Cortes de caja

y
Depósitos

1
 Flujo de los ingresos:
26/Mar/2011 13:23

Sistema de Administración de la
Información del CNCI

Corte de Caja al 26/03/11

De las 06:00 a las 23:59
Colegiatura
Matricula Nombre
Referencia Folio Instrumento
Hora Usuario Cantidad
---------- ------------------------
13202174 JAIME ALBERTO RAMOS
PUENTE Colegiatura 123498
EFVO 11:51
jconde 1,642.20
13203097 BARBARA MAGAÑA PEREZ
Colegiatura 123499 EFVO
13:02 jconde 2,000.00
123495 EFVO

El alumno Cajero registra Emisión, Realizar el

realiza su los pagos en integración depósito o
SAIC de
pago y revisión entrega de
acuerdo al
instrumento del corte de valores
de pago caja

2
 ¿Qué áreas y personas intervienen en el proceso?

Director / Cajeros Alimenta el sistema

Plantel para generar el corte

Karen García • Depósitos

Sandra Ronquillo Revisa el • Conciliaciones
Hugo Villalobos
Área de Control y
cumplimiento de bancarias
Ramón Rivera Cobranza políticas • Cortes de caja

Sofía Lucio Verifica el depósito

Ernesto Zapata Tesorería en la cuenta UCNCI

Reporta cualquier
Banco y Empresa
problema o
de recolección diferencia

3
 Medidas de seguridad con los valores:

Acceso Caja de
Puerta Revisión Depósitos
restringido maroma
Cerrada de billetes completos
a caja fija

Es
responsabilidad El Director debe
Puerta
Únicamente de los Cajeros, asegurarse que
permanente- Funcionando
pueden accesar revisar todos los depósitos se
mente con correctamente y
Cajeros, los billetes, para realicen
seguro y las las llaves deben
Director y validar que no completos, en
llaves estar
personal sean falsos, en caso de
únicamente separadas, una
autorizado para caso de diferencias,
pueden estar en la debe tener los
realizar presentarse tendría que
custodia de Cajeros y otra el
supervisiones alguno, tendrían asumir la
Cajeros y Director
en caja que asumir la responsabilidad
Director
diferencia que de las mismas.
se genere.

4
Emisión del Cortes de Caja:

Emisión del reporte de cancelaciones

Emisión del corte de caja
Impresión de fichas de depósito

Reporte de ingresos por alumno

Emisión de la factura global

5
 Se emite TODOS los días
sin excepción.

Corte Se emite a las 20:45 hrs.

Los firman los dos Cajeros Planteles autorizados de
y Director de cerrar a las 20:00 hrs. lo
Caja emiten a las 19:55 hrs.

El Cajero lo emite al cierre de

operaciones y el Director lo
revisa a más tardar al día
siguiente, para preparar el
depósito

6
 ¿Qué sucede si no se genera el Corte de Caja ?

• No se cerrará la operación de caja, ocasionando que el sistema no reconozca:

- Los ingresos del día

- Las ventas de manuales

• Se generan afectaciones contables y en las conciliaciones bancarias.

• Los ingresos del día no estarán debidamente documentados.

• No se tendría la seguridad, que los valores estén completos.

• No se podrá generar la ficha de depósito, para realizar el depósito.

• Faltaría facturar los ingresos del día, generando problemas fiscales.

7
 1. Corte de caja.
2. Relación de abonos cancelados.
3. Resumen de Ingresos por alumno.
4. Factura global.
5. Factura de alumnos (copia amarilla)
6. Autorización de Contabilidad para elaborar facturas
manuales
7. Recibo original y copia amarilla de los alumnos a los
¿Cómo se Integra que se emitió factura.
el Corte de Caja? 8. Recibos y facturas canceladas.
9. Bouchers originales (firmados).
10. Corte de la TPV (cierre de lote, resúmenes totales,
transacciones detalladas).
11. Relación de movimiento de tarjetas (excel).
12. Copia de cheques recibidos.
13. Correo de confirmación del depósito de las
transferencias, cheques y depósitos bancarios.
14. Recibo original (recibos provisionales)
15. Ficha de depósito (realizados por los alumnos).
16. Ficha de depósito (efectivo y cheques).
17. Comprobante de recolección.
8
 ¿ Qué tengo que revisar del corte de caja ?

Fichas de depósito ó
Efectivo +
Comprobante de
recolección Cheques

Factura global +
Facturación Facturas de
alumnos
Cortes de
Resumen de ingresos
caja por alumno + recibos
Ingresos por de pago de los
Alumnos alumnos a los que se
les facturó

Efectivo+ Cheques +
Valores Bouchers +
Tranferencias

9
 Relación de Recibos y/o
abonos facturas
cancelados canceladas

Relación de pagos Bouchers

Corte de la TPV
de tarjetas firmados

Cheques,
Confirmación de
Transferencias,
Tesorería
Depósitos directos

Consecutivo
Facturación Selladas y Importe completo
firmadas

Una vez revisados los cortes y todo esté correcto, se procede a la firma, por los
responsables de la operación de caja.
10
 ¿Qué hago sí tengo problema con el corte de caja ?

Plantel Sistemas Cancelaciones

- Por error o -Reportar -Solicitar

problemas de oportunamente, cancelaciones en
impresión, cualquier el horario
cancelarlo problema con el establecido, ya
físicamente y sistema, que que no se
volverlo a emitir. impida generar el aplicarán al día
corte de caja. siguiente y no
- Reportar En caso que no debe afectar la
cualquier sea el mismo día, generación del
problema con las al día siguiente a corte o del
áreas primera hora, para depósito.
correspondientes, que no afecte el
para su corrección depósito.

11
 ¿Qué tengo que hacer con los cortes de caja ?

• Elaborar el control de envío de cortes de caja en forma semanal.

• Anexar el control a los cortes de caja, firmado por los responsables de la operación
de caja y una copia se queda en el plantel, para que se anexe al expediente
correspondiente.

• Registrar cualquier observación, en los cortes de caja, que sea importante dejar la
aclaración o antecedente de alguna situación importante.

• Enviar los cortes con el mensajero el día que tienen servicio, en caso de los
Planteles foráneos el envío será cada 15 día.

• Los planteles foráneos tendrán que darle seguimiento con la empresa de paquetería
hasta que haya sido recibido en las oficinas.

12
 A las 12:00 hrs. o en
¿A que hora se el horario y día del
realizan? servicio de
recolección

El Director en el
¿Quién los realiza? banco o entrega los
valores

Depósito ¿Cómo se elabora la

Por sistema
ficha?

Únicamente por
¿Se pueden elaborar problemas técnico y
ficha manuales? cuando hay pagos
con cheque

Las fichas de depósito deben ser firmadas por el Director.

Los comprobantes de recolección, deben ser firmados por el Director y anexar al envase la ficha
de depósito emitida por sistema
13
 ¿Qué hacer sí tengo problemas con el depósito?

• Informar con toda oportunidad cual es el problema.

• Sí la sucursal no cuenta con sistema o tuviera alguna situación especial, se

debe realizar:

- Buscar otra sucursal cercana.

- Solicitar el número telefónico, para confirmar cuando se haya
solucionado el problema y poder realizar el depósito.
- En caso que no haya solución al problema, realizar sin excepción el
depósito al día siguiente.
- Informar de forma oportuna, al Coordinador Operativo y al Área de
Control y Cobranza.

• Anotar la observación en el corte de caja, indicando los motivos del desfases

en el depósito.

14
 Procedimiento de operaciones con Tarjeta
Cualquier La terminal proporciona
Registrar el pago en la Validar que sea
problemas con la el número de aprobación
TPV (terminal punto de autorizada la o en su caso marcada
TPV, reportarlo con
venta) operación denegada
Ernesto Zapata

Firmado por el titular Solicitar una

Firma de Bouchers
de la tarjeta identificación oficial

Tarjeta Ingresar los pagos al

En caso de error
Saic, el mismo día en
solicitar la
que se cobran en la
cancelación
TPV

Cualquier situación especial Registrar el pago con No se puede

o reclamo, el titular de la el instrumento seleccionar efectivo
tarjeta deberá verlo con el correcto o cheque, por que se
Banco generan diferencias
No se pueden aceptar
pagos con puntos Cualquier situación
que se presente y
genere diferencias,
Todos los días al
Emisión del cierre de sería responsabilidad
cierre de
la TPV compartida entre el
operaciones Cajero y Director

*** Los pagos se registran en SAIC, como Tarjeta de Crédito o Débito

15
 Procedimiento de operaciones con Transferencia

Solicitar los datos y

comprobante de la
transferencia al alumno

Transferencia

Solicitar confirmación a
No se pueden
Tesorería del depósito,
registrar antes,
antes de registrar el excepto 4ª. sem
pago

*** Los pagos se registran en SAIC, como Cheque

16
 Procedimiento de operaciones con Transferencia

Solicitar la ficha de
depósito al alumno

Depósito Confirmar con tesorería No se pueden registrar

bancarios el depósito antes, excepto 4ª. sem

Registrar los pagos de

Verificar el importe
acuerdo al importe
depositado pagado

*** Los pagos se registran en SAIC, como Cheque 17

 Procedimiento de operaciones con cheque

Se reciben a nombre de No se reciben

Universidad CNCI de posfechados o al
México, S.C. portador

Confirmar con Tesorería No se pueden

el depósito antes de registrar antes,
registrar el pago excepto 4ª. sem

Cheque
En caso de cheque Debe reponer el
rebotado, se tiene que pago y pagar
reportar al alumno comisión

Se deben depositar al Depósito en Banco

Azteca
día siguiente de su Cuenta
registro 40510117665750

En caso que se registren cheques sin la confirmación de Tesorería y sea rebotado, el alumno ya no
asistió o no se niega a reponerlo, la diferencia quedará bajo responsabilidad del Director.

*** Los pagos se registran en SAIC, como Cheque

18
• En todos los casos se debe enviar un correo a Karen García y Hugo Villalobos,
cuando se reciba un cheque, transferencia o depósito directo, para justificar las
diferencias en los depósitos y hacer los ajustes en las conciliaciones bancarias.

• El correo debe contener la siguiente información:

- Datos del alumno (nombre y matrícula)
- Transferencia:
Nombre de la persona o empresa que realiza el depósito
Fecha de depósito en el banco
Número de transacción
Importe
- En el caso de cheques:
Nombre de la persona que expide el cheque
Número y fecha de expedición
Importe
De preferencia anexar el cheque escaneado

• Anexar al correo, la confirmación de Tesorería, para ambos casos.

• Cuando se solicite información de depósito, responder con oportunidad, para no

afectar las conciliaciones bancarias.
19