TOMA FISICA DE INVENTARIOS Antecedentes Histricos Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad, acostumbraban almacenar

grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los inventarios. Inventario El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. Toma Fsica El proceso de hacer inventario, o tomar inventario o Inventariar es uno de los ms importantes en el sistema, ya que permite comparar las existencias reales (fsicas) de los artculos contra las existencias que tiene el sistema y poder indicar si hay faltantes o sobrantes de artculos. De la Toma Fsica del Inventario de Activos Fijos La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar fsicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. sta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, segn sea el caso. La toma del inventario deber considerar, adems de la comprobacin de la presencia fsica, su estado de conservacin y condiciones de utilizacin y de seguridad. Objetivo De acuerdo con la Norma Internacional de Auditora (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditora suficiente y apropiada respecto de la existencia y condicin del inventario. Importancia del control de Inventarios La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte en las Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera

con efectividad, las ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconformara y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. En todos los giros, resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. Responsabilidad La administracin de la compaa tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario fsico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos fsicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario fsico. Mtodos de Evaluacin de inventarios Inventario peridico: Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeas y medianas y tiene dos caractersticas: a) Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo fsico del mismo y luego darle valores. b) Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operacin que se est realizando. El costo de los artculos vendidos y el saldo del inventario solo se calculan al final del periodo contable, cuando se toma un inventario fsico. Inventario Inicial + Compras- Inventario Final = costo de Art. Vendidos Mtodo de la utilidad bruta: Este mtodo est sustentado a la experiencia que la empresa ha tenido en periodo anterior, en relacin con el margen de utilidad. De todo es conocido que el precio de venta de una de un artculo est compuesto por una parte que representa al costo de compra o de fabricacin de ese artculo, y otra parte representa la utilidad bruta que el empresario desea ganar es decir: Precio de ventas = costo de venta + utilidad De la relacin se desprende que: Costo de venta = precio de venta utilidad

Si en adicin a ellos, los registros de contabilidad nos permite determinar el costo de la mercanca disponible, podremos determinar el costo del inventario de mercancas que existe para esa fecha, as: Inventario de mercanca = mercanca disponible costo de venta. Se puede observar que para obtener el monto de inventario por este mtodo, la accin se circunscribe en determinar la mercanca disponible y el costo de venta. El mtodo de utilidad bruta puede ser utilizado no solo para determinar el inventario final, sino tambin para calcular el saldo de cualquier cuenta relacionada con las ventas y el costo de ventas. Mtodo de ventas al detalle: Este otro mtodo que permite estimar el inventario en cualquier fecha y es utilizado, bsicamente, en aquellas empresas donde se vende mercanca al detalle o menudeo, tales como tiendas por departamentos. Estas empresas requieren, por lo general elaborar estados financieros en fechas intermedias al cierre para lo cual, sabemos, es indispensable disponer del monto de los inventarios para esas fechas. Es obvio que tomar inventario fsico mensualmente en este tipo de negocios es una labor tan ardua que justifica utilizar mtodos estimativos, ya que si el proceso de clculo se lleva a cabo con cuidado y en forma sistemtica, el costo del inventario as determinado se acercara, razonablemente, al resultado que se obtendra haciendo el inventario fsico. Inventario continuo o Perpetuo: La mercanca que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este mtodo de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artculos en existencia, es decir, los cargos o crditos, o ms bien, las compras y las ventas de inventarios se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de artculos vendidos. Mtodos de primeras entradas, primeras salidas (PEPS): Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, la compaa debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancas vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras ms recientes. Este inventario tambin llamado por las iniciales que lo identifican en ingles (first in first out) fifo.

Mtodos de ltimas entradas, primeras salidas (UEPS): El mtodo ltimas entradas, primeras salidas dependen tambin de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. La filosofa de este mtodo consiste en dar salida primero a los costos a los que se hicieron las ltimas compras. Esto trae como consecuencia que los inventarios que van quedando, estarn valorados a los costos de las primeras compras. Mtodo de Costo de promedio ponderado: Aunque poco usado, es este otro mtodo de valuacin de los inventarios. Para determinar el costo promedio aritmtico ponderado se procede como sigue: Se suman las unidades de que se ha dispuesto en el periodo es decir, el saldo inicial mas las compradas, despus de deducir las devoluciones. Se suman los respectivos costos. Se divide el costo total entre el total de unidades. Despus de ello, se procede a valorar el inventario final en base a este costo, a la vez que se determina el costo de ventas. Mtodo de promedio simple: Este mtodo de costear el inventario es tambin poco usado, sin embargo, hagamos un bosquejo de cmo funciona. Consiste en la determinacin de un costo unitario promedio calculado como sigue: Se suman los costos unitarios tanto del inventario inicial como de las diferentes compras hechas en un periodo. El total as obtenido, se divide entre el nmero de partidas sumadas. Despus se procede a determinar el costo del inventario final y el correspondiente costo de ventas del periodo. Mtodo de promedio mvil: Este mtodo de control de inventarios tiene como caractersticas fundamentales las siguientes: Cada vez que entra en el almacn un lote de mercanca, el costo unitario del saldo resultante, debe ser recalculado. La existencia fsica es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en lotes segn el orden de entrada. El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio calculado en saldo inmediato anterior. Procedimientos de Auditoria para toma fsica de inventarios Los procedimientos de auditora son el conjunto de tcnicas aplicadas por el auditor en forma secuencial; desarrolladas para comprender la actividad o el rea objeto del examen; para recopilar la evidencia de auditora para respaldar una

observacin o hallazgo; para confirmar o discutir un hallazgo, observacin o recomendacin con la administracin. 1. Procedimientos segn NIA 501 Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor deber obtener evidencia de auditora suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condicin del inventario por medio de: a) Presencia en el conteo fsico del inventario, a menos que no sea factible, para: i. ii. iii. iv. Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administracin para registrar y controlar los resultados del conteo fsico del inventario Observar la realizacin de los procedimientos de conteo de la administracin Inspeccionar el inventario Realizar pruebas fsicas selectivas al recuento realizado por la compaa; y

b) Realizar procedimientos de auditora sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario. - En caso de que el inventario sea realizado por la compaa con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deber efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros. - En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deber observar algunos conteos fsicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditora de los movimientos del periodo intermedio. - Si no es factible la asistencia del auditor al inventario fsico, el auditor deber planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condicin del inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deber informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705 - El auditor deber estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor deber planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condicin del inventario, realizando ambos o alguno de los siguientes procedimientos: a. Solicitar confirmacin al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el inventario, en cuanto a las cantidades y condicin del inventario.

b. Efectuar una inspeccin de las cantidades y condicin del inventario que est en poder del tercero. 2. Procedimientos para realizar la toma fsica de inventario a) Procedimientos previos al inventario 1. Efectuar una revisin del instructivo del procedimiento de inventario fsico de la compaa para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras. Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los das previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna. 2. Verificar que la administracin de la compaa comunic a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario fsico con anterioridad al conteo. 3. Verificar si la compaa tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser as, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes. 4. Realizacin de un recorrido por las instalaciones de la compaa para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciacin del conteo. 5. Verificar que el inventario obsoleto, daado, discontinuado o de lenta rotacin, se encuentra debidamente identificado y separado. 6. Verificar que se suspendi la entrada y salida de inventario. (De no ser as, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario). 7. Verificar que las planillas del conteo estn pre-numeradas, en caso que no lo estn, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo. 8. Verificar la correcta estructuracin de los grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregacin, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que est familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras. 9. Verificar si existe una adecuada segregacin de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo fsico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas. 10. Acompaamiento en la realizacin del corte de documentos por parte del cliente y verificacin de lo adecuado del mismo. b) Procedimientos durante la ejecucin del inventario

11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones. 12. Verificar la correcta supervisin de los equipos de conteo. 13. Verificar que no existan espacios vacos entre los tems que se estn contando. 14. Cuando el inventario est empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos tems (los ms valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el tem referenciado. 15. Seleccin de los tems ms representativos del inventario, conteo fsico de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamao de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamao de la muestra. 16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que est registrado en el Krdex. 17. Verificacin de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega. 18. Verificacin de la existencia de equipos contra incendio vigentes. 19. Identificacin y cuantificacin del inventario obsoleto, daado, discontinuado o de lenta rotacin. c) Procedimientos finales del inventario 20. Determinacin de las diferencias entre el primer y segundo conteo. 21. Verificacin de la ejecucin de tercer conteo por personal diferente al que ejecut el primer y segundo conteo. 22. Verificacin de la conciliacin del conteo fsico vs el Krdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes. 23. Verificacin del ajuste de las diferencias presentadas entre el Krdex y el inventario fsico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario. 24. Verificacin de la conciliacin del Krdex valorizado y el libro mayor.

25. Con base en el inventario daado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotacin, identificado en la toma fsica de inventarios, se debe determinar la provisin de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre. Documentacin en papeles de trabajo El contenido mnimo de los papeles de trabajo: a) Evidencia que los estados contables y dems informacin, sobre los que va a opinar el trabajador, estn de acuerdo con los registros de la empresa. b) Relacin de los pasivos y activos, demostrando de cmo tiene el auditor evidencia de su existencia fsica y valoracin. c) Anlisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados. d) Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado. e) Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cul es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. f) Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega. g) Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas. No Deben Contener: a) No ser copia de la contabilidad de la empresa b) No ser copia de los estados financieros c) No ser copia de la auditoria del ao pasado. La estructura general de los papeles de trabajo deben contener los requisitos mnimos siguientes: a) El nombre de la compaa sujeta a examen b) rea que se va a revisar c) Fecha de auditoria d) La firma o inicial de la persona que prepar la cdula y las de quienes lleven a cabo la supervisin en sus diferentes niveles. e) Fecha en que la cdula fue preparada f) Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo g) Cruce de la informacin indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan marcas de auditora y sus respectivas explicaciones h) Fuente de obtencin de la informacin i) Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cdula analtica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobacin. http://www.auditool.org/index.php? option=com_content&view=article&id=938:procedimientos-para-auditar-la-toma-fisica-deinventarios-de-acuerdo-con-las-normas-internacionales-deauditoria&catid=40:blog&Itemid=55

http://clubensayos.com/Negocios/Auditoria-toma-Fisica-De-Inventarios/51899.html http://www.buenastareas.com/ensayos/Toma-Fisica-De-InventariosAuditoria/1624468.html http://www.portafolio.co/opinion/blogs/buenas-practicas-de-auditoria-y-control-interno-enlas-organizaciones/buenas-practic-2