Código de

Conducta
Revisado 30 de junio de 2008
Elaborado 30 de junio de 2007
En vigencia a partir de septiembre de 2007
Contenido
Mensaje de Nuestro Presidente 3

1. La Base de Nuestra Cultura Corporativa 4

2. Nuestro Compromiso: Actuar Correctamente 8

Cómo utilizar el Código 8
Aplicación del Código 8
Cómo reportar una posible violación al Código 9
Investigación de una posible violación al Código 10
Orientación sobre el Código 10
Prohibición de represalias 11
Consecuencias de infracciones al Código 11
Excepciones al Código 11
El Código no crea derechos 11

3. Compromiso con los Accionistas 12

Integridad financiera y cumplimiento de leyes aplicables 12
Protección y uso adecuado de los recursos de Promigas y sus empresas relacionadas 13
Recursos de computación y comunicación 14
Información confidencial y de su propiedad 16
Conflictos de interés 18
Oportunidades corporativas 21
Prohibición de comercializar y revelar información confidencial
de Promigas y sus empresas relacionadas 22
Retención de documentos y registros 23

4. Compromiso de Responsabilidad Corporativa y Social 24

Respeto mutuo 24
Privacidad 24
Declaraciones y comunicaciones públicas 25
Igualdad de oportunidad de empleo y no discriminación 25
Seguridad, salud y ambiente 26
Acoso 28
Leyes, reglamentos y regulaciones 29
Interacción con el gobierno 29
Cumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero 30
Derechos humanos y asuntos corporativos 31

5. Compromiso con los Clientes y el Mercado 32

Negociaciones justas 32
Antimonopolio 32
Cumplimiento, administración y capacitación 33

6. Formato de Aceptación 35
 Código de
Cónducta

Revisado 30 de junio de 2008

Elaborado 30 de junio de 2007
En vigencia a partir de septiembre de 2007
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Código de Conducta

Mensaje
de nuestro
Presidente

Apreciados colaboradores:

Tengo el agrado de presentarles el Código de Conducta de Promigas S.A. E.S.P.

Nuestra misión es desarrollar una gestión con excelencia y responsabilidad, utilizando tecnologías avanzadas
que garanticen óptimos niveles de calidad en los productos y servicios que ofrecemos a nuestros clientes.
Nos interesamos por el beneficio de la comunidad y la conservación del medio ambiente.

Creemos en nuestra gente como factor esencial para el logro de los objetivos trazados. Por ello, propiciamos
su desarrollo integral y le brindamos un medio de trabajo estable, seguro y con oportunidades de realización
personal y profesional.

La acertada administración de los recursos económicos y la identificación de oportunidades de inversión

nos permiten obtener niveles de rentabilidad en beneficio de nuestros accionistas y asegurar la permanencia
y el crecimiento sostenido de Promigas en el tiempo.

La Presidencia de Promigas tiene el compromiso de proveer a todos los integrantes del equipo humano
los recursos necesarios para incorporar el contenido del Código a sus actividades diarias. Es obligatorio
que todos lean el Código, participen en la capacitación y firmen el Formato de Aceptación. Es igualmente
importante que actúen responsablemente haciendo preguntas cuando tengan cualquier razón para creer
que el Código no se está cumpliendo, para lo cual en la página 10 de este documento se presenta la
dirección electrónica del Gerente de Cumplimiento de Promigas, a quien usted podrá contactar cuando
le surjan dudas o preguntas en relación con el Código.

Antonio Celia Martínez-Aparicio

Presidente
Todos los derechos reservados. Ninguna reproducción, copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin un permiso escrito. Promigas S.A. E.S.P.
Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente si un consentimiento escrito o de acuerdo
con las leyes que regulan los derechos de autor o copyright en Colombia, las cuales son: Artículo 61 de la Constitución Política de Colombia;
Decisión Andina 351 de 1993; Código Civil, Artículo 671; Ley 23 de 1982; Ley 44 de 1993; Ley 599 de 2000 (Código Penal Colombiano),
Título VIII; Ley 603 de 2000; Decreto 1360 de 1989; Decreto 460 de 1995; Decreto 162 de 1996.

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 Código de Conducta

1. La base
de nuestra
cultura En Promigas la práctica de este valor nos compromete a:

corporativa
•∑ Ser sinceros en nuestros sentimientos, pensamientos, actos, y en nuestros diferentes roles: como miembros
de la sociedad, de la familia, en el círculo de amigos y como funcionarios de Promigas.
•∑ Hablar siempre con la verdad. No inventar, ni exagerar cosas sobre sí mismos, sobre los demás, ni sobre las
Nuestra cultura corporativa está centrada en valores, que todos y cada uno de los integrantes de la organización situaciones laborales o de la vida cotidiana.
vivimos a plenitud y ponemos en práctica en todas las situaciones de nuestra cotidianidad laboral y personal, con •∑ Mantener siempre una conducta consecuente con los principios éticos y morales.
la convicción de ser más productivos, crecer individualmente y promover un ambiente de lealtad y solidaridad. Los •∑ Tener especial cuidado con el manejo de los bienes económicos y materiales que nos asignan. Ejemplo: no
siguientes son nuestros valores corporativos: buscar quedarnos con una parte del dinero que manejamos, alterando las cuentas, inventando gastos o
argumentando extravíos.
•∑ No tomar ni utilizar los bienes ajenos sin la aprobación del propietario, aunque exista mucha confianza.
Respeto •∑ Ser fieles a nuestras promesas y compromisos por pequeños que puedan parecer. Cumplir con los compromisos
y obligaciones al pie de la letra, sin engaños o retrasos voluntarios.
En nuestras relaciones tratamos a los demás como nos gustaría ser tratados. Promovemos la equidad y la tolerancia •∑ Guardar discreción y seriedad ante las confidencias personales y secretos profesionales.
en beneficio de todos. •∑ Aceptar serenamente los errores y fallas que hemos cometido, así como sus consecuencias; rectifiquemos,
y si es necesario, ofrezcamos disculpas.
En Promigas la práctica de este valor nos compromete a: •∑ Evitar críticas negativas a las normas de la organización, con personas ajenas y con poco conocimiento de
las circunstancias. En caso de observaciones a las mismas, debemos dirigirnos a nuestro jefe inmediato o al
•∑ Tratar a los demás como nos gustaría ser tratados. directivo correspondiente.
•∑ Ser puntuales, es decir, estar a tiempo para cumplir nuestras obligaciones. Ejemplo: llegar al trabajo en los •∑ Utilizar con mesura y ponderación los elementos de trabajo que están bajo nuestra responsabilidad.
horarios establecidos. •∑ Estar conscientes de que la coherencia hasta cierto punto es flexible. Por una parte es aprender a callar y
•∑ Cumplir los compromisos que asumimos. ceder en las cosas sin importancia; pero en circunstancias en las que el prestigio y la seguridad de las personas,
•∑ Aceptar que las personas podemos tener diferencias de ideas y posturas respecto de algún tema, o de la vida la unidad familiar o la estabilidad social están en juego, se tiene la obligación de enfrentar la situación para
misma. evitar un daño a los derechos de los demás.
•∑ Escuchar con atención las ideas de las personas. •∑ Mantener nuestras actitudes y comportamientos en todo lugar, circunstancia y frente a cualquier persona, a
•∑ Emplear un vocabulario adecuado. fin de que siempre se conserve la misma imagen y opinión sobre nosotros.
•∑ Ser amables y cordiales en el trato con los demás. •∑ Ser prudentes para elegir amistades, lugares y eventos. Así no tendremos que comportarnos en forma contraria
•∑ Respetar el tiempo de los demás. a nuestros principios.
•∑ Evitar la crítica, la murmuración y el rumor. •∑ Evitar cumplir con nuestras obligaciones a medias, aunque sea lo más fácil y nadie se percate de ello por el
•∑ Valorar a las personas. momento.
•∑ Evitar discusiones y enfrentamientos por cosas sin importancia. Si hay algo que defender o aclarar, no perdamos
la cordura, serenidad, cortesía y comprensión.
Integridad

Somos honestos y coherentes en nuestras actuaciones y demandamos lo mismo de las personas y entidades con Excelencia
quienes interactuamos.
Estamos comprometidos con el mejoramiento y el crecimiento de nuestra gente y de nuestra organización.
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En Promigas la práctica de este valor nos compromete a: Liderazgo

•∑ Autosuperarnos permanentemente mediante el aprovechamiento de los recursos disponibles y de las Impulsamos el desarrollo de líderes integrales, capaces de transformar el presente y hacer realidad nuestra visión.
oportunidades de aprendizaje.
•∑ Entregar lo máximo de nuestras capacidades personales e intelectuales. En Promigas la práctica de este valor nos compromete a:
•∑ Mejorar continuamente como seres integrales: a nivel personal, profesional, social, espiritual y familiar.
•∑ Buscar los medios para ser más profesionales y competentes, para hacer nuestro trabajo con mayor agilidad •∑ Considerar que primero están los demás y evitar convertirse en el centro de atención, por tanto, jamás pensar
y calidad. en su beneficio personal.
•∑ Afrontar las responsabilidades con compromiso. •∑ Preocuparse por las personas, procurar estar pendiente del bienestar personal, moral y espiritual de cada uno
•∑ Fijar metas que nos lleven a superar y mejorar cada día. de quienes lo rodean.
•∑ Mantener el mismo amor y entusiasmo por todas las cosas que realizamos. •∑ Tener siempre en cuenta las opiniones y el sentir de quienes lo rodean; de esta manera, contar en todo momento
•∑ Ofrecer productos y servicios de óptima calidad y exigir lo mismo de nuestros proveedores y contratistas. con una respuesta efectiva.
•∑ Plantearnos nuevos retos con grandeza de ánimo y dispuestos a enfrentar y resolver las dificultades para •∑ Dar gran importancia al trabajo en equipo, de ahí que siempre se ponga énfasis en la labor realizada por el
hacerlos realidad. grupo.
•∑ Enfrentar los cambios que se den en nuestro entorno como una oportunidad para lograr la excelencia. •∑ Enseñar a través del ejemplo.
•∑ Ser innovadores y creativos en cada una de las actividades propias y en las que desarrollamos con otras •∑ Capacitar y delegar para que cada persona pueda hacerse cargo de sus responsabilidades.
personas o dependencias. •∑ Compartir los objetivos de cada proceso y proyecto con las personas involucradas para incrementar en ellos
• Cumplir con las metas u objetivos propuestos. el sentido de pertenencia, participación y responsabilidad.
•∑ Transmitir a otros seguridad y confianza en lo que hacen.
•∑ Buscar sinergias en pos de un mismo objetivo.
Solidaridad •∑ Potencializar y desarrollar lo mejor de cada uno de los miembros de su equipo.

Promovemos la cooperación y el servicio y damos lo mejor de nosotros en procura del bien común. Estos principios deben orientar nuestras prácticas éticas y son la piedra angular de nuestro Código de Conducta
(el “Código”). El Código resume las prácticas legales, reglamentarias y comerciales que guían nuestras decisiones
En Promigas la práctica de este valor nos compromete a: y acciones.

•∑ Ayudar a nuestros compañeros de trabajo a desempeñar mejor su labor, con consejos, orientaciones, o
simplemente enseñándolos a hacer aquello que más se les dificulta.
•∑ Poner alegría y empeño por hacer el trabajo personal lo más perfectamente posible, pues ello garantiza el
progreso de la organización y por consiguiente el propio.
•∑ Pensar y actuar en favor de los demás, buscando aportar un beneficio a través de nuestra intervención
desinteresada; poniendo el bienestar de quienes nos rodean, por encima de los intereses personales.
•∑ Utilizar nuestros conocimientos, habilidades y experiencias para ayudar a los demás.
•∑ Participar activamente en los programas sociales que lidera Promigas.
•∑ Mantener un espíritu de colaboración con nuestros compañeros, jefes y demás integrantes de nuestro equipo
de trabajo y comunidad en general.
•∑ Apoyar a nuestros semejantes en las situaciones difíciles que deban afrontar en su vida.

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 Código de Conducta

2. Nuestro
compromiso:
Actuar Quienes estén cubiertos por el Código deben:
correctamente •∑ Familiarizarse con su contenido;

•∑ Participar en las sesiones de capacitación relacionadas con el mismo;

•∑ Reconocer la responsabilidad de manejar y conducir nuestras actividades comerciales diarias con integridad
Tenemos que hacer lo correcto de la manera correcta. Debemos tomar decisiones comerciales con máxima integridad y conforme a una conducta ética;
dentro de los requisitos de ley y regulaciones aplicables. El Código debe utilizarse como herramienta para ayudarnos
a tomar decisiones comerciales éticas, enfatizando nuestra cultura corporativa y los principios orientadores. •∑ Comprometerse a cumplirlo, mediante la confirmación en el Formato de Aceptación;

•∑ Actuar responsablemente reportando de buena fe cualquier preocupación o sospecha de violación del

Cómo utilizar el Código Código; y

El Código es un recurso que nos ayuda a actuar ética y responsablemente en nuestra actividad cotidiana. La •∑ Pedir asesoría u orientación en situaciones en las que se confronten asuntos de ética que den lugar a preguntas
intención del Código no es la de cubrir la totalidad de los tópicos en detalle, pero en todo momento debe utilizarse respecto a posibles infracciones al Código.
como una guía de referencia. Consulte la Política Corporativa de Promigas, junto con sus compromisos, normas,
procedimientos y manuales para obtener información adicional sobre los temas abarcados en el Código. Hay varias preguntas claves que lo pueden ayudar a determinar cuál es el curso de acción correcto o a identificar
situaciones que podrían ser inapropiadas:

Aplicación del Código •∑ ¿Es esta una acción legal?

∑
El Código aplica a todo el personal, directivos y, en algunas circunstancias, a contratistas y proveedores de • ¿Se está cumpliendo con el Código?
Promigas, y siguientes empresas sobre las cuales posee control o control operativo o les presta soporte administrativo ∑
y/o técnico: PSI, GBS, Transoccidente, Arenosa Investments y Fundación Promigas. En cuanto a las demás empresas • ¿Me siento cómodo(a) presentando mis reportes ante mis superiores inmediatos o mediatos?
relacionadas sobre las cuales Promigas posee control o control operativo, estas deben adoptarlo y, de ser necesario, ∑
pueden modificarlo o complementarlo, previo consentimiento de Promigas. • ¿Cómo se percibiría si lo que estoy reportando apareciera como un titular en el periódico?
∑
Para las empresas relacionadas en las que Promigas tiene voto más no control, los representantes elegidos de • ¿A quién afecta o perjudica mi reporte?
Promigas en las Juntas Directivas de las mismas, deben promover y buscar la adopción de este Código. Para ∑
aquellos casos en los que no es posible adoptarlo, total o parcialmente, deben reportarse tan pronto se conozcan, • ¿Es esto lo correcto?
al Gerente de Cumplimiento de Promigas.

Cuando el Código hace alusión a “Promigas” o a la “Compañía”, se refiere a Promigas y a aquellas empresas arriba Cómo reportar una posible violación al Código
mencionadas, en los casos que aplique.
Si usted se entera de que existe la posibilidad de una violación al Código, o de que se han preparado informes
financieros o contables incorrectamente, o si tiene dudas respecto a alguna situación que podría estar violando el

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Código o que ocasione la presentación de informes contables o financieros incorrectos, comuníquese con cualquiera Prohibición de represalias
de las siguientes personas o medios:
Ninguna persona será objeto de represalias por reportar, de buena fe, su sospecha sobre un hecho violatorio del
•∑ Gerente de Cumplimiento de Promigas Código. Promigas no tolerará ningún tipo de acoso o intimidación a cualquier persona que haga un reporte de buena
•∑ Sistema de Reportes Confidenciales, a través de la línea 018009120577 o ingresando a la página web fe.
www.reportesconfidencialespromigas.com
•∑ Sistema de reportes anónimos de AEI al 018009120029 o ingresando a la página web www.aeicompliance.com

Consecuencias de infracciones al Código

Investigación de una posible violación al Código Tan pronto como sea razonable, luego de detectarse una conducta violatoria del Código, Promigas dedicará todos
los recursos y esfuerzos necesarios para prevenir y eliminar dicha conducta. Las infracciones al Código darán lugar
Todos los reportes serán investigados; sin embargo, cuando la persona que hace el reporte decida permanecer a que el empleado sea objeto de acciones disciplinarias que incluyen, pero no se limitan a, una posible suspensión
en el anonimato, el alcance y el resultado de la investigación podrían verse afectados. Es importante que los laboral, despido u otras acciones de índole legal, que Promigas considere adecuadas conforme a las circunstancias.
informantes no lleven a cabo sus propias investigaciones. Las investigaciones sobre supuestas infracciones podrían Estas decisiones serán tomadas en concordancia con la legislación laboral vigente en la República de Colombia,
involucrar asuntos legales complejos y si usted actúa por cuenta propia podría comprometer la integridad de las el Reglamento Interno de Trabajo y cualquier otra disposición legal que resulte aplicable.
mismas.

Excepciones al Código
Orientación sobre el Código
Promigas excusará la aplicación del contenido de este Código sólo en situaciones extremas, o cuando las
Si necesita detalles adicionales sobre políticas específicas, debe comunicarse con el Gerente de Cumplimiento en circunstancias justifiquen una excepción. Las excepciones al Código para empleados diferentes al nivel directivo
[email protected], con el Gerente de Auditoría en [email protected], o el Secretario General de o contratistas deberán ser presentadas oportunamente al Gerente de Cumplimiento y al Presidente, y aprobadas
Promigas en [email protected]. por estos, quienes periódicamente rendirán un informe sobre las excepciones que hayan concedido ante el Comité
de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo de la Junta Directiva de Promigas.
Si tiene preguntas sobre el Código o sobre los asuntos que se tratan en el mismo, o si necesita orientación o
dirección sobre una práctica comercial u otra política de la compañía, comuníquese con cualquiera de los siguientes En el caso de la alta dirección, únicamente podrá concederse excepciones a la aplicación del Código, previa
funcionarios: autorización de la Junta Directiva de Promigas. Estas excepciones otorgadas deberán ser reportadas oportunamente
de acuerdo con lo requerido por la ley o las regulaciones aplicables.

•∑ Su jefe inmediato
•∑ Gerente de Cumplimiento El Código no crea derechos
•∑ Gerente de Auditoría
El Código es una declaración de la Política Corporativa, sus compromisos y procedimientos que rigen la conducta
•∑ Secretario General u otro profesional (abogado) de la Secretaría General
de los negocios de Promigas. El Código no otorga derecho alguno a favor de gerentes, empleados, clientes,
•∑ Gerente de Gestión Humana proveedores, competidores, accionistas o cualquier otro grupo de interés (stakeholders).

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 Código de Conducta

3.
Compromiso
con los Debemos:

Accionistas •∑ Elaborar todos los documentos, informes y declaraciones de Promigas con exactitud, veracidad, de manera
oportuna y con todos los pormenores que sean razonables;

•∑ Registrar las transacciones en las cuentas adecuadas y en el período contable apropiado;

Integridad financiera y cumplimiento de leyes aplicables
•∑ Verificar la autorización y aprobación de la Vicepresidencia Financiera para la ejecución de todas las operaciones
Para el éxito y la reputación de Promigas y sus empresas relacionadas es indispensable que los registros escritos financieras;
y declaraciones verbales durante el proceso de preparación de informes financieros sean hechos con transparencia
y exactitud, y que su contenido sea claro y comprensible. En el Código de Conducta Contable y Financiero, •∑ Cumplir con los principios de Transparencia, Fluidez e Integridad de la Información establecidos en el Código
de Buen Gobierno de Promigas;
GNA-785, se establecen los lineamientos para la elaboración de los estados financieros, a fin de garantizar que la
información refleje en forma justa la situación financiera de la compañía, los resultados de las operaciones y los
•∑ Cumplir todas las leyes aplicables y los procedimientos de Preparación de Estados Financieros (PPA-283) y
flujos de efectivo
de Gestión Tributaria (PPA-282), de Promigas, así como mantener las prácticas contables y el sistema de
control contable;
El mantener y preparar registros exactos y declaraciones financieras transparentes no es sólo imprescindible para
la toma de decisiones de Promigas y sus empresas relacionadas y de todos aquellos que tienen interés en las
•∑ Divulgar oportunamente a Promigas cualquier riesgo y exposición de importancia relevante;
mismas, sino también un requerimiento bajo las leyes de la República de Colombia y de los Estados Unidos de
América. Mantener la integridad financiera de estas empresas no es responsabilidad exclusiva de nuestros •∑ Declarar adecuadamente todos los activos, pasivos, ingresos y gastos de Promigas y sus empresas relacionadas;
profesionales que se encargan de registrar las transacciones; también lo es de todos y cada uno de los empleados
que contribuyen a apoyar y a elaborar los registros, informes y declaraciones de Promigas y sus empresas •∑ Mantener total transparencia con los integrantes de la Gerencia de Auditoría y los auditoresindependientes; e
relacionadas. Los empleados juegan un papel importante en este proceso, asesorando y expresando sus opiniones,
lo que será la base para la aceptación y la medición de las actividades financieras en los libros y registros contables •∑ Informar al Gerente de Cumplimiento o a la alta dirección de Promigas o reportar de inmediato los estados
de Promigas y sus empresas relacionadas. financieros o transacciones financieras que en nuestra opinión contienen errores significativos o han sido
ilícitamente modificados. (Véase “Cómo Reportar una Posible Violación al Código” en la página 11).
Es absolutamente indispensable que todos los informes y documentos de Promigas para las autoridades competentes
de Colombia, así como para sus accionistas y clientes, y cualquier documento público relacionado con Promigas
y sus empresas relacionadas, sean presentados en forma completa, justa, exacta, oportuna y transparente. Todos Protección y uso adecuado de los recursos de Promigas
los libros, registros y cuentas financieras de las empresas deben reflejar las operaciones en forma clara y exacta, y sus empresas relacionadas
dando cumplimiento al espíritu y letra de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los procesos para
la elaboración de libros, registros y cuentas deben acogerse a los sistemas de control interno de Promigas. Las El éxito de Promigas y sus empresas relacionadas exige nuestro compromiso respecto a la asignación y el uso
personas involucradas en el proceso Gestión de Auditorías Internas y Externas deben cooperar plenamente con el adecuado de los recursos tangibles o intangibles.
personal de la Gerencia de Auditoría de Promigas y de los accionistas (Ejemplo: AEI), de ser el caso, y responder
claramente y a tiempo todas las preguntas que estas les hagan. Coaccionar o engañar a los auditores independientes Los bienes de Promigas y sus empresas relacionadas deben ser utilizados de manera responsable y profesional
o miembros del personal de la Gerencia de Auditoría es ilegal y contraviene las políticas de la compañía. en todo momento. La alta dirección de Promigas debe aprobar todo uso relevante de sus activos y los de las
empresas relacionadas o de los servicios que no son exclusivamente para beneficio de las mismas. El uso adecuado
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 Código de Conducta

de los recursos de estas empresas es indispensable para la rentabilidad. Estos recursos incluyen, pero no se limitan •∑ Debemos abstenernos de realizar cualquier actividad que pueda dañar o perjudicar los recursos de computación
a, equipos, suministros, bienes raíces, vehículos, herramientas, inventarios, dineros en cualquier modalidad, sistemas y comunicación de Promigas y sus empresas relacionadas.
de computación y software, propiedad intelectual, derechos de autor, marcas, información confidencial patentada
o sensible, comunicaciones de voz y correo electrónico. Ellos están a disposición para facilitar las actividades •∑ El software no puede ser copiado para otro tipo de negocios o para uso personal, ni tampoco puede ser
comerciales de Promigas y sus empresas relacionadas. Tenemos la obligación de protegerlos contra pérdidas, compartido sin que primero se suscriba la requerida licencia.
desperdicio, daños, utilización inadecuada, robo o sabotaje, y asegurar que sean utilizados eficientemente.
•∑ Las contraseñas de los usuarios deben cumplir con los requerimientos y directrices divulgados por Promigas.
Es importante salvaguardar sus contraseñas y seguir todas las directrices relativas a servicios y sistemas de
Recursos de computación y comunicación seguridad. Los usuarios son los únicos responsables de la protección de sus contraseñas. Estas no deben
ser compartidas por dos o más personas. La seguridad es responsabilidad de todos aquellos que hagan uso
El acceso a estos recursos es un privilegio y no un derecho, y a los usuarios se les permite hacer uso de los servicios de los recursos de computación y comunicación de Promigas y sus empresas relacionadas.
y equipos de computación y comunicación de Promigas y sus empresas relacionadas únicamente conforme a la
voluntad y bajo la discreción de la compañía. •∑ Debemos respetar la confidencialidad de las comunicaciones y los datos electrónicos de otras personas. No
debemos intentar “infiltrarnos” (“hack”) en sistemas de terceras personas, ni leer el registro (login) de otras
Estos recursos (incluidos, entre otros, teléfonos, computadores, redes electrónicas, correo electrónico, servicios personas o “descifrar” (“crack”) las contraseñas de otros, o infringir las medidas de seguridad de los computadores
de larga distancia, teléfonos celulares, servicios de apoyo técnico, PDAs) son propiedad de Promigas y sus empresas o de la red.
relacionadas, están destinados para uso comercial y deben ser utilizados de buena fe y cumpliendo completamente
con la ley. El uso personal de estos recursos no debe ser considerado como confidencial o privado, por lo que •∑ Los empleados y contratistas de Promigas no pueden conectar equipos incompatibles a los servicios y equipos
los que suscriban el Formato de Aceptación admiten conocer lo anterior y reconocen que los datos y o la voz que de comunicación de Promigas y sus empresas relacionadas. Los usuarios no deben utilizar ningún archivo o
se transmitan y/o reciban a través de los referidos recursos, cualquiera que sea su forma, no gozan de los privilegios software que esté infectado con un virus. Si usted cree haber recibido un virus debe notificarlo de inmediato
de la inviolabilidad de la correspondencia o del derecho de intimidad, a lo cual renuncian previa y expresamente. a la Coordinación de Informática de Promigas para que lo elimine y poner sobre alerta a todos aquellos que
puedan haber recibido copias y corran el riesgo de infectarse.
Todos debemos tener en cuenta lo establecido en el Manual de Seguridad Informática dirigido a Usuarios Finales
(PPA-214), y en todo caso lo siguiente: Todo aquel que omita cumplir estas restricciones puede ser objeto de procesos civiles y/o penales, de conformidad
con lo dispuesto en la legislación vigente de la República de Colombia.
• La totalidad de los datos creados, recibidos o enviados a través de los sistemas de Promigas y sus empresas
relacionadas son propiedad de Promigas. El uso de Internet ofrecido por Promigas está destinado primordialmente para fines comerciales de Promigas y sus
empresas relacionadas. Sin embargo, dentro de límites razonables, los recursos de computación y comunicación
•∑ Promigas se reserva el derecho de destruir todos los archivos sin previo aviso. Los usuarios deben estar
pueden ser utilizados para fines personales, siempre y cuando:
conscientes de que todo archivo que no sea relevante a los negocios de Promigas y sus empresas relacionadas
podrá ser eliminado sin oportunidad de recuperación.
•∑ El usuario ejerza prudencia y buen juicio;
•∑ Los usuarios no deben tener expectativa alguna de privacidad cuando hagan uso de los sistemas de Promigas
y sus empresas relacionadas. Promigas se reserva el derecho de acceder a todos los mensajes de correo •∑ No afecte la productividad del usuario o interfiera con otras obligaciones laborales;
electrónico, correo de voz, datos y demás información que se encuentre almacenada en equipos o herramientas
suministrados por la compañía para el desarrollo de las labores contratadas. •∑ No se refleje negativamente sobre Promigas y sus empresas relacionadas;

•∑ Todos tenemos la obligación de proteger la confidencialidad de la información de Promigas y sus empresas •∑ No involucre temas ilegales, ofensivos o inapropiados de naturaleza alguna; y
relacionadas y accionistas.
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 Código de Conducta

•∑ La correspondencia o comunicación personal no tenga la apariencia de ser una comunicación oficial de obligación de proteger los secretos comerciales de las mismas, así como la información confidencial y patentada,
Promigas y sus empresas relacionadas. y cualquier información de terceros que nos hayan confiado nuestros proveedores, empleados, clientes y accionistas.
Los secretos comerciales e información confidencial o patentada no deben discutirse jamás en lugares públicos,
Promigas se reserva el derecho de examinar y/o monitorear el uso de los recursos de computación y comunicación, ni ser divulgados a empleados (u a otras personas) que no necesiten conocerlos, ni utilizarlos de manera ilegal o
incluidas comunicaciones y demás información que pueda ser transmitida o almacenada o que esté contenida en no autorizada. Esta información es un activo valioso de Promigas y sus empresas relacionadas, el no protegerla
los recursos de computación y comunicación. Por ende, usted no deberá hacer uso de los recursos de computación puede dar lugar a acciones legales, afectar la reputación y perjudicar la posición competitiva de nuestra compañía
y comunicación de Promigas y sus empresas relacionadas para fines personales con expectativas de que la y de las empresas relacionadas.
información sea confidencial. Si desea guardar información personal con carácter privado, la misma no deberá ser
creada, transmitida ni almacenada en los sistemas de Promigas y sus empresas relacionadas. En general, la información confidencial y patentada hace referencia a aquella que no ha sido divulgada al público,
que brinda a Promigas y sus empresas relacionadas una ventaja sobre sus competidores y que podría dar lugar a
Promigas tiene derecho de prohibirle a cualquier persona hacer uso de los recursos de computación y comunicación perjuicios en caso de que llegare a ser inadecuadamente divulgada.
en cualquier momento y por cualquier razón.
Puede incluir:
Preguntas acerca de la interpretación de este Código respecto a los recursos de computación y comunicación
deben dirigirse al Coordinador de Informática o consultar la Política de Informática, PNA-744. •∑ Información técnica, comercial, financiera o de otra naturaleza de Promigas y sus empresas relacionadas o
de sus accionistas, que en caso de ser divulgada podría ser útil para los competidores, de interés para la
prensa, o perjudicial para las empresas, sus accionistas, o sus clientes o proveedores;
Información confidencial y de su propiedad
•∑ Información sobre la condición financiera de Promigas y sus empresas relacionadas o accionistas, incluidos
Promigas y sus empresas relacionadas se proponen adquirir y retener información para operar efectivamente sus prospectos o planes, programas de mercadeo y ventas; investigaciones y desarrollos, fusiones y adquisiciones,
negocios y para cumplir con requerimientos legales. división de acciones (split de acciones) y ventas de activos;

La adquisición y el acceso a información exacta y actualizada es de suma importancia para Promigas y sus empresas •∑ Información sobre operaciones potenciales con otras compañías y sobre nuestros proveedores, clientes o
relacionadas. Esto incluye la conseguida correctamente de fuentes externas. Por otro lado, el uso de medios socios en “joint ventures”, que Promigas y sus empresas relacionadas tienen la obligación de mantener como
inapropiados para obtener secretos comerciales, información confidencial o patentada de otras personas, o utilizar confidencial;
dicha información, podría exponer a Promigas y sus empresas relacionadas o a empleados a penalizaciones u
obligaciones civiles, o incluso a sanciones de tipo penal. Se prohíbe el uso de mecanismos inapropiados para •∑ Discusiones y deliberaciones relacionadas con temas y decisiones comerciales entre empleados y
conocer secretos comerciales, información confidencial o patentada que pertenezca a otras personas, y el uso no directivos; o
autorizado de dicha información.
•∑ Información y registros de clientes o empleados.
Promigas es y continuará siendo la propietaria de toda la información creada por sus empleados en el curso de
su relación laboral con la compañía, concerniente a los negocios, bienes o servicios de Promigas y sus empresas Si usted no está seguro respecto a información que debe ser considerada confidencial, patentada o propiedad de
relacionadas, sin importar en dónde se encuentre almacenada o mantenida dicha información; por ejemplo, en Promigas, debe consultar con el Secretario General.
formato electrónico en computadores de Promigas y sus empresas relacionadas o de los empleados, en formato
de papel o en CDs, disquetes u otros medios transportables. Su obligación de tratar la información confidencialmente no termina cuando se retira de la organización. A la
finalización de su relación con Promigas o sus empresas relacionadas, usted debe devolver únicamente a Promigas
Los empleados, directivos y contratistas de Promigas y sus empresas relacionadas deben estar conscientes de su todo lo que pertenezca a esta, a sus accionistas, empresas relacionadas o a sus proveedores, clientes, socios
comerciales o empleados, incluyendo todos los documentos y demás materiales que contengan información
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 Código de Conducta

confidencial, o de sus accionistas o de sus empresas relacionadas. No debe divulgar dicha información a un nuevo Esto incluye poseer intereses o participar en cualquier compañía que tenga negocios con Promigas o sus
patrono ni a otras personas una vez que deje de ser empleado de la compañía. empresas relacionadas o que sea un competidor de estas. No constituyen conflicto de intereses, inversiones
que representen propiedad de menos del uno por ciento (1%) en cuotas o acciones en circulación de una
De igual manera, usted no puede divulgar la información confidencial de un empleador anterior a Promigas o sus empresa que cotiza sus acciones pública o privadamente, y propiedad de cualquier interés de una empresa
empresas relacionadas, aunque puede, por supuesto, hacer uso de las destrezas y los conocimientos generales en propiedad pública o privada en un fideicomiso. Si usted es propietario del uno por ciento (1%) o más de
que haya adquirido en su trabajo anterior. una empresa pública o privada adicional al fideicomiso, o si tiene una inversión que pueda dar lugar a un
conflicto y que fue realizada antes de comenzar a prestar servicios en Promigas, debe informarlo al Gerente
de Cumplimiento y al Presidente. Cualquier pregunta o duda relacionada con medios particulares de inversión
Conflictos de interés que pudiesen calificarse como fideicomisos, deben ser dirigidas al Gerente de Cumplimiento y al Presidente.

En Promigas tomamos nuestras decisiones comerciales con base en los mejores intereses para la compañía y sus Por su trayectoria profesional y relaciones comerciales adquiridas con otras entidades, los miembros de la
empresas relacionadas, y no en consideraciones o relaciones de índole personal. Junta Directiva tienen mayor oportunidad de ser propietarios del uno por ciento (1%) o más de una empresa
pública o privada que realice negocios con Promigas, y en caso de que esto suceda deben comunicar sobre
Debemos evitar conflictos de interés, tanto percibidos como reales, en el desarrollo de nuestras actividades esta participación al Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo. Promigas o la Junta Directiva podrá
comerciales diarias, así como en cualquier actividad externa. Se reitera que un conflicto de interés surge cuando solicitar a ese miembro que se abstenga de participar en cualquier decisión relacionada con transacciones
se tiene un interés personal o comercial que interfiere o que afecta su juicio independiente y objetividad en relación con compañías donde tiene un interés propietario.
con los mejores intereses de Promigas y sus empresas relacionadas. Usted debe evitar situaciones que coloquen
o que aparenten colocar sus intereses personales o comerciales en contra de los mejores intereses de Promigas Usted no debe participar en ofertas públicas iniciales de deuda o de participación, ni aceptar oportunidades
y sus empresas relacionadas. de inversión de proveedores, vendedores o clientes, si el público en general no tiene acceso a la misma
información, sin antes reportarlo y buscar orientación del Gerente de Cumplimiento y del Presidente.
No siempre es fácil determinar si existe o no un conflicto, y no todo conflicto puede evitarse. Sin embargo, todos
los empleados o contratistas tienen la obligación estricta de reportar ante el jefe inmediato, el Gerente de Cumplimiento, •∑ Familiares y allegados. Con frecuencia surgen conflictos de interés cuando se realizan negocios o se compite
o en caso de que se trate de un directivo, al Presidente o a la Junta Directiva, cualquier conflicto de interés que con una empresa en la que nuestros familiares, hasta cuarto grado de consanguinidad y tercero de afinidad,
tenga lugar. En caso de duda respecto a una situación que pudiese ser o que aparentare ser un conflicto, lo o persona allegada, tienen inversiones o intereses de trabajo. No puede influenciar a Promigas o sus empresas
aconsejable es reportarla y buscar orientación. Aquí se presentan algunos lineamientos que pueden ayudarnos a relacionadas para que lleve a cabo negocios con una compañía en la que usted o algún miembro de su familia
identificar y evitar situaciones de conflicto: o amigos tienen intereses. Debe reportar estas relaciones al Gerente de Cumplimiento y al Presidente, y no
participar en las decisiones de estas empresas respecto a negocios con dicha entidad o relacionadas con los
•∑ Trabajo externo. Cualquier empleo, actividad o servicio externo que lleve a cabo no debe perjudicar o interferir términos y condiciones de dicha transacción.
con el desempeño de su trabajo en Promigas. Por consiguiente, ninguno de los empleados debe involucrarse
en intereses comerciales externos que desvíen tiempo y energía de las obligaciones con la compañía o que •∑ Empleo de personas allegadas. Los candidatos para empleos en Promigas deben informar a la Gerencia de
exijan que se trabaje durante la jornada laboral de Promigas. Gestión Humana respecto a parientes o familiares que trabajan para la misma o para alguna de sus empresas
relacionadas. De igual manera, se espera que los empleados de Promigas informen a la Gerencia de Gestión
Promigas es consciente de que sus miembros de Junta Directiva deben cumplir con otras obligaciones que Humana si saben que sus parientes o familiares están entrevistándose para obtener empleo en Promigas o
demandan tiempo y atención. Estos deben asegurarse de que su vinculación a otras juntas directivas y el en alguna de sus empresas relacionadas. Los principales aspectos de preocupación que serán evaluados para
ejercicio de otros cargos, sean conocidos por el Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo. evitar conflictos de interés son:

•∑ Inversiones. Usted no debe hacer inversión alguna que pueda afectar sus decisiones comerciales en Promigas. - Favoritismo: La realidad o imagen de favoritismos concedidos en relación con las condiciones de trabajo,
beneficios u oportunidades de empleo;
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 Código de Conducta

- Confidencialidad: Inadecuada transferencia de cualquier clase de información confidencial; y nuestros asociados comerciales. Los empleados de Promigas no deben aceptar jamás un regalo, una invitación
a comer, servicios o atenciones que tengan por objeto afectar o comprometer sus decisiones comerciales.
- Malversación de fondos: Capacidad para malversar fondos o bienes de Promigas, incluyendo contratos.
Usted no debe en ningún momento dar o aceptar regalos en dinero en efectivo. No se debe aceptar ningún
El Presidente, el Gerente de Gestión Humana, el Gerente de Cumplimiento y el Gerente de Auditoría evaluarán regalo, invitación a comer, servicios y atenciones, cuyo valor equivalente en pesos colombianos sea superior
las probabilidades de conflictos de interés, tomarán una decisión al respecto y la comunicarán al interesado. a 3 SMLV, a menos que se cuente con la aprobación del Presidente de Promigas. Cuando por alguna razón
no se pueda obtener la autorización previa (ejemplo: un regalo enviado por correo o presentado en un foro
Los empleados que ocupan una posición directiva o de jefatura no pueden supervisar ni tener control sobre público), se debe solicitar autorización para retener el bien, tan pronto como sea posible después de haberlo
sus parientes. Además, los empleados relacionados por vínculos familiares no compartirán responsabilidades recibido.
de control o auditoría de los mismos bienes o supervisarán el trabajo de uno y otro.
Las limitaciones establecidas en esta sección aplicarán a los miembros de Junta de Directiva únicamente
•∑ Acuerdos comerciales con Promigas. Todos los directivos y empleados de Promigas, y de ser aplicable cuando los regalos, invitaciones a comer, servicios y atenciones recibidos tengan algún tipo de relación con
contratistas, no pueden participar en un “joint venture”, sociedad u otro arreglo comercial con Promigas, sin el compromiso que los miembros de la junta tengan con Promigas.
previa autorización escrita. del Gerente de Cumplimiento.
Los regalos, comidas, servicios y atenciones cuyos valores en pesos colombianos oscilen entre 1 y 3 SMLV
•∑ Beneficios personales inapropiados obtenidos de Promigas. Ni nosotros ni nuestros familiares podemos deberán ser reportados al Gerente de Cumplimiento o al Gerente de Auditoría.
aceptar beneficio alguno de Promigas que no haya sido debidamente autorizado y aprobado conforme a las
políticas de la compañía. Esto incluye préstamos o garantías sobre obligaciones personales. Para obtener lineamientos y orientaciones adicionales, refiérase a las secciones del Código tituladas “Interacción
con el gobierno” y “Cumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero”, que se encuentran en
•∑ Empleo externo o posiciones directivas en empresas de la competencia. Los empleados y, de ser aplicable, las páginas 30 y 31.
los contratistas no pueden ser empleados, servir como directivos o representar a un competidor de Promigas
sin la previa aprobación por escrito del Gerente de Cumplimiento y del Presidente. No podemos ser empleados, •∑ Sobornos y comisiones. Está absolutamente prohibido dar o recibir cualquier pago o regalo a manera de
servir como directivos o representar a un proveedor, prestador de servicios o cliente de Promigas o de sus soborno o comisión ilegal.
empresas relacionadas.
•∑ Solicitud de contribuciones y distribución de información. Es indispensable que usted tenga mucha cautela
En ocasiones, los miembros de la Junta Directiva de Promigas pueden realizar negociaciones con empresas antes de solicitar contribuciones o ayuda de otra naturaleza entre sus compañeros de trabajo, proveedores
de la competencia. En estas situaciones, ellos deben actuar con extrema cautela para asegurar que sus o prestadores de servicios, a fin de asegurarse de que no está presionando inadecuada o injustamente a estas
obligaciones con Promigas no se vean afectadas. Cualquier relación de este tipo debe comunicarse a la Junta personas.
misma y al Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo.

Cualquier duda sobre situaciones que involucren a competidores, clientes y proveedores, que puedan ser o Oportunidades corporativas
que aparenten dar lugar a la existencia de un conflicto de interés, debe ser consultada con el Gerente de
Cumplimiento o con el Presidente. Cuando se presente la oportunidad, usted tiene la obligación con Promigas de apoyar el progreso de sus intereses
comerciales legítimos.
•∑ Prebendas, comidas, servicios y atenciones. La entrega o recepción de regalos, comidas o atenciones es
un medio importante para desarrollar y mantener alianzas comerciales legítimas. Es indispensable tener cautela No puede hacer uso de los bienes, información o posición de Promigas o sus empresas relacionadas para beneficio
cuando se acepten regalos, comidas o atenciones para mantener relaciones de confianza e integridad con personal. Ningún empleado de Promigas o de sus empresas relacionadas puede participar en un negocio u

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 Código de Conducta

oportunidad de inversión que se identifique a través del uso de bienes o información de estas empresas, o en virtud •∑ Información sobre contratos;
de la posición que ocupa en Promigas, a menos que cuente con previa autorización escrita del Gerente de
Cumplimiento o del Presidente. •∑ Resultados de ventas; y

•∑ Futuros planes para la emisión de acciones o valores.

Prohibición de comercializar y revelar información confidencial de Promigas y sus
empresas relacionadas Se espera que usted actúe con responsabilidad cuando realice operaciones con acciones o valores, asegurándose
de no hacerlas durante el período en el cual está en conocimiento de información que no debe ser del conocimiento
Usted no podrá realizar operaciones con acciones o valores que estén en su posesión, durante el período dentro público. Puede ser difícil determinar si se está en una situación segura para realizar operaciones con acciones o
del cual posea información relevante de Promigas, de sus empresas relacionadas o accionistas, que no sea del valores sin infringir las leyes que prohíben Comercializar Información Interna y Revelar Información Interna.
conocimiento público, y que haya obtenido durante el curso de sus obligaciones con la compañía (Comercialización
de Información Interna). Por otra parte, no podrá divulgar dicha información a terceras personas que podrían utilizarla
para realizar operaciones con acciones o valores (Revelar Información Interna). Retención de documentos y registros

El Comité de Administración y Gestión Documental, conformado por los siguientes funcionarios: Secretario General,
¿Qué significa información que no es del conocimiento público (es decir, del Gerente de Cumplimiento, Gerente de Auditoria, Gerente Administrativo, Coordinador de Servicios Generales y
Profesional (Centro de Administración de Documentos), es el órgano responsable de estudiar y aprobar las políticas,
manejo exclusivo interno de Promigas)? las normas y los procedimientos de retención de documentos, de acuerdo con los requerimientos legales y regulatorios
aplicables para la preservación de los documentos oficiales de Promigas y de sus empresas relacionadas.
• Se refiere a información sobre una compañía que no ha sido divulgada al público en general.
Bajo ninguna circunstancia, las dependencias de Promigas ni de las entidades a las que se les presta soporte
•∑ Es cualquier información - positiva o negativa - respecto a una compañía, que pueda influenciar a un inversionista administrativo y/o técnico, pueden archivar, retener ni destruir la información relacionada con el negocio, por ser
para que compre, venda o retenga acciones o valores. estas actividades responsabilidad exclusiva del Centro de Administración de Documentos.

Esta información podría incluir: En el Manual General del Centro de Administración de Documentos, GMA-067, se encuentran las políticas, las
normas y los procedimientos para la administración y retención de los documentos de Promigas y de sus empresas
•∑ Información financiera que difiera de las expectativas del mercado; relacionadas.

•∑ Información sobre adquisiciones o disposiciones de activos;

•∑ Cambios en la alta dirección;

•∑ Información sobre litigios importantes;

•∑ Información sobre dividendos que todavía no ha sido divulgada;

•∑ Información sobre productos en proceso de creación;

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 Código de Conducta

4.
Compromiso de
responsabilidad comunicación de la compañía, cuando esto se considere necesario a juicio de la Presidencia de Promigas, por lo
corporativa que todos los que suscriban el Formato de Aceptación admiten conocer lo anterior y reconocen que los datos que
se transmitan y/o reciban a través de los referidos recursos, cualquiera que sea su forma, no gozan de los privilegios
y social de la inviolabilidad de la correspondencia o del derecho de intimidad, a lo cual renuncian previa y expresamente.

Respeto mutuo Declaraciones y comunicaciones públicas

Fomentamos un ambiente de trabajo ameno, cooperativo y productivo. Tanto durante como después de prestar servicios a Promigas, usted debe evitar hacer declaraciones públicas,
verbales o escritas, respecto a Promigas, sus empresas relacionadas o cualquiera de sus empleados, que:
Con nuestro Reglamento Interno de Trabajo, al igual que con los principios éticos plasmados en nuestro Código
de Buen Gobierno, buscamos que en las relaciones con nuestros compañeros de trabajo nos esforcemos por actuar •∑ Sea difamatoria, injuriosa o calumniosa;
con transparencia, honestidad y responsabilidad, tanto compartiendo nuestras ideas, como recibiéndolas. Tenemos
•∑ Invada aspectos privados o dé lugar a una irrazonable publicidad respecto a Promigas, sus accionistas,
la especial responsabilidad de promover un lugar de trabajo que apoye la honestidad, la integridad, el respeto y la
empresas relacionadas o cualquier persona;
confianza.
•∑ Proyecte una imagen desfavorable de Promigas ante el público, sus accionistas, empresas relacionadas o
cualquier persona;
Privacidad
•∑ Utilice en forma indebida el nombre de Promigas o de un nombre similar; o
Respetamos la privacidad y la dignidad de todas las personas.
•∑ Divulgue información confidencial o de propiedad de Promigas, de sus accionistas o de sus empresas
Todos los empleados o contratistas responsables de mantener información de índole personal o privada o quienes relacionadas.
tengan acceso a dicha información, no deben divulgarla en violación de las leyes aplicables o de las reglamentaciones
de Promigas. Si usted llegare a recibir solicitudes externas de información, las mismas deberán ser dirigidas al Presidente o al
Gerente de Relaciones Externas y Comunicaciones.
•∑ Promigas recopila y mantiene información personal relacionada con el reclutamiento de candidatos, incluyendo
la concerniente a condiciones médicas y beneficios. En todo caso, cualquier comunicación que sea revelada a las entidades públicas y regulatorias, o al público en
general, deberá ser divulgada por el funcionario encargado, siempre siguiendo los lineamientos legales, y en especial,
•∑ Se tiene especial cuidado de limitar el acceso de la información personal a los empleados de Promigas que los establecidos en el “Manual de Comunicaciones para el Manejo de Crisis, GMA-496, la “Norma de Declaraciones
necesitan conocerla por razones legítimamente comerciales. Públicas”, GNA-260, y el Código de Buen Gobierno, GIA-193.

• Los empleados no deben buscar o extraer artículos del espacio de trabajo de otro empleado, sin la previa
autorización de este o de los directivos.
Igualdad de oportunidad de empleo y no discriminación
•∑ Los artículos, mensajes o información personal que en su opinión son privados, no deben ser copiados,
Tenemos el compromiso de fomentar un ambiente de trabajo cooperativo y productivo que apoye la diversidad
comunicados ni almacenados en equipo alguno, o en instalaciones, computadores o recursos de comunicación
cultural y étnica de nuestro equipo de trabajo.
de la compañía.
•∑ Ofrecemos igualdad de oportunidades de trabajo para todo empleado y solicitante que esté debidamente
Promigas se reserva todos los derechos para inspeccionar las instalaciones y los recursos de computación y calificado.
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 Código de Conducta

∑ En nuestras prácticas de administración y desarrollo del talento humano, incluyendo, entre otras, reclutamiento, los estándares de seguridad, salud o ambiente;
contratación, capacitación, promociones, ascensos y medidas disciplinarias, no discriminamos sobre la base
de raza, color, sexo, inclinación sexual, religión, origen, estado civil, edad, discapacidad o condición de militar •∑ Actuar para resolver situaciones inseguras, insalubres y de posible incumplimiento, de manera razonable y
retirado. oportuna;

∑ Tomamos seriamente cualquier denuncia de discriminación y aplicamos las medidas pertinentes. Toda denuncia •∑ No iniciar trabajos que requieran permisos de seguridad, de salud o ambientales, sin haber obtenido estos
levantada con fundamento en este principio será considerada e investigada por la Gerencia de Gestión Humana. previamente, tales como: trabajos en altura, trabajos en caliente, aptitud médica para conducción, licencias
ambientales, ocupación de cauces, entre otros;
Todo incidente de discriminación debe ser reportado de inmediato a la Gerencia de Gestión Humana. Promigas
adoptará medidas adecuadas y oportunas para evitar y, cuando sea necesario, aplicar sanciones disciplinarias •∑ Reportar inmediatamente cualquier generación o manejo de residuos no controlado, que pueda perjudicar
a conductas que infrinjan estas prácticas. Si se descubre que un empleado es responsable de acciones o el medio ambiente o la salud pública;
conducta discriminatoria o de represalias contra cualquier persona por haber reportado un evento de
discriminación, estará sujeto a acciones disciplinarias que podrían llegar hasta su despido, de conformidad
•∑ Realizar la debida diligencia cuando se ejerzan actividades de índole ambiental y de seguridad;
con lo dispuesto en la legislación vigente de la República de Colombia, las regulaciones en materia laboral,
y cualquier otra disposición legal que resulte aplicable.
•∑ Evaluar los impactos ambientales y realizar los análisis de los riesgos que podrían surgir en los nuevos proyectos
y ampliaciones de los procesos o infraestructuras existentes;

Seguridad, salud y ambiente •∑ Utilizar los elementos de protección personal y demás recursos de seguridad responsablemente;

Promigas y sus empresas relacionadas tienen el compromiso de realizar sus negocios en el mundo de manera
•∑ Practicarse los exámenes médicos ocupacionales que establezca la empresa, teniendo en cuenta los riesgos
responsable, protegiendo la salud humana y el medio ambiente, observando todas las leyes y regulaciones aplicables.
en el lugar de trabajo y que puedan generar posibles enfermedades ocupacionales;
Prueba de este compromiso en Promigas es haber obtenido las certificaciones de sus sistemas de Gestión Ambiental,
bajo la norma ISO 14001, y de Seguridad y Salud Ocupacional, bajo la norma NTC - OHSAS 18001. Promigas tiene
el compromiso de ofrecer un ambiente laboral seguro y limpio para el bienestar de todos sus empleados. •∑ Asistir a las acciones de formación establecidas en los planes de desarrollo de competencias para adquirir
el conocimiento de las medidas de seguridad, salud y ambiente que aseguren el adecuado desempeño en
Para el cumplimiento de este compromiso en Promigas y las empresas relacionadas debemos: su trabajo;

• Reportar con exactitud, a cabalidad y a tiempo los resultados del monitoreo, la evaluación y el cumplimiento •∑ Cumplir las obligaciones establecidas al trabajador en el Régimen Laboral Colombiano y el Reglamento Interno
de las leyes, regulaciones, certificaciones y de la Política de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente, de Trabajo relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo.
al jefe inmediato y al responsable de Salud Ocupacional, Seguridad y Asuntos Ambientales,.
Promigas tiene el compromiso de ofrecer un ambiente laboral seguro y limpio para el bienestar de todos sus
•∑ Acatar todas las leyes, regulaciones y obligaciones relacionadas con la protección del medio ambiente y de empleados.
la salud de los empleados.
Todos los empleados tenemos la responsabilidad de:
•∑ Establecer y mantener registros oficiales que reflejen y demuestren adecuadamente el cumplimiento de la
empresa con sus obligaciones de seguridad, salud y ambiente; •∑ Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, relacionadas con el diseño seguro, la construcción, la
operación y el mantenimiento de la infraestructura de gas de la compañía.
•∑ Reportar al jefe inmediato y/o a la dependencia de Salud Ocupacional, Seguridad y Asuntos Ambientales las
condiciones laborales inseguras o insalubres; o cualquier situación real o potencial que infrinja o pueda infringir •∑ Realizar el trabajo y efectuar de manera segura las operaciones de nuestra compañía.
26 27
 Código de Conducta

Armas Cómo reportar el acoso

• Por ninguna razón se permite el ingreso de armas al lugar de trabajo. Toda solicitud de excepción específica, Los incidentes de acoso podrán ser reportados ante el Gerente de Gestión Humana o ante el superior jerárquico
en aras de la seguridad del lugar de trabajo, deberá dirigirse al Presidente. Promigas no tolerará ningún nivel de quien presuntamente lo estuviere acosando. Si la queja fuere presentada ante el superior jerárquico, este le dará
de violencia en el lugar de trabajo ni en otro lugar que tenga relación con el trabajo. traslado al Gerente de Gestión Humana para que adelante la investigación sobre los hechos. Siempre que esto
ocurra se deberá informar al Gerente de Cumplimiento quien por delegación de la Gerencia de Gestión Humana
•∑ Amenazas, secuestros o asaltos que requieran de atención inmediata deberán ser reportados a los números asumirá el asunto. El Gerente de Gestión Humana citará al trabajador quejoso (afectado), al presunto acosador y
de atención de emergencias de las autoridades policiales correspondientes, a la Coordinación de Seguridad demás personas que se considere pertinente para escucharlos e investigar los hechos.
Física, al Gerente de Cumplimiento y al Presidente.
Promigas emprenderá acciones adecuadas para evitar y, cuando sea necesario, disciplinar toda conducta que
Drogas y bebidas alcohólicas infrinja esta norma. Cualquier persona que se encuentre como responsable de acoso o de represalias en contra
de otra por haber reportado una queja de acoso o por cooperar en alguna investigación, estará sujeta a medidas
•∑ Promigas es enfática en la prohibición del consumo de drogas y bebidas alcohólicas durante el desarrollo de disciplinarias, incluyendo su posible despido.
las actividades laborales.

•∑ Usted no podrá poseer, usar, vender, comprar o intentar poseer drogas ilegales en las instalaciones de la Leyes, reglamentos y regulaciones
compañía o fuera de las mismas, mientras labora en Promigas o participa en la realización de negocios de
esta. Promigas y sus empresas relacionadas están sujetas a gran cantidad de leyes, reglamentos, regulaciones y
obligaciones legales de la República de Colombia, de orden nacional, departamental y municipal, y nuestro éxito
•∑ Excepto en funciones autorizadas por Promigas, no se permite usar, poseer o estar bajo la influencia de alcohol depende de que cada uno de nosotros se responsabilice de su cumplimiento. Es indispensable tener la iniciativa
en las instalaciones de la compañía. de conocer la normatividad que afecta nuestros negocios y a nosotros mismos.

Toda persona cubierta por el Código debe:

Acoso
•∑ Conocer y familiarizarse con las leyes, los reglamentos, las regulaciones y las obligaciones aplicables a las
De acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo y las normas legales pertinentes, se prohíbe estrictamente toda actividades y responsabilidades del dia a día;
forma de acoso en el lugar de trabajo.
•∑ Participar en eventos de capacitación relacionados con dichas leyes, reglamentos y regulaciones; y
El acoso incluye, pero no se limita a: epítetos, estereotipos negativos, amenazas, intimidación o acciones hostiles,
o conducta que degrade o demuestre hostilidad u odio hacia alguna persona por razón de su raza, sexo, color, •∑ Consultar con la Secretaría General respecto a dudas relacionadas con la existencia, aplicación o interpretación
origen, nacionalidad, religión, inclinación sexual, estado civil, edad o discapacidad. de cualquier ley, reglamento o regulación.

Ejemplos de acoso son:

Interacción con el gobierno
•∑ Verbal: Comentarios inoportunos, bromas o calumnias de naturaleza racial o sexual.
Contribuciones políticas y asuntos políticos
•∑ Físico: Contacto físico innecesario, impedimento o bloqueo de movimiento, golpes, etc.
Todas las comunicaciones sobre la posición de Promigas o sus empresas relacionadas respecto a un asunto en
•∑ Visual: Afiches, tarjetas, caricaturas, grafitis, dibujos o gestos derogatorios u ofensivos.
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 Código de Conducta

particular con funcionarios u organismos públicos, deberán ser coordinadas con la Presidencia y la Gerencia de de gobiernos extranjeros, incluidos gastos excesivos en atenciones con tales funcionarios o empleados de cualquier
Relaciones Externas y Comunicaciones. gobierno.

El Presidente debe aprobar la divulgación a empleados y accionistas de cualquier información respecto al impacto La FCPA dispone estrictas sanciones penales y civiles. Por consiguiente, Promigas exige su estricto cumplimiento
que podrían tener sobre Promigas o sus empresas relacionadas, asuntos específicos, legislación y demás temas y no le reembolsará a persona alguna las multas por haber infringido la misma. Para obtener más información sobre
de naturaleza gubernamental, política y pública. esta ley y su aplicación, remítase a la Norma para el Cumplimiento de la “Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero
-FCPA-“, GNA-754.
No se permite el uso de fondos, bienes o servicios de Promigas o sus empresas relacionadas, para contribuciones
políticas, directa o indirectamente, o para apoyar u oponer referendos públicos o votaciones, a menos que lo admitan No se permiten pagos a funcionarios extranjeros, denominados pagos “facilitadores”, que generalmente son de
las leyes que sean aplicables, y que ello sea aprobado anticipadamente por la Junta Directiva de Promigas. poco valor para llevar a cabo acciones gubernamentales de rutina. Pero, debido a la dificultad para determinar
que es permisible en un pago facilitador, ningún pago puede realizarse sin la previa autorización del Gerente de
Fuera del lugar de trabajo, los empleados y en especial la alta dirección están en plena libertad para expresar, a Cumplimiento o del Secretario General de Promigas.
través de los medios de su elección, sus opiniones sobre asuntos públicos, así como involucrarse en actividades
políticas, incluyendo la realización de contribuciones personales a partidos políticos de conformidad con las leyes Además, la FCPA permite que Promigas o sus empresas relacionadas paguen gastos razonables y de buena fe o
aplicables. Los empleados deberán expresar claramente que sus opiniones son propias y no de Promigas o sus concedan ciertos beneficios a funcionarios del gobierno en conexión con la promoción, demostración o explicación
empresas relacionadas. Promigas no le pagará a ningún empleado el tiempo que dedique para postularse a puestos de los productos o servicios de estas empresas, o ejecución de un contrato especial de las mismas con el gobierno
públicos, para servir como funcionario electo, o para hacer campaña para un candidato político. Promigas no o empresa de propiedad estatal. Esto incluye actividades normales y usuales de atenciones comerciales, souvenirs
compensará ni reembolsará, de forma alguna, las contribuciones políticas que usted tenga la intención de hacer o o regalos comerciales de valor nominal y reembolso de gastos de viaje, hospedaje y alimentación que sean razonables
que haya realizado. Está terminantemente prohibido infringir leyes electorales aplicables. y de buena fe y que estén relacionados con fines comerciales y legítimos de AEI o Promigas o sus empresas
relacionadas. Este tipo de pagos deben ser razonables, completamente documentados, respaldados con recibos
Si un funcionario gubernamental se comunica con usted, transfiera la llamada a la Presidencia o a la Gerencia de originales adecuadamente aprobados y presentados conforme a los procedimientos aplicables.
Relaciones Externas y Comunicaciones.
Para conocer los lineamientos específicos respecto a actividades de atención, regalos y viajes cuando se interactúe
con funcionarios gubernamentales, o cuando surja alguna duda respecto a la aplicación de la FCPA, deberá consultar
Cumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero al Gerente de Cumplimiento, al Secretario General o al Presidente de Promigas.

La ley de los Estados Unidos de América sobre prácticas corruptas en el extranjero (United States Foreign Corrupt
Practices Act - “FCPA”) se aplica a Promigas, tanto a sus operaciones nacionales como en el exterior, así como Derechos humanos y asuntos corporativos
individualmente a todos sus empleados contratistas. La FCPA prohíbe la oferta, el pago o la donación de dinero
o cualquier objeto de valor a funcionarios o empleados del gobierno, a candidatos o partidos políticos, con el Promigas considera que todo ser humano es libre y debe recibir un trato igualitario en cuanto a su dignidad y sus
propósito de ejercer influencia sobre cualquier acción o decisión de un organismo gubernamental, para obtener o derechos.
retener negocios, dirigir estos a cualquier persona o lograr ventaja inapropiada. La FCPA también prohíbe ofrecer,
pagar, o donar dinero o cualquier objeto de valor, a terceras personas con el conocimiento de que dicho dinero u Nos esforzamos en tratar justamente a todos los empleados, clientes, contratistas, proveedores, socios, miembros
objeto de valor será trasladado a algún funcionario o empleado gubernamental o candidato político para fines de la comunidad y representantes de todo nivel del gobierno, sin importar su género, raza, sexo, color, idioma,
prohibidos. religión, origen étnico, opinión política o de otra naturaleza, nacionalidad, inclinación sexual o limitación física. No
toleraremos abusos de ninguna clase contra los derechos humanos por parte de nuestros empleados o contratistas.
Dada la naturaleza de las prohibiciones de la FCPA, esta podría aplicar a una amplia gama de actividades que van Los abusos contra los derechos humanos incluyen, pero no se limitan a, trabajo forzado, discriminación, acoso,
más allá del soborno directo de un funcionario del gobierno, como por ejemplo arreglos con socios extranjeros de uso de la fuerza y revocatoria de libertad de asociación y pertenencia. Usted debe reportar cualquier sospecha de
un “joint venture”, arreglos con agentes extranjeros, y cualquier negociación directa con funcionarios o empleados abuso a su jefe inmediato o al Gerente de Cumplimiento de Promigas.
30 31
 Código de Conducta

5.
Compromiso
con los clientes Para evitar la percepción de una conducta ilegal, los empleados no deben:

y el mercado •∑ Discutir precios, costos, producción, productos y servicios, prácticas de licitación, otros asuntos de negocios
no públicos, territorios de ventas, canales de distribución o clientes con un competidor, o

•∑ Restringir el derecho de un cliente a vender o arrendar productos o servicios a cierto precio, a un precio mayor
o a un precio inferior.
Negociaciones justas
Adicionalmente, no debemos involucrarnos en las prácticas que se mencionan a continuación, a menos que hayan
Todo empleado o contratista deberá tratar en forma justa a los proveedores, clientes, competidores y empleados
sido examinadas previamente por la Secretaria General de Promigas:
de Promigas y sus empresas relacionadas.
•∑ Condicionar o “amarrar” la venta o el arrendamiento de un producto a la venta o el arrendamiento de otro
Ningún empleado o contratista debe aprovecharse injustamente a través de manipulación, encubrimiento, abuso
producto o servicio;
de información privilegiada, tergiversación de hechos importantes o cualquier otra práctica injusta de negocios.
•∑ Condicionar la compra, la venta o el arrendamiento de un producto o servicio a un convenio recíproco con
un cliente o proveedor;
Antimonopolio
•∑ Celebrar arreglos de negociaciones exclusivas con un cliente o proveedor;
Apoyamos la competencia plena y justa cumpliendo con las regulaciones antimonopolio, prohibiendo actividades
que reduzcan la competencia o que restrinjan el comercio. •∑ Limitar un cliente en cuanto a los territorios o clientes a los cuales se puede revender o arrendar un producto
o servicio; y
Todas las personas a las que aplica el Código deben tratar justamente a todos los clientes, proveedores y competidores
de Promigas y sus empresas relacionadas. Se espera que nuestros empleados actúen con integridad, manteniendo •∑ Discriminar en cuanto a precio o descuentos ofrecidos a clientes en competencia.
la independencia de opinión en cuanto al establecimiento de precios, mercadeo, compra y venta de todos los
productos y servicios.

Debemos: Cumplimiento, administración y capacitación

•∑ Entender cómo se aplican las leyes relacionadas con prácticas comerciales justas a nuestro negocio y aprender Es condición para permanecer en Promigas, que todo empleado, así como, en algunas circunstancias, los contratistas,
cómo evitar involucrarnos en conductas potencialmente ilegales; y cumplan con lo dispuesto en este Código. Anualmente, estamos obligados a diligenciar y presentar el Formato de
Aceptación del Código.
•∑ Comunicarnos de inmediato con la Secretaria General, si nos enteramos o participamos en discusiones
formales o informales con competidores, que podrían ser consideradas anticompetitivas. Promigas se reserva el derecho para cambiar el Formato de Aceptación o solicitar que cualquier empleado, directivo
o contratista diligencie y presente un Formato de Aceptación en cualquier momento o con la frecuencia que considere
necesario.
Esta sección sobre Antimonopolio pretende asegurar que la competencia permanezca vigorosa y libre de
confabulaciones. Los aspectos relacionados con antimonopolio pueden ser muy complejos. La determinación de
acciones que son inapropiadas con frecuencia depende de la estructura del mercado y de muchos otros factores.
32 33
 6.
Formato de
Aceptación

Declaro que he recibido y leído el Código de Conducta y que comprendo su contenido. Además, reconozco que he
cumplido y continuaré cumpliendo a cabalidad las normas y los procedimientos contenidos en el mismo, así como la
Política Corporativa y todos sus compromisos. Entiendo que tengo la obligación de reportar toda infracción al Código
conforme a lo establecido en este documento, sin importar la identidad de quien lo infrinja.

Empresa

Nombre:

Cargo:

Firma:

Fecha: