Manual del Usuario

I. Cartula.
II. Tabla de contenidos.
III. Responsable de la aplicacin.
Analista.
Fecha de creacin del documento.
Fecha de actualizacin.
Nombre del Sistema.
IV. Acerca del Manual.
Propsito.
Conocimientos necesarios.
V. Introduccin.
VI. Visin global.
Especificaciones.
Conceptos generales.
Acceso.
Instalacin y configuracin bsica.
Men principal.
Opciones.
Teclas.
Iconos.
Pantallas.
Reportes.
Cartula.
Tabla de contenidos.
Responsable de la aplicacin.

Analista: Richar Franklin Caicedo Medrano

Fecha de creacin del documento: 01 de noviembre del 2001
Fecha de actualizacin:
Nombre del Sistema: FACTURACIN COMERCIAL EN AMBIENTES
CLIENTE/SERVIDOR

CONTENIDO

Acerca del Manual.

Propsito.
El presente manual tiene como finalidad ser una gua bsica de operacin del
sistema; permitiendo al lector del mismo adquirir las destrezas y conocimientos
indispensables para una operacin adecuada del sistema, y ser una herramienta
de consulta de primera mano a la cual puede recurrir el usuario en cualquier
momento.
Se pretende dar una idea mas detallada de los alcances y ventajas del
sistema, que permite una facturacin y atencin al cliente en tiempos mnimos;
mediante la optimizacin de los recursos involucrados en el proceso, de
compraventa de productos de consumo masivo.
Cualquier comentario o sugerencia el desarrollador el sistema esta dispuesto
a recibirla con todo agrado y solventar en el menor tiempo posible; mediante
correo electrnico a [email protected]; gracias por su confianza.
Conocimientos necesarios.
Conocer previamente el funcionamiento de un computador.
La situacin o procesos inmersos en la actividad econmica en la cual
se desenvuelve la empresa.
La configuracin de la red, para saber determinar el desempeo del
sistema con otros sistemas existente.
El sistema operativo o sistema bsico con el cual se ejecuta la
aplicacin FCACS.
Los principios bsicos de administracin y manejo de inventarios.
Otras habilidades inherentes a su destreza y agilidad para sacar mayor ventaja
de la informacin que se encuentra en la base de datos que maneja el sistema.
CONTENIDO

Introduccin.
El sistema de Facturacin Comercial en Ambientes Cliente/Servidor fue credo
con el objetivo de ser una herramienta administrativa, para el sector comercial en el
rea de supermercados, abastos, tiendas y locales mercantiles dedicados a la venta
de productos al detal.
Una de las formas simples de atencin al cliente es cubrir sus necesidades en el
menor tiempo posible; lo cual se consigue con una automatizacin de los procesos
de clculos, de precios de productos de consumo masivo, en el menor tiempo
evitando de esa forma la formacin de largas colas.
La utilizacin de las computadoras y software de forma adecuada brindan la
posibilidad de comercializar mayores volmenes de productos y mejorar los
mrgenes de ganancia; con satisfaccin para el cliente y para el personal que se
encuentra frente a un mostrador.
Los clientes y su negocio se lo agradecern si usted, como usuario de este
producto lo aprovecha y obtiene una ventaja competitiva frente a sus competencia;
solo esta el deseo y en sus manos el poder en funcionamiento esta novedosa
herramienta de trabajo.
El desarrollador.
CONTENIDO

Visin global.
Especificaciones.
Los requisitos bsicos del sistema son:
Clientes o Estacin de trabajo PC 486 o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP,
teclado y mouse, monitor de 14, impresora de 40 columnas y sistema operativo
Win 9.x o WinNt 4.0.
Servidor Pemtium o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP; teclado y mouse,
monitor de 14,impresora de 40 columnas, sistema operativo Win 9.x o WinNt 4.0 y
la configuracin de la red mediante cacle directo o mediante un hat.
Conceptos generales.
Los conocimientos bsicos para el manejo del sistema son los siguientes:
La configuracin de la red y su administracin.
Polticas de seguridad y respaldos en este tipo de sistemas.
Seguir al pie de la letra las indicciones del presente manual.
1

2
3
4

1,2 y 3 son los botones de minixacin, maximizacin y salida de una pantalla

respectivamente y 4 barra de men principal del sistema.
CONTENIDO

Acceso.
El acceso al
sistema luego
del proceso de
instalacin
y
configuracin
bsica
del
sistema es a
travs de las barras disponibles del Windows como se detalla en las siguientes
figuras. Lo cual permite el ingreso directo del usuario al sistema en su pantalla
principal, la cual se encuentra presente durante toda la ejecucin del sistema, la
misma que se puede apreciar en la grfica siguiente.
El botn SALIR o X abandonan el sistema de inmediato finalizando su utilizacin y
volviendo al sistema operativo respectivo.

CONTENIDO

Instalacin y configuracin bsica.

El proceso de instalacin es el siguiente:
1. Haga clic en la barra estndar del Windows.

2. Presenta la pantalla siguiente.

3. Elija el botn Aceptar tras lo cual obtenemos la pantalla de instalacin del

sistema. Siga las instrucciones que se presentan hasta obtener una pantalla
como la siguiente.

4. La cual presenta la licencia de

aceptacin marque la casilla de
verificacin si esta de acuerdo;
caso contrario no lo marque y
se proceder a cancelar la
instalacin del sistema. Con lo
cual se borran todas los
componentes
bsicos
del
sistema. Vaya a la barra
estndar del Windows, Inicio,
Programas y localice el sistema
bajo
el
nombre
SUPERMERCADO. Con lo cual
se llamara a la pantalla
principal del sistema.
CONTENIDO

Men principal.

a. Archivo brinda todas las facilidades en cuanto a la administracin del

sistema en si.
b. Consultas presenta informacin detallada de acuerdo a la necesidad del
usuario del sistema.
c. Nuevo nos permite ingresar los datos por primera vez.
d. Inventario la actualizacin de los datos de productos y cuentas de los
clientes y otros.
e. Reportes permite obtener la informacin por medio de la impresora en
varias paginas.
f. Facturacin nos permite emitir las facturas respectivas y cobros se en
efectivo o a crdito emitiendo la misma.
g. Ayuda nos brinda una ayuda de funcionamiento del sistema y como
resolver alguna pequea dificultad a causa de la mala manipulacin o
errores involuntarios del usuario.
CONTENIDO

 Opciones.

CONTENIDO

Las opciones del sistema son 3 que se determinan en el momento que se ingresan
los usuarios; de la siguiente forma:
descripcin
Nive
l
1
Acceso total al sistema como administrador del mismo.
2
Ingresos parcial de datos, actualizacin, reportes y consultas como cliente.
3
Solo consultas como cliente.
Teclas.

CONTENIDO

Las teclas usadas en el sistema son:

tecla
F1
F2
F3

descripcin
Ayuda del sistema en cualquier momento que el usuario la solicite.
Dentro de facturacin crea una nueva factura.
Borra un item durante la facturacin

F4

Cobro en efectivo de la factura e imprime la misma.

F5
F6
Esc

Cobro a crdito de la factura, habilita y controla los crditos. (imprime)

Busca informacin de los productos en cualquier momento.
Sale de la pantalla actual o presente en ese momento.

Iconos.

CONTENIDO

Los iconos utilizados son los estndares que acepta el Windows como son los
punteros tipo flecha o tipo mano y botones muy familiares en toda aplicacin.
Pantallas.
Las principales pantallas que presenta el
sistema son:
Pantalla de inicio de cesin o trabajo, tras el
ingreso de la clave de usuario respectivo se
abilita los niveles de acceso
al sistema; de
conformidad con la tabla que consta en
opciones.

Si la clave de usuario es incorrecta o no ingreso nada se presenta la pantalla

siguiente, si presiona sobre el botn si vuelve a pedir su clave caso contrario sale
del sistema sin ningn problema.
Si la clave es correcta se presenta la siguiente pantalla.

CONTENIDO

Presione el botn Aceptar o la tecla Enter, con lo cual se

presenta la pantalla inicial del sistema y tendr acceso al men
principal y submens respectivos dependiendo del nivel de
usuario que tenga asignado.
Tenga presente que los niveles de ingreso al sistema se
establecen en el men NUEVO con la opcin de usuarios y es
responsabilidad del administrador del sistema.
La configuracin inicial del sistema se puede
establecer a travs del men Archivo con la
opcin Empresa, la cual presenta una pantalla
como se aprecia en la parte inferior.

En la cual tan slo se puede actualizar los datos de IVA y si los precios incluyen o
no este impuesto. Los dems datos son establecidos durante la instalacin ya que
se trata de un sistema de uso exclusivo.

Hay que tener presente que el IVA se presenta como 1.400 % lo cual representa el
14% real por el uso de la coma o el punto para el trabajo con decimales por
restricciones tcnicas.
El trabajo con decimales es de la siguiente forma:
##, ## es 14,0 pero si escribe ##.00 nos da como resultado 140 por tratarse de
nmero con porcentaje.
Con esta aclaracin tenga cuidado en los lugares donde la informacin requerida
sea del formato (##,## )%.
Presentamos a continuacin unas pantallas que merecen de su atencin al
momento de trabajar con ellas.
Si elige del men principal la opcin CONSULTAS, se
presenta una pantalla como la siguiente.
CONTENIDO

Presione Aceptar para volver

al men principal y poder
trabajar con otras opciones.
Si por omisin no introdujo un texto de consulta se
presentara una pantalla como la siguiente, la cual le
permite continuar o cancelar la consulta segn sea
el caso requerido.
CONTENIDO

Esta es la opcin NUEVOS del men principal en el cual se

pueden elegir varias opciones, que dependiendo de cual se
presentan pantallas como la siguiente.

La cual permite el
ingreso de datos por
primera vez, elija el
botn Agregar para
ingresar un nuevo y
luego Actualizar para
grabar, caso contrario Cerrar para cancelar y volver al men principal.
CONTENIDO

La opcin INVENTARIO y sus subopciones

permiten mantener el control y alimentacin
de los datos pertinentes; segn sea la
necesidad del usuario.
CONTENIDO

Si elige la opcin se presenta la pantalla de facturacin respectiva

que se aprecia al detalle en la siguiente pantalla.

Luego de presionar la tecla F2, procedemos a generar la factura respectiva;

ingresado el nombre del cliente o dndolo de alta si este no existe tan solo con
presionar la tecla Enter; si tenemos o conocemos el nombre del cliente y
previamente ya lo hemos ingresado en el sistema, este lo localizara y presentara
sus datos respectivos. Tras lo cual debemos presionar la tecla TAB para ir hasta el
lugar del cdigo en nuestra factura y comenzar la facturacin de los diferentes
producto, una vez que se haya terminado la peticin del cliente presione las teclas
F4 y F5 segn sea el caso.
Si por algn motivo desiste de facturar presione la tecla Esc para salir de la factura
actual sin ningn problema.
CONTENIDO

Si presiona F4 se enva a la impresora la factura y si no hay un conflicto en la

misma se presenta un mensaje como el siguiente.

Si presiona F5 se presenta la respectiva pantalla de control de crditos y luego se

imprime.
Si presiona la tecla Esc vuelve al men principal.

CONTENIDO

 Reportes.

CONTENIDO

Son ejecutados con la opcin Reportes del men

principal la cual se aprecia a continuacin. Por el
momento presentamos la pantalla que surge luego
de elegir en la pantalla presente la subopcin
Clientes, tras lo cual se presenta una pantalla
como la que consta en la parte inferior.

Las dems opciones de ese submen presentan pantallas similares, por lo cual
para muestra un botn.
impresora

Vista automatizado y
200 %

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