podemos observar en el siguiente cuadro:

Para cambiar esto podemos ir al men edicin/formato de tabla, hacer doble clic sobre el nombre del campo y cambiar el tipo a carcter como se muestra a continuacin:

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Una vez solucionado esto podemos ir al men analizar/clasificar, el botn A se refiere al criterio que puedo seleccionar para presentar el resumen de la informacin, el botn B se refiere a los campos numricos que estn disponibles para realizar el subtotal.

Para la salida de informacin puedo seleccionar entre archivo, pantalla o impresin, como muestra el siguiente recuadro:

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Si solo selecciono la vista ser la siguiente:

El recuento indica el numero de registros que estn asociados a cada grado, en este caso el nmero de personas por tipo de cargo, el porcentaje de recuento indica que porcentaje de empleados del total de nomina que hay en cada grado. El porcentaje de campo indica el porcentaje respecto del salario por cada grado.

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Detectar el orden secuencial de los registros Se utiliza el comando Secuencia para determinar si los campos clave de la tabla activa estn en orden secuencial, y para detectar faltantes, duplicados o nmeros faltantes en la secuencia. El comando Secuencia a menudo se utiliza para buscar nmeros de documento duplicados o faltantes, como los nmeros de factura o de cheque. El comando secuencia se suele utilizar para determinar si una tabla se ha ordenado de manera adecuada. El comando Secuencia siempre verifica los campos clave seleccionados para determinar si se encuentran en orden secuencial y reporta los resultados. Puede especificar si desea comprobar si la secuencia se encuentra en orden ascendente o descendente. Los errores de secuencia slo se reportan hasta un lmite de errores especificado. Puede acceder a Duplicados y Faltantes como comandos separados en el men Analizar, o bien marcar las casillas de verificacin de los cuadros de dilogo Secuencia, Faltantes o Duplicados. Las pruebas de faltantes y duplicados se incluyen en Secuencia porque los datos deben estar correctamente ordenados para que puedan ejecutarse con precisin. Para hacer esto debe seleccionar la casilla de verificacin Preordenar o utilizar los comandos Ordenar o Indexar. El comando Secuencia siempre prueba los errores de ordenamiento de datos. Existen comandos independientes para Faltantes y Duplicados, pero son sinnimos para Secuencia y la sintaxis de sus comandos es similar. El comando Preordenar se encuentra disponible para los comandos Faltantes y Duplicados pero no para Secuencia. Para utilizar el comando Secuencia Seleccione Analizar en la barra de mens y elija Examinar secuencia para mostrar el cuadro de dilogo Secuencia. Si su tabla contiene una gran cantidad de registros, resulta ms rpido y til guardar los resultados del comando en un archivo en lugar de mostrarlos en pantalla. Aplicacin Verificar en el archivo PAYMAST que no existan nmeros de cuenta duplicados, como resultado obtenemos lo siguiente:

En forma adicional podemos pedir que como resultado de esta prueba se genere un archivo con mayor informacin como por ejemplo cdigo de empleado, nombre y numero de cuenta.

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El botn

se refiere al campo que quiero verificar que no est duplicado en este caso

BANKACC, el botn se refiere a que campos quiero que me muestre en caso de que encuentre un duplicado, esto siempre que en salida seleccione la vista de archivo, ya que puedo pedir que muestre los duplicados solo como pantalla.

Los resultados de la prueba si selecciono una salida de archivo sern

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Unir tablas El comando Unir se utiliza para combinar los campos de dos tablas en una tercera tabla. Por lo general el comando Unir se utiliza para comparar registros en una tabla de transaccin con los de una tabla maestra. Por ejemplo, puede comparar los datos de una factura en una tabla de cuentas por cobrar con los datos de una tabla maestra de cliente, o puede comparar el contenido de dos tablas. Cuando se une una tabla de transaccin y una tabla maestra, por lo general la tabla de transaccin es la tabla primaria y la tabla maestra es la tabla secundaria. Se deben identificar cuidadosamente las tablas primarias y secundarias porque los resultados difieren si se invierten las tablas, dependiendo del tipo de unin. Las tablas que van a unirse deben pertenecer al mismo proyecto ACL. Si algunos campos de las tablas primarias y secundarias tienen el mismo nombre, Unir asignar automticamente un nuevo nombre al campo secundario en la tabla de salida. Por ejemplo, si ambas tablas contienen un campo Cantidad, Unir intenta denominar el campo secundario Cantidad2, Cantidad3 y as sucesivamente, hasta que encuentre un nombre que no entre en conflicto con ningn nombre de campo en la tabla de salida. Para utilizar el comando Unir seleccione Datos en la barra de mens y seleccione Unir tablas para mostrar el cuadro de dilogo Unir. La Tabla primaria le permite elegir las claves primarias y los campos o expresiones de la tabla primaria que deben incluirse en la tabla de salida. La Tabla secundaria permite elegir la tabla secundaria y los campos clave o expresiones que deben utilizarse, adems de los campos o expresiones de la tabla secundaria que deben incluirse en la tabla de salida. El comando Unir requiere que se ordene la tabla secundaria en una secuencia ascendente en los campos de caracteres clave. Si el archivo secundario todava no se ha ordenado, seleccione la casilla de verificacin Preordenar la tabla secundaria en el cuadro de dilogo Unir. Aunque no es obligatorio, es recomendable que se ordene la tabla primaria en los campos clave. Para hacer esto seleccione la casilla de verificacin Preordenar la tabla primaria en el cuadro de dilogo Unir. Como alternativa, puede indexar la tabla primaria en lugar de ordenarla. Se puede utilizar Unir con una tabla primaria no ordenada; sin embargo, para uniones muy extensas, esto aumentara mucho ms el tiempo de procesamiento. Si la tabla primaria est parcialmente ordenada segn el campo clave, por ejemplo, cuando se ordena una tabla por un cdigo de cuenta para determinados meses, el tiempo de procesamiento aumentar pero no demasiado. Los campos clave deben ser campos de caracteres. Su longitud debe ser la misma tanto en las tablas primarias como en las secundarias. Si los campos no son idnticos, se pueden utilizar varias funciones de ACL, como STRING( ) y SUBSTRING( ), para convertir campos de un tipo de datos en otro y para modificar sus estructuras; de este modo, podrn ser utilizados como campos clave.

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Seleccionar el tipo de unin adecuada El comando Unir consta de cinco tipos de unin, basados en las comparaciones de campos clave. La opcin de salida que se elija determinar los registros que se incluirn en la tabla de salida. Tipo de unin Registros principales con correspondencia Registros principales con correspondencia: Incluir todos los principales Registros principales con correspondencia: Incluir todos los secundarios Registros principales con correspondencia: Incluir todos los principales Incluir todos los secundarios Registros principales sin correspondencia Registros con correspondencia de muchos a muchos Primarios coincidentes X Secundarios coincidentes X Primarios no coincidentes Secundarios no coincidentes

Registros principales con correspondencia Crea una tabla de salida de campos seleccionados de las tablas primarias y secundarias para registros de la tabla primaria con coincidencias de campos clave en la tabla secundaria. Si existe ms de una coincidencia de campo clave en la tabla secundaria, ACL utiliza el primer registro coincidente que encuentre. Si no se encuentra ningn registro coincidente, no se produce ningn registro de salida. Registros principales con correspondencia: todos los principales Crea una tabla de salida de campos seleccionados de las tablas principales y secundarias para todos los registros de la tabla primaria, incluyendo aquellos que no tienen coincidencias en la tabla secundaria. Los campos de los registros sin ninguna coincidencia en la tabla secundaria se completan con espacios en blanco o nulos, segn el tipo de datos. Se ignoran todos los registros no coincidentes de la tabla secundaria.

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Registros principales con correspondencia: todos los secundarios Crea una tabla de salida de campos seleccionados de las tablas primarias y secundarias para todos los registros de la tabla secundaria, incluyendo aquellos que no tienen coincidencias en la tabla primaria. Los campos de los registros sin ninguna coincidencia en la tabla primaria se completan con espacios en blanco o nulos, segn el tipo de datos. Se ignoran todos los registros no coincidentes de la tabla primaria. Registros principales con correspondencia: todos los principales y todos los secundarios Crea una tabla de salida de los campos seleccionados para todos los registros tanto de tablas primarias como secundarias, ya sea que los registros tengan o no coincidencias. Los campos para los registros sin correspondencia de cualquier tabla y los duplicados de la tabla secundaria aparecen con espacios en blanco o nulos, segn el tipo de datos. Registros principales sin correspondencia Crea una tabla de salida de todos los registros de la tabla primaria que no tienen coincidencias con la tabla secundaria. La tabla de salida incluye campos primarios nicamente porque no existe informacin secundaria si los registros no tienen coincidencias.

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Aplicacin: Supongamos que tenemos que la nomina de sueldos de dos meses y queremos realizar una comparacin entre estos , para esto podemos construir una nueva tabla con datos de los sueldos de julio y agosto. Para esto importar a ACL los archivos PAYAUG y PAYJUL. Utilizaremos como tabla primaria el mes de julio. La clave primaria ser el cdigo del empleado EMPNO. Los campos primarios se refiere a qu campos quiero incluir en la nueva tabla que estoy creando

La tabla secundaria ser los sueldos del mes de agosto, de acuerdo al siguiente detalle:

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En este caso estoy pidiendo que incluya todos los registros principales y tambin los secundarios. Con lo cual los resultados sern los siguientes:

Como se puede observar la nueva tabla creada a partir del listado de sueldos de julio y agosto presenta los datos ordenas de acuerdo a cual fue asignada como primaria, en este caso comienza con los datos del mes de julio. Debido que se pidi que se incluyeran todos los registros lo resaltado muestra a un empleado (cdigo 2398) que esta incluido en la nomina del mes de julio pero no en la del mes de a agosto. Es importante verificar antes de realizar la unin que la clave de unin sea nica y no se repita, esto debido a que traer el primer registro que encuentre. Esto se puede observar en la nueva tabla destacado con rojo mas abajo:

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Exportar datos a otra aplicacin Utilice el comando Exportar para exportar los archivos en un formato que pueda ser ledo por otro paquete. Crear archivos para utilizar en: Bases de datos Programas de presentacin de grficos Programas de hojas de clculo Procesadores de texto

Exportar le permite convertir datos en varios formatos: Texto delimitado por comas dBASE III PLUS Lotus 1-2-3 Microsoft Access 2000 Microsoft Excel Archivos combinados de Microsoft Word Texto plano Portapapeles de Windows para pegar en de otras aplicaciones de Windows Archivos combinados de WordPerfect 4.1 o WordPerfect 6.0 XML

Exportar se utiliza normalmente como ltimo paso en la creacin de archivos combinados. Para utilizar el comando Exportar Seleccione Datos de la barra de mens y seleccione Exportar a otra aplicacin para mostrar el cuadro de dilogo Exportar. Exportar ofrece dos modos para exportar sus datos: desde campos seleccionados o desde la vista. Seleccione la opcin ms adecuada para sus necesidades. Para exportar datos como archivos de Microsoft Excel o Access se puede utilizar el comando Exportar para crear archivos de Microsoft Excel o bases de datos de Microsoft Access. El comando Exportar mantiene el tipo y formato de sus campos, siempre que se especifiquen durante el proceso de definicin de datos. ACL no requiere que tenga Excel o Access instalados en su computadora para poder exportar archivos en estos formatos. Puede elegir exportar sus datos, ya sea en Excel 1.2.1 o en otro formato de Excel. En el men desplegable Exportar como, "Excel" indica la versin ms reciente de Excel compatible con ACL.

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Aplicacin: Exportar a excel solo los empleados contratados a partir del ao 1997 de la tabla PAYMAST. Primero debo extraer de la tabla PAYMAST los registros que cumplan con la condicin sealada, una vez que tengo la nueva tabla selecciono el men Datos/Extraer y aparecer la siguiente pantalla:

A Se refiere a los campos que estn disponibles para ser exportados, se puede seleccionar todos, o solo algunos en particular. B Se refiere al formato del archivo de salida que quiero crear C En el botn (En) doy el nombre y el lugar donde quiero grabar el nuevo archivo creado, sino especifico el lugar donde lo voy a grabar por defecto quedara almacenado en la carpeta donde guarde el proyecto con el cual estoy trabajando

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Generar resmenes de antigedad Utilice el comando Antigedad para generar resmenes de antigedad de los datos. Los ejemplos incluyen la evaluacin de tendencias de ventas, la observacin de volmenes de transacciones y la clasificacin de facturas por el nmero de das vencidos desde una fecha en particular. A no ser que especifique una fecha de corte, la antigedad se basa en los datos actuales del sistema. Puede especificar puntos de partida, tales como, 0, 90, 120 y as sucesivamente para cada perodo de antigedad, o puede aceptar las definiciones predeterminadas de 0, 30, 60, 90, 120 y 10.000 das. Para utilizar el comando Antigedad seleccione Analizar en la barra de mens y elija Antigedad para mostrar el cuadro de dilogo Antigedad. Aplicacin Importar la tabla Clientes.XLS. La fecha de corte para la evaluacin de la antigedad es 30 de junio de 2005. La pantalla es la siguiente:

A Antigedad en... Permite seleccionar el campo de fecha o la expresin que se clasificar por antigedad. Seleccione el campo de la lista desplegable Antigedad en o haga clic en Actividad en para mostrar el cuadro de dilogo Campos seleccionados donde puede seleccionar un campo de la lista Campos disponibles. (solo campos de fecha).

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B Campos de subtotales... Permite seleccionar los campos numricos que se subtotalizarn. Seleccione los campos de la vista de lista Campos de subtotales o haga clic en Campos de subtotales para mostrar el cuadro de dilogo Campos seleccionados. Luego puede seleccionar campos de la vista de lista de Campos disponibles.

C Fecha de corte Permite especificar la fecha con la que se comparan las fechas del campo Antigedad en. Puede usar el calendario interno del cuadro de dilogo Antigedad para seleccionar una fecha. La fecha de corte predeterminada es la fecha actual del sistema. D Perodos de expiracin Permite especificar el inicio de cada perodo de expiracin. La ltima entrada representa el final del perodo de cierre. Ingrese los valores por lnea en el cuadro de texto Perodos de expiracin. Utilice 10.000 das para aislar elementos con fechas invlidas. Las definiciones predeterminadas son 0, 30, 60, 90, 120, 10.000 das. Estos valores predeterminados se definen en el cuadro de dilogo Opciones. Ficha Salida Para especificar opciones de salida, haga clic en la ficha salida en cualquier cuadro de dilogo de comando. Las opciones de salida no se aplican los comandos que aparecen en gris. ACL guarda su configuracin de salida slo durante la sesin. Cuando reinicia ACL, la opcin de salida de ese comando ser la configuracin predeterminada.

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El resultado de esta prueba es el siguiente:

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Seleccionar un tipo de muestreo Al seleccionar el tipo de muestreo, determina el mtodo especfico que se utilizar para extraer la muestra. El comando Muestreo soporta los tres mtodos bsicos presentados a continuacin: Muestreo de intervalo fijo En un muestreo de intervalo debe especificar un valor del intervalo y un nmero e inicio aleatorio. Si especifica un inicio aleatorio de 611 y un intervalo de 900, ACL selecciona el elemento 611 y todo los elemento 900 a partir de ste. Dado que un elemento generalmente es un registro o un dlar, el elemento nmero 611 puede ser el registro nmero 611 o el dlar nmero 611 de la poblacin. Al aplicar el mtodo de intervalo fijo a un MUS selecciona dlares individuales de la poblacin. Sin embargo, un elemento de mil dlares contiene 1.000 dlares individuales y un elemento de un milln de dlares contiene 1.000.000 dlares individuales y se puede seleccionar cualquiera de ellos. Despus que se selecciona el dlar individual, se extrae el registro que contiene este dlar. Muestreo de celda En un muestreo de celda, la poblacin se descompone en grupos del tamao del intervalo. De cada grupo de selecciona un elemento aleatorio. ACL genera automticamente los nmeros aleatorios necesarios basndose en la semilla aleatoria que especifica. Cuando aplica el muestreo de celdas a un MUS, es posible que un mismo registro se seleccione dos veces. Esto puede ocurrir si un registro de encuentra en el lmite de dos intervalos. El nmero aleatorio generado para el primer intervalo es alto y el generado para el segundo intervalo es bajo. Segn la naturaleza de las transacciones, seleccionar el mismo elemento dos veces puede dar como resultado un submuestreo. Muestreo aleatorio En los muestreos aleatorios debe especificar un valor se semilla aleatorio, el tamao de la poblacin y la cantidad de selecciones necesarias. ACL genera la cantidad requerida de nmeros aleatorios entre uno y la poblacin especificada basndose en la semilla aleatoria, luego realice elecciones utilizando los nmeros aleatorios. Si marca la casilla de verificacin Sin repeticiones para limitar las extracciones sucesivas, un muestreo aleatorio puede producir menos selecciones de las que solicit. En un MUS, si dos de los nmeros aleatorios generados son cercanos, es posible que formen parte del mismo registro. En este caso, ACL no selecciona otro elemento. Al llevar a cabo un muestreo aleatorio, puede solicitar que se extraiga en orden de seleccin de los elementos. Esto resulta de utilidad cuando se realizan sobremuestreos. Puede solicitar el orden de seleccin solamente cuando realiza un muestreo aleatorio y selecciona la salida de campos, no del registro completo. o En el rea Tipo de muestra del cuadro de dilogo Muestra, seleccione Registro. En el rea Parmetros de muestra, seleccione Aleatorios e ingrese las cantidades de los campos Tamao, Semilla y Poblacin (sobremuestreo). En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del archivo de salida. Haga clic en Ms. En el rea de Salida de la ficha Ms, seleccione Campos y luego seleccione los campos que desea en su archivo de salida. La casilla de verificacin Reportar orden de seleccin slo estar disponible si su opcin de salida es Campos. Para obtener el nmero de orden

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de seleccin de los elementos muestreados, marque la casilla de verificacin Reportar orden de seleccin. Haga clic en Aceptar. La vista de su tabla de salida contiene un campo intitulado ORDER como ltima columna de la derecha. Esta columna muestra el orden de los registros seleccionados. Luego podr seleccionar la primera cantidad x de elementos y, si fuera necesario, regresar y seleccionar la siguiente cantidad x de elementos. Para facilitar el uso, puede ordenar o indexar el archivo de salida por la columna ORDER para ver el orden de seleccin.

Aplicacin Del archivo Clientes.xls seleccione en forma aleatoria una muestra de 3 clientes. Si observamos el archivo Clientes.xls se trata de un auxiliar de cuentas por cobrar, en donde el nombre y cdigo de cliente se repiten varias veces por lo cual es necesario sumarizar por cliente o cdigo, para esto ejecutar del men analizar / resumir, segn se muestra a continuacin:

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El resultado de esto ser el siguiente:

Al observar el resumen por cliente podemos observar que existe un cliente que no tiene nombre y cuyo saldo es acreedor, este caso debera ser excluido y analizado en forma separada antes de extraer la muestra. Para esto extraer de la tabla todos aquellos clientes con saldo deudor. Una vez realizado esto se puede extraer la muestra. Ir al men Muestreo segn se indica a continuacin

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El detalle de la muestra es el siguiente:

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