Monogrfico: Radiologa Digital

Incidencia y repercusin de la digitalizacin en un Servicio de Radiologa en la calidad, formacin y organizacin

Nieves Gmez Len y Carmen Cuesta Lpez Servicio de Radiodiagnstico Hospital Universitario La PAZ 1. INTRODUCCIN La Radiologa es una especialidad mdica que siempre ha estado vinculada a la tecnologa. La introduccin de la imagen digital en el mbito diagnstico y asistencial como sustitutivo de la placa radiogrfica potenciada por la imparable explosin de Internet, est produciendo grandes cambios en los modelos sanitarios actuales al crear nuevos conceptos de distancia y comunicacin entre mdico y paciente y entre profesionales mdicos. En los ltimos treinta aos hemos asistido a un avance imparable en la aplicacin de las tecnologas de la informacin y comunicacin (TIC) en radiologa en reas como el diagnstico asistido por ordenador, la ciruga guiada por imgenes, la integracin de nuevos sistemas de informacin clnica y la telerradiologa. Por otro lado el constante desarrollo tecnolgico ha aportado soluciones para la organizacin de los servicios de Radiologa y del hospital en general. Este nuevo entorno laboral y social est redefiniendo el papel del radilogo en la sanidad moderna convirtindole en un profesional clave no slo como experto en comunicacin, sino tambin como mdico involucrado en la atencin y asistencia al paciente y en la gestin eficiente de los recursos. 2. MARCO EFQM Y EXCELENCIA Para analizar la repercusin de la digitalizacin de la radiologa en la calidad es preciso hacerse esta pregunta:

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Figura 1. El modelo EFQM de Excelencia: Agentes y Resultados

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qu valor aporta sobre la radiologa tradicional? o lo que es lo mismo, qu resultados, que nos interesan como organizacin, obtenemos?. El Modelo Europeo para la Excelencia de Calidad de las Empresas (EFQM) proporciona un marco apropiado para el cambio hacia la gestin de la calidad. Para ello plantea todos los puntos a tener en consideracin para la obtencin de valor perdurable en el tiempo, a partir de una serie de agentes cuyo objetivo es la consecucin de resultados. 3. APLICACIN DEL MODELO EFQM EN UN SISTEMA DE GESTIN: BALANCED SCORECARD Un Sistema de Gestin es una herramienta excelente que une el enfoque estratgico, los proyectos y polticas existentes y los indicadores procedentes del control de gestin facilitando: Un marco estratgico compartido. Un alineamiento estructurado que permitir comunicar mejor la estrategia, priorizar mejor el seguimiento y desarrollar mejor la accin. de procesos dirigidos a obtener resultados perdurables en el tiempo para los diferentes grupos de inters, mediante una propuesta de valor. El Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral, y los distintos elementos que lo configuran (mapas estratgicos, indicadores y plan de accin), es un Sistema de Gestin que incorpora los requerimientos del modelo EFQM, permitiendo: Clarificar y concretar los Resultados que se desean obtener. Enfocar los procesos hacia esos resultados. Conseguir y asignar ptimamente las Capacidades y Recursos (humanos, materiales, econmicos, tecnolgicos, alianzas, etc.) que requieren los Procesos. A continuacin vamos a valorar la incidencia y la repercusin de la digitalizacin de la Radiologa mediante el anlisis de su impacto en las distintas perspectivas del Balanced Scorecard (Mapa Estratgico): Capacidades y Recursos (Tecnologa, Personas, Organizacin, Formacin, Liderazgo y Alianzas). Procesos (Citacin, Exploracin e Informe). Propuesta de Valor a Clientes (Internos y Externos). Resultados (para el Hospital y el Servicio de Radiologa). 4. IMPACTO DE LA RADIOLOGA DIGITAL EN EL SISTEMA DE GESTIN 4.1. Impacto en Capacidades y Recursos 4.1.1. Tecnologa La Radiologa est viviendo una etapa eminentemente tecnolgica. Hemos pasado de una especialidad basada fundamentalmente en un trabajo tcnico en sus inicios a una especialidad con una marcada implicacin en la clnica que tiene como fin el diagnstico y tratamiento de las

Figura 2. Sistema de Gestin: Componentes.

Las organizaciones son un conjunto de capacidades y recursos (activos), cuya utilizacin es coordinada en forma

Figura 3. Dimensiones del Sistema de Gestin (mapa estratgico)

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enfermedades centrndose en la atencin al paciente y gestionando los recursos de los que dispone. En este cambio ha influido de manera decisiva la digitalizacin de la imagen, el desarrollo de los sistemas informticos y de voz, la aparicin de sistemas de informacin y archivo de imgenes y la telerradiologa. Su amplia aceptacin ha estado canalizada por dos factores esenciales: la utilizacin del estndar DICOM y el desarrollo del estndar de telerradiologa del American College of Radiology (1) que define las especificaciones aceptables para la visualizacin y compresin de las imgenes. Este entorno tecnolgico sera completamente ineficiente sino existiera una integracin entre sistemas tanto hospitalarios (HIS) como del servicio de Radiologa (RIS) y de stos con el de comunicacin y archivo de imgenes (PACS). Pero no slo debemos quedarnos en este nivel de integracin. Debemos avanzar hacia un proyecto mucho ms ambicioso que integre los sistemas de informacin de diferentes hospitales va Internet en lo que sera la historia clnica electrnica. Entre los beneficios que obtenemos al integrar el HIS/RIS/PACS se encuentran: 1. Mejoras en la eficacia (tiempo) que provienen principalmente de tres factores: La automatizacin de la informacin entre procesos (citacin, exploracin e informes). La rapidez de acceso y disponibilidad a ms volumen de informacin (imgenes, informes e historia clnica). La posibilidad de acceso simultneo de varios usuarios a dicha informacin. 2. Mejoras en la eficiencia (coste) gracias a un aumento de la productividad (mayor uso de los equipos), debido a: La drstica reduccin del tiempo de elaboracin del informe por el radilogo (algunos estudios hablan de 40 minutos de media por mdico (2)). La disminucin significativa del tiempo total de exploracin (aproximadamente entre el 16-30%) (3,4,5,6). Esta nueva situacin lleva consigo una reduccin del tiempo de hospitalizacin. 3. Mejoras en la calidad asistencial que repercute fundamentalmente en la reduccin de listas de espera, ya que el proceso de toma de decisiones clnica pasa a ser ms gil y con la informacin adecuada. 4. Mejoras medioambientales y arquitectnicas debidas a la eliminacin de productos qumicos y a la disminucin del volumen de espacio para archivos fsicos. 5. Uso de dispositivos ms amigables, cmodos y tiles (entre otros: correo electrnico, mvil o agenda personal). Obviamente existen tambin inconvenientes, algunos de gran envergadura, que pueden dificultar el xito del proyecto: 1. Elevado coste de instalacin, que se puede amortiguar a travs de planes de inversin a largo plazo. 2. Aumento de la demanda. Se estiman incrementos de aprox. el 82% en pacientes ingresados (nmero de exploraciones por paciente y da) y de aprox. el 21% en pacientes ambulatorios (nmero de exploraciones por visita (7)). Los servicios de Radiologa tienen que tener en cuenta esta situacin a la hora de comprar tecnologa optando por sistemas fcilmente escalables. 3. Resistencia al cambio en todos los niveles del personal. La incorporacin de tecnologa conlleva una modificacin de los hbitos de trabajo que se soluciona con preparacin, comunicacin e implantacin progresiva de nuevas tcnicas. 4. Confidencialidad de la informacin. El acceso de mltiples usuarios a la informacin requiere la implantacin de estrictos procesos de seguridad. 5. Elevada dependencia de sistemas informticos que requiere una planificacin de personal e informtica de apoyo. 4.1.2. Personas Las organizaciones empresariales basan hoy en da sus ventajas estratgicas y econmicas en el capital intelectual de las personas. La incidencia de la radiologa digital sobre el activo ms valioso que posee un servicio de radiologa es notable. Describiremos las ms trascendentes: 1. Favorece el papel del radilogo como consultor participando en la toma de decisiones clnicas (optimizacin de los rboles de decisin). 2. Mejora la comunicacin y la coordinacin entre profesionales de radiologa y otras especialidades (las nuevas formas de comunicacin, por ejemplo el correo electrnico, han disminuido la visita burocrtica aumentando la consulta selectiva del clnico). 3. Modifica los hbitos de trabajo con una mayor implicacin en la gestin y en la atencin al paciente, y con un mejor control de las indicaciones y de la proteccin radiolgica en general. 4. Promueve nuevas acciones o puestos de trabajo. Para que el sistema funcione es preciso que se cree la figura de supervisor o coordinador del RIS/PACS. 4.1.3. Organizacin El proyecto de digitalizacin de un servicio afecta directamente a su estrategia organizativa rediseando los flujos de trabajo (Work flow Redesign) (8) y agilizando la organizacin por rgano-sistemas y adems hace necesario llevar a cabo una reorganizacin de las actividades. La adaptacin de la organizacin al sistema es un reto que no se trata en la bibliografa de carcter tcnico, siendo el ms complejo, ya que depende de las caractersticas de la plantilla del servicio y del hospital. Cuando se realiza un proyecto de digitalizacin de un servicio, hay que incluir un apartado que trate de este punto, tambin fruto

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de un estudio de las caractersticas del personal. Sera necesario establecer fases y tareas para conseguir solventar esta dificultad, con retroalimentacin al diseo del sistema. 4.1.4. Formacin Es sistema sanitario actual est basado en el conocimiento y por tanto en la informacin. El paso de estructuras verticales a horizontales y el trabajo en red estn impulsado el aprendizaje y facilitando la gestin del conocimiento y la implantacin de protocolos y guas clnicas. Si se quiere gestionar el conocimiento conviene interiorizar que el recurso ms valioso son las personas y que la estrategia consiste en compartir el conocimiento y facilitar el aprendizaje. Las nuevas tecnologas de la informacin pueden ofrecer una ayuda considerable, pero hay otros obstculos, como las rigideces administrativas, las rutinas, las resistencias al cambio, o la motivacin El acceso directo a archivos de patologas y la comunicacin on line con otras universidades y hospitales est abriendo nuevas posibilidades en metodologa de investigacin y en la formacin a nuestros residentes. La formacin mdica postgrado, entendiendo como tal el sistema de mdicos internos residente (MIR) ha supuesto una importante mejora en la calidad asistencial de los especialistas y goza de un merecido prestigio, pero debe adaptarse a las necesidades reales de nuestra sociedad y a los cambios constantes de nuestra especialidad. Este proceso no es exclusivo del postgrado, tambin los dems periodos de la educacin mdica deben realizar este esfuerzo de puesta al da. Nuestros conocimientos en la imagen digital deben aumentar. No slo por el PACS, la telerradiologa, la globalizacin de la informacin o el estudio y cuantificacin de la imagen. Sino que tambin por el desarrollo de instrumentacin en robtica, imagen virtual, modelos experimentales, ect. 4.1.5. Liderazgo Uno de los factores determinantes del xito de un servicio de Radiologa es el nivel de motivacin de las personas que trabajan en l (9). Digitalizar un servicio de Radiologa no slo conlleva una revolucin tecnolgica sino que implica un esfuerzo de adaptacin de los componentes de la organizacin que debe canalizarse a travs de la figura de un lder que d coherencia a los objetivos y cree un entorno que facilite consecucin de los mismos. 4.1.6. Alianzas Los modelos asistenciales modernos no se pueden concebir sin la participacin de una amplia gama de colaboradores externos de apoyo como fsicos, informticos, ingenieros y economistas en el desarrollo, investigacin y potenciacin de las nuevas tecnologas. Disponer del mximo de informacin es un objetivo imprescindible en un hospital. Establecer conexiones con otras redes de hospitales nacionales e internacionales mejora el aislamiento y facilita el intercambio de informacin y conocimientos. 4.2. Procesos El proceso radiolgico consiste en la relacin de actividades que se producen desde que el paciente acude a un servicio de Radiologa hasta que el informe llega al mdico peticionario. Bsicamente se traduce en tres subprocesos de primer nivel: Citacin del paciente, realizacin de la exploracin y emisin del informe. La digitalizacin de la imagen y la integracin de los sistemas de informacin han resultado ser una herramienta imprescindible en la optimizacin de la gestin de un servicio de Radiologa por su relevancia en la planificacin, organizacin, operacin, evaluacin y mejora de sus procesos. En los siguientes tres puntos vamos a enumerar cules son las aportaciones ms relevantes en cada uno de estos subprocesos: 4.2.1. Citacin: 1. Permite la entrada nica de informacin con actualizacin inmediata y automtica de todo el sistema (PACS/RIS/HIS). 2. Mejora la gestin de las agendas, tanto la de los equipos y salas como la de los radilogos. 3. Reduce la movilidad del paciente. 4. Reduce las demoras y tiempos de espera. 5. Elimina el uso de documentacin en soporte papel (programa de citas-web). 6. Elimina las peticiones innecesarias provocadas por repeticin o sub/sobreexposicin. 7. Permite un rpido acceso a la cartera de servicios por parte del mdico peticionario. 4.2.2. Exploracin: 1. Mejora la adquisicin, transmisin, visualizacin y archivo de imgenes, ya que se reducen las prdidas de documentacin y los errores en la base de datos, se facilita la visualizacin de las imgenes en estaciones de trabajo (user friendly) y finalmente se permite la consulta automtica de imgenes previas posibilitando la comparacin. 2. Optimiza la programacin de pruebas con seguimiento y valoracin de la indicacin a travs de la historia electrnica. 3. Facilita el control/seguimiento del uso de recursos humanos y materiales, elaborando estadsticas e indicadores de calidad. 4.2.3. Informe: La elaboracin y transmisin del informe se simplifica

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extraordinariamente debido fundamentalmente a tres cambios: 1. Uso de una nica estacin de trabajo para visualizar imgenes e informar. 2. Automatizacin de la elaboracin del informe (reconocimiento de voz, tecleo directo por el radilogo o dictado digital). 3. Distribucin local (servidor corporativo) o remota (servidor web) de los resultados y su posterior archivo. 4.3. Clientes La obtencin de resultados pasa por ofrecer una propuesta de valor a los diferentes tipos de clientes a los que se presta el servicio. La adaptacin de nuestra propuesta de valor a sus necesidades es el factor que determinar que stos compren nuestro servicio. Para la elaboracin de la propuesta de valor es clave identificar a nuestros clientes, saber los atributos que valoran y cmo medirlos, y equilibrar la relacin entre tecnologa y trato personalizado (10). En los siguientes prrafos identificaremos los atributos diferenciales que la digitalizacin incorpora a la propuesta de valor de cada uno de los segmentos de cliente. 4.3.1. Atributos de la Propuesta de Valor para el Cliente Interno (mdico prescriptor): 1. Actitud innovadora con espritu prctico. 2. Acceso inmediato al informe e imgenes (conexin al RIS a travs de la web radiolgica). 3. Consulta selectiva y automtica de historia clnica. 4. Envo de imgenes y consulta con el radilogo desde cualquier punto del pas (Telerradiologa web). 5. Calidad diagnstica y soporte a la toma de decisiones. 4.3.2. Atributos de la Propuesta de Valor para el Cliente Externo: 4.3.2.1. Cliente externo ingresado y urgente: 1. Reduccin tiempo de hospitalizacin. 2. Reduccin del tiempo de exploracin. 3. Calidad diagnstica. 4.3.2.2. Cliente externo ambulante: 1. Reduccin listas de espera. 2. Racionalizacin de la citacin. 3. Disponibilidad inmediata del informe y de las imgenes. 4. Calidad diagnstica. 4.4. Resultados Clave Los resultados clave representan la diana a la que dirigimos todos nuestros esfuerzos. Dentro del Sistema de Gestin representan el punto de partida de su construccin (ya que nos indican la propuesta de valor a ofrecer, los procesos que la deben soportar y las capacidades recursos necesarias), y el punto final de la creacin de valor. 4.4.1. Resultados Clave para el Hospital: La gran apuesta por la digitalizacin de un servicio de radiologa tiene que dar solucin a los principales retos que a da de hoy se plantea la sanidad pblica. 1. Incremento de la rentabilidad (control del gasto). 2. Reduccin de listas de espera. 3. Satisfaccin y fidelizacin de los clientes (internos y externos). 4. Reconocimiento y prestigio en la sociedad. 4.4.2. Resultados Clave para el Servicio de Radiologa: La pregunta que nos plantebamos en el punto dos de este artculo (Marco EFQM y Excelencia): qu valor aporta la digitalizacin sobre la radiologa tradicional?, tiene por respuesta los siguientes resultados clave: 1. Mejora de la productividad (optimizacin de los recursos). 2. Mejora de la cartera de productos: amplia e innovadora cartera de servicios. 3. Organizacin interfuncional, horizontal y compartida. 4. Mejora de calidad de imagen. 5. Disminucin de la radiacin efectiva. 6. Reduccin de demoras para la atencin no urgente. 7. Actualizacin tecnolgica y del conocimiento. BIBLIOGRAFA
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