Para Windows y Mac

FileMaker Pro 5.5

Tutorial de la versin de prueba

1995, 1997-2001 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 www.filemaker.com FileMaker es una marca comercial de FileMaker, Inc., registrada en los Estados Unidos y otros pases y el logotipo de carpeta de archivos es una marca comercial de FileMaker, Inc. Todas las dems marcas pertenecen a sus respectivos propietarios. Todas las personas y empresas nombradas en los ejemplos son ficticias y cualquier parecido con personas o empresas reales es pura coincidencia. La mencin de empresas y productos de terceras partes es meramente informativa y no constituyen ningn apoyo ni recomendacin.

Contenido
Prefacio Novedades de FileMaker Pro
Novedades de FileMaker Pro 5.5 Windows 2000 Professional Mejoras en la facilidad de uso Privilegios de acceso registro a registro Mejoras de guin Nuevas funciones lgicas, de diseo y de estado Funcionalidad ODBC y SQL ampliada Importacin de rangos nombrados de datos de Microsoft Excel Bsqueda slo de la ruta relativa de archivos de FileMaker Pro Reglas relajadas para la asignacin de campos y relaciones en la importacin de guiones Coincidencia de nombres de campos dinmicos en guiones de importacin de datos Importacin de formatos de archivos grficos adicionales Productividad mejorada con FileMaker Server Capacidad para evitar que los usuarios cambien contraseas Capacidad para evitar que los usuarios creen bases de datos Validacin del nmero de caracteres en un campo Apertura de una base de datos de FileMaker Pro mediante una direccin URL (Mac OS) Mejoras de la publicacin en Web Compatibilidad con versiones anteriores Novedades de FileMaker Pro 5.5 Acceso a los comandos de men Asistente Nueva presentacin/informe Otras mejoras en presentaciones
vii vii vii viii viii viii ix ix ix x x x x x xi xi xi xi xii xii xii xiii xiii

Admisin de ODBC en FileMaker Pro Cmo importar y convertir archivos de Microsoft Excel Soporte de automatizacin de ActiveX (Windows) QuickTime Publicacin en Web Estilos Web Ver como tabla Mejoras a las lista de valores Importar guiones Multiusuario (Oculto) Tutorial

xiv xiv xiv xiv xiv xiv xv xv xvi xvi xvi

Leccin 1 Conceptos bsicos de FileMaker Pro

Cmo utilizar este tutorial Empezaremos con una demostracin Explicaremos cmo funciona Construir las estructuras Dnde se encuentran los archivos de las lecciones en el disco duro? Conceptos de la base de datos Qu es una base de datos? Por qu utilizar una base de datos? Cmo se organiza una base de datos? Conceptos bsicos de FileMaker Pro Acerca de los modos de FileMaker Pro
1-1 1-1 1-1 1-1 1-1 1-2 1-2 1-2 1-2 1-2 1-3

Leccin 2 Visualizacin de la informacin

Cmo abrir una base de datos y desplazarse por los registros Cmo visualizar la informacin de distintas formas
2-1 2-1

iv Tutorial de la versin de prueba

Cmo ver una presentacin diferente Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas

2-2 2-3

Leccin 3 Bsqueda y clasificacin de registros

Bsqueda de registros segn criterios en un nico campo Bsqueda de registros segn criterios en campos separados Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo campo Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el mismo campo Reduccin de la bsqueda Ordenacin del conjunto encontrado
3-1 3-2 3-2 3-3 3-3 3-4

Desplazamiento de un campo Adicin de un campo Visualizacin de un nmero como moneda Adicin de texto a una presentacin Adicin de texto Cambio del tamao y color del texto Adicin de un grfico a la presentacin

5-2 5-3 5-3 5-3 5-3 5-4 5-4

Leccin 6 Creacin de listas, etiquetas postales y cartas tipo formulario

Creacin de una lista en columnas Observe la lista de ejemplo Acerca de las presentaciones de listas en columnas Creacin de una lista en columnas Creacin de etiquetas postales Observe las etiquetas de ejemplo Acerca de las presentaciones de etiquetas Creacin de una presentacin de etiquetas Creacin de una carta tipo formulario Observe la carta de ejemplo Acerca de las presentaciones de cartas tipo formulario Creacin de una carta tipo formulario
6-1 6-1 6-1 6-1 6-2 6-2 6-2 6-2 6-3 6-3 6-4 6-4

Leccin 4 Creacin de una base de datos e introduccin de registros

Creacin de una base de datos simple y definicin de los campos Observe el archivo de ejemplo Acerca de las definiciones de los campos Creacin de una base de datos Introduccin de datos en la base de datos Creacin del primer registro Creacin de otro registro Modificacin de datos de un registro
4-1 4-1 4-1 4-2 4-2 4-2 4-3 4-3

Leccin 7 Simplificacin al introducir datos

Introduccin de datos utilizando listas de valores Observe la lista de valores de ejemplo Definicin de una lista de valores Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones circulares Generacin de valores con un campo de clculo Observe cmo los clculos agilizan la introduccin de datos Creacin de un campo de clculo
7-1 7-1 7-1 7-2 7-3 7-3 7-3

Leccin 5 Personalizacin del aspecto

Cmo personalizar la vista en el modo Presentacin Observe las presentaciones de ejemplo Acerca de la personalizacin de presentaciones Personalizacin de una presentacin Cambio del tamao, desplazamiento y adicin de un campo Seleccin y cambio de tamao de un campo
5-1 5-1 5-2 5-2 5-2 5-2

Contenido

Prueba del clculo Introduccin automtica de un nmero secuencial Observe el ejemplo del nmero secuencial Creacin de un campo para nmeros de serie

7-4 7-5 7-5 7-5

Leccin 8 Automatizacin de tareas con botones y guiones

Realizacin de una tarea utilizando un botn Observe el botn de ejemplo Creacin del botn Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin Ejecucin de un guin en el archivo de ejemplo Guiones Creacin de un guin para presentar la vista previa de presentacin de etiquetas Asignacin de un guin a un botn
8-1 8-1 8-1 8-2 8-2 8-2 8-2 8-4

Visualizacin de los datos de una lista de registros relacionados Trabajo con registros relacionados en los archivos de ejemplo Acerca del trabajo con listas de registros relacionados Visualizacin de una lista de registros relacionados

10-3 10-3 10-4 10-4

Leccin 11 Cmo conservar la informacin

Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos Cundo realizar la copia de seguridad
11-1 11-1

Leccin 9 Creacin y mantenimiento de informes

Generacin de un informe con datos agrupados Observe el informe de ejemplo Acerca de los informes de subsumario Creacin de un informe de subsumario Generacin de un informe con datos agrupados y totales Observe el informe de ejemplo Creacin de un informe con datos agrupados y totales
9-1 9-1 9-2 9-2 9-4 9-4 9-5

Leccin 10 Cmo hacer bases de datos relacionales

Visualizacin de los datos desde un registro relacionado Vea cmo trabajan las relaciones en los archivos de ejemplo Acerca de los archivos relacionados Visualizacin de un registro relacionado en un archivo
10-1 10-1 10-1 10-2

Prefacio Novedades de FileMaker Pro

Este prefacio proporciona una visin general de las novedades de FileMaker Pro 5.5. Consulte la pgina xii para ver las novedades de la versin anterior, FileMaker Pro 5.

Windows 2000 Professional

Las novedades incluyen:

Nota Alguna de estas novedades podran no estar disponibles en la

versin de prueba.

accesibilidad para usuarios con dificultades visuales o auditivas, con nuevos temas y acceso mediante teclado a las herramientas de presentacin

1 soporte para administracin de energa OnNow para una experiencia mvil y ahorro de energa mejores 1 mayor facilidad de uso del software en organizaciones de gran tamao 1 mantenimiento de las preferencias de los usuarios en equipos mltiples, sin
prdida de datos

Novedades de FileMaker Pro 5.5

FileMaker Pro 5.5 presenta caractersticas y mejoras adicionales a la aplicacin, como respuesta a los comentarios obtenidos de los usuarios y desarrolladores. Las novedades de FileMaker Pro 5.5 incluyen:

Mejoras en la facilidad de uso

FileMaker Pro 5.5 proporciona un nmero de mejoras en respuesta a las solicitudes y comentarios de nuestros clientes:

1 1 1 1 1 1 1

soporte para Windows 2000 Professional

1 Un elemento de men Abrir remoto y un paso de guin Abrir anfitrin, con

los que podr abrir el cuadro de dilogo Anfitriones en un solo paso.

muchas mejoras en la facilidad de uso, por ejemplo, poder cambiar el tamao del cuadro de dilogo Especificar clculo la capacidad asegurar registros individuales mediante los privilegios de acceso de FileMaker Pro 5.5, incluida la seguridad registro a registro para bases de datos publicadas en la Web muchos pasos y funciones de guiones nuevos, por ejemplo un paso de guin Ejecutar SQL funcionalidad ODBC y SQL extendida, como la capacidad para ejecutar sentencias SQL desde un valor de campo funcionalidad mejorada, por ejemplo, la capacidad para importar rangos nombrados de datos de Microsoft Excel mayor potencia de publicacin en Web, por ejemplo, soporte para ms pasos de guin en la publicacin en Web al instante

Ms cuadros de dilogo a los que puede cambiar el tamao, incluido el cuadro de dilogo Especificar clculo. Cuando cambia la posicin o el tamao de un cuadro de dilogo, FileMaker Pro recuerda la ubicacin y el tamao la prxima vez que vuelva a abrir el archivo o iniciar la aplicacin. Los cuadro de dilogo que no se pueden modificar se abren en la posicin y con el tamao por defecto.

viii

Tutorial de la versin de prueba

1 Una opcin para cambiar el puntero a cursor de mano cuando se encuentra

sobre un botn en los modos Visualizar y Buscar.
Limite los privilegios Editar registros y Eliminar registros para esta contrasea

Seleccione para cambiar el puntero a una mano

1 Privilegios de acceso registro a registro

FileMaker Pro 5.5 extiende el control de acceso a datos a registros individuales. Ahora puede especificar frmulas de clculo para restringir la visualizacin, edicin o eliminacin de registros individuales, segn la contrasea del usuario. Por ejemplo, puede otorgar a una contrasea a nivel de administracin privilegios para acceder al registro de todos los empleados en ese departamento de administracin. Al mismo tiempo, puede limitar los privilegios de contraseas que no sean de administracin para visualizar el registro personal de un solo empleado. Esta opcin tambin est disponible para bases de datos publicadas en la Web.

El nuevo paso de guin Configurar siguiente valor secuencial permite utilizar una expresin de clculo que determine el valor secuencial siguiente de un campo que se haya definido como campo numrico secuencial con entrada automtica de datos. Esta funcin resulta til si desea importar registros a una base de datos de FileMaker Pro 5.5 con entrada automtica de datos o si desea eliminar varios nmeros secuenciales en un archivo de FileMaker Pro 5.5. En Mac OS, el paso de guin Enviar correo soporta ahora Microsoft Outlook Express 5 o Entourage.

Nuevas funciones lgicas, de diseo y de estado

Las nuevas funciones lgicas, de diseo y de estado facilitan ms que nunca el trabajo con campos, archivos y presentaciones. Las nuevas funciones son:

Mejoras de guin
Las mejoras de guin incluyen:

1 1

Ahora puede imprimir los comentarios de los pasos de guin en cursiva para una mayor visibilidad. El paso de guin Permitir barra de herramientas permite ocultar barras de herramientas y desactivar los elementos de men relacionados.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

GetField(nombre de campo) FieldIDs(nombre de bd, nombre de presentacin) GetNextSerialValue(nombre de bd, nombre de campo) LayoutIDs(nombre de bd) RelationIDs(nombre de bd) ScriptIDs(nombre de bd) ValueListIDs(nombre de bd) Status (CurrentFieldContents) Status (CurrentFilePath) Status (CurrentHighContrast) Status (CurrentHighContrastColor) Status (CurrentLayoutAccess)

Novedades de FileMaker Pro

ix

1 1 1 1 1

Status (CurrentODBCError) Status (CurrentRecordAccess) Status (CurrentStatusArea) Status (CurrentView) Status (CurrentWebSharing)

Importacin de rangos nombrados de datos de Microsoft Excel

La capacidad para importar rangos nombrados de datos de Microsoft Excel es muy til cuando dispone de:

Consulte la ayuda de FileMaker Pro para obtener detalles sobre estas funciones.

1 1

ms de una fila de descripcin

datos de etiqueta por encima de los datos de la hoja de clculo real que desea importar

Funcionalidad ODBC y SQL ampliada

FileMaker Pro 5.5 le proporciona un mayor control sobre el modo de interaccin con orgenes de datos ODBC. FileMaker Pro 5 introdujo la capacidad de consultar los datos ODBC. Ahora puede utilizar FileMaker Pro 5.5 para ejecutar sentencias SQL. Esta capacidad para exportar datos y manejar tablas mejora la integracin de FileMaker Pro con los orgenes de datos de empresa como Oracle, SAP y Microsoft SQL Server. FileMaker Pro 5.5 dispone de una nueva funcin Status (CurrentODBCError) que muestra el estado de error publicado segn las normas ODBC, basadas en las normas ISO/IEF.

1 un nmero de conjuntos de datos tabulares en una sola hoja de clculo que puede comenzar en cualquier ubicacin de celda

Seleccione un rango nombrado

Ejecucin de sentencias SQL mediante el guin de FileMaker Pro

FileMaker Pro 5.5 introduce el paso de guin Ejecutar SQL, que puede utilizar para ejecutar cualquier sentencia SQL soportada por el origen de datos.

Bsqueda slo de la ruta relativa de archivos de FileMaker Pro

Cuando abre una archivo con la opcin de ruta relativa seleccionada, FileMaker Pro busca slo el volumen en el que se ubica el archivo primario. No se busca en la red ni en ningn otro volumen. Cuando abre un archivo con la opcin de ruta relativa seleccionada en un anfitrin, FileMaker Pro busca el volumen slo en ese anfitrin. No se busca en el disco local.

Ejecucin de sentencias SQL desde un valor de campo

Ahora puede utilizar sentencias SQL almacenadas en un campo para importar y exportar datos ODBC.

1 1 1

Utilice un campo de clculo para generar de forma dinmica sentencias SQL para cada registro. Utilice un campo de texto si desea almacenar una sentencia SQL esttica. Utilice un campo global para almacenar o calcular una sentencia SQL esttica o dinmica que se ejecuta para todos los registros.

1 Utilice un campo no global para almacenar una sentencia esttica distinta para cada registro.

Tutorial de la versin de prueba

Importacin de formatos de archivos grcos adicionales

FileMaker Pro 5.5 soporta ahora ms formatos de archivos grficos entre plataformas.

Productividad mejorada con FileMaker Server 1 Si tiene privilegios de acceso completo y es el nico invitado de una base
de datos cuyo anfitrin es FileMaker Server, podr tener acceso al cuadro de dilogo Definir campos directamente desde la mquina invitada. Ya no hace falta cerrar la base de datos en FileMaker Server y volver a abrirla localmente en FileMaker Pro.

Cuadro de verificacin

1 1

FileMaker Pro 5.5 permite crear soluciones que descargan automticamente plug-ins actualizados o que faltan en un equipo invitado desde FileMaker Server 5.5. Ahora puede permitir a los invitados libres permanecer conectados a un archivo anfitrin/hospedado. Esta nueva caracterstica evita que los invitados libres se desconecten de los archivos anfitriones de FileMaker Server si el archivo se ha abierto, en el cliente, con una contrasea que evita desconexiones libres. Por ejemplo, esto evita que los usuarios se desconecten de un archivo hospedado en Internet por un cliente que se utiliza como servidor Web. El servicio de directorio LDAP permite localizar FileMaker Server rpidamente en la red.

Reglas relajadas para la asignacin de campos y relaciones en la importacin de guiones

Al importar guiones, las maysculas/minsculas ya no son relevantes para la coincidencia de nombres de campos y relaciones, y las claves de las relaciones ya no se comparan. Los campos se asignarn si el tipo y el nombre de campo es el mismo, sin tener en cuenta las maysculas y minsculas. Las relaciones se asignarn sin tener en cuenta el nombre de la relacin.

Coincidencia de nombres de campos dinmicos en guiones de importacin de datos

Los nombres de campo se comparan dinmicamente cada vez que se selecciona Ver por nombres coincidentes en la importacin, incluso en importaciones de datos de guin. Previamente, FileMaker Pro comparaba los nombres de campo una vez y almacenaba los resultados con el guin. Ahora, FileMaker Pro compara los nombres de campo cada vez que se ejecuta el guin Importar registros y la orden de importacin es Ver por nombres coincidentes.

Capacidad para evitar que los usuarios cambien contraseas

FileMaker Pro 5.5 permite controlar si los usuarios pueden cambiar las contraseas. Es habitual que varios usuarios accedan a la base de datos con la misma contrasea. Esta nueva caracterstica evita que un usuario pueda denegar el acceso a la base de datos a todos los dems usuarios.

Novedades de FileMaker Pro

xi

Capacidad para evitar que los usuarios creen bases de datos

FileMaker Pro 5.5 permite ahora a los administradores de la red definir una opcin durante la instalacin para que los usuarios no puedan crear bases de datos de FileMaker Pro. Si define la opcin durante la instalacin, FileMaker Pro muestra un mensaje de alerta cuando los usuarios intenten crear una nueva base de datos. Para obtener ms informacin, consulte www.filemaker.com, haga clic en el botn Support (Soporte) y, a continuacin, en Search TechInfo Knowledge Base (Buscar en la base de conocimiento TechInfo) para buscar personalization file (archivo de personalizacin).

Anfitriones. Al abrir una base de datos hospedada, se recibe su URL, que se puede utilizar para el evento de Apple para obtener URL para volver a abrir la base de datos segn sea necesario.

Mejoras de la publicacin en Web

Procesamiento ms rpido
La capacidad de procesamiento de Web Companion de FileMaker Pro ha mejorado para la publicacin en Web al instante. Ver mejoras importantes en cuanto al tiempo, por ejemplo, en la visualizacin de datos e imgenes estticos. Adems, Web Companion soporta ahora HTTP 1.1 estndar, as como HTTP 1.0.

Validacin del nmero de caracteres en un campo

FileMaker Pro 5.5 tiene una opcin para validar el nmero de caracteres que puede introducir un usuario en los campos de texto, numricos, de fecha o de hora. El creador de bases de datos puede utilizar esta caracterstica para optimizar la introduccin de datos asegurando que stos se introducen correctamente. Los usuarios reciben un mensaje de alerta si intentan introducir un valor que est fuera de los valores permitidos para el tipo de campo.

Mejoras de la vista Tabla

Las mejoras de la vista Tabla de la publicacin en Web al instante incluyen soporte para botones en cabeceras y pies de pgina. Para ello, proporciona la capacidad de ordenar haciendo clic en las cabeceras de columnas y alturas de fila uniformes, a pesar de las diferencias en los tamaos de campos de contenedor y de texto.

Uso de privilegios de acceso para una seguridad registro a registro en la Web

La seguridad de Web Companion utiliza nuevas caractersticas de FileMaker Pro 5.5, que incluyen privilegios de acceso registro a registro.

Nota Consulte el .pdf Web Security.pdf situado en la carpeta Web Seguridad, para obtener ms informacin sobre la proteccin de bases de datos en la Web.

Guiones y publicacin en Web al instante

FileMaker Pro 5.5 mejora la capacidad para publicar soluciones de bases de datos en la Web, soportando ms pasos de guin y guiones de pasos mltiples. En un navegador Web, los usuarios pueden ejecutar guiones que se activan mediante un botn en una presentacin. Ahora puede implementar ms de 20 pasos de guiones en la publicacin Web al instante, incluidos Nuevo registro/peticin, Eliminar registro/peticin, Ejecutar bsqueda, Ver como [Ver como tabla/formulario/lista], Abrir URL e Ir al registro relacionado.

Apertura de una base de datos de FileMaker Pro mediante una direccin URL (Mac OS)
FileMaker Pro 5.5 proporciona un evento de Apple para obtener acceso a URL remotos. Este evento de Apple abre el cuadro de dilogo

xii

Tutorial de la versin de prueba

FileMaker Pro 5.5 soporta guiones de arranque que se ejecutan la primera vez que un usuario accede a la base de datos mediante la publicacin en Web al instante.

Novedades de FileMaker Pro 5.5

FileMaker Pro 5 aporta una amplia variedad de prestaciones y mejoras a la aplicacin. Al responder a los comentarios de los usuarios y desarrolladores se ha prestado mucha atencin a cmo interactan los usuarios con el software. Los mens, los cuadros de dilogo y las barras de herramientas han recibido toda nuestra atencin y esfuerzo para hacer que la experiencia de utilizar FileMaker Pro sea ms productiva y agradable, a la vez que se ha mejorado la compatibilidad de la ODBC del software de FileMaker Pro y Microsoft Office. Algunos de estos cambios harn que el uso de FileMaker Pro sea ms fcil para usuarios nuevos, mientras que otras satisfarn a los usuarios expertos y desarrolladores.

Suprimir los controles de interfaz de Publicacin en Web al instante

FileMaker Pro 5.5 permite ahora suprimir los controles de interfaz de publicacin en Web al instante generados automticamente, mejorando as la capacidad de flexibilidad, soluciones personalizadas mediante la publicacin en Web al instante. Si crea un guin de arranque para ocultar el rea de estado, los usuarios que accedan a la base de datos mediante la publicacin en Web al instante ahora pueden navegar e introducir comandos en la base de datos mediante los botones y los pasos de guin de ScriptMaker soportados de las presentaciones. En muchas ocasiones, esto permite crear una nica presentacin mediante invitados peer-to-peer y usuarios que acceden a la base de datos mediante el navegador Web. Debido a que la publicacin en Web al instante interpreta presentaciones como hojas en cascada (CSS), estas presentaciones parecern iguales. La nueva pgina Ordenar, disponible slo desde presentaciones con la interfaz suprimida, muestra el cuadro de dilogo Ordenar de FileMaker Pro, ya conocido por los usuarios de la Web.

Acceso a los comandos de men

Hay dos formas nuevas de acceder a los comandos de men:

1 1

seleccionando los botones en una barra de herramientas mostrando los mens de contexto

Las barras de herramientas proporcionan acceso rpido a muchos comandos de men de FileMaker Pro. Muestre y oculte las barras de herramientas escogiendo Vista > Barras de herramientas, y luego el nombre de la barra de herramientas.
Barra de herramientas estndar del modo

Soporte de Web Companion para tipos MIME personalizados

MIME es un protocolo utilizado en comunicaciones de Internet para transmitir documentos con diferentes formatos. Puede personalizar el soporte de Web Companion de FileMaker Pro Web Companion para distintos tipos MIME, de forma que pueda especificar y visualizar un rango ms amplio de documentos e imgenes. Si inserta el archivo de texto denominado mimetypes.txt en el mismo directorio o carpeta que la aplicacin FileMaker Pro, puede ampliar la capacidad de Web Companion de FileMaker Pro para que interprete tipos MIME no incluidos en la aplicacin FileMaker Pro.

Para cambiar de posicin las barras de herramientas, arrastrar el manipulador

Compatibilidad con versiones anteriores

Las caractersticas disponibles en FileMaker Pro 5.5 pueden tener una funcionalidad limitada en archivos abiertos en FileMaker Pro 5. Si tiene alguna duda respecto a la compatibilidad, consulte el tema de ayuda de FileMaker Pro 5.5 asociado a la caracterstica que est utilizando.

Tambin puede editar rpidamente objetos o datos seleccionando los comandos de edicin directamente en un men contextual. Para mostrar un men contextual en Windows, pulse el botn secundario del ratn mientras el puntero se encuentra sobre un objeto o unos datos. En Mac OS, pulse la tecla Control al hacer clic con el botn del ratn sobre un objeto o unos datos. El tipo de objeto sobre el que hace clic y el modo en el que se encuentre determinarn a qu comandos de men tiene acceso.

Novedades de FileMaker Pro

xiii

Importante Algunos comandos de men y equivalentes del teclado han cambiado con respecto a la ubicacin anterior.

Cuadros de dilogo ajustables, ordenar elementos de la lista

Los usuarios experimentados apreciarn las sutiles pero anticipadas mejoras, tales como los cuadros de dilogo ajustables Definir campos, Definir guiones, Definir relaciones y Definir listas de valores. Adems los contenidos de Definir campos, Definir relaciones y Definir listas de valores pueden ordenarse fcilmente haciendo un solo clic en el encabezado de una columna.

Impresin de las definiciones de guiones

Las definiciones de guiones se imprimen en un estilo ms consistente con su aspecto en el cuadro de dilogo Definir guiones. Cuando se imprime un guin, los pasos aparecen en negrita y los datos asociados con un paso aparecen en corchetes seguidos por el nombre del paso. Las opciones del paso del guin seleccionado se muestran en texto simple debajo del paso. El efecto general es que ahora los guiones impresos son ms fciles de leer e interpretar. Al utilizar el nuevo asistente de presentacin/informes tambin puede especificar un tema de presentacin para mejorar el aspecto de una presentacin o un informe y ofrecer coherencia en todas las presentaciones. Elija entre una amplia variedad de estilos, cada uno con una variacin diseada especficamente para su uso en pantalla o impresin.

Asistente Nueva presentacin/informe

FileMaker Pro 5 dispone ahora de un asistente que ayudar a la creacin de presentaciones. (Se utilizan las presentaciones para mostrar e imprimir los datos en la base de datos.) El nuevo asistente de presentacin/informe le gua a travs del proceso de creacin de una presentacin de acuerdo con las opciones seleccionadas en una serie de paneles. Puede elegir la creacin de presentaciones apropiadas para verlas en pantalla o para imprimir informes. Tambin es posible crear presentaciones que hacen ms fcil la impresin de etiquetas postales o sobres utilizando los datos de la base de datos. Una vez que haya creado una presentacin, tiene control completo para modificarla adaptndola a las necesidades.

Otras mejoras en presentaciones

Aadir una vista 3D a objetos de presentacin
Es posible aplicar un efecto que aada cualidades tridimensionales a un campo u objeto en una presentacin, incluyendo un efecto de relieve, grabado y el efecto de sombra paralela.
Un botn sin efectos Un botn con el efecto de Sombra

Crear colores personalizados y utilizar paletas de colores ampliadas

Ahora es posible aadir colores personalizados a los campos, lneas, rectngulos, partes centrales y otros objetos de la presentacin, as como utilizar colores estndar de una seleccin ms amplia de paletas de colores, incluyendo una paleta de 88 colores, una paleta de 215 colores compatible con Web y una paleta de 256 colores.

xiv

Tutorial de la versin de prueba

Admisin de ODBC en FileMaker Pro

FileMaker Pro 5 aporta tambin algunas mejoras importantes al soporte ODBC. El soporte ODBC se usa en FileMaker Pro para:

1 acceder a los datos de FileMaker Pro desde aplicaciones compatibles con ODBC para crear grficos, realizar consultas ad-hoc, o construir un vnculo con otras aplicaciones, como Microsoft Visual Basic 1
realizar consultas SQL en FileMaker Pro (como en FileMaker Pro 4.1) para importar datos de otras fuentes de datos ODBC como Microsoft Access o bases de datos Oracle

Con automatizacin de ActiveX y Visual Basic es posible crear aplicaciones personalizadas (con su propia interfaz) y combinar diversas aplicaciones para ejecutar una tarea. Por ejemplo, sera posible definir una ventana en Visual Basic con un botn que especifique obtener los datos de ventas de hoy. El procedimiento para obtener los datos de ventas de hoy abrira un archivo de FileMaker, buscara todas las ventas de hoy y exportara los datos a un archivo. Luego abrira Microsoft Excel y construira un grfico con los datos exportados.

QuickTime
FileMaker Pro 5 soporta Apple QuickTime 3.0 y QuickTime VR 3.0. Puede insertar cualquier tipo de archivo soportado por QuickTime en un campo contenedor. Si la base de datos contiene pelculas QuickTime en campos contenedor y se publica la base de datos en la Web mediante la publicacin en Web al instante de FileMaker Pro, puede tambin reproducir las pelculas QuickTime en un navegador Web.

FileMaker Pro comparte datos a travs de ODBC con Acceso a datos, de Companions. Los Companions responden a peticiones SQL enviadas desde otras aplicaciones compatibles con ODBC y sirven de relacin entre el controlador ODBC de FileMaker Pro y la base de datos de FileMaker Pro. Utilice Acceso a datos locales, de Companion, para recibir consultas de una aplicacin compatible con ODBC ubicada en el mismo ordenador. Acceso a datos remotos, de Companion, puede recibir peticiones de aplicaciones compatibles con ODBC a travs de una red TCP/IP.

Publicacin en Web
Se han realizado cambios en las caractersticas de publicacin en Web al instante de FileMaker Pro para mejorar el aspecto de las bases de datos publicadas y potenciar la seguridad.

Cmo importar y convertir archivos de Microsoft Excel

La conversin de distintas versiones de hojas de clculo de Microsoft Excel es ms fcil que nunca. FileMaker Pro puede interpretar nombres de columna como nombres de campo y asignar un tipo de datos apropiado (texto, nmero, fecha u hora) a los campos, basndose en los datos de la columna. Es posible importar y convertir versiones recientes en ambas plataformas a travs de Excel 98.

Estilos Web
Publicacin en Web al instante de FileMaker Pro incluye ahora estilos Web que determinan el aspecto de la base de datos en un navegador de Web. Por ejemplo, se puede escoger el estilo Lavanda para visualizar los ttulos y los botones en una combinacin de morados. Tambin es posible elegir entre otros estilos diseados especialmente para buscar o crear registros. Por ejemplo, se puede crear un libro de visitas con el estilo Slo entrada. Puede elegir un estilo diferente para cada base de datos publicada. La mayora de los estilos Web de FileMaker Pro simulan presentaciones. Es decir, muestran las presentaciones en un navegador Web casi del mismo modo en que aparecen en una ventana de FileMaker Pro. Los estilos Web pueden generar presentaciones en vista Formulario, Nuevo registro y Editar registro. La mayora de los estilos Web de FileMaker Pro usan hojas de estilo en cascada para interpretar presentaciones.

Soporte de automatizacin de ActiveX (Windows)

FileMaker Pro 5 aade soporte para automatizacin de ActiveX en Windows. Al utilizar la automatizacin de ActiveX, es posible automatizar una tarea que comprende varias aplicaciones, de forma parecida a como Apple Events permite a una aplicacin enviar comandos a otra en el sistema Mac OS. Normalmente, esto se lleva a cabo construyendo una aplicacin personalizada en Visual Basic y utilizando esta aplicacin para enviar comandos a otras aplicaciones.

Novedades de FileMaker Pro

xv

Nota El navegador que accede a la aplicacin FileMaker Pro a travs de FileMaker Pro Web Companion debe soportar la hoja de estilo en cascada para que esta caracterstica funcione correctamente.

Es fcil cambiar el tamao de las columnas arrastrando el borde del encabezado de la columna, ordenarlas haciendo clic en el encabezado (si est activado) y reordenar arrastrando la columna hasta una nueva posicin.

Nuevas opciones de Web Companion

Una nueva opcin de seguridad est disponible para limitar el acceso a las bases de datos. Ahora puede especificar las direcciones IP que pueden solicitar datos a FileMaker Pro Web Companion. Por ejemplo, especifique que pueden acceder a las bases de datos nicamente las direcciones IP que comiencen por 1.2.3.*. Adems el formato del archivo de registro se ha modificado para que sea compatible con el formato de Registro comn de NCSA/CERN. Adems, existen nuevas opciones en los archivos de registro para realizar un seguimiento de la actividad de Web Companion.

Mejoras a las lista de valores

Las listas de valores tambin se han mejorado en FileMaker Pro 5. Podemos encontrar tres mejoras fundamentales en las listas de valores:

1 Ahora puede basar la lista de valores en una relacin. Esto puede producir un subconjunto de valores del campo, en lugar de todos los valores contenidos en el mismo. La lista de valores slo mostrar valores de registros que coincidan con el criterio definido en la relacin subyacente a la lista. 1 Cuando se derivan valores de un campo, pero se muestran los contenidos de otro, es posible clasificar en el primer campo (al que se almacenan los valores) o en el segundo (el campo cuyos valores simplemente se muestran). 1
Ahora es posible especificar una lista de valores definida en otra base de datos de FileMaker Pro 5. Esto permite reducir la repeticin de listas de valores personalizadas o basadas en campos reutilizando una lista central en varios archivos y utilizar las listas de valores en portales (donde es necesario utilizar una lista de valores preexistente al archivo relacionado).

Ver como tabla

FileMaker Pro siempre ha ofrecido dos formas de visualizar las presentaciones: Ver como formulario, que muestra un registro en la pantalla a la vez, y Ver como lista, que muestra ms de un registro a la vez. FileMaker Pro 5 aade ahora un tercer mtodo para visualizar los datos en pantalla: Ver como tabla. Con la opcin Ver como tabla, los datos aparecen dispuestos en cuadrculas, de forma similar en su aspecto al de una hoja de clculo, en la que cada fila muestra un registro y cada columna un campo.

Nota La lista de valores externos (utilizando valores relacionados) debe estar en el mismo archivo que el campo relacionado en el portal.
El ejemplo que aparece a continuacin muestra una lista de valores basada en una relacin. El mismo campo muestra una lista diferente de valores ya que el valor en el campo de comparacin Categora ha cambiado.

xvi

Tutorial de la versin de prueba

Multiusuario (Oculto)
Ahora puede ocultar fcilmente las bases de datos compartidas en una red seleccionando la opcin Multiusuario (Oculto). Esta funcin es especialmente til para evitar que los usuarios de la red abran accidentalmente el archivo equivocado, por ejemplo el archivo relacionado Elementos, cuando la intencin era abrir un archivo principal de entrada de datos.

Lista de valores basada en el valor del campo clave Accesorio

Tutorial
Lista de valores basada en el valor del campo clave Ropa

Importar guiones
Ahora es posible importar guiones de otras bases de datos de FileMaker Pro 5 a la base de datos actual. Cuando se importa un guin, FileMaker Pro utiliza un protocolo para asignar campos, presentaciones, guiones, listas de valores, archivos, relaciones y referencias de guiones. Los objetos que no se asignan se importan de todas formas, pero se marcan como desconocidos, permitindole asignar los pasos de guin del archivo de origen a las referencias apropiadas en el archivo de destino.

Para hacer que los usuarios se pongan al da rpidamente, FileMaker Pro incluye un extenso tutorial. Las lecciones del tutorial muestran las tareas comunes, incluyendo la bsqueda de registros, la creacin de bases de datos, clculos, guiones e informes y definicin de relaciones.

Ahora es posible actualizar registros o campos individuales en un archivo con informacin procedente de registros coincidentes o campos de otro archivo. Se selecciona el criterio que determina qu registros coinciden y qu registros y campos sern los actualizados. Esta es una magnfica funcin para sincronizar la informacin de un ordenador porttil con la del sistema de la oficina. Esta funcin es accesible para cualquier archivo que pueda importarse.

Leccin 1 Conceptos bsicos de FileMaker Pro

Bienvenidos al tutorial de FileMaker Pro. Este tutorial muestra cmo gestionar la informacin en FileMaker Pro. Este tutorial asume que est familiarizado con el sistema operativo de su ordenador. Abrir archivos, localizar carpetas y otras actividades que requieren algn conocimiento del sistema operativo de su ordenador son parte necesaria para completarlo.

Aprender cmo utilizar el software de FileMaker Pro software para:

1 1 1 1 1 1

localizar y clasificar informacin crear e introducir registros en una base de datos simple crear etiquetas postales crear clculos, botones y guiones crear y ejecutar informes utilizar las capacidades relacionales de FileMaker Pro

Nota Todas las personas y empresas utilizadas en los archivos de ejemplo son ficticias y cualquier parecido con personas o empresas reales es pura coincidencia. Los archivos incluidos en este tutorial estn pensados para ilustrar las funciones de FileMaker Pro, y como tales pueden no ser recomendables como plantillas para posteriores desarrollos.

Tardar aproximadamente cuatro horas en completar este tutorial y podr hacerlo en una o varias sesiones de menor duracin.

Empezaremos con una demostracin

Para mostrar el objetivo de cada leccin al inicio, le guiaremos a travs de un archivo de ejemplo que ilustra una funcin o un concepto. De esta forma, siempre conocer los objetivos de la leccin.

Cmo utilizar este tutorial

Estas lecciones se basan en la base de datos de socios de una empresa ficticia de viajes, el Club corporativo de turismo. Los socios de este club ahorran dinero en el coste de los viajes, y los gastos del club se sufragan mediante una cuota anual que pagan los socios del club. Utilice FileMaker Pro para realizar el seguimiento de los nombres de los socios, direcciones, estado de suscripcin, as como para generar etiquetas y cartas tipo formulario para ponerse en contacto con los socios. Es mejor completar estas lecciones en su secuencia lgica, ya que los conceptos presentados en lecciones anteriores se asumen en lecciones posteriores. Sin embargo, como las lecciones son en s una unidad completa, es posible saltar lecciones completas, o realizarlas posteriormente si as lo deseara.

Explicaremos cmo funciona

A medida que se introduzcan nuevas tcnicas y conceptos, explicaremos cmo se utilizan en otras situaciones.

Construir las estructuras

Cmo utilizar el propio FileMaker Pro es la forma ms eficaz de aprender la aplicacin, cada leccin incorpora una actividad adecuada y diseada para guiarle a travs de mens, pantallas y conceptos paso a paso.

Dnde se encuentran los archivos de las lecciones en el disco duro?

Los archivos utilizados en este tutorial se instalan como parte de la instalacin Tpica de FileMaker Pro. Tambin se incluyen el la versin de prueba.

1-2

Tutorial de la versin de prueba

Los archivos de ejemplo ilustran los conceptos explicados en las lecciones, y permiten ver cmo trabajan las funciones antes de construirlas. Vuelva a consultar el archivo de ejemplo asociado a cada leccin si lo necesita. Los archivos de ejemplo del tutorial de las lecciones 2 a la 9 se instalan en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de ejemplo. Los archivos de ejemplo del tutorial de la leccin 10, que explica las bases de datos relacionales se instalan en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5\ Aprendizaje\Archivos de ejemplo\Ejemplo10. Los archivos de trabajo reproducen los archivos de ejemplo, excepto en aquellos casos en que las funciones que se muestran en lecciones concretas se han eliminado. Aadir estos elementos y estructuras que faltan a medida que complete cada leccin. Los archivos de trabajo para las lecciones 5 a la 9 se instalan en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5\ Aprendizaje\Archivos de trabajo. Los archivos de trabajo de la leccin 10 se instalan en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de trabajo\MisArchivos10.
Visin general de la estructura de la carpeta del tutorial de FileMaker Pro

Conceptos de la base de datos

Qu es una base de datos?
Una base de datos es un mtodo para organizar y analizar la informacin. Probablemente ha utilizado varias bases de datos recientemente sin saberlo. Un calendario, una lista de piezas o incluso la agenda de direcciones son bases de datos.

Por qu utilizar una base de datos?

El almacenamiento de la informacin en archivos de bases de datos proporciona diversas ventajas. Una base de datos no slo contiene informacin: tambin ayuda a organizar y analizar la informacin de diversas formas, por ejemplo, las bases de datos permiten agrupar la informacin para hacer informes, ordenar la informacin para hacer etiquetas postales, hacer un recuento del inventario o encontrar una determinada factura. Las bases de datos informatizadas ofrecen muchas ventajas adicionales con respecto a sus homlogas en papel: velocidad, fiabilidad, precisin y capacidad para automatizar muchas tareas repetitivas.

Cmo se organiza una base de datos?

Carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5

Un archivo de base de datos se organiza en registros. Cada registro es un conjunto de campos. Piense que su agenda de direcciones es un archivo de base de datos de FileMaker Pro. Cada persona de la agenda es un registro. Cada registro dispone de informacin como el nombre, la direccin y el nmero de telfono. Cada uno de estos datos, como el nombre, la direccin y el telfono, se almacena en un campo diferente.

Tutorial de FileMaker Pro

Archivos de ejemplo Ejemplo02.fp5 Ejemplo03.fp5 Ejemplo04.fp5 Ejemplo05.fp5 Ejemplo06.fp5 Ejemplo07.fp5 Ejemplo09.fp5 Ejemplo09.fp5 Carpeta Ejemplo 10 Empresas.fp5 Miembros.fp5

Archivos de trabajo MiArchivo05.fp5 MiArchivo06.fp5 MiArchivo07.fp5 MiArchivo08.fp5 MiArchivo09.fp5 Carpeta MisArchivos10 MisEmpresas.fp5 MisMiembros.fp5

Conceptos bsicos de FileMaker Pro

A diferencia de la mayora de los procesadores de texto u hojas de clculo, FileMaker Pro guarda el trabajo automticamente. Por ello es importante considerar con detenimiento las acciones en el momento de realizar cambios masivos en los archivos, especialmente cuando se eliminan registros. Una vez que se han borrado los registros, se eliminan permanentemente de la base de datos.

Conceptos bsicos de FileMaker Pro

1-3

Tal como ver en la leccin 11, deber realizar copias de seguridad de los archivos con regularidad. Las copias de seguridad pueden ahorrarle muchas horas de trabajo innecesario en el caso de que se pierdan o se daen los archivos o se borren los registros de forma inadvertida.

Acerca de los modos de FileMaker Pro

Cuando se trabaja en FileMaker Pro, lo hace en uno de los cuatro modos siguientes.

Utilice el Modo Visualizar para introducir datos y visualizar registros.

1 Utilice el Modo Buscar para localizar un registro o grupo de registro rpidamente. 1 1

Utilice el Modo Presentacin para especificar qu aspecto tendr la informacin en pantalla o al imprimirla. Utilice el Modo Vista previa para ver el aspecto que tendrn las pginas al imprimirlas.

Una vez haya abierto una base de datos, puede pasar de un modo a otro utilizando bien el men Vista o el men desplegable situado en la parte inferior de la ventana de la aplicacin. Tambin puede saber rpidamente qu modo utiliza la base de datos de FileMaker Pro consultando dicho men desplegable.
Nombre del archivo Nombre de la presentacin Nmero del registro actual

Campos

Modo Visualizar

Leccin 2 Visualizacin de la informacin

Los datos se visualizan, introducen o cambian en el Modo Visualizar. Este es el modo ms sencillo de interactuar con la base de datos. En esta leccin: En el rea de estado, fjese que existen 30 registros y que se muestra el primero de ellos.

1 1 1 1

abrir una base de datos que ya contiene datos se desplazar entre registros

Marcador Agenda, icono Nmero de registros rea de estado Registro mostrado actualmente

visualizar la informacin de diversas formas cambiando presentaciones ver las diferencias entre las vistas formulario, lista, y tabla.

Cmo abrir una base de datos y desplazarse por los registros

Para abrir una base de datos de ejemplo para esta leccin:
1. Abra la carpeta Aprendizaje de la carpeta Prueba de FileMaker

5. Haga clic en la parte inferior de la pgina del icono del libro cada vez que desee desplazarse hacia delante un registro, y haga clic en la parte superior de la pgina cada vez que desee retroceder un registro. 6. Desplcese entre los registros arrastrando el marcador hacia arriba o hacia abajo.

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.

Tambin puede escribir el nmero de un registro en el rea situada inmediatamente debajo del icono del libro para cambiar el registro actual que se muestra.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\ Aprendizaje\Archivos de ejemplo.

3. Abra el archivo Ejemplo02.fp5. 4. Fjese que la base de datos est en modo Visualizar. FileMaker Pro toma por defecto el modo Visualizar cuando se abre una base de datos.

Cmo visualizar la informacin de distintas formas

Aunque introduzca una sola vez la informacin en FileMaker Pro, puede utilizar esa informacin de distintas formas. El modo Presentacin permite visualizar algunos o todos los campos. Como no es necesario ver todos los campos en cada presentacin, stas son una herramienta potente para trabajar la informacin o

El men desplegable de modo identifica el modo en que se encuentra

2-2

Tutorial de la versin de prueba

simplemente para imprimir la informacin que necesita para llevar a cabo una tarea concreta.

Sergio Gmez Carretas, 7 28026 Madrid, Espaa Querida Mara, Gracias por reservar un crucero con nosotros. Valoramos y apreciamos la oportunidad de trabajar con usted. Si tiene alguna duda sobre las reservas, no dude en llamarnos. Nuestro deseo es que quede satisfecha del crucero. Atentamente, Juan Garca

Lista de telfonos Juanita lvarez Nicols Garca Eduardo Garca Sergio Gmez Rodolfo Fernndez Mario Prez Juan Garca Emilio Velilla Le Nguyen Kentaro Ogawa Carlos Martnez John Smith Carmen Lpez Sergio Gmez Luis Alfredo Gracia 91-3660105 91-3880106 91-3669897 91-4080850 948-545278 98-4510105 91-8557894 91-3679105 91-3469926 91-5653660 91-4289516 94-5278588 91-3366010 91-4536601 94-3660985

La Presentacin N 1 muestra todos los campos de la base de datos

Los mismos datos se organizan de diferentes maneras con distintas presentaciones.

3. Vaya al men desplegable de presentaciones y elija la presentacin Lista de socios.

Cmo ver una presentacin diferente

Para ver algunas presentaciones, utilice el archivo de ejemplo Ejemplo02.fp5 que acaba de abrir.
1. Haga clic en el men desplegable de presentacin, situado por

Esta presentacin muestra cada registro en cada una de las filas de una lista distribuida en columnas. Observe que la presentacin Lista de socios contiene slo cuatro campos que se presentaron en la Presentacin N 1. No se ha eliminado informacin de la base de datos. Como en esta presentacin existen menos campos, algunos datos simplemente no aparecen.

encima del icono del libro. Aparece una lista que muestra las presentaciones disponibles en este archivo.
Men desplegable de presentaciones

2. Examine la Presentacin N1. La Presentacin N 1 muestra todos

los campos de la base de datos Ejemplo02.fp5.

Visualizacin de la informacin

2-3

La presentacin Lista de socios muestra slo cuatro de los campos presentes en Presentacin N 1

4. Vaya al men desplegable de presentaciones y vuelva a

Cambie entre la vista formulario, lista y tabla en la misma presentacin para ver las diferencias entre ellas.
1. En el archivo Ejemplo02.fp5, cambie a la presentacin Lista de socios. Puede ver muchos registros en forma de lista. 2. Elija en el men Vista > Ver como formulario.

Presentacin N 1. No se han perdido datos.

Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas

Puede visualizar las presentaciones de tres formas diferentes: como un formulario, como una lista y como una tabla.

Ahora puede ver un nico registro, que se muestra en la misma presentacin. Slo ha cambiado la opcin de visualizacin.
3. Elija en el men Vista > Ver como tabla.

Ver como formulario muestra la presentacin actual con un registro cada vez.

La funcin Vista como tabla le permite visualizar muchos registros a la vez en forma de cuadrcula.
4. Elija en el men Vista > Ver como lista para volver a la vista original

1 Ver como lista muestra la presentacin actual como una lista, con un registro debajo de otro. 1
Ver como tabla muestra muchos registros a la vez en una cuadrcula. Generalmente las presentaciones pueden cambiarse entre la vista de formulario, de lista y de tabla mientras la base de datos se encuentra en el modo Visualizar.

de la presentacin de Lista de socios.

2-4

Tutorial de la versin de prueba

5. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando en el men Archivo > Cerrar.

Leccin 3 Bsqueda y clasicacin de registros

Una base de datos es un conjunto de registros. A veces trabajar con todos los registros de la base de datos (para remitir por correo un catlogo anual a cada registro de cliente de la base de datos, por ejemplo). Sin embargo, a menudo trabajar con un subconjunto de la base de datos, personas de una determinada ciudad, por ejemplo, o registros encuadrados en un margen concreto de fechas. En FileMaker Pro, este proceso de bsqueda de registros que coincidan con un criterio concreto se llama buscar registros. Una vez que ha encontrado los registros con los que desea trabajar, podr cambiar el orden. Puede ordenar los registros en orden ascendente o descendente. En esta leccin:
3. Abra el archivo Ejemplo03.fp5. 4. Elija el men Vista > Modo Buscar.

En el Modo Buscar, cree una peticin de bsqueda utilizando los campos de la presentacin que se visualiza. Escriba el criterio que desea utilizar para la bsqueda en los campos incluidos en dicha peticin.
5. Escriba Nueva York en el campo Ciudad. 6. Haga clic en el botn Buscar del rea de estado.

1 buscar registros que coincidan con un criterio en un nico campo y en varios campos 1 1 1
buscar registros que coincidan con un margen de fechas reducir las bsquedas omitiendo registros ordenar registros en orden ascendente y descendente
Botn Buscar

Bsqueda de registros segn criterios en un nico campo

En la base de datos de socios, busque todos los socios que sean de la ciudad de Nueva York.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

La peticin devuelve registros de cuatro socios que viven en Nueva York. Este es el conjunto encontrado.

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.
Nmero total de registros en la base de datos Nmero de registros en el conjunto encontrado

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de ejemplo.

3-2

Tutorial de la versin de prueba

7. Haga clic en el icono del libro para visualizar cada uno de los cuatro registros del conjunto encontrado.

Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo campo

A veces es necesario buscar registros que coincidan con ms de un criterio en un nico campo. Por ejemplo, es posible que deba buscar todos los socios de Nueva York o Londres. Este tipo de bsqueda se suele llamar bsqueda OR, ya que el conjunto encontrado constar de registros de cualquiera de los criterios de bsqueda. Para llevar a cabo una bsqueda OR en FileMaker Pro, ser necesario que utilice distintas peticiones de bsqueda.

Bsqueda de registros segn criterios en campos separados

Puede buscar registros que coincidan con distintos criterios, por ejemplo, socios que sean tanto de los Estados Unidos como socios nuevos. Este tipo de bsqueda se suele conocer como bsqueda AND. Para realizar una bsqueda AND en FileMaker Pro, escriba cada criterio de bsqueda directamente en el campo apropiado en el Modo Buscar. Para buscar todos los socios que vivan en los Estados Unidos y que sean socios nuevos:
1. Elija el men Vista > Modo Buscar. 2. Escriba EE.UU. en el campo Pas. 3. Localice el campo Tipo de socio y seleccione el botn circular

1 Escriba el primer criterio de bsqueda en el campo apropiado de la

primera peticin de bsqueda.

1 Cree una segunda peticin de bsqueda e introduzca el segundo criterio en el mismo campo.
Cuando haga clic en el botn Buscar, FileMaker Pro recuperar todos los registros que coincidan con cualquiera de los criterios introducidos. Para buscar todos los socios que viven en Nueva York o Londres:

Nuevo.
Seleccione el botn circular Nuevo en el campo Tipo de socio

1. Elija el men Vista > Modo Buscar. 2. Escriba Nueva York en el campo Ciudad. 3. Elija el men Peticiones > Aadir nueva peticin.

4. Haga clic en Buscar del rea de estado.

Fjese que el rea de estado muestra la existencia dos peticiones.

La peticin de bsqueda devuelve un conjunto de dos registros para los dos nuevos socios que viven en los Estados Unidos.
5. Para buscar todos los registros de la base de datos, elija en el men

Registros > Mostrar todos los registros. Nota No es necesario elegir Mostrar todos los registros antes de realizar una Bsqueda, ya que FileMaker Pro siempre busca registros en la base de datos completa.

Nmero de peticiones

4. Escriba Londres en el campo Ciudad de esta segunda peticin. 5. Haga clic en Buscar del rea de estado.

Bsqueda y clasificacin de registros

3-3

La peticin de bsqueda devuelve un conjunto de seis registros para los seis socios que viven en Nueva York o Londres.

4. La peticin de bsqueda deber mostrar 1/1/2000... en el

campo Fecha de pago. Inmediatamente despus de la elipsis (...), escriba 30/6/2000.

Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el mismo campo

A veces desear buscar registros que coincidan con un rango de criterios dentro de un nico campo. Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los registros que estn dentro del periodo de un mes, o localizar todas las facturas de ventas numeradas entre la nmero 500 y la 1000. Para llevar a cabo este tipo de bsqueda en FileMaker Pro, se utiliza un smbolo de rango especial en la peticin de bsqueda para especificar los lmites inferior y superior del criterio de bsqueda. Para buscar los socios que abonaron su cuota de socio entre el 1 de enero del 2000 y el 30 de junio del 2000:
1. Elija el men Vista > Modo Buscar. 2. Escriba 1/1/2000 en el campo Fecha de pago. 3. En el rea de estado, haga clic en el men desplegable Smbolos. 5. Haga clic en Buscar.

La bsqueda devuelve seis registros, para seis socios que abonaron las cuotas dentro de los seis primeros meses del ao 2000.

Reduccin de la bsqueda
A veces es posible que necesite buscar registros que coincidan con ciertos criterios mientras que al mismo tiempo se excluyen otros, como buscar todos los registros que se aadieron en un ao concreto excepto aquellos que se aadieron en febrero, o buscar todos los clientes que residan en el estado de Nueva York, excepto los que vivan en la ciudad de Nueva York. Puede llevar a cabo estos tipos de bsqueda utilizando una combinacin de peticiones de bsqueda mltiples y omitiendo ciertos registros. Como FileMaker Pro procesa las peticiones de bsqueda mltiples en el orden en que se crean, de esta forma es posible crear bsquedas muy especficas. La omisin de los registros en una bsqueda no los elimina de la base de datos. Para buscar los registros de los socios que abonaron sus cuotas en los primeros seis meses del 2000, excepto los que lo hicieron en febrero:

Seleccione el rango en la lista.

Smbolos, men desplegable

1. Elija el men Vista > Modo Buscar. 2. Escriba 1/1/2000 en el campo Fecha de pago. 3. En el rea de estado, haga clic en el men desplegable Smbolos.

Seleccione el rango en la lista.

4. Despus de la elipsis, escriba 30/6/2000.

3-4

Tutorial de la versin de prueba

5. Elija el men Peticiones > Aadir nueva peticin. Fjese que el rea

2. Elija en el men Registros > Ordenar. 3. Si aparece cualquier campo en la columna Tipo de ordenacin a la derecha del cuadro de dilogo, haga clic en Borrar todos 4. En la lista de campos disponibles, seleccione Apellido y haga clic

de estado muestra que esta es la segunda peticin.

6. Escriba 1/2/2000 en el campo Fecha de pago. 7. En el rea de estado, haga clic en el men desplegable Smbolos y

seleccione rango en la lista.

8. Despus de la elipsis, escriba 29/2/2000 en el campo Fecha de

en Mover.

pago.
9. Haga clic en Omitir en el rea de estado para seleccionarla.

Cuadro de verificacin Omitir

Los botones de direccin de Ordenacin se activan al seleccionar un campo

10. Haga clic en Buscar.

La bsqueda devuelve cinco registros, para cinco socios que abonaron las cuotas dentro de los seis primeros meses del ao 2000, excepto los del mes de febrero.

Fjese que el smbolo de la direccin de ordenacin situado a la derecha del campo Apellido aumenta de tamao de izquierda a derecha. Esto indica que cuando la base de datos se ordene por este campo, los datos estarn en orden ascendente (de la a a la z).
5. Haga clic en Ordenar .

Los nombres de la Lista de socios estn ordenados alfabticamente por sus apellidos.
6. Cuando acabe con la leccin, cierre cada uno de los archivos abiertos eligiendo en el men Archivo > Cerrar.

Ordenacin del conjunto encontrado

Una vez que haya encontrado un conjunto de registros con los que trabajar, podr ordenar dichos registros. Por ejemplo, podr mostrar los registros en orden alfabtico u ordenarlos desde el ms reciente hasta el ms antiguo. Para ordenar los registros en orden alfabtico por los apellidos de los socios:
1. Vaya al men desplegable de presentaciones y elija la

presentacin Lista de socios. Esta presentacin har ms sencillo ver los resultados de la ordenacin.

Leccin 4 Creacin de una base de datos e introduccin de registros

En las lecciones anteriores, ya hemos visto cmo utilizar una base de datos simple con datos existentes. Ahora crearemos archivos y aadiremos registros. En esta leccin: Aparecer el cuadro de dilogo Definir campos con todos los campos de la base de datos.

1 1 1 1 1

crear una base de datos simple definir los campos para contener diferentes tipos de datos crear registros introducir datos modificar datos

Si no est familiarizado con los aspectos bsicos de una base de datos, previamente deber realizar las dos primeras lecciones de este tutorial.

Creacin de una base de datos simple y definicin de los campos

Observe el archivo de ejemplo
El archivo de ejemplo es el modelo para el archivo que va a crear. Muestra cmo se definen los campos y cmo los distintos tipos de stos contienen diferentes clases de datos.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

5. Fjese que los campos Nombre y Apellidos son del tipo Texto,

Importe pagado del tipo Numrico, y Fecha de pago del tipo Fecha.
6. Haga clic en Hecho. 7. Fjese que los datos de cada campo corresponden al tipo de campo.

En la leccin 5 aprender cmo aadir texto y grficos, como el ttulo y el logotipo.

Acerca de las deniciones de los campos

Se crea un campo para cada categora de informacin que necesita, como Nombre o Ciudad. Para buscar, ordenar, calcular y mostrar los datos correctamente, el tipo de campo debera coincidir con la clase de datos que contiene (texto, nmero, fecha, etc). Por ejemplo, no podr buscar valores de texto en un campo del tipo Numrico. En lecciones posteriores aprender otros tipos de campos.

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de ejemplo.

3. Abra el archivo Ejemplo04.fp5. 4. Elija el men Archivo > Definir campos.

4-2

Tutorial de la versin de prueba

Creacin de una base de datos

1. Elija en el men Archivo > Nueva base de datos. 2. Si aparece el cuadro de dilogo Nueva base de datos, elija Crear un

12. Escriba Fecha de pago en la casilla Nombre de campo,

seleccione Fecha en el rea Tipo, luego haga clic en Crear. Los campos definidos deben coincidir con los del archivo de ejemplo.
13. Haga clic en Hecho.

nuevo archivo vaco, luego haga clic en Aceptar. Si no, vaya al paso 3.
3. Vaya a la carpeta Archivos de trabajo y seleccinela como

ubicacin para este archivo.

4. Para Nombre de archivo, escriba MiArchivo04. 5. Haga clic en Guardar.

Puede ver los campos vacos en un registros nuevo y en blanco. Las etiquetas de los campos identifican a stos. El archivo est listo para la entrada de datos.
Introduzca los datos aqu

El cuadro de dilogo Definir campos para aparece en pantalla. Ahora crear los campos para almacenar la informacin.
6. Para crear el primer campo, escriba Nombre en la casilla Nombre

Etiquetas de campo

de campo.
7. Fjese que el tipo de campo es Texto.

FileMaker Pro guarda automticamente los cambios a medida que trabaja.

Introduccin de datos en la base de datos

Ahora puede empezar a introducir los datos de los socios.

Creacin del primer registro

1. Si no puede ver las casillas de los campos, pulse la tecla del tabulador para empezar la introduccin de datos.
Nombrar un campo Especificar el tipo de campo

2. Escriba Jane en el campo Nombre. 3. Pulse la tecla del tabulador para desplazarse al siguiente campo. 4. Escriba Doe en el campo Apellidos. 5. Escriba 25 en Importe pagado.

8. Haga clic en Crear. 9. Escriba Apellidos en la casilla Nombre de campo. 10. Haga clic en Crear. 11. Escriba Importe pagado en la casilla Nombre de campo,

En la siguiente leccin aprender cmo dar formato a los campos de los nmeros para visualizar la moneda.
6. Escriba 11/11/2000 en Fecha de pago.

seleccione Numrico en el rea Tipo, luego haga clic en Crear.

El registro completo deber tener este aspecto:

Creacin de una base de datos e introduccin de registros

4-3

Creacin de otro registro

1. Elija el men Registros > Nuevo registro. 2. Al igual que hizo para el registro de Jane Doe, introduzca los datos

para John Smith, que pag una determinada cantidad en la fecha 2/2/2000. La base de datos contiene dos registros. Haga clic en el icono del libro para ver cada uno de ellos.

Modificacin de datos de un registro

Supongamos que Jane Doe pag la mitad de la cantidad especificada. Puede corregir esta entrada con toda facilidad.
1. Vaya al registro de Jane Doe. 2. Seleccione la cantidad en Importe pagado.

3. Escriba la nueva cantidad. 4. Haga clic en un rea vaca fuera de un campo para guardar el

cambio.
5. Cuando acabe con la leccin, cierre cada uno de los archivos

abiertos eligiendo en el men Archivo > Cerrar.

Leccin 5 Personalizacin del aspecto

Puede mejorar el aspecto de los datos aadiendo grficos y otros efectos. En esta leccin:
Men desplegable de presentaciones

1 1 1 1 1 1

aprender cmo las presentaciones determinan lo que ve aadir, cambiar el tamao y desplazar campos mostrar valores en un campo de nmero como moneda aadir texto a una presentacin y cambiar el tamao y color aadir grficos ver dnde buscar otras formas de personalizar una presentacin Puede observar una presentacin simple.
5. Seleccione Presentacin N 2 en el men desplegable de

presentaciones.
6. Fjese que aunque es el mismo registro, ahora:

Cmo personalizar la vista en el modo Presentacin

Observe las presentaciones de ejemplo
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

El nombre del club y el logotipo aparecen ahora en la parte superior de la pantalla

1 1 1 1

Nombre y Apellido estn uno al lado del otro Se puede ver el campo Ciudad Importe pagado muestra el tipo de moneda

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de ejemplo.

3. Abra el archivo Ejemplo05.fp5. 4. Seleccione Presentacin N 1 en el men desplegable de

presentaciones si todava no est seleccionado.

En esta leccin realizar los cambios mencionados anteriormente.

7. Escoja el men Vista > Modo Presentacin.

5-2

Tutorial de la versin de prueba

Utilice el modo Presentacin para personalizar el aspecto de los datos. Fjese que aunque los datos an estn en el archivo, no los ve aqu.

Cambio del tamao, desplazamiento y adicin de un campo

Seleccin y cambio de tamao de un campo
1. En el modo presentacin, haga clic en el campo Nombre para

Acerca de la personalizacin de presentaciones

Para disear presentaciones en el modo Presentacin, puede incluir cualquier combinacin de campos, texto y grficos en una presentacin. Puede cambiar la fuente y el color de los campos y el texto, as como el formato de los campos Nmero o Fecha. Los cambios realizados en el modo Presentacin afectan slo al aspecto de los datos. Los datos en s permanecen tal como se introdujeron. Deje el archivo de ejemplo abierto para utilizarlo de referencia a medida que trabaja con estas funciones en el archivo.

seleccionarlo.
Manipulador

2. Arrastre el controlador de la esquina inferior derecha del campo hacia la izquierda hasta que sea menor, an siendo lo suficientemente grande para que muestre el nombre ms largo que espere encontrar en el archivo. 3. Elija en el men Vista > Modo Visualizar para ver el campo. 4. Pase por los registros.

Personalizacin de una presentacin

Cambiar una presentacin simple en los archivos de trabajo de esta leccin para que tome el aspecto de la Presentacin N 2 del archivo de ejemplo.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

Si no muestra los nombres totalmente, vuelva al modo Presentacin y agrande el campo.

5. Repita este proceso para Apellido.

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.

Desplazamiento de un campo
1. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 2. Haga clic en el interior del campo Apellido y arrstrelo junto al

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de trabajo.

3. Abra MiArchivo05.fp5. 4. Escoja el men Vista >Modo Presentacin.

campo Nombre.

Puede observar una presentacin simple. En las siguientes secciones modificar esta presentacin de diversas formas.
3. Arrastre la etiqueta del campo Apellido y en el campo Apellido. 4. Arrastre la etiqueta del campo Nombre y en el campo Nombre. 5. Elija en el men Vista > Modo Visualizar para ver los resultados.

Personalizacin del aspecto

5-3

Adicin de un campo
Si se ha definido un campo en Definir campos, puede mostrarlo en una presentacin. En esta base de datos, algunos campos definidos no se muestran en esta presentacin. Ahora aadir uno de estos campos.
1. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 2. Utilizando la herramienta Campo, arrastre el campo sobre la presentacin y colquelo debajo del campo Nombre.

5. Elija en el men Ventana > MyFile05.fp5. 6. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 7. Seleccione el campo Importe pagado. 8. Elija el men Formato > Nmero. 9. Seleccione las opciones mostradas en el siguiente cuadro de dilogo.

Herramienta Campo

Arrastre el nuevo campo

3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione el campo

Ciudad.
4. Haga clic en OK. 5. Elija en el men Vista > Modo Visualizar para ver el campo.

Puede ver una ciudad en cada registro. Los datos de Ciudad se introdujeron anteriormente, y el campo contiene los datos.

10. Haga clic en OK. 11. Elija en el men Vista > Modo Visualizar para ver los datos con formato.

Visualizacin de un nmero como moneda

Puede visualizar un nmero como moneda, incluso aunque slo se escriba en el campo el nmero.
1. Elija en el men Ventana > Ejemplo05.fp5. 2. Elija en el men Vista > Modo Visualizar. 3. En la Presentacin N 2, observe Importe pagado y fjese en el

Adicin de texto a una presentacin

Aadir el nombre de la organizacin en la parte superior de la presentacin, luego dar formato al texto.

Adicin de texto
1. Elija en el men Ventana > Ejemplo05.fp5. 2. Seleccione en el men Vista > Modo Presentacin y observe el encabezado de la parte superior de la presentacin.

nmero de muestra como moneda.

4. Haga clic en el nmero para ver los datos escritos en el campo.

El formato afecta slo a la forma en que se muestran los datos. No cambia los datos.

ste es su modelo.

5-4

Tutorial de la versin de prueba

3. Abra MiArchivo05.fp5 si todava no lo est. 4. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 5. Seleccione la herramienta Texto.

Adicin de un grfico a la presentacin

Aada un logotipo junto al nombre del club.
1. Elija en el men Ventana > Ejemplo05.fp5. 2. En Presentacin N 2, seleccione en el men Vista > Modo

Presentacin y fjese dnde aparece el logotipo en la presentacin.

3. Abra MiArchivo05.fp5 si todava no lo est.
Herramienta Texto

4. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 5. Haga clic junto al texto Club corporativo de turismo en lugar en el que desea colocar el logotipo del club.

An no ver cambios en pantalla.

6. Escoja el men Insertar >Imagen. 7. Abra la carpeta Archivos de trabajo. 6. Haga clic en la parte superior de la presentacin en donde desea 8. Asegrese de que se muestran todos los tipos de archivos, y seleccione logo.gif. 9. Haga clic en Abrir. 10. Arrastre el logotipo para desplazarlo, si fuera necesario.

que comience la lnea del texto.

7. Escriba Club corporativo de turismo. 8. Haga clic en la herramienta de seleccin

para finalizar la

entrada de texto.

11. Elija en el men Vista > Modo Visualizar para ver la presentacin

terminada.
12. Cuando acabe con la leccin, cierre cada uno de los archivos

Cambio del tamao y color del texto

1. Haga clic en el texto Club corporativo de turismo para

abiertos eligiendo en el men Archivo > Cerrar.

seleccionar el bloque de texto.

2. Escoja el men Formato >Texto. 3. Seleccione 18 puntos de la lista de Tamao. 4. Para Color, seleccione cualquier azul oscuro. 5. Haga clic en OK.

Leccin 6 Creacin de listas, etiquetas postales y cartas tipo formulario

Puede crear con facilidad presentaciones para visualizar e imprimir la informacin de diferentes formas.
Men desplegable de presentaciones

En esta leccin crear:

1 1 1

una lista de los registros etiquetas postales una carta tipo formulario Puede ver una lista en columnas que muestra algunos de los campos.

Creacin de una lista en columnas

Una lista en columnas muestra muchos registros de manera simultnea. Cada fila es un registro. Cada columna contiene una categora de datos, como por ejemplo Apellido o Telfono.

Observe la lista de ejemplo

Puede crear una lista de registros que muestre simplemente la informacin que desea ver.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5. 2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo. Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5l\Aprendizaje\Archivos de ejemplo. 3. Abra Ejemplo06.fp5. 4. Seleccione la presentacin Lista de socios en el men desplegable presentaciones.

Acerca de las presentaciones de listas en columnas

Seleccione en el men Vista > Modo Presentacin para visualizar la presentacin que resulta de la lista en columnas que est viendo.

Cada campo de la presentacin aparece una vez, pero la lista muestra muchos registros.

Creacin de una lista en columnas

1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5. 2. Abra la carpeta Archivos de trabajo. Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de trabajo.

6-2

Tutorial de la versin de prueba

3. Abra MiArchivo06.fp5. 4. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 5. Elija el men Presentacin > Nueva presentacin/informe. 6. En Nombre de presentacin, escriba Lista de socios. 7. Seleccione Lista/informe en columnas para el nuevo tipo de presentacin y haga clic en Siguiente. 8. Seleccione de nuevo la presentacin Lista/informe en columnas, luego haga clic en Siguiente. 9. Haga doble clic en cada uno de los siguientes campos en el orden que desee que aparezcan en la lista:

Los datos de todos los registros para los campos Apellido, Nombre, Empresa, y Tipo de socio aparecen en la presentacin Lista de socios.

Creacin de etiquetas postales

Observe las etiquetas de ejemplo
1. Elija en el men Ventana > Ejemplo06.fp5. 2. Elija en el men Vista > Modo Visualizar. 3. Seleccione Etiquetas en el men desplegable de presentaciones men. Puede ver la etiqueta postal para el registro actual. 4. Elija el men Vista > Modo Vista previa. Ver una pgina de etiquetas tal como se imprimir. 5. Fjese que no todos los registros tienen el mismo nmero de lneas de texto. Los registros con direcciones de cuatro lneas muestran todas las lneas. En los registros que slo necesitan 3 lneas, la lnea extra se omite de modo que no existan lneas en blanco en las etiquetas. 6. Escoja el men Vista >Modo Presentacin.

1 1 1 1

Apellidos Nombre Compaa Tipo de socio

Estos campos pasan a la lista Campos de la presentacin.

Podr ver los nombres de los campos que aparecern en las etiquetas.

Campos de fusin

Acerca de las presentaciones de etiquetas

Las presentaciones de etiquetas utilizan campos de fusin. Los campos de fusin se agrandan o se reducen para ajustar los datos al campo, y no ocupan espacio si el campo est vaco. El propsito de los campos de fusin es nicamente de visualizacin e impresin. No se introducen datos en los campos de fusin.

10. Haga clic en Siguiente. 11. Haga clic en Siguiente en cada uno de los siguientes paneles para aceptar los valores por defecto. 12. Haga clic en Finalizar. 13. Elija en el men Vista > Modo Visualizar.

Creacin de una presentacin de etiquetas

En esta seccin se utilizar el asistente de Nueva presentacin/informe para:

Creacin de listas, etiquetas postales y cartas tipo formulario

6-3

1 1

crear una presentacin de etiquetas seleccionar campos que se incluirn en las etiquetas

5. Haga doble clic en Direccin 1 en la lista y luego pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). 6. Haga doble clic en Direccin 2 en la lista y luego pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). 7. Haga doble clic en Ciudad en la lista. 8. Escriba una coma, luego un espacio. 9. Haga doble clic en Pas en la lista. Ya ha configurado los campos de fusin. 10. Haga clic en Siguiente. 11. Haga clic en Ver en Modo Presentacin. 12. Haga clic en Finalizar. La etiqueta debera tener este aspecto:

Creacin de la etiqueta
1. Elija en el men Ventana > MiArchivo06.fp5. 2. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 3. Escoja el men Presentacin >Nueva presentacin/informe. 4. Para Nombre de presentacin, escriba Etiquetas. 5. Seleccione Etiquetas para el nuevo tipo de presentacin. 6. Haga clic en Siguiente. 7. Seleccione Avery 5160 de la lista Usar las medidas de las etiquetas para. 8. Haga clic en Siguiente. Ahora est listo para especificar los contenidos de las etiquetas.

Seleccione los campos que aparecern en las etiquetas

1. Haga doble clic en Nombre de la lista. Nombre se desplaza al rea Contenido de etiqueta. El punto de insercin parpadea. 13. Cuando haya acabado de ver la presentacin de la etiqueta, seleccione en el men Vista > Modo Vista previa. Las etiquetas debern tener el aspecto de las del archivo de ejemplo.

Creacin de una carta tipo formulario

Observe la carta de ejemplo
1. Elija en el men Ventana > Ejemplo06.fp5. 2. Elija en el men Vista > Modo Visualizar. 3. Seleccione Carta de bienvenida en el men desplegable de presentaciones. 4. Recorra los registros y observe la carta. Es posible que necesite avanzar en la carta para verlos todos. 2. Despus de Nombre, introduzca un espacio. 3. Haga doble clic en Apellido de la lista. 4. Despus de Apellido, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). 5. Fjese en la direccin personalizada y el saludo para cada registro.

6-4

Tutorial de la versin de prueba

6. Fjese tambin que el texto de cada carta es el mismo, excepto que el nombre de la empresa para cada registro aparece en el primer prrafo. El texto se ajusta al nombre de la empresa, independientemente de la longitud.

5. Seleccione Presentacin en blanco para el tipo de la nueva presentacin. 6. Haga clic en Finalizar. 7. En la presentacin, haga clic en la pestaa Cabecera, luego pulse Retroceso (Windows) o Suprimir (Mac OS). 8. Haga clic en la pestaa Pie, luego pulse Retroceso (Windows) o Suprimir (Mac OS). Esta carta no utilizar ni cabecera ni pie. 9. Arrastre la pestaa Cuerpo hacia abajo aproximadamente 25 centmetros. Al soltar el botn del ratn, podr ver los lmites de la pgina. Si no los ve, arrastre la pestaa Cuerpo algo ms hacia abajo.

Esta carta est lista para imprimirse para cada uno de los registros de la base de datos.

Acerca de las presentaciones de cartas tipo formulario

La carta es una presentacin simple que contiene texto, campos de fusin y un grfico.
1. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 2. haga clic en cualquier lugar del texto. Puede ver los controladores en las esquinas del bloque de texto completo. Todo el texto es un nico bloque. 3. Fjese que Empresa es un campo de fusin en el cuerpo de la carta.

La direccin y el saludo utilizan tambin campos de fusin.

Pestaa Cuerpo Lmites de la pgina

Creacin de una carta tipo formulario

Para crear esta carta, tendr que:

1 1 1 1 1 1

crear una presentacin en blanco crear un bloque de texto que contenga la carta

10. Arrastre ahora la pestaa Cuerpo hasta justo por debajo del lmite de la pgina. La lnea del lmite de pgina desaparecer. 11. Utilice la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la pantalla para desplazarse algunos centmetros hacia la derecha. Ver una lnea de puntos gruesos en el lado derecho. Este es el lmite derecho de la pgina. La carta se encuentra entre estos lmites. 12. Desplcese totalmente hacia la izquierda. 13. Desplcese hasta la parte superior de la presentacin.

aadir campos de fusin para el nombre y direccin del destinatario escribir la carta personalizar la carta con el nombre de la empresa del destinatario aadir la despedida

Creacin de una presentacin de una pgina en blanco

1. Elija en el men Ventana > MiArchivo06.fp5. 2. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 3. Escoja el men Presentacin >Nueva presentacin/informe. 4. Para Nombre de Presentacin, escriba Carta de bienvenida.

Creacin de un bloque de texto

Crear un bloque de texto con un margen de 4 centmetros por todos lados.
1. Haga clic en la herramienta Texto .

Creacin de listas, etiquetas postales y cartas tipo formulario

6-5

2. Arrastre un rectngulo comenzando aproximadamente a 4 centmetros desde la parte superior izquierda de la presentacin y terminando aproximadamente a 4 centmetros de la parte inferior derecha, segn se indica por los lmites de la pgina.

Introduccin de la carta
1. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) dos veces para crear dos espacios de lnea al final de la direccin. 2. Inicie la lnea del saludo: escriba Estimado/a y un espacio. 3. Introduzca los campos de fusin para el nombre y apellidos, separados por un espacio. En sus propias cartas puede utilizar ms campos (por ejemplo un campo para el ttulo) y conseguir un saludo ms apropiado. 4. Escriba una coma y dos espacios de lnea. 5. Escriba la carta: El Club corporativo de turismo le da la bienvenida a usted y a su empresa.

Cuando suelte le ratn, el punto de insercin parpadear en la parte superior izquierda del cuadro de texto. Escribir la carta dentro de este cuadro.

La herramienta Texto est seleccionada

Esperamos hacer negocios con usted muy pronto y que disfrute de muchos viajes con nosotros en el futuro.

Personalizacin de la carta con el nombre de la empresa

1. Haga clic tras la palabra empresa del primer prrafo. 2. Escriba una coma y un espacio. 3. Introduzca un campo de fusin para el nombre de la empresa. 4. Escriba otra coma.

Adicin de la direccin
1. Elija el men Insertar > Campo de fusin. 2. Seleccione Nombre de la lista y haga clic en Aceptar. 3. Introduzca un espacio. 4. Elija el men Insertar > Campo de fusin. 5. Seleccione Apellido de la lista y haga clic en Aceptar. 6. Pase a la siguiente lnea (introduzca un espacio de lnea): Windows: pulse la tecla Intro sobre la tecla Mayscula del teclado. Mac OS: pulse Retorno. 7. Aada los campos de fusin para la direccin postal, la ciudad y el pas, con los espacios apropiados, nuevas lneas y la puntuacin adecuadas.

Adicin de la despedida
1. Haga clic al final del texto e introduzca dos espacios de lnea. 2. Pulse el tabulador varias veces para centrar el bloque de texto. 3. Escriba Atentamente, y luego cuatro espacios de lnea. 4. Pulse la tecla del tabulador varias veces para alinear el punto de insercin con Sin nada ms que aadir y escriba John Jones. 5. Introduzca un espacio de lnea, luego pulse de nuevo el tabulador para alinear el cursor con las lneas anteriores de texto y escriba Presidente. La presentacin deber tener el aspecto de la carta del archivo de ejemplo. 6. Elija en el men Vista > Modo Visualizar para ver la carta. Deber tener el aspecto de la carta del archivo de ejemplo. Consulte la leccin 5 para aprender a aadir un logotipo. 7. Cuando acabe con la leccin, cierre cada uno de los archivos abiertos eligiendo en el men Archivo > Cerrar.

Leccin 7 Simplicacin al introducir datos

Es posible simplificar la forma de introducir los datos en FileMaker Pro y mejorar la exactitud mediante listas de valores, campos de clculo y entrada automtica de datos. En esta leccin:
4. Seleccione Presentacin N 1 en el men desplegable de

presentaciones si todava no est seleccionado.

5. Localice el campo Tipo de socio del registro actual. Podr ver dos botones circulares, uno para Nuevo y otro para Renovado. Corresponden a las dos opciones de la lista de valores de Tipo de socio. Haga clic en uno para introducir el valor correspondiente en el campo.
ista de valores con valores predefinidos, mostrada como botones circulares

1 ver cmo las listas de valores pueden ayudar a la entrada de datos 1 escribir y probar frmulas de clculo 1 utilizar opciones de entrada automtica en un campo para la
introduccin de datos

Introduccin de datos utilizando listas de valores

Las Listas de valores permiten elegir los valores que desee a partir de una lista, un men desplegable, cuadros de verificacin o botones circulares. Estas listas pueden contener valores predefinidos, o pueden construirse de forma dinmica en base a los valores de un determinado campo. Son un mtodo eficaz para introducir valores utilizados con frecuencia en la base de datos.

Denicin de una lista de valores

1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de trabajo.

3. Abra MiArchivo07.fp5. 4. Seleccione Presentacin N 1 en el men desplegable de

Observe la lista de valores de ejemplo

1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

presentaciones si todava no est seleccionado.

5. Elija en el men Archivo > Definir listas de valores. 6. Haga clic en Nueva. 7. Nombre la nueva lista de valores escribiendo Tipo de socio.

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de ejemplo.

3. Abra Ejemplo07.fp5.

7-2

Tutorial de la versin de prueba

8. Haga clic en el cuadro mayor e introduzca los valores para la lista, Nuevo y Renovado, escribiendo cada valor en su propia lnea.
Seleccione botones circulares Seleccione la lista de valores Tipos de socio

6. Haga clic en OK. Los botones circulares debern verse en el Modo

Presentacin.
9. Haga clic en OK. 10. Haga clic en Hecho.

Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones circulares

1. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 2. Seleccione el campo Tipo de socio.
Campo Tipo de socio con formato de botn circular

3. Elija el men Formato > Formato de campo. 4. En el rea Estilo , haga clic en el tringulo junto a Lista desplegable y seleccione Botones circulares de la lista. 5. Haga clic en el tringulo a la derecha de utilizando lista de valores y

7. En el Modo Visualizar, pruebe la lista de valores y los botones haciendo clic sobre ellos.

seleccione Tipos de socios en el men.

Simplificacin al introducir datos

7-3

Generacin de valores con un campo de clculo

Cuando desee que FileMaker Pro realice un clculo, por ejemplo, para determinar el importe de impuestos debidos o la cuota apropiada, se utiliza un campo de clculo. Los campos de clculo son uno de los tipos de campo de FileMaker Pro. FileMaker Pro puede realizar clculos simples y complejos. La frmula del clculo utiliza valores del registro actual o registros relacionados. La frmula puede utilizar valores de todo tipo de campos. Puede utilizar clculos que devuelvan valores de texto (por ejemplo, combinando los contenidos de los campos de nombre y apellidos en un campo para el nombre completo), fechas, horas y contenidos de los campos contenedores.

5. En el campo Tipo de socio, haga clic en Renovado. El valor de Tarifa de renovacin cambia a 10.000. 6. Borre este registro eligiendo Registros > Eliminar registro.

Es necesario borrar este registro para configurar una parte posterior de esta leccin.
7. Haga clic en Borrar en el cuadro de dilogo de confirmacin.

Creacin de un campo de clculo

Existen varias formas diferentes de formular un clculo, cada una de las cuales puede aportar el resultado correcto. El siguiente mtodo utiliza una Secuencia If para comparar los datos introducidos en el campo Tipo de socio con uno de los tipo de socio. El clculo devuelve uno de los dos resultados.
1. Seleccione MiArchivo07.fp5 en el men Ventana. 2. Elija el men Archivo > Definir campos. 3. En Nombre del campo, escriba Tarifa de renovacin. 4. En Tipo, haga clic en Clculo para hacer de este campo un campo

Observe cmo los clculos agilizan la introduccin de datos

Los socios del Club corporativo de turismo pagan una cuota anual. Los socios nuevos abonan una cuota de 20.000 pesetas, mientras que los que renuevan abonan 10.000 pesetas. Los siguientes pasos muestran cmo se construir el clculo. El clculo devuelve una cuota de renovacin en base al tipo de socio.
1. Elija en el men Ventana > Ejemplo07.fp5. 2. Seleccione Presentacin N 1 en el men desplegable de

de clculo.

presentaciones si todava no est seleccionado.

3. Cree un nuevo registro eligiendo en el men

Registros > Nuevo registro. Fjese que no existen datos en el campo Tarifa de renovacin.
4. En el campo Tipo de socio, haga clic en Nuevo. El campo Tarifa

de renovacin indica 20.000. El campo Tarifa de renovacin es un campo de clculo.

Haga clic en Clculo

7-4

Tutorial de la versin de prueba

5. Haga clic en Crear.

El cuadro de dilogo Especificar clculo aparece en pantalla.

6. Revise la lista de frmulas en la esquina superior derecha del

cuadro de dilogo Especificar clculo hasta que localice If (prueba; resultado uno; resultado dos). Haga doble clic en esta frmula de modo que aparezca en este cuadro de dilogo. Esta frmula tiene tres partes: una prueba, un resultado si la prueba se evala como verdadera (resultado uno), y un resultado si es falsa (resultado dos). Sustituir las incgnitas prueba, resultado uno, y resultado dos por los componentes reales del clculo.
El clculo completo

Lista de campos

Lista de frmulas

11. Haga clic en OK.

Si recibe un mensaje de error, asegrese de que todos los espacios y puntuacin son idnticos a la frmula mostrada anteriormente.
12. Haga clic en Hecho.

Sustituya las incgnitas por el clculo Verifique el tipo de datos que devolver el clculo

El campo Tarifa de renovacin aparece en la parte inferior de la presentacin. Dependiendo del tamao de la pantalla, es posible que necesite desplazarse por ella para verlo. La frmula de clculo ya est completada. Cuando se introducen los datos en el campo Tipo de socio, FileMaker Pro los comparar con la palabra que estamos probando, Renovado. La prueba es verdadera si coincide la palabra, y el clculo devuelve el primer resultado, 100. Si no coincide, la prueba es falsa y entonces devuelve el segundo resultado.

7. Seleccione la incgnita prueba y escriba Tipo de socio = Renovado exactamente como aparece aqu. 8. Seleccione la incgnita resultado uno, y escriba 10000. 9. Seleccione la incgnita resultado dos, y escriba 20000. 10. Asegrese de que el resultado del clculo se configura como

Prueba del clculo

Para ver si el clculo funciona adecuadamente, intente cambiar el valor del campo Tipo de socio a Nuevo, y fjese en el resultado del campo Tarifa de renovacin; deber cambiar ya que el tipo de socio ha cambiado.

Numrico.

Simplificacin al introducir datos

7-5

Introduccin automtica de un nmero secuencial

FileMaker Pro permite introducir automticamente ciertos tipos de datos; por ejemplo, nmeros incrementales, al crear un nuevo registro.
Seleccione el nmero

8. Haga clic en OK. 9. Haga clic en Hecho.

Observe el ejemplo del nmero secuencial

1. Elija en el men Ventana > Ejemplo07.fp5. 2. Vaya al ltimo registro de la base de datos. 3. Localice el campo Nmero de socio y anote el nmero actual de

El nuevo campo aparece en la parte inferior de la presentacin. (Es posible que necesite avanzar en la pantalla para verlo.)
10. Pruebe la opcin de entrada del nuevo campo eligiendo en el men Registros > Nuevo registro. Cada vez que se crea un registro nuevo, el valor del campo Nmero de socio aumenta en uno.

este registro.
4. Cree un nuevo registro eligiendo en el men Registros > Nuevo registro.

El valor del campo Nmero de socio aumenta en uno. Nota Si realiz la primera actividad de este captulo, observar que el valor del Nmero de socio es 32, incluso aunque ahora existen 31 registros en la base de datos Ejemplo07.fp5. FileMaker Pro contina aumentando los nmeros secuenciales incluso si se borraran registros intermedios, como es en este caso el registro 31.

Para aprender cmo cambiar la posicin del nuevo campo, consulte la leccin 5.
11. Cuando acabe con la leccin, cierre cada uno de los archivos

abiertos eligiendo en el men Archivo > Cerrar.

Creacin de un campo para nmeros de serie

1. Elija en el men Ventana > MiArchivo07.fp5. 2. Elija el men Archivo > Definir campos. 3. En Nombre de campo, escriba Nmero de socio. 4. Seleccione Numrico como tipo de campo. 5. Haga clic en Crear. 6. Haga clic en Opciones. 7. Seleccione Nmero secuencial en la pestaa Autointroducir. No es

necesario que cambie las cantidades en siguiente valor e incremento para este ejercicio.

Leccin 8 Automatizacin de tareas con botones y guiones

FileMaker Pro automatiza muchas tareas de la base de datos con botones y guiones. Estas potentes funciones pueden ahorrar bastante tiempo desarrollando una serie de acciones con un simple clic. En esta leccin:

Creacin del botn

1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5. 2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.

1 1 1

realizar y utilizar un botn para llevar a cabo una tarea

crear y ejecutar un nico guin para llevar a cabo una tarea de varios pasos utilizar un botn para llevar a cabo un guin

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de trabajo.

3. Abra MiArchivo08.fp5. 4. Seleccione Presentacin N 1 en el men desplegable de presentaciones si todava no est seleccionado. 5. Seleccione en el men Vista > Modo Presentacin para cambiar al

Realizacin de una tarea utilizando un botn

Observe el botn de ejemplo
Un botn es un objeto en una presentacin en el que puede hacer clic para realizar muchos comandos de FileMaker Pro. Puede utilizar un botn para cambiar presentaciones de la base de datos.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

modo de presentacin.
6. Haga clic en la herramienta Botn

7. Dibuje el botn en la parte superior de la presentacin.

Botn

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de ejemplo.

3. Abra Ejemplo08.fp5. 4. Localice el botn etiquetado Ir a lista de socios en la parte superior de la Presentacin #1. 5. Haga clic en el botn. Debera estar viendo la presentacin Lista

de socios (segn lo indicado por el men desplegable de presentaciones).

8. En el cuadro de dilogo Especificar botn, seleccione el comando

Ir a la presentacin en la lista.

8-2

Tutorial de la versin de prueba

9. En el rea Opciones, seleccione la presentacin Lista de socios.

2. Elija en el men Guiones > Vista previa presentacin de etiquetas.

Ahora debera ver la presentacin Etiquetas, en modo Vista previa. Este guin le permite previsualizar las etiquetas antes de imprimirlas.
Especifique la presentacin de Lista de socios

Guiones
Un guin permite construir una serie de instrucciones para que las ejecute FileMaker Pro. Al igual que los botones, los guiones permiten automatizar la mayora de los comandos de men de FileMaker Pro, as como activar algunos comandos que no se encuentran en la estructura de mens de FileMaker Pro (como Enviar correo y Marcar nmero). Los guiones simples llevan a cabo una nica tarea, mientras que los complejos combinan elementos (como respuestas y control del usuario) con tcnicas de programacin (como estructura en rbol y bucles) para construir conjuntos de guiones dinmicos y de gran potencia.

10. Haga clic en OK. 11. Fjese que el punto de insercin se encuentra Ahora en el centro

del botn. Escriba Ir a Lista de socios en el botn para identificarlo.

12. Haga clic fuera del botn.

Si necesita desplazar el botn, seleccinelo y arrstrelo hasta el punto deseado, como lo hara con cualquier otro elemento de la presentacin. Para probar el botn, vaya al Modo Visualizar y haga clic sobre l. El botn muestra la presentacin Lista de socios.

Creacin de un guin para presentar la vista previa de presentacin de etiquetas

1. Elija en el men Ventana > MiArchivo08.fp5. 2. Seleccione el men Guiones > ScriptMaker. 3. En la casilla de texto Nombre de guin, escriba Vista previa de presentacin de etiquetas. 4. Haga clic en Crear.

Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin

Tal como acaba de ver, puede utilizar un botn para llevar a cabo un comando simple. Para hacer que FileMaker Pro lleve a cabo una secuencia de comandos, utilice un guin.

Fjese que en el cuadro de dilogo Definicin de guiones se ha creado un guin y que incluye algunos pasos de guin por defecto. Todos los guiones de FileMaker Pro se crean con estos elementos de guin por defecto ya incluidos. Puede borrar estos pasos por defecto antes de aadir sus propios pasos al guin.

Ejecucin de un guin en el archivo de ejemplo

1. Elija en el men Ventana > Ejemplo08.fp5.

Automatizacin de tareas con botones y guiones

8-3

9. Con este paso de guin seleccionado, cancela la seleccin del cuadro de verificacin Pausa del rea Opciones.
Borre estos pasos por defecto del guin

Cuando se utiliza un guin para cambiar de modos, FileMaker Pro ofrece la opcin de detener el guin. Esto puede ser de utilidad si se requiere informacin a antes de continuar el guin. En este ejemplo, Modo Vista previa es el ltimo paso del guin, y no es necesario que el usuario d ms informacin.

El guin acabado

5. Haga clic en Borrar todos. 6. Seleccione el paso de guin Ir a la presentacin y haga clic en el

botn Mover. (Tambin puede seleccionar y mover los pasos de guiones haciendo doble clic sobre ellos.)
7. En el rea Opciones, seleccione la presentacin Etiquetas de la

lista de presentaciones disponibles.

10. Haga clic en Aceptar, luego en Hecho. 11. Para ejecutar el guin que acaba de crear, seleccione en el men Guiones > Vista previa de presentacin de etiquetas. FileMaker Pro

muestra la presentacin Etiquetas y cambia al Modo Vista previa.

Especifique la presentacin a la que desea que vaya el guin

8. En la lista de la izquierda, desplace y seleccione el paso de guin

Modo Vista previa, y muvalo sobre el guin.

8-4

Tutorial de la versin de prueba

Si an no ha creado este guin, siga los pasos indicados en Creacin de un guin para presentar la vista previa de presentacin de etiquetas en la pgina 8-2.

Asignacin de un guin a un botn

Mientras que los botones normalmente son ms convenientes para los usuarios, los guiones son una funcin mucho ms potente, permitindole combinar muchos comandos de men en una sola accin ejecutable. El uso de un botn para ejecutar un guin le ofrece lo mejor de ambas funciones. Para asignar el guin que acaba de crear a un botn:
1. En MiArchivo.08.fp5, seleccione Presentacin N 1 en el men 6. Haga clic en OK para guardar este botn.

Cambio de nombre del botn

1. Haga clic en la herramienta Texto

2. Haga clic en el botn una vez. Aparece el punto de insercin de texto en el botn. 3. Escriba Vista previa presentacin de etiquetas para cambiar el nombre de este botn.

desplegable de presentaciones.
2. Escoja el men Vista >Modo Presentacin. 3. Haga doble clic en el botn que cre anteriormente en esta leccin. 4. En el cuadro de dilogo Especificar botn, seleccione el paso de

Prueba del botn

1. En el Modo Visualizar, pruebe el botn haciendo clic sobre l.

guin Realizar guin en la parte superior de la lista a la izquierda.

5. En el rea Opciones, seleccione Vista previa de presentacin de

Al hacer clic sobre este botn se ejecuta el guin, mostrando la presentacin Etiquetas y cambiando al Modo Vista previa.
2. Cuando acabe con la leccin, cierre cada uno de los archivos abiertos eligiendo en el men Archivo > Cerrar.

etiquetas en la lista de guiones disponibles. Deje el resto de los parmetros por defecto tal cual.

Leccin 9 Creacin y mantenimiento de informes

El proceso de recuperacin y organizacin de los datos de una base de datos se llama creacin de informes. Los informes sumario presentan simplemente los totales de los datos, no fraccionan la informacin en grupos menores. Los informes de subsumario, tambin llamados informes con datos agrupados, categorizan la informacin por un campo o campos concretos, y agrupan la informacin jerrquicamente. La informacin en el subsumario puede ser subtotalizada, calculada la media o contada. En esta leccin:
5. Examine el informe resultante.

En primer lugar, observe que se encuentra en Modo Vista previa. El Modo Vista previa es necesario para ver los datos resumidos en pantalla. En segundo lugar, observe que los socios se agrupan por el tipo de socio y adems estn ordenados alfabticamente dentro de cada una de estas categoras.

1 1

generar un informe con datos agrupados generar un informe con datos agrupados y totales

Este informe agrupa los datos por el campo Tipo de socio, tambin llamado el campo de separacin

Generacin de un informe con datos agrupados

Observe el informe de ejemplo
Este ejemplo muestra un informe que agrupa a los socios por tipo de socio. El informe se ha guardado en un guin.
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de ejemplo.

3. Abra el archivo Ejemplo09.fp5. 4. Seleccione en el men Guiones > Informe de tipo de socio para 6. Haga clic en el botn Continuar del rea de estado para completar

el guin y volver a la Presentacin N 1.

generar el informe de tipo de socios.

9-2

Tutorial de la versin de prueba

Acerca de los informes de subsumario

Un informe con datos agrupados requiere un nmero de elementos para trabajar adecuadamente. Los informes de subsumario, incluyen:

una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada nivel de detalle que desee separar. El asistente Nueva presentacin/informe los crea.

1 un campo o campos por los que agrupar los registros. Estos campos se conocen como campos de separacin. 1
registros ordenados mediante estos campos de separacin, para que las partes del subsumario aparezcan en la presentacin del informe.
7. Seleccione Informe con datos agrupados y haga clic en Siguiente.

Creacin de un informe de subsumario

Para crear el Informe tipo de socio:
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\ Archivos de trabajo.

3. Abra MiArchivo09.fp5. 4. En Modo Presentacin, seleccione en el men Presentacin >

Nueva presentacin/informe.
5. En Nombre de presentacin, escriba Informe tipo de socio. 6. Seleccione Lista/informe en columnas para el nuevo tipo de

Seleccione los campos utilizados en este informe

1. Haga doble clic en Tipo de socio, el primer campo que se va a utilizar en este informe, para desplazarlo a la lista Campos de la presentacin. 2. Seleccione y mueva el campo Apellidos. 3. Seleccione y mueva el campo Nombre.

presentacin y haga clic en Siguiente.

Creacin y mantenimiento de informes

9-3

Esto ordena los registros en cada grupo de tipo de socio alfabticamente por los apellidos de los socios. Fjese que el campo de separacin Tipo de socio aparece automticamente en la parte superior de la lista Tipo de ordenacin para permitir que FileMaker Pro agrupe los registros por esta categora.

4. Haga clic en Siguiente. 5. Mueva el campo Tipo de socio a la lista Categoras de informes para organizar los registros por tipo de socio.

8. Haga clic en Siguiente.

Seleccin de un tema y creacin de la cabecera y el pie

1. Seleccione el tema Estndar para ajustar el tamao del texto, color

y estilo del informe acabado.

2. Haga clic en Siguiente. 3. Vaya a la lista Superior centro y seleccione Texto personalizado grande. 4. Escriba Informe tipo de socio para la cabecera del informe

Al tipo de socio se hace referencia como un campo de separacin debido a que se utiliza el contenido de este campo para separar los registros en categoras dentro del informe.
6. Haga clic en Siguiente. 7. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenacin.

y haga clic en Aceptar.

5. Vaya a la lista Inferior centro y seleccione Nmero de pgina para numerar las pginas en el pie del informe.

9-4

Tutorial de la versin de prueba

1. Para visualizar el informe de ejemplo finalizado, seleccione del men Ventana > Ejemplo09.fp5. 2. Seleccione en el men Guiones > Informe tarifa de socio para generar el informe de las tarifas de socios. 3. Examine el informe resultante.

Al igual que en el ejemplo anterior, los socios se agrupan por su tipo. Adems, las tarifas recogidas para cada tipo de socio se subtotalizan bajo los nombres de dichos socios y un total general de todas las tarifas aparece en la parte inferior del informe.

6. Haga clic en Siguiente.

Creacin de un guin para ejecutar de nuevo este informe

1. Haga clic en Crear un guin. 2. Deje Nombre del guin tal como aparece. Haga clic en Siguiente. 3. Haga clic en Ver el informe en Modo Vista previa si todava no est seleccionado. 4. Haga clic en Finalizar.
Subtotales

El informe finalizado debera presentar el aspecto del informe que aparece en la pgina 9-1.

Generacin de un informe con datos agrupados y totales

Observe el informe de ejemplo
Este informe de subsumario:

Total general

1 1 1

agrupa los socios por tipo realiza el subtotal de las tarifas recogidas por cada tipo de socio proporciona un total general de estas tarifas

4. Haga clic en el botn Continuar para completar el guin y volver a

la Presentacin N 1.

Creacin y mantenimiento de informes

9-5

Un informe con datos agrupados y totales requiere los mismos elementos que un informe con datos agrupados: una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada categora, un campo o campos por el que agrupar los registros y una ordenacin de la base de datos por esos campos. Adems son necesarios dos elementos ms:

Seleccione los campos utilizados en este informe

1. Seleccione el primer campo que se va a utilizar en este informe, Tipo de socio y muvalo a la lista Campos de la presentacin. 2. Seleccione y mueva el campo Apellidos. 3. Seleccione y mueva el campo Nombre.

1 1

4. Seleccione y mueva el campo Importe pagado. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Desea organizar los registros por Tipo de socio. Mueva este campo a la lista Categoras de informes. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenacin, para ordenar los registros en cada grupo de tipo de socio alfabticamente por los apellidos de los socios. 9. Haga clic en Siguiente.

una parte de la presentacin de sumario general campo(s) sumario para mostrar los totales, medias, o recuentos

Creacin de un informe con datos agrupados y totales

Para crear el Informe tarifa de socio:
1. Elija en el men Ventana > MiArchivo09.fp5. 2. En Modo Presentacin, seleccione en el men Presentacin > Nueva presentacin/informe. 3. En Nombre de presentacin, escriba Informe tarifa de socio. 4. Seleccione Lista/informe en columnas para el nuevo tipo de

Especificacin de subtotales y totales generales

Un campo sumario es un tipo de campo que puede especificar cuando se definen los campos. Los campos sumario permiten clculos en todos los registro del conjunto encontrado. En general, cuando necesite totalizar datos de diversos registros, debe utilizar un campo sumario. En el Informe tarifa de socio, ver los subtotales para las cuotas pagadas por cada tipo de socio, nuevo y renovado, y un total general de las cuotas de ambos grupos al final del informe. Para hacer esto, necesitar especificar campos de sumario de subtotal y total general en el Asistente Nueva presentacin/informe. El campo sumario que utilizar es Tarifa de renovacin, campo ya definido anteriormente. Tarifa de renovacin totaliza las tarifas introducidas en el campo Importe pagado.

presentacin y haga clic en Siguiente.

5. Seleccione Informe con datos agrupados y luego seleccione Incluir

subtotales e Incluir total general.

6. Haga clic en Siguiente.

9-6

Tutorial de la versin de prueba

1. Haga clic en Aadir subtotal para aadir el campo Tarifa de renovacin como subtotal. Esto le indica a FileMaker Pro que cree un subtotal de las tarifas de socio pagadas bajo cada categora de socio. 2. Haga clic en Siguiente.

Seleccin de un tema y creacin de la cabecera y el pie

1. Seleccione el tema Estndar para ajustar el tamao del texto, color

y estilo del informe acabado.

2. Haga clic en Siguiente. 3. Vaya a la lista Superior centro y seleccione Texto personalizado grande. 4. Escriba Informe tarifa de socio para la cabecera del informe

y haga clic en Aceptar.

5. Vaya a la lista Inferior centro y seleccione Nmero de pgina para numerar las pginas en el pie del informe. 6. Haga clic en Siguiente.

Creacin de un guin para ejecutar de nuevo este informe

1. Haga clic en Crear un guin. 2. Deje Nombre del guin tal como aparece. Haga clic en Siguiente. 3. Haga clic en Aadir total general para aadir el campo Tarifa de 3. Haga clic en Ver el informe en Modo Vista previa si todava no est seleccionado. 4. Haga clic en Finalizar.

renovacin como total general al final del informe. Esto indica a FileMaker Pro que cree un total general de las tarifas de los socios.

El informe finalizado debera presentar el aspecto del informe que aparece en la pgina 9-4.
5. Cuando acabe con la leccin, cierre cada uno de los archivos abiertos eligiendo en el men Archivo > Cerrar.

4. Haga clic en Siguiente.

Leccin 10 Cmo hacer bases de datos relacionales

Las bases de datos relacionales permiten visualizar fcilmente las relaciones entre los archivos y agilizar la entrada de datos. Puede introducir los datos una vez y luego visualizar y utilizar los datos en archivos relacionados. En esta leccin:
4. Abra el archivo Empresas10.fp5 y visualice los registros.

Hay un registro para cada una de las tres empresas que tienen socios en el Club corporativo de turismo.
5. Abra el archivo Socios10.fp5 y visualice los registros. 6. En el archivo Socios10.fp5, cree un nuevo registro para Jane Doe. 7. Para Empresa, seleccione la empresa ABC.

1 1 1 1

ver cmo trabajan las bases de datos relacionales definir una relacin mostrar los datos desde un registro relacionado mostrar una lista de registros relacionados

Los archivos de ejemplo de esta leccin incluyen registros con datos de los socios del Club corporativo de turismo y las empresas donde trabajan. Cada empresa tiene un gran nmero de socios.

8. Fjese que la direccin de la empresa ABC aparece automticamente.

Visualizacin de los datos desde un registro relacionado

Vea cmo trabajan las relaciones en los archivos de ejemplo
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

Acerca de los archivos relacionados

Los archivos Empresas10.fp5 y Socios10.fp5 son archivos relacionados. Cuando introduce el nombre de una empresa en un registro del archivo Socios, FileMaker Pro identifica el registro para esa empresa en el archivo Empresas. FileMaker Pro muestra entonces la direccin desde dicho registro de empresa en el archivo Socios.

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo. 3. Abra la carpeta Ejemplo10.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de ejemplo\Ejemplo10.

10-2

Tutorial de la versin de prueba

Cmo ocurre esto? El archivo Socios tiene una relacin con el archivo Empresas que est basada en los datos coincidentes del campo Empresa en ambos archivos. El campo Empresa es el campo coincidente. El archivo Socios muestra la direccin de la empresa utilizando campos relacionados basados en esta relacin. Aprender ambas partes de este proceso: cmo definir la relacin y cmo mostrar los datos mediante dicha relacin. Salga o abandone FileMaker Pro para cerrar ambos archivos antes de continuar.

Los campos del archivo con los que est trabajando en (MisSocios10.fp5) se encuentran en la izquierda. Los campos del archivo del que desea ver los datos (MisEmpresas10.fp5) se encuentran en la derecha.
8. Fjese que el nombre de la relacin por defecto toma el nombre del

archivo de relacin: MisEmpresas10.

Visualizacin de un registro relacionado en un archivo

Definicin de una relacin con otro archivo
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker

Pro 5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de trabajo. 3. Abra la carpeta Misarchivos10.

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de trabajo\MisArchivos10. MisSocios10.fp5 y MisEmpresas10.fp5 son iguales que los archivos de ejemplo, pero sin las estructuras relacionales. Ahora construir estas estructuras.
4. Abra el archivo MisSocios10.fp5. 5. Elija en el men Archivo > Definir relaciones. 6. Haga clic en Nueva, vaya a la carpeta MisArchivos10 en la carpeta

9. Haga clic en OK y despus en Hecho.

Visualizacin de los datos desde un registro relacionado

Una vez definida la relacin, configure la presentacin para que muestre los datos utilizando dicha relacin. Aqu, se mostrar la direccin de la empresa.
1. En MisSocios10.fp5, seleccione en el men Vista > Modo

Presentacin.
2. Utilizando la herramienta Campo

, arrastre un campo

Archivos de trabajo, y haga doble clic en MisEmpresas10.fp5.

7. En el cuadro de dilogo Definir relaciones, seleccione el campos

sobre la presentacin. Puede ver una lista de los campos del archivo.
3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, haga clic en Archivo actual (MisSocios10.fp5) y seleccione la relacin MisEmpresas10 de la lista.

Empresa de la columna izquierda y el campo ::Empresa de la columna derecha.

Cmo hacer bases de datos relacionales

10-3

Ahora puede ver una lista de los campos en el archivo relacionado MisEmpresas10.fp5. Los dos puntos (::) antes de cada nombre de campo muestran que son campos relacionados, no campos definidos en el archivo sobre el que actualmente trabaja. Estos campos relacionados mostrarn los datos del archivo relacionado.

Visualizacin de los datos de una lista de registros relacionados

Suponga que desea mostrar todos los socios del club de cada empresa. Adems, quiere aadir nuevos socios al archivo Socios sin introducir el nombre de la empresa para cada uno.

Elija la relacin para visualizar campos del archivo relacionado

Trabajo con registros relacionados en los archivos de ejemplo

Visualizacin de una lista de registros relacionados
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker Pro

5.5.
2. Abra la carpeta Archivos de ejemplo. 3. Abra la carpeta Ejemplo10. 4. Haga clic en ::Direccin de empresa, luego haga clic en OK. 5. Repita los pasos comprendidos entre el 2 y el 4 para Ciudad y Pas. 6. Mueva los campos si fuera necesario y haga los campos

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de ejemplo\Ejemplo10.

4. Abra el archivo Empresas10.fp5. 5. Visualice los registros.

suficientemente grandes para que muestren todos los datos que contienen. Los campos debern tener este aspecto:

Puede ver una lista de socios en cada empresa. Son todos los individuos del archivo Socios.

Adicin a la lista
1. Vaya al registro de la empresa ABC. 2. Aada un nuevo socio haciendo clic en la primera lnea vaca debajo de Nombre. 7. Seleccione en el men Vista > Modo Visualizar y pase por los registros para visualizar la direccin de empresa del archivo MisEmpresas y del archivo MisSocios. 8. Cuando haya acabado, salga o abandone FileMaker Pro para

cerrar todos los archivos antes de continuar.

10-4

Tutorial de la versin de prueba

Muestra una lista d socios del archivo relacionado Haga clic aqu para introducir un nuevo socio para esta empresa

Ambas relaciones utilizan el mismo campo de coincidencia, Empresa, pero esta vez existe ms de un registro coincidente en el archivo relacionado debido a que existe ms de un socio de cada empresa. Un portal en el archivo Empresa muestra los socios de cada empresa. Cuando se aade Joe Williams a la lista de socios que trabajan en la Empresa ABC, la relacin automticamente cre un registro para Joe Williams en el archivo Socios. La empresa ABC se introduce automticamente en el campo de coincidencia debido a que se aadi el nombre al portal del registro de la Empresa ABC. Un nuevo socio aadido al archivo Socios aparece automticamente al final de la lista en el registro de empresa coincidente del archivo Empresa. Salga de FileMaker Pro para cerrar todos los archivos abiertos.

3. Escriba Joe, luego pulse el Tabulador y escriba Williams en el

campo Apellido.

Visualizacin del nuevo registro en el archivo relacionado

1. Abra el archivo Socios10.fp5. 2. En Socios10.fp5, vaya al ltimo registro.

Puede ver el registro de Joe Williams con la informacin de la empresa. Se cre automticamente al escribir Joe Williams en la lista del archivo Empresa.

Visualizacin de una lista de registros relacionados

Creacin de un portal para visualizar los registros coincidentes
1. Abra la carpeta Aprendizaje en la carpeta Prueba de FileMaker Pro 5.5. 2. Abra la carpeta Archivos de trabajo. 3. Abra la carpeta Misarchivos10.

Adicin de un nuevo registro y visualizacin en la lista

1. En Socios10.fp5, cree un registro para un nuevo socio que trabaja

en la empresa ABC.
2. Ahora vuelva a Empresas10.fp5 y fjese en el registro Empresa ABC.

Puede ver el nuevo socio en la lista (desplcese por ella si fuera necesario).

Deber estar aqu: Prueba de FileMaker Pro 5.5\Aprendizaje\Archivos de trabajo\MisArchivos10.

4. Abra MisEmpresas10.fp5.

Acerca del trabajo con listas de registros relacionados

En Visualizacin de los datos desde un registro relacionado en la pgina 10-1, una relacin en el archivo Socios muestra los datos (direcciones de empresa) del archivo Empresa. Aqu, una relacin en el archivo Empresas muestra los datos (nombres de socio) del archivo Socios.

Una relacin debe definirse siempre antes de poder mostrar los datos de los registros relacionados. La relacin con MisSocios10.fp5 se ha definido, utilizando el proceso descrito en Definicin de una relacin con otro archivo en la pgina 10-2.
5. Para visualizar la relacin, seleccione el men Archivo > Definir relaciones, seleccione la relacin (MisSocios10) y haga clic en Editar.

Cmo hacer bases de datos relacionales

10-5

6. Seleccione Permitir la creacin de registros relacionados. Esto

6. Elija en el men Vista > Modo Visualizar para ver la lista de socios. 7. Pruebe la nueva estructura: escriba el nombre de un nuevo socio de la empresa ABC, luego fjese si aparece en MisSocios10.fp5 (ser el ltimo registro). 8. Cuando haya acabado con la leccin, cierre o salga de FileMaker Pro para cerrar todos los archivos abiertos.

permite aadir un nombre a la lista.

7. Haga clic en OK y despus en Hecho. 8. Escoja el men Vista > Modo Presentacin. 9. Haga clic en la herramienta Portal y dibuje un cuadro para que

contenga la lista de nombres

10. El cuadro de dilogo Ajustar portal, muestra los registros de la relacin MisSocios10. 11. Muestre 7 filas en el portal.

Cada fila muestra un registro de socio coincidente.

12. Seleccione Mostrar barra de desplazamiento vertical. 13. Haga clic en OK.

Disposicin de los campos en el portal

1. Haga que la primera fila del portal (la parte blanca en la parte

superior del portal) lo bastante alta como para contener un campo.

2. Utilizando la herramienta Campo

, arrastre un campo

a la primera fila del portal.

3. Seleccione el campo ::Nombre y haga clic Aceptar. 4. Arrastre otro campo junto a ::Nombre y especifique ::Apellido. 5. Mueva las etiquetas de campo de Nombre y Apellido encima del

portal, por encima de sus respectivos campos. El portal deber tener un aspecto parecido a ste cuando termine.

Leccin 11 Cmo conservar la informacin

Los problemas de corriente, problemas con el disco y otros problemas inesperados con los ordenadores pueden ocurrir en cualquier momento. Para ayudar a evitar la prdida de datos realice, de forma regular, copias de seguridad de todos los documentos importantes del ordenador, incluyendo las bases de datos. En esta leccin aprender:
Seleccione el disco y carpeta en la que desea guardar la copia

1 1

cmo y cundo realizar una copia de seguridad dnde aprender acerca de otros sistemas de proteccin

Acepte el nombre de archivo por defecto para la copia o cmbielo

Guarde una copia del archivo actual

Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos

Existen diversas formas de realizar una copia de seguridad de un archivo. A continuacin, proponemos un mtodo posible.
1. Determine el tamao de la base de datos.

5. Haga clic en Guardar.

Importante La prxima vez, realice la copia de seguridad en un disco o volumen diferente. No realice nunca la copia de seguridad sobre la nica o ms reciente copia del archivo. Deber disponer de varias copias de seguridad diferentes al mismo tiempo.

Windows: haga clic con el botn derecho del ratn en el icono del archivo, luego seleccione Propiedades. Mac OS: haga clic en el icono del archivo, luego seleccione en el men Archivo > Informacin.
2. Identifique un disco o volumen que disponga de espacio suficiente

Cundo realizar la copia de seguridad

Deber hacerlo:

1 con la frecuencia necesaria para garantizar que puede restaurar todos los datos en caso de emergencia. 1 antes de realizar un cambio importante o irreversible, como por ejemplo borrar registros, borrar un campo desde Definir campos o sustituir datos mediante las funciones Importar o Reemplazar.
Recuerde: Se tarda mucho menos tiempo en hacer una copia de seguridad que en volver a crear un archivo daado o perdido!

para una copia de la base de datos.

3. Abra la base de datos de la que desea realizar una copia de

seguridad.
4. Seleccione en el men Archivo > Guardar una copia como.