INTRODUCCIN

Tal como se desprende el estudio del libro de Caja Italiana representa un instrumento contable que ha logrado alcanzar una gran utilizacin para las empresas y el sector privado y pblico. En la evolucin de este libro, destacan los tratadistas Gino Zapa, Vicenzo Masi, Alberto Cellerelli quien se han establecido los aportes doctrinarios y prcticos mas importantes. Los objetivos de este trabajo son los siguientes: 1. Sealar las ventajas que proporciona la utilizacin de este libro, de acuerdo con los requerimientos econmicos. 2. Explicar la singularidad que tiene este tipo de libro, para la actividad contable. 3. Precisar las ventajas que proporciona para el manejo de las instituciones econmicas y financieras as como los resultados que aportan para la toma de decisiones. Tener en cuenta su estructura, este libro, registra sus ingresos que forman parte del haber as como los egresos, obteniendo un alto nivel de funcionalidad. La forma en que se ha venido utilizando a proporcionado un manejo de inventarios as como de fuentes sobre hechos econmicos, con un alto grado de fiabilidad.

LIBRO DE CAJA ITALIANA

MARCO TERICO LA CONTABILIDAD DE ACUERDO A LA DOCTRINA ITALIANA Aunque Italia fue la cuna de la contabilidad, su doctrina ha ido perdiendo importancia, y en la actualidad no es importante. Entre los tratadistas ms destacados estn: Gino Zapa: En 1926 enunci por primera vez la doctrina econmico-hacendal en la que postulaba que debera reunirse las doctrinas de gestin y organizacin con la contabilidad en una sola ciencia que llamaba economa hacendada. Aunque para l esas tres partes podan ser tenidas en cuenta y desarrollas por separado, esta claro que pona en peligro la autonoma de la contabilidad. Un discpulo suyo fue Pietro Onida. Vicenzo Masi: Quien conceda la contabilidad como ciencia del patrimonio pero fue el primero en precisar los dos aspectos que hay que tener en la contabilidad, el esttico y el dinmico. Alberto Cellerelli: Puso de manifiesto la importancia de no restringir la atencin en el anlisis antecedente de los hechos sino que deba prestarse una especial atencin al anlisis subsiguiente de los hechos que permita a la empresa predecir el futuro. ANLISIS DEL LIBRO DE CAJA ITALIANA 1. GENERALIDADES Es uno de los tres libros oficiales de la empresa. En l deben reflejarse todos los movimientos econmicos (ingresos y gastos) que ha realizado la entidad. Es imprescindible que toda operacin que se refleje en el libro tenga un soporte documental que lo justifique (factura o documento de ingreso).

Es conveniente que se lleve el libro de caja al da, si no pasando directamente todos los movimientos econmicos, s llevando la contabilidad en otro ejemplar, de esta forma evitaremos equivocarnos y realizar tachaduras o borrones en el libro, lo cual est taxativamente prohibido, pasando los datos al libro oficial una vez que tengamos dicha contabilidad absolutamente clara y que se corresponda con los gastos contrados y los ingresos recibidos. El libro de caja italiana de la empresa slo puede ser intervenido por orden judicial o por las autoridades econmicas pertinentes. Si se produce alguna tachadura no deseada, ser necesario que el Tesorero realice una diligencia en el mismo libro manifestando las causas de la tachadura, el nmero de apunte y la pgina del libro donde se ha producido. Un libro de caja es un registro del dinero que entra o sale de una organizacin ordenado por fechas. Esto incluye dinero en metlico y transacciones bancarias. En contabilidad no se van realizando balances a medida que se realizan las operaciones, pues esto sera muy complicado por no decir imposible. Para ello se utiliza el Libro de Caja, que se destina a recoger da a da todas las operaciones que realiza la empresa, es decir, registra cronolgicamente los hechos contables. 2. ESTRUCTURA En el Libro de Caja Italiana se registran los ingresos que forman parte del Haber, as como los egresos (Debe).

Dinero que entra (Haber) De qu empresa? fuente recibi dinero la

Dinero que sale (Debe)

En qu gast dinero la empresa? materias primas, salarios, transporte, servicios mdicos, honorarios, impuestos, alimentos y ropa, cuotas de la iglesia, devolucin del prstamo, intereses del prstamo

ingresos de las ventas, otros regalos, cesiones de ONG, prstamos, ahorros del grupo

Todo el dinero que entra se escribe a la izquierda. Todo el dinero que sale se escribe a la derecha. 3. LAS ANOTACIONES EN EL LIBRO DE CAJA Las anotaciones de los hechos contables en el Libro de Caja se denominan asientos, las cuales exigen la identificacin de los elementos afectados y la coordinacin entre las cuentas que intervienen en los mismos. La suma total del Debe ha de ser igual a la suma del Haber. Habitualmente los asientos presentan la forma siguiente:

CONVENIO DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS Los convenios generalmente admitidos en el Libro de Caja son los siguientes:

4. a.

APLICACIN REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS En este registro se anotan las entradas y salidas de dinero en efectivo.

Como su nombre lo indica, es preferible que diariamente, al terminar la jornada de trabajo, se registre la informacin respectiva en este libro. El siguiente formato se puede llevar en un cuaderno o en hojas en una carpeta.

Libro Caja Fecha Detalle No. de comprobante

Saldo inicial

Ingresos Egresos Saldo

En la casilla FECHA se escribe el da, el mes y el ao de la En la casilla DETALLE se resume la operacin realizada. En la casilla No. de COMPROBANTE se coloca el nmero que

operacin.

trae la factura de compra, de venta, o el recibo respectivo que compruebe la operacin realizada.

En la casilla INGRESOS se registran todas las entradas de dinero

en efectivo del negocio. Comnmente el ingreso es por concepto de una venta realizada o por un prstamo que le hacen a la empresa.

En la casilla EGRESOS se registran todas las salidas de dinero de

la empresa. Ej. Pago de servicios, pago de salarios, compra de tiles, etc.

En la casilla SALDO, se va escribiendo el efectivo que resulta al

final de un perodo determinado (una semana o un mes). El saldo es el resultado del SALDO INICIAL ms INGRESOS menos EGRESOS.

Se comienza escribiendo el saldo inicial (en la primera linea de la

columna SALDO, o sea lo que tenemos en caja al iniciar el perodo. A medida que anotamos las transacciones realizadas en el negocio, se va escribiendo el saldo respectivo. Recuerde que los INGRESOS se suman y los EGRESOS se restan. b. REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR Y El dinero que nos deben los clientes, generalmente por ventas al crdito, y cuando nos pagan, se registra en el Registro de Cuentas por Cobrar, con una hoja por cada cliente. En el Registro de Cuentas por Pagar, se registra el dinero que la empresa debe (por cosas que se han comprado a crdito, o los prstamos que hemos recibido en efectivo), con una hoja por proveedor. Un formato que se puede utilizar tanto para el Registro de Cuentas por Cobrar como para el Registro de Cuentas por Pagar es el siguiente: REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR

Fecha Detalle

No. de recibo

Valor Abono Saldo

Fecha de pago

La informacin recogida en los Registros es de suma importancia, no solamente para llevar el control, sino para planificar mejor las compras o contrataciones de servicios, tomando en cuenta lo que nos deben y cuando nos van a pagar, as como tambin cuanto debemos y cuando tenemos que pagar.

INVENTARIOS

Los Inventarios nos permiten verificar en cualquier momento la cantidad de existencias y el valor de la inversin que tenemos en mercanca, materia prima o productos terminados. Esta inversin es un Activo de la empresa, y se refleja en el Balance General. Un formato de ste registro puede ser el siguiente:

Inventario de materias primas

Fecha Material Unidad de medida Entrada Salida Saldo

Cantidad

Valor

Cantidad Valor

Inventario de productos terminados Fecha Costo unitario Precio de Ganancia venta unitaria Cantidad Costo Ganancia total total

Para completar un Libro de Caja Italiana necesitas los siguientes documentos:

Extractos bancarios con fecha de orden. Recibos de depsitos con fecha de ingreso. Solicitud de cheques, con su nmero de orden y:
o o o

Una factura. El cheque pagado. Otros documentos relevantes como un bono de viaje.

Comprobantes de gastos menores con su nmero de orden y el Recibos de caja en libros mecanografiados prenumerados. Los

recibo de compra.

libros de recibos actuales y usados deberan guardarse en lugar seguro. Para completar un libro de caja para gastos menores, se necesita lo siguiente:

Un registro del capital con una descripcin detallada de cada uno

(p. ej. ordenadores, fotocopias, ventiladores, muebles). Un capital es un artculo grande o caro propiedad de una organizacin.

Un archivo de subvenciones, en orden alfabtico, con un apartado

para cada subvencin y dentro de cada uno, apartados para presupuestos, contratos, cartas, etc. 5. FORMATO ORIGINAL

RECIBOS Fecha Detalles 1/1 Saldo inicial

PAGOS N de Importe Banco Fecha Detalles recibo

N de pago

N de Importe cheque

Banco

6. a.

EJEMPLOS EJEMPLOS FUNCIONALES DEL LIBRO DE CAJA ITALIANA CASO N 01

Veamos el siguiente ejemplo: Contabilizacin de la compra del camin (adquisicin de un camin de 1.000.000 soles financiada con un crdito). En primer lugar, la empresa recibe del banco el crdito de 1.000.000 soles Este ser el primer asiento en el Libro Diario. 1.000.000 .......... Caja a Bancos .......... 1.000.000

En la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino de los fondos (el importe del crdito se ha ingresado en la "caja" de la empresa) y en la derecha el origen de los mismos (el dinero proviene de un crdito del banco). En segundo lugar, compramos el camin con el dinero que tenemos en la caja:

1.000.000 ........ Camin

Caja ........ 1.000.000

Como se ha indicado, todas las operaciones econmicas que vaya realizando la empresa se irn recogiendo por orden cronolgico en este Libro Diario. CASO N 02

Veamos como se registran en el Libro Diario las siguientes operaciones: 1.- Se funda la empresa con una aportacin de los socios de 1.000.000 soles 2.- La empresa pide un crdito de 500.000 soles 3.- Se adquiere una oficina por 750.000 soles. 4.- Se devuelve el crdito de 500.000 soles al Banco. La aplicacin de este ejemplo en el libro diario es el siguiente:

1.000.000 ...... Caja a Capital ...... 1.000.000

50.000 ...... Caja a Bancos ...... 500.000

750.000 ...... Inmuebles (oficina) a Caja ...... 750.000

b. A: ACTIVO

APLICACIN

DEL

LIBRO

DE

CAJA

ITALIANA EN EL BALANCE

10

P: PASIVO
Debe 02/01/00 +A +RA +A -A Inmueble Intereses a Devengar Deudores Hipotecarios Banco Nacin cta. cte. Permutativa Intersectorial 10/01/00 +A -A Publicidad Banco Nacin cta. cte. Permutativa del Activo 15/02/00 +A -A Valores a Depositar Documentos a Cobrar Permutativa del Activo 16/01/00 +A -A 15/02/00 +A +A +P Mercaderas Crdito Fiscal Proveedores 2.500 525 3025 Banco Nacin cta. cte. Valores a Depositar 3.000 3.000 3000.3.000 5.000 5.000 49.500 3.000 50.000 2.500 Haber

Deb
15/03/00 +A +A +RP +P Mercaderas Crdito Fiscal Intereses a Devengar Obligaciones a Pagar Permutativa Intersectorial 31/03/00 2.750 577,50 166,37

Haber

3.493,57

11

+A +R +P

Caja Ventas Dbito Fiscal Permutativa Intersectorial 31/03/00

18150 15.000 3.150

+A +A -A

Mercaderas Crdito Fiscal Banco Nacin cta. cte. Permutativa del Activo 31/03/00

3.000 630 3.630

-P -A

Obligaciones a Pagar Caja Permutativa Intersectorial 31/03/00

3.000 3.000

-P -A +P

Dbito Fiscal Crdito Fiscal Impuesto a Pagar Permutativa Intersectorial 30/04/00

3150 17.325 1417,50

+A +R +P

Deudores x Venta Ventas Dbito Fiscal

18150 15.000 3.150

12

c.

LIBRO DE CAJA ITALIANA ANUAL

Enero
Ingresos Inters Subvencin Ayuda Subtotal

Feb.
1 000 10 000

Marzo
1 000

Abril
1 000

Mayo
1 000

Junio
1 000 10 000

Julio
1 000 10 000 900 666

Agosto
1 000 10 000

Sept.
1 000 10 000

Oct.
1 000

Nov.
1 000

Dic Total
1 12 000 000 10 000 120 000 1 801 332

1 000 10 000 900 666 911 666

10 000 10 000 10 000

10 000 10 000

11 000

11 000 11 000 11 000

11 000 911 666

11 000

11 000

11 000 11 000

11 000

1 933 332

Gastos Operacional Organizativo Del personal Capital Subtotal

75 000 12 083 33 333

65 000 12 083 33 333

90 000 110 000 100 003 12 083 12 083 12 083 33 333 33 333 33 333

149 000 115 030 12 083 33 333 12 083 33 333

105 000 12 083 33 333

132 000 12 083 33 333

123 300 104 000 130 1 298 000 333 12 083 12 083 33 333 33 333 12 083 33 333 145 000 400 000 1 843 333

120 416

110 416

135 416 155 416 145 419

194 416 160 446

150 416

177 416

168 716 149 416 175 416

Totales Nueva entrada/salid a Apertura de cuneta bancaria Cierre de cuenta bancaria

791 250 0 791 250

(99 416) (124 416) 791 250 691 834

(144 416)

(134 419)

751 220 (139 416) 288 583 105 167 105 167 856 387

(166 416) (157 716) (138 416) 856 387 716 971 716 971 550 555

(164 416)

691 834 567 418 423 002 567 418 423 002 288 583

550 555 392 839 254 423 392 839 254 423 90 000

13

ANLISIS

A. El Libro de Caja Italiana, si bien es cierto que ha ido perdiendo importancia, sin embargo se ha ido estructurando de acuerdo con los requerimientos econmicoempresariales de su propia realidad. B. Este Libro representa una de las alternativas mas importantes para reflejar los movimientos econmicos as como los movimientos y gastos que ha realizado la entidad. C. En el estudio de este tema, debemos tener en cuenta la forma en que se registra las entradas y salidas, as como las cuentas por cobrar y por pagar, siguindose formatos que contribuyen a sistematizar la informacin, facilitando de esta manera el manejo de la misma. D. De acuerdo con el estudio de este instrumento contable, se puede determinar que es una contabilidad funcional, donde se maneja ttulos y valores diversos, orientados hacia una expresin contable que traduzca los hechos econmicos en toda su extensin. E. En el desarrollo de este instrumento contable, los contadores tienen que trabajar en forma muy estricta con los recibos depsitos, solicitud de cheques, comprobantes de gastos menores y diversos ttulos valores que acrediten un determinado patrimonio. De esta manera, el nivel de control y de efectividad se traduce en la expresin objetiva de las cantidades que se han estado utilizando en los gastos de la empresa, a los cuales tiene su correlato en los ingresos.

14

CONCLUSIONES

A.

En este registro se anotan las entradas y salidas de dinero en efectivo.

Como su nombre lo indica, es preferible que diariamente, al terminar la jornada de trabajo, se registre la informacin respectiva en este libro. El siguiente formato se puede llevar en un cuaderno o en hojas en una carpeta. B. El dinero que nos deben los clientes, generalmente por ventas al crdito, y

cuando nos pagan, se registra en el Registro de Cuentas por Cobrar, con una hoja por cada cliente. C. Un registro del capital con una descripcin detallada de cada uno (p. Ej.

Ordenadores, fotocopias, ventiladores, muebles). Un capital es un artculo grande o caro propiedad de una organizacin. D. Tal como se desprende del estudio del instrumento contable en mencin,

se caracteriza por su tendencia esttica y dinmica. Estamos hablando de un mecanismo que realmente se constituye en una ayuda eficaz para la toma de decisiones de las empresas. E. El sistema de registro de entradas y salidas para este tipo de libro resulta

muy til, en el momento de establecer los ingresos mensuales y anuales. El registro de cuentas por cobrar y por pagar se facilita a travs de formatos que resultan muy tiles para expresar una determinada situacin econmica con efectos contables.

15

RECOMENDACIONES

A.

Tal como se desprende del estudio de este instrumento contable, se debe

sealar que tiene una conformacin dinmica y funcional para al manejo de las empresas.

B.

Atendiendo a la forma en que se distribuye el contenido de este libro, se

puede observar que la contabilidad realmente expresa los hechos econmicos en toda su extensin.

C.

Observando que la contabilidad italiana resulta muy detallista, es muy

difcil que el libro caja pueda encubrir hechos econmicos irregulares razn por la cual se debe fomentar su utilizacin en nuestro sistema contable en la medida que lo contraste con nuestros principios.

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BIBLIOGRAFA

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E.

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