Licenciatura SINTESIS

Nombre: Elena Idalia Estrada Senz Nombre de la asignatura: Administracin General Actividad:
Tcnicas de control

Matrcula: :

132720018 Tutor de la Materia: Lic. Pablo Cesar Picazo

Fecha: 28-Feb-13 Bibliografa:

Equipo:

ADMINISTRACION sexta edicin, ROBBINS - COULTER PEARSON EDITORES, 2004. HARVARD BUSINES REVIEW como medir el rendimiento en la empresa, DRUCKER - ECCLES - SIMONS - NORTON, DEUSTO, 2005. ADMINISTRACION quinta edicin, STONER - FREEMAN PHH EDITORES, 1997.

Tipos de control El control en una organizacin puede ser implementado antes de comenzar una actividad, durante una actividad o al finalizar una actividad. De esta forma es que se clasifica el control, antes, durante y despus. Exactamente los tipos de control son:

Control preventivo o anterior a la accin: Intenta prevenir los problemas previstos. Esta dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una accin administrativa antes de que se presente el problema. Segn Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V un posible problema que pueda ser visto antes de que suceda, debe tratarse de evitarlo aun antes de que suceda. Lo malo es que estos controles, requieren informacin oportuna que es difcil de obtener, y esto trae en consecuencia que este tipo de control no sea tan usado. Control concurrente: Se realiza durante la accin, trata de que el administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo de estos llegue a ser demasiado alto. Para hacer este tipo de control se puede recurrir a la supervisin directa debido a que con esta se pueden corregir los problemas a medida que estos surgen. Control correctivo o posterior a la accin: Es el preferido por Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V., segn ellos se debe basar en una

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retroalimentacin realizado cuando la actividad ha terminado. Lo nico malo es que cuando se realice la retroalimentacin, el dao ya esta hecho. Un control debe ser eficaz, y para lograr este control, existen ciertos tipos de caractersticas. Para Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V. un sistema de control eficaz debe tener gran precisin, para que proporcione datos validos y sea digno de confianza. Otras caractersticas de un control eficaz son la oportunidad, donde la informacin sea oportuna en el momento preciso. La economa se trata de que el sistema de control aporte en realidad buena economa y costos a la empresa. La flexibilidad de un control eficaz le permite ajustarse a casos adversos y se desenvolverse en climas cambiantes. En un control eficaz, la inteligibilidad, sea debe ser comprensible a los usuarios y un lxico entendible. Los estndares de control deben tener criterios razonables, y deben tener localizacin estratgica de lugares en las empresas para estos controles. Otras caractersticas de controles eficaces son nfasis en las excepciones, criterios mltiples para los estndares y una accin correctiva que sea sugerida por este sistema de control eficaz. Herramientas y tcnicas de control: Para Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V., para realizar un buen control debe haber unas herramientas y unas tcnicas que nos ayuden o permitan realizar esta funcin ms fcilmente. Entre los objetos ms que un gerente ms debe controlar es la informacin. La informacin apropiada en el momento oportuno y en cantidad precisa pueden ser la clave para salir de un problema o de una situacin de riesgo. Para controlar esta informacin en las empresas, existe el Sistema de Informacin para la Gerencia (MIS) el cual es un sistema que proporciona a la gerencia la informacin que necesita a intervalos peridicos. Lo que los gerentes ms debemos tener en cuenta es que es muy diferente la informacin a simplemente los datos. Una empresa puede tener muchos datos, pero si esta no los tiene analizados y no los usa para su control es como si no tuviera nada. Datos son hechos escuetos y sin analizar, en cambio la informacin son hechos analizados y procesados. Pero no basta con tener la informacin, hay que saber como usarla para el control. Para comenzar, hay que saber que cuando se toma una dedicin hay que estar conciente de la informacin que se va a necesitar, reunir las decisiones que necesiten informacin similar o parecida y finalmente disear un buen proceso de informacin. Una vez que se tenga un buen proceso de informacin, hay que saber implementarlo. Antes de la implementacin hay que hacerle una prueba al sistema, si se encuentran fallas en estos ensayos, es necesario corregirlas y

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buscar una solucin. Luego toca prepara al usuario con la capacitacin adecuada, en este punto toca estar preparado para encontrar resistencia puesto que las personas tienden a resistirse al cambio. Toca lograr que los empleados y clientes se involucren y vigilar que a este sistema de informacin no entre gente que no pueda tener acceso a estos. Finalmente hay que realizar revisiones peridicas de la informacin e ir extractando lo que sea necesario. Los sistemas de informacin actuales, obligan a los administradores a participar directamente en los sistemas de informacin y no a delegar a otras personas, tambin obliga al gerente a mejorar su capacidad de toma de decisiones y obliga tambin a crear nuevos diseos organizacionales. Hay tambin que hacer control a empresas financieras. Toca analizar el presupuesto que haya y compararlo con el presupuesto que se necesite para lograr lo propuesto. Lo que se ha planeado, tiene que adaptarse al presupuesto que haya. Para Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V.. para planear y controlar hay que tener en claro el presupuesto disponible debido a que no puede pretenderse hacer algo que no se pueda hacer por falta de recursos. Para controlar las operaciones en una empresa, toca tener en cuenta el grado de eficiencia y eficacia de los procesos de transformacin en una organizacin. Para hacer este tipo de controles, existen graficas de control TQM calculadas por mtodos estadsticos que muestran resultados de unas mediciones hechas sobre las operaciones, existe tambin el modelo EQO (modelo de la cantidad econmica del pedido) que equilibra los costos de compras, pedidos, mantenimiento de inventarios, faltantes, con el fin de calcular la cantidad optima para una orden de compra. Los controles del comportamiento, son de los ms importantes en la administracin porque hay que trabajar con personas. Como para Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V.es ms importante el control a los empleados y las personas vamos a ampliar estos mtodos de comportamiento:

Supervisin directa: Revisar da tras da el trabajo a los empleados y corregirles o premiarles por su trabajo. Este mtodo es uno de los usados por Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V. en su control a los empleados. Evaluacin del rendimiento: Es una evaluacin ms formal del trabajo de los empleados por parte del gerente. Se llevan acabo evaluaciones ms sistemticas del rendimiento. Las evaluaciones formales de este rendimiento son tambin muy variadas:

1. Ensayos escritos: hacer en un escrito debilidades, fortalezas y sugerencias para un empleado.

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2. Incidentes crticos: El evaluador relata incidentes que muestren la eficacia o ineficacia de un empleado. 3. Escalas grficas de calificacin: Calificar aspectos influyentes del trabajo de un empleado con escala ascendente. 4. Escalas de clasificacin basadas en el comportamiento: El evaluador califica a los empleados de acuerdo con comportamientos especficos en el trabajo. 5. Comparaciones interpersonales: El evaluador califica a los empleados, comparndolos entre si. 6. Objetivos: Evaluar a los empleados, de acuerdo con los objetivos que la empresa se halla propuesto a alcanzar. 7. Retroalimentacin de 360 grados: Revisin encaminada a la evaluacin del rendimiento procedente de una retroalimentacin.

Disciplina: Es tomar medidas disciplinarias cuando un empleado se pase por alto los estndares y normas ya establecidos. Para un gerente que crea que si no se toman las medidas disciplinarias a tiempo, es recomendable que tome la medida disciplinaria apenas cometido el error. Tambin es recomendable el hacer una advertencia antes de tomar la medida disciplinaria. Obviamente toca ser justos y aplicar estas sanciones a todos los empleados, sacando los problemas personales de los correctivos.

Otras formas de control al personal, son formas de control previsivas, por ejemplo en Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V. le dan mucha importancia al proceso de seleccin de los empleados y al hecho de tener una buena cultura organizacional. Existen tambin mtodos como la capacitacin de los empleados, donde se les inculcan a los trabajadores las actitudes y comportamientos de trabajo preferidos y deseados por el gerente. Otros mtodos son describirle al empleado su puesto de trabajo, le aclara todo lo que un error implicara y le muestra reglas, normas. Estndares,etc. Otro aspecto importante para el control es el trato con los clientes. Sabemos muy bien que cuando se administra, en primer lugar debemos hacer una planeacin que contenga los parmetros y caminos a seguir durante la realizacin de la labor gerencial; Dentro de este proceso de planeacin tenemos que tener en cuenta al cliente y el trato con el mismo ya que las organizaciones existen para satisfacer las necesidades de un cliente. Como vimos en una unidad de aprendizaje anterior, La planeacin y el control tienen mucho que ver, y como el trato al cliente depende mucho en el cliente, y

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nunca habr dos clientes iguales, controlar el trato a los clientes resulta demasiado difcil. Segn Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V. no basta que los gerentes reconozcan la existencia de los clientes, el gerente debe saber que la lealtad que consiga de cualquier cliente es lo ms valioso, y toca controlar que ese cliente no se vaya a ir de la empresa. Adems cada vez ms, toca controlar acciones para que el nuevos clientes entren a la organizacin y se queden all. Para eso es que existe el SISTEMA DE OPERACIONES ENFOCADO AL CLIENTE; toca saber quines son los clientes, mantenerse en contacto estrecho y frecuente con los clientes, encontrar la forma de proveer productos para que la competencia no los pueda imitar y buscar satisfacer necesidades actuales, previstas e imprevistas de los clientes. Luego de un buen proceso de control, hecho con unas herramientas y procesos ptimos, toca actuar. Que sera de una empresa que planeara, organizara, dirigiera y controlara pero no actuara, lo ms seguro es que quede en la ruina. La productividad, es el volumen total de bienes y servicios producidos, dividido entre los insumos necesarios para generar dicha produccin. Una buena operacin administrativa, debe buscar una alta productividad que puede generar crecimiento sin costos. Aqu, hay que hacer una pequea divisin entre organizaciones manufactureras y las organizaciones de servicios. Las primeras son como Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V. y producen bienes fsicos y fueron predominantes en la poca industrial y en la actualidad son las segundas que no brindan bienes materiales sino bienes no materiales. El predominio de las manufacturas sobre los servicios, es la industrializacin mientras que la desindustrializacin es el predominio de los servicios sobre las manufacturas. Control de operaciones: Cuando un sistema de operaciones (accin empresarial) ha sido diseado, debe existir un monitoreo. El control de costos se realiza desde el llamado centro de costos, una unidad en la cual la responsabilidad de todos los costos asociados, recaen sobre el gerente. El control de compras es muy importante debido a que los insumos que sean conseguidos, deben ser ptimos en calidad ya que con estos se logra desarrollar todo el producto. Se debe hacer un inventario de todo lo que se compra y de todos los gastos en la empresa. Esta es una forma de control muy usada y permite comparar informacin con observacin, es un mtodo muy usado el cual debe ser hecho con franqueza, cuidado y objetividad.

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El control de mantenimiento es la vigilancia que se le hace a productos, maquinas,. Este control de mantenimiento se hace de tres formas diferentes: Mantenimiento preventivo, que se realiza antes de que se produzca una avera; cuando el equipo se daa, se renueva o repara el equipo; y el ltimo es mantenimiento realizado en respuesta al resultado de una inspeccin. El control de calidad, es para Construcasa Los Cabos, S.A. de C.V. una forma de control de operaciones muy importantes, debido a que en un producto o servicio la calidad es una caracterstica muy necesaria para que el cliente lo compre o lo consuma. Aqu existen estndares de calidad para las empresas, las cuales se buscan por parte de un gerente debido a que le da prestigio a la empresa. Para concluir, El control es parte fundamental de una buena administracin debido a que con el se revisa que las cosas estn marchando de la manera deseada y de corregir cualquier falla que se produzca. CONCLUSIN El control es una funcin administrativa que representa demasiada importancia para el gerente y para la administracin en general. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control eficaz que ayude en realidad el gerente a manejar un ptimo proceso de operaciones asociado a la planeacin ya realizada.