La Auditoría Interna Del Mantenimiento

. La auditoría interna es una función dentro de la organización que tiene la capacidad de

evaluar permanente e independientemente en cada organización, si es que tiene implementado un
sistema de retroalimentación destinado al mejoramiento continuo. Su objetivo principal es asesorar
al tomador de decisiones en la promoción de la eficiencia de los procedimientos existentes.

Cuando se plantea la necesidad de realizar la auditoria interna es para garantizar los

resultados de la gestión y además tener recomendaciones, las cuales son objeto de consideraciones
y decisiones. Múltiples factores impulsan a tener un sistema de auditoría, pero entre lo más
gravitante se puede mencionar que durante los últimos veinte años, el mantenimiento ha cambiado,
quizás más que cualquier otra disciplina de la administración. Los cambios se deben a un aumento
en el número y variedad de recursos físicos que deben mantenerse, plantas mucho más complejas,
nuevas técnicas de mantenimiento y puntos de vistas cambiantes en la organización del
mantenimiento y en sus responsabilidades.

El mantenimiento también está respondiendo a las expectativas cambiantes. Éstos incluyen

un rápido y creciente conocimiento de hasta que punto la falla del equipo afecta la seguridad y el
ambiente, un conocimiento creciente de la conexión entre el mantenimiento y calidad del producto,
presión creciente por lograr una alta disponibilidad de la planta y mantener controlados los costos.
Se suma a lo anteriormente mencionado que ha habido un crecimiento explosivo de nuevos
conceptos del mantenimiento y sus técnicas. Se han desarrollado variadas durante los últimos años,
y más están surgiendo en el presente. Los nuevos desarrollos incluyen: herramientas de apoyo a la
decisión, como estudios de riesgo, modos de falla y análisis de efectos y sistemas expertos; nuevas
técnicas de mantenimiento, como monitoreo de condición; diseño de equipo con un énfasis mayor
en la fiabilidad y mantenibilidad y un cambio mayor en el pensamiento orgánico hacia la
participación, equipo- trabajo y flexibilidad.

La auditoría interna del mantenimiento es una función que evalúa en forma permanente si
el sistema de control interno, implementado por la administración del mantenimiento, está operando
efectiva e eficientemente. Su objetivo primordial es dar recomendaciones a la alta administración
tanto para fortalecer los controles internos existentes o para sugerir nuevos controles, como para
promover la eficiencia de los procedimientos existentes, después de evaluarlos.
 UN MODELO DE AUDITORÍA PARA MANTENIMIENTO.

Hay muchos instrumentos para auditar el mantenimiento cuya selección o diseño depende
de la estrategia definida para la organización en primer lugar, y para el departamento de
mantenimiento en segundo; sin embargo, el foco central de la herramienta, que se aplica por
primera vez, debe apuntar a una auditoría global. El contenido de la auditoría debe cubrir las áreas
que van desde la identificación y descripción del departamento de mantenimiento hasta el uso de
herramientas de gestión. La importancia de este recorrido por todos los aspectos involucrados en la
gestión del mantenimiento es tener las bases para más adelante, cuando llegue el momento de
plantear alternativas de soluciones a los problemas detectados durante la auditoría. Hay que
destacar que, una vez que se deciden implementar acciones para el mejoramiento de aquellos
aspectos del mantenimiento que no estaban de acuerdo con los estándares esperados, la herramienta
de auditoría debe incluir en su estructura las preguntas necesarias para medir, al momento de
aplicar nuevamente la encuesta, el estado del área en proceso de mejoramiento. Estoindica que el
instrumento no es algo estático en el tiempo, sino que debe seguir la dinámica de la evolución que
le da el administrador para lograr los objetivos impuestos. La auditoria se puede dividir en seis
aspectos (ver figura 1.2) y de esta manera cubrir todos los campos que una buena gestión del
mantenimiento debería tener en cuenta. Se comienza con la caracterización del tipo de
mantenimiento que se practica en la empresa (ver figura 1.3), información clave para el auditor, en
especial si es externo, a fin de que las acciones de mejoramiento que recomiende sean acorde con la
estructura, forma y prácticas de mantenimiento de la organización auditada.
 Identificación y
caracterización
de la empresa

Sectorización de la planta
Criticidad de las
rutas de Criticidad de los equipos
inspección
Dimensionamiento de los tiempos de
mantención

Información de los equipo

Información del mantenimiento

Manejo de la
información Información sobre el manejo de recursos

sobre Información sobre indicadores

AUDITORIA Información sobre manejo del personal

DEL
MANTENIMIENT
Integración de la gente de operaciones

Programación de las tareas de mantención

Estado del
mantenimiento Antecedentes para programar el mantenimiento

actual Generaciones índices de control y

retroalimentación

Análisis de reemplazo de equipos

Antecedentes de Análisis reemplazo a la falla o grupal

costos de Análisis para mantención propia o por terceros
mantención

Análisis de la evolución de los costos

Capacidad de programar actividades

Efectividad de Administración de trabajos

la mantención
Procedimiento para mantenimiento
actual
Manejo de las relaciones humanas

Manejo de repuestos y herramientas

A. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

B. CRITICIDAD DE RUTAS DE INSPECCION

 La parte global de la auditoria cubre también los aspectos de análisis de las rutas como ser la
sectorización que se ha hecho de la planta, la identificación de la criticidad de los equipos y la
estimación de los tiempos de mantenimiento. Es importante este aspecto para asignar las prioridades
en la ejecución de las tareas de mantenimiento, acumular e identificar costos y en un futuro próximo
implementar políticas de mantenimiento basadas en la confiabilidad de las líneas de producción.

C. MANEJO DE LA INFORMACIÓN SOBRE EQUIPOS

La parte del manejo de datos acerca de cada equipo se ve en la sección manejo de la información
sobre equipos. Se recaban antecedentes sobre la existencia de información sobre equipos, como ser
catálogos, fichas de inventario, además de datos que son importantes en e el momento de planificar
el mantenimiento, como ser: tasas de fallas, tiempos de abastecimiento, identificación de personal,
medios para el mantenimiento y proveedores, entre otros. El objetivo de esta sección es evaluar el
grado de conocimiento acerca de los recursos de información y medios, para realizar una
planificación de las acciones de mantenimiento con un alto grado de certeza en el cumplimiento de
dichas tareas para los tiempos que se le asignan como normales.

D. ESTADO DEL MANTENIMIENTO ACTUAL

El siguiente bloque de preguntas está dirigido a evaluar cómo se está realizando el mantenimiento
actualmente en base a aspectos como ser: existencia de rutinas básicas de mantenimiento,
recopilación de mantenciones realizadas, relación de horas de mantenimiento, etc.

E. ANTECEDENTES DE COSTOS DE MANTENCION

El grupo de preguntas contenido en la auditoria sobre el mantenimiento actual apunta a detectar el

grado de uso de antecedentes, que son recopilados en terreno, y son la base para medir la
efectividad del mantenimiento. Con estos datos se puede conocer la capacidad que se tiene para
enfrentar la carga actual y determinar cual es el costo asociado a las políticas de mantenimiento
implementadas.

En el módulo sobre mantenimiento actual se mencionó acerca de la recopilación de antecedentes

de costos. Es en la planilla antecedentes de costos de mantenimiento donde se entra al detalle de
estos. Se pregunta sobre costo de adquisición, tasa de depreciación, costos de mano de obra, costos
alternativos, etc.

F. EFECTIVIDAD DE LA MANTENCION ACTUAL

El último grupo de preguntas va dirigido a medir el aspecto relacionado principalmente con el

manejo de los índices de control Se incluye este aspecto ya que un sistema de gestión no puede ser
implementado sin tener un punto de referencia sobre el cual medir la evolución de la efectividad del
manejo de los recursos que le han sido asignados.
Es en base a los costos de mantenimiento que se plantean las políticas de mantenimiento, el
reemplazo de equipos y la forma de manejo de bodegas. Además, en la estructura de costos del
producto, la variable costo de mantenimiento puede ser muy importante, por lo cual hay que tener
un conocimiento detallado acerca de él.

El cuestionario abarca aspectos tales como cumplimiento de los programas, efectividad de los
procedimientos, nivel de capacitación del personal, etc.

EVALUACIÓN Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.

Cada pregunta se valora con un puntaje de 1 cuando la situación es mala o desfavorable, con nota 3
para situaciones regulares o que pueden ser rescatables y con nota 5 cuando esta está bien
implementada o cumple con su objetivo, en el momento de aplicar la encuesta. Esta valoración
tiene una fuerte componente de la apreciación que realiza el auditor sobre el estado del ítem que se
esta calificando, por lo cual en el espacio destinado a observaciones y comentarios debe dejar la
sustentación del valor consignado. El valor promedio del conjunto de preguntas para cada aspecto
global considerado se presenta en un gráfico acompañado de una calificación descriptiva. De esta
forma el auditor tiene una apreciación relativa de todos los aspectos y los puede comparar. Así,
enfoca la atención en aquellos aspectos mal calificados y tiene una guía para comenzar a estudiar el
detalle del porqué se da esta situación.

El criterio que se uso para definir la calidad del mantenimiento fue:

ƒ 1,0 ≤ puntaje ≤1,6 : aspecto con deficiencias.

ƒ 1.6 < puntaje ≤ 3,3 : aspecto regular.

ƒ 3,3 < puntaje ≤5,0 : aspecto bien implementado.

Lo importante de esta asignación de puntajes es tener un valor de referencia para, primero tener una
idea acerca del estado actual del mantenimiento y segundo poder comparar bajo una misma escala
distintos aspectos involucrados en la mantenimiento, más que el valor en si mismo. Para analizar
cada aspecto global individualizado en el gráfico de la figura 1.9, se genera una serie de gráficos
(ver figuras 1.10, 1.11, 1.12, 1.13 y 1.14), en los cuales, bajo la misma escala de evaluación, se
detallan los aspectos particulares incluidos en cada aspecto global.

PROCESO DE APLICACION DE LA AUDITORIA.

Llevar a cabo una auditoria no es solamente aplicar un cuestionario pre-elaborado, como

herramienta operativa, sino que necesita de varias etapas previas y/o complementarias para obtener
un resultado que sea de utilidad para la toma de decisiones de la administración del
mantenimiento. Dentro de estos estudios se pueden nombrar:

Estrategia, Visión y Misión. Revise y entienda, desde el nivel corporativo hasta la organización
del mantenimiento, cual es la estrategia, visión y misión de cada nivel en la organización de la
empresa. ¿Cuáles son los planes y las acciones tácticas realizados en cada nivel para apoyar la
estrategia, visión y misión del siguiente nivel superior dentro de la organización? Las declaraciones
para la estrategia, visión y misión deben ser definidas desde arriba hacia abajo. En el nivel del
mantenimiento, los planes estratégicos y tácticos deben apoyar las metas y objetivos corporativos y
de aquellos sistemas relacionados claramente. El auditor debe ser capaz de definir como las metas
de mantenimiento apoyan las metas de los niveles superiores y los relacionados y como
mantenimiento recibe soporte de aquellos que deben entregárselo.

Reconocimiento del lugar. El auditor debe conocer en terreno la planta completa o donde se
concentran los recursos destinados al mantenimiento, los almacenes de repuestos y los usuarios de
los servicios que entrega mantenimiento. Un contacto en directo provee indicaciones de cómo
opera el mantenimiento en la áreas de trabajo a cargo del grupo de mantenimiento.

Entrevistas. La auditoria no es solamente completar el formulario de preguntas, sino que se debe

aprovechar la oportunidad para realizar una serie de entrevistas con un número significativo de
gente de mantenimiento y conjuntamente con personas que reciben atención o interactúan con
mantenimiento. Hay temas comunes que afloran durante la auditoria los cuales a menudo conducen
a otras áreas de investigación. Los temas comunes como entrenamiento, abastecimiento de partes,
sobre-tiempos y comunicaciones internas son los más recurrentes durante el proceso de auditoría.
Tales situaciones se dejan anotadas en el espacio destinado a observaciones en la planilla de toma
de datos y evaluación, para un análisis posterior al proceso de evaluación.

Recolección de datos. El auditor debe juntar los datos mediante la auditoria del mantenimiento.
Estos datos deben ser una revisión representativa de los registros históricos del equipamiento, del
costeo del trabajo y materiales, movimientos de inventarios, índices para medir la eficiencia, etc.
Es importante que cualquier dato ingresado a la planilla debe ser validado a fin de que este
antecedente refleje fielmente la situación actual, o sea el auditor debe profundizar en el concepto y
no asumir la primera impresión acerca del desempeño del factor medido Sistema de mantenimiento.
Una revisión del flujo de trabajos de mantenimientos y como se relacionan con los manuales de
procedimientos, órdenes de trabajo y sistemas computarizados usados por mantenimiento es la llave
de entrada para la auditoria. A menudo un auditor puede, literalmente, caminar a través del proceso
usado en mantenimiento para determinar cuales áreas están débiles y cuales están fuertes. Un
proceso de auditoria del mantenimiento incluye seguir una orden de trabajo a medidas que se
completa, desde su emisión, su programación, determinación de requerimientos de repuestos y
mano de obra hasta que se entrega conforme el trabajo.

Además, una revisión del actual proceso de tratamiento de una orden de trabajo revela si hay un
sistema de codificación adecuado, si la priorización de trabajos está definida, si el personal entiende
la información allí contenida, si la orden es complementada apropiadamente y finalmente si la
orden es un instrumento válido para recoger información real desde la planta.

Compilación y análisis. Realizados los pasos anteriores corresponde ahora colocar todos los
antecedentes juntos, llenar las planillas y organizar todas las observaciones anotadas,
complementándolas con lo que el auditor pudo apreciar en terreno. El informe final, aparte de las
planillas, debe contener un análisis de las causas que llevan a las actuales situaciones con
deficiencias, aspectos mejorables y recomendaciones para el cambio, y una secuencia de
recomendaciones con prioridades para ayudar a la administración del mantenimiento a abordar los
problemas que la auditoria detectó.
Manejo de repuestos y herramientas