Seminario Internacional de Gestin Judicial

JUSTICIA DIGITAL
Panel III: Impacto de las experiencias de buenas prcticas de uso de TICs en la gestin judicial
CEJA Brasilia, Brasil Noviembre de 2010

Contenido
Tema central: Modelo de Gestin de Justicia Digital (MGJD)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Conceptos relevantes nfasis contextual: desafos para la administracin de Justicia El modelo de anlisis de e-Gov es extensible a e-Justicia* Aspectos relevantes asociados a e-Gov Modelo de desarrollo de Justicia Digital (MGJD) Lecciones aprendidas de e-Gov, a partir del anlisis de indicadores Anexo: uso y aplicaciones de TICs para el abordaje de los desafos para la administracin de justicia

1. Conceptos relevantes
e-Gobierno (e-Government o e-Gov):
Relacin entre el Gobierno y los usuarios de servicios (G2C, G2B y G2G), apoyada por TICs de tal forma de hacerla ms fluida (seamless), transparente y eficiente y con un marcado nfasis en mejorar el acceso y la entrega de los servicios a travs del compromiso y participacin ciudadana
Por extensine-Justicia:

Relacin entre el Sector Justicia y los usuarios de servicios jurisdiccionales (J2C, J2B y J2J), apoyada por TICs de tal forma de hacerla ms fluida (seamless), transparente y eficiente y con un marcado nfasis en universalizar el acceso y la entrega de los servicios

Justicia Digital:
Conjunto de dimensiones que permiten constituir una plataforma tecnolgica de operacin y prestacin de servicios jurisdiccionales (eJusticia es parte de ella)

2. nfasis contextual: desafos para la administracin de Justicia(1)

Modelo tradicional: (i) escrituracin formalista, (ii) estructura organizacional tradicional Procesos de reforma y desafos para la administracin de justicia:
Aspectos procesales y organizacionales Desafos (ver Anexo):
1. 2. 3. 4. 5. 6. Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda creciente y cada vez ms diversa Afianzar las reformas procesales en marcha (y promoverlas para otras materias) y cambiar la lgica del expediente escrito Reorganizacin de los despachos judiciales Mejorar sustantivamente los procesos de toma de decisin de gobierno y de gerenciamiento de las instituciones del sector Aumentar la eficacia y eficiencia global del sistema de justicia Desarrollar efectivos mecanismos de atencin y comunicacin con sus usuarios y con la ciudadana, fortaleciendo los mecanismos de rendicin de cuentas

Nota (1): Fuente, Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administracin de Justicia en Amrica Latina, CEJA Microsoft, 2006

3. El modelo de anlisis de e-Gov es extensible a eJusticia* Describiendo la rueda:

Metodologa UN para medir e-Gov
La metodologa de evaluacin est basada en indicadores del lado de la oferta y pginas Web Existe poca informacin del lado de la demanda (como los ciudadanos utilizan estos servicios y que entienden por la maximizacin del valor pblico) La metodologa de evaluacin requiere estar a la par de la adopcin de innovaciones tecnolgicas Dimensiones de evaluacin:
Servicios en lnea
4 etapas de desarrollo de los servicios en lnea e-Participacin Acceso a la Justicia Conectado Transaccional Mejorado Acceso a la informacin Emergente

e-Difusin de informacin

De alta relevancia en los procesos de reforma

Contextuales: ndice de [infraestructura] de Telecomunicaciones e ndice de Desarrollo Humano

Beneficios Riesgos

e-Participacin e-Participacin en la toma e-Consulta de decisiones

Ej. Consultas de percepcin

Nota *: en su dimensin de Servicios en lnea

4. Aspectos relevantes asociados a e-Gov

nfasis actuales, en e-Gov, segn:
UN, en su publicacin anual e-Government survey 2010, declara que la actual crisis financiera y la presin creciente por gobiernos competentes, transparentes, accesibles y eficientes hace que la relevancia del e-Gov no solo radique en sus efectos de maximizacin de la eficiencia, sino tambin en la relevancia que sobre la economa y la sociedad tienen la credibilidad y la confianza pblica tanto en el gobierno como en el mercado. El 8 objetivo de desarrollo del Milenio fomentar una alianza mundial para el desarrollo, tiene entre sus metas:
En cooperacin con el sector privado, hacer ms accesible los beneficios de las nuevas tecnologas, especialmente las de informacin y comunicaciones

4. Aspectos relevantes asociados a e-Gov

nfasis actuales, en e-Gov, segn:
The Economist Intelligence Unit, en su publicacin anual Digital economy rankings 2010, beyond ereadiness, declara que: cuando un pas usa TICs para efectuar ms de sus actividades, la economa [y el Gobierno] se hacen ms transparentes y eficientes. Los pases con la debida infraestructura de comunicaciones, marco regulatorio de TICs, incentivos gubernamentales y asociacin pblico-privada, son terreno frtil para la inversin y desarrollo econmico y social (30: Chile, 41: Mxico, 42: Brasil, 44: Jamaica, 46: Argentina, 50: Colombia, 53: Per, 55: Venezuela, 60: Ecuador)

4. Aspectos relevantes asociados a e-Gov

Perose requiere un cambio de paradigma para cerrar la brecha entre el nivel de sofisticacin de los servicios Online y el efectivo uso del e-Gov por parte de los ciudadanos: del foco puesto en los procesos y servicios resultantes al foco en las necesidades y demandas de los ciudadanos (clientes/usuarios)
OCDE, en su pubicacin Re-thinking e-Gorvernment services user centered approaches- de 2009, indica que la implementacin de TICs no son la bala de plata que resuelve la falta de coherencia en la entrega de los servicios pblicos y al mismo tiempo permite liberar recursos a travs de ganancias en efectividad y eficiencia, si su implementacin en soluciones/servicios e-Gov tienen una baja adopcin y uso por parte de los diversos usuarios. Realidad que sigue siendo insatisfactoria para los 30 pases que conforman la OCDE.

5. Modelo de desarrollo de Justicia Digital

ASPECTOS CONTEXTUALES FACILITADORES PROCESOS BACK-OFFICE SERVICIOS FRONT-OFFICE
ACCESO A LA JUSTICIA Gestin de personal y de recursos ESTRATEGIA Y GOBIERNO DE TICs Tecnologa de la Sala de Audiencia Necesidad de servicios TICs, e-Justicia insatisfechos Plataforma e-Justicia Ejecucin causas Servicios en lnea Sistema de Gestin de Causas INTRA Asp.Cont. 1: Aspectos sustantivos que son determinantes en el "modelo de institucin" (proceso oral o escrito)

Asp.Cont. 2: Marco normativo/legal que regula el uso de TICs

Capacitacin tecnolgica

Trabajo de escritorio "legal electrnico"

Asp.Cont. 3: - ndice de Telecomunicaciones - ndice de Desarrollo Humano - Otros ndices y datos

Asp.Cont. 4: - Perfil del sistema judicial - Perfil en tecnologa

Interoperabili dad

Interoperabili dad

EXTRA

Uso efectivo de servicios TICs, eJusticia

6. Lecciones aprendidas de e-Gov a partir de anlisis de indicadores

Acceso, uso y calidad de TICs (pases OEA v/s pases OECD)
Miembro de OEA OECD

120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 Promedio de Poblacin cubierta por seal de telefona mvil (por 100 personas) Promedio de Suscripciones a Telefona mvil (por 100 personas) Promedio de Suscripciones a Internet (por 100 personas) Promedio de PC (por Promedio de Usuarios 100 personas) de Internet (por 100 personas)

Data

6. Lecciones aprendidas de e-Gov a partir de anlisis de indicadores

Contexto econmico-social (pases OEA v/s pases OECD)
Miembro de OEA OECD

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Promedio de Nivel de sofisticacin de los servicios Online para los ciudadanos (2007) Promedio de Uso de e-Gov por parte de los ciudadanos (2007) Promedio de Poblacin urbana (% del total)2 Promedio de Tasa de alfabetismo adulto (% edad mayor o igual a 15)

Data

6. Lecciones aprendidas de e-Gov a partir de anlisis de indicadores

En pases de la OECD: existe una alta correlacin entre el nivel de uso de servicios e-Gov por parte de los ciudadanos y la cantidad de usuarios de Internet. Pero muy baja correlacin con el nivel de servicios Online (o de su nivel de sofisticacin) y de e-Participacin disponibles.
Alfabetizacin tecnolgica (uso y aprendizaje) Acceso a las TICs (Internet, PCs) Se tendr un uso ineficiente de recursos en e-Gov si las dos anteriores son bajas
Indicadores (2007) Nivel de Suscripciones a sofisticacin de Uso de e-Gov Suscripciones a Telefona mvil los servicios por parte de los Internet (por 100 (por 100 Online para los ciudadanos personas) personas) ciudadanos PC (por 100 personas) Poblacin cubierta por Usuarios de seal de Internet (por 100 telefona mvil personas) (por 100 personas)

Pases OECD Pases OEA

73% s/i

35% s/i

114 71

23 5

47 16

59 25

99 86

Telefona mvil: la brecha de suscripcin y cobertura de redes es menor. Es una TIC de incremento exponencial en su uso, que est evolucionando hacia la progresiva adopcin de Smart-phones

100%

20% 80%

40%

60%

Miembro de OEA

Antigua and Barbuda Argentina Bahamas Barbados Belize Bolivia Brazil Canada Chile Colombia
Data

Costa Rica Dominica Dominican Republic Ecuador El Salvador Grenada Guatemala Guyana Haiti Honduras Jamaica Mexico
IAcc PJ Pas Servicios de informacin Emergente

Nicaragua Panama Paraguay Peru Saint Kitts and Nevis Saint Lucia Saint Vincent and the Grenadines Suriname Trinidad and Tobago United States Uruguay Venezuela

Alta correlacin entre IAcc PJ 2010 e indicador de Servicios de Informacin Emergente (encuesta de e-Gov NU)

-20% 0%

6. Lecciones aprendidas de e-Gov a partir de anlisis de indicadores

7. Principales conclusiones
Una adecuada prestacin de servicios de justicia, est ligada a una eficaz implementacin de TICs La implementacin de TICs es con un objetivo instrumental y no un fin en si mismo La implementacin de TICs debe ser ciudadano-cntrica (front-office) y como consecuencia de ello, permitir una ejecucin ms eficaz y eficiente de procesos institucionales (back-office) El desarrollo de la Justicia Digital, se da en un entorno sistmico Se deben cerrar las brechas existentes entre e-Gov y e-Justicia (tomando en cuenta las lecciones aprendidas) La mutabilidad de las tecnologas es alta (telefona mvil, Cloud Computing, DataGob, etc.), y esta debe ser razonablemente considerada en la estrategia y gobierno de TICs Se requiere una metodologa de medicin del desarrollo de e-Justicia para su gestin La recopilacin/distribucin, sistematizacin y difusin de buenas prcticas en el uso y aplicaciones de TICs es un desafo regional

8. Anexo: uso y aplicaciones de TICs para el abordaje de los desafos para la administracin de justicia
a. b. c. Por qu implementar las TICs en el Sistema Judicial? Qu beneficios especficos se pueden obtener? 6 desafos para la administracin de Justicia y como las TICs pueden tener un aporte especfico a cada uno de ellos

a. Por qu implementar TICs en el sistema judicial?

La implementacin de las TICs juega un rol relevante en la ejecucin de PROCESOS:
Incremento de la velocidad y efectividad en el procesamiento de la informacin (y cuanto ms voluminosa o de tratamiento ms crtico y/o estratgico necesidad de precisin, rigurosidad, estandarizacin, seguridad, etc. -, cuanto ms imperiosa ser la utilizacin de TICs) Coadyuvan en la entrega de servicios de calidad (en tiempo, fondo y forma) Entregan un gran rango de oportunidades para la mejora continua y la innovacin Permiten integrar, vertical u horizontalmente, reas e instituciones responsables de la ejecucin de procesos Incremento de la transparencia y rendicin de cuentas Acceso universal Posibilidad de prestar servicio a determinados colectivos, tradicionalmente excluidos (inmigrantes, personas con bajo nivel cultural, discapacitados, etnias, etc.)

b. Qu beneficios especficos se pueden obtener?

Enterarse del avance de la causa va Internet (guardando debidos niveles de seguridad y confidencialidad) Remisin de demanda en formato electrnico
Sistema de gestin de causa E-mail

Business Intelligence (investigaciones de delitos bsqueda de patrones) Registro de audio/video de audiencias sustituye a actas escritas Interoperabilidad: polica - fiscalas (transferencia electrnica de denuncias o partes policiales) Sistemas de seguimiento de casos (bases de datos de procesos vigentes de los inculpados) Notificacin electrnica Bases de datos/motores de bsqueda de jurisprudencia SGC, mdulo de anlisis estadstico Expediente electrnico (carpeta virtual) Entre otros

c. Desafos para la administracin de Justicia(1)

Modelo tradicional:
Es sealado usualmente como: lento, excesivamente formalista, burocrtico y lejano para el comn de la ciudadana Debido a principalmente dos factores: (i) escrituracin formalista, (ii) estructura organizacional tradicional La escrituracin formalista, que no es privativa de los tribunales de justicia (se extiende a Ministerios Pblicos y Defensoras), tiene impacto sobre:
La decisin judicial La comunicacin del tribunal con las partes El resguardo de la informacin relevante

Estructura organizacional tradicional:

Alta jerarquizacin y baja capacidad de gestin real (para el aprovechamiento de economas de escala y uso eficiente de recursos disponibles) Inapropiados mecanismos de toma de decisiones (traslape de decisiones jurdicas y administrativas) Principio de independencia jurdica, se hace extensible a independencia administrativa del despacho
Nota (1): Fuente, Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administracin de Justicia en Amrica Latina, CEJA Microsoft, 2006

c. Desafos para la administracin de Justicia

Procesos de reforma y desafos para la administracin de justicia:
Los procesos de reforma: (i) aspectos procesales y (ii) organizacionales Desafos:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda creciente y cada vez ms diversa Afianzar las reformas procesales en marcha (y promoverlas para otras materias) y cambiar la lgica del expediente escrito Reorganizacin de los despachos judiciales Mejorar sustantivamente los procesos de toma de decisin de gobierno y de gerenciamiento de las instituciones del sector Aumentar la eficacia y eficiencia global del sistema de justicia Desarrollar efectivos mecanismos de atencin y comunicacin con sus usuarios y con la ciudadana, fortaleciendo los mecanismos de rendicin de cuentas

Las TIC pueden tener un aporte especfico a cada uno de los desafos planteados, lo cual se ver a continuacin

Desafo1: Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda creciente y cada vez ms diversa Sistemas de Gestin de Causas (o de seguimiento procesal)
Que son: permiten registrar datos de ingreso, actuaciones y trminos de causas Objetivo: mejorar el control de avance del proceso judicial Constituyen la base para otros sistemas de control de gestin, tales como:
Sistemas de estadsticas judiciales Sistemas administrativos (gestin de personal y de recursos)

Para su construccin se debe tomar en cuenta:

CPP Forma de organizacin de las Fiscalas, Tribunales de Justicia y/o Defensoras

Tipos de SGC:
Soporta la tramitacin de expedientes escriturados (funcionamiento tradicional) Soporta el funcionamiento de tribunales orales Soporta la tramitacin de altos volmenes de causas (repetitivas y de baja complejidad), para lo cual se han creado procesos judiciales especiales (Juzgados Especiales de Brasil y tribunales de cobranza laboral de Chile)

Desafo1: Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda creciente y cada vez ms diversa Sistemas de Gestin de Causas (o de seguimiento procesal).
Caractersticas mnimas:
Debe proporcionar informacin de los intervinientes, movimientos (entrega de documentos, peticiones y comunicaciones) y la etapa procesal Debe soportar el registro de todos los datos relevantes de la causa (jurdicos y estadsticos) Debe permitir el registro de audio y video Debe incluir formatos tipo (tales como actas resumidas de las audiencias) Deben permitir consulta documental (consulta de leyes y jurisprudencia, mediante motores de bsqueda) Deben ser flexibles (para incorporar actualizaciones y modificaciones legales no relevantes) Deben permitir la trazabilidad (quien y cuando interactu con el sistema) Otorgar seguridad a los datos (accesibilidad y autenticacin firma digital-), posibilidad de efectuar control de avance de los casos y mejorar el acceso de las partes a la informacin Deben permitir el registro y control de medidas cautelares Deben permitir la interoperabilidad entre operadores (S.I. construidos sobre estndares abiertos)

Desafo2: Afianzar las reformas procesales en marcha (y promoverlas para otras materias) y cambiar la lgica del expediente escrito Para afianzar las reformas procesales y organizacionales, se debe:
Fomentar la formacin y entrenamiento de personal
En lo jurisdiccional:
las TICs deben permitir el desarrollo de bases de datos documentales con el fin de mejorar la calidad de los fallos. Ejemplo: Jurisprudencia, anlisis de concordancia entre artculos, circulares o instructivos de la CS, comentarios y casos prcticos Se deben efectuar simulaciones de audiencias

En lo administrativo: coordinacin de agendas y atencin de pblico

Alternativas de capacitacin: foros especializados, consultas en lnea, guas de apoyo, e-learning, redes sociales, etc.

Desafo3: Reorganizacin de los despachos

Despacho = despacho judicial, oficinas de fiscales y defensores La definicin de procesos ligados a tribunal sin papeles y litigacin a travs de Internet tiene impacto directo en el diseo organizacional Efectos:
En algunos casos no hay necesidad de la presencia fsica de uno o ms de los intervinientes (dado el uso de video-conferencia) Se reducen los costos operativos (adquisicin, transporte, impresin, almacenamiento de papel, etc.) El SGC puede ser alimentado y consultado de manera remota Los procesos de trabajo del despacho tambin estn soportados por TICs (e integrados con la tramitacin del caso) Recepcin electrnica de documentos y peticiones Asignacin automtica de casos a un juez o tribunal Programacin de audiencias (agenda de juez, fiscal y defensor entre otros) Asignacin de recursos para la realizacin de audiencias (personal, sala, insumos) Recepcin y administracin del trnsito de personas relacionada con una audiencia Registro digital de lo que ocurra en la audiencia Notificacin y comunicacin electrnica con las partes Desarrollo de aplicaciones especiales para grupos vulnerables

Funcionalidades del despacho instrumentalizadas por TICs:

La prctica ha demostrado que el principal desafo no es tecnolgico sino mas bien de gestin (basado en criterios de eficacia, eficiencia y flexibilidad menos formalismo-)

Desafo4: Mejorar sustantivamente los procesos de toma de decisin de gobierno y de gerenciamiento de las instituciones del sector Se hablan de herramientas TICs que permitan la recopilacin y procesamiento de informacin proveniente de despachos judiciales, con fines de facilitar la toma de decisiones gerenciales y de gobierno Tipos de agregacin de informacin
Estadsticas judiciales:
sistemas construidos sobre los SGC, que permiten agregar informacin de las bases de datos, tales como: causas ingresadas, en trmite, terminadas, tiempos de duracin, etc.

Control de gestin:
Comprende la definicin de objetivos, metas e indicadores, as como sus estndares o rangos de variacin esperados Se construyen sobre la base de integracin de sistemas (SGC, Presupuesto, Personal, etc.)

Evaluacin de desempeo:
Deben estar basados en criterios cuantitativos, por ende forman parte del control de gestin

Desafo5: Aumentar la eficacia y eficiencia global del sistema de justicia

Es un cambio de paradigma en la operacin. De la preocupacin exclusiva del trabajo de cada institucin en particular, al trabajo colaborativo y la interoperabilidad mbitos en los cuales se pueden utilizar TICs
Persecucin penal estratgica
Para enfrentar el fenmeno delictivo: lazos operativos entre organizaciones locales, policas y fiscalas. Lo cual requiere de fuertes soportes tecnolgicos, que permitan efectuar comunicaciones, registros, rendiciones de cuentas y procesos de evaluacin permanentes Data mining, para detectar patrones delictivos Fomentar la e-Participacin (difusin de informacin y consulta ciudadana)

Coordinacin
Interoperabilidad (requiere de definiciones estratgicas y acuerdos inter-institucionales, ms que de soluciones tecnolgicas) Trabajo colaborativo (visin de proceso, desde fijacin de una audiencia, hasta trminos facultativos, investigacin de delitos y persecucin penal estratgica)

Gestin del conocimiento

Sistematizacin de buenas prcticas as como reglas de decisin (aplicable a la admisibilidad de ciertas demandas, o casos estandarizados de alto volumen) Requiere captura, organizacin, almacenamiento de conocimiento y clasificacin de tipos de decisin

Administracin de recursos
Personas, compras y finanzas, administracin de bienes muebles e inmuebles

Desafo6: Desarrollar efectivos mecanismos de atencin y comunicacin con sus usuarios y con la ciudadana, fortaleciendo los mecanismos de rendicin de cuentas
Relacin con usuarios
MP: implementacin de TICs para el desarrollo de mecanismos de gestin del proceso de atencin de vctimas
Mecanismos inmediatos de proteccin de vctimas Comunicacin de trminos facultativos (y acuerdo de la vctima en determinado tipos de casos) Mltiples entrevistas (caso de investigacin o caso ya formalizado) Preparacin de vctimas y testigos para juicio oral

Generales:
Mediciones de tiempos de espera Medicin de percepcin/opinin respecto del servicio recibido Desarrollo de aplicaciones que permitan entregar informacin fidedigna y oportuna

Relacin con la ciudadana

Rendicin de cuentas del desempeo judicial Acceso a las actuaciones de causas Acceso a estadstica judicial y consultas personalizadas a partir de la disponibilizacin de bases de datos Transparencia v/s proteccin de datos personales Fomento de creacin de reas (estrategias) especializadas de comunicacin con la ciudadana