"Una empresa difcilmente podr alcanzar sus objetivos, si sus productos no se conectan con las necesidades y expectativas del

consumidor" Regis McKenna

Tablas dinmicas
Objetivo
Generar matrices de datos consolidadas, con la herramienta tabla dinmica.

Contenido
Que es una tabla dinmica en Excel Crear una tabla dinmica ubicacin - diseo Aplicar filtros a la tabla Cambiar el diseo de la tabla Aplicacin de tablas dinmicas a una base de datos ms amplia Obtener promedios Actualizar datos en las tablas dinmicas Como graficar una tabla dinmica Eliminar una tabla dinmica

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1. Tablas dinmicas
Es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los mtodos de clculo que usted elija. Puede actualizar la tabla dinmica a medida que cambian los datos fuente. Una tabla dinmica crea un resumen de datos usando los mtodos de clculo, o funciones de resumen, que usted seleccione, ejemplo SUMA, PROMEDIO. Tambin se puede controlar cmo se calculan los subtotales y los totales. Cuando cambian los datos fuente, puede fcilmente actualizar o volver a calcular los datos de la tabla dinmica.

1. Funcionamiento de una tabla dinmica.

Los campos y los datos que estos contienen controlan la organizacin de los datos. Especifique qu datos desea incluir y de qu modo desea organizarlos eligiendo de la tabla de origen o de la lista los campos y los elementos (conjunto de datos nicos que contienen los campos) que aparecern en la tabla.

2. Tipos de campos en la tabla dinmica

Campos que se utilizar como nombres de referencia del campo de fila, del campo de columna y del campo de pginas en la tabla dinmica. Estos campos generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto. Campos de datos que contienen los datos que desea resumir. Generalmente suelen ser campos que contienen datos numricos. Puede utilizar la cantidad de campos que desee de la lista. Los elementos de la lista fuente se convierten en rtulos de filas o de columnas en la tabla dinmica resultante. Estos rtulos, o elementos de la tabla dinmica, son subcategoras de un campo de una tabla dinmica, al igual que subcategoras del campo de la lista fuente. Los datos numricos, y en algunos casos los datos de texto, se resumen en el rea de datos de la tabla dinmica.

3. Los campos y los elementos controlan cmo se resumen los datos

Los campos y los elementos que se incluyen en una tabla dinmica determinan de qu modo se van a resumir los datos en el rea de datos.

4. Cmputo del campo de datos.

Si el campo de datos que elige de la lista o de la tabla fuente contiene datos numricos, Excel usa la funcin SUMA para calcular los valores en el rea de

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datos de la tabla dinmica. Si el campo de datos que elige contiene elementos de texto, Excel usa la funcin CUENTA para contabilizar los elementos fuente.

5. Los campos de pgina filtran la presentacin de los datos

Para filtrar la presentacin de los datos en una tabla dinmica, utilice un campo de pgina. El campo de pgina divide la tabla dinmica en pginas individuales, permitindole ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento. Los campos de pgina se crean junto con la tabla dinmica.

Cmo crear una tabla dinmica?

1.. Utilice la siguiente lista de datos para crear una tabla dinmica que calcule 1
la cantidad de alumnos matriculados por grado y seccin.

2.. Ubicarse en la celda A5 y elegir la ficha 2

3.. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo 3

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4.. El rango de celdas se selecciona automticamente, hacer clic en el botn 4

Aceptar para continuar.

5.. De la lista de campos de la tabla dinmica active los nombres de campo 5

que utilizar o arrastre el campo hacia la estructura de la tabla dinmica

6.. La tabla dinmica queda como se muestra en la grfica. 6

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7.. Para volver a mostrar la lista de campos de tabla dinmica ubicarse dentro 7
de una de las celdas de la tabla dinmica.

Ejercicio de aplicacin
Objetivo. Utilizar una tabla dinmica

1.. Crear una tabla dinmica que permita analizar los datos consolidados de las 1
ventas por pas y categora de producto de la siguiente lista

2.. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto 2

de insercin dentro de una tabla de Microsoft Office Excel.

3.. Del men Insertar, elegir Tabla dinmica, Tabla dinmica 3

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4.. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. 4

5.. Hacer clic en el botn Aceptar para continuar 5 6.. Se presenta la lista de campos de tabla dinmica 6

7.. Para crear el modelo dinmico debe arrastrar los campos hacia el cuadro 7
rtulos de Filtro informe, columna, fila, valores

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Arrastrar los campos segn como se muestra en el cuadro de dilogo.

8.. Se muestra el siguiente resultado 8

2. Conjunto de botones de la tabla dinmica

Presenta un conjunto de botones con las opciones ms importantes. Para mostrar este conjunto de botones debe seguir el siguiente procedimiento.

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1. Ubicarse dentro de la tabla dinmica 2. Hacer clic en el men Herramientas de tabla dinmica

3. Utilzar estas opciones de acuerdo a sus necesidades, la mayora de opciones son intuitivas.

3. Propiedades de la tabla dinmica

Presenta un conjunto de opciones mas utilizadas en una tabla dinmica. Para mostrar las opciones hacer clic derecho estando ubicado dentro de la tabla dinmica

A continuacin se describen las opciones ms importantes. a. Seleccione la opcin Actualizar para ver los datos actuales en su tabla dinmica. b. Seleccione la opcin Ordenar, Ordenar de mayor a menor para ordenar Para ordenar se toma como referencia la columna de datos donde hace el clic derecho. Puede ordenar por cualquiera de las columnas

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c. Seleccione la opcin Resumir datos por , de la lista de funciones presentadas elegir una de ellas ejemplo Promedio Esto permite elegir la funcin que se utilizar para calcular los valores del rea de datos.

d. Seleccione la opcin Opciones de tabla dinmica Para configurar las opciones a utilizar en una tabla dinmica.

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Especifique como se configura el formato, filtros, visualizacin, impresin y datos.

4. Aplicar filtros a la tabla

Los filtros permiten utilizar un conjunto de registros que cumplan una determinada condicin de tal forma que la tabla dinmica slo muestre los datos que deseamos analizar.

Veamos este ejemplo. Arrastrar el campo vendedor hacia el cuadro Filtro de informe

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A su tabla dinmica se agrega el filtro vendedor.

Filtro vendedor

Para aplicar filtro por vendedor seleccionar y elegir uno de los vendedores. Por ejemplo Janet Leverling.

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En la tabla dinmica se muestra slo las ventas realizadas por Janet Leverling.

Tambin puede mostrar ventas realizadas por varios vendedores

1. Seleccionar filtro 2. Activar la casilla de verificacin Seleccionar varios elementos 3. Activar las casillas de verificacin de

4. Hacer clic en el botn Aceptar

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La tabla dinmica slo mostrar las ventas realizadas por Janet Leverlimg y Laura Callahan.

Filtros aplicados a los rtulos de fila/columna

Aplica filtro a los datos mostrados como rtulos de filas o columnas

Veamos el siguiente ejemplo Si desea mostrar slo las ventas al pas de Alemania, Francia, Espaa, Italia, Irlanda, Reino Unido, Portugal , Suecia, Polonia 1. Seleccione el filtro Rtulos de fila 2. Slo deje activas las casillas de los pases que desea analizar sus ventas 3. Hacer clic en el botn Aceptar

La tabla dinmica queda como sigue

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Para aplicar filtros mas personalizados puede seleccionar la opcin Filtros de etiqueta

Filtros de valor
Permite mostrar registros que cumplan una condicin, la condicin est basada en la comparacin con los valores del rea de datos.

Aplicacin. Mostrar slo las operaciones que superan el milln en ventas.

1. Seleccionar el filtro Rtulo de columna 2. Elegir la opcin Filtros de valor 3. De la lista de opciones operadores presentadas elegir Mayor que 4. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo.

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Elegir campo Suma de ventas, operador es mayor que y editar el valor 1000000

Hacer clic en el botn Aceptar para ejecutar el filtro.

5. Cambiar el diseo de la tabla

La tabla al ser dinmica puede remodelarla agregando rtulos de columna o fila, o intercambiando los actuales. Veamos el siguiente ejemplo Agregar el campo regin, a los rtulos de fila. Para analizar las ventas regionales por cada pas. 1. De la lista de campos de tabla dinmica, arrastre el campo Regin a los Rtulos de fila.

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2. Observe como queda su tabla dinmica.

Formato de la tabla
Excel presenta un conjunto de formatos preestablecidos que ayudan en la aplicacin de formato a la tabla dinmica.

Aplicacin. Asignar formato a la tabla 1. Ubicarse dentro de la tabla 2. Seleccionar el men Diseo, luego elegir uno de los formatos preestablecidos.

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6. Insertar campo calculado

Permite agregar campos calculados a la tabla dinmica, los cuales se derivan de los campos de la tabla de datos original. Veamos el siguiente ejemplo. Crear dos campos calculados DescAdiconal que equivale a 10% del precio de venta y IngresoconDescAdicional que equivale a la diferencia entre venta y el DescAdiconal

1. Elegir la opcin Herramientas de tabla dinmica, Frmulas, campo calculado

2. Del cuadro de dilogo presentado defina nombre y frmula segn como se describe en la grfica

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3. Para crear el segundo campo calculado primero debe hacer clic en el botn insertar campo. Defina nombre y frmula segn la grfica.

4. Cuando termine hacer clic en el botn Aceptar se presenta el siguiente resultado.

7. Actualizar datos de una tabla dinmica

Es posible actualizar los datos de la tabla dinmica, si actualiza los datos de la lista origen

Cmo actualizar una tabla dinmica?

1.. Hacer un clic sobre la tabla dinmica 1

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2.. Hacer clic sobre el botn 2

8. Como graficar una tabla dinmica

Permite crear un grfico tomando como fuente de datos la tabla dinmica

Cmo crear un grfico dinmico?

1.. Disear la siguiente tabla dinmica 1

2.. Ubicarse dentro de la tabla dinmica 2 3.. Hacer clic en el botn 3 , 4.. Del cuadro de dilogo presentado elegir un grfico 4
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5.. Hacer clic en el botn 5

1000 500 0 1 2 3 4 5 6 A

Seccio nes B
C

G r a d o s

9. Como eliminar una tabla dinmica

Una tabla dinmica puede ser eliminada, sin alterar los datos de la lista origen

Cmo eliminar una tabla dinmica?

1.. Hacer un clic sobre la tabla dinmica 1

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2.. Hacer clic sobre el botn 2 3.. Hacer clic en la opcin 3

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