Organizacin y Diseos Contables

1.

LOS SISTEMAS
1.1 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

Actualmente todo proceso contable en las empresas requieren de los sistemas, por eso la importancia que tienen los sistemas contables ya que mediante su uso obtenemos grandes beneficios para toda la empresa, una de las importancias del uso de la misma es el control de las operaciones y transacciones financieras, facilitando al gerente tomas buenas decisiones de tipo financiero o no financiero basndonos en la informacin generada por los sistemas de informacin gerencial. 1.1.1 LOS SISTEMAS EN LOS NEGOCIOS La mayora de las empresas realizan bsicamente las siguientes funciones: Comprar Producir Facturar Mercadear Finanzas Recursos Humanos

Cada sistema del negocio tiene un objetivo para el cual fue diseado y por el cual se encuentra en funcionamiento. Ejemplo de sistema de produccin, deber contar con al menos los siguientes componentes:

Ciclos de Comercializacin Produccin Administracin

Pedidos

Plan de Produccin

Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Compras

Contabilidad

Facturacin

Inventarios

Planif. De Req. De MP

Estadsticas Control de Produccin Costos

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1.1.2 EL CICLO DEL NEGOCIO Y LOS SISTEMAS Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta frecuencia y en forma ms o menos cclica. Un balance general presenta la situacin financiera de una entidad a una fecha determinada, y un estado de prdidas y ganancias presenta el resultado de las operaciones para un periodo determinado. Al igual que para las operaciones de un negocio se presentan momentos cclicos, los sistemas presentan un comportamiento ms o menos similar a lo largo del tiempo. Este comportamiento se le conoce como ciclo de vida y desarrollo de los sistemas, o simplemente CVDS. 1.2 CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS En el mundo de los negocios la palabra sistema generalmente se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones ptimas en la empresa. Una empresa es considerada como un sistema que recibe y genera informacin, la cual ser procesada o utilizada por alguna persona o entidad para el logro de sus objetivos. 1.2.1 DEFINICIN DE SISTEMAS Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relacin entre si y que funcionan para lograr un objetivo en comn. Cuando se habla de conjunto de elementos es una agrupacin de piezas individuales que tienen relacin entre s. A continuacin un esquema conceptual de lo que podra ser un sistema contable subdividido en elementos y subelementos.

Subelementos

Elementos
Mdulo de Cuentas

Sistema

Mdulo de Consulta de Cuentas Mdulo de Consulta de Parmetros

Mdulo de Parmetros del sistema Mdulo de consultas

Mdulo de Consolidacin Mdulo de Consulta de Comprobantes

Sistema Contable (General Ledger)

Mdulo de Entradas de Movimientos Mdulo Generador de Reportes Mdulo de Reportes

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Atributos identificables se refiere a los constituidos por sus caractersticas individuales que posee cada elemento; las relaciones entre los elementos son la vinculacin que debe existir entre los elementos identificables o componentes del sistema, y objetivo en comn es la gua de accin por la cual se justifica el sistema, es decir, que todos los elementos componentes de un sistema deben estar elaborados para cumplir una funcin especfica. 1.2.2 CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA

Sistema de Produccin Un sistema de produccin tiene como fin, manejar y controlar todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, o el proceso de prestacin de servicios de una empresa de servicios, este sistema debe tener las siguientes funciones principales: Planificacin de la Produccin; como objetivo principal del subsistema de la planificacin de la produccin ser el de poder determinar lo que se va a producir en funcin de un presupuesto estimado de ventas, en trminos de cantidades, costos, recursos a utilizar, sean estos de materiales o de recursos humanos. Internamente un sistema de produccin tendr almacenadas las formulas que determinen los requerimientos de produccin. Planificacin de la materia prima y otros costos; esto como primer elemento que debe manejar la planificacin de un sistema de produccin, representado por el clculo de la materia prima necesaria para fabricar los productos. Uno de los problemas ms complejos en el rea de produccin es el poder determinar el equilibrio entre las tres variables (ventasinventario-produccin) que influyen sobre el proceso de produccin. Control de la Produccin; es de suma importancia la implantacin de medidas de control para todos los recursos a manejar. Un control a implantar para el manejo de la produccin es el referente a la fijacin de estndares de produccin para cada uno de los elementos del costo de un producto. Un sistema de costos estndar permite el control y comparacin entre lo que se espera sea la produccin y lo realmente incurrido o consumido.

Sistema de Ventas Un sistema de ventas cubre las siguientes funciones o subsistemas: 1. Facturacin y Cobranza 2. Control de los canales de distribucin 3. Mercadeo Facturacin y cobranzas; este debe tener separadas las principales funciones, es decir la facturacin segregada de los cobros.

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Facturacin
o o o o o o o o o o Control de los precios de c/producto. Clasificacin de los grupos y subgrupos. Emisin de Presupuestos. Definicin de condiciones de pago. Control de pedidos de clientes. Emisin de facturas, giros y recibos. Emisin de las rdenes de entrega. Anlisis de gestin de ventas o facturacin. Consulta de inventarios. Actualizacin de inventarios. o o o o o o o o o

Cobranzas
Registrar la Cuentas por Cobrar bajo diferentes condiciones. Registro de cancelaciones parciales o totales. Seguimiento a los procesos de cobranza. Calculo de emisiones de vendedores. Anlisis de cobranza. Emisin de notas de debito y crdito. Emisin de estados de cuenta. Actualizacin de saldos. Control de gastos de cobranza.

Sistema de Administracin y finanzas Alguno de los sistemas de una empresa que podemos identificar como de administracin y finanzas son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Manejo de inversiones Cuentas por pagar Compras Activos fijos Inventarios Bancos Recursos humanos Contabilidad

1.2.3 ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES El anlisis de un sistema contable puede llevarse a cabo bajo diferentes enfoques o metodologas de anlisis de sistemas. El objetivo principal para analizar un sistema contable es verificar que la informacin procesada por el sistema se est efectuando de acuerdo con estndares establecidos por la empresa. Los estndares de actuacin son reflejados en instructivos, comunicaciones y en cualquier otro documento que sirva de va de informacin. Los objetivos que debe lograr un sistema contable son los siguientes: asegurar la integridad de los datos, adecuado registro y procesamiento de las operaciones, presentar la informacin financiera en forma confiable y garantizar la oportunidad en la presentacin de la informacin. El anlisis de un sistema contable se puede dividir en varias reas: rea tecnolgica Programas y software relacionados Polticas contables Estructura organizacional

El proceso de anlisis e sistemas se puede definir como todas aquellas actividades que se realizan para descomponer y explicar un sistema de informacin en cada uno de sus elementos.
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Actualmente se pueden encontrar una gran diversidad de software para todo uso desde el ms sencillo hasta el ms complejo. Para adquirir un software mediante un proveedor no se debe correr el riesgo sin al menos determinar previamente lo que la empresa necesita o dispone con respecto: 1. Informacin a procesar 2. Volumen de transacciones a procesar 3. Requerimientos de informacin resumida o detallada 1.3 TIPOS DE SISTEMAS Existen sistemas para manejar la facturacin, las compras, los inventarios y muchas otras funciones que existen en una empresa. Una caracterstica comn a todos ellos es la de no manejar directamente la informacin que se registra en la contabilidad o que es procesada por un sistema de contabilidad. Una diferencia entre un sistema contable y no contable, es el registro de las operaciones y su centralizacin en una sola base de datos. Esquema bsico de los sistemas contables y no contables.
SISTEMA DE CONTABILIDAD

Reportes Bsicos Balance General Estado de Prdidas y ganancias Estado de movimiento del efectivo

EMPRESA

CUENTAS

MOVIMIENTOS

REGISTROS

________________________________________________________________________________
Reportes Bsicos Anlisis de vencimiento Entrada/salida de clientes Terminacin de rdenes de produccin Pagos de nomina Estado de cuenta de clientes y provee
Bancos Cuentas por cobrar Inventario Produccin Cuentas por pagar

_____________________________________________________________________________________

BASE DE DATOS

1.3.1

SISTEMAS INTEGRADOS

El concepto de sistemas de informacin integrados implica el compartir informacin entre dos o ms sistemas. Esa relacin se puede establecer por varias razones: Eliminar redundancia de la informacin Facilitar el acceso a los datos o informacin Facilitar la elaboracin de informes

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1.3.2 SISTEMAS NO INTEGRADOS En el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de informacin se realiza por lo general a travs de movimientos resumidos y al final de periodos previamente definidos. Un segundo enfoque de integracin puede darse entre sistemas auxiliares. 1.3.3 SISTEMAS AUXILIARES Se consideran como sistemas auxiliares todos aquellos sistemas que sean distintos al sistema contable, el sistema auxiliar se define como aquel sistema que maneja de forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad tpica del negocio. Una caracterstica bsica de un sistema auxiliar es la de manejar informacin en forma detallada.

2. LOS PROCEDIMIENTOS
2.1 FUNCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Existen bsicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera se requiere de mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios adquiridos slidamente en el desempeo del cargo, cabe sealar que este tipo de decisiones no son estandarizables. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas con el objeto de que la empresa no vea de forma improvisada sus acciones. Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuacin de todos sus empleados, estos procedimientos aplican para las decisiones de tipo rutinarias. El objetivo final es siempre ser funcionar con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo posible. Los procedimientos se estandarizan bsicamente por las siguientes razones: Consistencia en la actuacin ante situaciones similares Reglamentacin de la actuacin de los empleados Seguridad de la eficiencia de todos los procesos 2.1.1 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Se definen los procedimientos contables como todos aquellos procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables, algunos ejemplos de procedimientos contables son los siguientes: Recepcin de inventarios Venta de productos

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Fabricacin de productos Registro de estimaciones Destruccin de inventarios

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES Los procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros. Por ejemplo: Procedimiento para cambiar datos de un cuenta corriente Procedimiento para contratacin de empleados Procedimiento para cambio de horario laboral Procedimiento para tramitar reclamos de clientes 2.1.2 CMO GRAFICAR LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos en el rea contable de una empresa por lo general estn representados a travs de una herramienta y tcnica llamada flujograma. Podemos distinguir los siguientes tipos de flujogramas: 1. Secuenciales: se caracterizan por no separar las personas y/o departamentos que realizan las tareas. 2. Columnares: separan cada una de las tareas y responsabilidades de las personas y/o departamentos dentro de un procedimiento. 3. Analticos: poseen una columna adicional para comentarios, o llamadas en el cuerpo de flujograma. 2.2 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD Existe una amplia y vasta literatura sobre principios contables, podemos definir que son normas y reglas de carcter general o especficos para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad. 2.2.1 OBJETIVO DE LOS PRINCIPIOS Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la elaboracin de los estados financieros, ya que estos pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios sean estos internos o externos de la entidad econmica. Los objetivos bsicos de los principios contables con: Unificar los criterios contables Establecer tratamientos especiales a operaciones especificas Orientar a los usuarios de los estados financieros Sistematizar el conocimiento contable

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2.2.2 CLASIFICACIN DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES Una clasificacin aplicable a los estados financieros se muestra a continuacin: Aplicables a partidas especificas
Efectivo Inversiones Cuentas por cobrar Inventarios Prepagados Activo fijo Activos intangibles Pasivo Patrimonio Ingresos Costos y egresos

Bsicos
Entidad Realizacin Partida Doble Unidad econmica Periodo Uniformidad Costo histrico Negocio en Marcha Revelacin Suficiente Importancia relativa Consistencia

Relativo a Estados Financieros

Cambios contables Combinaciones de Negocios Consolidacin de EEFF Informacin financiera y fechas intermedias Operaciones en el extranjero y cambio extranjero Cambios en el nivel general de precios

2.2.3 RELACIN ENTRE PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Existe una estrecha relacin entre los principios de contabilidad generalmente aceptados y los procedimientos contables aplicables, ya que los primeros establecen las pautas acerca de cmo deben tratarse ciertas operaciones en los estados financieros; y los procedimientos contables establecen cules sern las pautas que deben seguirse para el registro de las transacciones y cumplir con un determinado principio. 2.3 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES Toda empresa necesita en algn momento documentar el trabajo que realizan los empleados. La necesidad de establecer manuales administrativos surge por varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario. Los manuales dentro de una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el manejo y planificacin de los recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o materiales. 2.3.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN La documentacin de una empresa a travs de manuales tiene como objeto sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organizacin, instruir a los empleados en distintas reas de la organizacin, servir de gua para los empleados en la ejecucin de su trabajo y por ultimo guiar en la evaluacin de la eficiencia operacional.

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2.3.2 TIPOS DE MANUALES MANUALES DE SISTEMAS, METODOS Y PROCEDIMIENTOS MANUALES ESPECIFICOS o Manuales de tcnicas o Manuales de actividades GENERICOS o Manuales de organizacin o Manuales de Polticas o Manuales de Normas y Procedimientos MANUAL DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS USUARIO OPERACIN DOCUMENTACION DE SISTEMAS o Diseo fsico o Procesos o Salidas 2.3.3 MANUALES DE CONTABILIDAD Dentro del rea contable los manuales permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad, estos manuales son: Manual de polticas contables

Un manual de polticas contables detalla todas y cada una de las polticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables, estando siempre de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, dentro de estas polticas de contabilidad se subdividen en: 1. Polticas generales de contabilidad: Son declaraciones que enuncian la aceptacin de los PCGA. 2. Polticas especificas de contabilidad: Son tratamientos contables aplicables a operaciones especificas en los EEFF Manual de cdigo contable

Un manual de cdigo contable detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza, los conceptos por los cuales se acredita o se debita, este manual es el que tienen mayor uso en el rea contable.

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Manual de normas y procedimientos contables

Detalla el esquema de responsable/accin, todos y cada uno de los procedimientos contables, este tambin puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un determinado procedimiento.

3. LOS SISTEMAS CONTABLES

3.1 PRINCIPALES CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE Un sistema de informacin contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no alguno de ellos aisladamente: Hardware donde se procesa la informacin Software propiamente dicho Recursos humanos Polticas y normas contables adoptadas por la entidad 3.1.1 ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayora de decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de informacin que rene y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad econmica de una empresa a una fecha o periodo determinado. Esquema de funcionamiento y principales tareas que lleva a cabo el sistema contable:

Listado de validacin Comprobantes de Diario

Mayor General

Ganancias y Prdidas

Comprobantes de Diario

Diario General

Balance General

Ingreso de Datos

Validacin

Actualizacin de Registros

Emisin de Reportes

Ingreso de datos:

En un sistema contable se realiza a travs de un comprobante de diario. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

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Manuales Mecanizados Validacin de datos:

Verifica que los datos ingresados cumplen con parmetros establecidos para el control de los datos desde el punto de vista de su consistencia. Actualizacin de registros:

Consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. Esta puede efectuarse de dos manera: Interactivamente En lote Emisin de reportes:

Consiste en el procesamiento de la informacin contable que ha sido validada y actualizada. Estructura bsica de reporte de un Sistema Contable:

Contabilidad General

MDULO

Cuentas

Comprobantes

Balances

Mayor General

Estados Financieros

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Listado de cdigo contable resumido Listado de comprobantes resumidos Balance de Comprobacin Resumido Anlisis de movimientos resumidos Balance General

REPORTES

Listado del cdigo contable detallado

Listado de comprobantes detallados

Balance de comprobacin por niveles

Anlisis de movimientos detallados

Estado de prdidas y ganancias

Listado de comprobantes por rango

Estado de movimientos del efectivo

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3.1.2

PROCESAMIENTO EN LOTE VS. PROCESAMIENTO EN LINEA

Existen dos modalidades para el proceso de la informacin, procesamiento en lote e interactivo. El procesamiento en batch tambin denominado procesamiento en lote. Los sistemas interactivos son conocidos como procesamiento en lnea. Una variante al esquema anteriormente explicado es el tener un procesamiento entre los diferentes sistemas administrativos ya sea en forma independiente o en forma integrada. Un sistema independiente no tiene algn tipo de transferencia de informacin a otros sistemas o subsistemas. Un sistema integrado tiene transferencia de informacin hacia otros sistemas o subsistemas. 3.2 CODIFICACIN DE DATOS La automatizacin de las operaciones contables requiere que el contador de una empresa defina previamente el mtodo de codificacin a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables. El sistema de codificacin identifica mediante el uso de smbolos y/o nmeros, elementos de un conjunto o subconjunto y lo relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. Los factores a considerar para la seleccin de un determinado mtodo de codificacin son: el sistema elegido debe cumplir con lo requerimientos de procesamiento de informacin y en segundo trmino, prever si los cdigos sern procesados manualmente o a travs de un computador. 3.2.1 CARACTERISTICAS BSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN

Todo sistema de codificacin debe poseer una serie de caractersticas mnimas, a fin de que sea adoptado como mtodo de procesamiento para la informacin. Dentro de esas caractersticas podemos encontrar: Precisin del cdigo

Significa que un sistema de codificacin debe aceptar una sola codificacin correcta para cada elemento de un conjunto. Flexibilidad

Significa que la estructura del cdigo debe aceptar ms elementos en caso de que se necesite agregarlos. Conciso

Un cdigo conciso establece que no se deben adicionar cdigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado.

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Significativo

Para que un cdigo se considere significativo, el mismo debe indicar alguna caracterstica diferencial de los elementos que se estn codificando. Operabilidad

Implica que los cdigos definidos puedan ser manejados fcilmente por un sistema mecanizado de cmputo. 3.2.2 SISTEMAS DE CODIFICACIN Caracterstica
Consiste en la asignacin consecutiva de un nmero a una lista de elementos. Representa una derivacin del secuencial, pero en bloques consecutivos. Es otra derivacin del de la codificacin secuencial y consiste en la asignacin de un cdigo subdividido en clasificaciones sucesivas. Se asigna un cdigo alfabtico a un cdigo numrico que tiene en cuenta las caractersticas del elemento a codificar. Combinacin de nmeros y letras para identificar por varias caractersticas a cada uno de los elementos. Consiste en agregar un nmero o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido.

Mtodo codificacin 1. Secuencial

Ventaja
til en listas cortas.

Desventaja
No se pueden formar grupos para clasificar los elementos.

2. Por Bloques

til en el procesamient o de listas cortas. Facilidad de expansin. Rapidez en el procesamient o de datos

Pueden presentarse problemas de flexibilidad. Si no es definida adecuadamente la estructura del cdigo, pueden presentarse problemas de expansibilidad y confusin el mismo. Pueden presentarse problemas de expansibilidad si la estructura del cdigo no es adecuadamente definida. La codificacin de los tems puede ser engorrosa y compleja.

3. Por Grupo

4. Alfabtico Numrico

til en el procesamient o de listas cortas.

5. Nemotcnico

Sumamente til cuando los tems a manejar son numerosos. Es absolutament e seguro al validar la informacin.

6. Con digito de Verificacin

Poca informacin y conocimiento acerca la metodologa de para crear el algoritmo del digito.

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7. De Consonantes

Consiste en todas las posteriormente primera letra palabra.

eliminar vocales a la de la

Facilidad en su aplicacin.

Uso limitado. Requiere conocimiento del mtodo para que tenga significado. Aplicable a situaciones muy especificas. El desconocimiento en su aplicacin.

8. Fontico

Codifica a los elementos de acuerdo a su sonido.

til para una bsqueda alfabtica en una lista. Permite aplicar fcilmente un control sobre todos los inventarios de productos masivos en una compaa.

9. De Barras

Asignacin de lneas y espacios de distintos anchos y que son impresos a un producto para su identificacin.

3.2.3

CARACTERISTICAS DE UN CDIGO CONTABLE

La complejidad y el volumen de las operaciones de una entidad pueden ocasionar que el sistema sea ms complicado y por ello se haga una mayor supervisin para el procesamiento de los datos. Veamos cuales son las caractersticas que debe poseer un cdigo contable: Flexibilidad

Significa que un cdigo contable debe estar diseado de tal forma que permita posteriormente agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Adecuada clasificacin

Indica que un cdigo contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesin. Jerarquizado

Este debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos que conforman los estados financieros. Claridad en las descripciones

Un cdigo contable debe explicar claramente el titulo de cada una de las cuentas que lo integran.
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3.2.4

DISEO DE UN CDIGO DE CUENTAS

Catlogo de cuentas es una lista de cuentas ordenadas sistemticamente y que tiene por finalidad controlar las operaciones de una entidad econmica. Los objetivos e importancia del catlogo, pueden expresarse de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5. Es la base del sistema contable. Es la base al unificar criterios, del registro uniforme de las transacciones realizadas. Es la base y gua en la elaboracin de los estados financieros. Sirve de gua en la elaboracin de presupuestos. Imprescindible si se cuenta con un sistema de cmputo.

1-ACTIVO 11-ACTIVO CIRCULANTE 1101-Efectivo 110101-Bancos 110102-Caja General 110103-Cajas Chicas 110104-Inversiones temporales 1102-Cuentas por cobrar a clientes 1103-Intereses por cobrar 1104-Documentos por cobrar 1105-Inventario de mercaderas 1106-Inventario de tiles y materiales de oficina 1107-Seguros pagados por adelantado 1108-Alquileres pagados por adelantado 12-PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (Activo Fijo) 1201-Terrenos 1202-Edificios 1203-Mobiliario y equipo de oficina 1204-Vehculos 1205-Equipo de cmputo 1220-Depreciacin acumulada Edificio 1230-Depreciacin acumulada Mobiliario y Equipo de Oficina 1240-Depreciacin acumulada Vehculos 1250-Depreciacin acumulada Equipo de Computo 13-INTANGIBLES 1301-Derechos 1302-Patentes 1303-Marcas

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2-PASIVO 20-PASIVO A CORTO PLAZO 2001-Cuentas por pagar proveedores 2002-Otras cuentas por pagar 2003-Documentos por pagar a corto plazo 2004-Ingresos no ganados 21-PASIVO A LARGO PLAZO 2101-Documentos por pagar largo plazo 3-PATRIMONIO 3101-Capital social Cuenta capital dueo 3102-Utilidades Prdidas Acumuladas 3103-Dividendos Cuenta Retiro de Capital 3104-Supervit. 3105-Reservas 3200-Ganancias y Prdidas CUENTAS DE RESULTADOS 5-GASTOS 5101-Gastos por salarios 5102-Gastos por intereses 5103-Gastos por seguros 5104-Gastos por servicios pblicos 5105-Gastos por alquileres 5106-Gastos por tiles y materiales de oficina 5107-Gastos por publicidad 5108-Costo de Ventas 6-INGRESOS 6101-Ingresos por servicios 6102-Ingresos por honorarios 6103-Ingresos por intereses 7-VENTAS Y CUENTAS COMPLEMENTARIAS 7101-Ventas 7102-Devoluciones sobre ventas 7103-Descuentos sobre ventas 8-COMPRAS Y CUENTAS COMPLEMENTARIAS 8101-Compras de mercaderas 8102-Fletes sobre compras 8103-Descuentos sobre compras 8104-Devoluciones sobre compras 009-CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 010-CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
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3.3 FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar la informacin para registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. Todas las empresas requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo todos los empleados a travs de documentos escritos. Con el avance de la tecnologa muchos formularios estn siendo sustituidos por operaciones registradas de forma electrnica y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados, autorizados y procesados en forma electrnica. 3.3.1 IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

La empresa tiene la necesidad de implantar un plan para controlar los formularios y la informacin en ella contenida. Existen algunas seales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios, estos son: Formularios diseados a mano y reproducidos por fotocopiadora Autorizaciones en el formulario que no se entienden Omisin de detalles importantes para procesar la informacin Falta de prenumeracin Formularios con espacios reducidos o inadecuados Errores en el llenado debido a la mala explicacin de los campos Formularios no codificados Poca esttica en el diseo de las formas Formularios con falta de identificacin de la empresa a la cual corresponde PRINCIPALES REAS DE LA EMPRESA
REA OBJETIVO FORMULARIOS APLICABLES

Efectivo

Controlar los Ingresos y Egresos.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2.

Vales de caja Recibos de caja chica Reposicin de fondo fijo Orden de pago Arqueo de fondo fijo Planillas de depsito Avisos de cheques devueltos Movimiento diarios de caja Requisicin de materiales rdenes de compra Entradas al almacn Salidas del almacn Tarjetas de inventario Notas de entrega de mercanca Solicitud de empleo Ficha de trabajador

Compras e Inventario

Asegurar que las compras se realicen en cantidades precisas, con calidad y no hacer compras en exceso.

rea de Personal

Recopilar informacin acerca del personal de la

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entidad como ingresos/egresos, desembolsos por los pagos al personal, reclutamiento, seleccin, evaluacin y diseo de la carrera del personal. Distribucin y Controlar las entradas y Comercializacin salidas de los inventarios por operaciones de venta, el proceso de facturacin, dar seguimiento a los pedidos de los clientes y cumplir con las polticas de inventario.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Recibo de pago Planificacin de vacaciones Contrato de trabajo Evaluacin del personal Requisicin del personal Liquidacin de prestaciones Control de asistencia Tarjeta de tiempo Nota de entrega de mercancas Factura Orden de pedido Transferencia entre almacenes Cotizaciones Reportes de vendedores Arqueo de facturas

3.3.2 TCNICA PARA EL DISEO DE FORMULARIOS 3.3.2.1 CARACTERISTICA DE LOS FORMULARIOS Sencillez en su diseo. Cada formulario debe estar diseado por un procedimiento especfico. El orden solicitado de informacin debe ser secuencial. Un mismo empleado no debe validar los formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. Las copias deben ser hachas y distribuidas nicamente para aquellos departamentos que manejan la informacin que contienen los mismos. Se deben establecer formularios prenumerados tomando en cuenta el concepto costo/beneficio Los formularios deben contener espacios adecuados para las aprobaciones y autorizaciones. Los formularios deben estar codificados bajo algn esquema. CLASIFICACIN DE LOS FORMULARIOS

3.3.2.2

De acuerdo a su presentacin o Simples o Compuestos

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De acuerdo a su uso o Para originar una accin o Para registrar una accin o Para informar resultados De acuerdo a su elaboracin o Manuales o Semi-mecanizados o Mecanizados 3.3.2.3 DISEO DE FORMULARIOS

Todo formulario debe seguir una serie de principios bsicos para su diseo, deben tener en cuenta aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados, los principios son: Facilidad para su relleno Reduccin de las posibilidades de error Esttica Reduccin de costos

Las partes que comprende un formulario Encabezado Cuerpo principal Observaciones Autorizaciones 3.3.3 DISEO DE UN SISTEMAS DE FORMULARIO

Comprende todos los formatos, sus prcticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de informacin escrita, a travs de los documentos en la organizacin. Para disear un adecuado sistema e formularios, debemos completar las siguientes etapas: Inventario de formularios

El primer paso para disear un sistema de formularios, es elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos (diseados formal e informal). Para realizar este inventario se pueden considerar los siguientes parmetros: o o o o Por reas o secciones Por tamaos Por cualquier caracterstica fsica Formales e informales

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Anlisis de formularios

Una vez hecho el inventario de formularios, se procede a evaluar su utilizacin. Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la informacin que posee: o Informacin impresa o fija o Informacin variable o para rellenar Clasificacin de formularios

Es un proceso por medio el cual se efecta una agrupacin de los formularios con base a un criterio especfico, alguno de estos criterios pueden ser: o Organigrama de la empresa o Grado de intervencin de un computador o Su tamao o Su propsito o El nmero de copias o Combinaciones de los anteriores Codificacin de los formularios

Una vez que las formas son clasificadas, estas deben ser codificadas con base en los mtodos estudiados. o Mtodo nemotcnico o Mtodo de bloques o Mtodo alfanumrico

3.4 SISTEMA DE CONTABILIDAD POR REAS DE RESPONSABILIDAD El objetivo de un sistema contable es controlar todas las operaciones que realiza la empresa. Este control se cumple a travs de la separacin de la organizacin en centros o reas de responsabilidad. Un rea de responsabilidad se define como un conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo de empleados o personas en la empresa. 3.4.1 PRINCIPALES REAS DE UNA EMPRESA Las principales reas de responsabilidad que se pueden identificar en una empresa son las siguientes: Produccin Finanzas y control Comercial

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Cuando separamos las actividades de la empresa en reas o departamentos nos interesa poder determinar los costos y gastos por cada departamento para determinar la contribucin de cada uno a la utilidad total. Un centro de responsabilidad se define como la agrupacin de varios empleados y sus actividades de forma homognea, de tal forma que todos acten hacia una meta u objetivo comn. De esta forma pueden definirse diferentes centros de responsabilidad dependiendo de la divisin u organizacin que se establezca a travs de los organigramas. Dentro de las reas de responsabilidad se pueden encontrar los siguientes tipos: Centros de costos Se define como una unidad o grupo de unidades que se caracterizan por acumular nicamente costos. Centro de utilidad Va mas all del concepto de costo y aparte de controlarlos tambin son responsables de los ingresos generados por las unidades. Por esta razn los centros de utilidad tienen una mayor responsabilidad. Centro de inversin Se mide por la utilidad que genera y por la inversin que es necesaria efectuar para producir las utilidades. La medida de actuacin de un centro de inversin se da por la relacin entre el capital invertido y la utilidad generada. 3.4.2 DISEO DE UN SISTEMA CONTABLE POR REA DE RESPONSABILIDAD El diseo de un sistema de contabilidad por rea de responsabilidad esta soportado bsicamente en un grafico de la organizacin, a fin de poder disear la que ser la estructura del mismo. Para el diseo del mismo debe contemplar los siguientes pasos: Diseo del cdigo contable Establecimiento de medidas de control Evaluacin y seguimiento

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4. LOS PROCESOS CONTABLES

4.1 PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean recolectados, clasificados y codificados para luego ser registrados. Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones, es la cuenta. La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operacin que pueda afectar los activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. Toda entidad econmica necesita controlar las transacciones que afectan su posicin financiera o los resultados del periodo, los registros son la memoria permanente de toda empresa.

COMPRAS CLASIFICACIN DOCUMENTOS FUENTES

ELABORACION DE REGISTROS CONTABLES VENTAS

VENTAS COMPRAS COMPROBANTES

ESTADOS FINANCIAROS

DIARIO

REGISTRO EN LOS LIBROS

MAYOR

Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones: Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos e operaciones o alguna operacin especifica. Son la base para la elaboracin de los estados financieros. Ayudan a tomar decisiones en diferentes reas de la empresa.

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4.1.1 TIPOS DE CUENTAS Para registrar las operaciones existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las operaciones. Podemos clasificarla en tres dentro de un sistema contable: Tipo 1. Cuentas Reales Concepto Son aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan directamente a un balance general. Son aquellas cuentas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumento o disminuciones a este durante un ejercicio econmico. Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, pasivo o patrimonio o las operaciones del periodo. Ejemplos Cuentas de activo Cuentas de valuacin de activo Cuentas de pasivo Cuentas de patrimonio Cuentas de ingreso Cuentas de costo Cuentas de egreso

2. Cuentas Nominales

3. Cuentas de Orden

Avales o fianzas otorgados Avales o fianzas recibidos Mercancas recibidas en consignacin Giros enviados al cobro Cuentas por cobrar condonados Valores recibidos en garanta Valores entregados en garanta

4.1.2 REGISTRO DE OPERACIONES Debemos distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones Recoleccin de registros Corresponde a toda la recopilacin de informacin susceptible de registro. Clasificacin de registros Consiste en la separacin de las operaciones de acuerdo a criterios previamente establecidos.

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Codificacin de registros Consiste en la asignacin de una identificacin a cada uno de los elementos de una lista de elementos. Registros de las operaciones Consiste en grabar o reflejar en algn medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se pueda accesar posteriormente a la informacin.

4.1.3 MECANIZACIN DE LOS REGISTROS En los sistemas manuales de contabilidad suele llevarse libros para los diferentes registros que se requieren efectuar, alguno de ellos son los siguientes: Libro de asientos diarios o libro diario Libro mayor Libro auxiliar (de ventas, inventario, compras, caja, bancos, clientes, etc.)

Adicionalmente se guardan los soportes que respaldan los registros efectuados en tales libros. Algunos de los documentos de soporte de los registros efectuados son generados mediante el sistema. La manera en que os sistemas mecanizados almacenan la informacin contable depender de la tecnologa utilizada. Resulta imposible proveer una descripcin universal de la informacin que debe almacenar un sistema contable mecanizado, ya que ello depende de los objetivos mismos del diseo del sistema, de la tecnologa utilizada, de la complejidad de la organizacin y del uso que se le dar, entre otros factores. Estos son algunos de los archivo de datos de un sistema contable mecanizado: Maestro de cuentas En este archivo se guarda la informacin equivalente al libro mayor. Maestro de transacciones En este archivo se guarda la informacin equivalente al libro diario. Maestro de productos En este archivo se guarda la informacin equivalente al libro auxiliar de inventarios. Maestro de cuentas por cobrar La informacin del maestro de cuentas por pagar, con algunas variaciones es similar al de cuentas por cobrar.

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4.2 EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Todas las operaciones contables necesariamente estn sujetas al sistema de control interno que establece una entidad. El grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos valiosos y mviles estn protegidos contra prdidas por uso o disposicin no autorizados y que las operaciones son realizadas con autorizacin de gerencia y registradas de acuerdo con principios de aceptacin general. El objetivo de integridad asegura que todas las operaciones son registradas en el periodo en el cual corresponden. La exactitud requiere que las transacciones sean contabilizadas en los registros por el valor que se derivan de las operaciones. El objetivo de autorizacin establece que un sistema contable de control interno no puede permitir el registro de operaciones que no se encuentren autorizadas por algn funcionario competente. El objetivo de existencia establece que una entidad solo puede contabilizar en sus registros, operaciones o intercambios que realmente hayan la posicin financiera o resultados de la entidad. El objetivo de custodia se establece para tratar de contratar el uso o disposicin no autorizados de los activos de la empresa. 4.2.1 DEFINICIN Y CLASIFICACIN Todas las definiciones de control interno establecen que este se encuentra dirigido a proteger activos, asegurar la exactitud de los registros contables, fomentar la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de la poltica de la entidad. Los controles internos pueden ser clasificados en: administrativos y contables. Las condiciones para un control interno adecuados son las siguientes: competencia del personal, delimitacin de responsabilidades, establecimiento de nieles de autorizacin, segregacin de funciones, conciencia de control y canales de comunicacin. 4.2.2 TIPOS DE CONTROLES INTERNOS Los tipos bsicos de control podemos dividirlos en: controles de existencia, de exactitud, de autorizacin y de custodia. Un control de existencia asegura que solo se registran operaciones o transacciones que existen, un control de exactitud permite registrar operaciones nicamente por los montos que reflejan los documentos originales, un control de autorizacin permite que se efecten operaciones que son validas desde el punto de vista interno, un control de custodia se establece para asegurar que los activos valiosos y movibles estn resguardados contra robo y/o perdida. 4.2.3 EVALUACIN DE LOS CONTROLES INTERNOS La documentacin de la evaluacin del control interno puede ser realizada por medio de: cuestionarios narrativos y flujogramas. Los cuestionarios estn enfocados a preguntas puntuales que determinan la existencia o no de un control interno, las preguntas pueden estar agrupadas por:
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cuentas, departamentos, ciclos del negocio y generales. Los narrativos consisten en un texto en el cual se plasma un procedimiento en forma secuencial; generalmente, estos explican en forma detallada el proceso que sigue la empresa para alguna situacin especfica. La ultima forma por la cual puede ser documentado el control interno, es a travs de los flujogramas, los cuales pueden ser: secuenciales, Columnares y analticos. Los flujogramas tienen un objetivo ms grafico que narrativo, son un complemento de las dos tcnicas anteriormente nombradas. Todo el producto final de la evaluacin de los controles internos es plasmado a travs de informes los cuales pueden ser realizados por auditores internos o externos, el contador pblico independiente, o auditor externo, utiliza un informe denominado carta a la gerencia. Este informe se redacta en un estilo impersonal. 4.3 PROCEDIMIENTOS EN LAS OPERACIONES DE UNA EMPRESA Todos los negocios cumplen con ciclos regulares cada cierto tiempo. Un ciclo de negocio corresponde por lo general a un grupo de operaciones homogneas y aquellas se agrupan con base en el objetivo de estas. En una empresa manufacturera, podemos distinguir por ejemplo, cuatro ciclos de operaciones:

4.3.1

COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Corresponde a las operaciones de adquisicin de bienes y servicios. Con el objetivo de obtener los mejores materiales a un menor costo y con las mejores condiciones de entrega y financiamiento.

Procesos administrativos relacionados con las compras: El proceso de compras se inicia con la necesidad de un bien o servicio y culmina con la adquisicin y el pago de estos. El proceso de compras corresponde a las siguientes etapas: Recepcin de solicitud de requisicin Emisin de orden de compra Aprobacin de la orden de compra Envo de la orden de compra a los proveedores Recepcin de los bienes y/o servicios Registro de la entrada del activo o recepcin del servicio Pago del bien y/o servicio recibido Registro del pago

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Registro de cuantas por pagar: Se inician en el momento en el cual la compra recibe la propiedad de los bienes comprados, o se compromete con la adquisicin de un servicio.

La transferencia de propiedad depende de las condiciones de compra: Libre a bordo o puerto de embarque (Free on board FOB) Libre a bordo puerto de destino Costo, seguro y flete FAS o LAC Costo y flete Contra reembolso

Clasificacin de las cuentas por pagar:

Cuentas y documentos por pagar comerciales

Provenientes principales de las compras de inventario activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para las operaciones normales de la compaa.

Cuentas por pagar a compaas relacionadas

Corresponde a los pasivos que se originan en razn del financiamiento obtenido de las compaas relacionadas, principalmente de la casa matriz, para el caso de las compaas transnacionales.

Otras cuentas por pagar

Proveniente de las operaciones no comerciales de la compaa, pueden incluir la reposicin de gastos de viaje a empleados, prestamos de inventarios y otros conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos.

Gastos acumulados
Incluyen el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por servicios recibidos, tales como electricidad, telfono, agua, servicios publicitarios, honorarios profesionales y otros emitidos.

4.3.2

PRODUCCIN Actividades realizadas por la empresa para producir los bienes y/o servicios que ofrece a sus clientes, una empresa manufacturera le ofrece el proceso productivo el cual corresponde a las actividades de transformacin de los materiales y materia prima en productos terminados aptos para la venta.

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Procesos administrativos relacionados con la produccin: Para controlar todo el proceso de produccin, las empresas establecen procedimientos para controlar el ciclo de produccin. Un ciclo de produccin incluye al menos las siguientes etapas: Planificacin de las materias primas Se dirigen a coordinar las unidades de materias primas que se requieren para producir las unidades de productos terminados. Planificacin de la produccin Una vez que se han determinado los volmenes de materia prima, se deben ejecutar actividades de planificacin de la produccin, las cuales deben estar enfocadas a colocar las cantidades de bienes que deben ser producidos de acuerdo en el presupuesto de ventas que prepara el rea de mercadeo. La planificacin de produccin lleva a cabo las siguientes actividades: 1. Planificacin anticipada 2. Fijacin de metas 3. Programacin 4. Despacho Control de los inventarios Los registros contables en el ciclo de produccin son relativamente sencillos, sin embargo aqu hay que tener en cuenta que un aspecto que influye en el mtodo del costo que se utiliza.

Clasificacin de los inventarios: Los inventarios representan un conjunto de bienes que son propiedad de una empresa y cuyo objetivo de adquisicin o fabricacin es volver a venderlos, a fin de obtener un margen de ganancia razonable. Podemos identificar los siguientes tipos de inventarios posibles en una empresa manufacturera: 1. Productos terminados 2. Productos en proceso 3. Materia prima 4. Suministros de fabrica 5. Material de empaque 6. Mercadera en transito 4.3.3 FACTURACIN Y CUENTAS POR COBRAR Toda empresa mide su actividad por varios indicadores que son el resultado de su gestin. Todo gerente de mercadeo tiene como objetivo principal el incrementar las ventas, en el rea de produccin tiene como uno de sus objetivos el disminuir los costos que se generan los procesos productivos. El

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incremento de las ventas y de las utilidades es, si se requiere, el objetivo que persiguen todas las empresas. El proceso de facturacin es este sentido, tiene el objetivo de controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones que tienen como objetivo el mantener o aumentar las ventas de la empresa. Ciclo tpico de una empresa EFECTIVO
Cobranzas En efectivo Pagos en efectvo

CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR PAGAR

Factura/ventas

INVENTARIOS SERVICIOS

Adquisiciones/ pagos

Procesos relacionados con la facturacin y las cuentas por cobrar El ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, tambin conocido como de ingresos y cobros, es fundamental para la empresa, porque de esta dependen sus ingresos. Las ventas pueden clasificarse de la siguiente forma: Por el volumen de unidades A la vez, esta puede clasificarse en: Al detalle: pequeas unidades que van directamente al consumidor Al mayor: grandes volmenes vendidos a distribuidores Por pedidos especficos: ordenes especiales de clientes Por el financiamiento De acuerdo al financiamiento podemos encontrar: De contado: pago inmediato al momento de la compra Al crdito: se difiere el pago, puede ser de dos formas - pago total a cierto tiempo, por ejemplo 30 das de factura - pago parcial en cuotas, es decir a plazos

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Por las condiciones de entrega y precios Segn esta clasificacin tenemos: A entrega factura A entregas parciales Con derecho a devolucin

Los procesos de ventas comienzan con el pedido del cliente, el cual puede ser recibido mediante una orden de compra o por un pedido a travs de la gestin de un vendedor de la compaa. Este proceso incluye lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Recepcin del pedido u orden de compra Elaboracin de factura o nota de despacho Preparacin del despacho Preparacin de la factura Entrega de la mercanca al cliente Cobranza al cliente Preparacin de relaciones de cobro Efectuar los depsitos de los cobros en efectivo Preparacin de estadsticas de venta

En la mayora de los casos las ventas son realizadas al crdito, por tanto los procesos de ventas incluyen gestiones tales como apertura de clientes, elaboracin de estados de cuenta, controles de la antigedad de las cuentas por cobrar y otros.
Registro contable

Los registros contables del ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, son relativamente sencillos y son los siguientes: Registro de ventas al crdito Registro de una venta al contado con descuento Cobros de facturacin Registro de devoluciones de mercancas

Clasificacin de las cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar comerciales

Producto de los ingresos por ventas o servicios prestados correspondiente a las operaciones principales de la compaa.

Cuentas por cobrar a compaas relacionadas

Provienen de las operaciones realizadas con compaas relacionadas.

Cuentas por cobrar a empleados

Provienen de prstamos, anticipos u otras entregas realizadas a empleados y que sern devueltas por estos en un plazo determinado.

Otras cuentas por cobrar

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Productos de diversas operaciones tales como reclamos al seguro u otros. 4.3.4 PROCEDIMIENTOS DE NMINA Los procedimientos de nmina estn enfocados a registrar las transacciones que se derivan de operaciones del personal. Los cargos por concepto de la nmina representan normalmente un costo importante para la gran mayora de las empresas.

Procesos relacionados con el personal El ciclo de nomina adquiere especial importancia en la empresa moderna. En la actualidad, es necesario que las compaas logren un equilibrio entre sus recursos humanos y los recursos materiales, de esta forma de la compaa estar representada por su recurso financiero y su personal. El factor humano es controlado por el departamento de personal o recursos humanos, en este departamento se procesan todos los aspectos relacionados con el personal lo cual son entre otros: Reclutamiento y seleccin Ingreso de personal Entrenamiento y desarrollo Control de asistencias y horas trabajadas Beneficios por vacaciones y otras prestaciones Cumplimiento de obligaciones gubernamentales Planes de pensin y jubilaciones Cajas de ahorro Prestamos al personal Para realizar las siguientes funciones correspondientes al ciclo de nomina se pueden contar con los siguientes sistemas, entre otros:

Sistema de nmina
Utilizado para hacer los clculos necesarios de asignaciones y deducciones para cada empleado, al cual se le realizan los pagos.

Sistema de beneficios contractuales

Sirve para calcular los beneficios que deben ser pagados a los empleados por efecto de contrato o de ley laboral, para incluir vacaciones, prestaciones sociales, bonificaciones, etc.

Sistema de prstamos a empleados

Para controlar todos los prstamos y anticipos entregaos a los empleados.

Sistema de informacin sobre nmina

Tendr por objetivo suministrar informacin requerida por la gerencia, tales como estadstica del personal por departamento, rotacin de personal, promedios de sueldo, etc.

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Un departamento de personal de una empresa puede estar organizado de esta manera:

Recursos Humanos

Relaciones Industriales

Higiene y Seguridad

Planificacin y Desarrollo

Salud ocupacional

Evaluacin y Remuneracin

4.4 PROCESOS DE AJUSTE Y CIERRE Uno de los objetivos que debe cumplir toda gerencia es el medir las utilidades para evaluar la rentabilidad del negocio. Los registros contables de la empresa sirven como base para calcular los resultados de las operaciones de una entidad. El proceso de registro de las transacciones requiere que sea hecho simultneamente con las operaciones y en la medida en que se producen los intercambios. El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con base en dos mtodos principales: Contabilizacin en base a efectivo Consiste en registrar las operaciones en los libros en la fecha que ingresa o se desembolsa efectivo. Contabilidad en base a acumulaciones Las operaciones son registradas en el momento que estas afectan la posicin financiera o de resultado de una entidad.

Ambos mtodos tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada por casi todas las empresas.

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Clasificacin de los ajustes

Efectivo Efectos por cobrar Cuentas por cobrar Inversiones temporales Inventarios Prepagados Activo fijo Plusvala Prstamos Bancarios Efectos por pagar Cuentas por pagar Gastos acumulados por pagar Apartado para prestaciones sociales Ingresos cobrados por anticipados Ingresos Costos Gastos de operacin Otros ingresos y egresos Partidas extraordinarias

De Activo

Balance General Estados Financieros

De Pasivo

Ganancias Y Perdidas

4.4.1 PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE Peridicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras presentadas. Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a travs de los ajustes en las cuentas, que son registros contables que se caracterizan por modificar los saldos de las cuentas de mayor, para registrar una operacin omitida o corregir un registro errado. Normalmente los ajustes afectan en su mayora a partidas del estado de prdidas y ganancias y tienen relacin con otras partidas del balance general. Secuencia para el registro de los ajustes.
TRANSACCIONES FINANCIERAS REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO CONTABILIZACION EN EL MAYOR BALANCE DE COMPROBACION PRELIMINAR REVISION PRELIMINAR REGISTRO DE AJUSTES ESTADOS FINANCIEROS

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Ajustes a partidas del Activo Tienen una relacin con partidas del estado de prdidas y ganancias. Esto debido a que normalmente las partidas de activo, se ven afectadas por diferentes cuentas. A continuacin veremos los principales ajustes que afectan las partidas en los activos: Efectivo Dentro del activo debemos agrupar todas aquellas partidas que sustituyen numerarios o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o liquidez inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajustes son ilustrados seguidamente: Efectivo en moneda extranjera Intereses no registrados Depsitos en transito Efectos por cobrar En estas cuentas se contabilizan los derechos que tiene la empresa proveniente de ventas de mercanca a crdito u otras operaciones y que se encuentran respaldados por documentos tales como letras de cambio o pagares. Los ajustes en estas partidas pueden originarse por la omisin del registro de operaciones de descuento. Cuentas por cobrar El ajuste en esta cuenta se origina principalmente por la modificacin de la provisin para cuentas incobrables. Inversiones temporales Esta cuenta est formada por las inversiones realizadas en acciones, bonos y papeles comerciales, con la intencin de volver a venderlos o realizarlos en el corto plazo. Con las inversiones temporales pueden darse bsicamente dos tipos de ajustes: Registro de intereses devengados Ajuste de inversiones al costo o mercado el valor ms bajo Inventarios Las partidas de inventarios son las partidas de activos ms comunes que pueden sufrir ajustes de diversos tipos, como por ejemplo: Cambio de cualquier mtodo de valoracin UEPS Aplicacin del costo o mercado el ms bajo Provisiones para obsolescencia Perdidas de inventario Ajustes por inventario fsico Gastos pagados por anticipados Son las erogaciones por concepto de bienes o servicios cuyo usufructo se realiza durante un corto periodo, generalmente, una parte se consume en el ejercicio econmico en el cual se hizo la erogacin y la diferencia, en el ejercicio

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o ejercicios posteriormente. Algunos conceptos de gastos pagados por anticipados comunes son: Seguros Intereses Alquileres Publicidad Activo fijo Los ajustes a los activos fijos, normalmente se pueden realizar por las siguientes razones: Gastos por depreciacin Disposiciones de activos fijos

Ajustes a partidas del pasivo Las partidas de pasivo, al igual que las de activo, estn sujetas a diversos ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables. Estas partidas de pasivo pueden tener ajustes pos diferentes razones: Prstamos bancarios Normalmente, los ajustes por las partidas de prstamos bancarios pueden originarse luego de un anlisis de las partidas pendientes en las conciliaciones bancarias, como consecuencia de notas de debito o de crditos pendientes por contabilizar. En este caso, el registro de las operaciones debe efectuarse tomando en cuenta la modalidad de prstamo contratado con la entidad financiera. Efectos por pagar Sobre los efectos por pagar, pueden generarse ajustes por los siguientes conceptos: Ajustes por tasa de cambio aplicadas a efectos de moneda extranjera Correcciones de errores en el registro de las cuentas Cuentas por pagar En el rubro de las cuentas por pagar, los ajustes pueden originarse por las siguientes razones: Ajustes por diferencias cambiarias de los pasivos en moneda extranjera Registro de inventario en transito Registro de facturas pendientes Acumulaciones por servicios recibidos Ajustes varios Gastos acumulados por pagar Son los gastos incurridos por la empresa, cuyo desembolso financiero no se ha efectuado, pero se efectuara durante el ejercicio siguiente. Principalmente pueden identificarse tres tipos de ajuste: Registro de acumulaciones no contabilizadas

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Reverso de acumulaciones Registro de pasivos reales previamente acumulados Apartado para prestaciones sociales Esta cuenta debe ser ajustada al cierre del ejercicio econmico de acuerdo con lo que indique o refleje el listado del clculo real de las prestaciones de todos los trabajadores de la empresa a una fecha determinada. Ingresos cobrados por adelantado Esta cuenta comprende los ingresos recibidos por la empresa, pero por los cuales no se ha entregado el bien o prestado el servicio para la fecha de cierre del ejercicio econmico. Estos pueden ser: Intereses Alquileres Comisiones Ventas de mercanca

4.4.2 ELABORACIN DE UN PLAN DE REVISIN Y AJUSTES Un plan de ajuste es un detalle de la consecuencia de pagos que deben seguirse para analizar las diferentes partidas de un balance de comprobacin. Un plan de ajuste debe asegurar que las cuentas con auxiliares se encuentren conciliadas con las cuentas relacionadas del mayor, o que todas las acumulaciones que corresponden al ejercicio hayan sido registradas en el periodo. Un plan de ajuste debe contemplar al menos lo siguiente: Detalle de las actividades a realizar Responsables de cada actividad Tiempo en el cual deben cumplir las actividades Evaluacin y seguimiento

Todo plan de ajustes y cierre se inicia con la emisin de un balance de comprobacin preliminar el cual estar sujeto a las modificaciones que se deriven de los ajustes realizados a las diferentes cuentas que componen los saldos de mayor general.

5. LOS SISTEMAS CONTABLES EN AMBIENTESDE PED

5.1 CONCEPTOS BSICOS Las computadoras son los dispositivos ms utilizados hoy en da para el procesamiento de datos. El esquema bsico de su funcionamiento es bastante sencillo. Las computadoras son mquinas que se utilizan para almacenar y procesar informacin en forma electrnica mediante instrucciones previamente determinadas, se le debe decir el qu, el cmo y con qu hacerlo. Es importante tener en cuenta que la mayora de los errores atribuidos a las computadoras son errores que son consecuencia de fallas humanas.

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Debemos distinguir los siguientes componentes o elementos para un sistema de cmputo: Desde el punto de vista de hardware: Unidad de entrada/salida Unidad central de proceso Unidad de memoria

Desde el punto de vista de software: Programas fuentes Programas objetos

5.1.1 ARQUITECTURA DE COMPUTADORES El trmino arquitectura del computador se refiere a la manera en que ha sido construido el computador o dispositivo para el almacenamiento, procesamiento o transmisin de informacin. Bsicamente el computador debe poseer los siguientes dispositivos: De procesamiento De almacenamiento Principal Secundario De entrada/salida De entrada: Teclados Lectores pticos Lectores de caracteres en tinta magntica Terminales para puntos de venta y cajeros electrnicos De salida: Monitores de video/Impresoras

5.1.2 COMUNICACIONES Y REDES DE PROCESO DE DATOS Se pueden distinguir dos formas de procesamiento claramente definidas: Centralizado Est representado por la existencia de un computador principal, el cual centraliza las funciones de procesamiento de tareas/transacciones de la organizacin. Descentralizado Conjunto de computadores conectados a travs de uno o varios canales de comunicacin para transmitir informacin entre ellas.

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5.2 CONTROL INTERNO CONTABLE BAJO AMBIENTE P.E.D. El procesamiento electrnico de datos PED ha invadido casi todas las actividades que son realizadas en las empresas. Dos caractersticas han resaltado en esta evolucin y tendencia: la velocidad de procesamiento y el grado de confianza que se le asigna a la generacin de informacin. La evaluacin del control interno de PED requiere del conocimiento especializado de teora de controles y entender el funcionamiento de los equipos de computacin que sirven de plataforma para el procesamiento del software. El control interno contable en PED forma parte del ambiente de control interno de los sistemas de informacin de la organizacin. Podemos identificar tres tipos de controles bajo ambientes de PED: Controles de acceso Controles sobre la informacin Controles sobre la seguridad del sistema

Para establecer un sistema de control de acceso, debemos identificar los siguientes conceptos: Usuario o sujeto Recurso u objeto Nivel de acceso

Se pueden establecer controles de acceso a travs de software o a travs del hardware. A travs del software existen ciertas tcnicas que pueden ayudar a la implantacin de claves de seguridad para el acceso y esta son: Intervalos de duracin Longitud mnima Sintaxis Encriptacin Restriccin del numero de intentos fallidos

5.3

LOS SISTEMAS CONTABLES MECANIZADOS

Los profesionales del rea contable, administrativa y financiera, requieren conocer el funcionamiento de los sistemas mecanizados de informacin que son utilizados para la toma de decisiones en las empresas. Un sistema de informacin debe estar orientado a suministrar, de la manera ms sencilla, la informacin que requiera cada uno de los usuarios. Un concepto importante que debe tomarse en cuenta al desarrollar sistema, es la amigabilidad que el sistema presta al usuario. La primera etapa para la instalacin de un sistema de informacin es la definicin bsica de parmetros, la cual consiste en establecer las principales definiciones que se utilizaran como
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base a los efectos a inicializar un sistema. La puesta en funcionamiento del sistema SISCOM, requiere de las siguientes funciones: Definicin de datos de la empresa Creacin de cdigos contables Definicin de otros parmetros

La informacin financiera generada por un sistema puede ser generada por la impresora o por la terminal de ingreso de datos. Los sistemas contables deben tener al menos los siguientes listados o informes: Listado de comprobantes Consulta de cuentas Mayor analtico Balance de comprobacin Balance general Estado de ganancias y perdidas

SISCOM posee otros sistemas tales como: Nmina Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Activos fijos Inventarios

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