Fundamentos de Sistemas de Informacion

Fundamentos de sistemas de informacin
Humi Guill Fuster Isabel Guitart Hormigo Jos Mara Joana Jos Ramn Rodrguez
PID_00174744
CC-BY-NC-ND PID_00174744
Humi Guill Fuster
Isabel Guitart Hormigo
Jos Mara Joana
Jos Ramn Rodrguez
El encargo y la creacin de este material docente han sido coordinados por la profesora: Isabel Guitart Hormigo (2011)
Primera edicin: septiembre 2011 Humi Guill Fuster, Isabel Guitart Hormigo, Jos Mara Joana, Jos Ramn Rodrguez Todos los derechos reservados de esta edicin, FUOC, 2011 Avda. Tibidabo, 39-43, 08035 Barcelona Diseo: Manel Andreu Realizacin editorial: Eureca Media, SL Depsito legal: B-26.325-2011
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Introduccin
"Soy un consultor e investigador que se centra en la interseccin de los sistemas de informacin y el comportamiento y el cambio en las organizaciones. Mi perspectiva general es que los sistemas de informacin carecen de valor a menos que proporcionen mejor informacin o mejores formas de hacer negocios". Thomas Davenport (1999)
La cita de Thomas Davenport nos introduce y resume la relacin entre los sistemas de informacin empresarial y las organizaciones que abordaremos a lo largo de estos materiales didcticos. Los sistemas no aportan ninguna ventaja a las empresas si previamente estas no han hecho un riguroso anlisis de su situacin actual, de su negocio actual y de dnde quieren llegar, cules son los mercados a los que quieren acceder o liderar, evaluando el beneficio pero tambin el riesgo de seleccionar e implantar un sistema de informacin empresarial para ampliar la ventaja competitiva con los otros competidores del mercado. Las continuas innovaciones en las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) desde Internet, la red inalmbrica, los telfonos mviles 4G o el sistema operativo cloud computing, el aumento de los servicios en las TIC como el e-commerce, el m-commerce o el e-government, la nueva generacin de los servicios TIC como los blogs o las comunidades virtuales estn transformando el mundo del negocio empresarial en nuevos modelos, procesos y necesidades empresariales. La globalizacin del comercio, la glocalizacin de la produccin, las economas de la informacin y las nuevas estrategias empresariales han potenciado las inversiones de las empresas para ser ms competitivas en el mercado actual. Los ejecutivos empresariales entienden la importancia de destinar presupuesto a la adquisicin, implantacin o actualizacin de sistemas de informacin empresariales. Las empresas reclaman herramientas para gestionar y optimizar sus procesos de negocio. En un entorno dinmico donde los cambios se suceden rpidamente, se necesitan sistemas de informacin que integren en una visin global sus procesos de negocio, incluyendo otras empresas que colaboran y cooperan en nuestra cadena de suministro, y a los diferentes actores que participan en este escenario como los clientes, los socios, los empleados o los proveedores.
Actualmente, existe un amplio catlogo de soluciones que enriquecen los tradicionales sistemas de informacin empresarial (ERP), aportando nuevas funcionalidades con arquitecturas tecnolgicas slidas, las cuales soportan e integran la diversidad de aplicaciones que son diseadas y comercializadas por los proveedores de sistemas ERP.
Objetivos
Al finalizar este material didctico, el estudiante habr alcanzado los siguientes objetivos:
1. Conocer qu es y cmo funciona un sistema de informacin empresarial. 2. Saber aplicar los criterios para la adopcin y seleccin de un sistema ERP. 3. Conocer los diferentes sistemas de empresa y sus caractersticas. 4. Conocer a los principales proveedores de sistemas de empresa en el mercado. 5. Conocer las principales soluciones del mercado, sus funcionalidades y caractersticas. 6. Entender el ciclo de vida y los aspectos clave de cada una de las fases. 7. Comprender los procesos principales de la gestin de proyectos y la gestin del cambio para obtener una implantacin exitosa.
Contenidos
Mdulo didctico1 Sistema de informacin empresarial Isabel Guitart Hormigo 1. 2. 3. 4. 5. 6. Concepto de sistema de informacin de empresa Evolucin histrica del sistema ERP Arquitectura del sistema ERP Mdulos funcionales Ciclo de vida del sistema ERP Proveedores de sistemas ERP
Mdulo didctico2 Sistemas de cooperacin empresarial Humi Guill Fuster 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gestin empresarial de proyectos (EPM) Gestin de la cadena de suministro (SCM) Gestin de la relacin con el cliente (CRM) Negocio electrnico (e-business) Inteligencia del negocio (BI) Gestin del conocimiento (KM) Gestin documental
Mdulo didctico3 Implantacin de sistemas de informacin de empresas Jos Ramn Rodrguez y Jos Mara Joana 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Caractersticas de los sistemas de informacin de empresa Fases del ciclo de vida de implantacin Fase 1. Adopcin del sistema: la decisin de adquirir un ERP Fase 2. Seleccin de la solucin estndar Fase 3. Implantacin de la solucin Fase 4. Puesta en marcha Gestin del cambio Gestin de proyecto
Bibliografa
Alter, S. (2002). Information Systems. The Foundations of E-Business (4. ed.). Upper Saddle River, NJ: Pearson. Davenport, T. (2000). Mission Critical. Realizing the Promise of Enterprise Systems. Boston: Harvard Business School Press. Gmez Vieites, A.; Surez Rey, C. (2005). Sistemas de Informacin: herramientas prcticas para la gestin empresarial (2. ed.). Madrid: Ra-Ma Editorial. Laudon, K. C.; Laudon, J. P. (2006). Management Information Systems: Managing the digital firm (9. ed.). Pearson Prentice Hall. Leon, A. (2007). Enterprise Resource Planning Systems. Tata McGraw-Hill Publishing Company Limited. O'Brien, J. A.; Marakas George, M. (2006). Management Information Systems (7. ed., caps. 7 y 8). Nueva York: McGraw-Hill Irwin. O'Leary, D. E. (2000). Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk. Cambridge University Press. Olson, D. L.; Kesharwani, S. (2009). Enterprise Information Systems: Contemporary Trend and Issues. World Scientific.
Sistema de informacin empresarial

Isabel Guitart Hormigo
PID_00174745
ndice
Introduccin............................................................................................... Objetivos....................................................................................................... 1. Concepto de sistema de informacin de empresa..................... 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2. Introduccin ................................................................................ Definicin del sistema ERP ......................................................... Caractersticas del sistema ERP ................................................... Beneficios del sistema ERP .......................................................... Riesgos del sistema ERP ..............................................................
5 7 9 9 11 12 13 14 16 16 16 16 17 17 19 21 23 23 25 27 27 29 29 30 31 31 32 32 33 33 33 34 34 36 36
Evolucin histrica del sistema ERP............................................ 2.1. Evolucin histrica: del MRP al ERP II ....................................... 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.2. 2.3. MRP (planificador de necesidades de materiales) .......... MRP-II (planificador de recursos de fabricacin) ........... ERP (planificador de recursos empresariales) ................. ERP-II (planificador de recursos empresariales - II) ........
El sistema ERP actual .................................................................. Tendencias de futuro del sistema ERP ........................................
3.
Arquitectura del sistema ERP........................................................ 3.1. 3.2. Perspectiva funcional .................................................................. Perspectiva tecnolgica ...............................................................
4.
Mdulos funcionales......................................................................... 4.1. 4.2. 4.3. La evolucin de la empresa y las TIC ......................................... Las reas funcionales de la organizacin .................................... Los mdulos funcionales del sistema ERP .................................. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. 4.3.6. 4.3.7. 4.3.8. 4.3.9. 4.4. Finanzas ......................................................................... Produccin ..................................................................... Compras ......................................................................... Recursos humanos ......................................................... Ventas y distribucin ..................................................... Marketing ....................................................................... Gestin de materiales .................................................... Mantenimiento de planta ............................................. Gestin de calidad .........................................................
Mdulo sectorial o soluciones verticales ....................................
5.
Ciclo de vida del sistema ERP........................................................ 5.1. Fases del ciclo de vida ................................................................
5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 6.
Fase: adopcin del sistema ERP .................................................. Fase: seleccin del sistema ERP ................................................... Fase: implantacin del sistema ERP ............................................ Fase: puesta en marcha del sistema ERP .....................................
36 38 39 41 42 42 42 42 43 44 45 45 46 46 46 47 47 47 49 50 51 51 53 55 57 58 59
Proveedores de sistemas ERP.......................................................... 6.1. Modalidades de sistemas ERP ..................................................... 6.1.1. 6.1.2. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.2.3. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.4. 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. 6.5. 6.5.1. 6.5.2. ERP propietario .............................................................. ERP software libre .......................................................... SAP ................................................................................. Oracle ............................................................................. Microsoft ........................................................................ Openbravo ..................................................................... Adempiere ...................................................................... OpenERP ........................................................................ SAP Business Suite ......................................................... SAP Business One .......................................................... SAP Business All-in-One ................................................ Openbravo 3 .................................................................. Openbravo POS .............................................................
Los principales proveedores de ERP propietario .........................
Los principales proveedores de ERP de software libre ................
Las soluciones SAP ......................................................................
Las soluciones OpenBravo ..........................................................
Resumen....................................................................................................... Actividades.................................................................................................. Glosario........................................................................................................ Bibliografa.................................................................................................
Introduccin
Los sistemas de informacin de empresa tambin son conocidos por ERP (enterprise resource planning), sistemas integrados de gestin, software empaquetado de gestin, sistemas de informacin empresarial, sistemas empresariales o software empaquetado; tuvieron su momento lgido a finales de los aos noventa, ayudados por la conversin de la moneda al euro y el efecto 2000, momento en que un gran nmero de empresas decidieron implantar software empaquetado ante otras alternativas, como el desarrollo a medida. La organizacin, seleccin e implantacin de un sistema de informacin de empresa conlleva unos costes y una complejidad ms elevada que la seleccin e implantacin de cualquier otro software. El proyecto de implantacin de un sistema de informacin de empresa supone un cambio interno de funcionamiento en los procesos de la organizacin o la reingeniera de procesos. Las implantaciones realizadas con xito aportan beneficios para las organizaciones. Los principales son el aumento de la ventaja competitiva y el alineamiento de la estrategia de negocio con las TIC. Durante el boom de las implantaciones de los ERP, muchas de ellas fueron un fracaso. La urgencia del momento por el acercamiento de las fechas clave hizo que muchas organizaciones erraran tanto en su decisin de adoptar un ERP como en la seleccin del paquete ms adecuado. Este hecho hizo creer que el nmero de empresas que decidan implantar ERP dejara de crecer, aunque no ha sido as. Actualmente, en el mundo las organizaciones continan destinando una parte considerable de su presupuesto informtico a finalizar las implantaciones de ERP o a ampliar el sistema existente. Uno de los motivos de este continuo crecimiento tiene que ver con la evolucin del software empaquetado, que se ha adaptado a las necesidades de la empresa integrando nuevos mdulos, como el customer relationship management (CRM), el supply chain management (SCM) o el business intelligence (BI). La complejidad del proceso de seleccin e implantacin de un ERP recomienda que los clientes externalicen este servicio en empresas consultoras especializadas. Este continuo crecimiento en la demanda de software empaquetado, por parte de las organizaciones, ha supuesto un aumento de la oferta de consultores especializados en la implantacin de estos servicios. El mdulo "Sistema de informacin empresarial" est estructurado en seis apartados. En los tres primeros apartados, presentamos el concepto de sistema de informacin empresarial: qu es, cmo surgi y cmo funciona. En el cuarto
apartado, tratamos los procesos de negocio de las empresas y lo relacionamos con la estructura funcional para mdulos de los sistemas de informacin empresarial, haciendo nfasis en la compartimentacin de informacin de las diferentes reas funcionales. En el quinto apartado, describimos las diferentes etapas por las que tiene que pasar una empresa al mismo tiempo de implantar un sistema de informacin empresarial: el ciclo de vida. Finalmente, en el ltimo apartado mostramos los principales vendedores de los sistemas de informacin empresarial.
Objetivos
Los principales objetivos que el estudiante podr alcanzar con este mdulo didctico son:
1. Conocer el significado del concepto sistema de informacin de empresa. 2. Entender qu es, cmo surgi y cmo funciona un sistema de informacin de empresa. 3. Entender la relevancia de los sistemas ERP dentro de las empresas. 4. Conocer los beneficios y los riesgos de la implantacin de un sistema de informacin empresarial. 5. Conocer las reas principales funcionales operativas de una organizacin y los mdulos principales funcionales de los sistemas de informacin empresarial. 6. Conocer e identificar las etapas por las que pasa una empresa con la implantacin de un sistema de informacin empresarial. 7. Conocer los principales vendedores de sistemas de informacin empresarial.
1. Concepto de sistema de informacin de empresa
1.1. Introduccin Definimos, en sentido amplio, un sistemadeinformacin como un conjunto de elementos interrelacionados que permiten transformar los datos en informacin y conocimiento, poniendo todo ello a disposicin de los empleados y directivos de la organizacin para actuar en consecuencia. En este mdulo y esta asignatura utilizaremos una definicin ms restringida:
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Procesos de trabajo, activos tcnicos de hardware, software y comunicaciones, las personas...
Los sistemasdeinformacindeempresa son programas de aplicacin (aplicaciones) que permiten registrar operaciones, dar apoyo a los procesos de trabajo, ayudar a la toma de decisiones y obtener ventaja de eficiencia o competitividad para una organizacin.
Ejemplos Los programas que soportan los ingresos y reintegros de los cajeros automticos, el sistema de gestin automatizada de pedidos de un restaurante, la reposicin automtica de existencias de un almacn, la nmina y la contabilidad, el sistema de admisiones, altas y localizacin de pacientes en un hospital, el sistema de informacin comercial y ventas en una tienda de Internet o la gestin de bicicletas de alquiler de una ciudad... Todos ellos son sistemas de informacin de empresa.
Muchos de estos sistemas son comunes para cualquier empresa o sector econmico y, actualmente, se ofrecen ya acabados y disponibles en el mercado en forma de "paquetes". Son los llamados sistemas o paquetesestndar. Estos "paquetes" pueden adaptarse con un men de opciones o, si hace falta, cambiarse con un desarrollo especfico.
Ejemplos Es el caso de los sistemas de presupuestos, contabilidad y finanzas, nmina o la gestin de almacenes. Otros paquetes pueden ser comunes a todo un sector industrial, como la gestin de pacientes en un hospital o los sistemas de facturacin de las compaas elctricas o de telecomunicaciones.
Thomas Davenport acu el trmino de sistemas de misin crtica para referirse a los sistemasdeempresa. Quera decir que son aquellos sistemas que las empresas y organizaciones necesitan para cumplir su misin; su razn de ser, aquello a lo que se dedican como negocio, ya sea fabricar zapatos o hacer vo-
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lar aviones. Estos procesos de cada empresa son muy estables y normalmente independientes de la coyuntura econmica o de las prioridades estratgicas de las compaas. La existencia de una demanda creciente y solvente por parte de las empresas, las nuevas tcnicas de ingeniera del software y la aparicin de modelos de empresa que hacen del diseo, venta e implantacin de software estndar un modelo de negocio rentable y recurrente ha dado lugar, desde los aos noventa del siglo pasado, a la aparicin de solucionespaquetizadas, as como de empresas de servicios especializadas en su comercializacin, instalacin y adaptacin. En sus inicios, estos sistemas cubran de forma especializada un rea o grupo de procesos de la empresa, como la funcin comercial, el proceso econmicofinanciero, la planificacin y gestin de la produccin... Ms recientemente, sistemas que nacieron para cubrir una funcin o departamento de la empresa (por ejemplo, el departamento econmico-financiero) se han ido combinando y completando para cubrir todas, o casi todas, las reas de la empresa. Se habla entonces de sistemasintegrados. El boom de los sistemas integrados se produjo con la adaptacin de los sistemas tradicionales en el ao 2000. Algo aparentemente tan simple y comn como un cambio de dgito en el calendario dispar un negocio multimillonario. Miles de empresas de todo el mundo y todos los tamaos adoptaron los sistemas integrados, que prometan, adems de una reduccin de los costes de mantenimiento, la compartimentacin de datos y procesos entre departamentos, la homogeneizacin y optimizacin de los procesos de trabajo dentro de la empresa o entre sus diferentes filiales, y tambin la reingeniera2. La explosin de las comunicaciones entre empresas y, particularmente, de Internet, ha permitido que los sistemas de empresa den apoyo a los procesos internos de la empresa y adems mejoren las relaciones con sus clientes, proveedores y socios, como en los sistemasdecomercioelectrnicoolossistemas degestindeproduccinypedidos"justoatiempo" (just in time). Asimismo, el mundo de los sistemas de empresa ha llegado a funciones nuevas o muy especializadas, como los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, las intranets corporativas y los sistemas de gestin del conocimiento. Finalmente, en los ltimos aos, los grandes fabricantes de sistemas de informacin de empresa y otros menores han desarrollado versiones "simplificadas" dirigidas a los mercados de pequea y mediana empresa.
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Es decir, otra manera ms eficiente y barata de hacer las cosas que permita reducir personal de los departamentos de negocio y tambin de informtica.
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1.2. Definicin del sistema ERP Hemos visto que los sistemas de informacin de empresa son conocidos por varios nombres, el ms destacado de ellos ERP, siglas que provienen de enterprise resource planning. Los nombres en ingls ms referenciados son: enterprise information sytems (EIS), enterprise wide systems (EWS) y enterprise systems (SE). Hasta ahora, hemos puesto en contexto el nacimiento de los sistemas ERP y las circunstancias que rodean su evolucin y que nos hacen entender su expansin, as como el vnculo existente con otros sistemas de empresa y cmo los ERP se han visto obligados a ampliarse, a redefinirse, para apoyar las nuevas demandas del mercado. En este punto iremos paso a paso; primero empezaremos por conocer qu es un sistema ERP y cules son las principales caractersticas que lo diferencian de otros sistemas de informacin y cules son los beneficios que aportan a la organizacin, pero tambin los riesgos de las implantaciones de un ERP. En la definicin del sistema ERP analizaremos la traduccin de las siglas ERP: planificacin de recursos empresariales. Los "recursos empresariales" nos hablan de un conjunto de aplicaciones asociadas a los aspectos operativos o productivos de una empresa. La "planificacin" es una trazabilidad de acciones organizadas para llegar a alcanzar un objetivo, de una forma metdica y, frecuentemente, con una gran amplitud.
Podramos decir que el sistema ERP, o la planificacin de recursos empresariales, es un conjunto de aplicaciones relacionadas con los procesos de negocio de una empresa, que permite lograr los objetivos estratgicos definidos por los directivos de una organizacin.
Para conocer el concepto de sistema ERP, os mostramos una serie de definiciones formales de diferentes autores:
"Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integracin de toda la informacin que fluye a travs de la empresa: financiera y contable, recursos humanos, cadena de suministro y cliente". Davenport (2000) "Es un mtodo para una planificacin efectiva y un control de todos los recursos necesarios para producir, enviar y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una empresa de produccin, distribucin o servicios". M. A. Rashid (2002) "Los sistemas ERP son sistemas de informacin que integran los procesos clave del negocio de forma que la informacin fluya libremente entre las diferentes partes de la empresa, mejorando la coordinacin, la eficacia y el proceso de tomar decisiones". Laudon y Laudon (2004)
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"Un ERP es un sistema de informacin que permite a la organizacin gestionar sus recursos de forma eficiente y eficaz. Ofreciendo una solucin total e integrada, que cubre las necesidades de procesamiento de la informacin que fluye a lo largo de la organizacin. Soportando una visin orientada a los procesos de las organizaciones". Nah (2001)
Destacamos la definicin del autor Nah (2001) para resaltar el concepto de orientacinaprocesos, por la importancia del sistema ERP como una herramienta para la transformacin de los procesos de negocio y no como una herramienta de gestin pasiva. Finalmente, vamos a describir el sistema ERP mediante sus rasgos ms destacados: Tiene una gran capacidad de adaptacin, de modularidad, de integracin de la informacin con otros tipos de programas. Est diseado para cubrir todas las exigencias de las reas funcionales de la empresa, creando un flujo de trabajo (workflow) que permite agilizar los diferentes tipos de trabajo. Reduce las tareas repetitivas y facilita la comunicacin entre todas las reas que integran la empresa (incluso los socios de la cadena de suministro fuera de la organizacin), con la seguridad de disponer de unos datos correctos. Permite personalizar el sistema ERP segn las necesidades especficas de cada empresa, hasta ciertos lmites.
Nota Las definiciones nos han aportado los temas principales que se irn abordando a lo largo de este mdulo.
1.3. Caractersticas del sistema ERP Los sistemas ERP tienen caractersticas que los diferencian de otros sistemas de informacin.
Los sistemas ERP disponen de tres rasgos bsicos, que son: la modularidad, la integracin y la adaptabilidad.
1)Modularidad Una de las ventajas, tanto econmica como tcnica, es que el sistema se divide en diferentes mdulos agrupados por funcionalidades. Cada mdulo es una unidad que realiza una tarea concreta y es capaz de comunicarse con el resto de mdulos u otros sistemas de informacin. Los mdulos de un sistema ERP pueden funcionar como unidades independientes, o varios mdulos se pue-
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den combinar entre s para formar un sistema integrado. La empresa no tiene que instalar todos los mdulos del sistema ERP, solo aquellos que necesite en funcin de sus procesos de negocio. 2)Integracin El sistema est acoplado y unido como un solo sistema, es decir, los diferentes departamentos se comunican entre ellos de manera que el resultado de un proceso pasa a ser el inicio de otro. Esta caracterstica nos indica que los datos se introducen una sola vez en el sistema. La informacin es compartida y est disponible a tiempo real para todos los departamentos de la organizacin. Se evita la duplicidad de las transacciones y la redundancia de la informacin. 3)Adaptabilidad El sistema ERP, a pesar de ser un software con un diseo estndar, puede configurarse para adaptarse al entorno, es decir, tiene capacidad para modelarse en la estructura organizativa, su ciclo vital, en las polticas empresariales y los requerimientos funcionales de cada empresa, hasta ciertos lmites. La adaptabilidad se consigue mediante la parametrizacin de los diferentes mdulos en funcin de las necesidades de la empresa.
Figura 1. Estructura del sistema ERP Otras caractersticas del sistema ERP Los datos son consistentes, completos y comunes. La base de datos es centralizada. El procesamiento de todas las transacciones se produce dentro de la empresa. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias. Apoyar las funciones bsicas del negocio. Ejemplo Podemos adaptar un mdulo a las diferentes legislaciones y prcticas especficas de cada pas. Eso permite usar el sistema ERP en las diferentes delegaciones que tenga la empresa en el mundo.
1.4. Beneficios del sistema ERP Algunos de los beneficios destacados en la implantacin de un sistema ERP son los siguientes: 1)Controlsobrelaactividaddelosdiferentesdepartamentosdelaempresa La integracin de la informacin de los diferentes departamentos permite tener una visin global del funcionamiento de la organizacin. Eso permite un anlisis local y especfico3 y un anlisis global de la organizacin4. 2)Mejoralosdiferentesprocesosdelaempresa
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De un rea funcional, de un departamento o de una actividad.

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Revisar las polticas de reduccin de costes por las reas funcionales y su impacto en el coste total.
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La adopcin de procesos estndares del sistema ERP (best-practice) supone una optimizacin en cuanto a los procesos de negocio, un ahorro de tiempo y costes y una mejora de la productividad. 3)Reduccindeinventario La mejora en la gestin de la cadena de produccin y en la automatizacin de los procesos productivos comporta una reduccin del inventario, una planificacin ms eficiente en la entrega al cliente y, adems, evita una acumulacin de productos en el almacn. 4)Establecerlasbasesparaelcomercioelectrnico Permite un crecimiento ms rpido de la organizacin, al facilitar la ampliacin de las funcionalidades del sistema ERP incorporando las transacciones de negocio hacia el comercio electrnico. 5)Explicitarelconocimiento La elaboracin de la documentacin de los procesos de negocio y los procesos de trabajo explicita el conocimiento implcito de los empleados. Se indican los procesos crticos, las reglas de decisin y la estructura de la informacin. Esta documentacin facilita y reduce el tiempo de comprensin de los procesos de trabajo. 6)Reduccindeltiempodelciclo Disminucin en parmetros de coste y tiempo en los procesos clave de negocio. Optimizacin del tiempo de produccin y entrega. Reduccin del tiempo del cierre financiero. Las expectativas empresariales sobre los beneficios del sistema ERP suelen ser elevadas. Los empresarios esperan obtener una mejora en los procesos de negocio, que repercuta, positivamente y a corto plazo, en la cuenta de resultados de la empresa. 1.5. Riesgos del sistema ERP Las implantaciones de sistemas ERP son complejas de poner en marcha, tanto desde un punto de vista tecnolgico como de negocio. Antes de decidir implantar un sistema ERP, se tiene que hacer un balance de los beneficios y los riesgos. Los riesgos principales en la implantacin de un sistema ERP son: 1)Inflexibilidad El ERP es un sistema complejo en su instalacin y su posterior mantenimiento. Los procesos de negocio estn estrechamente ligados al sistema ERP; eso supone que cualquier cambio en un proceso de la organizacin implica una modificacin en el sistema ERP.
Otros beneficios del sistema ERP Mejora del servicio al cliente. Permite una respuesta ms rpida a los cambios en el negocio y en el sector. Reduccin del tiempo al realizar las transacciones. Toma de decisiones ms rpidas al reducir el tiempo de anlisis de la informacin. Lleva a la organizacin obtener una ventaja competitiva o, en su defecto, alinearse con la ventaja de sus competidores.
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2)Periodoslargodeimplementacin La duracin de poner en marcha un proyecto de implantacin es muy larga. Las empresas critican que el mundo empresarial cambia muy rpidamente. Para solucionar este problema, los vendedores de sistema ERP ofrecen versiones configuradas previamente de sus sistemas que pueden ser instaladas con un tiempo inferior. 3)Alcanzarlosbeneficiosestratgicos Si la organizacin adopta los procesos de negocio del estndar del sistema ERP, abandona sus propios procesos de negocio que le podran proporcionar la ventaja sobre la competencia. 4)Estructurajerrquica La centralizacin de la informacin para la coordinacin y la toma de decisiones aportada por el sistema ERP puede ser una dificultad en la forma de operar internamente en algunas empresas. 5)Costesindirectos A los costes de una implantacin del ERP se tienen que sumar los costes de las licencias que se tienen que renovar anualmente. Una vez el sistema ERP est implantado, los costes de cambios son muy elevados.
Otros riesgos del sistema ERP Dificultad para integrar la informacin de otros sistemas de informacin independientes. Los costes de deshacer una implantacin son muy elevados. Resistencia a cambios por parte de los usuarios. Resistencia a compartir la informacin entre los departamentos. Inflexibilidad en la elaboracin de algunos reportes necesarios para la empresa.
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2. Evolucin histrica del sistema ERP
2.1. Evolucin histrica: del MRP al ERP II El origen de los ERP se encuentra en los aos sesenta, con la introduccin en el entorno industrial del Inventory Management & Control. El principal software desarrollado era hecho a medida y bajo los conceptos tradicionales de gestin del inventario. 2.1.1. MRP (planificador de necesidades de materiales) La evolucin de estos sistemas hace surgir, en los aossetenta, los llamados MRP (material requeriments planning), unas siglas conocidas en el mbito de produccin para gestionar los materiales. A pesar de que los primeros programas eran costosos, el MRP gan popularidad en la industria de manufactura y el concepto fue sobradamente adoptado en la gestin y control de la produccin. El MRP era eficaz en la planificacin y la adquisicin de las materias primas. El sistema permite planificar los materiales necesarios durante el proceso de produccin y gestionar la adquisicin de estos materiales; as se reducan los niveles de inventario de los materiales que utilizaban y los gastos de compras. Durante los sesentaysetenta, fabricantes como IBM producen computadores centrales con gran capacidad de procesamiento y almacenaje de informacin, los mainframes, propiciando el inicio de la nueva etapa del procesamiento de la informacin. Hasta la llegada de estos computadores, las funciones del control de material eran un problema. Al disponer de capacidad para gestionar un gran volumen de informacin a grandes velocidades, se eliminaban las restricciones relacionadas con el procesamiento de la informacin y la obsolescencia de tcnicas desarrolladas en base a estas restricciones. 2.1.2. MRP-II (planificador de recursos de fabricacin) En los ochenta, los MRP se haban convertido en MRP-II (manufacturing resources planning) con el fin de optimizar el proceso de todo el sistema de produccin. El MRPII se extendi para incluir las actividades de la planta de produccin y la gestin de la distribucin, haciendo nfasis en la optimizacin de los procesos de produccin.
SAP En 1972, cuando los MRP eran difciles de usar, cinco ingenieros de Alemania crearon una compaa conocida como SAP, con el objetivo de desarrollar y comercializar un software independiente de soluciones integradas de negocio.
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Los sistemas de ficheros tradicionales son sustituidos por las bases de datos, permiten mejores sistemas de integracin y una mayor capacidad de consultas para dar apoyo a la toma de decisiones. La red de telecomunicaciones se convirti en una parte integral de estos sistemas distribuidos geogrficamente. El uso del MRP-II se extiende a otras empresas no industriales que necesitan gestionar sus procesos crticos, como el sector financiero. La coordinacin de los diferentes sistemas de la empresa era deseable. La mayora de los sistemas se haban desarrollado para realizar funciones especficas de un departamento; a ello se tiene que aadir que estaban programados en diferentes lenguajes y no era fcil acceder a los datos entre los sistemas. 2.1.3. ERP (planificador de recursos empresariales) El rol del MRP-II fue gradualmente extendido en los noventa para incluir otros departamentos funcionales. Estas extensiones del MRPII que introdujeron estas reas, a su vez, introdujeron el concepto de ERP. Basados en el fundamento de la tecnologa del MRP y MRP-II, los sistemas ERP integran los procesos de negocio de una empresa incluyendo fabricacin, distribucin, contabilidad, finanzas, gestin de recursos humanos, gestin de proyectos, gestin de inventario, servicio y mantenimiento, y transporte, permitiendo una integracin de datos a lo largo de la organizacin y proveyendo accesibilidad, visibilidad y consistencia de datos por medio de toda la organizacin. Los PC ganan popularidad. El sistema ERP emigra del mainframe a una arquitectura cliente/servidor. Afinalesdelosochenta ya existen ordenadores ms rpidos, acceso a redes, una avanzada tecnologa de bases de datos y, principalmente, una visin ms clara de los sistemas integrados. El ERP obtiene una integracin entre sus mdulos y entre los sistemas de informacin existentes en la empresa, proporcionada por una base de datos centralizada y la arquitectura cliente/servidor. El mercado de los ERP crece rpidamente en los noventa por el problema del cambio de dgito del ao 2000 y la introduccin del euro. 2.1.4. ERP-II (planificador de recursos empresariales - II) A principios del ao2000 se introdujo el concepto de ERPextendido o ERPII.
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El ERP-II es una nueva generacin de sistemas empresariales que engloba toda la cadena de negocio, extendiendo el ERP clsico o tradicional a clientes y proveedores, y optimizando el funcionamiento de las empresas y de las relaciones existentes interempresas.
El concepto de la aplicacin clsica ERP est en la gestin eficiente de la informacin interna desde varios procesos de negocio de la empresa, como finanzas, logstica manufactura, recursos humanos, ventas y marketing.
Figura 2. Extensin del ERP
El ERP-II est conectando con otros sistemas empaquetados de la empresa, como la gestindelasrelacionesconelcliente o customer relationship management (CRM) y la gestindelacadenadesuministro o supply chain management (SCM) para aadir funcionalidades que no se contemplan en determinadas reas de actividades de la empresa. Este sistema se est convirtiendo en la columna vertebral de muchas organizaciones, mejorando la satisfaccin del cliente, incrementando el marketing y las oportunidades de ventas y expandiendo los canales de distribucin.
La gestindelasrelacionesconelcliente (CRM) es, principalmente, una estrategia y una modalidad operativa que tiene como objetivo mejorar y extender las relaciones con el cliente, generando nuevas oportunidades de negocio. La gestindelacadenadesuministro (SCM) designa el sistema que coordina e integra los diferentes flujos de materiales, informacin y finanzas a lo largo de la cadena de suministro.
Desde un punto de vista tecnolgico, la arquitectura est basada en Internet. Los sistemasbasadosenlaweb reducen los costes derivados de las infraestructuras de comunicacin y aaden la funcionalidad de acceder al sistema independientemente del lugar que se encuentre el usuario; solo hace falta un navegador estndar.
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Figura 3. Evolucin de los sistemas de informacin empresarial
2.2. El sistema ERP actual Las empresas han tomado conciencia de que el sistema ERP es la columna vertebral de la empresa; proporcionar un mayor rendimiento al incluir funcionalidades para mejorar las relaciones con clientes y proveedores como CRM y SCM, pero tambin para las relaciones con los socios (PRM, gestin de socios) o con los empleados (KM, gestin del conocimiento) y para facilitar la toma de decisiones de los directivos (BI, inteligencia de negocio).
Figura 4. El sistema ERP actual
La tendencia ms destacada son las aplicaciones del front-office5 y los procesos de negocio interorganizaciones. Las aplicaciones del front-office implican la interaccin con el exterior de la empresa, como los clientes, proveedores y
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El nombre de front-office hace referencia a los participantes externos que no ven la parte interna de la empresa.
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socios. La integracin de las funciones internas contina siendo importante, pero parece que la integracin externa sea el foco principal a la hora de mejorar las relaciones con los clientes. La arquitectura de los sistemas contina evolucionando para ser ms abierta, flexible e integradora. Los principales sistemas incorporan una arquitectura basada en Internet, debido a la mayor importancia del comercio electrnico (e-commerce) y la globalizacin de los negocios. La forma de denominar el sistema ERP cambia segn las compaas. Algunas lo continan llamando ERP, aunque amplen su capacidad aadiendo mdulos. Otros han empezado a hablar de suitesdeempresa y finalmente, hay compaas que usan el trmino solucionesdeempresa para describir un grupo de aplicaciones que incluye, entre otros mdulos, el ERP clsico. 1)ElERPenlapequeaymedianaempresa Los proveedores de ERP han encontrado en este sector una nueva lnea de mercado con un gran potencial; se estn desarrollando y comercializando productos especializados con una reduccin del coste econmico y del tiempo en las implantaciones. Actualmente este sector ha pasado de no tener un producto que resuelva sus necesidades a poder escoger entre diferentes alternativas: paquetes comerciales de empresas destacadas, como Oracle y SAP, que ofrecen productos especficos para las pymes, proveedores que solo ofrecen productos especficos para este tipo de empresas, ERP de software libre con reduccin de costes econmicos al no tener que pagar las licencias de uso, y nuevas modalidades de instalacin como SaaS. 2)Crisisfinancierayeconmica En un momento de crisis financiera y econmica, las empresas se quieren centrar en aspectos bsicos de supervivencia del negocio. Quieren proyectos que minimicen los riesgos de fracaso y obtener los primeros beneficios sin tener que esperar mucho tiempo. El tamao y el mbito de aplicacin de los nuevos proyectos ERP tambin han cambiado. Las empresas no quieren realizar largas y costosas implantaciones, prefieren implantaciones menos complejas, divididas en etapas y aadiendo en cada etapa nuevos mdulos. 3)ProveedoresdesistemaERP Las empresas se han fusionado para ofrecer nuevos productos o para tener una posicin de ms liderazgo en el mercado.
Back-office Los sistemas tradicionales ERP son denominados sistemas back-office, ya que las actividades y los procesos implicados no tratan a los clientes y al pblico en general, al menos no directamente.
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Ejemplo Microsoft Dynamics; su nuevo enfoque parte del seguimiento de la evolucin hecha por SAP. La empresa Oracle adquiri Siebel para proporcionar su producto de CRM. La empresa SAP responde al mercado mediante el desarrollo de su propio CRM.
4)ModalidaddecontratacinSaaS La nueva tendencia del mercado es la oferta del software como servicio o SaaS (software as a service); este modelo est extendido en Estados Unidos y su crecimiento en Europa es ms lento. Se proporciona al cliente la contratacin de un servicio en lugar de un producto. El cliente dispone del sistema alojado en un servidor remoto, el servicio de mantenimiento y el soporte tcnico del software. El coste de la implantacin est asociado al contrato de alquiler del software; no se tienen costes de implantacin ni de integracin, ni hay que adquirir licencias, lo cual reduce notablemente la inversin a realizar. La principal ventaja es el ahorro en tiempo y coste de la obtencin del software, una modalidad apropiada para la pequea y mediana empresa. El principal inconveniente es la prdida de privacidad de los datos de la empresa, control y seguridad. La informacin est hospedada en un sitio remoto donde la empresa contratante podra consultarlo. 2.3. Tendencias de futuro del sistema ERP El concepto ERP ir evolucionando a lo largo de los aos impulsado por los nuevos entornos de negocio, las innovaciones en las TIC, las necesidades de las empresas y la capacidad de los proveedores de desarrollo de software. Los nuevos modelos de negocio son multiempresa con redes de colaboracin y centradas en el cliente, lo que refleja un aumento de la integracin externa de la empresa. El e-commerce es una de las evoluciones ms importantes en los negocios de los ltimos cincuenta aos. Internet, intranets y extranets hacen posible las mltiples formas de e-commerce (B2B, B2C, C2C...). La tecnologa inalmbrica y los dispositivos mviles harn que el m-commerce tome relevancia y desplace al e-commerce. El uso de Internet en cualquier momento y en cualquier lugar dar paso a nuevos servicios. Las actividades y los procesos del back-office y front-office se han adaptado al e-commerce y se vern afectados por el mcommerce. Las plataformas de arquitectura debern tener la capacidad para mover gran cantidad de datos en cualquier formato, idioma y lugar en un tiempo casi real. El uso de portales de informacin, tanto del negocio interno como externo, ser algo habitual.
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Los sistemas sern ms inteligentes. La minera de datos y las herramientas de inteligencia, incluyendo los sistemas expertos y sistemas de planificacin avanzados, se usarn ms para tomar decisiones o sugerir decisiones de negocio. La simulacin se convertir en un elemento importante dentro de la planificacin de la empresa. Los sistemas ERP actuales tendrn que madurar y ampliar su uso dentro de las empresas. El mercado de los proveedores de ERP tendr que consolidarse con adquisiciones y fusiones de otros proveedores para obtener ms ventaja en el liderazgo del mercado.
Taula 1. Evolucin del sistema de informacin de empresa Sistema Necesidad de negocio Eficiencia mbitos de aplicacin Gestin de inventario Planificacin y control de la produccin Tecnologa
MRP
Computadores mainframe Procesamiento batch Sistemas de ficheros tradicionales Mainframes Procesamiento en tiempo real Sistemas gestores de base de datos (relacional) Mainframes Microcomputadores red cliente/servidor Procesamiento distribuido Data warehousing Gestin del conocimiento Sistemas cliente/servidor Computacin distribuida Tecnologa Internet (servicios web, intranets, extranets) Internet Arquitectura Servicios web Red sin hilos Gestin conocimiento
MRP-II
Eficiencia Extensin a toda la emEficacia e integracin presa de manufactura con el sistema de produccin
ERP
Eficiencia (principalmente del back-office) Eficacia e integracin de todos los sistemas de la organizacin
Extensin a todos los sistemas de la empresa
ERP-II
Eficiencia Eficacia e integracin dentro de y entre empresas
Extensin al exterior de la empresa Relacin con el cliente y el proveedor
ERPactual
Eficiencia Eficacia e integracin dentro de y entre todos los componentes relevantes (consumidores, empresas...) a escala mundial Eficiencia Eficacia e integracin de los nuevos servicios m-commerce
Toda la organizacin se extiende a otras organizaciones (socios, clientes, proveedores...) E-commerce
ERPfuturo (suiteempresarial)
Toda la organizacin y sus componentes de la cadena de valor, as como otras organizaciones m-commerce.
Internet Arquitectura ms abiertas, red sin hilos, dispositivos mviles, inteligencia artificial, cloud computing
Fuente: McGaughey & Gunasekaran (2007)
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3. Arquitectura del sistema ERP
3.1. Perspectiva funcional El sistema ERP es un paquete estandarizado de software diseado para integrar los procesos de una empresa. El ERP se compone de una base de datos centralizada y varios mdulos destinados a dar apoyo a las reas principales de una organizacin.
Figura 5. Catlogo de los sistemas de informacin de empresa
Las aplicaciones las podemos agrupar en cuatro mbitos: 1)Losclientes En la parte derecha de la figura podemos observar los sistemas de gestin comercial y relacin con los clientes. Normalmente, tendran que registrar todos los contactos y operaciones que la empresa tiene con sus clientes, sean de marketing, visitas de representantes, servicio posventa, etc. Tambin pueden incluir la relacin con los canales de venta, si la venta no es directa y, actualmente, los sistemas de interaccin y respuesta que los clientes establecen con la empresa, ya sean programas de fidelizacin, gestin de incidencias y reclamaciones, o incluso, las redes sociales. Sirven tambin para medir la efectividad de la fuerza de las ventas. Estos sistemas se llaman gestindelas relacionesconlosclientes (CRM, o customer relationship management). 2)Losproveedores
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En la parte izquierda de la figura encontraremos los sistemas de relacin con los proveedores. Ninguna empresa es autosuficiente ni puede servir a sus clientes solo con sus medios. Pero es que adems, actualmente, muchos procesos que antes estaban internalizados estn fuera o se comparten con otros proveedores. Los sistemas tpicos de gestindelacadenadesuministro (SCM, o supply chain management) incluyen los procesos de previsin de la produccin y demanda de materias primas y productos semielaborados, la reposicin de inventarios, el almacenaje y el transporte a almacenes intermedios y al consumidor final. Estos procesos y sistemas se comparten entre los diferentes miembros de la cadena6 por Internet. Hasta aqu hemos hablado de sistemas bien consolidados en la actualidad, aunque con diferente nivel de presencia y xito en el mercado. Tambin de sistemas que frecuentemente se venden integrados, es decir, un ERP como SAP u Oracle contiene a la vez una solucin de CRM y una solucin SCM. 3)Losgestoresylosaccionistas En la parte superior de la figura estn los sistemas de relacin entre los socios o los PRM; esta parte es menos obvia. Tienen que servir para gestionar las relaciones con "otros agentes" o intermediarios que nos ayuden a hacer o mantener nuevos clientes y proveedores o proporcionar servicios de valor aadido que completen nuestra oferta de servicios. Por eso se les llama sistemas de gestindesocios (PRM, o partnership relationship management).
Ejemplos Un ejemplo podran ser los sistemas de seguimiento de pacientes crnicos o de derivacin de enfermos en los cuales participan un hospital, los mdicos de familia y centros de servicios sociosanitarios. Otro ejemplo es el de los programas de fidelizacin, en los que participan lneas areas, hoteles, restaurantes o centros comerciales. En el mundo industrial, estos sistemas suelen forman parte de su SCM o de su CRM.
Proveedores, productores, almacenes, transportistas, tiendas e incluso clientes.
4)Losempleados En la parte inferior de la figura encontramos un conjunto desigual y desintegrado de aplicaciones o soluciones parciales: lossistemasdeayudaalatomadedecisiones (DSS o decision suport systems), como un sistema que optimiza las rutas de un transportista; los sistemas informacionales (BI o business intelligence), que van desde los cuadros de mandos de direccin hasta los sistemas de anlisis de gran volumen de datos o inteligencia de negocio; lossistemasdegestindelconocimiento (KM o knowledge management), que permiten trazar "quin sabe qu" o dnde se puede encontrar una informacin dentro de la empresa;
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las purasintranets y portalesdeservicios al empleado, para pedir unas vacaciones o apuntarse a un curso.
De hecho, en el mercado para cada grupo de necesidades es posible encontrar gran nmero de soluciones parciales. Aunque, de nuevo, los grandes proveedores de sistemas de empresa estn incorporando soluciones de este tipo entre sus paquetes. Por todo ello, los sistemas de informacin de empresa han evolucionado a sistemas de informacin entre empresas y entre empleados, con tecnologas basadas en la web y bajo la etiqueta de suitesdenegocioelectrnico (e-business suites). 3.2. Perspectiva tecnolgica Las diferentes aplicaciones del sistema ERP comparten una base de datos centralizada, produciendo la integracin de la informacin entre todas las aplicaciones. La centralizacin implica que los datos usados por los diferentes procesos de la organizacin son introducidos una sola vez en un solo lugar y actualizan automticamente toda la informacin relacionada con esta. Los paquetes ERP pueden incorporar su propia base de datos o bien usar otros estndares en el mercado. Se recomienda utilizar una base de datos estandarizada porque ofrece la oportunidad de ser compartida por otras aplicaciones.
La arquitecturadelsistemaERP tiene que ser abierta, flexible, escalable e integrable con el resto de aplicaciones empresariales.
Una arquitectura abierta permite aadir, actualizar y cambiar sus componentes. Tiene que ser flexible para facilitar la expansin y/o adaptabilidad de otros mdulos posteriormente. Ha de ser escalable porque la ampliacin del sistema se tiene que hacer sin perder calidad de los servicios ofrecidos. Debe integrar el conjunto de aplicaciones dentro de una empresa: integracin para que la informacin sea consistente e integracin de los procesos de negocio entre las diferentes aplicaciones. La arquitectura del ERP tiene que soportar plataformas mltiples de hardware, pues muchas empresas poseen sistemas heterogneos. Ha de comportar el uso de un mdulo libremente sin que este afecte a los restantes. Los sistemas ERP son aplicaciones para usar en un entorno cliente/servidor en tres capas. El uso de la tecnologa cliente/servidor crea un entorno descentralizado, hace que sea escalable y permite ofrecer configuraciones ptimas en hardware, gestin de bases de datos y sistemas abiertos. Este formato de arquitectura abierta facilita a las empresas el hecho de poder seleccionar los equipos
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de hardware y los sistemas operativos, de manera que se puedan aprovechar al mximo los avances tecnolgicos. Los sistemas son diseados para hacer funcionar varias plataformas operativas, como los sistemas UNIX, MS Windows NT, Windows 2000, IBM AIX y HP-UX.
Figura 6. Arquitectura cliente/servidor de tres capas
Nivel presentacin: la interfaz grfica de usuario (GUI) o el navegador para introducir datos o acceder a funciones del sistema.
Nivelaplicacin: las reglas de negocio, las funciones, la lgica y los programas que actan sobre los datos de servidores de base de datos.
Niveldatos: gestin de datos operativos o transaccionales de la organizacin, incluyendo los metadatos; sobre todo se utiliza el estndar RDBMS con SQL.
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4. Mdulos funcionales
4.1. La evolucin de la empresa y las TIC En la visin tradicional de una organizacin, cada departamento trabaja independientemente realizando las funciones asignadas de manera eficaz y eficiente. La introduccin de las TIC en las empresas permiti automatizar tareas, facilitar gestiones y dar apoyo, aisladamente, a las actividades de cada departamento. Esto provoca que cada departamento tenga su propio software incomunicado del resto. Con este enfoque se tiene una visin parcial del funcionamiento de la organizacin. Esta fragmentacin, separada por los diferentes sistemas de informacin, tiene un impacto negativo en la eficiencia y el rendimiento de la organizacin.
Figura 7. Visin tradicional de los sistemas de informacin
Fuente: Landon & Landon (2006)
Nace una nueva forma de trabajar dentro de la organizacin, orientada al cliente y al resultado global de la misma: lavisinporprocesos. Con este nuevo enfoque, el funcionamiento de la empresa no es un conjunto aislado de actividades, sino una secuencia coordinada de actividades, con unas entradas y unas salidas en las que participan diferentes unidades organizativas (departamento comercial, departamento de produccin, departamento administrativo...).
Un proceso es un conjunto estructurado de actividades que se desarrollan dentro de una organizacin con el objetivo de alcanzar un resultado concreto para sus clientes o un mercado especfico.
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Para conocer las actividades que se hacen dentro de una organizacin, recurriremos al concepto de cadenadevalor. Se entiende por valor la cantidad de clientes que estn dispuestos a pagar por lo que la empresa le proporciona.
Cadena de valor es la secuencia de actividades que genera valor para el cliente final.
Figura 8. La cadena de valor de la empresa
Fuente: Andreu, Ricard, Valor (1996).
La organizacin necesita comunicacin y coordinacin entre los diferentes departamentos, pero la diversidad de programas de cada departamento contina trabajando de forma aislada. Las TIC tienen que innovar para dar respuesta a la nueva necesidad de la empresa. La mejora en la capacidad de almacenaje de la informacin, la instauracin de la tecnologa cliente/servidor y los nuevos sistemas operativos permiten romper la barrera de espacio y tiempo que dificultaba la comunicacin y coordinacin interna entre los diferentes departamentos o las reas funcionales: nacen los sistemas ERP.
Figura 9. Visin por procesos ERP
Fuente: Landon & Landon (2006)
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Los sistemas ERP nacen con el objetivo de facilitar un sistema que cubra todas las reas funcionales de una empresa de forma integrada como finanzas, produccin, compra, ventas, recursos humanos, etc. 4.2. Las reas funcionales de la organizacin Veamos con ms detalle las actividades que se tienen que realizar en las principales reas de la organizacin. 1)readecontabilidadyfinanzas Registra todas las transacciones econmicas que hay en la empresa, desde el pedido del cliente hasta el pago de la compra de la materia prima. Para elaborar los informes financieros, necesita disponer de todas las transacciones hechas por los distintos departamentos. 2)reafuncionaldemanufacturayproduccin Es la responsable de producir los bienes y servicios de la organizacin. El rea de produccin tiene que transferir informacin al rea de compra para adquirir la materia prima necesaria en funcin de los planes de produccin, del transporte, de las fechas de entrega y de los niveles existentes en almacn. El rea de ventas tiene que dar informacin sobre las necesidades de ventas del producto en el rea de produccin. 3)readerecursoshumanos Es la responsable de contratar, desarrollar y mantener al personal de la organizacin. 4)reafuncionaldeventasymarketing El departamento de ventas y marketing es el responsable de vender el producto o el servicio de la organizacin. A marketing le corresponde identificar a los clientes, determinar qu necesitan o desean, y planificar y desarrollar productos y servicios. A ventas le corresponde contactar con los clientes, vender los productos o servicios, tomar pedidos y llevar el registro de ventas. 4.3. Los mdulos funcionales del sistema ERP La estructura modular del sistema ERP permite agrupar las funcionalidades de las diferentes reas de negocio en diversos mdulos. Tambin facilita a la empresa la seleccin de los mdulos a implantar. Cada cual har su eleccin; depende de las caractersticas de la empresa, sus necesidades y procesos de negocio. Esta composicin por mdulos tambin permite a una empresa implementar el sistema por etapas. Normalmente, el primer mdulo que se implementa es el de finanzas y, posteriormente, se van integrando el resto de mdulos seleccionados.
Diferentes requerimientos funcionales segn el tipo de empresas Los requerimientos funcionales de una empresa basada en la produccin sern muy diferentes a los de una empresa cuyo principal negocio es el servicio. En otros casos, las empresas ya disponen de un software para realizar funcionalidades concretas, y quieren continuar usndolo.
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Cada uno de los proveedores del sistema ERP define el nmero, la tipologa, el nombre y las funcionalidades de la estructura modular de sus lneas de productos y soluciones. Los proveedores de sistemas ERP, para diferenciarse, proporcionan sistemas ERP con algn grado de especializacin, pero los mdulos bsicos son similares para todos ellos. Examinaremos con ms detalle los siguientes mdulosfuncionales: finanzas produccin compras recursos humanos ventas y distribucin gestin de materiales mantenimiento de planta marketing calidad
4.3.1. Finanzas Generalmente, es uno de los primeros mdulos en ser implantado en la empresa. Rene los datos contables de varios departamentos funcionales, proporcionando una visin completa del estado contable y financiero de la empresa, facilitando a los directivos la toma de decisiones rpidamente. El mdulo de finanzas de la mayora de sistemas ERP proporciona la funcionalidad financiera adecuada tanto para pequeas y medianas empresas, como para multinacionales. Permite trabajar con diferentes divisas a la vez, favoreciendo el anlisis del negocio de las delegaciones distribuidas en diferentes pases. Los mdulos de finanzas de la mayora de los sistemas ERP disponen de subsistemas que realizan: contabilidad general transacciones bancarias gestin de cuentas control de caja transacciones directas con la Seguridad Social y Hacienda pago de impuestos y tributos gestin de propiedades y amortizaciones creacin automtica de informes contables
Las aplicaciones del mdulo se conectan y se integran con otros mdulos financieros como la tesorera, as como con otras aplicaciones, como las nminas de recursos humanos o la logstica.
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4.3.2. Produccin Es el mdulo encargado de gestionar todas las tareas relacionadas con la produccin de la empresa. El objetivo que se persigue es planificar la produccin conforme a las necesidades del cliente. El mdulo de produccin hace que una empresa integre la tecnologa con el proceso de negocio. Proporciona la informacin para ejecutar toda la operacin base de la empresa. Contiene las reglas de negocio para gestionar el proceso de la cadena de suministro de proveedores. El mdulo de produccin de la mayora de vendedores no se limita a un nico mtodo de produccin; se da la libertad de cambiar de mtodos de produccin y planificacin. Varios mtodos de manufactura y planificacin se pueden combinar en la misma operacin, con flexibilidad ilimitada para escoger el mejor mtodo o combinacin de mtodos para cada producto y para cada etapa del ciclo de vida. Algunos de los subsistemas de mdulos de produccin son: gestin de material control de planta gestin de calidad y gestin de costes
Entre otros, dispone de las siguientes aplicaciones: el control de stock de las materias primas, la compra de materiales y los informes sobre la produccin. 4.3.3. Compras Optimiza la compra de la materia prima necesaria y gestiona la creacin de proveedores, el registro de facturas y los pagos. El mdulo de compras tiene que estar integrado con los mdulos de produccin y control de inventario, y en la extensin de la funcionalidad de gestin de la cadena de suministro (SCM). Las aplicaciones del mdulo de compras permiten: identificar a los principales proveedores negociar precios dar la orden de compra al proveedor recepcin de la facturacin descuentos sobre compras control de compras control de pagos pendientes y realizados estadsticas de compras control de fechas de recepcin de pedidos predefinir pedidos peridicos propuestas de pedidos
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control de las devoluciones de compras
4.3.4. Recursos humanos Gestiona la informacin del personal de la empresa, manteniendo los datos completos de los empleados e incluyendo la tipologa de contrato, la informacin de contacto, detalles del salario, asistencia, evaluacin del rendimiento y promocin de todos los empleados. El mdulo de recursos humanos puede estar integrado con el sistema de gestin de conocimiento; as se optimiza el uso de las experiencias de los empleados. Los subsistemas del mdulo de recursos humanos son: gestin de personal gestin organizacional contabilidad de nominas gestin del tiempo y desarrollo personal
4.3.5. Ventas y distribucin Los ingresos de las ventas es el elemento vital de la organizacin. El mdulo gestiona la venta y la distribucin de los productos o servicios que produce la empresa. Entre otros, implementa las funcionalidades siguientes: programacin de pedidos envo y facturacin
En el entorno de negocio actual, que se caracteriza por la creciente competencia y la reduccin de los ciclos de ventas, las empresas cada vez estn ms forzadas a optimizar sus procesos de ventas. Ya no es suficiente con ofrecer el mejor producto o servicio; las empresas tienen que centrar sus esfuerzos en mejorar la eficiencia de las ventas, los mrgenes de beneficio y la atencin al servicio al cliente. Pues bien, todo eso se obtiene con las aplicaciones del mdulo de ventas. Los mdulos de ventas y distribucin de varios vendedores de ERP ofrecen un conjunto completo de mdulos "best-of-breed" para la gestin de logstica.
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4.3.6. Marketing El mdulo de marketing permite a las organizaciones maximizar la eficiencia de los recursos de marketing y capacita a los vendedores a adquirir y desarrollar las relaciones con los clientes a largo plazo. Los vendedores pueden analizar, planificar, ejecutar y medir todas las actividades de marketing para obtener un xito en la comercializacin. Soporta los procesos crticos de comercializacin, como la gestin de recursos de marketing, la gestin y segmentacin de listas de clientes, la gestin de campaas, el marketing por correo electrnico, la gestin de la promocin de comercio, la gestin de clientes potenciales, el anlisis de marketing y los estudios de mercado basados en la web. 4.3.7. Gestin de materiales El mdulo de gestin de materiales ofrece mantener el almacn en el nivel adecuado de existencias. Entre otras aplicaciones, en el mdulo se realiza: la identificacin de los requisitos del inventario establecer objetivos, proporcionar tcnicas de abastecimiento monitorizar el estado del inventario verificacin de facturas
La integracin del mdulo de gestin de materiales con ventas, compras y finanzas permite a los sistemas ERP generar informes de alertas desde el punto de vista ejecutivo. El mdulo de gestin de materiales optimiza el proceso de compra conducido por el proceso del flujo de trabajo y reduce los costes de adquisicin y almacenaje con el inventario preciso. 4.3.8. Mantenimiento de planta Proporciona informacin para reducir el tiempo y los costes de los paros de la planta de produccin como consecuencia de los daos del sistema tcnico, y con ello se conocen sus puntos dbiles con la suficiente antelacin. Tambin permite definir una estrategia ptima de mantenimiento u optimizar los riesgos. La mayora de subsistemas del mdulo son: el control de mantenimiento preventivo el seguimiento del equipo el seguimiento de los componentes
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el seguimiento de las reclamaciones
4.3.9. Gestin de calidad La serie ISO 9000 y otros estndares internacionales definen las funciones y los elementos del sistema de gestin de la calidad. Las funciones internas del mdulo de gestin de la calidad no interactan directamente con los datos o procesos de otros mdulos. El mdulo de gestin de la calidad cumple las siguientes funciones: planificacin inspeccin control de la calidad
4.4. Mdulo sectorial o soluciones verticales En general, si una aplicacin puede ser usada por diferentes tipos de sectores industriales, se llama solucinhorizontal. Si la aplicacin est diseada por un sector especfico, entonces se llama solucinvertical por este tipo de sector. Existen funcionalidades que son comunes e independientes del sector de negocio, como las financieras y la contabilidad. Otras son especficas del tipo de negocio y hay que disear funcionalidades concretas, por ejemplo, las de produccin. En los sistemas ERP existen soluciones diseadas por determinados procesos de negocio de un sector concreto, denominadas solucionesverticales o versionessectoriales. Actualmente, los ERP proveen a una amplia gama de sectores, desde el sanitario hasta empresas de manufactura. El sistema ERP se ha hecho popular en sectores no industriales como la universidad, la sanidad, la banca o la Administracin pblica, donde la eficiencia del back-office es importante, y tambin la eficacia del front-office. Los mdulos de los vendedores de ERP enfocados a segmentos especializados del mercado incorporan las mejores prcticas y los estndares de los procesos de negocio para simplificar las implantaciones futuras. En todo proceso de seleccin del ERP es fundamental analizar la existencia de soluciones adaptadas al sector econmico y a la actividad de la empresa en concreto. Las soluciones verticales reducen el tiempo de implantacin, al estar configuradas previamente, a la hora de apoyar la actividad de la empresa, adaptndose de una forma ms definida y proporcionando prestaciones mejores a todas las reas de negocio.
Nota Consultad glosario Ejemplo Las necesidades de una empresa distribuidora son diferentes de las de una empresa productora.
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Oracle ofrece soluciones especficas para los siguientes sectores:

Tabla 2. Soluciones sectoriales de Oracle Defensa y aeroespacial Automocin Qumica Comunicaciones Productos de consumo Educacin e investigacin Ingeniera y construccin Servicios financieros Atencin sanitaria Alta tecnologa Fabricacin industrial Seguros Medios y entretenimiento Recursos naturales Petrleo y gas Servicios profesionales Sector pblico Sector minorista Viajes y transportes Servicios pblicos Distribucin mayorista
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5. Ciclo de vida del sistema ERP
Como cualquier sistema de informacin, el ciclo de vida de los sistemas ERP est dividido por una serie de fases por las cuales tiene que pasar un sistema ERP dentro de una organizacin. 5.1. Fases del ciclo de vida
El ciclo de vida de los sistemas ERP se divide en las siguientes fases: Adopcin Seleccin Implementacin Puesta en marcha
El ciclo se inicia cuando una organizacin detecta que su sistema de informacin ha quedado obsoleto y quiere optimizar el funcionamiento de sus procesos relevantes, o cuando la organizacin quiere cambiar su estrategia de negocio. Los directivos toman conciencia del problema y deciden analizar, evaluar, seleccionar e implementar la opcin del sistema de informacin ms alineado a sus necesidades para alcanzar los objetivos planteados.
Figura 10. El ciclo de vida de los sistemas ERP
5.2. Fase: adopcin del sistema ERP En la organizacin se ha detectado el problema y se evala rigurosamente la solucin ms adecuada para las necesidades actuales existentes y las previstas a corto y largo plazo. En esta fase, los directivos de la organizacin se cuestionan la decisin de implantar un sistema ERP o, si es ms adecuado por motivos tcnicos, econmicos o funcionales, la adquisicin e implantacin de otro tipo de sistema. Las tareas y la documentacin que se tendr que realizar en esta fase son: elaborar un anlisis de los procesos, establecer los objetivos y los beneficios que se quieren alcanzar, y analizar el impacto de la implantacin en el negocio.
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En general, las motivaciones para ir a un sistema ERP se pueden agrupar en las siguientes categoras: tecnolgica, proceso de negocio, estratgica y competitiva. 1)Razonestecnolgicas Diversidaddesistemas. La organizacin tiene una variedad de entornos informticos que limitan la capacidad de la empresa para integrar la informacin de las diferentes unidades de negocio. Sistemasactualesdebajacalidad. Los sistemas de informacin existentes son ineficientes o fallan a menudo. Integracindelasempresasadquiridas. La adquisicin de distintas empresas puede ser un motivo sustancial para ir a un sistema ERP, a la hora de facilitar la integracin de las empresas adquiridas. La coexistencia de los diversos sistemas de informacin y los diferentes procesos dificulta la comunicacin entre las reas de negocio y la explotacin de la informacin. 2)Razonesdeprocesosdenegocio Mejorar la eficiencia de la organizacin. Se basa en mejorar aspectos concretos de los procesos crticos de la organizacin: la mejora del proceso de productividad, la reduccin del tiempo del cierre financiero o la reduccin del tiempo de realizar el proceso de inventario. Disminuircostes. Reduccin del nmero de almacenes y de las compras de materia prima para reducir el inventario. 3)Razonesdeestrategia Enfocadas a obtener una mejora de la calidad en la organizacin o a disear una estrategia de negocio orientada al cliente. 4)Razonesdecompetitividad Las empresas de la competencia disponen de un sistema ERP, el cual les permite avanzar en el diseo de reglas para fidelizar y captar a nuevos clientes y a obtener, con rapidez, informes para la direccin en la toma de decisiones; es decir, las empresas de la competencia tienen ventaja competitiva. Adems de definir una razn para adoptar un ERP, la mayora de empresas usan un anlisis de coste/beneficio para decidir si adoptan un sistema ERP u otro tipo de sistema.
Ventaja competitiva Una ventaja competitiva es cualquier caracterstica de la empresa que la diferencia del resto de organizaciones y la coloca en una posicin relativamente superior a la hora de competir. Y2K En el ao 2000, uno de los motivos principales para implantar un sistema ERP fue el cambio de dgito (tambin conocido como Y2K).
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5.3. Fase: seleccin del sistema ERP Una vez escogida la decisin de adoptar un ERP, el siguiente paso es seleccionar el sistema ERP y los mdulos que se implantarn. La seleccin del sistema ERP es un proceso crtico con un alto impacto en la organizacin. Equivocarse en los primeros pasos del proyecto, en una incorrecta seleccin del sistema ERP, implica arrastrar y hacer crecer el problema durante las fases posteriores, con una alta probabilidad de fracaso del proyecto de implantacin.
La fase de seleccin consiste en la evaluacin, la seleccin y la adquisicin del sistema ERP que mejor est alineado a los requerimientos funcionales de la organizacin, minimizando las necesidades de adaptacin y personalizacin.
En esta fase, el primer paso ser: 1) hacer un anlisis riguroso de la situacin; 2) definir las funcionalidades que se quieren cubrir con el sistema ERP; 3) determinar cules son los procesos crticos y las reas que estn implicadas en ellos. En la realizacin de estas tareas, que afectan los sistemas y procesos que tiene la empresa, tiene que participar las personas que conozcan el funcionamiento global de la empresa. Como parte de la seleccin del sistema ERP, las empresas han de decidir la polticadereingeniera. Probablemente, ninguno de los sistemas ERP candidatos nos proporcionar la cobertura de todos los requerimientos de la empresa. La organizacin tendr que escoger entre personalizar el sistema ERP, para adaptarse a los procesos de la organizacin, o cambiar los procesos de negocio al estndar que propone el sistema ERP. Muchas empresas utilizan la adopcin de un sistema ERP como una oportunidad para cambiar sus procesos de negocio bsicos, haciendo una reingeniera de los mismos para coincidir con la "mejor prctica" (best practice) de los procesos del sistema ERP. Todo tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Dependiendo del tamao de la empresa, los recursos econmicos y el tamao del proyecto de implantacin del ERP, la empresa puede externalizar el proceso de evaluacin y seleccin del sistema ERP en empresas consultoras especiali-
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zadas. En la seleccin de la empresa de consultora externa se analizan factores como el precio, la formacin y el mantenimiento de los servicios, y se negocia el acuerdo contractual. En la seleccin del ERP se analizar el mercado de los diferentes proveedores de sistemas ERP, en base a un conjunto de criterios que previamente se habrn definido, para ser capaces de obtener aquel o aquellos sistemas ERP que mejor se adapten tanto a las funcionalidades especficas como a los procesos de negocio. 5.4. Fase: implantacin del sistema ERP
Criterios bsicos Los criterios bsicos para evaluar a los proveedores de sistemas ERP se clasifican en: funcionales, tcnicos, econmicos, estratgicos y sobre el proveedor.
La implantacin del sistema ERP es la personalizacin o parametrizacin y la adaptacin del sistema ERP adquirido segn las necesidades de la organizacin.
La falta de experiencia en una costosa implantacin del sistema ERP aconseja contratar una empresa consultora externa con experiencia previa en proyectos de implantaciones similares al nuestro. El equipo de consultora proporcionar las metodologas de implementacin, el conocimiento y la formacin. El tiempo requerido para la implantacin y puesta en marcha del sistema depende del tipo de ERP, del nmero de mdulos, del tamao de la empresa y de sus necesidades. En la fase de seleccin se ha definido la poltica de reingeniera que aplicaremos (quin se adapta a quin?). En la fase de implantacin, tendremos que encontrar un equilibrio entre la forma que se desea trabajar y la forma en que el sistema ERP permite trabajar. La configuracin del sistema se realiza a travs de los mdulos y las tablas de configuracin. Se empieza por decidir qu mdulos se instalarn. Posteriormente, para cada mdulo se modifica el sistema por medio de las tablas de configuracin con el fin de obtener el mejor ajuste posible con los procesos de negocio de la empresa. Las tablas de configuracin permiten a las empresas adaptar un aspecto particular del sistema con el modo de hacer negocios. A pesar de los mdulos y las tablas de configuracin, el sistema permite personalizarse hasta cierto punto. Algunas de las tareas que se tienen que llevar a cabo en la fase de implantacin del ERP son: instalacin del hardware instalacin del software en entorno a pruebas reingeniera de procesos configuracin del software (tablas, ficheros, interfaces, formularios e informes para cada mdulo) traspaso de datos
Ejemplo Con las tablas de configuracin, una empresa puede seleccionar el tipo de contabilidad, o si quiere conocer los ingresos de los productos por unidades geogrficas, por lneas de productos o por canales de distribucin.
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diseo y ejecucin de los juegos de pruebas elaboracin de la documentacin de los manuales de procedimientos formacin de los usuarios finales puesta en marcha y seguimiento
Los cambios empresariales Los cambios empresariales estn en la cultura de la organizacin, en los procesos de negocio y en la disciplina de trabajo.
La correcta implantacin del sistema ERP es el reto principal. Los motivos de fracasos en la implantacin son diversos, entre otros, el rechazo de los usuarios al nuevo sistema o al cambio en la manera de trabajar. Como la implantacin de un sistema ERP supone un cambio en la filosofa empresarial, muchas veces resulta conveniente engendrar el proyecto de implantacin de un sistema ERP dentro de un programa de gestin de cambio. De ah que, cada vez ms, la implantacin de un sistema ERP deje de ser una cuestin de sistemas de informacin para convertirse en un aspecto de la estrategia de negocio o la mejora de procesos.
Los dos principales (y contrapuestos) enfoques de implantacin de sistemas ERP son: la implantacin por fases o modular y la implantacin global o big bang.
1)Implantacinmodularoporfaseso"stepbystep" La implementacin se realiza en fases y de forma progresiva. Los mdulos son implantados uno a uno o por grupos de mdulos. Son implementaciones secuenciales que consisten en el diseo, desarrollo, testing e instalacin de los diferentes mdulos. En cada fase se han de integrar los nuevos mdulos con el sistema existente. Minimiza los riesgos y el control del coste del proyecto, pero aumenta el periodo de implantacin del sistema ERP final. 2)Implantacinglobalo"bigbang" La implementacin se realiza simultneamente en todos los mdulos, en un solo lugar y a la misma vez. En este escenario, el sistema pasa de ser una versin de prueba a ser el sistema actual utilizado. El big bang pide una gran cantidad de testing antes de hacer el cambio de sistema heredado al nuevo. Comparado con la implementacin en fases, el big bang minimiza la duracin en el tiempo de la implantacin, pero dificulta el control del coste econmico del proyecto. El enfoque de implantacin del big bang es un proceso de tres pasos: Primero, se seleccionan todos los procesos crticos y se implementan en un entorno a prueba. Segundo, todos los mdulos son testeados individualmente as como sus integraciones con otros mdulos. Los problemas detectados durante el tes-
Fases En una primera fase se pueden implantar los mdulos de finanzas y compras, y en una segunda, incluir los mdulos de gestin de materiales, produccin y calidad.
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ting proporcionan un feedback que ser usado para desarrollar y finalizar el mdulo. Tercero y ltimo, el sistema antiguo se retira y se instala el nuevo. Despus de la implantacin siempre se tienen que hacer cambios o ajustes, pero debido al amplio testing realizado se espera que las necesidades de estos cambios sean mnimos.
5.5. Fase: puesta en marcha del sistema ERP Finalizada la fase de implantacin del sistema ERP, sigue un periodo de estabilizacin. Se empieza a usar el nuevo sistema y los nuevos procesos. Se observan los primeros resultados del cambio y se detectan defectos de mal funcionamiento que se tendrn que corregir. En este periodo de estabilizacin, los usuarios todava no estn lo bastante familiarizados con los cambios, lo cual puede suponer que, durante los primeros meses, no se obtenga el resultado esperado. En el uso del sistema es importante que los usuarios reciban formacin y apoyo de la organizacin. Pasado el periodo de estabilizacin, los problemas y las paradas tienen que ser mnimas.
La organizacin quiere conocer si la implantacin ha sido un xito, comparar entre lo que se planific y la realidad. As, se har una auditora por parte de diferentes personas o por una empresa externa. En la auditora se comparar si el funcionamiento del sistema es el que se acord. Se evaluar la duracin del proyecto, el coste y los beneficios reales contrastndolos con los que se planificaron.
El sistema est implementado y se tiene que hacer el mantenimiento para garantizar su buen funcionamiento. Es necesario un mantenimiento en las infraestructuras, en la instalacin de las nuevas actualizaciones y en las mejoras generales del sistema.
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6. Proveedores de sistemas ERP
6.1. Modalidades de sistemas ERP
6.1.1. ERP propietario Un software propietario requiere el pago de una licencia para poder ser usado. En una implantacin de ERP, el coste de las licencias puede representar el 50% del coste total del proyecto; se tiene que pagar por el nmero de usuarios que se usarn. La principal ventaja de un software propietario es el control de la calidad. Las empresas desarrolladoras de software propietario disponen de controles de calidad sobre el software desarrollado. El principal inconveniente es la dependencia de los proveedores del software, al no poder disponer el cliente del cdigo fuente. 6.1.2. ERP software libre
El significado de software libre o de fuente abierta (free software u open source software) hace referencia a una serie de libertades que disfrutan los usuarios de este tipo de software: libertad para ejecutar los programas con cualquier propsito, en cualquier lugar y para siempre, libertad de estudiar el funcionamiento de los programas (exige el acceso al cdigo fuente), libertad para redistribuir el programa y libertad para mejorar los programas y distribuir versiones mejoradas.
Diferentes proyectos de gran magnitud de software libre7 son desarrollados por grandes compaas, que adems de trabajar para mejorar constantemente el cdigo le dan garanta de continuidad. La diferencia de estas empresas con las de software propietario ms "tradicional" es su filosofa abierta y su modelo de negocio orientado al servicio y no a la venta de licencias. Generalmente, el software libre es gratuito porque no tiene costes de licencias de uso (aunque las cuatro libertades mencionadas ms arriba no prohben cobrar por licencias). La empresa cliente adquiere de forma gratuita los mdulos que necesita. Si el cliente dispone de recursos propios, el coste econmico de realizar la implementacin y dar la formacin a su personal es nulo. Si el cliente no dispone de recursos, entonces las empresas desarrolladoras de sistemas de software libre disponen de una comunidad de socios que ofrecen servicios
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Software libre no es lo mismo que software gratuito.
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de implantacin, configuracin y formacin de usuarios para sus aplicaciones. Asimismo, ofrecen cursos de formacin para los nuevos socios o clientes que desean implantar la solucin de forma independiente. Usando sistemas de cdigo abierto no se est unido a la empresa desarrolladora, pues al disponer del cdigo fuente se puede escoger otra empresa que d el soporte tcnico del sistema. La principal ventaja de una implantacin de ERP de software libre es la reduccin de costes con respecto a las licencias de uso (aunque hay estudios que avalan que este solo representa una parte del coste total de propiedad de un programa, que incluye, entre otros, los costes de la implantacin y de la formacin). El principal inconveniente es que muchos proyectos de software libre no ofrecen todas las funcionalidades que propone el software propietario, dado que estn sin acabar. Los principales sistemas ERP de software libre son Openbravo, OpenERP y Adempiere. 6.2. Los principales proveedores de ERP propietario Actualmente, los principales vendedores de ERP son: SAP, Oracle y Microsoft. Aunque existen algunas diferencias en las estrategias de marketing y los productos de estos vendedores, tienen algunas caractersticas comunes: una base de datos relacional, una arquitectura cliente/servidor y varios mdulos funcionales.
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Figura 11. Proveedores productos ERP para la pequea y mediana empresa
Fuente: Gartner (2010). Cuadrante mgico ERP SME
6.2.1. SAP SAP8 es un producto desarrollado y comercializado por la empresa alemana SAP AG, fundada en 1972 por desarrolladores de aplicaciones de IBM. En sus orgenes, SAP AG desarrollaba aplicaciones para el mercado europeo. En las ltimas dcadas se ha expandido lentamente y opera en todo el mundo, convirtindose en la empresa lder de los proveedores de sistema ERP. En 1973 cre SAP R/1, formado para el sistema financiero y de gestin de materiales. En 1979 aparece SAP R/2 como la evolucin de la anterior, aadiendo una base de datos centralizada. En 1992, nace SAP R/3, con la incorporacin de la arquitectura cliente/servidor; eso supuso ser la lder del mercado a escala mundial. En 1996, SAP R/3 se adapta a Internet, aade aplicaciones complementarias, CRM y SCM, y empieza a desarrollar las soluciones sectoriales especficas. En 1999 presenta mySAP, el sistema contina evolucionado y mejorando, diversificndose en el mercado al ofrecer nuevos productos segn el tamao de la empresa o el sector al que pertenece. En el 2002 presenta SAP Business One.
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Systeme, Anwendungen und Produkte: sistemas, aplicaciones y productos
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En el 2004 comercializa SAP NetWeaber, que convierte cualquier programa SAP en un programa Web-enabled, lo cual significa que se puede trabajar con l mediante la web. En el 2007, su principal producto, SAP R/3, pasa a llamarse SAP ERP. El sistema usa la arquitectura cliente/servidor aplicada a varios niveles, permitiendo el control de los mdulos de interaccin entre distintos clientes y servidores en tiempo real. Est basado en la arquitectura en tres capas: base de datos, servidor de aplicaciones y cliente. Se comercializan los sistemas: SAP Business Suite, para grandes empresas; SAP Business All in One, Business One y Business ByDesign, para pymes; y MySAP, para soluciones sectoriales.
SAP es el primer proveedor de software empresarial en el mundo.
6.2.2. Oracle Esta empresa estadounidense fue fundada en 1977 por Larry Ellison para desarrollar bases de datos y sistemas gestores. En 1983, se cambia el nombre de la empresa por Oracle Corporation. Las bases de datos y los gestores creados por Oracle evolucionan y obtienen un gran xito. El ERP de Oracle, conocido como Oracle Applications, proporciona aplicaciones para la grande y mediana empresa y soluciones especficas para los sectores industriales con las soluciones sectoriales. Algunos de los productos que ofrece son: Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise, Siebel y JDEdwards Enterprise One. Todos estos productos ofrecen aplicaciones CRM, SCM, e-business y la integracin de aplicaciones va Internet. Oracle pretende dominar el software de bases de datos para influenciar sobre el mercado del ERP. La mayora de desarrolladores de sistemas ERP usan la base de datos de Oracle. Desde el 2005 Oracle ha adquirido una serie de empresas, como PeopleSoft, Siegel y Retek, para desbancar a SAP de su liderazgo en el mercado mundial. Oracle es el segundo fabricante internacional de paquetes empresariales despus de SAP. 6.2.3. Microsoft Empresa norteamericana fundada en 1975 por Bill Gates y Paul Allen. En el ao 2001 cre una nueva lnea de negocio, llamada Business, para desarrollar sistemas de informacin empresarial. Desde el 2002, Microsoft adquiere diferentes empresas de vendedores de sistemas ERP como Great Plains, So-
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lomon, Navision y Axapta. La combinacin de los diferentes productos de las empresas adquiridas permite a Microsoft crear el Microsoft Business Solutions que, posteriormente, llamar Microsoft Dynamics. El objetivo de Microsoft Dynamics es dar apoyo al rea financiera, a la produccin, a la gestin de las relaciones con los clientes (CRM) y a la cadena de suministros (SCM). Incluye el siguiente software: Microsoft Dynamics AX (antes, Axapta), Microsoft Dynamics GP (antes, Great Plains), Microsoft Dynamics NAV (antes, Navision) y Microsoft Dynamics SL (antes, Solomon). Actualmente, ofrece soluciones sectoriales y se han aadido aplicaciones CRM (Microsoft Dynamics CRM). El objetivo que persigue Microsoft, en el mercado de software ERP, es desbancar del liderazgo a SAP, fin tambin perseguido por Oracle. 6.3. Los principales proveedores de ERP de software libre
6.3.1. Openbravo Es la solucin lder en software libre y en entorno web para la pequea y mediana empresa. Su sistema en entorno web de gestin integral de empresas (ERP) se utiliza en cerca de cincuenta pases. El crecimiento de Openbravo se origina por la contribucin de su comunidad internacional, compuesta de usuarios, partners y desarrolladores en constante expansin. El modelo de negocio de la compaa, basado en el software libre comercial, elimina el coste de las licencias y ofrece apoyo, servicios y mejoras de los productos mediante una suscripcin anual. Un creciente catlogo de soluciones y extensiones para su ERP, tanto comerciales como gratuitas, se encuentran disponibles en su marketplace en lnea, Openbravo Exchange. 6.3.2. Adempiere Adempiere es un proyecto guiado por la comunidad, la cual desarrolla y soporta una solucin de cdigo abierto para negocios del mismo nombre, ofreciendo la funcionalidad de ERP, CRM y SCM. El proyecto Adempiere fue creado en septiembre del 2006, despus de las diferencias que se tuvieron entre Compiere Inc., los desarrolladores de Compiere, y la comunidad que se form en torno al proyecto. La comunidad consider que Compiere Inc. haba puesto especial nfasis en la naturaleza de cdigo abierto del proyecto en lugar de en la naturaleza comunitaria del proyecto. Tras una intensa discusin, se decidi bifurcar el cdigo de Compiere y dar nacimiento al proyecto Adempiere. Al ser un proyecto basado en la comuni-
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dad, todos tienen el derecho de emitir su opinin y, de hecho, es algo que se promueve activamente. El hito del proyecto Adempiere es la creacin de una comunidad que desarrolle y d apoyo a una solucin de cdigo abierto para las organizaciones. Las reas de negocio que cubre el sistema Adempiere son: ERP, SCM, CRM, finanzas, solucin integrada de punto de ventas (TPV-POS) y tienda web integrada. 6.3.3. OpenERP Actualmente, Openbravo ERP consta de dos versiones; una, Openbravo Community Edition (libre y gratuito) con soporte y funciones limitadas y otra, Openbravo Network Edition (con elementos privativos y comerciales) que requiere la compra de una licencia. El cdigo de la versin libre se public en abril del 2006. Nace en el ao 2000 con el nombre de TinyERP, por obra de Fabien Pinckaers. En el 2004, esta compaa se posiciona como lder en software de gestin para las ventas pblicas en Blgica. En el 2005 se crea la red de partners en Francia, para expandirse ms adelante por el resto del mundo. En el 2008, la empresa pasa a llamarse OpenERP. En el 2009, se introducen mejoras en el desarrollo colaborativo. Est orientado al uso en las pequeas y medianas empresas, aunque disponga de mdulos ms habituales en la gran empresa, como gestin de proyectos o estadsticas. El OpenERP permite trabajar remotamente mediante una interfaz web desde cualquier equipo conectado a Internet. Est formado por los siguientes mdulos: gestin de relaciones con el cliente (CRM), gestin de proyectos, gestin de almacenes, gestin contable y financiera, gestin de compras, gestin de ventas, recursos humanos, marketing, gestin del conocimiento y fabricacin. Tambin dispone de soluciones verticales por sectores, como la sanidad, hostelera, ingeniera civil, asociaciones, industria alimentaria y centros educativos. 6.4. Las soluciones SAP
6.4.1. SAP Business Suite SAP Business Suite ofrece a la empresa la capacidad de realizar procesos esenciales, especficos del sector y de apoyo empresarial con soluciones modulares diseadas para funcionar con otro software de SAP9 o de otros proveedores.
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www.sap.com, fecha de consulta: 14 de mayo del 2011.
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Las aplicaciones proporcionan las mejores prcticas sectoriales con aplicaciones especficas del sector: SAP customer relationship management SAP ERP (planificacin de recursos empresariales) SAP product lifecycle management SAP supply chain management SAP supplier relationship management
Aplicaciones empresariales preparadas para servicios Las aplicaciones estn basadas en una arquitectura abierta y orientada a servicios (SOA) y en la plataforma tecnolgica SAP NetWeaver.
Da apoyo a procesos empresariales globales en las reas siguientes: 1)Finanzas. Lleva a cabo, de forma eficiente y completa, la contabilidad financiera y la gestin de informes, optimizando operaciones financieras y gestionando pagos y cobros. Integra y da soporte a las funciones de gestin de tesorera y capital. 2)Fabricacin. Coordina la fabricacin global con la planificacin y la ejecucin locales. Gracias a la integracin con diferentes sistemas de planta, se obtiene una visibilidad para toda la empresa necesaria para optimizar activos de fabricacin distribuidos, integrar operaciones subcontratadas y fomentar la fabricacin optimizada. 3)Aprovisionamiento. Optimiza y centraliza los procesos del pedido al cobro. Minimiza el riesgo reforzando el uso global de normativas en materia de contratos y aumentado el ahorro gracias a una mayor visibilidad en las relaciones con el proveedor y en el rendimiento. 4) Marketing. Proporciona informacin de todas las interacciones con el cliente. Esta informacin permite coordinar las actividades de ventas y marketing, y conseguir retener de forma eficiente a los clientes adecuados para desarrollar relaciones rentables a largo plazo. 5)Ventas. Permite usar informacin relevante para centrar las iniciativas de ventas en las oportunidades de cliente ms rentables. Aumenta la eficacia de los equipos de ventas, acelera los ciclos de ventas y obtiene un incremento en los resultados finales con una mejor determinacin de precios, una planificacin ms precisa de la demanda y con previsiones de ingresos. 6)Servicio. Da una mejor atencin al cliente, controlando de forma ms estricta el coste de la prestacin de servicios. Permite aumentar la satisfaccin del cliente y su fidelidad resolviendo los problemas de forma rpida. 7)Recursoshumanos. Gestiona de forma eficaz todos los aspectos del personal y controla los costes.
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8)Gestindelacadenadesuministro. Permite percibir los cambios en el suministro y las situaciones de la demanda en una red global. 6.4.2. SAP Business One La aplicacin SAP Business One est diseada especficamente para lapequeaempresa. Incluye los procesos necesarios para gestionar toda la empresa, desde ventas y las relaciones con los clientes hasta las finanzas y las operaciones. Puede instalarse rpidamente (el tiempo de implantacin habitual es de dos a ocho semanas). SAP Business One incluye: 1)Gestinfinanciera: para automatizar, integrar y gestionar todos los procesos financieros y contables. 2)Gestindealmacnyproduccin: para gestionar el inventario en varios almacenes, hacer un seguimiento de los movimientos de stock y gestionar las rdenes de fabricacin que se basan en la planificacin de necesidades de material. 3) Gestin de relaciones con el cliente: para aumentar la rentabilidad del cliente y la satisfaccin con ventas efectivas, la gestin de oportunidades y el servicio postventa. 4)Comprasyoperaciones: para automatizar todo el proceso de aprovisionamiento, desde el pedido hasta el pago de la factura de proveedores. 5)Gestindeinformes: para actuar en funcin de la informacin instantnea y completa que ofrecen los informes amplios y puntuales. SAP Business One incluye las siguientes funcionalidades:
Tabla 3. Funcionalidades SAP Business One Contabilidad y finanzas Libro general y captura en el diario Contabilidad de costes Administracin de presupuestos y proyectos Banca y estados de cuenta Procesamiento y reconciliacin de pagos Estados financieros y reportes Impuestos por venta e impuesto al valor aadido Soporte de mltiples monedas Administracin de oportunidades y lneas Administracin de contacto y actividades de clientes y prospectos Cotizacin de ventas y rdenes Pronsticos de ventas Administracin de relaciones con clientes basadas en Web Administracin de contactos de servicio Captura y seguimiento de administracin de llamadas de servicio
Ventas y clientes
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Compras y operaciones
Propuestas de compra rdenes de compra y entrega Recepcin y devolucin de productos Facturas de cuentas para cobrar y notas de crdito Facturas de materiales rdenes de produccin Pronstico de materiales Administracin y consulta de artculos Recibo de stock, liberacin de stock y transacciones de stock Transferencia de almacn y nmeros de serie Reevaluacin de inventario Catlogo de clientes y vendedores Lista de precios y precios especiales Recolectar y empaquetar Reportes basados el Microsoft Office Excel Migracin de datos, campos definidos para el usuario, interfaz de programas de aplicacin y SAP Business One Software Development Kit Contabilidad de nmina Directorio y administracin de empleados y tiempo de los empleados
Inventario y distribucin
Reportes y administracin
6.4.3. SAP Business All-in-One Las soluciones SAP Business All-in-One estn desarrolladas, especficamente, para las empresas medianas que buscan soluciones sectoriales completas e integradas. Gestiona todos los aspectos, desde las finanzas, los recursos humanos, el aprovisionamiento, el inventario, la fabricacin, la logstica, el desarrollo de productos y los servicios corporativos, hasta la atencin al cliente, las ventas y el marketing. La funcionalidad integrada de ERP y CRM permite optimizar y completar un proceso de manera integral.
Ejemplo Puede utilizar la funcionalidad CRM para crear una oportunidad y convertirla directamente en una oferta y, a continuacin, utilizar la funcionalidad ERP para convertirla en un pedido de cliente completo, con producto, precio, factura y entrega.
SAP Business All-in-One ayuda a gestionar los procesos ms importantes en una solucin integrada, proporcionando: Planificacinderecursosempresariales(ERP): gestiona de manera eficaz las finanzas, la contabilidad, los recursos humanos, las operaciones y los servicios corporativos. Gestin de las relaciones con los clientes (CRM): gestiona de manera eficaz todos los aspectos de las relaciones con los clientes, desde el marketing hasta las ventas y los servicios.
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Businessintelligence(BI): obtiene informacin y mejorar la toma de decisiones con herramientas para la generacin de informes y anlisis financieros y operativos.
Mejoresprcticas: proporciona mtodos probados para implantar las mejores prcticas en reas y sectores funcionales clave.
Funcionalidadesespecficasdelsector: solucin adaptada al sector. PlataformatecnolgicaSAPNetWeaver: ampliacin de la solucin existente de manera rpida y rentable a medida que la empresa crece y las necesidades cambian.
El SAP Business All-in-One incluye: 1)Contabilidadyfinanzas: administra el libro general, los diarios, los presupuestos y las cuentas para cobrar y pagar. 2)Administracindeventasylasrelacionesconlosclientes: administra los contactos con los clientes para todos los empleados de la organizacin. 3)Comprasyoperaciones: controla todo el proceso de compra y prev todas las operaciones para tener la produccin al da. 4)Inventarioydistribucin: administra las rdenes de ventas, controla el inventario y las operaciones de almacn. 5)Reportesyadministracin: proporciona los principales reportes que ayudan a monitorizar el negocio. 6.5. Las soluciones OpenBravo
6.5.1. Openbravo 3 Openbravo 310 es la solucin ERP lder mundial en software libre y entorno web. Permite a las organizaciones de diferentes sectores econmicos, como distribucin, minoristas, fabricacin, servicios, ONG y Administracin pblica de todo el mundo, mejorar su rendimiento empresarial mediante una mayor productividad y agilidad en el negocio. El ERP puede implantarse en tan solo dos semanas en las pequeas y medianas empresas, e ir incorporando progresivamente ms funcionalidades a medida que las necesidades del negocio evolucionen.
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www.openbravo.com, fecha de consulta: 14 de mayo del 2011.
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Openbravo 3 ofrece una amplia cobertura funcional en todas las reas principales de un sistema de gestin completo del negocio, como contabilidad, ventas, aprovisionamiento, inventario, produccin, gestin de proyectos y servicios, incluyendo la integracin con herramientas de BI y con la gestin de punto de venta (TPV). Openbravo 3 incluye las siguientes funcionalidades: 1)Gestindedatosmaestros. Centralizacin de los datos en un nico repositorio compartido. Se encarga de la correcta gestin de los datos maestros del negocio, como pueden ser productos, clientes y proveedores, para garantizar la coherencia y trazabilidad de los procesos. 2)Gestindelaprovisionamiento. Permite tener el control de la cadena de suministro garantizando la integracin, el seguimiento y la coherencia del proceso. Minimiza los gastos de adquisicin y maximiza la colaboracin con terceros. Totalmente integrado con la gestin financiera y de almacn. 3)Gestindealmacenes. Optimiza el inventario. Permite que las existencias estn siempre al da y correctamente valoradas. Las capacidades para gestionar los lotes de mercancas y la posibilidad de usar nmero de serie aseguran el cumplimiento de los requisitos de trazabilidad impuestos en la mayora de industrias. 4) Gestin de proyectos y servicios. Orientado a empresas cuya actividad se basa en la entrega de proyectos o servicios. Permite gestionar, de manera integrada con el resto de la aplicacin, el presupuesto, las fases, los costes y las compras asociados a cada proyecto individual. El componente de servicios permite la definicin de servicios y recursos y el control de todas las actividades, facturables o no, realizadas para un cliente externo o interno, as como el monitoreo detallado de los gastos. 5)Gestindelaproduccin. Las funciones de produccin y gestin de planta permiten modelar la estructura productiva de cada organizacin (secciones, centros de coste, mquinas y utillajes), as como de los datos relevantes para la produccin: planes de produccin (secuencias de operaciones) y productos involucrados en las mismas. La funcionalidad se orienta a cubrir las necesidades habituales de los entornos de produccin discreta: planificacin de la produccin y de los aprovisionamientos relacionados mediante MRP, creacin de rdenes de fabricacin, partes de trabajo (notificacin de tiempo y consumos), clculo de los costes de produccin, notificacin de incidencias de trabajo y partes de mantenimiento. 6)GestincomercialyCRM. La funcionalidad del rea de gestin comercial est expresamente diseada con el objetivo de permitir la mxima flexibilidad y agilidad en la ejecucin, aspectos determinantes en cualquier proceso
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comercial. Es posible encadenar los documentos (pedido, albarn, factura) en cualquier orden que la empresa precise, o incluso prescindir de alguno de ellos si no es necesario. 7)Gestinfinancieraycontabilidad. Controla las finanzas a lo largo de todo el ciclo de negocio. El rea financiera acta como acumulador de todos los hechos relevantes que se van generando desde el resto de reas de gestin. 8)Businessintelligence. Las organizaciones empresariales manejan un gran volumen de datos de la prctica de sus actividades empresariales. Eso no significa necesariamente que dispongan de informacin til para la gestin de su negocio. El componente de business intelligence est integrado en el propio sistema de gestin, y ayuda a realizar un seguimiento del estado del negocio, proporcionando la informacin relevante para la toma de decisiones. Los cuadros de mandos predefinidos permiten verificar, mediante la monitorizacin de una serie de indicadores clave, si la estrategia definida est siendo correctamente implantada en la organizacin. 6.5.2. Openbravo POS Openbravo POS (point of sale, 'punto de venta) est integrado de forma completa y transparente con el Openbravo 3; puede ser utilizado de forma independiente o con l en funcin de las necesidades del usuario. Garantiza el flujo de informacin entre el punto de venta y el back-office, proporcionando a las pequeas y medianas empresas del sector Retail una solucin de gestin totalmente integrada, asequible y fcil de usar, a la vez que gil y basada en estndares. Openbravo POS ofrece toda la gama defuncionalidadesqueelsectorminoristademanda: ventas, reembolsos, informes diarios, gestin de efectivo, gestin de almacenes, etc. 1)Gestindedatosmaestros: productos, categoras y subcategoras, imgenes, impuestos, almacenes, reas de restaurante y disposicin de las mesas, usuarios y roles, etc. 2)Gestindeventas,reembolsosyefectivo: edicin de recibos, bsqueda de productos, gestin de impuestos, cdigos de barras, descuentos, promociones, pagos, etc. 3)Gestindealmacenes: propiedades de productos, movimientos de productos, recuento de inventario, recibos de productos, etc. 4)Informesygrficos: elaboracin de informes, filtrado, grficos, etc.
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5)Mdulopararestaurantes: gestin de reservas, reas de restaurante personalizables, ocupacin, etc.
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Resumen
Los sistemas ERP han sido adoptados por muchos negocios en la ltima dcada. Estos sistemas han revolucionado la forma de hacer negocio mediante la integracin de los procesos de negocio, compartiendo los datos comunes y las prcticas en toda la empresa, produciendo y accediendo a la informacin en entornos de tiempo real. Como resultado, los sistemas ERP han dado lugar a la mejora de la capacidad de la toma de decisiones, lo cual se manifiesta en amplios indicadores, como la disminucin de inventarios o la aceleracin del proceso de cierre financiero. Las organizaciones se han dado cuenta de los importantes beneficios, tangibles e intangibles, derivados de todo ello, como la reduccin de los gastos generales y administrativos, la mejora de mrgenes, el crecimiento de los ingresos y el aumento de la satisfaccin de los clientes. Sin embargo, a pesar de estos beneficios, muchas empresas han tenido serios problemas de implementacin del sistema ERP. Dichos problemas han hecho que muchas organizaciones abandonaran la iniciativa o implementaran el sistema con una capacidad reducida. Las empresas han errado en la implantacin del ERP cuando lo han visto como una forma mgica para ser competitivas y no como una herramienta que depende de la forma en que se utilice. En efecto, la herramienta puede ayudar a la empresa a ser ms competitiva, pero tambin puede hacerla salir del negocio. Es importante que todos los directivos y el personal de la empresa sepan obtener el mximo rendimiento de un sistema ERP. No se tiene que olvidar que la capacidad para obtener prestaciones mximas de un ERP depender siempre de los usuarios y no del propio ERP o del consultor externo que ayude en su implantacin. La evolucin del ERP est ligada a la innovacin en las TIC y a las necesidades de las empresas. Actualmente, los vendedores ofrecen mejoras en sus funcionalidades y productos dirigidos al e-commerce, al back-office, en disear productos para la pequea y mediana empresa. El lder del mercado de ventas es SAP; las empresas se asocian para innovar en nuevos productos para desbancarla de su posicin en el mercado. Otros proveedores de ERP se especializan en las soluciones sectoriales, en productos para la pequea y mediana empresa o en la administracin de la relacin con el cliente (CRM).
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Actividades
1. Definid con vuestras palabras qu es un sistema ERP (hemos visto diferentes definiciones formales). Ahora, haced vuestra propia definicin de un sistema ERP. 2. En la crisis econmica y financiera actual, creis que las empresas invertirn en la adquisicin o ampliacin de sistemas ERP? Cmo previs la evolucin en estos prximos diez aos? 3. En Espaa, en qu fase del ciclo de vida creis que estn los proyectos ERP?: las empresas estn invirtiendo en adoptar, mejorar y mantener estos proyectos o no harn nada y lo dejarn morir, haciendo aumentar los fracasos en las implantaciones ERP?
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Glosario
arquitectura cliente/servidor f Es una configuracin descentralizada basada en un servidor que ofrece servicios a un conjunto de clientes. La comunicacin entre los clientes y el servidor se realiza por red o por Internet. Este tipo de tecnologa permite separar las tareas de usuario de las lgicas de la aplicacin y las de gestin de datos. back-office m Es la parte de las empresas en la que tienen lugar las tareas destinadas a gestionar la propia empresa y con las que el cliente no necesita contacto directo. El trmino se construye a partir del concepto de que la oficina visible es el departamento de ventas y clientes y en la trastienda es donde se fabrica, disea y gestiona la actividad. comercio electrnico (e-commerce) m Es la compra y venta de productos o de servicios por Internet, usando como forma de pago medios electrnicos, tales como las tarjetas de crdito. comercio mvil (m-commerce) m Toma sus bases del comercio electrnico; las transacciones son ejecutadas desde un mvil o dispositivo sin hilo mvil. CRM f Herramienta de gestin de las relaciones con los clientes. e-business m Transformacin de los procesos de negocio mediante el uso de Internet. ERP (enterprise resource planning) f Sistema de gestin de la informacin que se basa en una solucin completa que permite a las empresas gestionar su negocio. front-office m Se refiere a los departamentos de una empresa que entran en contacto con los clientes, incluyendo la comercializacin, las ventas y los departamentos de servicio. MRP f Material resource planning (planificacin de pedidos de material).
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Bibliografa
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Sistemas de cooperacin empresarial

Humi Guill Fuster
PID_00174746
ndice
Introduccin............................................................................................... Objetivos....................................................................................................... 1. Gestin empresarial de proyectos (EPM)..................................... 1.1. 1.2. 1.3. Introduccin ................................................................................ Definicin EPM ........................................................................... Ciclo de vida de la gestin de proyectos .................................... 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5. 1.3.6. 1.4. 2. Establecer los criterios bsicos del sistema EPM: configuracin general .................................................... Creacin y estimacin de un proyecto ......................... Planificacin del proyecto ............................................. Fase de evolucin transaccional del proyecto ............... Seguimiento del proyecto y de la cartera de proyectos ........................................................................ Optimizacin de la cartera de proyectos y anlisis ........ Relacin del EPM con otros procesos .........................................
5 6 7 7 8 10 11 12 13 14 15 16 16 18 18 19 20 21 22 23 25 27 27 28 29 29 31 31 32 34 34 34
Gestin de la cadena de suministro (SCM).................................. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. Introduccin ................................................................................ 2.1.1. La cadena de suministro ............................................... Evolucin de la gestin de la cadena de suministro ................... Definicin .................................................................................... Caractersticas de una solucin software SCM frente a una solucin ERP ................................................................................ Caractersticas de una solucin SCM .......................................... Tendencias de futuro del SCM y ERP .........................................
3.
Gestin de la relacin con el cliente (CRM)................................ 3.1. 3.2. 3.3. Introduccin ................................................................................ Definicin .................................................................................... Caractersticas de una solucin CRM ......................................... 3.3.1. 3.3.2. 3.4. 3.5. CRM operacional ........................................................... CRM analtico ................................................................
Proveedores de sistemas CRM ..................................................... Implantacin del CRM ...............................................................
4.
Negocio electrnico (e-business)..................................................... 4.1. 4.2. Introduccin ................................................................................ Conceptos e-business.....................................................................
5.
Inteligencia del negocio (BI).......................................................... 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Introduccin ................................................................................ Definicin .................................................................................... Elementos y caractersticas de una solucin software BI ............ Proveedores de sistemas de BI ....................................................
36 36 36 37 40 41 41 41 41 43 44 44 45 45 47 51 52 53
6.
Gestin del conocimiento (KM)...................................................... 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. Introduccin ................................................................................ Definicin .................................................................................... Caractersticas de una solucin KM ............................................ Divergencia BI-KM ......................................................................
7.
Gestin documental.......................................................................... 7.1. 7.2. 7.3. Introduccin ................................................................................ Definicin .................................................................................... Caractersticas de una solucin de gestin documental .............
Resumen....................................................................................................... Actividades.................................................................................................. Glosario........................................................................................................ Bibliografa.................................................................................................
Introduccin
Este mdulo didctico tiene como objetivo estudiar otros sistemas avanzados de informacin empresarial que han ido transformando y ampliando el ncleo de los sistemas ERP hacia lo que algunos autores, e incluso los fabricantes, denominaron ERP-II, trmino acuado por la consultora GartnerGroup (2001, febrero). "Taking the pulse of ERP". Modern Material Handling (pg. 44-51). El ncleo del sistema ERP tradicional se complementa con soluciones de gran nivel de especializacin, tales como la gestin de la cadena de suministro (SCM), la gestin de las relaciones con los clientes (CRM), la gestin empresarial de proyectos (EPM) y, adems, otros sistemas de valor aadido que perfeccionan la solucin de negocio, tales como business intelligence (BI), gestin del conocimiento (KM), e-business, gestin documental... El valor aadido para la empresa de esta integracintecnolgicaygestincolaborativa interorganizacional incluye otras ventajas adicionales a las propias del ERP: se destaca el incremento de la transparencia de la informacin, la optimizacin de recursos, la automatizacin de los procesos operativos, la agilidad del proceso de toma de decisiones y la reduccin de los tiempos de respuesta. Los sistemas que abordaremos en este mdulo aaden, a los tradicionales sistemas ERP, optimizacininterna y externa mediante un modelo colaborativo. Las empresas, ejerciendo nuevas actitudes de supervivencia y adaptacin ante fenmenos como la globalizacin, la nueva economa y los negocios electrnicos, buscan la integracin de sus departamentos y la integracin entre empresas. Estos otrossistemas que vamos a tratar en el mdulo identifican una tendencia de la transformacin empresarial que, partiendo de la orientacin vertical de la empresa resuelta desde sistemas ERP tradicionales, optimiza las funciones internas y externas de tal forma que la solucin resultante incluye funcionalidades interempresariales. Por tanto, procede analizar y estudiar el conjunto de conceptos y caractersticas bsicas de otros sistemas de informacin empresarial, todo ello despus de que el estudiante haya obtenido un conocimiento previo adecuado de los sistemas ERP, sus funcionalidades y el marco de aplicacin. Trabajaremos con mayor profundidad los sistemas EPM, CRM y SCM y, a continuacin, revisaremos en lneas generales el resto de sistemas que los pueden complementar: e-business, BI, KM, gestin documental.
Objetivos
La finalidad de este mdulo didctico es dar a conocer el significado de los conceptos sobre los que se han construido los sistemas de informacin empresarial avanzados SCM, EPM, CRM, y los sistemas BI, KM, e-business, gestin documental que complementan las funciones de los primeros, y entender qu es lo que resuelve cada uno de estos productos software y cmo pueden interactuar entre ellos. En las explicaciones se abordan los conceptos base de gestin de empresas sobre los que ha partido el desarrollo de estas soluciones tecnolgicas, y se avanza hacia el estado actual de la tecnologa ligada a los conceptos tratados. En definitiva, al finalizar el estudio de este mdulo, tenis que:
1. Conocer las razones que han impulsado el desarrollo de los sistemas tratados en el mdulo. 2. Conocer las caractersticas de los distintos sistemas y su mbito de aplicacin. 3. Obtener conclusiones sobre la aplicacin de los sistemas tratados en los entornos empresariales. 4. Identificar los factores crticos de xito segn el modelo de negocio que cubren las soluciones tecnolgicas que una empresa se plantee implantar.
1. Gestin empresarial de proyectos (EPM)
1.1. Introduccin En cualquier unidad funcional de una empresa surge la necesidad de gestionarproyectos; en toda organizacin van naciendo y terminando proyectos, aunque no siempre las organizaciones los consideran como tales o los administran como si lo fueran. Por otro lado, dependiendo del objeto de negocio de la empresa, los propios servicios y productos que se ofrecen a sus clientes necesitan ser estructurados como proyectos.
La gestindelproyecto implica la coordinacin de un conjunto de actividades, dentro de la organizacin, que permite obtener un conjunto de productos y/o de prestaciones de servicios en unos plazos y condiciones determinadas, utilizando los diferentes recursos internos de la empresa.
La gestin del proyecto tambin supone la fabricacin y entrega de los productos fsicos durante el transcurso del proyecto. Todo ello lleva a que la organizacin proporcione a sus clientes determinadas soluciones globales en un contexto determinado. Los mtodos clsicos de gestin de proyectos han evolucionado desde la gestin de flujos continuos hasta la gestin de proyectos con cambios discontinuos, donde es necesario adaptar rpidamente todos los aspectos de la explotacin para mantener o desarrollar la competitividad.
(1)
El concepto EPM , como lo han llamado algunos fabricantes de software (de forma genrica se le conoce como solucin de gestin empresarial de proyectos), supone una estrategia de negocio para la empresa que lo implanta; con ello se unifican los procesos, la organizacin y la tecnologa con el objeto de proporcionar una mejora en la gestin de la propia compaa, centrndose en la gestin de proyectos desde la perspectiva integral de la empresa.
EPM son las siglas de enterprise project management.
La solucin EPM concibe cada proyecto con los elementos bsicos de la administracin: control, recursos, presupuesto, organizacin de informes, etc. 1.2. Definicin EPM EPM es una solucinoherramientadegestindeproyectos.
Confusin con siglas EPM Algunos fabricantes de software utilizan EPM para la identificacin de otros conceptos muy diferentes al que estudiamos en este apartado; es importante no confundir el concepto EPM que nos ocupa, la administracin en gestin de proyectos, con la gestin del rendimiento empresarial (EPM, enterprise performance management), utilizado por Oracle.
EPM es un sistema de informacin de apoyo a la gestin de operaciones de envergadura y complejidad, de carcter no repetitivo y necesario para acometer una obra de importancia en el contexto empresarial, sistematizando las tcnicas de gestin y las formas de organizacin adecuadas para resolver operaciones complejas, que implican a varios conjuntos de personas, mquinas, mercaderas, etc.
En esta definicin, cabe destacar los siguientes aspectos: 1) Administra de forma inteligente el ciclo de vida completo de la inversin y el proyecto, desde las decisiones estratgicas hasta la administracin del trabajo. 2) Incorpora una solucin de gestin empresarial de proyectos, que es una estrategia de negocio en s misma. 3) Implica un proceso de transformacin que supone cambios en los procesos, la organizacin y la tecnologa. 4) Mejora la gestin de proyectos internos y externos. 5) Toda la informacin que se gestiona mediante la herramienta es un activo estratgico para la compaa; se crea una base sobre la que redefinir continuamente formas de mejorar la direccin y gestin de nuevos proyectos. 6) Proporciona un progreso sustancial en el nivel de calidad de los proyectos y consigue los objetivos de resultado, coste y plazo de operacin. A partir de la solucin informtica de gestin de proyectos, podemos implementar proyectos de diferentes tipos atendiendo a la naturaleza del cambio que producen. En una organizacin, trabajarn contra la solucin EPM distintos departamentos o reas de la organizacin. En lneas generales, intervendrn: 1)reafinanciera (controler, administrativo y gestor de tesorera). Las gestiones que realizar desde la solucin son:
Ejemplo Una herramienta potente debera permitir abordar proyectos de construccin, investigacin, ingeniera, informtica, organizacin, desarrollo, comercializacin, servicios profesionales, etc.
a) Gestin de clientes y proveedores c) Gestin de impuestos d) Contabilizacin e) Reporting 2)Gestoresoperativosdelproyecto (jefes de proyecto y miembros de equipo) trabajando distintos aspectos: a) Plan de proyecto, ejecucin y monitorizacin: alcance, tiempo, coste y riesgo b) Relaciones entre los interesados c) Realizacin de tareas d) Documentacin del proyecto 3)readedireccindelaempresa (ejecutivos, responsables de rea, director tcnico), donde se trabaja en la solucin de aspectos como: a) Gestin gerencial de la cartera b) Apoyo a la toma de decisiones sobre la inversin en proyectos c) Estrategia d) Verificacin de conformidad sobre la metodologa, procedimientos internos... 4)reacomercial. El equipo comercial utilizar la herramienta para agilizar la definicin de proyectos durante el proceso de venta y permitir la realizacin de un presupuesto acertado. 5)Administradoresdelasaplicaciones. La solucin requiere tareas de administracin y mantenimiento similares a otras aplicaciones. En la siguiente figura se representan las distintas reas de la organizacin que interactan con el sistema EPM.
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Figura 1. reas de la organizacin que interactan con el EPM
1.3. Ciclo de vida de la gestin de proyectos Para la gestin de proyectos se requiere adoptar una metodologa de trabajo, dependiendo del sector al que pertenece la empresa. Por lo general, se tiende a asumir la metodologa desarrollada por el Project Manager Institute (PMI), que se encuentra recopilada en la gua denominada PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge, actualizada cada cuatro aos). Es un estndar reconocido internacionalmente que proporciona los fundamentos de la gestin de proyectos que son aplicables a un amplio tipo de proyectos, incluyendo construccin, software, ingeniera, finanzas, administracin y marketing. Independientemente de la metodologa que asuma la organizacin y que marcar el modelo de operacin, las soluciones EPM se pueden descomponer para su anlisis en distintos fragmentos de acuerdo al ciclo de vida del proyecto. Podemos asociar dichos fragmentos de la solucin a fases bien diferenciadas del ciclo de un proyecto. En la figura siguiente representamos las fases y, a continuacin, se detallan las funcionalidades relacionadas con las cinco fases genricas.
2 (2)
IEEE Std 1490-2003 y tambin como Norma ANSI. PMBOK Las empresas tienden a adaptar la metodologa PMBOK u otras especficas para gestionar sus proyectos.
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Figura 2. Fases del ciclo de vida del EPM
El ciclodevidadelEPM se descompone en las siguientes fases: configuracin general, creacin y estimacin de un proyecto, planificacin del proyecto, evolucin transaccional y seguimiento del proyecto de la cartera de proyectos.
1.3.1. Establecer los criterios bsicos del sistema EPM: configuracin general
Cualquier solucin software de gestin de proyectos requerir la identificacin inicial sobre el sistema de toda la informacin relativa al conjunto de proyectos a gestionar en la empresa.
Para ello, el sistema proporcionar una estructura de formularios y un modelo interno de datos para: 1) Identificar los aspectos generales en la gestin de proyectos de la empresa. 2) Establecer los calendarios genricos que nos permitirn hacer las planificaciones. 3) Identificar los recursos disponibles3 en la organizacin.
(3)
Asociacin de porcentajes de eficiencia.
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(4)
4) Identificar en el sistema los valores de coste4 de los servicios que realiza la empresa y los costes de los materiales utilizados. 5) Identificar los proyectos plantilla que puedan aportar agilidad en el momento de generacin de proyectos concretos de ejecucin. 6) Identificar los criterios de clasificacin de los proyectos en la empresa. 1.3.2. Creacin y estimacin de un proyecto
Esta identificacin podr ser calculada por el propio sistema a partir de los datos generados desde otros mdulos de la aplicacin: gestin de inventario, gestin de produccin, gestin de recursos humanos: nminas.
Una vez tenemos el sistema configurado para permitir el uso de la solucin de forma apropiada, y segn los requerimientos de la empresa, ser posible iniciar el uso del sistema. Para ello, dentro del mbito de un proyecto concreto, se inicia el ciclo de vida del proyecto identificando los datos generales de cada uno de ellos.
Se detalla ahora la informacin necesaria para realizar la estimacin del proyecto: 1)Presupuestodelproyecto Realizacin de clculos de importes segn los conceptos a ofertar. 2)Identificacindeltipodeproyectoatendiendoasusobjetivos Podra ser un proyecto externo o interno: inversin, coste, tiempo... En el caso de un proyecto externo, existe una relacin con un cliente que es la razn para la que se ejecuta el proyecto, es decir, se trata de una operacin comercial. 3)Identificacindelosprincipioscontablesyfinancierosdelproyecto Una solucin de gestin de proyectos va a permitir la gestin tanto de proyectos internos como externos. La lgica de negocio en uno u otro caso es diferente, y su reflejo sobre la contabilidad de la compaa puede representarse de distintas formas segn los criterios contables que se apliquen. La empresa decide cmo y cundo se consideran los costes en la cuenta de resultados. 4)Eltipodeproyecto Atendiendo a las caractersticas de las condiciones de entrega de servicios y su facturacin. Por ejemplo, un proyecto podra responder a un contrato donde los precios de venta estn cerrados antes de iniciar el proyecto y comprometidos de antemano, o por el contrario, el proyecto se factura al cliente segn evolucione el consumo de servicios y bienes durante su ejecucin. 5)Estimacionesdecostes,recursosybeneficios
Proyectos internos Para proyectos internos, existe la posibilidad de considerar que los costes del proyecto se reflejen en cuentas de prdidas y ganancias directamente o en cuentas de saldo, con posterior transferencia a las cuentas de prdidas y ganancias.
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6)Evaluacindelimpactoestratgico 7)Evaluacinderiesgos 8)Identificacindelascondicionesdecontratacindelclienterespecto alproyecto Datos sobre la facturacin y las condiciones financieras de uno o varios proyectos que se administran conjuntamente. 9)Identificacindelosdatosparticularesdelproyecto a) Subproyectos: las soluciones aportan una estructura jerrquica de representacin de proyectos, de forma que es posible organizar un proyecto en subproyectos segn proceda, permitiendo disponer de tantos niveles como sea necesario, asegurando una gestin organizada del proyecto, segn los elementos que requieran operaciones independientes, pero relacionadas a efectos de anlisis. La estructura jerrquica tambin ser la base para realizar el anlisis, de forma que todos aquellos aspectos que requieran un anlisis conjunto habrn sido agrupados en subproyectos convenientemente. b) Actividades: creacin de actividades especficas de detalle del proyecto. Las actividades podrn planificarse en cuanto a horas necesarias, materiales y gastos, y ejecutarse a posteriori tambin a partir de dicho desglose. Asimismo, las actividades permitirn comparar, durante el ciclo de vida del proyecto, los costes previstos con los costes realizados. La definicin de actividades de un proyecto podr ser jerrquica, definiendo tantos niveles como sea necesario. 1.3.3. Planificacin del proyecto Una vez el proyecto se ha definido, es decir, se ha trasladado al sistema qu es aquello que ha de ejecutarse, se sigue con la planificacin; de esa forma se responde a la pregunta cmohaderealizarseesteproyecto? A continuacin, se enumeran las acciones que abarca el proceso de planificacin: 1) Programacin asistida o manual del proyecto y reserva de capacidad de los recursos y centros de trabajo segn capacidad finita o ilimitada. La programacin permite identificar la distribucin en el tiempo de las tareas a realizar, as como los recursos que intervienen en cada una de las tareas. La programacin puede ser propuesta por el sistema para su posterior aceptacin. Existen distintos criterios de aplicacin de la programacin automtica: hacia delante o regresivo.
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La programacin se apoya sobre herramientas grficas como representaciones de Gantt.
2) Previsiones de proyectos con objeto de identificar una distribucin de recursos eficiente y un control de gastos exhaustivo para conseguir un margen razonable: tiempos, gastos, productos, facturaciones a cuenta. 3) Simulacin financiera. 4) Conversin de previsiones de proyectos a contabilidad presupuestaria. 5) Previsin de cash-flow. 6) Previsin sobre el suministro de materiales de compra (forecasting). 7) Detalle de las actividades: duracin, relacin entre las actividades, prioridad de actividades, recursos necesarios. 8) Definicin del flujo de trabajo especfico en la aprobacin de consumos de tiempos, artculos, gastos, ingresos relacionados..., segn corresponda y dependiendo de los responsables del proyecto y sus ejecutores. 1.3.4. Fase de evolucin transaccional del proyecto
Una vez se ha establecido en el sistema la informacin base del proyecto, atendiendo al propio ciclo de vida de cada proyecto a resolver, se ejecutarn las funciones que permitan identificar los aspectos transaccionales de los proyectos en los que la compaa est trabajando.
Seguidamente, se detallan las acciones propias de la introduccin de informacin transaccional sobre el proyecto: 1) Imputacin de los tiempos consumidos en los proyectos por los distintos empleados en cada actividad. Este proceso, que refleja el trabajo realizado por los empleados, debe poder realizarse desde entornos web. Estas imputaciones de tiempo se extendern para vincular al proyecto los precios de coste relacionados y los precios de venta. 2) Reservas de capacidad de ejecucin. 3) Imputacin de gastos durante la ejecucin del proyecto.
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4) Consumibles, equipos y materiales entregados al cliente. 5) Replanificaciones de centros de trabajo y recursos. Grficos de Gantt. 6) Posibles ingresos relacionados con el proyecto. 7) Facturacin de anticipos. 8) Facturas a cuenta. 9) Revisiones y ajustes sobre las estimaciones de proyectos en curso para obtener informacin, en tiempo real, sobre la comparacin entre lo previsto y lo realizado en un punto de tiempo determinado; a su vez, se estimaran costes futuros. 1.3.5. Seguimiento del proyecto y de la cartera de proyectos
En el transcurso del proyecto, la solucin debe proporcionar informacin detallada sobre su evolucin para los responsables del mismo, y tambin del conjunto de los proyectos en curso para la direccin de la empresa.
El seguimiento del proyecto puede realizarse de forma paralela a la introduccin de la informacin transaccional que se refleja en la fase de evolucin.
Las fases de evolucin y seguimiento se diferencian, fundamentalmente, por: Evolucindelproyecto: supone la generacin de informacin en el sistema al ritmo de ejecucin del proyecto. Seguimiento: supone la consulta y explotacin, en cualquier momento, de la informacin de la ejecucin del proyecto; informacin trasladada al sistema, en tiempo real segn la evolucin del proyecto.
Las funcionalidades disponibles para el seguimiento son: 1) Consultas sobre las transacciones del proyecto 2) Informes de previsin e ingresos 3) Informes y consultas para el control de la ejecucin del proyecto 4) Integracin con herramientas de escritorio externas: hojas de clculo, OLAP... 5) Prdidas y ganancias
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6) Trabajo en curso (WIP) 7) Asignaciones de nminas 8) Consumo 9) Ratios de eficiencia de los empleados 1.3.6. Optimizacin de la cartera de proyectos y anlisis
En cualquier momento del ciclo de vida de un proyecto y de la situacin de la cartera global de proyectos, la direccin de la empresa requiere informacin global para el anlisis y la toma de decisiones.
Algunos de los puntos siguientes se resolvern desde el propio EPM, pero en la mayora de casos son necesarias herramientas tecnolgicas avanzadas que explotarn la informacin generada desde el sistema EPM. 1) Evaluacin de riesgos 2) Evaluacin del impacto estratgico 3) Estimaciones de beneficios 4) Priorizar factores impulsores del negocio 5) Mapas de inversin 6) Anlisis hipotticos 7) Elaboracin de modelos de frontera eficiente 8) Anlisis de la alineacin empresarial 1.4. Relacin del EPM con otros procesos En lneas generales, la integracin del EPM con el resto de funcionalidades de un sistema ERP es imprescindible. El mdulo de proyectos genera informacin hacia otras reas y tambin se produce el flujo contrario. A continuacin, se relacionan de forma genrica dichas relaciones. 1)Gestindeinventario. Desde el EPM se generan transacciones de inventario que reflejan el consumo de artculos. 2)Gestinfinanciera. Desde el EPM se generan transacciones contables que reflejan los flujos financieros vinculados al proyecto, as como las transacciones de clientes generadas para reflejar las previsiones de cobro como resultado de la facturacin de proyectos. 3)Contabilidadpresupuestaria. Desde el EPM se generan presupuestos contables en funcin de las estimaciones de proyectos.
Ved tambin En apartados posteriores del presente mdulo se tratan tambin estas soluciones tecnolgicas complementarias: BI, KM, etc.
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4)Gestindelaproduccin. Desde el EPM se generan rdenes de fabricacin y se imputan los productos finalizados desde las rdenes de produccin a un proyecto. 5)Gestindecompras. Desde el EPM se generan pedidos de compra. 6)Gestindeventas. Desde el EPM se gestiona la venta del proyecto. 7)Gestindeactivosfijos. El EPM puede gestionar proyectos vinculados a activos fijos de la compaa. 8)Gestindeservicios. La gestin de servicios posventa y atencin al cliente o servicios de propio mantenimiento pueden vincularse a un proyecto gestionado desde el EPM. En la siguiente figura se reflejan las interacciones descritas con anterioridad entre el EPM y el resto de reas.
Figura 3. Integracin del EPM y ERP
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2. Gestin de la cadena de suministro (SCM)
2.1. Introduccin Las compaas estn obligadas a buscar constantemente el mejor servicio a sus clientes con el mnimo coste. Al mencionar "elmejorservicioalcliente" estamos incluyendo la necesidad de mejorar los productos ofrecidos a los clientes y adecuarlos a sus necesidades reales. Por tanto, identificamos, para poder conseguir mejorar el servicio, la necesidad de establecer estrategias de gestin en la empresa que, abordando todos los eslabones del proceso interno, permitan situar el producto adecuado en el mercado, en tiempo y forma, como resultado de una transformacin, elaboracin o realizacin de servicios a partir de otros productos que se adquieren por la empresa mediante compra. Considerando todos los elementos que intervienen en este escenario, y tratndolos de forma integrada, las compaas obtienen ventajas competitivas. Los elementos que intervienen en mayor o menor medida en el proceso de mejora mencionado son: 1) los elementos fsicos, tanto infraestructura como productos, 2) la tecnologa, 3) los procesos de negocio, 4) las personas, 5) el diseo de la organizacin y 6) los mercados. Una gestin ptima de las interrelaciones entre los elementos anteriores proporciona ventajascompetitivas, reduciendo costes y favoreciendo los ingresos de la compaa. Esta optimizacin se deber sustentar por mtodos y herramientas tecnolgicas que apoyarn la automatizacin y control de la propia estrategia de la compaa. En este contexto, aparecen los sistemas SCM5 como un conjunto de mtodos y herramientas que facilitan gestionar los flujos fsicos, administrativos y de la informacin dentro y fuera de un ente econmico. En este apartado del mdulo didctico profundizaremos en este tipo de sistemas y clarificaremos los conceptos relacionados.
(5)
SCM son las siglas en ingls de supply chain management.
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Suelen confundirse, tratarse indistintamente o de forma alterada, los trminos logstica y SCM. A Lo largo de este apartado, es necesario clarificar ambos conceptos y con ello avanzar hacia el entendimiento del concepto ms amplio SCM que nos ocupa. La logstica es parte de la gestin de la cadena de suministro. La misin fundamental de la logstica empresarial es colocar los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo mximo posible a la rentabilidad de la organizacin. 2.1.1. La cadena de suministro Antes de entrar en ms detalles sobre la gestin de la cadena de suministro y los sistemas de informacin diseados, definiremos qu es la cadena de suministro y cul es su funcionamiento. La cadena de suministro es una serie de procesos de intercambio o flujo de materiales y de informacin que se establece, tanto dentro de cada organizacin o empresa como fuera de ella, con sus respectivos proveedores y clientes. La fabricacin del producto comienza con la compra de materias primas y se transforma mediante los sistemas de produccin hasta distribuirlos a los clientes. Tambin existe un flujo en direccin inversa, del comprador al vendedor.
Figura 4. La cadena de suministro tradicional
Podramos definir la cadena de suministro como una red de organizaciones y procesos de negocio para la adquisicin de las materias primas, la transformacin de estas materias en productos intermedios y finales, y la distribucin de los productos finales a los clientes. Las principales conexiones de esta red son: proveedores, fabricantes, distribuidores, vendedores y clientes. 1) Proveedores: estn al inicio de la cadena de suministro. Es la parte del suministro que responde a cmo y dnde se obtienen las materias primas para la fabricacin de los productos terminados. 2)Produccin: es la conversin de la materia prima en productos finales dentro de la empresa. 3)Distribucin: hay que hacer llegar los productos finales al consumidor a travs de la red de almacenes, distribuidores y comercios minoristas. En muchas ocasiones, esta etapa se denomina logstica.
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4)Clientes: el final de la cadena de suministro. El producto llega al consumidor final. Podemos concluir que la gestin de la cadena de suministro es compleja por el elevado nmero de empresas que participan en ella. Una gestineficiente implica integrar a proveedores, centros de produccin, almacenes y detallistas. 2.2. Evolucin de la gestin de la cadena de suministro Para encuadrar el enfoque de los sistemas SCM y su origen, mencionaremos que el concepto SCM aparece en los aos setenta; en los aos ochenta empieza a tratarse incluso de forma acadmica. Si consideramos que la logstica es una parte de los sistemas SCM y revisamos las tendencias logsticas de las ltimas dcadas, de forma paralela a la aparicin de los sistemas SCM, podemos contrastar que, a principios de los setenta, la tendencia logstica dominante era el justincase (JIC) o 'por si acaso', donde lo mejor para la empresa era tener ms de todo (stock). El inventario elevado era la mejor manera de protegerse frente a la incertidumbre. Claro que el problema emergente es que querer tener ms de todo engendra ms retraso en todo (si se mantiene la capacidad de produccin constante), por no hablar de su elevado coste en inmovilizado financiero y el riesgo de convertirse en productos obsoletos en los mercados actuales, donde predomina la volatilidad de los productos a causa de la innovacin continua, la emergencia de nuevos diseos y el factor moda. Ms adelante, se desarroll una nueva tendencia logstica, justintime (JIT), 'justo a tiempo'. Esta tendencia implicaba reducir el inventario de materia prima, obra en curso y productos terminados al mnimo imprescindible (stock cero, desperdicio cero). Si el just in case supone sobredimensionar las cosas, el just in time implica austeridad. La gestinlogsticaadaptativa es la tendencia posterior al just in time cuyo lema subyacente es imitar a los sistemas complejos adaptativos. El nfasis de esta tendencia emergente es que el inventario se establece, dinmicamente, donde y cuando sea necesario. En el enfoque de gestin de logstica adaptativa, lo prioritario es que, en tiempo real, el stock est all donde se necesite, cuando se necesite y en la cantidad que se necesite para satisfacer la demanda. La gestin logstica adaptativa est alineada con la aparicin de los sistemas SCM, que permiten captar y separar la informacin donde y cuando se necesite y con una logstica flexible para gestionar la incertidumbre. Es decir, los sistemas SCM ponen el nfasis en la flexibilidad organizacional, siendo su indicador clave la velocidad y calidad de respuesta.
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La tecnologa existente para dar respuesta a las necesidades logsticas, adems, debe permitir el acceso y el intercambio de informacin en tiempo real entre las distintas unidades de negocio. Los sistemas SCM orientan los sistemas de gestin logstica de la empresa a captar rpidamente las variaciones del entorno (mercado); deben ser capaces de reconocer patrones de variacin (demanda) y de proporcionar informacin para que la empresa responda ms rpidamente que la competencia, de tal manera que una empresa que tenga implantado correctamente un SCM tendr ms posibilidades de sobrevivir que las que no sean capaces de gestionar toda la informacin a absorber y comprender, permitiendo as responder a las variaciones del entorno. 2.3. Definicin
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Una solucin o herramienta de gestin de la cadena de suministro (SCM6) es un sistema informtico de apoyo a la gestin de la compaa como parte integrante de la estrategia adoptada para la mejora de todos los flujos fsicos y administrativos que permiten planificar, implantar, minimizar costes y controlar la entrega a los clientes de bienes y servicios de calidad demandados por el mercado, a partir de productos obtenidos de los proveedores de la compaa.
SCM son las siglas en ingls de supply chain management. Esta solucin informtica es conocida en espaol como solucin para la gestin de la cadena de suministro.
A partir de esta definicin, cabe destacar que el SCM no es un sistema de informacin en s mismo, sino un componentedeunmodelodenegocio. La aplicacin informtica SCM es la herramienta software que permite apoyar al modelo de negocio adoptado por la compaa en el mbito de la gestin de la cadena de suministro. Las aplicaciones software SCM son imprescindibles para implantar las estrategias de gestin de la cadena de suministro, pero la estrategia requiere de otros elementos tambin imprescindibles: estructura de la organizacin, infraestructura, procesos de negocio, acuerdos competitivos con proveedores y clientes, etc. Como hemos mencionado en la parte introductoria, la logstica y la gestin delacadenadesuministros estn estrechamente relacionadas. Una vez definido el sistema SCM, revisamos ambos conceptos y sus interrelaciones. Este es el resumen: El trmino logstica hace referencia a la gestin del flujo de productos desde su origen hasta su destino. El trmino SCM alude a la gestin, en primer lugar, de las mltiples relaciones de negocio entre la red de empresas externas que interactan con la
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organizacin, y, en segundo lugar, la gestin de todas las relaciones entre las distintas reas funcionales de la propia empresa.
2.4. Caractersticas de una solucin software SCM frente a una solucin ERP En el mdulo anterior vimos que un sistema ERP se poda extender aadiendo nuevas funcionalidades para convertirlo en un sistema de gestin de la cadena de suministro (SCM). Pero tambin existen sistemas especficos, exclusivos, independientes de los sistemas ERP, capaces de gestionar de forma global el conjunto de operaciones mediante una nica solucin. La frontera entre un sistemaERP y un sistemaSCM es difcil de delimitar. A continuacin, vamos a clarificar las posibles diferencias entre ambos sistemas.
Diferencias entre software SCM y ERP Filosofa SoftwareERP Los sistemas ERP tradicionales tratan la gestin de la cadena de suministro como un elemento modular y transaccional ms del total de funciones de negocio. Esta observacin mantiene la habitual conceptualizacin de una empresa basada en la gestin departamental. SoftwareSCM La filosofa de un software especfico SCM est basada en un modelo de gestin transversal orientado a procesos horizontales e interdepartamentales, segn el cual todos y cada uno de los procesos de negocio operativos internos y externos de la empresa estn implicados en una cadena integral de decisiones y acontecimientos secuenciales que se realimentan entre s. Las funcionalidades con las que cuenta un software SCM tienen como objetivo la realizacin de clculos complejos de optimizacin, por lo que utiliza algoritmos muy elaborados con capacidad para gestionar mltiples restricciones en el tiempo. El software SCM trabaja con filosofa orientada a los procesos completos; por ello gestiona tablas dinmicas y restricciones complejas de forma integral.
Algoritmos
Los sistemas ERP tradicionales estn concebidos para realizar trabajos transaccionales y sus motores internos se basan en algoritmos sencillos y repetitivos orientados, bsicamente, a la gestin relacional de datos.
Tablas
Las aplicaciones software ERP, basndose en su propia filosofa vertical, respecto al modelo de datos utilizado, manejan tablas estticas de datos y gestionan restricciones relacionales de forma modular.
Tiempo
El software ERP est orientado hacia la El software SCM, por el contrario, operacin; su objetivo es resolver la pro- est centrado en la planificacin a blemtica transaccional del da a da. medio y largo plazo y en la programacin a corto plazo. El software ERP clsico se centra en facilitar al usuario los trabajos de captura, gestin y consulta. El software SCM cuenta con interfaces sistema-usuario, intuitivas y visuales, con los que el usuario puede interactuar simulando diferentes posibilidades de intervencin.
Interfaces
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Diferencias entre software SCM y ERP Implantacin SoftwareERP SoftwareSCM
El proceso de implantacin de un softLa implantacin de una solucin ware ERP puede solaparse con la Reinge- SCM requiere haber finalizado la niera de Procesos de la empresa. definicin estratgica a adoptar en la gestin de la cadena de suministro, asumiendo la filosofa de trabajo y organizacin de un sistema SCM.
2.5. Caractersticas de una solucin SCM La gestin de la cadena de suministro est compuesta por varios procesos y subprocesos. Existen cinco procesos principales: control y estrategia, planificacin, suministro, ejecucin y entrega. Cada uno de ellos est formado por varios subprocesos. En la figura 5 podemos observar la representacin de las distintas partes que conforman un sistema SCM.
Figura 5. Procesos de la gestin de la cadena de suministro (SCM)
La descripcin de los procesos principales de la gestin de la cadena de suministros es la siguiente: 1)Controlyestrategia. Proceso que permite analizar la informacin resultante de las acciones realizadas en la cadena de suministro y prever la demanda futura en base a la evolucin del negocio.
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2)Planificacin. Proceso que balancea la demanda y el suministro estableciendo las reglas de negocio para obtener los mejores resultados. 3)Suministro. Proceso para obtener los productos y servicios que responden a la demanda actual o planificada. 4)Ejecucin. Proceso que transforma los productos de entrada en los productos terminados segn la demanda actual y la planificada. 5)Entrega. Proceso que suministra los productos terminados y servicios a los clientes. La figura que se muestra a continuacin identifica los cinco procesos de gestin realizados por cada una de las organizaciones que intervienen en la cadena de suministro. Cada una se relaciona con la siguiente entidad de la cadena (por medio de la relacin comercial de compra-venta), entregando los materiales como proveedor a otra organizacin del eslabn.
Figura 6. Procesos de gestin de empresas en la cadena de suministro
Las aplicaciones del sistema SCM que dan soporte a los cuatro primeros procesos (control, planificacin, suministro y ejecucin) proporcionan a la empresa: generar previsiones de demanda para un producto y para desarrollar planes de abastecimiento y la fabricacin de dicho producto; ayudar a tomar mejores decisiones operativas, tales como la determinacin de la cantidad de un producto especfico para la fabricacin en un perodo de tiempo determinado, el establecimiento de los niveles de inventario de materias primas, productos intermedios y productos terminados;
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determinar dnde almacenar los productos terminados, y la identificacin del transporte para la entrega del producto.
Ejemplo Si un cliente hace un pedido ms grande de lo normal, puede implicar un impacto generalizado en toda la cadena de suministro. Tal vez sea necesario solicitar a los proveedores ms materias primas o una combinacin diferente de estas. La fabricacin puede tener que alterar su programacin de trabajo. Asimismo, en las empresas de transporte puede ser necesario reprogramar las entregas.
El sistema SCM proporciona los ajustes necesarios en los planes de produccin y distribucin. La informacin acerca de los cambios es compartida entre los distintos miembros de la cadena de suministro para que su trabajo se pueda coordinar. Una de las funciones ms importantes del sistema SCM es la planificacindelademanda, que determina la cantidad de producto que una empresa necesita producir para satisfacer todas las demandas de sus clientes. El proceso de distribucin es realizado por las aplicaciones del sistema SCM, las cuales se encargan de: gestionar el flujo de productos a travs de centros de distribucin y almacenes para asegurar que los productos se entreguen en los lugares adecuados de la manera ms eficiente; realizar el seguimiento del estado fsico de las mercancas, la gestin de los materiales, las operaciones de almacn y transporte, y la informacin financiera entre todas las partes. Podemos deducir que los sistemas de informacin SCM hacen ms eficiente la gestin de la cadena de suministro, proporcionando informacin para asistir a las organizaciones a realizar el conjunto de procesos implicados, ayudando a coordinar, programar y controlar la contratacin, produccin, gestin de inventario y entrega de productos y servicios.
Beneficios de la implantacin de un sistema SCM Los principales beneficios de una implantacin de un sistema SCM son: Mejora del servicio al cliente Reduccin de las ventas perdidas Reduccin de los costes de mantenimiento Reduccin de la depreciacin del inventario Reduccin del coste de tratamiento de pedidos urgentes Reduccin de coste por obsolescencia
2.6. Tendencias de futuro del SCM y ERP El sistema ERP ha evolucionado reuniendo funcionalidades de otros software que inicialmente no contenan. Bajo la marca de los principales ERP del mercado, aparecen soluciones de mltiples funcionalidades y alcance tecnolgico para satisfacer los requerimientos del mercado. El proveedor de soluciones SCM est tratando de expandir sus funcionalidades al mximo para, de este modo, evitar ser absorbido completamente por los principales proveedores de ERP.
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Los principales proveedores de ERP han ido incorporando carencias funcionales de sus productos, poniendo algoritmos determinados de automatizacin para resolver tareas desde el punto de vista de procesos SCM, tanto con desarrollo propio como con adquisiciones de otras compaas que posean el software o colaboraciones con proveedores SCM; de esta forma, las empresas que requeran soluciones completas han podido optar a soluciones integradas avanzadas. Los principales proveedores de sistemas avanzados SCM no tienen demasiado margen de maniobra; parece que su estrategia no es entrar en mbitos ya resueltos por los productos ERP, sino desarrollar funcionalidades cada vez ms complejas. Los grandes proveedores de software ERP que continan con su carrera de ampliacin funcional y tecnolgica, probablemente, absorbern los sistemas SCM avanzados en sus productos.
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3. Gestin de la relacin con el cliente (CRM)
3.1. Introduccin CRM7 es un trmino que sin duda est de moda. Actualmente, hay frecuentes conferencias, publicaciones, estudios y formaciones que tratan el tema desde diferentes puntos de vista. La mayor parte de las empresas afirman que estn estudiando, trabajando o realizando su implementacin en la compaa. El trmino CRM se utiliza en el mundo empresarial y tecnolgico tanto para hacer referencia a una estrategia empresarial como para aludir al sistema de informacin que permite tratar la informacin y realizar los procesos que conllevan la estrategia empresarial. Dado que el tema que nos ocupa es tecnolgico, nos centraremos en los sistemas de informacin CRM, pero sin duda es necesario en primera instancia partir y aclarar el concepto CRM, desde el punto de vista de la estrategia empresarial, para luego abordar la definicin y las caractersticas de los sistemas de informacin CRM. Uno de los objetivos de las empresas, en los ltimos aos, es que un cliente perciba que es valorado de forma especial y tratado de forma individualizada por parte de una empresa, as como poner a su disposicin los productos y servicios que cada uno de ellos requiere. Como respuesta a este objetivo innovador, naci, originalmente en el mundo tecnolgico, el concepto de CRM (customer relationship management). La razn de que los sistemas y el propio concepto CRM se crearan desde el entorno tecnolgico es evidente: surgi la oportunidad de dar una respuesta mediante tecnologa a los requerimientos de las tcnicas de marketing orientadas al cliente. Se necesitaba desarrollar herramientas que posibilitaran ese nuevo tipo de interaccin con los clientes, que permitieran un aprendizaje constante de sus preferencias y comportamientos. En este apartado definiremos y explicaremos las caractersticas de estos sistemas; siendo el trmino tan amplio, el alcance final de esta herramienta o metodologa estar delimitado por la capacidad innovadora de las organizaciones que las apliquen; a mayor innovacin, mayor ser la probabilidad de obtener xito.
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CRM son las siglas en ingls de customer relationship management.
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3.2. Definicin
Los sistemas CRM aportan la tecnologa para la implantacin de un modelo organizativo de gestin empresarial que integre las funciones administrativas/financieras, logstica, produccin y gestin de los recursos humanos, situando al cliente en la posicin central, de forma que los procesos de la empresa se orienten a l.
La Asociacin Espaola de Marketing Relacional define el concepto CRM as:

"Conjunto de estrategias de negocio, marketing, comunicacin e infraestructuras tecnolgicas, diseadas con el objetivo de construir una relacin duradera con los clientes, identificando, comprendiendo y satisfaciendo sus necesidades".
Esta definicin circunscribe el CRM como una actitud ante los clientes y ante la propia organizacin para crear y aadir valor a la empresa y a sus clientes. Consideramos que la esencia del CRM radica en una cultura de "centralizacin en el cliente" por parte de toda la organizacin. Vemos, por tanto, que CRM es un concepto que constituye la estrategia de negocio construida para mejorar el servicio de atencin al cliente, cuyo objetivo es aprender ms sobre las necesidades y comportamientos de los clientes para poder desarrollar fuertes relaciones de colaboracin. Segn Philip Kotler, economista y especialista en marketing:
"CRM es un proceso de construccin y conservacin de relaciones rentables con los clientes, mediante la entrega de un valor superior y de una mayor satisfaccin. Las empresas modernas van ms all del diseo de estrategias para atraer a nuevos clientes y realizar transacciones con ellos. Estas emplean la gestin de la relacin con los clientes para conservar a los clientes que tienen y desarrollar relaciones rentables y duraderas con ellos".
Definicin de Claudia Imhoff, presidenta y fundadora de la empresa Intelligent Solutions, Inc.:

"CRM permite el alineamiento de la estrategia de negocios, la cultura corporativa y de la organizacin, la informacin de los clientes y la tecnologa que soporta la informacin del negocio de tal forma que todas las interacciones con los clientes promuevan una relacin de mutuo beneficio entre cada uno de los clientes y de la organizacin".
Definicin de CRM de Paul Greenberg, presidente de la empresa 56 Group LLC y autor de varios libros relacionados con el CRM:
"CRM es una estrategia de negocios disciplinada para crear y sostener relaciones con los clientes rentables y a largo plazo. Las iniciativas de CRM, para tener xito, deben comenzar por una filosofa y estrategia empresariales que centren todas las actividades de la empresa en las necesidades del cliente. La tecnologa de CRM es un catalizador crtico de los procesos necesarios para convertir la estrategia en resultados contables".
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Todos los autores coinciden en que el ncleo de la filosofa CRM es el cliente, y por ello, las reas de una organizacin ms idneas a la hora de poner en marcha esta estrategia son los departamentos comerciales, reas de marketing y de atencin al cliente, extendindose posteriormente, y por necesidades de alineacin, al resto de departamentos. Con todo ello se intenta fidelizar y fortalecer la relacin con el cliente. El CRM es, claramente, una estrategia orientada a largo plazo que requiere inversiones tecnolgicas y una adopcin de estratgicas que den fruto cuando el cliente acabe dndose cuenta de que realmente nuestra compaa le "entiende" y le satisface mejor que la competencia. En cierto sentido, se trata de una redefinicin de la compaa desde el punto de vista del cliente. El CRM, por consiguiente, se modula como un concepto surgido a la luz de los avances tecnolgicos, consistente en un diseo del negocio en torno a las necesidades y los deseos del cliente. El CRM combina un conjunto de metodologas, software e infraestructuras de sistemas y comunicaciones. Los sistemas CRM buscan optimizar los ingresos y el beneficio de cara al cliente, as como su satisfaccin. La idea es conseguir que, gracias a esa mayor atencin y sensibilidad hacia las necesidades de los clientes, estos se conviertan en fieles de nuestra oferta y se sientan ms satisfechos. De tal modo que prefieran nuestros productos y servicios frente a otras opciones del mercado, dando con todo ello un mayor margen de beneficio a nuestra empresa. Realmente, partiendo de todas estas definiciones y observaciones sobre el CRM, podemos deducir que ya lo aplica, en menor o mayor medida, toda organizacin que viva de mantener relaciones con los clientes. 3.3. Caractersticas de una solucin CRM Las funcionalidades principales que debe contener una solucin CRM se clasifican en operacionales y analticas: las operacionales, desde la visin de mejorar la operativa diaria, y las analticas realizando un mejor anlisis de los datos disponibles. 3.3.1. CRM operacional Es la parte ms tcnica. Abarca desde la identificacin de clientes potenciales hasta la obtencin de una respuesta, e incluye el servicio proporcionado al adquirir un producto. 1) Automatizacin de la fuerza de ventas. La automatizacin de algunas tareas de la fuerza de ventas es el ncleo ms importante de un sistema CRM. Es utilizado, principalmente, por el departamento de ventas y los directivos de las empresas para automatizar todo aquello relacionado con el proceso de ventas.
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Por lo general, realiza las siguientes actividades: a) Organizar y proporcionar informacin del mercado y de la competencia a los agentes de ventas. b) Coordinar actividades de trabajo del equipo comercial. c) Organizar y proporcionar informacin de los productos a los agentes: caractersticas, disponibilidades, precios... d) Organizar y proporcionar la informacin de los clientes a los agentes de ventas. e) Proveedor al equipo comercial de informes actualizados del estado y posicin de sus operaciones. f) Permitir la evaluacin del rendimiento de ofertas, campaas, productos, zonas, agentes, etc. g) Automatizacin de tareas de rutina. 2)Automatizacindemarketing. La empresa podr planificar, ejecutar y mejorar en tiempo real las actividades relacionadas con el marketing, realizando campaas ms efectivas a un coste menor. Realiza las siguientes actividades: a) Construccin y gestin de campaas de marketing b) Medicin de operaciones ganadas/perdidas c) Oportunidades de venta d) Informacin de la competencia e) Distribucin de publicaciones y folletos 3)Helpdeskygestindelasreasdesoporte. Gestin y solucin de incidencias: aplicaciones para prestar servicio tcnico a los clientes a la hora de resolver las dificultades con el funcionamiento del producto adquirido. 4)Gestindeservicioalcliente. Gestiona las funciones del servicio al cliente de carcter ms tcnico, ya sea dentro o fuera de la propia empresa. Es la funcin que ms contacto tiene con el cliente. 5)Callcenter 6)Gestindeincentivos 7)Gestinderelacionesconsocios a) Gestin de contratos y niveles de servicio b) Gestin de casos e interacciones 8)Gestindecalidad
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9)MtricasCRM. Es un conjunto de mediciones de variables de negocio tales como satisfaccin de clientes y tiempo de entrega. 3.3.2. CRM analtico Analiza toda la informacin proporcionada por el CRM operacional para comprender mejor el comportamiento de los clientes. Permite disear estrategias de marketing y prediccin de ventas. Utiliza tcnicas de minera de datos. Adems de las funciones de gestin, se exige la integracin del sistema CRM con diferentes tecnologas de comunicacin para habilitar la coordinacin de los distintos canales de comunicacin con el cliente: sistemas avanzados de telefona, correo electrnico, servicios web, Internet, sistemas de reconocimiento de voz, etc. 3.4. Proveedores de sistemas CRM En el Cuadrante Mgico de Gartner, publicado en abril del 2010, vemos cmo se sitan en el mercado los proveedores de sistemas CRM para las interacciones de los servicios al cliente.
Figura 7. Proveedores de sistemas CRM (Gartner, 2010)
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El Cuadrante Mgico Es una representacin grfica del mercado por un perodo especfico de tiempo. Describe los anlisis de Gartner acerca de cmo ciertos fabricantes se miden con los criterios para ese mercado, tal y como son definidos por el autor. Este no respalda a ningn fabricante, producto o servicio descrito en el grfico y no recomienda a los usuarios de tecnologa elegir solo a aquellos fabricantes situados en el cuadrante "Lderes". El Cuadrante Mgico est desarrollado solamente como herramienta de investigacin y no quiere decir que sea una gua de accin especfica. Gartner niega toda garanta, expresa o implcita, con respecto a su investigacin, incluyendo cualquier garanta de comercializacin para un propsito especfico.
Otros recursos y sistemas relacionados con un sistema CRM complementan las funciones propias del CRM y permiten agilidad. Algunos de estos recursos son sistemas en s mismos que se detallan en siguientes apartados de este mdulo didctico, ya que no solo complementan a los sistemas CRM, sino a todos los sistemas de gestin empresarial: Los sistemas que ya conocemos como ERP, EPM, SCM. Los sistemas que estudiaremos en los siguientes apartados del mdulo: e-business: realizacin de transacciones de negocio de forma electrnica BI: inteligencia de negocio KM: sistemas de gestin del conocimiento Gestin documental
3.5. Implantacin del CRM El concepto CRM es sencillo y sus objetivos fciles de entender, pero su implantacin en una empresa es muy compleja, pues toda estrategia de implantacin de CRM debe basarse en un cambio radical de la orientacin estratgica de la compaa. No se trata de implantar una nueva tecnologa ni unas herramientas analticas determinadas, ni siquiera de crear un departamento de la empresa dedicado a la relacin con los clientes. El xito de la implantacin de una solucin tecnolgica CRM viene dado por la decisin acertada que se tenga al seleccionar la herramienta y la empresa implantadora, pero la mayor parte del xito o fracaso del proyecto vendr de la capacidad de ajustar la cultura organizacional a una nueva visin centrada en el cliente y al soporte que esta visin tenga por parte de direccin de la empresa. Implantar un sistema CRM concierne a todos los trabajadores de la compaa. Todo el personal de la compaa debe ser una potencial fuente de entrada de informacin procedente del cliente. Todo el mundo tiene que entender que el activo ms importante de la empresa es, precisamente, su basedeclientes y la informacin que sobre estos y sus necesidades es capaz de recopilar.
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Existen dos principalesalternativas para implantar un sistema de gestin de relaciones con el cliente: 1) CRM como extensin de un sistema ERP. Como vimos en el mdulo anterior, a un sistema ERP podemos aadir funcionalidades para realizar las funcionalidades de la gestin de las relaciones con el cliente. 2)CRMespecfico. Es la implantacin de un sistema especializado y exclusivo de CRM.
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4. Negocio electrnico (e-business)
4.1. Introduccin La convergencia tecnolgica de las ltimas dcadas ha permitido globalizar el acceso a los recursos externos a la empresa y tambin ha favorecido el acceso de la empresa a los mercados. La evolucin tecnolgica ha propiciado la transformacin de los procesos clave de los negocios, facilitando las relaciones entre las empresas. Con la aparicin de nuevos entornos de negocios, las empresas han sabido aprovechar las nuevas tecnologas para orientarse mejor hacia su mercado. El concepto de e-business es anterior a Internet, puesto que se implementaba ya mediante otras soluciones tecnolgicas hardware y software; en los aos setenta, empezaron a realizarse interacciones de operaciones bancarias entre sistemas heterogneos que permitan transferencias de datos "entendibles" por aplicaciones diferentes y que se comunicaban directamente. Pero Internet es la plataforma tecnolgica con la que hace unos aos se iniciaron, a gran escala, las relaciones de la empresa con el exterior, lo cual ha ido amplindose desde la compraventa de productos con esta plataforma tecnolgica hasta un aprovechamiento mucho ms extenso de la comodidad, disponibilidad, simplicidad y alcance universal de Internet. En este mdulo didctico tratamos el modelo e-business con objeto de hacer constar que los sistemas de gestin empresarial tratados se extienden, necesariamente, hacia el aprovechamiento de Internet y otras tecnologas, proporcionando un nuevo marco de interaccin de la empresa con todos los elementos que participan en los procesos de negocio. 4.2. Conceptos e-business El e-business (negocio electrnico) es un trmino general con el que se denomina a la realizacin de procesos empresariales mediante medios electrnicos.
E-business es el modelo de negocio que implementa una organizacin, integrando sus sistemas de informacin internos con los sistemas que relacionan a la empresa con el mundo exterior, aprovechando las plataformas tecnolgicas, principalmente Internet, que permiten conectividad digital entre dicha organizacin y su entorno, segn unos estndares de comunicacin.
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La plataforma tecnolgica en la que se basa este modelo de negocio supone el uso de sistemas informticos en los extremos que intervienen en las relaciones interempresa. Asimismo, los elementos tecnolgicos que intervienen deben ser interactivos y permitir gran cantidad e intensidad de transacciones. Este modelo de negocio lleva a la mejora de las relaciones comerciales entre empresas, componentes de la cadena de suministro, actuaciones de soporte tcnico, servicios posventa, educacin, transacciones bancarias, comunicacin con empleados, relacin con los administradores, etc. Por tanto, los propios sistemas de gestin empresarial implementados en la organizacin (ERP, CRM, SCM, EPM) deben proporcionar posibilidades de comunicacin por Internet que habiliten a la organizacin para la aplicacin de un modelo de negocio e-business como complemento a su actividad. Las organizaciones realizan un proceso continuo de estudio de recursos y herramientas de e-business, gestin del riesgo tecnolgico y planificacin de acciones concretas, al mismo tiempo que la tecnologa contina evolucionando. Es por ello que es muy compleja la adecuacin de las organizaciones al modelo e-business, ya que el entorno es cambiante. La propia estrategia de la empresa al respecto es variable, por cuanto las mejoras tecnolgicas evolucionan a mucha ms velocidad que la velocidad a la que es posible su implantacin en las organizaciones. El modelo e-business puede tener mltiples posibilidades. Cada empresa concreta definir su propio modelo segn sus necesidades, posibilidades y plan de negocio. Con ello delimita dnde se encuentran los procesos clave de sus sistemas de informacin, qu necesitan del soporte tecnolgico para habilitar correctamente las interacciones con el exterior, y as proporcionar a la plataforma ERP, SCM, CRM, EPM su extensin hacia el e-business.
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5. Inteligencia del negocio (BI)
5.1. Introduccin El actual entorno de los negocios, de forma cada vez ms eficiente, reclama tener informacin vlida para la organizacin. BI identifica la inteligencia del negocio, que se deriva de la correcta utilizacin de la informacin generada dentro y fuera de la empresa. En este apartado trataremos de nuevo una extensin y un complemento de los sistemas operacionales de informacin de la empresa: los sistemas BI. 5.2. Definicin
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BI son las siglas en ingls de business intelligence. Bill Gates Bill Gates, cofundador de la empresa de software Microsoft, aport la frase "BI ayuda a rastrear lo que en realidad funciona y lo que no" (Tupson Technologies).
Se denomina business intelligence (inteligencia empresarial o inteligencia de negocios) al conjunto de estrategias, procesos y herramientas tecnolgicas orientadas a la creacindeconocimiento como base para la toma de decisiones en una organizacin y a la administracin de dicho conocimiento.
El conocimiento generado a partir de las estrategias y herramientas de BI debe permitir acceso en tiempo real para su anlisis. Dicho conocimiento cubre informacin sobre la situacin real de la empresa, su funcionamiento y el mbito de la propia empresa; tambin proporciona informacin sobre predicciones de acontecimientos futuros. Estamos diferenciando tres elementos que intervienen en los sistemas de inteligencia del negocio: datos, informacin y conocimiento. Revisando rpidamente estos tres conceptos, se llega a la comprensin del objetivo del concepto BI: 1)Datos. Los datos se corresponden con elementos primarios de informacin que, por s solos, son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. Forman un conjunto discreto de valores que no dicen nada sobre el porqu de las cosas y no orientan la accin. Los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la empresa, pudiendo ser de carcter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o cuantitativo, etc.
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2)Informacin. La informacin se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propsito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quien debe tomar decisiones. Los datos se pueden transformar en informacin aadindoles contextualizacin, categorizacin, clculos, correcciones y acumulacin. 3)Conocimiento. Es el conjunto de informacin utilizada en el proceso de la toma de decisiones. El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, informacin y habilidades que sirve como marco para la incorporacin de nuevas experiencias e informacin, y es til para la accin. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no solo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino tambin en rutinas organizativas, procesos, prcticas y normas. El conocimiento se deriva de la informacin, as como la informacin se deriva de los datos. Para que la informacin se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones, como comparacinconotroselementos,pronstico de efectos y bsqueda de relaciones, razonamientos comunes con otros portadoresdeconocimiento.
Los sistemas BI combinan necesariamente los siguientes componentes: grupos de trabajo (es decir, personas), procesos y tecnologa.
5.3. Elementos y caractersticas de una solucin software BI Una solucin BI combina distintos sistemas informticos, que describimos en lneas generales: 1)Servidoresdebasededatosrelacionales. Las bases de datos relacionales representan, conceptualmente, la realidad basada en la representacin de esta mediante su abstraccin en entidades y relaciones. De esta forma intentamos representar el mundo que nos rodea, los datos de nuestro problema mediante una serie de entidades que representan objetos o conceptos, as como las relaciones que se dan entre ellos, tales como su uso, composicin, etc. El ERP interacta con la base de datos relacional completando todos los datos a partir de los flujos de trabajo. Las bases de datos relacionales aportan el primer nivel de obtencin de datos a partir del cual podemos crear informacin y conocimiento mediante el resto de herramientas que vamos a ir revisando.
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2)Reporting. Los informes son usados para generar reportes estticos altamente personalizados destinados a ser distribuidos a muchos destinatarios. La generacin de informes se reduce a la definicin de vistas en la base de datos. 3)OLTP(on-linetransactionalprocessing). Es un tipo de proceso especialmente rpido en el que las solicitudes de los usuarios hacia el servidor de base de datos relacional son resueltas de inmediato; naturalmente, ello implica la concurrencia de un mecanismo que permite el procesamiento de varias transacciones a la vez. 4)OLAP(on-lineanalyticalprocessing). Son herramientas que manejan interrogaciones complejas de bases de datos relacionales, proporcionando un acceso multidimensional a los datos; contienen capacidades elevadas de clculo y tcnicas de indexacin especializadas. Permiten a los usuarios fraccionar sus datos planteando consultas sobre diferentes particularidades o dimensiones. Utilizan un servidor intermedio para almacenar los datos multidimensionales precalculados, de forma que la explotacin sea rpida. Su objetivo es dotar de capacidades analticas a los administradores de negocios. Los sistemas OLAP tienen muchas ventajas que los hacen herramientas atractivas para BI, pero existen innegables inconvenientes. El interfaz de usuario es considerablemente sencillo, pero ello supone ms dificultad en la creacin. La definicin de medidas, dimensiones y jerarquas, as como la creacin del cubo y la propia herramienta OLAP a utilizar, requieren conocer profundamente los procesos y estructuras empresariales. 5)Cuadrodemandointegraloestratgico(balancedscorecard). Este modelo parte de que la estrategia de la empresa es el punto de referencia para todo proceso de gestin interno. Partiendo de la estrategia, los diferentes niveles de direccin y gestin de la organizacin disponen de una visin de la estrategia de la empresa traducida en un conjunto de objetivos, iniciativas de actuacin e indicadores financieros y no financieros de evolucin tangibles. El cuadro de mando integral relaciona: Los indicadores externos para accionistas y clientes, y los indicadores internos de los procesos crticos (negocios, innovacin, formacin y crecimiento). Los indicadores de resultados y los correspondientes a esfuerzos futuros. Medidas objetivas y cuantificables, y medidas subjetivas inductoras de resultados. Los objetivos estratgicos se asocian mediante relaciones causa-efecto y se organizan en cuatro reas o perspectivas:
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financiera, cliente, procesos e innovacin y formacin.
El cuadro de mando integral es una herramienta que permite organizar los objetivos de las diferentes reas o unidades con la estrategia de la empresa y seguir su evolucin. 6)Datamarts. Repositorios personalizados en funcin del anlisis de datos de inters para un grupo especfico de trabajadores o rea de la empresa. 7)Datamining(mineradedatos). Son herramientas de extraccin de conocimiento til, a partir de la informacin contenida en las bases de datos de cualquier empresa. El objetivo que se persigue es descubrir patrones ocultos, tendencias y correlaciones, y presentar esta informacin de forma sencilla y accesible a los usuarios finales, para solucionar, prever y simular problemas del negocio. El data mining utiliza algoritmos de procesado de datos detallados complejos para descubrir tendencias reveladoras dentro de la gran cantidad de informacin que almacena la empresa. Estos algoritmos permiten encontrar informacin clave sobre los hbitos de los clientes, hacer pronsticos sobre la evolucin de la empresa y del mercado, segmentar y clasificar clientes y asociar grupos y patrones; todo ello a partir de bases de datos relacionales, como las que utilizan los sistemas OLTP, o bien a partir de las mismas bases de datos utilizadas para BI. Para realizar anlisis y predicciones completos se adquieren recursos pblicos o privados, bases de datos externas, con datos legales, demogrficos y geogrficos. 8)Datawarehouse. Es una gran coleccin de datos que recoge informacin de mltiples sistemas fuentes o sistemas operacionales dispersos, y cuyo objetivo se centra en la toma de decisiones, es decir, en el anlisis de la informacin. 9)Executiveinformationsystems(EIS). Sistemas de informacin ejecutiva. 10)Decisionsupportsystems(DSS). Sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
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5.4. Proveedores de sistemas de BI

Figura 8. Proveedores de la solucin BI (Gartner, 2010)
A pesar de que los grandes proveedores acaparan en este cuadrante el 75% del mercado, sigue habiendo mercado para los proveedores especializados en BI, ya que ofrecen soluciones ms innovadoras y consiguen una valoracin elevada por parte de sus clientes. Los grandes proveedores tienen pendiente la problemtica de integrar sus soluciones (fruto de mltiples adquisiciones), lo que cuestiona seriamente su capacidad de ofrecer las soluciones que necesitan las organizaciones actuales.
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6. Gestin del conocimiento (KM)
6.1. Introduccin En el apartado anterior hemos tratado sobre los sistemas de inteligencia del negocio (BI); ahora vamos a abordar los sistemas que permiten gestionar dentro de la organizacin correctamente el conocimiento que proporcionan dichas herramientas. La organizacin requiere conocimiento tanto interno como externo, pero tambin disponer de estrategias y herramientas que ayuden a determinar la validez del conocimiento, segn el destinatario y sus funciones dentro de la organizacin. 6.2. Definicin La gestin del conocimiento (KM) es una disciplina que facilita la creacin, captura, organizacin, acceso y utilizacin del conocimiento corporativo.
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Un sistema de gestin del conocimiento (KM ) es el conjunto de polticas, estructuras organizativas, procedimientos, aplicaciones y tecnologas que identifican, distribuyen y dan uso al conocimiento y al capital intelectual, generado dentro y fuera de la organizacin. El KM mejora la efectividad en la toma de decisiones.
KM son las siglas de knowledge management.
M. Nssbaum defini:
"La gestin del conocimiento es el proceso sistemtico y explcito de capturar la experiencia individual o colectiva de una organizacin, independiente del medio en el cual se encuentra, de modo que se pueda distribuir o dejarlo accesible a todas aquellas personas a las cuales le es til".
La gestin del conocimiento es la estrategia formal y el conjunto de tecnologas diseadas para administrar y potenciar los activosintelectuales de la compaa. 6.3. Caractersticas de una solucin KM Alguno de los elementos necesarios con que debera contar una solucin de gestin del conocimiento son:
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1) Generacin de almacenes de conocimiento sobre sistemas simples o complejos: Bibliotecas digitales Bases de datos Sistemas expertos. Las bases de conocimiento estn relacionadas con la inteligencia artificial. Aplicaciones de trabajo colaborativo (groupware) Minera de datos (data mining) rboles de conocimiento o gestin de competencias Sistemas de aprendizaje Sistemas de apoyo a la toma de decisiones Internet/intranet Bases documentales Software
2) Acceso rpido a esos almacenes, sea de manera pblica o bien, mediante restricciones departamentales. 3) Fomentar su difusin y enriquecimiento mediante la participacin de todos los implicados. La funcin principal de un sistema de gestin de conocimiento es la generacin de un repositorio de conocimiento de muy diversa ndole (software, documentacin, incidencias, propuestas, resultados del negocio, etc.). Destacan su portabilidad y capacidad de reutilizacin, al constituirse como marco de referencia para poder gestionar el conocimiento generado. Cualquier sistema de gestin del conocimiento cuenta con dos mbitos de actuacin diferentes: 1)Desdeelpuntodevistadelusuariofinal. Consultando los datos incluidos en el repositorio de conocimiento, reutilizndolos y generando propuestas o sugerencias, o bien solicitando mayor informacin, lo que proporciona an mayor conocimiento. 2)Desdeelpuntodevistadeladministradordelsistema. Se encargara de asegurar la recopilacin necesaria del conocimiento desde las fuentes seleccionadas, estableciendo las reglas y habilitando los mecanismos de captura y transmisin.
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6.4. Divergencia BI-KM Business intelligence (BI) se diferencia de la gestin del conocimiento (KM) en que ofrece una aproximacin ms estructurada a la toma de decisiones, orientadaaproblemasdeterminados y dirigida a la integracin y anlisis de informacin de reas de negocio concretas. La gestin del conocimiento est orientada a contenidos y procesos. La diferencia principal es que KM es una estrategia integral donde la tecnologa es realmente una herramienta supeditada a la estrategia y se exige la colaboracin de personas e integracin de distintas fuentes de informacin, mientras que BI est en muchos aspectos fuertemente definida por la tecnologa disponible.
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7. Gestin documental
7.1. Introduccin La necesidad de organizar, controlar y disponer de los documentos producidos por las organizaciones ha sido una constante de la produccin administrativa de la empresa a lo largo de los aos, y la gestin documental de apoyo ofimtico cuenta con gran tradicin y madurez. El avance de las TIC y la evolucin del concepto de gestin al servicio de las empresas y sus clientes hace que la tecnologa de gestin documental adquiera una mayor complejidad; en ella interviene una serie de herramientas, aplicaciones y componentes tecnolgicos de cuya integracin depende el xito o el fracaso de la implantacin. Los documentos renen unas caractersticas que dificultan su gestin y determinan el problema documental: 1) La informacin que contienen, en su gran mayora, no est estructurada. 2) El soporte fsico en el que se sustentan dificulta su flujo y acceso. 3) La conservacin durante largos perodos de tiempo, en tanto que son prueba de las actuaciones de las organizaciones. 4) La masa de documentos desorganizados, ya sea digitales o no, exige la dedicacin de un gran nmero de horas de personal administrativo a su organizacin, conservacin y localizacin. La aplicacin de la tecnologa de gestin documental contribuye a la solucin de este problema, habiendo alcanzado en la actualidad un grado de madurez que las convierte en indispensables de las organizaciones para resolver el problema documental. En sus inicios, la gestin documental se conceba como una herramienta de ayuda ofimtica. Facilitaba la organizacin lgica de los documentos en un sistema de informacin que permita su control, al tiempo que, mediante su digitalizacin, se poda sustituir el documento fsico por su imagen electrnica, con lo que se lograba reducir enormemente el espacio necesario para su conservacin en las propias oficinas. Con el paso del tiempo, los sistemas de workflow y las herramientas de gestin de contenidos supusieron una importante ayuda para la gestin administrativa. Facilitaban enormemente la tramitacin de los procesos al automatizar las tareas propias del proceso administrativo, permitiendo la explotacin de
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la informacin residente en la organizacin, reportando un importante beneficio al suponer un ahorro de costes, un mejor control y seguridad de los documentos y la optimizacin del conocimiento corporativo, y mejorando los procesos internos. A pesar de que hoy en da nadie duda de los beneficios que estas tecnologas aportan, la realidad es que su nivel de implantacin difiere todava de ser el que debiera corresponder a este tipo de soluciones. 7.2. Definicin
Se entiende por sistema de gestin documental la estructura conceptual, los procedimientos, las tecnologas y las prcticas usadas por una organizacin y otras entidades externas a la organizacin para lo siguiente: administrar el flujo de documentosdigitales de todo tipo en la organizacin; evitar duplicidades de documentos y el manejo automtico de versiones de documentos; permitir la recuperacin de informacin desde dichos documentos; determinar el tiempo que los documentos deben almacenarse y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando sobre el sistema principios de racionalizacin, control de la produccin documental y comparticin de recursos.
7.3. Caractersticas de una solucin de gestin documental Una aplicacin de gestin documental est orientada a un contexto operacional que tenga relevancia para la organizacin, por ejemplo, la gestin documental podr ser un elemento de los sistemas ERP, CRM, EPM, SCM. Los sistemas de gestin documental permiten generar una estructura de documentos que reside en un repositorio documental centralizado y accesible para todos los usuarios y segn unas polticas de seguridad. La estructura clsica de los sistemas de gestin documental incluye cinco elementos principales: 1) un modelo de registro estructurado en diferentes campos de tamao variable, 2) la inversin de trminos que conduce a la creacin de un fichero invertido, 3) uno o ms diccionarios que controlan la indexacin (diccionario de palabras vacas, de sinnimos, de palabras autorizadas, etc.),
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4) un sistema de recuperacin basado en el lgebra de Boole para realizar operaciones lgicas con conjuntos de documentos, y 5) un sistema complementario de recuperacin de cadenas de caracteres basado en comparaciones, truncamientos, proximidad, etc. En este sentido, un sistema documental clsico intenta facilitar elementos para gestionar informacin no estructurada (es decir, sus atributos no son deducibles sin una operacin compleja de anlisis intelectual). No posee propiedades repetitivas, como un documento de oficina, sino que su estructura es intensamente variable de un documento a otro. Para su recuperacin no basta con registrar datos como el autor, el destinatario y la fecha de creacin. Debe representarse tambin la informacin y el conocimiento que pueda contener ese documento. En cambio, los sistemas documentales proporcionan las herramientas para ello: registros que admiten campos de gran extensin, recuperacin del documento por cualquier palabra que forma parte de su descripcin, edicin e impresin del fichero invertido y de los diversos diccionarios, etc. Sin estos elementos mnimos esimposible controlar un fondo documental de tipo cognitivo. En realidad, los usuarios de un sistema de informacin documental detectan una necesidad de informacin, expresada de forma borrosa, que el sistema habr de traducir a una expresin de bsqueda precisa mediante trminos de indizacin. El motor de recuperacin del sistema deber ejecutar entonces una funcin de concordancia con el fin de determinar el conjunto de documentos pertinentes a esa necesidad de informacin. Los sistemas de gestin documental extienden sus procesos en Internet, es decir, permiten que las personas externas a la organizacin, bien sean clientes, proveedores, o socios, participen en los procesos a travs de la Red. Podrn ver una factura, consultar un albarn o hacer un pedido, lo que implica la necesidad de extremar los requisitos de seguridad, la incorporacin de la firma electrnica y un marco legal que d proteccin a esta nueva forma de entender los procesos de negocio. Tal como ocurre con el resto de sistemas estudiados, la definicin de una metodologa especfica para la implantacin de los sistemas de gestin documental, con la perspectiva del ciclo de vida completo de los procesos administrativos, la priorizacin de los procesos a implementar y la definicin de fases del proceso de implantacin son elementos fundamentales para la correcta alineacin de la solucin de gestin documental en la empresa.
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Resumen
Las organizaciones en la sociedad del conocimiento requieren de sistemas de informacin eficientes e integrados y que permitan la gestin no solo de la informacin, sino tambin del conocimiento, incorporando las mejores prcticas para facilitar la toma de decisiones, la optimizacin de recursos y la alta gestin de los recursos empresariales. Para lograr esta meta, se utiliza una serie de tecnologas que permiten el logro del mismo: ERP y su extensin a EPM, CRM, SCM, KM, BI... Los propsitos y las caractersticas de los sistemas ERP y de los sistemas estudiados en este mdulo se complementan y se distinguen. Mientras los primeros suplantan a los sistemas legados creando una sola infraestructura de TIC, los segundos crean comunidades de innovacin, incluyendo a toda la comunidad de la organizacin; los ERP mejoran la productividad organizacional por medio de sistemas adecuados para compartir informacin; los sistemas EPM, CRM, SCM, KM y BI mejoran la capacidad de innovacin por medio de compartir y aplicar. En un sistema complejo en el que convivan tanto sistemas ERP como sistemas EPM, CRM y SCM, del mismo o de diferentes fabricantes, as como otras herramientas KM, BI, gestin documental y modelos de negocio e-business, debern existir necesariamente interrelaciones que habiliten la integracin, lo cual, cuando los sistemas provienen de diferentes fabricantes, puede llegar a ser muy costoso. Las empresas se enfrentan a una serie de problemas como consecuencia de su inters por disponer de productos tecnolgicos que cubran, de forma integrada, todas las funcionalidades requeridas. La evolucin de las aplicaciones de negocio y la terminologa involucrada en esta evolucin nos permite justificar que, en materia de sistemas de gestin empresarial, la tendencia de futuro es adaptar las soluciones tecnolgicas a todas las necesidades. Por tanto, lo relevante no es que ahora disponemos de mltiples tipos de sistemas de negocio y que, adems, mejorarn y se ampliarn con nuevos desarrollos, sino que las organizaciones tiene un difcil reto para determinar cmo implementar, de forma ms eficiente, una solucin empresarial que acelere el tiempo de respuesta y automatice al mximo los procesos internos y externos. La evolucin de las aplicaciones de negocio y la terminologa involucrada en esta evolucin nos permite justificar que, en materia de sistemas de gestin empresarial, la tendencia de futuro es adaptar las soluciones tecnolgicas a todas las necesidades. Por consiguiente, lo relevante no es que ahora disponemos de mltiples tipos de sistemas de negocio y que adems mejorarn y se
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ampliarn con nuevos avances, sino que las organizaciones tienen un difcil reto para determinar cmo implementar de forma ms eficiente una solucin empresarial que acelere el tiempo de respuesta y automatice al mximo los procesos internos y externos. En definitiva, la capacidad para mejorar la eficacia en la gestin y el valor del propio negocio convierten a los sistemas de informacin en una herramienta estratgica de gestin que, por lo tanto, requiere de planificacin a largo plazo y alineamiento con la estrategia corporativa para mantener la ventaja competitiva o la plena satisfaccin de los usuarios y dems participantes en la red de valor de la organizacin. Para poder construir un sistema completo que abarque las soluciones tecnolgicas disponibles y alineadas con la organizacin y sus necesidades, es necesario: partir de la implementacin de los sistemas ERP operacionales para la gestin del negocio; a continuacin, solucionar sus extensiones EPM, CRM y SCM segn proceda y, con ello, evolucionar hacia las herramientas ms avanzadas que requieren una base muy slida de datos y procesos, como BI, KM y gestin documental, aportando todas ellas de forma integrada las soluciones del modelo e-business que se adopte. Las organizaciones modernas se enfrentan al mercado en un escenario donde las personas son los protagonistas del proceso. Se puede tener el sistema correcto y contar con tecnologa avanzada, es posible estar realizando el proceso correcto y hasta se puede tener el personal adecuadamente capacitado, pero tambin se debe disponer del modelo de interrelaciones humanas adecuado mediante el cual operan el producto, la tecnologa, el proceso y las personas. Adems de los sistemas aqu tratados, existen otros sistemas y tecnologas que, en este contexto de estudio, seran elementos propios de los sistemas tratados ERP, SCM, CRM, EPM, BI, KM, e-business y gestin documental, pero que podran trabajar con independencia o como complementarios a cualquier combinacin de soluciones y, por tanto, resolveran parte de los objetivos globales de los sistemas. Detallamos a continuacin algunos de ellos: MIS: sistemas de informacin gerencial. DSS: sistema de soporte en el proceso de toma de decisiones. OCR: se usa para escanear y reconocer caracteres, e incluso cdigos de barras, en cualquier tipo de documento (albaranes, formularios, facturas, etc.). EDI: intercambio electrnico de datos normalizado. BPM: business process management. CPM: corporate performance management.
En sntesis, los conceptos tratados cubren complejos sistemas tecnolgicos y avanzadas estrategias de negocio; la aplicacin de estos conceptos en el mundo empresarial requiere inversiones muy elevadas. Tienen un elevado impacto
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en la organizacin y se necesita personal interno cualificado con capacidad de discernimiento y creatividad y grandes esfuerzos, por parte de las empresas, a la hora de acometer actividades de reingeniera de procesos para integrar correctamente los procesos de negocio, con el agravante de que tanto las tecnologas como los negocios estn en continua y rpida evolucin. Por ello, las empresas tienen un reto muy importante: la implementacin de los sistemas tecnolgicos disponibles para la gestin empresarial.
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Actividades
El objetivo es presentar un documento completo que muestre el desarrollo total de un caso. Este puede ser tanto terico como aplicado, pero siempre respetando los conceptos, teoras y disciplinas relacionadas. Los casos planteados podrn centrarse en el anlisis de casos que han sido estudiados y solucionados por equipos de especialistas, o casos centrados en generar propuestas de toma de decisiones por parte del estudiante. Se pretende obtener conocimiento prctico, as como aplicar los conceptos aprendidos en el mdulo didctico realizando el estudio de situaciones que requieren la resolucin de problemas; de esta manera, el estudiante se implica en el proceso de toma de decisiones. Entendiendo el mdulo didctico como una serie de estrategias de negocio y tecnologas unidas para satisfacer unos requerimientos de las organizaciones, se espera que, por medio del estudio de estos casos, se analice cmo las empresas y organizaciones incorporan el uso de las nuevas tecnologas y sistemas operacionales a sus procesos de negocio, englobando cualquier actividad tradicional. Entre posibles casos, y a modo de ejemplo, se puede trabajar en estos temas:
Anlisis de la implantacin de un proyecto CRM + e-business Propuesta de implantacin de un proyecto de gestin documental integrado con EPM
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Glosario
estrategia f Una estrategia se vincula, en trminos empresariales, al trazado de un plan de accin a los fines de alcanzar determinados objetivos corporativos o financieros. call center m Es una unidad funcional dentro de la empresa (o bien una empresa en s misma) diseada para manejar llamadas telefnicas entrantes y salientes desde y hacia sus clientes, con el propsito de dar soporte a las operaciones cotidianas de la organizacin. capital intelectual m Aquel conjunto de activos intangibles que suponen la generacin de una mayor valoracin de la empresa. Est constituido por el capital humano (informacin sobre el empleado, sus aptitudes, habilidades, capacidad de aprendizaje, etc.), el capital estructural (informacin sobre la cultura de la organizacin, caractersticas, estructura y filosofa de trabajo) y por el capital relacional (relativo a los contactos con entornos externos a la organizacin). ciclo de vida de un proyecto m Distintas etapas que atraviesan los proyectos desde su aparicin hasta su finalizacin. forecasting m Pronosticar, prever. groupware m Conjunto de programas informticos colaborativos. Uso de mtodos y herramientas de software que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a travs de redes. help desk m Conjunto de recursos tcnicos y humanos que dan soporte a diferentes niveles de usuarios de la propia empresa o de los clientes a los que se les da servicio. productividad f Incremento o decremento del rendimiento a partir de la variacin de cualquiera de los factores que intervienen en un proceso de produccin o en las etapas de la cadena de suministro. reingeniera de procesos f Reconsideracin, reestructuracin y racionalizacin de las estructuras de negocio, procesos, mtodos de trabajo, gestin de sistemas y relaciones externas. workflow m Automatizacin de un proceso o serie de procesos por medio del encadenamiento de las tareas y actividades.
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Bibliografa
Cohen Karen, D.; Asn Lares, E. (2005). Sistemas de Informacin para los Negocios. McGraw-Hill. Dick Lee (2001). Self-Guided CRM (Customer Relationship Management). Spiral Bound. Draeger, E. (2000). Project Management with SAP(R) R/3. Addison-Wesley, Pearson Education. Dyche, J. (2002). The CRM Handbook: A Business Guide to Customer Relationship Management. Addison-Wesley. Gmez Vieites, A.; Surez Rey, C. (2006). Sistemas de Informacin: herramientas prcticas para la gestin empresarial. Alfa Omega Ra-ma. Gray, C. F.; Larson, E. W. (2000). Project Management. The Managerial Process. McGraw-Hill. Huidoro Moya, J. M.; Roldn Martnez, D. (2005). La tecnologa e-business. Thomson. Kaplan, R. S.; Norton, D. P. (1997). El Cuadro de Mando Integral. The Balanced Scorecard. Barcelona: Ediciones Gestin 2000. Kimball, R.; Ross, M. (2009). The Data Warehouse Toolkit. Wiley. Kleijnen, J. P.; Simts, M. T. (2003). Perfomance metrics in supply chain management. En: Journal of the operational research society. Lee, D. Self-Guided CRM (Customer Relationship Management). Spiral-bound. McLeod, R. (2000). Sistemas de Informacin Gerencial (7. ed.). Hispanoamericana. O'Brien, J. A.; Marakas George, M. (2008). Sistemas de Informacin Gerencial. McGraw-Hill. Papazoglou, M. P.; Ribbers, P. (2006). e-business Organizational and Technical Foundations. Willey.
Implantacin de sistemas de informacin de empresas

Jos Ramn Rodrguez Jos Mara Joana
PID_00174747
ndice
Introduccin............................................................................................... Objetivos....................................................................................................... 1. Caractersticas de los sistemas de informacin de empresa.... 1.1. 2. 3. Consecuencias para la gestin ....................................................
5 6 9 12 14
Fases del ciclo de vida de implantacin...................................... Fase 1. Adopcin del sistema: la decisin de adquirir un ERP.........................................................................................................
16 25 33 35 36 37 38 39 43 45 47 48 50 52 53 54 56 57 61 65 65 66 68 71
4. 5.
Fase 2. Seleccin de la solucin estndar.................................... Fase 3. Implantacin de la solucin............................................. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. Iniciacin y definicin del proyecto .......................................... Planificacin y lanzamiento del proyecto .................................. Anlisis de la situacin actual .................................................... Definicin de la situacin objetivo ............................................ Construccin y prueba del prototipo ......................................... Construccin del sistema ............................................................
6. 7.
Fase 4. Puesta en marcha................................................................. Gestin del cambio............................................................................ 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. Un modelo de gestin del cambio ............................................. Anlisis de implicados ................................................................ Causas de las resistencias al cambio ........................................... Buenas prcticas de intervencin sobre la comunicacin .......... El plan de formacin ..................................................................
8.
Gestin de proyecto........................................................................... 8.1. 8.2. 8.3. Procesos tpicos de la gestin de proyectos ................................ Las reas de conocimiento .......................................................... La organizacin del proyecto ...................................................... 8.3.1. 8.3.2. Roles clave en el proyecto ............................................. rganos colegiados ........................................................
Resumen....................................................................................................... Bibliografa.................................................................................................
Introduccin
En los mdulos anteriores hemos examinado la estructura, el catlogo de soluciones existentes y las caractersticas principales de los sistemas de informacin de empresa (SIE), desde los ERP tradicionales hasta los ms nuevos sistemas CRM, SCM, BI, etc. En la actualidad, los SIE cubren la mayor parte de los procesos de negocio de cualquier empresa en cualquier sector industrial, y han sido adoptados como principal estrategia tecnolgica por muchas compaas de todos los tamaos. En este mdulo mostramos que la adopcin de un SIE, un paquete estndar de gestin del negocio o de algunas de sus funciones principales, es una eleccin estratgica y tecnolgica de gran alcance e implicaciones, as como una decisin prcticamente sin retorno. Por lo tanto, es de gran importancia conocer bien sus caractersticas, explicarlas a los usuarios y directivos y tomar decisiones bien informadas. Tambin explicamos los aspectos clave del ciclo de vida del ERP: su adopcin (la decisin o no de comprar), la eleccin de la solucin ms adecuada, el proceso de implantacin (parametrizacin, desarrollos a medida, sustitucin o integracin con las aplicaciones heredadas) y finalmente el arranque. Proporcionamos una metodologa abreviada de implantacin, basada en la prctica profesional. Aun ms que en otros mbitos de la gestin y produccin de sistemas de informacin, la implantacin de ERP requiere de una especial colaboracin entre usuarios y tcnicos, una mayor comprensin de las necesidades estratgicas y operativas del negocio y un trabajo de "gestin del cambio"; todo para facilitar los cambios en la organizacin y las maneras de trabajar de la empresa.
Objetivos
El objetivo de este mdulo es familiarizar al estudiante con los procesos de implantacin de sistemas de informacin de empresa (SIE). Aunque se proporciona una gua metodolgica general para abordar un proyecto de este tipo, lo ms importante es que el estudiante comprenda las diferencias entre los proyectos de sistemas de empresa (ERP, CRM, SCM, etc.) y otras clase de proyectos de construccin e implantacin de sistemas de informacin y los aspectos tericos y prcticos que son clave para una implantacin de xito. Ms concretamente, estos objetivos son: 1) Conocer las caractersticas propias de diseo y construccin de los sistemas de empresa y qu implicaciones tienen estas caractersticas en el proceso de decisin de adoptar un SIE y en su implantacin posterior. En particular, comprender las diferencias principales con los proyectos de desarrollo de software a medida. 2) Entender el ciclo de vida de un SIE y los aspectos clave de cada una de sus fases: La adopcin, es decir, cmo se toma o se debe tomar la decisin de adquirir un SIE, frente a otras opciones posibles. La seleccin, es decir, la eleccin de un fabricante y un implantador frente a otros posibles. La implantacin propiamente dicha en todas sus fases, con un nfasis particular en los procesos de parametrizacin y construccin de un prototipo. La puestaenmarcha, es decir, los procesos de arranque y estabilizacin del nuevo sistema. 3) Entender los dos procesos de "acompaamiento", que se consideran clave para la implantacin con xito del SIE: La gestindelcambio, o sea, los aspectos de organizacin, procesos de trabajo, gestin de interesados, comunicacin y formacin, principalmente, que facilitan o deben facilitar el cumplimiento de los objetivos del proyecto y la adopcin de la nueva tecnologa. La gestindelproyecto, esto es, las buenas prcticas de gestin general que son vlidas en cualquier proyecto TIC y su valor y especialidad en la
implantacin de un SIE. Se analizar, en particular, la estructura de organizacin y gestin de un proyecto de estas caractersticas.
1. Caractersticas de los sistemas de informacin de empresa
Segn hemos visto en la introduccin y los primeros mdulos de la asignatura, los sistemas de informacin de empresa (SIE) son paquetes estndar que cubren, en principio, los procesos de trabajo habituales de cualquier empresa en casi cualquier sector industrial, que se pueden adaptar a las peculiaridades de cada negocio u organizacin concreta mediante un men de opciones y que comparten una base de datos comn para toda la empresa y para las diferentes aplicaciones o "mdulos" del sistema. Hemos visto tambin la arquitectura y el catlogo tpico de los productos que incluyen estos sistemas en la actualidad (figura1).
Figura 1. Arquitectura actual de los sistemas de informacin de empresa
SIE Normalmente en este mdulo utilizaremos las expresiones SIE, sistemas de informacin de empresa o sistemas de empresa; aunque a veces podamos hablar de ERP para referirnos al conjunto de estos sistemas o incluso, en ocasiones, hablaremos de paquetes o software estndar. Con todo, siempre estaremos hablando de la misma realidad, o sea, paquetes estndar que cubren funciones y procesos de trabajo de las empresas.
Lectura recomendada Podis ver: A.GmezVieites;C.SurezRey (2006). Sistemas de informacin: Herramientas para la gestin empresarial (2. ed.). Madrid: Editorial Ra-Ma. Paracuellos del Jarama.
1)LosERP (enterprise resource planning o sistemas de gestin de recursos) clsicos, que cubren los procesos internos de la empresa (contabilidad y finanzas, recursos humanos, compras y aprovisionamiento, gestin de la produccin, etc.). 2)Lossistemasderelacinconlosproveedores, o sistemas de gestin de la cadena de suministros (SCM, supply chain management), que incluyen los procesos de previsin de la produccin y demanda de materias primas, reposicin de inventarios, almacenamiento y distribucin.
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3)Lossistemasdegestincomercialyderelacionesconlosclientes (CRM, o customer relationship management), donde se registran todos los contactos y operaciones que la empresa tiene con sus clientes y la gestin del canal comercial directo (vendedores y representantes) e indirecto (distribuidores o revendedores). 4)LosnuevossistemasquecomienzanallamarsePRM (partnership relationship management), que gestionan las relaciones con los socios y otros agentes de la cadena de valor. Ponamos el ejemplo de los programas de fidelizacin de las empresas tursticas o de transporte de personas. 5)Elconjuntodesistemasderelacionesconlosdirectivosyempleados, como son los sistemas de inteligencia de negocio (BI, o business intelligence), gestin del conocimiento (KM, o knowledge manament), los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, o decisin support systems) y otros. En este apartado, profundizaremos en las caractersticas funcionales de los sistemas integrados de empresa, es decir, cmo son y funcionan los sistemas de informacin de empresa. Como veremos, tener en cuenta estas caractersticas de diseo es algo crtico para tomar la decisin de adquirir un sistema integrado y para su implantacin, que es sustancialmente diferente de la del ciclode vidadedesarrolloamedida (software development life cycle, o SDLC). Estas caractersticas principales, o criterios de diseo, son las siguientes: 1) El software se organiza por procesosdetrabajo, es decir, cada aplicacin o mdulo cubre todos o la mayora de los procesos o procedimientos de trabajo de un departamento o de una empresa, sus requerimientos funcionales. 2) El sistema integrado est compuesto de una serie de aplicaciones o grupos de aplicaciones que se llaman mdulos. Normalmente, cada mdulo cubre una funcin organizativa o un departamento de la empresa (contabilidad y finanzas; recursos humanos; ventas; compras; produccin; etc.). Est orientadoala funcin, con independencia de las lneas de producto, mercados e incluso de las formas o jerarquas organizativas que esta funcin tenga en cada empresa. 3) Probablemente, el aspecto ms importante de los modernos sistemas de empresa es su elevadogradodeintegracin. Todos los procesos, funciones, departamentos (y eventualmente empresas u organizaciones que utilizan el mismo software) comparten los mismos datos y utilizan la misma estructura de datos. Se habla tambin de integracin funcional (dos o ms funciones
Workflow La incorporacin ms reciente de herramientas de gestin de los procesos de trabajo (workflow) en los sistemas de empresa, tericamente, refuerza y facilita estos aspectos de integracin funcional y modular. Proceso Un proceso es una secuencia de actividades que transforma unas entradas (inputs) en unos resultados (outputs), mediante una serie de herramientas y operaciones que pueden ser clculos matemticos o procedimientos de gestin. Ved tambin Ved el mdulo didctico "Sistema de informacin empresarial" de esta asignatura.
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que se integran en una funcin que reclama ciertas operaciones de otra) y de integracin modular (es decir, componentes de un mdulo que se utilizan en otros mdulos). 4) Los sistemas integrados son una evolucin avanzada de las arquitecturas cliente-servidor, o sea, la distribucin de componentes (programas, datos) entre "servidores" donde habitualmente residen los programas y datos comunes y "clientes" (estaciones de trabajo) donde los empleados pueden realizar ciertas operaciones con autonoma y disponen de algunos programas y datos. Clientes y servidores se comunican a travs de mensajes u rdenes de trabajo. Esto permite, en principio, economizar tanto las mquinas como el software y las comunicaciones. 5) El sistema estndar proporciona un men de opciones funcionales supuestamente basado en las buenas o mejores prcticas (best practices) o maneras de ejecutar una operacin o proceso de trabajo, disear pantallas o ejecutar informes. El cliente o implantador elige la opcin que mejor se adapta a su necesidad o, ms habitualmente, modifica su manera de trabajar para adaptarse a la propuesta del software. Asimismo, si se producen cambios en los procesos de trabajo se puede cambiar la opcin de configuracin elegida sin necesidad de modificar el software. Esta caracterstica se llama adaptacin dinmica o parametrizacin. 6) Una consecuencia de mayor calado de esta filosofa es la estandarizacin delentornodesistemas y la escalabilidad, esto es, el mismo sistema se puede adaptar a las necesidades de crecimiento de la empresa. Asimismo, es el fabricante el que se ocupa de su puesta al da y evolucin. Finalmente, el sistema permite el desarrollo de componentes a medida del usuario o facilita la comunicacin e integracin con otras aplicaciones departamentales o corporativas heredadas. Algunos software estndar tienen su propio entorno y lenguaje de desarrollo y otros utilizan lenguajes estndar o una mezcla de ambos. 7) Una de las caractersticas que ms proclamaban en sus inicios los fabricantes de software estndar de empresa era la facilidad y ergonomadeusodel interfazdeusuario, muy similar a la navegacin de las aplicaciones de oficina. El interfaz es grfico y ms atractivo, es comn para todos los mdulos, contiene herramientas de ayuda, permite hacer peticiones (queries) inmediatas o diferidas de cierta informacin necesaria para completar un proceso de trabajo, bajarse esta informacin al propio PC y puede integrarse con relativa facilidad con las herramientas de oficina, conservar plantillas o documentacin, enviar mensajes de correo, etc. La figura2 contiene un resumen esquemtico de todas estas caractersticas.
Web services Las versiones ms recientes de sistemas de empresa han evolucionado en todo o en parte hacia arquitecturasdeserviciosweb (web services) en las cuales los clientes acceden a cualquier clase de servicio por medio de un navegador estndar.
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Figura 2. Arquitectura actual de los sistemas de informacin de empresa
1.1. Consecuencias para la gestin Este conjunto de diferencias (tambin similitudes) tiene consecuencias sobre la maneraenqueseorganizalainformtica, las relaciones con los usuarios y los perfiles profesionales de los informticos y usuarios. Frecuentemente, los profesionales y departamentos de informtica son percibidos o suponen realmente un obstculo para la adopcin del ERP en la empresa. 1) La relacin con el fabricante es completamente distinta que con un proveedor de servicios de desarrollo. El poder comercial del vendedor es mucho mayor, y lo es para siempre. Los compradores necesitan asociarse y establecer estrategias ms colectivas. 2) El poder de directivos y usuarios finales es tambin mayor y, frecuentemente, se relacionan directamente con el vendedor (y el implantador) tanto en el momento de la compra como en la ejecucin del proyecto. 3) Aparece una tercera figura, el consultor o implantador, que tiene un papel clave en la configuracin del producto, la relacin con los usuarios y la gestin del proyecto.
Ejemplo AUSAPE es la asociacin de usuarios de SAP en Espaa y tiene grupos sectoriales y funcionales para cada mdulo y tipo de industria.
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4) En consecuencia, el papel de los departamentos de informtica y sus profesionales es mayor en la gestin de proveedores y proyectos y en la evaluacin, asesoramiento y control de los desarrollos y mantenimiento adicional que en la propia implantacin. 5) Esto requiere que los departamentos de IT sean capaces de mantener el conocimiento de los datos y los procesos de negocio, optimizar el uso de los nuevos sistemas y mostrar a usuarios y directivos las capacidades que la nueva tecnologa les puede aportar. 6) Al mismo tiempo, la adquisicin e implantacin de ERP, para funciones o procesos con poca diferenciacin competitiva, debera liberar recursos para el desarrollo de sistemas en los que la empresa s que obtiene ventajas de diferenciacin en el mercado.
Intervencin de los departamentos de IT Los departamentos de IT intervienen ms en la seleccin de la solucin y en el mantenimiento futuro y no tanto en la implantacin propiamente dicha, donde tienen ms un papel de gestores de proyecto y facilitadores de la relacin entre el personal externo (consultores o implantadores) y los propios usuarios y directivos.
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2. Fases del ciclo de vida de implantacin
En los apartados siguientes, profundizaremos en el desarrollo metodolgico del ciclo de implantacin de los sistemas de empresa y los aspectos clave de cada una de ellas. La clasificacin de estas fases vara entre autores y tambin en la prctica profesional de las empresas que se dedican a la implantacin de esta clase de sistemas. El propio enfoque de la implantacin (ms amplio o ms restringido, ms rpido o ms lento, con mayor o menor reingeniera de los procesos de negocio) puede hacer variar o matizar cualquier clasificacin general. Finalmente, la metodologa o metodologas de gestin de proyecto que utilice el cliente o el implantador pueden hacer cambiar el contenido, la ubicacin o la denominacin de cada fase y etapa. Con estas limitaciones, hemos adoptado una clasificacin bastante eclctica que establece cuatrofasesbsicas: 1) Fase 1, o de adopcin. Es la fase en que directivos, usuarios y tcnicos se cuestionan la compra de un sistema de informacin de empresa integrado y paquetizado, o bien optan por una solucin diferente, normalmente un desarrollo a media. 2) Fase 2, o de seleccin. Una vez tomada la decisin de adoptar un sistema de empresa, se debe seleccionar qu sistema se adoptar, qu mdulos y qu partes se debern adaptar o desarrollar a medida. 3) Fase 3, o de implantacin del sistema, consistente en la personalizacin (parametrizacin) o adaptacin del sistema a las necesidades de la organizacin, incluyendo los desarrollos especficos, en su caso, y la integracin con los sistemas existentes o heredados. 4) Fase 4, de puestaenmarcha, que incluye el arranque y la estabilizacin del sistema y la correccin de errores (mantenimiento correctivo) y su adopcin efectiva por la organizacin. A estas fases deben aadirse dos grupos de procesos que son permanentes y continuos a lo largo de todo el ciclo:
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5) La gestin del cambio, es decir, todos los procesos de adaptacin de la organizacin, los procesos y las personas a la nueva tecnologa. 6) La gestindeproyecto, o sea, el conjunto de procesos y habilidades para planificar, organizar, dirigir y administrar el proyecto a la hora de asegurar la consecucin de los objetivos. Una representacin grfica de este ciclo se muestra en la figura siguiente:
Figura 3. El ciclo de vida de la implantacin de un sistema de empresa
Y qu pasa despus? Algunos autores (p. ej., Pastor y Esteves, 1999) hablan de un conjunto de fases posteriores, que incluyen: El mantenimiento, sea de correccin de defectos (correctivo), como de mejora y adaptacin a los cambios de los procesos de la empresa (evolutivo). La evolucin, que incluye la extensin de la funcionalidad y la instalacin de nuevos paquetes o colecciones de mejoras (llamados patxes, si son pequeos, o releases, si son ms grandes). La migracin a una nueva versin ms completa o actualizada tcnica o funcionalmente. La adquisicin e implantacin de nuevos mdulos para cubrir nuevas reas o procesos de la empresa.
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3. Fase 1. Adopcin del sistema: la decisin de adquirir un ERP
Los sistemas de informacin de empresa proporcionan una infraestructura integrada de datos y un marco de procesos y relaciones comn dentro de la empresa, entre sus diferentes departamentos, sucursales y filiales y, en su evolucin ms reciente, tambin con sus proveedores y clientes. Tericamente, todo el mundo llama a las cosas de la misma manera, usa los mismos datos y trabaja de una manera homognea. El interfaz de usuario (la organizacin de la informacin y la navegacin por la aplicacin) es tambin el mismo. Los usuarios finales tienen acceso a informacin agregada de una manera ms rpida y autnoma y pueden tomar decisiones ms giles. Por ltimo, puede permitir compartir determinados servicios (la gestin de pedidos, la relacin con los clientes, la contabilidad o la nmina) y eliminar tareas duplicadas, o sea, hacer "reingeniera" y reducir o reasignar recursos.
Reingeniera de procesos y sistemas de informacin de empresa Michael Hammer, inventor del concepto de reingeniera de procesos, lo defini inicialmente como: "repensar y redisear radicalmente los procesos de negocio para conseguir mejoras radicales en los indicadores clave de rendimiento, como son los costes, la calidad, el servicio y la velocidad". M.Hammer;J.Champy (1993). Reengineering the Corporation: a Manifesto for Business Revolution. Nueva York: Harper Business. A partir de esta idea, los fabricantes e implantadores de sistemas de empresa enfatizan la potencia de estos sistemas para transformar los procesos, e incluso se habla de un enfoque de implantacin de ERP "orientado a los procesos" (Kirchmer; Davenport). En realidad, los ERP y sistemas de informacin de empresa, en sentido amplio, son una forma limitada de reingeniera de procesos. En el mejor de los casos, no estamos reinventando los procesos de la organizacin desde cero, sino adaptando nuestros procesos a un conjunto de posibilidades suficientemente buenas (good enough) que habilita el ERP.
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Thomas Davenport (2000) sealaba, precisamente, la "universalidad e integracin de la informacin" como los rasgos ms importantes de los sistemas de informacin de empresa:
"La primera gran oportunidad de lograr la verdadera conectividad, con la que se consigue que todos sepan qu hacen los compaeros de negocio en todo el mundo de manera simultnea". T.Davenport (2000). Mission Critical. Realizing the Promise of Enterprise Systems. Boston: Harvard Business School Press. (Se cita la versin en espaol).
De acuerdo con la mayora de las encuestas entre directivos, las principales razones de adopcin de un sistema de informacin de empresa son: Mejorar la exactitud y disponibilidad de la informacin. Mejorar la informacin para la toma de decisiones directivas. Reducir costes y mejorar la eficiencia.
Desde el punto de vista de la informtica, el sistema de empresa debera eliminar silos de informacin y aplicaciones departamentales y reducir drsticamente los costes de mantenimiento. El proceso de compra es sencillo y rpido y, segn los vendedores, ms barato, porque se reparten los costes de desarrollo y actualizacin entre muchos clientes. Como puede suponerse y conocen bien quienes utilizan o han implantado sistemas de empresa (sean empleados y directivos de las reas de negocio o sean informticos de los departamentos de sistemas), estas virtudes que prometen la teora y los fabricantes se cumplen en un grado muy desigual y, adems, no funcionan ni resultan de la misma manera para todas las empresas y sectores. Uno de los trabajos de la empresa que est considerando la adopcin de un ERP, o en general, cualquiera de los que llamamos sistemas de informacin de empresa, es conocer bien antes de comenzar las consecuencias que tendr ahora y en el futuro esta clase de modelo de sistema de informacin con relacin a otros posibles, su complejidad y costes asociados, as como las diferencias entre las promesas y la realidad.
Por qu implantar un sistema de informacin de empresa? Es frecuente que muchas empresas adopten esta decisin por la obsolescencia de sus sistemas actuales, por la urgencia de un departamento para disponer de una determinada funcionalidad, por el consejo de un inversor o porque est de moda. Proporcionamos a continuacin una lista de comprobacin que podran utilizar las empresas antes de tomar una decisin de este tipo: En qu forma estn organizados los datos, sobre todo los datos esenciales y comunes para todos los departamentos? Cuando decimos cliente, esto quiere decir
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lo mismo para todo el mundo y todo el mundo tiene los mismos clientes y los mismos datos de cada cliente? Cmo de complejos o especficos son los procesos bsicos del negocio? Qu nivel de esfuerzo o de adaptacin ser necesario? Tenemos la organizacin, los ejecutivos principales y los cuadros intermedios preparados para este esfuerzo? En qu nivel est nuestra infraestructura tecnolgica (hardware, software de base y, sobre todo, el gestor de base de datos)? Estn actualizados? Son flexibles y robustos? Qu nivel de inversin requerir la adopcin de un ERP? Qu ventajas competitivas o mejoras sustanciales de eficiencia podemos alcanzar con la implantacin de un sistema de empresa? Las podemos medir? Podemos hacer a alguien responsable de la obtencin de estas ventajas? Cunto nos costar y cmo lo financiaremos? Todo el mundo ha odo hablar del esfuerzo y los fracasos de la implantacin de estos sistemas. Qu percepcin existe entre los directivos y cuadros acerca de un sistema de empresa? Entienden las consecuencias para su organizacin y forma de trabajar? Lo aceptan? Estarn en condiciones de aceptarlo ms adelante? Se prevn o estn en marcha cambios sustanciales en la estrategia del negocio, en la estructura de la organizacin o en los sistemas tecnolgicos que aconsejen especialmente o desaconsejen este esfuerzo? Es ahora el momento? Tendremos la capacidad y la paciencia para dedicar recursos tcnicos, funcionales y directivos a este esfuerzo? Quin lo liderar?
Fuente: Davenport (2000) y elaboracin propia.
En funcin de lo anterior, se deber disear un enfoque y proceso de implantacin y comunicacin coherente con lo anterior y suficientemente profesional y robusto. Este enfoque debe reconocer y actuar sobre las resistencias al cambio e incluir una estrategia activa para conseguir y materializar los beneficios prometidos por el sistema. La primera fase del ciclo de vida de los sistemas de empresa es la adopcin, es decir, la decisin de adquirir un ERP. Seguidamente examinamos los aspectos clave, ventajas e inconvenientes de esta decisin. En el mundo de los sistemas de informacin de empresa, es importante tener en cuenta los criterios de diseo del sistema (su arquitectura funcional y tcnica) y sus consecuencias para el negocio y la gestin tecnolgica. Es crtica tambin la gestin del proyecto de implantacin, en particular la relacin con directivos y usuarios y la gestindelcambio, o sea, lo que tiene que hacer la empresa necesita en su organizacin, sus procesos de trabajo y en la actitud de las personas para que el proyecto sea un xito. Finalmente, pero no en ltimo lugar, es importante ser consciente y saber manejar la enorme presin comercial tambin la que procede desde los medios de comunicacinque rodea al mundo de los sistemas de empresa, as como poder distinguir con criterio entre promesas y realidades, o, por decirlo ms suavemente, entre el potencial que representa la adquisicin del sistema y la capacidad de la organizacin y los implantadores de convertir estas promesas en beneficios para la empresa.
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LasconsecuenciasdeadoptarunSIE:temasclave 1) En primer lugar, recordemos, el criterio bsico de diseo del ERP es su orientacinalafuncin. El sistema cubre o debera cubrir los requerimientos funcionales ms comunes de cualquier empresa, esto es, los procesos de trabajo que realiza el personal dentro de cada departamento. Una vez ms, la visin por procesos que ofrecen los ERP es "suficientemente buena" para la mayora de las empresas. Frecuentemente, es una excusa para documentar y homogeneizar prcticas informales, establecer procedimientos estndar e introducir mejoras de calidad y tiempo. Sin embargo, en algunas empresas modernas, organizadas por procesos y proyectos, como hemos visto en los materiales de la asignatura, esta visin no es suficiente ni competitiva. Un sistema de empresa de un hospital registra episodios (ingresos, tratamientos, altas), pero no la evolucin del estado de salud, la mejora o el empeoramiento, o las condiciones del enfermo que le hacen propenso a una enfermedad o al agravamiento de su condicin. Un sistema de informacin de una empresa de ingeniera registra estados de una obra (contratos, certificaciones, recepciones), pero no la evolucin de la obra, los problemas aparecidos en el replanteo o las desviaciones de tiempo y coste. Esta visin funcional o departamental se replica en el diseo del ERP por mdulosfuncionales y en los propios implantadores. Los consultores o analistas saben la funcionalidad de un mdulo, pero rara vez tienen la visin global de los procesos de la empresa. Actualmente, se habla de implantacin enfocada a los procesos (Kirchmer; Davenport), pero pocas veces resulta as. Paradjicamente, esto puede resultar frecuentemente una ventaja, porque no es necesario introducir grandes cambios organizativos durante la implantacin, en especial si esta afecta a uno solo o pocos mdulos del sistema.
La cadena de valor Es importante diferenciar, por lo tanto, entre procesosde trabajo o procedimientos dentro de una funcin o departamento y procesos de negocio, que se corresponden con los procesos de la cadena de valor de Porter. Un proceso de negocio (por ejemplo, la atencin al cliente o la gestin de un pedido) es transversal e independiente de una funcin o un departamento. Ejemplo El camarero del bar apunta lo que le ha pedido el cliente y no le importa mucho cmo se har la factura. El departamento de compras hace un contrato y no le importa mucho ni el pedido ni la entrega.
La figura siguiente muestra, de forma un poco distinta de la habitual, la representacin de la cadena de valor. En la parte superior se encuentran reflejados los procesos bsicos del negocio (o cadena de valor primaria), en los que se transforman unas determinadas entradas (inputs) en unos determinados resultados (outputs). En la parte inferior se muestran los procesos de soporte, o cadena de valor secundaria, es decir, los procesos de infraestructura que resultan necesarios para que la empresa funcione, aunque no aporten directamente un valor al producto.
Lectura recomendada Hemos tratado estos temas en el mdulo 4 de los materiales de la asignatura Direccin estratgica de sistemas y tecnologas de la informacin. J.R.Rodrguez;I.Lamarca (2011). Sistemas de informacin y procesos de negocio. Barcelona: FUOC.
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Figura 4. La cadena de valor
Fuente: Andreu, Ricard, Valor (1996).
Los sistemas incorporados ms recientemente al mercado, como los SCM y CRM, corrigen bastante esta visin si se implantan correctamente. Por ejemplo, un CRM moderno permite registrar todos los contactos de la empresa con un cliente, cualquiera que sea el departamento, y realizar una gestin integrada de las ventas y los servicios. 2) Esto hace ms importante an el trabajo de arquitecturaeintegracinde datos. Lo que el ERP no nos da, por lo menos que nos lo d la estructura y jerarqua de datos. Por un lado, se requiere un esfuerzo de integracin entre los sistemas nuevos y aquellos sistemas anteriores, departamentales o locales (las aplicaciones "heredadas" o legacy), que nunca desaparecen del todo. La integracin es relativamente fcil "dentro" del paquete, pero ms complicada "fuera". La implantacin de un sistema de empresa requiere una estrategia explcita y completa de sistemas de informacin (datos, procesos, aplicaciones y tecnologa). No es un simple ejercicio tctico de cubrir una determinada funcionalidad y sustituir una aplicacin histrica por una solucin nueva. Tambin requiere de una particular disciplina organizativa, para que la estructura de los datos bsicos (raw data, o datos raz, como la informacin de clientes, proveedores o referencias de productos) sea nica e inamovible y toda la empresa se comprometa a respetarla y mantenerla. En un sistema de informacin de empresa, hay "unasolaverdadyunasolamaneradellamarala verdad". 3) Desde el punto de vista del negocio, se cuestiona con razn que el ERP hace a todas las empresas ms o menos iguales, eliminando las ventajascompetitivas o culturales de cada empresa. Los sistemas de empresa contienen una coleccin de "mejores prcticas" (dejmoslo en "buenas") o de las maneras de hacer las cosas ms frecuentes (cmo se contabiliza el IVA retenido o cmo se registra un contrato de suplencia en un centro de contactos). Los sistemas dirigidos a un sector (un hospital o una compaa elctrica) hacen lo mismo
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para todas las empresas del sector. Un ejercicio importante (y estratgico) es poder distinguir qu ganamos y perdemos en cada caso sustituyendo nuestra manera de hacer. Es posible que la contabilidad no sea un ejercicio especialmente creativo, pero los procesos del core business (la gestin de los pedidos o del servicio al cliente, por ejemplo) es para muchas empresas lo que les hace diferentes y mejores (Davenport, 2000). Y, en todo caso, vale la pena recordar que lo que proporciona o no una potencial "ventaja competitiva" no es un sistema de informacin, sino una manera diferente y superior de hacer las cosas.
Ved tambin Una revisin ms extensa con diferentes ejemplos se puede ver en Davenport (2000) y en las colecciones de artculos y actas de tipo ms acadmico editadas por la profesora CruzCunha que citamos en la bibliografa.
Ventajas competitivas genricas Qu puede ser o no una fuente de ventaja competitiva vara en cada empresa o sector. Algunas ventajas competitivas que se reportan habitualmente de la adopcin de sistemas de informacin de empresa son: Reduccin de costes de almacenamiento e inventario e implantacin de sistemas de suministro just in time. Centralizacin de ciertas funciones de la cadena de valor (por ejemplo, compras), que permiten aumentar el poder de negociacin con proveedores. Centralizacin de ciertas funciones de soporte administrativo (por ejemplo, la contabilidad, la nmina o los centros de atencin de llamadas) mediante la creacin de centros de servicios compartidos. Mejora de la agilidad de la gestin de ventas y pedidos, mediante el conocimiento de todas las interacciones con el cliente y de compartir datos (por ejemplo, existencia de inventario de un determinado producto). Facilita las operaciones de fusin y adquisicin de compaas y la implantacin de mtodos de trabajo comunes.
4) Es verdad que el interfaz de usuario ha mejorado sensiblemente y cada vez se parece ms a las aplicaciones de oficina. Esta es una ventaja diferencial para empresas y usuarios acostumbrados a aplicaciones de pantallas negras y verdes de los entornos "host", pero no tanto para usuarios acostumbrados a aplicaciones con navegador o a sus hojas de clculo particulares, por no hablar de los usuarios masivos de las redes sociales o de los gestores digitales de msica y pelculas. En todo caso, los sistemas de empresa ms completos y sofisticados contienen una secuencia de procesos, controles, peticiones y pantallas habitualmente mucho ms complicada que la que el usuario utilizaba con anterioridad. No es infrecuente que los mayores detractores de los sistemas de empresa sean los usuarios y operadores finales de las aplicaciones, an ms que los cuadros directivos y mandos intermedios. 5) Al mismo tiempo, por ms que haya aumentado la flexibilidad, modularidad y pluralidad de opciones, los sistemas de empresa raramente se adaptan como un guante a la organizacin y sus maneras de hacer, sino ms bien es la empresa la que tiene que adaptar sus procesos de trabajo y maneras de hacer, o bien desarrollar partes a medida, que el fabricante no incorpora ni mantiene en sus nuevas versiones. A medida que aumentan las adaptaciones o variacio-
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nes sobre el estndar, aumentan los riesgos del proyecto y su sostenibilidad. Las decisiones de compra e implantacin del ERP tienen que tener en cuenta este equilibrio de ventajas y riesgos. La implantacin de un sistema de empresa puede representar cambios en la organizacin, los procesos y circuitos de trabajo y la posicin de las personas, que producen resistencias por parte de los empleados y directivos y que necesitan ser abordados de manera inteligente y efectiva por el cliente. En realidad, medir este esfuerzo y valorar sus consecuencias suele ser la clave del xito si tuviramos que sealar una de la implantacin de un sistema de empresa. De hecho, la mayora de los fracasos en la implantacin de sistemas de empresa se deben ms a causas relacionadas con la organizacin y las personas que a causas relacionadas con la tecnologa o las capacidades tcnicas de los participantes.
Sistemas de informacin y cambios organizativos En lneas generales, la implantacin de un sistema de informacin de empresa representa siempre una mayor disciplina, un mayor nivel de formalizacin y homogeneidad de los procesos y un nivel de centralizacin de la informacin. Por decirlo coloquialmente, ya "nadie puede esconderse". Por mayor que sea la flexibilidad de una implantacin, la sensibilidad a las prcticas de una organizacin concreta o la participacin de los usuarios en el diseo, un sistema de informacin de empresa es lo que es y lo es para siempre. Dice Thomas Davenport que adoptar un ERP o un sistema de empresa genrico es "un estilo de vida".
6) Ms en general, es bueno reflexionar de antemano en el tipo de enfoque delaimplantacin (ms tctico o ms estratgico, con ms o menos "reingeniera" de la organizacin y los procesos) y los beneficios que se desean obtener, porque eso determinar en buena medida el tipo y el nivel de esfuerzo. Y es bueno disponer de una estrategia para realizar o materializar los beneficios prometidos por el proyecto.
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Enfoque de implantacin Una decisin esencial en la implantacin de sistemas de empresa es "la manera" como el ERP se implantar. Las dimensiones principales a tener en cuenta son: El tiempo (y normalmente esfuerzo) que se quiere dedicar a la implantacin, o sea, que la implantacin sea ms o menos rpida. (Hay empresas que optan por una implantacin ms "tcnica" y rpida, y piensan que ya desarrollarn ms adelante la reingeniera y la estrategia de realizacin o materializacin de beneficios). El grado de cambio en el negocio y, por lo tanto, la adquisicin mayor o menor de una ventaja competitiva (sea por diferenciacin, reduccin de costes, etc.) o una mejora sustancial de la eficiencia. El mayor o menor nmero y complejidad de los cambios sobre la solucin estndar que proporciona el fabricante. El alcance de las funciones o unidades empresariales afectadas.
Frecuentemente, muchas decisiones posteriores (la seleccin del paquete, el liderazgo de la implantacin, la involucracin de usuarios y tcnicos, la decisin sobre el consultor o implantador...) son una consecuencia del enfoque elegido.
7) La integracin y migracin de los datos procedentes de las antiguas aplicaciones no es tampoco sencilla y consume muchos recursos. Se requiere un trabajo de arquitectura previa de datos (qu datos se recogen, dnde y cmo se recogen, se trasmiten y se guardan, qu aplicaciones y servicios usan estos datos) y un proyectocomplejodemigracin o transformacin. 8) Habitualmente, la empresa necesita asignarequipos de personas valiosas (las que conocen los procesos de trabajo y la estructura de datos), tanto del negocio como de informtica, durante periodos prolongados para que participen en el proyecto. Se necesita la implicacin de los directivos, cuadros intermedios y usuarios que hacen de lderes de opinin y animadores entre sus colegas para ayudar al xito. 9) Finalmente, se requieren normalmente serviciosexternos muy profesionales y una gestin de proyecto firme que asegure que se consiguen los resultados de alcance, tiempo, calidad y coste que se prometieron. Frecuentemente, tanto el implantador como el cliente ven la compra e implantacin del sistema como un esfuerzo "tctico" para cubrir una determinada funcionalidad y el mejor implantador parece que es el que conoce mejor los mdulos y los configura ms rpido y ms barato.
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La compra de software no suele representar ms all del 15% al 20% de la inversin, mientras que los gastos de implantacin, "reingeniera", formacin y "gestin del cambio" llegan al 40% o 50% en muchos casos. El coste habitual del mantenimiento anual est entre el 15% y el 20% de la inversin inicial. A la hora de la inversin, calcular el costetotaldelapropiedad (total cost of ownership) y aflorar lo mximo posible los costes (y beneficios) ocultos es muy importante. Los costes y riesgos de fracaso en la implantacin de ERP y otros sistemas de empresa son sustanciales, y pueden afectar dramticamente a la capacidad de la empresa de funcionar y dar los servicios bsicos de forma interna y a los clientes y, finalmente, tienen un impacto sobre su cuenta de resultados. En la literatura empresarial y cientfica se reporta un gran nmero de casos de fracaso en toda clase de empresas y sectores: proyectos que no han cumplido sus objetivos, sistemas que se han tenido que abandonar o reiniciar, importantes desviaciones de costes y tiempos, crisis organizativas, etc. Ya se ve, por lo tanto, que las decisiones de adquirir e implantar en todo o en parte un sistema de informacin de empresa, con qu objetivos, qu estrategia de implantacin y despliegue y con qu costes, a corto y largo plazo, son complejas y tienen muchas consecuencias. En realidad, la decisin de adquirir e implantar un sistema estndar de empresa debera ser una decisin estratgica, tanto desde el punto de vista del negocio como de la gestin de sus sistemas y tecnologas de la informacin (Gartner, 2010).
Coste-beneficio No es infrecuente que las empresas establezcan anlisis de coste-beneficio a la hora de decidir sobre un sistema de informacin de empresa y que establezcan incentivos econmicos para los directivos y tcnicos involucrados en funcin de la consecucin de los beneficios esperados. Puede verse un ejemplo de anlisis coste-beneficio en Davenport (2000), pg. 67.
Quin debe tomar la decisin Por todos estos motivos, la decisin de adoptar un ERP no es una decisin tecnolgica, sino directiva, y ms directiva cuanto mayor sea la dimensin estratgica (obtencin de ventaja competitiva), organizativa (cambios mayores en la organizacin y los procesos de trabajo), de alcance (funciones, empresas o departamentos afectados) y de tiempo, coste y esfuerzo. Es lo que llambamos ms arriba "el enfoque de implantacin" (ved recuadro). El personal de IT puede y debe instruir a los directivos sobre cmo funciona un sistema de empresa, cules son las diferencias sobre cmo se vena trabajando hasta ahora y las consecuencias de la decisin. Puede explicar tambin el nivel de esfuerzo requerido y ayudar a "visualizar" el proyecto. Tambin tiene un papel muy activo en establecer y gestionar el proceso de decisin y, seguidamente, en la decisin de qu ERP o sistema elegir, segn veremos en el apartado siguiente.
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4. Fase 2. Seleccin de la solucin estndar
En los apartados anteriores hemos examinado las principales diferencias, ventajas y desventajas de la eleccin de un software estndar frente a un desarrollo a medida. Una vez se ha decidido que la mejor solucin es el software estndar, hay que seleccionar la aplicacin ms adecuada entre las existentes en el mercado. En el caso de que el alcance abarque varias reas funcionales (por ejemplo, rea financiera y recursos humanos), tendremos que tomar la decisin de si escogemos dos soluciones de fabricantes distintos buscando la mejor para la gestin del rea financiera y la mejor para la gestin de recursos humanos, o implantaremos la solucin integrada de un solo fabricante. Esta decisin todava podra ser ms compleja en el sentido de decidir, por ejemplo, que implantamos la solucin del mismo fabricante para el rea financiera y administracin de personal y, en cambio, adquirimos una solucin de otro fabricante para el desarrollo de recursos humanos (sistema de competencias, evaluacin del personal y gestin de formacin). En esta clase de estrategia, las mltiples ventajas de integracin a que nos hemos referido se reducen, aunque empieza a ser frecuente en algunas soluciones de "nicho", que el fabricante haya optimizado la compatibilidad o llegado a acuerdos con el fabricante del ERP generalista.
Soluciones de ''nicho'' Si la vocacin de un sistema de empresa es ser generalista (es decir, cubrir todas o la mayora de las funcionalidades de una empresa, un sector o una funcin), en la prctica existen proveedores que ofrecen soluciones para una parte de la funcionalidad (un sistema de cuadro de mando para la direccin, un sistema de tesorera...) o una solucin departamental o sectorial (un planificador de turnos, un sistema de control de presencia del personal o un sistema de gestin de imgenes radiolgicas en un laboratorio). The best of breed En ocasiones, en lugar de escoger un software estndar que integre varias funciones, las empresas eligen una estrategia de diversificacin, normalmente por razones funcionales y tambin para reducir su dependencia de un solo proveedor. Se trata de escoger "lo mejor de cada casa" o, como se dice en ingls, the best of breed.
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SAP, Oracle y otros proveedores de sistemas de empresa facilitan la conexin de otros sistemas con los suyos, proporcionando enlaces o interfaces de programas de aplicacin (API, application program interface).
En la tabla siguiente, presentamos los pasos habituales que se tienen que seguir en el proceso de seleccin de un ERP o cualquier otro sistema de informacin de empresa (SIE). Cmo podis ver, se parece bastante a un proceso iterativo y de filtros sucesivos hasta llegar a la decisin final.
Tabla 1. Fases del proceso de seleccin de un sistema de informacin de empresa Fase1.Buscadecandidatosyprimerfiltrado 1) Organizacin (quin har qu; roles y responsabilidades) 2) Definicin de requisitos mnimos 3) Anlisis de alto nivel del mercado de este tipo de soluciones 4) Primera seleccin de candidatos 5) Revisin y aprobacin de la decisin 1) Organizacin: revisin de los participantes 2) Refinar los criterios de evaluacin 3) Evaluacin detallada de los candidatos elegidos 4) Segunda seleccin 5) Revisin y aprobacin 1) Organizacin: revisin de los participantes 2) Revisin de los criterios de evaluacin 3) Preparacin y asistencia a demostraciones 4) Visita a clientes que tengan implantada la solucin 5) Seleccin definitiva 6) Revisin y aprobacin
Fase2.Bsquedadecandidatossegnfiltrado
Fase3.Anlisisydemostracinporloscandidatosyvisitaalosproveedoresyclientes
Fase4.Decisinfinal,negociacinyplanifi- 1) Organizacin: roles y responsabilidades en cacin la fase final 2) Negociacin del contrato 3) Revisin y aprobacin
Fuente: adaptado de J. A. Pastor; X. Franch; F. Sistach
Lo ms habitual para tomar la decisin es establecer un conjunto de caractersticas funcionales, tcnicas y econmicas y examinar hasta qu punto diferentes fabricantes cumplen esos requerimientos. Son los llamados mtodos de screening. En ocasiones, es necesario o conveniente realizar un anlisis ms completo y complejo, sobre todo de las componentes funcionales, para examinar la distancia entre los requerimientos del cliente y las caractersticas de la aplicacin. Se habla entonces de "anlisis del gap" (gap analysis). Otro mtodo ms sofisticado es adjudicar a las caractersticas elegidas (cobertura funcional, caractersticas tcnicas, comparacin entre fabricantes, nivel de servicio, costes, etc.) unos determinados pesos y ponderarlos para obtener un resultado cuantitativo. Son los mtodos de scoring. Criteriosdeevaluacionyofertas Estos criterios pueden variar de una empresa a otra, aunque normalmente son los siguientes:
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1) Las caractersticas de la aplicacin: cobertura funcional, en especial la respuesta a requerimientos crticos, calidad de los informes, facilidad de uso, documentacin de usuario, flexibilidad o adaptabilidad a las caractersticas de los procesos y de los usuarios, coherencia con la estrategia de la empresa, etc. 2)Aspectostcnicos: entorno de sistemas, entorno de base de datos, entorno de desarrollo, pruebas de rendimiento conocidas, facilidad de integracin, escalabilidad, etc. 3)Comparacinentrefabricantes: garantas tcnicas, solidez financiera, nmero y tipo de referencias, confianza en los comerciales, tcnicos y consultores, compromiso con el producto y mapa de ruta de evolucin, agrupaciones de usuarios, etc. 4)Criterioseconmicos: en particular el coste total de la propiedad (TCO, o total cost of ownership). Se trata de valorar todos los costes directos e indirectos en el tiempo: coste de adquisicin, de mantenimiento, de implantacin, del hardware y sistemas de base asociados, de la conversin y migracin de datos, de las integraciones, de las nuevas versiones, etc. En la tabla siguiente se muestra una mesa tpica de valoracin de ofertas.
Tabla 2. Seleccin de un SIE por un sistema de scoring Caracterstica Peso Valoracin individual A B C Valoracin ponderada A B C
Funcionalidaddelaaplicacin Completitud Calidad de los informes Facilidad de uso Documentacin 2,5 1,0 9 9 7 5 8 9 22,5 17,5 20,0 9,0 5,0 9,0
2,3 2,8
5 3
9 9
6 7
11,5 20,7 13,8 8,4 25,2 19,6
Caractersticastcnicas Gestor de base de 2,8 datos Transportabilidad Escalabilidad 0,8 1,2 8 7 3 22,4 19,6 8,4
2 4
5 5
6 5
1,6 4,8
4,0 6,0
4,8 6,0
Comparacinentrefabricantes Fortaleza financie- 2,0 ra Fortaleza de direc- 1,3 cin Compromiso con el producto 2,6 9 7 5 18,0 14,0 10,0
7,8 11,7 10,4
10,4 18,2 23,4
Fuente: Alter (2002), pg. 495
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Caracterstica
Peso
Valoracin individual
Valoracin ponderada
Comparacineconmica Precio de compra 2,0 7 7 5 7 7 8 14,0 10,0 14,0 10,5 10,5 12,0
Contrato de man- 1,5 tenimiento Coste de consulto- 0,6 ra Coste de conversin Totalvaloracin ponderada 2,3
3,0
3,6
4,8
11,5
6,9 11,5
155,4 172,9 167,7
Fuente: Alter (2002), pg. 495
A continuacin, comentaremos los aspectos que acostumbran a ser ms importantes en la eleccin. 1)Laestrategiadelaempresa. Una decisin de este tipo es una decisin estratgica que tiene difcil marcha atrs; significar una inversin importante de fondos y tiempo de informticos y usuarios, as que hay que tomar la decisin con perspectiva de futuro. Ello significa identificar cules son los principales aspectos competitivos en los que queremos diferenciarnos y, por tanto, tener claro los beneficios que queremos conseguir en trminos de mejora de costes, fondos empleados y servicio al cliente externo e interno. 2)Elfuncionamientodelaempresa. Cmo est organizada, los procesos, los datos que se utilizan y la estructura de los mismos, la informacin de gestin, los procesos de tomas de decisiones, los sistemas de evaluacin de rendimiento, los requerimientos legales de la funcin y/o el sector. 3)Lacoberturadelosrequerimientosfuncionales y su nivel de criticidad o importancia para el rendimiento del proceso. Sin embargo, volvemos a llamar la atencin sobre el hecho de que el ERP es, principalmente, una coleccin de procesos-objetivo (o sea, una decisin sobre cmo haremos las cosas), ms que un traje a medida que confeccionaremos segn cmo estamos acostumbrados a hacer las cosas. En definitiva, cmo de importante sea la cobertura funcional en la decisin depender de la visin estratgica y el enfoque que tiene la empresa de la implantacin del ERP.
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Cobertura funcional El principal criterio de seleccin suele ser el niveldecoberturafuncional del paquete, es decir, hasta qu punto cubre las necesidades de los procesos de negocio de la empresa. Para poder evaluar de forma objetiva esta cobertura funcional, se desarrolla una lista de requerimientos por rea funcional y, para cada uno de ellos, se evala si cada una de las soluciones considerada: lo cubre totalmente, lo cubre pero de una forma distinta a la que lo hace la empresa, es necesaria una pequea adaptacin, hace falta un desarrollo importante o no lo puede cubrir porque el desarrollo necesario afectara a la integridad del paquete (cambios en la base de datos o en el acceso a la misma).
No todos los requerimientos tienen la misma importancia y, por tanto, tambin habra que clasificarlos en: imprescindibles, la no cobertura sin adaptaciones de ese requerimiento invalidara la solucin, importantes y deseables.
Como resultado del ejercicio, tendramos un porcentaje de cobertura por importancia de requerimiento; se considera que para que tenga sentido ir a la solucin estndar esta cobertura debe ser, como mnimo, del 80%. Algunas empresas consultoras ya tienen confeccionadas listas genricas de requerimientos para algunas funciones o mdulos que ayudan a realizar este anlisis.
4)Costesasociados. Como hemos comentado, la estimacin de la dimensin de costes es muy compleja e incluye diferentes variables, que se desarrollan en el recuadro siguiente.
Costes totales Costes de adquisicin de licencias, tanto las de la aplicacin como las de otro software necesario (por ejemplo, bases de datos). Coste del hardware asociado a la solucin. Coste de implantacin, el cual depender mucho de la facilidad de parametrizacin de la solucin, del volumen y complejidad de las adaptaciones necesarias, de los interfases, conversiones de datos y esfuerzo necesario para formar a los usuarios, gestionar el cambio y el proyecto. Todos estos costes se traducen en horas/hombre de consultora de implantacin y de personal interno, que tambin se deben valorar para poder determinar los costes completos del proyecto. Costes de transicin; segn la estrategia de implantacin, durante cierto tiempo se tendrn que seguir utilizando y manteniendo las aplicaciones y sistemas vigentes; por tanto, tambin hay que considerar este coste ya que puede ser diferente segn las alternativas. Costes de operacin y explotacin, que incluiran los costes de mantenimiento de licencias de software y equipos, as como de operacin del sistema. Costes internos y externos de desarrollo evolutivo y mantenimiento.
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5)Garantasdelasolucin. Como se ha dicho anteriormente, esta es una decisin estratgica, de ah que haya que estar seguros de que "el compaero de viaje" es fiable y tendr continuidad en el futuro. Es bueno utilizar informes de analistas externos (por ejemplo, Gartner) e informacin de la empresa sobre solvencia financiera, compromiso y continuidad del producto, penetracin en el mercado, referencias, satisfaccin de clientes, etc. Tambin es til visitar algunas instalaciones y hablar con los clientes funcionales e informticos y usuarios finales. 6)Predisposicinalcambio, o sea, la flexibilidad y adaptabilidad de la empresa a cambios en su organizacin, sus procesos y sus prcticas de trabajo. Si la solucin implica un cambio considerable en la forma de trabajar, es muy importante considerar como un criterio independiente la predisposicin y las resistencias al cambio entre los usuarios y los tcnicos. La implantacin de un ERP significa cambios en la manera de trabajar, acaso una reconversin de recursos, modificacin de los equilibrios de poder e influencia, necesidad de dedicar tiempo y recursos crticos durante un tiempo, grandes necesidades de formacin y, finalmente, una transicin que no suele ser fcil. Las caractersticas de la solucin y, sobre todo, el enfoque de implantacin y gestin del cambio es un factor muy importante a valorar. Como hemos sealado en un apartado anterior, el mayor nmero de fracasos en la implantacin de sistemas de informacin de empresa estn relacionados con aspectos de "gestin del cambio". Muchas compaas dedican entre el 20% y el 50% del coste de los proyectos de sistemas de informacin de empresa a aspectos relacionados con la gestin del cambio. 7)Consultoraparalaimplantacin. Est muy relacionada con lo anterior. Las empresas dan, con razn, cada vez ms importancia a la seleccin de un "partner" o consultor externo para la implantacin. Frecuentemente, ya se selecciona al mismo tiempo el binomio sistema-consultor. El "socio" de la implantacin tiene un potencial elevado para optimizar la solucin desde el punto de vista funcional, manejar la relacin con los usuarios y tcnicos y con el propio fabricante y ayudar a "gestionar el cambio". Los aspectos a tener en cuenta para valorar al equipo de consultora seran: Conocimiento y referencias en implantacin de la solucin. Capacidad para el rediseo de procesos. Capacidades para la gestin del cambio. Capacidades de gestin de proyecto.
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Conocimiento de las tecnologas IT implicadas en el proyecto, directamente o porque inciden en algunos interfases crticos. Conocimiento de la empresa en un sentido amplio: del sector, de las personas, de la cultura, de los procesos, de los sistemas de partida, etc. Estrategia de implantacin y puesta en marcha propuesta.
Cmo eligen las empresas a un consultor/implantador? Segn las encuestas disponibles, las razones ms habituales de seleccin de un implantador frente a otro son: Coste Reputacin Referencias Compromiso con la solucin Aptitud para manejar el cambio Conocimiento del sector Conocimiento y experiencia del software seleccionado Disponibilidad de recursos experimentados Conocimiento de los procesos de negocio objeto de la implantacin
Frecuentemente las decisiones, o al menos las propuestas, son realizadas por un comit en el que hay usuarios y tcnicos; por consiguiente, esta clase de sistemas parece objetivar la decisin. En esta fase, el papel del departamento de sistemas de informacin es mayor, tanto en la gestin del proceso como en su ejecucin. En realidad, como dice Alter, estos sistemas son fciles de manipular y deben usarse ms como una manera de excluir soluciones no vlidas que como un procedimiento matemtico de escoger el proveedor ms vlido (Alter, 2002, pg. 495). Probablemente, es ms til tener bien claro qu se quiere conseguir, cul puede ser entre pocos el mejor "compaero de viaje" y cules de toda la larga lista de requerimientos son los que verdaderamente hacen la diferencia. Puede ser que haya dos ERP idnticos y que eso diluya la presunta "ventaja competitiva" de adquirir un ERP. Lo que es seguro es que no hay dos implantaciones idnticas del mismo ERP. Y, si es as, la dimensin de "coste" no debera tener un peso tan elevado como parecen indicar las encuestas existentes. Por ejemplo, la tabla muestra un resumen de los aspectos que se consideraban clave en un proceso en el cual hemos participado recientemente.
Tabla 3. Ficha resumen de seleccin de proveedores Proveedor Opcin (si hay ms de una con el mismo proveedor) Producto/s Cobertura funcional
Elaboracin propia (J. R. Rodrguez)
Lecturas complementarias Podis ver tambin Sistach y Pastor (1999); Pastor, Franch y Sistach (2002) y, sobre todo, Botella y otros (2003).
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Cobertura tcnica (en especial aspectos excluidos) Consultora, gestin de proyecto, gestin del cambio Tiempo y fases Equipo Coste total y por fases (atencin con los aspectos excluidos) Referencias Aspectos a destacar del enfoque Dudas o preocupaciones iniciales con el enfoque
Elaboracin propia (J. R. Rodrguez)
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5. Fase 3. Implantacin de la solucin
Como suele ocurrir con la mayora de los proyectos de sistemas de informacin, los procesos, decisiones y productos obtenidos en las fases anteriores deben confirmarse y refinarse en la fase siguiente. El anlisis de requerimientos funcionales, el anlisis de la solucin estndar, la evaluacin de la organizacin y su "predisposicin al cambio", el mapa de datos y procesos, la propuesta de implantacin formulada por el consultor... que habremos utilizado para decidir la adquisicin de un sistema de empresa, un fabricante y un implantador son el punto de partida (los inputs) para la implantacin. La fase de implantacin consiste en la personalizacin (parametrizacin) o adaptacin del sistema a las necesidades de la organizacin. Es la fase que normalmente representa mayor tiempo, complejidad y consumo de recursos. Los grandes fabricantes, por ejemplo, SAP, requieren de sus partners o socios de implantacin la utilizacin de unos principios metodolgicos bsicos y la certificacin de los practicantes de acuerdo con los procedimientos de la compaa. Por ejemplo, la metodologa Accelerated SAP (ASAP) dispone de un conjunto muy amplio de bibliotecas para abordar la implantacin de los diferentes tipos de producto. A partir de este estndar, los diferentes partners, han desarrollado adaptaciones propias, que suelen incluir aspectos de gestin de proyecto, gestin del cambio, reingeniera, etc. Es el caso de la que presentamos a continuacin basada en la compaa PriceawaterhouseCoopers, que lleg a ser entre 1995 y 2005 lder mundial en la implantacin de sistemas SAP. Una particularidad en este caso es la preparacin de un prototipo intermedio, previo a la construccin definitiva, para asegurar mejor el cumplimiento de la funcionalidad y la coWeb recomendada ASAP (www.sap.com/asap/ help.) Descargado el 19 de julio del 2011.
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modidad del usuario final en el nuevo entorno. A lo largo de la explicacin, y para facilitar la comprensin del estudiante, iremos haciendo referencia a las denominaciones que usa ASAP. La implantacin se estructura en las siguientes etapas:
Fases 1 y 2 En ASAP, las fases 1 y 2 suelen denominarse project preparation, e incluyen como aspectos centrales todos los componentes de organizacin del proyecto y la definicin del alcance (scoping).
1)Iniciacinydefinicindelproyecto, fase en la que se confirman los objetivos y alcance del proyecto y se determinan los riesgos. 2)Planificacinylanzamientodelproyecto, que incluye la planificacin detallada, la incorporacin del equipo de trabajo, la formacin de los rganos de gestin del proyecto y la comunicacin inicial a la organizacin. 3)Anlisisdelasituacinactual, o levantamiento del estado actual de la organizacin, los procesos y sistemas de la empresa. 4)Definicindelasituacinobjetivo, es decir, cmo ser el nuevo sistema y qu estrategias y procesos se debern desplegar para alcanzarlo. 5)Construccinytestdelprototipo en el que se visualiza y se prueba el grueso de la funcionalidad en una situacin muy similar a la real. 6)Construccindelsistema, donde se confirma la parametrizacin del prototipo, se construyen los desarrollos complementarios y se realiza la integracin y la conversin de datos, la formacin de usuarios y se planifica el arranque.
Fases 3 y 4 En ASAP, las fases 3 y 4 suelen denominarse business blueprint. Como luego veremos, en el enfoque actual de implantacin "rpida" de ERP, el anlisis de la situacin actual (as is) es poco importante y lo que ms interesa es la modelizacin de los procesos futuros de acuerdo con la propuesta del ERP, es decir, "cmo sern" las cosas (to be).
Fase propotipado En ASAP, la fase de prototipado no existe como fase separada. La fase de construccin se llama realization.
En ASAP, las fases que nosotros hemos separado como de "Arranque", y que se estudian en el apartado siguiente, son las de final preparation (que incluye las pruebas y la formacin de usuarios) y el go live (o arranque propiamente dicho). En la tabla siguiente, se muestran las fases de la metodologa ASAP en su versin ms reciente:
Tabla 4. Implantacin de SAP segn SAP (accelerated SAP methodology) 1.PreparacindelProyecto(projectpreparation) Objetivos, alcance y entregables Organizacin Planificacin Requisitos de detalle: Procedimientos, informes, etc. Integracin con otras aplicaciones Configuracin (parametrizacin) Construccin de interfaces Tests individuales Tests de integracin
2.Visindelproceso(businessblueprint)
3.Construccin(realization)
www.sap.com/asap/help. Descargado el 18 de julio del 2011
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4.Preparacinfinal(finalpreparation)
Estandarizacin y conversin de datos Pruebas de usuario Pruebas de rendimiento Formacin Administracin del sistema Pase a produccin Monitorizacin del uso Pruebas de rendimiento en productivo
5.Arranque(golive)
www.sap.com/asap/help. Descargado el 18 de julio del 2011
Como el resto de la metodologa que proponemos, estos trabajos tcnicos se deben completar con las actividades de Gestin del proyecto y Gestin del cambio, que se tratan ms extensamente en los apartados posteriores. 5.1. Iniciacin y definicin del proyecto En esta etapa confirmamos los temas clave del proyecto, que normalmente ya se habrn analizado en las fases anteriores, en especial al realizar la seleccin de la solucin, al pedir y recibir las propuestas de fabricantes e implantadores y redactar los contratos. Los elementos a establecer son los siguientes: Procesos que cubre el alcance, es decir, qu procesos y procedimientos dentro de cada funcin y/o mdulos del ERP forman parte del proyecto. Alcance organizativo, o sea, para qu departamentos, geografas o empresas dentro de un grupo. Beneficios/objetivos para las funciones implicadas. Qu beneficios se desean alcanzar en trminos de calidad, tiempo y coste. Beneficios/objetivos en el mbito IT. Mapa de sistemas e integracin con el resto de aplicaciones. Impacto y necesidades de infraestructura tecnolgica. Anlisis de las partes interesadas y los aspectos de gestin del cambio en los que poner mayor foco. Business case del proyecto o estudio de retorno de la inversin, en su caso. Organizacin y recursos del proyecto, por parte del cliente y del consultor o implantador. Planificacin del proyecto a alto nivel. Identificacin y anlisis de riesgos.
Por su importancia en esta fase y a lo largo del proyecto, en la tabla siguiente se muestran las diferentes clases de riesgos y su impacto sobre la implantacin.
Tabla 5 Riesgos del proyecto de implantacin Riesgotcnico La arquitectura tecnolgica est bien dimensionada y explotada; los sistemas de recuperacin y de seguridad y control de accesos estn previstos.
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Riesgos del proyecto de implantacin Riesgofuncional Los requerimientos estn bien identificados, los procesos definidos son coherentes con la funcionalidad estndar del paquete, los usuarios funcionales clave estn incorporados al proyecto y se ha planteado bien la conversin de datos. Riesgode gestindel proyecto El proyecto est bien dimensionado y planificado en el tiempo, el alcance est bien definido y se han establecido los mecanismos para conducir las desviaciones del mismo, todos los recursos necesarios se han incorporado, la toma de decisiones no se demora y los rganos de gestin del proyecto estn constituidos y funcionando correctamente.
Riesgodeges- Los directivos que tienen que apoyar el proyecto estn implicados, se han tindelcambio establecido los mecanismos adecuados para manejar las expectativas, estn previstas todas las tareas de comunicacin, formacin y soporte al arranque necesarias para que los usuarios "se hagan" con el sistema. Riesgodeobtencinde losbeneficiosprevistos Se han tenido en cuenta todos los aspectos que harn posible materializar los beneficios de negocio previstos: integridad y adecuacin de datos, cambios organizativos, en procesos, personas, sistemas de medicin del rendimiento de la compaa y los relacionados con actuaciones que tengan que llevar a cabo terceros (proveedores, clientes, colaboradores...) y que son necesarios para obtener los beneficios completos de la "nueva forma de trabajar" planteada.
Tal como hemos visto en los apartados anteriores, los de mayor impacto y de gestin ms compleja sern los que manejen las expectativas de los usuarios para que se adapten al estndar y, por otro lado, los que consigan cambiar la forma de trabajar para obtener todos los beneficios de negocio que nos hemos planteado con el proyecto. 5.2. Planificacin y lanzamiento del proyecto En esta fase se pone en marcha la infraestructura que se utilizar para realizar el proyecto, se crea y forma el equipo de proyecto, se hace la planificacin detallada del proyecto y se da a conocer el proyecto internamente. Por tanto, las tareas que se llevan a cabo en esta fase son: Instalacin del software en un entorno de desarrollo en el que se parametrizar la solucin. Incorporacin de los miembros del proyecto. Formacin al equipo del proyecto en la solucin a implantar. Desarrollo detallado de la planificacin del proyecto, en particular la descomposicin en paquetes de trabajo ("estructura de distribucin del trabajo" o EDT en la terminologa del PMBOK) que tienden a coincidir con mdulos o grandes grupos de procesos de trabajo. Definicin de estndares de documentacin del proyecto. Confeccionar la presentacin del proyecto. Toma de contacto con los principales implicados del proyecto. Presentacin del proyecto adaptada a los distintos colectivos afectados por el proyecto.
Lanzamiento En ingls, kick-off.
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Los profesores Esteves y Pastor (2004) hicieron un estudio interesante en el que relacionaban los factores de xito genricos para la implantacin de proyectos ERP (en particular, SAP), con las diferentes fases del proyecto. El estudio se basa en el metaanlisis de trabajos publicados sobre el particular y en la valoracin cualitativa de algunos implantadores expertos. Segn su anlisis, en las fases de preparacin (la iniciacin y la planificacin) los factores clave de xito son: El apoyo de la alta direccin El trabajo del jefe de proyecto La definicin del alcance o mbito del trabajo (qu se har y qu no se har) La planificacin detallada La comunicacin interna (dentro del equipo de proyecto) y externa (a la parte afectada de la empresa) 5.3. Anlisis de la situacin actual Esta fase nos tiene que permitir saber de dnde partimos y qu aspectos tenemos que tener en cuenta para el sistema objetivo. Sin un buen conocimiento de la situacin actual, ser difcil convencer sobre las bondades del sistema y procesos que propongamos. En esta fase, hay que saber distinguir entre los aspectos importantes (procesos, informacin para toma de decisiones, estructura organizativa, transacciones que absorben mayor carga de trabajo, calidad de los datos...) de aquellos que son ms bien aspectos formales (diseo de las pantallas o listados). Un buen anlisis de la situacin actual tiene que cubrir: Estructura organizativa Procesos Datos maestros Mapa de interfases Estrategia de conversin de datos Informacin de gestin crtica (permite toma de decisiones o medida del rendimiento) Predisposicin al cambio de cada directivo afectado por el proyecto Infraestructura tecnolgica disponible
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Anlisis de los procesos actuales Ntese que, a diferencia de los proyectos clsicos de desarrollo de sistemas (en el lado tecnolgico) o de reingeniera funcional de los procesos (por el lado del negocio), la implantacin de ERP y, en general, sistemas de empresa, incluye solo un anlisis muy ligero de los procesos de partida (as it is). En realidad, ese anlisis debera servirnos para identificar prcticas o usuarios que pueden ser crticos a lo largo de la implantacin del ERP y que requerirn decisiones directivas de ajuste (es decir, de adaptacin al nuevo proceso determinado por el ERP) o bien de desarrollo a medida. Es valioso, por lo tanto, para el anlisis de interesados y las estrategias de intervencin (la gestin del cambio). Puede resultar tambin valioso como una referencia del punto de partida ("donde estbamos") para establecer y explicar, antes del proyecto, los beneficios que deseamos obtener y los cambios que queremos realizar. Y, al final del proyecto, hasta qu punto hemos alcanzado lo uno y lo otro. Si el proyecto se ha hecho bien, la mayora de estas situaciones ya se deberan haber detectado en el momento de seleccin del ERP o, como mnimo, en la fase anterior ("iniciacin").
5.4. Definicin de la situacin objetivo Una vez el equipo est formado en la solucin estndar escogida, conocemos los objetivos del proyecto y la situacin actual, se puede definir la situacin objetivo. Dado que tendremos que desarrollar poco, a diferencia de un desarrollo a medida, en este caso no hace falta disear en detalle pantallas o listados, nicamente lo tendremos que hacer para la funcionalidad que no cubra el sistema, pero tampoco lo haremos en esta fase, sino que lo dejaremos para la etapa de construccin. En realidad, la situacin objetivo se visualizar completamente con los documentos que generemos en esta fase y con la prueba del prototipo que corresponde a la siguiente fase. Los documentos que generemos en esta fase deben contemplar: Jerarqua organizativa del sistema. Consistira en la plasmacin de la estructura organizativa de la empresa (por ejemplo: entidades legales, fbricas, zonas comerciales, etc.) en las entidades que contemple la solucin (por ejemplo: instancia, mandante, plan de cuentas, centro de beneficio...). Procesos objetivo y cobertura respecto al estndar Relacin de principales informes Mapa de interfases Estrategia de conversin de datos Relacin de desarrollos a medida y nivel de criticidad Impacto organizativo Estrategia de formacin Contenido del prototipo Confirmacin de beneficios del proyecto
Nota Los anglosajones llaman a esta fase el business plueprint, que puede traducirse por "anteproyecto de negocio" o "modelo visual del futuro estado del negocio" (Esteves y Pastor, 2004).
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Confirmacin del alcance y plazos del proyecto Actualizacin del plan de gestin del cambio
Reingeniera facilitada (y restringida) por el ERP Como hemos sealado ms arriba, la diferencia entre la promesa de la reingeniera "radical" de las primeras obras de Hammer y Champy y la reingeniera "realista" que se ha practicado en los ltimos aos es la proximidad entre las necesidades de los procesos renovados y las posibilidades que ofrece el sistema estndar. Mejoras funcionales y posibilidades tcnicas se acercan, de manera que el usuario est en condiciones de explicar qu le gustara que el nuevo sistema hiciese, y el fabricante o el consultor estn en condiciones de explicar lo que el sistema puede hacer y lo que no puede hacer. En consecuencia, la distancia entre el "cmo es" y el "cmo debera ser" tambin es menor y el proceso de implantacin consiste en buena medida en irlos acercando.
S que es verdad que el alcance de la reingeniera, en cada caso concreto, depende mucho del enfoque de implantacin escogido de entrada y del nivel de esfuerzo, tiempo y dinero que la organizacin quiere dedicar y tambin de las habilidades y exigencias de cliente y consultor. Por ltimo, los actuales ERP y sistemas de empresa, y los propios consultores, ofrecen un conjunto de "buenas prcticas", plantillas de ayuda, etc. que deberan permitir a la empresa escoger entre muchas maneras diferentes de hacer las cosas y establecer sus propias innovaciones. Somos ms escpticos, en cambio, sobre la pretensin frecuente de hacer primero una implantacin "rpida y con poca reingeniera" y dejar, para ms tarde, un proyecto de "materializacin de beneficios" con un enfoque ms ambicioso. El esfuerzo inicial y las consecuencias de las configuraciones implantadas hacen muy difciles esta clase de proyectos.
En todo caso, s que parece aconsejable el uso de algunas herramientas de "las de toda la vida", que nos pueden ahorrar algn susto. Entre ellas, destacaramos la matriz de trazabilidad de los requisitos, que establece una relacin directa entre los requisitos funcionales y la solucin adoptada en cada caso, sea a travs de parametrizacin o de desarrollo a medida. En el estudio que hemos citado de Esteves y Pastor (2004), los factores que aparecan ms relevantes en esta fase del trabajo eran "el papel adecuado del gestor del proyecto, una gestin efectiva del cambio organizacional, el uso adecuado de consultores y la implicacin del usuario". (pg. 8) 5.5. Construccin y prueba del prototipo A pesar de que tambin se usan en algunos desarrollos a medida (por ejemplo, en enfoques tipos "Agile"), en este caso jugar un papel relevante el uso de prototipos, con lo que aprovecharemos la gran ventaja de las soluciones estndar que ya estn desarrolladas. El prototipo permite a los usuarios visualizar bien la forma de trabajar, objetivar las carencias o necesidad de desarrollos tras haber visto/probado las diferentes alternativas que plantee la solucin estndar y adems facilita que, en un estadio temprano del proyecto, un nmero sig-
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nificativo de usuarios relevantes, mediante las pruebas del mismo, se vayan haciendo a la idea de la nueva forma de trabajo y, por tanto, vayan cambiando sus percepciones y venciendo sus "miedos".
Esta fase es la ms importante en el proceso de implantacin de una solucin estndar, ya que es donde confirmaremos definitivamente la necesidad de desarrollos a medida y donde los usuarios se darn cuenta de la potencia, integracin y amigabilidad "real" de las principales transacciones.
Si lo pensamos, el desarrollo de prototipo es muy coherente con el enfoque de implantacin de sistemas estndar: por un lado, refuerza y anticipa el control que finalmente tendr el cliente, permite obtener una aceptacin temprana y ahorrar costes en el conjunto de la implantacin (Alter, pg. 489). Por otro, este esfuerzo aparente adicional permite reducir sustancialmente el coste de anlisis de la situacin actual. Si al final, el usuario tendr otra cosa diferente de la que tiene ahora, lo mejor es que la teste cuando antes mejor (Davenport, pg. 122). No es infrecuente que, al enfrentarse con el prototipo, los usuarios reales encuentren demoras de tiempos de respuesta, dificultades de navegacin o necesidad de pasar por un gran nmero de pantallas para realizar una transaccin que antes les resultaba ms rpida y cmoda. Esta es una fase a la que hay que prestar especial atencin, asegurando que se haya parametrizado un prototipo que alcance aproximadamente un 80% de la funcionalidad prevista en el alcance, que las pruebas se hayan hecho rigurosamente, que haya participado un nmero relevante de usuarios, que se haya dedicado tiempo a ver las distintas soluciones que incorpora la solucin, para intentar no salirse del estndar, que se haya tomado nota de todas las incidencias y al final se haya levantado un acta en el que se refleje la solucin para cada incidencia. De lo dicho anteriormente se deduce la importancia que tiene esta fase para gestionar las expectativas de los usuarios y poder planificar con buena base tanto los desarrollos como la formacin y el resto de actividades de gestin del cambio. Actividades tpicas en esta fase: Construccin del prototipo. Definicin de perfiles de usuario. Identificacin de usuarios clave y usuarios "tpicos" de cada una de las funciones en un nmero suficiente para que la prueba sea fiable.
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Construccin de juegos de prueba por funcin y de integracin de procesos. Prueba a nivel funcin y a nivel integrado. Anlisis de las incidencias y peticiones de cambios, clasificacin segn criticidad y evaluacin de soluciones propuestas. Documentacin final de la prueba y comunicacin de las acciones a los rganos de gestin del proyecto y a los usuarios. Planificacin detallada de la construccin final del sistema y confirmacin de estimaciones y plazos.
Es muy importante, al trmino de esta fase, cerrar definitivamente el alcance y aprobar o no las peticiones de cambios y desarrollos a medida.
Qu es parametrizar en la prctica Un sistema estndar tiene programadas distintas opciones para ejecutar los diferentes procesos, para determinar qu informacin debe aparecer en las pantallas, qu reglas de clculo aplicar, los campos de los informes, etc.; cada empresa, de acuerdo con sus necesidades, ha de hacer una eleccin entre estas opciones siguiendo un cierto orden, que se acostumbra a llamar gua de parametrizacin. Para ello va cumplimentando una serie de campos, parmetros, que el sistema le va pidiendo. Normalmente, empezaramos por los parmetros ms generales que se aplican a todos los mdulos del sistema, como podra ser el lenguaje o la moneda de referencia; a continuacin se definira la estructura organizativa: grupo empresarial, sociedades dependientes, lneas de negocio, etc.; luego vendran los parmetros correspondientes a cada mdulo, por ejemplo, en el caso de la contabilidad seran parmetros del tipo longitud de la cuenta, nmero de periodos contables, instrumentos de cobro y pago que usaremos...; en un mdulo de aprovisionamientos podra ser la definicin del cdigo de materiales, las distintas descripciones que querramos usar, los distintos modos de clculo de pedido que desearamos habilitar y as sucesivamente mdulo a mdulo. Al ser un sistema integrado, hay parmetros de un mdulo que lo relacionan con otros; por ejemplo, asociado a un material podramos tener la cuenta contable en la que queremos que se reflejen sus movimientos de existencias, por lo que la coordinacin entre mdulos es fundamental. Para facilitarla, en proyectos complejos hay un miembro del equipo de proyecto que se ocupa de la integracin; en el diseo inicial del sistema objetivo es muy importante reflejar bien estas conexiones entre mdulos. Por ello, como es habitual tener una organizacin del proyecto por reas funcionales o mdulos, se tienen que realizar bastantes reuniones conjuntas para poder compartir una visin completa del sistema y que aproveche las ventajas de disponer de un sistema integrado. Otro aspecto importante a destacar, como se observa en los ejemplos mencionados, es que los parmetros mayoritariamente corresponden a decisiones funcionales y no informticas, y por tanto las decisiones tienen que tomarlas usuarios que conozcan muy bien los procesos y la situacin objetivo que se quiere alcanzar. En este sentido, se acostumbra a nombrar un "usuario clave" por rea, que sera el que tomara las decisiones crticas en el caso de que la eleccin entre las opciones que ofrece el sistema no fuera inmediata. En una situacin ideal, cambiando los parmetros se podra ir adaptando el sistema a la evolucin de la empresa, pero en la realidad esto no es tan fcil por la relacin que hay entre unos parmetros y otros, lo que hace que al final todo est interrelacionado y no sea fcil de mover, salvo lo que sean funciones independientes como cambiar un informe o una pantalla o usar una forma determinada de calcular los pedidos. Precisamente por esta complejidad es importante que la gua de parametrizacin est bien documentada y actualizada; algunos sistemas generan de forma automtica esta documentacin.
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Por estas razones, Davenport (2000, pg. 159) habla de la "naturaleza vital" de la parametrizacin: "La configuracin es el proceso mediante el cual se definen los detalles del sistema a fin de ajustarlos al sistema y viceversa". El sistema son los detalles, cuestan mucho esfuerzo y perduran mucho tiempo. En las imgenes siguientes se muestran algunas pantallas de un sistema sectorial, la "estacin clnica de trabajo" (o sea, el puesto de trabajo de un mdico de hospital), basado en la aplicacin sectorial sanitaria de SAP R/3. Figura 5
Y a continuacin, un ejemplo de la "historia clnica individual" o, ms bien, un resumen de los episodios de atencin de un paciente de un proveedor sanitario (cortesa del Institut Catal de la Salut, Barcelona).
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5.6. Construccin del sistema Tras la prueba del prototipo ya podemos disear en detalle y construir los desarrollos a medida, alimentar todas las estructuras de datos, construir las interfases, la conversin de datos, desplegar definitivamente la infraestructura tecnolgica, desarrollar la formacin y planificar pruebas finales y planes de contingencia. Por tanto, las actividades son: Diseo detallado, programacin y prueba de desarrollos a medida. Diseo detallado, programacin y prueba de interfases. Plan de conversin de datos. Desarrollo y prueba de programas de conversin. Desarrollo de los contenidos de formacin. Definicin y desarrollo de autorizaciones y perfiles de seguridad. Plan de pruebas finales (rendimiento del sistema, integracin, interfases, conversin). Plan de pruebas de usuario final o, an mejor, pruebas de la disponibilidad operativa, es decir, el funcionamiento real del sistema en un entorno lo ms parecido posible al de produccin. Formacin de formadores y de usuarios. Plan de contingencia por si hay problemas en el arranque. Desarrollo del plan de soporte al arranque.
Nota Atencin! A veces la conversin de datos, por su importancia, se tiene que considerar un proyecto en s mismo.
En el estudio mencionado de Esteves y Pastor (2004), los factores ms importantes en esta fase del trabajo son las siguientes: Infraestructura e interfaces adecuadas
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El rol del jefe de proyecto Disponer de un plan de pruebas formalizado Uso adecuado de los consultores Anticipacin de problemas inesperados Involucracin de los usuarios
La gestin de proyecto en el da a da En realidad, la prctica de las fases de ejecucin tiene que ver solo relativamente con la teora. En los proyectos de cierta dimensin, pueden estar asignados uno o ms jefes de proyecto responsables de la evolucin del trabajo. El da a da del trabajo del jefe de proyecto es anticipar, identificar y resolver problemas y, sobre todo, estar atento a la gestin de los cambios, los riesgos y la relacin con los interesados. Debe entrevistarse, formal o informalmente, con los miembros del equipo de trabajo y las personas clave del cliente. Finalmente, tiene que preparar los informes y presentaciones de seguimiento. Pero este trabajo de control y seguimiento no es ms importante ni sustituye a la tarea principal: gestionar, gestionar y gestionar. Dice Richard Newton (2006), autor britnico de varios libros de gestin de proyectos: "El jefe de proyecto debera empezar el da pensando: Qu cosas estn causando en este momento mayores dificultades en el proyecto? Qu cosas es ms probable que las causen en el futuro? Sobre qu cosas podemos influir y son de nuestra responsabilidad? Cul es la ms importante que tengo que hacer hoy?".
Por nuestra parte, aadiramos que debe pensar tambin sobre en qu cosas puede influir el cliente para mitigar o resolver las dificultades actuales y futuras, y programar la manera de influir para que el cliente haga tambin lo que tiene que hacer.
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6. Fase 4. Puesta en marcha
La puesta en marcha es el proceso o conjunto de procesos que permiten el traslado del producto obtenido a la operacin ordinaria de la empresa en la que tiene que funcionar. Este traslado tiene al menos dos componentes: El uso del sistema por los usuarios de diferente perfil para los cuales se dise. La explotacin y el mantenimiento tcnico ordinario por parte de los servicios de informtica de la empresa. A su vez, la puesta en marcha se compone de un primer momento de "arranque" y una fase siguiente de "estabilizacin", correccin de errores e incidencias. El hecho de que esta fase sea ms fcil o no, como es lgico, depende de la rigurosidad con que hayamos llevado a cabo todas las fases anteriores y de un correcto proceso de planificacin. El arranque se debe planificar, gestionar y comunicar adecuadamente. Pero incluso hacindolo todo escrupulosamente, si se trata de un proyecto con un alcance amplio y un gran nmero de usuarios es normal que aparezcan problemas. No nos olvidemos de que, en general, estaremos cambiando la forma de trabajar; por tanto, las dudas puede que no sean solo sobre el uso del sistema, sino que tambin lo pueden ser de procedimiento, de exactitud de datos, de interpretacin de resultados, de rendimiento del sistema o simplemente de claves de acceso y perfiles de autorizaciones de algunos usuarios relacionados con su nuevo "contenido de puesto de trabajo". En el estudio mencionado de Esteves y Pastor (2004), los factores de xito en estas etapas finales (recordamos que segn ASAP, esto incluye la preparacin y el go live, propiamente), seran las siguientes:
Nota Cmo hemos mencionado, las metodologas originales de SAP, por ejemplo, distinguen entre una fase de "preparacin final", que incluye la migracin de datos y las pruebas de funcionamiento en preproduccin, y la fase propia de go live, puesta en marcha o arranque, con la subida a produccin y las pruebas de funcionamiento en operacin.
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El papel del jefe de proyecto La comunicacin efectiva La anticipacin preventiva de problemas El apoyo continuado de la alta direccin
Para gestionar bien el arranque es conveniente centrarse en tres aspectos, desde el punto de vista de los usuarios: Un buen soporte a usuarios, cercano, a ser posible de personas del mismo departamento, con criterios claros de "escalado" de las incidencias. Un procedimiento gil de resolucin de incidencias y seguimiento de las mismas. Un procedimiento de monitorizacin del arranque y de gestin de la comunicacin de los xitos y problemas para objetivar los avances y evitar que se magnifiquen los problemas.
Una vez ha transcurrido un plazo razonable desde el arranque y se han resuelto las incidencias, es interesante hacer encuestas para conocer el uso del sistema que se est haciendo y planificar acciones de formacin de refuerzo, con el objetivo de poder acabar obteniendo todos los beneficios previstos. Igualmente, en esta fase se acabar de poner en funcionamiento aquella funcionalidad que no era crtica para el arranque, generalmente listados o consultas, y que se haya podido planificar para el final del proyecto. Desde el puntodevistatcnico, el proyecto "acaba" cuando la organizacin de IT del cliente ha asumido la explotacin, el mantenimiento ordinario y la resolucin de incidencias. Desde el puntodevistaadministrativo, el proyecto acaba con la entrega de la documentacin al cliente y la firma de las actas de aceptacin. Desde el puntodevistadenegocio, Esteves y Pastor aconsejan la realizacin de una auditora de "postimplantacin", para documentar lecciones aprendidas y establecer correcciones o gaps pendientes de ejecutar. En un sentido parecido, recientemente se defiende la importancia de medir las mejoras de tipo operativo o estratgico que el SIE debera haber incluido para redefinir o mejorar, en su caso, la estrategia de sistemas de informacin de empresa de una organizacin (Gartner, 2011).
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7. Gestin del cambio
A lo largo de los distintos apartados se ha comentado que, habitualmente, la implantacin de una solucin estndar, por ejemplo un ERP, comporta un cambio en la forma en que las personas desarrollan sus tareas. Este cambio puede ser solo en las formas, o que afecten a los procesos y a las prcticas de trabajo.
Ejemplo Que se dejen de hacer ciertas tareas porque se han automatizado, que se incorporen nuevos pasos y nueva informacin y que se puedan delegar decisiones a niveles inferiores de la organizacin, ya que se dispone de la informacin para poder tomarlas con conocimiento de causa, o que la persona o su puesto de trabajo cambie y se enriquezca con nuevas funciones.
Ejemplo Por ejemplo, interactuar con unas pantallas distintas, con diferentes criterios de navegacin o bsqueda o registro de los datos.
La aproximacin clsica ante la adopcin de nueva tecnologa ha sido invertir en la documentacin y en la formacin de usuarios. Pero, cuando se producen cambios profundos (que pueden afectar a la organizacin, los procesos de trabajo y los recursos humanos), esto no es suficiente. No todo el mundo est a favor del cambio o lo vive de la misma manera. Las reacciones ante el cambio de aquellos que van a perder algo con l y las incertidumbres que provoca el hecho de tener que cambiar la forma habitual de trabajo aconsejan poner en marcha acciones para facilitar la adopcin de la nueva solucin y minimizar las resistencias.
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7.1. Un modelo de gestin del cambio
Llamamos gestin del cambio al conjunto de acciones que tiene que poner en marcha el cliente, con ayuda del implantador, para asegurar que se cumplen los resultados del proyecto. Estas acciones normalmente son de tipo organizativo, de procesos de trabajo, del contenido, reasignacin o cantidad de los puestos de trabajo, retributivas y de incentivos (podramos llamarlas acciones hard o de estructura) y otras relacionadas con las habilidades (liderazgo, trabajo en equipo, motivacin), la comunicacin y la formacin (las que podramos llamar soft).
Un modelo integrado de gestin del cambio que incluye los dos tipos de estrategias se muestra en la figura siguiente:
Figura 7. Modelo de gestin del cambio
Fuente: J. R. Rodrguez; I. Lamarca; J. Garca Minus
Aunque aqu nos referiremos a la segunda clase (las de tipo soft), en particular las de comunicacin y formacin, donde la intervencin del equipo de proyecto es mayor, no debe olvidarse en ningn momento que, en la mayora de los casos, el cliente deber tomar decisiones comprometidas "de estructura" sin las cuales las acciones puramente soft pueden ser incluso contraproducentes. Vemoslo en el ejemplo siguiente:
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Las dimensiones ''hard'' de la gestin del cambio. Un ejemplo Si creamos un canal de atencin al pblico por Internet, lo ms probable es que a medio plazo se modifique nuestra carga de trabajo de atencin presencial o telefnica (disminuyendo o, curiosamente, a veces aumentando) y, por tanto, la estructura de personal y su cualificacin. Necesitaremos crear de nuevo o contratar externamente un nuevo servicio de frontoffice (por ejemplo, para contestar consultas o incidencias por Internet), que puede funcionar por separado o integrado con nuestro back-office (las diferentes oficinas o funciones administrativas tradicionales). Esto precisar de una buena y nueva definicin de los circuitos administrativos, el poder de resolucin de cada nivel de la estructura y, por lo tanto, su dimensin, capacidad y formacin necesaria. Internet representa un servicio permanente y ubicuo, ahora adems con los nuevos terminales telefnicos. Por lo tanto, quiz esto nos obligue a reestructurar los horarios y turnos del personal. Todo ello producir incertidumbres y resistencias en nuestra organizacin clsica, los gerentes funcionales y los propios trabajadores. Podemos identificar mejor sus intereses y disposicin para el cambio, establecer estrategias de comunicacin y formacin, alianzas y otras intervenciones "polticas". Pero no conseguiremos el resultado del proyecto si no manejamos a la vez las estrategias hard y las estrategias soft. Basado en J.R.Rodrguez;J.GarcaMinus;I.Lamarca (2007). Gestin de proyectos informticos: mtodos, herramientas y casos (cap. IV.7). Barcelona: Editorial UOC.
Un proceso de gestin del cambio pasa por las siguientes etapas: 1)Anlisisdeimplicados, donde establecemos el nivel de influencia de las diferentes partes de la organizacin que afectan o son afectadas por el proyecto y su posicionamiento o predisposicin hacia los cambios derivados del proyecto. 2)Comprensindelosinteresesyresistencias. La resistencia al cambio es normal. Se trata de entender las causas de la resistencia y los intereses de cada una de las partes. 3)Estrategiasdeintervencinsobrelaestructuradelaempresa: organizacin (jerrquica, funcional, geogrfica, por negocios, etc.), procesos y prcticas de trabajo y circuitos administrativos, definicin y asignacin de puestos de trabajo, cantidad de recursos, retribuciones e incentivos. 4)EstrategiasdeintervencinsobreelproyectodeimplantacindelSIE: nivel de centralizacin y autonoma en las definiciones de los procesos, nivel de reingeniera, adhesin al estndar o desarrollos a medida, peticin y gestin de cambios, organizacin (rganos colegiados e individuales) y procesos de toma de decisiones, estilo de direccin del proyecto, rol de los consultores. 5)Estrategiasdeintervencin sobre la comunicacin y la formacin.
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Debido a la extensin del mdulo y la complejidad de abordar todos los temas involucrados, aqu trataremos aquellos aspectos sobre los que es habitual que el equipo de proyecto tenga una intervencin mayor. 7.2. Anlisis de implicados En su artculo "La eleccin de estrategias para el cambio", John P. Kotter y Leonard A. Schlesinger analizan los orgenes de la resistencia al cambio y las posibles estrategias para minimizarlas. Segn ellos, para hacer una buena gestin del cambio lo primero es identificar a todos aquellos que se pueden ver afectados por el cambio y a todos aquellos que pueden influir en el mismo, que no siempre coinciden cien por cien. Los afectados por el cambio son las personas del departamento de sistemas y los usuarios del nuevo sistema, y entre los distintos miembros de estos dos colectivos no les afectar a todos por igual ni todos tendrn la misma percepcin. Tambin pueden estar o sentirse afectados colectivos de fuera de la empresa, como son los clientes o proveedores. Los que puedeninfluir en el cambio normalmente son los directivos de los departamentos afectados por el mismo, pero dado que en una empresa existe una red de relaciones podemos encontrar personas que, aunque no tienen que ver directamente con el cambio, s nos pueden ayudar a convencer a otros, o al revs, personas que a pesar de que el proyecto no les afecte aunque solo sea para que otro "no triunfe" harn lo posible para que el proyecto fracase.
A quin afecta el cambio. Un ejemplo Para ilustrar con un ejemplo sencillo lo que es el anlisis de implicados, imaginemos que estamos en una empresa que trabaja bajo pedido y que el proceso que sigue para poder dar un precio a un cliente empieza en que los comerciales recogen una informacin del tipo de producto que quiere, despus comunican esta informacin a la oficina tcnica, que tiene las listas de materiales, los precios de los mismos y conoce las distintas operaciones que hay que seguir para fabricar el producto y, utilizando una hoja de clculo, calcula un coste que le pasa al director financiero, quien, aplicando un margen, le asigna un precio de venta y lo comunica por correo electrnico al comercial para que presente la oferta al cliente. Resulta que el director general considera que es fundamental ganar agilidad y ha pedido que se implante un nuevo sistema ERP que permita integrar los flujos de informacin de los distintos departamentos y automatice algunos clculos; como resultado de ello, los vendedores dispondrn de una aplicacin en la que, entrando ciertas caractersticas del producto y del cliente, la aplicacin ya les confeccionar el presupuesto y les sugerir un precio. La posible reaccin ante este cambio puede ser: Comerciales: tendremos algunos que estarn entusiasmados con el nuevo sistema porque les da mayor autonoma y les permite responder ms rpido a los clientes, pero en cambio puede ser que haya otros a los que les d miedo el manejo correcto de la aplicacin o tengan dudas de si la aplicacin funcionar bien y que, por tanto, al final puedan acabar dando un precio errneo que tenga consecuencias negativas para ellos.
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Oficina tcnica: de entrada, las personas que se dedican a calcular los costes pensarn que se van a quedar sin trabajo, otros creern que los comerciales no van a ser capaces de operar bien la aplicacin y, por ltimo, puede haber alguno que vea positivo el cambio y piense que estas tareas eran muy repetitivas y que ahora tendrn ms tiempo para mejorar los procesos, que es lo realmente importante de la oficina tcnica. Direccinfinanciera: pueden tener una reaccin en el sentido de desconfianza en que el nuevo sistema sea fiable y piense que ellos deberan seguir siendo los que repasen los clculos y asignen precios. Claramente, el director financiero puede pensar que con este nuevo sistema l pierde informacin y poder en la empresa. Direccingeneral: es el impulsor del cambio y, por tanto, lo apoya. Direccindesistemas: el director de sistemas puede ser partidario de la mejora de los procesos y ver el proyecto como una oportunidad para aportar valor al conjunto de la empresa; en cambio, en su departamento los informticos que crearon la aplicacin a medida que se usa actualmente pensarn que pierden relevancia y, adems, van a tener que hacer un esfuerzo por aprender el nuevo sistema.
El anlisis de posicionamiento de los implicados se recoge en una matriz en que se identifica, por un lado, su nivel de influencia en la organizacin o el proyecto, y en el segundo eje su propensin (positiva, indiferente o negativa al cambio). Figura 8. Mapa de implicados
Los colores indican si estn a favor o en contra del cambio
Con este ejemplo tan sencillo ya vemos el impacto en una empresa que puede tener la introduccin de un sistema integrado y la importancia de conocer quines estn afectados, su posicin respecto al cambio y su poder de influencia para hacer que sea un xito o un fracaso. La gestin del cambio consistir en hacer toda una serie de acciones a lo largo del proyecto que permita "neutralizar" a los que se oponen al cambio y, apoyndonos en los que estn a favor, mover a la mayora indecisa a una posicin de apoyo al proyecto y adopcin del nuevo sistema.
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7.3. Causas de las resistencias al cambio Las resistencias al cambio tienen su origen en: Defensadelospropiosinteresesporquesesientequesevaaperderalgo conelproyecto. Es el caso de las personas de la oficina tcnica que tienen miedo de quedarse sin trabajo o del director financiero que piensa que perder relevancia en la empresa. Para minimizar esta resistencia hay que escuchar a los colectivos afectados para entender sus argumentos y, en el caso que sea posible, tranquilizarlos dndoles una solucin. Normalmente se usan "herramientas polticas" (ved el cuadro anexo). Falta de comprensin o confianza. Muchas veces la resistencia es por desconocimiento, por no entender por qu hace falta el proyecto, por no conocer la nueva aplicacin y desconfiar de su funcionamiento. Para solucionar este aspecto es fundamental un buen plan de comunicacin (en el cuadro anexo se explica qu debe cumplir). Adems, para ganar confianza es fundamental acercarse progresivamente al sistema, poder probarlo y plantear dudas, entender cmo encajan los procesos con la organizacin y el nuevo sistema de ah la importancia del prototipo que hemos comentado anteriormente y sobre todo desarrollar un plan de formacin completo, cuyas caractersticas comentamos ms adelante. Percepcindistintadelcambio. Por un mal diagnstico puede haber personas de la organizacin que piensen que el proyecto no es una buena decisin; en el ejemplo anterior seran las personas del departamento financiero que creen que es muy arriesgado que no sean ellos los que finalmente den los precios. Para minimizar esta resistencia, de nuevo es fundamental un buen plan de comunicacin y formacin, todo ello hecho de forma bidireccional, es decir, pudiendo plantear dudas de una forma abierta y respondindolas con honradez desde el proyecto. Escasatoleranciaalcambio. Esto ocurre por miedo a ser capaz de desempear correctamente el trabajo con el nuevo sistema. Se soluciona con comunicacin, formacin y un buen soporte al arranque del sistema. El hecho de utilizar formadores del propio departamento que asuman un rol de "entrenador" o coach da muy buenos resultados. Influenciadelentorno. Como hemos dicho, normalmente la mayora de afectados reacciona ante el cambio de una forma pasiva, esperando acontecimientos; por tanto, son influenciables por aquellos que son ms cnicos, escpticos o simplemente estn en contra del cambio porque tienen algo que perder; para contrarrestar esta corriente opositora, es muy importante obtener xitos a lo largo del proyecto que permitan demostrar que el proyecto es necesario, avanza y est bien gestionado.
Ejemplo El cierre de fases, como es la prueba del prototipo, los arranques parciales en un proyecto largo o una planificacin detallada y completa de la formacin, son buenos ejemplos para dar sensacin de avance.
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7.4. Buenas prcticas de intervencin sobre la comunicacin En tabla siguiente mostramos un "catlogo" general de estrategias de intervencin generales, centrndonos seguidamente en la comunicacin.
Tabla 6. Estrategias genricas de intervencin y gestin del cambio Situaciones en que se empleara Siempre + Factor crtico xito
Comunicacin
Ayuda a persuadir Clarifica Neutraliza rumores
Si est vaca puede ser mala Lleva tiempo Inversin para hacerlo "bien"
Honradez Ritmo Medios variados Implicar organizacin Formacin a formadores Ejemplos, prototipos Profesionalidad
Formacin
Cambios en procesos y sistemas Estilo direccin Problemas cin capacita-
Se percibe como inversin Consigue "adeptos" Tangible Tangible Alineamiento Cambia comportamientos Reduce riesgos Elimina resistencias "racionales" Clarifica oposiciones "racionales" Centrar expectativas Apoya formacin o comunicacin
Apoyo,coaching
Caro y lento No cumplir expectativas
Profesionalidad Evaluacin de la demanda Cercana
Prototipos,pilotos
Cambios en procesos y sistemas Falta de "credibilidad" Cambios arriesgados
Inversin No bien hecho puede "matar" la iniciativa
Encontrar equilibrio entre inversin/efecto demostracin Participacin amplia Asegurar el tiro Escuchar resultados prueba
Fuente: Jos M. Joana; Rafael Gracia; Josep Bolart; Ana Luca Garca (2011). Gestin con xito de grandes proyectos de transformacin, el caso del ICS. Barcelona: Editorial Profit.
La comunicacin es crtica en el contenido, el formato, la oportunidad o, dicho en trminos clsicos, en el emisor, el receptor, el medio que se utiliza y el conjunto de ruidos que se generan en medio del proceso. La comunicacin sirve para mitigar las expectativas e incertidumbres de la organizacin con relacin al cambio. Tan malo es comunicar mucho como hacerlo poco, y siempre es mejor hacerlo sobre hechos que sobre promesas. La tabla siguiente muestra un conjunto de buenas prcticas de gestin del cambio en materia de comunicacin, extradas como lecciones de la implantacin de un gran ERP en un grupo de servicios sanitarios pblicos.
Ejemplo Es bueno, por ejemplo, mostrar mediante los propios resultados del proyecto (por ejemplo, prototipos) los beneficios del nuevo sistema.
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Tabla 7. Principios y buenas prcticas en polticas de comunicacin Comunicar visin y proceso de cambio El porqu del cambio. Los objetivos que se quieren conseguir Los beneficios para la institucin y para las personas que forman parte de ella El proceso que seguir el proyecto Lo que se espera de cada uno y cmo se les apoyar Los xitos y cumplimientos de metas Comunicar con honradez Construir un plan de comunicacin
Diciendo la verdad acerca de los riesgos y cambios Resaltando los aspectos de coherencia y alineamiento con el programa de transformacin y la estrategia Construyendo el futuro sin ser destructivo con el pasado, ya que nos dirigimos a personas que han formado parte de esa historia y queremos que ahora nos apoyen
Teniendo en cuenta todos los medios de comunicacin disponibles Asignando responsabilidades Creando mecanismos para poder medir la recepcin de los mensajes Creando foros que permitan escuchar a los receptores Segmentando los mensajes segn destinatarios
Fuente: Jos M. Joana; Rafael Gracia; Josep Bolart; Ana Luca Garca (2011). Gestin con xito de grandes proyectos de transformacin, el caso del ICS. Barcelona: Editorial Profit.
Herramientas polticas de gestin del cambio Segn Jack Pinto (1999), que es todava el gran autor clsico sobre la influencia del factor humano en la implantacin de sistemas de informacin, la "poltica" es un factor inherente a cualquier cambio y, por tanto, a casi cualquier proyecto de sistemas de informacin. Lo es en el caso de los sistemas de informacin de empresa, donde frecuentemente los equilibrios de poder, la influencia, la asignacin de funciones y la autonoma de gestin de las partes pueden ponerse en entredicho. De hecho, como hemos visto en algunos ejemplos, el origen de muchos proyectos de ERP es de tipo estratgico, organizativo o poltico (reorganizaciones de empresas, fusiones y adquisiciones, centralizacin de determinados servicios comunes, etc.). Los miembros del equipo de trabajo y, particularmente, el jefe de proyecto tienen que ser capaces de identificar estos elementos desde el principio y, en colaboracin con el cliente, desplegar sin miedo un conjunto variado de estrategias de intervencin. En el cuadro siguiente se muestra un ejemplo de esta clase de estrategias "polticas", basadas en el mismo ejemplo anterior.
Tabla 8 Situaciones en que se empleara Promotores no tienen toda la informacin y otros tienen gran poder resistencia Algn individuo tiene mucho poder y puede hacer fracasar el cambio Alternativas si otros m- todos no funcionan La coopcin es fair El promotor tiene poder No puedes perder tiempo + Factor crtico xito
Participacin
Hace que la gente haga suyo el cambio Obtienes informacin
Hace falta tiempo y paciencia
Honradez Seleccin equipos Minusvalorar resistencias Con quin y cundo usarlo
Negociacin
Reduces resistencias fcil- mente
Peligro de chantaje Puede ser caro
Coopciny manipulacin
Barato
Perder confianza Persona cooptada juegue en contra Puedes dejar a la gente resentida Puedes perder informacin
No abusar de este mtodo
Coercin
Ejemplarizante Rpido
Si se tiene que utilizar no alargar el proceso
7.5. El plan de formacin Un buen plan de formacin tiene que cubrir los siguientes objetivos:
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Conseguir que todos los usuarios tengan una visin completa del nuevo entorno y, por tanto, que entiendan los objetivos del proyecto y la nueva forma de trabajar, es decir, organizacin, procesos y sistema. La formacin tiene que centrarse en las necesidades del usuario en su puesto de trabajo, no en la explicacin simple de lo que hace la herramienta informtica.
Desarrollar las habilidades y los conocimientos para un buen uso del sistema, o sea, que sepan operar las pantallas, entiendan el significado de los campos, etc.
Crear una red de expertos generando "formadores internos", los cuales sern el primer soporte en el momento del arranque y ayudarn a que el sistema pueda evolucionar correctamente. Tambin tienen un rol de "lderes de opinin" y son personas de referencia para facilitar la adopcin del nuevo sistema.
Utilizar el plan de formacin como canal de comunicacin para canalizar dudas y sugerencias.
En el recuadro siguiente, mostramos algunas recomendaciones de cmo realizar un buen plan de formacin:
Recomendaciones para un buen plan de formacin Si es un sistema muy amplio, por ejemplo, un ERP, desarrollar la formacin en varios mdulos segn las distintas funciones y nivel de especializacin. Por ejemplo, contabilidad general, costes, contabilidad avanzada, construccin de informes, compras, etc. Esto sera "la oferta" de formacin. Identificar a todos los usuarios, el contenido de su puesto de trabajo en trminos funcionales y su ubicacin fsica, y "casar" las necesidades de su puesto de trabajo con "la oferta" de formacin. Para ello, se pueden confeccionar unas tablas/cuestionarios y enviarlos a los jefes de departamento para que clasifiquen a su personal, o que ellos mismos se apunten a la formacin que consideran necesaria. Identificar la infraestructura necesaria para la formacin: aulas, PC, cursos en lnea. Desarrollar el entorno de formacin del sistema; hay que intentar usar casos, juegos de prueba y datos reales, de tal forma que se parezcan lo ms posible a lo que es el entorno normal de trabajo. Para no distorsionar la construccin del sistema, lo mejor es tener "una copia" del sistema especfico para la formacin. Asegurarse de que el sistema de formacin tiene un buen tiempo de respuesta, no hay errores, etc. Si la formacin falla de forma importante, puede poner en peligro el xito del proyecto dada la desconfianza que tal cosa crear. Acercar la formacin lo mximo posible a la fecha de arranque, con lo que garantizamos que los nuevos conceptos adquiridos estarn "frescos" para los usuarios. Crear juegos en lnea que permitan la autoformacin o el repaso de conceptos. Establecer un buen sistema de evaluacin y feedback de la formacin para asegurarnos que hay la asistencia necesaria y que se adquieren los conceptos.
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8. Gestin de proyecto
Una implantacin de un sistema de informacin de empresa es un proyecto. Tambin lo es el proceso de adopcin, la seleccin del software, el arranque, la migracin de datos... Esto no es trivial, no es una manera de hablar. En palabras del PMBOK (2008), el estndar ms reconocido de la profesin de gestionar proyectos: un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado que es nico. Estas caractersticas (la temporalidad, la elaboracin progresiva y la creacin de un producto nico) seran las caractersticas intrnsecas del "modo" proyecto, frente a las operaciones y procesos ordinarios de la empresa, lo que hacemos cada da. Lo caracterstico de los proyectos TIC actuales y, particularmente, los sistemas de informacin de empresa, es su carctermixto, "mestizo", una mezcla de componentes tcnicos, componentes de negocio y una interaccin particular con la organizacin que hace que todo eso pase (lo que llambamos en el apartado anterior la gestin del cambio) (Rodrguez y Marin, 2010). Segn el planteamiento, que compartimos del PMBOK, cada fase o etapa de un proyecto de implantacin de ERP, como de otros productos TIC, puede considerarse en s misma un proyecto o subproyecto con unas reglas y procesos de trabajo que son comunes. Tambin podemos decir que cualquier proyecto TIC tiene las mismas reglas y habilidades (el mismo "mtodo"), que debe complementarse en cada caso con las reglas o procesos ms especficos de cada tipo de proyecto (en nuestro caso, las de implantacin de un ERP).
Componentes de negocio Nuevas maneras de trabajar y estructuras organizativas que producen mejoras de la eficiencia y la competitividad. Componentes tcnicos Productos de hardware, software y comunicaciones
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Queremos decir que una cosa es un productoTIC y los mtodos y procesos de creacin e implantacin de tal producto, y otra un proyecto TIC, que incluye un conjunto de procesos comunes, ms amplio y complementario a la entrega del producto y, por tanto, tambin un conjunto de capacidades y habilidades que son diferentes. Un buen jefe de produccin o un buen analista de SAP no es necesariamente un buen jefe de proyecto.
En un proyecto se hacen ms cosas (gestionar personas, presupuestos, riesgos, facturas, contratos, expectativas de los clientes, peticiones de cambio, transformaciones de la organizacin...) y se hacen de otra manera (con otra clase de procesos, documentos y tcnicas). En otro lugar hemos dicho que se podra decir que los ciclos de gestin del proyecto y creacin (o implantacin) de un producto son como el "yin" y el "yang", o como dos caras de la misma moneda (Rodrguez y Marin, 2010, pg. 13-14). Es interesante ver, de todas maneras, que esto resulta ms fcil de comprender para los profesionales acostumbrados a la implantacin de ERP o sistemas de empresa en sentido genrico. El profesional implantador de sistemas de empresa, los miembros de los equipos, los clientes, entienden bien y pronto que gestionarelproyecto es un elemento central y bsico del proceso de implantacin, an ms que en los proyectos de desarrollo a medida, a causa del nivel de complejidad y riesgo. Y es ya muy frecuente, a diferencia de otros proyectos TIC, que se dedique un jefe de proyecto a tiempo completo para asegurar la direccin, gestin y administracin de todos los componentes y dimensiones de un trabajo de estas caractersticas. De hecho, muchas de las metodologas de implantacin de sistemas de empresa, como la que hemos presentado en los apartados anteriores, ya muestran una cierta convergencia entre los procesos de gestin del proyecto de implantacin y los procesos de gestin de cualquier proyecto TIC en general, incluyendo la gestin del cambio. Como el estudiante ya ha recibido o recibir una formacin ms o menos extensa en las competencias de gestin de proyectos, dedicaremos este apartado a hacer un recordatorio de los principios y procesos clave y, de alguna manera, conectarlos con los procesos que acabamos de ver de implantacin de SIE, haciendo nfasis en aquellos aspectos que consideramos ms importantes en los proyectos de esta naturaleza. 8.1. Procesos tpicos de la gestin de proyectos Los procesos bsicos de la gestin de cualquier proyecto de cualquier tipo son (figura9):
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Figura 9. Ciclo de vida del proyecto
1)Iniciacin, cuando la direccin de la compaa identifica de diferentes maneras un problema o necesidad de su negocio, lo interpreta o conceptualiza en forma de proyecto, encarga y analiza su viabilidad tcnica y econmica y los riesgos, y, si procede, lo aprueba. Los productos de la fase de iniciacin son estudios de viabilidad, casos de negocio, pero el ms importante de todos es un documento que la literatura anglosajona llama project charter y que aqu se ha traducido por "acta de constitucin", donde se aprueba el proyecto, se establece el alcance preliminar, el organigrama con los principales participantes y se realiza el anlisis de interesados. En la metodologa que hemos presentado en los apartados anteriores, esta fase de iniciacin coincide con trabajos que se realizan en las fases de adopcin (la decisin de comprar un SIE, seleccin (la eleccin de una solucin concreta) y, sobre todo, al comienzo de la implantacin, en el momento de definicin del proyecto. 2) Planificacin, en la que se realiza la planificacin detallada del trabajo, desde el punto de vista de los productos a obtener, las actividades a realizar para su consecucin, los recursos tcnicos y equipos humanos involucrados, la duracin y el coste. Lo que llamamos las lneas de base (baselines) de alcance, tiempo y coste son los elementos bsicos del plan, contra los cuales iremos comparando el progreso del proyecto durante su realizacin. Estos tres elementos estn ntimamente relacionados: una modificacin de cualquiera de ellos afecta a los dems. Y el producto principal es el plan de proyecto. En la metodologa que hemos presentado anteriormente, esta fase vendra a coincidir con el lanzamiento de proyecto. 3)Ejecucin. La ejecucin consiste en la realizacin del trabajo en el da a da conforme a los planes y la reaccin lo ms ordenada posible a los cambios e incidentes que surgen a lo largo del trabajo. La ejecucin incluye el aviso y la
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peticin de cambios e incidencias y su resolucin, as como la replanificacin del proyecto en funcin de las modificaciones (de alcance, tiempo y recursos) que se van produciendo y aprobando. En las metodologas de implantacin de un SIE que hemos mostrado ms arriba, en esta fase estara propiamente el anlisis, la construccin e incluso el arranque.
Proyectos TIC Un desarrollo a medida, la implantacin de un ERP, la instalacin de una red wi-fi, la construccin y publicacin de una web.
El ciclo de gestin del proyecto comparado con el ciclo de gestin de un SIE En el enfoque terico ms estricto de la disciplina de gestin de proyectos, cualquier proyecto TIC de cualquier naturaleza en realidad tiene sus reglas y procesos especficos de trabajo, que estaran dentro de la fase de ejecucin, todos ellos juntos. Dicho de otra manera, toda la metodologa de implantacin que hemos mostrado en los apartados anteriores sera en la realidad la ejecucin de un proyecto de implantacin de un SIE, que debera estar precedido, acompaado y enmarcado en la metodologa de gestin de proyectos en general. La confusin entre lo uno y lo otro es bastante comn, y la coincidencia de la terminologa en muchos casos contribuye a ello. La distincin puede parecer un poco acadmica, aunque tiene consecuencias prcticas cuyo anlisis est fuera del alcance de esta introduccin. El estudiante encontrar algunas reflexiones sobre todo esto en los materiales y la bibliografa de las asignaturas de gestin de proyectos, en especial en el PMBOK (J. R. Rodrguez y P. Marin, 2010, mdulo 1, pg. 25-27). En todo caso, solo dar un vistazo a la coleccin de procesos, documentos y reas de conocimiento que cubre la disciplina de gestin de proyectos (project management), como hacemos a continuacin, da una muestra de que las metodologas al uso de implantacin de ERP, como las de otros productos informticos, estn por desgracia an bien lejos del nivel de formalizacin y rigor que seran deseables en proyectos en muchas ocasiones de tal envergadura y complejidad. Aunque, probablemente en el caso de los ERP y SIE, se reconoce mucho ms que en otros casos la importancia de los procesos de gestin econmica, gestin de interesados, gestin de las personas, comunicacin, satisfaccin del cliente, etc. A cambio, las metodologas clsicas de gestin de proyectos no contemplan muy extensamente aspectos como la organizacin del proyecto, la gestin del cambio y, en general, "todo lo que tiene que pasar en el cliente" para que el proyecto sea un xito. Y solo recientemente se estn incorporando aspectos relacionados con las habilidades del jefe de proyecto, la comunicacin o los aspectos polticos de la gestin de proyectos complejos, como es la implantacin de un SIE. A efectos prcticos, al comenzar un proyecto de implantacin de ERP o de cualquier otra cosa, es bueno comenzar estableciendo entre todos los participantes una metodologa, un diccionario y una documentacin comn. Normalmente, la mayora de los clientes y proveedores de un cierto tamao tienen una metodologa de base.
4)Seguimientoycontrol. Los procesos de seguimiento (monitorizacin) y control (evaluacin y correccin), como muestra la figura, se pueden considerar permanentes y paralelos durante todo el proyecto, aunque son especialmente pesados en la fase de ejecucin. Todos los aspectos contenidos en el plan de proyecto se deben perseguir, evaluar y, si procede, reajustar.
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Los procesos ms crticos en esta fase son los de control de cambios (peticiones o incidencias que afectan a la planificacin inicial) y los de gestin de riesgos. 5)Cierre. Esta etapa incluye todas las actividades necesarias para la finalizacin del proyecto y la comprobacin del cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato (si lo hay) o en el acta de constitucin (project charter). Esta etapa incluye la aceptacin de los productos por parte del cliente y las revisiones acordadas posteriores al cierre (por ejemplo, un determinado nivel de mantenimiento durante un tiempo). Incluye tambin actividades internas al equipo de trabajo como la documentacin de lecciones aprendidas y su traspaso a una biblioteca de conocimiento. El cierre no coincide con el arranque, la estabilizacin y el traspaso de los productos al cliente, que seran propiamente actividades propiamente de la ejecucin, concretamente de las etapas de puesta en marcha. Nuevamente, diferenciar entre el cierre, desde el punto de vista de la gestin de proyectos, y el cierre desde el punto de vista de la produccin de un entregable o la puesta en marcha de un producto es el aspecto clave. Seguidamente, se presenta un resumen de los procesos tpicos del ciclo de vida de la gestin de proyectos TIC, a la luz de estas metodologas.
Tabla 9 Principales procesos del ciclo de vida de la gestin de un proyecto TIC Procesos 1.Iniciacin 1.0. Estudio de viabilidad 1.1. Aprobacin (acta de constitucin) 1.2. Identificacin de interesados 1.3. Definicin inicial 1.4. Organigrama del proyecto 2.Planificacin 2.0. Enfoque y plan de gestin del proyecto 2.1. Alcance detallado 2.2. Actividades, recursos y tiempo 2.3. Costes y presupuestos 2.4. Plan de calidad 2.5. Plan de recursos humanos 2.7. Plan de comunicacin 2.8. Plan de gestin de riesgos 2.9. Plan de administracin y compras 3.Ejecucin 3.0. Gestin de la ejecucin 3.1. Lanzamiento del proyecto 3.2. Gestin de incidencias 3.3. Gestin de cambios 3.4. Aseguramiento de la calidad 3.5. Gestin de los recursos humanos 3.6. Distribucin de la informacin 3.7. Gestin de expectativas 3.8. Gestin de compras y contratacin Denominacioneseningls Business case Develop project charter Identify stakeholders Preliminary project scope statement Organization chart Project management plan Project scope planning and definition Activity and time planning Project cost planning Project quality planning Human resource planning Project communications planning Risk management planning Acquisitions and contracting Manage project execution Kick-off Issue management Change management Quality assurance Human resource management Distribute information Manage stakeholders expectations Acquisitions management
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Principales procesos del ciclo de vida de la gestin de un proyecto TIC Procesos 4.Seguimientoycontrol 4.0. Seguimiento y control del trabajo 4.1. Control de cambios 4.2. Control del alcance 4.3. Control del calendario 4.4. Control de costes 4.5. Control de la calidad 4.6. Informacin del progreso 4.7. Seguimiento y control de riesgos 4.8. Administracin y gestin de compras 5.Cierre 5.0. Cierre del proyecto 5.1. Cierre del contrato Denominacioneseningls Monitor and control work Integrated change control Scope control Schelude control Cost control Quality control Performance reporting Risk monitoring and control Contract administration Close project Contract closing
8.2. Las reas de conocimiento Adems de una cierta codificacin de los procesos de gestin de proyectos y una amplia coleccin de buenas prcticas (good practices), extradas del ejercicio profesional de muchos jefes de proyecto de muchas disciplinas diferentes, una aportacin muy interesante de la gestin de proyectos como materia independiente (y de su plasmacin en el PMBOK), es el concepto de reas de conocimiento. Las reas de conocimiento son los aspectos clave que deben manejarse en cualquier clase de proyecto para alcanzar los objetivos acordados con el cliente. Podra decirse que cada rea de conocimiento contiene una "caja de herramientas" que el jefe de proyecto experimentado debe adaptar a cada situacin y proyecto. Esta caja de herramientas son procesos, es decir, representan la transformacin de unos inputs (normalmente activos de la organizacin o bien resultados o entregables de un proceso anterior) en unos resultados (outputs) o entregables (deliverables), por medio del empleo de un conjunto de tcnicas y herramientas. De nuevo vale la pena recordar que estas reas de conocimiento, sus procesos y herramientas son independientes de las tcnicas y procesos especficos de cada metodologa de construccin o implantacin de un producto TIC. Por ejemplo, el anlisis de interesados o la distribucin de informacin entre los miembros de un comit de direccin es un proceso genrico, comn a cualquier clase de proyecto. La parametrizacin de un proceso o la introduccin de una tabla de cuentas en un mandante de SAP es un proceso especfico de la metodologa de implantacin de un ERP.
reas de conocimiento segn el PMBOK Sobre este punto, nada obvio de entender, de las diferencias entre la gestin de proyectos como metodologa de propsito general y las metodologas propias de cada
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tipo de proyecto, en este caso la implantacin de un SIE, puede verse el recuadro "El ciclo de gestin de proyecto comparado con el ciclo de gestin de un SIE". Las reas de conocimiento segn el PMBOK son las siguientes: 1) La gestindelaintegracin, que incluye el conjunto de funciones directivas y de coordinacin que realiza el jefe de proyecto. 2) La gestindelalcance, es decir, de los objetivos, resultados y productos que estn incluidos en el proyecto (y los que estn excluidos). 3) La gestindeltiempo, o sea, el calendario de realizacin del proyecto y entrega de los diferentes productos y paquetes de trabajo. 4) La gestindeloscostes, particularmente la dedicacin del equipo humano y los costes de los equipamientos y otros materiales. 5) La gestindelacalidad, entendida como la conformidad del proyecto y los productos con unas determinadas normas y estndares, as como la calidad percibida, es decir, la satisfaccin del cliente con el trabajo realizado. Muchas compaas de servicios que implantan SIE tienen actualmente certificados algunos o muchos de sus procesos de gestin con normas de gestin de la calidad. 6) La gestindelosrecursoshumanos, es decir, las polticas de seleccin, incorporacin, formacin, desarrollo y evaluacin de las personas en el equipo de proyecto. 7) La gestindelacomunicacin, entendida como el conjunto de procesos de recogida, generacin, almacenamiento y distribucin de informacin dentro del proyecto y a los diferentes miembros partes interesadas. 8) La gestinderiesgos son los procesos necesarios para identificar aquellos acontecimientos potenciales que pueden tener un impacto sobre el proyecto, anticipar que ocurran, prever las consecuencias y establecer las acciones de correccin o mitigacin, en caso de ocurrencia. 9) La administracinygestindecomprasycontratos, o sea, todos los aspectos econmicos y legales de la relacin con los contratistas externos.
Como hemos avanzado ya, creemos que a estas reas que reconoce el PMBOK, deberan aadirse al menos dos reas especficas de enorme importancia en la gestin de proyectos TIC, y en particular de la implantacin de SIE: 1) La gestindelcambio, tal como la hemos descrito anteriormente, o sea, el conjunto de procesos sobre la organizacin, procesos y personas (aspectos hard) y los aspectos de comunicacin, formacin, motivacin y liderazgo (aspectos soft) que debe manejar el cliente con la ayuda del implantador, para conseguir los resultados propuestos. 2) Y la organizacin,direccinygobierno del proyecto, es decir, el establecimiento de los rganos individuales y colegiados de gestin del proyecto y los roles y responsabilidades de todos, en los diferentes equipos de trabajo, internos y externos. A este ltimo aspecto dedicaremos a continuacin algunas referencias. Segn el PMBOK y otras metodologas basadas en este enfoque, a cada una de las reas de conocimiento le corresponde un conjunto de procesos, de tcnicas y entregables. Por nuestra parte, en otra obra hemos hecho un resumen y clasificacin de los que consideramos ms importantes en un proyecto TIC y (Rodrguez y Marin, 2010, mdulo 2, apartados 2 y 4). Tabla 10. Correspondencia entre grupos de procesos y reas de conocimiento reas de conocimiento Procesosde iniciacin GestindelaInte- Desarrollar el acta gracindelproyec- de constitucin to Grupos de procesos de gestin de proyectos Procesosde planificacin Procesosdeejecucin Procesosdeseguimientoycontrol Procesos decierre Cerrar proyecto o fase
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reas de conocimiento Procesosde iniciacin Gestindelalcance delproyecto
Grupos de procesos de gestin de proyectos Procesosde planificacin Recopilar requisitos Definir el alcance Crear la EDT Procesosdeejecucin Procesosdeseguimientoycontrol Verificar el alcance Realizar el control del alcance Realizar el control del cronograma Procesos decierre
Gestindeltiempo delproyecto
Definir actividades Secuenciar actividades Calcular los recursos de las actividades Calcular la duracin de las actividades Desarrollar el cronograma Calcular costes Determinar el presupuesto Planificar la calidad
Gestindelcoste delproyecto
Realizar el control del presupuesto
Gestindelacalidad GestindelosRR. HH.
Realizar el aseguramiento de la calidad Incorporar el equipo de proyecto Desarrollar el equipo de proyecto Dirigir el equipo de proyecto Distribuir la informacin Gestionar las expectativas de los interesados
Realizar el control de calidad
Desarrollar el plan de RR. HH.
Gestindelascomunicaciones
Identificar interesados
Planificar las comunicaciones
Informar del rendimiento
Gestindelosries- gos
Planificar la gestin de riesgos Identificar los riesgos Realizar el anlisis cualitativo de riesgos Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a riesgos Planificar las compras y contratos
Hacer seguimiento y controlar los riesgos
Gestindecompras ycontratos
Realizar compras y contratos
Administrar compras y contratos
Cerrar compras y contratos
Con relacin a los proyectos de implantacin de sistemas de informacin de empresa, llamamos la atencin sobre la importancia relativa de los siguientes procesos: Laaperturaycierredecadafase, normalmente estructurada por mdulos funcionales o grupos de procesos dentro de cada mdulo. Es particular-
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mente importante obtener la aceptacin del cliente despus de la presentacin del prototipo y, de nuevo, en el momento de las pruebas de usuario. Elcontroldelalcance, tanto en el aspecto estratgico como el operativo. Estratgicamente, el enfoque de implantacin debe clarificar desde el inicio, por decirlo llanamente, si el SIE se adapta a la empresa o es la empresa la que se adapta al SIE. De forma operativa, debe definirse inicialmente y reconfirmarse en el prototipo el alcance de los procesos objetivo y si sern objeto de configuracin dentro del estndar ofrecido por el fabricante u objeto de un desarrollo a medida. El control firme de las peticiones de cambio suele ser una clave del xito. La planificacin y administracin de tiempos, costes y contratos, en especial si interviene personal de diferentes empresas y del propio cliente. La gestin de la dedicacin del cliente acostumbra a ser un problema. Lacalidaddelproducto, como el valor, se le supone. Curiosamente, la mayora de los fabricantes de SIE no suelen presentar prueba alguna de que sus procesos de produccin de software pasen ningn control de calidad ni auditora externa. En cuanto al implantador, parece dar un plus de confianza aquel implantador cuyas metodologas, procesos de trabajo y documentacin estn acreditados. Este suele ser un valor ms reconocido en la contratacin de los mantenimientos de las aplicaciones. Eldesarrollo,lamotivacinycarreradelosequipos es muy importante. Los proyectos de implantacin de SIE, en especial los sistemas integrados y multiempresa, suelen ser procesos largos. La parametrizacin es un trabajo bastante detallado y repetitivo que puede desmotivar a muchas personas. Lacomunicacin,formaleinformal, y la gestin de las expectativas de los clientes son procesos muy crticos, a los que nos hemos referido en un apartado anterior. Los proyectos de implantacin de SIE, sobre todo de cierto tamao, estn expuestos ariesgos de toda clase, que hemos introducido en un apartado anterior. Cada vez es ms importante en proyectos de cierta dimensin la intervencin especializada de abogados y contables para asegurar la defensa de las partes en lacontratacin y el seguimiento de los contratos.
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8.3. La organizacin del proyecto
Pero, probablemente, de todas estas, ninguna es ms importante que la organizacin del proyecto. Entendemos aqu por organizacin la definicin clara de los roles y las responsabilidades de todas las personas que participan en el proyecto (usuarios, tcnicos, implantadores, programadores y analistas, contratistas y subcontratistas...) y las estructuras de distribucin del trabajo y toma de decisiones.
8.3.1. Roles clave en el proyecto Los tres roles ms importantes en cualquier implantacin de SIE son: 1) El patrocinador (o sponsor). Es la figura de la direccin que conoce los objetivos del proyecto y su impacto en el negocio. Es quien toma las decisiones principales de alcance y de cambios y asegura la asignacin y dedicacin de recursos. Debera ser normalmente un directivo funcional responsable del mdulo que se implanta (el director comercial, si es un CRM; el director financiero, si es un ERP financiero, etc.). 2) El jefedeproyecto es la persona que tiene la responsabilidad mxima de dirigir la ejecucin del proyecto y asegurar el cumplimiento de los objetivos. Tiene la autoridad ordinaria sobre el equipo de trabajo. Debe ser una persona designada por el patrocinador y puede tener un perfil funcional o tcnico. Actualmente, es frecuente que este papel lo asuma personal de los departamentos de informtica, con un buen conocimiento del rea de negocio, pero con un perfil tcnico y conocimiento de la relacin con proveedores de servicios informticos. Normalmente, el proveedor externo aporta su propio jefe de proyecto. Ambos deben trabajar juntos. 3) Los miembros de los equipos, formados normalmente por usuarios y personal de la empresa o empresas que facilita la implantacin (consultores de parametrizacin, analistas y programadores de la parte de desarrollo e integracin). Es frecuente establecer una figura o figuras de usuarioclave o superusuario, con quien se disean y corrigen los prototipos y se ajusta el producto final. Frecuentemente tambin acta como formador y referencia para otros usuarios. La definicin de roles y responsabilidades se establece mediante una matriz, en la que se establece para cada proceso o grupo de actividades:
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Quin tiene la competencia para ejecutarla. Quin tiene la facultad o autoridad sobre el proceso, aunque pueda ejecutarlo otra persona. Quin debe ser consultado o debe participar en la decisin. Quin debe ser informado.
RACE El modelo ms sencillo de esta matriz se llama RACE (siglas de responsible, accountable, consult, inform) y se puede consultar en Rodrguez y Marin (2010, pg. 19-23).
8.3.2. rganos colegiados Los rganos de coordinacin, toma de decisiones y resolucin de conflictos son muy importantes en los proyectos de implantacin de sistemas de empresa. En estos rganos estn representados las partes interesadas (usuarios, tcnicos) y el personal clave de las empresas externas que participan. Dependiendo de la amplitud del proyecto, hay tres clases de comits: 1) El comitdedireccin, que preside el patrocinador y en el que participan los miembros de primer nivel de la estructura de usuarios, tcnicos y empresa externa, y desde luego el jefe de proyecto. Tambin suele participar el director de sistemas de informacin. Puede tener un papel informativo y de formacin de la opinin, al servicio del sponsor, que es quien toma las decisiones, aunque es frecuente hallar comits y procesos ms "democrticos", donde las decisiones se toman por consenso. 2) Un comitoperativo, en el que no suelen figurar los directivos. Est presidido por el jefe de proyecto y participan las personas que tienen las responsabilidades en las diferentes partes del proyecto en el da a da. Prepara y revisa la informacin y las decisiones que deben tomarse en el comit de direccin. 3) Un comitdeusuarios, sobre todo en proyectos grandes, que representa la voz del usuario intermedio y final, tanto en las decisiones de configuracin ms importantes, los cambios sobre el estndar y las evoluciones o mantenimientos futuros, en especial los cambios de versiones. Tiene un rol de asesoramiento a la direccin de informtica y al propio patrocinador del proyecto. En el estudio de Esteves y Pastor (2004) sobre factores clave de xito en la implantacin de proyectos SAP, en la literatura de gestin de proyectos tecnolgicos (Rodrguez y otros, 2010 y 2011), en los estudios ms recientes de Gartner (2011) y otras empresas de prospectiva, el resultado es siempre el mismo: las razones de xito de los proyectos de implantacin de sistemas de informacin de empresa dependen en mayor medida de razones organizativas y de gestin de las personas, que de la bondad tecnolgica del producto o de la sabidura tcnica de los implantadores.
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Por ejemplo, en el artculo de Esteves y Pastor, los factores que ms contribuyen al xito fueron los siguientes: El rol del gestor o jefe de proyecto, de forma muy destacada La implicacin y participacin de los usuarios La comunicacin hacia dentro y hacia fuera La planificacin formalizada El apoyo continuado de la direccin La gestin efectiva del cambio dentro de la organizacin El uso adecuado de los consultores
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Resumen
Los sistemas de informacin de empresa (SIE) son paquetes estndar que cubren, en principio, los procesos de trabajo ms habituales de cualquier empresa en casi cualquier sector industrial. Actualmente, los SIE han evolucionado desde los ERP tradicionales, para cubrir otras funciones como la comercial (CRM), las compras y la relacin con proveedores (SCM) y otros muchos sistemas menores para la gestin del conocimiento (KM) o la inteligencia de negocio (BI). Los SIE han sido adoptados como su opcin estratgica principal de tecnologas de la informacin por muchas empresas de todos los tamaos y sectores y constituyen un extraordinario negocio, controlado por un nmero pequeo de grandes fabricantes (SAP, Oracle y Microsoft). Tambin a su alrededor ha florecido un negocio de implantadores, consultores e integradores de estas soluciones. Los SIE cubren los procedimientos o prcticas habituales de cada proceso de negocio de la empresa por medio de un men de opciones y plantillas que el cliente (o un consultor externo) personaliza o adapta (parametriza) a su manera de trabajar. Esta adaptacin no es sencilla ni pacfica en todos los casos, y ms bien las empresas tienen que hacer un ejercicio de adaptacin de su organizacin y sus procesos (lo que se llama gestin del cambio). En este mdulo hemos examinado las caractersticas, ventajas e inconvenientes de la adopcin de sistemas de empresa y sus implicaciones. La adopcin de un SIE es una decisin estratgica que afecta al negocio y a la tecnologa para siempre y, por tanto, debe ser examinada muy en serio y decidida por la direccin de la compaa. Por desgracia, muchas compaas no lo hacen as y toman decisiones que comprometen su futuro para siempre, sin considerar las implicaciones estratgicas, operativas, econmicas y tecnolgicas de la decisin. En segundo lugar, hemos presentado el ciclo de vida de la implantacin de sistemas de empresa, desde la fase de adopcin (la decisin de comprar un ERP) hasta la puesta en marcha del nuevo sistema. Hemos examinado los criterios principales para la toma de decisiones y los aspectos clave de la implantacin. Hemos presentado una metodologa abreviada para la implantacin, basada en la prctica profesional y en alguna literatura disponible, y la hemos intentado alinear con las metodologas generales de gestin de proyectos TIC que
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el estudiante est conociendo en otras asignaturas. En los ltimos aos, ha aumentado el inters acadmico por el estudio de los sistemas de informacin de empresa y por las experiencias de xito y fracaso de su implantacin. Insistimos en que disponer de una estrategia clara de compra e implantacin del sistema de empresa (alineada con la estrategia de negocio y con la estrategia tecnolgica), contar con el soporte y liderazgo de la direccin y gestionar adecuadamente el proceso de implantacin y gestin del cambio son los factores clave del xito de la implantacin de un ERP y, en general, de cualquier gran sistema de empresa. En esta eleccin, ms que en otras, el trabajo colaborativo entre usuarios y tcnicos es fundamental. Tambin en esta eleccin, la interaccin con vendedores y proveedores externos (de producto y servicio) es mayor y ms compleja.
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Bibliografa
Bibliografa bsica Alter, S. (2002). Information Systems. The Foundations of E-Business (4. ed., cap. 11). Upper Saddle River, NJ: Pearson. Austin, R.; Nolan, R.; Cotteler, M. (1998). Cisco Systems, Inc.: Implementing ERP (rev. maig 2002). Boston: Harvard Business School Publishing (case no. 9-699-022). [Se puede encontrar una versin reducida en Applegate, L.; Austin, R.; Soule, D. (2009). Corporate Information Strategy and Management: Text and Cases (8a. ed.). Nova York: McGraw Hill Higher Education, International Edition.] Davenport, T. (2000). Mission Critical. Realizing the Promise of Enterprise Systems. Boston: Harvard Business School Press. (Se cita la versin espaola). Esteves, J; Pastor J. A. (2004). "Proyectos SAP exitosos como base de ventajas competitivas". Revista de Empresa. Madrid: Instituto de Empresa. Gartner Research (2010). ERP Strategy: Why You Need One and Key Considerations for Defining One. [Documento en lnea]. [Fecha de consulta: 22 de febrero del 2011]. <www.gartner.com> Gmez Vieites, A.; Surez Rey, C. (2005). Sistemas de Informacin: herramientas prcticas para la gestin empresarial (5. ed.). Madrid: Ra-Ma Editorial. Joana, J. M.; Gracia, R.; Bolart, J.; Garca, A. L. (2011). Gestin con xito de grandes proyectos de transformacin, el caso del ICS. Barcelona: Editorial Profit. Kotter, J. (1996). Leading change. Boston Mass., EE.UU.: Harvard Business School Press. Marcos, S. y otros (2010). "Sistemes d'informaci (a les organitzacions)". Escanejant la informtica. Barcelona: Editorial UOC. O'Brien, J. A.; Marakas George, M. (2006). Management Information Systems (7. ed., cap. 7 y 8). Nueva York: McGraw-Hill Irwin. Pastor J.A; Franch X.I.; Sistach F. "Methodological ERP acquisition. The SHERPA experience" (2002). En: J. de Bol (ed.). The Guide to IT Service Management. Londres (RU): Addison-Wesley. Pinto, J.; Millet, I. (1999). Successful information system implementation: the human side (2. ed.). Pennsilvania: PMI. Rodrguez, J. R.; Lamarca, I. (2011). Sistemas de informacin y procesos de Negocio. Direccin Estratgica de Sistemas y Tecnologas de la Informacin. Barcelona: Eurecamedia. Rodrguez, J. R.; Marin, P. (2010). Gestin de proyectos (caps. 1, 2 y 8). Barcelona: Eurecamedia. Sim, M. y otros (2010). "Sistemes d'informaci (a les organitzacions)". En: Escanejant la informtica. Barcelona: Editorial UOC. Bibliografa complementaria A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) (2008, 4. ed.). Pennsilvania: Project Management Institute (PMI). (Hay edicin en espaol). Autores varios (2001). "Gestin del cambio". Harvard Business Review. Deusto. Alvrez, J. L. (2009). Decisiones estratgicas. Ed: Lid (Barcelona). Better Change (1995). "Best practices for transforming your organization". The Price Waterhouse change integration team. Londres: Ed: Irwin. Botella, P. y otros (2003). "Towards a Quality Model for the Selection of ERP Systems". En: Cechich y otros (eds). Component based software quality. Berlin-Heidelberg: Springer Verlag. Cruz-Cunha, M. M.; Varajo, J. (2011). Enterprise Information Systems Design, Implementation and Management. Organizational Applications. Hershey, PA: Business Science Reference.
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Cruz Cunha, M. M. (2010). Enterprise Information Systems for Business Integration in SMEs: Technological, Organizational and Social Dimensions. Hershey, PA: Business Science Reference. Esteves, J.; Pastor, J. A. (1999). "An ERP life-cycle-based research agenda". 1 International Workshop on Enterprise Management Resource and Planning Systems. (pg. 359-371). Venecia. Hammer, M.; Champy, J. (1993). Reengineering the Corporation: a Manifesto for Business Revolution. Nueva York: Harper Business. Kaplan, R.; Norton, D. (2008). The Execution Premium. Deusto. Kirchmer, M. (1999). Business Process Oriented Implementation of Standard Software (2. ed., cap. 1). Berln-Heidelberg: Springer. Muiz, L. (2004). ERP, Gua prctica para la seleccin e implantacin. Edicin Gestin 2000. O'Leary, D. E. (2000). Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk. Cambridge University Press. Rashid, M. A.; Hossain, L.; Patrick, J. D. (2002). "The Evolution of ERP Systems: A Historical Perspective". En: Enterprise Resource Planning: Global Opportunities. In Idea Group Publishing. Rodrguez, J. R.; Lamarca, I.; Garca Minguez, J. R. (2007). Gestin de proyectos: mtodos, herramientas y casos. Barcelona: Editorial UOC. Snyder, C.; Parth, F. (2007). Introduction to IT Project Management. Vienna, Virginia: Management Concepts. Standord, N. (2007). Guide to Organization Design. Londres: The Economist. Strategy. Harvard Business Essentials (2005). Harvar Business Press. Boston, EE. UU. Thames, R. C.; Webster D. W. (2009). Chasing Change. Nueva York, USA: Ed. Wiley. Toms, J. V.; Expsito, M.; Cap, J. (2008). Los sistemas ERP en la prctica. Valencia: Editorial de la UPV.

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Las soluciones OpenBravo ..........................................................

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2. Evolucin histrica del sistema ERP

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Figura 3. Evolucin de los sistemas de informacin empresarial

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Extensin a todos los sistemas de la empresa

Eficiencia Eficacia e integracin dentro de y entre empresas

Extensin al exterior de la empresa Relacin con el cliente y el proveedor

Toda la organizacin se extiende a otras organizaciones (socios, clientes, proveedores...) E-commerce

Fuente: McGaughey & Gunasekaran (2007)

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3. Arquitectura del sistema ERP

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Proveedores, productores, almacenes, transportistas, tiendas e incluso clientes.

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Fuente: Landon & Landon (2006)

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Figura 8. La cadena de valor de la empresa

Fuente: Andreu, Ricard, Valor (1996).

Fuente: Landon & Landon (2006)