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    Instructivo Organización de Eventos

    Cargado por

    Erick Cardenas
    Este documento presenta una lista de chequeo para la planificación de eventos que incluye requerimientos como el objetivo, cantidad de invitados, lugar, actividades, personalidades invitadas, hora, fecha e importantes aspectos a tener en cuenta. También describe los protocolos del evento como el uso de banderas, atril, himnos, habladores y orden del día. Por último, detalla los aspectos de la logística del evento como sonido, tarima, sillas, invitaciones, transporte, alimentación, seguridad y material promocional.

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    Erick Cardenas
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    Este documento presenta una lista de chequeo para la planificación de eventos que incluye requerimientos como el objetivo, cantidad de invitados, lugar, actividades, personalidades invitadas, hora, fecha e importantes aspectos a tener en cuenta. También describe los protocolos del evento como el uso de banderas, atril, himnos, habladores y orden del día. Por último, detalla los aspectos de la logística del evento como sonido, tarima, sillas, invitaciones, transporte, alimentación, seguridad y material promocional.

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    Formato No 004

    INSTRUCTIVO PARA LA
    ORGANIZACIN DE EVENTOS

    OFICINA ASESORA DE
    RELACIONES PBLICAS
    Y PROTOCOLO

    FECHA

    DD/ MM/ AA

    LISTA DE CHEQUEO PARA LA PLANEACIN DE UN EVENTO


    No.
    REQUERIMIENTO
    1
    Objetivo
    2

    Cantidad de invitados

    Caractersticas que debe


    tener el lugar
    Actividades a realizar

    4
    5
    6

    Personalidades que quiero


    que asistan
    Hora

    Fecha

    IMPORTANTE

    ASPECTOS A TENER EN CUENTA


    Definir claramente qu se busca con el evento y qu clase de
    evento es: social, poltico, acadmico, deportivo o protocolar
    Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en
    cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, material de
    apoyo, etc.
    En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad
    Nos permite determinar si se requieren salones alternos y
    ayudas audiovisuales como videobeam, computador porttil,
    etc.
    Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con
    tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia
    Ser determinada por la caracterstica del evento. Por ejemplo,
    si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las 10:00 a.m.
    Confirmar que el evento no se cruce con otras actividades que
    le resten visibilidad
    Los actos que requieran organizacin protocolaria se
    comunicarn a la Asesora de Relaciones Pblicas y Protocolo,
    siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con
    quince das de anticipacin.

    PROTOCOLO DEL EVENTO


    1

    Banderas

    Atril

    3
    4

    Presentador
    Himnos

    Habladores

    Orden del da o programa

    Deben estar siempre, para los actos de la Administracin


    Municipal, la bandera de Colombia, Valle del Cauca y Cali. Las
    banderas irn atrs en el centro o a la derecha, de quienes
    presiden y segn el espacio.
    Cuando al evento asiste el Seor Alcalde, deben manejarse
    dos atriles.
    Persona que orienta el evento
    En actos de la Alcalda se deben entonar los himnos de
    Colombia y Cali, si asiste el Gobernador o un Diputado es
    obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca
    Permiten identificar la ubicacin de las personalidades en la
    mesa principal y en las primeras filas del lugar.
    Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Segn
    el programa de que se trate, se tendr en cuenta:
    - Los himnos van de mayor a menor.
    - Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que
    primero habla el anfitrin y por ltimo, la persona ms
    importante o el homenajeado. Todo depende del evento y del

    Mesa principal

    papel de cada uno de los participantes.


    Segn el acto, habr una mesa de honor vestida de mantel
    color verde billar.
    En esta mesa se ubicarn las personas que presiden el acto.
    Siempre ser en nmero impar.

    LOGSTICA DEL EVENTO


    1

    Sonido

    Tarima

    Ayudas audiovisuales

    4
    5

    Sillas, mesas y manteles


    Flores

    Invitaciones

    Listado de invitados

    Transporte

    Alimentacin

    10

    Equipos de comunicacin

    11

    Seguridad y equipos de
    emergencia

    12

    Material POP

    Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere


    mayor amplificacin y es prudente, realizar pruebas antes de
    dar inicio al evento.
    Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio
    de las actividades a desarrollar.
    Verificar con los expositores el tipo de ayudas audiovisuales
    requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes
    de iniciar el evento y que el video beam no se debe utilizar en
    espacios abiertos con luz da.
    Dependen del nmero de invitados y las actividades a realizar
    Se pueden utilizar para decorar el saln y en la mesa principal
    podrn situarse en el suelo, recostadas a la mesa o en el borde
    de la tarima. Nunca encima.
    El diseo de las tarjetas debe tener el visto bueno de la Oficina
    Asesora de Relaciones Pblicas y Protocolo.
    Por cortesa, deben enviarse a los invitados 15 das antes del
    evento.
    Debe definirse con claridad el pblico objetivo. En lo posible,
    confirmar la recepcin de la tarjeta y la asistencia al evento.
    En caso de que se requiera ya sea para los expositores o el
    pblico asistente.
    Depende del horario, la duracin del evento y la cantidad de
    invitados.
    En caso de que el personal de logstica lo requiera para
    garantizar el normal desarrollo del evento.
    Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la
    actividad. Se puede coordinar con la Secretara de Gobierno,
    Convivencia y Seguridad Ciudadana.
    Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a travs
    de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En caso
    necesario, debe prepararse material de apoyo (cartillas,
    volantes, etc).

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