Organizadores de Eventos

1: DEFINIR LA PROBLEMTICA La organizacin de un evento requiere una amplia planificacin y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebracin del evento. En la mayora de las ocasiones, la organizacin parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificacin anticipada es la clave para que un evento de un captulo sea todo un xito. Nuestras Ideas para organizacin de eventos pueden brindarle algunas pautas para mejorar los resultados de eventos. Sabemos que organizar un evento para usted mismo, para su empresa o para terceros es un proceso agotador saturado de todo tipo de detalles. Por este motivo, le ofrecemos algunos consejos bsicos que esperamos le ayuden a facilitar la tarea y producir resultados ms exitosos. Tambin aplican a la organizacin de eventos sociales, como bodas, reuniones de ex compaeros, celebraciones familiares o de oficina, etc. Empiece la organizacin de eventos con anticipacin procure empezar a planear aproximadamente con 4 a 6 meses de anticipacin. Pasos para la organizacin de eventos. Denominacin del acto fijacin de fecha y hora. Peticin de sala. Edicin de folletos, invitaciones, carteles, etc. Envo de invitaciones. Parte de mantenimiento. Colaboraciones. Presencia del rector o vicerrectores. Oficina de comunicacin servicio de jardinera. Contratacin de mens. Contratacin del taller de imagen. Ornamentacin.

2: ANLISIS DE REQUERIMIENTOS Estos son algunos organizadores para todo tipo de eventos: Banquetes y Eventos Sol Luna,Sys Eventos Banquetes del mar En esta parte es realizar lo que el cliente pida as que debemos ver ms all los problemas para la organizacin de un evento deberemos buscar los organizadores de eventos que nos convengan mas en lo laboral y en lo econmico. Cuando planificas todo se ver reflejado en los resultados del evento, considera mantener una flexibilidad razonable para ajustarse rpidamente a los imprevistos que puedan ocurrir en cualquier momento; siempre debe haber un plan B yC para cada elemento de la planificacin. Cada evento se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se basarn la organizacin, el pblico, objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En trminos generales, un evento de un Captulo. La seleccin de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el nmero de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposicin. Realice una lista de invitados adecuados Las reuniones exitosas cuentan con una temtica especfica y un pblico objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadores realizarn una lista principal de posibles invitados e informarn del evento a los medios de comunicacin. Esto funcionar si trata de completar el nmero de asistentes maquillando las estadsticas.

3: MENSIONAR LOS PROCESOS ACTIVIDADES QUE INTERVIENEN EN LA PROBLEMTICA Confirmar el propsito del evento Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegrese de conocer los objetivos bsicos del evento: Se debe tener establecido la cantidad de personas que van a asistir al evento, para as poder escoger un local en el cual se adapte a las necesidades del cliente, no obstante tambin se debe contemplarse los dems objetivos que complementan el evento como el servicio de banquetes, la mantelera, los meseros, el tipo de decoracin, las bebidas, luz y sonido, mesa de postres y/o tambin si se desea contratar un barra de cocteles.

Todos estos puntos se debern tratar con el organizador de eventos en una reunin previa, para revisar la tipo de evento que se desea, al no pasar por alto ningn detalle de la planificacin del evento tenga la seguridad de que su evento ser un xito. 2. Creacin de un perfil de evento Una vez que el planificador conozca los aspectos bsicos del evento en cuestin, es el momento de buscar posibles lugares de celebracin para la reunin. Es muy importante trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo de lugar de celebracin y el lugar ms cmodo para celebrar el seminario tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable). 3. Descripcin de las necesidades y solicitud de propuestas sobre el lugar de celebracin. La mayora de los encargados de los lugares de celebracin estarn encantados de ofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de los servicios de restauracin necesitar la siguiente informacin: Posible(s) fecha(s) del evento Nmero de asistentes Estilo de la organizacin de la sala (aula, forma de u, etc.) Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje) Requisitos de comida y bebida Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrfonos, etc.) Organizacin de la sala 4. Confirmacin y/o desarrollo de la agenda Es muy importante que la persona encargada de la planificacin del evento trabaje estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiar con frecuencia desde el momento de la conversacin inicial hasta el mismo da del evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebracin para garantizar que todo transcurre sin problemas. 5. Confirmacin del acuerdo con el responsable del lugar de celebracin Una vez el planificador sepa el nmero de asistentes y los requisitos logsticos, deber conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayora de los acuerdos deberan ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar

los requisitos de comida y bebida hasta un determinado nmero de das antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarn hasta qu punto podra reducir un grupo las cantidades, de modo que debe hacer un clculo correcto. 6. Creacin de materiales y comunicaciones de evento Se trata de un elemento en el que algunos planificadores estn involucrados y otros no. Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones sern los responsables de lo siguiente: Crear invitaciones a eventos Imprimir la agenda y otros materiales Garantizar regalos/sorteos para los asistentes Crear identificaciones Enviar letreros y carteles para eventos

7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados con la logstica. Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones debe seguir. Se incluye la confirmacin de lo siguiente: Oradores del evento Requisitos de equipos audiovisuales del evento Nmero de asistentes al evento Funciones y responsabilidades del coordinador Necesidades relacionadas comprobarse varias veces) con los materiales del evento (debe

4: MEJORAR O REDISEAR LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES MEDIANTE UNA PROPUESTA DE MEJORA El objetivo de tu empresa es brindar soluciones en organizacin de eventos de distintas clases que como vers representan una amplia gama de opciones por lo que tendrs que hacer tu propio catlogo de servicios de acuerdo a tus posibilidades de inversin y presupuestarlo de tal manera que puedas cumplir sin reservas con lo que ofreces Establece Alianzas Otro aspecto clave y determinante para el xito de tu negocio es saber que no

tienes necesariamente que tenerlo todo pues esto representara un enorme presupuesto. Pero si tienes las alianzas correctas entonces podrs atender eventos de mayor tamao y ofrecer distintas opciones en precio. Para ello, debes considerar las siguientes alianzas estratgicas con otros proveedores: Chefs y proveedores de Buffet Proveedores de salones para eventos (hoteles, casas, etc) Proveedores de msica (DJs, Discotecas mviles, etc.) Proveedores de mobiliario Proveedores de servicios de decoracin especializados Alquileres de plantas Proveedores de pequeos espectculos (magos, payasos, cantantes, etc.) Proveedores de equipo audiovisual Proveedores de equipo de instalacin (tarimas, andamios, etc.) Proveedores de iluminacin especializada Proveedores de licores Proveedores de transporte para mobiliario Otros La razn por la que las personas contratarn tus servicios es por falta de tiempo o de conocimiento para organizar una fiesta o evento, razn por la cual es fundamental ofrecer servicios con un alto grado de compromiso. Y profesionalismo, as como muy buen gusto y creatividad en los detalles. As que recuerda, el primer paso en la planificacin de un evento es tomar papel y lpiz y comenzar a anotar todas tus ideas y profundizar gradualmente en la diversidad de detalles que implica para finalmente determinar la inversin inicial. Recuerda, puedes comenzar atendiendo eventos pequeos y crecer gradualmente en la medida de tu experiencia e infraestructura.

5: RELACIONAR LOS ACTORES, CON LOS NUEVOS PROCESOS Un evento es una experiencia nica e irrepetible, no hay segundas oportunidades. Se trata de una experiencia diseada para permanecer en la memoria de los protagonistas, ya se trate de un evento social o de un evento empresarial, todo acontecimiento est diseado con un objetivo, marcar un antes y un despus. As como tambin mantener una estructura de trabajo que nos permita planificar cada detalle de manera que los imprevistos posibles sean mnimos y si se llegasen a presentar tener una solucin viable para que no afecte el evento. La capacidad de relacionarse con las personas, es fundamental, tanto se trate de nuestros clientes directos, nuestros proveedores o nuestro personal gastronmico. El xito en estas relaciones se traducir directamente en el xito del evento que diseamos. Sin comunicacin no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atencin de clientes o pblico, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qu decir de lo individual, sin comunicacin no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal la comunicacin en una organizacin es de gran importancia, ya que gracias a sta el trabajo en equipo es ms eficiente En realidad no importa si su evento trata de finanzas, servicio al cliente o una charla motivacional, usted puede impresionar a su audiencia con su extraordinaria forma de organizar sus eventos. Con la poltica de servicio buscamos comprometernos en el trabajo y definir un marco general de actuacin para ofrecer a nuestros clientes productos y servicios de calidad, construyendo relaciones a largo plazo. A travs estas polticas buscamos conocer al cliente, interpretar sus gustos y preferencias y servirlos de la forma ms plena. Nos enfocamos totalmente al cliente, en cuanto facilitarle la organizacin de su evento y lograr la completa satisfaccin de sus invitados, quienes son tambin nuestros clientes. 6: REALIZAR BOSQUEJOS DE INTERFAZ PARA GENERAR EL SISTEMA DE INFORMACIN A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente las siguientes pautas bsicas, tales como qu tipo de acto se quiere realizar, a quin va dirigido, qu objetivo se quiere conseguir o qu fecha sera la idnea. Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparacin, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecucin del acto para que ste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase ms costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organizacin de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podramos enumerar algunas de las acciones ms habituales: Elaboracin de la lista de invitados Envo de las invitaciones correspondientes Seguimiento y confirmacin a dichas invitaciones Contratacin de un saln o

banquetero Contratacin de un ambiente musical Decoracin del saln y ambientacin Contratacin de Sonido e iluminacin. Micrfonos y amplificacin acorde Data Show, teln, multimedia Iluminacin y escenario si es preciso Operadores de equipos

Compra de posibles obsequios a los asistentes Contratacin de monitores o guas para recibir a los invitados Como podr comprobar la lista de acciones a llevar a cabo es interminable.

7: DOCUMENTAR LOS PROCESOS Y LAS INTERFACES DISEADAS Los planes operacionales son los planes que especifican, en el corto plazo, la manera en que se van a lograr los objetivos generales. Su elaboracin es ms especfica y detallada (plan de trabajo). Los planes estratgicos son diseados por los altos ejecutivos y la administracin de mandos medios para lograr las metas generales de la organizacin, mientras que los planes operacionales indican cmo sern implantados los planes estratgicos mediante las actividades diarias, proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas. Relacin de los Tipos de Planes atendiendo a estructura, alcance y relacin con los objetivos:

Segn estos elementos, el evento puede considerarse parte de una accin especfica que se realiza dentro del sistema organizativo y que responda a una estrategia previamente precisada (plan operativo) o se puede disear toda una estrategia que responda a su realizacin (plan estratgico)[6]. Para esto hay que tener en cuenta algunos elementos como: Tipo de Institucin u Organizacin. Tipo de Evento. 1. Clasificacin segn su forma de organizacin. 2. Clasificacin segn su alcance. 3. Clasificacin segn se temtica Cuando se refiere al Tipo de Institucin u Organizacin, hay que conocer que en el mundo existen organizaciones, que su misin es la de organizar eventos de cualquier magnitud, prestando ese servicio especializado a otras Organizaciones que lo contraten. La Planificacin Estratgica deber contener estrategias completas en relacin a un evento dado, es decir, la planificacin de eventos en esta empresas por lo general constituirn planes estratgicos que contendrn sus metas estratgicas. Por otra parte existen otras organizaciones que realizan eventos de gran alcance como: universidades, ministerios, Centros especializados etc., y no es ese su objeto social, sin embargo internamente organizan sus propios eventos independientemente de las particularidades que exige la clasificacin de los mismos. Estas organizaciones tendrn entonces que hacer nfasis en las clasificaciones de los eventos para planificarlos atendiendo al tipo de plan que corresponda. Al tener en cuenta la clasificacin de los eventos, por ejemplo los que se asocian dentro de la clasificacin segn su forma de organizacin, es decir, que se refieren al nivel de complejidad que requiere el mismo para su organizacin como(reuniones, mesas redondas, conferencias, asambleas, paneles) pueden

incluirse dentro de los planes operativos estos eventos por su generalidad constituyen acciones concretas a corto plazo que responden a objetivos generales de la organizacin u institucin proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas. Por tanto puede considerarse su planificacin dentro de un plan operativo. En cambio si se tiene en cuenta la realizacin de un evento con una temtica de mayor alcance (Jornada Cientfica Nacional) puede este planificarse a travs de un plan estratgico ya que puede este evento por si solo establecer una estrategia que, abarque un perodo de tiempo extenso, afecte una amplia gama de actividades e incluya la formulacin de objetivos.

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