UNIDAD 14.

CONVINAR CORRESPONDENCIA
[Escriba el subttulo del documento]

Word 2010

Ana Mara y Elena

24/11/2011

14.1. Conceptos previos

14.2. Crear el documento principal 14.3. La pestaa Correspondencia

14.4. Insertar campos de combinacin 14.5. Ver datos combinados 14.6. Desplazarse por los registros 14.7. Buscar un registro 14.8. Destinatarios de combinar correspondencia 14.9. Filtrar destinatarios 14.10. Ordenar destinatarios 14.11. Asignar campos 14.12. Combinar al imprimir 14.13. Combinar en correo electrnico 14.14. Sobres y etiquetas

Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.

14.1. Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

14.2. Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es elPaso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Dejaremos seleccionada la primera opcin y haceremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. - Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcinExaminar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. - Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. - Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar...aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos. Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin. Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes desplegar el men para examinar las distintas posibilidades. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.

En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es que estn todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar su casilla haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos haremos clic enAceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente. En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretosdel origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic enEditar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso:Combinar correspondencia

14.3. La pestaa Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.

. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios correspondencia para realizar los cambios convenientes.

de

combinar

. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente.

. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.

14.4. Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadroInsertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal entre <<y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar. Aqu tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.

14.5. Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el

botn . Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es hacer

clic sobre el icono

, los campos del origen de datos aparecern resaltados.

14.6. Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Primer registro del origen. Registro anterior. Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nmero de registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente. Registro siguiente. ltimo registro.

14.7. Buscar un registro

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar. Al hacer clic en el botn aparece el cuadro de dilogo

Buscar entrada que vemos en la imagen. En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar. En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen. Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Opciones de la cinta Correspondencia

14.8. Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no slo para mostrarlos en el documento, sino tambin para manipularlos. Haciendo clic en el

icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar un documento (carta, mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.) La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez. Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamosEdicin. Se abrir este cuadro de dilogo:

Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando. Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en el siguiente apartado.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Editar destinatarios

14.9. Filtrar destinatarios

Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que tengan un determinado valor en un campo de combinacin. Por ejemplo podramos decidir utilizar nicamente los clientes de Alicante.

En la pestaa Correspondencia hacemos clic en . En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el encabezado del campo correspondiente, en este caso Poblacin, y se desplegar una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin. Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn. (Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin. (Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin. (Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin se puede abrir

haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:

. La

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. Cada lnea es una condicin. Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparacin a realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con). En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe si el valor est o no vaco. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin direccin, seleccionaremos Campo: direccin y Comparacin: No est vaco. Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no tendra sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada. Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: poblacin es igual a Valencia, de esta forma slo apareceran combinados los clientes de Valencia. Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo:nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin. Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se muestra negra, sino azulada.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Filtrar destinatarios

14.10. Ordenar destinatarios

Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso. Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la mismaprovincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registrosdel cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el botn Editar lista de destinatarios y desde ah ya podemos seleccionar Ordenar....

Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Para ordenar por ms campos rellenar Luego por. En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por poblacin y dentro de una misma poblacin por cdigo postal. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.

14.11. Asignar campos

Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en nuestro origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria. El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones. Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos con el que se corresponde. Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar. Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque de direcciones, ni la lnea deSaludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.

14.12. Combinar al imprimir

La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la

combinacin.

Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...). En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde:en blanco Hasta: 3). Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces. del segundo

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Combinar al imprimir

14.13. Combinar en correo electrnico

La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho

trabajo.

Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del mensaje a enviar. En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del destinatario. En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje. En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos. Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2010, ya que se iniciar para poder realizar el envo de correos.

14.14. Sobres y etiquetas

A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la nica opcin. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos tambin imprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva. Tenemos dos opciones: Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas. O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico de Microsoft Office.

La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su configuracin. Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la posicin del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado. Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.

En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabr sus proporciones y ser capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botn y establecer sus propiedades.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los lmites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin. Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.

Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.

En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan en distintas pestaas de l. Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo, lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir. Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrnico, aunque slo est disponible en determinados pases. Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal operacin. Ejercicio propuesto de la Unidad 14 Prueba evaluativa de la Unidad 14