REDACCIN EFICAZ DE DOCUMENTOS DE EMPRESA

I. Cmo dar buena impresin

Al escribir, mucha gente intenta impresionar. Utiliza frases largas y complicadas juntamente con palabras enrevesadas. De hecho, estas frases no impresionan en absoluto, ms bien lo contrario. Tus lectores no estn para ponerte nota, intentan decidir si la idea o el producto que les propones les interesa. Desean que la lectura sea fcil y directa, para as poder concentrarse en el contenido, en lugar de en el estilo. Y en esto reside el quid de la cuestin. El secreto de una buena redaccin pasa por conseguir una propuesta sencilla y fcil de leer. T no eres James Joyce, el director general no va a llevarse tu propuesta para echarle un vistazo en la playa, durante sus vacaciones, cuando sienta la necesidad de reflexionar o de leer algo inspirado. Tus lectores buscan que el mensaje sea claro y sencillo. No les impresionars con una redaccin "brillante". Si tus frases son cortas y sencillas, te estarn profundamente agradecidos. De todos modos, es ms que probable que no entiendan la mitad de esas palabras tan largas que otros utilizan, y hacerles sentir ignorantes e incompetentes no te va a granjear su simpata. Solucin.- Por regla general, si no empleas una palabra en tu lenguaje diario, no la uses en la propuesta. Si no acostumbras a decir: "Permtame que llame su atencin sobre el punto antes citado..." no lo escribas. Simplemente inicia con un: "Como ya he mencionado antes..." Por lo tanto la primera regla de una buena redaccin es escribir de forma sencilla:

Prrafos cortos Frases cortas Palabras cortas

Algunas palabras son las culpables de que ciertas propuestas resulten difciles de entender:

Conectores ("hasta este momento", "a pesar de" y "etctera").

Trminos pomposos ("de ahora en adelante", "de este modo" y "sucesivamente"). Nunca intentes impresionar mediante la jerga. Utilzala slo cuando no dispongas de otro recurso. Y en este caso, aade una explicacin entre parntesis, a menos que tus lectores sean buenos conocedores de la jerga en cuestin. Si tienes que utilizar a menudo la jerga, adjunta un glosario al final.

II. El estilo que vende

Existen una serie de palabras o frases que conviene evitar a toda costa. Todos sabemos que si el tiempo apremia, es tentador saltarse esto, pero procura no cometer ese error, porque en l se explica algo de suma importancia: cmo hacer que tu propuesta sea ms convincente. Necesitas vender tu idea a los lectores y no deberas dejar escapar la oportunidad de hacerlo mediante el estilo o el contenido de tu propuesta. Solucin.-Aunque el argot se est imponiendo en todos los mbitos, te recomendamos que utilices un lenguaje normal. As, puedes hablar del "retrete" (siempre y cuando sea pertinente en tu propuesta), no tienes que emplear "servicio" o "aseo". A continuacin, importantes: encontrars un resumen de los elementos ms

- Utiliza sustantivos concretos. Los sustantivos son palabras que denominan cosas: coche, perro, vacaciones, telfono, peridico. Y los que acabo de enumerar son sustantivos concretos porque dan una imagen clara de algo especfico. Los puedes utilizar sin miedo. Los que tienes que evitar son los trminos abstractos, especialmente los que no aportan una imagen visual. Por ejemplo: situacin, actividades, actuacin. A la gente le aburre leerlos, y le resultan ms difciles de entender. No siempre podrs evitar los sustantivos abstractos, pero a menudo s. Por ejemplo, en lugar de decir "Cuando tenga en consideracin...", di "Cuando considere...". Otro ejemplo: sustituye "el uso de la pala excavadora no es fcil" por "esta pala excavadora no es fcil de usar". - Utiliza verbos en voz activa. Un verbo es un trmino que remite a una accin: correr, ayudar, encontrar, utilizar, exagerar, etc. Los verbos en voz activa son los que se utilizan cuando el sujeto de la frase hace algo: "ayer conoc a un cliente muy importante". El problema son los verbos en voz pasiva, en los que el sujeto recibe la accin: "ayer fui conocido por un cliente muy importante". Son lentos y pesados, en contraposicin a los

verbos en voz activa que le confieren a la propuesta mayor vida, dinamismo y accin. Solucin.-Para estar seguro de que utilizas un verbo en voz activa, pregntate quin lleva a cabo la accin y colcalo en primer lugar. Si fueses pisoteado por un elefante, el elefante es quien lleva a cabo el pisoteo. Inicia la frase con el sujeto y, entonces, logrars una frase mucho ms natural: el elefante me pisote.

III. El estilo que vende (II)

- Evita los tpicos. El abuso de frases hechas hace que stas pierdan significado y que el lector las obvie. Piensa que si recurres a expresiones como "cubrir las necesidades del cliente" o "una amplia variedad de productos y servicios", tu argumentacin perder fuerza. Casi siempre hay un modo mejor de decir lo mismo sin variar la frase. En lugar de "una amplia variedad de productos y servicios", por qu no los citas o, por lo menos, los sugieres: "cerca de treinta vehculos diferentes, desde deportivos de dos puertas hasta camiones de cuatro toneladas". Queda mucho ms claro, y la frase proporciona al lector una imagen ms precisa (adems, tambin cambias sustantivos abstractos "productos" y "servicios" por sustantivos concretos). Solucin.- Para conseguir un estilo claro, en el que se escribe casi como se habla, dirgete al lector como "usted" y reserva la primera persona para tus intervenciones. Es correcto escribir "Podr ver la mejora en unas pocas semanas" o "Me gustara explicar cmo funciona...". - No emplees frases grandilocuentes. El lenguaje comercial est lleno de frases grandilocuentes y vanas. Utilizarlas tiene el inconveniente de que el lector corre un mayor peligro de perderse en la frase o que le parezca que tu mensaje es como el del resto, lo que merma considerablemente el inters del documento. Dicho de otro modo, esas frases no te ayudarn a parecer una persona de mente despierta y un jefe dinmico. Evita asimismo las siguientes expresiones: "Existe una expectativa razonable de que... (probablemente)"; "Debido a la situacin... (dado que)"; "Ante esa eventualidad... (si)"; "Tomando en consideracin factores como... (considerando)"; "Antes del momento en que... (antes de)". Bueno, supongo que entiendes a qu me refiero. - Descarta los trminos neutros. Llamamos trminos neutros a palabras como "alterar", "afectar" o "expresar". Trata de utilizar un
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lenguaje ms interesante y lleno de vida. As, en lugar de "el nuevo horario flexible alter la productividad", escribe "mejor" o "dispar".

IV. Adecuar el estilo al lector

Se entiende que es un concepto aproximado. No pretendemos que escribas como lo hara tu lector, sino que lo tengas en cuenta. Si la propuesta la va a leer un grupo de personas, bastar con que sigas las pautas generales que se explican en esta unidad didctica. Adaptar tu estilo al del lector es una de las formas subliminales de mostrarle que ests de su lado, ya que ste siente que pertenecis al mismo tipo de personas. As, si el lector es mucho mayor o mucho ms joven que t, adecua tu estilo a esa circunstancia. Tipos de lectores. Lectores conservadores: si tu lector estudi hace cuarenta aos, es probable que se fije ms en la "correccin" de tu gramtica (o mejor dicho, en lo que se consideraba correcto hace cuarenta aos). En estos casos, extrema la prudencia y escribe frases intachables. Si no conoces al lector de tu propuesta pero sospechas que podra tener una visin conservadora del lenguaje, evita las expresiones coloquiales y las palabras excesivamente modernas. Y no inicies ninguna frase con un "y". Lectores jvenes: de igual modo, no utilices palabras excesivamente anticuadas en propuestas para lectores jvenes porque les haras sentir extraos. No es necesario que desoigas las pautas gramaticales lgicas, pero no te obsesiones con la correccin. Los lectores sentirn que estis en la misma onda. Lectores con capacidad limitada: puede que tu lector sea una persona extranjera que no domine bien el idioma. O puede que tu jefe sea algo dislxico. Si sabes que el lector tiene problemas de comprensin debidos a la causa que sean, adapta el nivel de dificultad del texto. Si el lector no habla bien tu idioma, tal vez fuera mejor traducir la propuesta al suyo. Si eso no es posible, sustituye las palabras ms complejas por otras ms habituales como, por ejemplo, "labor" por "trabajo", etc.

Solucin.-Si dudas si una frase es la indicada para el estilo y la personalidad del lector, ve sobre seguro. Si no se te ocurre una alternativa segura que diga lo mismo pero de forma ms sucinta, utiliza el truco siguiente: imagina que ests haciendo una presentacin en una sala
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llena de pblico (lo que, despus de todo, no es ms que una propuesta oral en lugar de escrita). Si utilizaras esa palabra o esa frase en una presentacin, inclyela sin miedo en tu propuesta. De lo contrario, abstente.

V. Lo polticamente correcto
Este es un asunto que despierta pasiones, independientemente del punto de vista. Pero, de hecho, lo que importa no es tu opinin sino la del lector. Si dudas, ve sobre seguro. Lo cierto es que en esta cuestin, las personas que no siguen la corriente actual producen muy mala impresin. As que, asegrate de que en tu propuesta no se encuentren argumentos que impliquen discriminacin por cuestiones de raza, de edad, de sexo o de cualquier otro factor, al margen de lo que pienses en realidad. Lo ms difcil es evitar los argumentos machistas. El resto de asuntos considerados polticamente incorrectos son ms fciles de obviar. Pero hablar de personas reales sin hacer distinciones de gnero puede resultar complicado. A continuacin, encontrars unas pautas que te ayudarn a lograrlo: Utiliza el plural: en lugar de "El pas espera que cada hombre cumpla con su deber" escribe "El pas espera que todos cumplan con su deber". El uso simultneo de "l/ella" u "o/a" es polticamente correcto aunque suele llamar demasiado la atencin y no siempre es lo ms indicado.

Explicar claramente.- Conoces el ejercicio que consiste en explicar qu es una escalera de caracol sin utilizar las manos? En algunas ocasiones puedes incluir diagramas o dibujos en la propuesta, pero nunca cuando trates de explicar un concepto abstracto. Es ms, como no estars presente cuando los lectores lean el documento, no podrn pedirte que repitas algo, como ocurrira en una presentacin. Una de las soluciones que mejores resultados da es emplear ejemplos. Un buen ejemplo puede marcar la diferencia a la hora de comprender un concepto complejo. Por ejemplo, (lo ves, pongo en prctica la pauta), hace poco me refer a los sustantivos concretos. Si no supieras lo que es un sustantivo, no entenderas nada. Bastara con que citara un ejemplo o varios (coche, perro, vacaciones, telfono, peridico) para que comprendieses la idea.

VI. Utilizar metforas y analogas

Existen mecanismos de gran valor ideados para explicar ideas abstractas. Por ejemplo (ya vuelvo a dar un ejemplo...), ya he explicado que una de las formas de convencer a alguien es, primero, darle a entender que ests de su lado para luego, llevarlo a tu terreno. A la hora de explicar un concepto abstracto, lo mejor es relacionarlo con una imagen clara y concreta. Las analogas suelen iniciarse con un "es como...". Imaginemos que tratas de explicar el funcionamiento de las clulas blancas. Podras decir: "es como si el torrente sanguneo fuese un ro infestado de piraas. En cuanto aparece un elemento extrao, las piraas lo atacan sin piedad y lo devoran para despus volver a nadar plcidamente". Es difcil pecar por exceso de ejemplos. Puede que algo que es evidente para ti, no lo sea para otros, por eso, si crees que el lector podra entender mejor el concepto con la ayuda de un ejemplo, no dudes en facilitrselo. Nadie se quejar porque le des un ejemplo que no necesitaba. La clave del uso de ejemplos, metforas y analogas es saber cundo conviene sacarlas a colocacin. Si ests escribiendo sobre un nuevo medicamento que trata problemas de corazn y tu pblico es un grupo de consultores senior especializados en enfermedades cardacas, no tiene sentido explicar en que parte del cuerpo se encuentra el corazn. Pero si tu pblico son los pacientes, necesitars incluir informacin que en el caso de los consultores se da por sentada. Atencin.- Si no tienes claro si tu propuesta incluye las suficientes explicaciones, pdele a un compaero o a un amigo que lea el borrador y te comente si es preciso aadir algo. Huelga decir que habrs de pedrselo a una persona que tenga un conocimiento del tema similar al de los lectores de la propuesta.

VII. Empieza a escribir

Con todo esto ya puedes sentarte a escribir tus propuestas. Si sigues las pautas que te damos, no slo logrars una buena estructura sino tambin una buena redaccin. Es conveniente que repases la gramtica y el vocabulario del borrador. La siguiente lista te recordar qu pautas has de seguir para escribir correctamente tu propuesta: Lista de pautas.- Veamos:
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No lo compliques: prrafos cortos, frases cortas y palabras cortas. Utiliza un estilo convincente: trminos concretos, verbos en voz activa, evita los tpicos, prescinde de las frases grandilocuentes, no uses palabras neutras y ten cuidado con los trminos ambiguos. Consideraciones generales: adapta el estilo al lector, s polticamente correcto, explica las ideas nuevas con ejemplos, metforas y analogas.

Para la prxima vez.- Al igual que ocurra con la estructura de la propuesta, ste es el mejor estilo y tambin uno de los ms rpidos, por lo menos, tan rpido como cualquier otro estilo eficaz. Pero cuando puedas disponer de algo ms de tiempo, prepara varios borradores antes de llegar al estilo final. Puede que prefieras escribir la propuesta de forma sencilla primero y, a continuacin, repasar el texto de acuerdo a las pautas dadas en este captulo: introducir ejemplos o analogas, repasar el vocabulario para descartar la presencia de jergas, tpicos y trminos neutros. Vuelve a escribir la propuesta aadiendo los cambios y chale un ltimo vistazo. Por ltimo, siempre que puedas, pdele a otra persona que la lea y te d su opinin.

Ros Jay