Modelo de Instructivo Pata Toma Fisica de Inventarios

Empresa , C.A.
Inventario Fsico 2015

Modelo de Instructivo para el Personal de Conteo Fsico.
Objetivo: realizar la toma fsica 100% de los inventarios dentro del perodo
establecido. (Ejemplo De 4 de enero de 2016 al 07 de enero de 2016).
Consideraciones preliminares:
Durante la toma fsica las actividades de movilizacin de (Ejemplo: repuestos y
maquinarias) deben ser suspendidas o minimizadas, para lo cual se requiere
planificacin de las necesidades por parte de los encargados de los proyectos en
ejecucin. Las recepciones o entregas, que por excepcin, deban efectuarse
durante la toma, debe ser controladas por el encargado del inventario .
Se utilizaran planillas de toma fsica, donde se debe registrar el tem, modelo,
serial, la ubicacin, la cantidad y las condiciones de funcionamiento o estado.
El encargado del Taller, Almacn, Depsito, o de la custodia de los bienes, es
responsable de que los mismos se encuentren ordenados, y que cada tipo o de
tem se encuentre agrupado en una sola ubicacin, identificados con tarjeta
descriptiva.
Aclaratoria: como pueden existir alguna cantidad de un mismo tem, que se
encuentren ubicados fsicamente en distintas ubicaciones del depsito o taller, es
imprescindible registrar los tems, la ubicacin y la cantidad encontrada en cada
ubicacin.
Es decir, si un tem se encontrara en distintas ubicaciones del almacn o depsito,
se deber contabilizar un registro por cada lugar donde se halle.
Procedimientos a seguir durante la toma fsica del inventario:
1- Se realizar una primera toma por medio de parejas de conteo, uno de los
integrantes ser el encargado de identificar, tipo, modelo, serial , dependiendo del
tem a inventariar, para luego colocarle la etiqueta ( punto redondo y pequeo
adherible ) que certifica que el producto fue inventariado, mientras que el otro
proceder a registrar las cantidades en un listado de toma, exclusivamente
preparado por ubicacin y por producto ,si existe alguna observacin , es tem a
ser destruido, se observa alguna irregularidad con respecto al tem a ser
tomado, esto tambin debe ser descrito..
2- La persona que identifique el tem, tipo, modelo, serial, debe colocar una
etiqueta adherible, en un lugar perfectamente visible, sin pegar la misma encima
de los datos que identifican al tem. (Las etiquetas adheribles generalmente son
de dos colores, uno que ser utilizado por la primera pareja de conteo y el otro
color para ser utilizado por la segunda pareja de conteo.)
El objeto de esta etiqueta adherible es dejar constancia que el equipo o repuesto
ya fue tomado correctamente, ya que quedaran dos pequeas etiquetas en cada
bien.
3- Cada pareja ser responsable de realizar un perfecto barrido de la zona del
depsito asignada, evitando de esta forma la omisin de categoras de tems a
inventariar. Al final del inventario se proceder a dar una revisin general de los
tems para verificar que cada uno de ellos tenga las dos etiquetas ( puntos
adheribles)
4- Los listados de toma en donde se ingresaran los datos, se encuentran
prenumerados y sern responsabilidad de la pareja a la cual se les entreg.
Finalizada la toma debern ser devueltos al encargado de la misma, (estn
completos, vacos anulados). Para que se realice el ingreso de los datos en una
base de datos.
5- Una vez finalizada la primera toma, se proceder a realizar una segunda toma ,
la cual igualmente se deber ingresar en una base de datos , posteriormente se
comparara la data de la primera toma con la segunda toma y se determinaran las
diferencias , las cuales sern objeto de un proceso o tercer conteo , con el cual se
determinara cual es la cifra definitiva .
6-Con la base de datos definitiva despus de ingresar la data de los listados de
toma por los transcriptores y las correcciones del tercer conteo , se realizarn las
actas de cierre de la toma fsica, las cuales deben ser firmadas por los Auditores ,
La empresa que lleva a cabo el Inventario , . y el encargado o Gerente del Taller
de la empresa que elabora el inventario . Estas actas darn por culminada la toma
fsica.
7.- Para efectos de la toma fsica se efectuara un corte de documentos emitidos
antes y despus de la misma, el cual ser utilizado para verificar que
correspondan a los ltimos registros contables efectuados.
Parejas de Conteo:
Las parejas de conteo estarn conformadas por una persona que labore en el
taller y que sea conocedor del inventario y una persona que trabaje en la empresa
que lleva a cabo el inventario ,. pero no en el taller.
Como encargado de la toma fsica se designo a : ______________________
Los encargados de la transcripcin de datos sern:
________________________
-----------------------------------------________________________
________________________
Los encargados de la logstica
sern los responsables de los Traslados de
personal, Comidas, Refrigerios, Agua, Hoteles, Servicio mdico, Comunicaciones,
traslado de equipos de computacin, ubicacin de mesas de conteo, espacio
para
transcriptores, acceso a energa elctrica, entre otros. Servicios y
suministros de implementos para la toma del inventario
Los encargados de Logstica sern:
__________________________
__________________________
__________________________
Las parejas de conteos estarn formadas por las siguientes personas:
Pareja Nro. 1 __________________ _____________________
Pareja Nro. .2 __________________ _____________________
Pareja Nro. 3 __________________ _____________________
Pareja Nro. .4 __________________ _____________________
Pareja Nro. 5 __________________ _____________________
Pareja Nro. .6 __________________ _____________________
Pareja Nro. 7 __________________ _____________________
Pareja Nro. .8 __________________ _____________________
Pareja Nro. 9 __________________ _____________________
Pareja Nro. .10 __________________ _____________________
Pareja Nro.11 __________________ _____________________
Pareja Nro. .12 __________________ _____________________
Consejos para el correcto ingreso de los datos en la planilla de toma:

- Esforzarse en una correcta lectura del tipo, modelo y serial, del tem. Es de
suma importancia ingresar correctamente los datos de las mquinas o repuestos
en las planillas, aunque se tenga que invertir, algo ms de tiempo para lograrlo
adecuadamente.
- Escribir los datos en los listados de toma, con la mayor exactitud posible y letra
legible.
La letra debe ser IMPRENTA y de un tamao algo mayor al de los nmeros, con el
objeto de diferenciarlos claramente.
- Realizar el ingreso de los datos en los listados de toma en bolgrafo (un mismo
color para todos los listados de toma). Prohibido el uso de lpiz.
- Conservar los papeles de trabajo en perfecto estado y bajo resguardo, hasta ser
entregados en mano a la persona encargada de transportar estos listados de
toma.
- Es inadmisible omitir del inventario cualquier tem..
- Completar todos los datos solicitados en cada una de lo listados de toma (firma,
fecha, etc.) y utilizar letra perfectamente clara y legible para los datos.
Ante cualquier duda o inconveniente, consultar al encargado del inventario en
forma inmediata.
- Ser responsables, eficientes y cuidadosos con la mercadera del depsito.
Se pierde todo el esfuerzo si se comete el mnimo error en la identificacin
del tem y el ingreso de la data en los listados de toma.
Preparado por:
Lic. Raiza Salas.

Modelo de Instructivo Pata Toma Fisica de Inventarios

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Modelo de Instructivo Pata Toma Fisica de Inventarios

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Modelo de Instructivo Pata Toma Fisica de Inventarios

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Empresa , C.A.

Inventario Fsico 2015

Consejos para el correcto ingreso de los datos en la planilla de toma:

También podría gustarte