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4. Recepcin de la materia prima.
El departamento de recepcin e inspeccin tiene la responsabilidad de recibir los envos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artculos a los almacenes. El departamento de recepcin e inspeccin normalmente realiza las siguientes funciones: 1. Recibe e inspecciona los artculos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento. 2. Prepara informes cuando hay escasez, daos durante el transito y devoluciones a los vendedores. 3. Prepara una gua de recepcin para distribucin a varios departamentos. 4. Entrega la mercadera a los almacenes. El documento principal que se prepara en el departamento de recepcin es una gua de recepcin. Generalmente esta gua contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condicin del envo. Sin embargo, en algunas compaas se prepara un informe de inspeccin por separado, particularmente si se reciben materiales muy costosos y de alta precisin. La gua de recepcin es un documento bsico para el sistema de control interno de una compaa. La copia que se enva al departamento de contabilidad general sirve para hacer una comparacin entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. Tambin se envan copias de la gua de recepcin al almacn (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario perpetuo), al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados), y al departamento de planeacin de materiales (para propsitos de planeacin del inventario). 5. Almacenes de Materia Prima. El papel que desempea el departamento de almacenes es el siguiente: 1. Recibe y verifica las cantidades de los artculos y los pone en almacn. 2. Asienta las entradas en la tarjeta del mayor de materiales, si es este tipo de registro no se lleva en el departamento de planeacin de materiales, compras o contabilidad de costos. 3. Entrega los materiales a la fbrica al recibir los formatos debidamente autorizados llamados requisiciones de materiales. Las prdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artculos cuando se les necesita. Estas perdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenaje eficientes. Normalmente, el almacn se divide en secciones, subsecciones, y depsitos. Se mantienen etiquetas de depsito que indican la cantidad y ubicacin de cada artculo en el almacn. La ubicacin, grado de control que se ejerce y asignacin de espacio a los artculos especificados, dependen de sus caractersticas, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamao, etc.
A veces, resulta mas econmico no llevar una contabilidad de papeleo formal o un procedimiento de requisiciones para ciertos tipos de materias primas o suministros. Esto puede ser aconsejable en caso de artculos que tiene poca probabilidad de ser tiles personales a los empleados y en el caso de artculos relativamente baratos o materiales que se usan en grandes cantidades en la produccin, como por ejemplo; leche cruda, petrleo crudo, arena, carbn. 6. Desperdicios o materiales residuales. Se llama desperdicio a cualquier ineficiencia en el uso de equipo, material, trabajo, o capital en cantidades que son consideradas como necesarias en la produccin de una construccin. Incluye tanto la incidencia de material perdido y la ejecucin de trabajo innecesario, lo que origina costos adiciones y no agrega valor al producto. El originar costos y no generar valor, es la base del concepto de desperdicio. Se distingue un desperdicio inevitable como aquel en que la inversin para evitarlo es mayor que la economa que produce. Un desperdicio evitable cuando el costo del desperdicio es ms alto que el costo para prevenirlo. La proporcin de estos desperdicios depende de la empresa y de la obra en particular, y est asociado al desarrollo tecnolgico. Clasificacin de desperdicios Pueden ser clasificados de acuerdo a su origen (identificando su causa). Aunque se evidencie durante el proceso productivo puede deberse a la manufactura de materiales, el entrenamiento, el diseo, el suministro de materiales, la planeacin. Sobreproduccin
Una cantidad mayor que la requerida o antes de tiempo. Incluye desperdicios de materiales, horas de trabajo o uso de equipo. Produce inventarios de productos sin terminar o an su prdida. Sustitucin
Corresponde al desperdicio de dinero al emplear material ms caro que otro de igual desempeo. O de tareas simples por un trabajador calificado. O uso innecesario de un equipo sofisticado. Tiempo de espera
Tiempos muertos por falta de sincronizacin y disponibilidad de materiales. O tasa de produccin en diferentes grupos o equipos. Demoras por carencia de materiales, o falta de espacio para trabajo.

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