UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES.

(Versin 2 para revisin definitiva)

Santiago de los Caballeros, R. D.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES. ADMISIONES El proceso de Admisin consiste en aceptar el ingreso de un participante en un programa curricular regular ofrecido por la Universidad, tomando en consideracin las condiciones acadmicas del participante. Los documentos para admitir a un participante en un programa curricular regular, estn establecidos en el artculo 56 del Reglamento Acadmico. Cuando un participante formaliza su inscripcin en la unidad de Admisiones, todos los documentos depositados pasan a ser propiedad de la Institucin; la informacin recabada tiene un carcter estrictamente confidencial y solo tienen acceso a ella las autoridades de Registro y Admisiones, el (la) Rector(a) y los Vicerrectores. La Direccin de Registro y Admisiones podr entregar al (los) participante, copia certificada de los documentos depositados, pero nunca los originales. Los requisitos para admitir a un participante a cualquier programa curricular regular, estn establecidos en el artculo 38 de los Estatutos de la Universidad. La Unidad de Admisiones slo podr asignar un nmero de matrcula al participante. La Unidad de Admisiones velar para que ningn participante pueda matricularse en ms de una carrera simultneamente, tal como lo establece el artculo 39 de los Estatutos de la Universidad. Proceso de admisin de un participante nuevo
1. Dar la bienvenida, ofrecerle informacin los programas de

Licenciatura y Maestras que se ofertan y sobre los requisitos de admisin.

2. Se le entrega el formulario de Admisin. 3.

Se verifica la autenticidad de los documentos depositados por el participante (acta de nacimiento, certificacin de bachiller, record

de notas, copia de cdula), junto con el formulario de admisin debidamente lleno.

4. Si todo est correcto se acepta la documentacin depositada por el

participante y se le da admisin al programa curricular solicitado. 5. Si el nuevo solicitante cumple con todos los requisitos para la admisin, se procede a formalizar la inscripcin.
6. Cuando se le digita la informacin al participante en el sistema

informtico, este automticamente le asigna la matrcula, y luego se procede a hacerle la seleccionan de las asignaturas y se imprime hoja de pago. 7. Se asienta la matrcula en el libro de rcords.
8. Se le entrega la hoja de seleccin al nuevo participante, dndole la

informacin de lugar para el manejo de la misma.

9. Se elabora el carnet.

ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES Criterios de Organizacin de los Expedientes Los expedientes de los participantes activos y retirados se organizan por matrculas y por ao en orden ascendente. Cada uno de estos expedientes tiene los documentos siguientes: Formulario de admisin, fotos, acta de nacimiento, copia de cdula, rcord de notas, certificacin de Bachiller y Certificado Mdico. Adems rcord de notas cuatrimestral, hojas de seleccin, cambios, inclusiones y retiros de asignaturas y prueba acadmica. El criterio de organizacin con relacin a cada uno de los documentos contenidos en el expediente de cada participante activo y retirado es el siguiente: Del lado izquierdo se colocan los documentos de admisin, comenzando de abajo hacia arriba, de la siguiente manera: Certificado mdico Rcord de notas de Bachiller

 Certificacin de Bachiller. Acta de nacimiento Certificada Rcord de notas cuatrimestrales Si el participante es transferido sin graduarse: Certificado mdico Copias documentos de bachiller Rcord de notas legalizado por la SEESCYT Acta de nacimiento Formulario de admisin, fotos y capia de cdula. Rcord de notas cuatrimestrales.

Si el participante es graduado: Certificado mdico Copias documentos de bachiller Rcord de notas y copia de ttulo o certificacin de grado, legalizados por la SEESCYT Acta de nacimiento Formulario de admisin, fotos y capia de cdula. Rcord de notas cuatrimestrales. Si el participante es extranjero debe tener: Formulario de admisin, fotos, acta de nacimiento certificada y traducida al espaol por un intrprete judicial, copia de cdula o pasaporte, rcord de notas y certificacin de Bachiller legalizado por la oficina consular dominicana acreditada en el pas de estudios y Certificado Mdico. Adems los documentos de bachiller deben estar validados por la Secretara de Estado de Educacin y traducidos al espaol por un intrprete judicial. Del lado derecho, en forma ascendente se colocara, segn las fechas los siguientes documentos:

Todas las copias, comunicaciones, hojas de seleccin, formularios de retiros, inclusiones, cambios, dada de baja, prueba acadmica.

Criterio de organizacin de los egresados.

Los expedientes de los egresados se organizan por escuela y luego por matrcula. Cada una de las escuelas tiene un color que la identifica: Ciencias jurdicas y polticas Idiomas Psicologa Educacin Negocios Ciencia y Tecnologa Post-grado Rojo Azul Amarillo Negro Verde Blanco Hueso Crema

Los documentos contenidos en los expedientes de los egresados siguen el mismo orden de los participantes activos y retirados, pero difieren en que estos contienen en el lado derecho copias de los documentos de egresado de la UAPA (copia de ttulo, copia de la certificacin de grado, copia de rcord de notas general). Es importante destacar que cada expediente de egresado est identificado, adems da la matrcula, nombre y carrera, por su nmero de ttulo, folio y libro con que fue registrado. PROCESOS OPERATIVOS DE REGISTRO PRE-MATRICULA, REINSCRIPCIN Y REINGRESO Se denomina pre-matrcula a la preseleccin de asignaturas que hace un participante para el cuatrimestre siguiente al que cursa, en la fecha establecida en el calendario acadmico. Para que un participante pueda preseleccionar una asignatura es necesario que este cursando o haya cursado el(los) prerrequisito(s). Se denomina prerrequisito a una(s) asignatura(s) cuyo(s) contenido(s) deben ser aprobados por el participante antes de cursar la asignatura con la que se relaciona. Prrafo Cuando un participante curse una asignatura sin haber aprobado previamente el prerrequisito de la misma, se le dar de baja; Registro le retirar le asignatura cursada sin haber aprobado dicho prerrequisito. Al momento de realizar la reinscripcin de asignaturas el participante debe cumplir cabalmente con los correquisitos de las asignaturas que los tengan. Procedimiento para la debaja por pre-requisitos:

 Se solicita el expediente acadmico a la unidad de archivo. Se imprime el rcord de verificacin de pensum. Se revisa la verificacin de pensum con cada volante cuatrimestral y hoja de seleccin de cada reinscripcin realizada por los participantes cada cuatrimestre. Si se detecta que el participante ha violado un pre-requisito por no haber cumplido con lo establecido en el artculo 27 del Reglamento de Registro y Admisiones. Al confirmar si existe violacin de pre-requisitos se procede a hacer la debaja, tanto fsica como en el sistema acadmico. Se le informa al participante de manera personal y por escrito de dicha violacin. Prrafo Se denomina correquisito a una asignatura que debe ser cursada simultneamente a otra cuyos contenidos complementa. Para el proceso de prematricula la Direccin de Registro y Admisiones colocar la oferta de las asignaturas con los horarios, en los murales de los recintos, en Internet y otros medios con cinco (5) das de anticipacin a la fecha de inicio de la prematricula, as como el procedimiento a seguir para realizarla. Prrafo El cupo mnimo para dejar abierto un grupo de manera regular es de 15 participantes, segn lo establecido en el artculo 25 del Reglamento Acadmico. Se denomina reinscripcin a la formalizacin en el Departamento de Tesorera de las asignaturas pre-matriculadas por el participante para ser cursadas en el cuatrimestre siguiente. La reinscripcin ser oficial slo cuando el participante realice en dicho departamento el pago correspondiente. El Departamento de Registro y Admisiones debe garantizar que la reinscripcin se realice cada cuatrimestre en la fecha establecida en el calendario acadmico. Prrafo I: Cuando un participante realice su reinscripcin fuera del perodo establecido, tendr un recargo cuyo monto ser fijado por disposicin administrativa. El Departamento de Registro y Admisiones debe velar porque la cantidad de asignaturas que un participante inscriba en un cuatrimestre no exceda el

lmite establecido en su pensum y en el Reglamento Acadmico. ( artculos 76,77 y 78), tambin debes poner lo de los prerrequisitos El participante que demande cursar una asignatura que no est en la programacin regular del cuatrimestre, deber hacerlo por escrito a la Vicerrectora Acadmica, va el (la) director(a) de la escuela, a ms tardar tres semanas antes de inicio del bimestre. Procedimiento para autorizacin de asignaturas Las solicitudes deben hacerse con tres semanas de anticipacin al inicio de cada bimestre. El participante se dirige a la escuela a solicitar la o (las) materia (s), ya sea como una carga extraordinaria o como grupo especial, porque la misma no esta en la programacin del cuatrimestre a cursar. Debe llenar el formulario de solicitud con todo lo requerido. El director de Escuela debe enviar dicha solicitud a registro para revisin. Se solicita a la unidad de archivo el (los) expedientes de los participantes que solicitaron asignaturas. Se le imprime un rcord de verificacin de pensum para la revisin y con esto verificar si cumple con los requisitos. Se llenar un formulario donde se le colocan las materias incrustas en el cuatrimestre y las que le faltan. Se les envan los resultados a la Vicerrectora Acadmica para su aprobacin. Se les informa a la Direccin de Escuela si el (los) grupos o asignaturas fueron aprobados, para que estos a su vez contacten a los participantes. Prrafo La Vicerrectora Acadmica deber responder por escrito en un plazo no mayor de 48 horas e informar su decisin a Registro Requisitos para la apertura de un grupo especial.
Para la apertura de las materias especiales se debe coordinar con la

direccin de escuela en cuanto a la disponibilidad de facilitadores en el horario solicitado y con el departamento de Registro y Admisiones la disponibilidad de Aulas, y si no es posible abrir el grupo en el horario solicitado. Se debe coordinar con el solicitante en que otro horario estara dispuesto cursarla siempre y cuando ya hayan coordinado el director de Escuela y Registro.

 El (los) solicitantes deben hacer un pago extra por el costo del grupo especial, cupo monto es asignado por la Vicerrectora Administrativa y Financiera. Se denomina reingreso a la reincorporacin de un participante a la Universidad, luego de estar retirado por uno o ms cuatrimestres. El participante deber solicitar por escrito en la Direccin de Registro y Admisiones el reingreso a una determinada carrera en la fecha establecida en el calendario acadmico, quien lo aprobara o no de acuerdo con lo establecido en el artculo 104 del Reglamento Acadmico y la resolucin 8-2004 del Consejo Acadmico. Prrafo I Cuando un participante solicita reingreso y no ejerce en el perodo establecido por la Institucin el derecho a reinscribirse en el cuatrimestre para el cual lo solicit, este derecho prescribe automticamente y dicho participante deber solicitarlo de nuevo. Prrafo II El costo del reingreso administrativa. ser fijado mediante disposicin

Procedimiento para realizar un reingreso Cuando un participante se ha retirado de la universidad por uno o ms cuatrimestres, o se le ha dado de baja por no completar su expediente en el tiempo indicado, este pasa al Archivo de los Retirados. Si el participante quiere reingresar de nuevo debe dar los siguientes pasos. Pasar por Contabilidad a verificar que no tenga deuda pendiente, en caso de tenerla debe pasar a Caja a saldarla. Pasar a Registro con autorizacin de Contabilidad o comprobante de pago a llenar formulario de Solicitud de Reingreso, vuelve a caja a pagar el derecho a reingreso y luego lo deposita en Registro. Registro revisa su expediente acadmico y en un plazo de 8 das laborables, le da una respuesta escrita de acuerdo con lo establecido en el artculo 104 del Reglamento Acadmico y la resolucin 8-2004 del Consejo Acadmico. Si le al participante le faltan documentos en su expediente debe traerlo antes de activarlo en el sistema acadmico. Cuando el participante completa su expediente, Registro cancela el Formulario De Baja por no completar en el plazo indicado los documentos, archiva los documentos que trae el participante y el

Formulario de Solicitud de Reingreso debidamente lleno. Se coloca el expediente en el Archivo de los Participantes Activos. Cuando el participante se le hace el reingreso en el sistema acadmico se habilita para hacer la prematricula y reinscribirse en el tiempo establecido por Registro. Finalmente paga en tesorera la reinscripcin y este automticamente se activa. INCLUSIN, CAMBIOS Y RETIROS. La Unidad de Registro es la responsable de realizar los procesos de inclusin, cambios, retiros de asignaturas y de cuatrimestre, vigilando que esos procesos se realicen de acuerdo a lo establecido en el artculo 99 del Reglamento Acadmico, modificado por la resolucin 10-2004 del Consejo Acadmico. Se denomina inclusin de asignatura(s) cuando un participante inscrito, solicita aadir una o ms asignaturas a su carga acadmica, siempre que no exceda el lmite establecido en el artculo 76 del Reglamento Acadmico. Se denomina cambio de asignatura y/o grupo al proceso que ocurre cuando un participante, despus de reinscribirse, solicita cambiar una asignatura por otra y/o de un grupo a otro en horario y fecha diferente. La inclusin y/o cambios de asignaturas deben hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante la primera semana de docencia o hasta el da antes de la segunda facilitacin. Se denomina retiro de asignaturas a la situacin que se da cuando el participante decide retirar una o ms asignaturas inscritas en un cuatrimestre, el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las tres primeras semanas de facilitacin o hasta un da antes de la cuarta facilitacin. Se denomina retiro del cuatrimestre a la situacin que se da cuando el participante decide retirar todas las asignaturas que inscribi, el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las primeras cinco semanas de docencia o hasta un da antes de la sexta facilitacin y debe contar con la autorizacin del Director de la Escuela que administra la carrera que cursa el participante.

Prrafo El retiro de asignaturas y/o cuatrimestre despus del periodo establecido para cada caso, conlleva el pago de las asignaturas inscritas. Pasos correspondientes a seguir para el participante reinscribirse: 1) Es necesario tener sus documentos completos. 2. Verificar en el perodo establecido por Registro la prematrcula hecha por internet para ver los si todos los grupos seccionados estn abiertos y si alguno est cerrado cambiarlo por otro , darle a terminar e imprimir la hoja de pago dos veces. 3) Con esas hojas junto al comprobante de saldo del cuatrimestre que esta cursado, pasar por caja a pagar la reinscripcin el da asignado a la carrera que cursa. 4. Verificar que su hoja de seleccin est sellada por Caja. Para aquellos participantes que no realicen reinscripcin en el perodo establecido por Registro, se reinscriban en fecha tarda pagando $300.00 de recargo. TRANSFERENCIA Y CAMBIO DE CARRERA Se denomina transferencia al proceso que tiene lugar cuando un participante solicita cambiar de un recinto de la Universidad a otro, lo cual debe solicitar por escrito a la Direccin de Registro y Admisiones donde est inscrito en el perodo establecido en el calendario acadmico. Pasos para la transferencia de recinto.
1. El participante solicita por escrito la transferencia

a Registro del recinto donde est actualmente indicando la razn de la misma. Registro revisa el expediente del solicitante para verificar que est completo y que no tenga deuda en caja.

2.

3. Se llena en formulario de transferencia anexando la documentacin

original del participante y se firma por las autoridades competentes.

4. Se deja copia del expediente para dejarlo en archivo del recinto

donde est matriculado. 5. Preparar transferencia con la documentacin original y enviarlo al recinto de destino. 6. Inscribir las asignaturas en el sistema acadmico del recinto donde va la transferencia. Procedimientos cambio de carrera Se denomina cambio de carrera a la situacin que se da cuando un participante solicita cambiar de una carrera a otra dentro de la Universidad o cuando quede separado de una carrera por una de las causas establecidas en el artculo 96 del Reglamento Acadmico. Debe hacerse por escrito al director de escuela, indicando el motivo del cambio, en un perodo de por lo menos cuatro semanas antes del perodo lectivo. El director de escuela es responsable de estudiar la solicitud del cambio de carrera de acuerdo a lo establecido en el artculo107 del Reglamento Acadmico y remitirlo a las entidades correspondientes. Prrafo: el costo del cambio de carrera ser fijado por disposicin administrativa. El Departamento de Registro y Admisiones es el responsable de realizar los procesos de transferencia y cambios de carrera, vigilando que los mismos se realicen en las fechas establecidas en el calendario acadmico. Pasos para el cambio de carrera

1. El participante debe hacer la solicitud por escrito al Director de la

2. Escuela que administra su carrera. El director de Escuela lo remitir al Departamento de Orientacin, en los casos que el participante est en baja acadmica, necesite orientacin vocacional u otros. Pasar por Registro con el formulario de cambio de carrera firmado y sellado por el director de Escuela. Pasar a caja a pagar la solicitud de cambio. Depositar en Registro el formulario con que pag el cambio. Registro procede a realizar al cambio de carrera en el sistema informtico y se archiva la hoja en el expediente acadmico.

3.
4.

5. 6.

7. El participante puede hacer la prematrcula del prximo cuatrimestre

para la nueva carrera.

CONVALIDACIN, COLACIN Y EQUIVALENCIA. Se denomina convalidacin a la validacin de asignaturas aprobadas en Instituciones de Educacin Superior reconocidas por la Secretara de Estado de Educacin Superior, Ciencia y Tecnologa (SEESCYT). El participante debe solicitar la convalidacin al director de su escuela durante los tres primeros meses de su ingreso ala Universidad, anexando copia del record de notas legalizado por la SEESCYT y el programa de la asignatura a convalidar. Los requisitos para realizar la convalidacin estn establecidos en los artculos 44, 45, 47 y 48 del Reglamento Acadmico. El director de escuela es al responsable de realizar la convalidacin en el tiempo establecido en el artculo 43 del Reglamento Acadmico y remitir a la Direccin de Registro y Admisiones y Vicerrectora Acadmica para fines de revisin y firma. Prrafo. La convalidacin de cada asignatura tiene un costo que ser fijado por disposicin administrativa. Se denomina colacin a la aprobacin mediante examen de una o ms asignaturas de las establecidas en el plan de estudios de la Universidad, cuyos requisitos estn establecidos en el artculo 49 del reglamento Acadmico. El director d escuela es el responsable de la elaboracin, aplicacin y correccin de del examen de la (s) asignatura(s) que el participante solicita aprobar mediante la colacin y luego remite el resultado al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisin y registro en el sistema. . Se denomina equivalencia a la validacin de asignaturas aprobadas en la Universidad y que estan contenidas en el pensun de la nueva carrera a la que ingresa el participante, independientemente de la clave, nombre y prerrequisitos de la asignatura si el contenido es el mismo, segn la establecido en el articulo 50 del Reglamento Acadmico.

El director de escuela es el responsable de realizar la validacin y remitirla al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisin, firma y registro en el sistema. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de oficializar los procesos de convalidacin, colacin y equivalencia de asignaturas, vigilando que los mismos se realicen de acuerdo a lo establecido en el capitulo VI del Reglamento Acadmico. Para que la Universidad pueda realizar la convalidacin todo participante interesado deber presentar los documentos siguientes: a) Rcord de notas de la Universidad de procedencia, legalizado por la Secretara de Estado de Educacin Superior, ciencia y Tecnologa (SEESCYT). b) Programas de las asignaturas a ser convalidadas. Requisitos que se debe cumplir para convalidacin:

Tener igual o mayor nmero de crditos que la asignatura ofrecida a travs del pensum de la UAPA. Que el programa respectivo de la asignatura contenga cuando menos el ochenta por ciento (80%) de los contenidos del programa de la UAPA. Que la calificacin mnima alcanzada por el participante sea equivalente a 80 puntos, en caso de que el rcord est expresado numricamente, y en B en aquellos casos en que la exprese literalmente.

Nota: El nmero total de crditos a ser convalidado y acreditado a un participante procedente de otra institucin del nivel superior, nunca podr ser inferior al total de los crditos de las asignaturas propias del pensum de la UAPA. Pasos para hacer convalidacin: El participante debe solicitar la convalidacin al director de escuela que administra la carrera que va a cursar durante los tres primeros meses de su ingreso a la universidad, anexando de la universidad de procedencia copia del record de notas legalizado por la (SEESCYT) y un programa de cada asignatura a convalidar.

El director realiza la convalidacin de acuerdo a los requisitos establecidos y despus la pasa a Vice-Rectora Acadmica para fines de revisin y firma, luego se pasa a Registro para los mismos fines. Se registra la convalidacin en el sistema. El participante debe pagar el monto establecido por cada asignatura convalidada, con el recibo de pago se le da una copia de la convalidacin al participante y el original se archiva en el expediente.

CALCULO DEL INDICE Es importante que cada participante pueda calcular el ndice acadmico de cada cuatrimestre de modo que pueda realizar el esfuerzo acadmico necesario para evitar caer a prueba acadmica. Para calcular el ndice cuatrimestral se multiplica el nmero de crditos de cada asignaturas cursada por el valor de la calificacin obtenida en la misma, calculndose, de esta forma, el nmero de puntos alcanzados en cada asignatura. Luego, se encuentra el nmero de puntos obtenidos en ese cuatrimestre y el total de crditos cursados, incluyendo los reprobados. Se divide el total de puntos por el total de crditos, con lo que se obtiene el ndice cuatrimestral. Para calcular el ndice acumulado, se sigue un proceso anlogo, tomando en cuenta todas las asignaturas cursadas hasta el momento del clculo. Otra forma es, que en el primer cuatrimestre el ndice cuatrimestral es el mismo ndice acumulado y en el siguiente para obtenerlo se suma el ndice cuatrimestral con el ndice acumulado anterior y el resultado se divide entre dos para obtener el ndice acumulado del cuatrimestre. Los dems se obtiene haciendo el procedimiento de la misma manera. Letra Puntos A B C D F 4 3 2 1 0

PRUEBA ACADEMICA, SUSPENSION PARCIAL Y DEFINITIVA: La condicin acadmica de los participantes se determina tomando en cuenta su ndice cuatrimestral y su condicin acadmica del cuatrimestre anterior. Cuando un participante alcanza un ndice cuatrimestral y acumulado menor de 2.0, excepto en el primer cuatrimestre, cae a prueba acadmica, segn lo estable el artculo 95 del Reglamento acadmico Un participante supera la prueba acadmica cuando el promedio del ndice cuatrimestral y acumulado es de 2.0 ms. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de notificar al participante cuando est a prueba acadmica. Prrafo I Cuando un participante cae a prueba acadmica por primera vez, excepto el primer cuatrimestre, al reinscribirse debe llenar un formulario donde se compromete a subir su ndice en el cuatrimestre a cursar. Prrafo II Cuando un participante cae a prueba acadmica por segunda vez consecutiva, no podr reinscribirse hasta tanto se verifique, si super dicha prueba. Prrafo III Si el participante supera la segunda prueba acadmica consecutiva, se le autoriza la reinscripcin para el cuatrimestre a cursar y debe llenar un formulario comprometindose a mantener su ndice acadmico por encima de 2.0. Prrafo IV Cuando un participante cae a prueba acadmica por tercera vez consecutiva debe cambiar de carrera, tal y como lo establece el acpite a del artculo 96 del Reglamento Acadmico.

Un participante queda separado(a)por (4) cuatro aos de la Universidad cuando se encuentra en una de las situaciones contempladas en el artculo 97 del Reglamento Acadmico. Procedimientos para solicitar documentos acadmicos en Registro Los pasos a seguir

1. El participante solicita el (los) documento (s) acadmico (s).

2. Se revisa si la documentacin del participante, est completa. 3. Se le entrega formulario de solicitud para que lo llene y luego se autoriza al pago del mismo en caja. 4. Se le indica que debe depositarlo despus de hacer el pago. 5. Se recibe el formulario de solicitud conjuntamente con el recibo de pago y se le indica la fecha de entrega, de acuerdo al tiempo establecido por la institucin. 6. Se entrega al participante el documento previamente solicitado y al recibo de pago se le pone la fecha que fue entregado dicho documento. Procedimientos para expedir documentos acadmicos 1. Verificar formularios de solicitud de documento(s) acadmico(s). 2. Revisar expediente, verificar que correspondan nombres y apellidos del acta de nacimiento del participante con los del record de notas, la certificacin de bachiller y cedula de identidad. 3. Verificar con hoja de seleccin y los record de notas los cuatrimestres cursados en la universidad por el participante. 4. Elaborar el documento con la informacin extrada del expediente del participante. 5. Se procede a la revisin final del documento, a la firma y sello de la autoridad acadmica autorizada. 6. Se saca copia al documento para el expediente del participante. PROCEDIMIENTO PARA PREPARAR LA GRADUACION Los pasos a seguir para preparar un participante a graduacin. Despus que un participante solicita monogrfico, y se inscribe en el mismo, el departamento de registro puede ir preparando el expediente para graduacin.

Despus de haber confirmado con el reporte de la nota de monogrfico, se puede ir haciendo una lista provisional de los graduandos, siempre teniendo en cuenta que si est incompleto reprueba la monografa ese participante no debe incluirse en el listado aunque este sea provisional. Se debe sacar el expediente hasta tanto le completen la calificaciones o lo curse de nuevo. La calificacin mnima para aprobar el monogrfico es de 70 puntos. Para cursar el monogrfico todo participante debe tener completo su expediente, de no ser as, no puede inscribirlo excepto aquello que se le detecta cualquier irregularidad con los datos personales y se les da un plazo para completar. Pero, al solicitar la graduacin ya debe tener resuelta su situacin. De autorizar a un participante a pagar la graduacin sin haber terminado de resolver el problema, debe ser con una previa autorizacin del Director de Registro y Admisiones, con el conocimiento de que se le retendrn el ttulo y la carta de grado hasta que entregue los documentos corregidos. Para solicitar la graduacin todos los participantes deben llenar un formulario y presentar en Registro el recibo de entrega de la pasta y dos CD en la direccin de su Escuela y el recibo de la donacin del libro en la biblioteca. A cada expediente cuando se trabaja para cursar monogrfico debe aprobrsele la admisin. La aprobacin de la admisin permitir que los participantes salgan en todos los listados de graduacin, de no ser as no saldrn hasta que se las aprueben. Si se hace un cambio en admisin, tambin debe hacerse en datos del participante. Con el listado provisional de graduacin o con el de la nota de monogrfico se piden los expediente al archivo para dar ltima la revisin a los documentos y con este verificar en el sistema los datos de cada participante en admisin y en datos de participantes. Los datos que arrastra el sistema para generar cualquier listado de graduacin son del campo de DATOS DEL PARTICIPANTE, por lo que de no verificarse en ambos campos se generar un ttulo con error.

Despus de haber validado los documentos y verificado la calificacin se prepara el listado para enviar a caja sacando TODO EL QUE NO CUMPLA CON LOS REQUISISTOS. Pasos para la graduacin Una vez digitada la nota de monogrfico se solicita a digitacin una copia de cada acta, se imprime el rcord de notas general de cada participante, para determinar el honor alcanzado. Para obtener honores un participante no debe tener: No debe tener 3 C 2 cuatrimestre con menos de 8 crditos, excepto el monogrfico no haber reprobado ninguna asignatura, aunque haya hecho cambio de carrera. No haber sido separado por indisciplina. Como determinar el honor alcanzado? Se suman todos los puntos obtenidos de cada participante y se dividen entre los crditos de la carrera. En el listado que digitacin imprime con las notas de monogrfico, cada vez que se verifica si un participante tiene honor, se va asentando en ese listado como control de los honores encontrados y al mismo tiempo se le coloca en la parte frontal de cada record los puntos alcanzados y el honor obtenido. Ejemplo: 824/193 = 3.78 MCL estos se hace para si el participante viene y reclama tener a mano de donde se obtuvo la informacin, sin tener la necesidad de tener que sumar nuevamente. Tipo de honor y puntuacin 3.50 a 3.65 = Cum Laude 3.66 a 3.85 = Magna Cum Laude 3.86 a 4.00 = Summa Cum Laude Como poltica institucional, en cada graduacin se le premia con una placa y un anillo a un graduando por Escuela.

Despus de revisar cada rcord, se organizan por carrera y por escuela y se saca el que tuvo mayor ndice de cada escuela y de todas la escuela de elige el de mayor ndice, que ser el que tendr a cargo el discurso de agradecimiento a nombre de todos los participantes. Para solicitar los anillos, se le enva un listado a Vicerrectora Acadmica con los nombres de cada unos de los participantes por escuela con el tipo de honor y puntuacin alcanzado, si lo hay, para que la misma proceda hacer la solicitud. Despus de haber verificado todos los documentos y calificaciones se procede a crear la graduacin e insertar a los participantes. Para crear la graduacin: Control de Egresados Datos de Graduacin Agregar nmero de graduacin correspondiente Llenar los datos correspondientes con el libro de egresado a mano Insertar

Pasos para agregar un participante a la lista: Datos graduandos Matrcula Nmero de graduacin Carrera Insertar

En esta misma opcin se puede eliminar un participante que no se vaya a graduar, antes de cerrar el proceso de graduacin. Al mismo tiempo, por esta opcin es que se le digitan los honores a los participantes meritorios. Despus de confirmar que todos hayan pagado se procede a generar el listado por provincias, el cual se enva a Word y se hacen los ajuste de lugar, para enviar a la editora por correo electrnico para el programa de graduandos. Este programa viene enumerado por escuela y carrera y en el

mismo orden se enumerarn las sillas para el desfile. (El listado de la Editora es el que se usa para los asientos) Pasos para cerrar la graduacin: Antes de cerrar la graduacin, se debe verificar muy bien que: Los datos de cada participante estn correctamente digitados Que haya realizado el pago en caja La cantidad real de graduandos, para modificar en datos de graduacin o sea donde se crea la misma, y as se generen los ttulos a graduar. Nota: cualquier nmero mal colocado, ya sea de menos dems va alterar los ttulos segn el libro, adems que el error solo subsanar por base de datos segn los tcnicos. Si se cierra y por descuido hay que hacer cambio, el sistema no lo permitir. Por lo que habr que acudir al Departamento CUISE. Procesos Cierre graduacin, que sea la que corresponde Nmero de graduacin, ejemplo 1800 Ejecutar Para imprimir los ttulos, se imprime un listado segn el libro y se imprimen en ese orden. Pasos para imprimir ttulos: Reportes Impresin de diplomas delante Impresin de diplomas detrs Para los nombres largos se elige la opcin impresin de diplomas nombres largos. (con 3 o ms nombre para reducirlo) Despus de imprimir los ttulos deben colocrsele el sello dorado en el centro de las firmas del Rector y Vicerrectora Acadmica. Revisarlo con el listado de graduandos Pasarlo a Director de Registro para la firma con su respectivo listado

 Luego sellarlo (sello seco en el sello dorado y el gomgrafo encima de la firma del Director de Registro y Admisiones, cuya firma estas colocada en la parte atrs del ttulo) Luego llevarlo a la vicerrectora Acadmica para la firma y esta lo pasar a la rectora. Sacar copia de ambos lados Insertarlo en cada carpeta, con la carta de grado. Organizarlos para la entrega con el programa.

Pasos para la impresin de label de las carpetas de los ttulos: Nmero de graduacin. Impresin de labels para la carpeta de graduacin (solo con la matrcula, nombre y carrera) Impresin de labels para archivo (Con el nombre, carrera y nmero de ttulo y folio). Opciones dentro de Reportes Listado de Egresados No en uso Listado de Egresados (Uso externo) No en uso Listado de graduandos Con este listado se verifican quienes han pagado, siempre y cuando se hayan insertado todas las matrculas que solicitaron graduacin. Listado de graduandos con provincias Con este listado se genera el programa de la Editora, el que debe abrirse en Word, para que eliminine las matrculas y se generen los nmeros correspondientes. Impresin certificacin de Grado No habilitado Impresin certificacin de Grado (papel timbrado) No habilitado

 Impresin rcord de notas No habilitado Impresin de diplomas (delante) Para imprimir el nombre del participante, ttulo obtenido, fecha de graduacin y firma de las autoridades correspondientes. Impresin de diplomas nombres largos (delante) Para imprimir ttulos con ms de dos nombres Impresin de diplomas (detrs) Para imprimir la certificacin del ttulo, con el nombre del participante, ttulo obtenido, nmero de ttulo, folio y a la firma del Director de Registro y Admisiones. Listado de graduandos segn libro Es el listado donde se encuentran los nmeros de ttulo y folio que se generaron para cada participante. Este debe imprimirse para la firma de los ttulos y para enviar a la SEESCYT con acuse de recibo. Listado de graduandos para directores de escuelas Es el listado que se usa para que los Directores de Escuela llamen a los participantes en da de la graduacin. Este listado esta por Escuela y carrera con sus respectivos honores. Impresin de labels de graduandos Labels para la carpeta de los ttulos con nombre y apellido, carrera y matrcula. El cual debe se colocado en la parte frontal de la carpeta para su mejor identificacin. Impresin de labels de egresados para archivo Labels con el nombre y apellido, carrera y nmero de ttulo y folio, segn el libro de egresado para su organizacin el archivo de egresados. Funciones Secretaria de Registro Hacer comunicaciones de Registro. Enviar Documentos a la SEESCYT. Preparar Rcord de Notas, Certificaciones de estudios y de grado. Cumplir con el tiempo establecido para la entrega de documentos solicitados.

 Mantener y organizar en archivo todas las correspondencias enviadas y recibidas de Registro. Suplir con los materiales necesarios al Departamento. Nota: Adems todas las funciones secretariales. Funciones Encargado(a) de Digitacin. Mantener actualizada toda la informacin en el sistema. Preparar listas de asistencia, controles de evaluaciones y reportes de calificaciones. Recibir y Revisar las calificaciones y listados de asistencia. Dar de baja a materias que hayan reprobado el(los) pre-requisito(s). Hacer retiros y cambios. Digitar Programacin cuatrimestral, pre-matrcula, etc. Imprimir programacin por mes para Directores de carreras. Sacar rcords de notas cuatrimestrales de cada participante. Funciones de los Digitadores Digitar calificaciones finales. Publicar una copia de las calificaciones finales. Revisar notas con el facilitador, colocar cinta adhesiva a las calificaciones y archivarla. Mantener actualizada la informacin del sistema. Archivar calificaciones finales, listado de asistencia y control de evaluacin. PROCESOS PARA ENTREGAR A REGISTRO DE CALIFICACIONES FINALES. Para reportar las calificaciones finales, Registro remite a los facilitadores, a travs del Bedel, los controles de las calificaciones finales. Estos controles proveen espacio para consignar la nota final y su equivalencia. Deben ser entregadas a Registro a ms tardar 72 horas hbiles a partir de la fecha oficial del examen final (Artculo 78 Reglamentos Acadmicos de la UAPA). Adems, junto a las calificaciones finales deben entregar el listado de asistencia firmado cada semana, el control de evaluacin debidamente lleno de acuerdo a los criterios de evaluacin y los trabajos finales de los participantes.

Estos controles de calificaciones finales, Registro lo distribuye en la ltima semana de clases. Proceso para entrega de las Calificaciones Finales: El facilitador entrega en Digitacin la lista de asistencia, trabajos finales, prueba cuatrimestral y el control de calificaciones finales. Una persona de Digitacin lo recibe, identifica los trabajos, revisa la lista de asistencia para detectar cualquier error en las calificaciones finales. Se procesan las calificaciones finales en el computador y se imprime el reporte. Se le coloca cinta adhesiva a las calificaciones, para mayor seguridad y confiabilidad, y se sella. - La persona de Digitacin lee en voz alta las calificaciones que figuran en la hoja impresa mientras el facilitador lee las del acta. De esta manera, el facilitador verifica que la calificaciones digitadas en el computador se corresponden con las que l otorg. En caso de error, se hacen los arreglos correspondientes en el computador y se imprime de nuevo la validacin en original y copia. Se pide al facilitador que la firme y ponga la fecha de entrega. Se le entrega la copia sellada y el original se anexa al manuscrito para fines de archivo.

Luego se le entrega al facilitador una copia sellada, tanto del reporte

de calificaciones manuscrito como impreso para su constancia y archivo. Finalmente en digitacin se sacan las copias necesarias, para publicar en los murales del recinto dichas calificaciones, dejando solo las matrculas con su calificacin correspondiente. SOLICITUD DE REVISION DE CALIFICACION FINAL Una copia del control de calificacin final se publica para que el participante conozca su evaluacin en esa asignatura, de manera que pueda, si lo cree pertinente, solicitar revisin de calificacin. Los pasos a seguir son los siguientes: 1.- El participante debe de hacer por escrito la solicitud, dirigindola al facilitador que imparti la asignatura en cuestin por va del Director de

Escuela o Departamento que administra la asignatura, en un plazo de 5 das despus de la publicacin oficial de las calificaciones. 2.- El facilitador de la asignatura junto el Director de la Escuela o Departamento que la administra procede hacer la revisin de la calificacin final. 3.- El resultado de la revisin le ser comunicado por escrito al solicitante por la misma va que fue enviada. 4.- En caso de que la revisin de una calificacin final produzca un cambio en la misma, el Director de Escuela o Departamento, comunicar el cambio a la Direccin de Registro con un formulario de Reporte de Solicitud de Revisin que llena el facilitador con el visto bueno de director de la escuela. Una copia de este se le enva al participante y el original se archiva en el acta de calificaciones. CALIFICACIONES INCOMPLETAS La calificacin incompleta, es una calificacin provisional que se da a un participante cuyo trabajo en una asignatura o actividad curricular dada ha sido suficiente, pero an le falta por cumplir algn requisito para su aprobacin final. La posposicin del cumplimiento de este requisito tiene que haber sido autorizada debidamente en el acta de calificacin final de la asignatura o actividad en cuestin, por el facilitador a cargo de la gerencia de la misma. El requisito tendr que ser satisfecho por el cursante dentro de los 7 das que siguen a la publicacin oficial de la nota por Registro y el facilitador tendr 3 das para completar la calificacin llenando un formulario de calificacin incompleta en Registro. Una copia de este se le enva al participante y el original se archiva en las calificaciones correspondiente al cuatrimestre. En caso de que el cursante no satisfaga el requisito en este tiempo recibir una F automticamente. DAR DE BAJA A ASIGNATURAS POR PRE-REQUISITOS Luego que se hace la publicacin de calificaciones finales, se elabora un listado de todos los participantes que hallan reprobado y obtenido

calificaciones incompletas, con la finalidad de que los que tengan asignaturas reprobadas se revisen para verificar que la asignatura que le contina no es pre-requisito, en caso de serlo se le enva un formulario lleno dndole de baja a la asignatura y una copia se le archiva en su expediente. INFORME CUATRIMESTRAL DE CALIFICACIONES DE CADA PARTICIPANTE Una vez procesadas todas las calificaciones durante el cuatrimestre, se genera el informe cuatrimestral correspondiente a cada participante inscrito en la Universidad. La Unidad de Digitacin se encarga de su control y distribucin: original para el participante, copia para el expediente en el archivo. Adems de las calificaciones obtenidas en las diferentes asignaturas cursadas en el perodo acadmico al que corresponde, el informe de calificaciones cuatrimestral ofrece las siguientes informaciones: perodo acadmico al que corresponde, fecha en que fue generado, matrcula, apellidos, nombres y carrera del participante, puntos ganados, crditos cursados, ndice cuatrimestral, condicin del cuatrimestre, total de puntos acumulados, total de crditos cursados e ndice acadmico acumulado. Estas ltimas informaciones se completar a medida que se actualice en el sistema nuevo las informaciones. A travs de estos datos se determina la condicin acadmica del participante.