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Principios generales de organizacin de fondos archivsticos Clasificacin y ordenacin de documentos Cuadros de clasificacin

Autor: Csar Martn Gaviln

Fecha: 23/03/09

Principios generales para la organizacin de archivos

Los principios generales de la organizacin archivstica de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales estn dados por la oficina productora de los mismos. Principio de procedencia: Es aqul segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series y expedientes. Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como para los administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolucin estructural histrica de la institucin, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o desarroll en el pasado, integrando en torno a cada una los documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicacin del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series. Debe hacerse una clasificacin documental reconstruyendo la estructura de fondo documental. Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin. Cuando una serie documental est compuesta por varios expedientes o carpetas, stas tambin deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron conformando. Dicho esto, hay que ser conscientes de la importancia que tiene mantener correctamente organizado, bajo la supervisin de un responsable, los archivos en las oficinas productoras de documentacin. Dado el volumen documental, la organizacin que se d a las unidades documentales en esta primera etapa determinar casi de manera irremediable las posibilidades de tratamiento que recibirn ms tarde. El primer paso a seguir en la organizacin del archivo de gestin es el de separar los documentos de apoyo informativo y documentacin informativa auxiliar de la documentacin archivstica propiamente dicha. La documentacin archivstica debe estar separada a su vez entre documentos sin vigencia administrativa (susceptibles de trasferencia al archivo intermedio) y los documentos en trmite o con vigencia administrativa (que deben estar bien organizados).

Documentacin de apoyo informativo Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestin administrativa. Normalmente se trata de publicaciones, fotocopias de legislacin, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas que se conservan por su funcin informativa, etc, que han de ser destruidos en las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misin informativa. Esta documentacin nunca se deben de transferir al archivo intermedio. Esta documentacin ha de organizarse separada del resto del archivo administrativo. Una forma til de organizar esta informacin en soporte papel es la creacin de dossieres temticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos. (No confundir con expedientes de archivos). Sera deseable que los documentos informativos de consulta habitual estuvieran disponibles en la web de la organizacin (quizs en la intranet) para evitar la proliferacin de las fotocopias mltiples. Agrupacin de los documentos administrativos La funcin del archivo de gestin es un factor determinante en cualquier organismo para que ste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia. Las unidades documentales sueltas no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por s mismos fuera del contexto en que se generan. Para organizar un archivo es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo, que a continuacin se detallan: 1. Libros de registro: El registro es un instrumento jurdico, cuya finalidad es conseguir un sistema de control y de garanta externa e interna de los documentos que se presentan en la Administracin y de los documentos oficiales que se envan a otros rganos o a particulares. El registro permite certificar la existencia de un documento aunque ste no se haya conservado. Sin embargo, no es funcin del Registro controlar las entradas o salidas de todos los documentos de gestin, por lo que las oficinas podrn mantener un sistema de control interno (sin sello de registro) para aquellos documentos que no sean objeto de registro: acuerdos, actas, certificados, diligencias, currculums, informes, memorias, notas internas, etc. 2. Expedientes 2.1. Expedientes administrativos: Se entiende por expediente administrativo una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgnica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. Constituyen la unidad documental bsica en los archivos administrativos. La estructura del expediente debe ser lgica, coherente y cronolgica, ordenndose los documentos de acuerdo con el procedimiento o trmite seguido. Los criterios de

formacin del expediente administrativo debern ser uniformes y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea. Cada expediente debe estar contenido en una carpetilla en donde se anotarn todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de iniciacin y finalizacin, resumen del asunto, n de documentos, cdigo del cuadro de clasificacin con la denominacin de la serie y signatura de instalacin. Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo resulta ms difcil hacerlo con acierto. Se ha de evitar la extraccin de documentos originales de los expedientes en tramitacin a solicitud de terceros; en este caso se fotocopiarn y devolvern inmediatamente a su lugar. Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente, adems de apuntarlo en un libro de control de prstamos, habr de quedar en su lugar un testigo (ejem.: hoja tamao folio de color), haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal documento para su posterior recuperacin. Los tipos de documentos que forman parte de un expediente administrativo podrn ser: Documentos de decisin: Contienen una declaracin de voluntad de un rgano administrativo sobre materias de su competencia (resoluciones y acuerdos). Documentos de transmisin: Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o entidades (comunicaciones, notificaciones y publicaciones) Documentos de constancia: Contienen una declaracin de conocimiento de un rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos (actas, certificados, certificaciones y acto presunto) Documentos de juicio: Contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo, persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo (informes) Documentos de los ciudadanos: El instrumento por el que los ciudadanos se relacionan con la actividad de las Administraciones Pblicas (solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos) Dentro de un mismo expediente nos podemos encontrar con documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos ltimos los conservaremos en forma original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia administrativa. Son ejemplos de expedientes administrativos: expedientes de estudiantes, expedientes de ayudas y becas, expedientes de proyectos

de investigacin, expedientes de ttulos, expedientes de tesis, expedientes de recursos administrativos, expedientes de personal, expedientes de compra de material, expedientes de contratacin de obras, expedientes de las reuniones de los rganos de gobierno de la Universidad (Claustro, Junta de Gobierno, Consejo Social, Juntas de Centros, etc.), expedientes contables, etc. 2.2. Expedientes informativos: Constituye un tipo de expedientes que se caracterizan por no estar sujetos a un procedimiento administrativo, si bien se forman igualmente a partir de documentos originales de la Institucin que han de ser conservados y organizados en los archivos de gestin. Se pueden ordenar por orden cronolgico o por grupos temticos de documentos, segn la complejidad y extensin de los mismos. Se separarn los documentos de la misma naturaleza en subcarpetas; por ejemplo: correspondencia, facturas, informes, etc. Ejemplos de expedientes informativos son: expedientes de inauguracin de los diferentes cursos acadmicos, expedientes informativos de los cursos organizados por la Universidad, expedientes de prensa, etc. 3. Series documentales: Constituyen el segundo nivel de agrupacin de los documentos en los archivos de gestin y se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o funcin. Cada serie documental ha de tener su correspondencia con el cuadro de clasificacin y se identifica con el cdigo correspondiente del cuadro de clasificacin y su denominacin normalizada.

Sistemas de clasificacin y ordenacin de documentos

La clasificacin forma parte de una ciencia global, la taxonoma, definida por Frederick Suppe como un sistema de categoras para clasificar cosas o signos individuales partiendo de similitudes morfolgicas, funcionales o sociales. La clasificacin es una operacin inherente al ser humano que realizamos de forma inconsciente en la vida diaria para diferenciar cosas. Por ejemplo, imaginemos dos coches. En principio, ambos se diferencian de otros vehculos de traccin mecnica. Entre ellos, las diferencias las comenzamos a percibir cuando los "clasificamos", agrupamos, segn algn criterio; el color, la marca, el modelo, tamao, potencia ... En el mbito de la archivstica, el proceso es similar: debemos establecer criterios de clasificacin que nos permitan reconstruir la estructura del fondo. Esta operacin no es manual, no se trata de colocar juntos en un mismo estante los documentos de caractersticas similares, lo que sera una

ordenacin de tipo sistemtico, sino que consiste en establecer relaciones de pertenencia a un grupo o clase de caractersticas similares. El hecho de que la clasificacin sea una operacin reglada de manera superficial ha provocado que sea frecuente la confusin de los trminos clasificacin y ordenacin, incluso en la literatura profesional. Clasificar es, segn el Diccionario de terminologa archivstica (1995), el conjunto de operaciones intelectuales efectuadas en el momento del tratamiento de un fondo, fundamentadas en el principio de respeto al fondo y en el principio de respeto al orden primitivo, con la voluntad de reflejar la estructura administrativa del organismo productor, o bien, si esto no es posible, adaptadas al contenido de los documentos siguiendo criterios cronolgicos, geogrficos, alfabticos y temticos. Antonia Heredia Herrera (1995), por su parte, insiste en la diferencia entre clasificar y ordenar, tareas a veces simultneas y a veces secuenciales. Remarca que clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos dentro de un archivo o los fondos de un archivo, y destaca su carcter de operacin fundamentalmente intelectual. Si lo analizamos con ms detalle, y siguiendo las consideraciones expuestas por Antoni M. Arag (1979), la clasificacin engloba tres actividades: 1) La actividad consistente en reconocer, definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo (secciones, series, secuencias por materias y colecciones), considerando la morfologa y la configuracin prearchivstica del fondo y diseando el plan que se debe seguir provisionalmente para organizar el conjunto documental (estructuracin general del archivo). 2) La clasificacin propiamente dicha, en el sentido concreto de constituir unas determinadas clases dentro del archivo, que pueden responder a una realidad o a una convencin. 3) La operacin de poner en orden (topogrfico, cronolgico, alfabtico) las unidades dentro de las series o grupos constituidos. En realidad, podemos decir que la ordenacin archivstica es un complemento de la clasificacin. La ordenacin es la operacin manual consistente en instalar fsicamente los documentos en los estantes, cajas, carpetas, etc. siguiendo un criterio preestablecido. En este sentido, podemos decir que ordenar un expediente no es ms que colocarlo en un orden alfabtico, sistemtico, cronolgico o numrico. Sistemas de clasificacin orgnicos y funcionales El hecho de que los sistemas de clasificacin orgnicos respetaran el orden natural de la institucin productora y reflejaran, por lo tanto, su estructura

original aliment la conviccin entre los archiveros de que ste resultaba el nico sistema vlido para la organizacin de archivos y favoreci la consagracin de la clasificacin orgnica como uno de los principios emblemticos de la archivstica clsica. Nos referimos al principio de respeto a los fondos o principio de procedencia, nocin argumentada por Natalis de Wailly en 1841. El principio de procedencia consiste en reunir los documentos por fondos; es decir, juntar los documentos procedentes de la misma familia, de la misma entidad, del mismo individuo, etc. y no mezclar unos con otros. Aunque no fue radicalmente novedosa la formulacin de Natalis de Wailly, constituy un cuerpo doctrinal reconocido que tuvo aplicaciones prcticas y se difundi por todo el mundo, lo que supuso la universalizacin del principio. El principio de procedencia ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el desarrollo de la teora archivstica moderna, sirviendo de base a su eje central que es la clasificacin de los fondos. En algunos casos, los archiveros han logrado recuperar los antiguos sistemas de clasificacin mediante la reorganizacin del archivo basndose en la informacin suministrada en ndices o inventarios antiguos. Es el caso de la reconstruccin del Archivo de Tortosa segn el mtodo usado en el ao 1574. Se conserva en un armario o trast que se construy en el siglo XVI, y tanto los herrajes como las cerraduras (tres por cada puerta) convierten este armario en una especie de caja fuerte a la que antiguamente no se poda acceder si no era acompaado de los tres responsables de las llaves. El archivero Jess Massip devolvi los documentos del Archivo de Tortosa a sus respectivos cajones, estableci sus faltas o desapariciones y restituy el sistema de clasificacinordenacin-colocacin primitivo. Se han contabilizado seis mil documentos (siglos XII-XVII) del Archivo Territorial de Tortosa, dos mil en pergamino y cuatro mil en papel. Una parte de stos (1.167 pergaminos y 2.821 documentos en papel) fueron distribuidos en cuarenta y nueve materias y sesenta y seis cajones. Otro caso interesante es la reflexin que hizo en el ao 1923 el archivero Rafael Andrs, que defenda la obligatoriedad de reconstruir los archivos mediante inventarios antiguos. Rafael Andrs opinaba que los inventarios del siglo XVIII eran los ms adecuados, ya que incluan mucha ms documentacin y eran ms cercanos en el tiempo. Radical en sus planteamientos, consideraba que en los reglamentos de archivos tena que constar la obligatoriedad de seleccionar de cada documentacin o archivo que conservase su inventario antiguo, el ms a propsito para su reconstitucin, y de colocar la documentacin de acuerdo con el instrumento de descripcin. Finalmente, remachaba el clavo de su disquisicin con esta contundente argumentacin:

"Es un error, aparte de casos excepcionales, implantar un orden distinto del establecido por los antiguos archiveros, que conocan mejor que nosotros los papeles a su cargo y vieron funcionar los organismos a que pertenecan, cosa muy importante y hoy imposible, puesto que somos archiveros de instituciones muertas".

En este sentido, hay que advertir que, mientras el archivo fue concebido como un instrumento jurdico-administrativo, la clasificacin fue eminentemente orgnica, pero en el momento en que el archivo pas a ser tributario de una visin histrico-cultural, desde el siglo XVIII, se comenzaron a implantar sistemas de clasificacin por materias. Por lo tanto, esta preeminencia del uso de los archivos para la investigacin llev a deshacer muchas clasificaciones originales para adaptarlas a sistemas por materias o cronolgicos con los cuales se crea servir mejor a los intereses de la investigacin histrica. As, al principio del siglo XVIII se procedi a ordenar cronolgicamente los pergaminos del Archivo Real de Barcelona, actuacin que deshizo las clasificaciones seculares que se encontraban instaladas en los antiguos armarios. A estas alturas, es comnmente admitido que el criterio orgnico, en tanto que refleja la estructura de la institucin productora de los documentos, es muy til para fondos cerrados, o bien en casos de corta duracin en el tiempo o de escasa evolucin organizativa de la institucin. En fondos vivos, de larga duracin, no consigue tener xito por la falta de permanencia, o dicho de otro modo, por la frecuente mutabilidad de la estructura organizativa. Por el contrario, el criterio funcional queda definido mediante las actividades bsicas de la institucin, es decir, por las grandes funciones que desarrolla, de modo que gracias a su permanencia permiten construir un cuadro de una gran solidez y durabilidad en el tiempo. En el caso de los archivos universitarios, a pesar de la diferencias, hay una tendencia a usar sistemas de clasificacin funcionales homogneos, puesto que las funciones principales de las universidades son comunes a todas ellas. Finalmente, tambin hay que decir que es posible utilizar un criterio organicofuncional, en el que las secciones se definen mediante las funciones, y las subsecciones, mediante los rganos.

Los cuadros de clasificacin

Cualquier organismo ejerce una serie de actividades, actividades de direccin o gestin del propio organismo o actividades encaminadas al cumplimiento de los fines para los que se cre dicho organismo. Estas actividades se repiten a lo largo de su vida con mayor o menor frecuencia, generando siempre la misma tipologa documental.

Esta idea no es difcil de entender. Veamos un ejemplo: la autonoma universitaria, segn establece la LOU (2001), asigna a las universidades la competencia en la seleccin, formacin y promocin de su personal docente y de administracin y servicios (art.2.2 e), entre otras claro est. Esta actividad (que podemos denominar, por ejemplo, Gestin de Recursos Humanos) genera un tipo de documentos. Dentro de esta seccin podemos a su vez distinguir varias subsecciones, entre ellas la correspondiente a Acceso, Seleccin y Provisin de puestos de trabajo. Podemos ir ms all, y dentro de esta subseccin podremos encontrar, entre otras, la serie correspondiente a Convocatorias y Concursos. De esta forma podremos clasificar el expediente que est generando el trmite de una oposicin, y que se agrupar a unidades documentales de caractersticas similares (producidos por la misma actividad, con el mismo procedimiento, por el mismo rgano). El tipo lo podemos definir, entonces, como el conjunto de caractersticas que nos permiten clasificar un documento. El procedimiento por el que se produce un documento y el rgano que lo produce, porque tiene la competencia sobre la actividad que genera ese documento, pueden cambiar a lo largo del tiempo. Son elementos necesarios, pero no relevantes en la constitucin de la clase. Por el contrario, si la actividad en el curso de la cual se produjo el documento cambiara o no se realizara ms, el tipo cambiara o dejaran de producirse documentos de esa clase. El cuadro de clasificacin, por lo tanto, es el primer instrumento de descripcin de un archivo y el nico que permite una visualizacin conjunta de los fondos y las relaciones jerrquicas entre los grupos, as como de la institucin y la actividad que desarrolla. Asimismo, es el elemento que permite planificar de manera sistemtica todas las operaciones de tratamiento del archivo, desde la transferencia y la evaluacin y eliminacin, hasta la realizacin de los instrumentos de descripcin y de los calendarios de conservacin. Una definicin breve y clara de cuadro de clasificacin nos la proporciona los Archivos Nacionales de Australia: El cuadro de clasificacin identifica, etiqueta y define las funciones y las actividades de una organizacin. Tambin traza el mapa de las relaciones jerrquicas y de otro tipo que median entre esas funciones y actividades. Por su parte, la norma ISO sobre gestin de documentos (ISO 15489-1:2001) los define en los siguientes trminos: los cuadros de clasificacin reflejan la actividad de la organizacin de la cual derivan y normalmente estn basados en un anlisis de las actividades de la organizacin. Los cuadros pueden usarse para una variedad de procesos de gestin de los documentos. De estas definiciones se desprende que el cuadro de clasificacin supone una estructuracin jerrquica y lgica de los documentos, agrupndolos de acuerdo con su origen y por ser reflejo de una accin, funcin o actividad. Cada grupo

posee identidad propia y se relaciona jerrquicamente con los dems sin dar lugar a ambigedades: la adscripcin de los documentos por su origen a un grupo excluye toda posibilidad de pertenencia a otro. Obviamente, para llevar a cabo un cuadro de clasificacin antes hay que tener un conocimiento muy detallado de la historia del archivo y de la institucin que ha generado la documentacin, as como de la estructura administrativa y las funciones que ejerce como resultado de unas competencias que tiene atribuidas. Tambin hay que proceder al estudio de la documentacin producida o que produce la institucin (hay que identificar cada serie y consignar su tipo documental, el organismo productor, su origen, trmite, funcin, valoracin, utilizacin y modalidad de acceso). El desarrollo de un cuadro de clasificacin no se puede hacer apriorsticamente sobre una base especulativa, sino a posteriori, como resultado de un proceso de anlisis e identificacin. En este sentido, se debe reafirmar el principio de que las series son los referentes bsicos e imprescindibles para construir un cuadro de clasificacin mnimamente slido y coherente. As pues, en la realizacin de un cuadro hay que tener presente la necesidad de construir una arquitectura que sistematice las agrupaciones documentales (secciones), concrete la denominacin y regule la jerarqua que se pueda establecer entre los distintos niveles de clasificacin (secciones, subsecciones, series y unidades documentales). La codificacin Igual que la signatura o sealizacin complementa la ordenacin, como despus veremos, la codificacin complementa el cuadro de clasificacin. La codificacin consiste en la asignacin de letras, nmeros o una combinacin de ambos a los distintos niveles de clasificacin, precediendo a la denominacin de la serie. Su estructura puede ser jerrquica o secuencial, es decir, que los componentes del cdigo reproduzcan una escala jerrquica, la estructura del cuadro de clasificacin (01, 01.A, 01.A.01, 01.A.01.a ), o sean solamente secuenciales (100, 101, 102, 103 ). El objetivo del cdigo es identificar mediante una notacin el nivel de clasificacin de la serie, facilitar su diferenciacin de otras series y evidenciar la jerarqua, adems de servir para sustituir a la denominacin del nivel de clasificacin cuando se aplique el cuadro. En este sentido, podemos distinguir codificaciones alfabticas, numricas y alfanumricas. Uno de los mtodos de codificacin que ms aceptacin est teniendo es el derivado de la clasificacin universal de los documentos administrativos, planteada por M. Roberge (1985). Clasificacin de los documentos electrnicos Los criterios y principios de clasificacin son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de

las mismas actividades. El cuadro de clasificacin es vlido para documentos en papel y electrnicos, puesto que lo que confiere a un documento su pertenencia a una clasificacin o a otra es su pertenencia a una serie documental, resultado de un mismo proceso, y no su soporte. Dicho esto, hay que reconocer ciertas diferencias asociadas a los documentos electrnicos respecto al papel. La pervivencia del documento electrnico requiere una escrupulosa gestin, mientras que los documentos en papel se pueden mantener con unos niveles de gestin mucho ms bajos. El documento en papel se asocia fsicamente a un expediente, a una carpeta que lo contiene, posee datos como la fecha, la unidad productora o su propio contenido que a simple vista se puede identificar, que posteriormente se pueden reagrupar o reordenar. El documento electrnico no, y aunque los programas acostumbran a visualizar elementos tomados del universo del papel (iconos de documentos, carpetas, archivos), son slo eso: iconografa. Los documentos electrnicos no se almacenan como entidades fsicas recuperables, sino que se ubican fragmentados, y no es posible restablecer la relacin existente entre ellos si no se ha hecho previamente. Por eso es importante disear y cumplimentar metadatos en el momento de su creacin para vincularlos entre s, en su secuencia, para agrupar todos bajo la categora correspondiente, desde el expediente al fondo. La capacidad de recuperacin de los sistemas informticos no reduce la necesidad de clasificar los documentos electrnicos. Una cosa es poder recupera a nivel de unidad documental (algo que facilitan los sistemas informticos y que es prcticamente imposible con los documentos de papel), y otra la vinculacin, la agrupacin y la contextualizacin que proporciona la clasificacin. La clasificacin funciona como un punto de acceso autorizado, permite limitar el mbito de bsqueda dentro de un fondo, y asegura la pertinencia de los recuperados. La clasificacin alcanza un valor clave en la gestin de los documentos en sistemas hbridos, como es el caso de la mayora de los sistemas en la actualidad, donde conviven no slo documentos en papel y electrnicos, sino que determinadas actividades se registran simultneamente sobre ambos soportes. Aqu la clasificacin uniforme de los documentos permitir mantener unidos unos y otros, independientemente de su almacenamiento fsico. Como regla general, diremos no deberan conservarse documentos electrnicos que tengan versin impresa definitiva (no actualizable) que se conserve en soporte papel, salvo que sea aprovechable para generar nuevos documentos (a modo de plantilla) o sea susceptible de algn tipo de difusin en formato electrnico.

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La ordenacin fsica
Como ya hemos dicho, la organizacin de un fondo no termina en la clasificacin, sino que se complementa con la ordenacin de los distintos elementos que lo forman: los documentos, los expedientes, las series, etc. Una vez que un documento recibido o producido por una unidad administrativa ha sido clasificado, se ha de llevar a cabo el proceso de la ordenacin fsica (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente) as como la sealizacin de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rpida localizacin. La archivera Antonia Heredia (1995) define ordenar como la operacin que consiste en unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida anteriormente. Entonces, para ordenar necesitamos establecer previamente una unidad de orden, un criterio que nos permita organizar correctamente la documentacin para poderla ubicar correctamente. Los criterios de ordenacin han de establecerse de acuerdo con las caractersticas de cada tipologa documental y aplicarse de manera uniforme, tanto para la formacin de los expedientes como para la ordenacin de los mismos dentro de su serie documental. Segn el criterio que utilicemos (fecha, nmero, nombre, etc.) dar lugar a distintos tipos de ordenacin. ntimamente ligado al concepto de ordenacin, est el concepto de sealizacin o signatura. Se trata del elemento de referencia que permite identificar el contenido de las unidades de almacenamiento y cuya normalizacin es muy importante. Tipos de ordenacin De manera que ordenar es una tarea material que consiste en escoger un criterio por el cual los documentos, expedientes o series sern situados de forma correlativa segn: la cronologa (ordenacin cronolgica), el alfabeto (ordenacin onomstica, geogrfica y por materias), los nmeros (ordenacin numrica) o la combinacin de letras y nmeros (ordenacin alfanumrica). Se establecer el criterio de ordenacin que para cada caso resulte ms cmodo y lgico para la localizacin y recuperacin de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes. Los tipos de ordenacin de las series documentales pueden ser: a) La ordenacin cronolgica se basa en el elemento ms estable de un documento, la fecha, y se concreta en la secuencia ao, mes y da. Por ejemplo: Expedientes de reuniones de Consejo de Gobierno: ao, mes y da.

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b) La ordenacin alfabtica toma como elemento de ordenacin una palabra que nos servir para colocar los expedientes en el lugar que les corresponda en un orden alfabtico. Segn el tipo de palabra que ordenemos, tendremos estos tipos de ordenaciones alfabticas i.Onomstica: Ordenacin que toma como referente principal el apellido de una persona. Por ejemplo: Expedientes personales: nombres de personas fsicas. ii.La ordenacin geogrfica se refiere a una calle, un barrio o una ciudad. Por ejemplo, el caso de la ordenacin por calles de las licencias de obras. iii.La ordenacin por materias debera de recoger las palabras ms representativas del contenido de un documento; en cierta medida, su funcin ha sido suplantada, y mejorada sustancialmente, por las indizaciones y las palabras clave vinculadas a los modernos tesauros. c) La ordenacin numrica o correlativa responde normalmente al mantenimiento de la numeracin asignada a los documentos y a los expedientes en el momento del inicio del trmite por parte de la oficina de registro de documentos. Se trata del sistema ms utilizado en las oficinas vinculadas a los departamentos de contabilidad y finanzas. Por ejemplo: Ejem.: Documentacin contable: n de control del expediente, correspondientes a un mismo ejercicio econmico. d) La ordenacin sistemtica toma como elemento ordenador un cdigo de un cuadro de clasificacin preestablecido. Este sistema suele combinarse con alguno de los otros sistemas o con varios de ellos. En ocasiones es conveniente aplicar sistemas mixtos de ordenacin, como el orden cronolgico y alfabtico. Por ejemplo: Correspondencia: orden cronolgico por aos con divisin alfabtica por nombres de instituciones. En principio es aconsejable respetar el sistema en que los expedientes o las series estn ordenados y, en caso de encontrarse en absoluto desorden, hay que escoger un sistema que garantice la recuperacin de la informacin. Actualmente, gracias a la tecnologa informtica que ha facilitado la creacin de nuevos y mltiples puntos de acceso a la documentacin, puede darse una clara disociacin entre el sistema de ordenacin fsica en las cajas y en las estanteras, y los instrumentos de recuperacin de la informacin que contienen. Es el caso, por ejemplo, de las licencias de obras, que pueden estar ordenadas cronolgicamente de acuerdo con la fecha de aprobacin del expediente, y en cambio se pueden recuperar tambin la informacin por calles, por apellido del arquitecto que ha dirigido la obra o de los propietarios del inmueble.

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Sealizacin de los documentos Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, las carpetas suspendidas, cajas de archivo definitivo y el mobiliario de archivo, se ha de normalizar la sealizacin: Sealizacin de carpetas: los expedientes de archivo se guardan en carpetas en las que se han de hacer constar datos como el nombre del servicio y unidad, cdigo de clasificacin y su denominacin, aos, etc. Sealizacin de carpetas suspendidas: se aconseja la instalacin de los expedientes abiertos y los de consulta frecuente en carpetas suspendidas. En este caso, las carpetas de archivo se introducirn en las carpetas suspendidas, que se sealizarn asimismo mediante el cdigo de clasificacin y su denominacin. Sealizacin de cajas de archivo definitivo: los expedientes finalizados y de consulta menos frecuente se guardan en cajas de cartn de archivo definitivo hasta su transferencia al archivo intermedio, de acuerdo con el calendario de transferencia que se establezca en cada caso. En el lomo se colocar un tejuelo o etiqueta con datos como el nombre del servicio y unidad, cdigo de clasificacin y su denominacin, aos, etc. Es muy aconsejable normalizar el modelo de tejuelo, as como su contenido.

BIBLIOGRAFA Jos Ramn Cruz Mundet. La gestin de documentos en las organizaciones. Madrid: Pirmide, 2006 Ramn Alberch i Fugueras. Gesti integral darxius. Madrid: UOC, 1999 http://www.ua.es/es/servicios/ayr/archivo_general/gest_doc/manual/manual_org anizacion_archivos.html

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